Experiencias y casos de éxito de nuestro libro de

Guía de Referencia
de GS1 Healthcare
Contenido
Estándares GS1 en el Sector Salud: Marcando una diferencia en la cadena de abastecimiento del sector salud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
EEUU: La FDA de Estados Unidos establecerá un sistema único de identificación para dispositivos médicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
Brasil: Proyecto piloto de sistema de trazabilidad de productos farmacéuticos en Brasil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
RU: “Codificación para el éxito” programa de Identidad y Captura Automática de Datos dentro del Servicio Nacional de Salud . . . . . . . . . . . 13
Canadá: Automatización del proceso de uso de medicamentos: Servicios de Farmacia del General Hospital North York.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
EEUU: Mirando el panorama general: La administración de la cadena de abastecimiento integrada de la Clínica Mayo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Hong Kong: La autoridad hospitalaria de Hong Kong mejora el proceso de compras y administración de bienes mediante
el uso de EDI y RFID .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Chile: Mejorando la calidad del cuidado y la seguridad del paciente en Chile: Servicio de Salud Metropolitano Occidente . . . . . . . . . . . . . . . 28
Japón: Sistema de soporte para Información Médica utilizando Asistentes Personales Digitales (PDAs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Holanda: Proyecto Prometheus: Administración electrónica dentro de la cadena de transfusiones sanguíneas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
España: Administración de Stock de implantes mediante tecnología RFID. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Colombia: Soporte para la implementación de un sistema de trazabilidad para el sector salud en Colombia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Alemania: Códigos de barras y Co . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43
Suiza: Tratamiento citostático y escaneo al lado del paciente: Mejorando el cuidado del paciente en los Hospitales Universitarios
de Ginebra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Australia: Líder en adquisiciones del sector salud recurre al Catálogo Nacional de Productos de Australia para mejorar ofertas. . . . . . . . . . . . 48
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Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
¡Bienvenidos a la segunda edición de la Guía de Referencias GS1 Healthcare (Edición 2010/2011)! Luego
del éxito que representó la primera edición en 2009, estamos orgullosos de presentar otro compendio
de información sobre la adopción e implementación de estándares mundiales GS1 en la cadena de
abastecimiento del sector salud. Expertos de distintos países y distintos entornos comparten sus apreciaciones sobre los importantes desarrollos regulatorios e industriales, iniciativas de adopción, lecciones
que surgen a partir de los proyectos de implementación, y más. Esperamos que con esta publicación
obtenga información valiosa y extendemos nuestro agradecimiento a todos los colaboradores que han
hecho esto posible.
Agradecimientos
GS1 Healthcare quiere agradecer a las siguientes personas por haber contribuido con esta edición de la Guía de Referencia GS1 Healthcare:
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Patricia Blanco, ETCO – Instituto Brasileño de Competición Etica
Prof. Pascal Bonnabry, Hospitales Universitarios de Ginebra
Jay Crowley, Administración de Alimentos y Drogas de los Estados Unidos
Joe Dudas, Clínica Mayo
Luiz Emilio Ferreira, ETCO – Instituto Brasileño de Competición Ética
Luis Gonzalo Giraldo Marin, Caja de Compensación Familiar Cafam
Christian Hay, GS1 Suiza y GS1 Oficina Global
Neil Lawrence, NHS
André Franco Montoro Filho, ETCO – Instituto Brasileño de Competición Etica
Doris Nessim, Hospital General North York
Dra. Carolina Cerón Reyes, Servicio de Salud Metropolitano Occidente
Benjamín Rodriguez Nespereira, Complejo Hospital Orense y Logística del Servicio de Salud de Galicia
Dr. Thomas Rothe, Hospital Universitario Carl Gustav Carus, Dresden
Dr. Kiyohito Tanaka, Hospital Kyoto Second Red Cross (K2RC)
Tom Truman, Health Purchasing Victoria
Erik Zwarter, Erasmus Medisch Centrum
Además, queremos agrdecer a las siguientes Organizaciones Miembro GS1 por facilitar este proceso:
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GS1 Australia (contacto: Tania Snioch – [email protected])
GS1 Brasil (contacto: Ana Paula Vendramini Maniero – [email protected])
GS1 Canadá (contacto: Alicia Duval – [email protected])
GS1 Chile (contacto: Marcos Squella – [email protected])
GS1 Francia (contacto : Valérie Marchand – [email protected])
GS1 Alemania (contacto: Bettina Bartz – [email protected])
GS1 Hong Kong (contacto : Eric Chow – [email protected])
GS1 Japón (contactos : Michio Hamano – [email protected] y Yasuo Kurosawa – [email protected])
GS1 Países Bajos (contacto: Hans Lunenborg – [email protected])
GS1 España (contacto: Mónica Soler – [email protected])
GS1 Suiza (contacto: Christian Hay – [email protected])
GS1 RU (contacto: Roger Lamb – [email protected])
GS1 US (contactos: Dennis Harrison – [email protected] y Annette Pomponio – [email protected])
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
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Cinco años de avances de los estándares mundiales GS1 en la cadena de abastecimiento del
sector salud
GS1 Healthcare agradece además a las cientos de personas alrededor del mundo que han contribuido a las actividades del grupo voluntario mundial y local de usuarios de Healthcare, especialmente en el desarrollo e implementación de estándares mundiales. Gracias al
compromiso, las mejoras en la seguridad del paciente y en la eficiencia de la cadena de abastecimiento continúan avanzando en todo el
mundo, con el creciente reconocimiento y la adopción de los estándares mundiales GS1 en el sector salud.
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Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Estándares GS1 en el Sector Salud:
Marcando una diferencia en la cadena
de abastecimiento del sector salud
RESUMEN
GS1 Healthcare visualiza un futuro en el cual el sector salud utilizará
estándares mundiales GS1 para todos los artículos, localizaciones,
personas y procesos, para mejorar la seguridad del paciente y la
eficiencia de la cadena de abastecimiento, comenzando por el
fabricante y finalizando con los procedimientos o tratamientos de
un paciente específico.
Nota por Ulrike Kreysa y Jan Denecker
Debido a una gran variedad de inquietudes con respecto a la
seguridad del paciente y los costos crecientes del sector salud, los
gobiernos alrededor del mundo están tomando medidas y están
llevando a cabo importantes cambios en las políticas. Muchos
tendrán un impacto directo sobre la cadena de abastecimiento del
sector salud. Varias autoridades de todo el mundo han desarrollado
o están desarrollando regulaciones que requieren identificación
automática, serialización y sistemas de trazabilidad en el sector
salud para mejorar la seguridad del paciente, entre ellas se incluyen
la Comisión Europea, la Administración de Drogas y Alimentos de
los Estados Unidos (FDA), la Agencia Nacional de Vigilancia en Brasil
(ANVISA), el Ministerio de Salud de Turquía y el Ministerio de Salud y
Bienestar Familiar de India (MoHFW).
en el exitoso desarrollo e implementación de estándares mundiales
GS1 convocando a expertos del sector salud para mejorar la seguridad del paciente y la eficiencia de la cadena de abastecimiento.
Las horas de investigación, las discusiones fuera de línea, las reuniones para aunar ideas y más de 10.000 horas de contacto (llamadas
en conferencia y reuniones físicas) han dado por resultado hechos
importantísimos resultando en la publicación de un conjunto de
estándares mundiales ratificados para el sector salud que incluyen:
Reglas de Asignación de GTIN para el Sector Salud, Estándares de
Aplicación AIDC para el Sector Salud y el Estándar Mundial de Trazabilidad para el Sector Salud.
GS1 en el Sector Salud – alcance local
Los Estándares GS1 brindan un marco global que considera todos
estos tipos de requerimientos específicos para los productos médicos (productos farmacéuticos y dispositivos médicos).
En vista de que muchos requerimientos son los mismos, los
proveedores del cuidado de la salud, las organizaciones y asociaciones, han anunciado que también tomarán medidas en cuanto a
la adopción e implementación de estándares mundiales GS1 en la
cadena de abastecimiento del sector salud, incluyendo: Australia,
Brasil, Canadá, Chile, Colombia, Francia, Alemania, Hong Kong, India,
Japón, Países Bajos, España, Suiza, Turquía, RU y EEUU.
Ahora, el enfoque principal de GS1 Healthcare es la adopción e implementación de estándares. El trabajo de desarrollo de estándares
continuará, pero hemos llegado a un punto en que los grupos de
usuarios locales de Healthcare y las Organizaciones Miembro GS1
están llevando a cabo las adopciones en sus comunidades locales
y apoyan la implementación de estos estándares en todo el sector
salud. Los grupos de usuarios de Healthcare globales y locales brindan una plataforma neutra para que los involucrados en la cadena
de abastecimiento del sector salud intercambien experiencias y
mejores prácticas, para fomentar el futuro desarrollo y la adopción
de estándares.
GS1 en el sector salud – alcance mundial
Hace más de 5 años que GS1 trabaja con la comunidad mundial del
sector salud, mediante su grupo mundial voluntario de usuarios:
GS1 Healthcare. Este grupo lidera el sector del cuidado de la salud
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Para más información sobre GS1 Healthcare,
are, visite
www.gs1.org/healthcare.
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La FDA de Estados Unidos establecerá
un sistema único de identificación para
dispositivos médicos
RESUMEN
El 27 de septiembre de 2007, el presidente firmó la Ley de Reformas de la Administración de Drogas y Alimentos (FDA) de 2007. Esta ley incluye el lenguaje relacionado al establecimiento de un
Sistema Unico de Identificación de Dispositivos (UDI) (sección 226). Cuando sea implementado,
este nuevo sistema requerirá:
• Que la etiqueta de un dispositivo lleve un identificador único, salvo que la FDA especifique
una localización alternativa o que se haga una excepción para un dispositivo o grupo particular de dispositivos.
• Que el identificador único pueda identificar el dispositivo mediante distribución y uso.
• Que el identificador único incluya el número de serie o lote si está especificado por la FDA.
Si es utilizado por todos los involucrados en el sector salud, el UDI puede mejorar la visibilidad
de movimientos, recuperos, la vigilancia posterior a la comercialización, informes de eventos
adversos, y la anti falsificación de dispositivos, entre otros beneficios. Un UDI implementado
adecuadamente también facilitará la integración de datos de dispositivos médicos a través de
distintos sistemas IT, incluyendo aquellos que respaldan funciones de la cadena de abastecimiento, clínicas y de resarcimiento.
Introducción
Durante los últimos años, la industria de la salud en Estados Unidos
se ha unido para establecer un sistema único de identificación de
dispositivos (UDI) que brindará una plataforma para comunicar información precisa y confiable sobre dispositivos médicos a todos los
involucrados que necesiten información sobre ellos. Un sistema UDI
permitirá muchos beneficios, incluyendo recuperos más rápidos y
fáciles, mejor trazabilidad, una detección y reducción más efectiva
de falsificaciones, mayor precisión en las transacciones electrónicas
y el uso compartido de información, costos reducidos y, lo más importante en la industria de la salud, más seguridad para el paciente.
La Administración de Drogas y Alimentos (FDA) de Estados Unidos
no sólo quiere desarrollar un sistema UDI en Estados Unidos sino
también por razones de seguridad para el paciente quiere ver la
adopción mundial de tal sistema en la industria de la salud.
Desafíos en la identificación de
dispositivos médicos
La industria de Estados Unidos de dispositivos médicos es muy
grande, y los dispositivos varían enormemente de tamaño, complejidad, empaquetados y usos. Los dispositivos médicos abarcan
una amplia variedad de productos desde sistemas complejos
de imágenes, implantes, equipamiento e insumos hospitalarios,
productos clínicos de laboratorio, cuidado dental, cuidado en el
hogar y dispositivos de venta libre. Algunos artículos se empaquetan en forma individual, otros en cajas, y algunos ni siquiera están
4
Por Jay Crowley
“empaquetados”. Pueden ser implantados a pacientes, se pueden
utilizar una vez y luego ser desechados, pueden ser utilizados y reprocesados, o utilizados muchos años hasta que se lanzan modelos de la
siguiente generación.
Compartir información sobre un dispositivo puede ser esencialmente complejo. Desde el momento en que un dispositivo se fabrica
hasta el momento en que se utiliza para el cuidado del paciente, la
información va y viene numerosas veces por la cadena de abastecimiento con todos los distribuidores, organizaciones de compras,
hospitales y usuarios en el medio. La falta de estandarización de
datos agrega más complejidades a estas interacciones, ya que la información compartida es muchas veces imprecisa, repetida, confusa
o está fuera de fecha.
Hoy, los hospitales y proveedores utilizan miles de números distintos
para rastrear dispositivos. Los sistemas de información del sector salud de los Estados Unidos se encuentran llenos de nombres de compañías y artículos que son creados manualmente y poco precisos, y
sistemas de numeración creados por cada uno de ellos que difieren
de usuario a usuario y de proveedor a proveedor, creando un entorno
para el intercambio de datos lleno de errores e inconsistencias que
no sólo generan ineficiencias en la cadena de abastecimiento sino
también impactan sobre la seguridad del paciente.
La falta de identificadores consistentes de dispositivos en el sector
salud es un problema de hace mucho tiempo, pero puede ser resuelto si toda la industria adopta estándares mundiales de identificación
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
La FDA de Estados Unidos establecerá un sistema único
de identificación para dispositivos médicos
informe de hechos adversos sería más integrado, incluiría información más completa, para que la FDA pueda fortalecer su capacidad
de monitorear la seguridad y efectividad del uso y hechos adversos
de dispositivos y pueda tomar medidas cuando fuera necesario.
e implementa sistemas para brindar datos precisos a través del
sistema de salud. Luego de muchos años de investigación y de
aportes de la industria, los hospitales, distribuidores, fabricantes y
otros involucrados claves se unifican para colaborar en el uso de
estándares de datos para mejorar la seguridad del paciente.
La solución: Visibilidad Crítica mediante UDI
La intención de la Iniciativa Sentinel es fortalecer la capacidad de
la FDA de interrogar sistemas de datos para información relevante de dispositivos luego de que el dispositivo se encuentre en el
mercado. En el entorno de hoy, sin un sistema UDI, existen muchos
desafíos para lograrlo. El UDI mejorará ampliamente nuestro
entendimiento del uso, vigilancia posterior a la comercialización e
informe de hechos adversos de dispositivos médicos. El UDI facilitará la capacidad de identificar y localizar dispositivos médicos, ya sea
físicamente en ruta hacia un hospital o registrados en un EHR de un
paciente, o en sistemas de información de un hospital.
Los datos imprecisos e inconsistentes sobre dispositivos médicos
plagan hoy en día el sistema de salud, conllevando a potenciales
consecuencias muy serias. Por ejemplo, en 2007, la FDA recibió más
de 100.000 informes sobre hechos adversos asociados a dispositivos
médicos/quirúrgicos: 15% de los informes carecía de números de
catálogos o modelos, 50% de los informes carecía de números de
lotes u otros identificadores de producción, y más del 10% carecía
de información necesaria en ambas categorías. Debido a que no
existe una forma consistente y sistemática de juntar información
sobre estos dispositivos, la FDA recibe información que varía
enormemente de un informante al siguiente. Con un sistema UDI, el
También en 2007, los fabricantes emitieron más de 1.000 recuperos.
Un solo recupero puede representar miles de artículos individuales,
desde dispositivos descartables hasta tiras para pruebas y dispositivos implantables. En una situación de recupero, la información
limitada retrasa la identificación y remoción de artículos recuperados de las góndolas. El problema es aún mayor si el dispositivo
es implantable, ya que rastrearlo hasta el paciente puede ser muy
dificultoso. Como se observa en la Figura 1 Futuro Ciclo de Información un sistema UDI permitirá mejoras en la capacidad de identificar
dispositivos médicos.
Una vez que un dispositivo se encuentre en el mercado, la FDA
utilizará herramientas de vigilancia posteriores a la comercialización
para monitorear la seguridad del paciente y la calidad relacionada
al uso del dispositivo médico. El UDI también ayudará a mejorar
la capacidad para encontrar dispositivos médicos, donde sea que
se encuentre ese artículo, una muy importante capacidad por
ejemplo, cuando se consideran recuperos. Una información precisa
y consistente sobre dispositivos médicos que se comunica en un
lenguaje comprensible por todos los involucrados tiene un rol muy
importante para mejorar la seguridad del paciente. Además, es muy
importante que el sistema UDI abarque necesidades más allá de los
Estados Unidos, sirviendo como base para compartir información
precisa mundialmente.
Figura1: Futuro Ciclo de Vida de Información
Re/Ordenar
Resarcimiento
¿Fecha de Vencimiento?
Hospital
Distribuidor
Fabricante
Uso Clínico
UDI
Dispositivo X
Lote/Serie Y
Fecha de
Vencimiento Z
Recupero
Efectividad
EHR
¿Recupero?
Informe de Hechos
Adversos
¿Seguro?
Vigilancia
Sistema Cerrado
Registros
Falsificación
Base de datos
de población
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
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La FDA de Estados Unidos establecerá un sistema único
de identificación para dispositivos médicos
Ventajas del UDI
UDI Puede Mejorar …la Visibilidad
• Recuperos de dispositivos médicos
• Informes de hechos adversos y vigilancia posterior a la
comercialización
• Seguimiento y rastreo, seguridad de la cadena de abastecimiento; y anti-falsificación/diversión
• Efectividad comparativa (por ejemplo registros)
• Preparación para desastres/terror y
reducciones/sustituciones
• Reducción de errores médicos
• Documentación de uso de dispositivo médico en los
EHR/PHR del paciente, sistemas de información hospitalarios, datos sobre reclamos
• Iniciativa Sentinel – fortalece la capacidad de la FDA de
cuestionar sistemas de datos en busca de información
relevante sobre dispositivos
El largo camino hacia UDI
En 1999, el Instituto de Medicina publicó un estudio que revelaba
que unas 98.000 personas mueren por año como resultado de errores médicos1. La automatización de muchos de los procesos claves
que forman parte del cuidado del paciente podría ayudar a prevenir
muchos errores que ocurren en los hospitales. La FDA emitió su
Reglamento para Códigos de Barras para Productos Farmacéuticos
en 2004, que se aplica para algunos medicamentos para personas
y productos biológicos y requiere que un código de barras lineal
que contenga el número del Código Nacional de Drogas (NDC) sea
colocado en la etiqueta de estos productos. El Reglamento para
Códigos de Barras ayuda a facilitar que los sistemas aseguren los
“cinco correctos” de la entrega de medicamentos permitiendo que
los profesionales de la salud verifiquen si están entregando la droga
correcta, con la dosis correcta, en la ruta de administración correcta,
al paciente correcto, en el momento correcto.
Al ver que el mismo potencial de error existe cuando se utilizan dispositivos médicos, en 2005 la FDA empezó a buscar posibilidades
de estándares de códigos de barras para dispositivos médicos. La
FDA emitió un llamado a comentarios, ofreció talleres y reuniones
públicas. La Ley de Reformas de la FDA de 2007 incluyó requerimientos para establecer un sistema UDI (sección 226). Este nuevo
sistema requiere:
• Que la etiqueta de un dispositivo lleve un identificador
único, salvo que la FDA especifique una localización alternativa o que se haga una excepción para un dispositivo o grupo
de dispositivos en particular.
• Que el identificador único pueda identificar el dispositivo
mediante distribución y uso.
• Que el identificador único incluya el número de serie o lote si
está especificado por la FDA.
1
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Errar es Humano: Construyendo un Sistema de Salud más Seguro. Instituto de
Medicina (1999). The National Academies Press.
La FDA quiere adoptar estándares mundiales en forma inequívoca,
teniendo en cuenta que los beneficios prometidos de un sistema UDI
sólo se pueden alcanzar si es utilizado por todos los involucrados.
En 2008, el Grupo de Trabajo de Armonización Mundial (GHTF), una
asociación internacional entre autoridades regulatorias e industrias,
creó un grupo de trabajo con el fin especial de un identificador único
de dispositivos para facilitar el acercamiento mundial hacia un UDI.
Creación de un sistema UDI “implementable”
Sólo unas pocas personas tocarán físicamente un dispositivo médico, pero muchos necesitarán tener información sobre el artículo,
incluyendo pacientes, médicos clínicos e investigadores.
La FDA quiere crear un Sistema UDI que sea:
• Consistente
• Inequívoco (diferencia entre todas las dimensiones)
• Estandarizado
• Unico en todos los niveles de empaquetado
• Internacionalmente armonizado
La FDA visualiza el establecimiento de un sistema UDI en
cuatro pasos:
• Crear un UDI estandarizado, debe utilizar estándares mundialmente aceptados para la identificación de dispositivos.
• Requerir que el UDI sea colocado en forma humanamente
legible y/o formato AutoID, directamente en el dispositivo, su
etiqueta, o en ambos. Es importante permanecer neutral en
cuanto a la tecnología en esta área y no se definirá ninguna regla en cuanto a qué transportador de datos (código de barras
lineal, código de barras data matrix 2D) utilizar.
• Crear y mantener una base de datos UDI que facilite el almacenado, intercambio e integración de datos y sistemas.
• Conducir la adopción e implementación. Toda la industria
debe trabajar en conjunto para que funcione el UDI.
El Sistema UDI: Haciendo que la información útil
esté disponible
Estableciendo un Sistema UDI
Combinación de 4 pasos distintos:
1 Desarrollar un sistema estandarizado para desarrollar los
identificadores únicos (UDI)
2 Colocar el UDI en forma humanamente legible y/o Auto
ID sobre el dispositivo, en su etiqueta o en ambos
3 Crear y mantener la base de datos UDI
4 Adopción e implementación
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
La FDA de Estados Unidos establecerá un sistema único
de identificación para dispositivos médicos
Para implementar un sistema UDI, tenemos que tener disponible la
información sobre dispositivos médicos para la gente que lo necesita. El código UDI incluirá información “estática” (identificador de dispositivo) y puede también incluir información “dinámica” (identificadores de producción). La parte estática del código UDI identifica el
dispositivo específico. Un cambio significante en cualquiera de las
características del dispositivo requeriría un nuevo código UDI sobre
el dispositivo. La parte dinámica del código UDI identifica la información de producción sobre un dispositivo particular (por ejemplo
el número de lote, número de serie o fecha de vencimiento).
El código UDI es desarrollado y mantenido por el fabricante. Debe
estar en forma humanamente legible y codificado en tecnología
de identificación automática (como por ejemplo un código de
barras). Algunos dispositivos pueden tener marcación directa de
partes (DPM), como en el caso de los implantes o aquellos que
requieren reprocesamiento, limpieza o esterilización entre los usos
de pacientes.
Una Base de Datos UDI (UDID) contendrá ciertos atributos de identificación para cada dispositivo. No incluirá información dinámica,
precios o información propietaria del fabricante. Hace poco tiempo,
el GHTF lanzó un llamado a comentarios para una guía sobre el
desarrollo de un sistema UDI mundial incluyendo atributos que
pueden ser incluidos en una base de datos UDI2 (Ver Figura 2).
2
GHTF Discussion Paper (en vista de la preparación de una guía borrador sobre) un
UDI para Dispositivos Médicos: Sistema Unico de Identificación de Dispositivos
(UDI) , GHTF, 2009
Figura 2: Las recomendaciones del GHTF para los
“principales atributos de identificación” son 3:
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Código único de Identificación de Dispositivos
– Esta es la parte estática (identificador de dispositivo) del
código UDI.
Nombre del Fabricante
Información de Contacto del Fabricante
– Dirección, incluyendo País e información de Punto de Contacto.
Nomenclatura
– Código Mundial de Nomenclatura (por ejemplo GMDN).
Nombre de Dispositivo (nombre genérico)
Nombre Comercial (marca)
Número de modelo del Dispositivo (o número de referencia)
Controlado por número de serie y/o lote y/o fecha de fabricación y/o vencimiento - check box [ ]
Nivel de Cantidad y Empaquetado
– Por ej. Caja de diez artículos, kit de 100 pruebas
Tamaño incluyendo unidades de medición (volumen / …)
– Tamaño de dispositivo cuando fuera clínicamente necesario
(por ej. catéter 8F).
Condiciones de almacenado (como figura en la etiqueta del
producto y/o el IFU) (por ej. necesita refrigeración)
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Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Etiquetado como uso único – casilla de verificación [ ]
Esterilidad
– Empaquetado esterilizado – Sí/No
– Sí es Sí: Sustentabilidad del empaquetado esterilizado ()
Necesita esterilizarse antes de utilizarse – Sí/No
Cantidad restringida de usos (número)
– Sólo si la etiqueta del dispositivo indica una cantidad limitada de usos.
Etiquetado y/o IFU (Instrucciones de Uso) como conteniendo
alergenos/materiales de preocupación – Sí/No
– Sí es SI
–Indicar el nombre del alergeno/ material de preocupación
(por ej. Látex) (lista limitada será definida y administrada por el
GHTF)
Representantes regionales autorizados en la etiqueta (lista de
países)
– Información sobre los representantes regionales como dirección o número de teléfono, cuando fuera aplicable.
