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La gestión y el tratamiento de la información hipermedia en las instituciones:
organización del conocimiento e información electrónica.
Antonio García Jiménez
Universidad Europea de Madrid-CEES
[email protected]
Resumen.
Se pretende ofrecer propuestas para la gestión y el tratamiento de la información
hipermedia en las instituciones. A tal efecto, se analiza el nuevo rol del profesional, el
usuario, las necesidades de información, los cambios producidos en la concepción del
documento al convertirse en documento electrónico, la empresa y la propia recuperación
de información en un marco de trabajo concreto: una intranet. Mediante la asimilación de
las aportaciones de las áreas del saber adyacentes y de la propia Documentación y desde
una perspectiva teórico-práctica, se ofrecen criterios y mecanismos para la creación de
enlaces y metadatos, siempre alrededor del contenido.
Descriptores: Organización del Conocimiento, Empresa, Gestión de la Información,
Hipermedia, Intranet, Enlace.
0. Introducción.
Esta comunicación tiene por objetivo presentar un marco teórico y práctico que permita
conocer mejor los mecanismos informativos en las instituciones, en general, y en las
empresas, en particular. Parte de la existencia de una gran cantidad de variables de
estudio, lo que exige que las aproximaciones a este tema deban de ser parciales, si bien
deben tomar en consideración el conjunto de los elementos.
La principal preocupación se centra en que tanto los mecanismos y procesos como los
problemas que se plantean y la soluciones que se proponen sean objetivados alrededor
del contenido y del usuario como pilares básicos sobre los que asienta el acceso efectivo
a la información. De esta forma, se entiende el apartado tecnológico como un instrumento
sin la sobrevaloración actual, hecho que se demuestra en la vinculación casi exclusiva del
concepto de sistema de información al ámbito informático. Igualmente, hacemos depender
este objetivo de la transformación de la información en conocimiento, apostando por el
desarrollo personal y el institucional, en un nuevo marco de trabajo: la empresa inteligente
y, más específicamente, en un sistema de información de carácter interno.
1. El recorte epistemológico.
Los procesos estudiados tienen como característica fundamental su interdisciplinariedad,
de modo que resulta vital extraer las aportaciones de aquellas áreas del saber implicadas.
En primer lugar, adquiere una gran relevancia la Psicología y en especial lo que se ha
denominado la Psicología Cognitiva. En este dominio, destaca la Psicología de la
memoria (Ruiz-Vargas, 1994) dada su preocupación por el procesamiento de la
información y por el estudio de los mecanismos mentales y de la representación del
conocimiento. Conceptos como el de memoria semántica, que se incorpora a los sistemas
expertos con vistas a la generación y manejo de la información a partir de su capacidad
inferencial, o como el de red semántica, que siendo definida por el conjunto de relaciones
entre conceptos, puede ser aplicada a la creación de enlaces o a los nuevos modelos de
lenguajes documentales, son muestras de este hecho. Lo mismo se puede decir de la
teoría de los esquemas, en tanto que representaciones mentales con diferenciación en
cada ámbito cognitivo, y de los estudios de compresión de textos en función de los
esquemas, categorías, gramáticas e inferencias.
Por su parte, también los estudios en el campo de la Psicología de la atención (García
Sevilla, 1997) adquieren una gran transcendencia en el dominio electrónico, puesto que
es necesario extrapolar su experiencia en el terreno de los procesos selectivos, de
distribución, de mantenimiento y sostenimiento de la atención.
En segundo lugar, el mundo de la empresa y los negocios. Así, entre otros aspectos se
pueden aprovechar los modelos económicos de evaluación de las necesidades de
información y de su impacto; así como diversos aspectos de la teoría de la organización.
En tercer lugar, es obvia la trascendencia de la Informática y los sistemas expertos en la
aplicación de nuevas posibilidades en la recuperación de información y de las nuevas vías
que las redes ofrecen.
