¿cómo dirigir reuniones efectivas?

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¿QUÉ SON LAS REUNION ES EFECTIVAS?
Algunas veces parece como si siempre estuviéramos en algún tipo de reunión: Reuniones mensuales de la
organización, reuniones de tareas especiales en las cuales trabajar, reuniones de acciones urgentes y de
comités de proyectos de las que nuestro grupo se hace cargo. Las reuniones toman mucho de nuestro
tiempo porque son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y llevamos a cabo el trabajo
que debemos realizar.
Pero, ¿cuántos de nosotros detestamos las reuniones? Todos tenemos recuerdos de reuniones (inclusive tal
vez de la reunión de comité de anoche) que parecía que iban a durar toda la eternidad y en las que nunca se
iban a tomar las decisiones. Alguien interrumpía y desviaba al grupo de los temas de la agenda de trabajo; la
persona que dirigía a su vez tenía muchas opiniones propias; la reunión duró más tiempo de lo previsto y
para cuando finalmente terminó, todos se fueron a casa cansados e insatisfechos.
Bueno, aunque no existe una varita mágica para hacer cada reunión más efectiva, las reuniones realmente
pueden ayudar para la toma de decisiones y planificación. No tienen por qué ser dolorosas; pueden
inclusive ser divertidas. Para lograrlo, se puede aprender cómo hacer las reuniones tanto útiles como
agradables para todos los participantes. Las reuniones efectivas ayudan al grupo a alcanzar sus metas.
¿POR QUÉ TENER REUNIONES EFECTIVAS?
¿Sabía usted que la manera en que se dirigen y facilitan las reuniones es uno de los mayores “factores de
riesgo” para la participación y la inversión de los miembros de la organización? TODAS las partes de una
reunión son importantes: la planificación (particularmente enfocada en agendas de trabajo y metas); la
logística; y los principios y habilidades para presidir la reunión. Todos estos aspectos producen un impacto
en la participación e involucramiento de los miembros de la organización.
A cada “fase” se le debe prestar atención y se debe tomar seriamente porque el manejo de una buena
reunión está críticamente ligado a la participación. Las reuniones determinan que el grupo pueda o no
realizar las cosas, resolver problemas, manejarse de manera que promueva un sentimiento de inclusión y
seguridad en los participantes y que cree un sentido de comunidad.
¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?
Dirigir o presidir una reunión significa más que sólo hacer que el grupo cubra los temas de la agenda de
trabajo programada. Cuando se preside una reunión, la persona al frente de ella es responsable del
bienestar del grupo y los miembros que lo conforman. Esto requiere que se preste la debida atención a las
“dinámicas del grupo” y otros aspectos del proceso. ¡Incluso todas esas cosas difíciles de abordar son
importantes!
Recordemos que: Dirigir reuniones es una HABILIDAD, no es algo que nacemos sabiendo. Al igual que con
cualquier otra habilidad, se mejora con la práctica – ¡y también nos sentimos más seguros!
Cuando alguien dice “Buen trabajo. Fue una buena reunión”, ¿qué quieren decir realmente? Una reunión
verdaderamente buena ocurre cuando se presta atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:
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Planificación (agenda y metas).
Organizar la reunión (logística).
Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
Seguimiento (después de que termina la reunión).
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Empecemos con:
FASE I: PLANIFICAR LA REUNION
Si se le presta atención a la planificación, se pueden evitar los elementos que afectan negativamente la
reunión, tales como:
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Desperdiciar el tiempo de reunión.
Desperdiciar el tiempo de las personas.
Reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.
Reuniones sólo por el hecho de reunirse.
He aquí los pasos críticos en la planificación de una gran reunión.
Decidir el objetivo de la reunión.
¿Tiene la reunión como objetivo la revisión de las disposiciones legales, hacer un plan de reclutamiento de
voluntarios o a alguna otra cosa? ¿La meta no está clara? El resultado podría ser una reunión aburrida y
desenfocada. Es necesario presentarse con una meta clara y la agenda se convertirá en una especie de guía
de viaje para llegar ahí.