URL para información adicional – dirección de Internet
Instrucciones especiales de uso – Si fuera necesario informar al
usuario sobre alguna indicación especial del dispositivo, como:
“Contraindicaciones”, “Intención de Uso o Parte de Uso,” etc.
Borrador de Atributos desde el 31 de Marzo de 2010
7
La FDA de Estados Unidos establecerá un sistema único
de identificación para dispositivos médicos
en entornos específicos. Estos resultan muy importantes cuando se
investigan formas de reducir errores médicos. La exposición al látex
alergénico es una preocupación en el entorno de cuidados de la
salud. La base de datos UDI ayudará a identificar qué dispositivos
contienen látex y, por lo tanto ayudará a evitar la exposición futura
al látex. Un UDI ayudará a la comunidad de la salud a comprender y
determinar el rol que los dispositivos médicos tienen en los errores
médicos entre las poblaciones de pacientes.
Luego de muchos años de movilización industrial alrededor del establecimiento de un UDI en los Estados Unidos, llegó el momento para
un sistema UDI. Un aumento de intereses sobre los beneficios de la
tecnología de la información en el sector salud (el gobierno de EEUU
invierte más de $ 19 mil millones para mejorar la infraestructura IT
en el sistema del cuidado de la salud en Estados Unidos) y aún más
atención sobre la reducción de errores médicos suman a la urgencia.
La visión de la FDA es un sistema UDI que sea integrado y armonizado, que contenga esfuerzos mundiales para asegurar que los
beneficios de seguridad del paciente se visualizan mundialmente.
La FDA acaba de terminar una prueba piloto de una UDID prototipo. El objetivo del piloto era evaluar la viabilidad de recolectar,
almacenar y recuperar datos UDI desde la creación del dispositivo (fabricante) hasta el punto de uso (hospital). Los hospitales
consideraron los conceptos de la UDID como favorables, ya que
la UDID prototipo brindaba a los hospitales datos que necesitan
regularmente. Algunos fabricantes experimentaron dificultades
durante el piloto y se encuentran trabajando sobre los desafíos que
experimentaron con definiciones de datos, la capacidad de obtener
datos a partir de varias fuentes y trabajar con formatos de datos
para cargar los UDI.
Mirando hacia el futuro: ¡El momento es el
correcto – ahora!
Mirando hacia adelante, un sistema UDI completamente actualizado brindará la base para mejorar la seguridad del paciente, ya
que permitirá recuperos de dispositivos más efectivos y eficientes,
mejorará la vigilancia posterior a la comercialización, mejorará
los informes de hechos adversos y mejorará la identificación de
dispositivos en los registros. Un UDI nos dará la capacidad para
documentar el uso específico de dispositivos en pacientes y rastrear
dispositivos en los registros electrónicos de salud de los pacientes.
La FDA podrá llevar a cabo mejores resultados basándose en las
poblaciones a partir del uso de dispositivos. Sin embargo, los beneficios de seguridad de un sistema UDI sólo se pueden ver si el UDI
es capturado, almacenado, integrado e intercambiado por TODOS
los involucrados.
Además, el UDI facilitará un mejor intercambio de información, ya
que los datos estarán integrados en distintos sistemas. Junto a esta
integración, se unen la visión interna y la visibilidad para evaluar la
efectividad de dispositivos en ciertas poblaciones de pacientes o
8
El Grupo de Trabajo de Armonización
Global (GHTF)
El Grupo de Trabajo de Armonización Global fue creado en
1992 con el objetivo de lograr más uniformidad entre los
sistemas regulatorios nacionales de dispositivos médicos.
Esto se realiza con dos objetivos: fomentar la seguridad
del paciente y aumentar el acceso a tecnologías médicas
seguras, efectivas y clínicamente beneficiarias alrededor
del mundo.
Una sociedad de negocios compuesta por autoridades regulatorias y la industria regulatoria, el GHFT, cuenta con cinco
Miembros Fundadores: Unión Europea, Estados Unidos,
Canadá, Australia y Japón. La presidencia se rota entre los
Miembros Fundadores y en la actualidad reside en Canadá.
Para más información, ir a www.ghtf.org
SOBRE EL AU TOR
Jay Crowley, Consultor Senior para la Seguridad del
Paciente, Administración de Alimentos y Drogas de los
Estados Unidos
Jay Crowley es Consultor Senior para la Seguridad del Paciente en el Centro de Dispositivos y Salud Radiológica de
la FDA. Jay está interesado en desarrollar nuevos métodos y
técnicas para identificar, analizar y comprender los problemas que surgen del uso de dispositivos médicos dentro del
entorno del cuidado de la salud. Hace 20 años que trabaja
para la FDA ocupando varios puestos. Jay cuenta con diplomas en Análisis de Riesgos e Ingeniería.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Proyecto piloto de sistema de
trazabilidad de productos farmacéuticos
en Brasil
RESUMEN
Para poder romper el círculo vicioso en el mercado farmacéutico
donde las ilegalidades implican serios riesgos para la salud pública,
ETCO (Instituto Brasileiro de Etico Concorrencial, Instituto Brasileño de Competición Etica) y las compañías ligadas a la Cámara
Farmacéutica han formado una sociedad con el gobierno. Y con un
esfuerzo conjunto, han testeado un mecanismo simple y eficiente,
que puede rastrear electrónicamente el curso de todos los medicamentos que se venden en Brasil. Este artículo describe la nueva legislación que establece la obligación de tal sistema de trazabilidad,
y las lecciones obtenidas a partir de la prueba piloto organizada por
ETCO en colaboración con ANVISA (Agencia Nacional de Vigilancia
Nacional).
El mercado farmacéutico en Brasil
Un estudio sobre el mercado farmacéutico en Brasil que fue
conducido en 2005 por la consultora McKinsey y la firma de
abogados Pinheiro Neto, a pedido de ETCO, demostró que el
alto grado de informalidad que existe daña severamente a la
industria y a la sociedad.
La conclusión del estudio fue que la informalidad debe combatirse
con un conjunto de acciones específicas, que incluyen la implementación de un sistema de trazabilidad y autenticación, para permitir un seguimiento de cada paso de los productos farmacéuticos
desde la planta hasta el consumidor final.
Según la información provista por IMS Salud (Diciembre 2008),
el mercado farmacéutico brasileño rinde cuenta de más de mil
millones de unidades de productos recetados y 600 millones
de medicamentos de venta libre. Según las estimaciones de las
compañías, 500 millones de medicamentos se venden directamente a hospitales. Toda la cadena de productos farmacéuticos
comprende aproximadamente 450 millones de compañías, más
de 2.000 mayoristas y enormes cadenas de 56.000 farmacias y
almacenes minoristas.
Lucha contra la falsificación en Brasil:
desarrollos legislativos
Los riesgos en la Salud Pública y las pérdidas que resultan por la falta de cumplimiento con las normas y procedimientos por parte de
los medicamentos fabricados, presentan dimensiones incalculables.
Las autoridades brasileñas y las compañías buscan hace mucho
tiempo mecanismos para restringir la ilegalidad.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Por André Franco Montoro Filho, Patrícia Blanco, y Luiz
Emílio Ferreira, ETCO
El 2 de Julio de 1998, el Congreso Nacional calificó a la falsificación
de productos farmacéuticos y de materia prima como crímenes
tremendos contra la salud pública, tal como se define en la Ley
Nº 9,677/98. El mismo año, el Secretario de Vigilancia Sanitaria del
Misterio de Salud promulgó la Regla Administrativa Nº 802/98, que
estableció el Sistema de Control e Inspección para toda la cadena
de productos farmacéuticos. La popular “raspadita” (una etiqueta
que se quita raspando con una tinta reactiva que verifica la autenticidad de los medicamentos), la inviolabilidad de los empaquetados
y la identificación del número de lote en transacciones comerciales
son algunas de las innovaciones establecidas por esta norma.
En 2002, la Ley Administrativa RDC Nº 320 estableció que los mayoristas de productos farmacéuticos deberían empezar a ejecutar
las transacciones comerciales y operaciones de circulación con
facturas de ventas que presentasen obligatoriamente el número
de lote del producto.
A pesar de las medidas, el nivel de informalidad en la industria
farmacéutica brasileña sigue siendo alarmante. Durante todo el año
2008, ANVISA confiscó aproximadamente 45 toneladas de productos falsificados, de contrabando o sin registrar. Según ANVISA,
en el primer semestre de 2009, fueron confiscadas 319 toneladas
de medicamentos falsos. Otro asunto importante es el robo de
cargamentos en las ciudades y rutas brasileñas. En 2007, aproximadamente 11.700 cargamentos fueron robados alrededor de todo
el país, según información provista por NTC & Logística (Asociación
Nacional de transportación y Logística de Cargamentos). La cantidad estimada para 2008 es aún mayor: 12.400.
El 4 de Marzo de 2008, ANVISA publicó la Consulta Pública Nº 8,
cuyo objetivo era recibir críticas y sugerencias asociadas a los requerimientos mínimos para la definición de mecanismos para rastrear la
cadena de productos farmacéuticos y para garantizar su autenticidad. El propósito era identificar soluciones que pudieran permitir
la implementación de sistemas de rastreo de medicamentos y la
autenticación de toda la cadena de productos farmacéuticos.
9
Proyecto piloto de sistema de
trazabilidad de productos farmacéuticos en Brasil
El 14 de enero de 2009, se emitió la Ley Nº 11.903, que creó el
Sistema Nacional de Control de Medicamentos. El proyecto de ley
fue inicialmente propuesto por la diputada Vanessa Grazziotin y fue
tratado en el senado durante dos años.
La Ley establece el rastreo de todo tipo de medicamentos existentes en el país, desde el fabricante hasta su venta al consumidor final.
El control se llevará a cabo con tecnologías para la captura electrónica, almacenamiento y transmisión de datos. Cada producto
mostrará un exclusivo código de identificación.
La ley establece que el sistema tendrá que estar implementado en
su totalidad dentro de un período de tres años. Al final de ese período, el control de medicamentos en Brasil debería alcanzar niveles
de excelencia, asegurando, además de la trazabilidad, un monitoreo
efectivo sobre el uso y recetado de medicamentos.
Trazabilidad farmacéutica en Brasil:
el proyecto piloto
Con el propósito de colaborar con ANVISA en la implementación de
un sistema de rastreo y autenticación, la Cámara Farmacéutica de
ETCO propuso a la agencia regulatoria desarrollar un proyecto piloto. Se discutió sobre la consolidación de los esfuerzos, y el acuerdo
final se firmó el 18 de diciembre de 2008.
Desde Enero hasta Julio de 2009, ETCO condujo una prueba piloto
del Proyecto Piloto del Sistema de Trazabilidad respaldada por
técnicos de ANVISA. Según el Protocolo de Cooperación Técnica,
el trabajo del Instituto apuntaba a ayudar a la agencia regulatoria a
definir la mejor solución tecnológica para luchar en forma efectiva
contra la informalidad de la industria farmacéutica.
Diseño del sistema
Vigilancia
El Sistema de Trazabilidad
asegurará que los agentes
de inspección tengan acceso a datos de trazabilidad
de todos los medicamentos, desde la fabricación
hasta el punto de venta o
punto de distribución.
Industria
El fabricante será responsable de imprimir el
Identificador Unico de
Droga (UDI) tanto en el
empaquetado secundario
de sus medicamentos como
en las unidades logísticas
(cajas o pallets) – etiquetas
de inferencias.1 El código
contendrá la siguiente
información, inicialmente
enviada a una base de datos
privada y luego a una base
de datos central:
• Identificación de producto
(GTIN);
• Número de Lote
Depósito
En el caso de que el
fabricante posea su propio
depósito, el movimiento
del producto ocurrirá antes
de la facturación, cuyo
registro debe figurar en la
base de datos.
Una situación similar ocurre
cuando una compañía
depende de un operador de
logística tercerizado. En este
caso, la siguiente información adicional debe enviarse
a la base de datos central
Mayoristas
Desde que recibe los bienes,
el mayorista se hace responsable de transmitir a la base
de datos central información
asociada a las transacciones
comerciales:
• Fecha de arribo de los
medicamentos;
• Nombre de la farmacia o
droguería minorista
Farmacia minorista
Los minoristas tendrán
que enviar la siguiente
información a la base de
datos central:
• Datos asociados a la compra de los bienes;
• Datos de ventas hasta
el final
1 La definición de “inferencia” tal como se aplica aquí se refiere a la capacidad de “inferir”, basándose en el trazado y la validación de un identificador único
adjunto a un empaquetado (por ej. pallet, caja, bolsa) que tiene una relación jerárquica con dicho identificador.
10
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Proyecto piloto de sistema de
trazabilidad de productos farmacéuticos en Brasil
Participantes del piloto y flujo operacional
ACHE BAYER EUROFARMA MANTECORP NYCOMED PFIZER SANOFI
Cada compañía produjo un lote
PROFARMA PANARELLO SANTA CRUZ
Fabricantes
Escaneo de cajas para envíos
DROGASIL DROGA RAIA PAGUE MENOS DROGARIA ARAUJO
Mayoristas y
cadenas minoristas
Escaneo de empaquetados individuales
11 farmacias y droguerías, en las ciudades
de Belo Horizonte,
Fortaleza, Rio de Janeiro
y São Paulo.
Farmacia 1 Farmacia 2
Retorno al Mayorista
Planificación del Piloto
co para permitir la flexibilidad técnica requerida para cumplir con
las especificaciones de los procesos de cada compañía.
La prueba piloto fue establecida en distintas etapas para poder evaluar una representación significativa de la realidad de la industria. En
la primera etapa del proyecto, el grupo de ETCO detectó y mapeó
las necesidades y expectativas de sus socios: compañías, mayoristas
y minoristas. En la segunda etapa, se ejecutó la sección práctica
de la prueba piloto, que fue puesta en operación el 2 de Junio. En
aproximadamente 40 días, se evaluaron los procesos de impresión
y escaneado de los códigos de identificación en los empaquetados
secundarios, y se evaluó equitativamente la recolección y transmisión de toda la información generada por las compañías participantes de la iniciativa.
•
•
•
•
Participantes del piloto y flujo operativo
Para la prueba se adoptó un volumen adecuado de medicamentos, (aproximadamente 75 mil) para poder respaldar las mejoras y
cambios de ruta en los procesos.
COMPAÑÍA
PRODUCTO
Aché
(Biosintética)
BROMOPRIDE 1 mg/ml bottle w/ 120
ml
3,333
Bayer
ADALAT RETARD 10 mg w/ 30 tablets
29,800
Eurofarma
ASTRO 500 mg display w/ 60 tablets
1,650
Mantecorp
CELESTAMINE syrup 120 ml
9,600
Nycomed
RIOPAN suspension 240 ml
14,350
Pfizer
PONSTAN 500 mg w/ 24 tablets
14,000
Sanofi-Aventis
DORFLEX box w/ 30 tablets
TOTAL
Adopción de un sistema de identificación, para que toda la información esencial requerida pudiera capturarse de cada empaquetado
de medicamento.
CANTIDAD
•
•
El código bidimensional, el GS1 DataMatrix (ECC 200) internacionalmente aceptado, fue adoptado e impreso sobre empaquetados secundarios. El código de barras incluía la siguiente
información sobre el producto: GTIN, número de lote, fecha de
vencimiento, y número de serie.
Uso del código de barras GS1-128 con clave SSCC sobre la
unidad logística (caja) para asegurar la conexión con el
contenido (empaquetados secundarios).
3,000
75,733
GS1 Brasil fue responsable de definir los estándares internacionales
de codificación; la entidad actuó como certificador de la calidad de
los códigos impresos sobre los empaquetados.
Se adoptaron soluciones de tecnologías abiertas de dominio públi-
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Adopción de varias tecnologías para la marcación de artículos: impresoras de chorro de tinta continua, láser o chorro de
tinta térmica.
Disponibilidad y flexibilidad para que los agentes de la cadena
farmacéutica pudieran seleccionar el equipamiento para la captura electrónica de datos (escáneres DataMatrix) que fuera más
compatible con sus procesos industriales y comerciales.
Se testeó el equipamiento de baja, media y alta velocidad
y complejidad, generalmente utilizado por toda la cadena
farmacéutica.
Adaptación de los sistemas de tecnología de información de las
compañías de cadenas farmacéuticas; así se puso en operación
todo el proceso de rastreo en forma validada.
Los datos obtenidos durante la prueba, desde la fabricación hasta el
punto de venta, fueron almacenados en una base de datos central,
ubicada en un centro de datos, con el objetivo de reflejar qué debería pasar en el modelo real. Se informó al sistema cada cambio del
establecimiento de las etapas probadas: recepción, incorporación
al inventario y selección para despachar. El ciclo de vida del UDI
comienza con la generación de un número de serie y su almacenado en la base de datos.
11
Proyecto piloto de sistema de
trazabilidad de productos farmacéuticos en Brasil
Lecciones obtenidas
Conclusión
•
El propósito de la Cámara Farmacéutica de ETCO era probar un
sistema de trazabilidad lo más parecido posible a la realidad de la
cadena farmacéutica y demostrar su viabilidad. El proyecto piloto
cumplió por completo con su propósito de proveer una guía para
todos los agentes de la cadena farmacéutica para la implementación del Sistema Nacional de Control de Drogas. El sistema se
puede implementar con la adopción de soluciones tecnológicas
abiertas, de dominio público, con características y flexibilidad que
deben ser utilizados por las compañías independientemente de
su tamaño. La prueba piloto demostró las ventajas del modelo de
impresión directa con tecnologías abiertas.
•
•
•
•
•
•
•
Durante las pruebas, se detectó una dificultad técnica insoluble
en la implementación de la tecnología de codificación unitaria
en las líneas de empaquetado de los fabricantes.
La elección de la tecnología adecuada se basó en el tipo de
producto fabricado, el formato de las cajas, la velocidad de las
líneas de empaquetado, y el proceso de empaquetado, entre
otros aspectos.
Se utilizaron los materiales de empaquetado disponibles pero
algunos parámetros de calidad de impresión de los códigos
DataMatrix no cumplían por completo con las recomendaciones
GS1. Sin embargo las pruebas demostraron que los problemas
ocasionales en los procesos de aplicación y escaneado del código se pueden resolver.
Con respecto al equipamiento requerido y las soluciones de
software, existen varias compañías en el mercado que pueden
proveer las tecnologías que cumplen con las demandas específicas de cada conexión de la cadena farmacéutica.
También se deben considerar las inversiones en equipamiento,
cursos de capacitación e infraestructura. Todo profesional involucrado directamente en los procesos de producción, almacenamiento y despacho debe ser capacitado en el concepto de
trazabilidad. Deben comprender que cada caja será considerada
un paquete único por toda la cadena farmacéutica.
Se identificaron aspectos importantes que deben ser considerados por parte de los agentes de la cadena farmacéutica y
las autoridades regulatorias para asegurar más eficiencia en la
implementación del sistema.
La movilización y acumulación de fuerzas de todos los involucrados claves, además del apoyo y la disponibilidad de discusión
por parte del gobierno federal, es esencial para la definición del
mejor sistema posible que será ejecutado dentro del período
establecido por ley.
También se testeó el proceso de impresión del DataMatrix en un
operador de logística, donde se instalaron impresoras de chorro
de tinta y escáneres en la cinta transportadora, fuera de la línea
de empaquetado, donde más de 10 mil cajas fueron impresas y
escaneadas. La prueba demostró que en un entorno controlado,
es posible obtener un nivel de impresión en el mismo estándar
que se encuentra en las líneas de empaquetado de los fabricantes, teniendo en cuenta las “Prácticas de Buena Fabricación”.
El mayor cambio es la introducción de la “codificación unitaria” crucial para lograr el nivel de rastreo requerido para cumplir con la Ley.
Sobre ETCO
ETCO fue creado en 2003 como entidad de interés público de la
sociedad civil; la misión básica de ETCO es fomentar una competición basada en la ética, luchando contra los desequilibrios de
competición generados por la falsificación, evasión de impuestos,
contrabando y otras desviaciones de las conductas comerciales.
Tales prácticas resultan en ilegalidades para los transgresores, dañando a la compañía que cumple con las leyes. Así, las compañías
éticas se desalientan para invertir, innovar y crecer, dando lugar a
las ilegalidades.
SOBRE LOS AU TORES
André Franco Montoro Filho es Presidente del Instituto
Brasileño de Competencia Etica - ETCO, una organización
sin fines de lucro que congrega a no gubernamentales y
empresarios cuyo fin es establecer parámetros éticos para
la competencia. El Sr. Montoro tiene un Ph.D. en Economía
de la Universidad de Yale (EEUU), es profesor titular de la
Escuela de Economía y Administración de la Universidad de
São Paulo (Brasil). Fue Secretario de Economía y Planificación
de Estado de São Paulo y Presidente del Banco de Desarrollo
Social y Económico de Brasil (BNDES) desde 1985 hasta 1988.
Patrícia Blanco fue Directora Ejecutiva de ETCO – Instituto
Brasileño de Competencia Etica. Fue la responsable de la
administración de la prueba piloto de ETCO del sistema de
trazabilidad de productos farmacéuticos.
Luiz Emílio Ferreira es Coordinador de la Cámara Farmacéutica de ETCO – Instituto Brasileño de Competencia Etica,
que ha trabajado junto a compañías asociadas en el sistema
de trazabilidad. Antes de unirse a ETCO, Luiz Emilio trabajó
durante má
más de 16 años en GlaxoSmithkline.
12
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
“Codificación para el éxito” Programa de
Identidad y Captura Automática de Datos
dentro del Servicio Nacional de Salud
RESUMEN
En febrero de 2007, el Departamento de Salud publicó un documento sobre mejores prácticas llamado
“Codificación para el éxito” (Tecnología simple para un cuidado del paciente más seguro) que aconseja que
para tratar asuntos concernientes a la seguridad de pacientes, el Servicio Nacional de Salud (NHS) debe
adoptar estándares de codificación GS1 con el fin de erradicar los problemas de seguridad del paciente en
el NHS. Este trabajo ha sido adoptado y dirigido por NHS Conectándose para la Salud (CFH), la agencia del
Departamento de Salud responsable del “Programa Nacional para IT” del NHS. El programa de Identidad y
Captura Automática de Datos (AIDC) desde entonces adoptó estándares de GS1 RU así como más de 250
Fundaciones que operan en distintas facetas del sector salud.
Nota por Neil Lawrence,
Líder de Proyectos para
tecnologías AIDC, NHS
Introducción
El Departamento de Salud (DH) llevó a cabo una revisión sobre la
seguridad del paciente dentro del NHS en 2006 y algunos resultados causaron gran preocupación al parlamento, al NHS y al
secretario permanente del Departamento. El resultado principal
del informe fue que 1 de cada 10 admisiones de pacientes al NHS
resulta con algún tipo de error, costándole al NHS alrededor de
£2 mil millones por año en días de internación adicionales que son
evitables (C. Vincent, G Neale, M Woloshynowych (2001) “Eventos
adversos en Hospitales Británicos”) El mismo informe también demostró que la mitad de esos errores eran evitables. Estos resultados
llevaron a desarrollar dentro del DH la posición de que el paciente
tiene derecho a “5 correctos” de seguridad
Los “5 Correctos” del Paciente
• Asegurar que el paciente correcto
• Reciba el tratamiento correcto
• En la dosis correcta
• Mediante la ruta correcta
• En el momento correcto
Esto fue reforzado por el informe Darzi que revisaba la seguridad
del NHS, y decía que
cia de Compras y Suministros. El documento recomienda que tanto la industria
como el NHS deben adoptar el sistema de
estándares de GS1 y establecer un plan
de acción que brinde apoyo tanto al NHS
como al sector de la industria de la salud.
Poco tiempo después de la publicación del
documento, el NHS Conectándose para la
Salud firmó un acuerdo con GS1 RU, para
liderar un programa de trabajo para que el NHS conduzca la adopción y el uso de estándares de codificación para reducir el riesgo de
la seguridad del paciente.
Luego del anuncio de que NHS CFH firmaba un acuerdo con GS1
RU, Lord Hunt (el Ministro de Salud de ese entonces) emitió una
declaración al parlamento sosteniendo el programa y la adopción
de estándares de codificación de GS1 en el sector salud.
Al concentrarse en áreas claves del sector salud y trabajar con otras
agencias del mismo sector, asociándose con el sector de la industria
y fabricación del sector salud, el CFH ha logrado un gran éxito del
programa y una gran influencia de punta a punta, desde los fabricantes hasta el paciente.
Conectándose para la Salud y GS1 UK
“Nuestra visión debería ser un NHS más seguro, tan seguro como sea
posible, brindando a los pacientes y al público la confianza que necesitan en el cuidado que reciben.”
Lord Darzi
El acuerdo contractual entre el CFH y GS1 RU brinda al NHS
servicios de estándares profesionales mejorando y facilitando la
implementación de AIDC.