A su vez, mientras la Estadística sirve de ciencia auxiliar en la realización de estudios de
usuarios o en la delimitación de muestras, la Teoría de la Comunicación aparece como
dominio relevante en una doble vertiente, al considerar el proceso documental como un
proceso comunicativo y al permitir analizar la procesos comunicativos en el seno de la
organización. Por su parte, la Lingüística, la Semántica, el Análisis del discurso y Análisis
del contenido aportan propuestas de esquemas de comprensión y producción de
documentos, y, por ende, modos objetivados de organizar el conocimiento. La Teoría
General de Sistemas, se ha demostrado también válida como marco de estudio para las
bases de datos y los sistemas documentales. Además, de la Lógica formal y general se
pueden extraer criterios y fórmulas de representación de enunciados, lo que hace posible
la comunicación entre los tecnólogos y los profesionales de la información. Finalmente, la
Teoría del Conocimiento y la Sociología del Conocimiento nos mostrarán cómo se
construye el conocimiento.
2. La Documentación.
Una de las ideas que pretendemos aplicar es la de que tanto la reflexión como los
instrumentos propios de las Ciencias de la Documentación pueden desplegarse en la
gestión de la información en las empresas y, más específicamente, en el dominio
hipermedia. Desde nuestro punto de vista, las experiencias sobre la selección de
información, toda la tradición de estudios en el campo de los documentos atendiendo a
factores como sus características o la estructura, el quehacer cotidiano en la descripción
bibliográfica y la descripción del contenido tienen cabida en este nuevo contexto. Otro
tanto ocurre con la creación y el mantenimiento de las bases de datos, con las diferentes
fórmulas de evaluación y de difusión de la información, con la gestión y las políticas de las
unidades de información y, por último, con los estudios del usuario.
En este caso, interesan varias aplicaciones: la capacidad de los lenguajes documentales,
en sus distintas variantes estructurales, en tareas de descripción de los documentos
hipermedia, en la adscripción temática o en la propuesta de los enlaces a partir de las
relaciones propias de los tesauros (bien desde una perspectiva tradicional o normativa,
bien desde los nuevos modelos de lenguajes documentales que proponen nuevos tipos
de relaciones semánticas en función de cuestiones como el tipo de discurso o las
características del usuario (García Jiménez, 1995)). En segundo lugar, son también
evidentes las conexiones en lo que respecta a la formulación de los metadatos y el
planteamiento de las bases de datos documentales y del Análisis Documental.
Precisamente resaltamos de éste último su faceta más conceptual, de la que se
extrapolarán los intentos por objetivar, explicitar y parametrizar los procedimientos de
lectura documental siempre en conexión con nuevos productos documentales permitidos
por los sistemas expertos y que vienen planteados al amparo de las variables propias de
cada dominio, de lo que tenemos una buena muestra en García Gutiérrez (1992).
3. El marco teórico-práctico.
3.1. El profesional.
Nos ocupamos del profesional más desde las funciones, retos y nuevos ámbitos de
actuación que desde temas como la denominación o la situación real en el seno de las
organizaciones. La idea que subyace es que el dominio hipermedia puede ofrecer
diferentes oportunidades para el ámbito de trabajo de los tradicionales documentalistasbibliotecarios. Emerge un profesional que tiene su razón de ser en el crecimiento de la
cantidad de la información y en lo que de eficacia y competitividad se desprende de ella.
Así pues, en la línea de lo que señalan tanto Hernández y García Moreno (1997) como
Van der Walt y Van Brakel (1997), entre sus funciones estarán:
a) Selección de información: tareas, normalmente en colaboración, de selección de los
documentos que deben ser incorporados y mantenidos en el sistema, así como de
determinación de conexiones con el exterior. También realizará pruebas ya sean directas
o indirectas sobre la fiabilidad de las fuentes para lo que mantendrá una continua
comunicación con los responsables y especialistas de cada sector.
b) Tratamiento y almacenamiento de la información: coordinar y colaborar en la
elaboración de los documentos para la mejora en la recuperación de información. Podrá
formular propuestas de arquitectura de los documentos, por ejemplo en lo que respecta a
la creación de enlaces (aspecto que también tiene que ver con el acceso, la recuperación
y la difusión de información), así como en la organización y análisis de la información,
creando, diseñando y actualizando los metadatos, sin olvidar el mantenimiento y la
adecuación de colecciones de documentos y de las bases de datos.
c) Edición, distribución y difusión: evaluación y creación de enlaces a fuentes de
información externas o internas, como pueden ser revistas electrónicas o resúmenes
propios. Otras labores son la creación de productos documentales, (por ejemplo, una
bibliografía a partir de una cuestión), la agrupación de documentos bajo distintas
perspectivas, así como el control sobre la actualización de la información, sobre las
publicaciones existentes en el sistema y sobre sus diferentes versiones. También le
incumben la incorporación de nuevas referencias, la determinación de niveles de interés
para la distribución de información, así como la redacción de anotaciones, esquemas y
resúmenes sobre la información, ya sea interna o externa.
