Anexo 5.- Manual de gestión de crisis

FONDO ESPAÑOL DE
GARANTÍA AGRARIA
MINISTERIO
DE AGRICULTURA, ALIMENTACIÓN
Y MEDIO AMBIENTE
SUBDIRECCIÓN GENERAL
DE SECTORES ESPECIALES
ANEXO V
MODULO DE GESTIÓN DE CRISIS
Usuarios de organizaciones de productores de frutas y hortalizas
Julio de 2015
[email protected]
Página 1 de 16
C/BENEFICENCIA, 8
28004 - MADRID
TEL: 913474765
FAX: 913474838
Departamento de Desarrollo Rural
y Sostenibilidad
1 INTRODUCCIÓN Y ALCANCE DEL NUEVO MÓDULO
El FEGA como Organismo de Coordinación ha desarrollado una aplicación
informática para gestionar las operaciones de gestión de crisis en el sector de las
frutas y hortalizas. Los destinatarios de esta aplicación son los servicios
competentes de todas las comunidades autónomas (CCAA) y los beneficiarios de
este tipo de operaciones: las organizaciones de productores de frutas y hortalizas
(en adelante OPFH).
Antes de explicar cómo utilizar esta aplicación se describirá el alcance actual del
desarrollo:
• Se pueden tramitar las operaciones de gestión de crisis de: retiradas a
distribución gratuita, retiradas con otros destinos y cosecha en verde/no
cosecha.
• La tramitación de estas tres operaciones es semejante, las fases por las que
pasa una notificación son:
a. Estado “Alta notificación”: las OPFHs notifican la intención de
realizar una operación a su comunidad autónoma.
b. Estado “Pendiente validar”: la comunidad autónoma donde radica
la sede social de la OPFH (comunidad sede) debe validar la
información de la notificación, en caso de retiradas a distribución
gratuita debe seleccionar además los puntos de control: en origen
y/o en cualquiera de los distintos destinos.
c. Estado “Validada/en Control”: las provincias que deban realizar
controles de primer nivel (en terreno para no cosechas/cosechas
en verde o, en origen y/o destinos para las retiradas) podrán
introducir el resultado de los controles en la aplicación, así como
todo tipo de documentación adicional en formato digital: actas
firmadas, albaranes (documentos justificativos de entrega
transporte y recepción), fotografías, otros…
o En caso de OPFH que retiren producto a la distribución
gratuita y la comunidad sede haya decidido no controlar
un destino, será la propia OPFH la encargada de
justificar esta entrega.
d. Estado “Finalización controles/pendiente de aprobación”: en esta
fase la comunidad autónoma sede deberá, con la información
disponible de los controles, aprobar definitivamente la operación
determinando el importe de ayuda que podría solicitarse por la
operación, así como las posible penalizaciones o sanciones.
e. Estado “Notificación aprobada”: el estado final definitivo de la
operación, refleja los datos confirmados en la fase anterior y los
deja disponibles para el módulo de solicitudes de ayuda a los
programas operativos (módulo independiente).
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•
f. Estado “Notificación anulada”: para aquellas operaciones que la
administración ha desestimado antes de llegarse a ejecutar o la
propia OPFH ha desistido antes de ser controlada.
El paso de uno de estos estados al siguiente desencadena una secuencia
de envío de correos electrónicos informando a los agentes involucrados las
tareas que deben realizar.
2 ACCESO A LA APLICACIÓN
Una vez que se hayan tramitado las contraseñas de cada usuario, se podrá
acceder a la aplicación a través del siguiente enlace web:
https://www.fega.es/caccesos/cac_inicio_entorno.inicio
En caso de que un usuario tenga acceso a otras aplicaciones del FEGA su
contraseña será la misma. Si se ha olvidado la contraseña puede solicitarse en el
enlace “Olvido de clave”, introduciendo NIF y dirección de correo electrónico.
Después de introducir el usuario (NIF de 8 números y letra) y la contraseña,
aparecerá una pantalla como esta:
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2
Se selecciona la pestaña que pone “Producción” (entorno para hacer el trabajo
real) y el enlace correspondiente a esta aplicación (aplicación “Gestión de Fondos
Operativos de Frutas y Hortalizas”).
El otro entorno, PreExplotación, es para hacer pruebas. Lo que se haga en las
pruebas no tiene ninguna consecuencia, pero tampoco se trasladará al entorno de
trabajo de producción.