En 2007, el Departamento de Salud publicó un documento “Codificación para el Exito”. El documento había sido escrito conjuntamente con el Departamento de Salud, la Agencia Nacional sobre la
Seguridad del Paciente, la Autoridad Regulatoria del Sector Salud y
Medicamentos (MHRA), NHS Conectándose para la Salud y la Agen-
El NHS CFH brinda experiencia vital del vínculo gubernamental
mientras trabaja junto a fabricantes, proveedores de soluciones,
proveedores y lo más importante, el NHS conduce la adopción de
Estándares GS1. El NHS CFH también le brinda a sus organizaciones
la membresía a GS1 RU sin ningún costo.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
13
“Codificación para el éxito” Programa de Identidad y Captura
Automática de Datos dentro del Servicio Nacional de Salud
GS1 UK le brinda al NHS apoyo, experiencia, facilidades, documentación de proyectos y estándares, y una oficina dedicada al servicio.
Este enfoque conjunto ha obtenido grandes recompensas durante
los últimos 3 años y debería asegurar un éxito continuo hacia el 2010.
El Servicio Nacional de Salud
Areas Claves de Enfoque
•
Con el objetivo de que el programa sea manejable y se pueda
lograr, la adopción se dividió en áreas de enfoque permitiendo así
que la experiencia de GS1 RU sea más “específica con el género”.
Algunas de estas áreas figuran a continuación.
•
•
•
Servicios de Esterilización
•
Los errores en el ciclo de descontaminación han sido bien publicitados. En el “programa nacional de descontaminación” del NHS
CFH, GS1 RU y DHUK trabajan todos para resolver los problemas
de instrumentos perdidos, falta de seguimiento y rastreo, pérdidas
de ganancias debido a la falta de disponibilidad, procedimientos
pospuestos, etc.
La capacidad de seguir y rastrear un instrumento a través del NHS
tiene un valor incalculable y las soluciones de codificación han
progresado muy bien en los últimos años. El seguimiento a nivel de
bandeja ya está disponible por medio de sets prestados y equipamiento interno. También progresa la marcación directa de partes y
eso generaría un seguimiento y rastreo completo a través del NHS.
El desarrollo de súper centros para el ciclo de descontaminación
ha presentado una oportunidad ideal para introducir estándares
de codificación para todo tipo de dispositivos quirúrgicos. Con el
NHS CFH, la cadena de abastecimiento del NHS, el DH, GS1 RU y la
comunidad de proveedores de soluciones, la codificación en los
servicios de esterilización y la administración de quirófanos continuarán mejorando.
•
•
El Servicio Nacional de Salud se formó en Gran Bretaña en el
año1948 como un servicio público de salud.
El NHS es el segundo empleador en el mundo y tiene más
1, 3 millones de empleados, de los cuales el 77% son mujeres.
El 30% de la fuerza de trabajo son enfermeras
El NHS atiende a más de 1,5millones de pacientes por día y
23 millones de personas visitan su médico general cada mes
1,4millones de personas reciben atención médica en sus
hogares cada semana.
Las farmacias comunitarias procesan más de 745 millones de
recetas por año
Desde que se estableció el NHS en 1948 los hombres y mujeres en Inglaterra viven un promedio de 10 años más.
El principal beneficio del programa es la mejoría en la seguridad
del paciente en el NHS. También existen otros beneficios:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Reducción de costos
Ahorro de tiempo y esfuerzo
Remoción de procesos de papel
Mejor uso de datos
Reducción de intervención humana
El servicio está más centrado en el paciente
Oportunidad de alinear el NHS con la industria
Beneficio anti-falsificación
Aumento del seguimiento y rastreo
Un único conjunto de datos lleva a más eficiencia en el
procesamiento
Fabricación de medicamentos y productos
farmacéuticos
Se está adoptando la codificación en el mundo farmacéutico para
reducir errores en las recetas, y también para generar una asistencia
en la administración, validación, problemas de distribución y administración de desechos.
Se están adoptando las soluciones de codificación a través de
todo el sector farmacéutico desde fabricantes, hasta proveedores,
reempaquetados y sobre unidades de etiquetado, unidades de
etiquetado en fundaciones hospitalarias y dispensarios de hospitales. Los dispensarios robóticos utilizados en algunas fundaciones
hospitalarias también funcionan con estándares GS1 RU.
14
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
“Codificación para el éxito” Programa de Identidad y Captura
Automática de Datos dentro del Servicio Nacional de Salud
un hospital, podemos aumentar la identificación de los pacientes
antes, durante y después de su atención. La naturaleza única de
este identificador NHS CFH también permite hacer referencia a tratamientos y asegura un acceso directo a los archivos del paciente.
Dentro de los próximos 6 meses podría entrar en vigencia una
legislación que dice que todos los empaquetados externos de
productos farmacéuticos deben llevar códigos de identificación
únicos. El MHRA trabaja actualmente con otros entes reguladores
de Europa para que esto suceda. Este paso es una medida contra la
falsificación de medicamentos que es un enorme problema en el
mundo de la medicina, pero que se puede combatir con el uso de
codificación única.
Identificación del Paciente
“Un estudio llevado a cabo en el hospital Charing Cross, parte
de Codificación para el Exito, reveló que el chequeo de la
identidad del paciente sólo se llevaba a cabo el 17% de las
veces. Cuando se implementó la muñequera con código de
barras se chequeaba el 81% de las veces”
Con la simple emisión de un único Número de NHS, una muñequera con código de barras para todos los pacientes internados en
El NHS CFH trabaja en conjunto con la Agencia Nacional de Seguridad del Paciente (NPSA) y con GS1 RU para publicar el Aviso de
Práctica más Segura (SPN) No. 24 para asegurar que los beneficios
se asocien a las muñequeras con código de barras. El documento
decía que para el 18 de septiembre de 2009, todas las Fundaciones
Hospitalarias debían adoptar el código de barras del número de
NHS para las muñequeras de los pacientes.
El Aviso de Práctica más Segura No. 24 del NPSA (3 de Julio 07)
‘Estandarización de muñequeras mejora la seguridad del paciente’
puede encontrarse en www.npsa. nhs.uk/nrls/alerts-and-directives/
notices/wristbands.
El estándar para la codificación del número NHS fue ratificado por
la Junta de Estándares de Información y respaldado por el CEO de
NPSA, Martin Fletcher.
Hemos logrado una adopción general de las tecnologías para las
muñequeras, al trabajar con el NPSA, DH y agencias ISB y el programa de Numeración del NHS, llevando a cabo talleres y colaborando
con centro de compras y el OGC.
Cada bandera representa una
Fundación Hospitalaria que
ha adoptado el programa y
al cual se le ha asignado un
prefijo GS1 RU.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
15
“Codificación para el éxito” Programa de Identidad y Captura
Automática de Datos dentro del Servicio Nacional de Salud
Desde la publicación del SPN 24, la Junta de Estándares de Información para el NHS también publicó una guía para que todas las
Fundaciones Hospitalarias cumplan con las guías SPN24 antes de
Junio de 2011; esto ha causado un aumento de adopción por parte
de las fundaciones.
Seguimientos de Documentos
Muchos turnos clínicos en el NHS tuvieron que ser re-agendados,
ya que las notas de los pacientes no se podían localizar. Eso causa
una pérdida significativa en los costos y esfuerzos ya que muchos
empleados de archivos, enfermeros y médicos clínicos pasan horas
buscando notas y archivos.
Estos problemas se han reducido enormemente mediante la adopción de la codificación de GS1, ya sea en el formato de código de
barras o Identificación por Radio Frecuencia (RFID). La capacidad de
localizar los registros de los pacientes en un instante dentro de la biblioteca o saber exactamente a qué departamento del hospital han
ido las notas, aumenta la eficiencia y mejora la organización. Existe
la evidencia de que la implementación del sistema ha logrado
tiempos de respuesta más rápidos, mejor ánimo de los empleados y
reducción de costos.
Se está llevando a cabo un piloto para probar dos sistemas RFID
distintos en el ambiente de seguimiento de documentos, y ya hay
indicaciones de que uno de ellos ha generado beneficios fantásticos.
Estas son las áreas generales de enfoque, pero también se están
desarrollando muchas instancias dentro del proyecto, como el GLNs
del sector salud, el seguimiento en tiempo real, el monitoreo de
recién nacidos, el seguimiento de sangre y los proyectos de administración de materiales e insumos.
Estado actual
En el mapa (abajo) puede verse el gran alcance que tuvo el programa en Inglaterra.
En resumen, el programa ha tenido gran éxito y bajo la dirigencia de NHS CFH, continuará con la adopción y fomentará nuevas
formas de implementar estándares en el NHS. Varios profesionales
de la salud se han vuelto defensores del programa, y muchos más
pueden ver sus beneficios directos. La adopción de AIDC en el NHS
continuará su crecimiento mediante talleres, seminarios, conferencias y visitas a hospitales junto a la emisión de documentos de
políticas y guías.
SOBRE EL AU TOR
Neil Lawrence es el líder de proyectos para las tecnologías
AIDC en el NHS. Antes de trabajar para Conectándose para
la Salud, trabajó muchos años en el sector financiero de las
compañías Capital One y GE Money. Neil está muy involucrado con GS1RU y forma parte del cuerpo regulador mundial
así como del UK HUG y Comités Técnicos del RU.
16
Hace 3 años que el programa Codificando para el Exito lleva a cabo
la adopción junto al NHS con gran éxito. Algunos ejemplos son:
• Más de 260 fundaciones hospitalarias se anotaron para el
programa
• Respaldo nacional del programa por parte de agencias
gubernamentales
• Respaldo Parlamentario del programa
• Cobertura positiva por parte de los medios de todos los
aspectos del programa
• E-learning y herramientas de Internet por parte del NHS CFH
para asistir a las Fundaciones Hospitalarias que adopten sus
estándares
• Documentación sobre AIDC escrita y disponible para que el
NHS asista en la adopción
• 5 áreas claves de enfoque establecidas y piloteadas
• Casos de usos publicados para la audiencia Europea
• Establecimiento del grupo de usuarios del sector salud del RU
• Positiva cobertura mundial del programa
• La aproximación conjunta del programa de muñequeras con
la Agencia Nacional de Seguridad del Paciente ha llevado a
estándares obligatorios en el NHS
La declaración de Lord Hunt al parlamento:
“La autoidentificación no es una nueva tecnología- hace años
que estamos acostumbrados a códigos de barras en supermercados. Pero para alcanzar los beneficios en el sector salud, todos
necesitan trabajar con estándares en común. Recomendamos
tanto a la industria como al NHS utilizar el Sistema GS1 RU para
la codificación, y tengo el honor de anunciar que GS1 RU otorgará
la membresía y brindará el apoyo a las organizaciones del NHS
que quieran avanzar con esto.”
REFERENCIAS
• Codificando para el éxito:
http://www.dh.gov.uk/en/Publicationsandstatistics/Publications/
PublicationsPolicyAndGuidance/DH_066082
• NHS Conectandose para la salud E-learning
http://www.connectingforhealth.nhs.uk/systemsandservices/etd/
elearning
• El Informe Darzi
http://www.dh.gov.uk/en/publicationsandstatistics/publications/
publicationspolicyandguidance/DH_085825
• “Las Enfermeras gastan una hora por turno”
http://www.nursingtimes.net/nurses-waste-an-hour-a-shift-fi ndingequipment/1987381.article
• Estudios de casos pueden encontrarse en
http://www.gs1uk.org/solutions/health/Further_information.asp
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Automatización del proceso de uso de
medicamentos: Servicio de Farmacia del
Hospital General North York
RESUMEN
El Hospital General North York de Toronto, Ontario, Canadá, es un centro de salud de 434 camas
con aproximadamente 2200 medicamentos en su formulario hospitalario. En la segunda mitad del
año 2005, el hospital comenzó a desarrollar una estrategia de codificación en barras para reducir
los potenciales errores en el lugar del cuidado, y para perfilar sus procesos de operaciones farmacéuticas. El resultado de la investigación del Hospital General North York fue que los Servicios
Farmacéuticos endosaron los estándares GS1 para su estrategia de codificación en barras aprovechando su criterio establecido de utilizar “datos estáticos, únicos” que definen el Número Mundial
de Artículo Comercial (GTIN) –fomentando así que el sector salud avance hacia una cadena de
abastecimiento mundial conducida electrónicamente.
Por Doris Nessim,
Director de Servicios
de Farmacia, Hospital
General North York
Antecedentes
En Canadá, la rama del sector salud del gobierno federal, Health
Canada, no obliga que las drogas farmacéuticas (Rx) tengan un
código de barras. Sin embargo, los fabricantes tienen que marcar el
paquete del producto con el Número de Identificación de Medicamento (DIN) único. Health Canada asigna los DINs a un producto
farmacéutico antes de ser marcado. El DIN es un número de ocho
dígitos generado por computadora que identifica de forma única
a todos los medicamentos recetados o de venta libre (OTC) que se
venden en Canadá.
Sin embargo, los atributos asociados con el DIN son limitados: el
DIN no es único en la jerarquía de empaquetados de medicamentos y no permite una identificación mundial única de producto.
Esto es un desafío para mejorar la implementación en la cadena de
abstecimeinto. El DIN, tampoco apoya tecnologías de identificación automática, lo cual inhibe la implementación de medidas para
mejorar la seguridad del paciente que permitirían al profesional de
la salud confirmar efectivamente que un medicamento particular
se administra al paciente correcto, en el momento correcto, en la
dosis correcta.
Con estas circunstancias in mente, el Servicio de Farmacia del
Hospital General North York emprendió un camino para identificar
pacientes y medicamentos en forma efectiva y correcta buscando
algún método para seguir y rastrear a dichos medicamentos desde
el momento que ingresan al hospital hasta que se los administra a
los pacientes. El objetivo era hacerlo aumentando las capacidades
que brinda el DIN de Health Canada y cumpliendo con el criterio
del Servicio de Farmacia de información única y estática.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
17
Automatización del proceso de uso de medicamentos:
Servicio de Farmacia del Hospital General North York
Primeros Pasos
La literatura sobre los errores de medicación documenta que
aproximadamente un 39% de los errores serios de medicación
ocurren en el momento de administrarlos. Esto se debe al hecho de
que una vez que se le administra la medicación a un paciente, no se
puede volver atrás. Los tipos de errores de medicación que pueden
ocurrir son:
• Paciente incorrecto
• Droga incorrecta
• Dosis incorrecta
• Forma de dosificación incorrecta
• Fuerza incorrecta
• Momento incorrecto
Lo sorprendente es que esta literatura informa que sólo un 2% de
los errores de administración se corrigen antes de producirse.
El Servicio de Farmacia del hospital determinó encontrar alternativas a los procesos y soluciones que ya se llevaban a cabo para
poder mejorar la seguridad del paciente en el lugar del cuidado, y
así evitar los tipos de errores publicados en la literatura. El Hospital
General de North York cuenta con una cultura de seguridad y cree
que los errores reflejan fallas en los procesos. Ningún profesional de
la salud llega a trabajar queriendo cometer un error. Y mientras algunos errores no podrán ser identificados mediante la codificación
en barras, la mayoría sí podrán.
El primer paso del hospital fue dar una mirada sistemática para ver
qué se necesitaba para mejorar los índices de errores de medicación. Esto se hizo evaluando metódicamente los puntos de contacto del proceso de uso de medicamentos del hospital, lo que llevó
a la identificación de aproximadamente tres docenas de puntos de
contacto. Como en cualquier hospital, el proceso de uso comienza con la administración de compras e inventario, seguido por la
distribución del medicamento, disponiendo de la droga en el lugar
de administración para las unidades de enfermería.
Como resultado de la investigación de los errores en el lugar de administración y proceso de uso de medicación, el Servicio de Farmacia del Hospital General North York determinó que su estrategia de
codificación en barras tenía que poder identificar errores prevenibles incentivando al profesional de la salud a reevaluar al paciente,
la medicación y la dosificación antes de ser administrada. Luego de
esta determinación, la farmacia quiso identificar lo siguiente:
•
•
•
•
Su código de barras preferido;
Cómo se podrían fijar los códigos de barras a las medicaciones
en las dosis unitarias;
Cómo se les suministra la medicación a las enfermeras; y
Cómo la medicación con código de barras se suministra al
paciente.
Ante la falta de un estándar nacional para una estrategia de códigos
de barras en el sector salud, el Servicio de Farmacia desarrolló su
propio criterio para una solución de codificación en barras. El crite-
18
rio incluyó asegurar que el código de barras fuera único, específico
y estático, permitiéndole al Servicio de Farmacia poder identificar el
producto farmacéutico en todos los niveles de empaquetado. Esta
misión incluía una fuerte colaboración de los involucrados internos
y externos con el objetivo de lograr la estrategia correcta de codificación en barras.
La única solución que cumplía con todo el criterio fue el estándar
de GS1, GTIN.
El GTIN
El Servicio de Farmacia del Hospital General North York se acercó
por primera vez a GS1 Canadá para obtener información adicional
sobre el Código Universal de Productos (UPC) en la segunda mitad
del 2005. En ese entonces GS1 Canadá contaba con sólo unos
pocos miembros en el sector de hospitales, lo que significaba que
el GTIN no era considerado más allá del fabricante y por lo tanto
constituía mucha responsabilidad para las farmacias de los hospitales para seguir y rastrear en forma efectiva sus productos.
Las farmacias, especialmente las farmacias de hospitales, se
enfrentan con el desafío de administrar la organización de los medicamentos que se reciben a granel. Por ejemplo, las farmacias de
hospitales adquieren paquetes de medicación que contienen 100
dosis y el único código de barras que aparece se coloca sobre el
empaquetado secundario (el contenedor). La farmacia del hospital
está por lo tanto obligada a reempaquetar cada dosis unitaria, y colocar un identificador de código de barras generado por el hospital.
Luego de determinar que el GTIN era el estándar preferido, el Servicio de Farmacia del Hospital General North York preparó una hoja
de cálculos que contiene a los distintos fabricantes de productos
farmacéuticos a quienes les compraban medicamentos. Así determinó qué fabricantes ya utilizaban el GTIN y cuáles no.
Con 2200 tipos de medicaciones en el formulario del hospital, y
sólo un pequeño porcentaje llevando un código de barras GTIN
de única dosis en ese entonces, junto a las demás farmacias de los
hospitales en Canadá, enfrentaron el trabajo para el seguimiento y
rastreo de sus medicamentos en forma efectiva y segura.
La estrategia de codificación en barras:
El proceso
Con el objetivo de cumplir con las necesidades del hospital y
asegurar que cada dosis unitaria de medicación pueda ser seguida
y rastreada para así respaldar el compromiso del hospital en cuanto
a la cultura de la seguridad del paciente, el Servicio de Farmacia del
Hospital General North York desarrolló el siguiente proceso como
parte de su estrategia para poder identificar cada dosis unitaria con
un código de barras.
Punto de compra
Cuando un medicamento del formulario ingresa al Servicio de Farma-
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Automatización del proceso de uso de medicamentos:
Servicio de Farmacia del Hospital General North York
cia, se registra en la planilla antes mencionada donde se anota si cada
fabricante de producto farmacéutico cumple o no con el GS1 GTIN.
Virtualmente todos los productos farmacéuticos recetados (Rx) y de
venta libre son marcados con un GTIN a nivel de granel, así como
aquellos medicamentos que ingresan al Servicio de Farmacia ya
empaquetados en dosis unitarias para los pacientes. Los productos
a nivel de pacientes que se administran en el empaquetado original
del fabricante o que se estoquean en las estaciones de enfermería
también se identifican con GTINs.
una etapa más de seguridad, los medicamentos identificados con
un GTIN o un código de barras propietario son validados en la
estación de codificación de barras que se agrega al inventario de
la farmacia. La farmacia tiene un dispositivo manual que prueba
los códigos de barras de las dosis unitarias para segurar que sean
identificables y legibles, previniendo así que vayan a ser rechazadas en el lugar de administración.
Sin embargo, a aquellos productos que forman parte de los envíos
de medicamentos a granel que requieren reempaquetamiento como dosis unitarias, se les está fijando un código de barras
propietario como identificador hasta que todos los proveedores de
hospitales cumplan con el GS1 GTIN.
Fijación de códigos de barras a dosis unitarias
Es muy importante que la infraestructura de una farmacia de hospital concuerde con su proceso de uso de medicamentos, lo que
significa que el estricto presupuesto necesita estirarse para cumplir
con los requerimientos necesarios al implementar una estrategia de
codificación en barras.
Por eso, el Hospital General North York compró una máquina de
reempaquetamiento automático para la distribución de dosis unitarias, reemplazando así los procesos manuales para ayudar al servicio
de farmacia a lograr eficiencias operativas con el empaquetamiento
de dosis unitarias, y para prevenir potenciales errores que ocurren
con el reempaquetamiento de medicamentos. El monto del capital
necesario para este sistema es de unos $300,000 CAD.
Para fijar códigos de barras propietarios sobre aquellos paquetes
de dosis unitarias que el hospital crea mediante su reempaque-
Sólo luego de que una dosis unitaria sea codificada y testeada se
puede avanzar hacia el inventario para una eventual administración
a un paciente.
Ahorros en costos
A pesar de los costos, el comité ejecutivo del Hospital General
North York apoyó el proyecto de la farmacia del hospital de comprar los sistemas y de implementar los procesos propuestos de
codificación en barras – una reflexión directa de la dedicación del
hospital a la seguridad del paciente. Esta alentadora decisión se
debió principalmente a la presentación sobre concientización del
Servicio de Farmacia, frente al comité ejecutivo del hospital en 2005
para identificar áreas de quiebre que causan errores de medicación y resaltar los que ocurren en el momento de administración.
Mediante esta presentación, la farmacia del hospital reforzó el conocimiento general interno y respaldó activamente el apoyo ejecutivo
de prevención de errores.
Como resultado, la estación de codificación de barras y el reempaquetador automatizado ya han permitido que el hospital General
North York reduzca los costos en un 7-8% por año en sus compras
de medicamentos y actividades de empaquetamiento.
Promulgando el GTIN
tador automático, se estableció una estación de codificación de
barras; con la compra de una máquina que crea y genera códigos
de barras, este sistema cuesta aproximadamente $30.000 CAD.
Con esta estación de codificación, la Farmacia del Hospital General
North York puede producir números de códigos de barras e imprimir códigos de barras para fijar sobre las dosis unitarias. Como
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Con el apoyo ejecutivo del hospital, el siguiente paso lógico
sería lograr el apoyo de la comunidad de proveedores para que
asistan a los hospitales canadienses a implementar el estándar
GS1 GTIN que permitiría interoperabilidad a escala nacional y la
innecesaria fijación de códigos de barras propietarios a las dosis
unitarias de medicamentos.
Indiscutiblemente, el Servicio de Farmacia del Hospital General
North York ha visualizado la necesidad de incluir la adopción de
19
Automatización del proceso de uso de medicamentos:
Servicio de Farmacia del Hospital General North York
código de barras GS1 como formato cuando los grupos de compras
evalúan los medicamentos durante el proceso de contratación.
Sin embargo, los hospitales por sí mismos no se encuentran en
posición de promulgar estándares de codificaciones en barras; esto
es una decisión del gobierno.
dialogando con GS1 Canadá para fomentar en el futuro otros estándares GS1, en particular la Licencia del Prefijo de Compañía GS1, un
Prefijo que le permitirá crear códigos de barras que cumplan con
GS1, perfilando su proceso de codificación en barras y terminando
con la necesidad de identificadores propietarios.
Con este fin, GS1 Canadá está trabajando con los líderes involucrados en la cadena de abastecimiento farmacéutica Canadiense,
el Instituto de Prácticas Seguras de Medicación (ISMP Canadá) y el
Instituto Canadiense de Seguridad del Paciente (CPSI), y ha lanzado
un proyecto nacional para promover la identificación automática de
medicamentos en el país utilizando estándares mundiales de GS1
para la codificación en barras. El objetivo tanto del ISMP Canadá
como del CPSI junto a todos los socios del sector salud, es reducir
los errores de medicación prevenibles que afectan a pacientes en
entornos institucionales y comunitarios. Los esfuerzos colaborativos
de ISMP Canadá, CPSI, GS1 Canadá e involucrados en la industria del
sector salud resultaron en un consenso nacional en 2010 para que
se utilicen códigos de barras GS1 como formato estándar para el
etiquetado de empaquetados de medicación en Canadá.
Hoy en día existe un creciente impulso en el sector salud de Canadá
de llegar a consensos sobre procesos de negocios que apoyen
estándares GS1. Junto a esfuerzos colaborativos e iniciativas comunitarias de administración tales como la representación del Hospital
General North York en la Junta del Sector Farmacia del Sector Salud
de GS1 Canadá, muchos sectores de la industria en todo Canadá
están trabajando para hacer realidad la seguridad del paciente con
una adopción masiva del proceso estandarizado y automatizado
del uso de medicamentos.