d) Recuperación de información: colaboración con los usuarios en el diagnóstico de
motores de búsqueda en función, por ejemplo, de la cobertura temática; aplicación de las
diferentes técnicas y procedimientos documentales de búsqueda de información y su
consiguiente normalización; colaboración en la construcción y en el mantenimiento de los
instrumentos de recuperación; obtención, verificación y representación de datos; creación
de enlaces a resultados de búsqueda y aplicación de mecanismos que faciliten la entrega
de documentos.
e) Relación con el usuario: enseñanza a los usuarios para que tengan el mayor margen
de independencia tecnológica en la recuperación de información; concienciación sobre los
usos de la información; establecimiento de líneas de comunicación en las que se
discutirán aspectos como la validez de las fuentes de información. Este mecanismo, entre
otros, permitirá obtener un mayor número de datos sobre el comportamiento de los
usuarios.
f) Relación con la tecnología: ayudar en la instalación y gestión de programas
relacionados con la información y colaborar en el diseño e instalación del propio sistema.
Identificación y evaluación de las tecnologías según los parámetros informacionales.
g) Relación con la empresa: coordinación de los departamentos que procesan información
tanto en un nivel interno como externo y colaboración con los directivos en el diseño,
puesta en funcionamiento y mantenimiento del sistema global de inteligencia.
Siguiendo a Cornellá (1994), entendemos que como consecuencia de estas funciones, el
nuevo profesional de la información debe ser formado en cuestiones de diversa índole:
empresariales (conocimiento en el medio que se mueve, bien en un organización
concreta, bien en función del sector en el que se sitúa), relativas a la información
(conocimientos de los diferentes discursos, análisis semánticos, lógica, sistemas de
recuperación) y tecnológicas (inteligencia artificial, softwares, redes).
3.2. La organización, la empresa inteligente y la gestión del conocimiento.
El sistema de información debe responder a las peculiaridades de cada institución.
Cuestiones como el producto, sus objetivos, su ubicación, la cultura corporativa y el
tamaño son de especial relevancia. Queda, para futuros trabajos, precisar todas las
variables que afectan a esta cuestión y el modo en que se insertan en un modelo de
estudio global.
El contexto organizativo seleccionado aquí es el de las empresas inteligentes,
entendiendo por tales aquellas en donde la información y el conocimiento forma parte
importante de la mismas. Precisamente es en este marco donde adquiere mayor sentido
una correcta gestión de la información. La información se ha de convertir en conocimiento,
es decir, nuevos pensamientos, nuevas ideas. Por tanto, es pertinente la conexión con la
Gestión del Conocimiento, un nuevo enfoque centrado en que las organizaciones
aumenten su conocimiento y lo exploten para una obtener una mayor competividad.
En consecuencia, se distinguen los instrumentos que faciliten el acceso a la información
como son los mapas de conocimiento, una tecnológica adecuada y los diferentes métodos
de reconocimiento de las fuentes de información de valor en función de las categorías de
conocimiento válidas para cada institución. Se trata de un conocimiento que debe
generalizarse, que debe estar orientado a la investigación, la experimentación y el debate.
Y que pueda ser transferido a través de todo tipo de documentos en los que se expongan
los saberes adquiridos por los profesionales, implicados en el descubrimiento de la
soluciones a todos los problemas propios del funcionamiento de una organización
(Cayuela y Guerra, 1997).
De la interrelación entre la Gestión del Conocimiento, como orientación implícita para la
gestión de la información, y la misma información resulta una serie de implicaciones que
pueden cristalizar en un modelo de conocimiento, que en este caso ha sido vinculado a
otro de calidad en las empresas presentado por Muñoz y Riverola (1997):
1) Resolución de problemas. El sistema debe permitir dar respuestas para la
descomposición de cuestiones o, al mismo tiempo, conocer un campo específico con el
objetivo de solventar aquellas cuestiones que se puedan plantear sobre un aspecto
cualquiera.
2) Creatividad. La información debe colaborar en el crecimiento de las habilidades
creativas, es decir, permitir el desarrollo de la creatividad, hecho que se demuestra en
cuestiones como la transformación mental de estructuras existentes.
