Manual de Proceso de Contabilidad

MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
DIRECCIÓN FINANCIERA
(CGAF-DF-C)
Versión 1.0, Revisión 1.0
© 2015 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o
autorizar su traducción.
No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su
locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por
fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright.
FOTOCOPIAR ES DELITO.
Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas
registradas por sus respectivos dueños.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
5
LISTA DE CAMBIOS
Versión
1.0
Fecha de
ejecución
Agosto-2015
Versión: 1
.0.0
Página 2 de 74
Descripción del
cambio o eliminación
Fecha de
vigencia
Solicitado por
Responsable
y/o Cargo
Elaboración del Manual
de Procesos
Agosto-2015
Ing. Silvia Gómez
Directora
de
Administración
por Procesos
DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica
del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por
Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
TABLA DE CONTENIDO
Versión: 1
.0.0
Página 3 de 74
3223210101121111110107
5
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2
1.- Objetivos .................................................................................................................................. 8
1.1
Objetivo general ............................................................................................................ 8
1.2
Objetivos específicos ..................................................................................................... 8
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 8
3.- Responsables............................................................................................................................ 8
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 9
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso .................................................................................... 10
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................. 11
6.1 Ficha del Proceso............................................................................................................... 11
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................. 13
8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................. 14
8.1 Subproceso control previo. ............................................................................................... 14
8.1.1. Ficha del subproceso control previo ............................................................................. 14
8.1.2 Controles del subproceso control previo ....................................................................... 15
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso control previo .......................................................... 15
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso control previo .......................................................... 16
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control previo ................................................ 18
8.1.1.1 Subproceso vinculado a control previo (Nómina) ................................................... 19
8.1.1.2 Ficha del subproceso control previo de nómina ..................................................... 19
8.1.1.3 Controles del subproceso control previo de nómina .............................................. 19
8.1.1.4 Diagrama de flujo del subproceso control previo de nómina ................................. 20
8.1.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso control previo de nómina................................. 21
8.1.1.6.- Indicadores de Gestión del Subproceso Control Previo Nómina .......................... 22
8.2 Subproceso gestión de devengado ................................................................................... 23
8.2.1. Ficha del subproceso gestión de devengado ................................................................ 23
8.2.2 Controles del subproceso gestión de devengado .......................................................... 23
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 4 de 74
3223210101121111110107
8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de devengado .............................................
24
5
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de devengado ............................................. 25
8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de devengado ................................... 26
8.3 Subproceso administración de fondos .............................................................................. 27
8.3.1. Ficha del subproceso administración de fondos ........................................................... 27
8.3.2 Controles del subproceso administración de fondos..................................................... 28
8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso administración de fondos........................................ 28
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso administración de fondos ....................................... 29
8.3.1.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de viáticos).............. 30
8.3.1.2 Ficha del subproceso anticipo de viáticos ............................................................... 30
8.3.1.3 Controles del subproceso anticipo de viáticos........................................................ 30
8.3.1.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de viáticos........................................... 31
8.3.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso anticipo de viáticos .......................................... 32
8.3.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de viáticos ................................ 33
8.3.2.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Creación de caja chica) ......... 34
8.3.2.2 Ficha del subproceso creación de Caja chica .......................................................... 34
8.3.2.3 Controles del subproceso creación de caja chica.................................................... 34
8.3.2.4 Diagrama de flujo del subproceso creación de caja chica ...................................... 35
8.3.2.5 Matriz aclaratoria del subproceso creación de caja chica ...................................... 36
8.3.2.6.- Indicadores de gestión del subproceso creación de caja chica ............................ 37
8.3.3.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de remuneraciones) 38
8.3.3.2 Ficha del subproceso anticipo de remuneraciones ................................................. 38
8.3.3.3 Controles del subproceso anticipo de remuneraciones ......................................... 39
8.3.3.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de remuneraciones ............................ 39
8.3.3.5 Matriz aclaratoria subproceso anticipo de remuneraciones .................................. 40
8.3.3.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de remuneraciones .................. 41
8.4 Subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y
fuera del país ........................................................................................................................... 42
8.4.1. Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 42
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 5 de 74
3223210101121111110107
8.4.2 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización
y
5
alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 43
8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 43
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país ...................................................................................... 44
8.4.1.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país (Liquidación sin anticipo) ......................................... 45
8.4.1.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ............................................................... 45
8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ............................................................... 46
8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ....................................... 46
8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ............................................................... 47
8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ....................................... 48
8.4.2.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país (Liquidación con anticipo) ........................................ 49
8.4.2.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo.............................................................. 49
8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo.............................................................. 50
8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo ...................................... 50
8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo.............................................................. 51
8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo ...................................... 53
8.5 Subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración ................................. 54
8.5.1. Ficha del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración .............. 54
8.5.2 Controles del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración ........ 55
8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración
................................................................................................................................................. 55
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 6 de 74
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso conciliación de existencias y bienes de3223210101121111110107
larga duración
5
................................................................................................................................................. 56
8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga
duración .................................................................................................................................. 57
8.6 Subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal ........... 58
8.6.1. Ficha del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio
fiscal ........................................................................................................................................ 58
8.6.2 Controles del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio
fiscal ........................................................................................................................................ 59
8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del
ejercicio fiscal .......................................................................................................................... 59
8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del
ejercicio fiscal .......................................................................................................................... 60
8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y
cierre del ejercicio fiscal .......................................................................................................... 60
8.7 Subproceso de gestión documental de la Dirección Financiera ...................................... 61
8.7.1. Ficha del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ......................... 61
8.7.2 Controles del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ................... 61
8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ...... 62
8.7.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera ...... 62
8.7.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera
................................................................................................................................................. 63
9.- Anexos .................................................................................................................................... 64
9.1.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo................................................ 64
9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo de nómina............................. 65
9.3.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión del devengado .................................. 66
9.4.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de viáticos ....................................... 67
9.5.- Ficha técnica y diagrama del subproceso creación de caja chica ................................... 68
9.6.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de remuneraciones ......................... 69
9.7.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo ........................................... 70
9.8.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo .......................................... 71
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 7 de 74
3223210101121111110107
9.9.- Ficha técnica y diagrama del subproceso conciliación de existencias y bienes
de larga
5
duración .................................................................................................................................. 72
9.10.- Ficha técnica y diagrama del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y
cierre del ejercicio fiscal .......................................................................................................... 73
9.11.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental de la Dirección
Financiera ................................................................................................................................ 74
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 8 de 74
3223210101121111110107
5
1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
Registrar las obligaciones adquiridas por el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda,
mediante la verificación, revisión y análisis de las solicitudes receptadas por la Unidad
de Contabilidad.
1.2 Objetivos específicos
 Analizar y aprobar las solicitudes recibidas de las diferentes unidades de
gestión.
 Realizar el control previo de las cuentas por pagar de las obligaciones
adquiridas por la institución
2.- Alcance
El proceso de contabilidad es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda
para todas las unidades de gestión DESDE las diferentes solicitudes de pago, anticipos
de viáticos, anticipo de remuneraciones, creación de caja chica, liquidaciones de
viáticos, conciliaciones de bienes, ajustes y reclasificaciones que se generan en las
unidades requirentes, para verificación, revisión, análisis y ejecución de las solicitudes,
HASTA la aprobación mediante el sistema e-SIGEF y remisión de la documentación a
Tesorería o la unidad requirente solicitante de la información.
3.- Responsables
 Coordinador (a) General Administrativo Financiero
 Director (a) Financiero
 Director (a) de Administración del Talento Humano
 Director (a) Administrativo
 Contador (a)
 Analista de Contabilidad
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 9 de 74
3223210101121111110107
5
 Analista de Presupuesto
 Analista de Tesorería
 Analistas de las unidades requirentes
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS
CGAF
CUR
DA
DATH
DF
e-SIGEF
MF
UR
Coordinación General Administrativa Financiera
Código único de registro
Dirección Administrativa
Dirección de Administración del Talento Humano
Dirección Financiera
Sistema de Gestión Financiera
Ministerio de Finanzas
Unidad requirente
TÉRMINOS
Bienes de larga duración
Caja chica
Certificación presupuestaria
Compromiso presupuestario
Control previo
CUR contable
CUR devengado
Hoja de control
Movilización
Interno
DEFINICIÓN
DEFINICIÓN
Son todos aquellos bienes destinados para su uso y explotación por la
institución
Es un fondo que tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles,
urgentes y de valor reducido y puede ser institucional o para proyectos y
programas
Comprende el acto administrativo que permite a la unidad responsable de
la ejecución presupuestaria reservar y generar compromisos de gasto
Es el acto administrativo por el que la autoridad competente decide su
realización, momento en el cual se genera una reserva parcial o total de la
asignación presupuestaria
Es el conjunto de procedimientos y acciones que permite verificar el
cumplimiento de los requisitos necesarios para proceder con el pago y/o
transferencia de recursos financieros
CUR que no afecta al presupuesto, por ejemplo las depreciaciones
En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los
ingresos o el egreso en el momento en que nacen como derechos u
obligaciones. Por lo general, los sistemas contables se llevan sobre la base
devengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos de la
explotación deben ser registrados en el mismo instante en que surge el
derecho de percepción u obligación de pago, y no en el momento en que
dichos ingresos o egresos se hacen efectivos.
Documento que permite la verificación de información general de los
pagos a realizarse.
Son aquellos valores puntuales en los que incurre la institución por
concepto de servicio de transporte de las y los servidores y las y los
obreros que deban trasladarse dentro o fuera de su domicilio y/o lugar
habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar
actividades inherentes a su puesto
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Subsistencia
Viáticos
Versión: 1
.0.0
Página 10 de 74
3223210101121111110107
Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar
los gastos de
5
alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros
del sector
público se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo a
prestar servicios instituciones o realizar actividades inherentes a su
puesto, por un tiempo superior a seis horas, siempre y cuando el viaje de
ida y el regreso se efectúen en el mismo día.