Próximos pasos
Han pasado aproximadamente cuatro años desde que el Servicio
de Farmacia del Hospital General North York comenzó a dar pasos
hacia el aumento de los procesos en el uso de medicamentos y la
mejora de la seguridad del paciente en el momento del cuidado.
La estrategia de codificación en barras de la farmacia del hospital
se implementará en forma oficial en todos los otros departamentos
del hospital a principios de noviembre de 2010, cuando se vean
reflejados los beneficios adicionales y los ahorros.
Debido al éxito anticipado desde el inicio, la farmacia del hospital
está avanzando con la implementación de estrategias de codificación en barras en todos los formatos de dosificaciones de medicamentos, incluyendo los orales, inyectables, tópicos y de otras vías de
administración, distribuidos por el servicio de farmacia del Hospital
General North York. Además, el Servicio de Farmacia se encuentra
20
SOBRE EL AUTOR
Doris Nessim cuenta con más de 15 años de experiencia en
puestos de liderazgo en el sector salud y farmacia, incluyendo una gerencia de proyectos en implementación de tecnologías en el sector salud, así como práctica, capacitación y
experiencia de investigación en farmacia.
Hoy, la señora Nessim es Directora del Servicio de Farmacia del Hospital General North York, un gran hospital de
enseñanza comunitario ubicado en Toronto, Ontario, Canadá.
Además de brindar liderazgo estratégico, planificación fiscal,
administración de cuidados intensivos y servicios de farmacia
de cuidados ambulatorios, el liderazgo visionario de Nessim
hace avanzar las prácticas de medicación segura a cada
etapa del proceso de uso de medicamentos.
Nessim recibió su MA en Educación en el Instituto de Ontario
de Estudios en Educación, Universidad de Toronto, y se
graduó en la facultad de farmacia, Universidad de Toronto.
Terminó su residencia en Prácticas de Farmacia Hospitalaria
en el Hospital General de Toronto.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Mirando el panorama general:
La administración de la cadena de
abastecimiento integrada de la Clínica Mayo
RESUMEN
La Cadena de Abastecimiento en los Estados Unidos ha avanzado en muchas áreas (retail, almacén,
mercadería en general), pero la industria del sector salud recién comienza a conocer los beneficios del
comercio electrónico, del inventario administrado por proveedores (consignación), de acuerdos sobre
recibos evaluados, y de reposición justo a tiempo. Algunos creen que la razón por la cual luchamos en
el sector salud es la falta de una estructura sólida que facilite la integración de la cadena de abstecimeinto con sistemas clínicos mediante interfaces y estándares de datos. Para la Red de Entregas
Integradas (IDN), Clínica Mayo, la integración comienza a mostrar los beneficios y la industria puede ver
el panorama general, el rol que tienen los estándares de datos mejorando el rendimiento de la cadena
de abastecimiento.
Aquí un sistema, allí un sistema: conectando
todas las piezas
La Clínica Mayo cuenta con muchos sistemas y procesos que
ayudan a sus profesionales a comprender, administrar y trazar el
movimiento de productos médicos a través de sus instalaciones.
Mayo cuenta con un sistema de Registro Médico Electrónico y para
apoyar las funciones comerciales, como son los recursos humanos,
la contabilidad y la administración de la cadena de abastecimiento,
utiliza un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).
Mayo también ha desarrollado su propio software para la administración de insumos en el lugar del cuidado del paciente; el mismo
se llama SIMS (Sistema de Administración de Información Quirúrgica, aunque el uso no sea sólo para cirugías).
El sistema ERP contiene los datos de las fuentes de proveedores,
productos y precios para toda la empresa. SIMS contiene un archivo
maestro de artículos para los puntos de cuidado del paciente
dentro del hospital, incluyendo el quirófano (OR), Laboratorio de
Catéteres, Radiología Interventiva (IR) y Gastroenterología (GI). Estos
archivos SIMS se sincronizan con nuestro sistema ERP, principalmente utilizando el número del artículo del producto almacenado en el
módulo de administración de materiales. Hace 10 años que se construye una integración entre SIMS y el ERP (tanto el proceso como
la automatización). Nuestra integración con el ciclo de ganancias
(facturación) ha evolucionado de manera similar y también utiliza el
número de artículo ERP en el Cobro Maestro.
Joe Dudas,
Director de Contabilidad e Informática de
la Cadena de Abastecimiento, Clínica Mayo
preferenciales facilitan a las enfermeras el suministro de insumos
y equipamientos correctos para cada cirugía, reduciendo así la
cantidad de insumos que se abren innecesariamente. Las tarjetas
preferenciales también ayudan a perfilar el proceso de facturación,
limitando los errores, y haciendo que todo el proceso sea más
eficiente. Con nuestro sistema SIMS, escaneamos y documentamos
las excepciones que no figuran en la tarjeta preferencial o artículos
que requieren un seguimiento en serie. El objetivo es que todo sea
lo más simple posible para aquellos que realizan los escaneos, en
la mayoría de los casos las enfermeras. Todos los artículos llegan
al quirófano (desde nuestro Núcleo de Inventario de quirófano
centralizado) con un código de barras para ser escaneado. Para
los insumos, aproximadamente el 30% de los códigos de barras
necesitan ser creados internamente y un 70% puede ser escaneado
exactamente como lo entrega el proveedor. También utilizamos
catálogos de códigos de barras como los de los almacenes para
aquellos artículos que no son prácticos para un código de barras.
A medida que trabajamos para reducir costos y al mismo tiempo
que entregamos un servicio de cuidado del paciente de alta calidad, un área de enfoque para nosotros fue el quirófano. Utilizamos
un sistema de tarjetas preferenciales automatizadas para médicos,
que ayuda a automatizar las funciones en el quirófano. Las tarjetas
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
21
Mirando el panorama general: La administración de la
cadena de abastecimiento integrada de la Clínica Mayo
En el caso de los implantes, todos los artículos deben contar con
un código de barras generado internamente, ya que los proveedores no cuentan con códigos de barras estandarizados que
puedan ser utilizados para este propósito. El código de barras para
implantes es generado internamente ingresando el número de
serie, el número de lote y la fecha de vencimiento. Los artículos
en consignación y los tejidos también se almacenan en SIMS. El
sistema cuenta con un indicador para artículos en consignación
y aquellos de propiedad, que se reconcilia mensualmente con los
contratos de consignación “oficiales”.
•
Existe un líder de equipo para las tarjetas preferenciales de
cada servicio en cada hospital. Las enfermeras del quirófano
mantienen comunicación electrónica con ese líder, para que
los artículos que se encuentran incorrectamente “dentro” o “no
dentro” de la tarjeta preferencial se comuniquen fácilmente con
él para su actualización.
•
A medida que se van retirando los insumos para un caso en
particular, se ponen electrónicamente en modo “pendiente”. El
portador de insumos ingresa al quirófano. Cuando los empleados del quirófano abren los insumos incrementan el inventario
si es que no utilizan algo y disminuyen el inventario si agregan
algo. Todos los incrementos o disminuciones de insumos se realizan mediante el escaneo de códigos de barras. Ambas tareas
se completan antes de que los artículos utilizados durante un
procedimiento de cirugía “finalice” y se envíen al sistema central
del back office ERP. Una vez que finaliza el uso de los insumos/
implantes, también se ingresa la información del implante al
registro electrónico médico.
•
A medida que finalizan los registros de pacientes, un pequeño
subgrupo lee los dictados de los cirujanos y chequea los dictados con los insumos/implantes ingresados al archivo médico
electrónico como utilizados. Por ejemplo, si el dictado muestra
que se realizó un procedimiento de hernia con malla, la malla
aparece en el área de insumos/implante como “utilizado”.
Mayo ha logrado obtener datos precisos sobre el uso de implantes
e insumos en el quirófano y otros lugares de cuidado de pacientes,
utilizando nuestro sistema y procesos actuales. Los datos luego se
utilizan para lograr la estandarización y posiblemente reducir gastos que finalmente llevan a un mayor valor para nuestros pacientes.
La información conduce valor
Al integrar nuestros sistemas y procesos de administración de la
cadena de abastecimiento con otros negocios críticos y funciones
clínicas dentro del hospital, hemos llegado lejos en cuanto a la conducción de eficiencia y comprensión del uso de los insumos. Estamos
empleando mejores prácticas para lograr estos objetivos, incluyendo:
Utilización de muy pocos artículos que no sean
por contrato
Los artículos de uso frecuente, de inventario y aquellos de seguimiento en serie (implantes) se mantienen todos en el archivo
Maestro de Artículos ERP. Los insumos sin contrato pueden ser
adquiridos ya sea agregando el artículo al archivo como el artículo
“especial/no de archivo”. Los artículos especiales/no de archivo se
administran con mucho cuidado como cualquier otra compra sin
contrato. Los datos concernientes al uso de artículos sin contrato
se colacionan y se revisan a través de un Equipo de Análisis de Valor
para los hospitales de Mayo. Cuando este equipo centralizado ve un
artículo en particular sin contrato que se pide muchas veces, avanza
hacia diálogos con el hospital para comprender mejor el artículo y
evaluar si el artículo debería ser colocado en un contrato. El comité
también puede investigar si ya existen productos sustitutos bajo
contrato en otras instalaciones de Mayo. Mayo trabaja en forma
muy colaborativa como un equipo y las decisiones son influidas
por datos (a menudo utilizando Six Sigma – DMAIC (Definir, Medir,
analizar, Mejorar, Controlar)/Léase como nuestro marco de calidad/
eficiencia). También hemos estado discutiendo sobre estrategias
alternativas pertenecientes a nuestra Estrategia de Artículo Maestro
que uniría brechas y mejoraría nuestros procesos (Llamado Administración de Categoría, utilizado hoy en día en la Industria Retail)
pero se encuentran en las primeras etapas de estudio y diseño.
Asegurando la precisión de las tarjetas preferenciales
Con tarjetas preferenciales precisas se retiran los artículos correctos
del inventario, no se desperdician los artículos y hay muy poco
trabajo para aquellos que estoquean los artículos devueltos en el
depósito. Este nivel de precisión de la tarjeta preferencial ha sido
logrado a través de varias vías.
22
Administración de procesos de reposición en el lugar
del cuidado para permitir “el artículo correcto, la
disponibilidad oportuna”
La administración de reposición es un proceso que elimina el sobre
stock y el potencial vencimiento de los insumos. Además requiere
compras con rigurosa documentación de los insumos por parte de
las enfermeras, porque si las enfermeras no escanean los insumos
agregados, el sistema no sabe que el artículo necesita ser pedido
otra vez. El sistema SIMS del lugar de uso es un sistema en tiempo
real que alimenta al sistema ERP central. El sistema ERP central es un
sistema por lotes, que reabastece los insumos cuando los artículos
se anotan caídos por debajo de un nivel PAR (el punto determinado
previo a tener que pedir). Los conteos del ciclo se realizan regularmente y las órdenes a cumplirse se monitorean y administran
diariamente al haber inventario.
Colaboración con los médicos para reducir los pedidos
de artículos sin contratos de una sola vez
Junto con el aporte de grupos de médicos claves de Mayo, los
grupos de trabajo Clínicos y de Administración de la Cadena de
Abastecimiento de Mayo recolectan y comparan información sobre
el uso con contrato/sin contrato de implantes e insumos, e informan a los médicos sobre los resultados. Este proceso permite a los
médicos dirigirse hacia la consolidación del uso tanto de implantes
como de insumos. A los médicos les interesa brindar un cuidado
de alta calidad al mejor precio para los pacientes y por lo tanto
muestran un gran compromiso en este trabajo. Nuestro departamento de finanzas también compara los datos de “costo por caso” y
le presenta esto al grupo de médicos.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Mirando el panorama general: La administración de la
cadena de abastecimiento integrada de la Clínica Mayo
antes de realizarse. Si el cirujano desea utilizar un nuevo producto,
tiene que pedir el artículo “nuevo” formalmente a través del Administrador del Quirófano. El cumplimiento es administrado mediante
un protocolo de generación de informes y un cumplimiento básico.
Estándares de datos
Asegurando que los descuentos sean capturados
Los empleados de administración de contratos de Mayo ingresan
los contratos de insumos a una base de datos central. Cualquier
contrato que presente características de descuentos se establece
con una base a cobrar sobre la agenda de pago y el monto asumido (en base a proyecciones). La cuenta a cobrar luego se administra
de la misma forma que cualquier otra cuenta a cobrar. Las disputas
las maneja el equipo de contratación si existiesen problemas o
pagos fraudulentos.
Asegurando que la facturación sea precisa y completa.
Los cambios en los costos se actualizan electrónicamente tal como
se reciben y se autorizan en los archivos centrales ERP de Mayo.
Administramos muy de cerca los precios y sólo aceptamos si se
encuentran según nuestros términos y condiciones (los precios se
mantienen firmes durante el término o permitimos actualizaciones
sobre un calendario definido). Cualquier actualización se ingresa a
SIMS y al Sistema de Facturación y se acepta “como es” del ERP. El código de barras sólo se utiliza para identificar el artículo. El resto de la
información sobre el artículo se mantiene en el archivo maestro de
artículos. La concordancia triple del ERP (orden de compra, recibo y
factura) asegura la precisión del pago. El ERP puede manejar precios
específicos del lugar para el mismo artículo (aunque nuestro objetivo es tener un precio por empresa).
Apoyo a lo más importante de los proveedores
Del mismo modo que otros hospitales en los Estados Unidos, Mayo
utiliza miles de insumos provenientes de miles de proveedores.
Mientras que muchos de los proveedores vienen por medio de
un distribuidor, muchos vienen mediante una relación directa con
el fabricante. Mientras nos esforzamos para lograr una máxima
eficiencia en nuestra cadena de abstecimiento, reconocemos que
el camino es más una maratón que una picada corta, y como tal,
necesitamos completar el apoyo y la asociación con nuestros proveedores. Los desarrollos claves en estas relaciones incluyen:
Control del proveedor
Para manejar qué proveedor será permitido ingresar al quirófano, estamos utilizando un sistema de registros de proveedores. Todos los
proveedores deben pasar por el administrador de enfermeros del
quirófano antes de ingresar al quirófano. El proveedor y el cirujano
utilizan productos que están identificados en el pedido de cirugía
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
La Clínica Mayo está en el Equipo de Liderazgo de GS1 Healthcare
US para asistir a la industria del sector salud en la estandarización del
sistema de numeración con el Sistema GS1 de estándares. Estamos
trabajando junto a la Administración de Drogas y Alimentos de los
Estados Unidos y GS1 US para avanzar con las iniciativas. Mientras
que no se le niegue a Mayo el acceso a los proveedores que no
cumplan con los estándares GS1, pedimos que nuestros proveedores conviertan sus números de cuentas adscriptas y la descripción de
productos a los estándares de GS1 GTIN y GLN, consistentes con las
fechas de inicio de 2010 GLN Sunrise y 2012 GTIN Sunrise. La Clínica
Mayo considera a sus proveedores como socios y trabaja en forma
colaborativa con ellos. Sin embargo, en algún punto en el futuro,
tendremos que actuar según regulaciones, seguridad o inquietudes
de costos (o por lo tres).
La Clínica Mayo pide a los proveedores estandarizar primero las localizaciones (GLN) (ver resumen de estudio de caso de Clínica Mayo/
Cardinal Health en esta nota). Bajo este sistema, Mayo realizará todas
las contrataciones y compras por los identificadores de instalaciones
estándar (un conjunto de identificadores en el Envío a nivel de Mayo)
como opuesto a que cada proveedor brinde números de cuentas
representando las localizaciones únicas del proveedor de Mayo.
Luego, pedimos a los proveedores que estandaricen utilizando un
identificador de producto único para cada producto, utilizando el
GTIN, así como aportando datos de productos a un registro común
en una utilidad de datos compartidos vía el GDSN (ver Figura 1).
Figura 1: Estándares GS1 incluidos en las Fechas de
Inicio (Sunrise) de la Industria del Sector Salud de los
Estados Unidos
Los principales estándares del Sistema GS1:
Número Mundial de Artículo Comercial® (GTIN)® – un
código de 14 dígitos que se asigna a cada producto individual fabricado, así como a cada configuración distinta de
empaquetado.
Número Mundial de Localización (GLN) – un código de
13 dígitos utilizado para identificar en forma única las localizaciones de proveedores del sector salud
Red Mundial de Sincronización de Datos® (GDSN®)
– una red de pools de datos certificados que permiten la
estandarización y sincronización de datos de productos de la
cadena de abastecimiento entre socios comerciales.
Conclusión: los beneficios saltan a la vista
Las líneas abiertas de comunicación, tanto internas como externas,
han ayudado a la suave integración de nuestros sistemas y procesos
a lo largo de nuestro camino de 10 años. Mayo ha participado en
iniciativas de la industria para una mejor capacitación y para com-
23
Mirando el panorama general: La administración de la
cadena de abastecimiento integrada de la Clínica Mayo
partir opiniones con otros. Hemos reclutado socios que comparten
nuestra visión de hacer mejor las cosas en términos de priorizar las
iniciativas IT del sector salud y la provisión de recursos y apoyo a
través de la administración de la cadena de abastecimiento.
Basándonos en nuestras experiencias, hasta la fecha estamos seguros de que la recompensa de la adopción de estándares y la integración de sistemas de administración de la cadena de abstecimeinto
completa se verá en toda la industria. Las organizaciones que atraviesan este proceso adquirirán los conocimientos necesarios para
sobresalir en la industria del sector salud en el futuro, incluyendo
una colaboración sin precedente, sistemas que utilizan información
de alta calidad, innovación, manejo de mejoras y cambios. Manteniendo la vista en el panorama general puede resultar un poderoso
motivador para atravesar los desafíos de la implementación.
La Clínica Mayo ha automatizado mucho su Cadena de Abastecimiento y los resultados son indudables. En los últimos 10 años,
nuestro IDN ha logrado ahorros documentados en la Cadena de
Abastecimiento de alrededor de 500 millones de dólares, mientras
hubo una reducción en los niveles de empleados y mejoras en la
captura de cambios. Los sistemas aún no están completamente
desarrollados, y los procesos no han sido completamente optimizados, y recién comienza la implementación de estándares de datos.
Los próximos 10 años representan una enorme oportunidad de
lucha contra la crisis del sector salud. La Clínica Mayo permanece
firme en su compromiso hacia sus pacientes según el cual “las necesidades del paciente siempre están primero”.
Sobre Mayo
La Clínica Mayo es una práctica médica sin fines de lucro que se
dedica al diagnóstico y tratamiento de todo tipo de enfermedad
compleja. Las necesidades del paciente vienen primero. El paciente verá cuantos médicos, especialistas, y otros profesionales de la
salud sean necesarios para brindarle un diagnóstico, respuestas y
tratamiento efectivo.
SOBRE EL AU TOR
Joe Dudas es Director de Contabilidad e Informática de
la Cadena de Abastecimiento de la Clínica Mayo, donde es
responsable de implementar y optimizar la tecnología y las
mejores prácticas del negocio. Lidera foros en las organizaciones Mayo para la estandarización y utilización de mejores
prácticas en la cadena de abastecimiento, contabilidad e IT.
El Sr. Dudas es miembro del equipo de liderazgo de GS1
Healthcare US. Participa en el esfuerzo de muchas otras industrias para mejorar la cadena de abastecimiento del sector
salud. El Sr. Dudas cuenta con más de 20 años de experiencia
en sistemas de información en tercerización de IT, telecomunicaciones, retail y sector salud.
Colaboradores para esta nota incluyeron a Tom Loukes,
Analista de Proceso Quirúrgico, y Donada Reimer, Gerente de
Servicios de Apoyo Clínico RN, BSN, SCM
24
La Clínica Mayo y Cardinal Health se
asocian para implementar GLNs para la
seguridad del paciente y la eficiencia de
la cadena de abastecimiento
En el pasado han existido varias discusiones sobre el valor
de los estándares, y qué estándares utilizar en la industria del
sector salud. Hoy, la discusión es cómo implementar estándares, los primeros pasos y los tiempos.
Muchos de los socios de la cadena de abastecimiento de la
industria del sector salud, incluyendo la Clínica Mayo, han
establecido voluntariamente fines de 2010 como fecha límite
para adoptar los GLNs que reemplacen los números de cuentas para reducir costos y mejorar la seguridad del paciente. La
Clínica Mayo cree que los estándares de datos de la cadena
de abastecimiento mejorarán enormemente la seguridad y
eficiencia del sector salud, apoyando su valor principal que es
“la necesidad del paciente viene primero”.
En Julio de 2008, la Clínica Mayo y Cardinal Health colaboraron para la implementación de GS1 GLN como su único
identificador de cuenta/localización. Ambas organizaciones
acordaron que este proyecto GLN sería un primer paso hacia
la fecha de inicio 2010 GLN Sunrise.
Los resultados de la implementación
La clínica Mayo y Cardinal Health se encuentran entre las
primeras organizaciones en el sector salud de Estados Unidos
que implementan GLNs en las transacciones de la cadena de
abastecimiento. Los resultados fueron los siguientes:
• La Clínica Mayo convirtió 58 números de cuentas personalizados en GLNs.
• La Clínica Mayo pudo convertir aproximadamente 60.000
órdenes a GLN en Noviembre de 2009 – lo que representaba un 85% del total de órdenes EDI.
• $8 millones de productos fueron negociados con Cardinal
Health utilizando el GLN en noviembre de 2009, y se compró más de $70M en productos con GLN en 2009 como
resultado de esta implementación.
Beneficios de la implementación
La precisión en los precios mejora con la precisión de identificación de localización. Los errores de identificación de localización pueden causar pérdidas de legibilidad de descuentos
así como discusiones sobre calificaciones y descuentos.
La precisión de precios para la Clínica Mayo y Cardinal Health
es actualmente de 99,5%, mientras la precisión promedio de
proveedor es 95%. La precisión de precio superior se atribuye
no sólo al GLN, sino también al compromiso que ambas
organizaciones tienen con la integridad de precios y los
esfuerzos asociados de mejoras.
El uso de GLNs mejora el rendimiento de la administración
de la cadena de abastecimiento, y los GLNs utilizados en
conjunto con otros estándares GS1 prometen aún mayores
rendimientos. De forma similar, cuanto más socios de la cadena de abastecimiento adopten los estándares GS1, mayores
serán los beneficios para toda la industria.
Visite www.gs1us.org/healthcare para leer el estudio de
caso completo.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
La Autoridad Hospitalaria de Hong
Kong mejora el proceso de compras y
administración de bienes mediante
el uso de EDI y RFID
RESUMEN
La Autoridad Hospitalaria (HA) de Hong Kong– un ente estatutario responsable de administrar todos
los hospitales públicos de Hong Kong – busca continuamente mejorar la seguridad del paciente
mediante una mejorada eficiencia operativa, seguridad de datos y trazabilidad. En conjunto con
sus planes de modernización, la HA se sumó a la plataforma EDI de GS1 Hong Kong, ezTRADE, para
mejorar su proceso de compras e inició una prueba piloto para evaluar la viabilidad de la tecnología
RFID para mejorar la administración de bienes. Esta nota describe estudios de casos de cómo la
adopción de la tecnología EDI y RFID ha mejorado el proceso de compras y el sistema de administración de bienes de la HA.
Nota por Autoridad
Hospitalaria de
Hong Kong
mundial de puras ganancias para los consumidores y proveedores.
No caben dudas de que las cadenas de abastecimiento mundiales del
sector salud deberían trabajar en conjunto para lograr una eficiencia
óptima, incrementar una transparencia necesaria y hacer trazabilidad.
Con esta meta in mente, la HA ha establecido varios objetivos claves
como parte de sus planes de modernización para compras y administración de materiales. Estos objetivos incluyen el establecimiento
de una plataforma integrada de información y datos de la cadena de
abastecimiento y el mejoramiento de las herramientas y procesos
de administración de riesgos. La visión es establecer una operación
perfectamente integrada de la cadena de abastecimiento con una
máxima administración de riesgo.
Antecedentes
Establecida en diciembre de 1990, la HA responde al Gobierno de
la Región Administrativa Especial de Hong Kong. En la actualidad
la HA maneja una cartera de 41 hospitales públicos e instituciones, 48 clínicas especializadas ambulatorias y 74 clínicas generales
ambulatorias. En total estas operaciones comprenden alrededor de
53.000 empleados y más de 27.600 camas en hospitales. Con buen
presupuesto, la HA maneja un creciente gasto público para la salud,
proyectado a crecer de HK$32,7 mil millones (o US$4,2 mil millones)
en 2007/8 a $78 mil millones (o US$10 mil millones) para 2015 y
$127 mil millones (o US$16,4 mil millones) para 2025.
