Aplicaciones - Instituto Superior Tecnológico San Ignacio de

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HARDWARE Y SOFTWARE
OBJETIVO: El objeto es conocer la parte física y lógica de la computadora y su
funcionamiento de cada uno sus componentes.
HARDWARE
Es la parte física de la computadora (todo lo que se puede ver y tocar),
Ejemplo: CPU (Unidad Central de Proceso), Monitor, Teclado, Mouse, Impresora,
Scanner, etc.
Case
Monitor
Parlantes
Mouse
Teclado
CPU: Es el cerebro de la computadora, que significa Unidad Central de Proceso,
como su nombre lo indica, es el lugar físico de la computadora.

Dispositivo de Entrada y de Salida: También llamado dispositivos periféricos
que permiten comunicarse con la computadora. Como por ejemplo:
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Dispositivos de Entrada
Dispositivos de Salida
Teclado
Mouse
Scanner
Audífono
Monitor
Impresora

Dispositivos de Unidades de Almacenamiento: son aquellos que nos
permiten guardar en forma temporal o permanente la información. Como por
ejemplo:
El Disco Duro
El CD-Rom
El Disquete
SOFTWARE
Es el conjunto de elementos lógicos necesarios para que se puedan realizar las
tareas encomendadas.
Es todo aquello que no podemos tocar, es la parte intangible del computador, es
decir, es la parte lógica de la computadora (se puede ver pero no tocar). Ejemplos:
Los Sistemas Operativos, Los Lenguajes de Programación, Aplicaciones, etc.
Software del Sistema:
Este el sistema Operativo, un sistema Operativo es el primer programa que debe
ejecutar toda computadora, siendo el soporte lógico que controla el funcionamiento
del equipo y sirve de base para que se puedan ejecutar distintos programas de
aplicación.
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La función principal que desempeña cualquier sistema operativo es la de hacer de
intermediario entre los elementos físicos que componen nuestro ordenador (la
pantalla, el teclado, el disco duro, la impresora,...) y el Usuario, haciendo así más
fácil su manejo.
Por ejemplo, nosotros no tenemos porqué
saber exactamente en qué parte del disco duro
tenemos guardado cada documento que hemos creado, ya que es el Sistema
operativo el que se encarga de hacerlo.
Ejemplo: Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows NT 4.0, etc.

Los Lenguajes de Programación: El medio
para decirle a la computadora la forma de
ejecutar ciertas operaciones es a través de un
programa
que
contenga
las
instrucciones
necesarias. Ejemplo: Visual Basic, Visual Fox – Pro, Power Builder, Visual For
Age Java.

Las Aplicaciones: A esta categoría del software
se enfocan aquellos programas que han sido
creados en algún lenguaje de alto nivel o
paquete para resolver alguna necesidad en
particular. Ejemplo: Word 2000, Excel 2000,
Power Point 2000, Access, etc.
INTRODUCCION A LOS SISTEMAS OPERATIVOS
EL SISTEMA OPERATIVO WINDOWS
Es un sistema operativo de interfaz gráfica, en un entorno multitarea, este sistema
operativo realiza la administración de programas mediante Ventanas. Un entorno
multitarea dotado de una interfaz gráfica de usuario, que se ejecuta en
computadoras diseñadas para MS-DOS.
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Windows proporciona una interfaz estándar basada en menús desplegables,
ventanas en pantalla y un dispositivo señalador como el Mouse. Los programas
deben estar especialmente diseñados para aprovechar estas características.
La función principal que desempeña cualquier sistema operativo es la de hacer de
intermediario entre los elementos físicos que componen nuestro ordenador (la
pantalla, el teclado, el disco duro, la impresora,...) y nosotros, haciendo así más
fácil su manejo.
Por ejemplo, nosotros no tenemos porqué saber exactamente en qué parte del
disco duro tenemos guardado cada documento que hemos creado, ya que es el
Sistema operativo el que se encarga de hacerlo.
En la actualidad existe gran variedad de Sistemas Operativos como pueden ser
Windows, Mac, Linux, etc.
Desde su aparición exitosa en el mundo de las microcomputadoras, WINDOWS ha
tenido muchos cambios, todos para bien por supuesto. Existieron y hasta hoy en
día siguen saliendo al mercado del software, varias versiones de Windows, cada
una con mejores características que las anteriores. Las versiones de Windows son
las siguientes:

Windows 3.0/3.1: Multitarea y usa ambiente gráfico en pantalla. Requiere
aún el DOS para trabajar con el en forma complementaria. (1989 – 1990).

Windows para trabajo en grupo: Multitarea,
ambiente
gráfico y
es
multiusuario. También requiere del DOS para trabajar. (1992 – 1993)

Windows 95 : Multitarea, multiusuario, ambiente gráfico, acepta nombres
de archivo largos de hasta 255 caracteres, administra eficientemente la memoria y
ya no requiere del DOS. Es un sistema operativo completo. (1995)

Windows 98 : Sistema Operativo mejorado con respecto al anterior
Windows 95, y orientado especialmente a permitir un más fácil acceso a Internet.
(1998)
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
Windows 2000: fue un esfuerzo por unificar lo que
hasta ahora eran dos sistemas operativos distintos,
Windows 9x y Windows NT. Desde hace dos años se
sabia que Windows NT 5.0 estaba en proyecto, pero
Windows 2000 llego a resolver de una vez por todas las dudas: es la nueva versión
de Windows NT 4.0 WorkStation y NT Server, pero también icorpora la sencilles de
manejo de la serie 9x. Dicho en otras palabras, Windows 2000 ofrece lo mejor de
ambos mundos: la solidez y la seguridad de NT, junto a la facilidad de manejo,
soporte de hardware y multimedia de Windows 98.

Windows XP
: La nueva versión de
Windows supone un cambio importante respecto a la
versión anterior.
Desde
que
apareció
Windows95
las
sucesivas
versiones han sido una evolución de la original, sin embargo en esta ocasión se ha
producido un cambio de mayor envergadura ya que se ha cambiado el núcleo o
Kernel del sistema operativo.
Aunque de cara al usuario no se noten cambios radicales, se puede decir que
Windows XP no es solo una versión más de Windows sino que supone
prácticamente un nuevo sistema.
Hasta ahora Microsoft disponía de dos sistemas operativos diferentes, para el
entorno personal o doméstico tenía Windows98 y para el entorno profesional (o de
negocios) el Windows NT/2000.
Con WidowsXP se produce una convergencia entre ambas versiones ya que se ha
partido del núcleo del sistema de Windows 2000 para crear WindowsXP y a partir
de ahí se han realizado algunos retoques para diferenciar dos versiones de
WindowsXP, una para el ámbito personal llamada WindowsXP Home Edition, y otra
para el ámbito profesional denominada WindowsXP Professional.
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El principal beneficio de esta estrategia para los usuarios domésticos va a ser que
WindowsXP ha adquirido la robustez y estabilidad de WindowsNT/2000, esto debe
suponer que WindowsXP se quedará menos veces bloqueado, habrá menos
ocasiones en la que tengamos que reiniciar el sistema como consecuencia de un
error.
La mejora para los usuarios profesionales se debe a que WindowsXP tiene mayor
compatibilidad con el hardware de la que gozaba WindowsNT/2000.
ESCRITORIO DE WINDOWS
Para Windows, la pantalla es como el escritorio en la oficina. Un escritorio sobre el
cual podemos ver y manipular diferentes objetos, como nuestros documentos
escritos en hojas de papel, folders conteniendo varias de estas hojas, lápices, el
teléfono, la calculadora, la computadora misma también está sobre el escritorio, así
como las impresoras, y aunque en la oficina no es usual que se encuentre sobre
un escritorio, también se puede ver en la pantalla una papelera.
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Todas estas imágenes en la pantalla, representan objetos e información que en
realidad existen como archivos grabados en disco (documentos, programas,
carpetas o folders, etc.) o como accesorios conectados a nuestro computador
(impresoras, teléfono, disqueteras o disco duro, etc.). Y para Windows, cada
imagen visible en pantalla es un objeto capaz de ser manipulado de semejante
modo como lo haríamos con nuestras manos, con los objetos reales en una oficina.
El Escritorio es la primera pantalla que nos aparecerá una vez se haya cargado el
Sistema Operativo con el cual vamos a trabajar, en nuestro caso será el escritorio
de Windows XP.
Conoce el Escritorio de Windows XP
ICONOS: Es un dibujo de tamaño pequeño que se utiliza para representar un
objeto de Windows (por ejemplo una impresora, un documento, un programa, una
carpeta, etc.) Al hacer doble clic sobre él se abre una ventana con información
relativa al objeto. En el escritorio podemos encontrar los siguientes iconos: Mi PC,
Papelera de Reciclaje, Mis Documentos, Internet Explorer, Mi sitio de red, The
Hacker, Winzip, etc.
ICONOS PRINCIPALES
Mi
Pc:
encontraremos
Aquí
todo
concerniente
computador
como
sus
lo
al
unidades,
discos, archivos, carpetas. También se
podrá ingresar al panel de Control.
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Mis sitios de Red (Entorno
de Red): En este ícono se
permite realizar trabajos en
grupo, esto quiere decir tener
acceso a la red. Este aparece sólo si esta
trabajando en red.
Al abrir este ícono encontraremos en el
interior de la ventana a todos los usuarios
conectados a la red.
Papelera de Reciclaje:
es el lugar donde se
almacenan
desechos,
los
aquí
se
guardan temporalmente
los archivos que han sido eliminados
El contenido puede ser eliminado o
recuperado.
Organización de Iconos en el Escritorio
Los iconos en el escritorio pueden ser movidos o trasladados a diferentes partes,
para organizarlos utilizaremos el Menú contextual que Aparece al Hacer Clic con el
Botón derecho del Mouse en una Zona Libre del escritorio.
Este menú contextual Muestra las Siguientes opciones:
Haga clic sobre el tipo de
organización que desee
utilizar.
Si elige organización
automática entonces los
iconos no podrán ser
movidos ya que Windows
Hará que siempre sean
ordenados a la izquierda
del Escritorio
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Las Barras y El Botón Inicio
Barra de Tareas. La barra de tareas es la que aparece en la parte inferior de la
pantalla. En el extremo izquierdo está el botón Inicio, a continuación tenemos la
zona de accesos directos, luego los programas abiertos y por último el área de
notificación.
Por lo general la barra de tareas se ubica en la parte inferior del escritorio. Cumple
varios fines, entre los cuales están:

Permitirnos usar diferentes menús para dar mediante sus opciones, diversas
órdenes a la computadora, ya sea con el menú Inicio, con las barras de
herramientas, o con su menú contextual.

Mostrarnos los botones de aquellos programas o aplicaciones que se
encuentran activas en la memoria de la computadora.

Controlar algunos programas residentes en la memoria (control de volumen,
antivirus, modo de ver la pantalla, colas de impresión, tiempo de conexión en
Internet, etc.)

Mostrarnos la hora y la fecha del sistema.
El Botón Inicio. Es el botón a través del
cual podemos acceder a todo el abanico de
opciones que nos ofrece Windows XP. Si lo
seleccionamos se
desplegará
un menú
similar al que se muestra a continuación.
En la parte superior aparece el nombre del
usuario, en este caso Administrador.
En la parte central hay dos zonas:
La de la izquierda contiene a su vez tres
áreas separadas por una línea delgada.
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En el área superior aparecen los programas Internet Explorer y Outlook Express
que gozan de esta privilegiada posición por ser programas incluidos en el paquete
de WindowsXP en el área siguiente aparecen los programas que hemos estado
utilizando últimamente, en el caso de la imagen Microsoft Word y ViewletBuilder2.
De esta forma tenemos un acceso más rápido a los programas que más utilizamos.
Para acceder al resto de los programas tenemos el triángulo verde Todos los
programas. Al hacer clic aparecen los programas que tenemos instalados en
nuestro ordenador.
En la zona de la derecha aparecen iconos para ir a las partes de WindowsXP que
se usan más a menudo: Mis documentos, Mis imágenes, Mi música y Mis sitios
de red.
Con el icono Panel de control podremos configurar y personalizar el aspecto de
nuestro ordenador a nuestro gusto.
Si tenemos alguna duda podremos recurrir a la Ayuda que Windows nos ofrece
Con el icono Buscar podremos buscar ficheros que no sabemos donde están
guardados.
La opción Ejecutar permite ejecutar directamente comandos, se utiliza por ejemplo
para entrar en el registro de Windows, ejecutar un programa etc...
Por último, en la parte inferior están las opciones Cerrar sesión y Apagar. La
primera permite cerrar la sesión actual y la segunda nos permitirá reiniciar
nuevamente nuestro ordenado o apagarlo.
La zona de accesos directos.
Contiene iconos que se utilizan para acceder más rápidamente a un programa.
Para colocar aquí un icono basta arrastrarlo desde el escritorio. Estos iconos son
accesos directos que podemos crear nosotros mismos.
Para ejecutarlos simplemente hay que hacer clic en alguno de ellos.
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El icono
representa el escritorio, se utiliza para minimizar las ventanas que
en estos momentos tenemos abiertas para acceder más rápidamente al escritorio.
El icono
representa el Outlook Express, se utiliza para acceder más
rápidamente al Correo Electrónico.
El icono
representa el Explorador de Windows, se utiliza para acceder más
rápidamente al sistema de archivos.
El icono
abre el reproductor de Windows Media con el cual podremos
escuchar música, grabar canciones, etc.
Programas abiertos.
En esta zona aparecen los botones de los programas
que están abiertos y unas pequeñas flechas negras
hacia arriba y hacia abajo. Si el botón aparece más
oscuro quiere decir que esa es la ventana con la que
estamos trabajando en ese momento. Al hacer clic
sobre cada botón nos situamos en el programa
correspondiente.
Cuando hay varios programas abiertos del mismo tipo se agrupan en un botón. Por
ejemplo si tenemos varias sesiones de Internet abiertas, o como en el caso de esta
imagen, varios programas sobre archivos. Al hacer clic se abre una ventana para
que elijas uno de ellos. En este caso, debemos elegir entre los tres programas que
se muestran.
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Más a la derecha pueden aparecer, como ves en la imagen anterior, unas flechas
negras hacia arriba y hacia abajo que sirven para desplazarse por los botones, en
el caso de que haya tantos que no caben todos en la barra de tareas.
El área de notificación.
Esta área contiene iconos que representan los programas residentes (programas
que se cargan automáticamente al encender el ordenador) y otras informaciones
adicionales. Por ejemplo puede aparecer la indicación del idioma, en este caso
ES, por español; también vemos la cabeza del panda que representa un programa
antivirus.
El botón redondo permite expandir o contraer la zona que contiene los iconos de
programas residentes, como, por ejemplo, programas de mensajería instantánea
como Windows Messenger, etc. También aparece la hora. Si quieres abrirlos sólo
tienes que hacer doble clic sobre ellos.
ACCESO A LAS APLICACIONES
Se puede acceder de diferentes maneras a una aplicación:
A Través del botón inicio:
Hacer un clic en el botón inicio y en el menú sale la opción programas, en el menú
contiguo seleccione la aplicación deseada.
A través de un acceso Directo:
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Es una forma sencilla de llegar a una aplicación, este icono nos permite una
conexión rápida con un objeto. Los accesos directos se caracterizan por tener una
flechita curva en la esquina inferior derecha.
Ingreso y salida del Sistema
El computador al encender debe cargar el sistema operativo, que el programa que
permite el funcionamiento de los dispositivos electrónico para ello es necesario
presionar los botones de encendido del Case (CPU.), así como del monitor.
Si se esta trabajando bajo un sistema de red es necesario que identifique su
máquina al servidor de la red, será necesario ingresar los siguientes datos.

Nombre de Usuario:
Es el nombre con que el servidor
que es la máquina que controla a la red, identifica a nuestra máquina.

Contraseña:
Es la palabra de pase con que se
identifica quien opera el computador, después de esta palabra de pase dependerá
las restricciones que pueda establece el servidor para el trabajo en red.
Salida del Sistema
Para el proceso de salida del sistema es necesario tener en cuenta que apagar El
equipo en forma abrupta puede significar el dañar ciertas herramientas o
aplicaciones que puedan estar funcionando en ese momento, por esa razón
debemos cerrar todas las ventanas que estén abiertas.
Luego Siga la Siguiente Secuencia:

Clic en el Botón Inicio

Haga Clic en la Opción Apagar
En la siguiente ventana debe estar seleccionado la opción apagar el sistema.
Luego haremos un clic en aceptar.
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La ventana cerrar Windows nos muestra además otras opciones como por ejemplo
reiniciar o Hibernar
El Área de notificación.
Contiene iconos que representan los programas activos en estos momentos, como
por ejemplo el antivirus. También podemos encontrar el control del volumen, la
hora, etc. Si quieres abrirlos sólo tienes que hacer clic sobre ellos.
El Menú contextual de la Barra de Tareas
Aparece al hacer un clic derecho sobre un
lugar vacío en la barra de Tareas, o también
sobre el Reloj ubicado al lado derecho de la
barra.
Este menú nos permite realizar las siguientes
tareas:

Controlar la ubicación y forma en que se
van a mostrar las ventanas de aplicación
abiertas sobre
el escritorio
(cascada,
mosaico o minimizar todas las ventas).

Ajustar la fecha y hora del sistema (sólo si señaló el Reloj al llamar al menú
contextual).

Manejar las barras de herramientas en la barra de Tareas y activar los botones
de inicio rápido.

Ingresar a la ventana de diálogo Propiedades de la barra de Tareas.
Propiedades de la Barra de Tareas
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Al hacer clic en Propiedades del menú contextual de la Barra de Tareas desde esta
ventana podemos controlar el contenido y comportamiento que tendrá nuestra
Barra de Tareas en el Escritorio, así como controlar el aspecto del menú Inicio.
Para controlar los elementos que se mostraran en la Barra de Tareas active la
Casilla de Verificación correspondiente al elemento que desea Mostrar por ejemplo
si desea ocultar la Barra de Tareas haga clic en:
 Ocultar automáticamente
Hasta que aparezca la marca de Verificación  Y haga clic en Aceptar
Al hacer clic en la pestaña Opciones Avanzadas aparecerá la siguiente Ventana
desde la cual podrá realizar las siguientes acciones:

Agregar elementos(Accesos

Quitar elementos del Menú Inicio
Directos) al Menú Inicio
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
Borrar para eliminar los accesos cargados en la carpeta documentos
Nota: la carpeta Documentos muestra una lista con los últimos ficheros utilizados.
VENTANAS
Cuando un icono es abierto, su contenido es mostrado a través de una ventana.
Las ventanas son recuadros que pueden cambiar de forma y tamaño según la
cantidad de información u objetos que se desee ver en su interior.
ELEMENTOS DE UNA VENTANA
Barra de Título
Botones de control
Barra de direcciones
Barras de Desplazamiento
Barra de Herramientas
Barra de Menú
Barra de Estado
Área de trabajo
Las ventanas de Windows están formadas por:
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La barra de título contiene el nombre del programa con el cual se está trabajando
y en algunos casos también aparece el nombre del documento abierto. En el
extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
El botón minimizar convierte la ventana en un botón situado en la barra de
tareas de Windows Me.
El botón maximizar amplia el tamaño de la ventana a toda la pantalla.
El botón restaurar permite volver la pantalla a su estado anterior.
El botón de cerrar se encarga de cerrar la ventana. En el caso de haber
realizado cambios en algún documento te preguntará si deseas guardar los
cambios antes de cerrar.
La barra de menús contiene las operaciones del programa, agrupadas en menús
desplegables. Al hacer clic en Archivo, por ejemplo, veremos las operaciones que
podemos realizar con los archivos. Todas las operaciones que el programa nos
permite realizar las encontraremos en los distintos menús de esta barra.
Para abrir un menú desplegable con el teclado tendrás que mantener pulsada la
tecla Alt + la letra subrayada del menú que quieras
desplegar. Por ejemplo Alt+A abre el menú Archivo.
Si en un menú aparece una opción con una
pequeña flecha a la derecha quiere decir que esa
opción es un menú que contiene a su vez otras
opciones. Si quieres desplegar el menú asociado
sólo tienes que mantener unos segundos la opción
seleccionada,
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si lo haces con el Mouse utiliza la fecha de la derecha.
Si en un menú te encuentras una opción que contiene puntos suspensivos,
quiere decir que esa opción necesita más información para ejecutarse,
normalmente se abre un cuadro de
diálogo en el que puedes introducir esa
información.
Si te encuentras con una opción atenuada
quiere decir que no es posible seleccionarla en estos momentos.
La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata
algunas de las operaciones más utilizadas. Estas operaciones también se pueden
ejecutar desde la barra de menús.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de
forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con
el Mouse, o hacer clic en las flechas.
La barra de Direcciones es muy conocida en Internet porque es en ella donde
aparece la dirección de la página web que estamos visualizando. En el explorador
de Windows el funcionamiento es el mismo pero mostrado el nombre de la carpeta
en la que nos encontramos.
La barra de estado suele utilizarse para ofrecer cierta información al usuario. Esta
información puede variar en función de la ventana que tengamos abierta.
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ORGANIZACIÓN DE VENTANAS
Organizar Ventanas en Cascadas
La organización en cascada muestra las ventanas unas sobre otras,
apareciendo únicamente la barra de título de cada ventana.
Para organizar las ventanas en cascada se debe realizar los pasos siguientes:
1. Abre la ventana Mi PC, papelera de reciclaje y la ventana Mis documentos.
2. Haz clic con el botón derecho del mouse en la barra de tareas. Aparece el
menú contextual de la barra de tareas.
3. Haz clic en la opción Cascada. Aparecen las ventanas organizadas unas
delante de otras sobre el escritorio.
Organizar Ventanas en Mosaico
La
organización
en
Mosaico
muestra
las
ventanas unas sobre otras, ocupando todo el
espacio del escritorio pero sin estorbarse.
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Puede elegirse entre dos tipos de Mosaico: Horizontal y Vertical
Para organizar las ventanas en Mosaico se debe realizar los pasos siguientes:
4. Abre la ventana Mi PC, papelera de reciclaje y la ventana Mis documentos.
5. Haz clic con el botón derecho del Mouse en la barra de tareas. Aparece el
menú contextual de la barra de tareas.
6. Haz clic en la opción Mosaico Horizontal o Vertical.
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PROPIEDADES DE LA PANTALLA
El configurar la pantalla es parte también importante ya que muchas veces nos
pasamos muchas horas delante del ordenador, así que es recomendable dedicar
algunos minutos a configurar nuestro escritorio para que sea lo más agradable
posible, pero no utilizar fondos de pantalla muy recargados ya que es perjudicial
para la vista.
El Fondo de Pantalla

Hacer clic derecho en cualquier parte del escritorio

Seleccionar en el menú contextual Propiedades

Seleccionar la pestaña Fondo
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Para cambiar el fondo de pantalla elige la pestaña Fondo y seleccione el nuevo
fondo de la lista que aparece en la parte inferior izquierda.
Si no tiene muy claro qué dibujo va asociado a cada nombre no se preocupe
porque en la pantalla que aparece dibujada arriba tendrá una representación en
pequeño de cómo
quedará el escritorio con ese fondo. Tendra las siguientes
opciones:
Centrada aparecerá la imagen del tamaño real y en el medio de la pantalla.
En mosaico aparecerán tantas imágenes como se necesiten para rellenar todo el
fondo de pantalla.
Expandir aparecerá la imagen una sola vez ocupando todo el fondo.
Una vez seleccionada la imagen deseada y el tipo de presentación haga clic en
Aceptar.
El Protector de Pantalla
A veces suele suceder que la computadora está inactivo unos minutos, por lo que
se aconseja disponer de algún protector de pantalla activado para evitar que haya
una imagen fija durante mucho tiempo ya que los puntos de la pantalla pueden
estar recibiendo los rayos que hacen que se ilumine demasiado tiempo y eso puede
dañarla.

Hacer clic derecho en cualquier parte del escritorio

Seleccionar en el menú contextual Propiedades

Seleccionar la pestaña Protector de Pantalla.
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De la lista desplegable selecciona el protector que más te guste, tendrás una
pequeña representación en la ventana de arriba.
Con la opción Vista previa puedes ver cómo quedará una vez puesto. Cuando
muevas el Mouse o presione alguna tecla la vista previa terminará.
Puede modificar el intervalo de tiempo que tarda en aparecer el protector de
pantalla con el parámetro Esperar.
El botón configuración nos permite personalizar más las características de la
imagen que se utiliza como protector, según la imagen que se utilice las
propiedades que nos permita configurar variaran.
Puede poner contraseña al protector de pantalla que configures con la opción
Protegido por contraseña para evitar que alguien pueda trabajar en nuestro
ordenador con nuestra sesión. Para escribir la contraseña haga clic en el botón
Cambiar e indique la contraseña que desea, después vuelve a escribirla para
confirmarla. Finalmente haga clic en Aceptar. Cuando se active el protector de
pantalla te aparecerá un cuadro de diálogo pidiéndole que introduzca la contraseña
si quiere desactivarlo y continuar trabajando.
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TRABAJANDO
CON
LAS
UNIDADES
DE
ALMACENAMIENTO
De entre los dispositivos encargados de tomar el relevo al
disquete, las memorias USB destacan frente al resto (los
CDs grabables, por ejemplo) por su sencillez y manejabilidad. Ofrecen la capacidad
de un pequeño disco duro (desde 32 megabytes a mas de 8 gigabytes, aunque los
de 128 MB y 256 MB los más utilizados por la relación entre precio y prestaciones).
Se transportan cómodamente en el bolsillo y se conectan al ordenador para
intercambiar datos de manera simple: basta enchufarlos a la entrada USB
(presente en todos los ordenadores desde hace más de un lustro) para
intercambiar archivos con el PC. El contenido de estas memorias aparece en la
pantalla como si se tratase de otra unidad de disco (dentro de 'Mi PC' si usamos
Windows), y para grabar sobre ellos es suficiente con arrastrar los datos con el
ratón, sin utilizar ningún programa específico.
Una Memoria USB (también llamada Pen Drive) es un dispositivo muy útil y
resistente siempre y cuando se observen algunas normas en su uso. Antes de
comenzar a utilizar las memorias USB se debe retirar el tapón que cubre el puerto,
de forma cuidadosa para evitar romperlo o perderlo.
Para usar la memoria, ésta se debe conectar a la computadora en alguno de los
puertos USB que posea, cabe mencionar que en la
mayoría de las computadoras modernas los puertos se
encuentran tanto en la parte frontal como trasera de la
máquina. Pero hay algunas computadoras de modelos
no tan recientes que pueden tener los puertos solo en
la parte trasera y en ocasiones inaccesibles por lo que será necesario utilizar el
cable de extensión para el puerto, que es suministrado por el fabricante de la
memoria (NOTA: las memorias Kingston y HP no cuentan con este cable por lo que
debe ser adquirido por separado, solo si el puerto es de difícil acceso, si usted
puede conectar y desconectar fácilmente su memoria, este cable no es necesario)
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Se debe introducir la memoria USB en el puerto sin forzarla ya que puede dañarse
tanto la memoria como el puerto, si la memoria no entra fácilmente, intente
girándola. La memoria y el puerto están diseñados para que no se pueda introducir
el dispositivo de manera equivocada. Cuando su memoria sea reconocida por la
computadora, se desplegará en la mayoría de las versiones de Windows, una
ventana como la que se muestra en la figura
En dicha ventana usted podrá seleccionar lo que desea hacer, lo más
recomendable es la opción de abrir carpeta para ver los archivos.
No en todas las versiones de Windows se despliega esta ventana, en éste caso
para ver el contenido de su memoria, usted deberá acceder a ella desde “Mi PC” y
abrirla haciendo doble clic sobre ella, tal y como lo hacía con los diskettes y se
hace con el disco duro o los CDS. Las memorias pueden no ser reconocidas en
algún puerto por mal funcionamiento de éste, para solucionar el problema, solo
cambie de puerto la memoria a otro disponible. Cuando usted conecte algún
dispositivo USB a su computadora (una memoria en este caso), aparecerá un
pequeño icono
en la esquina inferior derecha de la pantalla indicando que
nuevo hardware ha sido agregado al sistema,
Una vez que terminó de utilizar su memoria USB y desee retirarla es MUY
IMPORTANTE seguir los siguientes pasos:
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1.- Haga clic con el botón izquierdo del Mouse sobre el icono “Quitar hardware con
seguridad”
que
se
muestra en la figura
2.- Habiendo realizado el paso 1, aparecerá un pequeño letrero con la leyenda
“Extracción segura de dispositivo de almacenamiento masivo USB” haga clic en él
3.- Espere a que aparezca un letrero en la parte inferior derecha de la pantalla en
donde le indicará que se puede retirar el hardware con seguridad si aparece un
aviso que no es posible quitar el hardware, cierre todas las aplicaciones en las que
haya utilizado la memoria, por ejemplo el procesador de textos, en el que usted
haya editado un documento que se encontraba en la memoria, habiendo hecho
esto, repita todo el proceso desde el paso 1.
El no realizar estos pasos puede hacer que sus archivos o la memoria se dañen,
por lo que es necesario realizar la secuencia de pasos del 1 al 3 cada vez que
usted retire la memoria del equipo
El Explorador de Windows
El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que
con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos
sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el disco duro, la
disquetera, etc.
El Explorador de Windows también es conocido como el Administrador de Archivos.
Es la herramienta que permite la manipulación de archivos o carpetas. A través de
él podemos, por ejemplo, ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas.
Es aconsejable prestar particular atención a este tema por su gran importancia.
Iniciar el Explorador de Windows
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Clic en Inicio
Selecciona el menú
Programas
Selecciona Accesorios
Selecciona el Explorador
de Windows
Nota:
También puede utilizar la ventana Ejecutar para abrir Rápidamente el Explorador
 Haga clic en inicio
 Clic en Ejecutar y en la ventana que
surge Escriba “Explorer” y haga clic
en Aceptar
La Ventana del Explorador
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El explorador consta principalmente de dos secciones, en la parte izquierda
aparece el árbol de directorios, es decir, la lista de unidades y carpetas que
tenemos. Sólo aparecen unidades y carpetas, no archivos.
En la derecha encontramos la otra sección, esta mostrará el contenido de la
carpeta que tenemos abierta en la sección de la izquierda. Esta sección muestra
las carpetas y los archivos.
A continuación explicamos las distintas barras que componen esta ventana.
Como en cualquier ventana de Windows tenemos la barra de títulos la cual
mostrará el nombre de la carpeta en la que nos encontramos.
La barra de menús que nos permitirá acceder al todas las operaciones que se
pueden realizar sobre un archivo, carpeta,..., es decir, nos permitirá copiar, pegar,
mover, eliminar, etc.
La barra estándar contiene botones para las operaciones más utilizadas, de esta
forma nos agiliza las operaciones.
Si no está visible esta barra selecciona del menú Ver, la opción Barra de
Herramientas, a continuación selecciona la opción Estándar.
El botón
El botón
nos permitirá ir a la última página que hayamos visto.
nos permitirá subir de nivel, es decir, situarnos en la carpeta que
contiene la carpeta actual.
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Los botones
nos permitirán visualizar las
ventanas asociadas a ellos.
El botón de búsqueda nos muestra una ventana en la que podemos buscar el
archivo que nosotros le digamos y nos lo visualizará en la zona de la derecha si lo
encuentra.
El botón carpetas nos muestra en forma de árbol las carpetas que tenemos.
El botón historial nos muestra una lista de las carpetas y páginas Web visitadas
hoy, la semana pasada o hace dos semanas.
El botón
permite copiar a otra carpeta archivos o incluso otra carpeta.
El botón
permite mover carpetas o archivos o otro lugar.
Con el botón
podremos eliminar una/s carpeta/s o archivo/s.
Para poder deshacer el último cambio que hayamos hecho en la estructura de
directorios pulsaremos el botón
.
El resultado que obtenemos al copiar o al mover es similar ya que con los dos
tendremos el archivo o carpeta en el lugar que nosotros deseábamos, pero con una
diferencia ya que al mover, la carpeta o archivo original desaparece mientras que
al copiar mantendremos el archivo o carpeta original.
Mover un elemento consiste en cortarlo y pegarlo en otro sitio.
El último botón
nos permite cambiar las vistas de las carpetas (vista detalle,
vista iconos grandes,...)
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La barra de Direcciones es muy conocida en Internet porque es en ella donde
aparece la dirección de la página web que estamos visualizando. En el explorador
de Windows el funcionamiento es el mismo pero mostrado el nombre de la carpeta
en la que nos encontramos.
La barra de Estado muestra información adicional sobre los elementos que
tenemos seleccionados.
A continuación puedes ver la ventana del explorador de Windows de la cual
tenemos seleccionados varios objetos.
Si te fijas en la parte inferior de la
ventana podrás apreciar la barra de
estado, en ella aparece información del
número de objetos seleccionados y el
tamaño
total
de
los
archivos
seleccionados (en Kb, 1Mb son 1024
Kb). Si seleccionas un único objeto y se
trata
de
un
archivo
te
mostrará
información sobre qué tipo de archivo
es, en el caso de tratarse de una
unidad o una carpeta te mostrará el
número de objetos (carpetas o archivos) que contiene y el espacio libre que queda
en la unidad en la cual nos encontramos.
CREAR UNA NUEVA CARPETA
Crear una carpeta es separar un espacio en el cual se almacenan archivos. Esta
operación se recomienda para separar la información según el tipo y organizar
adecuadamente nuestros archivos.
Pasos para crear una nueva carpeta:
1. Haz clic sobre la unidad o carpeta donde se creará la nueva carpeta. Para este
caso la Unidad C.
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2. Haz clic en la Opción Archivo de la barra de menú. Aparece el menú archivo.
3. Haz clic en la opción Nuevo. Aparece el menú Nuevo.
4. Haz clic en la opción Carpeta. Aparece una Carpeta nueva en el área de
contenido.
5. Escribe el nombre de la nueva carpeta. Para este caso escribe “Prácticas”.
Luego pulse la tecla Enter.
2
4
3
1
5
MOVER UNA CARPETA
Mover una carpeta consiste en trasladar la carpeta hacia otra unidad de
almacenamiento o también hacia otra carpeta.
Para mover una carpeta se deben realizar los pasos siguientes:
1. Haz clic en la carpeta que se va a mover. Para este caso en la carpeta
“Prácticas”. La carpeta queda seleccionada.
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2. Presiona el botón izquierdo del Mouse y, sin soltar, arrastra el Mouse hasta
ubicar el puntero sobre la carpeta Mis documentos. Suelta el botón izquierdo
del Mouse.
3. La carpeta “práctica” se ubica dentro de la carpeta Mis documentos.
3
2
1
COPIAR UNA CARPETA
Copiar una carpeta consiste en hacer un duplicado de la carpeta seleccionada en
la misma unidad de disco. También se puede copiar hacia otra carpeta o unidad.
Para copiar una carpeta realiza los pasos siguientes:
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1. Haz clic, con el botón derecho, sobre la carpeta que se va a copiar. Para
este caso la carpeta “prácticas” que se encuentra dentro de las Carpeta Mis
documentos. Aparece un menú contextual.
2. Haz clic sobre la opción Copiar. El menú desaparece.
3. Ubíquese ahora en la unidad o carpeta donde quiere que aparezca la copia de
la carpeta.
4. Presione el botón derecho del Mouse y haga clic en la opción Pegar.
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BORRAR UNA CARPETA
Borrar una carpeta realiza los pasos siguientes:
1. Haz clic en la carpeta que deseas borrar. Para este caso la carpeta “práctica”
que se encuentra en la unidad C:. La carpeta queda seleccionada.
2. Pulsa la tecla Suprimir. Aparece el cuadro de diálogo confirmar eliminación
de carpeta.
3. Haz clic en el botón Sí del cuadro de diálogo. La carpeta es eliminada.
2
1
supr
.
3
La papelera de Reciclaje
La papelera no es más que un espacio en el disco duro reservado para
almacenar la información que eliminamos para que en caso de eliminar algún
archivo o carpeta por equivocación tengamos la posibilidad de recuperarlo, por
defecto la papelera restaura los archivos o carpetas en el lugar del cual se
eliminaron, es decir si yo elimino un archivo situado en D:\mis documentos
cuando lo restaure lo volverá a guardar en esa carpeta.
La papelera mantendrá los documentos eliminados hasta el momento siempre y
cuando no la vaciemos
Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de
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Papelera de reciclaje.
La siguiente ventana es la ventana de la papelera. Puede ser que no sea
exactamente igual ya que al igual que el explorador de Windows se puede
también personalizar.
La
ventana
de
la
papelera es similar a la
ventana del explorador
de Windows y tienen
opciones
como
puede
personalizar
comunes
ser
el
la
ventana, las vistas, los
atributos a visualizar,
etc.
En
la
papelera
aparecerán atributos como la ubicación original del archivo o carpeta antes de
eliminarlo/a y también tendremos la fecha y la hora de cuando los eliminamos
Restaurar Archivos o Carpetas.
Restaurar Archivos o carpetas en su lugar de origen.
1) Selecciona los Elementos a restaurar. Si son elementos alternativos utiliza la
tecla Control para seleccionarlos.
2) Una vez seleccionados despliega el menú Archivo y selecciona la opción
Restaurar.
Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban
antes de ser eliminados.
Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar fíjate antes
de restaurarlo en la ruta que aparece al lado del nombre del Archivo o carpeta ya
que es ahí donde lo guardará.
Restaurar Archivos o carpetas en un lugar distinto del que se eliminó.
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1) Selecciona los Elementos a restaurar. Si son elementos alternativos utiliza la
tecla Control para seleccionarlos o la tecla May si son consecutivos.
2) Pulsa sobre la selección con el botón derecho y se desplegará un menú
contextual, selecciona la opción Cortar.
3) Ves al explorador de Windows y sitúate en la carpeta donde quieres restaurar
los archivos, después pulsa Pegar o (control+V).
Eliminar Archivos o Carpetas de la Papelera
Antes de eliminar algún elemento de la papelera has de tener muy claro que
una vez eliminado no podrás recuperarlo.
Si quieres eliminar algún archivo o carpeta de la papelera sigue estos pasos:
1) Selecciona los Elementos a eliminar. Si son elementos alternativos utiliza la
tecla Control para seleccionarlos.
2) Pulsa el botón
que eliminará los elementos seleccionados. También
puedes hacerlo con el teclado pulsando la tecla Supr.
Los archivos seleccionados desaparecen y no se pueden recuperar.
Si te aparece una ventana preguntándote si estás seguro de querer eliminar el
elemento seleccionado pulsa Sí en el caso de que estés seguro de querer
eliminarlo.
Vaciar la Papelera
Los elementos que eliminamos suelen guardarse en la papelera y llega un
momento en que tendremos que vaciarla para liberar espacio en disco o porque
no queremos seguir teniendo esos elementos almacenados, entonces tendremos
que vaciar la papelera. Para hacer esto tendrás que
seguir estos pasos:
1) Despliega el menú Archivo.
2) Selecciona la opción Vaciar papelera.
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Configurar el Mouse
El Mouse es una herramienta que se utiliza constantemente así que es
aconsejable tenerlo adaptado a nuestras necesidades lo mejor posible, por ello a
continuación le enseñamos cómo configurarlo.
Los Botones
 Hacer clic en el botón inicio de la Barra de Tareas
 Seleccionar Configuración
 Elegir Panel de Control
 Hacer doble Clic sobre el icono Mouse
 Seleccionar la pestaña Botones.
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Se abrirá la ventana propiedades de Mouse, en la pestaña Botones tiene los
parámetros que afectan a la configuración de los botones del Mouse.
Por defecto el botón izquierdo del Mouse es el que realiza las funciones de
selección y el arrastre, pero si Ud. es zurdo es posible que esto no le sea nada
cómodo, por lo que Windows permite cambiar esta configuración para que sea el
botón derecho el que realice estas funciones.
Para invertir las funciones del botón derecho y el izquierdo en la sección de
configuración de botones selecciona la opción Zurdo.
Podemos configurar también la velocidad del doble clic desplazando la flecha
hacia la izquierda para hacer que el doble clic no tenga que ser tan rápido y a la
derecha para lo contrario. Si quiere probarlo haz doble clic sobre la caja sorpresa
de la derecha.
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Si quiere que para arrastrar un objeto no necesite mantener pulsado el botón
del ratón tendrás que activar la opción Activar bloqueo de clic.
Los Punteros
En la pestaña Punteros podemos elegir los tipos de punteros del Mouse en cada
momento, cuando lo mueve, cuando seleccionas, etc.
De la opción Esquema selecciona la composición de punteros que más le
guste.
En la sección Personalizar aparece la lista de los distintos movimientos con
sus respectivos punteros, si por algún motivo no le gusta alguno de los punteros
puede cambiarlo, para ello selecciona un tipo de puntero y pulsa el botón
examinar, busca la ruta donde se encuentra el puntero que quiere y después
haga clic en aceptar.
Puede generar su propia combinación de punteros y guardarla con nombre
propio. Una vez tenga creado el esquema haga clic en Guardar como dándole
un nombre, de esta forma cuando quiera aplicar ese esquema simplemente
tendrás que buscarlo en la lista de esquemas por el nombre que le puso al
guardarlo.
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Al igual que se pueden crear nuevos esquemas también se pueden eliminar,
primero seleccione el esquema y después haga clic en el botón Eliminar.
Si modifica alguno de los esquemas ya predefinido y después quiere volver a
utilizar el original haga clic en Usar predeterminado y el esquema volverá a su
configuración original.
Movimiento
Podemos modificar la velocidad del puntero del Mouse para que personas
poco expertas les sea más fácil su manejo, de esta forma les será más facil
seleccionar un objeto y hacer clic sobre él.
Para modificar la velocidad desplaza la flecha de la sección de Velocidad del
Puntero.
CONFIGURACIÓN DEL TECLADO
VELOCIDAD
Hacer clic Izquierdo en el botón inicio de la Barra de Tareas
Seleccionar Configuración
Elegir Panel de Control
Hacer doble Clic sobre el icono Teclado
Seleccionar la pestaña Velocidad.
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IDIOMA
Hacer clic Izquierdo en el botón inicio de la Barra de Tareas
Seleccionar Configuración
Elegir Panel de Control
Hacer doble Clic sobre el icono Teclado
Seleccionar la pestaña Idioma.
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CONFIGURACIÓN REGIONAL
Sirve para que los programas ajusten automáticamente ciertas presentaciones
como, por ejemplo, el formato de hora y de día o el tipo de moneda. Al ingresar a
Configuración Regional aparece una ventan con 6 pestañas ó ficheros. Para
ingresar se realizan los siguientes pasos:
Hacer clic Izquierdo en el botón inicio de la Barra de Tareas
Seleccionar Configuración
Elegir Panel de Control
Hacer doble Clic sobre el icono Configuración Regional
1. General: Muestra las configuraciones regionales disponibles. Al hacer clic
en una configuración regional del usuario se cambian automáticamente los
valores de las cifras Número, Moneda, Hora y Fecha para que coincidan
con los valores de la configuración regional. Estos valores afectan a la
forma en que algunos programas muestran y ordenan las fechas, las
horas, las monedas y los números.
2. Números: Define el formato en que se presenta las cifras numéricas, tanto
positivas como negativas.
3. Moneda: Establece las características necesarias para presentar números
que tengan el formato de moneda.
4. Hora: Establece el formato en el que se visualizará la hora.
5. Fecha: Define como se presentará la fecha.
6. Idiomas: Muestra los idiomas de entrada y las distribuciones del teclado
que se cargarán en memoria cada vez que inicie el equipo.
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PROCESADORES DE TEXTO
MICROSOFT WORD
Antes de la aparición de las computadoras personales, la
máquina de escribir era un elemento indispensable para presentar cualquier
documento
en
letra impresa. El
problema
radicaba en dos aspectos: El
conseguir una presentación aceptable; y el evitar repetir varias páginas con
frecuencia, por cada error.
Los programas de tratamiento de texto, también llamados “Procesadores de
textos” como Microsoft Word, le permiten corregir y modificar los documentos
con gran comodidad, sin necesidad de escribirlos de nuevo.
Microsoft Word es un procesador de palabras completo diseñado para la
elaboración de todo tipo de documentos. Con la ayuda de iconos, menús y
comandos permite un tratamiento profesional de todo tipo de texto.
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word es, obviamente, Iniciar el
programa. Podemos hacerlo de varias formas, ahora sólo vamos a ver una de
ellas:
DESDE EL MENÚ INICIO
Al menú Inicio se accede desde el botón
situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla y desde ahí se
pueden Iniciar prácticamente todos los
programas que están instalados en el
ordenador.
Al colocar el cursor y hacer clic sobre el
botón
se despliega un menú
parecido al que ves a la derecha, al colocar
el cursor sobre el elemento Todos los
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programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados en su
computadora.
En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el
elemento Microsoft Word y haz clic sobre él para que se inicie el programa.
Haga clic sobre el
elemento
Microsoft
Word
Al Iniciar Word aparece una pantalla inicial como ésta.
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Veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas
cosas.
En la parte superior esta la barra del título, en la que aparece el nombre del
documento sobre el que estamos trabajando. Como hemos iniciado Word sin
decirle sobre qué documento queremos trabajar, nos abre un documento en
blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.
Cuando guardemos el documento le cambiaremos
el nombre.
Si aparece el dibujo de un clip con ojos (el ayudante
del Office) que te ofrece ayuda, haz clic donde dice
"Ocultar", para que desaparezca, ya que, de
momento, no lo vamos a necesitar.
Etiquetas Inteligentes
Las etiquetas inteligentes aparecen según
se necesiten para proporcionar opciones
para completar una tarea rápidamente.
Existen etiquetas inteligentes de opciones
de
Pegado
y
de
opciones
de
Autocorrección.
Solamente colocando el Mouse encima del icono de pegado o autocorrección nos
aparecerá una flecha, que pinchándola nos desplegará un submenú con las
distintas posibilidades de pegado o autocorrección.
Paneles de tareas
Posibilidad de acceder a tareas importantes desde un
único sitio con los paneles de tareas. Realizar
búsquedas,
abrir
documentos,
visualizar
el
Portapapeles, formatear documentos y presentaciones,
descargar plantillas de la Web, y más.
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El panel aparecerá a la derecha de la pantalla sin ocultar ninguna opción ni barra
de herramientas. Todas las tareas posibles están vinculadas para un acceso más
rápido (texto en color azul).
En el panel de tareas se podrán observar también una amplia lista de plantillas,
tareas realizadas anteriormente, portapapeles…
El panel no siempre aparecerá, depende de la herramienta a utilizar.
Etiquetas inteligentes Opciones de Pegado
Permite cambiar el formato de los datos
copiados antes de pegarlos en el documento
nuevo con las etiquetas inteligentes de las
Opciones de Pegado. Existe la posibilidad de
aplicar características específicas a los datos,
basándose en el contenido.
Solamente colocando el Mouse encima del icono de pegado nos aparecerá una
flecha, que pinchándola nos desplegará un submenú con las distintas
posibilidades de pegado.
Etiquetas inteligentes Opciones de Autocorrección
Permite
controlar
funciones
automáticas que tengan lugar en
aplicaciones de Office. Existe la
posibilidad
inhabilitar
de
deshacer
o
correcciones
automáticas, y de acceder al cuadro de diálogo de Opciones de Autocorrección
sin ir al menú de Herramientas.
Solamente colocando el Mouse encima del icono de autocorrección nos
aparecerá una flecha, que pinchándola nos desplegará un submenú con las
distintas posibilidades de autocorrección.
Compatibilidad de formato de archivo
La compatibilidad entre Office 2003, Office XP, Office 2000, y Office 97 (a
excepción de Access 97) permite a los usuarios de las versiones compartir
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documentos de forma transparente. La versión 2002 de Access emplea el
formato de archivo de Access 2000 por defecto.
Recuperación de documentos
En caso de error en el programa, Microsoft
Power Point ®, Word, Excel, y Access permiten
guardar el archivo en el que se está trabajando
al ocurrir el error.
Este método también permite abandonar de
forma segura un programa que no responde, e
iniciar
la
mientras
recuperación
que
se
de
un
documento
cierra
la
aplicación.
El panel de recuperación de documentos
aparecerá a la izquierda de la pantalla sin
ocultar nada.
Reparar y extraer
Esta sofisticada característica de recuperación aparece automáticamente en
Word y Excel cuando tiene lugar un error o un documento no se carga
adecuadamente. También es accesible desde el cuadro de diálogo de Abrir
Archivo.
Opción Multi-Selección
Con la opción Multi-Selección de Microsoft Word XP puedes ahorrar tiempo en
darle formato a tu documento.