Es el estipendio monetario o valor diario que se asigna a las y los
servidores de las instituciones del Estado, para cubrir los gastos de
alojamiento y alimentación que se produzcan durante el cumplimiento de
servicios institucionales dentro del país y por tal razón deban pernoctar
fuera de lugar habitual de trabajo
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso
 Las funciones y responsabilidades en el proceso de contabilidad y sus
subprocesos, deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los
resultados óptimos.
 Los cálculos de las solicitudes de pago de nómina, se lo realizará en la Dirección
de Administración de Talento Humano, para revisión de Contabilidad.
 Los registros o mecanismos de control deberán estar actualizados.
 Los requerimientos de pagos, documentación solicitada y entregada, se lo
realizará de manera formal y respetando cadena de jerarquías.
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
6.- Información Básica del Proceso
Versión: 1
.0.0
Página 11 de 74
3223210101121111110107
5
6.1 Ficha del Proceso
Proceso:
Contabilidad
Código del Proceso: CGAF-DF-C
PROPÓSITO:
Descripción:
 Establecer los lineamientos y directrices generales del proceso de
contabilidad
DISPARADOR:
 Necesidad de las diferentes unidades requirentes de pagos
ENTRADAS:
 Solicitud de pago
 Inventarios de existencias y bienes de larga duración
 Solicitud de anticipo de viáticos y remuneraciones
 Información y directrices del Ministerio de Finanzas
SUBPROCESOS:
1. Control previo
i.
Control previo (Nómina)
2. Gestión de devengado
3. Administración de fondos
i.
Anticipo de viáticos
ii.
Creación de caja chica
iii.
Anticipo de remuneraciones
4. Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país
i.
Liquidación de viáticos sin anticipo
ii.
Liquidación de viáticos con anticipo
5. Conciliación de existencia de bienes de larga duración
6. Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio
fiscal
7. Gestión documental de la Dirección Financiera
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Productos/Servicios
del Proceso:
Versión: 1
.0.0
Página 12 de 74
3223210101121111110107
 Documentación conforme y habilitante para proceder el pago
5
mediante el proceso de tesorería.
 Información solicitada por las unidades requirentes
Tipo de Proceso:
 Adjetivo
Responsable del
Proceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
Marco Legal:
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre
29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N0. 259
de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios
del Sistema de Administración Financiera, las
Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador
Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y
Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el
Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas
de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio
de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control,
LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y
Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector
Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación
Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 13 de 74
3223210101121111110107
5
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.- Descripción de los Subprocesos
Versión: 1
.0.0
Página 14 de 74
3223210101121111110107
5
8.1 Subproceso control previo.
8.1.1. Ficha del subproceso control previo
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Control previo
CGAF-DF-C-01
PROPÓSITO:
Descripción:
 Verificar y analizar los cálculos y documentación habilitante para
realizar los diferentes pagos por las unidades requirentes
DISPARADOR:
 Solicitud de pago generadas por las unidades requirentes
ENTRADAS:
 Memorando con la solicitud de pago de las unidades requirentes
de la institución
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Verificar la documentación habilitante y realizar el control de los
mismos
 Ingresar contrato al sistema e-SIGEF
 Ingresar información al sistema SYS CONTROL
 Registrar compromiso presupuestario en sistema e-SIGEF
 Remitir documentación aprobada a Tesorería
Interno
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Documentación de pago revisada y aprobada por el/la contador
(a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en
Tesorería
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.1.2 Controles del subproceso control previo
ARTÍCULO
NORMATIVA
Versión: 1
.0.0
Página 15 de 74
3223210101121111110107
5
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso control previo
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso control previo
No.
1
Recibir, revisar y
reasignar solicitud
de pago a
contabilidad
Rol
3223210101121111110107
5
Descripción
El Director Financiero recibe, revisa y reasigna
Director (a) a la unidad de contabilidad el memorando con
Financiero
la solicitud de pago que es generado en las
diferentes unidades de gestión de la Institución
Documento
Memo
de
solicitud
de
pago
y
expediente
Una vez que llega a la Unidad de Contabilidad
el/la Contador(a) reasigna la documentación a
responsable del control previo, en base a las
unidades de control del sistema público.
¿Es gasto corriente o procesos de compras Expediente
públicas?
Gasto corriente: Va a la actividad 3
Proceso de compras públicas(CONTRATOS): Va
a la actividad 12
Reasignar
documentación a
responsable de
control previo
Contador (a)
Verificar los
documentos
habilitantes
Si es gasto corriente se verifica la
documentación habilitante que este completa
y conforme a los requerimientos de la unidad
Analista de
de control previo
Contabilidad
¿La documentación está conforme?
Si: Va a la actividad 4
No: Va a la actividad 18
4
Ingresar
información a
sistema SYS
CONTROL
Se ingresa la información al sistema SYS
Analista de CONTROL para efectuar cálculos de impuestos
Hoja de control
Contabilidad y descuentos, el mismo que es validado por el
encargado del control previo
5
Firmar y enviar la
hoja de control al
Contador(a)
La hoja de control emitida por el sistema SYS
Analista de CONTROL es validada mediante firma por el
Hoja de control
Contabilidad encargado de control previo, y enviado a el/la
contador(a) para su aprobación
6
Aprobar la hoja de
control mediante
firma
Contador (a)
Se aprueba la hoja de control mediante firma
de responsabilidad de el/la Contador(a)
¿Es otro pago del mismo contrato?
No: va a la actividad 7
Si: va a la actividad 9
7
Remitir
documentación a
presupuesto
Contador (a)
Una vez que fue aprobada la hoja de control
por el/la Contador(a) se remitirá la
documentación a presupuesto
8
Realizar y remitir
el compromiso
Analista de El analista de presupuesto realiza
el Compromiso
Presupuesto compromiso presupuestario y remite a la presupuestario
2
3
Interno
Actividad
Versión: 1
.0.0
Página 16 de 74
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
presupuestario
3223210101121111110107
5
9
Crear beneficiario
Analista de
Se creará el beneficiario
Tesorería
10
Registrar CUR de
devengado en el
sistema e-SIGEF
Analista de El analista de contabilidad se registrará el CUR
Contabilidad de devengado en el sistema e-SIGEF
11
Remitir
documentación a
Tesorería
Analista de El expediente generado con la documentación
Expediente
Contabilidad habilitante es remetido a tesorería
12
Revisar
documentación
Contabilidad
mediante check list
Si es proceso de compras públicas
(CONTRATOS) se revisa la documentación
habilitante mediante check list de verificación
de documentación.
¿La documentación está conforme?
Si la documentación está conforme va a la
actividad 13;
Si la documentación no está conforme va a la
actividad 18
13
Realizar hoja
financiera para
solicitar
certificación
presupuestaria
Una vez que se ha revisado la documentación
mediante check list, se realiza la hoja
financiera para solicitar la certificación
presupuestaria.
Analista de ¿Es contratista nuevo?
Hoja financiera
Contabilidad Si: Va a la actividad 14
No: Va a la actividad 16
¿Es otro pago del mismo contrato?
No: Va a la actividad 16
Si: Va a la actividad 4
14
Remitir
información
bancaria y RUC
Analista de El analista de contabilidad remitirá la
Contabilidad información bancaria y el RUC para su registro
15
Crear beneficiario
Analista de La unidad de tesorería creará el beneficiario en
Tesorería
el sistema
16
Ingresar el
Analista de
contrato a sistema
Se ingresa el contrato al sistema e-SIGEF
Contabilidad
e-SIGEF
17
Interno
unidad de contabilidad.
¿Es beneficiario nuevo?
SI: Va a la actividad 9
NO: Va a la actividad 10
Versión: 1
.0.0
Página 17 de 74
Gestión del CUR
presupuestario
La unidad de presupuesto realizará el
CUR
Analista de subproceso de gestión del CUR presupuestario.
presupuestario
Presupuesto Una vez que haya realizado la gestión en la
y expediente
unidad de presupuesto va a la actividad 9
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 18 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
18
Solicitar
documentación
faltante o
rectificación de
documentos
3223210101121111110107
Si requiere que se haga rectificaciones en la
5
Analista de documentación recibida se solicita a las
Contabilidad unidades requirente la documentación faltante
o que la misma esté conforme
19
Enviar
documentación
solicitada
Analista de la La
unidad
requirente
remitirá
la
Documentación
Unidad
documentación solicitada y pasa a la actividad
faltante
Requirente
3 y/o a la actividad 12
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control previo
N°
1
Interno
Indicador
Fórmula de Cálculo
Solicitudes
de pago
(# de solicitudes de
pago atendidas / #
solicitudes de pago
receptadas) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la Medición
Quipux
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.1.1.1 Subproceso vinculado a control previo (Nómina)
Versión: 1
.0.0
Página 19 de 74
3223210101121111110107
5
8.1.1.2 Ficha del subproceso control previo de nómina
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Control previo de nómina
CGAF-DF-C-01-01
PROPÓSITO:
Descripción:
 Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para
realizar los diferentes pagos generados por la Dirección de
Administración de Talento Humano
DISPARADOR:
 Solicitud de pago de nómina generados por la Dirección de
Administración de Talento Humano
ENTRADAS:
 Memorando con la solicitud de pago de nómina
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Verificar la documentación habilitante y realizar el control de los
mismos
 Ingresar información al sistema SYS CONTROL
 Remitir documentación aprobada a Tesorería
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Documentación de pago revisada y aprobada por el/la contador
(a) para proceder con la continuidad del proceso de pago de
nómina en Tesorería
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
8.1.1.3 Controles del subproceso control previo de nómina
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
Versión: 1
.0.0
Página 20 de 74
3223210101121111110107
5
8.1.1.4 Diagrama de flujo del subproceso control previo de nómina
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.1.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso control previo de nómina
No.