Al mantener la misión de fomentar la seguridad del paciente mediante una estrecha colaboración con el sector de salud mundial, la
HA se unió al grupo mundial de usuarios de GS1 Healthcare, como
miembro votante en 2008. Con ello apunta a entregar un ambiente
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Caso 1: Perfilando el proceso de compras
para más de 160 hospitales y clínicas con la
plataforma B2B – ezTRADE
Para mantener la continuidad de suministro y la adopción de la
tecnología apropiada más avanzada, HA tiene que asegurar un suministro uniforme de todos los insumos médicos necesarios mediante
compras a granel a proveedores mundiales. Los procesos de compras
involucran una gran red de proveedores, incluyendo compañías
farmacéuticas, proveedores de insumos médicos así como terceros
proveedores de servicios de mantenimiento de equipamiento. La
administración de todos los proveedores requiere una planificación
cuidadosa, formulación detallada de políticas, así como un sistema
transparente de administración de información y riesgo tanto en
la oficina central como en niveles hospitalarios. Las funciones de
oficinas centrales incluyen formulación de pautas y políticas, establecimiento de estándares, administración de riesgo y desarrollo de
sistemas, mientras que los hospitales individuales enfocarían el monitoreo del rendimiento del proveedor, control de inventario, apoyo de
logística, contratación a granel, etc.
25
La Autoridad Hospitalaria de Hong Kong mejora el
proceso de compras y administración de bienes mediante
el uso de EDI y RFID
Como ocurre con todos los proveedores de servicios de salud alrededor del mundo, los crecientes gastos son una presión constante.
Encarando este desafío, junto a problemas tales como la precisión
de información sobre discrepancias pendientes en la calidad
del producto, además de la necesidad constante de manejar un
cambio, la HA decidió en 2002 modernizar sus procesos de administración de compras y la cadena de abastecimiento. Este paso
estratégico también es consistente con la iniciativa de la HA de
continua evaluación y adopción de tecnología de salud. El plan de
modernización apuntaba a lograr tres objetivos para mejorar:
•
•
•
la eficiencia al reducir los costos operacionales y el tiempo que
lleva la compra a medida que se incrementa la seguridad del
producto
la seguridad, especialmente con respecto al control de proceso,
contabilidad y seguridad de datos
la trazabilidad con más intercambio de información y administración de datos integrados hasta el nivel de consumo.
Inscribiéndose
en GS1 Hong
Kong para la
implementación
de ezTRADE
Tiempo atrás, en 1996,
con el propósito de
modernizar la administración de compras e insumos por medio de la implementación de
un sistema de e-procurement (compra electrónica), la HA se había
inscripto en GS1 Hong Kong y había adoptado el servicio de GS1
implementando ezTRADE – una plataforma EDI de negocio a negocio a través de una interfase basada en estándares para la identificación automática y comunicación en la cadena de abstecimeinto del
sector salud. Desde diciembre de 2009, un total de 48 proveedores
de HA se han unido a ezTRADE con más de 18.000 transacciones de
Ordenes de Compras EDI en el año.
ezTRADE facilita el flujo de información e
incrementa la eficiencia operacional
El tradicional procesamiento manual de órdenes involucraba un
flujo de trabajo complicado y este proceso estaba compuesto por
tareas sin valor agregado como la duplicación de esfuerzos en ingreso de datos e información, sujetos a modos lentos de comunicación, es decir envío de órdenes por fax. No sólo se consumía mucho
tiempo y se requería mucho esfuerzo sino también existía un alto
riesgo de error humano en el proceso de comunicación, que más
adelante causaría gastos administrativos y operacionales.
ezTRADE – diseñada para permitir que los negocios lleven a cabo
actividades comerciales con un intercambio electrónico de datos
(EDI) y el apoyo de lenguaje de etiquetado extensible (XML) brindó la plataforma ideal basada en estándares para que la HA y
sus proveedores realicen sus negocios con más eficiencia. Con este
servicio de plataforma, todas las categorías de productos, los precios y las cantidades están detallados por artículo en cada Orden de
26
Compra, permitiendo a los compradores de HA y sus proveedores
extraer información comercial precisa y puntual utilizando un lenguaje de negocios en común en un formato electrónico estandarizado. En resumen, todas las transmisiones de datos pueden hacerse
de forma simple y eficiente a través de la red. El sistema también
automatizó el proceso de pago y podría utilizarse para facilitar la administración de los recuperos, en caso de un producto defectuoso.
ezTRADE nos ayudó a mejorar el flujo de transacciones comerciales
para los insumos médicos. Los beneficios específicos incluyeron
efectividad mejorada del flujo de operaciones en la comunicación
con proveedores; la eliminación de la duplicación del trabajo sin
valor agregado, especialmente en los procesos de administración;
menos errores humanos al ingresar datos y mejoría en la administración de inventario.
Caso 2: Implementación de tecnología RFID
para lograr trazabilidad para un mejor
cuidado del paciente
El rápido desarrollo de la tecnología inalámbrica (por ej. RFID) permite una administración más efectiva de bienes en los hospitales y
está muy asociado a la creciente inquietud de mejorar la calidad del
cuidado de la salud y contener los costos. Distintos proyectos pilotos y de implementación en otros países han demostrado que una
efectiva administración de bienes con la ayuda de tecnología lleva
a una mejor utilización de bienes, facilitando así a los empleados de
primera línea concentrarse más en el cuidado del paciente.
A medida que el equipamiento para el tratamiento de pacientes se
convierte en más sofisticado y caro, se hace más importante prevenir las pérdidas. Además de las potenciales pérdidas económicas, la
administración ineficiente de bienes en un hospital pueden causar
otros problemas adversos como la interrupción de servicios médicos y la pérdida de productividad por parte de los profesionales
de la salud. Tal como lo muestra un estudio realizado en el exterior,
algunos empleados de hospitales pueden perder hasta un 30% de
su tiempo buscando equipamiento que necesitan utilizar.
Al reconocer todos estos temas y desafíos, la HA decidió llevar a
cabo un estudio piloto utilizando tecnología RFID como medio para
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
La Autoridad Hospitalaria de Hong Kong mejora el
proceso de compras y administración de bienes mediante
el uso de EDI y RFID
proceso de captura de datos para equipamiento médico de alto valor.
El estudio diseñó tres sistemas para pruebas utilizando en su mayor
parte tecnología RDIF desarrollada:
•
•
•
facilitar el seguimiento y la administración de bienes de dispositivos
médicos en el lugar del cuidado, y como consecuencia mejorar
también la seguridad del paciente y la calidad del servicio.
Sistema RFID para el seguimiento de
bienes para una utilización adecuada del
equipamiento de alto valor
En 2007, la Fuerza de Trabajo de Administración de Bienes RFID se
unió a GS1 Hong Kong para llevar a cabo un estudio en el Hospital
Prince of Wales y el Hospital North District.
El estudio apuntaba a identificar la mejor manera para perfilar los
procesos de inventario y agilizar el inventario de bienes. Además, buscaba comparar si la tecnología seleccionada tenía mejor rendimiento
que la actual de códigos de barras. También se pretendía preparar un
caso de negocios para construir un sistema que permitiera la localización en tiempo real de bienes médicos y perfilase la utilización del
RFID pasivo para facilitar el inventario de equipamiento en
quirófanos
RFID activo para permitir un seguimiento en tiempo real de
dispositivos médicos en las salas de atención
RFID activo para perfilar la utilización de la captura e informes de
bienes de alto valor en hospitales
Se llevaron a cabo medidas de seguridad para la protección de dispositivos médicos sensibles tales como pruebas de verificación EMI,
y se encontró que no había interferencia generada por las etiquetas
RFID activas. De las tres aplicaciones, el uso de la tecnología RFID
activa para el seguimiento de bienes en tiempo real probó ser la
más útil para las enfermeras de primera línea al eliminar el tiempo
perdido localizando o contando con dispositivos de uso frecuente
y permitiéndoles utilizar mejor su tiempo para una mejor atención
del paciente. En este estudio piloto, se etiquetaron 15 dispositivos,
incluyendo monitores de presión sanguínea, electrocardiogramas,
bombas con inyecciones, bombas de infusión y escáneres para
vejigas. Una enfermera sólo necesitaba 12 segundos para localizar
un dispositivo médico etiquetado en una sala, en comparación con
duraciones que van desde media hora hasta varias horas y días buscando en el sistema de registros de papel y haciendo la búsqueda
manual de equipamiento. También se prefirió el RFID activo debido
a su facilidad de uso.
El estudio brindó pruebas conclusivas sobre el cumplimiento de
objetivos claves de administración de bienes de los sistemas RFID
de seguimiento, incluyendo la maximización de la utilización de
bienes, reduciendo su pérdida y mejorando su mantenimiento.
Etiqueta RFID activa adjunta en un
dispositivo médico para su rastreo
Instalación de Prueba de Verificación EMI
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Instalación de Lectores Fijos en la
Sala del Piloto
27
Mejorando la calidad del cuidado y la
seguridad del paciente en Chile: Servicio
de Salud Metropolitano Occidente
RESUMEN
El Servicio de Salud Metropolitano Occidente se ha involucrado en un proceso ambicioso para
modernizar las áreas administrativas y clínicas. Para eso está implementando Estándares GS1 para
monitorear el stock y permitir una trazabilidad de medicamentos e insumos médicos. Este es “un
paso importante hacia la calidad y seguridad del paciente” vinculado con las partes responsables.
Sobre SSMOCC
El Servicio de Salud Metropolitano Occidente (SSMOCC) es una
agencia del Ministerio de Salud de Chile que administra y coordina
una red del sector salud que incluye seis hospitales, un Centro de
Diagnóstico y Tratamiento, un Centro Referencial de Salud, 33 Centros de Salud Primaria y 23 Centros Rurales de Salud. La red cuenta
con una población de 1.200.000 personas de quince municipalidades del área del oeste de Santiago, la capital Chilena.
“Más Salud Occidente”
El SSMOCC apunta a mejorar la calidad del cuidado de la salud e incrementar el acceso y la oportunidad al sector salud. Con ese objetivo se tomó una decisión estratégica para implementar un sistema
de administración hospitalaria que se focaliza en el cuidado clínico
de los pacientes. En 2008, luego de un proceso exhaustivo para la
definición de requerimientos y el análisis de las posibles soluciones,
se estableció un sistema en información de salud (HIS) pionero en el
sistema de salud pública de Chile.
Por Dra. Carolina
Cerón Reyes, Directora del Servicio de
Salud Metropolitano
Occidente
cientes a la red, administración de indicadores, información sobre
cumplimiento de metas, etc.).
Trazabilidad de medicamentos
Dentro del marco de este proyecto han surgido importantes desafíos, especialmente, en el caso del manejo de productos medicinales para lograr trazabilidad, desde el momento de la adquisición
hasta el momento en que se administra una dosis al paciente. Esto
se priorizó para mejorar la seguridad y calidad de los procedimientos clínicos. La necesidad de monitorear todo el flujo de productos
medicinales con registros confiables a través de todas las etapas y
en todos los centros de la red, estableció el desafío de crear un sistema estandarizado de codificación para medicamentos, utilizando
características de productos e información logística.
El proyecto se llama Más Salud Occidente y se basa en un sistema
de Registro Electrónico de Salud (EHR).
Este fue un desafío serio, ya que no existía ningún sistema de este
tipo en Chile para codificar y rastrear medicamentos. Por lo tanto, la
primera tarea del equipo fue analizar las alternativas existentes en el
mercado. El principal criterio se basó en la utilización de estándares
compartidos, reconocibles y universales que permitiesen el intercambio de información con parámetros en común entre proveedores, instituciones del sector, compañías de logística, etc.
El sistema apunta a la administración de los pacientes dentro de
la red de salud (listas de espera, horarios, referidos entre centros,
etc.), administración de recursos disponibles (disponibilidad de
camas, optimización de stocks de productos medicinales e insumos
médicos, optimización del uso de quirófanos y equipamiento de
diagnóstico y terapéutico, etc.), calidad y oportunidad de recibir
cuidado (acceder a guías de clínicas, protocolos de tratamientos,
seguimiento de garantía explícita para la salud, seguridad en el uso
de medicamentos, etc.), información de administración (incluye
informes en tiempo real sobre cómo operan los centros pertene-
Los Estándares GS1 fueron considerados la mejor opción para los
requerimientos del Departamento. Son un sistema de codificación
internacional ampliamente utilizado por compañías proveedoras,
que pueden integrarse al sistema de información Red Occidente.
Principalmente permiten el seguimiento de productos medicinales.
Además, la Central Nacional de Abastecimiento (CENABAST) del
Ministerio de Salud de Chile, que es el principal proveedor de medicamentos y consumibles del Departamento, ya había comenzado a
utilizar el mismo sistema de codificación, requiriendo el estándar a
sus proveedores.
28
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Mejorando la calidad del cuidado y la seguridad
del paciente en Chile: Servicio de Salud
Metropolitano Occidente
Implementación y comienzo
El proceso de implementación se diseñó en etapas, comenzando
por el Hospital San Juan de Dios, el centro más complejo de la Red
Occidente. Desde allí, se previó una instalación progresiva en todos
los otros centros.
Hoy, con el sistema de registración y monitoreo instalado en la
recepción del depósito, los productos se chequean utilizando un
lector de códigos de barras. Esto permite la integración de la información clínica del producto y la información logística concerniente
al origen, características y formas de almacenado. Si los productos
llevan un código GTIN128, también incluye información sobre la
fecha de vencimiento y lote. Si llevan el código genérico GTIN13,
esta información se agrega al sistema localmente, reetiqueteando
el producto.
Los pasos preliminares
Los pasos preliminares no son fáciles. Se requirió un estudio para estandarizar y aprobar las drogas utilizadas por los distintos hospitales
en la red. Luego se armó una “lista maestra” que debían conformar
todos los hospitales de la red. Al mismo tiempo, se analizaron los
procedimientos de cada hospital para definir un flujo común, incluyendo la recepción en el depósito, entrega a la farmacia, despacho
a servicios clínicos y administración de la dosis al paciente.
En cada etapa, luego de la recepción, despacho a farmacia, entrega
a servicios clínicos y administración al paciente, el código se utiliza
una y otra vez. La información sobre el medicamento puede recuperarse y rastrearse durante todo el flujo.
Este diagrama se desarrolló en el campo, con equipos locales en
cada centro, facilitando así un procedimiento estándar para ser
aplicado en todos los centros.
Mientras tanto, se desarrollaba otra pieza esencial: se creó una mesa
clínica que contenía información concerniente a cada producto
medicinal (sustancia activa, forma, fuerza, ruta de administración del
producto farmacéutico, etc). Con este propósito se llevó a cabo un
repaso sobre la información disponible existente. Se determinó que
se podía utilizar un estudio desarrollado por el Instituto de Salud
Pública (ISP), que contenía una base de información clínica sobre
cada medicamento en el mercado.
El Sistema GS1 permitió recolectar la información del ISP, y además
le agregó datos logísticos para cada producto (origen, condiciones
de almacenamiento, lotes, fechas de vencimiento, etc.).
El comienzo del sistema implica un cambio serio en la forma de
hacer las cosas, sin mencionar el cambio de mentalidad, tecnología
e infraestructura que primero se tuvieron que desarrollar.
Sin embargo, la implementación del proyecto requirió bastante
trabajo, principalmente focalizado en la creación y actualización de
la “lista maestra de insumos” y el sistema estableció una lógica para
la red. Así la información puede compartirse y el uso de recursos
entre centros puede optimizarse, contribuyendo a la administración
en conjunto de la Red Occidente.
Los centros de abastecimiento fueron los primeros en experimentar
la transformación. Además de instalar el hardware requerido (más
computadoras, lectores de códigos de barras, etc.), se rediseñaron
los espacios y hubo cambios en la infraestructura para almacenar
los productos, teniendo en cuenta las condiciones particulares. Esto
se debe a que si se tiene registro de información de lotes, pueden
separarse en el depósito, estableciendo distintos espacios físicos.
Las farmacias están llevando a cabo cambios similares con el fin de
adaptar procesos e infraestructura a la nueva dinámica de trabajo.
En este contexto, los esfuerzos no sólo se concentraron en la estandarización del proceso, sino también en la aprobación de términos
asociados a los medicamentos, creando un glosario común para sus
características.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
29
Mejorando la calidad del cuidado y la seguridad
del paciente en Chile: Servicio de Salud
Metropolitano Occidente
La capacitación también ha tenido un rol clave en la definición e
implementación del sistema, tanto en términos de administración
de los cambios como en los conocimientos técnicos. Todas las
partes involucradas han trabajado en conjunto para coordinar los
cambios: farmacéuticos, médicos, jefes de suministros, asistentes
administrativos etc.
Desafíos
Considerando la magnitud de este proyecto, los equipos han
tenido que manejar una serie de desafíos durante la etapa inicial.
para medicamentos. Nuestro objetivo es integrar todos los productos en el sistema. Esto lograría mejores logísticas a gran escala, que
sin duda influirían en la planificación, programación y organización
de procedimientos relacionando suministros, almacenado y la Red
de farmacias.
Los sistemas de registros y monitoreo ayudan a optimizar los niveles
de stock y rotación. Esto tiene un efecto claro en los costos y en el
caso de productos medicinales; el monitoreo computarizado de
fechas de vencimiento implica menores pérdidas como resultado.
En todos los casos, el mayor progreso en términos de seguridad y
calidad es desde ya la trazabilidad de medicamentos, lo que significa un enorme avance en la historia de la salud pública en Chile.
El principal problema tiene que ver con el hecho de que algunos
productos arriban al depósito sin código de barras. Aunque el
estándar internacional ya se encuentra parcialmente implementado, todavía existe una gran brecha entre los productos etiquetados
y aquellos sin etiquetar; hoy en día los proveedores del servicio de
salud no están obligados a proveer esto. Dado el volumen normalmente recibido por un depósito de hospital, la tarea adicional de
crear un código interno provisorio y de reetiquetar productos ha
sido muy cuidadoso.
Lo mismo puede ocurrir cuando un artículo etiquetado no puede
rastrearse en el rango de productos farmacéuticos. En tal caso,
luego de consultar la Lista Maestra de GS1, se provee un código
provisorio. Gracias al servicio online de GS1, se puede actualizar
directamente la información, incorporando nuevos productos
(nuevos proveedores, nuevas presentaciones, etc.).
Además, en esta etapa existe la necesidad de una tarea adicional de
reempaquetar manualmente las presentaciones de medicamentos
en paquetes de dosis unitarias. Cada nueva dosis debe entonces
ser reetiquetada para mantener la información asociada con el
producto médico. Esta cobertura es aun parcial, pero hay esperanza
de incluir el 100% de los medicamentos en empaquetados de dosis
unitarias para los pacientes de hospitales.
Pasos siguientes
Todavía existen enormes desafíos para la SSMOCC y para todas las
instituciones relacionadas – servicios de salud, compañías farmacéuticas, CENABAST, etc. Se debe desarrollar un sistema nacional
integrado con estándares en común que permitan el intercambio
y monitoreo de información sobre medicamentos y productos del
sector salud.
La Red Occidente ha dado el primer paso en esta dirección, ubicando a la institución en el primer lugar en cuanto a la modernización
de la administración de la salud.
SOBRE EL AU TOR
La Dra. Carolina Cerón Reyes, Directora del Servicio de Salud Metropolitano Occidente, se unió a la institución en 2007
como Directora Médica Asistente. Este año asumió como
directora del Departamento. En ambos puestos ha tenido un
rol líder en la implementación del proyecto del HIS.
Es cirujana con un diploma en Administración de Instituciones del Cuidado de la Salud, un MBA en Salud y un diploma
en Políticas Públicas y Administración Social; la Dra. Cerán
tiene una amplia experiencia en administración de la
salud pública.
La SSMOCC planea utilizar el sistema de codificación de GS1 no sólo
30
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Sistema de soporte para Información
Médica utilizando Asistentes Personales
Digitales (PDAs)
RESUMEN
El Kyoto Second Red Cross Hospital de Japón ha introducido un sistema de soporte de
información médica utilizando Asistentes Personales Digitales (PDAs). Este sistema conectado al sistema de Registro Médico Electrónico (EMR) permite a los empleados de la
clínica verificar y registrar fácilmente que la medicación correcta se administre al paciente
correcto. Hoy, hay siete tipos de PDAs en operación para la administración de riesgos y
para brindar un apoyo de servicio a los enfermeros; el uso de PDAs contribuye a la reducción de riesgos y a la optimización del trabajo de la oficina médica.
Por el Dr. Kiyohito
Tanaka, Gerente de
Proyecto, Distribución del Hospital,
Kyoto Second Red
Cross Hospital
Antecedentes
Visión general del sistema
Bajo una creciente observación pública, en Japón han surgido varios problemas de seguridad médica además de una mirada crítica
sobre las instituciones médicas en general. Cualquier caso de mala
praxis médica en una institución puede dar lugar a una enorme
compensación económica para el paciente afectado y/o su familia,
incluyendo los daños y costos legales. Por otra parte, el caso daña
seriamente la confianza del paciente/usuario de la institución médica y la reconstrucción de la relación puede llevar años. El potencial
de tales situaciones acentúa aún más la importancia de la administración de riesgos en la práctica médica.
Hoy, en el hospital hay en operación siete tipos de unidades de PDA
que caben en dos amplias categorías: administración de riesgos y
apoyo de servicios (registrados por enfermeros).
El Kyoto Second Red Cross Hospital de Japón está completamente
comprometido con la administración de riesgos mediante la utilización de Asistentes Personales Digitales (PDAs).
•
Visión general del Kyoto Second
Red Cross Hospital
El hospital es una institución de cuidados terciarios agudos, cuenta
con 640 camas y un centro de emergencias médicas. Desde Junio
de 2006, implementa un sistema de pago de monto fijo que se basa
en la “Combinación de procedimiento de Diagnóstico” (DPC). En
2004 se introdujo un sistema de Registro Médico Electrónico (EMR)
y hoy hay cerca de 700 terminales en funcionamiento.
Con la introducción del EMR, el hospital también incorporó un
sistema de administración de riesgos utilizando PDAs. Con los PDAs,
el sistema registra y verifica todos los datos relacionados con soluciones inyectables, reduciendo así riesgos y errores. En base a los
resultados de las operaciones de este sistema en 13 salas, el uso de
PDAs se ha extendido a otros sistemas de información hospitalaria
como el sistema de apoyo para quirófanos, operaciones endoscópicas y la distribución intrahospitalaria.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
1. PDAs para la administración de riesgos
(1) PDAs utlizados para medicamentos intravenosos
Como parte del sistema para la identificación de medicamentos
intravenosos, en las salas de hospitales se deberían tener en cuenta
los siguientes puntos de verificación:
•
Verificación de la identidad del paciente cuando se le administra
un medicamento intravenoso
Asegurar que la solución intravenosa preparada sea acorde a la
receta del médico.
Para poder lograr esto, el hospital ha implementado el sistema
“Solemio NURSE” y ha provisto de PDAs a los empleados clínicos.
Este sistema permite que el departamento farmacéutico prepare la
medicación según la receta del médico como se muestra en el EMR,
y emita una etiqueta de código de barras para el frasco del fluido
intravenoso. En las salas de atención, las enfermeras escanean con
un lector los códigos de barras en cada vía/ampolla de la medicina
que se mezclará; el código de barras contiene el Número Mundial
de Artículo Comercial (GTIN). Este proceso verifica que los detalles
de la medicación mezclada concuerden con los de la receta del
médico (Fig. 1). Además, las enfermeras utilizan PDAs equipados
con escáneres para códigos de barras para verificar la identidad del
paciente y el frasco del fluido al suministrar la medicación intravenosa y al remover la aguja. Estos datos se transfieren al sistema EMR
mediante una Red de Area Local (LAN) inalámbrica. Así se controla
cada uno de los aspectos de “6W1H” (cuándo, quién, a quién, qué,
dónde, por qué y cómo (Fig. 2).
31
Sistema de soporte para Información Médica utilizando
Asistentes Personales Digitales (PDAs)
Fig. 1 Código de barras para frasco de fluído intravenoso y medicamentos para mezclar
Este sistema es extremamente efectivo para asegurar que la solución intravenosa que se da a un paciente es conforme a la receta
del médico y, como da cuenta de los datos 6W1H de cada solución
intravenosa, puede interrogarse en cualquier momento.
La mayoría de los sistemas basados en PDAs ofrecidos por otros
fabricantes no pueden brindar las instrucciones del médico en
tiempo real, lo que significa que se debe establecer un límite de
tiempo al emitir una instrucción para medicación intravenosa. Tal
inconveniente operacional puede reducir seriamente las ventajas
de los sistemas electrónicos.
(2) PDAs utilizados para Sistema de Soporte Endoscópico
El sistema “Solemio ENDO” que se utiliza para exámenes endoscópicos en el hospital, contiene el concepto “ingreso con implementación” referido al ingreso de datos en el momento del examen. Además, permite el ingreso y la administración de datos de los detalles
de los procedimientos previos al examen y de los dispositivos de
tratamiento utilizados. En la sala de exámenes, los PDAs muestran
la lista de exámenes que se llevarán a cabo ese día y se confirman
los pacientes que se deben preparar para el pretratamiento. El PDA
escáner de código de barras es utilizado para escanear los medicamentos utilizados para el pretratamiento. Un código de barras
GS1-128 puede escanearse de una lista emitida por el sistema de
distribución del hospital para materiales médicos utilizados pero no
marcados con un código de barras. Los códigos de barras GS1-128
utilizan un sistema estandarizado con identificadores de aplicación,
permitiendo no sólo órdenes internas dentro de los hospitales sino
también órdenes externas por parte de los proveedores.
