Manual de Cambios

Manual de Cambios
SIGA - MP
Módulo de Patrimonio
Versión 5.9.0
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 3
II. ACCESO AL MÓDULO ADMINISTRADOR ....................................................................... 3
III. PROCESOS ........................................................................................................................ 4
III.1
Proceso de Carga de Inventario Inicial por Año ..................................................... 4
Procedimiento de actualización y equivalencia de ítems inactivos ....................... 4
IV. CONSULTAS /REPORTES ................................................................................................ 8
IV.1
Reportes Varios – Activos sin Ubicación Física ...................................................... 8
V. UTILITARIO ........................................................................................................................ 9
V.1
Exportación / Importación de Inventario Físico .................................................... 9
Estructura para la Importación........................................................................... 11
Procedimiento para Exportación de Inventario. ................................................. 12
Procedimiento para la Importación de Inventarios. ........................................... 13
Manual de Cambios SIGA V 5.9.0 – Módulo de Patrimonio
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Sistema Integrado de Gestión Administrativa
I.
INTRODUCCIÓN
La versión 5.9.0 del Módulo de Patrimonio – MP del 07 de marzo del 2012, ha sido desarrollada
para incluir las modificaciones efectuadas al Sistema por los cambios en los Sub Módulos
Procesos y Utilitario.
En el Sub Módulo Procesos, en la opción Proceso de Carga del Inventario Inicial por año se ha
incorporado el procedimiento de actualización y equivalencia de los ítems del Catálogo de
Bienes y Servicios de acuerdo a la Resolución N° 022-2011/SBN-DGPE del 7 de Julio del 2011,
emitida por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), que aprueba la
modificación de 16 Familias del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Esta
modificación también ha tenido impacto sobre el Código Margesí, Clasificador de Gasto, Cuenta
Contable, Tipo de Patrimonio y Tasa de Depreciación de los bienes, los cuales han sido tomados
en cuenta en el procedimiento de equivalencia de ítems.
En esta versión también se ha incorporado en el Sub Módulo de Consultas/Reportes el Reporte
“Activos sin Ubicación Física” que permite visualizar la lista de aquellos bienes que no tienen
asignado su ubicación física correspondiente.
En el Sub Módulo Utilitario, se ha incorporado la función de Exportar e Importar información de
un Inventario Físico, para aquellas entidades que cuenten con un Software de toma de
inventarios, con la finalidad de permitir la actualización de datos de los activos inventariados.
II. ACCESO AL MÓDULO ADMINISTRADOR
Para actualizar la presente Versión, el Sistema validará que la base de datos se encuentre en la
versión 5.9.1 del Módulo de Logística, caso contrario mostrará el siguiente mensaje:
Asimismo, verificará que el Módulo de Patrimonio se encuentre en la versión 5.8.0:
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III. PROCESOS
III.1 Proceso de Carga de Inventario Inicial por Año
En la opción Proceso de Carga del Inventario Inicial por Año, se ha incorporado la actualización y
equivalencia de los ítems modificados de acuerdo a la Resolución N° 022-2011/SBN-DGPE de la SBN.
Dicha modificación también implica la actualización al Código Margesí, Clasificador de Gasto, Cuenta
Contable, Tipo de Patrimonio y Tasa de Depreciación de los bienes de acuerdo a la Familia de ítems
modificados. (Como parte del anexo 1 se muestra la lista de las 16 Familias de ítems inactivados y sus
correspondientes Familias equivalentes).
Procedimiento de actualización y equivalencia de ítems inactivos
Para la actualización y equivalencia de ítems se deberá seguir los siguientes pasos:
En la opción Proceso de Cierre Contable.
a.
Generar el Proceso de Cierre Contable Mensual, hasta el período Diciembre-Cierre.
En la opción Proceso de Carga del Inventario Inicial por Año.
b.
Seleccionar el Año Destino y dar clic en el botón
, al terminar
la equivalencia de Centros de Costo deberá dar clic en el ícono
Carga del Inventario Inicial.