Selecciona una parte del texto en tu documento.

Mantén presionada la tecla CTRL y selecciona otra parte del documento.

Aplica un formato a ambas secciones al mismo tiempo.
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PRIMER CONTACTO CON EL WORD
Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante
que va
avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para
saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el
punto de inserción con el puntero del Mouse que tiene esta forma
está dentro del área de texto y esta otra
cuando
cuando está encima de los menús, e
incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante. También
puedes ver una raya horizontal como ésta
que indica dónde acaba el
documento.
Cuando mueves el Mouse, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas
las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometa un error, y
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te das cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso ("bksp" en la imagen)
que retrocede una posición borrando la última letra tecleada.
Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de
donde está el error, mueve el Mouse hasta colocar el puntero detrás del error y
pulsa el botón izquierdo del Mouse; verás cómo el punto de inserción se
desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso.
La tecla suprimir (del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la
derecha del punto de inserción. Este es el texto que tienes que teclear:
SIDEM: Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” somos tu
mejor opción en carreras profesionales y técnicas. ”Se un profesional exitoso, no
pierdas mas tu tiempo y estudia con nosotros”.
LA VENTANA DE MICROSFT WORD
Al Iniciar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres
de los diferentes elementos los hemos señalado.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 49
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La barra de menús. Desde los menús de esta barra se pueden ejecutar todos
los comandos de Word2002. En Word2002 la barra de menús tiene un
comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los
comandos más importantes y los que el usuario va utilizando
Menús inteligentes.
¿Cómo funcionan?
Ahora
los
menús
tienen
un
comportamiento
"inteligente" ya que se adaptan al uso de cada
usuario.
Inicialmente, cuando abrimos Word2002 los menús
contienen
sólo
comandos
los
más
utilizados, en lugar de contener todos los comandos.
De esta forma los menús son más simples, como
vemos en esta primera imagen, para el menú
Insertar.
Para acceder al resto de los comandos hay que
pulsar el último botón
y obtendremos el
menú completo que se muestra en la imagen de la
derecha, observar como los comandos que no
aparecían antes están en un color más claro.
Si en este menú pulsamos
en
un
comando,
por
ejemplo "Cuadro de texto",
la
siguiente
vez
que
abramos el menú Insertar aparecerá de la forma que
vemos en la tercera imagen, con el comando "Cuadro
de texto" incorporado.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 50
Instituto de Educación Superior
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Es decir, al utilizar un comando que no está en el menú inicial, este comando se
incorpora a partir de ese momento al menú.
Este comportamiento pretende facilitar el uso de los menús desplegables, ya que
sólo aparecen los comandos de uso general más frecuentes y los comandos que
va utilizando cada usuario, en lugar de una larga lista con muchos comandos que
no utilizamos casi nunca.
No obstante, si decides que te resulta más cómodo que los menús se muestren
siempre completos, mostrando todos los comandos. No tienes más que ir al
menú Herramientas, Personalizar, y en la ficha, Opciones y se abrirá la
siguiente pantalla en la que debes activar la casilla Mostrar siempre los menús
completos.
En esta misma pantalla, si optas por el comportamiento "inteligente" de los menús
también puedes activar la casilla Mostrar menús completos transcurridos
unos segundos, para que se despliegue el menú completo sin tener que pulsar
el último botón.
La barra de herramientas estándar contiene iconos para ejecutar de forma
inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Copiar,
Pegar, etc.
La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos,
como
poner
en
negrita,
cursiva,
elegir
tipo
de
fuente,
etc.
En Word2002 estas dos barras solo ocupan una línea, no como en anteriores
versiones de Word donde ocupaban dos líneas. No obstante, esto y muchas otras
cosas más se pueden cambiar para dejarlas como más nos gusten.
Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuales no en cada
barra, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de este curso verás
imágenes con iconos que no están en las barras de tu ordenador.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 51
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Podemos elegir entre que las barras de Formato y estándar compartan una sola
línea, como vemos aquí,
o que cada una ocupe una línea como vemos en esta otra imagen
La opción inicial es que compartan una fila, no obstante, si decidimos cambiarlo,
no tenemos más que ir al menú Herramientas, Personalizar carpeta, Opciones
y se abrirá la siguiente pantalla en la que deberemos desactivar la casilla Las
barras de Formato y Estándar comparten una fila.
Si las barras de Formato y Estándar comparten una
fila podemos repartir la fila como más nos guste. Dar
más espacio a la barra Estándar o a la de Formato o
el mismo a ambas. Basta colocar el cursor donde
empieza la barra de Formato y cuando tome la forma
de una cruz con puntas de flecha, arrastrar a
derecha o izquierda. Automáticamente se irán
reajustando los botones.
Agregar y quitar botones
Para ver los botones que permanecen ocultos por
falta de espacio hacer clic en este icono
que está
al final de cada barra.
Se abrirá una ventana, como la que vemos en la
imagen, con el resto de los botones de la barra.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 52
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Hacer clic en el botón que se quiera utilizar. Al utilizar un nuevo botón, este se
añade a la parte visible de la barra.
Para quitar un botón de la parte visible de la barra mantener pulsada la tecla
ALT mientras se arrastra el botón fuera de la barra.
Para quitar o agregar botones de la barra hacer clic en Agregar o quitar
botones y aparecerá una lista como la que vemos a continuación, marcar o
desmarcar el botón que queramos agregar o quitar de la barra.
También se pueden agregar botones a las barras desde el menú Herramientas,
Personalizar carpeta, Comandos. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que
podemos, para cada categoría, arrastrar los botones a las barras.
La opción que aparece en último lugar nos permite Restablecer barra de
herramientas, y dejarla como en la instalación inicial
Panel de tareas. Este elemento no existía en la
versión anterior de Word.
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere
decir que mostrará información diferente según lo que
estemos haciendo en el momento de abrirlo.
Por ejemplo, en la imagen de la parte superior de esta
página acabamos de abrir un documento nuevo y el
panel de tareas que aparece es "Nuevo documento"
que nos ofrece los comandos más útiles para esa
situación: nos muestra los documentos recientemente
abiertos; nos permite crear un nuevo documento a
partir de una plantilla, etc.
Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 53
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será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo con
imágenes, como puedes ver en la imagen de la derecha.
En la primera línea del panel de tareas apareceré el título del panel, en este
último ejemplo el título es "Insertar imagen".
Las reglas nos permiten establecer tabulaciones y sangrías en los párrafos
seleccionados, colocar los márgenes, etc.
La barra de estado nos muestra la página, sección, línea y columna en que nos
encontramos. También si están activos determinados modos, como por ejemplo,
el modo sobrescritura SOB, y el idioma.
Los botones de presentación.
En Word2002 un mismo
documento lo podemos ver de diferentes formas es lo que se llama modo de
presentación. Estos botones permiten pasar de un modo de presentación a otro.
Son equivalentes a los comandos del menú Ver.
En Word hay otras barras de herramientas
como por ejemplo, la barra de dibujo que
contiene los comandos más habituales para
dibujar, y otras muchas que se pueden activar
o no desde el menú Ver. Además las barras se
pueden dejar flotando sobre el texto o
acopladas en la parte inferior, superior o lateral
de la pantalla.
Las barras de desplazamiento permiten
movernos a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el Mouse, o hacer clic
en los triángulos.
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COMBINACIÓN DE TECLAS
Comando
Combinación de Teclas de Microsoft Word
Centrar
CTRL.+T para centrar texto de un párrafo
Negrita
CTRL.+N
Fuente
CTRL.+M
Bloque
MAYÚS+ tecla de dirección
Comentario
ALT+CTRL+ A
Código de fecha
ALT+MAYÚS+F
Mostrar códigos
MAYÚS+F1, clic
Eliminar una palabra
CTRL.+RETROCESO
CTRL.+SUPR
Eliminar hasta el final de la
MAYÚS+FIN, SUPR
línea
Eliminar hasta el final de la
MAYÚS+FLECHA ABAJO (hasta el final de la
página
página), SUPR
Eliminar hasta el límite de la
CTRL.+RETROCESO
palabra izquierda
Eliminar hasta el límite de la
CTRL.+SUPR
palabra derecha
Eliminar bloque
F8, tecla de dirección, SUPR
Subrayado doble
CTRL.+MAYÚS+D
Nota al final
CTRL+ALT+L
Salir
ALT+F4
Tabulación derecha para alinear texto a la
derecha en una sola línea
Alineado a la derecha
CTRL+D para alinear texto a la derecha en un
párrafo
Nota al pie
ALT+CTRL+O
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Ayuda
F1
Sangría
CTRL+H
Cursiva
CTRL+K
Justificar al centro
CTRL+T
Justificación completa
CTRL+J
Justificar a la izquierda
CTRL+Q
Justificar a la derecha
CTRL+D
Marcar entrada de índice
ALT+MAYÚS+E
Marcar elemento de la tabla de ALT+MAYÚS+B
contenido
Imprimir
CTRL+P
Reemplazar
CTRL+L
Recuperar archivo
CTRL+A (comando Abrir)
Guardar
CTRL+G
Guardar como
F12
Buscar (hacia atrás)
CTRL+B
Buscar (hacia delante)
CTRL+B
Versales
CTRL+MAYÚS+L
Ortografía
F7
Subíndice
CTRL+SIGNO IGUAL
Superíndice
CTRL+SIGNO MÁS
Cambiar entre documentos
CTRL+F6
Sinónimos
MAYÚS+F7
Subrayado
CTRL+S
Deshacer
CTRL+Z
Ver documento
CTRL+F2 (comando Vista preliminar)
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CONFIGURACIÓN DE PÁGINA
Al seleccionar esta opción del menú Archivo, aparecerá un cuadro de
diálogo, el cual se muestra en la siguiente figura. En él, podemos
visualizar que se pueden modificar los márgenes, el tamaño y origen
del papel y el diseño de la página.
MÁRGENES:
Los márgenes sirven para definir el espacio en blanco entre el texto, y los
bordes del papel.
Los márgenes predeterminados para un documento de Word son: 2,5 cm.
para los márgenes superior e inferior; 3 cm. para los márgenes derecho e
izquierdo, y 1,25 cm para los márgenes de encabezado y pie de página.
Para modificar los márgenes:
 Elija menú Archivo > Configurar página.
 Elija la pestaña Márgenes.
 Ingrese los valores que desee para los márgenes de su documento.
 En la opción Aplicar a: indique si será para:
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
Todo el documento,

Esta sección, o

De aquí en adelante.
 Si selecciona el botón Predeterminar... Todos los documentos nuevos
adoptarán las características predeterminadas por usted.
TAMAÑO DE PAPEL:
Para definir un tamaño de papel, haga lo siguiente:
PROCEDIMIENTO:
 Elija menú Archivo > Configurar página.
 Elija la pestaña Tamaño del papel.
 Despliegue la lista de la opción Tamaño del papel, y seleccione una de las
opciones predeterminadas.
 Si el tamaño de papel que desea, no se encuentra en la lista, puede elegir
Tamaño Personal e ingresar los valores para el ancho y alto en los cuadros
respectivos.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 58
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“San Ignacio de Monterrico”
 Asimismo en las opciones de Orientación, puede elegir Horizontal cuando
desea que rote el sentido de la Pagina y de la Impresión. Esta opción es muy
útil cuando no cuenta con una impresora que pueda imprimir un papel
transversal, entonces el papel se alimentará en forma normal en la impresora,
pero el resultado de la impresión será horizontal.
 En la opción Aplicar a: indique si será para:

Todo el documento,

Esta sección, o

De aquí en adelante.
 Ésta última inserta un salto de página y aplica las características definidas
para la nueva página.
ORIGEN DEL PAPEL
Microsoft Word Permite establecer la fuente o bandeja de papel desde donde
Microsoft Word imprimirá la Primera Página y las Otras páginas. Esta opción
está disponible sólo para aquellas impresoras que admiten varias bandejas de
entrada de papel. Microsoft Word enumera las opciones de alimentación
disponibles en la impresora actual.
Lista Primera Página: Selecciona la bandeja de la impresora
desde la que desee imprimir la primera página de cada
sección.
Otras páginas: Selecciona la bandeja de la impresora desde la que desee
imprimir la segunda página y las siguientes de cada sección.
Diseño:
La pestaña DISEÑO le permite:
 Indicar En qué página comenzará la sección activa,
 La creación de Encabezados y Pies diferentes para páginas pares e impares.
 La alineación vertical del texto en la página.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 59
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PROCEDIMIENTO:
 Elija menú :
Archivo > Configurar página.
 Elija la pestaña Diseño.
Alineación vertical
El texto se puede alinear verticalmente de tres formas: Superior, Centrado y
Justificada.
BARRAS DE HERRAMIENTAS
ESTÁNDAR
FORMATO
Las barras de herramientas contienen numerosos botones y listas desplegables
con los que puede realizar operaciones de forma rápida.
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BARRAS DE HERRAMIENTAS FORMATO
Estilo
Tamaño de fuente
Fuente
Negrita
Cursiva
Subrayado
Alineación izquierda
Alineación centrada
Alineación derecha
Alineación justificada
Bordes
Resaltar Texto
Numeración
Aumentar Sangría
Viñetas
Disminuir Sangría
Color de fuente
1. FUENTE: Cambia o modifica la fuente del texto, y de los números
seleccionados.
2. TAMAÑO DE FUENTE: Cambia el tamaño del texto y de los números
seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba o seleccione el tamaño
deseado. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente
seleccionada y de la impresora activa.
3. NEGRITA: Cambia el texto y los números seleccionados en formato Negrita.
Si la selección ya está en Negrita, haga clic en N, para deshabilitar el formato.
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4. CURSIVA: Cambia el texto y los números seleccionados en formato Cursiva.
Si la selección ya está en Cursiva, haga clic en K para deshabilitar el formato.
5. SUBRAYADO: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección
ya está subrayada, haga clic en S para deshabilitar el formato.
6. ALINEAR A LA IZQUIERDA: Alinea el texto, números u objetos entre líneas
seleccionadas a la izquierda con el borde derecho discontinuo.
7. CENTRAR: Centra: texto, números y objetos, entre líneas seleccionadas.
8. ALINEAR A LA DERECHA: Alinea: texto, números y objetos entre líneas
seleccionadas a la derecha, con el borde izquierdo discontinuo.
9. JUSTIFICAR: Alinea los párrafos seleccionados a los márgenes, o sangrías
izquierda y derecha.
10. NUMERACIÓN: Agrega o quita la numeración de los párrafos seleccionados.
11. VIÑETAS: Agrega o elimina Viñetas de los párrafos seleccionados.
12. DISMINUIR SANGRÍA: Reduce la sangría del párrafo seleccionado hasta la
tabulación anterior, o aplica una sangría a la izquierda del contenido de los
elementos seleccionados.
13. AUMENTAR SANGRÍA: Aumenta la sangría del párrafo seleccionado hasta la
tabulación siguiente, o aplica una sangría a la derecha del contenido de los
elementos seleccionados.
14. BORDES EXTERNOS: Agrega o elimina el borde que rodea al: texto,
párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.
15. RESALTAR TEXTO: Marca el texto seleccionado con el fin de resaltarlo, y
que destaque del texto que lo rodea. Haga clic en el icono Resaltar, y
seleccione el texto u objeto que desee resaltar. Cuando ya esté resaltado,
vuelva a hacer clic en Resaltar. Para cambiar el color de resaltado, haga clic
en la flecha ubicada junto al icono y, a continuación, haga clic en el color que
desee.
16. COLOR DE FUENTE: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el
que haya hecho
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BARRAS DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR
Nuevo
Guardar
IMPRIMIR
Recuperar
CORTAR
VISTA PRELIMINAR
Correo electrónico
COPIAR
PEGAR
ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA
COPIAR FORMATO
Mapa del documento
Insertar hoja de Excel
Deshacer
Rehacer
Insertar tablas
Zoom
Mostrar u Ocultar
columnas
Hipervínculo
Dibujo
Ayuda de Microsoft Word
Tablas y bordes
1. NUEVO DOCUMENTO EN BLANCO: Crea un archivo en blanco basado
en la plantilla predeterminada.
2. RECUPERAR UN DOCUMENTO: Abre o busca un documento.
3. GUARDAR: Guarda el documento activo con el nombre de archivo,
ubicación y formato actuales.
4. DESTINATARIO DE CORREO: Envía el contenido del documento como el
cuerpo del mensaje de correo electrónico.
5. IMPRIMIR: Imprime al archivo activo o los elementos seleccionados. Para
seleccionar las opciones de impresión haga clic en Imprimir, en el menú
Archivo.
6. VISTA PRELIMINAR: Muestra la apariencia de un archivo al imprimirlo.
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7. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA: Comprueba el documento activo por si
existieran posibles errores de ortografía, gramática y estilo de escritura y
muestra sugerencias para corregirlos. Para configurar las opciones de
revisión ortográfica y gramatical, haga clic en el menú Herramientas en
Opciones y, a continuación, en la pestaña Ortografía y gramática.
8. CORTAR: Quita la selección del documento activo y la ubica en el
portapapeles.
9. COPIAR: Copia la selección del documento en el Portapapeles.
10. PEGAR: Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción,
reemplazando cualquier selección. Este comando sólo está disponible si
se ha cortado o copiado un objeto, texto o contenido de una celda.
11. COPIAR
FORMATO:
Copia
el formato
de
un
objeto
o
texto
seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar
el formato a más de un elemento, haga doble clic en
y haga clic
en todos los elementos a los que desee dar formato. Cuando haya
terminado, presione la tecla ESC o vuelva a hacer clic en
para
desactivar Copiar formato.
17. DESHACER: Invierte el último comando o elimina la última entrada que
haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en
la flecha ubicada junto a
y, a continuación, haga clic en las
acciones que desee deshacer. El nombre del comando cambia a
Imposible deshacer si no se puede deshacer la última acción.
12. REHACER: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer
varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada junto a
y, a continuación, haga clic en las acciones que desee rehacer.
13. HIPERVÍNCULO: Inserta un hipervínculo nuevo o modifica el hipervínculo
seleccionado.
14. TABLAS Y BORDES: Muestra la barra de herramientas Tablas y bordes
que contiene herramientas para crear, modificar y ordenar una tabla, y
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para agregar o cambiar los bordes de textos, párrafos, celdas u objetos
seleccionados.
15. INSERTAR TABLA: Inserta una tabla en el documento con el número de
filas y de columnas que especifique.
16. INSERTAR HOJA DE CÁLCULO DE MICROSOFT EXCEL: Inserta una
nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel en el punto de inserción.
Arrastre para seleccionar el número de filas y columnas.
17. COLUMNAS: Cambia el número de columnas de un documento o de una
sección de un documento.
18. DIBUJO: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
19. MAPA DEL DOCUMENTO: Desactiva o activa el Mapa del documento,
panel vertical ubicado en el lado izquierdo de la ventana del documento,
que esquematiza la estructura del documento. Utilice el Mapa del
documento para examinar rápidamente un documento largo o en pantalla
y para realizar un seguimiento de su ubicación en el mismo.
20. MOSTRAR
U
OCULTAR
:
Muestra
marcas
de formato
como
tabulaciones, marcas de párrafo y texto oculto.
21. ZOOM: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir
o aumentar la presentación del documento activo.
22. AYUDANTE DE OFFICE: El Ayudante de Office
proporciona temas de ayuda y sugerencias para
ayudarle a realizar sus tareas.
Mostrar y ocultar una barra de herramientas
1. En cualquier área de una barra de herramientas,
haga clic con el botón secundario del Mouse.
2. Aparecerá un menú emergente en el que se puede
seleccionar la barra de herramientas que quiera
mostrar u ocultar. Las que están visibles aparecen
con una marca a su izquierda.
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MOVER LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS
1. Sitúe el puntero del Mouse sobre la parte izquierda de la barra
de herramientas. Verá cómo el puntero cambia de aspecto
2. Pulse el botón primario del Mouse, y sin soltarlo, mueva el Mouse. Verá
cómo la barra de herramientas se mueve.
3. Puede situarla en cualquier borde de la ventana, e incluso fuera de la
misma.
VISUALIZACIÓN DE LA HOJA
Normal
Esquema
Diseño Web
Diseño de impresión
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1. VISTA NORMAL: Es la vista predeterminada del documento para la
mayoría de las tareas de procesamiento de texto, como escribir, modificar y
dar formato. Muestra el formato del texto pero simplifica el diseño de la
página, de modo que se puede escribir y modificar rápidamente. No aparecen
los límites de páginas, encabezados y pies de página, fondos de dibujo e
imágenes que no tengan ajuste “En línea con el texto”
2. DISEÑO WEB: Microsoft Word proporciona más herramientas y documentos
relacionados con el Web. Además optimiza el diseño con el fin de que la
lectura en pantalla resulte más agradable. Puede utilizar un color de fondo
para hacer más atractiva una lectura.
3. VISTA DISEÑO DE IMPRESIÓN: Cambia el documento activo a la vista
diseño de página, que es una vista de edición que muestra el documento tal
como se imprimirá. La vista Diseño de página utiliza más memoria del
sistema, por tanto el desplazamiento puede ser más lento, especialmente si
el documento contiene muchas imágenes o formatos complejos. Es útil para
modificar encabezados y pies de página, ajustar márgenes, trabajar con
columnas y con objetos gráficos.
4. VISTA ESQUEMA: Permite ver la estructura y organizar un documento. Se
puede mover, copiar y reorganizar texto arrastrando títulos. Se puede
contraer un documento para ver solamente los títulos principales o se puede
expandir para ver todos los títulos e incluso texto independiente. En esta vista
no aparecen los límites de la página, encabezados y pies de página, los
objetos gráficos y los fondos.
GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS
Guardar. Guardar como
Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del menú Archivo (o
el icono
de la barra de estándar) para guardar documentos. Al utilizar el
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 67
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comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a
continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta
que lo contiene.
Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo,
simplemente se guardarán los cambios que hayas efectuado en el documento en
su actual ubicación. Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un
documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de
dialogo que para Guardar como.
En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas
que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso
Mis
documentos.
Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de
diálogo:
- Guardar en
- Nombre del archivo
- Guardar como tipo.
Veamos cómo rellenarlos:
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 68
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Guardar en, aquí debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a
guardar el documento.
Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieres
guardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella
para copiarla en el campo Guardar en. También se puede cambiar la carpeta
predeterminada.
Si la carpeta que buscas no es una de las que se muestran en el cuadro de
diálogo puedes buscarla mediante el icono
que te lleva a la carpeta de
nivel inmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble
clic en una carpeta.
Pinchando en el botón con el triángulo ( o dentro
del campo Guardar en) puedes visualizar la
estructura de carpetas, como se ve en esta
imagen, desde el nivel en que nos encontramos
hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta
estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic
sobre ella.
Mediante el icono
volvemos a la carpeta anterior.
También puedes crear una nueva carpeta con este icono
, la carpeta se
creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.
Para facilitarnos la búsqueda de nuestra carpeta Word dispone de cinco carpetas
(Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos, Carpetas Web) a las que se
puede acceder haciendo clic en uno de los cinco iconos de la izquierda.
Nombre del archivo, escribe el nombre
que quieres darle a tu archivo o
documento.
Cuando guardamos un documento por
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 69
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primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del
documento, en el caso de la imagen de esta página aparece "Al asomar la ca". Si
no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y
automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo haz clic sobre él.
Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento de
Word, pero tenemos un menú desplegable (haciendo clic en el triangulo de la
derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una
página Web, como ya veremos en el punto correspondiente.
Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir rápidamente el cuadro de diálogo Guardar
como.
OTROS COMANDOS Y OPCIONES DE GUARDAR.
Este icono
te permite buscar en Internet.
Haciendo clic en este icono
se elimina el archivo o carpeta
seleccionado.
Herramientas.
Se abre una ventana como la que ves aquí para que
elijas una de las opciones disponibles que permiten
eliminar, cambiar de nombre y agregar a Favoritos el
archivo seleccionado. Si tu ordenador forma parte de
una red puedes conectar un archivo remoto a una
unidad de red. Puedes ver las propiedades del
archivo. También puedes acceder a las Opciones
Web y Opciones generales del archivo. Por último,
puedes guardar una versión del archivo con comentarios.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 70
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“San Ignacio de Monterrico”
Haciendo clic en el icono
se abre este menú en el que puedes
seleccionar el formato con el que verás la lista de documentos. Hay cuatro
posibilidades:
1) Lista. Solo vemos el nombre del archivo, es la opción por defecto.
2) Detalles. Se muestra el nombre, el tamaño, el tipo de documento y la
fecha de la última modificación.
3) Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la izquierda se ve
una lista con los nombres de los archivos y en la parte derecha toda la
información con las propiedades del archivo seleccionado, título, autor,
plantilla, número de palabras, número de líneas, etc.
4) Vista Previa. También se divide la pantalla en dos partes, pero en este
caso, en la parte derecha se muestran las primeras líneas del contenido
del archivo.
ABRIR UN DOCUMENTO
Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo.
Para ello hacer clic en el icono Abrir, aparecerá una ventana similar a la que
vemos aquí.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 71
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Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta
seleccionarlo haciendo clic sobre él (veremos como su nombre cambia de
color) y luego pulsar en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el
documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente el documento
aparecerá
en
nuestra
pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que están dentro de la carpeta que
aparece en el campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay documentos pero
también puede haber otras carpetas, las carpetas se reconocen porque tienen
delante un icono amarillo.
CERRAR WORD
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en
el icono cerrar
de la esquina superior derecha de la pantalla o en el menú
Archivo elegir Salir.
AYUDA DE WORD
Para activar la Ayuda de Word podemos hacer clic en el interrogante de la barra
de menús. Veremos este menú en el que podemos elegir entre varias formas de
obtener ayuda:
a) Menú de Ayuda de Microsoft Word.
También se accede al pulsar F1. Se nos
mostrará un pantalla en la que veremos
estas tres fichas:
1. Contenido. Nos muestra una tabla de
contenidos para ver los temas de ayuda.
Haciendo clic en el símbolo + que aparece
delante de cada tema podemos ver los
puntos de que consta ese tema. Al hacer clic en un punto, se nos muestra la
explicación en la parte derecha de la pantalla.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 72
Instituto de Educación Superior
“San Ignacio de Monterrico”
2. Asistente para ayuda. Nos permite hacer preguntas en lenguaje natural. Nos
presentará los puntos relacionados con la pregunta que acabamos de hacer para
que elijamos uno de ellos.
3. Indice. Al escribir una palabra clave nos muestra los temas relacionados.
b) Mostrar/Ocultar el ayudante de Office, es un gráfico animado que nos
ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda. Por
ejemplo si ve que vamos a escribir una carta nos ofrecerá ayuda para ello.
Hacer clic en Opciones para configurar
cúando queremos que nos muestra ayuda de
forma automática.
También
podemos
hacer
preguntas
en
lenguaje natural y hacer clic en el botón
Buscar. Entonces nos mostrará los temas
encontrados
y
al
elegir
uno
de
ellos
entraremos en la misma pantalla con tres
fichas del punto anterior.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 73
Instituto de Educación Superior
“San Ignacio de Monterrico”
Personalmente creo que es mejor ocultar el ayudante de Office y utilizar el menú
de ayuda, ya que en algunas ocasiones el ayudante nos puede despistar un poco
con sus sugerencias, no siempre acertadas.
c) Utilizar ¿Que es esto?
El cursor se convierte en una flecha con una
interrogación y al colocarlo sobre un elemento de la pantalla nos da una
explicación
sobre
la
función
de
ese
elemento.
Por ejemplo al colocarlo en el icono Pegar nos muestra esta explicación.
d) Office en el Web. Nos conecta a la ayuda para Office en Internet.
e) Activar producto. Al adquirir Word2002 disponemos de 30 días para activar el
producto, si no lo hacemos el programa se bloqueará y dejará de funcionar.
f) Acerca de Microsoft Word. Aquí se nos muestra información sobre Word2002,
como, por ejemplo, la versión del programa, el usuario autorizado, el identificador
del producto, etc.
g) Detectar y reparar. Intenta solucionar problemas de la instalación de Word
automáticamente. Esta opción no se muestra inicialmente en el menú, pulsa en
las fechas del final del menú para verla.
EDICIÓN BÁSICA
Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar,
eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar
palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.
Desplazarse por un documento
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad
para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar
donde vamos a efectuar la modificación.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 74
Instituto de Educación Superior
“San Ignacio de Monterrico”
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una
pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte
que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que
existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada
momento.
Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word
es el punto de inserción
, que es una línea vertical parpadeante y nos indica
dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos Cortos Dentro De Una Misma Pantalla:
Con el Mouse. Desplazar el cursor del Mouse hasta el punto elegido y hacer
clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.
Con las teclas de dirección.
Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la
izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una
línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al
principio de la línea.
Combinación de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una palabra a la izquierda
Crtl + flecha izquierda
Una palabra a la derecha
Crtl + flecha derecha
Un párrafo arriba
Crtl + flecha arriba
Un párrafo abajo
Crtl + flecha abajo
Desplazamientos a lo largo de todo el Documento:
Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla
completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 75
Instituto de Educación Superior
“San Ignacio de Monterrico”
tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página
la definimos nosotros.
Combinación de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una página adelante
Una página atrás
Al principio del documento
Al final del documento
Crtl + AvPág.
Crtl + RePág.
Crtl + Inicio
Crtl + Fin
Nota: En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home,
Fin=End, AvPág=Pgup, RePág=Pgdn
Mediante las Barras de desplazamiento.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del
documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento
vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño
que hay en su interior representa la posición actual del punto de
inserción. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos
desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.
-Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la
posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20
páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos
colocaremos en la página 10 aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triángulo de la
parte
superior/inferior
nos desplazaremos una línea hacia
arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea
de
forma
rápida
hasta
que
la
soltemos.
- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la
barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 76
Instituto de Educación Superior
“San Ignacio de Monterrico”
que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que
al hacer clic en la doble flecha
superior/inferior
nos desplazaremos una
página arriba/abajo.
Haciendo clic en el botón central del círculo
podemos cambiar el objeto
página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
Mapa del documento. En el menú Ver tenemos la opción Mapa del documento
que nos muestra una especie de índice en la parte izquierda de la página.
Haciendo clic en las líneas de ese índice nos desplazaremos a la parte del
documento que contiene dicha línea.
Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma
similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal,
es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la
izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea
más ancho de lo que cabe en una pantalla.
SELECCIONAR
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente
hay que decirle a Word sobre qué parte del texto tiene que actuar, en esto
consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque está
en video inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede
seleccionar con el Mouse y con el teclado.
MOUSE. Para seleccionar mediante Mouse hay dos métodos:
Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón
izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
Observaremos como lo seleccionado aparece en vídeo inverso.
Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic,
la palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 77
Instituto de Educación Superior
“San Ignacio de Monterrico”
línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha
,
hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el
párrafo completo quedará seleccionado.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el
gráfico
quedará
enmarcado
por
un
recuadro
negro.
TECLADO
Para seleccionar
Presione las teclas
Un carácter a la derecha
Mayús. + flecha derecha
Un carácter a la izquierda
Mayús. + flecha izquierda
Palabra a la derecha
Ctrl + Mayús.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda
Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda
Hasta el final de la línea.
Mayús. + Fin
Hasta el principio de la línea.
Mayús. + Inicio
Una línea abajo
Mayús. + flecha abajo
Una línea arriba
Mayús. + flecha arriba
Hasta el final del párrafo
Ctrl + Mayús. + flecha abajo
Hasta el principio del párrafo
Ctrl + Mayús. + flecha arriba
Una pantalla abajo
Mayús. + AvPág
Una pantalla arriba
Mayús. + RePág
Hasta el final del documento
Ctrl + E
ELIMINAR
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra
forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se
indica en la siguiente tabla:
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial 78
Instituto de Educación Superior
“San Ignacio de Monterrico”
Para borrar
Presione las teclas
Un carácter a la izquierda
Una palabra a la izquierda
Un carácter a la derecha
Una palabra a la derecha
Retroceso (BackSpace)
Ctrl + Retroceso
Supr
Crtl + Supr
DESHACER Y REHACER
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos
de borrar un párrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que
queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza
lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y
recuperar el párrafo. Veamos cómo deshacer acciones:
La última acción realizada.
Para deshacer la ultima acción realizada, pulsar el icono deshacer,
barra de herramientas.
de la
También podemos deshacer desde el menú Edición, Deshacer escritura.
Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL + Z.
Las últimas acciones realizadas.
Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer,
aparecerá una lista con las últimas acciones para deshacer, colocando
el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo,
al colocar el cursor en la tercera línea de la lista desharemos tres acciones.
La lista nos indica de forma abreviada cuáles son
las diferentes acciones que podemos deshacer,
por ejemplo, Escritura ", colocando el " nos dice
que podemos deshacer la escritura de la frase
que empieza por ", colocando el”
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Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones
que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si
ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos
la acción porque pensamos que no queda bien
en cursiva pero al cabo de un momento
pensamos que sí queda mejor en cursiva
podemos rehacer la acción y volver a dejarlo
en cursiva.
COPIAR, CORTAR Y PEGAR
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar;
mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un
lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.
Mediante el Mouse y los iconos del menú de herramientas:
Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic
en el icono copiar o cortar,
,
, colocar el cursor en el punto de destino y
hacer clic en el icono pegar.
Mediante menú:
Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al menú Edición, elegir la opción
copiar o cortar. Colocar el cursor en el punto de destino, y elegir pegar del menú
edición.
Mediante Mouse:
Vamos a ver varios métodos:
1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el
botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú
contextual
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ir a la posición donde vamos a copiar o pegar,
presionar botón derecho y elegir pegar.
2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar
el botón derecho,
cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del
cursor, sin soltar, ir a la posición donde vamos a
copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir
la opción copiar aquí.
Sólo con el teclado:. Primero, seleccionar el
texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas,
seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl + C (cortar con Ctrl + X). Y por último, ir a la posición
donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V.
Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta
forma disponemos de las últimas 24 "cosas" que hemos copiado y en cualquier
momento podemos volver a copiar una de ellas.
EL PORTAPAPELES
En el portapapeles, Word2002 se va guardando lo que copiamos o cortamos.
Cada vez que usamos Copiar, Cortar y Pegar estamos usando el portapapeles,
aunque no seamos conscientes de ello; es el funcionamiento automático del
portapapeles. Al copiar se almacena un elemento en el portapapeles y al pegar se
pega el último elemento que se copió.
Pero el portapapeles también se puede manejar manualmente y obtener mayor
provecho de sus posibilidades. Las ventajas de uso manual del portapapeles se
deben a la característica de copiado selectivo de los elementos del portapapeles,
es decir, se puede elegir qué elemento pegar ( o pegarlos todos). También se
puede sacar provecho de su capacidad de hasta 24 elementos. Otra
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característica interesante es que nos permite copiar y pegar fácilmente entre
diferentes aplicaciones de Microsoft Office.
¿Cómo se usa?
El portapapeles está siempre activo pero no tiene
mucho sentido verlo en pantalla cuando sólo
queremos pegar o copiar el último elemento. Por
esto, sólo aparecerá automáticamente en la pantalla
al utilizar dos veces el comando Copiar o Cortar.
También podemos hacerlo visible en cualquier
momento activando la barra de herramientas Portapapeles, para ello ir al menú
Edición, Portapapeles de Office, según se ve en la figura.
El portapapeles se muestra en el panel de tareas
como puedes ver en esta imagen.
En la parte superior nos dice cuántos elementos
contiene de los 24 que caben como máximo.
Luego tenemos dos botones para Pegar todo y
Borrar
todo.
A
continuación
aparecen
los
elementos que hay en el portapapeles, cada
elemento tiene un icono delante que nos informa de
su origen como veremos más adelante.
A continuación vamos a ver la forma de copiar y
pegar con el portapapeles, así como vaciarlo.
Añadir elementos al portapapeles
Basta con utilizar uno de los comandos Copiar o
Cortar. Podemos añadir elementos en Word2002 o
en otros programas de Office, e incluso en cualquier otro programa que tenga la
función Copiar y Pegar (que son la mayoría), para ello basta con ir al programa
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del que deseamos copiar y hacer Copiar, al volver a Word2002 observaremos
que se ha añadido un nuevo elemento.
Pegar
La principal función del portapapeles es pegar los elementos que contiene en el
documento. Podemos copiar un elemento concreto haciendo clic sobre él, o
copiar todos los elementos pinchando en el icono Pegar todo. Si utilizamos el
icono Pegar de la barra estándar o la combinación de teclas CTRL + V, se pegará
el último elemento del portapapeles.
Vaciarlo
Clic en el icono Borrar todo
y se borrarán todos los elementos. Si
queremos borrar un sólo elemento, colocar el
cursor sobre dicho elemento y aparecerá un
pequeño triángulo negro, al hacer clic sobre él
aparecerán las opciones Pegar y Eliminar (como
puedes ver en esta imagen) para borrar el
elemento seleccionar Eliminar.
El portapapeles tiene una estructura que recuerda a una 'pila' con capacidad 24.
Es
como
cuando
dejamos
libros,
uno
encima
de
otro.
Cuando hacemos Copiar añadimos un elemento que pasará a ser el último de la
pila, y cuando hacemos Pegar sacamos de la pila el último que se apiló.
Si queremos añadir más elementos cuando está llena, deberemos eliminar el
primero de la pila. Cuando hagamos Copiar la veintitresava vez Word nos
preguntará si queremos borrar lo que copiamos en primer lugar.
Lo que diferencia al portapapeles de una 'pila' en sentido estricto, es que aquí
existe la posibilidad de sacar elementos del medio de la pila, (haciendo doble clic
sobre ellos) y que cada vez que hacemos Pegar no se elimina el último elemento
de la pila, sólo se pega en el documento.
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En la barra de título nos indica cuántos elementos hay en el portapapeles (por
ejemplo: 3 de 24).
Diferencias entre el portapapeles de Office y el de Windows.
El portapapeles de Windows es una cosa y el portapapeles de Office es otra cosa
distinta. Sin embargo están estrechamente relacionados, cuando copiamos en el
de Office, también se copia en el de Windows y cada vez que copiamos en el de
Windows se añade un elemento al de Office.
Por esto el portapapeles de Office se puede utilizar en cualquier aplicación que
tenga la función Copiar y pegar, y no solo en las aplicaciones de Office. Aunque
el portapapeles de Office sólo se puede utilizar para pegar en las
aplicaciones Office. Para pegar en otras aplicaciones hay que usar el
portapapeles de Windows. También hay que tener en cuenta que al hacer
Borrar todo en el de Office también se borra el de Windows.
Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y
como lo copiamos, con el formato que tenía.
Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar
se pegará también en negrita y tamaño 18. Sin embargo, en ocasiones puede
interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo
vamos a pegar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.
¿Cómo se usan estas opciones? Cada vez que pegamos aparece un pequeño
icono Pegar
al lado de la palabra que acabamos de pegar. Si hacemos clic
en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta
imagen.
Conservar formato de origen. Es la opción por defecto, pega tal y como se
copió.
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Hacer coincidir formato de destino. Hace que lo que se pega tome el formato
del lugar donde se pega. Por ejemplo, si estamos pegando en medio de un texto
que está en estilo cursiva, lo que peguemos pasará también a tener estilo cursiva.
Conservar sólo texto. Hace que lo que se pega quede sin el formato original.
Por ejemplo, si lo que pegamos estaba en estilo negrita, quedará pegado en estilo
normal.
Aplicar estilo o formato... Hace que se abra el panel de Estilos y formatos,
para que podamos aplicarle un estilo o formato a lo que acabamos de pegar.
BUSCAR
Mediante el comando Buscar podemos buscar texto en el documento.
Podemos ejecutarlo desde el menú Edición, Buscar o con la combinación de
teclas Ctrl + B.
Si antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o frase a buscar,
esta aparecerá en el campo Buscar, si no lo hacemos tendremos que teclearla.
Pulsar el botón Buscar siguiente y cuando Word encuentre la palabra, nos llevará
a esa posición y la palabra encontrada se pondrá en video inverso. Si queremos
buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el botón Buscar siguiente.
Cuando Word llegue al final del documento aparecerá un mensaje indicándolo y
preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.
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Buscar y reemplazar
Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el comando Buscar y
reemplazar.
Podemos ejecutarlo desde el menú Edición, Reemplazar o con la combinación
de teclas Ctrl + L.
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo
Reemplazar con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la
palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos
permiten los tres botones disponibles:
-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar
-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
-Reemplazar
todas.
Reemplaza
todas
las
ocurrencias
que
encuentre
automáticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del número de
ocurrencias que ha reemplazado.
Ver varios documentos a la vez
El menú Ventana es útil cuando tenemos varios
documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra
una lista con todos los documentos que tenemos
abiertos. Basta hacer clic en un elemento de la lista
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para que este pase a ser el documento activo, esto mismo también se puede
conseguir con la tecla Tabulación o haciendo clic en el icono de la barra de tareas
de Windows.
El menú Ventana también permite ver varios documentos a la vez, cada uno
ocupando una zona de la pantalla, Así como ver un mismo documento en dos
ventanas independientes.
Organizar todo, si abrimos dos, o más documentos y utilizamos este comando,
veremos como aparecen dos o más ventanas
en la pantalla, una para cada documento.
Solo una de las ventanas es la ventana activa:
la que tiene la barra de título de color más
oscuro. Para hacer que una ventana se
convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del área de la ventana.
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Podemos variar el tamaño y la forma de cada ventana a nuestro gusto. Basta con
situar el cursor en las esquinas de las ventanas y, cuando éste cambie de forma,
arrastrarlo a la posición elegida. A continuación se muestran una forma de
organizar las ventanas en horizontal.
Dividir, si utilizamos este comando, del menú Ventana, aparecerá una línea
horizontal con una doble flecha, para que la
movamos con el cursor y dividamos la pantalla en
dos ventanas, con el mismo documento en
ambas.
FORMATOS
Formato de un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones
que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o
colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que
sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del
texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él la
forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2002. Con un
poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados
espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus
documentos se diferencien del resto.
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en
tres grandes grupos.
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1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra
o fuente, tamaño, color, etc..
2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por
ejemplo alineación y sangrías.
3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer
sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas,
bordes y sombreados, etc.
Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato.
Además de las técnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras
posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas.
Como veremos más adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un
formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una
plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto
característico de esa empresa.
No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un
determinado formato a una línea del documento no hace falta definir un estilo, lo
haremos con los comandos básicos que vamos a ver ahora.
Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos. Así
que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos básicos.
Formato carácter. Fuentes
Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos
que se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas
en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden
aplicar los formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los
caracteres que están disponibles en la barra de formato: fuente, tamaño y estilo
de fuente.
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Fuente.
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en
gran medida el aspecto del texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es
seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el
cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado
de la fuente actual,
esto hará que se abra una ventana
con las fuentes disponibles.
Observe que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de
fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
El menú desplegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal,
en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas
las disponibles.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento
de
la
derecha
para
que
vayan
apareciendo todos los tipos de letra
disponibles, también podemos desplazar
el botón central para movernos más
rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que
buscamos basta con hacer clic sobre ella
para aplicarla.
En lugar de desplazarnos por el menú
desplegable
para
buscar
la
fuente
podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo
directamente.
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Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se
verá igual en la pantalla que en la impresora.
Ejemplos de tipos de fuente y tamaños:
Arial 14 puntos
Lucida Handwriting 18 puntos
Times New Roman 20 puntos
Bookman Old Style 15 puntos
Copperplate Gothic Bold 16 puntos
Comic Sans MS 16 puntos
Impact 16 puntos
Matisse ITC 16 puntos
Monotype Corsiva 20 puntos
Tempus Sans ITC 16 puntos
Westminster 20 puntos
Tamaño.
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente.
Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño
que deseemos, o escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los
tamaños
más
utilizados
son
10
y
12
puntos.
Estilo.
Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres
disponibles: negrita, cursiva y subrayado
. Basta seleccionar el
texto y hacer clic en el botón correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado
(se ve en un tono más claro).
Para quitar un estilo que hemos
aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.
También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva.
Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.
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Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las
opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres,
subrayado, subíndices, etc.,
Formato- Fuente
Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las
opciones más comunes (Fuente, Estilo y Tamaño) que también están disponibles
desde la barra de formato y otras que se utilizan menos pero que son también
muy útiles y que vamos a ver ahora.
Para ingresar ala ventana de Fuente hay que seguir cualquiera de los siguientes
procedimientos:
 Elija menú Formato > Fuente.
 O Simplemente “Ctrl.+ M”
La ventana inicial de formato fuente es la que se muestra a continuación, tiene
tres solapas o fichas: Fuente, Espacio entre caracteres y Efectos de texto.
FUENTE
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Vamos a ver las diferentes posibilidades que nos ofrece esta ficha.
Color de la fuente.
Podemos cambiar el color de los caracteres.
Seleccionar el texto al que vamos a cambiar el color
y hacer clic en el botón con el triángulo en Color de
fuente, aparecerá esta ventana para que hagamos
clic en el color deseado. Si el color que buscamos
no está en la ventana, hacer clic en Más colores...
y aparecerá una paleta con más colores para elegir.
Subrayado. Elegir uno de los estilos de subrayado. Una
vez hemos elegido un tipo de subrayado se activará la
opción Color de subrayado, y podremos abrir una
ventana igual que la de color de fuente para elegir el color
del subrayado.
Efectos.
A continuación tenemos unas casillas para aplicar los
efectos de Tachado, Doble Tachado, etc.
En la ventana Vista previa se nos muestra el resultado de aplicar estos efectos.
La casilla Oculto nos permite ocultar texto en un documento, de forma que no se
verá en pantalla ni aparecerá al imprimir el documento. Para ver dicho texto al
imprimir o en vista preliminar, ir al menú Archivo, en Imprimir, seleccionar el botón
Opciones y activar la casilla Texto oculto. Para ver el texto oculto en la pantalla,
hacer clic en el botón
de la barra de herramientas Estándar.
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EFECTOS:
1. Fuente: elija el nombre de la fuente que desee aplicar al texto seleccionado.
2. Tachado: dibuja una línea a través del texto seleccionado.
3. Doble tachado: dibuja una línea doble para tachar el texto seleccionado.
4. Superíndice y subíndice: eleva y desciende el texto seleccionado sobre y por
debajo de la línea base, y lo cambia a un tamaño de fuente menor.
5. Sombra: agrega una sombra detrás del texto seleccionado.
6. Contorno: muestra los bordes internos y externos de cada carácter.
7. Relieve: hace que el texto seleccionado aparezca como si estuviera elevado
por encima de la página.
8. Grabado: hace que el texto seleccionado aparezca como grabado o prensado
en la página.
9. Versales: aplica el formato de mayúsculas al texto en minúsculas.
10. Mayúsculas: aplica el formato de mayúsculas al texto en minúsculas
seleccionado.
11. Oculto: evita que el texto seleccionado aparezca en pantalla o en la copia
impresa. Para mostrar texto oculto, haga clic en: Opciones del menú
Herramientas, después en la pestaña Ver y, a continuación, seleccione la
casilla de verificación Texto oculto. Para imprimir texto oculto, haga clic en:
Opciones del menú Herramientas, después en la pestaña Imprimir y, a
continuación, seleccione la casilla de verificación Texto oculto.
Añadir efectos al texto seleccionado:
Texto normal
Texto en Relieve
Texto en Negrita
Texto Tachado
Texto Doble Tachado
Texto con Sombra
Texto en Versales
TEXTO EN MAYÚSCULAS
Texto en Subrayado Sólo palabras
Texto en Subrayado doble
Texto en Subrayado punteado
Texto en Subrayado grueso
Texto en Subrayado raya
Texto en Subrayado punto y raya
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Predeterminar.
Por defecto, cada vez que abrimos un documento nuevo la fuente activa es
Times New Roman de tamaño 12.
Mediante el botón Predeterminar..., podemos cambiar esta situación y hacer que
cualquier otra fuente, tamaño, estilo, etc. sea el predeterminado, es decir, que
sea el que se utiliza en la plantilla llamada NORMAL. En esta plantilla están
definidas
las
características
que
tiene
un
nuevo
documento.
Lo único que hay que hacer es elegir las características deseadas y hacer clic
en Predeterminar... aparecerá un mensaje como éste pidiéndonos la
confirmación.
Espacio entre caracteres.
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Si hacemos clic en esta ficha veremos el siguiente cuadro de diálogo que nos
permite cambiar las proporciones de los caracteres, manteniendo el tamaño de
fuente fijado en el cuadro de diálogo anterior.
La diferencia entre Escala y Espacio es la siguiente: Escala afecta a la anchura
de cada letra, mientras que Espacio sólo afecta a la distancia de separación
entre caracteres.
 ESCALA: Seleccione un valor de la lista desplegable y Word expandirá o
comprimirá el texto horizontalmente con un porcentaje de su tamaño actual.
Escriba cualquier porcentaje entre 1% y 600%. Ejemplo: palabra a escala
200%: palabra
 ESPACIO: Seleccione una opción de la lista desplegable y Word expandirá o
comprimirá el espacio entre los caracteres según la cantidad que escriba en
el cuadro De.
 DE: (Espacio) Escriba la cantidad de espacio que desee aplicar para
expandir o comprimir el espacio entre caracteres. Este cuadro estará vacío si
hace clic en Normal en el cuadro Espacio. Ejemplo: palabra expandida 5
puntos y otra comprimida 1 punto: p a l a b r a , palabra
 POSICIÓN: Seleccione una opción de la lista desplegable y Word expandirá
o comprimirá Eleva o disminuye el texto seleccionado en relación con la línea
base.
 DE: (Posición) Escriba la cantidad que desee aplicar para Elevar o Disminuir
el texto seleccionado en relación con la línea base. Ejemplo: primera letra de
la palabra elevada 3 puntos y la última disminuida 3 puntos: PALABRA
 AJUSTE DE ESPACIO PARA FUENTES: Ajusta automáticamente el
espacio entre caracteres, o la cantidad de espacio entre palabras, de forma
que la palabra completa aparezca con un espaciado más uniforme. El ajuste
de espacio sólo funciona con fuentes TrueType o Adobe Type Manager.
 PUNTOS O MÁS: Escriba el menor tamaño de fuente para el que desee
ajustar el espacio entre caracteres. A partir de este tamaño de fuente, Word
ajusta el espacio entre caracteres de forma automática.
 Vista Previa: Muestra la apariencia que tendrá el documento con las
opciones seleccionadas.
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96
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Animación.
Esta ficha nos lleva a este cuadro de diálogo en el que disponemos de una
ventana para elegir la animación sobre el texto que deseemos. Existen
diferentes efectos de animación, como, por ejemplo, fila de hormigas negras,
que hace que unos guiones negros giren alrededor del texto.
PÁRRAFO
Un párrafo está formado por uno o más caracteres. Al final lleva
siempre un retorno de
carro (una pulsación de la
tecla Intro) Nuestro documento está
formado por varios párrafos. La
alineación,
las
sangrías
espaciado,
son
varios
y
de
el
los
aspectos que hay que tener en
cuenta a la hora de dar formato a un
párrafo.
PROCEDIMIENTO:
 Elija el menú Formato.
 Elija la opción Párrafo.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
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Sangría y Espacio
Es el desplazamiento de los párrafos desde los márgenes izquierdo o derecho.
 Elija la pestaña Sangría y espacio.
1. Alineación: establece la posición de los
párrafos seleccionados en relación con
las sangrías. Para alinear el texto en relación con los márgenes izquierdo y
derecho, quite cualquier formato de sangría.
2. Sangría: especifica la posición del texto en relación con los márgenes
izquierdo y derecho.
3. especial: haga clic en primera línea para aplicar
la sangría sólo en la primera línea de un párrafo.
Haga clic en francesa para aplicar la sangría a todo el párrafo excepto la
primera línea. Haga clic en (ninguna) para quitar el formato de sangría
especial.
4. Espaciado: establece la cantidad de espacio entre líneas y entre párrafos.
5. interlineado: establece la cantidad de espacio en
sentido vertical que se inserta entre las líneas de
texto. Si hace clic en mínimo, exacto o múltiple, escriba un valor en el
cuadro en.
Aspecto de un párrafo: (Alineación y Sangría)
Alinear a la izquierda:
Justificar: Alinea los párrafos
Alinea el texto, números u
seleccionados a los márgenes o
objetos entre líneas
sangrías izquierda y derecha.
seleccionadas a la izquierda
Sangría Izquierda: Es el
con el borde derecho
discontinuo.
espacio que hay entre la
parte derecha del párrafo
Centrar: Centra el texto,
y el margen derecho del
números u objetos entre
documento.
líneas seleccionadas.
Sangría Derecha: Es el
Alinear a la derecha: Alinea espacio que hay entre
el texto, números u objetos la parte derecha del
entre líneas seleccionadas a párrafo y el margen
la derecha con el borde derecho del documento.
Sangría
primera
línea: Independientemente
que valores tengan las
sangrías
izquierda
y
derecha,
podemos
especificar la sangría de la
primera línea
Sangría
Francesa:
Mantiene la primera línea
pegada
al
margen
izquierdo del documento
y las demás líneas del
párrafo con una sangría
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izquierdo discontinuo.
izquierda de un valor
especificado.
Líneas y Salto de Páginas
Se utiliza esta pestaña para establecer en que párrafo se debe impedir que se
inserte un salto de página, para no perder la ilación de un texto o la estética del
contenido de un párrafo.
Procedimiento:
 Elija el menú Formato.
 Elija la opción Párrafo.
 Elija la pestaña Líneas y
saltos de página.
Control De Viudas Y Huérfana
Impide que Microsoft Word imprima la última línea de un párrafo en la parte
superior de una página (viuda) nueva o la primera línea de un párrafo en la parte
inferior de una página (huérfana)
Conservar Líneas Juntas
Evita que se inserte un salto de página dentro de un párrafo.
Conservar Con El Siguiente
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“San Ignacio de Monterrico”
Evita que se inserte un salto de página entre el párrafo seleccionado y el
siguiente.
Salto De Página Anterior
Inserta un salto de página manual antes del párrafo seleccionado.
Suprimir Números De Línea
Evita que los números de línea aparezcan al lado de los párrafos seleccionados.
Este valor no tiene efecto en los documentos o secciones que no tengan
números de línea.
No Dividir Con Guiones
Excluye la división automática de palabras de un párrafo determinado.
Trabajar con tabuladores
Los tabuladores son unas posiciones medidas que se utilizan para colocar y
alinear texto en un lugar determinado de la página. De tal forma que cuando se
pulsa la tecla [Tab] el Punto de inserción salta hasta esa posición.
Existen cuatro tipos de marcas de tabulación:

Izquierda: coloca el texto a la derecha de la marca de tabulación. El principio
del texto queda pegado a la marca de tabulación.

Centro: coloca el texto centrado respecto a la marca de tabulación.

Derecha: coloca el texto a la izquierda de la marca de tabulación. Así, el final
del texto queda pegado a la marca de tabulación. Se utiliza para poner
números decimales en columna para después sumarlos.

Decimal: coloca la parte entera de un número a la izquierda de la marca de
tabulación y la parte decimal se coloca a la derecha de la marca de
tabulación. Se utiliza para poner números decimales en columnas para
después sumarlos.
Tabulación izquierdaTabulación CentradaTabulación Derecha Tabulación
Decimal
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
100
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
1234567890
1234567890
1234567890
1.234567890
123456789
123456789
123456789
1.23456789
12345678
12345678
12345678
1.2345678
1234567
1234567
1234567
1.234567
123456
123456
123456
1.23456
12345
12345
12345
1.2345
1234
1234
1234
1.234
123
123
123
1.23
12
12
12
1.2
1
1
1
12345.6789
Establecer marcas de tabulación:
Hay dos formas de establecer marcas de
tabulación. Una de ellas es mediante la
opción
Tabulaciones...
del
menú
formato. La segunda es la utilizar la
regla.
Posición: escriba la medida de la nueva
tabulación o haga clic en una tabulación
existente y, a continuación,
escriba la
nueva medida.
Alineación: elija la alineación que desee aplicar al texto con respecto a la
tabulación. Para cambiar la alineación de una tabulación existente, haga clic en
el cuadro posición y, a continuación, haga clic en la nueva opción de
alineación.
Fijar: establece una tabulación utilizando los valores actuales.
Borra todas las tabulaciones personalizadas de la lista posición. Eliminar:
Microsoft Word enumera las tabulaciones que se van a borrar en la parte inferior
del cuadro de diálogo y las borra al hacer clic en Aceptar.
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101
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Utilizando la Regla
1. Ubique el Punto de inserción en la posición a partir de donde fijará
nuevas tabulaciones.
2. Haga clic en el botón Tipo de Tabulación hasta que se muestre el tipo
de tabulación a usar.
3. Haga clic en el borde de la regla en la posición donde se desea fijar la
tabulación.
Cambio a mayúsculas
En el menú Formato, la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... nos
ofrece cinco posibilidades para cambiar
las mayúsculas del texto seleccionado:
Tipo oración. La primera letra después
de cada punto en mayúsculas el resto en
minúsculas.
minúsculas.
Todas
las
letras
en
minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas.
Tipo Título. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la
palabra en minúsculas.
tIPO iNVERSO. La primera letra de cada palabra en minúscula y el resto de la
palabra en mayúsculas.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando
Mayúsculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente
de las tres formas, siguientes:
MAYÚSCULAS.
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102
minúsculas.
Tipo oración.
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“San Ignacio de Monterrico”
Copiar formato
En la barra estándar tenemos disponible el icono para copiar formato
Este
icono permite copiar las características de formato de un texto para aplicarlas a
otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este
icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato
varias veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a
la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato
, el
cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos
copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer
doble clic en el icono de copiar formato,
, el cursor tomará la forma de
brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para
acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o
líneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o
líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el
formato carácter como el formato párrafo.
Puede ser útil copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un
documento con varios títulos de puntos o apartados,
si decidimos cambiar el formato de esos títulos
bastaría con hacerlo en el primer título y luego copiar
el formato a los demás títulos del documento.
Aunque si queremos tener almacenado ese nuevo
formato para títulos para poder utilizarlo en otros
documentos quizás sea mejor crear un estilo con ese
formato, como veremos más adelante.
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103
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Paneles de formato
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta ¿Cómo podemos
saber qué formatos tiene aplicado un determinado texto?
Hay varias formas de responder a esta pregunta. Antes de la actual versión de
Word había algunas maneras aisladas de ver los formatos que tenía aplicado un
texto. Pero en la actual versión se ha dado un paso adelante mediante los
paneles de formato que resuelven este problema de un modo más satisfactorio.
Además los paneles de formato permiten aplicar formatos de una manera
eficiente.
Hay dos paneles que tratan sobre formatos, el panel Estilos y formato muestra
de forma muy sencilla y visual los formatos existentes en la página y el panel
Mostrar formato que muestra de manera más exhaustiva los elementos de
formato. Vamos a verlos ahora.
Para acceder a los paneles de formato ir al menú Ver y seleccionar Panel de
tareas, luego hacer clic en el triángulo de la cabecera del panel de tareas para
seleccionar uno de los paneles de formato.
Panel Estilos y formato.
En la parte superior tenemos la zona Formato del
texto seleccionado, en esta zona podemos ver
las
características
del
texto
que
tenemos
seleccionado (si no hay texto seleccionado, del
texto donde tenemos el punto de inserción). En el
caso de la imagen que ves, el texto tiene la fuent e
Courier New y el tamaño 8 puntos.
Más abajo tenemos la zona Elija el formato que
desea aplicar, en esta zona podemos ver los
diferentes formatos y estilos que contiene nuestro
documento. En la primera línea aparece Borrar
formato, que hace que desaparezca el formato del
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104
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
texto seleccionado, a continuación podemos ver los formatos existentes en el
documento, en el caso de esta imagen, Centrado, Courier New, 8 pt, Derecha,
etc.
El formato del texto que tenemos seleccionado aparece con un recuadro
alrededor. En la imagen es Courier New, 8 pt.
Como puedes ver en la imagen, se aprecia fácilmente cómo son los diferentes
formatos ya que cada línea tiene aplicado el propio formato a que hace
referencia.
Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 8 al
hablar de estilos, ahora vamos a hablar de dos formas sencillas, pero potentes,
de utilizar este panel.
1. Ver el formato de nuestro documento.
Para ver el formato en una parte de nuestro documento sólo tenemos que
colocar ahí el punto de inserción y aparecerán sus características de formato en
la parte superior del panel: Formato del texto seleccionado.
2. Aplicar formatos.
Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que
seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la línea
del panel que contenga el formato que queremos aplicar.
Panel Mostrar formato.
Este panel muestra el formato de una parte del texto del documento,
precisamente del texto donde tengamos colocado el punto
de inserción o del texto que tengamos seleccionado, este
texto aparece en el recuadro Texto seleccionado.
En la zona Formato del texto seleccionado tenemos
descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de
formato fuente, como a nivel de formato párrafo e incluso a
nivel de sección.
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105
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“San Ignacio de Monterrico”
Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto "texto
selecciona" y que tiene un formato fuente Arial de 13 puntos, negrita; también
vemos que tiene un formato párrafo con alineación Izquierda, con sangrías .
Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato,
en este caso, el texto "texto selecciona" está en negrita.
De igual forma que en el punto anterior vamos a ver las dos formas básicas de
utilizar este panel.
1. Ver el formato.
En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del documento que
tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podíamos ver los
distintos formatos que contenía el documento. Sin embargo en este panel el
formato está descrito de una forma mucho más amplia.
2. Modificar el formato.
Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se
abrirá el cuadro de diálogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por
ejemplo al hacer clic en Fuente se abrirá el cuadro de diálogo para modificar la
fuente. De la misma forma que se abriría si hiciésemos clic en el menú Formato,
Fuente.
De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferentes cuadros de
diálogo del menú Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos
desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.
ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Los encabezados y pies de página se utilizan normalmente en
documentos impresos. Puede crear encabezados y pies de página
que contengan texto o gráficos, como el número de página, la fecha,
el logotipo de la organización, el nombre del archivo o el título del documento, o
el nombre del autor, que suelen imprimirse en la parte superior o inferior de
todas las páginas del documento. El encabezado se imprime en el margen
superior y el pie de página en el inferior.
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“San Ignacio de Monterrico”
Puede utilizar el mismo encabezado y pie de página para todo el
documento o cambiarlos en una parte del mismo. Por ejemplo, utilice un
encabezado o pie de página exclusivo en la primera página o no los inserte en la
primera página. También puede utilizar diferentes encabezados y pies de página
para las páginas pares e impares, o para una parte del documento.
Informe de ventas
Encabezad
o
Pie de página
Informe de ventas
Pág
NUMERACIÓN DE PÁGINAS
Antes de nada coloque el punto de inserción al principio del
documento. Utilice la opción Números de página... del menú
Insertar. Al ejecutar esta opción aparece en pantalla el cuadro de
diálogo que se ve en la siguiente figura. En este cuadro de diálogo especifique
la posición del número de página, que puede ser en la parte inferior o superior
de la hoja y a la izquierda, centro o derecha de la página. Active la casilla
Número en la primera página si lo desea. Si quiere que no se numere la primera
página, por ejemplo porque ésta es una portada, desactive esta casilla.
Haga clic en el botón Formato... aparecerá un nuevo cuadro de diálogo. En la
lista desplegable seleccione el que más le guste (normalmente 1, 2, 3,...) e
indique a Word que quiere que la numeración comience con el 1 en el recuadro
Iniciar en: en el área numeración de páginas.
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“San Ignacio de Monterrico”
Ortografía y gramática
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de texto. Word2002 dispone de potentes herramientas en este
campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No
obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre
ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores
que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las
palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado,
junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el
momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es
muy basta" y "¡Vasta ya de gritar!". Word no detectará ningún error puesto que
tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario,
aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso
"basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro
texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no
contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas";
donde
no
concuerdan
el
genero
del
sujeto
y
del
adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o una revisión gramatical o
ambas a la vez, como veremos a continuación.
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“San Ignacio de Monterrico”
Revisión ortográfica
Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la
introducción del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver
ahora la primera forma.
Revisar al finalizar.
Para establecer esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas,
Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografía y gramática, aparecerá un
cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar
ortografía mientras se escribe.
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“San Ignacio de Monterrico”
Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos
revisar la ortografía podemos hacerlo de una de estas tres formas:
1.- Haciendo clic en el icono revisar de la barra estándar
2.- Pulsando F7.
3.- Ir al menú Herramientas y elegir
Ortografía y gramática.
Word comenzará a efectuar la revisión
ortográfica y cuando encuentre un posible
error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello.
Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de
las acciones disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en la imagen.
En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma
que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español.
En la zona titulada "No se encontró:" aparece en color rojo la palabra no
encontrada (cientifico) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las
palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En
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110
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“San Ignacio de Monterrico”
muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra
correcta (científico). En este caso el error era la ausencia de la tilde (acento).
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así
bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos,
en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el
significado de cada uno de ellos:
Omitir. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua
revisando el documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará
por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento.
Agregar. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado.
Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada
es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no
encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de
nuestra empresa "SIDEM".
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la
palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos
acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la
corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.
Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la
palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada
de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se explica
en qué consiste la autocorrección.
En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botón del triángulo para
desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario
elegido esté disponible en nuestro ordenador.
Si queremos que también realice la revisión gramatical junto con la revisión
ortográfica, marcar la casilla Revisar gramática.
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111
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“San Ignacio de Monterrico”
El botón Opciones nos lleva al cuadro de diálogo que hemos visto al principio
de este tema.
El botón Deshacer, deshace los últimos cambios realizados por la revisión
ortográfica, uno a uno, pidiéndonos la confirmación.
Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión
debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar
ortografía mientras se escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo
permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y
los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto.
Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible
error no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que
subrayará la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo,
como vemos en la imagen de la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y
pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana,
como la que vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma
similar a como acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar.
Veamos las opciones de esta ventana:
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“San Ignacio de Monterrico”
Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de
palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna
sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer
clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la
imagen las sugerencias son: científico, científica.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará
por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar
subrayada.
Observar que falta el botón Omitir, pero no es ningún problema ya que si
queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opción de la
ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos
que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la
ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no
se imprimirá en ningún caso.
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“San Ignacio de Monterrico”
Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario
personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
Autocorrección. Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las
sugerencias para que elijamos cual de ellas añadimos a la lista de
autocorrección.
Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo
idioma.
Ortografía. Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los
errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar.
Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos
ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento
largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el
documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la
longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador.
Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de
abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningún retraso
por tener activada esta opción.
Revisión gramatical
La revisión gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases.
Para realizar esta corrección Word debe trasladar a un lenguaje lógico todas las
reglas que rigen la gramática castellana y además debe ser capaz de realizar
todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho más
compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario. Por lo tanto no
es de extrañar que la revisión gramatical realizada por Word no sea tan perfecta
como la revisión ortográfica.
Al igual que en la revisión ortográfica existen dos formas básicas de revisar la
gramática, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras
se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.
Revisar al finalizar.
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“San Ignacio de Monterrico”
Para elegir esta forma de revisión primero debemos configurar las opciones de
Ortografía y gramática. Para ello ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer
clic en la ficha Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de diálogo como
este.
Debemos dejar sin marcar la casilla Revisar gramática mientras se escribe y
debemos marcar la casilla Revisar gramática con ortografía, y Aceptar.
Una vez realizado este cambio podemos comenzar a realizar la revisión de una
de estas tres formas:
1.-
Hacer
clic
en
el
icono
Revisar
de
la
barra
estándar.
2.- Pulsar F7.
3.- Ir al menú Herramientas y elegir
Ortografía y gramática y pulsar Aceptar.
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“San Ignacio de Monterrico”
Cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana
informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado
deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen.
En la superior aparece en color verde la palabra detectada como errónea (los
congreso) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.
Justo encima aparece una explicación del error encontrado, en este caso
"Concorcondancia en el grupo nominal" y debajo tenemos una zona titulada
Sugerencias: en la parte inferior una lista con las sugerencias para corregir la
palabra errónea. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se
encontrará la palabra correcta (el congreso).
En este caso el error era la falta de concordancia entre el articulo (los) y el
sustantivo (congreso).
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así
bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
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“San Ignacio de Monterrico”
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos,
en este caso el más adecuado sería "Cambiar", pero veamos el significado de
cada uno de ellos
Omitir. No realiza ninguna acción sobre la palabra errónea y continúa
revisando el documento.
Omitir regla. Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo pasará
por alto sin realizar ninguna acción. Continúa revisando el documento.
Oración siguiente. Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer clic
en la zona "error gramatical" y corregir nosotros mismos el error y a continuación
pulsar el botón Oración siguiente.
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la
palabra errónea.
Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la gramática. Para elegir esta forma de revisión
debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar
gramática mientras se escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión gramatical de modo
permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existen en el texto y
los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto.
La diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible
error no nos mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que
subrayará el posible error con un subrayado ondulado en color verde, como
vemos en la imagen de la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar
el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana como la
que vemos en la imagen que nos permitirá tratar el error de forma similar a como
acabamos de ver. Veamos las características de esta ventana:
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“San Ignacio de Monterrico”
Error. En la primera línea nos muestra el posible error. En este caso es un
error de concordancia entre el sustantivo de género femenino y el adjetivo de
género masculino.
Sugerencias. A partir de la segunda línea nos muestra, en letra negrita, la lista
de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna
sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer
clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En este
caso la sugerencia es correcta: bonita.
Omitir oración. Pasará por alto esta oración sin realizar ninguna acción sobre
ella.
Gramática. Al hacer clic aquí nos llevará a la misma ventana que acabamos
de ver cuando revisamos la gramática al finalizar.
Autocorrección
Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores que no es
capaz de detectar por otros métodos y nos ofrece la posibilidad de realizar
nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, como puedes ver en la imagen, cada vez que encuentre la palabra
ocasion (sin acento) la reemplazará con la palabra ocasión. De igual forma
reemplazará por ocasión las palabras ocasoin y ocasóin, ya que se supone que
son errores al querer teclear ocasión.
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118
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“San Ignacio de Monterrico”
Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección ir al menú
Herramientas, Autocorrección... y aparecerá un cuadro de diálogo como este,
vamos a ver las posibilidades más interesantes.
Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando
aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá
la segunda mayúscula por una minúscula.
Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir Dos
Mayúsculas Seguidas".
Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la
primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una
oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.
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“San Ignacio de Monterrico”
Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto
en una celda hace que empiece por mayúscula.
Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres
de los días de la semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra
con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por
la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo
de mayúsculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las
palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta
forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por
ejemplo, la palabra "que" cuando va detrás de una interrogación va siempre
acentuada.
Agregar. También podemos añadir y eliminar filas a esta lista. Basta con
rellenar los campos Reemplazar y Con con las palabras que queramos y el
pulsar el botón Agregar (aunque ahora este botón no se ve en la imagen).
Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las
reemplace por Organización de las Naciones Unidas.
También tenemos disponible el
botón
permite
Excepciones...
especificar
que
nos
unas
excepciones a algunas opciones de
Autocorrección.
Por ejemplo, para la casilla Poner
en mayúscula la primera letra de
una oración podemos indicar una
lista de abreviaturas para las que
no queremos que se aplique la regla, como podemos ver en la imagen.
Tenemos otras dos fichas para asignar excepciones en otros casos.
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120
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“San Ignacio de Monterrico”
COLUMNAS
Microsoft Word le permite administrar el formato de Columnas y Estilo
Periodísticos, a todo el documento o parte de él. El formato de
Columnas, se aplica en forma predeterminada a la selección actual, es
decir, a la selección en la que se encuentra el Punto de inserción. Si su
documento sólo tiene una sección,
entonces el formato será aplicado a
todo el documento.

Para insertar columnas a
nuestro documento elija el Menú
Formato y haga clic en la
opción Columnas...

Aparecerá la ventana
Columnas
COLUMNAS PREESTABLECIDAS
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121
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“San Ignacio de Monterrico”
Microsoft Word le permite insertar automáticamente las columnas con
dimensiones establecidas, para ello seleccione uno de los recuadros de el área
de preestablecidas disponibles.
Si desea puede seleccionar la opción Línea entre columnas.
NÚMERO
Si no encuentra el número de columnas que desea en el área de
preestablecidas, puede escribir el número de columnas que desea incluir en un
documento, o en una sección de un documento en el campo Número de
columnas.
ANCHO Y ESPACIO
Para personalizar las dimensiones de las columnas, escriba una medida para el
ancho de la columna. Asimismo escriba la cantidad de espacio que desee incluir
entre la columna seleccionada y la siguiente columna de la derecha.
Si la casilla de verificación Columnas de Igual Ancho está seleccionada, los
valores Ancho y Espacio de la columna 1 se aplican al resto de las columnas.
Nota: otra manera de crear columnas
es utilizando el botón columnas de la
barra de herramientas Standard
Para ello seleccione el texto que desea
convertir en columnas y mantenga presionado
el botón columnas hasta definir el número que
columnas
en
los
que
dividirá
el
texto
seleccionado como se muestra en la imagen.
LETRA CAPITAL
En Texto, En Margen
En Texto: Aplica formato de letra capital al
primer carácter del párrafo y lo alinea con el
margen izquierdo. El texto del párrafo rodeará a
la letra capital.
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En Margen: Aplica formato de letra capital al primer carácter del párrafo y lo
sitúa en el margen izquierdo, comenzando en la primera línea del párrafo.
NUMERACIÓN Y VIÑETA:
Los comandos Numeración y Viñetas permiten añadir en
forma automática el tipo de numeración que usted desee, así
como viñetas a los textos para crear listas, o párrafos
numerados.
También puede crear listas con varios niveles, que resultan muy útiles en la
creación de esquemas.
PROCEDIMENTOS:
 Escriba la lista
 Seleccione la lista que acaba de escribir
 Haga clic en el botón Numeración o en el botón Viñetas de la barra de
herramientas formatos.
Numeración
Viñetas
NUMERACIÓN
Microsoft Word incorpora una herramienta que automáticamente da formato a
los diferentes párrafos de una enumeración. Para dar formato de lista numerada,
haga lo siguiente:
PROCEDIMIENTO:
 Seleccione los párrafos a los que desee aplicar el formato.
 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Numeración.
 Automáticamente, Microsoft Word numerará cada uno de los párrafos,
dándole además la sangría correspondiente.
Esta es una lista con
números:
1. Windows XP
2. Word 2003
3. Excel 2003
4. Access
Formando Emprendedores
De2003
Calidad Para Un Mundo Empresarial
123
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Si elimina o añade algún párrafo, Word actualizará de forma automática la
numeración.
VIÑETAS
Si
no
necesita
que
las
enumeraciones
incluyan
elementos
consecutivos pueden optar por utilizar viñetas. Los procedimientos son
idénticos a los de las listas numeradas.
Esta es una lista con
viñetas:




Windows 2000
Word 2000
Excel 2000
Access 2000
CAMBIAR EL ESTILO DE UNA LISTA NUMERADA:
 Seleccione todo el texto de la lista o esquema y en el menú Formato, luego
seleccione la opción Numeración y Viñeta...
 Haga clic en el botón Personalizar...
 Aquí puede cambiar el formato del número para cada uno de los niveles. Por
ejemplo, en lugar de utilizar el formato (1., a) que tenga el formato (1.-, a)).
No borre el número que está sombreado en gris, de lo contrario no
funcionará bien la numeración.
 También puede cambiar el tipo de letra y sus características, pero sólo el del
elemento de numeración. Para ello pulse el botón Fuente. Aparecerá el
cuadro de diálogo Fuente para dar formato al tipo de letra.
 En la lista desplegable Tipo de número puede seleccionar las distintas
posibilidades de elementos para la numeración.
 Cuando haya especificado todas las características del estilo de numeración
haga clic en Aceptar. En caso contrario haga clic en Cancelar.
ESQUEMA NUMERADO
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
124
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
En muchos casos, dentro de una numeración necesitamos hacer otras, como
por ejemplo un esquema típico en unos apuntes. Word permite hacer esto (un
esquema numerado) de una forma muy sencilla, pero le recomiendo que se
acostumbre a escribir primero todo el texto y después le dé el formato. Por
ejemplo.
1. Seleccione sólo las líneas correspondientes al segundo nivel. Haga clic
sobre el botón Aumentar sangría. Verá que automáticamente Word ha
desplazado a la derecha los párrafos, ha cambiado el estilo de numeración y
ha renumerado tanto el primer nivel como el segundo.
2. Si hubiera un tercer nivel procederíamos de la misma forma: seleccionando
los párrafos de tercer nivel y pulsando las veces necesarias el botón
Aumentar sangría.
3. Si cambia de opinión o quiere cambiar a un nivel superior un párrafo,
selecciónelo y pulse en el botón Reducir sangría.
1) Frutas
1. Frutas
 Frutas
a) Pera
1.1. Pera
 Pera
b) Manzana
1.2. Manzana
 Manzana
c) Limón
1.3. Limón
 Limón
d) Plátano
1.4. Plátano
 Plátano
2) Verduras
2. Verduras
 Verduras
a) Espinaca
2.1. Espinaca
 Espinaca
b) Guisante
2.2. Guisante
 Guisante
c) Haba
2.3. Haba
 Haba
d) Zanahoria
2.4. Zanahoria
 Zanahoria
MODIFICAR
VIÑETAS
O
NÚMEROS
 Seleccione la lista
 Elija
menú
Formato
>
Numeración y Viñetas
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
125
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
 Haga clic en la pestaña Viñetas para elegir una viñeta diferente o la pestaña
Números para elegir un estilo de numeración diferente.
COMENTARIO
Inserción y Modificación
Si está revisando un documento de otro usuario, puede insertar
comentarios en lugar de modificarlo. Éstos se verán en un panel
separado, o al acercar el puntero del Mouse sobre la posición del texto
donde ha insertado el comentario.
PROCEDIMIENTO:
 Hacer clic sobre la palabra que contendrá el
comentario.
 Luego abrir el Menú Insertar y elegir la opción
Comentario
 Aparecerá una división de la ventana, en la
parte inferior.
 En ella escriba el comentario deseado.
 Luego presione el botón Cerrar.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
126
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
 Para visualizar el contenido del comentario, basta con ubicar el Mouse
sobre el área amarilla que indica, contiene un comentario.
SIDEM
Para Modificar o Eliminar un Comentario
PROCEDIMIENTO:

Hacer clic derecho sobre la
palabra
que
contiene
el
comentario.

Elegir
la
opción
Modificar
comentario

elegir
la
opción
Eliminar
comentario
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
127
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
BORDES Y SOMBREADO:
BORDES:
Microsoft Word permite añadir formato de Bordes a un texto indeterminado, a un
párrafo, a una página o a una tabla.
Aplicar Bordes a un Texto Seleccionado
PROCEDIMIENTO:
 Seleccione el texto que desea aplicar bordes.
 Elija el Menú Formato > Bordes y sombreado
 Aparecerá la siguiente ventana:
 Elija la pestaña Bordes.
 Bajo la opción Valor: puede elegir el efecto de borde que desee, puede ser:
Ninguno, Cuadro, Sombra, Efecto 3D o Personalizado:

Ninguno: Quita todos los bordes de la selección.
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128
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”

Cuadro: Inserta un borde de cuadro alrededor de la selección, con
el formato de los valores estilo, color y ancho actualmente seleccionados.

Sombra: Inserta un borde de cuadro alrededor de una selección y
aplica al borde el formato de sombreado preestablecido.
3D: Inserta un borde de cuadro alrededor de la selección y le

aplica un formato de borde 3D preestablecido, dando al borde un aspecto
de "ventana" o "marco".
Personalizado: Crea un borde personalizado, con las opciones

que seleccione en el diagrama vista previa. Para aplicar nuevos valores
de estilo, color y/o ancho, seleccione personalizado, haga clic en los
botones de borde, y visualizará los resultados en el diagrama vista
previa.

Aplicar a: Microsoft Word da formato al cuadro con los valores de Estilo,
Color y Ancho de línea seleccionados actualmente y utiliza el valor
Aplicar a para determinar el tipo de formato de borde o de sombreado
que debe aplicar.
BORDES DE PÁGINA:
Presenta las mismas opciones de bordes descritas párrafos arriba, pero éstos
son aplicados a todo el borde de la página.
Además dispone de un campo llamado Arte: con figuras predefinidas para
utilizarlas como borde de página.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
129
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
 Elija un valor, estilo, color y ancho del borde. También puede elegir un
Arte, y decidir a qué elemento aplicará el borde con la opción Aplicar a.
 Aplicar a: Elija las opciones:

Todo el documento.- Aplicará los valores seleccionados, a todo el
documento.

Esta sección.- Sólo Aplicará los valores elegidos a una selección de
texto.

Esta sección – Sólo la primera página.- Sólo aplicará los valores
elegidos a la primera página del documento.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
130
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”

Esta sección – Todas excepto primera página.- Aplicará los valores
elegidos a todo el documento exceptuando la primera página.
SOMBREADO:
Esta opción nos permite generar un color de fondo a un determinado párrafo
seleccionado.
PROCEDIMIENTO:
 Haga clic en la pestaña sombreado.
 Elija un color de relleno o un color de trama.
 En la opción Aplicar a: elija párrafo.
 Elija aceptar.
CONTAR PALABRAS
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131
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Con la finalidad de tener una estadística exacta de páginas, palabras,
caracteres, párrafos y líneas del documento en edición, realice lo siguiente:
PROCEDIMIENTO:
 Abrir el Menú Herramientas
 Elegir la opción Contar palabras...
 Nos muestra un cuadro con la estadística completa en cifras, del
documento en edición.
TABLAS
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de
forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las
filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de
una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos
ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
132
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web
para Internet.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en
cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.
Creación de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Menú Tabla, icono de la
barra estándar o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un
método u otro, vamos a ver los tres.
Menú Tabla.
Para insertar una tabla debemos ir
al menú Tabla, Insertar, opción
Tabla
Se abrirá un cuadro de diálogo
como este, en el que debemos
indicar:
Número de columnas
Número de filas
Autoajuste. Aquí tenemos tres opciones para
definir las dimensiones de la tabla.
Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en
automático ajustará el ancho para que la tabla
ocupe todo el espacio entre los márgenes de la
página.
Autoajustar al contenido. El ancho
dependerá de la cantidad de texto o
gráficos que contenga cada columna.
Ajustar a la ventana. El tamaño se
ajusta al tamaño de la ventana del
visualizador Web, si cambia el tamaño
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
133
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
de la ventana, la tabla se ajusta al nuevo tamaño.
Autoformato. Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya
establecidos, como, por ejemplo, Tabla clásica 2 que es el que se ve en la
imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.
Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las dimensiones, ajustes
y formato actuales de la tabla para utilizarlos como valores por defecto cuando
creemos nuevas tablas.
Seleccionar y mover una tabla
Procedimiento:
 Haga clic sobre una celda.
 Presione la combinación de teclas Alt + 5 (el 5 del teclado numérico de la
derecha; Debe tener desactivado el Bloque Numérico).
 Para mover la tabla, basta con arrastrarla desde el recuadro superior
izquierdo hasta su nueva posición.
Eliminación de una tabla, columna, fila o celda
Para borrar una tabla o uno de sus elementos (columnas, filas o celdas), lo
primero que debemos hacer es seleccionarla.
ELIMINAR TABLA:
Procedimiento:
 Elija el Menú Tabla y la opción Eliminar > Tabla.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
134
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Nota: Para eliminar sólo el contenido de una tabla, selecciónela y presione
directamente Supr.
Eliminar Fila:
Procedimiento:
1. Haga clic sobre una celda de la fila.
2. Seleccione el Menú Tabla y la opción Eliminar > Filas.
Eliminar Columna:
Procedimiento:
1. Haga clic sobre una celda de la columna.
2. Seleccione el Menú Tabla y la opción Eliminar > Columnas.
Eliminar Celda:
Procedimiento:
1. Haga clic sobre una celda.
2. Seleccione el Menú Tabla y la opción Eliminar > Celdas...
Dibujo De Tabla
El Botón “Dibujar Tabla”, de la barra de herramientas “Tablas y
bordes”, realiza lo siguiente:

Inserta una tabla al arrastrar diagonalmente el puntero del mouse en el
documento. Una vez insertada la tabla, arrastre el mouse dentro de la
tabla para agregar celdas, columnas o filas.

Puede crear celdas de varios altos o con un número variado de columnas
por cada fila.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
135
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
AJUSTE DE TAMAÑO
Manual:
Sitúe el cursor del Mouse sobre una de las líneas verticales u horizontales de las
tablas. El cursor cambiará de aspecto. Haga clic y arrastre para aumentar o
reducir las dimensiones de la tabla.
Automático:

Seleccione una celda de columna o fila que quiere modificar.

Seleccione el Menú Tabla y la opción Propiedades de tabla...

En este cuadro de diálogo, seleccione la pestaña Columna o Fila. En ella
puede especificar el ancho o alto de cada columna o fila respectivamente.
CONVERTIR
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136
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“San Ignacio de Monterrico”
De: Texto a Tabla
Si desea organizar un texto existente en una tabla, haz lo siguiente:
Procedimiento:

Seleccione las líneas que desee convertir a Tabla.

En el Menú Tabla, elija Convertir y, a continuación, haga clic en
Convertir texto en tabla.

Cambie o Acepte los valores predeterminados del cuadro de diálogo
Convertir texto en tabla.
De: Tabla a Texto
Procedimiento:

Seleccione la fila o la tabla que desee convertir en párrafos.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
137
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”

En el Menú Tabla, elija Convertir y, a continuación, haga clic en
Convertir Tabla en texto.

En el cuadro de diálogo Convertir Tabla en texto, elija las opciones:
Separar texto en.., haga clic en Párrafos, Tabulaciones, Comas, u Otro
carácter separador que desee utilizar como límite de las columnas.

Las filas se separan con marcas de párrafo.
FÓRMULAS
Realizar cálculos en una tabla
PROCEDIMIENTO:

Haga clic en la celda en la que desee que aparezca el resultado.

En el Menú Tabla, haga clic en Fórmula.

Si Microsoft Word propone una fórmula que no desea utilizar, elimínela
del cuadro Fórmula.

Haga clic en una función del cuadro Pegar función. Por ejemplo, para
sumar números, haga clic en SUMA.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
138
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”

Para hacer referencia al contenido de una celda, escriba las referencias
de la celda entre los paréntesis de la fórmula. Por ejemplo, para sumar
los números de las celdas A1 y B4, la fórmula sería =SUMA(a1,b4)

En el cuadro Formato de número, seleccione la opción que desee. Por
ejemplo, para presentar los números como un porcentaje decimal, haga
clic en 0.00%.
Nota: Microsoft Word inserta el resultado del cálculo en forma de campo, en la
celda que haya seleccionado. Si cambia el contenido de las celdas incluidas en
el cálculo, puede actualizarlo seleccionando la celda y presionando la tecla F9.
ORDENAR DATOS
Puede ordenar texto, números o fechas en orden ascendente
(de A a Z, de cero a 9 o desde la primera fecha a la más
reciente). O puede ordenar en orden descendente (de Z a A,
de 9 a cero o desde la fecha más reciente a la primera)
PROCEDIMIENTO:

Seleccione la lista o la tabla que desee ordenar.

En el Menú Tabla, haga clic en Ordenar.

Seleccione las opciones de ordenación que desee.
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139
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“San Ignacio de Monterrico”
IMAGENES
Inserción Prediseñadas
PROCEDIMIENTO:

Haga clic en el área donde desee insertar
una imagen prediseñada.

Haga clic en el Menú Insertar > Imagen >
Imágenes prediseñadas.


Seleccione la pestaña Imágenes.

Luego elija la categoría deseada.
Ubique la Imagen prediseñada que desea, y presione clic para capturarla.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
140
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”

Inmediatamente después seleccione el Botón Insertar Clip

Usted podrá insertar la cantidad de imágenes que desee, sin salir de esta
ventana.

Cuando haya terminado de seleccionar las Imágenes de la Galería,
presione el botón de control Cerrar.
Nota: También puede arrastrar imágenes desde la Galería de imágenes a un
documento.
Desde Archivo
PROCEDIMIENTO:
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141
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”

Haga clic en el lugar en que desee insertar la imagen.

En el Menú Insertar, señale Imagen y haga clic en Desde archivo.

Busque la imagen que desee insertar.

