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Planificación de los parámetros de un proyecto (alcance, estructura,
especificaciones y estimaciones de tiempo costo y recursos).
El alcance de un proyecto —llamado también alcance del trabajo— es el
trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas
(las cosas por hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de
suministrarse) cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al
comenzar el proyecto. Por ejemplo, el alcance podría ser el trabajo de limpiar el
suelo, de construir una casa y de poner la jardinería ornamental según las
especificaciones hechas por el cliente y aceptadas por el contratista. El cliente
espera que el alcance del trabajo se lleve a cabo con la calidad deseada. Así, en
el proyecto de construcción de una casa, el cliente espera que la mano de obra
sea de calidad óptima. No quedará satisfecho si se concluye la obra pero es difícil
abrir y cerrar las ventanas, si las llaves de agua gotean o si la jardinería
ornamental está llena de piedras.
El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar
por la terminación aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que
abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que
servirán para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los que
trabajan en él, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o de
instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que se
encargan de algunas actividades. Por ejemplo, si se trata de una boda, entre otras
cosas se presupuestará lo siguiente: flores, vestido de la novia, frac, agencia de
banquetes, pastel, alquiler de la limusina, fotógrafos.
El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuándo
empezarán y terminarán las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente
establece el tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida
por el cliente y la persona o empresa que se encargarán de realizarlo. Puede ser
la fecha de aniversario de un pueblo o aquella en que se quiere terminar una
habitación más de la casa.
El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto,
en determinada fecha y con entera satisfacción del cliente. Para facilitar su
consecución, es importante elaborar un plan antes de iniciar el proyecto; en él se
incluirán todas las actividades, los costos conexos y las estimaciones del tiempo
necesario para concluirlas. Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar
totalmente el proyecto dentro de los límites del presupuesto y a tiempo.
Una vez comenzado un proyecto, algunas circunstancias imprevistas pueden
poner en peligro el logro del objetivo respecto al alcance, al costo o al programa.
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El costo de algunos materiales puede ser más alto que la estimación inicial.
El mal tiempo puede ocasionar retrasos.
Quizá haya que rediseñar o modificar una pieza muy compleja de maquinaria
automatizada para que cumpla con las especificaciones de desempeño.
El director del proyecto tiene la misión de prevenir, prever y superar ese tipo de
circunstancias a fin de terminar el alcance del proyecto en el plazo fijado, sin
rebasar el presupuesto y a entera satisfacción del cliente.
Una buena planeación y comunicación resultan indispensables para evitar que
ocurran problemas o para atenuar en lo posible el impacto que tienen en el
objetivo cuando se presenten. El director ha de planear y comunicar de antemano
y de ofrecer liderazgo para que el equipo del proyecto consiga el objetivo.
La responsabilidad principal del director del proyecto consiste en asegurarse de
que el cliente quede satisfecho. Para ello no basta concluir el proyecto dentro del
presupuesto y a tiempo ni preguntarle al cliente —al final del proyecto— si está
satisfecho. Se requiere una comunicación permanente con él para mantenerlo
informado y averiguar si sus expectativas han cambiado. He aquí algunas
maneras de lograrla: tener reuniones periódicas, presentarle informes sobre el
avance, hablarle frecuentemente por teléfono y comunicarse con él por correo
electrónico. Ello no se logrará si no se le hace que participe en forma activa en la
ejecución. A lo largo del proyecto el director debe saber si el cliente está
satisfecho o no. Si se comunica regularmente con él, demostrará un verdadero
interés por cumplir con sus expectativas, además de que así evitará sorpresas
desagradables más tarde.
Estimación de tiempos
La estimación del tiempo forma parte del proceso de Gestión del Tiempo de la
Administración de Proyectos.
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la
conclusión del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestión del Tiempo del
Proyecto incluyen lo siguiente:
1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del
cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos
entregables del proyecto.
2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las
dependencias entre las actividades del cronograma.
3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de
recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.
4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos
laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.
5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la
duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto.
6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.
Estimación de costos
La estimación de costes de una actividad es una evaluación cuantitativa de los
costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del
cronograma del proyecto. Este tipo de estimación puede presentarse en forma de
resumen o en detalle.
Los costes se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de
costes de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales,
los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información, y
categorías especiales como una asignación por inflación o una reserva para
contingencias de coste.
A continuación se bosquejan las principales técnicas utilizadas para la estimación
de costes:
1. Estimación por analogía.- La estimación de costes por analogía implica usar el
coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste del
proyecto actual. La estimación de costes por analogía se utiliza frecuentemente
para la estimación de costes cuando la cantidad de información detallada sobre el
proyecto es limitada (por ejemplo, en las fases tempranas). La estimación de
costes por analogía utiliza el juicio de expertos. La estimación de costes por
analogía es, en general, menos costosa que otras técnicas, pero generalmente
también es menos exacta. Es más fiable cuando los proyectos anteriores son
similares de hecho y no sólo en apariencia, y las personas o grupos que preparan
las estimaciones tienen la experiencia necesaria.