Fig. 2 Identificación de la identidad del paciente al inyectar la solución intravenosa
(2) PDAs para sistema de soporte de quirófano
El sistema de soporte de quirófano también está adoptando PDAs.
La función “Time Stamp” del PDA es utilizado para registrar todos los
datos del tratamiento durante las operaciones.
Las cirugías agendadas para cada día se transmiten a los PDAs. Esta
información se verifica con el código de barras de la muñequera del
paciente para verificar aquellos derivados a cirugías. Los códigos de
barras para medicamentos y materiales médicos/quirúrgicos son
códigos de barras GS1-128 integrados internamente y emitidos por
el sistema de distribución. Durante la cirugía, las enfermeras que
participan registran la información de implementación escaneando
cada código de barras de cada medicación y material médico/quirúrgico utilizado. (Fig. 3).
2. PDAs para soporte de servicios
(1) PDAs como medios para registrar el cuidado de las enfermeras en las salas de hospitales
Debido a su simplicidad y portabilidad, este es el uso más común
de PDAs para registrar las condiciones de un paciente junto a su
cama. En caso de una emergencia, es probable que las PCs portátiles se dejen en el cuarto del paciente.
32
Fig. 3 Sistema de Soporte del Quirófano
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Sistema de soporte para Información Médica utilizando
Asistentes Personales Digitales (PDAs)
(3) Aplicación para desinfección del endoscopio (PDAs con
RFID)
En la limpieza y desinfección del endoscopio se utilizan lectores de
etiquetas IC. Esto ha permitido el establecimiento y la implementación de un sistema de administración de desinfección del endoscopio que tiene una etiqueta IC, y que muestra su tipo y número
de serie conectado a la máquina de desinfección y al personal de
desinfección (Fig. 4).
(4) PDAs utilizados para el sistema de distribución
En el caso de emergencias, cuando se utilizan medicamentos del
stock de la sala de atención en lugar de los distribuidos por el
departamento farmacéutico, los PDAs se utilizan para escanear y
registrar las dosis en las salas. Así, el sistema no sólo contiene el
historial sino también facilita la administración de órdenes (Fig. 5).
(5) Operación de PDA en sistema ECG
Muchos monitores electrocardiográficos disponibles en el mercado
son muy grandes, lo que a veces causa grandes dificultades en su
traslado en caso de emergencias o en el uso en lugares pequeños.
Por lo tanto, el hospital introdujo un sistema donde una tarjeta PCI
con cables electrodos se inserta en la ranura del PDA permitiendo
12 electrocardiogramas de plomo. El registro del gráfico cardíaco
una vez almacenado en el PDA puede transferirse fácilmente al
sistema EMR. El laboratorio de fisiología opera un sistema donde los
electrocardiogramas de los pacientes en reposo puede verse con
facilidad por medio del servidor Web y compararse con aquellos
obtenidos durante un ataque.
Uso del código de barras con otros que no
sean PDAs
Fig. 4 Etiqueta IC adjunta al endoscopio
Fig. 5 Aplicación de
PDA para sistema de
distribución
cia las órdenes del médico debido a los cambios de la condición del
paciente o los resultados de sus exámenes de sangre.
Basándose en tales resultados, los médicos tienen que asegurar
las notificaciones de cambios de las órdenes, y esto ha probado
ser efectivo.
Conclusión
Hoy, la esterilización se lleva a cabo en la Sala Central de Esterilización. Para manejar los instrumentos por set y por unidad, el hospital
coloca los códigos de barras en la bandeja del set o la unidad luego
de la esterilización. Cuando los instrumentos se utilizan en el Quirófano o Sala de Tratamiento, se capturan los datos de aquel con quien se
utilizaron y de su tratamiento y se registran en el sistema del hospital.
En el caso de esterilización insuficiente o una epidemia infecciosa se
puede recuperar esta información y tomar las acciones apropiadas.
El uso de PDAs dentro del hospital ha dado por resultado un
sistema que permite una administración de datos, independientemente del momento o localización. En términos de establecer un
“ambiente ubicuo”, el uso de PDAs parece cumplir con las necesidades de las instituciones médicas. Desde la perspectiva de lograr
seguridad médica, desarrollar trazabilidad y perfilar el trabajo de
oficina médica, el Hospital Kyoto Second Red Cross ha probado que
los PDAs pueden utilizarse como herramientas efectivas.
Uso secundario de los datos
Además de prevenir errores, el análisis de “advertencias” ocurridas
durante el momento de escaneado puede llevar a medidas que
reducen riesgos. Aquí, “advertencia” significa mensajes de alerta
evitando o previniendo una potencial situación de mala praxis. El
hospital analiza el trabajo de las enfermeras en detalle, la carga de
trabajo total y la información de “advertencias” por ejemplo, en el
momento de una inyección (todos estos datos se obtienen utilizando PDAs)y demostrando así el compromiso total para mejorar los
procesos operativos. Para citar un ejemplo, se encontró que existen
advertencias en aquellas salas donde se llevan a cabo ciertas prácticas médicas (por ej. quimioterapia) donde se cambian con frecuenGuía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
SOBRE EL AU TOR
El Dr. Kiyohito Tanaka es Vicedirector del Departamento de
Gastroenterología y Gerente de Proyectos de la distribución
del hospital en Kyoto Second Red Cross Hospital (K2RC).
Lidera cuatro proyectos: Proyecto de Optimización de Compras de Materiales Médicos, administración de seguridad
para inyecciones y soluciones, mejoras de negocios para
quirófano y centro de distribución, y soporte comercial para
centro endoscópico.
33
Proyecto Prometheus:
Administración Electrónica dentro de la
cadena de transfusiones sanguíneas
RESUMEN
La implementación de un registro electrónico de administración de transfusiones de sangre durante su proceso de suministro utilizando tecnología de Código de Barras en el Lugar del Cuidado
(BPOC) logró mejorar enormemente la seguridad del paciente y prevenir la administración de
sangre equivocada. La forma en que esta solución está diseñada y desarrollada es de suma importancia para la aceptación e implementación en nuestra organización de los cuidados de la salud.
Esta nota resalta cómo utilizamos los principios de desarrollo de Software Agil y Pensamiento Lean
para construir un sistema de software basado en un análisis de la causa desde el inicio del proceso
de la transfusión de sangre.
Nota por Erik Zwarter,
Gerente de Proyectos,
Healthcare Logistics,
Erasmus Medical Centre
La fundación Holandesa TRIP (Reacciones de Transfusiones en
Pacientes) informó acerca de 190 casos en 2008 de los 11 hospitales participantes.
2008
Caso de paciente equivocado ....................... 190
Sangre a paciente equivocado......................... 57
Casi accidente ............................................................. 53
Incidente ........................................................................ 80
Fuente: ISBN/EAN: 978-90-78631-07-1 Informe TRIP 2008 –
Hemovigilantie.
La utilización de un sistema BPOC se basa en seis componentes:
•
•
•
•
•
•
El Sistema de Información (IS)
Los procesos del cuidado de la salud
La interfase entre el IS y el dispositivo
Los objetos
El dispositivo para escanear
La técnica de identificación
El sistema de información y los procesos del
cuidado de la salud
Antecedentes
En 2008, el Centro Médico Erasmus, en Rotterdam, Holanda se
comenzó con la iniciativa de mejorar la seguridad del paciente y
reducir los casos de “paciente equivocado”. En base a información
provista por empleados de enfermería y por el sistema de administración de riesgos, la implementación BPOC fue considerada
esencial para el proceso de transfusión de sangre.
34
La larga relación del Centro Médico Erasmus con Bodégro, su software de transfusión de sangre LabTrain, hizo que la implementación
sea fácil y flexible. El desarrollo y la implementación del sistema
basado en el Desarrollo Agil de Software garantizaban la máxima
participación de los empleados de enfermería y un resultado esperado del software. El sistema brindaba datos e información sobre la
cadena de abastecimiento que nunca antes se habían capturado.
Brindamos datos sobre el proceso de reserva dentro del laboratorio
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Proyecto Prometheus: Administración Electrónica
dentro de la cadena de transfusiones sanguíneas
de transfusiones, el proceso de distribución a la
clínica y de los productos de sangre administrados
a los pacientes. El sistema se diseñó y testeó durante 2 meses y se
implementó a mediados de 2009.
Los objetos identificadores
Todos los productos de sangre cumplen con el estándar ISBT-128.
Como el paciente es una de las partes a identificar, una de las
precondiciones de este proyecto es una muñequera para la identificación del paciente basada en especificaciones estándares. El
Estándar GS1 brindó el GSRN en combinación con el código de barras bidimensional (2D) con varios Identificadores de Aplicación. Las
mejoras de calidad en el Pensamiento Lean se manejan por medio
de Actividades en Pequeños Grupos (SGA). Con las SGA comenzamos la selección de proveedores para la identificación de las muñequeras e impresoras y probamos varios proveedores. Según las
especificaciones, las SGA fueron flexibles al determinar el resultado.
Para fines de 2008 se seleccionó el proveedor para este proyecto. La
muñequera de identificación tuvo tal éxito que en Octubre de 2009
se implementó en todo el Centro Médico Erasmus.
La técnica de identificación
En esta etapa el Centro Médico Erasmus siguió los Estándares
internacionales de GS1 para el sector salud. La simbología GS1-128
brindó los identificadores necesarios para conectar varios artículos
(por ej. Identificación del paciente, Identificación de Dispositivo
Unico (Producto)…). El beneficio del código 2D DataMatrix es que
toda esta información está contenida en un muy pequeño código
de barras (aproximadamente 1cm por 1cm).
La posibilidad de dividir este proyecto en componentes modulares
permite experimentar con distintos dispositivos, técnicas de identificación e interfases, a través del tiempo. El principal objetivo es la
mejora constante de la seguridad del paciente y siempre y cuando
la solución actual sea la mejor, vamos a quedarnos con ella. Pero a
medida que la comunicación de datos o RFID mejore, se discutirá
nuevamente la seguridad del paciente dentro de las SGA.
Implementación Post-Prometheus: Actividades por Pequeños Grupos
La interfase y los dispositivos para escanear
Los procesos de cuidados de salud se mapearon visualmente,
tanto dentro del laboratorio de transfusión como en la sala de
atención con las SGA. Estos procesos y las SGA especificaron las
soluciones. En varias iteraciones el equipo del proyecto entregó
prototipos para ser testeados por las SGA. Para el éxito de este
proyecto elegimos ser independientes de la comunicación de
datos inalámbrica. Esta interfase se introducirá en una etapa más
adelante. Se probaron varios escáneres y dispositivos y pocas
“soluciones” tuvieron fracasos.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Al monitorear y analizar nuestros datos de procesos, y de hacer
observaciones directas (Gemba), podemos identificar la causa
original de casos adversos. Podemos monitorear la cantidad de
incompatibilidades en tres etapas del proceso de la transfusión de
sangre. Si fueran necesarios otros pasos para mejorar la seguridad
del paciente también podríamos basar estos pasos en datos de
procesos cualitativos.
Era necesario, como parte del proceso de transfusión, asegurar
que cada producto de sangre concuerde con un paciente por
35
Proyecto Prometheus: Administración Electrónica dentro
de la cadena de transfusiones sanguíneas
medio de BPOC. Esta estrategia es apoyada por
empleados médicos y el oficial de hemovigilancia,
y hará redundante al proceso intensivo actual del
principio “cuatro ojos”. El oficial de hemovigilancia
está actualmente reescribiendo el procedimiento.
Basándonos en 37.000 transfusiones por año incrementaremos la calidad y ahorraremos el tiempo de
las enfermeras sobrecargadas de trabajo.
La importancia de un sistema
estandarizado de identificación
automática
Es muy importante contar con un sistema de estandarización para la identificación de dispositivos
médicos que consista en implantes y desechos. El
Centro Médico Eramsus ha verificado la disponibilidad de códigos de barras en los dispositivos
médicos según los Estándares GS1 y el resultado de la investigación
muestra lo siguiente:
•
•
•
2004 - 60% cuenta con código de barras de los cuales 20% son
GS1 (33% en total)
2006 - 85% cuenta con código de barras de los cuales 34% son
GS1 (40% en total)
2008 - 90% cuenta con código de barras de los cuales 42% son
GS1 (47% en total)
Con la cooperación de GS1 Holanda se verificó la calidad del código
de barras existente. La calidad de los códigos de barras de los dispositivos médicos fue menor que la aceptada. Muchos no cumplen
con los requerimientos del estándar GS1-128. Estos proveedores
fueron notificados y una cantidad sustancial de ellos ha mejorado
significantemente su calidad.
Algunos otros resultados:
• Sólo el 18 % de los códigos de barras cuentan con un Número
de Lote y Fecha de Vencimiento
• El 28% cuentan con un código de barras con una calificación E-F
según el estándar CEN-ANSI
• El 27% no cuentan con código de barras ni utilizan un código
interno
Se debe incentivar a los proveedores que no utilizan Estándares GS1
(para sector salud) para que lo hagan. Sólo en ese momento podrá la
comunidad del sector salud beneficiarse con las mejoras que ofrece
el sistema para la seguridad del paciente, sin mencionar la eficiencia
de logística y ahorros que implica. Evaluando los resultados antes
mencionados, vemos que tenemos un largo camino por delante pero
nos encontramos en un tren que ya ha partido de la estación. ¡Por
favor suban ya!
REFERENCIAS
• Requerimientos por parte de la Agencia Nacional de Seguridad del
Paciente del Reino Unido de muñequeras para pacientes.
• Requerimientos por parte de la Comisión Australiana de Seguridad y
Calidad del Cuidado de Salud de muñequeras para pacientes
• www.youtube.com/ezwarter
SOBRE EL AU TOR
Erik Zwarter es el gerente de proyectos de Healthcare Logistics en el Erasmus Medisch Centrum. Se encuentra activo
hace varios años en la optimización de procesos, basados en
el Pensamiento Lean. Zwarter lideró varias implementaciones EPD y equipos de proyectos. Ahora es responsable de
implementar BPOC y un estándar automático de identificación dentro de Erasmus MC para dominios como Logística,
Farmacia y Cuidados de la Salud.
Es activo en GS1 Healthcare y presidente del equipo de
trabajo de GDSN en Holanda además de miembro del comité de dirección de ZorgDAS. Ha hablado tanto nacional
como internacionalmente sobre el escaneado en el lugar
del paciente, la codificación en barras de dispositivos y el
BPOC, entre otros temas.
http://nl.linkedin.com/pub/erik-zwarter/0/5a8/230
36
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Administración de Stock de implantes
mediante tecnología RFID
RESUMEN
El Complexo Hospitalario de Ourense [Complejo Hospitalario Orense] llevó a cabo
una prueba de concepto para un sistema innovador, basado en el uso de tecnología
de Identificación por Radio Frecuencia (RFID), para optimizar la administración de
stock de implantes. Este estudio del caso describe su alcance y resultados.
Por Benjamín Rodríguez
Nespereira, Galician
Health Service Hospital
Antecedente
La administración de stock de implantes consignados a hospitales por medio de un proveedor es considerada una tarea de los
gerentes de compra de los hospitales. Sin embargo, existen varias
partes involucradas con interés en la importancia funcional y financiera. Estas partes incluyen: el proveedor, quien tiene una relación
comercial con el hospital, y mantiene el registro de reposición del
material utilizado, y continuamente concilia stock y facturación; el
cirujano y enfermeros, quienes necesitan la información sobre el
stock para la planificación de cirugías y quienes luego de utilizar
dichos materiales son responsables de ingresar la información en
los registros médicos del paciente; los empleados de compras, que
deben mantener un seguimiento del stock, el uso y asignación de
un producto para validar el pago y cerrar el circuito de trazabilidad
requerido por ley para los implantes.
Prueba de concepto
El Complexo Hospitalario de Ourense [Complejo Hospitalario
Orense] ha llevado a cabo una prueba de concepto para un sistema
innovador que satisface los requerimientos antes mencionados.
Esta prueba se basa en el uso de tecnología de Identificación por
Radio Frecuencia (RFID). Ahora terminada, es un buen momento
para discutir su alcance y resultados. El proverbio Chino “El camino
más largo comienza por el primer paso” es tal vez más apropiado
que el descubrimiento técnico y comercial de sus logros.
El sistema se basa en dos puntos fundamentales: el desarrollo del
sistema de administración del Servizo Galego de Saude [Servicio de
Salud de Galicia] y el monitoreo recurrente que este complejo hospitalario en particular lleva acabo sobre depósitos de terceros. Sin estas
premisas, el desarrollo de este tipo de aplicación tendría una infinidad
de necesidades en su implementación, demandando soluciones más
urgentes y menos abarcadoras. La prueba es un reflejo de las actitudes adoptadas por las organizaciones que aspiran hacia las mejoras
siempre y cuando sus necesidades hayan sido cubiertas.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Optimización de los procesos de
administración de stock
El proyecto brinda una aproximación sistemática de todos los
procesos que cubre. Aunque puede mejorarse en términos de
requerimientos de eficiencia e información, la prueba asegura que
desde un punto de vista tecnológico, se han integrado con éxito
todas las tecnologías involucradas.
Cuando el hospital recibe un artículo con estas características, el
sistema de administración de depósito lo ingresa en la base de datos
especificada asignando un código único que sirve como clave única
para el resto de sus atributos (Clave de identificación GS1, fecha
de vencimiento, número de lote, número de serie, etc). Existen tres
maneras de ingresar esta información: ingreso manual al sistema de
todos los datos y variables del artículo; usando un lector de códigos
de barras, capturando el código de barras GS1-128; o por mensajería
EDI DESADV (Intercambio Electrónico de Datos – Notificación de
Despacho). Una vez que se define el intercambio de datos, la aplicación de administración lo envía a la unidad RFID donde se imprime
una etiqueta, una Smart Tag y se almacena en su memoria, ingresándolo a la base de datos como producto almacenado en el depósito
en un armario inteligente, que es visto como un sub-depósito.
El armario inteligente
El armario inteligente es una alacena clínica de acero inoxidable
y con acceso controlado por tecnología RFID, donde se pueden
guardar más de 230 artículos.
Adentro, se han colocado adecuadamente 6 antenas que funcionan
con un lector RFID por medio de un multiplexor. La aplicación que
maneja el armario también permite el acceso al mismo mediante una
tarjeta de identificación personal leída por un lector RFID, y una vez
que se valida el acceso, se abre el armario. El acceso se registra. Una
vez que las puertas se vuelven a cerrar, una perilla activa el lector de
Smart Tag que identifica cada artículo mediante un ciclo de lectura
utilizando antenas.
37
Administración de Stock de implantes
mediante tecnología RFID
La información obtenida es comparada con la lectura previa, y se
registran y almacenan los reemplazos o retiros de la persona que
ingresó al armario dentro de un archivo temporario, incluyendo la
fecha, hora, movimiento de artículos, etc. Cada vez que se cierra el
armario se realiza un inventario completo en 30 segundos, actualizando el stock.
Etiquetado de productos
Aplicación de administración
Producto etiquetado con RFID
Impresora RFID
Armario inteligente
Aplicación de administración
autónoma
ADMINISTRACION DE IMPLANTES
Sacar etiqueta
Hoja del implante
Lector RFID
Aplicación de administración
ceso de conciliación e inventario, llevando a cabo varias lecturas de
los artículos almacenados para luego obtener un conteo del stock
100% preciso. Utilizando esta información, actualiza las cantidades
en las cuales se basarán los siguientes movimientos y concilia la remoción de productos con la información de las lecturas de las hojas
de implantes. Las diferencias se arrojan en otro archivo permitiendo
a los sistemas de administración validar su uso y señalar su origen.
Cuando se completa todo el proceso, el proveedor tiene una lista
de artículos que debe reponer y el stock actual en el armario. Esta
información está disponible dentro de las siguientes 24 horas por
medio de EDI, y puede accederse a ella por medio de Internet. Con
esta información, el ciclo completo de reposición y facturación
puede volver a comenzar.
Conclusión
Base de datos
Procedimientos Quirúrgicos y
Registros médicos
Al mismo tiempo, si se planifica una cirugía que requiere dispositivos almacenados en el depósito, se accede a la base de datos
clínica y se importan y registran los detalles del paciente y el
número de registro médico utilizando RFID en otra Smart Tag. Esto
se adjunta a la hoja del implante y se lleva al quirófano con el resto
de la documentación del paciente.
Una vez que finaliza el procedimiento quirúrgico, las Smart Tags de
los artículos utilizados se adjuntan a la hoja de implante y utilizando
un lector RFID de computadora, se ingresan todos los productos
utilizados durante el procedimiento quirúrgico. La información
luego se guarda en otro archivo temporario que se conciliará con
el archivo que contiene la información sobre los artículos que se
retiraron del armario.
Inmediatamente luego de que un artículo ha sido ingresado a un
conjunto de registros médicos con un lector de etiquetas RFID, el
artículo se considera “consumido” y las tablas que reflejan este movimiento se actualizan en el departamento de compras.
Conciliación
Resultaría inmaduro llamar a esto una prueba piloto más aún un
estudio de caso exitoso. Sin embargo, esta prueba ha demostrado
que la tecnología RFID es lo suficientemente confiable como para
considerar soluciones de este alcance, y la integración de sistemas
de administración y tecnología no requieren grandes esfuerzos. Se
puede obtener información precisa y verdadera sin intervención
decisiva del usuario.
Es importante que este proyecto continúe debido al valor financiero de los recursos que controla y el desafío que involucra. Los
elementos de estética y diseño del armario deberían mejorarse
mecánicamente, minimizando tiempos y costos de las lecturas.
Un lector RFID debería poder controlar varios armarios. Debería
agregarse una pantalla para que el cirujano no tenga que abrir el armario para ver qué hay en stock. Debería lograrse una “serie 0” tanto
en su producción como en la aplicación que administra el proceso,
así puede convertirse en un producto industrial.
SOBRE EL AU TOR
Benjamín Rodríguez Nespereira (Ingeniero Industrial Técnico)
es Director Asistente de Recursos Financieros del Complejo
Hospitalario Orense y Gerente en el Proyecto de Innovación
de Logística del Servicio de Salud de Galicia; el proyecto se
basa en el uso de tecnología de identificación automática y
transmisión electrónica (Códigos de barras y mensajería EDI).
Es profesor de Logística de Salud en la Fundación de Salud
Pública de Galicia. El Sr. Nespereira es actualmente el presidente del Comité del Sector Salud de GS1 España.
Una vez al día, fuera de horarios de trabajo, el sistema lanza un pro-
38
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Soporte a la implementación de un
sistema de trazabilidad para el sector
salud en Colombia
RESUMEN
En vista de las nuevas regulaciones del gobierno requiriendo que los distintos involucrados de la
cadena de abastecimiento del sector salud desarrollen sistemas de trazabilidad para medicamentos, las organizaciones Colombianas se vieron en la necesidad de encontrar la solución menos
destructiva posible que se adapte a los procesos actuales. La solución necesita ser funcional y
flexible para los distintos tipos de organizaciones. GS1 Colombia diseñó el CABASnet STL (Sistema
de Trazabilidad en Línea), una herramienta basada en el Sistema GS1 de Estándares que permite a
las organizaciones encontrar flujo e información de productos en línea y en tiempo real. Cafam y
Wyeth Consumer Healthcare (ahora Pfizer Consumer Healthcare), dos de las principales organizaciones del sector salud de Colombia, han liderado la implementación de esta solución llevando a
cabo una prueba piloto. Se anticipa que a mediados de 2010 todos los proveedores serán invitados
a utilizar la solución.
Antecedentes
Durante los últimos dos años, varios involucrados del sector salud
de Colombia han identificado como de suma prioridad el desarrollo de un sistema de trazabilidad para medicamentos y productos
médicos. El sistema debería mejorar el bienestar de los pacientes
y asegurar la trazabilidad completa de productos a través de una
cadena de abastecimiento más eficiente.
En 2007, nuevas regulaciones emitidas por el Gobierno Nacional
incrementaron la necesidad de un sistema de trazabilidad. Por lo
tanto, las organizaciones del sector salud de Colombia empezaron a
explorar soluciones que les brindaría una trazabilidad completa de
medicamentos e insumos médicos.
La solución seleccionada contiene una gran cantidad de requerimientos locales (en cuanto a procesos y operaciones). Fue esencial
el consenso de la comunidad ya que la trazabilidad es un proceso
que requiere un esfuerzo sincronizado conjunto a través de toda la
cadena de abastecimiento porque involucra un tiempo considerable, recursos y desarrollo tecnológico, y necesita seguir un plan de
implementación estructurado.