Haga doble clic en la imagen que desee insertar.
Reconocimiento de los botones de la barra de herramientas “imagen”
1. Desde archivo (Menú Insertar, submenú Imagen) Inserta una
imagen existente en el punto de inserción del archivo activo.
2. Control de imagen
a. Automático
Al insertar una imagen, ésta toma automáticamente el formato más
adecuado. Para cambiar el tipo de imagen, haga clic en uno de los otros
formatos.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
142
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
b. Escala de grises
Cambia la imagen seleccionada a una imagen con escala de grises, lo
que significa que cada color adopta el tono de gris correspondiente.
c. Blanco y negro
Cambia la imagen seleccionada a una imagen en blanco y negro, lo que
también se conoce como line art.
d. Marca de agua
Cambia la imagen seleccionada a una imagen brillante de bajo contraste
que puede situarse detrás de cualquier elemento de la página mediante
los comandos de Ordenar (barra de herramientas Dibujo, menú Dibujo)
3. Más contraste
Aumenta la densidad o intensidad de los colores de la imagen
seleccionada. Cuanto mayor sea el contraste, menos gris será el
color.
4. Menos contraste
Reduce la densidad o intensidad de los colores de la imagen
seleccionada. Cuanto menor sea el contraste, más gris será el
color.
5. Más brillo
Agrega color blanco para hacer más claros los colores de la imagen
seleccionada. Los colores más luminosos contienen más blanco.
6. Menos brillo
Agrega color negro para hacer más oscuros los colores de la
imagen seleccionada. Cuanto menor sea la luminosidad, más
oscuro (más negro) será el color.
7. Recortar
Recorta o restaura partes de una imagen. Haga clic en
y arrastre un
controlador de tamaño por encima de la imagen.
8. Ancho de línea
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
143
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“San Ignacio de Monterrico”
Haga clic en el ancho que desea para la línea seleccionada.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
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“San Ignacio de Monterrico”
9. Ajuste del Texto
Ajusta el texto alrededor del perímetro del objeto seleccionado.
Para cambiar el perímetro, haga clic en Ajuste del texto de la barra
de herramientas Imagen y después haga clic en Modificar puntos de
ajuste.
10. Objeto (menú Formato)
Aplica formato a la línea, color, relleno y trama, tamaño, posición y
otras propiedades del objeto seleccionado.
11. Definir color transparente
Configura el color transparente de la imagen seleccionada. Haga
clic en el color que desee convertir en transparente. Esta
herramienta sólo funciona con imágenes, como mapas de bits.
12. Restablecer imagen
Quita los recortes de la imagen seleccionada y devuelve la
configuración original de color, brillo y contraste.
Mover y Ajustar Tamaño de la Imagen
Para seleccionarlo:

Haga clic sobre la imagen. Ésta queda seleccionada. Aparecen en las
cuatro esquinas y en los laterales los cuadrados llamados puntos de
control.
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145
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Para moverlo:

Haga clic sobre la imagen y desplácela hasta la ubicación que desee.
Para ajustar el tamaño:

Con el Mouse haga clic sobre uno de los puntos de control de las
esquinas y, sin dejar de pulsarlo, estírelo hasta alcanzar las dimensiones
deseadas.
Ajuste de texto
Cuadrado
Antes
de la aparición de las computadoras personales, la
máquina de escribir era un elemento indispensable
para
presentar cualquier documento en letra impresa. El
problema era que, para conseguir una presentación
aceptable, había que repetir páginas con mucha frecuencia.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
146
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Los programas de tratamiento de texto, también llamados procesadores de
textos, permiten corregir y modificar los documentos con gran comodidad, sin
necesidad de escribirlos de nuevo.
Delante del texto
Antes de la aparición de las computadoras personales, la máquina de escribir
era un elemento indispensable para presentar cualquier documento en letra
impresa. El problema era que, para conseguir una presentación aceptable,
había que repetir páginas con mucha frecuencia.
Los programas de tratamiento de texto, también llamados procesadores de
textos, permiten corregir y modificar los documentos con gran comodidad, sin
necesidad de escribirlos de nuevo.
Estrecho
Antes de la aparición
escribir
era
cualquier
que,
de las computadoras personales, la máquina de
un
elemento
indispensable
para
presentar
documento en letra impresa. El problema era
para
conseguir una presentación aceptable, había que
repetir páginas con mucha frecuencia.
Los programas de tratamiento de texto, también llamados procesadores de
textos, permiten corregir y modificar los documentos con gran comodidad, sin
necesidad de escribirlos de nuevo.
Detrás del texto
Antes de la aparición de las computadoras personales, la máquina de escribir
era un elemento indispensable para presentar cualquier documento en letra
impresa. El problema era que, para conseguir una presentación aceptable,
había que repetir páginas con mucha frecuencia.
Los programas de tratamiento de texto, también llamados procesadores de
textos, permiten corregir y modificar los documentos con gran comodidad, sin
necesidad de escribirlos de nuevo.
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147
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
WORDART
Definición
Microsoft Word viene acompañado de varios programas, o módulos
complementarios que tratan la inserción de objetos especiales. Uno de
estos objetos es el WordArt. Éste Programa le
permitirá realizar rótulos de letras con tipos y
estilos variados.
PROCEDIMIENTO:
Para insertar un rótulo seleccione
del Menú
Insertar, la opción Imagen > WordArt... Luego
aparecerá en pantalla
el cuadro de diálogo
Galería de WordArt.
Se puede modificar el
tipo, tamaño, color, y
alineación del texto,
para ello recurriremos a los Efectos Especiales,
como por ejemplo: El Sombreado;
Asimismo
disponer que el texto presente Estilos Especiales
como por ejemplo: En Círculo, en Vertical, en semicírculo, en Trapecio, etc.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
148
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Reconocimiento de los botones de la barra de herramientas “wordart”
Todos los recursos se encuentran disponibles en la barra de herramientas de
WordArt, los cuales aparecerán automáticamente cuando inserte o seleccione
un elemento.
A continuación se describe cada botón de izquierda a derecha.
1. Insertar WordArt
Crea efectos de texto insertando un objeto de dibujo de Microsoft
Office.
2. Modificar texto
Abre una ventana denominada ”Modificar Texto de WordArt”, en la cual
puede modificar el texto ingresado.
3. Galería de WordArt
Abre la ventana
“Galería de WordArt” , en donde puede
seleccionar un Estilo diferente para el objeto seleccionado.
4. Formato de Autoforma o Imagen
Brinda un formato a la línea, al color, al relleno, a la trama, al
tamaño, a la posición y otras propiedades del objeto seleccionado.
5. Forma de WordArt - Sobres de texto
Este Botón nos presenta una librería de Formas representativas.
Haga clic en el tipo de forma que desee.
6. Girar libremente
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149
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Gira circularmente un objeto seleccionado hacia cualquier ángulo.
Haga clic en el icono mencionado, y gire las esquinas del objeto en
la dirección deseada.
7. Ajuste del Texto
Ajusta el objeto seleccionado alrededor del Documento.
8. Mismo alto de letras de WordArt
Hace que todas las letras del objeto de WordArt seleccionado
tengan el mismo alto.
9. Texto vertical de WordArt
Apila el texto de WordArt seleccionado, es decir, sitúa una letra
encima de la otra, de manera que pueda leerse desde arriba hacia
abajo.
10. Alineación de WordArt
Alinea el texto de WordArt seleccionado, con respecto de los bordes
del mismo.
11. Espacio entre caracteres de WordArt
Seleccione cualquier
opción, o personalice escribiendo un (%)
porcentaje de 1 a 499 para aumentar o disminuir el espacio entre
caracteres
del
texto
de
WordArt
seleccionado.
Mover, Girar y Ajustar tamaño del WordArt
Para mover y ajustar tamaño de un objeto, se realizan las mismas
acciones que para una imagen.
PROCEDIMIENTO:
Para girar un rótulo de WordArt haga lo siguiente:
 Con el mouse haga clic sobre el rótulo, con la finalidad que
el Objeto quede automáticamente seleccionado.
 Luego elija el botón Girar libremente de la barra de herramientas WordArt.
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150
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
 El
rótulo
mostrará
unos
círculos
verdes en sus cuatro esquinas, desde
los cuales con el mouse puede
arrastrar con un movimiento circular en cualquier ángulo.
AUTOFORMAS
Definición
Las Autoformas son modelos de dibujos sencillos, de varios modelos y tipos,
cuyo uso suele ser habitual en trabajos técnicos.
Procedimiento:
Seleccione: Barra de Menús
“Insertar” >
Imagen > Autoformas. Luego
Aparecerá la barra de herramientas: Dibujo, y en ella el Botón Autoformas. Al
pulsar dicho botón obtendrá un panel con diversas opciones graficas.
Reconocimiento de los botones de la barra de herramientas “dibujo”
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
151
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
Girar
Libremente
Flecha
Seleccionar objetos
Línea
Menú de valores y
Opciones de edición y
formato
Opciones de Autoforma
Color Relleno
Elipse
Cuadro de Texto
Rectángulo
Estilo Línea
3D
Sombra
Insertar Imagen
Insertar WordArt
Color fuente
Color de línea
Estilo Flecha
Estilo guión
1. Seleccionar objetos: Transforma el puntero en una flecha de selección con
la finalidad de capturar los objetos.
Para seleccionar un sólo objeto, bastará con la fecha hacerle clic.
Para seleccionar uno o varios objetos, arrastre la flecha de
selección sobre los objetos que desee seleccionar.
2. Girar libremente: Permite rotar un objeto seleccionado hacia cualquier
ángulo. Seleccione primero el objeto. Haga clic en Girar
Libremente y, a continuación, arrastre desde una esquina el objeto
en la dirección que desee.
3. Autoformas: Dibuja una Autoforma en el lugar de la ventana activa. Para
administrar una Autoforma que conserve la relación de
alto
y
ancho
predeterminado,
arrastre
el
mouse
manteniendo presionada la tecla MAYÚSCULAS ( Shift ).
Asimismo con la finalidad de agregar texto, haga clic derecho sobre el objeto
deseado, y elija la opción Agregar Texto.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
152
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
4. Línea: Dibuja una línea recta en el lugar de la ventana activa. Para realizar
tal efecto, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULA ( Shift )
mientras se arrastra al lugar deseado.
5. Flecha: Inserta una línea con una “Punta de Flecha” en el lugar de la
ventana activa. Para realizar tal efecto, mantenga presionada la
tecla MAYÚSCULA ( Shift ) mientras se arrastra al lugar deseado.
Formando Emprendedores De Calidad Para Un Mundo Empresarial
153
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
6. Rectángulo: Dibuja un rectángulo en el lugar de la ventana activa. Para
dibujar esta figura, arrastre el puntero del mouse manteniendo
presionada la tecla MAYÚSCULAS ( Shift ).
7. Elipse: Dibuja una elipse en el lugar de la ventana activa. Para dibujar un
círculo, arrastre el puntero del mouse manteniendo presionada la
tecla MAYÚS (Shift ).
8. Cuadro de texto: Dibuja o genera un cuadro de texto al hacer clic. Se utiliza
este botón
con la finalidad de agregar textos a las imágenes y
gráficos.
9. Insertar WordArt: Crea efectos gráficos de texto, insertando un objeto de
dibujo de Microsoft Office.
10. Imágenes prediseñadas: Abre la Galería de imágenes, donde podemos
seleccionar diversos gráficos demostrativos.
11. Color de relleno: Agrega, modifica o elimina el color de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura,
trama e imágenes.
12. Color de línea: Agrega, modifica o elimina el color de la línea del objeto
seleccionado.
13. Color de fuente: Aplica al texto seleccionado, el formato de color deseado.
14. Estilo de Linea: Haga clic en el estilo y grosor que desee para la línea
seleccionada.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 154
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
“San Ignacio de Monterrico”
15. Estilo de guión: Haga clic en el tipo de línea discontinua o de línea de puntos
discontinua que desee para la forma o borde seleccionado. Si no
desea una línea discontinua, haga clic en la línea continua.
16. Estilo de flecha: Haga clic en el estilo de flecha que desee para la línea
seleccionada.
17. Estilos de sombra: Haga clic en el estilo de sombra que desee para el objeto
seleccionado.
18. Estilos 3D: Haga clic en el estilo de sombra en 3D que desee para el objeto
seleccionado.
Mover, Girar y Ajustar tamaño del Autoforma
Para mover y ajustar tamaño de un objeto, se realizan las mismas acciones que
para una imagen o WordArt.
Para Girar una Autoforma haga lo siguiente:
Procedimiento:
 Con el mouse haga clic sobre la Autoforma. Ésta queda automáticamente
seleccionada.
 Luego seleccione el botón Girar libremente de la barra de herramientas
Dibujo.
 El objeto de Autoforma mostrará unos círculos verdes en sus cuatro esquinas,
desde los cuales con el mouse puede arrastrar con un movimiento circular en
cualquier ángulo.
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GRÁFICO
Inserción de Gráficos
Procedimiento:
 Seleccione del menú Insertar> Imagen la opción Gráfico.
 Aparecerá en la pantalla el siguiente esquema gráfico.
 El programa presenta dos ventanas Independientes: una con la hoja de
datos, y otra con el gráfico.
 La primera fila de la hoja de datos contiene los rótulos del eje X . Los
valores de la Información a procesar se encuentran distribuidos en una escala
porcentual en el eje Y, y la primera columna de la hoja de datos, contiene los
rótulos de la leyenda del gráfico.
También es posible diseñar un gráfico directamente tomando los valores de una
tabla del texto. Automáticamente se reconocen los valores de la tabla y se crea el
gráfico asociado.
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ELEGIR TIPOS DE GRÁFICO
(estándar / personalizado)
PROCEDIMIENTO:
 Seleccione el gráfico haciendo doble clic sobre él mismo.
 Haga clic en la opción Tipo de
gráfico... del nuevo menú Gráfico
 Aparecerá el cuadro de diálogo Tipo de gráfico.
 Seleccione la pestaña Tipos estándar y luego el tipo de gráfico deseado, o
de lo contrario, el que mas se ajuste a tus necesidades de la lista “Tipo de
Grafico”.
 Luego, haga clic en Aceptar.
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 O
de
los contrario,
seleccione la pestaña Tipos personalizados, y elija un gráfico personalizado
de la lista izquierda Tipo de Grafico.
 Luego, haga clic en Aceptar.
OPCIONES DE GRÁFICO
 Seleccione el gráfico haciendo doble clic sobre él mismo.
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 Haga clic en el menú Gráfico, y la opción Opciones de gráfico....
Titulo
 Haga clic en la pestaña Título.
 En esta ventana podemos escribir un título para el gráfico, y otro para cada
eje.
Eje
 Haga clic en la pestaña
Eje.
 En esta ventana
podemos ocultar, o
mostrar los ejes X, Y o
Z, con los rótulos
automáticos, categoría
o escala de tiempo.
Líneas de división
 Haga clic en la pestaña
Líneas de división.
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 En esta ventana podemos ocultar, o mostrar las líneas Principales y/o
Secundarias de los ejes X, Y o Z.
Leyenda
 Haga clic en la pestaña Leyenda.
 En esta ventana podemos ocultar, o mostrar el cuadro de leyenda del
gráfico. También podremos definir su ubicación con respecto del gráfico.
Rótulos de datos
 Haga clic en la pestaña Rótulos de datos.
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 En esta ventana podremos ocultar, o mostrar los valores en forma de rótulos
para cada punto del gráfico.
Tabla de datos
 Haga clic en la pestaña Tabla de datos.
 En esta ventana podremos ocultar o mostrar la Tabla de Datos, debajo
del gráfico con los valores de cada columna.
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VISTA EN 3D
 Haga clic en el menú Gráfico, y la opción Vista en 3D.
 En esta ventana, puede girar el gráfico en el ángulo deseado, también
puede cambiar su elevación y su perspectiva.
HOJA DE DATOS
PROCEDIMIENTOS:
 Haga clic en el menú Ver, y la opción Hoja de datos.
 Mostrará una ventana con la tabla que contiene los datos del gráfico.
 Aquí podemos modificar directamente, los valores de los datos del gráfico.
 También puedes insertar más filas o columnas con nuevos datos. El
gráfico se actualizará de forma automática.
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100
80
60
Este
40
Oeste
20
Norte
0
1er trim.
3er trim.
FORMATO DE CADA UNO DE LOS ELEMENTOS COMPONENTES DEL
GRÁFICO
PROCEDIMIENTO:
 Haga clic sobre un elemento del gráfico que vas a modificar.
 Haga clic en la opción formato de elemento seleccionado... del menú
Formato, como se muestra en la siguiente imagen.
 Mediante dicha opción podemos modificar los colores, tipo de fuentes,
tamaños de fuentes, forma de los gráficos, etc.
Mover y ajustar tamaño del gráfico
 Para mover el gráfico debes hacer clic sobre él, y arrastrarlo hasta la posición
deseada.
 Para ajustar tamaño puedes arrastrar una de sus esquinas hasta obtener el
tamaño deseado.
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MACRO
Definición
Las macros de Microsoft Word permiten automatizar tareas que normalmente se
realizan repetidas veces. Una macro consiste en una serie de instrucciones que
se agrupan en un sólo comando, de forma que las tareas puedan realizarse
automáticamente. En lugar de perder valioso tiempo realizando una serie de
acciones repetitivas, podemos crear y ejecutar un comando personalizado que
ejecute la tarea por usted. Es probable que muchas veces tenga que repetir la
misma tarea, como por ejemplo: las modificaciones a un texto, o abrir un
formulario basado en una plantilla especial. Para ello Microsoft Word le permite
registrar, o almacenar estas tareas conforme las va realizando en pantalla; el
conjunto de acciones almacenadas se denomina macro.
A continuación se indican algunos usos típicos de las macros:
 Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.
 Combinación de comandos, por ejemplo, insertar una tabla con un tamaño
y bordes específicos, y con un número determinado de filas y columnas.
 Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.
 Automatizar series de tareas complejas.
GRABANDO UNA MACRO.
La
Grabadora
de
Macros
le
ayudará
a
comenzar a crear dichas macros.
Para ello Microsoft Word genera una serie de
sentencias en la Herramienta de Desarrollo
Visual Basic. Cuando grabe una macro, puede
utilizar el mouse (Mouse) para seleccionar los
comandos y las opciones, ya que la Grabadora
no graba los
movimientos del mouse. Por ejemplo, no puede
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utilizar el mouse para mover el punto de inserción, ni tampoco hacer clic o
arrastrar para seleccionar, copiar o mover elementos. Es necesario utilizar el
teclado para grabar estas acciones.
Para un acceso rápido a la macro, podemos asignarle un botón de la barra de
herramientas, o a una combinación de teclas como método abreviado.
Mediante las Barras:
Defina un nombre para la macro y
seleccione si la macro se activará
con un botón de la barra de
herramientas
o
con
una
combinación del teclado.
 Seleccione de la Barra de menú Herramientas > Macros >...
La opción Grabar nueva macro.....
 Defina un nombre para la macro, y seleccione si la macro se
activará con un botón de la barra de herramientas, o con una
combinación del teclado.
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 Si hace clic en el Botón Barras le mostrará la siguiente ventana, en la cual
podrá visualizar la macro que está creando. Arrástrela hasta la barra de
herramientas. Luego haga clic en el botón Cerrar.
Arrastrar a cualquier
posición dentro de
una barra de
herramientas.
Mediante el Teclado:
Si hace clic en el botón Teclado, Microsoft Word le muestra esta
Ventana.
En el cuadro Comandos seleccione
la macro que está creando; en la
casilla Nueva tecla de método
abreviado:
Pulse la combinación de teclas que
desee asignar a la macro y haga
clic en el botón Asignar. Luego
haga clic en el botón Cerrar.
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 En pantalla aparece la barra de herramientas Grabar Macro.
Detener
Grabación
Pausar
Grabación
 A partir de este momento, todas las acciones que realice, comenzarán a
almacenarse en la macro.
 Una vez que termine de grabar la macro, haga clic en el botón Detener
grabación.
EJEMPLO: Vamos a crear una macro que inserta una tabla de 3 filas de 1 cm. de
alto cada una, y dos columnas de 5 cm. de ancho con Autoformato.
PASO 1: Comenzar la grabación desde el
menú Herramientas > Macro >
Grabar nueva macro...
PASO 2:
Aparecerá
la
ventana
“Grabar
macro”.
“InsertarTablaVistoso2” y presione el botón Barras.
Escriba
el
nombre
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PASO 3:
Microsoft Word le mostrará la ventana Personalizar, desde la cual
deberá
arrastrar el botón que contiene el nombre de nuestra macro hasta cualquier barra
de herramientas.
PASO 4: Para mostrar la imagen del botón macro en lugar del texto de nombre,
presione el botón Modificar selección y elija la opción Estilo
predeterminado. Si desea puede cambiar el nombre del botón en el
campo Nombre:
Por ejemplo “Insertar Tabla Vistoso2”
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PASO 5: Compruebe que el botón tenga el siguiente aspecto:
PASO 6: Presione sobre el botón Cerrar de la ventana
Personalizar.
PASO 7: Apareció en pantalla la barrita con el botón “Detener grabación”.
Significa que a partir de este momento Microsoft Word grabará todas las
acciones que realicemos como parte de la Macro InsertarTablaVistoso2.
Para grabar la tabla, elija el menú Tabla > Insertar > Tabla.
PASO 8: Cambie los valores 2 y 3 para Número de columnas y de filas
respectivamente y 5 cm. Para Ancho de columna fijo:; luego presione el
botón Autoformato.
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PASO 9: En la Ventana Autoformato de tablas desplace la lista Formatos:
hasta visualizar Vistoso 2; selecciónela con un clic y deje las demás
opciones señaladas. Presione el botón Aceptar.
PASO 10: Volvemos a la ventana Insertar Tabla. Observe que Formato de
tabla: muestra la etiqueta Vistoso 2. Presione el Botón Aceptar.
PASO 11: Hasta el momento hemos creado la siguiente tabla de 3 filas y 2
columnas; pero, falta especificar el valor para el alto de las filas.
PASO 12: Para ello haga clic en el menú Tabla >
Propiedades de tabla...
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PASO 13: Seleccione la pestaña Fila, y
cambie el valor de
Alto
específico: a
1 cm. Para
finalizar
presione
el
botón
Aceptar.
PASO 14: Por último presione el
botón Detener grabación.
La macro está lista para ser utilizada.
Cada vez que desee obtener una tabla
con éstas características, bastará con
presionar sobre el botón de macro que
hemos creado.
Nota: Todas las macros generan un código interno en lenguaje Visual Basic. Por
ejemplo, el código generado en nuestra macro es el siguiente:
Sub InsertarTablaVistoso2()
'
' InsertarTablaVistoso2 Macro
' Macro grabada el 06/02/2003 por SIDEM
'
ActiveDocument.Tables.Add Range:=Selection.Range, NumRows:=3,
NumColumns:= _
2, DefaultTableBehavior:=wdWord9TableBehavior, AutoFitBehavior:= _
wdAutoFitFixed
With Selection.Tables(1)
.Columns.PreferredWidth = CentimetersToPoints(5)
.AutoFormat Format:=wdTableFormatColorful2, ApplyBorders:=True, _
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ApplyShading:=True, ApplyFont:=True, ApplyColor:=True, _
ApplyHeadingRows:=True, ApplyLastRow:=False, ApplyFirstColumn:=True,
_
ApplyLastColumn:=False, AutoFit:=True
End With
Selection.Tables(1).Rows.HeightRule = wdRowHeightAtLeast
Selection.Tables(1).Rows.Height = CentimetersToPoints(1)
End Sub
HIPERVÍNCULO:
Definición: La definición de hipervínculos (Vínculo, Link o enlace) es
un poco abstracta, algunos autores la definen como un acceso directo
dinámico, otros como es un texto subrayado, o gráfico en colores.
Pero en conclusión es un modulo dinámico que presenta 3 características
principales:
 Acceso a una Pagina Web.
 Acceso a una Ubicación determinada en el Documento.
 Acceso Directo a un Archivo determinado.
Puede mejorar la calidad de las páginas Web y de los documentos de Microsoft
Word que leen otras personas mediante la inserción de hipervínculos, estos
pueden consistir en gráficos o en texto coloreado, o subrayado. Los hipervínculos
se representan mediante imágenes "interactivas", donde el usuario hace clic para
ir a otra ubicación. La ubicación puede ser el disco duro,
la intranet de su
organización o Internet, por ejemplo, una página de World Wide Web.
Los hipervínculos también pueden enlazarse hacia archivos multimedia, como
sonidos, videos o gráficos.
Los hipervínculos se representan mediante imágenes o texto, que suele ser de
color azul y subrayado.
Hipervínculo A Otro Archivo O A Una Página Web
Insertar un hipervínculo:
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PROCEDIMIENTO:
 Seleccione el texto, objeto de dibujo o imagen que desee presentar como
hipervínculo.
 Elija el menú Insertar > Hipervínculo.
 Haga clic en Insertar Hipervínculo .
 Si desea vincular a un archivo de su disco, o a una Página Web, haga clic en
el botón Archivo o Página Web existente de la barra de ubicaciones; luego
ingrese la ruta o dirección URL correspondiente en el cuadro Escriba el
nombre del archivo o de la Página Web:
 Si desea vincular a una posición dentro del mismo documento haga clic en el
botón Lugar de este documento de la barra de ubicaciones y luego elija el
Marcador o Título, al que desee que salte el hipervínculo.
 Finalmente haga clic en el botón Aceptar.
 Cuando señale el hipervínculo se
abrirá un cuadro indicando el
sitio al que está vinculado. Para
enlazarse al sitio, haga clic sobre
el hipervínculo.
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 Para especificar la ubicación del documento de Microsoft Word, o de una
Página Web a la que desee enlazar, abra el archivo e inserte un marcador en
dicha ubicación.
 La característica de formato automático de los documentos de Microsoft
Word y las páginas Web se utilizan cuando se conocen las direcciones a las
que se va a enlazar, o cuando se tiene un documento que contiene nombres
de direcciones a las que se desea dar formato como hipervínculo. Microsoft
Word convertirá automáticamente el texto en hipervínculo. Ejemplo al escribir:
http://www.terra.com.pe
Para desactivar este formato seguiremos los siguientes pasos :
PROCEDIMIENTOS:
 Elija menú Herramientas > Autocorrección.
 Seleccione la ficha Autoformato mientras escribe.
 Desmarque la casilla Rutas de red e Internet por hipervínculos.
MARCADORES
Un marcador es un elemento o una ubicación de un documento que se identifica
y se le asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan
para ubicar (Saltar) rápidamente a una ubicación específica, crear referencias
cruzadas, marcar intervalos de páginas para entradas de índice, etc.
Agregar un marcador
Seleccione un elemento al que desee asignar un marcador o haga clic donde
desee insertar un marcador.
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PROCEDIMIENTO
 En el menú Insertar, haga clic
en Marcador.
 aparecerá la siguiente ventana.
 En Nombre del marcador,
escriba o seleccione un nombre.
Haga clic en Agregar.
Nota:
Los nombres de los marcadores
deben comenzar por una letra y pueden
incluir números, pero no espacios. No
obstante, puede utilizar el carácter de
subrayado para separar palabras, por
ejemplo, "Primer_título".
Eliminar un marcador
En el menú Insertar, haga clic en
Marcador.
 Haga clic en el nombre del marcador
que desee eliminar y, a continuación,
en Eliminar.
NOTA:
Para
eliminar
el
marcador
y
el
elemento
marcado,
seleccione
el
elemento y presione la tecla
SUPRIMIR (Detete).
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WORD COMO EDITOR DE PÁGINAS WEB
Una de las funciones en las que ha mejorado bastante Microsoft Office
en esta versión es en la capacidad de poder hacer documentos para
su publicación en la Web, ya sea para Internet o para una intranet.
Hay dos casos posibles que se pueden presentar para hacer una página Web. El
primero es que quiera crear desde cero , y el segundo, que se quiera convertir en
página Web un documento que se tenga ya realizado para formato papel. Vamos
a ver cada uno de los casos.
1.- Crear una Página Web Desde Cero
Para crear una página Web desde cero debe utilizar una plantilla
predeterminada de Word. Haga lo siguiente:
Procedimiento:
1. Seleccione el menú Archivo y la opción Nuevo...
2. En el papel Nuevo documento seleccione plantillas generales y en el
cuadro de diálogo que aparece, seleccione la ficha Página Web.
3. Escoja la plantilla que desee. Vamos a crear una página Web personal
como ejemplo.
4. Word abrirá la plantilla base tal y como se muestra en la siguiente figura.
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En este momento ya puede incorporar el texto
que desee a la página como lo haría en un
documento normal.
Recuerde que también puede incorporar otros
elementos como por ejemplo imágenes.
Insertar un hiperenlace o hipervínculo
Como ya sabe, en una página Web suele haber
hipervínculos o hiperenlaces. Un hiperenlace es
una zona activa, que suele ser un objeto o una
imagen, que al hacer clic sobre ella hace que se
muestre en pantalla otra zona del documento,
otra página Web o se envíe correo electrónico a
una dirección especificada.
Para insertar un enlace:
Procedimiento:
1) Seleccione el texto o la imagen que quiere que actúe como zona activa para
el enlace.
2) Seleccione el menú Insertar y la opción Hipervínculo.... Aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo. En el área de la izquierda seleccione el tipo de
enlace que desea insertar :
a) Si desea un hiperenlace a una página Web o a un archivo, seleccione
Archivo o página Web existente. En el recuadro Texto escriba el texto que
quiere que aparezca en el documento, por ejemplo Microsoft home page.
En el recuadro Escriba el nombre del archivo o página Web haga lo
propio. En este caso la dirección de la Web es http://www.microsoft.com.
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b) Si desea un hiperenlace a un lugar específico dentro del mismo
documento, seleccione la opción Lugar de este documento, por ejemplo
Ir a dirección Web. En Seleccione un lugar de este documento,
seleccione el apartado al que quiera ir cuando seleccione el hiperenlace.
c) Si desea que el hiperenlace envíe un mensaje de correo electrónico a una
dirección determinada, seleccione la opción Dirección de correo
electrónico.
d) En el recuadro Texto escriba el texto que quiere que aparezca en el
documento, por ejemplo envía correo electrónico al autor de este libro. En
Dirección de correo electrónico escriba la dirección del destinatario.
3) Por último haga clic en Aceptar. Verá como se ha creado un hipervínculo en
color azul. Si coloca el Mouse sobre él aparecerá una ayuda emergente que le
indicará la acción que realiza el hiperenlace.
CAMBIO DE EXTENSIÓN
Cuando se guarda
un documento de tipo página Web, se hace un formato
especial para que lo puedan leer los exploradores de Internet, como Microsoft
Internet Explorer, Netscape Navigator, Etc.
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Este formato es HTML y se distingue porque los archivos (además de tener una
estructura interna distinta a los documentos de Word) tienen la extensión del
nombre del archivo HTML o simplemente HTM.
Si ha insertado imágenes, éstas también se guardarán con el tamaño exacto que
le haya dado en Word en una carpeta con el nombre del archivo y con sufijo
_archivos.
2.-Crear Una Pagina Web a partir de un Documento de WORD
Si ya tiene un documento escrito para obtenerlo en formato papel y quiere
convertirlo en una página Web, lo tiene muy fácil con Microsoft Word. Si desea,
antes de guardarlo puede añadir hiperenlaces, tal como se ha descrito
anteriormente.
Por último, siga los siguientes pasos:
Procedimiento:
1. Ejecute el menú Archivo y la opción Guardar como....
2. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione en la lista desplegable
Guardar como tipo la opción Página Web.
3. Haga clic en el botón Aceptar.
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POWER POINT
Conceptos básicos de PowerPoint
Es un Software utilitario que permite crear ayudas visuales mediante diapositivas
con la finalidad de ser presentado ante una audiencia, PowerPoint permite crear
presentaciones electrónicas, páginas Web, transparencias, notas del orador y
documentos para la audiencia.
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que
permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor
para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una
investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los
resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un
nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información
de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero
con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos
permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el
estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos,
imágenes, e incluso texto WordArt.
Podemos también insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos
revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor
pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más
cosas que veremos a lo largo del curso.
La presentación se compone de numerosas diapositivas que se encuentran en un
mismo archivo.
Cada “página” de la presentación se denomina diapositiva.
La presentación puede incluir tantas diapositivas como necesite
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¿Qué se puede crear?
 Presentaciones en pantalla
 Páginas Web
 Transparencias en color y en blanco y negro
 Documentos impresos en color y en blanco y negro
 Diapositivas de 35 mm
 Documentos para la audiencia
 Notas del orador
DEFINICIONES:

Exposición: Es poner algo a la vista ya sea un objeto u imagen para una
mejor comprensión.

Diapositiva: Imagen fotográfica positiva puesta en un soporte transparente
para la proyección.

Presentación: Presentar un contenido o la exhibición de una imagen.
PowerPoint está diseñado para proporcionar una apariencia coherente a las
presentaciones con diapositivas. PowerPoint le ayuda a controlar la apariencia de
las diapositivas de cuatro formas: con plantillas de diseño, patrones,
combinaciones de colores y diseños de diapositivas.
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Para empezar veremos la forma de iniciar el programa y cuáles son los
elementos básicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para
familiarizarnos con el entorno.
Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. Cuando conozcas
todo esto estarás en disposición de empezar a crear presentaciones.
INGRESO AL PROGRAMA POWERPOINT
Vamos a ver las formas básicas de iniciar PowerPoint.
1) Desde el botón Inicio
Situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Haz clic
sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el puntero sobre
Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él iniciara el
programa.
2) Desde icono de Acceso Directo del escritorio o cualquier otra
ventana haciendo doble clic sobre él.
3) Desde el Menú Ejecutar
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PROCEDIMIENTO:

Haga clic sobre el Botón Inicio

Luego haga clic sobre Ejecutar...

Después escriba POWERPNT en el cuadro de diálogo Ejecutar y haga clic
en el botón Aceptar
LA VENTANA DE MICROSOFT POWER POINT
Barra de Menú
Barra de Titulo
Barras de Herramientas
Estándar y Formato
Diapositiva
Ayudante
de Office
Botones de Vistas
Barra de Estado
Barra de Dibujo
VISTAS
Microsoft PowerPoint incluye distintas vistas para ayudarle a crear
presentaciones. Las dos vistas principales que se utilizan en
PowerPoint son la vista Normal y la vista Clasificador de diapositivas.
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Para pasar de una vista a otra de una forma sencilla, Simplemente haga clic en
los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana de
PowerPoint.
Vista Normal
La vista Normal contiene tres paneles: el panel de esquema, el panel de
diapositivas y el panel de notas. Estos paneles permiten trabajar en todos los
aspectos de la presentación desde un mismo lugar. El tamaño de los distintos
paneles se puede ajustar arrastrando los bordes de los paneles.
Panel de
Esquema
Panel de
Diapositiva
Panel de
Notas
Panel de esquema
Utilice el panel de esquema para organizar y
desarrollar el contenido de la presentación. Puede escribir todo el texto de la
presentación y reorganizar las listas con viñetas, los párrafos y las diapositivas.
Panel de diapositivas En el panel de diapositivas se muestra el aspecto
que tiene el texto en las diapositivas. Se pueden agregar gráficos, películas,
sonidos, crear hipervínculos e incluir animaciones en diapositivas individuales.
Panel de notas
El panel de notas permite agregar notas del orador o
información para compartirla con la audiencia. Si desea incluir gráficos en las
notas, tendrá que agregar las notas en la vista Página de notas.
Estos tres paneles también se muestran al guardar la presentación como página
Web. La única diferencia es que el panel de esquema muestra una tabla de
contenido para que pueda desplazarse por la presentación.
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Escribir notas mientras se trabaja en una presentación
Haga clic en el panel de notas y, a continuación, escriba las notas para la
diapositiva actual.
Para ampliar el panel de notas, sitúe el puntero en el borde superior del panel
hasta que se convierta en una flecha doble
y arrástrelo hasta que el panel
tenga el tamaño deseado.
Utilice el panel de esquema para desplazarse a las demás diapositivas a las que
desee agregar notas.
Sugerencia
Puede agregar objetos de dibujo e imágenes a las páginas de
notas. Para esto, haga clic en Página de notas, en el menú Ver, y agregue los
elementos que desee. Los objetos de dibujo y las imágenes no se muestran en el
panel de notas, pero sí aparecen si trabaja en la vista de página de notas o al
imprimir las diapositivas con las notas.
Vista Clasificador de diapositivas
La vista Clasificador de diapositivas muestra, al mismo tiempo, todas las
diapositivas de la presentación en miniatura. De esta forma resulta fácil agregar,
eliminar y mover diapositivas, incluir intervalos y seleccionar transiciones
animadas para pasar de una diapositiva a otra.
Barra de
Herramientas
Clasificador
de
Diapositivas
También puede obtener una vista previa de las animaciones de varias
diapositivas seleccionando las diapositivas que desea ver y haciendo clic en
Vista previa de la animación en el menú Presentación.
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Presentación con Diapositiva
En cualquier momento durante la creación de una presentación puede iniciar la
presentación con diapositivas y obtener una vista previa haciendo clic en
Presentación con diapositivas
en toda la pantalla del monitor.
Herramientas usadas durante la presentación
En esta vista podrá contar con algunas herramientas,
al presionar el botón derecho en esta vista aparecerá
el siguiente menú contextual:

Siguiente: Permite avanzar hasta la siguiente
Diapositiva

Anterior: Retrocede a la diapositiva anterior

Ir: Permite trasladarse de manera directa a una
diapositiva

Notas del Orador: Abre una ventana para mostrar las notas que va a
utilizar el orador, que han sido escritas previamente en el panel de notas
de la vista Normal.
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
Opciones del puntero: permite elegir el tipo de marca que tendrá el
puntero del Mouse así como también el color.

Pantalla: Permite elegir el aspecto de la pantalla durante la presentación.

Ayuda: abre una ventana done se muestra ayuda respecto al uso de
comandos durante la presentación.

Fin de la Presentación: Termina con la presentación en curso
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TRABAJANDO CON LA DIAPOSITIVA EN BLANCO
Para trabajar con una diapositiva en blanco se realizará los siguientes pasos:
1. Al ingresar a Power Point nos presenta una Presentación en Blanco con una
diapositiva con diseño de Titulo.
2.
Si queremos añadir un Texto presionamos el botón Cuadro de texto
luego marcamos el área de escritura para crear un texto, y si queremos una
imagen presionamos el botón Insertar Imagen Prediseñada
en la que se irá
a la galería de imágenes en la que se encuentra variedad de imágenes en la que
seleccionamos una de ellas, luego insertamos, estos botones se encuentran en la
barra de dibujo de la pantalla de PowerPoint.
Añadir una diapositiva
Para agregar más diapositivas a su presentación haga lo siguiente:
1. En el menú Insertar, haga clic en
Nueva diapositiva.
2. en el panel de tareas mostrara los diferentes diseños desplácese por los
autodiseños y elija el mas apropiado.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 189
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Nota:
Puede lograr el mismo resultado utilizando de la barra
de Herramientas el Botón Nueva Diapositiva.
Utilizando la combinación de Teclas
Control
M
Elegir un estilo nuevo

Las plantillas de diseño son estilos profesionalmente diseñados que se
pueden aplicar a la presentación en cualquier momento.
Cada plantilla de diseño contiene diapositivas patrón que controlan elementos
como el diseño del fondo, los colores, las fuentes, los estilos de las viñetas y el
tamaño de la fuente.
La misma presentación con 4 plantillas de diseño diferentes
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 190
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Nota:
Al Seleccionar Estilo de la diapositiva en el menú
Formato para ver y seleccionar una nueva plantilla
para
la
presentación.
El
contenido
de
la
presentación no cambiará.
Elegir un estilo nuevo
Combinación de colores
Las combinaciones de colores son conjuntos de
ocho colores combinados diferentes y coordinados
Que se pueden utilizar en las presentaciones.
También se pueden utilizar en gráficos y tablas, así
como para cambiar el color de las imágenes que
agregue a las diapositivas.

Cada plantilla de diseño incluye varias
combinaciones de colores entre las que
elegir.

Seleccione una combinación de colores
nueva para algunas diapositivas o para toda la presentación.
La misma plantilla de diseño con distintas combinaciones de colores.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 191
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“San Ignacio de Monterrico”
Cada plantilla de diseño incorpora un conjunto de combinaciones de colores.
Para elegir una combinación, haga clic en Combinación de colores de la
diapositiva en el menú Formato y, a continuación, seleccione la combinación que
desee.
Al aplicar una combinación de colores, éstos estarán
disponibles para todos los objetos de la presentación.
Todo lo que cree conjuntará automáticamente con el
resto de la presentación.
Cambiar combinaciones de colores
Para cambiar los colores de una combinación de
colores siga los siguientes pasos:
1. haga clic en Combinación de colores de la
diapositiva en el Panel de Tareas
2. Aparecerá lo siguiente en el Panel de Tareas.
3. Haga clic en la combinación que desee. Al
cambiar un color, todos los objetos que utilizaban
el color antiguo cambiarán automáticamente al
color nuevo.
Utilizar
colores
que
no
están
en
la
combinación de colores
Puede utilizar muchos más colores de los que se
incluyen en la combinación de colores. Siempre
que
se
utiliza
un
color,
se
agrega
automáticamente a todos los menús de color
(para texto, sombras, viñetas, fondo y líneas).
Los colores que se agregan aparecen debajo de
la combinación de ocho colores. Si agrega más
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 192
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de ocho, en la paleta aparecerá primero el más reciente y el más antiguo
desaparecerá.
Colores de la Combinación
Ultimo color Aplicado
FONDOS PERSONALIZADOS
Para poder crear fondos personalizados a
las
diapositivas,
deberá
seguir
los
siguientes pasos :
1. Clic en el Menú Formato.
2. Clic en la Opción Fondo.
3. Seleccione El Cuadro Combinado
que aparece en la ventana de
Fondo
4. seleccione la Opción Efectos de
relleno para poder personalizar
los fondos de la Presentación.
5. Aparecerá una Ventana con las
siguientes pestañas:

Degradado

Textura

Trama

Imagen
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 193
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Fondo con Degradado

Haga clic sobre la Ficha
Degradado

Seleccione
los
colores
entre Un color, dos colores o
una
combinación
Preestablecida.

Seleccione
sombreado
el
que
estilo
de
tendrá
el
fondo.

Finalmente haga clic en Aceptar.
Fondo con Textura

Haga clic en la ficha Textura.

Elija un fondo de las texturas
que se muestran

Puede buscar otra haciendo
clic en el botón Otra Textura

Se abrirá una ventana de
dialogo,
adecuada
busque
y
la
textura
haga
clic
en
haga
clic
en
Insertar.

Finalmente
Aceptar
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 194
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Fondo con Trama

Haga clic en la Ficha
Trama.

elija uno de los modelos
de tramas que se muestran.

Podrá
así
mismo
personalizar los colores que
se utilizaran en el entramado
para ello seleccione un color
para el primer plano y otro
para el segundo plano.

Finalmente haga clic en
Aceptar.
Fondo con Imagen Importada

Haga clic en la Ficha
Imagen.

Ahora
debe
seleccionar
para
el
una
fondo
de
imagen
de
su
diapositiva

Haga
clic
en
Seleccionar Imagen...

de
Se abrirá una ventana
dialogo
en
la
que
deberá ubicar la imagen que desea colocar.

Finalmente haga clic en Aceptar.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 195
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TRANSICIÓN DE LA DIAPOSITIVA:
Esta contiene las alternativas que se tienen para el cambio de una diapositiva a
otra, desplegándose la siguiente ventana:
COMO
AGREGAR
TRANSICIONES
A
UNA
PRESENTACIÓN
CON
DIAPOSITIVAS
1. En la vista Diapositiva o Clasificador de diapositivas, seleccione la diapositiva
o diapositivas a las que desee agregar una transición.
2.
haga
En el menú Presentación,
clic
en
Transición
de
diapositiva.
3.
Aparecerá lo siguiente en el
panel de tareas
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“San Ignacio de Monterrico”
4. En el cuadro Efecto, haga clic en la transición
elegida y, a continuación, seleccione las
demás opciones que desee.
5. Para aplicar la transición a la diapositiva
seleccionada basta con hacer clic en el efecto.
Para
aplicar
la
transición
a
todas
las
diapositivas,
haga
clic
en
Repita este proceso en todas las diapositivas a las que desee aplicar una
transición.
Nota:
Para ver las transiciones, haga clic en el Botón Reproducir
PERSONALIZAR ANIMACION
En esta parte agrega un efecto especial de sonido o visual a texto o a un objeto.
Por ejemplo puede hacer que los puntos de las viñetas de texto “vuelen” desde la
izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se
hace visible una imagen. Es posible animar cualquier numero de objetos en una
diapositiva e incluso animar los elementos de un grafico.
Animar texto y objetos
1. En la vista Normal, muestre la diapositiva que
contenga el texto o los objetos que desee animar.
2. En
el
menú
Presentación,
haga
clic
Personalizar animación y, a continuación,
3. Se
mostrara
el
siguiente contenido en el
panel de tareas haga clic
en Agregar Efecto
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en
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4. Seleccione Entrada y luego la opción Mas Efectos se mostrara la siguiente
Ventana
Seleccione el efecto deseado y haga clic en Aceptar
5. Seleccione cuando se dará inicio a la animación pudiendo elegir entre:

Hacer clic.- al presionar clic o Enter iniciara la
animación.

Con la Anterior.- la Animación inicia junto al
efecto previo.

Después de la Anterior.- la animación inicia
terminada la anterior animación
6. Repita los pasos 3 al 5 para cada objeto que desee animar.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 198
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7. Para
cambiar
el orden
de
la
animación,
seleccione el objeto que desee cambiar en
Orden de animación y haga clic en una de las
flechas para desplazar el objeto hacia arriba o
hacia abajo en la lista.
8. Para obtener una vista previa de
las animaciones, haga clic en.
Sugerencia
Una para crear animaciones básicas solo debe colocar animaciones de entrada,
los efectos de Énfasis y Salir. Solo se colocan a algunos objetos que se desean
resaltar.
INSERTAR EFECTOS DE SONIDO, NARRACIÓN Y PELÍCULAS A LAS
DIAPOSITIVAS
Insertar una Pista de Audio CD en una Diapositiva
Para este procedimiento, no es necesario insertar el CD
en la unidad de CD-ROM.
Siga los siguientes pasos:
1. muestre la diapositiva a la
que desea agregar una pista
de audio CD.
2. En el menú Insertar, elija
Películas y Sonidos y a
continuación, haga clic en
Reproducir Pista de Audio
de CD
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 199
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3. Se abrirá la siguiente ventana de Dialogo :
4.
seleccione aquí la pista y las
opciones de
sincronización
que
desee y a continuación, haga clic en
Aceptar. En la diapositiva aparecerá
un icono de CD.
5.
Aparecerá
entonces
un
mensaje. Si desea que el CD se
reproduzca automáticamente Haga
clic en Si; si desea que el CD se
reproduzca únicamente al hacer clic
sobre el Icono del CD
durante la presentación con diapositivas, haga clic
en No.
6. para escuchar la Música en la vista Normal, haga doble clic en el Icono del
CD
Insertar Música o Sonido en una Diapositiva
Para insertar una música o sonido de fondo a una presentación siga los
siguientes pasos:
1. muestre la diapositiva a la que desea agregar Música o sonido.
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2. En el Menú Insertar, elija Películas y Sonidos.
3. Siga uno de estos procedimientos:

Para insertar un sonido de la galería de Microsoft, haga clic en
Sonido de Galería y después localice e inserte el sonido que
desee.
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
Para nuestro caso insertar un sonido desde otro lugar, haga clic en Sonido
de Archivo, busque la carpeta que contenga el sonido y a continuación,
haga doble clic en el sonido que desee.
En la diapositiva aparecerá un icono de sonido
4. Aparecerá le siguiente Mensaje:
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Haga clic en Automaticamente para que el sonido se reproduzca
automáticamente al ejecutar la diapositiva, haga clic en Al hacer ciclo
encima si desea hacer clic en el icono de sonido
para reproducir dicho
sonido
5. Para escuchar el sonido en la Vista Normal, haga doble clic en el icono de
Sonido
Insertar una Película o Video en una Diapositiva
Siga los siguientes pasos:
1. Muestre una diapositiva a la que desee agregar la película o Video
2. En el menú Insertar elija Películas y Sonidos.
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3. Siga uno de estos procedimientos:

Para insertar una película de la galería de Microsoft, haga clic en Película
de Galería y después localice e inserte la película que desee.

Para nuestro caso insertar una Película desde otro lugar, haga clic en
Película de Archivo, busque la carpeta que contenga la película
y a
continuación, haga doble clic en la película que desee.
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4. aparecerá un mensaje. Si desea que la película se reproduzca
automáticamente al ejecutar la diapositiva, haga clic en Automaticamente; si
desea que la película se reproduzca únicamente al hacer clic sobre ella haga
clic en Al hacer clic encima.
5. para obtener una vista previa de la película en la vista Normal haga doble
clic sobre ella.