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Pulsar en
“Entrar”
3 MENÚ DEL MÓDULO DE GESTIÓN DE CRISIS
Este nuevo módulo tiene una única opción de menú: Notificaciones gestión de
crisis. En esta opción se podrá realizar toda la tramitación de cada notificación
hasta su aprobación final.
En primer lugar está la opción “Abrir notificación”, se mostrará a las OPFH para
que creen su notificación. Deberán elegir: OPFH, tipo de operación y anualidad del
programa operativo.
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1
3
La opción “Mis notificaciones” muestra diferente información en función del
usuario:
- OPFH: mostrará todas las notificaciones que haya tramitado por la
aplicación.
- Personal de la Administración: verán todas aquellas notificaciones de las
OPFH de su provincia, más aquellas notificaciones en las que haya
participado haciendo un control.
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Se podrá entrar a ver el detalle de una notificación seleccionándola de la tabla
y pulsando en “Editar”
En la opción de “Mis tareas” se muestran filtradas aquellas operaciones de gestión
de crisis que requieren realizar un trabajo por el usuario que las consulta. En
función de cada estado, y para los usuarios de OPFH, se tendrá:
- “Alta notificación”: será responsabilidad de la OPFH, hasta que presente la
notificación. Significa que está trabajando en ella como borrador.
- “Validada/en Control”: en aquellos puntos de entrega de distribución gratuita
que no vayan a ser controlados, la OPFH deberá insertar los datos de la
justificación de haber entregado el producto, incluido el escaneado del
documento justificativo de entrega, transporte y recepción (albarán, anexo
4). No obstante, no se activará la pestaña correspondiente hasta pasadas
las 24 h de la última entrega que vaya a ser controlada. Momento en que se
les avisará por correo electrónico.
4 CREACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN
Hasta el momento en que la OPFH cierre y envíe la notificación, permanecerá en el
“Mis tareas” de la OPFH.
Hay dos pestañas comunes a los tres tipos de operaciones: datos de la OPFH y
responsable. La tercera es diferente en función de si se trata de retiradas a
distribución gratuita, retiradas diferentes a la distribución gratuita o cosechas en
verde/no cosecha.
Los datos de las OPFHs (A) se toman de la base de datos de la aplicación.
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Los datos del representante y/o persona de contacto (B) se tomarán de la última
notificación hecha, en caso de ser la primera notificación de la anualidad habrá que
introducirlos por primera vez.
A
B
C
Cuando la notificación que se esté cumplimentando corresponda a un productor
independiente, con el que la OPFH haya suscrito un acuerdo para tramitar las
notificaciones de medidas de gestión de crisis, en la pestaña de “Datos
Representante” identificará al productor independiente.
Al pié de la pantalla aparecen unos botones (C) de gran importancia:
- Cerrar: implica presentar la notificación a la comunidad autónoma donde
tenga la sede social la OPFH. Activará la secuencia de correos electrónicos.
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-
Eliminar: borra la notificación que estaba en estado de borrador, sin que se
llegue a enviar a la comunidad sede.
La tercera pestaña que se muestra difiere en función del tipo de operación que se
trate.
4.1
Notificación de las retiradas a distribución gratuita
En primer lugar se deberá especificar los datos del centro de salida de producto y
grabar al final de la pantalla:
A: se especificará la cantidad de producto reconocido que se ha comercializado de
media en los últimos tres años. Este valor limita las cantidades que anualmente se
pueden llevar a la distribución gratuita. Habrá que introducir una vez el dato por
cada anualidad de programa operativo, el resto de distribuciones gratuitas del
mismo año copiarán el mismo valor.
B: datos de la salida estimada de producto. Se calcula como suma de la cantidad
prevista a entregar en cada destinatario.
C: datos del centro de salida, el almacén desde donde vaya a partir el producto y
donde se realizarán los controles en origen. Es importante el dato “Provincia” ya
que es el que determina qué provincia es responsable de control. Por defecto
se rellena con los datos de la sede social, pero deberá revisarse.
D: declaraciones que deben marcarse. Se pondrán premarcadas y se le informará
a la OPFH que está realizando esas declaraciones para que sea consciente.