3223210101121111110107
5
Rol
Descripción
Documento
Director (a) de
Administración
de
Talento
Humano
La Dirección de Administración de Talento
Humano mediante su Director solicita el pago
de lo que se refiere a nómina a la Dirección
Financiera
Memorando
solicitando
pago
y
Expediente
1
Solicitar pagos
de nómina
2
Remitir
Director
documentación a
Financiero
Contabilidad
3
Interno
Actividad
Versión: 1
.0.0
Página 21 de 74
(a) Una vez recibida la documentación se remite a
Expediente
contabilidad la solicitud de pago
Se revisa los cálculos generados por la DATH y
la documentación que este conforme y
completa.
Revisar cálculos y Analista
de ¿La documentación está conforme?
documentación
Contabilidad
Si la documentación está conforme va a la
actividad 4;
Si la documentación no está conforme va a la
actividad 8
4
Ingresar
información al
sistema SYS
CONTROL
5
Firmar y enviar
Analista
de El analista de control previo firmará la hoja de
hoja de control a
Expediente
Contabilidad
control y enviará hacia el/la Contador (a)
Contador (a)
6
Aprobar la hoja
de control
mediante firma
7
Remitir
Analista
de
documentación a
Se remite la documentación a tesorería
Contabilidad
tesorería
8
Solicitar
documentación
correcta
Analista
de Se solicitará a la DATH la documentación
Contabilidad
faltante o las rectificaciones de ser el caso
9
Remitir
documentación
solicitada
Analista
de
administración
de
Talento
Humano
Analista
de De la documentación revisada se ingresará la
Hoja de control
Contabilidad
información al sistema SYS CONTROL
Contador (a)
Se aprobará la hoja de control mediante la
Expediente
firma de el/la Contador (a)
Expediente
La
DATH
hará
las
correcciones
correspondientes o remitirá la documentación Documentación
que se encuentra como faltante.
solicitada
Regresa a la actividad 3
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 22 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
5
8.1.1.6.- Indicadores de Gestión del Subproceso Control Previo Nómina
N°
1
Interno
Indicador
Fórmula de Cálculo
Solicitudes
de pago de
nómina
(# de solicitudes de
pago de nómina
atendidas / #
solicitudes de pago
de nómina
receptadas) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la Medición
Quipux
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 23 de 74
3223210101121111110107
5
8.2 Subproceso gestión de devengado
8.2.1. Ficha del subproceso gestión de devengado
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Gestión del devengado
CGAF-DF-C-02
PROPÓSITO:
Descripción:
 Devengar el compromiso presupuestario generado mediante la
verificación análisis y aprobación de la documentación
DISPARADOR:
 Existencia del compromiso presupuestario por parte de la unidad
de presupuesto
ENTRADAS:
 Compromiso presupuestario
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Verificar cálculos y documentación habilitante
 Registrar y solicitar en el sistema e-SIGEF el devengado
 Aprobar el devengado
 Remitir documentación aprobada a Tesorería
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Registrar el devengado en el sistema e-SIGEF
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
 Documentación aprobada para remitir a Tesorería
8.2.2 Controles del subproceso gestión de devengado
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 24 de 74
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia 3223210101121111110107
5
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión de devengado
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión de devengado
No.
Interno
Actividad
Rol
Versión: 1
.0.0
Página 25 de 74
3223210101121111110107
5
Descripción
Documento
Al inicio del subproceso gestión de devengado
se debe verificar si existe compromiso
presupuestario.
En caso de que exista el compromiso Expediente
presupuestario continúa en la actividad 3;
Si no existe compromiso presupuestario para
iniciar el proceso continúa en la actividad 2
1
¿Existe
compromiso
presupuestario?
2
Gestión del CUR
Presupuestario
3
Verificar los
cálculos realizados Analista de
y documentación
Contabilidad
habilitante
4
Se procede a registrar y solicitar el devengado
Registrar y solicitar
Registro
de
Analista de en el sistema e-SIGEF el mismo que nos da un
en sistema e-SIGEF
devengado y
Contabilidad número de CUR que puede ser para gasto
el devengado
número de CUR
corriente o inversión
5
Sellar y firmar el
registro del
devengado
6
La documentación habilitante en conjunto con
Remitir a contador Analista de el registro de devengado solicitado en el
Expediente
para aprobación
Contabilidad sistema e-SIGEF se remitirá a el/la contador (a)
para su aprobación
7
Aprobar registro
de devengado
Contador (a)
Mediante firma de responsabilidad
aprobará el registro de devengado
8
Registrar
documentación en
cuaderno de
control
Contador (a)
El/la contador (a) registrará la documentación
Cuaderno
en el cuaderno de control para registro interno
control
y externo de entrega recepción de documentos
9
Remitir
documentación a
tesorería
Contador (a)
Se remitirá todo el expediente con la
documentación habilitante a la unidad de Expediente
tesorería
Analista de Se realiza el subproceso gestión del CUR Compromiso
Presupuesto presupuestario
presupuestario
Una vez que tenemos el compromiso
presupuestario y la documentación habilitante
se verificará los cálculos correspondientes a fin
de que proceda con el CUR de devengado
Registro
de
Analista de El registro de devengado es sellado y firmado
devengado
Contabilidad por el analista que lo realiza
firmado
se
Expediente
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
de
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 26 de 74
3223210101121111110107
8.2.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión de devengado
5
N°
1
Interno
Indicador
Fórmula de Cálculo
Registro de
devengados
(# de solicitudes de
registro de
devengados / # de
registros
devengados) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la Medición
Solicitudes
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3 Subproceso administración de fondos
Versión: 1
.0.0
Página 27 de 74
3223210101121111110107
5
8.3.1. Ficha del subproceso administración de fondos
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Administración de fondos
CGAF-DF-C-03
PROPÓSITO:
Descripción:
 Gestionar y direccionar los fondos según los requerimientos de
las unidades de requirentes y/o servidores dela institución
DISPARADOR:
 Solicitud de recursos para realizar la gestión de los requirentes
ENTRADAS:
 Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios
institucionales
 Solicitud del fondo para creación de caja chica
 Solicitud de anticipo de remuneraciones
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Realizar cálculos en base a las solicitudes
 Solicitar certificación presupuestaria
 Registrar la creación del fondo en el sistema e-SIGEF
 Aprobación de la solicitudes
 Remitir el expediente a la unidad de tesorería
Interno
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Registrar el devengado en el sistema e-SIGEF
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
 Documentación aprobada para remitir a Tesorería
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3.2 Controles del subproceso administración de fondos
ARTÍCULO
NORMATIVA
Versión: 1
.0.0
Página 28 de 74
3223210101121111110107
5
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso administración de fondos
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso administración de fondos
No.
Interno
Actividad
Rol
Versión: 1
.0.0
Página 29 de 74
3223210101121111110107
5
Descripción
Documento
1
Anticipo de fondos Contabilidad
Subproceso vinculado anticipo de fondos
Expediente
2
Creación de caja
chica
Contabilidad
Subproceso vinculado creación de caja chica
Expediente
3
Anticipo de
remuneraciones
Contabilidad
Subproceso
vinculado
remuneraciones
anticipo
de
Expediente
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 30 de 74
3223210101121111110107
8.3.1.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de viáticos)
5
8.3.1.2 Ficha del subproceso anticipo de viáticos
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Anticipo de viáticos
CGAF-DF-C-03-01
PROPÓSITO:
Descripción:
 Obtener la certificación presupuestaria para generar el anticipo
de viáticos de la unidad requirente
DISPARADOR:
 Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios
institucionales
ENTRADAS:
 Memorando con la solicitud de anticipo de viáticos
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Realizar cálculo en base a la solicitud de autorización para
cumplimiento de servicios institucionales
 Realizar la certificación presupuestaria
 Registrar en el sistema e-SIGEF la creación del fondo
 Enviar documentación a tesorería
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Documentación de la solicitud de autorización para cumplimiento
de servicios institucionales revisada y aprobada por el/la
contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de
pago en Tesorería
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
8.3.1.3 Controles del subproceso anticipo de viáticos
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 31 de 74
3223210101121111110107
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas 5
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
8.3.1.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de viáticos
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3.1.5 Matriz aclaratoria del subproceso anticipo de viáticos
No.