3) Asignación de retos. Se debe conocer los datos relevantes del personal, definiendo y
estudiando su perfil, además de precisar los posibles cambios en función de las
innovaciones.
4) Relevancia. Disposición del sistema para conocer la voz del cliente, la misión de la
institución, mediante herramientas a disposición para su nivel de conocimientos y
capacidades.
5) Importancia. Consistente en los puntos de contacto del cliente con el proceso de
operaciones de la empresa, lo que exige la conexión a cuestionarios, a evaluaciones postservicio, a paneles de clientes, con objeto de efectuar un diagnóstico del servicio.
6) Información. No es extraño que dentro del modelo sobre el que planteamos la
orientación global del sistema, se trate la información como un factor clave en la correcta
gestión del conocimiento. Se despliega para tratar el conocimiento percepcional (resultado
de la acumulación de experiencias), por ejemplo, a través del almacenamiento y de la
potencial recuperación de casos "similares", la recuperación de estructuras en la
creatividad, la recuperación para la solución de problemas, así como la identificación de
formas de comportamiento y de experiencias archivadas. De otro lado, está presente en el
conocimiento abstracto (compuesto por reglas sobre el comportamiento de los elementos
de un problema y por los efectos de los distintos tipos de acciones sobre la solución de
éste), donde tienen cabida los sistemas expertos habida cuenta de que se trata de
recuperar información del tipo -condiciones- entonces -resultados o acciones-.
Del mismo modo, parece obligado presentar mecanismos de lectura y de descubrimiento
de estructuras a partir de una gran cantidad de datos e información, situación típica de las
actuales empresas (por ejemplo, la posibilidad de reconocer las causas en situaciones
complejas). De igual forma, una correcta gestión de la información propicia la anticipación
mediante la conexión a modelos simbólicos y estimula la capacidad para definir la
importancia de una acción y la percepción de sus resultados.
7) Formación. La información también debe estar orientada, como uno de los elementos
claves de las empresas inteligentes, a todo tipo de datos sobre cursos, sobre
determinados requisitos formativos, sobre los problemas en el aprendizaje y todo tipo de
innovaciones.
Como se ha señalado con anterioridad el marco seleccionado es el de la empresa
inteligente. Sin entrar a estimar la validez de la denominación, creemos que con este
nombre se deja claro las características que forman el perfil de una institución de esa
categoría, tal y como indican García Echevarría y Val Nuñez (1995): una organización que
gira en torno a los equipos de trabajo (visión compartida), a la implicación de los
profesionales en una cultura corporativa innovadora e integrada en la sociedad, donde
priman factores como el "just in time", la calidad, la eficacia, la continua mejora en los
procesos y donde la información, la comunicación y el pensamiento ocupan un lugar
predominante. En efecto, no es ajena al aprovechamiento racional de los recursos
humanos, la flexibilidad y la tensión creativa.
3.3. El documento.
Gran parte de las decisiones que se han de tomar en relación con el sistema depende de
las diferentes perspectivas desde las que se estudia el documento: según la naturaleza de
la información (si es textual, audiovisual...), según las variaciones que se producen ante
una nueva realidad, el documento hipermedia y, finalmente, el documento en tanto que
son manejados en las instituciones.
3.3.1. Según la forma.
Este apartado con cierta frecuencia pasa inadvertido. En nuestro caso, hacemos
depender el procesamiento, el tratamiento y la recuperación de la información de las
formas en que se presenta, ya sea una pieza musical o una parte de un vídeo corporativo.
Llevarlo a cabo de forma correcta incidirá de forma directa en la efectiva recuperación de
información. Con ánimo de generalizar, se puede decir que falta aún mucho camino por
recorrer en la aplicación de los principios de objetivación, parametrización y explicitación
en el análisis de la información, no sólo en lo que se refiere a las imágenes o al
reconocimiento del habla (cuestión poco tratada desde la línea de trabajo
documentológica) sino en lo que afecta a la información textual, pese a que es la más
estudiada. La pretensión es comprender cómo "lee" el usuario a través de modelos que
pueden proceder del Análisis de Contenido o de la Semántica.