para iniciar el proceso de
Al finalizar el proceso de Carga del Inventario Inicial por Año, para las 16 familias de ítems
modificados, el Sistema habrá actualizado:
−
Para el primer grupo de familias de ítems: Margesí, Código de Ítem, Clasificador, Cuenta
Contable y Tipo de Patrimonio, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
1
2
3
4
5
CÓDIGO
ANTERIOR
04222049
53223714
53641239
53642350
53644642
6
74649136
7
74649306
N°
DENOMINACIÓN
DESTRUCTOR ELÉCTRICO DE INSECTOS
EQUIPO CERTIFICADOR DE CABLEADO ESTRUCTURADO
BRAZO MURAL PARA ELECTRO BISTURÍ
CAMA ELÉCTRICA HOSPITALARIA
EQUIPO DE COBALTOTERAPIA
SURTIDOR DE AGUA ELÉCTRICO - DISPENSADOR
ELÉCTRICO
TABLERO DIGITALIZADOR ELECTRÓNICO
CÓDIGO
ACTUAL
74221555
95223077
53221057
53221264
53224053
ACTUALIZACIÓN
Margesí, Clasificador,
Cuenta Contable y Tipo
de Patrimonio
74229989
74229991
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-
Para el segundo grupo: Margesí, Código de Ítem, Clasificador, Cuenta Contable, Tipo de
Patrimonio, Tasa de Depreciación, Vida Útil y Fecha de Fin de Vida, tal como se muestra a
continuación:
8
9
10
11
12
13
14
CÓDIGO
ANTERIOR
74081400
74082524
74082561
74088375
74089050
74089437
74089443
15
74089450
16
74089487
N°
DENOMINACIÓN
CONCENTRADOR DE RED
EQUIPO DE COMUNICACIÓN LAN
EQUIPO DE COMUNICACIÓN WAN
PATCH PANEL - PANEL DE CONMUTACIÓN
RUTEADOR DE RED - ROUTER
SISTEMA DE DETECCIÓN DE INTRUSOS EN LA RED - IDS
SISTEMA DE PREVENCIÓN DE INTRUSOS EN LA RED - IPS
SISTEMA DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD PARA RED FIREWALL
SWITCH PARA RED
CÓDIGO
ACTUAL
95221816
95223085
95223088
95226115
95227536
95227805
95227831
ACTUALIZACIÓN
Margesí, Clasificador,
Cuenta Contable,
Tipo de Patrimonio y
Tasa de Depreciación
95227832
95228117
 Nota: Al actualizarse la Tasa de Depreciación, también se actualizará la Vida Útil y la Fecha de
Fin de Vida de un activo. Manteniéndose vigentes la Fecha de Alta, Valor Inicial, Depreciación
Acumulada y Valor Neto.
c. Si durante la Carga del Inventario Inicial 2012 el Sistema encuentra ítems que no tienen su
Cuenta Contable correspondiente, al finalizar dicho proceso se mostrará de manera automática
el Reporte “Ítems de Inventario Inicial sin Cuenta Contable Equivalente” donde se muestra los
siguientes datos:
• Del Bien Inactivo: Ítem Bien Inactivo, Margesí, Descripción y Cuenta Contable.
• Del Bien Equivalente: Ítem Bien Equivalente y Nombre Ítem Bien Equivalente.
d. Imprimir el reporte dando clic en el ícono
.
Para visualizar los cambios en el Código del ítem, Margesí y Cuenta Contable deberá:
e. Ingresar a la opción Mantenimiento / Inventario Inicial -> Institucional, en la ventana Patrimonio
según filtro de Selección, seleccionar activo y dar clic en la carpeta
para visualizar los Datos
del Activo Fijo.
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A continuación se muestra los datos de un activo antes de la Actualización – Año 2011:
- Código ítem
: 740814000011.
- Margesí
: 740814000004.
- Descripción
: Concentrador de Red de 8 Puertos
- Cuenta Contable: 1503020302 – Equipos de Comunicaciones para Redes Informáticas.
Después de la Actualización – Año 2012:
- Código Ítem
: 952218160004.
- Margesí
: 952218160004.
- Descripción
: Concentrador de Red de 8 Puertos.
- Cuenta Contable : 1503020303 – Equipos de Telecomunicaciones.
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Para consultar los Valores Contables deberá dar clic en el botón
del Activo Fijo.
de la ventana Datos
En la ventana Valores Contables se visualiza los siguientes datos:
PARÁMETROS
Vida Útil
Fecha de Alta
Fin de Vida
% Depreciación
DESCRIPCIÓN
Muestra el nuevo periodo de Vida Útil, correspondiente a la nueva Familia
asignada por la SBN.
Es la fecha de asignación del bien.
Es la nueva fecha de fin de vida útil que le corresponde al activo de
acuerdo a la nueva catalogación de la SBN.
Tasa que le corresponde al activo desde el año 2012.
Muestra el Valor Inicial del Activo.
Valor
Depreciación Acumulada
Valor Neto
Valor de depreciación del Activo, desde la fecha de su asignación hasta
Diciembre 2011
Es la diferencia entre el “Valor” y la “Depreciación Acumulada”
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 Nota: A partir del año 2012, de acuerdo a la Resolución N° 022-2011/SBN-DGPE de la SBN, el
Período de Vida útil de algunos bienes patrimoniales ha cambiado, así como su porcentaje de
depreciación. Para una mejor comprensión del Cálculo de la Depreciación mostramos el
siguiente ejemplo:
CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN
HASTA DICIEMBRE 2011
Valor Inicial
S/. 800.00
Vida Útil Inicial
4 años ( 48 meses)
Fecha Alta Original
09/10/2011
Monto de Depreciación mensual
800/48 = 16.66666667
Meses Depreciados hasta Dic. 2011
2
Valor Depreciado
16.66666667 X 2 = 33.33333333
A PARTIR DEL 2012
Nueva Fecha Fin de Vida
09/10/2021
Nueva Vida Útil , años
10 años
Nueva Vida Útil, meses
120 meses
Vida Útil por Depreciar
118 meses
Valor Neto (Valor Inicial – Valor depreciado) S/. 766.6666667
Nuevo Valor de Depreciación mensual
766.6666667/118= 6.497175141
(Valor Neto/Vida útil por depreciar)
Total Valor Depreciación por un año
77.966101692
% depreciación Nueva Vida Útil (Valor
depreciación anual entre Valor Neto)
0.101694915
IV. CONSULTAS /REPORTES
IV.1 Reportes Varios – Activos sin Ubicación Física
En la opción Consultas/Reportes, Reportes Varios, se ha incorporado el reporte “Activos sin
Ubicación Física”, el cual permite conocer los activos que no tienen asignado su Ubicación Física.