Rol
3223210101121111110107
5
Descripción
Documento
Memorando
con solicitud de
La unidad requirente solicita la autorización autorización
para cumplimiento de servicios institucionales para
mediante memorando
cumplimiento
de
servicios
institucionales
1
Solicitar el anticipo Unidad
de viáticos
requirente
2
Remitir solicitud a
Contabilidad
3
Realizar cálculo en
base a la solicitud
La unidad de presupuesto realizará el cálculo
de autorización
Analista de
en base a la solicitud de autorización para
para cumplimiento Contabilidad
cumplimiento de servicios institucionales
de servicios
institucionales
4
Remitir la solicitud
de autorización
Se remitirá la solicitud de autorización para
Analista de
para cumplimiento
cumplimiento de servicios institucionales a la
Contabilidad
de servicios
unidad de presupuestos
institucionales
5
Certificación
Presupuestaria
Analista de Se realiza el subproceso de certificación Certificación
Presupuesto presupuestaria
presupuestaria
6
Recibir y revisar
documentación
Analista de Se recibe la documentación emitida en el
Contabilidad subproceso de certificación presupuestaria
7
Registrar en el
sistema e-SIGEF la
creación del fondo
Analista de La unidad de contabilidad registrará en el CUR del
Contabilidad sistema e-SIGEF la creación del fondo
anticipo
8
Aprobar la
creación del fondo
mediante firma
Contador (a)
9
Interno
Actividad
Versión: 1
.0.0
Página 32 de 74
Enviar
documentación a
tesorería
Director (a) Una vez recibido la documentación se remite la
Expediente
Financiero
solicitud al área de contabilidad
Contador (a)
El/la contador (a) aprobará la creación del
fondo mediante firma
Se remitirá la documentación (expediente) a
Expediente
tesorería
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 33 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de viáticos
N°
1
Interno
Indicador
Fórmula de Cálculo
Anticipos de
viáticos
generados
(# de solicitudes de
anticipo viáticos
atendidos / #
solicitudes de
anticipo viáticos
receptados) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
3223210101121111110107
5
Fuente de
la Medición
Quipux
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 34 de 74
3223210101121111110107
8.3.2.1 Subproceso vinculado a administración de fondos (Creación de caja
chica)
5
8.3.2.2 Ficha del subproceso creación de Caja chica
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Creación de caja chica
CGAF-DF-C-03-02
PROPÓSITO:
Descripción:
 Solicitar fondos necesarios para realizar las gestiones diarias de
las unidades requirentes
DISPARADOR:
 Solicitud para la creación de fondo para caja chica
ENTRADAS:
 Memorando con la solicitud de fondo para caja chica
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Revisar que la documentación esté conforme
 Realizar la certificación presupuestaria
 Crear fondo de caja chica en el sistema e-SIGEF
 Registrar la creación del fondo de caja chica en el sistema eSIGEF
 Enviar documentación a tesorería
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Documentación de la solicitud del fondo para la creación de caja
chica revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder
con la continuidad del proceso de pago en Tesorería
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
8.3.2.3 Controles del subproceso creación de caja chica
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 35 de 74
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia 3223210101121111110107
5
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.3.2.4 Diagrama de flujo del subproceso creación de caja chica
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3.2.5 Matriz aclaratoria del subproceso creación de caja chica
No.
Interno
Actividad
Rol
Versión: 1
.0.0
Página 36 de 74
3223210101121111110107
5
Descripción
Documento
1
Solicitar el fondo
Unidad
para la creación de
requirente
caja chica
2
Coordinador (a)
Direccionar
Memorando de
General
Una vez recibida la solicitud se direccionará
solicitud a Director
solicitud
de
Administrativo al Director Financiero
Financiero
fondos
Financiero
3
Reasignar la
solicitud a Unidad
de Contabilidad
Director
Financiero
4
Revisar que la
documentación
esté conforme
El analista de Contabilidad revisará que la
documentación se encuentre conforme.
¿La documentación está conforme?
Analista
de
Si la documentación está conforme va a la
Contabilidad
actividad 5
Si la documentación no está conforme va a la
actividad 11
5
Enviar
documentación a
la Unidad de
Presupuesto
La documentación que se encuentra correcta
Analista
de y/o conforme se enviará a la unidad de
Expediente
Contabilidad
presupuesto para que se proceda con la
certificación presupuestaria
6
Certificación
Presupuestaria
Analista
de Se realiza el subproceso de certificación Certificación
Presupuesto
presupuestaria
presupuestaria
7
Crear fondo de
caja chica en el
sistema e-SIGEF
Analista
de
Una
vez
recibida
la
certificación
Contabilidad /
presupuestaria y el expediente se creará el
Analista
de
fondo de caja chica en el sistema e-SIGEF
Tesorería
8
Registrar la
creación del fondo
de caja chica en el
sistema e-SIGEF
Se registrará la creación del fondo de caja
Analista
de chica en el sistema e-SIGEF el mismo que
Expediente
Contabilidad
será firmado por el analista de contabilidad
que realiza el procedimiento
9
Aprobar solicitud
de fondo mediante Contador(a)
firma
El/la Contador (a) aprobará la solicitud del
Expediente
fondo mediante firma de responsabilidad
10
Remitir a la
Unidad de
Tesorería
Expediente
Se remite la documentación a la unidad de Guía de control
tesorería
de
documentación
Contador(a)
Memorando de
La unidad requirente solicitará el fondo para
solicitud
de
la creación de fondo para la caja chica
fondo
(a) Se reasignará la solicitud para que le den
Expediente
gestión en la Unidad de Contabilidad
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 37 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
11
Solicitar
documentación
faltante o
correcciones
12
Remitir
documentación
conforme
3223210101121111110107
La unidad de contabilidad solicitará la
5
Analista
de
documentación que se encuentre faltante o
Contabilidad
las correcciones de haberlas
Se remitirá la documentación faltante o las
Documentación
Analista
de correcciones solicitadas por la unidad de
faltante
y/o
Contabilidad
contabilidad.
correcciones
Regresa a la actividad 4
8.3.2.6.- Indicadores de gestión del subproceso creación de caja chica
N°
1
Interno
Indicador
Fórmula de Cálculo
Creación de
fondos para
caja chica
(# de solicitudes de
creación de caja
chica atendidas / #
solicitudes de
creación de caja
chica recibidas) X
100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la Medición
Quipux
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 38 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3.3.1 Subproceso
remuneraciones)
vinculado
a
administración
de
fondos
3223210101121111110107
(Anticipo
de
5
8.3.3.2 Ficha del subproceso anticipo de remuneraciones
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Anticipo de remuneraciones
CGAF-DF-C-03-03
PROPÓSITO:
Descripción:
 Obtener el anticipo de remuneraciones solicitado por los
servidores a la Dirección Financiera
DISPARADOR:
 Solicitud de anticipo de remuneraciones
ENTRADAS:
 Memorando con la solicitud de anticipo de remuneraciones
realizado por el servidor
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Revisar solicitud de anticipo y documentación habilitante
 Elaborar cuadro de capacidad de endeudamiento
 Llenar hoja de
remuneraciones
solicitud
aprobando
el
anticipo
de
 Ingresar información al sistema SYS ANTICIPOS
 Ingresar información al sistema e-SIGEF
 Remitir documentación a Tesorería
Interno
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Documentación de la solicitud de anticipo de remuneraciones
revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la
continuidad del proceso de pago en Tesorería
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3.3.3 Controles del subproceso anticipo de remuneraciones
ARTÍCULO
NORMATIVA
Versión: 1
.0.0
Página 39 de 74
3223210101121111110107
5
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.3.3.4 Diagrama de flujo del subproceso anticipo de remuneraciones
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.3.3.5 Matriz aclaratoria subproceso anticipo de remuneraciones
No.
Documento
Unidad
requirente
Una vez recibido la solicitud de anticipo de
remuneraciones
la
Dirección
de
Administración de Talento Humano realiza
las actividades del subproceso, para remitir a
la Dirección Financiera la documentación
conforme mediante memorando
Memorando de
solicitud
de
anticipo
de
remuneraciones
Remitir solicitud
a Contabilidad
Director
Financiero
El expediente generado en la Dirección de
Administración de Talento Humano mediante
la solicitud de anticipo remuneraciones, se Expediente
remitirá a la unidad de contabilidad para que
se procesa con el trámite conforme
Revisar solicitud
de anticipo y
documentación
habilitante
Se procede a revisar la solicitud de anticipo y
que la documentación habilitante se
encuentre conforme y completa.
Analista
de ¿La Documentación está conforme?
Contabilidad
Si la documentación está conforme va a la
actividad 4;
Si la actividad no se encuentra conforme va a
la actividad 12
Elaborar cuadro
de capacidad de
endeudamiento
Hoja de Excel con
cuadro
de
De la revisión conforme realizada
capacidad
de
Analista
de previamente se procede a elaborar el cuadro
endeudamiento y
Contabilidad
de capacidad de endeudamiento del servidor
valor de cuotas
solicitante del anticipo de remuneración
de
descuentos
mensuales
5
Llenar hoja de
solicitud
aprobando el
anticipo de
remuneraciones
La hoja de solicitud de anticipo de
remuneraciones que en inicio del proceso es
llenada con los datos del solicitante y valores,
Analista
de una vez que se encuentra conforme, el
Expediente
Contabilidad
analista de contabilidad procede a llenar los
campos que le corresponde llenar a él, de
esta forma indica la aprobación de anticipo
de remuneraciones
6
Ingresar
información al
sistema SYS
CONTROL
Se ingresará la información que se originó en
Analista
de
la solicitud de anticipo de remuneraciones al Hoja de control
Contabilidad
sistema SYS CONTROL
2
3
4
Interno
Anticipo de
remuneraciones
Rol
3223210101121111110107
5
Descripción
1
Actividad
Versión: 1
.0.0
Página 40 de 74
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 41 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
7
3223210101121111110107
Firmar y enviar la
Para la aprobación de el/la Contador (a) se 5
documentación
Analista
de
envía la documentación previa firma del Expediente
a Contador (a)
Contabilidad
analista de contabilidad en la hoja de control
para aprobación
8
Aprobar la
solicitud
mediante firma
Contador (a) / El/la Contador (a) junto con el Director (a)
Director
(a) Financiera aprobarán la solicitud de anticipo Expediente
Financiera
de remuneraciones
9
Ingresar
información al
sistema e-SIGEF
Se ingresará la información generada al
Analista
de
sistema e-SIGEF el mismo que nos generará CUR contable
Contabilidad
el CUR contable
10
La documentación generada durante el
Remitir
Analista
de proceso es remitida a unidad de tesorería
documentación a
Expediente
Contabilidad
para que se genere los haberes para el
Tesorería
solicitante
11
Remitir
información a
DATH
La información generada durante el proceso
Analista
de es remitida a la Dirección de Administración
Contabilidad
de Talento Humano para descuentos
mensuales en rol de pagos del requirente
12
Solicitar
documentación
faltante o
rectificación de
documentos
Se solicitará la documentación faltante o la
Analista
de rectificación de documentos si en la revisión
Contabilidad
de documentación faltare o procedería a la
corrección
Remitir
rectificación de
documentos
La Dirección de Talento Humano mediante
Analista de la
sus analistas remitirá los documentos o la
Dirección
de
Documentación
rectificación de los documentos solicitados
Talento
solicitada
para proceder con el trámite.