Hacer la tarea.
Si se necesita información o investigar para la reunión, es mejor hace antes de que ésta empiece. ¿Qué
sucede cuando nos presentamos a una reunión donde falta información importante? ¡Es una gran pérdida
de tiempo!
Decidir quién necesita estar presente.
Si se está trabajando en una campaña publicitaria, ¿Todos los participantes necesitan ir o solamente los del
comité de publicidad? Se debe pensar en esto antes de enviar las notificaciones para estas reuniones.
Cuando las personas van a reuniones cuya agenda no les interesa, por lo general nunca vuelven.
Planificar con otros.
Ésta es una muy buena manera de desarrollar nuevos líderes y de comprometer a más personas en el
trabajo del grupo. Se puede reunir sólo a tres o cuatro personas interesadas y discutir la agenda – ¡no
tomará más de una hora! Y lo más importante…
¡Las agendas bien hechas valen la pena!
Se debe hacer lista de cuánto tiempo se planea discutir cada punto de la agenda. Si alguna persona, además
del facilitador va a presentar información, se debe tomar en cuenta eso también, y ENVIAR EL PLAN AL
MENOS CON UNA SEMANA DE ANTICIPACIÓN. Los miembros de cualquier grupo, deberán saber qué es lo
que van a hacer.
Si pensamos en la agenda de la reunión como es una especie de guía de viaje, entonces, se deben tener
previstas todas las paradas, sin tener tampoco muchos desvíos innecesarios. Se les debe hacer saber a
todos lo que se va a discutir; ¡no hay por qué mantenerlo en secreto!
FASE II: ORGANIZAR LA REUNION
Empezar y finalizar a tiempo.
Es irrespetuoso abusar del tiempo de los asistentes y es ahí donde se podría decir que se encuentra la mayor
desmotivación que pueda haber. Si se debe iniciar tarde porque sólo tres personas están en la sala cuando
se supone que la reunión debe empezar, al menos, hay que disculparse. Es todavía mejor, sin embargo,
hacerse el hábito de iniciar a tiempo, AUN cuando solo haya tres personas en la sala. Se correrá la voz y
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posteriormente, las personas llegarán a tiempo o de plano no llegarán. Si las personas siguen llegando tarde
o no se presentan del todo, esto puede ser un indicio para cambiar la hora o el patrón de las reuniones, o
ambos.
Apuntar a los asistentes.
Las listas de asistencia pueden indicar mucho acerca de quienes llegaron. Además pueden ayudar a
actualizar la lista de asistentes regulares y proporcionar nombres para una cadena de números
telefónicos. Se podría incluir en la lista de asistencia el nombre, la organización, la dirección y el número
telefónico de los participantes.
“Disculpe, ¿podría mover su codo?”
Los espacios para las reuniones deberían ser confortables y apropiados. La sala de reuniones debería estar
localizada en un lugar céntrico y ser de un tamaño adecuado para el grupo de personas. Es necesario llegar
temprano para organizar el material y/o equipos que se van a utilizar y tratar de usar un espacio en donde
se pueda hacer un círculo, para que las personas no queden sentadas en hileras como en un auditorio. Si el
lugar de la reunión es de difícil acceso para adultos mayores u otras personas, se debe tratar de coordinar el
transporte o tal vez un servicio voluntario de “escolta” (¡un gran proyecto de cohesión entre
adolescentes/adultos mayores!).
¡Sólo trabajar sin divertirse no es bueno!
Se debe reservar un tiempo antes y después de la reunión para que las personas hablen y socialicen. Ésta es
una de las principales razones por las que las personas se unieron a L grupo en primer lugar y es donde se
puede reclutar voluntarios. Algunas veces “la reunión después de la reunión” es donde las personas pueden
involucrarse realmente con el grupo – ¡y también donde se les ocurren las mejores ideas para la próxima
reunión!
Un ciclo regular.
Si se tiene un ciclo regular de reuniones, las personas empezarán a reservar la fecha (por ejemplo, el primer
lunes de cada mes): pero ¡NO SE DEBE REALIZAR UNA REUNION SÓLO POR HACERLA! Siempre se debe tener
un objetivo claro o mejor no realizarla.