Para visualizar el Reporte deberá dar clic en el ícono
Selección.
de la ventana Patrimonio según filtro de
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A continuación en la ventana de Reportes debe seleccionar la opción “Activos sin ubicación” y dar
clic en el ícono
.
El Sistema mostrará el Reporte Activos sin Ubicación Física que contiene los siguiente datos: Código
Margesí, Código Barras/Código Anterior, Descripción de Activos Fijos, Fecha Alta, Número de Serie,
Marca, Modelo, Tipo Documento, Número NEA, Número de O/C, Fecha NEA o O/C.
V. UTILITARIO
V.1 Exportación / Importación de Inventario Físico
En el Sub Módulo Utilitario, se ha incorporado la opción Exportar/Importar Inventario Físico, para los
Inventarios, con la finalidad de facilitar la actualización de datos de los activos inventariados, para
aquellas UE que cuentan con un Software de Toma de Inventarios.
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Antes de ejecutar la opción, el Administrador del Sistema deberá asignar el permiso de
Mantenimiento en el Módulo General Admin, marcando con un check en la opción
Importar/Exportar Inventario Físico.
Una vez configurado el permiso, el Usuario podrá ejecutar la opción Exportación/Importar Inventario
Físico. El Sistema presentará la siguiente ventana:
La ventana Exportación e Importación de Inventarios contiene los siguientes datos:
PARÁMETROS
DESCRIPCIÓN
Año
Muestra el Año de Ejecución.
Nro. Inventario
Permite seleccionar el Inventario Físico a Exportar / Importar.
Tipo de Registro
Permite seleccionar el Inventario Institucional o No Institucional.
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Ruta para Importar y Exportar
Información
Indica la ruta donde será exportada la información o de donde se
importará la misma.
Estructura Importación
Muestra la plantilla de parámetros para efectuar la importación.
Importar
Permite ejecutar la función de importación.
Exportar
Permite ejecutar la función de exportación.
Estructura para la Importación
Dando clic en el botón
, el Sistema muestra la ventana Estructura para
Importación de Inventarios, la cual contiene el detalle de los parámetros que debe tener el archivo
TXT para efectuar el proceso de Importación de datos.
La estructura esta organizado en las siguientes columnas:
Columna: Indica el Código del Registro
Tipo de Datos: Señala el tipo de dato que el Sistema permite ingresar en el campo, el cual puede ser
Numérico (Números) o Caracter (Letras y Números)
Tamaño: Señala la cantidad máxima de caracteres que se pueden ingresar en el campo.
Descripción: Señala la descripción del Código.
Obligatorio: Indica si es obligatorio el ingreso de información en este campo.
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Procedimiento para Exportación de Inventario.
Para exportar la información del Inventario Físico se deberá realizar los siguientes pasos:
a. Seleccionar el año, Nro. de Inventario, Tipo de Registro y dar clic en el botón “Exportar”.
 Nota: El procedimiento es el mismo para cualquier Tipo de Registro.
b. Seleccionar la ruta e ingresar el nombre del archivo a exportar, luego dar clic en el botón
.
c. El Sistema mostrará un mensaje al Usuario, al cual deberá responder Si para iniciar el proceso de
Exportación.
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d. Finalmente dar clic en el botón “Aceptar”, para finalizar el proceso.
 Nota: Una vez terminado el proceso el Usuario podrá acceder al archivo generado en la ruta
que se indique. En el presente caso: C:\SIGA\INVENTARIOS.
Procedimiento para la Importación de Inventarios.
Luego de efectuar la exportación de la información del Inventario Físico, el Usuario podrá realizar
modificaciones en los siguientes datos del activo: Estado de Conservación, Marca, Modelo, Número
de Serie, Observación, Medidas, Color, Número de Motor, Año de Fabricación, Nº de Placa y Chasis
(carrocería). Seguidamente procederá a efectuar la importación al Inventario Físico correspondiente
en el Módulo de Patrimonio.
Deberá realizar el siguiente procedimiento:
a. Seleccionar el Año, Nro. de Inventario, Tipo de Registro y dar clic en el botón
.
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b. Seleccionar el archivo TXT a importar y dar clic en el botón “Abrir”.
c.
El Sistema mostrará los siguientes mensajes al Usuario durante el proceso de Importación.
d. Finalmente dar clic en el botón “Aceptar” para concluir con la actualización correspondiente.
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ANEXO 1
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Central: (511) 311 5930
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