3.3.2. El documento electrónico.
Las características del documento electrónico deben ser tomadas en consideración en
todas las fases de implantación y mantenimiento del sistema en general y de cada
elemento en particular. Desde una perspectiva general y sin ánimo de exhaustividad, es
evidente que el documento hipermedia presenta problemas de definición. Todavía no se
ha establecido una tipología; tampoco se conocen con exactitud las modificaciones de los
documentos "tradicionales" después de su conversión. Se plantean cuestiones tales como
qué es un documento hipermedia, hasta dónde llegan sus límites, las implicaciones de la
falta de la percepción física, la autoría, y la potencial formación de documentos alrededor
del seguimiento de enlaces, de la información contextual, de la elección del usuario, de la
utilidad y de la colaboración (Schamber, 1996).
En general, se fundamenta en la combinación de las diferentes unidades de información
(texto, imagen fija, en movimiento, voz, gráficos), es enlazable, es factible su
transformación de forma rápida, ofrece altas posibilidades para la búsqueda y la
recuperación, es fácilmente transportable y da lugar a infinitas réplicas hasta la saciedad.
Además, admite múltiples formatos de lectura, estructurales y estéticos. Es fácilmente
manipulable, particularidad que se explota mediante la capacidad para resaltar un dato
sobre otro, para presentar mensajes de ayuda, para realizar anotaciones (por el
responsable o por el usuario), o para introducir indicaciones señalando por ejemplo si una
información es urgente, de lectura obligada, si es reservada o si se trata de información
adicional. También puede incorporar instrumentos que faciliten la identificación y la
unificación de documentos, de formatos o de zonas de la pantalla.
Otro aspecto que se ha de cuidar es el del lenguaje y la arquitectura sobre los que se
construye las páginas, los documentos. Todo parece indicar que el futuro pasa por el XML
(Extensible Markup Language), lenguaje que permite que un grupo concreto de personas
organice su propio lenguaje de etiquetas para intercambiar información en un campo
determinado. Hace factible el diseño de documentos característicos, que ofrece mayor
flexibilidad que HTML (HyperText Markup Language), mayor habilidad hipertextual, con
enlaces bidireccionales, multicaminos o dirigidos a fragmentos de texto, y sin la
complejidad del SGML (Standard Generalized Markup Language) (Flynn, 1998). Parece
probado que mejora en lo referente a la identificación de determinadas partes de un
documento o a la búsqueda seleccionada de datos.
3.3.3. El documento de empresa.
No existe el documento de empresa. O lo que es lo mismo, no existe un sólo tipo de
documento de empresa. Así pues, resulta necesario conocer y delimitar previamente su
tipología según estructuras, modos de producción, pertenencia a un discurso del saber,
potenciales modos de agrupación, control, perspectivas que introduce o tipos de
tratamiento. Entendemos que cada tipo de documento requiere una determinada
orientación documental en función del tipo de usuario, de su estructura, de sus funciones,
de la importancia que tenga y de su valoración. No es lo mismo un revista profesional que
una científica, o los documentos que traten la publicidad de la competencia, los informes,
la memoria de empresa, una patente, una entrevista, los directorios, los informes de
agencias gubernamentales, los estudios de mercado, los estudios sociológicos, las bases
de clientes o clientes potenciales, la información sobre productos, los informes sobre
exportación o importación, el correo electrónico, etc.
En un nivel especulativo, nos inclinamos a pensar que la investigación deba ir de la mano
de la variedad tipológica discursiva. Así, se podría hacer referencia al discurso científicotécnico (que giraría entorno a aquel área de la realidad de la institución), el discurso
comunicativo (formado por los documentos que tengan que ver con cuestiones como la
comunicación interna), el discurso económico-empresarial (alrededor de informaciones de
carácter económico como los datos sobre la división accionarial de una empresa), o el
discurso jurídico-reglamentario. No obstante, también cabrían otras formulaciones como la
existencia de un discurso enciclopédico, otro lógico-formal, otro estético, etc.
3.4. Las necesidades de información.
Son muchos los trabajos que sobre el particular existen, en su mayoría vinculados a una
perspectiva tecnológico-empresarial. Algunos realizan el análisis en función no tanto del
rendimiento sino de la consecución de los objetivos previamente definidos. Dentro de esta
clase, encontramos procedimientos que van desde el análisis de los procesos de la
empresa y del modo en que fluye la información, hasta la valoración de cómo se
estructura en función del mercado, el el producto o el servicio, así como las entradas que
se deben obtener, los recursos corporativos, el rendimiento de la empresa y los procesos
corporativos.