FASE III: DIRIGIR LA REUNION.
Ser el encargado de dirigir una reunión es más que una tarea; son muchos trabajos en uno. Si se asumen
todas las responsabilidades que esto conlleva, el trabajo como director de una reunión requiere:
Hacer presentaciones.
Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto también incluye hacer que todos se
presenten. Cuando hay un invitado especial, el presentarlo ante el grupo es también trabajo del facilitador.
No se debe olvidar lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones. “Romper el hielo” significa
hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algún
dato de una manera divertida o interesante. Por ejemplo, el grupo puede hacer un juego de “búsqueda del
tesoro”, en el que las personas buscan información preguntando a los otros asistentes.
Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas.
No se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan aceptar la agenda. Se les puede
pedir a los participantes retroalimentación acerca de la agenda antes de empezar la reunión. Algunas reglas,
tales como no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a quienes les gusta
hacerlo.
Mantener la discusión en su cauce.
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No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo. Es
necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan
claramente, las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.
Vigilar el tiempo.
No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la
agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe
preguntar si todos los miembros están de acuerdo. Una oración como “Ya hemos usado todo el tiempo
dispuesto para este asunto. Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez
minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el
interés de todo el grupo en el asunto.
Resumir lo que escuchado.
Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz alta y después continuar si
nadie objeta o si todos están de acuerdo.
Fomentar la participación.
Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su participación. Es necesario tratar
de dar oportunidad de participación a todos y no sólo a los que siempre hablan.
Usar el poder del rol prudentemente.
Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se dice. El facilitador no debería
tomar bandos y debe ser justo con todos.
Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder.
Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión. La única forma en que otros aprenderán
a hacerlo es observando al facilitador y luego haciéndolo ellos mismos.
Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:
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Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.
Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con algo más que “sí” o “no”.
Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más despacio o más rápido.
FASE IV: DAR SEGUIMIENTO A LA REUNIÓN.
Solamente porque la reunión ha terminado, no significa que el trabajo está hecho. Para darle un
seguimiento exitoso a la reunión, se debe:
Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo.
Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión, qué
puede ser mejorado, etc. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión, pero al
menos de vez en cuando, garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones, estableciendo o
reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden
un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).
Hacer llamadas de seguimiento.
La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas, enviar
correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. Estas actividades para después de la reunión,
usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al grupo unido.
Resumir la reunión.
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Es sumamente útil hacer una lista de las decisiones tomadas, con sus respectivos seguimientos. Las
transcripciones –minutas- formales de la reunión son valiosas para muchas (no todas) organizaciones – éstas
contienen anuncios, notas informativas, etc. que es importante reportar, aunque no sean “decisiones”.
Redactar minutas puede resultar aburrido, al igual que leerlas, pero es parte del trabajo que el secretario
asume.
Algunas alternativas pueden incluir:
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Tener un voluntario que haga un resumen de la reunión, además de las minutas (ver la sección de
herramientas).
Hacer que las minutas sean leídas más como un “cuento”, en vez de como un reporte formal
enumerado. Además se deben anotar las decisiones tomadas en negrita o en MAYUSCULAS, para
que resalten. Y lo mismo, para los puntos a los que hay que darles seguimiento.
A continuación, le ofrecemos algunos consejos adicionales para que una reunión se desarrolle sin
inconvenientes:
Consejos para manejar participantes difíciles.
INTERVENCIONES
Las intervenciones son técnicas usadas cuando se enfrentan oposiciones o problemas durante las
reuniones. Pueden usarse separadamente, pero normalmente son más efectivas cuando son se usan en
combinación. Las intervenciones intentan bajar el tono en la escala de confrontación, pero son lo
suficientemente efectivas para mantener bajo control a quienes gustan o buscan discrepar.
A. Dejar que el grupo decida.
…si alguien se rehúsa a apegarse a la agenda, se mantiene sacando un mismo tema una y otra vez, desafía el
manejo de la reunión, etc.