Cambiar el Tamaño de una Película
Para cambiar el tamaño de una película, video o cualquier otro objeto de
Power Point , arrastre el controlador de tamaño. No obstante, para obtener los
mejores resultados a la hora de ver una presentación, utilice el siguiente
procedimiento:
1. Haga clic en la película cuyo tamaño desee cambiar
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“San Ignacio de Monterrico”
2. En el menú Formato, haga
clic en Imagen
3. aparecerá
la
siguiente
en
la
Ventana:
4. Haga
clic
ficha
Tamaño
5.
Active
la
casilla
Verificación
Escala
para
Presentación
la
de
Adecuada
con
Diapositivas
6.
haga clic ahora sobre el Botón de comando Reestablecer
7.
Finalmente haga clic sobre el Botón de comando Aceptar
Nota: Al activar la casilla de verificación  Escala Adecuada para la
presentación con diapositivas impedirá que las películas se descentren
durante la reproducción.
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Grabar Narración
Para realizar este procedimiento es necesario
contar con un Micrófono.
Siga los siguientes pasos:
1. En el Menú Presentación Haga clic en
Grabar Narración
2. Aparecerá un cuadro de dialogo mostrando el
espacio libre en el disco y el numero de minutos que podrá grabar.
3. Si es la primera vez que va a grabar, siga este procedimiento:
 Haga clic en Establecer Nivel de
Micrófono y siga las instrucciones para ajustar
el nivel de Micrófono.
4. Para
diapositivas
insertar
como
la
narración
objeto
en
incrustado
las
y
comenzar a grabar haga clic en Aceptar.
5. Para insertar la narración como objeto
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vinculado, active la casilla de Verificación  Vincular Narraciones en y a
continuación, haga clic en Aceptar para iniciar la grabación
6. avance a través de la presentación y vaya agregando la narración. Al final
aparecerá el siguiente mensaje:
7. Para guardar los Intervalos junto con la Narración, haga clic en Si. Para
guardar solo la narración, haga clic en No.
Nota: En la esquina inferior derecha de cada diapositiva que tenga narración
aparecerá un icono de Sonido.
Grabar un Sonido o un Comentario en una sola diapositiva
Siga los siguientes pasos:
1. Muestre la diapositiva a la
que desea agregar un sonido.
2. en el menú insertar elija
Películas y sonidos y a
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continuación haga clic en Grabar Sonido.
3. aparcera el siguiente cuadro de dialogo
4. Para grabar el sonido haga clic en Grabar
5. Cuando termine haga clic en Detener
6. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el sonido y a continuación
haga clic en Aceptar
7. En la diapositiva aparecerá un icono de Sonido.
Eliminar la Narración o el sonido de una diapositiva

Seleccione el icono
de
Sonido, haga clic en el
menú
Edición
y
a
continuación clic en Borrar

También podrá eliminar el
sonido si presiona la Tecla
Supr.

Repita
esta
acción
para
cada diapositiva de la que desee eliminar la Narración o el Sonido.
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GRAFICOS EN POWER POINT
Como Insertar Un Grafico A Una Presentación
Para poder insertar un Gráfico dentro de una diapositiva, deberá seguir los
siguientes pasos:
1. En la ventana de Autodiseño se deberá seleccionar el diseño con el Gráfico.
2. Hacer doble clic para poder insertar un gráfico.
3. Para reemplazar los datos de muestra, haga clic en una celda de la hoja de
datos y después escriba la información que desee.
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4. al terminar haga clic fuera del área del grafico
Nota: También podrá insertar gráficos en una diapositiva incluso sin haber
elegido el autodiseño de gráficos, para ello haga clic en Insertar gráfico
Insertar un gráfico de Microsoft Excel en una
presentación.
Para ello siga los siguientes pasos:
1. Muestre la diapositiva a la que desea agregar un
gráfico de Excel.
2. En el menú Insertar, haga clic en Objeto.
3. Aparecer la siguiente Ventana
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4. Para crear un nuevo gráfico, haga clic en Crear nuevo y, a continuación, en
Gráfico de Microsoft Excel.
5. Para insertar un gráfico ya existente, haga clic en Crear desde archivo y
después especifique el nombre de archivo que desee.
6. Use las herramientas y menús de Microsoft Excel para modificar el gráfico.
Tabla de datos Por Columnas
Tipo de Grafico
Objetos del Grafico
Formato
Leyenda
Por Filas
Dirección de
Texto
7. Haga clic fuera del gráfico para volver a Power Point.
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Cambiar texto y datos en un gráfico.
Los valores y el texto de un gráfico están vinculados a la hoja de cálculo u hoja
de datos a partir de la cual se creó el gráfico. El gráfico se actualiza cuando se
cambian los datos de la hoja de cálculo u hojas de datos.
Si modifican el texto de los rótulos del eje de categorías, los nombres de series
de datos, la leyenda, o los rótulos de datos del gráfico, dejarán de estar
vinculados a las celdas de la hoja de cálculo u hoja de datos. Para cambiar el
texto de estos elementos y mantener los vínculos con las celdas, modifique el
texto de la hoja de cálculo u hoja de datos.
1. Haga doble clic en el gráfico que desee cambiar.
2. Si está trabajando con un gráfico de Microsoft Graph, cambie a la hoja de
datos, de la siguiente manera:
 Haga clic en ésta o en el gráfico, si la hoja de datos no está visible, haga
clic en Ver hoja de datos para mostrarla.
 Si está trabajando con un gráfico de Microsoft Excel, haga clic en la
etiqueta de la hoja que contiene los datos del gráfico, por ejemplo, Hoja 1.
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3. Haga clic en la celda
que contiene el texto o
valor que desee cambiar.
4. Escriba el nuevo texto o
valor.
5. Presione
la
tecla
ENTRAR.
6. Si está trabajando con
un gráfico de Microsoft Excel y desea asegurarse de que el gráfico se muestra en
la presentación de Power Point cuando vuelve a Power Point, haga clic en la
etiqueta de la hoja que contiene el gráfico, por ejemplo, Grafico 1.
Nota: Para averiguar qué hoja de cálculo contiene los datos del
gráfico, haga doble clic en éste y después en Datos de origen
en el menú Gráfico. En la ficha Rango de datos, fíjese en el cuadro Rango de
datos para ver las referencias de hoja y rango del gráfico. Si el rango es
demasiado complejo para mostrarse en la ficha Rango de datos, haga clic en la
ficha Serie, haga clic en un nombre de serie de la lista y después fíjese en los
cuadros Nombres y Valores para ver las referencias de hoja y rango de una
serie de datos individual.
Eliminar datos en gráficos.
Para eliminar datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel o una hoja de
datos de Microsoft Graph y de un gráfico relacionado, elimine los datos de la hoja
de cálculo u hoja de datos; el gráfico se actualizará automáticamente. Utilice el
siguiente procedimiento para eliminar una serie de datos del gráfico sin eliminar
los datos correspondientes de la hoja de cálculo u hoja de datos.
1. Haga doble clic en el gráfico que desee cambiar.
2. Haga clic en la serie de datos que desee eliminar.
3. Presionar la tecla Supr.
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4. Para volver a Power Point, haga clic fuera del gráfico.
Agregar un título a un gráfico o a un eje.
1. Haga doble clic en el gráfico al que
desea agregar un título.
2. En el menú Gráfico, haga clic en
Opciones de gráfico
3. Aparecerá la siguiente Ventana de
dialogo.
4. Haga clic en la ficha Títulos.
5. Para agregar un título de gráfico, haga clic en
el cuadro Título del gráfico y después
escriba el texto que desee.
Para agregar uno o más títulos de ejes, haga clic
en el cuadro apropiado para cada título y después
escriba el texto que desee.
6. Para volver a Power Point, haga clic fuera del grafico.
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Seleccionar un tipo de gráfico diferente.
En la mayoría de los gráficos 2D, puede cambiar el tipo de gráfico de una serie
de datos o del gráfico entero. En los gráficos de burbujas, sólo puede cambiar el
tipo del gráfico entero. En la mayoría de los gráficos 3D, el cambio del tipo de
gráfico afecta al gráfico entero. En los gráficos de barras y de columnas 3D,
puede cambiar una serie de datos a los tipos de gráficos cilíndricos, cónico o
piramidal.
Para cambiar el tipo de grafico siga los siguientes pasos:
1. Haga doble clic en el gráfico que desee cambiar.
2. Para cambiar el tipo de gráfico de
una serie de datos, haga clic en la serie
de datos del gráfico. Para cambiar el tipo
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de gráfico entero, no haga clic en ningún punto de gráfico.
3. En el menú Gráfico, haga clic en Tipo de gráfico.
4. Aparecerá la siguiente ventana
5. En las fichas Tipos estándar o Tipos personalizados, haga clic en el tipo de
gráfico que desee.
6. Podrá probar como quedara el grafico haciendo clic sobre el botón Presionar
Para Ver Muestra
7. Si desea en esta ventana podrá establecer el grafico seleccionado como
Predeterminado.
8. Para volver a Power Point, haga clic fuera del gráfico.
Nota:
Para aplicar los tipos de gráfico cónico, cilíndrico o piramidal a una serie de datos
de barra o de columna 3D, haga clic en Cilíndrico, Cónico o Piramidal en el
cuadro Tipo de gráfico de la ficha Tipos estándar y a continuación, active la
casilla de verificación Aplicar a la selección.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 217
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CREACION DE ORGANIGRAMAS
¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA?
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se
muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Los organigramas ce pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de
acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su ámbito, por su
contenido y por su presentación.
Por su naturaleza
• Microadministrativos.- Corresponden a una sola organización, pero
pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la
conforman.
• Macroadministrativos.- Involucran a más de una organización.
• Mesoadministrativos.- Contemplan a todo un sector administrativo, o a
dos o más organizaciones de un mismo sector.
Por su ámbito
Generales.- Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características, por
lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también
carta maestra.
Dirección General
Dirección
Departamento
Departamento
Dirección
Departamento
Departamento
Dirección
Departamento
Departamento
Organigrama General
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 218
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Específicos.- Muestran en forma particular la estructura de una unidad
administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la organización
de un departamento o sección de una empresa.
Gerencia
Departamento
Departamento
Oficina
Departamento
Oficina
Departamento
Oficina
Oficina
Oficina
Organigrama Específico
Por su contenido
Integrales.- Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de
una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.
Dirección General
Dirección
1.2
Dirección
1.1
Departamento
1.1.1
Departamento
1.1.2
Departamento
1.2.1
Departamento
1.2.2
Dirección
1.3
Departamento Departamento
1.2.3
1.3.1
Departamento
1.3.2
Organigrama Integral
Funcionales.- Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades
y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades
en el siguiente gráfico:
Organigrama Funcional
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 219
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De puestos, plazas y unidades .- Indican, para cada unidad consignada, las
necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o
necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan
las plazas.
Organigrama De puestos, plazas y unidades
Por su presentación
Verticales.- Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular
en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se
recomienda su uso en los manuales de organización.
Diagrama Vertical
Horizontales.- Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 220
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análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se
disponen horizontalmente.
Mixtos.- La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el
objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización
en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
Organigrama Mixto
De Bloque.- Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades
en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades
administrativas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.
Organigrama de Bloque
COMO CREAR UN ORGANIGRAMA EN POWER POINT
Para insertar un organigrama tenemos de diversas formas, las cuales
indicaremos algunos de ellos:
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 221
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INSERTAR UN ORGANIGRAMA
1. Muestre la diapositiva a la que desee agregar un organigrama.
2. En
el
menú
Insertar,
seleccione Imagen y después
haga
clic
en
Organigrama
3. Use las herramientas y menús
de
Organization
Chart
para
diseñar el gráfico.
CONFIGURACION DE LA PRESENTACION
1. Para configurar la presentación se debe contar una cierta cantidad de
diapositivas para configurar.
2. Luego en la barra de menú Presentación y
luego
en
la
opción
Configuración
de
Presentación.
3. Nos
muestra
un
cuadro
donde
seleccionaremos las opciones que deseamos
en nuestras presentaciones.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 222
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4. Luego hacer un clic en el botón aceptar.
Patrón de diapositivas
PowerPoint incluye un tipo especial
de diapositiva denominado patrón de
diapositivas.
El
diapositivas
controla
algunas
de
texto
características
patrón
de
denominadas "texto del patrón" (el
tipo, el tamaño y el color de la
fuente) y también algunos colores de
fondo y efectos especiales, como las
sombras y las viñetas.
1. Estilos de fuente para texto
principal, texto de título y texto de
pie de página
2. Ubicación de los marcadores de posición para texto y objetos
3. Estilos de viñetas
4. Combinación de colores y diseño del fondo
El patrón de diapositivas contiene marcadores de posición de texto y marcadores
de posición para pies de página, como fecha, hora y número de diapositiva. Para
realizar un cambio global en el aspecto de las diapositivas no es necesario
modificar las diapositivas individualmente: simplemente realice el cambio en el
patrón de diapositivas y, automáticamente, PowerPoint actualizará el resto de las
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 223
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diapositivas y aplicará los cambios realizados a las diapositivas nuevas que
agregue.
La finalidad del patrón de diapositivas es permitir los cambios globales y que los
cambios se reflejen en todas las diapositivas de la presentación, como
reemplazar el estilo de fuente. Generalmente, el patrón de diapositivas se utiliza
para las siguientes tareas:

Cambiar la fuente o las viñetas

Insertar arte, como un logotipo, para que aparezca en varias diapositivas

Cambiar la ubicación, el tamaño y el formato de los marcadores de
posición
Para ver el patrón de diapositivas, abra la vista Patrón de la siguiente manera:
1. En el menú Ver, elija Patrón
2. Haga clic en Patrón de diapositivas.
3. Aparecerá entonces la vista Patrón
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El patrón de diapositivas se cambia de la misma manera que las diapositivas,
pero recuerde que el texto del patrón es únicamente para diseño. El texto de la
diapositiva real, como títulos y listas, deberá escribirlo en la diapositiva, en la
vista Normal; y el texto de encabezados y pies de página en el cuadro de diálogo
Encabezado y pie de página.
Aunque cambie el patrón de diapositivas, los cambios realizados en diapositivas
individuales se conservan.
Al aplicar una plantilla de diseño a la presentación se agrega un patrón de
diapositivas. Normalmente, la plantilla también contiene un patrón de títulos, en la
que puede hacer los cambios que se aplican a las diapositivas con el diseño
Diapositiva de título.
Patrón de títulos
Para que las diapositivas de título tengan un aspecto diferente al de las demás
diapositivas de la presentación, modifique el patrón de títulos. El patrón de títulos
sólo afecta a las diapositivas que utilizan el diseño Diapositiva de título. Por
ejemplo, para destacar la primera diapositiva de cada sección de la presentación,
aplique un formato distinto a la diapositiva de título y utilice el diseño Diapositiva
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de título para la primera diapositiva de cada sección. Realice los cambios en el
patrón de diapositivas antes de empezar a trabajar con el patrón de títulos, ya
que cualquier formato de texto que modifique en el patrón de diapositivas también
cambiará en el patrón de títulos.
Utilice el diseño Diapositiva de título para las
diapositivas basadas en el patrón de títulos.
Plantillas de diseño y patrones
Cada plantilla de diseño tiene su propio patrón de diapositivas, cuyos elementos
controlan el diseño de la plantilla. Muchas plantillas tienen un patrón de títulos
independiente. Al aplicar una plantilla de diseño a una presentación, PowerPoint
actualiza automáticamente los estilos de texto y los gráficos del patrón de
diapositivas, y cambia a la combinación de colores que figura en la nueva plantilla
de diseño. Cualquier objeto que se agregue al patrón de diapositivas, por ejemplo
un cuadro de texto o una imagen, no se eliminará al aplicar una nueva plantilla de
diseño.
Ejemplos de patrones de
diapositivas de distintas
plantillas
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Modificar el patrón de diapositivas o el patrón de título
1. Siga estos procedimientos:
En el menú Ver, elija Patrón y, a continuación, haga clic en Patrón de
diapositivas.
En el menú Ver, elija Patrón y haga clic en Patrón de títulos.
2. Realice los cambios que desee.
Por ejemplo, cambie el tipo de fuente, el color o el tamaño del texto, el carácter
de las viñetas, o bien agregue una imagen o un cuadro de texto. Tenga cuidado
de no eliminar o agregar caracteres al texto del marcador de posición.
3. En la barra de herramientas Patrón, haga clic en Cerrar vista Patrón.
Nota:
En el patrón de diapositivas siempre se
podrá contar con una diapositiva en
miniatura que dará una idea del aspecto
final que tendrán las diapositivas
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Hipervínculos y botones de acción de una presentación
Hipervínculo.- Texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a un
archivo, una ubicación de un archivo, una pagina HTML del World Wide Web o
una página HTML de una Intranet, los hipervínculos también pueden ir a grupos
de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.
En Microsoft PowerPoint, un hipervínculo es una conexión entre diapositivas, a
una presentación personalizada, a una página Web o a un archivo. El
hipervínculo puede ser texto o un objeto como una imagen, gráfico, forma o
WordArt. Los botones de acción son botones predefinidos que puede insertar en
una presentación y para los que puede definir hipervínculos.
Puede agregar un hipervínculo a una presentación y utilizarlo
posteriormente para ir a ubicaciones diferentes, por ejemplo, a una
presentación personalizada, a determinada diapositiva dentro de su
presentación, a una presentación completamente distinta, a un documento de
Microsoft Word o a una hoja de cálculo de Microsoft Excel, o a una dirección de
Internet, intranet o de correo electrónico. Puede crear un hipervínculo a partir de
cualquier objeto, como texto, formas, tablas, gráficos e imágenes. Para insertar
hipervínculos, haga clic en Insertar hipervínculo
Botones De Acción.- PowerPoint también cuenta con algunos botones de acción
predefinidos (comando Botones de acción, en el menú Presentación) que puede
insertar en una presentación y para los que puede definir hipervínculos. Los
botones de acción contienen formas, como las flechas derecha e izquierda.
Utilícelos para agregar símbolos convencionales para ir a las diapositivas
siguiente, anterior, primera o última. Puede utilizar estos botones para una
presentación automática en exposición o para una presentación que piense
publicar en la intranet de su organización o en Internet. PowerPoint también tiene
botones de acción para reproducir películas o sonidos.
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El texto que representa un hipervínculo aparece subrayado y su color coordina
con la combinación de colores. Al hacer clic en un hipervínculo, éste cambia de
color y se obtiene acceso a otra ubicación, de forma que puede saber qué
hipervínculos ya ha visitado. Los hipervínculos se activan al ejecutar la
presentación con diapositivas, no al crearla.
Crear un hipervínculo a una presentación personalizada o a una ubicación
de la presentación activa
1. Seleccione el texto u objeto que desea que esté representado por el
hipervínculo.
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2. Haga clic en el menú Insertar
3. haga clic en hipervínculo.
4. aparecerá la siguiente ventana de dialogo.
5. Haga clic en Lugar de este documento.
6. En la lista, seleccione la diapositiva o presentación personalizada a la que
desea ir.
7. Para asignar una sugerencia que se muestre al colocar el puntero en el
hipervínculo, haga clic en Sugerencia y, a continuación, escriba el texto
que desee.
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Si no especifica una sugerencia, se utilizará la ruta de acceso o la
dirección URL del archivo.
8. Haga clic en Aceptar.
9. Para obtener una vista previa del hipervínculo en la
presentación con diapositivas, haga clic en Presentación en la
esquina inferior izquierda de la ventana de PowerPoint.
Sugerencias
 También puede agregar botones de acción predefinidos, con hipervínculos
para las diapositivas siguiente, anterior,
primera y última.

Si establece un hipervínculo con una sola
diapositiva, también deberá agregar un hipervínculo para que le permita
regresar a la original.
Para insertar botones interactivos, deberá seguir los siguientes pasos:
Clic en el Menú Presentación.
1. Clic en la Opción Botones de
acción.
2. Seleccionar uno de los botones de
acción (interactivos) que desee.
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Personalizar
Inicio
Ayuda
Información
Anterior
Comienzo
Final
Volver
Documento
Sonido
Película
Siguiente
Colocar el cursor en alguna parte de la diapositiva arrastrar hasta el tamaño que
desee.
3. aparecerá la ventana configuración de la acción
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4. Esta ventana aparecerá automáticamente, luego puede configurar la acción
que tendrá su botón cuando sea seleccionado, luego haga clic en Aceptar.
Hay que tener presente que cuando se trabaja con el botón de acción en blanco se
debe de activar la opción Hipervínculo a de la ventana de configuración, luego
seleccionar la acción que desea que cumpla y la opción Aceptar.
Presentaciones Portátiles
Cuando desee ejecutar una presentación con diapositivas en otro equipo, puede
utilizar el Asistente para presentaciones portátiles para empaquetar la presentación.
Este asistente empaqueta juntos, en el mismo disco o ubicación de red, todos los
archivos y las fuentes que se hayan utilizado en la presentación. Si piensa ejecutar
la presentación en un equipo que no tenga instalado Microsoft PowerPoint, también
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puede incluir PowerPoint Viewer. En el paquete puede incluir archivos vinculados,
así como fuentes TrueType, en caso de que las utilice. Después de empaquetar la
presentación, puede desempaquetarla para ejecutarla en otro equipo.
Empaquetar una presentación para utilizarla en otro equipo
1. Abra
la
presentación
que
desee
empaquetar.
2. En el menú Archivo, haga clic en
Empaquetar para CD-ROM…
3. Aparecerá la siguiente ventana
4. haga clic en copiar a la carpeta…
5. en la ventana que aparece haga
clic en examinar para seleccionar
la
carpeta
de
destino
de
la
presentación
6. Finalmente haga clic en aceptar y luego en cerrar
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MICROSOFT EXCEL
DEFINICIÓN
Es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su
desarrollo esta basado en el concepto de una hoja tabular y se utiliza
para resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas.
Con una hoja de calculo podemos, calcular, ordenar, etc.; además se pueden hacer
cambios fácilmente al formato de la hoja.
Excel es Software que combina tres diferentes tipos de programas:
 Hoja de Calculo
 Gestor de Gráficos
 Administración de Base de Datos
CARACTERISTICAS

Una hoja está formada por una serie de celdas, cada una de ellas tiene una
dirección (por ejemplo C3), la cual es determinada por la columna y la fila que
ocupa.

Las columnas tienen un encabezado etiquetado con letras. Las filas están
marcadas hacia abajo con números. Cada hoja de trabajo tiene 256 columnas y
65,536 filas, que en total darían 16 777,216 celdas.

Las celdas se activan haciendo clic en ellas. Lo que sé digita en ellas, será el
contenido de la celda. Se pueden manipular los datos en una hoja de trabajo
seleccionándolos y realizando operaciones con ellos.
ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Una hoja de cálculo es un área de trabajo en forma de matriz (parecido a una hoja
de papel cuadriculado), formada por un número determinado de filas y columnas.
Una hoja de cálculo consta de 65,536 filas, enumeradas consecutivamente en el
margen izquierdo. Asimismo cuenta con 256 columnas.
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Después de Z los rótulos continúan con AA hasta AZ, luego BA hasta BZ y así
sucesivamente hasta la columna IV para obtener un total de 256.
Columna
Rótulos de fila
Rótulos de columnas
Celda activa
Etiqueta de la hoja
CELDA
Una celda es la intersección de una fila con una
columna. Cada celda contiene un elemento de
información, tales como un valor numérico o un
texto. Por defecto, una celda contiene un ancho de 11 caracteres.
REFERENCIA DE CELDA
Una referencia de celda está compuesta
por sus coordenadas dentro de la hoja:
Es Decir, presenta primero la posición de
la columna, y luego la de la fila. Por
ejemplo C30 hace referencia a la celda en
la intersección de la columna C con la fila
30.
El hecho de poder utilizar varias hojas en un mismo archivo implica que las hojas de
cálculo manejadas con Microsoft Excel tienen un carácter tridimensional.
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Para poder hacer referencia a una celda de una hoja de cálculo tridimensional habrá
que añadir una tercera coordenada a las dos ya existentes: Número de Fila y
Nombre de la Columna. Esta tercera coordenada es el Nombre de la Hoja de
Trabajo a la que pertenece la celda. Por ello, la forma completa de nombrar una
celda sería:
nombre_hoja_de_trabajo!nombre_columna!nombre_fila
Por ejemplo: Hoja1!AV103
RANGO
Un rango es la agrupación de dos o más celdas. La creación de un rango de celdas
presenta primero:
 La Referencia de la Celda Inicial, es decir la celda ubicada en la esquina
superior izquierda.
 Luego detallamos dos puntos (:) o (..)
 La Referencia de la Celda Final, es decir la celda ubicada en la esquina inferior
derecha del rango.
LIBRO DE TRABAJO
En Microsoft Excel, un libro de trabajo es donde se almacena y analiza información.
Un libro puede contener varias hojas, limitándose su número a la memoria del
ordenador. El nombre de cada hoja aparece en la etiqueta, en la parte inferior de
dicha hoja.
Un libro puede almacenar hasta un máximo de
255 hojas de trabajo formando lo que se
denomina LIBRO DE TRABAJO. Cuando decida trabajar en un nuevo libro, Microsoft
Excel creará automáticamente tres hojas de trabajo con los nombres Hoja1, Hoja2 y
Hoja3.
HOJA DE GRÁFICO
Es una Hoja de un libro, que contiene únicamente un gráfico. Las hojas de gráfico
están vinculadas a los datos de la hoja de cálculo, y se actualizan automáticamente
cuando los datos de la hoja son modificados.
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LISTAS
Una lista es una forma de guardar datos en la hoja de cálculo. Una lista se puede
considerar como una base de datos, donde las filas constituyen los registros, y las
columnas constituyen los campos. Microsoft Excel proporciona una serie de
comandos que permiten organizar, buscar y administrar convenientemente una gran
cantidad de información en una lista.
MACROS
Una macro permite automatizar tareas que se realizan en forma rutinaria tales como
realizar cálculos especializados, aplicar formatos, etc. Una macro es una secuencia
de instrucciones que indican a Microsoft Excel qué se deberá hacer.
EJECUTAR EXCEL
 Haga clic sobre el Botón Inicio
 Luego haga clic sobre Ejecutar...
 Después escriba EXCEL en el cuadro de diálogo Ejecutar y presione el botón
Aceptar
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PANTALLA DE MICROSOFT EXCEL
Barra de Titulo
Cuadro de
Nombres
Barra de Menus
Caja de Control de Excel
Titulo de
Columnas
Barra de
Fórmula
s
Barras de
Herramientas
Titulo de
Filas
Etiqueta
de Hoja
Barra de
Estado
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DEFINICIÓN DE LAS PARTES DE LA HOJA PRINCIPAL
 Caja de control de Excel
Cuando se hace clic aquí, aparece un menú de cascada con
comandos para maximizar, minimizar, mover la ventana,
cambiar de tamaño o cerrar Excel.
 Caja de control del libro de trabajo
Cuando se hace clic aquí, aparece un menú de cascada con comandos para
maximizar, minimizar y mover la ventana, cambiar de tamaño o cerrar el libro de
trabajo.
 Botón para seleccionar toda la hoja
Si se hace un clic en el botón señalado, se seleccionará toda la hoja de trabajo.
Botón para
Seleccionar
Toda la Hoja
 Títulos de filas
Es un número que identifica todo un reglón, en una hoja de trabajo. Siempre aparece
a la izquierda de cada renglón. Se enumera de 1 a 65,536. Al hacer un clic en un
número de estos títulos se selecciona toda la fila.
Títulos de
Filas
 Barra de estado
Muestra la información del comando seleccionado, la función de un cierto botón
entre otras cosas.
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 Hojas de trabajo
Se pueden seleccionar las diferentes hojas de trabajo sólo al hacer un clic en la
pestaña correspondiente y con ello la hoja se activa.
 Barra de titulo
La palabra Microsoft Excel – Libro 1, indica que estas en Excel y el libro 1 es el libro
activo (el libro en el cual se está trabajando).
.
 Barra de menús
Seleccionando algún título de esta barra, se muestra un menú de cascada, para de
ella seleccionar un comando que permitirá una cierta acción.
 Barra de herramientas estándar y formato
Contienen las funciones más usadas en Excel.
 Botón de minimizar y maximizar
Presionando Minimizar la ventana de aplicación se convierte en un icono pero Excel
aún está ejecutándose con un libro de trabajo abierto. Presionando Maximizar la
Ventana de la Aplicación ocupa el área de toda la pantalla
Minimizar
Maximizar
 Encabezado de columna
Es una letra (o par de letras) que identifica toda una columna de la hoja de trabajo.
Siempre aparece en la parte superior de la columna. Estas se nombran de A hasta
IV siguiendo este orden : A,B,C,...,Z,AA,AB,...,AZ; BA,BB,...;IV. Hay 256 columnas.
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Al hacer clic en una de ellas se selecciona toda la columna.
 Celda activa
Se le llama así a la celda que deberá ser afectada por el siguiente comando y esta
encerrada por una línea oscura llamada borde de la celda activa. Si se arrastra este
borde se puede mover el contenido de la celda a otra celda.
Celda Activa
 Controlador de llenado
Es un cuadro negro que se encuentra en la parte inferior derecha del borde de una
celda tal que si se arrastra se puede crear series o copiar contenidos de celdas.
Controlador
de Llenado
 Barras de desplazamiento
Al hacer clic sobre las flechas de cualquiera de estas barras, se desplazará la
vista de la hoja hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la ventana. Si se
arrastra la caja de desplazamiento, se moverá una distancia mayor, también se
puede hacer clic una posición inmediata de las flechas para desplazarse una
pantalla de información.
Barra de Desplazamiento Horizontal
Barra de Desplazamiento
Vertical
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USANDO LA BARRA DE MENUS
Los menús se activan al hacer un clic en un nombre determinado o utilizando la tecla
ALT y la letra subrayada en el nombre del menú.
Cada nombre al ser activado muestra un menú de cascada con comandos
relacionados al nombre del menú.
USANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS
Microsoft Excel, cuenta con diferentes barras de herramientas que pueden ser
personalizadas.
Inicialmente por defecto, Excel sólo muestra la Barra de Herramientas Estándar y la
Barra de Herramientas Formato. Normalmente se despliega la barra de
herramientas, junto con la barra de fórmulas y las de desplazamiento; aunque cada
uno de estos elementos puede ocultarse cuando se desee.
La barra de herramientas estándar, contiene un cierta cantidad de comandos
representados por botones.
Al hacer un clic con el mouse sobre algún botón, se puede ejecutar acciones tales
como crear una hoja nueva.
Se pueden visualizar otras barras de botones usando la opción Barra de
Herramientas del menú Ver.
Herramientas De Ms-Excel
Aumentar decimales
Autosuma
Disminuir decimales
Pegar función
Estilo moneda
Asistente para gráficos
Estilo Porcentual
Bordes
Estilo millares
Euro
Orden ascendente
Insertar Hipervínculo
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Orden descendente
Combinar y centrar
TIPOS DE DATOS QUE ADMITE EXCEL
Microsoft Excel admite únicamente cinco tipos de datos y estos son: Rótulos,
Valores, Fórmulas, Fechas y Horas.
RÓTULOS
Los rótulos son combinaciones de caracteres alfanuméricos, es decir, letras
(mayúsculas y minúsculas), números (0, 1, 2,...) y caracteres de puntuación (, . ; : ¡ !
¿ ? + = < & >, etc...). La única limitación que impone Excel a los rótulos es que
nunca podrán exceder a 32000 caracteres.
Siguiendo estas sencillas normas, se podrían considerar como rótulos todos los
siguientes ejemplos:
Relación de participantes
¡Resultados de la Elecciones!
A-13F435FG
13 de diciembre
En Microsoft Excel los rótulos pueden empezar por un número (como en el caso del
último ejemplo de la lista anterior) pero jamás podrán empezar por el signo de
igualdad (=), un + (más) o un signo – (menos) ya que, en estos casos, Excel
confundirá el rótulo que haya introducido con una fórmula mostrando un mensaje de
error (#¿NOMBRE?)
Nota: Si desea introducir rótulos que comiencen por
alguno de los caracteres mencionados
anteriormente (=, + o -) deberá preceder el rótulo
por una comilla simple (‘). Por ejemplo ‘= 13 de
diciembre.
VALORES
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Valor en Microsoft Excel es simplemente un número. Los Números que
ingrese en las celdas deberán comenzar siempre por un carácter numérico (del 0 al
9), una coma decimal(,) un signo más (+) o un signo menos (-). Además deberá
tener en cuenta las siguientes reglas:

No podrá introducir espacios para separar grupos de números. Por ejemplo si
introduce 12 345 (12<espacio>345) Excel lo interpretará como un rótulo.

Podrá incluir comas para separar unidades de millar, de millón, etc. Por
ejemplo 1,234,567 es correcto, aunque el programa lo almacenará
internamente como 1234567.

Recuerde que el carácter que se utiliza como separador de decimales es el
punto (.) si está utilizando esta configuración regional y como idioma el
español. No se puede digitar más de un punto decimal en el mismo número.

También podrá introducir los números utilizando notación científica. Por
ejemplo, para introducir 3030000 puede teclear 3.03E+06 o 3.03e6.

Para añadir el carácter tanto por ciento (%) a un número (por ejemplo 23%)
El rango de valores que podrá manejar en Microsoft Excel es amplísimo. Excel
aceptará cualquier valor comprendido entre el intervalo 1E-307 y 9.99E+307.
Por último, Excel podrá manejar números hasta con 30 decimales. Si introduce más
decimales, Excel truncará el valor introducido a partir de la trigésima cifra decimal.
FÓRMULAS
Las fórmulas en su hojas de trabajo realizan cálculos. Aunque Microsoft Excel le
permite el uso de tres tipos de fórmulas: Numéricas, Lógicas y de Cadena, las más
usuales son las numéricas.
Las fórmulas numéricas realizan cálculos sobre números. En ellas podrá utilizar
cualquier combinación de los siguientes signos matemáticos: +. -, *, / y ^
(exponenciación). Por ejemplo son fórmulas numéricas las siguientes:
+123-234
=64*34/14
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En general, todas las fórmulas que introduzca en Excel deberán comenzar por los
signos anteriormente señalados: igual (=), más (+) o menos (-). De lo contrario Excel
no realizará ningún cálculo y sólo mostrará esta operación como un rótulo en la
celda.
Uno de los hechos más destacables e importantes de las fórmulas es que no sólo
pueden operar directamente sobre números (=1234+5678), sino que también podrá
utilizarlas con direcciones de celdas. Por ejemplo, si escribiera =A1+A2, le estaría
indicando a EXCEL que sumara los valores contenidos en las celdas A1 y A2 y que
mostrara el resultado en la hoja de trabajo.
Por último,
las fórmulas
de
Microsoft Excel pueden
contener funciones
específicamente desarrolladas para este programa. Estas funciones realizan
operaciones predefinidas que, en ocasiones, pueden ser de gran complejidad (por
ejemplo, funciones matemáticas, financieras, estadísticas, etc.) en definitiva, las
fórmulas constituyen una de las características más poderosas e importantes de
Microsoft Excel.
FECHAS Y HORAS
Los últimos tipos de datos aceptados por Excel son las fechas y horas. Excel
reconoce las fechas y horas que usted introduzca en los formatos más utilizados.
Cuando introduzca una fecha u hora, Excel convertirá su valor en lo que denomina
un número serie.
Afortunadamente, Microsoft Excel cuanta con una ventaja evidente: Es capaz de
reconocer si el usuario está introduciendo una fecha o una hora. Para ello, sólo
tendrá que introducir la fecha u hora en uno de los formatos válidos de fecha u hora
reconocidos por Excel.
Estos son:
 18/2/2003
 18-Feb-2003
 18-Feb (se utilizará el año marcado en el equipo)
 Feb-2003 (sólo se mostrará el mes y el año)
 18 Febrero 2003
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 246
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 18 Feb 2003
Como puede ver, en todos estos formatos podrá utilizar guiones, espacios o barras
(/) para separar los distintos elementos que constituyen la fecha.
Al igual que hace con las fecha, podrá introducir horas en Excel. Los formatos
reconocidos por el programa son:
 15:45
 15:45:30
 3:45 PM
 3:45:30 PM
 18/2/97 15:45
Los dos primeros formatos son para el caso de que utilice un reloj de 24 horas,
mientras que los dos siguientes son para relojes de 12 horas. En estos últimos casos
deberá añadir los sufijos AM, A, PM o P (tanto en mayúsculas como en minúsculas)
EJEMPLOS
MENÚS Y COMANDOS DE MICROSOFT EXCEL 2000
Un comando es una instrucción que al ejecutarse realiza una acción determinada.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 247
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Puede elegir comandos de diferentes maneras:
 Seleccionándolos en la barra de menú,
 Haciendo clic en los botones de las barras de herramientas
 Usando los menús contextuales, o
 Presionando alguna combinación de teclas.
Método abreviado de teclado, permite ejecutar un comando
sin usar la barra de menús.
Utilice
las
barras
de
herramientas
Estándar
y
Formato
como
métodos
abreviados
para
elegir
comandos.
Los puntos suspensivos
indican que al elegir un
comando aparecerá un
cuadro de diálogo.
Los comandos atenuados
no estarán disponibles
hasta que el elemento
apropiado
sea
seleccionado.
indica que al colocar el
puntero del mouse
sobre esta opción,
aparecerá un
submenú.
LOS MENÚS CONTEXTUALES
Los menús contextuales mejoran la funcionalidad del programa ya que incluyen
comandos directamente relacionados con la operación que se está realizando. Para
seleccionar un comando de un menú contextual debe realizar el siguiente
procedimiento:
PROCEDIMIENTO:
 Primero seleccione la celda, rango de celdas u objeto con el que desea
trabajar,
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 248
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 Luego, haga clic con el botón derecho del mouse.
 Cuando aparezca el menú contextual, desplace el puntero del mouse sobre el
comando y haga clic.
Si cambia de opinión y no desea elegir un comando, haga clic fuera del menú
contextual o presione la tecla Esc.
Seleccione una celda, rango de celdas u objeto y luego haga clic con el botón
derecho del mouse. En el menú contextual que aparece, seleccione un comando.
CREAR UN NUEVO LIBRO
Para crear un nuevo libro en Excel, seguir los siguientes pasos:
1. En el menú Archivo, hacer clic en Nuevo o haga clic en le Botón
Nuevo Libro de la Barra de Herramientas Estándar
2. Para crear un libro nuevo, en blanco, hacer clic en la ficha “General” y, a
continuación, hacer doble clic en el icono Libro.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 249
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Para crear un libro basado en una plantilla, hacer clic en la ficha “Soluciones hoja
de calculo” en la lista de la ficha en que se personaliza las plantillas y, a
continuación, hacer clic en la plantilla del tipo de hoja de calculo que se desee crear.
GUARDAR UN LIBRO
Para poder grabar un libro, deberá seguir los siguientes pasos:
1. Hacer un clic en el menú Archivo
2. Hacer un clic en la Opción Guardar, o haga clic sobre el botón Guardar de la
Barra de herramientas estándar
3. Aparecerá la Siguiente Ventana de Dialogo
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 250
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Donde:
Guardar en: Permite cambiar de Unidad o directorio donde se guardara el archivo.
Nombre de archivo: Permite ingresar el nombre del archivo.
.
Guardar como tipo: Permite seleccionar el tipo de formato con que se guardara el
archivo.
Guardar: Permite confirmar el procedimiento.
 Coloque un nombre para el Libro de trabajo, indique una ubicación para guardarlo
y haga clic en Guardar.
ABRIENDO UN LIBRO DE TRABAJO
Para poder recuperar un libro, deberá seguir los siguientes pasos:
1. Hacer un clic en el menú Archivo.
2. Hacer un clic en la opción Abrir, o haga clic en el Botón Abrir de la Barra de
Herramientas estándar.
3. Aparecerá la siguiente ventana de dialogo
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 251
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Donde:
Buscar en: Permite cambiar de driver o directorio donde se buscara el archivo.
Nombre de archivo: Permite indicar el nombre de archivo que se desea Abrir.
Tipo de archivo: Permite seleccionar el tipo de formato con el que se buscara el
archivo.
Abrir: Permite confirmar el procedimiento.

Deberá Ubicar el Nombre del Libro que se desea Abrir y hacer doble clic sobre
el o seleccionarlo y hacer clic en Abrir
INGRESANDO DATOS
Para ingresar datos de tipo texto,
numérico o fecha, seguir los siguientes
pasos:
1. Hacer clic en la celda en la que se
desea introducir los datos.
2. Escribir los datos y presionar ENTER
TAB.
EDITANDO DATOS
Para editar datos, previamente ingresados seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la celda de la cual se desea editar los datos.
2. Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2.
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o
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“San Ignacio de Monterrico”
A continuación aparecerá el cursor al final de la línea. Para editar moverse con las
teclas de desplazamiento o con el mouse.
Presione la Tecla F2
para Editar el
Contenido de Una
Celda
*también se puede ir con el mouse hacia la línea de edición de la celda y modificar
datos. Para cancelar los cambios, presionar Esc.
ADMINISTRANDO LAS HOJAS DE TRABAJO
 Moviéndose y desplazándose en una hoja de trabajo
Para desplazarse en una hoja de calculo, hacer clic en cualquier celda o utilizar las
teclas de dirección.
Si se desplaza a una celda, ésta se convertirá en la celda activa. Para ver un área
diferente de la hoja, utilizar las barras de desplazamiento.
Un Clic sostenido para
moverse hacia arriba
o hacia debajo de las
flechas
Ubicar el Puntero y
hacer clic para poder
ver mas etiqueta
Hacer un clic y
arrastrar para avanzar
una o varias columnas
Hacer un clic y
arrastrar para
avanzar una o
varias Filas
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“San Ignacio de Monterrico”
Para desplazarse
Hacer esto
Una fila hacia arriba o hacia abajo
Hacer clic en las flechas de la
barra de desplazamiento vertical.
Una columna hacia la izquierda o
Hacer clic en las flechas de la
barra
de
desplazamiento
horizontal.
hacia la derecha
Una ventana hacia arriba o hacia
abajo
Una ventana hacia la izquierda o
hacia la derecha
Una gran distancia
Hacer clic en el cuadro de
desplazamiento superior o inferior
de la barra de desplazamiento
vertical.
Hacer clic en el cuadro
desplazamiento
izquierdo
derecho
de
la
barra
desplazamiento horizontal.
de
o
de
Arrastrar
el
cuadro
de
desplazamiento hasta la posición
relativa aproximada.
Para cambiar a otra hoja en un libro, seguir los siguientes pasos:
1. Hacer un clic en la etiqueta de la hoja.
Si no se ve la etiqueta deseada, hacer un clic en los botones para desplazar
etiquetas y poder visualizarla. A continuación, hacer clic en la etiqueta.
Para Seleccionar una hoja
hacer clic en una etiqueta
Si se selecciona más de una hoja, Microsoft Excel repetirá los cambios que se hacen
en la hoja activa en todas las demás hojas seleccionadas. Estos cambios pueden
reemplazar los datos en otras hojas.
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“San Ignacio de Monterrico”
Para seleccionar
Una sola hoja
Hacer esto
Hacer clic en la etiqueta de la hoja
Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a
continuación,
Dos o más hojas
adyacentes
mantener
presionada
la
tecla
MAYUS y hacer clic en la etiqueta de la última
hoja.
Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja, y a
Dos o más hojas NO
adyacentes
continuación, mantener presionada la tecla CTRL
y hacer clic en las etiquetas de las demás hojas.
Hacer clic con el botón secundario del mouse
(ratón) y, a continuación, elegir la opción
Todas las hojas de un
libro
“Seleccionar todas las hojas” en el menú
contextual.
Para insertar una hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar una etiqueta (la que va anteceder a la hoja insertada)
2. Hacer clic con el botón derecho del mouse.
3. Luego en la siguiente ventana dar un clic en la opción Insertar del menú
emergente que aparece.
4. En la siguiente ventana seleccionar la opción Hoja de calculo y dar un clic en el
botón Aceptar.
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“San Ignacio de Monterrico”
Para eliminar una hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el mouse en la etiqueta, dar un clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción Eliminar.
2. En el siguiente cuadro de diálogo, hacer un clic en Aceptar.
Moviendo o Copiando una Hoja de Cálculo
Para mover o copiar una hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar una etiqueta que va ha ser copiada o movida.
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“San Ignacio de Monterrico”
2. Hacer clic con el botón derecho del mouse.
3. Luego seleccionar la opción Mover o copiar del menú emergente que aparece.
4. En la siguiente ventana seleccionar la posición a donde se desee mover la Hoja
de cálculo y dar un clic en el botón Aceptar.
Para una Celda: Para seleccionar una celda, ubicar
el mouse en una celda y hacer un clic en ella.
Para
Seleccionar
un
Rango
de
Celdas
Adyacentes: Para seleccionar un rango de celdas
adyacentes, ubicar el mouse en una celda y
arrastrar hasta la celda final.
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“San Ignacio de Monterrico”
Para Seleccionar un Rango de Celdas No Adyacentes:
Para seleccionar un rango de celdas no adyacentes, ubicar el mouse en una
Celda manteniendo presionada la tecla CTRL y hacer un clic en las celdas
adicionales.
Para eliminar celdas, Filas o Columnas seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas, filas o columnas que se desea eliminar.
2. En el menú Edición, hacer clic en Eliminar.
A continuación aparecerá un cuadro de diálogo como el que se muestra a
continuación, en el que se debe de seleccionar la opción más apropiada a hacer clic
en Aceptar.
Cuando se eliminan celdas, Microsoft Excel las quita de la hoja de cálculo y
desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio. Cuando se borran celdas, se
quita el contenido de las celdas (fórmulas y datos), el formato o los comentarios
pero se dejan las celdas vacías en la hoja de cálculo.
Otra manera de eliminar celdas, filas o columnas es con el menú emergente, el cual
aparece al dar clic derecho con el mouse, luego de haber seleccionado las celdas,
filas o columnas que se desea eliminar.
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Insertando filas
Para insertar una o varias filas, seguir los siguientes pasos:
Hacer un clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición
en la que se desea insertar la nueva fila.
Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, hacer clic en la Fila
5.
1. En el menú Insertar, hacer un clic en la opción Filas.
Para insertar una o varias columnas, seguir los siguientes pasos:
Insertando una Columna
1. Hacer un clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición
en que desea insertar la nueva columna.
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“San Ignacio de Monterrico”
Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna D,
hacer clic en una celda de la columna D.
2. En el menú Insertar, hacer clic en la opción Columnas.
COPIAR Y MOVER CELDAS
Para cortar (mover) o copiar datos en celdas; debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda que se
desea copiar o cortar.
2. Elija el menú Edición, y haga
clic en la opción Cortar o Copiar,
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 260
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luego sitúese en la celda en la que desea pegar el contenido.
3. Por último, haga clic en la opción Pegar del menú Edición.
Microsoft
Excel
copiará o moverá la celda completa, incluyendo: Fórmulas, Los valores del
resultado, Los Comentarios y el Formato de los mismos. Si el área de copia
seleccionada incluye celdas ocultas, también las copiará.
Si desea insertar una o varias filas,
basémonos
en
el
siguiente
ejemplo:
Con la finalidad de insertar una
nueva fila por encima de la Fila
Nro.3,
hacer
clic
en
la
fila
señalada.
En el menú Insertar, hacer un
clic en la opción FILAS.
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El Procedimiento es igual que el de insertar Filas hay que seleccionar la celda o
celdas y en el menú Insertar, hacer clic en la opción COLUMNAS.
ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS
Para eliminar Celdas, Filas o Columnas debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas, filas o columnas que se desea eliminar.
2. En el menú Edición, hacer clic en Eliminar.
A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo (Figura Nro.2), en el que se
debe seleccionar la opción más apropiada para eliminar. Luego presione el botón
Aceptar.
(Figura Nro.2)
Cuando se eliminan celdas, Microsoft Excel
las quita de la hoja de
calculo, y desplaza las
celdas
vecinas
para
llenar el espacio.
Cuando se borran celdas, se eliminan el contenido de las celdas:
Fórmulas, Datos, El formato y los comentarios pero se dejan
las celdas vacías en la hoja de calculo.
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También puede eliminar eligiendo la opción Eliminar... del Menú Contextual, que
aparece al hacer clic derecho con el mouse, sobre la región seleccionada: celdas,
filas o columnas que se desea eliminar.
FORMATO DE TEXTO Y CELDA
Formato, es la representación de un valor en la hoja de calculo, es decir, es la forma
en la que se muestra en pantalla o impresora un dato. El formato no altera un dato
en si, sino a la forma en que éste aparece.
Cada celda puede tener un formato diferente. Los aspectos de una celda cuyo
formato puede ser alterado son:
 Número
 Alineación
 Fuentes
 Bordes
 Tramas
 Proteger.
Todos éstos aparecen en el Menú Formato.
En el caso de las filas y columnas los aspectos pueden ser: alto, ancho, mostrar,
ocultar, entre otros.
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Para dar formato rápidamente a la hoja, se debe de acceder a la barra de
herramientas, estándar y formato; para ello primero seleccionar la celda o el rango
de celdas a formatear.
Para dar formato numérico a una celda, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la Celda o celdas a modificar.
2. Hacer un clic derecho y elegir la opción Formato de celdas, o ir al menú
Formato y seleccionar la opción Celdas.
En la figura se muestran los formatos numéricos básicos construidos en Excel.
Excel posee una gran variedad de formatos numéricos, de fecha, de moneda, de
porcentaje, entre otros para casi todo tipo de necesidad. Además pueden construirse
nuevos si es necesario.
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CATEGORÍA NÚMERO
Contiene una serie de opciones que visualizan números en formatos enteros, con
decimales y con puntos.
CATEGORÍA MONEDA
Contiene formatos similares a los de
la
categoría Número, excepto que en
vez
de ser utilizados para controlar la
presentación de puntos, se utilizan
para controlar un signo monetario.
CATEGORÍA CONTABILIDAD
Presenta formatos de gran utilidad para los profesionales de la contabilidad. Si utiliza
estos formatos con fuentes contables subrayadas, de manera fácil podrá crear
estados de cuentas, hojas de balances y otros documentos que se adapten a los
principios contables aceptados normalmente.
El formato Contabilidad alinea los signos monetarios a la izquierda y los números a
la derecha de las celdas.
CATEGORÍA PORCENTAJE
Presenta opciones de formato que visualizan números como
porcentajes. Al aplicar el formato Porcentaje a un número, el
punto decimal del número salta dos posiciones a la derecha, y un signo de tanto por
ciento es añadido al final del número. Por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0.4567 como 45%; con dos decimales 0.4567 aparece como
45.67%.
CATEGORÍA FRACCIÓN
Ofrece formatos que muestran los números como fracciones. Estos formatos son
útiles para las cotizaciones de las acciones.
CATEGORÍA CIENTÍFICA
Visualiza los números en notación exponencial. Por ejemplo, el formato científico
con dos decimales visualiza el número 98765432198 como 9.88E+10. Este número
es 9.88 por 10 elevado a la décima potencia.
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CATEGORÍA TEXTO
Aplica el formato de texto a las celdas seleccionadas. Si las celdas contienen
números, éstos serán tratados como texto.
CATEGORÍA ESPECIAL
Permite formar códigos postales, números telefónicos y números de seguridad
social.
CATEGORÍA PERSONALIZADA
Permite crear nuevos formatos personalizados. Estos formatos se guardan
automáticamente al final de la lista de formatos de la categoría Personalizada, y
están disponibles en todas las hojas cada vez que abra el libro de trabajo.
Para crear un formato personalizado:
a.
Selecciones las celdas a las que desea dar formato.
b.
En el menú Formato, haga clic en Celdas y en la pestaña Número.
c.
En la lista Categoría, seleccione Personalizada.
d.
En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el
formato que desee.
(ALINEACIÓN DE LOS DATOS)
Del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la ficha Alineación para
alinear texto y números en las celdas.
La siguiente ilustración muestra algunos ejemplos de alineación de celdas:
En un nuevo libro de trabajo, todas las celdas de hoja de cálculo tienen el formato de
alineación general, que alinea automáticamente a los números a la derecha, y los
textos a la izquierda.
Para modificar el tipo de alineación de un grupo de celdas seleccionadas, siga el
siguiente procedimiento:
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“San Ignacio de Monterrico”
PROCEDIMIENTO:
a. Seleccione la celda, o celdas cuya alineación desea modificar.
b. Seleccione el menú Formato > Celdas, o presione las teclas CTRL + 1 para
visualizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
c. Haga clic en la ficha Alineación, y luego elija las opciones de alineación que
desee.
SECCIÓN HORIZONTAL:
En este cuadro de lista seleccione una opción para cambiar la alineación horizontal
del contenido de la celda seleccionada.
 GENERAL: Aplica la alineación predeterminada. Los datos de texto se
alinearán al lado izquierdo de la celda y los números, fecha y horas se
alinearán a la derecha.
 IZQUIERDA: Alinea el contenido en el extremo izquierdo de la celda.
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 CENTRAR: centra el contenido en las celdas seleccionadas.
 DERECHA: Alinea el contenido en el extremo derecho de las celdas.
 RELLENAR: Repite los caracteres de la celda situada en el extremo izquierdo
a lo largo del rango seleccionado. Todas las celdas del rango seleccionado que
quiera rellenar deberán estar vacías.
 JUSTIFICAR: Divide el contenido de la celda en varias líneas dentro de la
celda.
 CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Entra el contenido de la celda situada en el
extremo izquierdo de una selección en el rango seleccionado.
SECCIÓN VERTICAL:
En este cuadro seleccione una opción para cambiar la alineación vertical del
contenido de las celdas. Por defecto, Microsoft Excel alinea el texto verticalmente en
la parte inferior de una celda.