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A
B
C
D
Una vez modificados los datos, pulsar en “Guardar”
Posteriormente, una vez guardado, aparecerá una nueva tabla “Centros de destino”
donde se deberán introducir uno a uno los diferentes puntos de entrega que tendrá
esa operación de retirada:
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Los datos de cada destino a introducir son los siguientes:
NOTA PARA EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DE MELOCOTÓN
NECTARINA Y PARAGUAYO 2015: se debe marcar el check “El receptor
transforma producto”, en la razón social del centro de destino poner
“FESBAL – INDUSTRIA”, en la dirección poner la de la industria
transformadora que recibirá el producto fresco, y el número de beneficiarios
poner 99.999.
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Dado que el proceso de entrega de producto a distribución gratuita con destino
transformación está sujeto a un procedimiento de control de cupos, para no
exceder el volumen autorizado por el Ministerio para transformación de fruta
procedente de retirada en zumo para su entrega a entidades benéficas, que puede
retrasar la fecha de retirada en 7 días o más, aquellas organizaciones que no
quieran esperar a tener la autorización del FEGA para retirar, pueden hacerlo
dejando constancia expresa en la notificación que quieren que se les permita
retirar antes de conocer la disponibilidad de cupo asumiendo riesgo de no
cobrar la ayuda, si su notificación se hubiera producido en un día que queda fuera
del cupo admisible.
Las organizaciones podrán incorporar un texto como el siguiente: “Solicito que se
valide la notificación, antes de conocer de parte del FEGA la disponibilidad de
cupo para transformación, asumiendo el riesgo de no cobrar la ayuda que
correspondería a la retirada solicitada con esta notificación.” Las
organizaciones que no incluyan este texto deberán esperar a que el FEGA nos
informe de la disponibilidad de cupo para que podamos validar la solicitud.
Cuando la notificación se quiera realizar con cargo a medias excepcionales, en el
campo observaciones de la notificación se deberá poner incluir “Solicito acogerme
a las medidas excepcionales del Reglamento (UE) nº …..”
Aquellas organizaciones que quieran priorizar la fecha de retirada frente a la
industria a la que llevar el producto deberán escribir "Autorizo a la Administración
a cambiar la industria transformadora" en la que se entregue el producto de
Distribución Gratuita.
Si el tamaño del campo Observaciones de la pestaña Datos OPFH no permitiera
incluir todos estos textos, podrá repartirlos entre ése y el campo Observaciones de
la pestaña “Datos retirada Distribución Gratuita”
NOTA: la secuencia de correos electrónicos actualmente no incluye al destinatario,
por lo que el Servicio Provincial encargado de las validaciones deberá notificar a la
industria y la administración provincial encargada de realizar los controles.
La provincia donde se localice el almacén que recibirá la fruta u hortaliza será la
competente de realizar los controles.
Dentro de cada uno de estos destinos se podrá seleccionar el Banco de Alimentos
(o centro benéfico no asociado). La selección se hará de entre los que haya en la
base de datos de REDABAL/frutas y hortalizas (esta conexión con REDABAL se
está terminando, aún no está operativa). Se puede consultar la lista de entidades
benéficas autorizadas en el siguiente enlace:
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http://www.fega.es/PwfGcp/imagenes/es/Centros_Beneficos_3trim_2015_v4_tcm551660.xls
Los más habituales en Aragón son:
administr
acion@b
azgz.es
Dato no real. Válido únicamente a
efectos de la aplicación informática
También se han habilitado unos campos que calculan medias de entregas a esa
organización caritativa. Se calculan con los datos de las entregas de todas las
OPFH que hayan hecho la notificación a través de la aplicación. Se aporta la media
de un día, como si todo se consumiera en un día y la media en 5 días, teniendo en
cuenta las entradas de producto de 4 días anteriores. El mensaje de alerta de
superación de los 600 gramos de consumo diario sólo tiene efectos informativos,
por lo que permite continuar con la grabación de la solicitud.
4.2
Notificación de las retiradas NO a distribución gratuita
Igualmente, primero se deberá especificar los datos del centro de salida de
producto y grabar al final de la pantalla. La diferencia con la gestión de crisis es que
es este caso los límites máximos anuales de cantidad de producto a retirar están
determinados por el producto en cuestión, no por el total de productos reconocidos.
Estos datos también serán únicos para cada anualidad.