B. Usar la agenda y establecer las reglas del juego
…si alguien se sigue desviando de los temas de la agenda, mantiene conversaciones con otro durante toda la
reunión, ataca a otros verbalmente, etc.
C. Ser honesto: Decir lo que está sucediendo
…si alguien trata de intimidar al facilitador, éste se siente molesto y cuestionado y necesita conseguir la
ayuda del grupo, etc.
D. Usar el humor
...si hay mucha tensión en la sala, si las personas muestran resistencia a estar en la reunión, si se ven
asustadas/tímidas acerca de participar o ven al facilitador como un extraño, etc.
E. Aceptar, debatir o desviar la atención al grupo
…si alguien reiteradamente expresa dudas relativas a conseguir algo, es negativo y desestima cada
sugerencia, continúa repitiendo el mismo punto una y otra vez, tiene problemas para aceptar la autoridad,
etc. Esto significa tener que: ACEPTAR que lo que ellos están diciendo es cierto, no ignorarlo; ENFRENTARLO
justo ahí dedicándole algún tiempo o DESVIAR la atención al grupo para que éste tome una decisión al
respecto. Vea adicionalmente los puntos G y H más adelante.
F. Usar el lenguaje corporal (de ser posible)
…para silenciar conversaciones aisladas, ayudar a las personas calladas a participar, re-direccionar la
atención, etc. Se puede utilizar el lenguaje corporal para hacer énfasis en un tema sin usar la voz y esto se
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puede lograr haciendo contacto visual, sonriendo (o no sonriendo) o incluso si se está sentado, cambiando
de posición.
G. Hacer un receso: Confrontar a quienes interrumpen fuera de la sala de sesiones
... …cuando las tácticas de menor confrontación no han dado resultado, alguien continúa atacando
verbalmente a otros participantes, revolviendo papeles, manteniendo conversaciones con otros o aislando a
las personas. Se puede sacar este problema de la sala, haciendo un receso que pueda parecer natural.
H. Confrontar en la sala
… si es apropiado y si esto no creará una reacción contraproducente, si el grupo apoyará al facilitador, si éste
ya ha usado otras tácticas de menor confrontación, etc.
PREVENCIONES
Las prevenciones son técnicas que pueden ayudar a evitar interrupciones desde el inicio. Si se usan estas
“prevenciones” desde el inicio de las reuniones, se ahuyentarán las interrupciones.
A. Escuchar para entender.
No se debe sólo fingir que se está escuchando lo que alguien dice. Las personas se dan cuenta cuándo no se
les está prestando atención. Es necesario escuchar cuidadosamente para entender los puntos que una
persona está presentando y repetir en voz alta aquellos puntos de los que no se está seguro.
B. Mantenerse en el papel.
No se puede ser participante y dirigir la reunión al mismo tiempo. Cuando el facilitador no pone en claro su
papel y borra la línea que lo define, puede alienar a algunos participantes, causando resentimientos y la
pérdida de control de la reunión. Se deben ofrecer estrategias, recursos e ideas—pero no opiniones
directas.
Debemos recordar que: ¡SER QUIEN DIRIGE” NO SIGIFICA SER PARTICIPANTE! Si el facilitador tiene fuertes
opiniones acerca de un tema de la agenda y quiere hablar, debe hacer algún tipo de arreglo ANTES de la
reunión para que alguien más presida esa sección.
C. No estar a la defensiva.
Si al dirigir la reunión, se es atacado, criticado, etc., hay que alejarse un poco. Se debe pensar bien acerca de
lo que se dijo antes de responder. Una vez que nos ponemos a la defensiva, nos arriesgamos a perder el
respeto y confianza del grupo y esto puede tornar la situación mucho peor.
Con esta información, ya se tienen las herramientas básicas para planificar y llevar a cabo reuniones
efectivas en la organización a la que se pertenece. Una reunión que está bien preparada y enfocada y es
presidida eficientemente puede ayudar a crear una organización de calidad, mientras que una reunión que
deficientemente planeada o dirigida causará muchas dificultades para el grupo.