SUPERIOR: Alinea el contenido en la parte superior de la celda seleccionada.

CENTRAR: centra verticalmente el contenido de las celdas seleccionadas.

INFERIOR: alinea el contenido en la parte inferior de las celdas
seleccionadas.

JUSTIFICAR: Justifica el contenido de la celda dentro del alto de la misma.
ORIENTACIÓN:
Seleccione una opción para cambiar la orientación del
texto en las celdas seleccionadas.
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FORMATO: FUENTE (TIPO, TAMAÑO, COLOR, ESTILOS Y EFECTOS DE LOS
VALORES)
Puede especificar una fuente, un tamaño y un color a las fuentes de las celdas con
la finalidad de cambiar la apariencia de los datos que las conforman. La siguiente
ilustración muestra algunos ejemplos de formatos asignadas a las fuentes de las
celdas:
Para aplicar formatos al contenido de las celdas, siga estos pasos:
PROCEDIMIENTOS:
a. Seleccione las celdas que desee formatear.
b. Seleccione el menú Formato > Celdas. Y haga clic en la pestaña Fuentes del
cuadro de diálogo Formato de celdas.
c. Seleccione las opciones de formato que desee.
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“San Ignacio de Monterrico”
TACHADO: Habilite esta casilla para trazar una línea a lo largo del texto o los
números de las celdas seleccionadas. Ejemplos:
tachado, 1,234.55.
SUPERÍNDICE: Da formato de superíndice al
texto
o
a
los
números
de
las
celdas
seleccionadas. Ejemplos: a2, 102.
SUBÍNDICE: Da formato de subíndice al texto o a
los
números
de
las
celdas
seleccionadas.
Ejemplos: a2, 102.
COLOR: Seleccione un color de la lista para
cambiar el color de las fuentes de las celdas
seleccionadas.
FORMATO: BORDES ( DISEÑO Y ESTILO DE BORDES A LAS CELDAS )
Microsoft Excel le proporciona diferentes clases de bordes que los pueden aplicar a
las celdas con la finalidad de crear una hoja de cálculo de apariencia profesional.
Para aplicar bordes a las celdas siga estos pasos:
PROCEDIMIENTO:
a. Seleccione las celdas a las que desea aplicar bordes.
b. Seleccione el menú Formato > Celdas, y haga clic en la ficha Bordes del
cuadro de diálogo Formato de celdas.
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“San Ignacio de Monterrico”
c. Aplique los bordes que crea conveniente.
NINGUNO: Quita los bordes de la celdas seleccionadas.
CONTORNO: Agrega un borde alrededor de la parte exterior del
rango de las celdas seleccionadas.
INTERIOR: Agrega un borde a las cuadrículas internas en el intervalo
de las celdas seleccionadas.
FORMATO: TRAMAS (PLANTILLAS DE DISEÑO)
Para aplicar tramas a una celda o rango de celda, siga estos pasos:
PROCEDIMIENTO:
a. Seleccione las celdas a las que desea aplicar una trama.
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“San Ignacio de Monterrico”
b. Seleccione el menú Formato > Celdas y haga clic en la ficha Tramas del cuadro
de diálogo Formato de celdas.
c. Seleccione un color para cambiar el color de fondo de las celdas seleccionadas.
d. Seleccione una trama en el cuadro Trama.
e. Seleccione un color para la trama.
f. Finalmente, haga clic en Aceptar.
CENTRAR Y COMBINAR CELDAS
Si se desea centrar el contenido de una celda en varias columnas, seguir los
siguientes pasos:
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“San Ignacio de Monterrico”
1. Escribir el texto que se desea centrar.
2. Seleccionar el rango de celdas en el que se desea centrar el texto.
3. A continuación, hacer clic en el botón combinar y centrar.
Así quedara el texto centrado entre las columnas B y E
MODIFICAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS
1. Ubicarse en la columna que desea modificar el ancho.
2. Menú Formato.
3. Opción Columnas.
4. Opción Ancho.
5. Ingresar la nueva medida.
6. Opción Aceptar.
MODIFICAR EL ALTO DE LAS FILAS
1. Ubicarse en la fila que desea modificar el alto.
2. Menú Formato.
3. Opción Filas.
4. Opción Alto.
5. Ingresar la nueva medida.
6. Opción Aceptar.
EL BOTÓN COPIAR FORMATO
Este botón permite copiar fácilmente el formato entre celdas. En este
ejemplo, la celda B4 contiene un número con formato personalizado
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“San Ignacio de Monterrico”
(#,##0.00). si desea copiar este
mismo formato a las demás
ventas de enero, febrero y
marzo; seleccione la celda B4 y
copie el formato presionando
dicho botón.
Luego seleccione el rango de
celdas a las que desea darles el
mismo formato.
Al final todas las celdas
seleccio-nadas, quedarán
formateadas
mismo
con
el
formato
(#,##0.00).
AUTOFORMATOS
Microsoft Excel le proporciona una serie de formatos predefinidos con los cuales
puede mejorar rápidamente la apariencia de la hoja de cálculo. Al aplicar un
Autoformato, Microsoft Excel selecciona el rango actual, reconoce los títulos, valores
y fórmulas de las filas y columnas, y luego aplica el formato según corresponda.
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PROCEDIMIENTO:
1. Seleccione el conjunto de celdas a las que desea aplicar Autoformato.
2. Seleccione el menú Formato > Autoformato.
3. Seleccione el formato predefinido deseado
4. Finalmente, haga clic
Aceptar.
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en
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“San Ignacio de Monterrico”
Puede eliminar un Autoformato seleccionando el comando Deshacer Autoformato
del menú Edición.
Para eliminar un Autoformato posteriormente, seleccione una celda que esté dentro
del rango al que se aplicó el formato, seleccione el menú Formato > Autoformato y
luego haga clic en Ninguno.
FORMATOS CONDICIONALES
“ESTE TIPO DE FORMATO PERMITE RESALTAR AQUELLOS DATOS QUE
CUMPLEN UNA DETERMINADA CONDICIÓN.”
Por ejemplo, para sombrear a aquellas celdas de una rango cuyo valor es mayor que
2800, siga estos pasos:
PROCEDIMIENTO:
1.
Seleccione el rango al cual desea aplicar formato condicional. Luego, seleccione
el comando Formato condicional del menú Formato.
2. Haga clic en el operador “Mayor que” para establecer la condición.
(Figura Nro.03)
3. Introduzca un valor para la condición.
4. En este caso, ingrese: 4500. (Figura Nro.03)
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 276
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“San Ignacio de Monterrico”
(Figura Nro.03)
5. Haga clic en el botón Formato. Microsoft Excel visualizará el cuadro de diálogo
Formato de celdas.
6. Haga clic en la pestaña Tramas.
7. Seleccione un color para
sombrear la celda.
8. Haga clic en Aceptar.
NOTA:
SI
MODIFICAMOS
LOS
VALORES,
AUTOMÁTICAMENTE
LA
CONFIGURACIÓN
DEL
FORMATO
SE
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 277
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“San Ignacio de Monterrico”
FORMULAS
Una formula ayuda a analizar los datos de una hoja de cálculo.
Se puede realizar operaciones con valores de la hoja de calculo, como suma,
multiplicación y comparación. Se utiliza una formula cuando se desea introducir
valores calculados en una hoja de calculo.
Una formula puede incluir cualquiera de los siguientes elementos: Operadores,
referencia de celdas, valores, hojas de calculo, funciones y nombres.
Para introducir una formula en una celda de una hoja de calculo, escribir una
combinación de estos elementos en la barra de formulas. Las formulas deben
comenzar con un signo (=).
Una formula siempre comienza con en signo (=).
Operador de Resta
Una constante es un valor numérico o de texto
que se escribe directamente en una celda.
=Ingresos - Gastos
COMO FUNCIONAN LOS OPERADORES
Los operadores especifican la operación que se
desea realizar con los elementos de una formula.
Nombres
Por ejemplo: suma, resta o multiplicación.
Referencia de Celda
Operador de División
=(B4/25)+100
Operador de Suma
Los
operadores
realizan
aritméticos
operaciones
matemáticas básicas, combinan
valores numéricos y producen
resultados numéricos.
Constantes Numéricas
+
Suma
-
Resta (o negación sí se
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coloca antes del valor, como en -1)
/
División
*
Multiplicación
%
Porcentaje (Colocado después de un valor, como en 20%)
Los operadores de comparación toman dos valores y realizan una comparación
dando como resultado el valor lógico VERDADERO o FALSO.
=
Igual
>
Mayor que
<
Menor que
>=
Mayor o igual que
<=
Menor o igual que
<>
No es igual que
El operador de texto une uno o más valores de texto en un solo valor de texto
combinado.
INGRESANDO UNA FORMULA EN UNA CELDA
Para ingresar una formula en una celda, seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar la celda en la que se desea introducir la formula.
 Escribir un signo (=) seguido de una formula. Si comienza una formula pegando
un nombre o una función, Microsoft Excel insertará automáticamente el signo igual.
También se puede introducir una formula utilizando el Asistente para funciones o
pegando información copiada.
Normalmente, solo se presentan los
valores producidos por fórmulas
Puede Cambiar la Presentación para
mostrar las fórmulas subyacentes
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 279
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“San Ignacio de Monterrico”
USANDO LAS REFERENCIAS
Una referencia identifica una celda o grupo de celdas en una hoja de calculo e indica
en qué celdas debe buscar los valores que se desea utilizar en una formula. Con las
referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de calculo en
una formula o utilizar el valor de una celda en varias formulas. También podrá hacer
referencia a las celdas de otros libros, éstas se denominan referencias externas.
Las referencias a datos de otras aplicaciones se denominan referencias remotas.
Las referencias de celdas están basados en los encabezados de fila o columna de
una hoja de calculo. De manera predeterminada Excel utiliza el estilo de referencia
A1
en
el
que
las
columnas
se
titulan
con
letras
(A,
B,C,D,...Z;AA,AB,...,AZ;BA,BB,BC,etc.) y las filas se titulan con números.
La Referencia a
Esta celda es B4
La Referencia a este Rango
de Celdas es B7:C11
OPERADORES DE REFERENCIA
Existen tres tipos de operadores de referencia:
 Rango (dos puntos) Produce una referencia para todas las celdas entre las dos
referencias incluyéndolas.
 Unión (coma) Produce una referencia que incluye dos referencias.
 Intersección (espacio) Produce una referencia para las celdas comunes a las
dos referencias.
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“San Ignacio de Monterrico”
Un Rango se especifica con dos
puntos, por ejemplo B3:D3
Una Unión se
especifica con una
coma, por ejemplo
B5,D5
Una Intersección se
especifica con un
espacio, por ejemplo
B8:D8 C7:C9
La celda C8 es la
Intersección
DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS
La distinción entre referencias relativas y absolutas es importante si se piensa copiar
una formula de una celda a otra.
Ejemplo : La celda A2 contiene una formula que multiplica por 2 el valor de la celda
superior. La formula utiliza la referencia relativa “A1” y el resultado de la formula es
200.
Cuando se copia la formula en la celda B2, Microsoft Excel ajusta para que haga
referencia a la celda B1, la celda inmediatamente situada inmediatamente encima de
la que contiene la formula es 1000.
2*A1
2*B1
Si el ejemplo anterior
hubiera comenzado con una
referencia absoluta (signo $
antes de la celda) en lugar
de una relativa, tanto la
formula original como la
copia multiplicaran po2 la
celda A1, y el resultado será
200.
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Mundo Empresarial 281
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FUNCIONES
Las funciones incorporadas en Microsoft Excel realizan cálculos estándar de hoja
macro y hoja de cálculo. Los valores con los que realizan operaciones se denominan
argumentos.
Los valores que devuelven las funciones se denominan resultados. Las funciones
se utilizan introduciéndolas en formulas de la hoja de calculo. La serie de caracteres
que se utiliza en una función se denomina sintaxis. La sintaxis de una formula
comienza con un signo (=) seguido de una combinación de valores y operadores. Si
aparece una función al comienzo de una formula debe ser precedida con un signo
igual como en las formulas.
Se encuentra al principio de una fórmula
Nombre de Función
Argumentos
=SUMA(5,14,73,17)
Los Argumentos se separan
con signo de Coma
Los Argumentos se escriben entre Paréntesis
Los paréntesis indican a Microsoft Excel donde comienzan y terminan los
argumentos. Siempre deberá existir un paréntesis de apertura y otro de cierre sin
espacios antes ni después de cada uno. Los argumentos pueden ser números,
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textos, valores lógicos, matrices, valores de error o referencias y deben producir un
valor válido.
Los argumentos también pueden ser constantes o formulas y las formulas pueden
contener otras funciones. Cuando el argumento para una función es otra función se
dice que esta anidado.
Celda de Referencia
Constante Numérica
Función de Hoja de Calculo
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Rango de La Referencia
Operador de División
Operador de Suma
INSERTAR UNA FUNCION EN UNA FORMULA
Para pegar una función al comienzo de una formula seleccionar la celda en la que se
desea introducir la formula.
En el menú Insertar elegir la opción Función.
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En el cuadro de Categorías de funciones hacer clic en la categoría de la función.
En el cuadro Nombre de la función hacer clic en el nombre de la función.
Hacer clic en el botón Aceptar.
Introducir valores, referencias, nombres, formulas y otras funciones en los cuadros
de argumentos.
Finalmente, hacer clic en Aceptar.
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Para pegar una función en otra parte de la formula hacer clic en el lugar en el que se
desea insertarla.
A continuación, seguir el mismo procedimiento que se sigue cuando se va a pegar
una función al comienzo de una formula.
PALETA DE FORMULAS
Una herramienta para crear o modificar una formula y que proporciona información
acerca de las funciones y sus argumentos.
Hacer clic en Modificar formula en la barra de formulas.
La paleta de formulas ayudara a introducir las funciones de la hoja de calculo. A
medida que se introduzca una función en la formula, la paleta irá mostrando el
nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y
de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de la
formula.
Una formula puede contener funciones, que son formulas predefinidas que ejecutan
operaciones simples o complejas.
MODIFICAR UNA FORMULA
1. Seleccionar la celda que contiene la formula que se desea modificar.
2. En la barra de formulas, hacer los cambios necesarios en la formula.
Si desea modificar una función en la formula, modificar los argumentos en la función.
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3. Presionar ENTER.
MOVER O COPIAR UNA FORMULA
Si se mueve una formula, las referencias de celda no cambiarán. Si se copia una
formula, las referencias absolutas de celda no cambiarán; las referencias relativas
de celda cambiaran.
1. Hacer doble clic en la celda que contiene la formula que desee mover o copiar.
2. Hacer clic en el borde de la selección.
3. Arrastrar la selección a la celda superior izquierda del área de pegado.
4. Microsoft Excel sustituirá todos los datos que haya en el área de pegado.
Para copiar las celdas, mantener presionada la tecla CTRL mientras se arrastra.
ELIMINAR UNA FORMULA
1. Hacer clic en la celda que contenga la formula.
2. Presionar DELETE o SUPR.
Presione la tecla
Delete o supr.
USANDO EL BOTON AUTOSUMA
La función SUMA es la función para hojas de calculo que se utiliza con mayor
frecuencia.
Con
ella
puede
transformar
=K10+K11+K12+K13+K14+K15+K16+K17
en
una
una
formula
forma
compleja
más
como
concisa
=SUMA(K10:K17). El botón “Autosuma” en la barra de herramientas Estándar es
aún más conveniente.
Para usar el botón de autosuma, ubicar la celda donde se mostrará el resultado de
la suma, seleccionar el botón, a continuación seleccionar las celdas que se desean
sumar y presionar la tecla ENTER.
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Presione la Tecla ENTER
FUNCIONES MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS
Excel te ofrece diferentes funciones parar llevar a cabo en forma rápida y fácil,
cálculos especializados
Función PI
Devuelve el número 3,14159265358979, o la constante
matemática pi, con una exactitud de 15 dígitos.
Sintaxis :
PI( )
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Excel te ofrece una variada colección de funciones para el
análisis estadísticos de datos.
Incluye funciones como promedio, contar, frecuencia, que se
utilizan en problemas sencillos de análisis.
Función PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis :
PROMEDIO(número1; número2; ...)
Donde :
número1, numero2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea
obtener.
Al Presionar ENTER el
Formando Profesionales De Calidad Pararesultado
Un Mundo
Empresarial
287
será:
14.6
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Ejemplo:
=PROMEDIO(B3:D3)
CONTAR
Permite determinar el número de celdas que contiene números.
Sintaxis :
CONTAR(número1; número2; ...)
Donde :
Número1; número2; ... son de 1 a 30 argumentos
Ejemplo:
=CONTAR(B3:B20)
En el ejemplo se esta
usando el Rango de
Celdas B3:B20 que
contiene Valores
Numéricos, al presionar
la Tecla ENTER el
Resultado será 18
CONTARA
Esta Función permite contabilizar la cantidad de celdas ocupadas.
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Sintaxis: =CONTARA(Rango)
En el ejemplo se esta
usando el Rango de
Celdas A2:A6 que
contiene Valores de tipo
texto, al presionar la
Tecla ENTER el
Resultado será 4
CONTAR.SI
Esta función cuenta con dos parámetros o secciones y permite contabilizar la
cantidad de veces que se repite un dato dentro de un bloque de celdas.
Sintaxis:
=CONTAR.SI(Rango Base; Valor a Buscar)
1.- Rango Base: Es el bloque o conjunto de celdas donde se buscara un valor.
2.- Valor a Buscar: Es el texto o numero que se desea encontrar.
Ejemplo:
En el ejemplo se esta usando el Rango de Celdas A2:A6 que contiene Valores
de tipo texto, y se esta indicando que solo cuente a las celdas que contengan el
texto “Europa”, al presionar ENTER el resultado será 3
SUMAR.SI
Esta función cuenta con tres parámetros o secciones y permite obtener la sumatoria
de ciertas cantidades, siempre y cuando se encuentre un dato especifico dentro de
un bloque de celda.
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Sintaxis:
=SUMAR.SI(Rango base; Dato a buscar; Rango suma)
1.- Rango base: Es el bloque o conjunto de celdas donde se buscara un valor.
2.- Valor a Buscar: es el texto a numero que se desea encontrar.
3.- Rango Suma: es el bloque o conjunto de celdas que se tomara en cuenta para
realizar una sumatoria, considerando los registros que contengan el valor buscado.
Ejemplo:
FUNCIÓN MAX:
Esta función permite obtener el máximo valor de las cantidades de un bloque de
celdas correlativas o distantes.
Sintaxis:
=MAX(Rango)
FUNCIÓN MIN:
Esta función permite obtener el mínimo valor de las cantidades de un bloque de
celdas correlativas o distantes.
Sintaxis:
=MIN(Rango)
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FUNCIÓN ENTERO:
Redondea un numero hasta el entero inferior mas próximo.
Sintaxis: =ENTERO(Número)
Ejemplos:
=Entero(34,39) es igual a 32
=Entero(-9,38) es igual a –10
Si se desea obtener el numero negativo
sin decimales debemos utilizar:
=TRUNCAR(-9,38) es igual a -9
FUNCIÓN REDONDEAR:
Redondea un numero al numero de decimales especificado.
Sintaxis: Redondear(Numero;Num de decimales)
Ejemplos:
=Redondear(13,59;0) es igual a 14
=Redondear(13,59;1) es igual a 13.6
=Redondear(568,1216;2) es igual a 568,12
FUNCIONES LOGICAS
La mayoría de Funciones Lógicas utilizan pruebas condicionales para determinar si
una condición es verdadera o falsa.
Función SÍ
Devuelve un valor si el argumento Prueba_lógica (o condición) es VERDADERO y
otro valor si dicho argumento es FALSO.
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Sintaxis :
SI(Prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)
Donde:
Prueba_lógica : es cualquier expresión que pueda evaluarse como VERDADERA o
FALSA.
Valor_si_verdadero : es el valor que se devolverá si Prueba_lógica es
VERDADERO.
Valor_si_falso : es el valor que se devolverá si prueba _lógica es FALSO.
Ejemplo:
Prueba Lógica
Función Y,O
Valor Verdadero
Valor Falso
Y( )
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve
FALSO si uno o más argumentos son FALSO.
Sintaxis:
Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
valor_lógico1;valor_lógico2;... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y
que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
Supongamos que en el rango C1:C5 tenemos las longitudes de varias piezas de
metal que queremos aprobar o desaprobar. Si la longitud de las piezas es mayor que
1.60 m y menor que 1.80 m será aprobado; en caso contrario será desaprobada.
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Respuesta:
=SI(Y(C1>1.6;C1<1.8);”Aprobado”;”Desaprobado”)
O( )
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá
FALSO si alguno de sus argumentos son FALSO.
Sintaxis:
O(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
Donde valor_lógico1;valor_lógico2;... son de 1 a 30 condiciones que desea
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplos:
El problema anterior también puede ser resuelto utilizando la función O. Para ello,
debemos establecer la siguiente condición, combinando las funciones SI y O, así:
=SI(O(C1<=1.6;C1>=1.8)”Desaprobado”;”Aprobado”)
las funciones Y-O se combinan normalmente con la Función SI.
Ejercicio Practico
En el siguiente ejemplo hemos diseñado una hoja de control de flujo de caja en un
hipotético caso en la que debamos controlar entradas y salidas además de un saldo.
En las columnas C y D introduciremos las cantidades según sea un gasto
(extracción) o un ingreso (depósito). Seria muy fácil copiar en la celda E5 (Saldo) la
siguiente Fórmula:
=E4+C5-D4
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que calcularía el saldo anterior, mas la cantidad de la celda del deposito, menos la
cantidad de la celda de extracción.
El problema viene cuando copiamos la fórmula varias celdas hacia abajo. A partir de
la celda del ultimo saldo, siempre nos mostraría el
saldo anterior, hubiésemos o
no, introducido cantidades en las celdas de deposito o extracción.
Observe el resultado que se obtendría
evidentemente no queda muy estético a la vista. En esta otra ilustración observe
como se ha utilizado la función Si la cual ha de controlar que se cumplan dos
condiciones: que introduzcamos una cantidad en la celda del deposito o de la
extracción. Solo en uno de los dos casos se ejecutara la función. De esta forma, si
todavía no hemos introducido nada en las celdas de la izquierda, la función no se
ejecutara.
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Observe a continuación las partes de la Fórmula:
=SI(O La Letra O controla que se cumpla una de las dos condiciones
(C5>0 Primera condición: que en C5 haya algo mayor que cero, es decir un Numero
Positivo.
D5>0) La segunda condición controla lo mismo que en D5 haya algún Número.
E4+C5-D5 En caso de cumplirse cualquiera de las dos condiciones se ejecutara
esta fórmula.
,“”) En caso de no cumplirse ninguna condición, no saldrá nada, las dos comillas
quieren decir carácter nulo.
Funciones anidadas dentro de funciones
En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los
argumentos de otra función. Por ejemplo, la fórmula en la Figura 1 utiliza una
función PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50.
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Devoluciones válidas
Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo
tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve
un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO
o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento
Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la
Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función
de segundo nivel.
Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA de la Figura 1 son ambas
funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función
anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.
Anidar funciones
Se puede utilizar la Paleta de fórmulas para anidar funciones como argumentos. Por
ejemplo, en la Figura 2, se puede anidar la función SUMA en la función SI haciendo
clic en el cuadro de edición Valor_si_verdadero, haciendo clic en la flecha abajo del
cuadro Funciones de la barra de fórmulas y, finalmente, haciendo clic en SUMA.
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Para cambiar de una función a otra en la Paleta de fórmulas, haga clic en el nombre
de la función en la barra de fórmulas. Por ejemplo, para cambiar el rango de la
función PROMEDIO de la Figura 2, haga clic en PROMEDIO en la barra de fórmulas
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
Son funciones casi idénticas que te ayudaran a buscar información que se
encuentran almacenadas en tablas construidas previamente. La diferencia entre
ellas radica en el tipo de tabla que utilizarás; si trabajas con tablas verticales
utilizarás la función BUSCARV; si trabajas con tablas horizontales, utilizarás la
función BUSCARH.
Función BUSCARV
Busca un valor especifico en la primera columna izquierda de una matriz y devuelve
el valor de la celda indicada. Esta función la utilizaremos con tablas verticales.
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Sintaxis:
=BUSCARV(valor_buscado;
matriz_de_comparación;
indicador_columnas; ordenado)
Donde:
Valor_buscado: Es el valor que busca en la primera columna de la matriz o
tabla.
Este valor_buscado puede ser un valor, una dirección de celda o una cadena de
texto.
Matriz_de_comparación: Es el conjunto de información donde se buscan los
datos.
Puedes utilizar una referencia a un rango o un nombre de rango.
Indicador_columnas: Es el número de columna (de la matriz) en el cual se
encuentra lo que buscas.
Ordenador: Si digitas 1 indicas a Excel que devuelva un valor aproximado.
Si digitas el valor 0 sólo devuelve un valor si encuentra lo buscado, en caso contrario
devuelve el código de error #N/A.
Ejemplo:
Se tiene la siguiente Hoja de Cálculo:
En esta Hoja, se podrá apreciar el diseño de la lista de productos que se
desee establecer dentro de un stock
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En este ejemplo se quiere crear una Factura Automatizada el cual tendrá como
objetivo escribir el código del producto que se desee consumir, permitiendo
visualizar aquellos elementos que pertenecen a dicho producto localizado.
Se tiene la siguiente factura en la Hoja2
En esta Factura se
ingresará el código
del producto y se
visualizará por
pantalla el producto
y precio de dicho
código
PASOS A REALIZAR:
1. Marcar los registros de la Tabla en la Hoja1
2. Ingrese al Menú Insertar
3. Seleccione Nombre
4. Haga Clic en Definir
5. Escriba el Nombre que le Asignará a su Tabla Ej. Polleria
6. Haga clic en Aceptar
Proceda a Utilizar la Función =Buscarv() en la Celda C9 de la Siguiente Forma:
=BUSCARV(B9,HOJA1!POLLERIA,2)
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Nota: al utilizar la Función
Buscarv deberá ingresar
un código para ver el
resultado de la búsqueda
de no hallarse nada en la
celda
del
código
aparecerá #N/A
En el Ejemplo Anterior se quiere ver el Nombre del Producto del Código que se
ingresa en la celda B9 de la Factura
Si se desea observar el precio del código Ingresado
Digitar: =BUSCARV(B9,HOJA1!POLLERIA,3)
Ejemplos de búsqueda de Valores Intermedios
Permite Buscar un
Valor Intermedio
en el Rango
Calificaciones
Rango Calificaciones
Función BUSCARH
Busca un valor específico en la primera columna izquierda de una matriz y devuelve
el valor de la celda indicada. Esta función la utilizaremos con tablas horizontales.
Sintaxis: =BUSCARH(valor_buscado; matriz_de_comparación; indicador_filas;
ordenado)
Donde:
Valor_buscado: Es el valor que busca en la primera fila de la matriz o
tabla.
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Este valor_buscado puede ser un valor, una dirección de celda o una cadena de
texto.
Matriz_de_comparación: Es el conjunto de información donde se buscan
los datos.
Puedes utilizar una referencia a un rango o un nombre de rango, en nuestro caso
BDATOS.
Indicador_filas : Es el número de filas (de la matriz) en el cual se encuentra lo que
buscas.
Ordenador: Si digitas 1 indicas a Excel que devuelva un valor aproximado.
Si digitas el valor 0 sólo devuelve un valor si encuentra lo buscado, en caso contrario
devuelve el código de error #N/A.
Ejemplos:
repuestos.
Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de
=BUSCARH("Ejes", A1:C4,2,VERDADERO) es igual a 4
=BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7
=BUSCARH("Engranajes",A1:C4,4,) es igual a 11
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GRÁFICOS
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la
visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por
ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de
cálculo, puede ver enseguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en
trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las
previsiones.
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de
cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe
especificar primero sus datos en la hoja de cálculo
Crear un gráfico en un solo paso
Para crear una hoja de gráfico que emplee el tipo de gráfico predeterminado,
seleccione los datos que desea trazar y presione <F11>.
Para crear un gráfico incrustado que emplee el tipo de gráfico predeterminado,
seleccione los datos que desea trazar y haga clic en Gráfico predeterminado
Si este botón no está disponible, agréguelo a la barra de herramientas.
Notas:

Cuando se crea un gráfico utilizando este procedimiento rápido, se utiliza el
tipo de gráfico predeterminado de Microsoft Excel que es un gráfico de
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 302
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columnas, a menos que se cambie o que se cree un informe de gráfico
dinámico. El tipo de gráfico predeterminado de un informe de gráfico dinámico
es un gráfico de columnas apiladas.

Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con
formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de
Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver
diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando
sus campos y elementos.
Representar los datos de hojas de cálculo mediante gráficos
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se
generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
Cómo aparecen los datos de la hoja de cálculo en un gráfico
Valores de los ejes
Microsoft Excel crea los valores de los ejes a partir de los
datos de la hoja de cálculo. Observe que los valores de los ejes en el ejemplo
anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 140000, que abarca todos
los valores de la hoja de cálculo. Salvo que indique lo contrario, Excel utiliza el
formato de la celda superior izquierda del rango de valores como formato de número
para el eje.
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Nombres de categoría Excel utiliza los encabezados de las columnas o de las filas
de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el
ejemplo anterior, figuran los encabezados de las filas de la hoja de cálculo 1er
Trimestre, 2º Trimestre, etc., como nombres de ejes de categorías. Puede
determinar si Excel utiliza encabezados de columna o de fila para los nombres de los
ejes, o bien crear nombres diferentes.
Nombres de series de datos del gráfico Excel también usa los encabezados de
las columnas o de las filas de los datos de la hoja de cálculo para los nombres de las
series. Estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico. En el ejemplo anterior, los
encabezados de las filas Proyectado y Real aparecen como nombres de series.
Puede determinar si Excel utiliza los encabezados de columna o de fila para los
nombres de las series, o bien crear nombres diferentes.
Marcadores de datos
Los marcadores de datos que tengan la misma trama
representan una serie de datos. Cada marcador de datos representa un número de
la hoja de cálculo. En el ejemplo anterior, el marcador de datos situado en el
extremo derecho representa el valor real del cuarto trimestre de 120.000.
Sugerencias
Al colocar el puntero sobre un elemento del gráfico, aparece una
sugerencia para gráfico que le indica el nombre de este elemento. Por ejemplo, al
colocar el puntero sobre la leyenda, aparece la sugerencia Leyenda.
PARTES DE UN GRÁFICO TRIDIMENSIONAL
Plano lateral
Esquina
s
Eje Z (eje de
ordenadas)
Leyenda
Eje Y (eje
de series)
Eje X (eje de abscisas)
Plano inferior
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TITULO DEL GRÁFICO: Es el texto que encabeza un Gráfico.
LEYENDA: Es un panel en donde se identifican las marcas y/o conceptos de los
datos.
ÁREA DEL GRÁFICO: Es el gráfico entero y todos sus elementos.
MARCAS DE DATOS: Es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por
ejemplo: En un gráfico de Tipo Columnas, las marcas de datos son las propias
columnas; es decir hay una columna por cada número representado.
LÍNEA DE DIVISIÓN: Son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen en el
fondo del gráfico, que permiten apreciar con facilidad los valores que alcanzan las
marcas y/o conceptos de los datos.
EJES: Son dos líneas perpendiculares: El Eje de Abscisas, Eje X , o Eje de
Categorías; y el Eje de Ordenadas, Eje Y o Eje de Valores. En el eje de abscisas
se representan las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se
representan los valores de los datos.
MARCAS DE GRADUACIÓN: Son marcas que aparecen en los ejes y que sirven
para determinar el valor de El Eje, en cada punto del mismo.
ÁREA DE TRAZADO: Es la zona donde aparecen las marcas de datos y de los ejes.
Tipos De Gráficos
 Áreas
Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del
tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también
muestra la relación de las partes con un todo.
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En este ejemplo, un gráfico de área destaca tanto el aumento de las ventas en
México D. F. como la contribución de cada región al total de la ventas.
 Columnas
Un gráfico de columnas muestra los cambios
que han sufrido los datos en el transcurso de
un período de tiempo determinado, o bien
refleja las comparaciones entre elementos.
Las categorías se organizan horizontalmente
y los valores verticalmente, con el objeto de
resaltar
la
variación
producida
con
el
transcurso del tiempo.
Los
gráficos
de
columnas
apiladas muestran la relación de
cada elemento con el todo. El
gráfico
de
columnas
en
perspectiva 3D compara puntos
de datos a lo largo de dos ejes.
En este gráfico 3D, podrá comparar la evolución de las ventas en Europa durante
cuatro trimestres con el rendimiento de otras dos Regiones.
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 Barras
Los gráficos de barras
ilustran
comparación
las
entre
elementos individuales.
La categorías aparecen
organizadas
verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de concentrarse en la comparación
de los valores y hacer menos hincapié en el tiempo transcurrido.
Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo.
 Líneas
Un Gráfico de Líneas muestra las tendencia a intervalos equivalentes.
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 Circular
Un gráfico circular muestra el
tamaño
proporcional
de
los
elementos que conforman una
serie de datos en función de la
suma de los elementos. Siempre
mostrará una única serie de datos
y
es
útil
destacar
cuando
un
se
desea
elemento
significativo.
Para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo
elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en otro
gráfico circular o de barras más pequeño situado junto al gráfico principal.
 Anillos
Al igual que un gráfico circular, un
gráfico
de
anillos
muestra
la
relación de las partes con un todo,
aunque puede contener más de
una única serie de datos. Cada
anillo de un gráfico de este tipo
representa una serie de datos.
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 Cotizaciones
El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de
acciones. Asimismo, este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos, por
ejemplo, para indicar cambios de temperatura. Debe organizar los datos en el orden
correcto para éstos y otros tipos de gráficos de cotizaciones.
Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de valores: uno
correspondiente a las columnas que miden el volumen y el otro para la cotización de
los valores. Podrá incluir el volumen en un gráfico Máximo, mínimo, cierre o en un
gráfico Apertura, máximos, mínimos, cierre.
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 Los gráficos XY (Dispersión)
Los
gráficos
muestran
la
XY
relación
(Dispersión)
entre
los
valores numéricos de varias series
de datos o trazan dos grupos de
números
como
una
serie
de
coordenadas XY. Este tipo de
gráficos muestra los intervalos, o
agrupaciones, desiguales de datos
y suele utilizarse para los datos
científicos.
Al organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, los
valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
 Burbujas
Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico
xy (Dispersión). El tamaño del marcador de
datos indica el valor de una tercera
variable.Para organizar los datos, sitúe los
valores X en una fila o columna y, a
continuación, introduzca los valores Y y los
tamaños de burbuja en las fijas o columnas
adyacentes.
El gráfico de este ejemplo muestra que
Organización A tiene mayor número de productos y una mayor cuota de mercado,
pero no el nivel de ventas más elevado.
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 Radial
En un gráfico radial, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en
el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series.
El gráfico radial compara los valores agregados de muchas series de datos. En este
gráfico, la serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A), representa
la marca con mayor contenido vitamínico.
 superficie
Los gráficos de superficie son
útiles cuando se desea buscar
las combinaciones óptimas entre
dos conjuntos de datos. Como
en un mapa topográfico, los
colores y los diseños indican las
áreas que se encuentran dentro
del mismo rango de valores.
Este gráfico muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que dan
como resultado la misma medida de resistencia a la tensión.
Cónico, Cilíndrico y Piramidal
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Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realizar y
mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D.
Crear un Gráfico
Los pasos a seguir para crear un gráfico
son los siguientes:
1 Selecciona los datos a representar en el gráfico.
2 Selecciona el menú Insertar.
3 Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón
para ampliar el menú.
O bien haz clic sobre el botón Gráfico
de la barra de herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente para
gráficos: TIPO DE GRÁFICO
4 Elige un tipo de gráfico.
Observa como existen más
gráficos en la ficha o pestaña
tipos de
Tipos
personalizados.
5 Una vez elegido el tipo de gráfico, en el
recuadro de la derecha, elige un subtipo.
Si no tienes muy claro la diferencia entre
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 312
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
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subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.
6 Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado,
aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos
seleccionados en el paso 1.
7 En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior
del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:
CANCELAR para no realizar el gráfico.
ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este
botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.
SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso,
este botón no tendrá sentido.
FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones
que tiene por defecto.
En
caso
de
SIGUIENTE,
segundo
paso
elegir
el
aparecerá
del
botón
el
asistente:
DATOS DE ORIGEN.
Este pasos es el más importante
de todos ya que en él definiremos
qué
datos
queremos
que
aparezcan en el gráfico. Dispone
de dos fichas o pestañas:
8 En el recuadro Rango de datos
aparecerá el rango seleccionado
en el primer paso. Si éste último
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 313
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se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al
hacer clic sobre el botón
el asistente se convertirá en una barra más pequeña tal
como:
Selecciona el rango a representar y haz clic sobre le botón para
volver con el asistente para gráficos.
9
Selecciona
la
opción
Filas
o
Columnas dependiendo de cómo están
introducidas en la hoja de cálculo cada
serie de datos.
En caso de no tenerlo claro puedes
observar en la parte superior del cuadro
de diálogo, una muestra de nuestro
gráfico.
10 Haz clic sobre la ficha Serie para
completar el segundo paso del asistente
para gráficos.
11 En el recuadro Serie aparecerá cada
serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1,
Serie2,...,
Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre,
escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de
cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón
del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8.
12 En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los
datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección
realizada en el paso numero 8.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 314
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13 Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al
utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y
su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.
14 Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y
hacer clic sobre el botón Quitar.
15 El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada
punto de las series de
datos. Si este recuadro está
vacío utilizará los valores
por defecto, es decir, 1,2,3..
Para
asignarles
nombre
puedes utilizar celdas de la
hoja de cálculo utilizando el
botón
(explicado en el
paso 8) o bien escribiendo
directamente los valores en
el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.
Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
Observa la muestra del gráfico en la parte superior.
16 Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.
Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO,
que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.
Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.
17 En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre
que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.
18 Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al
eje de abscisas (X) (eje horizontal).
19 Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje
de ordenada (Y) (eje vertical).
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 315
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20 Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.
Aparecerá la siguiente ventana de dialogo:
Que es el siguiente paso del
Asistente para gráficos
21 Activa el Eje de categorías si
deseas que se visualice, en
nuestro caso, el eje X.
22
Junto
con
el
categorías
eje
de
podremos
especificar la escala utilizada
para ver los rótulos.
Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas.
Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con
las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.
En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel2000 tomará la decisión, y
generalmente lo hace bien.
23 Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del
gráfico.
Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la
posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.
Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje
denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división
secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación
secundarias.
24 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).
25 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).
26 Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.
Generalmente, Excel2000 presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico
para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.
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27 Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.
28 Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre
distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha,
Izquierda.
Haz clic sobre la
ubicación
o
posición deseada.
29 Haz clic sobre la
ficha Rótulos de
datos, para seguir
con
las
opciones
del gráfico.
El
asistente
para
gráficos
permite
asociar
distintos
tipos de rótulos a los marcadores de datos.
30 Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el
gráfico.
31 En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la
casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el
color de la serie representada.
32 Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.
Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2000 puede darte la
opción de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una
tabla con los valores representados en el gráfico.
33 Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el
gráfico.
34 Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o
desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el
color de la serie de datos en la tabla.
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35 Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.
Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico:
UBICACIÓN
DEL
GRÁFICO,
permitirá
que
nos
elegir
si
deseamos el gráfico junto
con los datos de la hoja de
cálculo, o como otra hoja
independiente.
36 Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico
aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación
podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.
O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico
aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja
situarlo.
37 Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.
EL PUNTO DE VISTA DE UN GRÁFICO 3D
En la siguiente ilustración muestra un gráfico 3D. Si se hace clic en una zona libre
del área del trazado del gráfico aparecerán en sus esquinas los gestores de
selección. Al arrastrar estos gestores de selección, el gráfico rotará y adoptará una
nueva perspectiva.
Los
siguientes
pasos
permitirán rotar un gráfico 3D
con el mouse:
1. Sitúe el puntero del mouse
sobre uno de los gestores de
selección y haga clic.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 318
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2. Vuelva a hacer clic sobre el gestor de selección (el puntero adopta la forma de
una cruz) y arrastre el puntero hacia abajo y hacia un lado.
3. Cuando
el
gráfico
adopte
la
perspectiva deseada suelte el botón
del mouse.
También
puede
rotar
un
gráfico
utilizando el cuadro de diálogo Vistas
en 3D. Para ello, primero seleccione
el área de trazado del gráfico y,
seguidamente, seleccione el menú
Gráfico > Vista en 3D. Microsoft Excel muestra el cuadro de diálogo Vistas en
3D:
Utilice los botones o los cuadros de texto Perspectiva, Giro y Elevación para
modificar la perspectiva del gráfico. Finalmente, haga clic en Aceptar.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 319
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Funciones de Tiempo(Fecha Hora)
Ejercicio de Microsoft Excel Uso de Funciones sobre Fechas:
Desarrollo del Ejercicio
Elaborar el formato como se muestra en la Imagen, considerar el uso de Formatos,
alineaciones, bordes y Números.
Operaciones:
 En la Celda C6 digite la Función =HOY() y luego de un Enter, esto extraerá la
fecha actual del computador.
 En la Celda C8 digite la fecha de Nacimiento de la persona que quiere hallar
su edad.
 En la Celda B12 empleara la siguiente Fórmula:
=+C6-C8
si el resultado mostrado se encuentra en otro formato entonces
seleccione la celda y aplíquele Formato de Celda (Número)
Categoría
General y luego haga clic en Aceptar.
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 En las Celdas C11, D11 y E11 se ingresan las equivalencias de Año = 365,
Mes =30 y Día = 1
 En la Celda C12 hallar los años ingresando la siguiente Fórmula:
=ENTERO(B12/C$11)
 En la Celda D12 hallar los meses ingresando la siguiente Fórmula:
= ENTERO((B12-C12*C$11)/D$11)
 Para hallar los días en la Celda E12 ingresar la siguiente Fórmula:
=+B12-(C12*C$11+D12*D$11)
 En la Celda B15 ingresar la Fórmula para mostrar los resultados uniéndolos
en cadena con una función de texto, para que sea un solo resultado como se
observa en el ejemplo.
=”Ud. Tiene”&C12&” Años “&D12&” Meses y “&E12&” Días”
 Solo realizara los cambios en al Celda para la Fecha de Nacimiento para ver
variar el resultado.
Amortización de un préstamo
La Función =PAGO()
Esta función calcula los pagos periódicos que tendremos que "amoquinar" sobre un
préstamo, a un interés determinado, y en un tiempo x. les irá de maravilla a los que
quieren pedir un préstamo o ya lo están pagando. Podremos ver cuanto tendremos
que pagar mensualmente, o cuanto nos clavan los bancos de intereses. Nos
permitirá jugar con diferentes capitales, años o tipos de interés.
La sintaxis de la orden es:
=PAGO(Interés,Tiempo,Capital)
Esta fórmula nos calculará el pago anualmente. Si queremos saber los pagos
mensuales tendremos que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12.
Observa:
=PAGO(Interés/12,Tiempo*12,Capital)
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 321
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Ejemplo:
Supongamos que hemos de calcular los pagos
mensuales y anuales periódicos del siguiente
supuesto:
Celda B5: =PAGO(B2,B3,B1)
Celda B6: =PAGO(B2/12,B3*12,B1)
Observa que la fórmula PAGO ofrece un resultado en negativo (rojo).
Si queremos convertir el resultado en un número positivo, debemos encerrar la
función dentro de otra función: =ABS(). La función ABS significa absoluto. Un
número absoluto de otro número, siempre será positivo.
La fórmula en ese caso sería:
=ABS(PAGO(B2/12,B3*12,B1)).
Como ya hemos dicho, en este tipo de hojas podemos probar a cambiar cantidades
de las celdas B1,B2 y B3 y comprobar los distintos resultados. A continuación tienes
un completo e interesante ejemplo de un supuesto de crédito desglosado mes a
mes.
En este ejemplo se utiliza una función nueva: =PAGOINT(), que desglosa el interés
que pagamos de la cantidad mensual. La función =PAGO() nos muestra lo que
debemos pagar, pero no nos dice cuanto pagamos de capital real y de intereses.
La función =PAGOINT() realiza esto último.
Colocaremos y comentaremos las fórmulas de las dos primeras filas. A partir de la
segunda fila, sólo restará copiar las fórmulas hacia abajo. Supongamos un crédito de
2.000.000 de Soles con un interés del 8,5% en un plazo de 2 años, es decir, 24
meses.
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Observa la primera línea de fórmulas:
A6
Número de mes que se paga
B6
Cálculo del pago mensual con la función
=ABS(PAGO($B$2/12,$B$3*12,$B$1))
C6
Restamos la cantidad pagada de los intereses y tenemos el capital real que
pagamos =B6-D6
D6
Desglose del interés con la función
=ABS(PAGOINT(B2/12,1,B3*12,B1))
E6 El primer mes tenemos acumulado el único pago de capital real =C6
F6 Pendiente nos queda el capital inicial menos el que hemos pagado en el primer
pago =B1-E6
Bien, ahora hemos de calcular el segundo mes. A partir de ahí, sólo habrá que
copiar la fórmula hacia abajo.
Las celdas que cambian en el segundo mes son:
D7 =ABS(PAGOINT($B$2/12,1;$B$3*12,F6)) Calculamos el pago sobre el capital
pendiente (F6) en vez de sobre el capital inicial como en el primer mes (B1).
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Convertimos las celdas B2 y B3 en absolutas, ya que copiaremos la función hacia
abajo y queremos que se actualize sólo la celda F6 a medida que se copia la
fórmula.
E7
El acumulado del mes será igual al acumulado del mes anterior más el capital
del presente mes. =E6+C7
F7
Nos queda pendiente el capital pendiente del mes anterior menos el capital
que pagamos el presente mes. =F6-C7
Ahora sólo nos queda seleccionar toda la segunda fila y copiarla hacia abajo, hasta
la fila 29, donde tenemos la fila del último mes de pago.
Copiar hasta la fila 29
Resultado completo de la hoja.
Observa cómo a medida que vamos pagando religiosamente nuestro préstamo, los
intereses se reducen, hasta que el último mes no pagamos prácticamente nada de
intereses. Observa las sumas al final de la hoja que nos informan del total de
intereses que hemos "soltado": al final del préstamo, hemos pagado 181.872 soles
de intereses:
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Microsoft Access
Introducción
Microsoft Access es un manejador de base de datos flexible y fácil de utilizar, que
permite gestionar, organizar y guardar una serie de datos relacionados, proporciona
además herramientas que facilitan el trabajo con datos de forma productiva.
Microsoft Access para Windows 98,2000... Es un sistema de gestión de Base de
Datos y como tal permite realizar las siguientes operaciones básicas.
 ▪ Definición y almacenamiento de datos.
 ▪ Manipulación de datos.
 ▪ Control de datos.
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un
único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en
contenedores de almacenamiento independientes denominados Tablas; puede ver
agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla así mismo
buscar y recuperar solo los datos que desee por medio de consultas; y puede
analizar o imprimir datos con un diseño especifico por medio de informes. Puede
permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde
Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos.
CARACTERÍSTICAS