Otros métodos evalúan la posición de la empresa dentro de un sector en términos de
oportunidades y de riesgos: la matriz del Boston Consulting Group se ocupa de las
necesidades de información al cambiar durante el ciclo de vida del producto; el modelo de
las cinco fuerzas de Porter pretende asegurar que las inversiones en los sistemas de
información se orienten a su posición competitiva; por su parte, el análisis de la cadena
del valor estima el papel que desempeña la información en la industria, en las relaciones
entre sus agentes y en la propia empresa, ayudando a establecer la posición relativa de
los clientes, proveedores y competidores y, al mismo tiempo, de qué forma se puede
mejorar y sostener esa posición dentro de la estructura del sector (Edward, 1998).
Finalmente, otros, desde un prisma innovador, hacen depender el estudio de las
necesidades de información de la capacidad de la empresa para crear riqueza.
3.5. El usuario.
Tanto en este caso como en el anterior, más que explicar cuáles son las características
del elemento en cuestión, optamos por precisar cuál es su situación y las líneas de
investigación que se perfilan. Las variables de estudio son, entre otras, las funciones, la
capacidad personal, la formación, la situación en la empresa, el sector, el equipo de
trabajo en el que se sitúe y el departamento al que pertenece. Pero el objetivo de conocer
al usuario choca con un gran número de dificultades como son el gran número de
alternativas que se presentan y la dificultad de insertar la información en esquemas de
conocimiento. En consecuencia, es necesario implantar instrumentos que adviertan la
utilización o no de enlaces, el uso de fuentes, de anotaciones, el uso de determinados
términos de recuperación, de un determinada herramienta de búsqueda, de un servicio
concreto, de un revista electrónica, de una determinada página.
3.6. Bases de datos y sistemas de recuperación de información.
Deben ser objeto de estudio las tendencias y las bases lógicas sobre las que se
construyen los programas. Es un momento caracterizado por la utilización tanto de
Sistemas de Gestión de Bases de Datos Multimedia, de hiperbases, de bases de datos
relacionales como de Sistemas de Gestión de Bases de Datos Orientadas a Objeto,
habida cuenta de la composición de los documentos HTML. Por otra parte, la
recuperación de información presenta multitud de caminos:
a) Los motores de búsqueda, tales como el EWS (Excite for Web Servers), ser entendidos
como otra prueba de utilización de algoritmos matemáticos, en definitiva de técnicas
estadísticas, a los que se deberían sumar procedimientos lógico-lingüísticos.
b) Utilización de agentes inteligentes. Programas que permiten la distribución de
información, muy cercana a veces a la utópica difusión selectiva de información, a partir
de perfiles de usuario.
c) Se produce una incorporación paulatina de los sistemas expertos, acompañada de los
resultados que se están produciendo bajo el Procesamiento del Lenguaje Natural en los
niveles sintáctico y semántico. Destacamos también aquellas propuestas que intentan
aplicar los principios de relevancia y retroalimentación.
d) Una realidad nueva que es la del acceso de la información a través de las capacidades
hipertextuales: los enlaces.
4. Un caso concreto: la intranet.
Situamos nuestro trabajo en un contexto concreto: una Intranet, percibida como una red
corporativa que aprovecha la "tecnología Internet", si bien no incorporamos aspectos
como los sistemas de comunicación de empresa a empresa (EDI, Intercambio Electrónico
de Datos) o el comercio electrónico, como ya ha quedado reflejado hasta el momento.
Son necesarios programas de gestión de páginas Web, de control de acceso, de
autentificación, de búsqueda documental. Hay que considerar la puesta en
funcionamiento de los propios servidores, los lenguajes de programación como Java o
ActiveX, los mecanismos de conectividad, los navegadores, los sistemas de gestión del
Data Warehouse, del Worflow. La implementación de estas herramientas (de usuario, de
recuperación de información, de aplicación, de archivo, de publicación, de caja de útiles,
de soporte, de gestión) hacen posible completar, según señala la literatura al uso, las
distintas funciones que puede desempeñar (Siminiani, 1997):
1. Aplicaciones de obtención, archivo y divulgación de textos que no necesitan
modificación, (la divulgación de un manual o de datos e imágenes de clientes).
2. Aplicaciones de apoyo al trabajo de equipos y discusión de asuntos. Por ejemplo, el
soporte documental a la fabricación; la ayuda a los procesos de toma de decisiones;
celebración y organización de foros, charlas y conferencias; puesta en funcionamiento de
lugares donde se comparte el trabajo, observaciones, etc.