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Datos de límite máximo a retirar en función del producto
En cualquier momento se podrán especificar los ingresos
adicionales por esta operación
De forma semejante a la distribución gratuita, una vez guardados los datos de la
salida del producto, se podrán seleccionar los diferentes destinos. Las opciones de
los datos a introducir variarán en función del destino de la retirada:
- Biocompostaje/Compostaje: podrán seleccionarse referencias SIGPAC para
el caso de biodegradación en parcela. También podrán seleccionarse
direcciones postales y seleccionar de una base de datos un vertedero
autorizado (esta base de datos se está terminando de desarrollar).
- Alimentación animal: se podrá seleccionar una ganadería autorizada de la
base de datos que en ese momento esté en la aplicación (en desarrollo).
- Para el resto de destinos se podrá introducir la dirección a donde se llevará
el producto retirado del mercado.
Las comunidades autónomas serán las responsables de mantener actualizada esta
información de vertederos y ganaderías autorizadas en su comunidad. No obstante,
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quedarán disponibles para todas las OPFH independientemente de dónde se
localice su sede social.
Futuro enlace a
Vertederos autorizados
La provincia determinará el agente que debe realizar el control, tanto en origen
como en los diferentes destinos.
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4.3
Notificación de las no cosechas/cosechas en verde
Inicialmente se deberán especificar las parcelas afectadas por la operación así
como hacer las declaraciones oportunas:
Para añadir una nueva
parcela
La información de cada parcela será la siguiente:
A: datos del tipo de cultivo y momento previsto de la operación.
B: referencia SIGPAC afectada por la operación.
C: opción subir documentación adicional, como por ejemplo para adjuntar un
croquis de un recinto SIGPAC en que se vaya a hacer la operación en sólo una
parte y no en el recinto completo.
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A
B
C
5 VALIDACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN
La validación de las notificaciones está en el “Mis tareas” de la comunidad sede. En
el caso de la distribución gratuita permitirá la selección de los puntos de control de
cada operación, a la salida del producto o en cada punto de entrega. Por tanto no
es competencia de las OPFH.
La validación de las notificaciones la realizan los Servicios Provinciales, para
cualquier consulta pueden dirigirse a Zaragoza en la dirección
[email protected], a Huesca a [email protected], y en cualquier
caso a [email protected].
Para que pueda realizarse la retirada la notificación creada debe pasar del estado
“Pendiente validar” a “Validada/en control”.
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6 CONTROLES DE PRIMER NIVEL
Los controles de primer nivel son competencia del personal de la administración
vinculado a la provincia donde va a tener lugar alguna etapa de la operación. Sólo
estos podrán realizarlos. Por tanto, la notificación que se encuentre en este estado
“Validada/en Control” estará disponible para todas esas provincias en “Mis
notificaciones”.
Tan solo hay un caso en que puede afectar a las OPFH, aquellas operaciones de
retirada a distribución gratuita que no van a tener un control de primer nivel. En
este caso la OPFH deberá especificar que ha realizado la entrega y aportar el
fichero escaneado del documento justificativo de la entrega, transporte y recepción
(anexo MGCR-04) cumplimentado en sus cuerpos A y B, y el anexo MGCR-04bis
de relación de envases con código de trazabilidad.
6.1
Justificación de la OPFH: entregas no controladas
La aplicación considera que hasta que la OPFH no haya justificado su entrega de
producto no se habrá cumplido con los trámites necesarios y no se podrá proceder
a aprobar la operación. La OPFH, como interesada, está obligada a aportar esta
información necesaria para poder determinar la cuantía de ayuda que se puede
llegar a pagar. La información a rellenar será:
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En la opción documentación adicional se podrá adjuntar el escaneado del
documento justificativo de la entrega, transporte y recepción (anexo MGCR-04)
cumplimentado en sus cuerpos A y B, y el anexo MGCR-04bis de relación de
envases con código de trazabilidad, así como cualquier otro documento que se
considere relevante.
Una vez rellena esta justificación y después de haber guardado los cambios se
deberá finalizar en “Finalizar justificación”.
Tras esta acción, la OPFH habrá terminado su gestión de esta operación de
gestión de crisis en la aplicación informática.
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7 ANULAR NOTIFICACIÓN
Durante el proceso de esta tramitación la comunidad sede puede anular una
notificación. También lo puede hacer la propia OPFH en caso de desistir de la
operación, en este caso estará limitada a hacerlo antes de que la comunidad sede
haya validado la notificación.
Esto se puede hacer con el siguiente botón que se muestra al final de la pantalla.
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