Cafam, uno de los partícipes claves en la cadena de abastecimiento del sector salud de Colombia, cuenta con una red extensa de
farmacias en el país, brinda servicios de salud y es hoy uno de los
accionistas de la Organización de Administración de Salud más
grande del país, Nueva EPS (anteriormente Instituto de Seguridad
Social). Los ejecutivos de Cafam reconocieron que la regulación
establecía un punto clave para el sector salud que los llevaba a
prestar atención especial en las soluciones disponibles que podrían
optimizar los servicios de salud y mejorar el bienestar del paciente.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Por Luis Gonzalo
Giraldo Marin,
CEO Cafam
Para cumplir con las regulaciones del gobierno y mejorar sus
servicios, Cafam participó en varias reuniones con asociaciones y
organizaciones claves del sector salud. En estas reuniones, uno de
los problemas para lograr trazabilidad era que la captura, almacenamiento y acceso de datos sobre medicamentos en tiempo
real resultaba muy pobre o no existía. En muchos casos, mientras
los fabricantes contaban con poderosas soluciones internas, los
mayoristas no contaban con un buen sistema de almacenamiento y
administración de tales datos.
Entonces, Cafam decidió acudir a GS1 Colombia. “Nuestra experiencia previa con GS1 Colombia con respecto a la codificación y sincronización, así como al desarrollo de soluciones sobre un sistema estándar
para cadenas y proveedores, nos llevó a pensar que sería menos complejo desarrollar e implementar una solución de trazabilidad creada por
GS1”, dijo un vocero de Cafam.
Debido a los intereses compartidos con GS1 Colombia con respecto
al desarrollo de una solución simple para resolver eficientemente
el desafío de trazabilidad, Cafam decidió tener un rol activo en el
piloto propuesto por GS1 Colombia. Para el piloto, el equipo eCom
de GS1 Colombia desarrolló CABASnet STL (Sistema de Trazabilidad
en Línea), una herramienta que podría ser utilizada por los distintos
involucrados para trazar medicamentos e insumos médicos a través
de la cadena de abastecimiento.
CABASnet STL permite a los distintos involucrados de la cadena
de abastecimiento chequear la información sobre un producto
en cualquier momento, en cualquier lugar, utilizando dispositivos
móviles o Internet. Cuenta con el soporte de otras aplicaciones de
GS1 Colombia, como la sincronización CABASnet, y está disponible
para ser utilizado por miembros de GS1 Colombia sin la necesidad
de grandes inversiones tecnológicas.
39
Soporte a la implementación de un sistema de
trazabilidad para el sector salud en Colombia
CABASnet STL soporta GTIN, GS1 DataBar, GS1 DataMatrix, y EPC/
RFID y, además de los datos logísticos e imágenes actualizadas (lote,
fecha de embarque, destinatario, etc.) del pool de datos, es capaz
de mantener y proveer información del producto relacionada a las
características físicas.
Principales desafíos
Una vez que el gobierno nacional había emitido la resolución, las
organizaciones del sector salud comenzaron a enfrentarse con una
serie de desafíos y pusieron sus capacidades a trabajar en forma
colaborativa con otros socios comerciales para probar que:
1. Los sistemas no estaban listos para manejar información de
trazabilidad: aunque los fabricantes identificaban productos
con códigos de barras para permitir trazabilidad, los datos no se
capturaban ni se utilizaban.
2. La concientización de fabricantes y otros involucrados en la
cadena de abastecimiento del sector salud sobre la importancia de participar en una iniciativa podría brindar visibilidad de
medicamentos hasta el usuario final. Como muchos fabricantes
ya contaban con sistemas de trazabilidad internos, la idea de
tener que adaptarse a un nuevo sistema basado en el Sistema
de Estándares de GS1 no era fácil de incorporar. Sería de suma
importancia que el número de lote y la fecha de vencimiento ya
marcados sobre el empaque del producto por el fabricante, se
capturara automáticamente al utilizar símbolos de estándares
GS1 como GS1 DataBar, GS1 DataMatrix o GS1-128,
3. Otro desafío interesante focalizó a las subsidiarias locales de
fabricantes multinacionales, en las que la compañía “madre”
determina los procesos organizacionales. Por lo tanto, trabajar
con una solución basada en estándares internacionales se hacía
muy interesante.
estándar que satisficiera las necesidades de la cadena de abastecimiento y del proveedor. Las notificaciones de envío que se
estaban utilizando contenían una sola fecha de vencimiento y
lote por producto, cuando en realidad, el envío de un solo producto puede contener varios números de lote y distintas fechas
de vencimiento.
Verificación del proyecto
Finalmente, se sugirió un piloto de dos fases:
La primera fase, “Trazabilidad con código de barras sin serialización
– a nivel de unidad de ventas utilizando ABASnet STL – Sistema de
Trazabilidad en Línea”, consistió en una prueba piloto llevada a cabo
con Wyeth Consumer Healthcare con el objetivo de brindar una
solución a corto plazo que le permitiera a los empleados del Centro
de Distribución Cafam, su farmacia y sus puntos de venta, acceder a
información en línea sobre un GTIN, lotes y fechas de vencimientos
de los productos enviados por el proveedor.
El objetivo de la primera fase era conectar el flujo de productos y el
flujo de información (fundamentales para la trazabilidad), utilizando
los GTINs utilizados por el proveedor para identificar sus productos.
Un control operacional adicional introducido para el piloto incluía
que los productos recibidos fueran almacenados en una localización distinta.
4. También era importante desarrollar una notificación de envío
Figura 1. FASE I Metodología de Trabajo
CAPACITACION Y CONCIENTIZACION
13 semanas
Definición
de la Red de
Valor (Flujo
de Producto e
Información)
Estado de
Sincronización
CABASnet
Definición
de la Cartera
de Productos
Susceptibles de
Trazabilidad
Definición de
Localizaciones
Proveedor
40
Definición de
Mensajes y
Medios
Proceso para
Almacenar
y Requerir
Información en
CABASnet STL
Frecuencia
de Almacenamiento de
Información
en CABASnet
STLPRODUCTION
Cliente
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Soporte a la implementación de un sistema de
trazabilidad para el sector salud en Colombia
La Figura 2 ilustra cómo la información de trazabilidad fue
centralizada en CABASnet STL durante la primera fase, con un
simple esquema que conecta el flujo de producto al flujo de
información mediante el mensaje de Notificación de Envío, basándose en el uso activo del proceso de Sincronización de Datos
también por CABASnet.
Esta metodología también requirió la identificación de puntos de
venta críticos y la selección de un grupo de productos con características similares; estos fueron tratados de una manera esencial en
la Fase I. En nombre de Cafam y Wyeth Consumer Healthcare, GS1
Colombia tuvo un rol muy importante capacitando al personal que
iba a participar en esta fase del proyecto.
El flujo de productos e información puede diagramarse de la
siguiente manera:
1. Envío del Producto desde Proveedor DC hasta Cliente DC
2. Reporte de Información (NOTIFICACION DE ENVIO) hasta
CABASnet STL
3. Envío del Producto desde Cliente DC hasta Puntos de venta /
Distribución
4. Reporte de Información (NOTIFICACION DE ENVIO) hasta
CABASnet STL
5. Solicitud de Información por parte de los Usuarios (Wyeth
Consumer y Cafam) utilizando Internet y/o un dispositivo móvil
o con el permiso de una autoridad regulatoria.
Para esta primera fase, era esencial que la solución operara sin
afectar los procesos existentes del proveedor o de la cadena de
abstecimiento.
El piloto se llevó a cabo entre Abril y Mayo 2009 y según las palabras
de Luis Tapias, Gerente Administrativo de Ventas de Wyeth Consumer Healthcare “El objetivo de este piloto nos permitirá establecer,
basándonos en las distintas tecnologías evaluadas, en el contexto de la
infraestructura disponible en Colombia y el horizonte del desarrollo de
la industria farmacéutica mundial, la implementación de trazabilidad
entre socios comerciales; brindará una respuesta a los requerimientos
regulatorios, generará valor agregado con resultados secundarios y menos impacto sobre los costos de los productos con el beneficio principal
de garantizar la medicación específica al usuario final”.
La Fase II se está llevando a cabo actualmente. Su objetivo es extender su alcance a los otros involucrados. El piloto fue abordado con
Wyeth Consumer Healthcare, pero ahora cuenta con la participación de otros proveedores incluyendo Novartis y Tecnofarma. Un
plan de trabajo ha sido diseñado con estos fabricantes y el apoyo
de GS1 Colombia, identificando las partes responsables en cada
etapa del proceso.
Además, las decisiones importantes ya han sido tomadas, como por
ejemplo la utilización de GS1 DataMatrix, aprovechando el hecho
de que los productos ya están identificados con este símbolo, facilitando así la recepción, almacenamiento y proceso de envío desde
el Centro de Distribución de Cafam a sus farmacias y puntos de
venta. Se eligió el GS1 DataMatrix porque puede sostener más información sobre el producto que el código de barras lineal. Además,
varias medicaciones ya están identificadas con GS1 DataMatrix por
parte de la oficina central y otros países utilizan la misma tecnología
para propósitos similares. La decisión se tomó junto al proveedor
reconociendo los beneficios mutuos que se pueden obtener.
En este aspecto, es importante señalar que el proceso de recepción
en el Centro de Distribución de Cafam incluía una inspección visual
de la fecha de vencimiento de cada lote de producto recibido,
Figura 2. Flujo de Producto e Información
SINCRONIZACION
Consumidor de Wveth
CEDI Cafam
1.
3.
Envío de Producto
Envío de Producto
2.
4.
5.
“CABASnet STL’ y “Sistema de Trazabilidad en Línea”
IDENTIFICACION
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
41
Soporte a la implementación de un sistema de
trazabilidad para el sector salud en Colombia
consecuente con ciertos parámetros corporativos (productos con
fecha de vencimiento menor a un año no se podían recibir). Era un
proceso completamente manual.
Además, se estableció el uso del Código Electrónico del
Producto (EPC/RFID) sobre el producto enviado por los
fabricantes (identificación de caja). Con este fin, se instalaron los
portales de lectura en las plataformas de recepción del Centro
de Distribución Cafam.
Al mismo tiempo, se comenzó a trabajar sobre el piloto para la
identificación de productos médicos de alto costo (unidades de
venta) utilizando EPC/RFID, para comprender cómo funcionaría la
tecnología en este contexto. Para poder manejar estos productos,
GS1 Colombia brindó cabinas equipadas con lectores RFID, que
se instalaron en el Centro de Distribución Cafam y en puntos de
venta seleccionados.
Se espera que la segunda etapa se implemente por completo a
mediados de enero de 2010 y que hayan identificado el rango de
productos para una trazabilidad completa.
15. Eliminación de procesos operativos manuales para
reducir errores
16. Eliminación y control de reclamos de clientes.
Agradecimientos Especiales
Queremos agradecer a las siguientes organizaciones que han hecho
posible este proyecto:
•
En el caso de Wyeth Consumer Healthcare, se seleccionaron
los productos identificados con GS1 DataMatrix de la oficina
central, pero también se consideraron el margen y la rotación
de los productos.
•
Beneficios
•
En Cafam, se espera que el proceso de difusión comience a
mediados del año 2010 una vez que la notificación de envío con
las modificaciones necesarias sea aprobada por el comité de
e-commerce de GS1 Colombia. Así, Cafam está pidiendo a sus
proveedores que implementen y logren una trazabilidad total
utilizando CABASnet STL. GS1 Colombia ayuda en el proceso de
llegar a un acuerdo con todos los involucrados del sector salud.
Aunque los beneficios obtenidos hasta el momento son más
cualitativos que cuantitativos, es importante señalar el impacto de
utilizar una solución de trazabilidad en procesos claves como:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Control específico por producto y lote
Visibilidad de fechas de vencimiento del inventario
Soporte para decisiones y administración de devoluciones
Monitoreo eficiente de productos
Visualización de puntos específicos de filtración
Más seguridad de productos para beneficio del usuario final
Mejores relaciones entre proveedor y cadena de abastecimiento
Menor envejecimiento de productos
Mejor nivel de satisfacción en pacientes
Eficiencia de la cadena de abastecimiento
Seguridad de paciente (paciente correcto, medicación correcta,
administración correcta, producto correcto, momento correcto)
12. Más visibilidad con respecto a falsificaciones
13. Información sobre destino final del producto
14. Cumplimiento con regulaciones del gobierno sobre trazabilidad
42
•
•
Techpoint, nuestro aliado tecnológico, quien nos brindó soporte
en el proceso de identificación de los requerimientos para el Centro de Distribución y puntos de venta, y brindó el equipamiento.
GS1 Colombia por la estructuración y compromiso en el éxito
del proyecto
A Cafam, un agradecimiento especial a los ejecutivos y a las
áreas de administración de operaciones, tecnología de la información y mantenimiento electrónico.
El Comité de Administración de Logística para la industria farmacéutica de GS1 Colombia, la mesa redonda donde se analizan,
debaten y sugieren las distintas alternativas para establecer las
mejores prácticas de la categoría.
Wyeth Consumer Healthcare Colombia, por su rol y asistencia en
todas las etapas del proyecto.
SOBRE EL AU TOR
Luis Gonzalo Giraldo Marin es el CEO de la Caja de
Compensación Familiar Cafam desde el 2005. Desde el
principio, logró consolidar a Cafam como una de las cajas de
compensación familiar más sólidas del país, fortaleciendo los
servicios en las áreas de vivienda, educación, salud, recreación,
promoción y marketing. En los últimos años ha promovido
nuevos productos y servicios relacionados con el deporte y la
cultura, además de la construcción del Teatro de Bellas Artes
de Bogotá, en Cafam Floresta. Bajo su administración, Cafam
también ha desarrollado una gran cantidad de soluciones que
se focalizan en optimizar servicios, particularmente en el sector
salud, una de las prioridades de esta caja de compensación.
Uno de sus logros más importantes ha sido la creación de la
unidad de defensa de miembros y usuarios, que garantiza el
cuidado calificado a sus usuarios, además de ser el vocero y
haberse esforzado por proteger los derechos de los miembros.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Códigos de Barras y Co.
RESUMEN
Hoy, nos enfrentamos con un conjunto alarmante de códigos de barras en los empaques de dispositivos médicos implantables. Algunos empaquetados tienen hasta cinco códigos de barras con
distinta información y hasta distintas simbologías. En el sector de Bienes de Consumo, los estándares mundiales están implementados por las cadenas retail; en el sector salud, vemos hospitales y
proveedores empezando a tomar medidas y a trabajar en conjunto. Estamos orientándonos hacia
un sistema que sea utilizable uniformemente, donde todos los datos relevantes estén seguros y
sean legibles por un escáner. Los códigos de barras GS1 DataMatrix parecen cumplir con todos los
requerimientos favorablemente.
Por Dr. Thomas Rothe,
Hospital Universitario
de Dresden (Alemania)
Antecedentes
No, no encontramos nada; no se escanea ningún implante.
Largas hileras de estantes con tornillos, pernos, clavos, placas, pinzas, en cientos …no, miles de distintos tamaños, formas y materiales, suman a las extrañas partes mecánicas en esas formas rarísimas
hechas de distintos metales o plásticos, ubicadas prolijamente en
grandes armarios detrás de puertas de vidrio. Somos las salas de
preparación de los quirófanos de la Clínica Ortopédica del Hospital
Universitario de Dresden. Observamos a las enfermeras mientras
retiran una enorme variedad de implantes y los ubican sobre
pantallas de metal o mesas-carritos. Todas las partes están marcadas, sin embargo vemos que cuando las piezas tienen nombres
muy largos sólo sirve una letra o un dígito para distinguirla de una
parte mínimanente distinta en cuanto a su forma o constitución.
Se requiere de alguien con considerable experiencia para distinguir
entre estos artículos y comprender su propósito médico. Aquí, no
estamos hablando del ensamblado de una máquina inánime; un
error podría tener consecuencias desastrosas para la salud del ser
humano, como bien saben las enfermeras y los médicos. Este es un
lugar donde los expertos trabajan en turnos en varios quirófanos
al mismo tiempo; la norma es 60 operaciones por semana, a veces
muchas más. Y para los “vecinos”, accidentes y cirugía reconstructiva,
y neurocirugía, la situación es apenas diferente. Y este no es sólo el
caso del Hospital Universitario de Dresden.
Permítanos observar más de cerca las etiquetas. Nos dimos cuenta
rápidamente que los códigos de barras no se creaban de la misma
manera. Lo que al principio parecía similar, mostraba que los fabricantes utilizaban sistemas muy distintos. El sistema de etiquetas
legibles por máquinas tiene casi cincuenta años y existen muchos
sistemas alrededor del mundo. La gente habla de “simbologías”
distintas. También observamos que algunos empaquetados tenían
hasta cinco códigos de barras distintos con distinta información
y hasta distinta simbología. ¿Qué tiene que leer aquí un escáner y
qué no tiene que leer? Hasta encontramos implantes del mismo
fabricante con distintas simbologías de códigos de barras. ¿cómo
puede ser?
Identificación automática para implantes
Luego de una cirugía exitosa, todos los implantes deben documentarse con claridad con descripciones coherentes para los
registros médicos y por supuesto, deben volver a ser ordenados a
los fabricantes para la siguiente operación. El fabricante entrega los
suministros correctos dentro de las siguientes 24 horas, siempre y
cuando se haya ordenado bien entre miles de artículos. Se necesita
una enorme red para esto, una red de información y logística.
¿Pero quién controla todo esto? ¿Qué enfermera podrá distinguir
en el futuro entre los artículos a medida que los armarios crecen
más y más, y los estantes son cada vez más largos? Los códigos de
barras en los empaquetados de los implantes nos recuerdan a un
supermercado. Así que comenzamos nuestra búsqueda, ¿existe
algún tipo de registradora con escáner aquí?
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Hileras de armarios con implantes
43
Códigos de Barras y Co.
Ese es un código de barras muy largo
¿Cinco códigos de barras distintos en un paquete?
Primero vamos a intentar comparar esto con el sector retail. ¿Por
qué un sistema que funciona en ese sector, no funciona para
implantes (y desafortunadamente no sólo para implantes)? En
términos generales, los artículos diarios del sector retail son mucho
más fáciles de reemplazar que los productos médicos especializados. Las cadenas de retail ponen mucha presión a los fabricantes
para incluir los artículos en su rango, y hasta para no incluirlos. Para
los retailers la logística es el elemento de costo más esencial, ya que
cada minuto en el depósito cuenta y también la salida. Por lo tanto,
hace mucho tiempo que los retailers acordaron un sistema de
códigos de barras uniforme mundial y todos los que quieran participar lo deben poner en práctica. Cuando hablamos de implantes,
como regla, las ventas no se realizan mediante cadenas de retail:
los fabricantes por lo general proveen directamente al consumidor,
es decir, los hospitales. Para la producción y las ventas, los fabricantes han construido y optimizado sus propios sistemas. Esto ha
contribuido con el hecho de que los implantes todavía no pueden
ser escaneados utilizando un sistema simple como el que se utiliza
en los supermercados.
llamado sistema de identificación de datos. Este código de barras
bidimensional también se considera de lectura muy fácil, debido a
la “corrección de error Reed-Solomon”,
Incluso es reconocible al estar parcialmente dañado o cubierto. Entonces resulta que el problema de los escáneres para los implantes
en el quirófano no es invencible.
El GS1 DataMatrix: extremadamente pequeño, mucha información,
de muy fácil lectura por escáneres de cámaras.
UNICO y GS1 Alemania ya han discutido la identificación con
código de barras de implantes para 13 hospitales universitarios en
Alemania y Holanda y para los 10 mayores fabricantes de implantes.
Los fabricantes mostraron estar tanto interesados como dispuestos
a invertir en métodos modernos de etiquetas legibles por máquinas
que sigan un estándar uniforme en el futuro, siempre y cuando los
hospitales también presionan por un sistema consistente mundial.
Debido a sus propiedades especiales, el GS1 DataMatrix parecía
cumplir mejor con los requerimientos.
¡Todavía no del todo, pero esto está comenzando a cambiar!
Los hospitales operan bajo restricciones de costo y los empleados
médicos tienen cada vez más responsabilidades. No hay lugar para
errores. Lo esencial es asegurar que la gente reciba el tratamiento
correcto. Si un implante fuera colocado incorrectamente, no sólo
sería una tragedia personal para el paciente sino también habría
una carga adicional y financiera extremamente alta sobre la compañía debido a los tratamientos adicionales que requeriría. Por todas
esas razones se deben evitar los errores.
Panorama futuro: GS1 DataMatrix
En el caso de etiquetar implantes con códigos
de barras, existen nuevas propuestas para
resolver el problema. Por ejemplo, la organización de estándares GS1 desarrolló el GS1
DataMatrix. Con el GS1 DataMatrix se define
un sistema que permite todo tipo de información, como la identificación de artículo (GTIN),
números de serie, números de lote, fechas
de vencimiento y mucho más, en pequeños
espacios y todos pueden ser legibles por una máquina. Esto se basa
en un pequeño gráfico cuadrado de patrones en conjunto con el
44
Los proveedores de hardware y software para los escáneres de
códigos de barras también deben emprender este desafío, ya que
la integración con los principales sistemas HIS y ERP del sector salud
es el objetivo clave de los hospitales. Eventualmente se publicará
una recomendación mundial sobre la identificación de implantes
legible por máquinas, ofreciendo a los fabricantes y hospitales un
sistema uniformemente utilizable, donde todos los datos relevantes
estén seguros y sean legibles por escáneres.
SOBRE EL AU TOR
El Dr. Thomas Rothe estudió y obtuvo un doctorado en la
Universidad Técnica de Dresden. Desde 1992 hasta 2003,
trabajó en una gran compañía farmacéutica Alemana en
distintos puestos, donde ya había iniciado varios proyectos
IT y organizacionales. En 2003 lo nombraron Gerente de Proyectos del Hospital Universitario Carl Gustav Carus, Dresden,
donde fue responsable de la introducción de SAP. Desde ese
entonces, ha trabajado en varios proyectos IT como miembro
gerencial. Dentro del grupo de compra UNICO (del cual también es miembro el Hospital Universitario de Dresden), realiza
tareas de comité en GS1 y otras organizaciones.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Tratamiento citostático y escaneo
al lado del paciente: mejorando el
cuidado del paciente en los Hospitales
Universitarios de Ginebra
RESUMEN
El tratamiento de pacientes que sufren de cáncer requiere el uso de medicamentos especiales, adaptados para cada uno en particular. En los Hôpitaux
Universitaires de Genève [Hospitales Universitarios de Ginebra] (HUG) en Suiza,
la gran cantidad de pacientes que necesitan un tratamiento especializado, resulta en la preparación de 14.000 drogas citostáticas por año. Para mejorar los
procesos de cuidado de pacientes, HUG ha desarrollado herramientas para el
apoyo de este crítico proceso médico. El objetivo principal, desde el principio,
fue brindar un cuidado más seguro y responder a los problemas de seguridad
de los técnicos y enfermeras, quienes tienen que preparar y administrar estas
drogas peligrosas.
Mejoras del proceso
Los citostáticos son medicamentos de alto riesgo, proporcional a su
eficiencia para combatir la enfermedad. La administración riesgosa de
quimioterapia para cáncer con el tiempo ha evolucionado en HUG.
En primer lugar, desde 2005, los citostáticos son recetados electrónicamente por médicos, integrando una cantidad de factores e información del paciente, permitiéndoles seleccionar el mejor protocolo.
La cantidad de datos clínicos ha aumentado en la última década, lo
que permite que las recetas sean más específicas y los medicamentos adaptados cada vez más al paciente. Los médicos tienen que
poder manejar en forma eficiente todos estos datos. Considerando
el alto riesgo de errores de las recetas, se ha desarrollado un modelo
de “set para pedidos” y “sistema de recetado electrónico”, integrando
los esquemas de medicación y basándose en las mejores evidencias. El primer paso ha permitido que HUG mejore las experiencias
colectivas y reduzca el potencial de errores en las recetas.
trado al paciente correcto por la ruta de administración correcta (los
llamados “5 correctos del paciente”). Este paso requirió que las bolsas
que contienen los citostáticos, estén específicamente etiquetadas y
que el paciente y el cuidador sean identificados de tal forma que se
pueda procesar la captura de datos automática.
Análisis de riesgo para apoyar la elección
de la solución
La administración de citostáticos a pacientes ha sido analizada con
mucho cuidado para seleccionar la mejor y más eficiente solución.
El enfoque estratégico se construyó sobre tres pilares propuestos
por la Comisión International Conjunta (JCI, 2001):
•
•
•
En segundo lugar, entre 1999 y 2002, en la farmacia del hospital se
centralizaron todos los procesos de composición de medicamentos.
En tercer lugar, se implementó una solución computarizada para
apoyar la producción de medicamentos citostáticos, conectando la
receta electrónica al proceso de fabricación computarizado.
En último lugar, pero no por eso el menos importante, ahora la
información se captura automáticamente en el lugar del cuidado.