3. Gestión documental como soporte al flujo de trabajo administrativo dependiente, (la
redacción de ofertas).
4. Gestión de documentos comunes a varias aplicaciones: por ejemplo, el mantenimiento
del archivo histórico de mensajes importantes de correo electrónico.
5. Apoyo a la actualización de los documentos variables: por ejemplo, la divulgación de
instrucciones variables.
5. El tratamiento: los enlaces y los metadatos.
A nuestro juicio, la formulación de los enlaces ha de responder a varios criterios (se puede
ver aspectos relacionados en Blustein, Webber y Tague-Sutcliffe, 1997):
- Principio de no saturación: se ha de restringir el número de enlaces, para no provocar
incertidumbre en la toma de decisiones.
- Principio de explicación y explicitación: se debe articular mecanismos que permitan
al usuario conocer el tipo de enlace o el tipo de relación al que pertenece.
- Principio de objetivación: se deben acudir a métodos y mecanismos objetivados de
elección de enlaces en todas las fases implicadas. Se supone que mediante los mismos,
se encontrarán enlaces de cercanía semántica, por lo que se evita la dispersión que
distintos analistas pueden provocar.
- Principio de adecuación: su planteamiento se debe realizar conforme al resto de
elementos del sistema.
- Principio de efectividad: se ha de procurar que las cadenas de enlaces no sean muy
largas para encontrar un documento.
- Principios de ordenación: la disposición de los enlaces ha de estar ordenada.
- Principio de oportunidad: se ha de tender a cubrir todas las posibilidades de creación
de enlaces sin entrar en contradicción con el principio de no saturación.
Al mismo tiempo, se debe explotar al máximo la variedad tipológica señalada para poder
cumplir todas las fases de creación de los enlaces, es decir, la delimitación de los
elementos enlazados, la definición del criterio y la identificación de los nodos relacionados
(Agosti, Crestani y Melucci, 1997):
- Enlace estructural: que permite la conexión de nodos que están relacionados por la
estructura de los documentos. En consecuencia, variará en función del tipo de
documento, es decir, según los capítulos, las secciones, etc. Este apartado está
entroncado con el sistema de secuenciación general empleado, bien anárquico, bien en
parrilla, que en principio parece más adecuado para una información establecida bien o
jerárquico, más adecuado en formas de información más complejas.
- Enlace referencial: aquel que relaciona un documento y aquel al que cita.
- Enlace asociativo: enlace cuyo origen se sitúa entre fragmentos de la misma colección.
En este punto, la aproximación que se propone se centra en la aplicación de relaciones
que vengan derivadas de las condiciones de producción-comprensión de cada discurso,
cruzadas con una tipología de preguntas modelo.
- Enlace agregado: conexión entre nodos que juntos formen un nuevo tipo de nodo.
En segundo lugar, en lo que atañe a los metadatos (datos acerca de los datos), y a pesar
de la infinidad de proyectos que se están llevando a cabo, nos inclinamos por una
aproximación que radique en su vinculación con los recursos de información, es decir, se
trata de ir más allá de una hipotética descripción básica: es importante detectar el grado
de utilidad, la procedencia, la historia, la integridad y autenticidad, su relación con otras
fuentes. Existe una clara necesidad de saber los derechos de autor, los niveles de uso
(tipo, instrumentos, disponibilidad para la extracción de contenidos), los términos y las
condiciones sobre los que está disponible, los interfaces técnicos, los protocolos de
acceso y los formatos que soporta. Su análisis también puede proceder de la localización,
de la capacidad de uso, del acceso a la información y de la posibilidad de transferencia. O
bien a partir de las categorías de estudio empleadas por Dempsey y Heery (1998): tipo de
usos, método de creación y de actualización, variedad de posibilidad en función de la
localización, la selección, la evaluación, el análisis, el descubrimiento, la documentación y
los protocolos de búsqueda asociados.