Humano
Regresa a la actividad 3
13
8.3.3.6.- Indicadores de gestión del subproceso anticipo de remuneraciones
N°
1
Interno
Indicador
Fórmula de
Cálculo
Anticipo de
remuneraciones
(# de solicitudes de
anticipo de
remuneraciones
atendidas / #
solicitudes de
anticipo de
remuneraciones
recibidas) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la
Medición
Quipux
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 42 de 74
3223210101121111110107
8.4 Subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización
y
5
alimentación dentro y fuera del país
8.4.1. Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización
y alimentación dentro y fuera del país
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro
y fuera del país
CGAF-DF-C-04
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar los cálculos y verificación de documentación adquiridos
por los servidos por causa de viáticos, subsistencias, movilización
y alimentación dentro y fuera del país
DISPARADOR:
 Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia
y/o trabajo por parte del servidor de la institución
ENTRADAS:
 Informe de servicios institucionales
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Verificar cálculos y documentación habilitante
 Realizar cálculos del informe de servicios institucionales
 Generar compromiso presupuestario
 Aprobar CUR devengado
 Realizar la liquidación del registro en sistema e-SIGEF
Interno
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Documentación aprobada para remitir a Tesorería
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 43 de 74
3223210101121111110107
8.4.2 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
5
movilización y alimentación dentro y fuera del país
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 44 de 74
3223210101121111110107
8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
5
movilización y alimentación dentro y fuera del país
No.
Interno
Actividad
Rol
Descripción
vinculado
Liquidación
Documento
1
- Liquidación con
anticipo
Contabilidad
Subproceso
anticipo
con
2
-Liquidación sin
anticipo
Contabilidad
Subproceso vinculado Liquidación sin anticipo
Expediente
Expediente
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 45 de 74
3223210101121111110107
8.4.1.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización
y
5
alimentación dentro y fuera del país (Liquidación sin anticipo)
8.4.1.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro
y fuera del país sin anticipo
CGAF-DF-C-04-01
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante,
para obtener la certificación presupuestaria para los servidores,
por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación
dentro y fuera del país
DISPARADOR:
 Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia
y/o trabajo por parte del servidor de la institución
ENTRADAS:
 Informe de servicios institucionales
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Revisar y analizar la documentación
 Realizar los cálculos del informe de servicios institucionales
 Generar compromiso presupuestario
 Registrar compromiso presupuestario en sistema e-SIGEF
 Aprobar CUR devengado
 Remitir documentación a Tesorería
Interno
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Documentación del informe de servicios institucionales
aprobados para proceder con la continuidad del proceso de pago
en Tesorería
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 46 de 74
3223210101121111110107
5
8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 47 de 74
3223210101121111110107
8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
5
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
No.
Interno
Actividad
1
Remitir
documentación
a contador (a)
2
Reasignar
documentación
a analista de
control previo
Rol
Descripción
El informe de servicios institucionales
generados; en conjunto con los documentos
Director
(a) que justifican la liquidación de viáticos,
Financiero
subsistencias, movilización y alimentación
dentro y fuera del país se remite a la unidad
de contabilidad
Contador (a)
Documento
Informe
de
servicios
institucionales;
Documentación
habilitante
Una vez recibida la documentación se envía
para realizar el análisis y los cálculos
Expediente
correspondientes.
Se revisará y analizará la documentación
que avale el informe de servicios
institucionales
Analista
de ¿La documentación está conforme?
Contabilidad
Si la documentación está conforme va a la
actividad 4;
Si la actividad no está conforme va a la
actividad 10
3
Revisar y
analizar la
documentación
4
Realizar
cálculos del
informe de
servicios
institucionales
La unidad de contabilidad realizará los
cálculos del informe de servicios
Analista
de institucionales generados por el servidor a
Contabilidad
causa
de
viáticos,
subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera
del país
5
Remitir
expediente para
generar
compromiso
presupuestario
Del cálculo realizado el analista de
contabilidad remitirá el expediente a la
Analista
de
unidad de presupuesto para generar el Expediente
contabilidad
compromiso
presupuestario
correspondiente
6
Realizar y remitir
Analista
de
el compromiso
Se realizará el compromiso presupuestario
Presupuesto
presupuestario
7
Registrar el CUR
devengado en
sistema e-SIGEF
Compromiso
presupuestario
Una vez obtenido el compromiso
Analista
de
presupuestario se registrará el CUR de
Contabilidad
devengado en el sistema e-SIGEF
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 48 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8
Aprobar CUR de
devengado
3223210101121111110107
Analista
de En el sistema e-SIGEF se aprueba el CUR de
CUR
5 devengado
Contabilidad
devengado
9
Remitir
documentación
a Tesorería
De la revisión, análisis y los cálculos
Analista
de
realizados se remite la documentación a la Expediente
Contabilidad
unidad de tesorería
10
Solicitar
documentación
faltante o
correcciones
De la revisión de la documentación se
Analista
de encuentra falencia en la misma, entonces se
Contabilidad
solicita la correcciones o la documentación
faltante
11
Remitir
documentación
faltante y/o
correcciones
Servidor
Se remitirá la documentación solicitada o
Documentación
correcciones solicitadas de ser el caso.
conforme
Regresa a la actividad 3
8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
N°
1
Interno
Indicador
Liquidaciones
de viáticos
sin anticipo
Fórmula de Cálculo
(# de informes de
servicios
institucionales
atendidas / # de
informes de
servicios
institucionales
recibidas) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la Medición
Solicitudes
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 49 de 74
3223210101121111110107
8.4.2.1 Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización
y
5
alimentación dentro y fuera del país (Liquidación con anticipo)
8.4.2.2 Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y
alimentación dentro y fuera del país con anticipo
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro
y fuera del país con anticipo
CGAF-DF-C-04-02
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante,
para obtener la certificación presupuestaria para los servidores,
por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación
dentro y fuera del país
DISPARADOR:
 Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia
y/o trabajo por parte del servidor de la institución
ENTRADAS:
 Informe de servicios institucionales
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Revisar y analizar la documentación
 Verificar y determinar el anticipo entregado
 Realizar los cálculos del informe de servicios institucionales
 Generar compromiso presupuestario
 Registrar compromiso presupuestario en sistema e-SIGEF
 Aprobar CUR devengado
 Remitir documentación a Tesorería
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Documentación del informe de servicios institucionales
aprobados para proceder con la continuidad del proceso de pago
en Tesorería
 Realizar la liquidación del registro en sistema e-SIGEF
 Solicitar el descuento del valor en rol de pagos
Interno
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 50 de 74
3223210101121111110107
8.4.1.3 Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización
y
5
alimentación dentro y fuera del país con anticipo
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.4.1.4 Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 51 de 74
3223210101121111110107
8.4.1.5 Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
5
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
No.
Rol
Descripción
1
El informe de servicios institucionales
generados; en conjunto con los documentos
Remitir
Director (a) que justifican la liquidación de viáticos,
documentación
Financiero
subsistencias, movilización y alimentación
a contador (a)
dentro y fuera del país se remite a la unidad de
contabilidad
2
Reasignar
documentación
Contador (a)
a analista de
control previo
3
Interno
Actividad
Documento
Informe
de
servicios
institucionales;
Documentación
habilitante
Una vez recibida la documentación se envía
para realizar el análisis y los cálculos
Expediente
correspondientes.
Se revisará y analizará la documentación que
avale el informe de servicios institucionales
¿La documentación está conforme?
Revisar y
Analista de
Si la documentación está conforme va a la
analizar la
Contabilidad
actividad 4;
documentación
Si la actividad no está conforme va a la
actividad 18
4
Verificar y
determinar el
anticipo
entregado
Una vez obtenida la documentación conforme
se verificará y determinará el anticipo
entregado.
Si el anticipo es igual al gasto va a la actividad
Analista de
5;
Contabilidad
Si el anticipo es mayor al gasto va a la
actividad 7;
Si el anticipo es menor al gasto va a la
actividad 11;
5
Realizar
cálculos del
informe de
servicios
institucionales
Analista de Si el anticipo es igual al gasto: se realizará los
Contabilidad cálculos del informe de servicios institucionales
6
Realizar la
liquidación del
registro en
sistema eSIGEF
Una vez identificado que el anticipo es igual al
Analista de
gasto se realizará la liquidación del registro en
Contabilidad
el sistema e-SIGEF
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Interno
Versión: 1
.0.0
Página 52 de 74
3223210101121111110107
5
7
Realizar
cálculos del
informe de
servicios
institucionales
Analista de Si el anticipo es mayor al gasto: se realizará los
Contabilidad cálculos del informe de servicios institucionales
8
Realizar la
liquidación del
registro en
sistema eSIGEF
Una vez identificado que el anticipo es mayor
Analista de
al gasto se realizará la liquidación del registro
Contabilidad
en el sistema e-SIGEF
9
Solicitar el
descuento del
valor en rol de
pagos
Analista de Se solicitará el descuento del valor en rol de Solicitud
Contabilidad pagos
descuento
10
Remitir
solicitud a
DATH
Mediante el/la directora (a) Financiero se
Director (a)
remitirá la solicitud de descuento a la Dirección Memorando
Financiero
de Administración de Talento Humano
11
Realizar
cálculos del
informe de
servicios
institucionales
Analista de Si el anticipo es menor al gasto: se realizará los
Contabilidad cálculos del informe de servicios institucionales
12
Realizar la
liquidación del
registro en
sistema eSIGEF
Una vez identificado que el anticipo es menor
Analista de
al gasto se realizará la liquidación del registro
Contabilidad
en el sistema e-SIGEF
13
Remitir
expediente
para generar
compromiso
presupuestario
Del cálculo realizado el analista de
Analista de contabilidad remitirá el expediente a la unidad
Expediente
contabilidad de presupuesto para generar el compromiso
presupuestario correspondiente
14
Realizar y
remitir el
compromiso
presupuestario
Analista de Se realizará el compromiso presupuestario en Compromiso
Presupuesto la unidad de contabilidad
presupuestario
15
Registrar CUR
de devengado
en sistema eSIGEF
Una
vez
obtenido
el
compromiso
Analista de
presupuestario se registrará el CUR del
Contabilidad
devengado del mismo en el sistema e-SIGEF
16
Aprobar CUR
de devengado
Analista de En el sistema e-SIGEF se aprueba el CUR de
CUR devengado
Contabilidad devengado
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
de
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 53 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
17
Remitir
De la revisión, análisis y los cálculos realizados 3223210101121111110107
Analista de
documentación
se remite la documentación a la unidad de 5
Expediente
Contabilidad
a Tesorería
tesorería
18
Solicitar
documentación Analista de
faltante o
Contabilidad
correcciones
De la revisión de la documentación se
encuentra falencia en la misma, entonces se
solicita la correcciones o la documentación
faltante
19
Remitir
documentación
Servidor
faltante y/o
correcciones
Se remitirá la documentación solicitada o
Documentación
correcciones solicitadas de ser el caso.