Los medicamentos citostáticos tienen un ciclo de vida muy corto,
además de sus características que los hacen únicos en el proceso de
medicación. Resulta esencial la necesidad de capturar la información
de que el medicamento correcto (con su dosis correcta) sea adminis-
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Nota por Prof. Pascal Bonnabry y
Christian Hay
Prevención – basándose en un análisis de riesgo se formalizan
los procesos, se capacita a los empleados;
Diagnóstico – basándose en el incidente informado, se analizan
las causas de la raíz del incidente;
Tratamiento – se ponen en práctica las medidas correctivas.
Debido al bajo número de incidentes y por lo tanto a la dificultad
de medir mejoras, se llevó a cabo un análisis de riesgos. Se exploraron varias metodologías de análisis de riesgos; se eligió FMECA
(Efecto de Fracaso y Análisis de Criticidad) como la más adecuada.
El FMECA ha sido utilizado para varios procesos de cuidado de alto
riesgo, incluyendo nutrición parenteral y quimioterapia.
El análisis fue utilizado para evidenciar las mejoras de las acciones
iniciales (protocolos de recetas y centralización de producción), y
para anticipar el beneficio de tecnologías de información en los
procesos de recetado, producción y administración.
45
Tratamiento citostático y escaneo al lado del paciente: mejorando
el cuidado del paciente en los Hospitales Universitarios de Ginebra
Implementación de IT en el lugar del cuidado
Se ha establecido un equipo multidisciplinario para conducir el
análisis de riesgos. El equipo determina las fallas potenciales en los
procesos (dividido en 5 fases) y sus criticidades. Al observar el punto
del cuidado, el análisis del riesgo ha identificado la complejidad de
la verificación final, en el punto del cuidado.
Incluye los siguientes puntos de control:
•
•
•
•
•
•
•
Control de identificación del Paciente: Paciente – Protocolo –
Producto
Control de identificación del Producto: Protocolo – Producto
Control de Dosis: Protocolo – Producto
Control de Ruta: Paciente – Protocolo – Producto
Control de Día: Protocolo – Producto – Calendario
Control de Vencimiento: Producto – Calendario
Control de Conservación: Producto – Conservación
La Identificación Automática y la Captura de Datos (AIDC) brinda
más eficiencia que las listas de verificación al documentar los procesos al mismo tiempo. La reducción de la criticidad con el escaneo al
lado del paciente, otorgó las siguientes estimaciones:
•
•
•
•
•
Paciente equivocado: reducción del 75%
Ruta equivocada de administración: reducción del 50%
Indice de flujo equivocado: reducción del 50%
Día/hora de administración equivocada: reducción del 50%
Medicamento equivocado o vencido: reducción del 50%
Para permitir la solución AIDC, se decidió utilizar las Claves de Identificación GS1 y el Sistema Identificador de Aplicación (AI) de GS1.
46
Este último no brindó un AI para capturar fecha y hora de vencimiento y por lo tanto, junto al Hospital de Dijon en Francia, HUG
propuso una Solicitud de Cambio a GS1, que fue aprobada en 2005.
Los citostáticos ahora se etiquetan con un único GTIN (Número
Mundial de Artículo Comercial), un número de serie (que es un
número secuencial, entregado por el software que maneja los procesos de fabricación) y una fecha y hora de vencimiento.
En una primera etapa, las etiquetas RFID fueron testeadas debido a
la facilidad de capturar los datos que llevan, y porque las placas de
identificación de los empleados ya incluían una etiqueta RFID. En el
momento de las primeras pruebas, la tecnología reveló barreras inesperadas; las etiquetas en las placas de los empleados estaban en una
frecuencia distinta de las etiquetas de los citostáticos. Como el hospital utiliza muchos PDAs, los facilitó para ser utilizados para la captura
de datos. El lector RFID conectado a los PDAs, sólo leía una frecuencia.
Además, los PDAs eran en ese entonces insensibles a sus conexiones
inalámbricas, lo que causaba interrupciones de conectividad.
Las pruebas realizadas con empleados voluntarios, demostraron
que los nuevos procesos estaban cumpliendo con las expectativas cuando se utilizaban en condiciones óptimas. En las salas de
atención, los problemas de conectividad llevaron a reconsiderar la
solución del hardware.
Luego de descubrir esto, se decidió implementar un sistema
utilizando códigos de barras, fabricando las bolsas con un GS1 DataMatrix (código de barras bidimensional) y también marcando las
muñequeras de los pacientes. Los empleados son reconocidos con
sus nombres para ingresar al sistema (log-in). En lugar de utilizar
PDAs, los carritos llevan computadoras portátiles, ya que su conectividad inalámbrica es mejor que la de los PDAs.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Tratamiento citostático y escaneo al lado del paciente: mejorando
el cuidado del paciente en los Hospitales Universitarios de Ginebra
Conclusiones
Para asegurar la compra del usuario final, la implementación del
escaneo al lado del paciente de medicamentos citostáticos duró
muchos meses. Las enfermeras estuvieron involucradas en varias
pruebas para medir y monitorear sus niveles de satisfacción y
comprender sus expectativas. Hoy un proyecto trata el impacto
ergonómico y la aceptación del proceso en la quimioterapia para
cáncer al lado de la cama del paciente.
El aprendizaje ha sido unos de los beneficios del proyecto. Los
procesos más seguros y mejor documentados le brindan a los
pacientes los servicios de cuidados que esperan de un hospital
líder. El aprendizaje es el lema de la comunicación de HUG con sus
proveedores, ya que ha demostrado que los códigos de barras de
GS1 pueden ser leídos en los hospitales cuando los procesos de
cuidado presentan un cierto nivel de riesgo. Tanto los proveedores
como las autoridades de salud comprenden esto; hace poco los fabricantes y farmacéuticos de hospitales adoptaron una recomendación para el etiquetado de inyectables, con el apoyo de Swissmedic
(una autoridad suiza de vigilancia de medicamentos y dispositivos
médicos). En HUG, la verificación del código de barras en el punto
de cuidado para citostáticos ha demostrado ser muy beneficiosa en
cuanto a los costos. Existen más proyectos, utilizando los Estándares
de GS1, por ejemplo para productos controlados (narcóticos). Otros
hospitales visitan HUG para ver cómo han cerrado el circuito para
beneficiar a los pacientes.
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
SOBRE LOS AU TORES
El Prof. Pascal Bonnabry es jefe farmacéutico de los hospitales universitarios de Ginebra (Suiza) desde 2000. Es vice-presidente de la Sociedad Suiza de Administración de Salud Pública
y Farmacéuticos de Hospitales (GSASA). El Prof. Bonnabry
estudió en la Universidad de Ginebra y obtuvo su licenciatura
en farmacia en 1992. Se especializó en farmacología clínica y
obtuvo su PhD en 1996. Desde 1996, es activo en farmacia de
hospital.
Es profesor adjunto en la escuela farmacéutica de GinebraLausanne, donde enseña farmacia. Organiza un posgrado
de 3 años en farmacia hospitalaria, con la colaboración de
la universidad y el hospital universitario de Lausanne, desde
1999. Tiene títulos de especialización en farmacología clínica y
farmacia hospitalaria.
Christian Hay trabaja en GS1 Suiza y GS1 Oficina Global. Es
abogado, trabaja en la rama de farmacología desde mediados
de 1980 en distintos puestos. Estuvo involucrado desde las
primeras etapas de implementación en estándares GS1 en
el sector salud suizo. Christian es miembro de la comisión de
la Asociación Suiza de Informática Médica y ha sido elegido
Presidente de IHE-Suisse.
47
Líder en adquisiciones del sector
salud recurre al Catálogo Nacional de
Productos de Australia para
mejorar ofertas
RESUMEN
La “fuente única’ de datos maestros de artículos para las instituciones de salud en Australia, el Catálogo Nacional de productos (NPC), ha sido utilizada con éxito por jurisdicciones de salud de un estado
para mejorar la calidad de datos como fuente para su proceso de ofertas farmacéuticas. En 2009
Health Purchasing Victoria (HPV) pidió a los proveedores que desean ofrecer productos farmacéuticos,
brindar datos de la oferta en el formato NPC Plantilla para Vista. Para las compañías actualmente NPC
Listas / NPC Pobladas (carga de datos válidos al NPC), esto brinda un proceso simplificado para la presentación de ofertas. Para HPV, esto resultó una mejora del 60% en la conexión de datos con artículos,
comparando con el contrato actual. El NPC es una iniciativa de la Autoridad Nacional de Transición al
e-Health (NEHTA) patrocinado por GS1net, el servicio de sincronización de datos de GS1 Australia.
Por Tom Truman,
Gerente de Ofertas y
Contrataciones, Health
Purchasing Victoria
Sobre Health Purchasing Victoria
Health Purchasing Victoria (HPV) se estableció en 2001 por iniciativa
del Gobierno del estado de Victoria para facilitar el acceso a productos y servicios al mejor valor a hospitales públicos y otros servicios
de salud relacionados. Los contratos de HPV pueden ser utilizados
por 76 hospitales públicos y servicios de salud relacionados para
brindar cuidado de salud a más de 5 millones de Victorianos. HPV
obtiene resultados óptimos en adquisiciones colectivas mediante
prácticas innovadoras y asociaciones colaborativas, comprometiendo a proveedores de servicios de salud pública, consumidores,
fundadores, reguladores y proveedores.
La visión de la organización es ser líder en adquisiciones de salud en
Australia, conocida por innovación, prácticas éticas de adquisición
y transformación de la cadena de abastecimiento de salud. La estrategia de HPV está alineada con la estrategia Nacional de eHealth del
gobierno federal que está siendo implementada por la Autoridad
Nacional de Transición al Elath (NEHTA). La estrategia señala cuatro
prioridades estratégicas:
•
•
•
•
Desarrollar con urgencia la base esencial para permitir eHealth.
Coordinar la progresión de las soluciones y procesos eHealth
prioritarios.
Acelerar la adopción de eHealth.
Liderar la progresión de eHealth en Australia.
El Catálogo Nacional del Producto
En consulta con los estados y territorios Australianos, así como con
el gobierno federal, NEHTA inició el Catálogo Nacional de Producto
(NPC) como ‘fuente única’ de los datos maestros de los artículos para
las instituciones de salud que buscan comprar medicamentos, dispositivos médicos y otros artículos necesarios del cuidado de la salud.
48
El NPC, respaldado por todos los departamentos de salud estatales,
territoriales y federales en Australia, es un depositario único de
datos del sector salud, de precios y de productos para todas las
categorías de productos de la industria de salud para la sincronización de datos. Estas categorías incluyen productos farmacéuticos
y dispositivos médicos como productos ortopédicos, implantes y
productos dentales, etc.
El NPC es respaldado por GS1 Australia en GS1net, un pool de datos
certificado por GDSN, utilizado en Australia y Nueva Zelanda por
más de 1.400 compañías a través de una cantidad de sectores de
la industria. Esta plataforma permite compartir en forma segura
información maestra de artículos como por ejemplo identificadores
y descripciones de productos, precios e información del cuidado de
la salud que estén relacionados.
Para que los proveedores en el sector salud australiano sean ‘NPC
Listos’, todos los datos sobre productos y precios deben cargarse
en el NPC; los datos deben validarse y deben ser publicados en
los recipientes de datos del NPC (es decir jurisdicciones de salud y
organizaciones de salud privadas). Algunas organizaciones toman la
iniciativa en fases y logran el estado de NPC Poblado a medida que
cargan segmentos de sus productos. El paso de validación en el
proceso, llevado a cabo por GS1 Australia, es esencial ya que asegura la calidad de los datos provistos que brindarán asistencia a todas
las jurisdicciones como Victoria para sobrellevar las dificultades al
validar los resultados de las ofertas.
Ofertas de Health Purchasing Victoria
Todos los años se le requiere a HPV consultar con hospitales públicos y servicios de salud para desarrollar su Programa Anual de
Oferta Confirmada. HPV luego publica las Solicitudes de Ofertas
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Líder en adquisiciones del sector salud recurre al Catálogo
Nacional de Productos de Australia para mejorar ofertas
para el establecimiento de los mejores rangos de precios por
producto y/o precios.
Para la asistencia de la evaluación del desarrollo y la viabilidad de la
oferta, se les solicita a los hospitales y centros de servicios de salud
que le brinden a HPV datos e información sobre las costumbres
actuales de compra y los volúmenes de uso. HPV luego utiliza estos
datos para formar juicios válidos con respecto a la viabilidad de
precios de las ofertas y para evaluar los resultados de la oferta.
Durante varios años, HPV ha desarrollado una política establecida
de preferencia para ofertantes que demuestren el nivel más alto
de cumplimiento con los requerimientos del NPC, así como el uso
de otros aspectos del Sistema GS1, como la asignación de GTIN,
codificación en barras y capacidades de eMessaging.
Acentuando la prioridad en la eficiencia de la cadena de abastecimiento, HPV también incentiva a los ofertantes a ofrecer y describir
cualquier solución actual o propuesta para la cadena de abastecimiento que pudiese demostrar mejoras a la eficiencia y efectividad
de la entrega.
HPV pidió a los ofertantes delinear los beneficios anticipados para
todos los hospitales públicos en Victoria y otros centros de salud
relacionados que surjan de la implementación de soluciones, incluyendo cómo será la medición del éxito de cada solución.
La oferta de productos farmacéuticos de 2009
Trabajando en forma colaborativa, el Departamento de Salud de
Victoria y HPV reconocieron la necesidad de mejorar la integridad de datos dentro de la cadena de abastecimiento del sector
farmacéutico. HPV resolvió integrar la utilización de datos NPC en el
proceso de oferta de compra. Los pasos fueron:
1. Los ofertantes debían presentar los datos sobre el artículo y los
precios relacionados a los productos que ofrecían en el ‘GS1net
/ NPC formato plantilla vista’. La plantilla vista es un formato de
archivo csv que puede ser utilizado por los proveedores para
ingresar datos al NPC y leer datos del NPC. Anteriormente, las
ofertas requerían que los proveedores ingresaran datos en una
planilla HPV propietaria, lo que generaba trabajo adicional para
los proveedores.
información cargada por lo menos un mes antes del comienzo
anticipado de 1 de Abril de 2010, o como lo determinara el HPV.
Los datos debían estar publicados tanto para Victoria Health
(como receptor de datos) como para cualquier otro mayorista o
distribuidor, que se encontrara nominado en la presentación de
la oferta por parte del ofertante.
3. Los ofertantes tenían que expeditar todos los datos cargados al
NPC para los productos contratados, por el tiempo que durara
el contrato. Si una parte fallaba en cargar todos los datos de
productos y precios al NPC para cualquier producto, HPV se
reservaba el derecho de contratar un ofertante alternativo para
el suministro de esos productos.
Presentación de Ofertas
La Solicitud de Oferta se emitió el 20 de Agosto de 2009 y la fecha
de cierre de oferta era el 2 de Octubre de 2009. Se brindó capacitación y hubo numerosos compromisos antes de la oferta. Esto se
llevó a cabo mediante dos seminarios para proveedores (informes
para oferta), apoyo brindado por GS1 Autralia y reuniones personalizadas con los proveedores.
Al utilizar datos de ofertas pasadas, HPV pudo evaluar si el nuevo
proceso de provisión de datos tuvo algún tipo de impacto en el
índice de respuesta a la oferta.
HPV recibió 35 respuestas a la solicitud de oferta incluidas todas
menos las de dos proveedores involucrados. Doce respuestas fueron de ofertantes que no estaban en ese momento contratados y
se ofertaron aproximadamente 3000 líneas de productos. Todos los
distribuidores respondieron a la oferta y ya han publicado todos los
GTINs al NPC. De los proveedores actualmente contratados que respondieron, todos menos tres han publicado en el NPC. En general,
la cantidad de ofertantes y la cantidad de artículos ofertados no ha
cambiado mucho desde las anteriores ofertas farmacéuticas, lo cual
indica que el nuevo proceso no ha desalentado la participación en
la oferta. Ver Figura 1
Para las compañías NPC Listas / NPC Pobladas existentes, esto
significaba que la provisión de datos del producto para la oferta
simplemente requería descargar información del NPC y agregar
el precio de la oferta propietaria. Las compañías que no eran
NPC Listas / NPC Pobladas necesitaban familiarizarse con los
requerimientos de datos y preparar esos datos. Sin embargo,
estas compañías ya tenían datos listos para cargar al NPC.
2. HPV estipuló que prefería llegar a un acuerdo con ofertantes que
cargasen y publicasen toda
da la información sobre el producto y
los precios de aquellos seleccionados como parte del contrato
con el NPC antes de la ejecución del contrato. Se requería esta
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
49
Líder en adquisiciones del sector salud recurre al Catálogo
Nacional de Productos de Australia para mejorar ofertas
40
Respuestas
a oferta HPV
Número
30
20
Los errores incluían código de proveedor equivocado, uso de texto
completo en lugar de valor de código, y campos en blanco. Estos
errores normalmente serían detectados y rectificados mediante el
proceso de validación de GS1net.
Respuestas
de nuevas
ofertas
10
20%
15%
2005
Número
0
2010
2007
Oferta
Figura 1: Cantidad de respuestas a la solicitud de oferta
Para septiembre de 2009, la cantidad de GTINs publicados en el
NPC por proveedores involucrados de HPV había aumentado de
menos de 8.000 a más de 10.000, un aumento del 25% (Ver Figura
2). Para Enero de 2010, la cantidad de GTINs cargados al NPC por
proveedores involucrados excedió los 11.000. Esto indica que el uso
del NPC para el proceso de oferta tuvo un impacto directo en la
cantidad de compañías que cargan datos al sistema.
12,000
5%
0%
Falta de Código
de Fabricante
Error en el Campo
de Contenedor
Médico
NPC Lista/NPC
Poblada
Error en el
Campo de
Forma Médica
Falta de publicación
Figura 3: Indice de errores para campos comunes
10,000
8,000
En el mes anterior al
cierre de la oferta, la
cantidad de GTINs publicados en el NPC por los
proveedores involucrados
aumentó un 25 %.
6,000
4,000
2,000
0
1/06/09
1/07/09
1/08/09
1/09/09
Otros problemas de datos giraban alrededor de la familiaridad de los
ofertantes con la plantilla de vista y el tipeo de datos consistentes.
• No todos los ofertantes instalaron la planilla para la aplicación
específica del sector salud y esto llevó a tener columnas adicionales presentes en muchas presentaciones.
• Los datos se ingresaban directamente a la plantilla (en lugar de
ser descargados); a veces se ingresaba como texto en vez de
valores numéricos, causando dificultad en la manipulación.
1/10/09
Figura 2: Cantidad de GTINs cargados al NPC por mes
Análisis de la calidad de datos de la oferta
Utilizando datos de la actual oferta así como de anteriores, HPV
pudo realizar un análisis comparativo clave:
1. Identificar si había una diferencia en calidad de datos provistos
por la oferta actual cuando se comparaba entre los proveedores
que habían logrado el estado NPC Listo / NPC Poblado y aquellos que se familiarizaron con los requerimientos de datos para
la oferta y no completaron el estricto proceso de validación de
datos
del NPC.
d
elementos de datos seleccionados fue cuantiLa precisión de los elemen
ficados para todos los ofertantes y se hizo una comparación entre
Health (es decir
aquellos que habían publicado datos para Victorian
Victo
habían
que eran NPC Listos / NPC Poblados) y aquellos que no lo h
hecho. Los resultados del análisis de la calidad de datos mostró que
la información provista por las compañías que eran NPC Listas /
NPC Pobladas era de mejor calidad que la de otras compañías, tal
como se muestra en la Figura 3.
50
10%
Generalmente, estos problemas eran evitados por los ofertantes quienes descargaban datos publicados del NPC para poblar la plantilla.
2. Evaluar el impacto de la mejorada calidad de datos en la evolución financiera del resultado de la oferta.
Hubo una mejora del 60% de los datos vinculados con los artículos
del contrato actual, incrementando en forma significante la confianza en las declaraciones de impacto financiero para los costos del
sector farmacéutico de los hospitales de Victoria.
Beneficios y pasos siguientes
Para el acceso de HPV a los datos precisos y válidos del NPC, el análisis y la evaluación de la oferta era más fácil cuando las presentaciones eran de compañías NPC Listas / NPC Pobladas. A medida que
más compañías sean NPC Listas, mejor será el proceso de la oferta.
HPV también intentará analizar el NPC para la administración de
HP
actuales como fuente única para la validación, comunicacontratos ac
ción y promulgación de actualizaciones de datos. Esto eliminará el
Guía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
Líder en adquisiciones del sector salud recurre al Catálogo
Nacional de Productos de Australia para mejorar ofertas
Modelo NPC de Victoria
Proveedor
Proveedor
Proveedor
Paso 1: Los proveedores publican datos
en el NPC para ser utilizados por
HPV y servicios de salud de
Victoria
Los proveedores pueblan el NPC
NPC
Datos NPC pueblan el Catálogo de Productos de Victoria
Paso 2: HPV extrae datos del NPC en un
formato que pueda ser utilizado
para la administración de la oferta
y del catálogo
VPC
Los datos filtrados pueblan los Catálogos de Servicios de Salud
Catálogo
Oracle
Archivo de datos de
Pharmhos Core
Paso 3: Los datos se publican en los
catálogos de servicios de salud
(catálogos separados para
productos farmacéuticos e
insumos médicos)
Paso 4: Se actualizan los catálogos para
que los datos estén disponibles
para los usuarios.
Hospitales Oracle Hospitales MS Dynamics Farmacias iSoft
y otros
Figura 4: La potencial solución del NPC de Victoria
uso de múltiples planillas, y comunicación y manipulación manual
de datos, además de la posibilidad de cometer un error.
Dados estos resultados, HPV tiene la intención de implementar un plan
para la futura expansión de un proceso similar para ofertas en otras
categorías de productos, por ejemplo, dispositivos médicos, insumos.
Aprendizajes
Dado que esta oferta fue la primera llevada a cabo utilizando el
nuevo proceso, se han identificado una cantidad de mejoras en el
proceso y los aprendizajes. Las mejoras incluyen actualizaciones de la
documentación de proveedores, sesiones específicas de capacitación
para el proveedor además de informes de adquisiciones e introducción de mecanismos alternativos de apoyo del proveedor. Las modificaciones a todas estas áreas están en progreso actualmente.
Farmacias
Pharmhos
to de datos desde el NPC hacia varias de las localizaciones de salud
de Victoria. Este proyecto es coordinado por HPV y el Departamento
de Salud de Victoria y es integral para la administración de datos
de plazo más largo y para eHealth del estado. Se debe aclarar que
aparte del proceso de adquisición, los datos actuales de las compañías NPC Listas / NPC Pobladas son ingresadas de forma manual por
localizaciones de salud de Victoria.
La Figura 4 muestra la potencial solución para la sincronización de
datos del NPC para Victorian Health.
La oportunidad para utilizar datos del NPC en Victoria es significativa y la implementación de este sistema será una base para la
continuación del desarrollo de la infraestructura Elath en Victoria.
NOTA: El autor quiere agradecer la contribución de los proveedores que participaron en
la oferta farmacéutica, GS1 Australia y NEHTA, y de sus colegas en HPV, Nigel Allsop, Richard Bowen y Sue McCallum por su asistencia en la oferta y el desarrollo Farmacéutico
de este caso de estudio.
Además, debido a la diferencia de la calidad de datos como resultado
de esta oferta (entre las compañías NPC Listas / NPC Pobladas y otras
compañías), HPV evalúa su capacidad de asegurar que la población
del NPC y la terminación del proceso de NPC Lista / NPC Poblada
sean prerrequisitos obligatorios para futuras ofertas. Esto asegurará
que se presenten datos válidos como parte del proceso de oferta.
Implementación de NPC en Victoria
El uso de los datos NPC en contratos y adquisiciones es sólo un
elemento de la aplicación de negocio del NPC en Victoria. Actualmente hay un proyecto para evaluar la viabilidad para implementar
una solución que permita la recepción automática y el enrutamienGuía de Referencia de GS1 Healthcare 2010/2011
SOBRE EL AU TOR
Tom Truman se unió a HPV en Febrero de 2009 como
gerente de adquisiciones y contrato en el servicio de salud
pública. Tom cuenta con más de 25 años de experiencia en
el sector de salud pública y privada en distintos puestos:
gerente en servicios de apoyo a hospitales, gerente de adquisiciones y contratos, incluyendo un período de consultoría
privada. Tom es Licenciado en Comercio (Deakin) y tiene
un Master en Sistemas de Negocios (Monash); tiene mucho
interés en la reforma de la cadena de abastecimiento.
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Una publicación de:
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T +32 (0)2 788 7800
F +32 (0)2 788 7899
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Editorial: Ulrike Kreysa, Director Healthcare, [email protected]
Editor: Jan Denecker, Marketing Manager, [email protected]
Coordinador: Laurence Genot, [email protected]
Fecha: Mayo 2010
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Argentina
T (54-11) 4556 4700
F (54-11) 4556 4740
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