.2 Determinación de Tarifas de Costes de Recursos La persona que determina las
tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de costes
unitarios, tales como el coste del personal por hora y el coste del material a granel
por yarda o metro cúbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costes
de la actividad del cronograma. Reunir cotizaciones, es un método de obtener las
tarifas. Para los productos, servicios o resultados que deben obtenerse por
contrato, se pueden incluir las tarifas estándar con factores de escalamiento en el
contrato. Las bases de datos comerciales y las listas de precios publicadas de los
vendedores son otra fuente de tarifas de costes. Si no se conocen las tarifas de
costes reales, entonces las propias tarifas tendrán que estimarse.
.3 Estimación Ascendente Esta técnica implica estimar el coste de paquetes de
trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más
bajo de detalle. Este coste detallado luego se resume o “acumula” en niveles
superiores para fines de información y seguimiento. El coste y la exactitud de la
estimación de costes ascendente en general está motivada por el tamaño y la
complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales.
En general, las actividades con un esfuerzo asociado menor aumentan la exactitud
de las estimaciones de costes de las actividades del cronograma.
.4 Estimación Paramétrica La estimación paramétrica es una técnica que utiliza
una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ej., metros
cuadrados en la construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software,
horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costes para
un recurso de la actividad del cronograma. Esta técnica puede producir niveles
superiores de exactitud dependiendo de la complejidad, así como también de la
cantidad subyacente de recursos y la información de costes incorporada al
modelo. Un ejemplo relacionado con el coste supone multiplicar la cantidad
planificada de trabajo a realizar por el coste histórico por unidad, a fin de obtener
el coste estimado.
.5 Software de Gestión de Proyectos El software de gestión de proyectos, como
por ejemplo, las aplicaciones de software de estimación de costes, las hojas de
cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas, es
ampliamente utilizado para asistir en el proceso de estimación de costes. Dichas
herramientas pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas de estimación
de costes y, por consiguiente, facilitar la consideración rápida de las diversas
alternativas de estimación de costes.
.6 Análisis de Propuestas para Licitaciones Entre otros métodos de estimación de
costes se incluyen el análisis de propuestas para licitaciones y un análisis de lo
que debería costar el proyecto. En los casos en los que los proyectos se ganan
mediante procesos competitivos, se le podrá demandar al equipo del proyecto un
trabajo de estimación de costes adicional para examinar el precio de los productos
entregables individuales, y obtener un coste que respalde el coste total final del
proyecto.
El resultado final de la estimación de costes es conocido como Presupuesto del
Proyecto. La preparación del presupuesto de costes implica sumar los costes
estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales
para establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento del
proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto
resumen. Sin embargo, las estimaciones de costes de las actividades del
cronograma o de los paquetes de trabajo se preparan con anterioridad a las
solicitudes de presupuesto detallado y la autorización de trabajo.
Estimación de recursos y costes
La estimación de recursos y costes es una actividad importante que debe llevarse
a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer una
aproximación al coste total y plazos del desarrollo del sistema.
Para ello se requiere experiencia, acceso a una buena información histórica y
determinación para confiar en medidas cuantitativas cuando todo lo que existe son
datos cualitativos.
Factores que afectan a esta estimación:
La complejidad del proyecto, cuantificando la misma en función de:
 Número de módulos y nivel de interrelación entre los mismos.
 Número y tipo de las interfaces externas con otros sistemas, programas o
datos.
 Grado de distribución y heterogeneidad del entorno de implantación.
 Grado de sofisticación de las herramientas de desarrollo.
 Naturaleza de los algoritmos que se deben diseñar y programar.
Otros factores específicos del proyecto.
La dimensión del sistema a desarrollar: conforme aumenta el tamaño de un
sistema de información, la interdependencia entre los distintos elementos del
sistema de información crece rápidamente y la descomposición del problema en
partes más pequeñas se hace más difícil.
El grado de estructuración del proyecto: por estructuración se entiende la facilidad
con que las funciones pueden ser compartimentalizadas y la naturaleza jerárquica
de la información a tratar. A medida que el grado de estructuración aumenta, la
posibilidad de estimar con precisión mejora y, por consiguiente, el riesgo
disminuye.
Existen varias técnicas de estimación para el desarrollo de sistemas de
información. Aunque cada una tiene sus puntos fuertes y débiles, todas tienen en
común las siguientes características:
Se ha de establecer de antemano el alcance del proyecto.
Como base para la realización de estimaciones, se usan las métricas del software,
es decir, medidas relativas al esfuerzo de desarrollo del equipo lógico.
El proyecto se desglosa en partes más pequeñas cuyos costes y recursos se
estiman individualmente.
Ejemplos de estas técnicas (de las cuales existe amplia bibliografía) son:
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Análisis de puntos de función.
Técnicas de descomposición.
Modelos empíricos de estimación.
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Herramientas automáticas de estimación.
Una vez estimado el tiempo y recursos necesarios para el desarrollo de la
aplicación y teniendo en cuenta las tarifas de los distintos profesionales del
desarrollo, se puede establecer una aproximación al presupuesto que va a exigir el
desarrollo del sistema de información objeto del pliego.
La Administración ha promovido el desarrollo de una herramienta, SISDEL
(Sistema Integrado de Soporte al Desarrollo de Equipos Lógicos), que sirve como
ayuda a la gestión de la calidad, a la planificación y control de plazos, y a la
estimación de proyectos de desarrollo de sistemas de información.