conforme
Regresará a la actividad 3
8.4.1.6.- Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
N°
1
Interno
Indicador
Liquidaciones
de viáticos
con anticipo
Fórmula de Cálculo
(# de informes de
servicios
institucionales
atendidas / # de
informes de
servicios
institucionales
recibidas) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la Medición
Solicitudes
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 54 de 74
3223210101121111110107
8.5 Subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración
5
8.5.1. Ficha del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga
duración
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Conciliación de existencias y bienes de larga duración
CGAF-DF-C-05
PROPÓSITO:
Descripción:
 Realizar ajustes contables cuando existan diferencias de
existencias y bienes de larga duración, entre lo físico y lo
contable
DISPARADOR:
 Necesidad de que exista coherencia entre lo físico y lo contable
entre las existencias y los bienes de larga duración
ENTRADAS:
 Informe de revisión de las existencias y bienes de larga duración
 Inventario de existencias y bienes de larga duración
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Cruzar el reporte físico con el reporte contable del sistema eSIGEF
 Realizar cuadro analítico de los saldos contables de los bienes
 Realizar cuadro analítico de ajustes, regularizaciones y
reclasificaciones
 Registrar en sistema e-SIGEF los ajustes
 Realizar depreciación acumulada en el sistema e-BYE
Interno
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Registrar ajustes en el sistema e-SIGEF
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
 Aprobar depreciación en sistema e-SIGEF
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 55 de 74
3223210101121111110107
8.5.2 Controles del subproceso conciliación de existencias y bienes
de larga
5
duración
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso conciliación de existencias y bienes de
larga duración
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 56 de 74
8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso conciliación de existencias3223210101121111110107
y bienes de
5
larga duración
Interno
N
o.
Actividad
1
Remitir inventario
de existencias y
bienes de larga
duración
2
Cruzar el reporte
físico con el
reporte contable
del sistema eSIGEF
Rol
Descripción
Documento
Memorando;
Una vez realizado el inventario de existencias
Inventario de
Director
(a) de bienes y larga duración por parte de los
existencia de
Administrativo analistas administrativos se remitirá el informe
bienes y larga
mediante el Director Administrativo
duración
El reporte contable del sistema e-SIGEF se
cruzará con el reporte físico que fue remitido
Analista
de
por la Dirección Administrativa para verificar
Contabilidad
diferencias
3
Realizar cuadro
analítico de saldos
contables de los
bienes
Se realizará el cuadro analítico de saldos
contables donde se determinará las
diferencias.
Informe
de
Analista
de
¿Existe diferencias?
reporte
de
Contabilidad
Si existe diferencias va a la actividad 4;
diferencias
Si no existe diferencias se informará y termina
el proceso
4
Solicitar
justificaciones o
respaldos de las
diferencias
En el caso de que exista diferencias físico
Memorando
Analista
de versus sistema se solicita las justificaciones o
solicitando
Contabilidad
respaldos de las diferencias encontradas en la
justificaciones
comparación
5
Emitir
justificaciones y
respaldos de las
diferencias
De las diferencias encontradas en el cruce
Memorando
Director
(a) físico versus sistema se emitirá justificaciones y
emitiendo
Administrativo respaldos de las diferencias mediante el/la
justificaciones
Director (a) Financiero
6
Realizar cuadro
analítico de
ajustes,
regularizaciones y
reclasificaciones
Con las justificaciones de las diferencias se
Analista
de
realizará el cuadro analítico de ajustes,
Contabilidad
regularizaciones y reclasificaciones
7
Se registrará en el sistema e-SIGEF los ajustes
de las diferencias encontradas.
Registrar en
¿Son bienes de larga duración?
Registro
Analista
de
sistema e-SIGEF los
Si son bienes de larga duración va a la sistema
Contabilidad
ajustes
actividad 8;
SIGEF
Si no son bienes de larga duración termina el
proceso
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
del
e-
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8
Realizar
depreciación
acumulada en el
sistema e-BYE
9
Aprobar
depreciación
mediante el
sistema e-SIGEF
Versión: 1
.0.0
Página 57 de 74
3223210101121111110107
5
Analista
de De los bienes de larga duración se realizará la
Contabilidad
depreciación acumulada en el sistema e-BYE
Analista
de El analista de contabilidad aprobará la
Contabilidad
depreciación mediante el sistema e-SIGEF
8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso conciliación de existencias y
bienes de larga duración
N°
1
Interno
Indicador
Conciliaciones
de existencias
de bienes de
larga
duración
Fórmula de
Cálculo
(# de informes de
inventarios
atendidas / # de
informes de
inventarios
recibidos) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la Medición
Informe de
inventarios
Frecuencia
de Medición
Anual
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 58 de 74
8.6 Subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre 3223210101121111110107
del ejercicio
5
fiscal
8.6.1. Ficha del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre
del ejercicio fiscal
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal
CGAF-DF-C-06
PROPÓSITO:
Descripción:
 Determinar y establecer los ajustes y reclasificaciones para la
apertura y cierre del ejercicio fiscal
DISPARADOR:
 Necesidad de ajustar y reclasificar las cuentas para el inicio y
cierre del ejercicio fiscal
ENTRADAS:
 Directrices del Ministerio de Finanzas
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Realizar el cierre del ejercicio fiscal
 Registrar los pagos hasta la fecha establecida
 Analizar el asiento de apertura emitida por el Ministerio de
Finanzas
 Clasificar de cuentas contables
Interno
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Cierre del ejercicio fiscal
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
 Documentación aprobada para Tesorería
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 59 de 74
8.6.2 Controles del subproceso ajustes y reclasificaciones en la3223210101121111110107
apertura y
5
cierre del ejercicio fiscal
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso ajustes y reclasificaciones en la
apertura y cierre del ejercicio fiscal
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 60 de 74
3223210101121111110107
8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso ajustes y reclasificaciones
en la
5
apertura y cierre del ejercicio fiscal
N
o.
Actividad
Rol
Descripción
Documento
Una vez que tenemos las directrices del Directrices del
Analista
de
Ministerio de Finanzas se realizará el cierre del Ministerio de
Contabilidad
ejercicio fiscal del año en curso
Finanzas
1
Realizar el cierre
del ejercicio fiscal
2
Registrar los pagos
Se registrará los pagos realizados hasta la
Analista
de
hasta la fecha
fecha establecida en las Directrices remitidas
Contabilidad
establecida
por el Ministerio de Finanzas
3
Realizar ajustes
para el cierre
Analista
de Se realizará los ajustes para el cierre de ser
Contabilidad
necesario justificar
4
Analizar el asiento
de apertura
emitida por el
Ministerio de
Finanzas
El inicio del nuevo ejercicio fiscal requiere que
Analista
de
se analice el asiento de apertura la misma que
Contabilidad
es emitida por el Ministerio de Finanzas
5
Clasificar las
cuentas contables
Se clasificará las cuentas contables en
liquidación y pagos
Analista
de
¿Es liquidación o pago?
Contabilidad
Si es liquidación va a la actividad 6;
Si es pago va a la actividad 7
6
Archivar
documentación
Cuando la cuenta contable se encuentra en
Analista
de
liquidación se procede a archivar la
Contabilidad
documentación
7
Remitir
documentación a
Tesorería
Si la cuenta contable es pagos se remitirá la
Analista
de
documentación a la unidad de Tesorería para
Contabilidad
que proceda con el inicio de proceso de pagos
8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso ajustes y reclasificaciones en la
apertura y cierre del ejercicio fiscal
N°
1
Interno
Indicador
Ajustes y
reclasificaciones
Fórmula de
Cálculo
(# ajustes y
reclasificaciones
analizados / # de
registros
atendidos) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la
Medición
Quipux
Frecuencia
de Medición
Anual
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
8.7 Subproceso de gestión documental de la Dirección Financiera
Versión: 1
.0.0
Página 61 de 74
3223210101121111110107
5
8.7.1. Ficha del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera
Subproceso:
Código del
Subproceso:
Gestión documental de la Dirección Financiera
CGAF-DF-C-07
PROPÓSITO:
Descripción:
 Gestionar y custodiar el archivo generado en la Dirección
Financiera
DISPARADOR:
 Necesidad de llevar un control de la documentación generada en
la Dirección Financiera
ENTRADAS:
 Acta entrega – recepción de la documentación de soporte que va
a ser archivada
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Verificar que la documentación este conforme
 Ingresar la documentación al sistema ON-BASE
Productos/Servicios
del Subproceso:
 Archivo físico de la documentación de soporte
Responsable del
Subproceso:
 Director (a) Financiero
Tipo de cliente:
 Interno
 Archivo digital de la documentación de soporte
8.7.2 Controles del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera
ARTÍCULO
NORMATIVA
Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el
Registro Oficial N0. 259 de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas
de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas
Técnicas de Tesorería)
Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC
Interno
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
Versión: 1
.0.0
Página 62 de 74
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia 3223210101121111110107
5
Ley de Presupuestos del Sector Público
Constitución de la República
Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público
Ley y reglamento de Contraloría
Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública
Normas de Control Interno emitidas por Contraloría
8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de la Dirección
Financiera
8.7.4 Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de la Dirección
Financiera
No.