A esto se puede sumar la aplicación de modelos previos como pueden ser el del libro, o
de modelos procedentes de las bases de datos documentales (Codina, 1997a, 1997b) o
del propio del Análisis Documental. Interesados por todo aquello que esté ligado al
contenido, insistimos en la aplicación de modelos lógico-lingüísticos de "lectura
documental" que superen los descriptores y los resúmenes en favor de nuevos productos
documentales que aparecen con las nuevas tecnologías. Otro aspecto digno de mención,
es el de la inclusión de criterios de valoración. Este examen podría establecerse en los
términos presentados por Amstrong (1997) al conectar, eso sí, un entorno más amplio, los
PICS (Platform for Internet Content Selection) con la calidad, de tal modo que se medirían
puntos como la cantidad y calidad de las referencias, el nivel de los datos y de las fuentes
usadas, la validez del contenido, el formato, la imparcialidad, etc.
6. Una propuesta concreta.
Para ilustrar la aplicación del modelo propuesto y de sus implicaciones, trataremos el
diseño de un comunicado interno electrónico, aunque sin afán de exhaustividad:
- El profesional de la información supervisa su construcción, por ejemplo, en lo
concerniente a la propuesta de enlazado. También colabora en su distribución, en su
inclusión, en el mantenimiento en el fondo correspondiente y en el control de su
actualización.
- La Institución impone, directa o indirectamente las líneas de actuación en lo que a la
seguridad se refiere, entre otros puntos. De ahí, se extraen los principios de la cultura
corporativa, las líneas de comunicación, los objetivos de la misma empresa.
- El documento. Se incluyen objetos y elementos que proceden del servicio de
documentación solicitados por el creador. Asimismo, hará explícito a qué tipo de
documento pertenece, conforme a los criterios predeterminados, tanto en términos
técnicos como en términos comprensibles para todos los trabajadores.
- Apoyo al conocimiento. A tal efecto, se establecen conexiones con aquellos documentos
internos que tengan una relación directa con el asunto tratado o la perspectiva
incorporada. Además se habilitará un lugar de anotaciones, junto a conexiones con
documentos que ofrezcan situaciones similares o experiencias anteriores o bien con
aquellos que planteen soluciones a los problemas implícitos y explícitos. Se establecen
nexos con personas relevantes, responsables o especialistas, con todos los actantes, con
otros compañeros, con foros de debate, con datos de clientes que puedan estar
relacionados. No faltarán tampoco indicaciones en diversas partes de la página, así como
una conexión con esquemas de explicación y conocimiento.
- El usuario. Empleado como parámetro para conocer los niveles de difusión y de posible
lectura del documento, está implicado en el contenido de las anotaciones así como en la
actualización de los metadatos donde la valoración de los documentos son incluidos.
También se confrontará su perfil con los esquemas que delimiten el Análisis Documental y
la propuesta de enlaces.
- Recuperación de información. Se desplegarán herramientas de apoyo a la búsqueda
desde la página, con acceso al buscador, a un índice, a un mapa cognitivo, a bases de
datos relacionadas, a mensajes de ayuda o a un plano de situación.
- Análisis. El documento vendrá enlazado en función de los perfiles del usuario y del
discurso en el que sitúe, en este caso el discurso periodístico. Se plantea como hipótesis
de trabajo la validez de los nuevos modos estructurantes (por ejemplo, el modelo de
casos de Fillmore y Pottier) como base para su creación. Por otra parte, los metadatos,
planteados desde la perspectiva aquí propuesta, permiten la incorporación de los
resultados del análisis mediante un modelo de compresión objetivado (por ejemplo el de
Lasswell). En la misma línea se debe profundizar en los problemas que el tratamiento de
la imagen y el sonido presenta.
7. Conclusiones y líneas de investigación.
En primer lugar, se constata que hay que seguir estudiando las distintas variables de
estudio (el profesional, el usuario y las necesidades de información, el documento, el
sistema de recuperación, la colección, la institución), con acciones objetivadas y
parametrizadas y mediante el aprovechamiento de las áreas del saber adyacentes y de la
propia tradición documentológica.
En segundo lugar, la Gestión del Conocimiento se perfila como un área del saber que
sirve de orientación para la gestión y el tratamiento de la información. Los contenidos,
como eje fundamental, se deben implicar en el aumento del conocimiento tanto en un
sentido colectivo como en un sentido individual.
En tercer lugar, se hace evidente la necesidad de más estudios sobre la dispersión léxica,
sobre la delimitación profesional, sobre la efectividad de los procesos de información y
sobre la estimación económica del correcto aprovechamiento de los recursos de
información. Por último, y después del desarrollo teórico, el método de estudio es el
empírico tanto en situaciones reales o mediante modelos que las simulen.
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