Exportación de Bienes Courier

Exportación de Bienes Courier
PRO-27-1-02-10
MACROPROCESO
NIVEL 1
Gestión administrativa
Compra de bienes y/o servicios
FECHA PUBLICACIÓN 22/09/2015
NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
1.
Tabla de Contenido
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
4.
5.
3.1.
Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2.
Lineamientos ....................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2
4.1.
Responsable del Proceso..................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades ............................................................................................................... 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3
5.1.
Diagrama de flujo – Exportación de Bienes Courier ........................................................... 3
5.2.
Descripción de actividades – Exportación de Bienes Courier ............................................. 3
6.
DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 4
8.
INDICADORES .............................................................................................................................. 4
9.
RIESGOS ....................................................................................................................................... 4
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 5
11. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 5
Exportación de Bienes Courier
PRO-27-1-02-10
MACROPROCESO
NIVEL 1
Gestión administrativa
Compra de bienes y/o servicios
FECHA PUBLICACIÓN 22/09/2015
NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
1. OBJETIVO
Realizar el envío de bienes al exterior bajo la modalidad de exportación Courier.
2. ALCANCE
Inicia con la liberación de la solicitud de pedido y finaliza en caso de que se necesite un
permiso para la exportación del bien, o con el envío del bien y el envío de la factura a
Cuentas por pagar.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
No aplica.
3.2. Lineamientos
 El bien a exportar debe costar menos de 2000 dólares.
 El bien empacado debe pesar menos de 50 kg.
 El bien empacado debe medir por cualquiera de sus lados menos de 150 cm.
 El bien no debe requerir ningún permiso ni estar regulado por un ente de control.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Jefe de Compras y Activos Fijos
4.2. Responsabilidades
Gestor Compras Internacionales:




Hacer seguimiento del giro a realizar al proveedor.
Coordinar traslado de bien y hacer seguimiento al envío del bien.
Realizar documentos de exportación que acompañan el bien.
Coordinar despacho con el transportador Courier.
Tesorería:

Realizar la transacción con los datos proporcionados y enviar comprobantes de pago.
Proveedor:

Realizar las reparaciones necesarias del bien y enviarlo.
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Gestión administrativa
Compra de bienes y/o servicios
FECHA PUBLICACIÓN 22/09/2015
NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
Unidad Académica/Administrativa:

Informar a Seguridad y Servicios Básicos la exportación y traslado del bien.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo – Exportación de Bienes Courier
5.2. Descripción de actividades – Exportación de bienes Courier
ENTRADA
Pedido de exportación
PROVEEDOR
Compras y Activos Fijos
SALIDA
Bien exportado
CLIENTE
Unidad Académica / Unidad Administrativa
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
SISTEMA
DOCUMENTOS
1
Elaborar y radicar
formato de giro al
exterior en CXP
Se elabora, radica y se envía el
formato de giro al exterior en C X P
Gestor compras
internacionales
Formato de Giro
2
Enviar a compras
mensaje
SWIFT/comprobante
de giros
Se avisa el detalle de transacción
realizada, además de enviar el
comprobante de giros
Tesorería
Comprobante de
Giro
3
Revisar el valor del
giro y notificar al
proveedor
Se revisa el valor del giro y se le
informa al proveedor esta cantidad
Gestor compras
internacionales
4
Verificar si el
proveedor recibió el
giro
Se comunica con el proveedor para
confirmar la recepción del giro
Gestor compras
internacionales
5
Coordinar traslado
del bien
Se comunica con la Unidad que tiene
el bien y se coordina el traslado del
mismo
Gestor compras
internacionales
6
Informar la
exportación del bien
en caso que sea
activo fijo
Se informa a Activos Fijos y la
Aseguradora la exportación del bien
Gestor compras
internacionales
7
Informar a Seguridad
y Servicios Básicos la
exportación del bien
Informar a Seguridad y Servicios
Básicos la exportación del bien
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
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NIVEL 1
Gestión administrativa
Compra de bienes y/o servicios
En caso de que el bien pueda ser
llevado al almacén, se revisa el bien a
enviar
8
Revisar el bien a
enviar
Gestor compras
internacionales
9
Coordinar despacho
(Proveedor, agencia
de carga y compras)
10
Enviar número de
guía al proveedor
Se envía por correo electrónico el
número de guía al proveedor
Gestor compras
internacionales
11
Reparar el bien
Se realizan las reparaciones
necesarias del bien
Proveedor
12
Enviar el bien
Se envía el bien a su destino
Proveedor
13
Enviar factura de CxP
con el No de pedido
de gastos de
exportación
Se envía la factura de CxP con el No
de pedido de gastos de exportación
Gestor compras
internacionales
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NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
SAP-AM
Se coordina el despacho del bien a
Compras y Activos
exportar con Proveedor y agencia de
Fijos
carga
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
Normatividad de la DIAN
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS
OPERATIVO

Diligenciar de manera incorrecta formularios.
SEGURIDAD



Riesgos asociados a antinarcóticos.
Apertura de paquete de envío en el transporte.
Perdida o averío de mercancía
LEGAL
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Gestión administrativa
Compra de bienes y/o servicios

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NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
Incumplimiento de normas de la DIAN.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
22/06/2015
Publicación
22/09/2015
0
11. APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
Rocío Pérez
Ingeniera de procesos
22/06/2015
REVISÓ
Alberto Poveda
Coordinador de procesos
17/09/2015
APROBÓ
Paola Andrea Garcia
Jefe Compras y Activos Fijos
22/09/2015