Interno
Actividad
Rol
1
Remitir
documentación
de soporte
Analista
Tesorería
2
Receptar la
documentación
Contador (a)
Descripción
La documentación resultante de los procesos
de de tesorería se remite a la unidad de
contabilidad el mismo que será custodio de la
información
Documento
Acta entrega –
recepción;
Documentación
de soporte
Mediante acta de entrega – recepción el/la
Expediente
Contador (a) recepta la documentación de
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 63 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
de soporte de
pagos realizados
3
soporte generado en la unidad de tesorería
Remitir
documentación a
Contador (a)
analista
responsable
3223210101121111110107
5
Se remitirá la documentación a analista
Expediente
responsable de la revisión de la misma
4
Verificar que la
documentación
esté conforme
El expediente será revisado y/o verificado por
el analista de contabilidad de esta forma saber
si se encuentra conforme y procede al paso
Analista
de
siguiente
Contabilidad
¿La documentación está conforme?
Si está conforme va a la actividad 5;
No está conforme va a la actividad 8
5
Escanear la
documentación
Una vez que la documentación se encuentra
Analista
de
conforme se procederá a escanear la
Contabilidad
documentación para generar un archivo digital
6
La documentación que fue escaneada se
Ingresar al
Analista
de
ingresará al sistema digital ON-BASE el mismo Archivo digital
sistema ON-BASE Contabilidad
que será nuestro repositorio digital
7
Archivar
documentación
Con la documentación física se creará un
archivo el mismo que se la clasificará en forma
Analista
de
numérica generando un archivo físico que será Archivo físico
Contabilidad
responsable y custodio del mismo la unidad de
contabilidad
8
Solicitar la
documentación
correcta
Mediante el encargado de revisar la
Analista
de documentación, en el caso de que no esté
Contabilidad
correcta, se solicitará la documentación
correcta o las correcciones necesarias
9
Realizar las
correcciones
solicitadas
Analista
Tesorería
De la derivación de que la documentación no
está conforme o necesita correcciones en la
de
Documentación
unidad de tesorería se realizarán las
conforme
correcciones de la documentación solicitada.
Regresa a la actividad 4
8.7.5.- Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de la
Dirección Financiera
N°
1
Interno
Indicador
Fórmula de
Cálculo
Documentación
Archivada
(# de documentos
archivados / # de
documentos
recibidos para
archivo) X 100
Unidad de
Medida
Porcentaje
Responsable
de Medición
Contador (a)
Fuente de
la
Medición
Sistema
digital ONBASE
Frecuencia
de Medición
Semestral
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 64 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
5
9.- Anexos
9.1.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
15/08/2015
CGAF-DF-C-01
VERSIÓN:
1.0
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
CONTABILIDAD
SUBPROCESO
Control Previo
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por las unidades requirentes en base a la normativa
legal vigente
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud de pago de la unidad requirente, y termina con la emisión de la documentación a tesorería para realizar el pago
DISPARADOR
Solicitud de pago generada por la unidad requirente
PROVEEDORES
ENTRADAS
Unidad requirente
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Memorando solicitando pago
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Unidad de Tesorería
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente para proceder con el pago
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfono
Escritorio
HUMANOS
Director financiero
Contador
Analista de control previo
Analistas de presupuesto
Analista de contabilidad
TECNOLÓGICOS
Hardware de la institución
Software de la Institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa legal vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Memorando de solicitud de pago
Expediente
Hoja de control
Hoja financiera
CUR presupuestario
Compromiso presupuestario
Memorando solicitando documentación faltante
Código
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de
pago receptadas) * 100
Solicitudes de pago
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de
pago receptadas) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux / e-SIGEF
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 65 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo de nómina
5
FICHA DE SUBPROCESO
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
15/08/2015
CGAF-DF-C-01-01
VERSIÓN:
1.0
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
CONTABILIDAD
SUBPROCESO
Control Previo (Nómina)
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por las Dirección de Administración de Talento
Humano en base a la normativa legal vigente
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud de pago de la Dirección de Administración de Talento Humano, y termina con la emisión de la documentación a tesorería
para realizar el pago
DISPARADOR
Solicitud de pago generada por la Dirección de Admnistración de Talento Humano
PROVEEDORES
ENTRADAS
Dirección de Administración de Talento Humano
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Memorando solicitando pago
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Unidad de Tesorería
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente para proceder con el pago
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfono
Escritorio
HUMANOS
Director (a) de Administración de Talento Humano
Director (a) Financiero
Analista de control previo
Analistas de presupuesto
Contador (a)
TECNOLÓGICOS
Hardware de la institución
Software de la Institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa legal vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Código
Expediente
Hoja de control
Memorando de solicitud de pagos
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de solicitudes de pago de nómina atendidas / #
solicitudes de pago de nómina receptadas) * 100
Solicitudes de pago de nómina
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de pago de nómina atendidas / #
solicitudes de pago de nómina receptadas) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux / e-SIGEF
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 66 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
9.3.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión del devengado
5
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
20/08/2015
CGAF-DF-C-02
VERSIÓN:
1.0
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
Contabilidad
SUBPROCESO
Gestión del devengado
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Devengar el compromiso presupuestario generado mediante la verificación análisis y aprobación de la documentación
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia verificando la existencia del compromiso presupuestario o solicitando el compromiso presupuestario, hasta remitir el expediente a la
unidad de Tesorería con la documentación conforme
DISPARADOR
Existencia del compromiso presupuestario por parte de la unidad de presupuesto
PROVEEDORES
ENTRADAS
Unidad de presupuesto
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Compromiso presupuestario
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Unidad de Tesorería
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente de pago
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
HUMANOS
Analista de Presupuesto
Analista de Contabilidad
Contador (a)
TECNOLÓGICOS
Hardware de la Institución
Software de la Institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa Legal Vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Código
Expediente
Hoja de control
Compromiso presupuestario
Genera número de CUR
Registro de devengado
Expediente
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de solicitudes de registro de devengados / # de
registros devengados) * 100
Registro de devengados
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 20/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 20/08/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CLICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 20/08/2015
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de registro de devengados / # de
registros devengados) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 67 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
9.4.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de viáticos
3223210101121111110107
5
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
15/08/2015
CGAF-DF-C-03-01
VERSIÓN:
1.0
FICHA SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
Contabilidad
SUBPROCESO
Administración de fondos (anticipo de viáticos)
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Obtener la certificación presupuestaria para generar el anticipo de viáticos de la unidad requirente
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud de anticipo de viáticos realizado hacia la Dirección de Admnistración de Talento Humano y termina con la remisión de la
documentación habilitante hacia la unidad de presupuesto para finalizar con el proceso
DISPARADOR
Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales
PROVEEDORES
ENTRADAS
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios
institucionales
Unidad requirente
CLIENTES
Tesorería
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente
HUMANOS
Director (a) Financiero
Contador (a)
Analistas de Contabilidad
Analistas de Presupuesto
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorio
TECNOLÓGICOS
Hardware de la institución
Software de la Institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa Legal Vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales
Certificación Presupuestaria
CUR del anticipo
Expediente
Código
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / #
solicitudes de anticipo viáticos receptados) * 100
Anticipos de viáticos generados
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda Patricia Castellanos
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / #
solicitudes de anticipo viáticos receptados) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 68 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
9.5.- Ficha técnica y diagrama del subproceso creación de caja chica3223210101121111110107
5
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
27/07/2015
CGAF-DF-C-03-02
VERSIÓN:
1.0
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
Contabilidad
SUBPROCESO
Administración de fondos (creación de caja chica)
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Solicitar fondos necesarios para realizar las gestiones diarias de las unidades requirentes
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud del fondo por parte de las unidades requirentes hasta la aprobación de la creación del fondo y remitir la documentación a la
unidad de tesorería
DISPARADOR
Solicitud para la creación de fondo para caja chica
PROVEEDORES
ENTRADAS
Unidad requirente
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Memorando de solicitud de caja chica
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Tesorería
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
HUMANOS
Coordinador (a) General Admnistrativo Financiero
Director (a) Financiero
Analistas de Contabilidad
Analista de Tesorería
Analistas de Presupuestos
TECNOLÓGICOS
Hardware de la Institución
Software de la institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa Legal Vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Memorando de solicitud de creación de fondo para caja chica
Expediente
Certificación Presupuestaria
Expediente
Guía de control de documentación
Código
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de solicitudes de creación de caja chica atendidas /
# solicitudes de creación de caja chica recibidas) *
Creación de fondos para caja chica
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 27/07/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 27/07/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CLICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 27/07/2015
INDICADOR No. 2
(# de solicitudes de creación de caja chica atendidas / #
solicitudes de creación de caja chica recibidas) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 69 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
9.6.- Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de remuneraciones
5
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
15/08/2015
CGAF-DF-C-03-03
VERSIÓN:
1.0
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
Contabilidad
SUBPROCESO
Administración de fondos ( anticipo de rmuneraciones)
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Obtener el anticipo de remuneraciones solicitado por los servidores a la Dirección Financiera
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la solicitud de anticipo de remuneraciones de la unidad requirente por medio de la Dirección de Admnistración de Talento Humano
hasta obtener la documentación necesaria que se genera para enviar a tesorería
DISPARADOR
Solicitud de anticipo de remuneraciones
PROVEEDORES
ENTRADAS
Unidad requirente
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Memorando solicitud de anticipo de remuneraciones
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Tesorería
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorio
HUMANOS
Director (a) Financiero
Contador (a)
Analistas de Contabilidad
Director (a) de Administración de Talento Humano
TECNOLÓGICOS
Hardware de la Institución
Software de la institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa legal vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Código
Solicitud de anticipo de remuneraciones
Expediente
Hoja de control
CUR contable
Documentación solicitada
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de solicitudes de anticipo de remuneraciones
atendidas / # solicitudes de anticipo de
remuneraciones recibidas) * 100
Anticipo de remuneraciones
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 1
(# de solicitudes de anticipo de remuneraciones
atendidas / # solicitudes de anticipo de remuneraciones
recibidas) * 100
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CLICLO
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 2
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 70 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
9.7.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación 3223210101121111110107
de viáticos,
5
subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
10/08/2015
CGAF-DF-C-04-01
VERSIÓN:
1.0
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
Contabilidad
SUBPROCESO
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos,
subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con el informe de servicios institucionales remitidos por el servidor para análisis de la Dirección Financiera y termina con la remisión del
expediente a tesorería para que inicie con el proceso de pagos
DISPARADOR
Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución
PROVEEDORES
ENTRADAS
Servidor
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Informe de servicios institucionales
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Tesorería
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente para pago
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
HUMANOS
Servidor
Director (a) Financiero
Contador (a)
Analistas de Contabilidad
TECNOLÓGICOS
Hardware de la Institución
Software de la Institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa Legal Vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Código
Informe de servicios institucionales
Documentación habilitante
Expediente
Compromiso presupuestario
CUR devengado
Documentación faltante y/o correcciones
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de informes de servicios institucionales atendidas /
# de informes de servicios institucionales recibidas) *
Liquidaciones de viáticos sin anticipo
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 10/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 10/08/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CLICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 10/08/2015
INDICADOR No. 2
(# de informes de servicios institucionales atendidas / #
de informes de servicios institucionales recibidas) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 71 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
9.8.- Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación 3223210101121111110107
de viáticos,
5
subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
10/08/2015
CGAF-DF-C-04-02
VERSIÓN:
1.0
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
Contabilidad
SUBPROCESO
Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Realizar los cálculos y verificación de documentación habilitante, para obtener la certificación presupuestaria para los servidores, por causa de viáticos,
subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con el informe de servicios institucionales remitidos por el servidor para análisis de la Dirección Financiera y termina con la remisión del
expediente a tesorería para que inicie con el proceso de pagos o la remisión de la documentación a la DATH
DISPARADOR
Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución
PROVEEDORES
ENTRADAS
Servidor
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Informe de servicios institucionales
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Tesorería
DATH
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente para pago
Documentación para solicitud de descuento
RECURSOS
FISICOS
TECNOLÓGICOS
Computadoras
Hardware de la Institución
Teléfonos
Software de la Institución
Escritorios
HUMANOS
Servidor
Director (a) Financiero
Contador (a)
Analistas de Contabilidad
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa Legal Vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Código
Informe de servicios institucionales
Documentación habilitante
Expediente
Compromiso presupuestario
CUR devengado
Documentación faltante y/o correcciones
Solicitud de descuento
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de informes de servicios institucionales atendidas /
# de informes de servicios institucionales recibidas) *
Liquidaciones de viáticos con anticipo
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 10/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 10/08/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CLICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 10/08/2015
INDICADOR No. 2
(# de informes de servicios institucionales atendidas / #
de informes de servicios institucionales recibidas) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 72 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
9.9.- Ficha técnica y diagrama del subproceso conciliación de existencias
y
5
bienes de larga duración
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
20/08/2015
CGAF-DF-C-05
VERSIÓN:
1.0
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
Contabilidad
SUBPROCESO
Conciliación de existencias y bienes de larga duración
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Realizar ajustes contables cuando existan diferencias de existencias y bienes de larga duración, entre lo físico y lo contable
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con emisión del inventario de existencias y bienes de larga duración que se lo realiza por parte de la Dirección Administrativa, hasta
aprobar la depreciación en el sistema e-SIGEF
DISPARADOR
Necesidad de que exista coherencia entre lo físico y lo contable entre las existencias y los bienes de larga duración
PROVEEDORES
ENTRADAS
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Informe de revisión de las existencias y bienes de larga
duración
Inventario de existencias y bienes de larga duración
Dirección Administrativa
Dirección Administrativa
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Dirección Financiera
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Depreciación en sistema e-SIGEF
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorio
HUMANOS
Director (a) Administrativo
Contador (a)
Analista de Contabilidad
TECNOLÓGICOS
Hardware de la Institución
Software de la Institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa Legal Vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Memorando con inventario de existencias y bienes de larga duración
Informe de reporte de diferencias
Memorando solicitando justificaciones
Memorando emitiendo justificaciones
Registro
Código
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# de informes de inventarios atendidas / # de informes
de inventarios recibidos) * 100
Conciliaciones de existencias de bienes de larga duración
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 20/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 20/08/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CLICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 20/08/2015
INDICADOR No. 2
(# de informes de inventarios atendidas / # de informes
de inventarios recibidos) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 73 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
9.10.- Ficha técnica y diagrama del subproceso ajustes y reclasificaciones
en la
5
apertura y cierre del ejercicio fiscal
FICHA DE SUBPROCESO
Tipo de Proceso
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
15/08/2015
CGAF-DF-C-06
VERSIÓN:
1.0
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
CONTABILIDAD
SUBPROCESO
Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Determinar y establecer los ajustes y reclasificaciones para la apertura y cierre del ejercicio fiscal
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia realizando el cierre del ejercicio fiscal, y termina con la emisión de la documentación a tesorería para realizar el pago y/o
DISPARADOR
Necesidad de ajustar y reclasificar las cuentas para el inicio y cierre del ejercicio fiscal
PROVEEDORES
ENTRADAS
Ministerio de Finanzas
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Directrices del Ministerio de Finanzas
CLIENTES
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Unidad de Tesorería
Unidad de Contabilidad
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Expediente para proceder con el pago
Archivo de documentación
RECURSOS
FISICOS
TECNOLÓGICOS
Computadoras
Hardware de la institución
Teléfono
Software de la Institución
Escritorio
HUMANOS
Analistas de contabilidad
Contador (a)
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa legal vigente
REGISTROS
DENOMINACIÓN
Código
Directrices del Ministerio de Finanzas
INDICADORES
DENOMINACIÓN
FORMULA DE CÁLCULO
(# ajustes y reclasificaciones analizados / # de
registros atendidos) * 100
Ajustes y reclasificaciones
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 15/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 1
TIPO DE CLIENTE
Interno
PROCESO
Operación
TIEMPO DE CICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 15/08/2015
INDICADOR No. 2
(# ajustes y reclasificaciones analizados / # de registros
atendidos) * 100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux / e-SIGEF
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
Versión: 1
.0.0
Página 74 de 74
MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD
3223210101121111110107
9.11.- Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental
de la
5
Dirección Financiera
TIPO DE PROCESO:
Adjetivo
FECHA:
CÓDIGO:
25/08/2015
CGAF-DF-C-07
VERSIÓN:
1.0
FICHA DE SUBPROCESO
DIRECCIÓN FINANCIERA
MACROPROCESO
PROCESO
Contabilidad
Gestión Documental de la Dirección Financiera
SUBPROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
Gestionar y custodiar el archivo generado en la Dirección Financiera
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la documentación generada en la unidad de Tesorería entregada a contabilidad mediante acta entrega - recepción, hasta obtener el
archivo físico de la Dirección
DISPARADOR
Necesidad de llevar un control de la documentación generada en la Dirección Financiera
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
ENTRADAS
PROVEEDORES
Acta entrega – recepción de la documentación de soporte
que va a ser archivada
Tesorería
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
CLIENTES
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
Archivo físico
Contabilidad
RECURSOS
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
HUMANOS
Analistas de Tesorería
Contador (a)
Analistas de Contabilidad
TECNOLÓGICOS
Hardware de la Institución
Software de la Institución
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
Normativa Legal Vigente
REGISTROS
Código
DENOMINACIÓN
Acta entrega - recepción
Documentación de soporte
Expediente
Documentación conforme
Archivo Físico
INDICADORES
FORMULA DE CÁLCULO
(# de documentos archivados / # de documentos
recibidos para archivo)*100
DENOMINACIÓN
Documentación Archivada
TIPO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
LINEA BASE
PROCESO CERTIFICADO
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 25/08/2015
LINEA BASE
META
Procesos Adjetivos
Patricia Castellanos
0 (según GPR)
NO
Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Fecha: 25/08/2015
INDICADOR No. 1
Interno
TIPO DE CLIENTE
Operación
PROCESO
TIEMPO DE CLICLO
1
(DIAS)
FECHA DE
CERTIFICACIÓN
Aprobado por: Lcda. Patricia Castellanos
Fecha: 25/08/2015
INDICADOR No. 2
(# de documentos archivados / # de documentos
recibidos para archivo)*100
80%
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULO
FUENTE PARA CALCULO
Interno
Semestral
Quipux
Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador
MIDUVI, 2015.