Es un sistema que facilita la creación de aplicaciones de Base de Datos para
trabajar.

Permite vincular y trabajar con datos almacenados en otros formatos de Base de
Datos conocidos como dBASE, Parados, FoxPro o con cualquier Base de Datos
SQL.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 325
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
Puedes importar y exportar datos tales como archivos de tratamiento de texto, o
archivos de hojas electrónicas.

Utiliza el sistema de datos relacional; es decir, trabaja los datos utilizando tablas.

Proporciona nuevas funciones que se han diseñado para facilitar el uso de
Internet. Como crear páginas de acceso a datos, páginas Web que se puedan
utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de
datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL Server.

Permite colaborar con otras personas a través de una intranet o de Internet,
utilizando NetMeeting.

Las bases de datos tienen la extensión MDB.
Un Formulario, Un informe, una consulta y una página de acceso a
datos mostrando datos de una misma tabla.
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Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que
hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta,
formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones
especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta
puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar
cálculos predefinidos o personalizados en los datos.
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla,
cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 327
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una o más tablas, y las muestras en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente
para formularios, o con un diseño que cree desde el principio.
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un
informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales,
y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.
Para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer
informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una página de
acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas y los
muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para páginas, o con un
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 328
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diseño que cree desde el principio. Los usuarios pueden interactuar con los datos
gracias a las características de la página de acceso a datos.
Para trabajar con todos los objetos de
una base de datos de Microsoft
Access, utilice la ventana de Base de
Datos. En Objetos, elija el tipo de
objeto con que desee trabajar. La
ventana Base de Datos muestra una
lista de los objetos de ese tipo. Utilice
el botón Nuevo en la barra de
herramientas de la ventana Base de
Datos, utilice el Botón Diseño
¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que
tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una
empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este
tipo de información se le llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite
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introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera
significativa para que se pueda obtener información no visible como totales,
tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que
la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar
carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los
ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.
TABLA O FICHERO, REGISTRO Y CAMPO
Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma
de Tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en una agenda telefónica:
Agenda Telefónica
Nombre
Dirección
Teléfono
Cabrera Ortiz, Pedro
C/Mayor, 12
(948) 123457
García García, Ana
Avda. Arroyos, 54
(948) 559566
Santos Gemio, Luis
c/ Berruguete, 74
(948) 551234
En esta agenda nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de
una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en
tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en
una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una
persona buscando a partir de su nombre.
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Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece
en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las
partes en las que hemos desglosado la información se le denomina Campo, y al
conjunto formado por todos los registros, Tabla.
Registro:
Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la
información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.
Tabla:
Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.
Tipos de campos
En la agenda telefónica podemos ver que hay unos campos más importantes que
otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería
absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre.
Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen
al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.
Tipos de base de datos: planas y relacionales
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de agenda telefónica
necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más
de una.
Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y
dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas,
constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. ¿Es posible almacenar
esta información en una sola tabla?:
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Hospital
Fecha
Nombre Dirección
Cabrera
6-12-95 Ortíz,
Pedro
Tfno.
Diagnóstico Tratamiento Médico
C/Mayor 12
4D
101232
Apendicitis
Cirugía
Dra. Sanz
García
García,
Ana
Avda.
Arroyos, 54
256699
Gripe
Frenadol
Dr. Pérez
Santos
12-1-96 Gemio,
Luis
c/
Berruguete,
74
369856
Sarampión
Augmentine
Dr. Pérez
Cabrera
12-1-96 Ortiz,
Pedro
C/Mayor 12
4D
101232
Sinusitis
Sinus
Dr. Alonso
García
23-5-95 García,
Ana
Avda.
Arroyos, 54
256699
Sarampión
Clamoxil
Dra. Sanz
Cabrera
6-12-95 Ortiz,
Pedro
C/Mayor 12
4D
101232
Sinusitis
Sinus
Dr. Pérez
c/
Berruguete,
74
369856
Amigdalitis
Clamoxil
Dr. Alonso
C/Mayor 12
4D
101232
Amigdalitis
Clamoxil
Dra. Sanz
5-5-95
1-1-96
Santos
Gemio,
Luis
Cabrera
25-2-95 Ortiz,
Pedro
Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de
datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente
al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del
paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica
por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos
redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz.
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Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas
que luego se relacionarán por un campo común en ambas:
De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada
vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales.
Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de qué
paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las
dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico).
A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas
por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza
solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.
No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de
manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos
considerar si necesitamos o no esta capacidad.
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Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última
generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle,
Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler…
Ejemplo de base de datos relacional
Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información
sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada médico
tiene sólo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un médico de
cabecera la estructura de la base de datos sería ésta:
Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas
relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera
precisa y rápida.
Esta base de datos relacional estará formada por Tablas. Con la característica de
que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos. Se puede decir
que cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y que hay
que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. Así, para este
ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas:
Tabla de Pacientes:
identificador
Nombre
Dirección
Teléfono
Médico de cabecera
El campo médico de cabecera es el encargado de representar la relación que nos
interesa almacenar de la realidad.
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Tabla de Médicos:
identificador
Nombre
Especialidad
Domicilio
Teléfono
En este caso el campo especialidad es el encargado de relacionar las dos tablas
Tabla de Especialidades:
identificador
Nombre de especialidad
Cada tabla está compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendrá la
información pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad.
A su vez, cada registro está formado por diferentes campos, por ejemplo, para la
tabla pacientes tendremos los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Dirección,
Teléfono, identificador. A cada campo se le asociará un tipo de dato de acuerdo con
lo que se quiera guardar en él, como se verá más adelante.
Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos
Antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué pasos
hay que seguir al diseñar una base datos.
1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de
datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y
qué información se necesitará extraer.
2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base
de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios.
Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal
diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los
esperados.
Bases De Datos De Red
El uso de una base de datos de una agenda telefónica personal es muy distinto del
uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco.
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La agenda telefónica sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras
bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas
desde distintos sitios.
En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los
datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la
dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese
paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para
elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer
consultas o introducir nuevos datos.
Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no
se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios
ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que
se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y
cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo infiable.
Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas
bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador –llamado
servidor (generalmente ordenadores de gran potencia)– y se puede acceder a ellas
desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella –los
llamados clientes–. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que
varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una
consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo
datos en la base.
Servidor
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Actualmente todos los sistemas de gestión de Bases de Datos Almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de Bases de datos relaciónales. El nombre
relacional procede del hecho de que registro
de la base de datos
contiene
información relacionada a un tema y solo con ese tema. Además, los datos de dos
clases de información (por ejemplo Clientes y pedidos de una tienda comercial)
pueden compartir información si tienen un campo de enlace (campo clave).
DISEÑANDO UNA BASE DE DATOS
La planificación y diseño de una base de datos son el proceso más importante,
debido a que afectaran todas las etapas de desarrollo del sistema.
Del mismo modo que para construir un edificio, se necesitan los planos o estudios
previos; para construir una base de datos, debemos diseñar la estructura de la base
de datos.
Un diseño, es la pieza clave para crear una base de Datos que realice las
operaciones que desees de una forma efectiva, precisa y eficaz.
Aquí algunas preguntas que debes tener en cuenta, antes de crear una base de
datos:

¿De dónde proceden mis datos?

Si los datos ya existen ¿Puedo acceder a ellos directamente desde Access?

¿Es necesario que comparta los datos con otras?

¿Cómo quiero que se muestres los datos?

¿Cómo quiero que se vea la información en la pantalla?

¿Tengo que realizar cálculos o someter a otro tipo de procesos a mis datos?

¿Qué tipos de informes o gráficos necesito?

Es necesario acceder a algunos datos a partir de la Web?

¿Cuáles son las funciones que necesito realizar repetidamente?

¿Van usar otros, mi base de datos? En caso de ser así ¿qué puedo hacer para
facilitarles el trabajo?
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 337
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SUGERENCIAS PARA DISEÑAR UNA BASE DE DATOS
Aquí encontraras algunas sugerencias a tener en cuenta al diseñar una Base de
Datos:
1. Determinar la finalidad de la Base de Datos
El primer paso para diseñar una Base de Datos es determinar su finalidad y cómo se
utiliza. Debes saber que información deseas obtener; a partir de ella, determinarás
que información almacenar.
2. Determinar las tablas que se necesitan en la Base de Datos
No es necesario que diseñes las tablas utilizando Access.
Definitivamente, lo más conveniente es realizar un boceto en papel y trabajar sobre
el diseño primero.
Al diseñar las tablas, divide la información teniendo en cuenta los siguientes
principios:

Una tabla no debe contener información duplicada, y no debe duplicarse
información entre tablas. Por ejemplo: si tienes una tabla sobre los nombres de
cantantes y cd; no puedes tener dos registros con el mismo cantante y el mismo
cd.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Por ejemplo: en la tabla
de cantantes, no puedes tener los nombres de clientes.

Cuando cada tabla contiene hechos solo sobre un asunto, puede mantener la
información acerca de cada asunto independiente de otros asuntos. Por ejemplo:
puedes almacenar de clientes en una tabla diferente de los pedidos realizados
por los clientes, de modo que puedas borrar un pedido y conservar la información
sobre el cliente.
3. determinar los campos que se necesitan en las tablas
Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una
tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 338
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Por ejemplo: la tabla de Cantantes puede incluir los campos del nombre del
cantante, nacionalidad, nombre del álbum o cd.
4. identificar los campos con valores exclusivos en cada registro
Para que Access conecte información almacenada en tablas independientes .Por
ejemplo: para conectar el cliente con la tabla que contiene todos los pedidos del
cliente, cada tabla de la Base de Datos debe incluir un campo o un conjunto de
campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este
campo o conjunto de campos se denomina clave principal.
5. Determinar las relaciones entre las tablas
Luego de dividir la información en tablas e identificar los campos de clave principal,
necesitas una forma de indicar cómo volver a reunir toda la información relacionada
de un modo significativo. Para ello, debes definir relaciones entre las tablas.
6. Perfeccionar el diseño
Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesites, es le
momento de detectar los posibles fallos que pueden existir. Es más sencillo cambiar
el diseño de la Base de Datos ahora, que una vez que haya rellenado las tablas con
datos.
7. introducir datos y crear otros objetos de la Base de Datos
Cuando consideres que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño
descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar datos a las tablas.
ELEMENTOS DEL ENTORNO DE ACCESS
Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.
Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden
ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
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Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código
del cliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o
fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro
cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla
de CLIENTES podría ser:
Campos
Código
Nombre
Apellidos
Dirección
C.P.
Registro 1
1
Luis
Grande Lilos
C/ Germanías, 23
46723
Registro 2
2
Marta
Fran Dardeno
C/ Mayor, 34
46625
Registro 3
3
Francisco
Juan López
C/ Valle, 56
46625
Registro 4
4
María
Huesca Buevo
C/ Franciscano,
67
46521
Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero
en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los
clientes cuyo código postal sea 46625.
Formularios.
Un formulario es el objeto de Access2002 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma
de fichas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la
tabla CLIENTES.
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Informes.
Un informe es el objeto de Access2002 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Páginas.
Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver
datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una Intranet. Este tema lo
trataremos en otro curso más avanzado.
Macros.
Una macro es el objeto de Access2002 que define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento
determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a
la elección de un elemento de un formulario.
Módulos.
Un módulo es el objeto de Access2002 que contiene procedimientos personales
que se codifican utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programación con Access.
¿Cómo Ingresar a Microsoft Access?
 Seleccionar el Botón Inicio, elegir en el Menú contextual Programas, Microsoft
Office, seguidamente Microsoft Access
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Aparecerá una pantalla inicial como la que se muestra debajo, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra
a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Las barras.
La barra de título
La barra de título contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha
están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de menús
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La barra de menús contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús
desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas
más habituales se realizan más rápidamente desde los iconos de las barras de
herramientas que veremos en el siguiente punto.
Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder
directamente a la opción pulsando simultáneamente la tecla Alt y la letra subrayada,
por ejemplo si pulsamos Alt+A se abre la opción Archivo.
En Access la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va
utilizando. Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos
básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Se reconocen porque a la derecha del nombre del
comando, o no aparece nada o bien aparece la
combinación de teclas para ejecutarlo desde el
teclado. Por ejemplo, en el menú ? (ayuda), F1 para
entrar en la ayuda de Microsoft Access.
Opción con otro menú desplegable. Al situarse
sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con
más opciones para que elijamos una de ellas. Se
reconocen porque tienen un triángulo a la derecha.
Por ejemplo, en el menú ?, Bases de datos de
ejemplo.
Opción con cuadro de diálogo. Al hacer clic en la
opción aparece un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información y que
tendrá botones para aceptar o cancelar la
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acción. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. Por
ejemplo, en el menú ?, Detectar y reparar...
Las barras de herramientas
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata
algunas de las operaciones más habituales, como Guardar
Imprimir
, Abrir
,
, etc.
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se
reconocen porque tienen el color atenuado.
La barra que te hemos mostrado es la de base de datos, existen más barras de
herramientas como por ejemplo la del panel de tareas (es la que ocupa la mitad
derecha de la pantalla), éstas son accesibles según la pantalla en la que estemos y
las iremos viendo a lo largo del curso hasta incluso nos podemos definir nuestras
propias barras.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene
indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según
la pantalla en la que estemos en cada momento.
Crear una base de datos.
Para crear una nueva base de datos debemos:
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Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que
aparece a la derecha de la pantalla.
Si este panel no está visible podemos utilizar
en el menú Archivo de la barra de menús la
opción Nuevo...
O bien hacer clic sobre el icono Nuevo
de la barra de herramientas. En estos
dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en
blanco.
A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el
nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar
la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la
carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
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Cuando se abre el cuadro de diálogo Nueva base de datos o el cuadro Abrir base
de datos aparecen varios botones en la parte superior. A continuación te los
explicamos:
Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y
nos permitirá volver atrás, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior dentro del árbol de carpetas. Por ejemplo si
estamos en la carpeta Mis documentos, como esta se encuentra en el
disco duro C:, irá directamente a este.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta.
A continuación habrá que especificar un nombre para esa carpeta.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic
sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:
Iconos grandes: se visualizan los archivos
como iconos grandes
Iconos pequeños: se visualizan los archivos
como iconos pequeños
Lista: para ver únicamente los nombres de los
archivos
Detalles: para ver además del nombre, el
tamaño, el tipo y la fecha de modificación.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte
derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del
archivo seleccionado.
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En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base
de datos.
Hacer clic sobre el botón Crear.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access
asignará la extensión .MDB, y aparecerá la ventana Base de datos:
Si observas la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los
diferentes tipos de objetos que podemos tener en la base de datos (tablas,
consultas, formularios,...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto
seleccionado a la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay creados de
este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas.
En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de
cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
En este momento no hay tablas creadas, cuando las haya éstas aparecerán en la
parte derecha de la ventana debajo de las opciones Crear...
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Principales Iconos De La Barra De Herramientas De Access
Vista de diseño: Cambia desde la vista activa a la vista diseño de la
tabla, consulta, vista, procedimiento almacenado, formulario o informe
que este activo.
Orden ascendente: Ordena de forma ascendente los registros en la
columna o columnas seleccionadas (0 a 9, A a Z).
Orden descendente:
Ordena de forma descendente los registros en base a la columna o
columnas.
Filtro por selección:
Filtra los registros en base a los datos seleccionados, para filtrar por
selección seleccione un campo o parte de un campo una hoja datos o en
un formulario y a continuación haga clic en el Filtro por Selección.
Filtro por formulario:
Presenta la ventana filtro por formulario que es una versión en blanco
del formulario la
hoja de datos activa, mediante la cual se pueden
filtrar los datos.
Aplicar / Quitar Filtro:
Aplica o quita un filtro en la hoja de datos o en el formulario activo, el filtro
a aplicar debe haber sido seleccionado previamente.
Buscar:
Busca una cadena de caracteres, por ejemplo, el apellido el apellido de un
empleado en una hoja de datos o en un formulario
Ventana Base de Datos:
Presenta la ventana Base de Datos ,que enumera todos los objetos de la
base de datos o proyecto de Microsoft Access activo, por ejemplo ,utilícela
para crear ,copiar o eliminar un objeto de base de datos , o para arrastrar objetos de
la ventana Base de datos y colocarlos en la ventana activa.
Vista Hoja de Datos:
Cambia desde la vista activa a la vista hija de datos de la tabla consulta,
vista procedimiento almacenado o formulario que este activo
Número objeto: Autoformulario
Crea automáticamente un formulario, basado en la tabla consulta, vista o
procedimiento almacenado seleccionado.
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CERRAR UNA BASE DE DATOS
Pasos:
1. Clic en el menú Archivo.
2. Clic en la opción Cerrar.
ABRIR UNA BASE DE DATOS
Pasos:
1. Clic en el menú Archivo.
2. Clic en la opción Abrir.
3. Aparecerá la siguiente ventana:
Donde:
Buscar en: Permite cambiar de driver o directorio donde se buscara el archivo.
Nombre de archivo: Permite indicar el nombre de archivo que se desea Abrir.
Tipo de archivo: Permite seleccionar el tipo de formato con el que se buscara el
archivo.
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Abrir: Permite confirmar el procedimiento.
Deberá Ubicar el Nombre de la Base de Datos que se desea Abrir y hacer doble clic
sobre el o seleccionarlo y hacer clic en Abrir
LOS EJEMPLOS DEL MANUAL
En este manual se utilizan varios ejemplos para explicar el funcionamiento de
Access. Dos de ellos son de un hospital. Para mayor comprensión de los ejemplos a
continuación se muestra la estructura de cada ejemplo de forma clara.
Ejemplo1:
Un paciente puede acudir al médico muchas veces en la vida. En cada visita que
realiza el paciente le puede atender un médico distinto por motivos distintos. Un
médico a su vez atiende a muchos pacientes. En esta base de datos la relación
entre los pacientes y los médicos se ha realizado creando una tabla: visitas.
Los campos en común son los códigos de los pacientes y de los médicos. Estos
campos compartidos tienen el origen en la tabla que los creó (tabla médicos o tabla
pacientes) pero esos mismos datos se podrán ver en la tabla visitas gracias a la
relación. De esa forma los datos de una visita en parte procederán de las tablas
médicos y pacientes, y en parte serán datos propios de visitas.
Ejemplo 2:
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En esta base de datos la relación entre la tabla de los médicos y la de pacientes es
más directa. Hay una tercera tabla para tener un listado de las especialidades y no
escribir el nombre mal.
En este ejemplo cada médico tiene adjudicada una lista de pacientes. A cada
paciente le corresponde un médico de cabecera. Por tanto el campo que permite la
relación es el nombre del médico (Médicos) y médico de cabecera (Pacientes).
Las tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las
tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la
información.
¿Cómo crear una tabla?
Para crear una tabla se selecciona el objeto Tablas
y se pulsa el
botón Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:
Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:
1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila
de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben
los nombres de los campos.
2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la
tabla.
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3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la
tabla y la genera automáticamente.
4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no
necesariamente tiene que estar creada por Access.
5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las
modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.
Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de datos. Pero las
opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de
datos y Vista Diseño. Con la opción Vista Diseño se crea la estructura para luego
rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero también se puede empezar
directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la información y Access crea la
estructura automáticamente.
Para crear una tabla utilizando otro método, seguir los siguientes pasos:
1 Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla.
2 Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de la
base de datos.
3 Hacer clic sobre el botón Nuevo
de la ventana de la base de datos.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
4 Seleccionar Vista Diseño.
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5 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Aparecerá la ventana de diseño de la tabla:
Si observas la pantalla, cada fila se utiliza para la creación de los campos de la tabla,
debiendo indicar, nombre, tipo y descripción.
6 En la primera fila escribir el nombre del primer campo.
7 Pulsar la tecla ENTER para ir a la segunda columna del campo.
8 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de
dato.
Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista
desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte
inferior de la ventana Propiedades del campo se activa para poder indicar las
especificaciones del campo.
9 Pulsar la tecla ENTER para ir a la tercera columna del campo.
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Esta tercera columna no es importante utilizarla ya que únicamente es una
descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la
tabla sepa qué debe escribir.
10 Hacer clic sobre una propiedad que queremos especificar y cambiarla.
11 Repetir el paso 10 hasta tener modificadas todas las propiedades necesarias.
12 Hacer clic sobre la segunda fila de la columna Nombre del campo para
especificar otro campo, y repetir los pasos anteriores a partir del 6 hasta completar
todos los campos de la tabla.
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal a alguno de sus
campos. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la
tabla, nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave
podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No
puede haber más de una clave principal, aunque sí puede una tabla tener una clave
principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
13 Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
14 Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho
campo es la clave principal de la tabla. A partir de ahora podremos guardar la tabla.
Guardar una tabla.
Para guardar una tabla, seguir los siguientes pasos:
1 Ir al menú Archivo.
2 Elegir la opción Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:
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3 Escribir el nombre de la
tabla.
4 Hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado
clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo
avisándonos de ello, hacer clic sobre el botón No para volver a la tabla y poder
asignar nuestra clave.
Ejemplo:
Vamos a tomar como ejemplo la siguiente tabla de datos.
COD
NOMBRE
A_PATERNO
SEXO
EQUIPO
EDAD
01
Carlos
Salazar
M
Sport Boys
23
02
Leyla
Garcia
F
Sporting Cristal 26
03
Ana
Alvarez
F
Alianza Lima
27
04
Luis
Lobaton
M
Universitario
30
05
Alberto
Muñoz
M
Universitario
18
06
Ricardo
Bazan
M
Alianza Lima
17
07
Daniel
Huamani
M
Sport Boys
24
08
Marcela
Ardiles
F
Alianza Lima
28
09
Monica
Delgado
F
Sporting Cristal 31
Cada columna constituye un campo y cada fila (incluyendo los encabezados) un
Registro.
Toda tabla tiene una estructura, la misma que esta definida por el tipo de
información que contiene para nuestro ejemplo la estructura se muestra a
continuación:
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Nombre del campo
Tipo del Campo
Cod
Autonumérico
Nombre
Texto
A_Paterno
Texto
Sexo
Lógico
Equipo
Texto
Edad
Numérico
En la vista diseño se introducen el nombre y tipo de cada campo.
Una vez que se ha determinado de definir todos los campos de nuestra tabla
procedemos de la siguiente manera:
■ Ubicar el cursor en el campo COD y establecerlo como campo clave.
■ Clic en el icono vista hoja de datos.
■ Asignar nombre a la tabla.
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Hacer clic en ACEPTAR y luego introducir los datos en la vista hoja de datos:
Vista Hoja de datos
Con esta opción es más fácil entender cómo se almacena la información en una
base de datos. A continuación se va a crear la tabla Pacientes. Se selecciona Vista
Hoja de datos y se pulsa Aceptar.
En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar
nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el
nombre que se le quiera dar al campo. En el caso de la tabla Pacientes el primer
campo va a ser "Nombre".
Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener más
de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.
Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.
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Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de
los campos y un registro.
Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el primer
dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador.
Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los
campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.
Como aún no se han definido las características de los campos, es conveniente
hacerlo antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.
Vista Diseño
Se elige Vista Diseño y se pulsa Aceptar. Access pedirá que se le dé un nombre a la
tabla.
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Se escribe el nombre: "Pacientes" en el recuadro y se pulsa Aceptar.
A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave
principal.
Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se verá más adelante
en este manual.
Después de pulsar "No", se abrirá la ventana de diseño de la tabla ya creada con el
tipo de dato definido por Access de forma automática.
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En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna
el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access con los datos introducidos.
Como se ve en cada columna se introducen diferentes características del campo:
Nombre del campo: los nombres de los campos.
Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda,
objeto OLE.
Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del
campo o su finalidad.
Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se
controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo
incorrecto.
En este manual se va a crear una base de datos de un hospital. Se ha empezado
con la tabla de los pacientes pero no se han introducido todos los campos. Faltan los
campos: sexo, población, provincia, teléfono, DNI.
El tipo de dato se verá mas adelante en el apartado campos, junto con la descripción
y las propiedades del campo. Por ahora se introduce el nombre del campo y se
selecciona el tipo de dato tal y como aparecen en este gráfico:
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Insertar un campo
El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de Nacimiento. Para introducir
un campo nuevo entre dos ya existentes pulsa la tecla
. El campo insertado
aparecerá sobre el campo que estaba seleccionado cuando se pulsó la tecla insertar
campo En este caso, estaba seleccionado "Fecha de nacimiento", por lo tanto el
nuevo campo se creará encima de él y se le pondrá el nombre "Sexo".
Para introducir el nombre del campo "Sexo" se tiene que seleccionar el campo
Fecha de nacimiento, y pulsar insertar campo:
Introducir el nombre del campo
Para introducir el nombre se hace clic sobre la celda correspondiente y se teclea el
nombre que se le vaya a dar al campo.
Elegir el tipo de dato
Mientras en el Vista Hoja de datos no se introduzcan datos Access asigna a todos
los campos el "tipo de dato": texto. Si se hubiera introducido un dato numérico el tipo
de dato sería numérico.
Para cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. En la celda de tipo
de datos aparecerá una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un menú en el que
se puede seleccionar el tipo de dato.
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El tipo de dato que se le va a dar al
campo "Fecha de Nacimiento " es
Fecha/ hora. Para cambiar el tipo
de dato se pulsa sobre esa celda,
en la parte derecha de la celda
aparece una flecha, que al ser
pulsada despliega un menú. Para
seleccionar el tipo de dato que
interese hay que Mouse.
Para añadir los campos: población, provincia, teléfono, DNI y edad basta con situar
el ratón sobre la fila en blanco que sigue a Dirección.
Mover un campo
A continuación se va a mover el campo "DNI" y se va a situar debajo de "Fecha de
nacimiento". Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre
él. El campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor
sobre esta flecha el cursor mismo se convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese
momento el botón del ratón se puede arrastrar el campo a la posición que se quiera.
De modo que la tabla de pacientes quedará finalmente así:
La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de
este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se
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podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de
la clave principal.
Para la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el
campo nombre, pero el nombre no es algo único. Los campos nombre y apellidos
juntos también se podrían repetir en algún caso. De modo que lo más indicado es
crear un código único para cada paciente. Se selecciona el campo nombre y se
inserta un campo. Se llama Código del paciente y se elige el tipo de dato
Autonumérico. Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada
registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá
ningún registro repetido.
Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres veces, sino en
una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado físico de un
paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos médicos.
Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la barra
de Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal
. También se
puede realizar esta operación desde el Menú Edición/ Establecer Clave Principal.
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No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es
conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece
un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca:
Si se elige la opción "Si", Access creará automáticamente un campo Autonumérico
que será la clave principal.
Tipos de clave principal
En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo
simple y Campos múltiples.
Claves principales de Autonumérico
Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca
automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.
Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más
sencilla de crear una clave principal.
Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién
creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal
automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave
principal de Autonumérico.
Claves principales de Campo simple
Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de
identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave
principal.
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Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos,
Microsoft Access no establece la clave principal.
Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué
registros contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fácilmente las
entradas duplicadas mediante la edición de los datos, se puede agregar un campo
Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal
de campos múltiples.
Claves principales de Campos múltiples
En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo,
se pueden designar dos o más campos como clave principal.
La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para
relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios.
Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada
para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más
conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en
su lugar.
Abrir y trabajar una tabla
Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendrá que estar
en esa base de datos.
Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde
la
barra
de
menús:
Ir al menú Archivo.
Elegir la opción Abrir...
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Desde la barra de herramientas:
Hacer clic sobre el icono Abrir
de la barra de herramientas.
Desde el panel de tareas:
Tenemos un apartado Abrir un archivo
donde aparecen las últimas bases de datos
que se abrieron y la opción Más archivos...
Elegir la opción Más archivos...
En cualquiera de los tres casos anteriores
aparecerá el cuadro de diálogo Abrir:
Elegir
la
carpeta
donde
está
la
base
de
datos
que
queremos
abrir.
Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el
cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro
Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir.
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O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.
Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una lista de
documentos abiertos anteriormente.
Al final del menú desplegable de la opción Archivo de la barra de menús aparece
una lista con los últimos documentos abiertos.
También aparece esta lista en el panel de
tareas
como
hemos
comentado
anteriormente.
Para abrir la base de datos basta hacer doble
clic sobre su nombre en la lista.
El primer documento de la lista es el último
que se abrió.
Esta forma de abrir la base de datos suele ser la más utilizada ya que normalmente
trabajamos siempre con la misma base de datos.
Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos,
con múltiples opciones. Se elige el objeto
y se hace clic sobre la
tabla que se desea abrir.
Se pulsa el botón Abrir, si se desea introducir datos, o
Diseño si se desea añadir un campo o variar las
propiedades de los campos.
Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la
oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas:
Introducir datos en la tabla
En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro sólo
aparecerá una fila. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. En
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el momento en que se empiece a escribir se añadirá una fila más. En la primera
columna de la fila sobre la que esté escribiendo aparecerá un lápiz, y en la siguiente
un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse Intro o Tabulador.
Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pinchar sobre la fila con el
asterisco.
Los campos
Para crear los campos de una manera más completa es necesario profundizar en
cada una de las características de un campo.
Nombre del campo
En esta columna se introduce el nombre de los campos. La columna tiene un
máximo de 64 caracteres. Se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar
con un espacio. No se pueden utilizar: los puntos, los signos de admiración, los
acentos graves ni los corchetes.
Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre.
El nombre del campo debe ser descriptivo de la información que el campo va a
contener para no crear confusión a la hora de trabajar con los datos.
Tipo de datos
1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no se
vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo.
2. Numérico: Almacena números destinados a realizar operaciones. Hay cinco
tamaños:
Byte: para almacenar el rango de 0 a 255
Entero: para el rango entre -32768 y 32767
Entero Largo: para el rango entre-2.147.483.648 y 2.147.483.647
Simple: para números decimales entre el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales
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Doble: Doble para números entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales.
3. Fecha/ hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.
4. Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo
automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente.
5. Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1,
verdadero-falso, blanco-negro...
6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes.
7. Moneda: Para almacenar valores de moneda.
8. Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras
aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.
Descripción
En esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad.
El texto que se introduzca aparecerá en la barra de estado cuando se seleccione el
campo en un formulario, de este modo se facilita el introducir el contenido adecuado
en cada campo.
En la tabla pacientes, que se ha creado en el apartado anterior, la descripción podría
ser la siguiente.
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Las propiedades de los campos ayudan a detallar el tipo de dato que va a contener
un campo, y por lo tanto la utilidad del mismo dentro de la base de datos. Las
propiedades se explican en el capítulo "Propiedades de los campos".
A continuación se crean estas dos tablas para poder continuar con el ejemplo de la
base de datos de un hospital:
La clave principal de la tabla Médicos es el código del médico y de la tabla visita, el
número de visita.
Propiedades de los campos
Estableciendo las propiedades de los campos en Vista Diseño se controla la
apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
Tamaño del campo
Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numérico como los de
texto.
En los campos de texto el tamaño del campo indica el número de caracteres que
puede contener. El valor máximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica
50. Se puede introducir un valor inferior, pero si ya se han introducido datos hay que
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tener mucho cuidado, ya que si se da un tamaño inferior al de algún campo los
caracteres restantes se perderán.
En los de tipo numérico limita el rango de valores permitido y si el campo puede
contener valores fraccionarios. El campo numérico puede tener estos tamaños: Byte,
Entero, Entero Largo, Simple y Doble.
Configuración
Rango
Lugares
Decimales
Lugar que
ocupa
Byte
0 a 255
Ninguno
1 byte
Entero
-32.768 a +32.768
Ninguno
2 bytes
Entero Largo
-2.147.483.648 a +
2.147.483.647
Ninguno
4 bytes
Simple
-3,4x1038 a 3,4x1038
7
4 bytes
Doble
-1.797x1038ª 1,797 x1038
15
8 bytes
El Byte es el que menos tamaño tiene y por tanto el que menos ocupa. El Doble es
el que mas ocupa. No conviene que el tamaño sea mayor de lo necesario, ya que
cuanto más ocupe un campo más lento se procesaran los datos cuando se esté
trabajando.
Formato
Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE.
El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de
una tabla. Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos.
Los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o
con un determinado número de decimales.
Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los
datos aparecen tal y como se hayan introducido.
El formato que se especifique para un campo de una tabla será el que Access utilice
para los formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un cambio de
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formato después de haber creado un formulario o un informe, este formato nuevo no
le afectará.
Formatos de datos internacionales
Para garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los
valores establecidos para los formatos de número y de fecha/hora en la sección
internacional del Panel de Control de Windows.
Formatos de campos de tipo Numérico y Moneda.
Si no especifica ningún formato, o si especifica el formato número general, Access
presentará los números sin separador de miles ni ningún otro tipo de formato.
Si se desea que los números de un campo aparezcan con algún formato
determinado se presiona la flecha de la derecha en Formato, aparecen dos
columnas: la izquierda indica el nombre del tipo de formato y la derecha el resultado
de aplicar ese formato a un número.
Lugares decimales
Cuando se selecciona un formato de número que no sea número general en esta
propiedad se puede especificar un número de lugares decimales exacto. Si se ha
escogido el formato número general sólo se presentará el número de lugares
decimales necesarios para cada valor.
Formatos personalizados de campos numéricos
Aunque en la propiedad formato se puede elegir un formato ya creado de la lista que
se despliega, Access también permite establecer un formato propio. Este formato se
crean a través de códigos que Access convierte en formatos.
Un tipo de formato se crea con cuatro secciones:
1º. Para los números positivos
2º. Para los números negativos
3º. Para los que tengan valor cero
4º. Para los que no tengan ningún valor (que el campo esté vacio)
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Código
Función
Separador decimal
, (coma)
Separador de miles
. (punto)
0
Muestra un dígito o el 0
#
Muestra un dígito o un espacio en blanco
%
Multiplica el valor por cien y lo muestra seguido del símbolo
porcentaje
E- o e-
Notación científica con un signo menos junto a los exponentes
negativos
E+ o e+
Notación científica con un signo mas junto a los exponentes
positivos
Ejemplo
de
las
cuatro
secciones:
#.##0,00
;
-#.##0,00;
0,00;
"Vacío"
Códigos de formato para campos de cualquier tipo
Para crear formatos personalizados para cualquier tipo de campos se utilizan estos
códigos:
Código
Espacio
"texto"
Función
Muestra un espacio
Muestra lo que esté entre comillas
!
Fuerza la alineación a la izquierda, en lugar de la
alineación a la derecha
*
Rellena el espacio disponible con el carácter que venga a
continuación.
\
Muestra el carácter que haya a continuación. Evita que
ese carácter sea tomado por un código de control si
coincide con alguno
[color]
Muestra la sección en el color indicado entre los
corchetes. Los colores disponibles son: negro, azul,
verde, cyan, rojo, magenta, amarillo, blanco
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Formatos de campos de tipo Texto y Memo
En estos dos campos no hay ningún formato predefinido. Si se desea se puede crear
uno propio. Al igual que en los campos numéricos un formato se crea en varias
secciones con unos códigos.
En los campos de texto y memo sólo hay dos secciones, la primera se usa si el
campo tiene texto y la segunda si el campo está vacio.
Los códigos son los siguientes:
Código
Función
@
Si los caracteres que se introducen en un campo no lo
completan cada uno de los códigos que se inserten en
formato se convertirá en un espacio o carácter para rellenar
el campo
&
Funciona igual que el anterior, pero si no hay suficientes
caracteres para sustituir todos los símbolos Access no
insertará nada
<
Presentará todos los caracteres en minúsculas
>
Presentará todos los caracteres en mayúsculas
Formatos de campos de tipo Fecha/Hora
Los formatos predefinidos de este campo dependen de la configuración de la
sección internacional del panel de control de Windows.
En este tipo de campo también se pueden crear formatos personalizados. Con la
diferencia de que sólo hay una sección:
Código
Significado
:
Separador de hora
/
Separador de fecha
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D
Día del mes en uno o dos dígitos numéricos (1-31)
Dd
Día del mes en dos dígitos numéricos(01-31)
Ddd
Las tres primeras letras del día de la semana (Dom-Sáb)
Dddd
Nombre completo del día de la semana
E
Día de la semana en números (1-7)
M
Mes del año en uno o dos dígitos(1-12)
Mm
Mmm
Mmmm
Mes del año en dos dígitos (01-12)
Las tres primeras letras del mes (Ene-Dic)
Nombre completo del mes (Enero-Diciembre)
T
Número del trimestre del año (1-4)
Aa
Los últimos dígitos del año (01-99)
Aaa
Año completo(0100-9999)
H
La hora en 1 o 2 dígitos (0-23)
Hh
La hora en 2 dígitos (00-23)
N
El minuto en 1 o 2 dígitos (0-59)
Nn
El minuto en 2 dígitos (00-59)
S
El segundo en 1 o 2 dígitos (0-59)
Ss
El segundo en 2 dígitos (00-59)
AM/PM
Reloj de 12 horas con las letras que correspondan
AMPM
Reloj de 12 horas con el indicador de mañana/tarde
definido en el panel de control de Windows
Formato de campos tipo Si/No
Si no se ha seleccionado un formato para este campo, Access mostrará un –1 para
Sí y un 0 para No.
En este tipo de campos hay formatos predefinidos y también se pueden crear
formatos personalizados. Hay tres secciones:
1º. Escribir punto y coma
2º. Representar los valores que no sean cero
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3º. ";"Representar los valores cero
En el campo Sexo se ha seleccionado un tipo de dato Si/No. En este tipo de dato no
hay nada predefinido para seleccionar un sexo.
; "Hombre" ; "Mujer"
Cuando se introducen los datos dependiendo desde que vista aparecerá un botón al
que hay que activar o desactivar. Si el botón está en blanco el valor es cero, por
tanto el sexo de ese registro será mujer. Si se activa o selecciona el valor de ese
campo ya no será cero por tanto el sexo será hombre.
Lugares decimales
Esta propiedad sólo la tienen los campos de tipo numérico y de moneda. Determina
el número de cifras decimales en la presentación de los campos.
Esta propiedad tiene dos configuraciones:
1. De 0 a 15. Aparecerán tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en
cuenta las que se especifiquen en el formato.
2. Auto: aparecerá el número de cifras decimales predeterminadas para cada
formato o la que este definida en la propiedad formato.
Máscara de entrada
Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico, fecha/hora y de moneda.
Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla
determinada.
Para crear una máscara hay un esquema de 3 partes separadas por ";":
1º. Presenta la máscara de entrada
2º. Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o no en
el campo junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se
guarden
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3º. Especifica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la
máscara. Access por defecto utiliza el subrayado.
Los códigos son los siguientes:
Código
0
#
Función
Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos
Dígito o espacio. Introducción opcional. Las posiciones en
blanco se convierten en espacios y se permiten los signos
9
Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signos
L
Letra (A-Z). Introducción obligatoria
?
Letra (A-Z). Introducción opcional.
A
Letra o dígito. Introducción obligatoria
a
Letra o dígito. Introducción opcional
&
Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria
C
Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional
.,:;-/
Marcador de posición decimal y separador de miles, fecha
y hora.
<
Convierte los caracteres en minúsculas
>
Convierte los caracteres en mayúsculas
!
\
Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a
izquierda
Hace que el carácter que venga a continuación se presente
como un carácter literal
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Ejemplo: (900)009-00 00; 0; "_"
Título
Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos.
Especifica la etiqueta que se utilizará en la presentación del campo cuando se crean
tablas, formularios e informes.
Valor predeterminado
Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto OLE.
Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el
usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor
varíe se puede modificar.
Regla de validación
Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo
Contador y Objeto OLE.
Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si
los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.
Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla de
validación en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay
unos puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparecerá una ventana para
generar expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas condiciones.
Texto de validación
Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no
aparece ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se
utilice el texto de validación. En esta propiedad se debe introducir cuál es la
condición que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.
Requerido
Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador.
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Si se encuentra activado "Si" no dejará que el usuario abandone un registro sin
haberlo rellenado.
Permitir longitud cero
Se aplica a los campos de tipo texto y memo.
Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se
comportan de distinta forma.
Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin
espacio entre ellas ("").
Indexado
Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.
Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las búsquedas
de un registro por el contenido de ese campo No conviene aplicarlo más que al
campo por el que se vayan a realizar las búsquedas porque si no la actualización de
los datos será muy lenta.
Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede
haber dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un
índice normal con cada uno de los registros.
Nota: Podemos definir un campo utilizando el generador de campos.
El generador de campos de Access es una utilidad que nos permite
crear campos sin necesidad de definirlos eligiéndolos de una serie de tablas de
ejemplo.
El generador de campos se activa estando en la vista diseño de una tabla y
pulsando el icono
.
A continuación el Generador nos pide que elijamos el campo de una serie de
campos ayudado por la siguiente ventana:
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Primero debemos elegir el tipo de tabla seleccionando Negocios o Personal. Al
seleccionar una de las dos opciones aparece arriba la lista de todas las tablas
ejemplo que Access tiene predefinidas del tipo seleccionado.
De la lista Tablas de ejemplo seleccionar la que nos parezca pueda contener un
campo como el que queremos crear. Al seleccionar una tabla vemos como la lista
de Campos de ejemplo va variando.
Seleccionar el campo que queremos crear y finalmente pulsar el botón Aceptar.
El generador de campos nos habrá creado un campo como el que le hemos
indicado con el tipo de dato y las propiedades que tenía el campo en la tabla de
ejemplo.
El asistente para búsquedas
En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera
sino que está extraído de una lista de valores válidos para ese campo. Por ejemplo
un campo Sexo con los valores H o M, un campo Provincia con los valores (Lima,
Arequipa, Tacna, etc...). Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos
que definamos nosotros (sería el caso del campo sexo) o también puede ser una
lista de valores extraídos de una tabla existente en nuestra base de datos (podría
ser el caso del campo Provincia si tenemos una tabla de provincias).
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En Access podemos definir esta lista de valores
válidos de una forma cómoda y rápida utilizando
el Asistente para búsquedas.
Para arrancar este asistente hay que
posicionarse en la ventana de diseño de tabla
sobre el tipo de datos del campo que va a
contener los datos extraídos de la lista y
seleccionar el tipo Asistente para búsquedas...
A continuación aparece la primera pantalla del
asistente donde nos pide si queremos obtener
los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.
Columna de búsqueda basada en una lista de valores
Si contestamos la segunda opción (Escribiré los valores que desee) aparece la
siguiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna:
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Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botón Siguiente> para pasar a
la última pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna.
Sólo queda hacer clic en el botón Finalizar.
La ficha Búsqueda - Lista de valores
Con el asistente hemos definido el campo con una lista de búsqueda basada en una
lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la ficha
Búsqueda de la siguiente manera:
Las propiedades que aparecen nos indican lo siguiente:
Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos
en el campo, este aparecerá como un cuadro combinado con una flecha a la
derecha que permita desplegar la lista de valores.
Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos
introducido.
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Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista
separados por un punto y coma
Columna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias
columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza
para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la columna.
Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una
primera línea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor Sí
cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados.
Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista.
Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un
punto y coma.
Filas en lista: indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega
la lista.
Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista.
Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un
valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos Sí obligamos a que
el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está
en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.
Columna de búsqueda basada en una tabla
Si la columna de búsqueda está basada en valores extraídos de una tabla o
consulta, en la primera ventana del asistente para búsquedas deberemos
seleccionar la primera opción
Después de pulsar el botón Siguiente aparece la siguiente ventana:
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Donde seleccionamos la tabla o consulta desde la que queremos obtener los datos.
En el recuadro Ver, si seleccionamos Tablas, sólo aparecen las tablas definidas en
la base de datos, si seleccionamos Consultas sólo aparecen las consultas y si
seleccionamos Ambas aparecen tanto las tablas como las consultas.
Después de pulsar el botón Siguiente aparece la pantalla donde seleccionaremos
las columnas que aparecerán en la lista.
En esta ventana tenemos en la lista de la izquierda las columnas de la tabla o
consulta elegida y en la lista de la derecha iremos colocando las columnas que
queremos aparezcan en la lista de búsqueda.
Para seleccionar una columna hacer clic sobre ella para que esté resaltada y
después pulsar el botón
derecha.
para pasar la columna resaltada a la lista de la
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El botón
golpe.
permite pasar todas las columnas de la izquierda a la derecha de
El botón
permite quitar una columna de la lista de la derecha.
El botón
permite quitar todas las columnas de la derecha.
Cuando hayamos incluido las columnas pulsar el botón Siguiente >
Aparecerá una ventana donde podremos ajustar el ancho de las columnas antes de
llegar a la última pantalla.
Si la lista de búsqueda así definida contiene una sola columna llegamos a la última
pantalla del asistente donde nos pide el nombre de la columna como ya vimos en la
página anterior.
Si la lista de búsqueda contiene más de una columna es necesario indicar al
asistente qué columna queremos que sea la del valor a introducir en el campo que
estamos definiendo. Por eso aparece una ventana parecida a la que te mostramos a
continuación, sólo tienes que hacer clic sobre la columna elegida y pulsar el botón
Siguiente> para pasar a la última ventana del asistente.
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Nota:
¿Cuando se definen más de una columna en la lista de búsqueda de un campo?
Imaginemos que tenemos una tabla de Facturas en la cual tenemos que tener el
cliente de la factura. Lo normal es tener codificados los clientes utilizando un campo
código o utilizando su DNI por lo que en la factura nos guardaremos el código del
cliente no su nombre completo.
Podremos definir el campo cliente de la tabla Facturas con una lista de búsqueda
para asegurarnos de introducir en ese campo un código de cliente que exista; pero
si incluimos en la lista únicamente el código del cliente, esta lista no nos dirá mucho
sería mejor incluir en la lista el código de cliente (porque será el que se guarde en el
campo de la tabla Facturas) y el nombre completo del cliente para poder elegir
mejor el cliente.
La ficha Búsqueda - lista basada en una tabla
Con el asistente hemos definido el campo con una lista de búsqueda basada en una
tabla, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la ficha Búsqueda de la
siguiente manera:
Las propiedades que aparecen son las mismas que en el caso de una lista de
valores (ver página anterior) lo único que ha cambiado es el tipo de origen de la fila,
ahora es Tabla/Consulta, y el origen de la fila, el asistente ha generado la
instrucción SQL necesaria para obtener de la tabla origen las columnas que
formarán parte de la lista de valores.
Nota:
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En este ejemplo hemos creado una lista compuesta por dos columnas de las cuales
la primera será la que contiene el valor a almacenar en el campo.
Manipulación De Registros
Tenemos una Base de Datos con una cantidad determinada de registros. Con ellos
podemos realizar las siguientes operaciones:
 Ordenamiento
 Búsqueda
 Filtrado
Para ordenar
 Ubicar el cursor en el campo de ordenamiento
 Clic en cualquiera de los campos de ordenamiento
(Ascendente-descendente)
Para hacer una Búsqueda
 Ubicar el cursor en el campo correspondiente (en nuestro ejemplo en el campo
paterno)
 Hacer un clic en el icono Buscar
 En el recuadro buscar introducir el valor de búsqueda (en nuestro ejemplo,
Sánchez )
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 Clic en el botón Buscar Siguiente.
Para efectuar filtros
Los filtros son herramientas que nos permiten mostrar (filtrar) únicamente los
registros de la tabla que cumplan con determinado requisito. Los registros que no
coincidan con los criterios de búsqueda serán ocultados.
Access nos permite efectuar dos tipos de filtro: Por Selección y por Formulario.
Para tal efecto, en la barra de herramientas disponemos de los siguientes iconos.
Filtro por Selección
Filtro por Formulario
Filtrado por selección.- Este es el filtro más rápido y para realizarlo solo tiene que
seleccionar en la tabla de datos el dato que no servirá par filtrar. Por ejemplo
filtraremos a todos los Sánchez en el apellido paterno.
Luego hacemos clic en el icono filtro por selección obteniendo sé el resultado
anterior. Para volver a ver todos los registros, hacer clic en el icono quitar filtro
(embudo hundido).
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 388
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Filtrado por Formulario.- Es un proceso mas completo que el anterior, pues nos
permite seleccionar los registros por el contenido de los campos.
Por ejemplo vamos a “filtrar” a todos los varones (M en el campo sexo), con edad
menor a 45.
Hacer clic en el icono Filtro por formulario y aparecerá un “ registro “ con todos sus
campos en blanco.
Introducir en los campos correspondientes los criterios de búsqueda como se
muestra continuación.
Hacer clic en el icono Aplicar Filtro
Al efectuar estos pasos se mostrara la siguiente ventana, conteniendo solo los
registros que cumplen con los criterios de filtrado establecido.
En el filtrado por formulario es posible utilizar los caracteres comodines para
encontrar los siguientes registros correspondientes.
Por ejemplo, el símbolo * (asterisco) suple a un conjunto de caracteres. Si
aplicamos filtro en el campo PATERNO con el criterio “cha”
siguiente: Obsérvese la columna PATERNO.
se obtendrá lo
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Relaciones
Una Relación es una asociación establecida entre campos comunes (columnas) de
dos tablas. Una relación puede ser de tipo Uno a Uno, de tipo Uno a Varios o de tipo
Varios a Varios
Por qué conviene definir relaciones
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft
Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a
combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre
las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e
informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este
formulario incluye información de cinco tablas:
Cómo funcionan las relaciones
En el ejemplo anterior, los campos de las cinco tablas deben coordinarse de modo
que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a
cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos
de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas
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tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal
de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave
externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos
de los que son responsables mediante la creación de una relación entre la tabla
Empleados y la tabla Pedidos a través de los campos Id. de empleado.
Clave principal
Uno o Mas campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera única
cada registro de una Tabla. Una clave principal no puede permitir valores Null (Nulo)
y debe tener siempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar
una tabla con claves externas de otras tablas.
Clave Externa
Uno o mas campos de una tabla que hacen referencia al campo o campos de clave
principal de otra tabla. Una clave externa indica como están relacionadas las tablas;
los datos en los campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque
los nombres de los campos no tienen por
que ser los mismos. Por ejemplo, una
tabla Productos puede contener la clave
externa NumProveedor, que hace
referencia
a
la
clave
principal
IdProveedor de la tabla Proveedores.
Una clave externa puede tener valor Null
(nulo); si una clave externa esta formada
por varios campos y alguno de esos
campos tienen un valor Null (nulo), todos
los campos deben tener el valor Null
(nulo).
Diferencia de una base de datos relacional
La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos
plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero
gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera. Cualquier
modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente se realizará en
todas las demás tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud
en los datos que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en la
que estemos.
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Tipos de relaciones
Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuación. Más adelante se
verá cómo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access.
Relación uno a varios
La relación uno a varios es el tipo de relación más común.
En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro
coincidente en la Tabla A.
Ejemplo 1:
Una relación de este tipo se daría entre
la tabla pacientes y la tabla médicos, ya
que el mismo médico se hará cargo de
varios pacientes. Un solo registro de la
tabla de médicos se relaciona con varios
registros de la tabla de pacientes. Pero
un registro de la tabla de pacientes sólo
se relaciona con un registro de la tabla
médicos.
Ejemplo 2:
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Relación varios a varios
En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos
registros coincidentes en la Tabla B y viceversa.
Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla
de unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas
de las Tablas A y B.
Ejemplo 1:
Si existiera una base de datos con dos tablas:
médicos y pacientes, con una relación directa
entre ellos, un médico atendería muchos
pacientes y un mismo paciente podría ser
atendido por varios médicos. Varios registros
de la tabla de médicos se relacionaría con
varios registros de la tabla de pacientes.
Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan
los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por
ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica, etc. En el ejemplo
1 esta tabla especial es la tabla Visitas, donde aparecen tanto el código del médico
como el del paciente.
Ejemplo 2:
Por ejemplo, las tablas Pedidos y Productos tienen una relación varios a varios
definida mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de
pedidos.
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Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa.
Este tipo de relación no es habitual,
debido a que la mayoría de la información
relacionada de esta forma estaría en una
sola tabla.
Puede utilizar la relación uno a uno para
dividir una tabla con muchos campos, para
aislar parte de una tabla por razones de
seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la
tabla principal.
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Ejemplo:
Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un
partido de fútbol benéfico en este caso habrá una relación entre la tabla empleados y
la tabla que registre a los que participan en el partido de fútbol.
El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los
campos relacionados.

Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una
clave principal o tiene un índice único.

Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves
principales o tienen índices únicos.

Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con
una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves
externas de las otras dos tablas.
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Índice Único:
Índice que se define estableciendo la propiedad indexado (Indexed) de un campo
como Si (Sin duplicados). Un índice único no permite entradas duplicadas en el
campo indizado. El establecimiento de un campo como clave principal, define
automáticamente a este campo como índice único.
Integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que garantiza que las relaciones
entre filas de tablas relacionadas son válidas y que evita eliminar o cambiar
accidentalmente datos relacionados.
Cuando se exige integridad referencial, se deben observar las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en la columna de clave externa de la tabla
relacionada si dicho valor no existe en la clave principal de la tabla relacionada.
Sin embargo, se puede especificar un valor nulo en la columna de clave externa.
Por ejemplo, no se puede indicar que un trabajo está asignado a un empleado
que no esté incluido en la tabla empleados, pero se puede indicar que un
empleado no tiene asignado un trabajo especificando un valor nulo en la columna
id_trabajo

de la tabla empleados.
No se puede eliminar una fila de una tabla de clave principal si existen filas
coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar una fila
de la tabla trabajos si hay empleados asignados al trabajo representado por dicha
fila en la tabla empleados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla de clave principal si
dicha fila tiene filas relacionadas. Por ejemplo, no se puede eliminar un empleado
de la tabla empleados si dicho empleado está asignado a un trabajo de la tabla
trabajos.
Se puede establecer integridad referencial si se cumplen todas las condiciones que
se indican a continuación:

La columna coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene una
restricción única.
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
Las columnas relacionadas tienen el mismo tamaño y el mismo tipo de datos.

Las dos tablas pertenecen a la misma base de datos.
Definir relaciones entre tablas
1. Cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar
relaciones entre tablas abiertas.
2. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede
presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra
ventana.
3. Haga clic en Relaciones en la barra de herramientas.
4. Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará
automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si necesita agregar las
tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla,
haga clic en Mostrar tabla
en la barra de herramientas.
5. aparecerá la siguiente Ventana
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6. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a
continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
7. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la
otra tabla.
8. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en cada campo
antes de arrastrarlo.
En la mayoría de los casos, se
arrastra el campo de clave
principal (mostrado en texto en
negrita) de una tabla a un
campo
con
similar
el
(normalmente
mismo
nombre)
denominado la clave externa de
la
otra
tabla.
relacionados
no
Los
campos
tienen
que
tener los mismos nombres, pero
deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el
mismo tipo de información. Además, cuando los campos coincidentes son campos
Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo.
Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se puede hacer
coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico cuya propiedad Tamaño
del campo esté establecida a Entero largo y que se puede hacer coincidir un
campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad
Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.
9. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar un campo con un
contenido similar. No importa la coincidencia del nombre sino del contenido. Médicos
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es la tabla primaria en esta relación (es la que contiene los datos) y Visitas es la
tabla secundaria (tomará los datos de médicos a través del campo común).
Si se pulsa el botón Tipo de combinación...se abrirá una ventana explicando los tres
tipos de combinaciones. Automáticamente aparece seleccionada la primera
combinación.
Exigir integridad referencial
La integridad referencial son unas
normas que mantienen la coherencia
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de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:
1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria.
2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la
secundaria.
Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es necesario
que:
1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal.
2. Los campos contengan el mismo tipo de datos (si es autonumérico- numérico).
3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.
Access verificará que los campos cumplen todas las condiciones para que haya
integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que esa
relación tenga integridad referencial.
Actualizar en cascada los campos relacionados se está indicando que si se
modifica el valor de un campo desde un lado de la relación automáticamente se
actualicen en todos los registros relacionados.
Eliminar en cascada los registros relacionados si se borra un registro de un lado
de la relación se borrarán automáticamente todos los registros que estaban
relacionados con él.
Cuando ya se han especificado las características de la relación se pulsa el botón
Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea. Esta línea simboliza la
relación entre las dos tablas. Si la relación cumple la integridad referencial la línea
será más gruesa.
10. Haga clic en el botón Crear para crear la relación
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11. Al cerrar la ventana Relaciones, Microsoft Access pregunta si desea guardar el
diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se
guardan en la base de datos.
Notas Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, haga clic
en Mostrar todas las relaciones
en la barra de herramientas. Para ver sólo
las relaciones definidas para una tabla determinada, haga clic en la tabla y, a
continuación, haga clic en Mostrar relaciones directas
Añadir tablas en la ventana relaciones.
Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la
tabla en la ventana de relaciones:
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1 Estar situados en la ventana de relaciones.
2 Hacer clic sobre el botón
de la barra de herramientas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.
3 Añadir las tablas necesarias.
4 Cerrar el cuadro de diálogo.
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
1 Estar en la ventana de relaciones.
2 Hacer clic con el botón derecho sobre la relación
a modificar.
3 Elegir la opción Modificar relación...
Aparecerá la ventana
estudiado anteriormente.
Modificar
relaciones
4 Realizar los cambios deseados.
5 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si lo que queremos es borrar la relación:
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1 Hacer clic con el botón derecho sobre la relación
a borrar.
2 Elegir la opción Eliminar.
Consultas
Una de las principales ventajas de Access es la facilidad y rapidez con que permite
encontrar la información haciendo uso de las consultas.
Una consulta es una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o una
petición para realizar una canción sobre los datos. Una consulta puede recopilar
datos de múltiples tablas para usuarios como origen de datos en un formulario e
informe.
Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras.
También se pueden usar como origen de registros para formularios e informes.
Las consultas nos posibilitan obtener “informaciones clasificados” sobre nuestros
datos; en general podemos afirmar que las consultas nos permiten:

Ver solo datos que se requieren ver (elección de campos y registros)

Actualizar datos

Crear tablas nuevas

Ordenar registros

Efectuar cálculos con los datos

Agrupar datos en tablas de doble entrada

Mostrar y filtrar datos provenientes de
varias
tablas (relacionadas)
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 403
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¿QUÉ PUEDE HACER UNA CONSULTA?
Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas
las tablas creadas en esa base de datos.
De esta forma las combinaciones posibles para obtener información son muchas.
Modificar los datos de las tablas: aunque las consultas no son tablas, dan acceso
a ellas, y permite modificar, eliminar o añadir registros nuevos. También se puede
utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla
o de varias tablas.
Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qué
campo se desea ver.
Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta el punto de ver sólo
un registro.
Realizar cálculos: se pueden realizar cálculos con los campos mostrados en la
consulta. Por ejemplo contar el número de registros seleccionados o acumular
totales. Se crearán campos nuevos: campos calculados que contendrán el resultado
del cálculo.
Para crear nuevos formularios, informes o consultas: Partiendo de los datos
obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos.
TIPOS DE CONSULTAS
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran únicamente los datos que le
especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
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modificarlos (esto se podrá hacer según la consulta). Es el tipo de consulta más
habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o mas tablas y muestras los
resultados en una hoja de datos en la que puedes actualizar los registros (con
algunas restricciones). También puedes utilizar una consulta de selección para
agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros de totales.
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros en una sola operación. Existen
Cuatro tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos
anexados y de creación de tablas.
Consulta de Parámetros
Es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de diálogo que
solicita información, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor
que desea insertar en un campo. Puedes diseñar la consulta para que solicite más
de un dato; por ejemplo, puedes diseñarla para que solicite dos fechas.
Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas
Muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla
y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la
hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja
de datos.
Consulta SQL
Es una consulta creada mediante una instrucción SQL. La consulta de unión, la
consulta de paso a través, la consulta de definición de datos y la subconsulta son
ejemplos de consultas específicas de SQL.
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Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.
También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y
páginas de acceso a datos.
¿Cómo crear una consulta?
Para crear una consulta hay que seleccionar el objeto
de la ventana
de la base de datos. Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se
pulsa el botón base de datos
. En la ventana Consultas puede aparecer algún
elemento creado si se ha guardado algún filtro:
Para crear una consulta nueva se pulsa el botón
. Aparecerá esta
ventana:
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Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta:
1. Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
2. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según
los campos seleccionados.
3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que
muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo.
4. Asistente para consultas Destinados a buscar duplicados: crea una consulta
en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo.
5. Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una
consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.
Crear una consulta sin asistentes
Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la opción Vista Diseño y se
pulsa Aceptar. Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas
de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al
siguiente:
En este ejemplo se va a elegir la tabla Pacientes. Tras seleccionar la tabla se pulsa
Agregar. Se pueden seleccionar más tablas, e incluso consultas. Una vez se hayan
elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se pulsa Cerrar.
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Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Tablas se pulsa el
botón
o se selecciona el menú Consulta/ Mostrar Tabla.
El aspecto de la ventana de una consulta es este:
Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones:
La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.
La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o
consulta seleccionada.
El proceso de creación de los criterios es muy similar al de los filtros. En las
consultas hay un elemento más, que da la opción de que un criterio de selección se
vea o no. Esta opción es Mostrar.
Campo.- En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla (con el
*) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna.
La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es:
1. Arrastrando el nombre del campo desde la sección superior.
2. Haciendo doble clic en la tabla de la sección superior
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3. Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. Se
desplegará una lista de los campos para seleccionar.
Tabla.- En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en
esa columna. Esta opción es muy importante cuando se trabaja con campos de
varias tablas.
Orden.- Ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicará a los registros
que se obtengan en la consulta según la columna en la que se esté indicando el
orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en función
del campo que se quiera.
Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla Orden,
aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha
aparece un menú con los tipos de orden aplicables a la consulta.
Mostrar.- Esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de este
cuadrado se está indicando al programa que se muestre ese campo. Esto tiene
sentido cuando se quiere indicar un criterio más para restringir la búsqueda, pero no
se quiere mostrar en el resultado de la búsqueda. Si la casilla esta
activada
este criterio aparecerá.
Criterios.- En esta casilla se introduce la condición o condiciones que debe cumplir
un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta.
Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresión de la casilla
criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio.
Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta. O incluso
introducir varios criterios en un mismo campo.
No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo
que se quiera pedir al programa.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 409
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Una forma más sencilla de ver una búsqueda es un ejemplo. Con la tabla de
Pacientes se va a realizar el siguiente ejemplo: Buscar los pacientes que vivan en
Madrid.
En este ejemplo sólo se establece un criterio en un campo: "Provincia", y el criterio
"Madrid". De todos aquellos registros en los cuales el campo Provincia sea Madrid
se le pide que muestre: el nombre y el apellido de los pacientes, además del criterio,
que no está oculto. Si no se le añaden más campos no mostrará más datos del
registro que cumple el criterio.
Para ejecutar la consulta se pulsa el botón
o se selecciona el menú
Consulta/ Ejecutar.
El programa devolverá el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que los
hay. Para mostrar los resultados se abrirá la Hoja de respuesta dinámica en la Vista
Diseño. En esta hoja aparecerán únicamente los datos solicitados en la Consulta.
Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista Diseño. Si se quiere
que se muestren todos los datos de los pacientes procedentes de Madrid habrá que
hacerlo de la siguiente forma.
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Se ha establecido el criterio Madrid en el campo Provincia. A continuación en lugar
de detallar cada campo en una columna se han seleccionado todos los campos en
una sola celda con el asterisco. Se ha ocultado el criterio, pero se muestran todos
los campos de la Tabla Pacientes. Se ejecuta la consulta pulsando
es
resultado será este:
Establecer criterios
Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto, numérica o
numérica con operadores. Si no se incluye ningún operador con la expresión (texto o
número) el programa actúa como si el operador fuera "=", y sólo habrá resultado en
la búsqueda si existe un registro idéntico a la expresión del criterio.
Gracias a los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de
condiciones a las búsquedas dentro de los registros.
Rangos de valores
Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:
Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 años pero
menores de 50. En la casilla Criterios se escribirá: Entre 18 Y 50.
<,>,>=,<=,<>: operadores de comparación.
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Lista de valores
Se puede poner más de un criterio, especificando cada uno de ellos. La redacción
de esta expresión deberá ser de la siguiente forma: el operador En seguido de una
lista de valores entre paréntesis, separando los valores con el punto y coma. Por
ejemplo para seleccionar todos los pacientes de tres provincias, en el campo
Provincia se utilizaría este criterio:
En ("Madrid";"Aragón"; "País Vasco")
De esta forma el programa seleccionará todos aquellos registros que en el campo
provincia tengan uno de estos tres valores.
Varios criterios
En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo
renglón el programa buscará un registro que cumpla todos los criterios.
El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100
En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio",
otro en la casilla o, y si se quiere más criterios en las filas de debajo. El programa
buscará un registro que cumpla al menos uno de los criterios.
Este criterio también se puede utilizar en distintos campos:
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Seleccionará los registros que o el campo provincia sea Madrid, o bien el campo
edad sea mayor de 18.
Los comodines
Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una letra, que terminan
por otra...
* representa cualquier número de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que
terminen por "ez: *ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre
compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio:
Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregará las comillas.
? representa un solo carácter, por ejemplo Jimenez/Gimenez: ?imenez.
# representa cualquier dígito en la posición especificada. Por ejemplo: 12#45,el
programa buscará un registro en el cual los dos primeros dígitos sean 12 y los dos
últimos 45.
Al introducir una expresión con uno de estos tres operadores, Access añadirá
automáticamente el operador "Como".
Selección de registros con datos o sin datos
Se puede seleccionar un registro por el criterio de si en el campo hay un dato, o si
está vacío.
Porque contiene algún dato: Es Negado Nulo
Pacientes que tienen teléfono:
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Porque no contiene ningún dato: vacío: Nulo o es Nulo
Pacientes que no tienen teléfono:
Fecha actual
Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una
empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese día.
En criterios se escribe Fecha()
Condición variable
Para hacer una condición variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o
ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que
se desea variar. (ver consultas con parámetros)
Criterios con cálculo
Dentro de un criterio se puede realizar un cálculo haciendo referencia a otro campo.
Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de
construcción se va a consultar:
Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor a la cantidad por 10.
Se ha creado el campo importe ya que no existía, que es un campo calculado
(apartado 8.7). Los campos van siempre entre corchetes.
Dentro del criterio se ha realizado una operación y en función del resultado se han
seleccionado o no los registros.
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Guardar las consultas
Siempre es recomendable que se prueben varias veces las consultas para
asegurarse que el resultado es el esperado.
Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar en
guardar o no la consulta. Todo depende de la frecuencia con la que se vaya a usar
esa consulta. Si se va a usar más veces es conveniente guardarla para no tener que
rediseñarla la próxima vez.
La consulta se puede guardar desde la vista Diseño o la vista Hoja de datos. Se
selecciona el botón guardar
o el menú Archivo/ Guardar.
Campos calculados
Se puede crear un campo que realice una operación con varios campos de una
misma tabla.
En el ejemplo de le empresa de venta de materiales de construcción se ha creado el
campo calculado "Importe".
Pasos para crear un campo calculado:
1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo
seguido de dos puntos. "Importe:"
2. Se escribe la operación, cuando se hace referencia a un campo este debe ir entre
corchetes [ ].
"Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad]
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Si sólo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el campo de la lista de
campos y al añadir un símbolo de operación: /*-+ el programa añadirá el corchete al
campo y pondrá un nombre al nuevo campo. El nombre será Expr, Expr1...
Crear consultas con asistentes
Asistente para consultas sencillas
El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los
campos especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas.
Si se desea, el asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio de los
valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor
mínimo o máximo de un campo. No obstante, no es posible limitar los registros
recuperados mediante el establecimiento de criterios.
Asistente para consultas de referencias cruzadas
Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basándose
en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una media, un recuento u
otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de
información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo
largo de la parte superior.
Asistente para consultas de buscar duplicados
Con este asistente se puede determinar si existen registros duplicados en una tabla
o determinar qué registros de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, se
pueden buscar valores duplicados en un campo de dirección para determinar si
existen registros duplicados para el mismo paciente.
También se pueden buscar valores duplicados en un campo de población para todos
los pacientes de una misma ciudad.
Puede ser una herramienta útil si se han importado datos desde otra base de datos,
ya que permite depurarlos.
Asistente para buscar registros no coincidentes
Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que no tenga
registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede buscar pacientes que no
hayan realizado ninguna visita.
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También es útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite
depurarlos.
Consultas con parámetros
Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato
antes de ejecutarla y buscar según ese dato.
Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen
para buscar datos en la tabla.
Por ejemplo, para realizar una consulta sobre los nombres de los médicos que
trabajan en un determinado departamento de un hospital, se tendrá que hacer una
consulta por especialidad utilizando el procedimiento habitual. Si se utiliza una
consulta diseñada con parámetros se podrá decir qué especialidad se busca cada
vez que se ejecute una nueva consulta.
El proceso es muy parecido al de una consulta normal. Se selecciona la tabla, se
seleccionan los campos y los criterios. En este caso se va a utilizar la tabla de
médicos.
Después de crear una consulta normal se selecciona el menú Consulta/
Parámetros. Se abrirá esta ventana:
¿Qué es una consulta de parámetros y cuándo se usa?
Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su
propio cuadro de diálogo que solicita información, como por ejemplo criterios para
recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la
consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que
solicite dos fechas. Microsoft Access puede entonces recuperar todos los registros
que quedan entre esas dos fechas.
Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para
los formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un
informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir
el informe, Microsoft Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes sobre
el que se desea el informe. Cuando se introduce un mes, Microsoft Access imprime
el informe apropiado.
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Crear una consulta de parámetros que solicite criterios cada que vez que se ejecute
Una consulta de parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos
que le solicitarán el valor del parámetro (criterio). También puede crear un cuadro de
diálogo personalizado que solicite los parámetros de la consulta. Cree una consulta
de selección.
1.
En la vista Diseño de la consulta, arrastre los campos desde la lista de
campos de la consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta.
2.
En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro,
escriba el texto a solicitar entre corchetes. Microsoft Access mostrará este texto
cuando se ejecute la consulta. El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre
del campo, aunque puede incluir el nombre del campo.
3.
Para un campo que muestra la fecha, puede mostrar el texto " Introduzca la
fecha inicial:" y el texto " Introduzca la fecha final:" para especificar un intervalo de
valores. En la celda Criterio del campo, escriba Between [Introduzca la fecha
inicial:] And [Introduzca la fecha final:].
4.
Para ver los resultados, haga clic en el botón Ver
en la barra de
herramientas y escriba el valor del parámetro. Para volver a la vista Diseño de la
consulta, haga clic de nuevo en el botón Ver
en la barra de herramientas.
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Ejemplo: Para realizar una consulta sobre los nombres de los médicos que trabajan
en un determinado departamento de un hospital, se tendrá que hacer una consulta
por especialidad utilizando el procedimiento habitual. Si se utiliza una consulta
diseñada con parámetros se podrá decir qué especialidad se busca cada vez que se
ejecute una nueva consulta. El proceso es muy parecido al de una consulta normal.
Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los criterios. En este caso se va
a utilizar la tabla de médicos.
Después de crear una consulta normal se selecciona el menú Consulta/ Parámetros.
Se abrirá esta ventana:
Parámetro: no debe tener el mismo nombre que el campo.
Tipo de campo: debe corresponder con el del
campo.
Se
crean
los
parámetros
deseados,
cada
parámetro tiene un nombre y un tipo de datos. El
nombre no puede ser igual al nombre de un
campo de la tabla y el tipo de datos debe
corresponder con el tipo de datos del campo por
el que se va a buscar.
En el campo por el que se va a buscar hay que
añadir el criterio. En este caso el criterio es el
nombre del parámetro entre corchetes:
Cuando se ejecute la consulta aparecerá una ventana que pide el valor del
parámetro.
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Dentro del recuadro en blanco se escribe la especialidad sobre la que se desea
obtener la lista de médicos que trabajan allí. Después se pulsa Aceptar. Esta será la
hoja de respuestas dinámica:
Consultas basadas en más de una tabla
Se crean de la misma forma que las anteriores, sólo que a la hora de agregar tablas
se puede agregar más de una. De esta manera es posible reflejar las relaciones
entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos tablas.
De cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastrándolos y
pegándolos en las celdas de la consulta. Se agregan los criterios que se crean
convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola tabla.
¿Qué es una consulta de acción y cuándo se usa?
Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en
una sola operación. Existen cuatro tipos de
consultas de acción: de eliminación, de
actualización, de datos anexados y de creación de
tabla.
Hasta ahora la consulta que se ha visto ha sido la
consulta de selección, una consulta muy sencilla.
Para seleccionar otro tipo de consulta más
compleja se debe seleccionar el botón tipo de consulta:
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Consulta de creación de tabla
Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a
partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredará
las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen.
Consulta de actualización
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios
registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar
antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente.
Consulta de datos anexados
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera añadir registros a una
tabla de otra que ya contenga algunos. Entonces, se podrán agregar datos que
estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como pueden
ser DBase, Paradox.
Consulta de eliminación
Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una
consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no
hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros
enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.
Consulta de actualización
Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo,
puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien
puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada
categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas
existentes.
Usar criterios en consultas o filtros avanzados para recuperar determinados registros
Los criterios son restricciones impuestas en una consulta o en un filtro avanzado
para identificar los registros específicos con los que se desea trabajar. Por ejemplo,
en lugar de ver todos los proveedores que utiliza su compañía, puede ver solamente
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los proveedores de Japón. Para ello, especifique criterios que limiten los resultados
a los registros cuyo campo País contenga el valor "Japón".
Para especificar criterios para un campo en la cuadrícula de diseño, escriba una
expresión en la celda Criterios de ese campo. La expresión del ejemplo anterior
será "Japón". No obstante, puede utilizar expresiones más complicadas, como
"Entre 1000 Y 5000". Si su consulta incluye tablas vinculadas, los valores que
especifique en el criterio de los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir
mayúsculas de minúsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base).
Puede introducir criterios adicionales para el mismo campo o para campos
diferentes. Al introducir expresiones en más de una celda Criterios, Microsoft
Access las combina empleando el operador Y (And) o el operador O (Or). Si las
expresiones están en celdas diferentes de la misma fila, Microsoft Access utiliza el
operador Y (And), que indica que sólo se devolverán los registros que cumplan los
criterios de todas las celdas. Si las expresiones están en filas diferentes de la
cuadrícula de diseño, Microsoft Access utiliza el operador O (Or), que indica que se
devolverán los registros que cumplan los criterios de cualquiera de las celdas.
También puede especificar criterios que afecten a los resultados de un cálculo. Al
agregar criterios, puede limitar los grupos para los que se va a realizar un cálculo,
limitar los registros incluidos en el cálculo o bien limitar los resultados mostrados una
vez realizado el cálculo.
Dónde especificar los criterios
que determinan cuándo se
realizan los cálculos
En la cuadrícula de diseño de
la consulta, el lugar donde
especifique
los
criterios
determina cuándo se realiza el cálculo.

Para limitar los grupos antes de realizar cálculos sobre grupos de registros,
especifique los criterios en los campos Agrupar por.
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
Para devolver sólo determinados resultados seleccionados después que se
realice algún cálculo, especifique los criterios en el campo que contiene el cálculo.
Esta regla es aplicable tanto si está llevando a cabo el cálculo sobre cada registro,
sobre grupos de registros o sobre todos los registros.

Para limitar los registros antes de que estén agrupados y antes de que se
realice el cálculo, agregue a la cuadrícula de diseño los campos cuyos registros
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desee limitar y, después, especifique los criterios en la celda Criterios del campo. Si
está calculando totales en la misma consulta, establezca la celda Total del campo
que contiene el criterio a Dónde. Esta regla es aplicable tanto si está calculando el
total sobre todos los registros o sobre grupos de registros. (Microsoft Access
desactiva automáticamente la casilla de verificación Mostrar).
Ejemplo
El ejemplo siguiente utiliza dos veces el campo PrecioConDescuento, una para
limitar los registros y otra para calcular el total. No obstante, puede utilizar un campo
diferente para limitar los registros arrastrando ese campo a la cuadrícula de diseño y
estableciendo su celda Total a Dónde.
Especificar varios criterios en una consulta
Otra característica en las Consultas es la posibilidad de usar varios criterios Usando
los siguientes operadores:
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Y (and)
O (or)
Ejemplos:
Un campo que
utiliza O
un campo que
utiliza Y
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“San Ignacio de Monterrico”
Dos campos
que utilizan O
dos campos que
utilizan Y
tres campos que
utilizan Y , O
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Ejemplos de expresiones de criterios para consultas o filtros avanzados
Puede utilizar una expresión de criterio en la celda Criterios, ya sea en la ventana
Filtro u orden avanzado o en la vista Diseño de la consulta.
Nota.- También puede utilizar expresiones de criterios personalizadas en un campo
de la ventana Filtro por formulario o bien puede emplear las expresiones de la lista
de campos.
Ejemplos de expresiones que usan valores de texto como criterios
Campo
Expresión
Descripción
CiudadEnvío
"Londres"
Muestra los pedidos enviados a
Londres.
CiudadEnvío
"Londres" O "Hedge End"
Utiliza el operador O (Or) para
mostrar los pedidos enviados a
Londres o a Hedge End.
FechaEnvío
Entre #5-Ene-95# Y #10Ene-95#
Utiliza el operador Entre...Y
(Between...And) para mostrar los
pedidos enviados no antes del 5Ene-95 ni después del 10-Ene-95.
FechaEnvío
#2/2/95#
Muestra los pedidos enviados el 2Feb-95.
PaísEnvío
En("Canadá", "Reino
Unido")
Utiliza el operador En (In) para
mostrar los pedidos enviados a
Canadá o al Reino Unido.
Negado "EE.UU."
Utiliza el operador Negado (Not)
para mostrar los pedidos enviados
a países distintos de EE.UU.
NombreEnvío
Como "S*"
Muestra los pedidos enviados a los
clientes cuyo nombre empieza por
S.
NombreCompañía
>="N"
Muestra los pedidos enviados a
compañías cuyo nombre comienza
por las letras N a Z.
IdPedido
Der([IdPedido], 2)="99"
Utiliza la función Der (Right) para
mostrar los pedidos con valores de
IdPedido que terminan en 99.
PaísEnvio
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“San Ignacio de Monterrico”
NombreCompañía
Longitud([NombreCompa
ñía])
>Val(30)
Utiliza las funciones Longitud (Len)
y Val (Val) para mostrar los
pedidos de las compañías cuyo
nombre tiene más de 30
caracteres.
Ejemplos de expresiones que calculan o manipulan fechas y a continuación usan el
resultado como criterio
Campo
Expresión
Descripción
FechaRequerida
Entre Fecha( ) Y
AgregFecha("m", 3,
Fecha( ))
Utiliza
el
operador
Entre...Y
(Between...And) y las funciones
AgregFecha (DateAdd) y Fecha
(Date) para mostrar pedidos cuya
fecha requerida está entre el día de
hoy y dentro de tres meses.
FechaPedido
< Fecha( )- 30
Utiliza la función Fecha (Date) para
mostrar los pedidos con una
antigüedad de más de 30 días.
FechaPedido
Año([FechaPedido])=1 Utiliza la función Año (Year) para
mostrar los pedidos con fechas de
996
entrega en 1996.
FechaPedido
ParcFecha("q",
[FechaPedido])=4
Utiliza
la
función
ParcFecha
(DatePart) para mostrar los pedidos
del cuarto trimestre.
FechaPedido
SerieFecha(Año
([FechaPedido]),
Mes([FechaPedido])+
1, 1)-1
Utiliza las funciones SerieFecha
(DateSerial), Año (Year) y Mes
(Month) para mostrar los pedidos del
último día de cada mes.
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“San Ignacio de Monterrico”
Año([FechaPedido])=
Año(Ahora()) Y
Mes([FechaPedido])=
Mes(Ahora())
FechaPedido
Utiliza las funciones Año (Year) y
Mes (Month) y el operador Y (And)
para mostrar los pedidos del año y el
mes actual.
Ejemplos de expresiones que usan un valor de campo vacío (Null o cadena de
longitud cero) como criterio
Campo
Expresión
RegiónEnvío
Es Nulo
RegiónEnvío
No es Nulo
Descripción
Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo
RegiónEnvío es NulL (está vacío).
Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo
RegiónEnvío contiene un valor.
Muestra los pedidos de los clientes que no tienen una
Fax
""
máquina de fax, lo que se indica mediante un valor de
cadena de longitud cero en el campo Fax en lugar de
un valor Null (vacío).
Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de un campo como criterio
Campo
Expresión
NombreDestinatario
Como "S*"
Pedidos enviados a los clientes cuyos
nombres empiezan por la letra S.
Como
Pedidos enviados a los clientes cuyos
nombres terminan por la palabra
"Importaciones".
NombreDestinatario
"*Importaciones"
NombreDestinatario
Como "[A-D]*"
NombreDestinatario
Como "*ar*"
Muestra
Pedidos enviados a los clientes cuyos
nombres empiezan de la A a la D.
Pedidos enviados a los clientes cuyos
nombres incluyen la secuencia de letras
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“San Ignacio de Monterrico”
"ar".
NombreDestinatario
Como "Casa
Dewe?"
Pedidos enviados al cliente con "Casa"
como primera parte del nombre y un
segundo nombre de 5 letras, de las
cuales las cuatro primeras son "Dewe" y
la última se desconoce.
Ejemplos de expresiones que usan el resultado de una función de agregado de
dominio como criterio
Campo
Carga
Cantidad
Expresión
Descripción
>(DDesvEst("[Carga]",
"Pedidos") + DProm("[Carga]",
"Pedidos"))
Utiliza las funciones DProm (DAvg) y
DDesvEst (DStDev) para mostrar
todos los pedidos para los que el
coste de carga queda por encima de
la media más la desviación estándar
del coste de carga.
Utiliza la función DProm (DAvg) para
>DProm("[Cantidad]", "Detalles mostrar los productos pedidos en
de pedidos")
cantidades superiores a la cantidad
de pedido media.
Ejemplos de expresiones que usan el resultado de las subconsultas como criterio
Campo
PrecioUnitario
PrecioUnitario
Expresión
Muestra
(SELECT [PrecioUnitario] FROM Productos cuyo precio es el
mismo que el del Sirope de
[Productos] WHERE
[NombreProducto] = "Sirope de regaliz.
regaliz")
>(SELECT
AVG([PrecioUnitario]) FROM
[Productos])
Productos que tienen un
precio unitario por encima de
la media.
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Salario
TotalPedido:
[PrecioUnitario]*
[Cantidad]
Salario de cada comercial
cuyo salario es mayor que el
> ALL (SELECT [Salario] FROM de los empleados con el cargo
[Empleados] WHERE ([Cargo] "Director" o "Vicepresidente".
LIKE "*Director*") OR ([Cargo]
LIKE "*Vicepresidente*"))
> ALL (SELECT
AVG([PrecioUnitario] *
[Cantidad]) FROM [Detalles de
pedidos])
Pedidos cuyos totales son
mayores que el valor de
pedido medio.
Las Consultas de resumen
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un
resumen de las filas del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas
de resumen, también se conocen como consultas sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen
tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de
consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila
de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene
datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una
consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla
origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren
las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo
de consulta no permite modificar los datos del origen.
En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal en la
que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región, en este
caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas,
mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado
se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 431
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“San Ignacio de Monterrico”
Una consulta de resumen se define activando la opción Totales del menú Ver
O bien haciendo clic sobre el icono
de la
barra de herramientas.
En cualquiera de los dos casos se añade una fila
a la cuadrícula QBE, la fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en la
cuadrícula deberán tener un valor en esa fila,
ese valor le indicará a Access qué hacer con los
valores contenidos en el campo escrito
en la fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la
fila Total: son los que aparecen al
desplegar la lista asociada a la celda
como puedes ver en la imagen de la
derecha:
Las funciones de agregado
Las
funciones
de
funciones
que
resultado
basado
agregado
permiten
en
obtener
los
son
un
valores
contenidos en una columna de una tabla,
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 432
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“San Ignacio de Monterrico”
son funciones que sólo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que
obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para
utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la
cuadrícula como veremos más adelante pero podemos utilizar una forma más
cómoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrícula la opción
correspondiente a la función.
A continuación describiremos esas opciones.
La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos
que se suman deben ser de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante o
monetario...). El resultado será del mismo tipo aunque puede tener una precisión
mayor.
La opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores
contenidos en el campo, también se aplica a datos numéricos, y en este caso el
tipo de dato del resultado puede cambiar según las necesidades del sistema para
representar el valor del resultado.
La opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos en
la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de
dos registros, el resultado es nulo.
La opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna
indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de
resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0
como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviación estándar los resultados no
serán los mismos con valores 0 que con valores nulos.
Las opciones Mín y Max determinan los valores menores y mayores
respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo
numérico, texto o fecha. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato
que la columna. Si la columna es de tipo numérico Mín devuelve el valor menor
contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mín devuelve el primer
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 433
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valor en orden alfabético, y si la columna es de tipo fecha, Mín devuelve la fecha
más antigua y Max la fecha más posterior.
Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último registro
del grupo sobre el que se realizan los cálculos. El orden lo determina el orden
cronológico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene
ningún efecto sobre estas opciones.
La opción Cuenta cuenta el número de valores que hay en la columna, los
datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un
número entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan,
si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.
Para que cuente en número de registros hay que
utilizar la función Cuenta(*) devuelve el número de
filas por lo tanto contará también los valores nulos.
En este caso tenemos que seleccionar la opción
Expresión y escribirlo así:
Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la
tabla y producen una única fila resultado.
La opción Agrupar Por permite definir columnas
de agrupación. Una consulta de resumen sin
columnas de agrupación obtiene una única fila
resultado y los cálculos se realizan sobre todos los
registros del origen. Cuando se incluye una
columna de agrupación Access forma grupos con
todos los registros que tienen el mismo valor en la
columna de agrupación y cada grupo así formado
genera una fila en el resultado de la consulta y
además todos los cálculos definidos se realizan
sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 434
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Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población.
Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero
antes agrupándolos por el campo Poblacion. De esta manera la función cuenta ()
la calculará sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma población). La
consulta quedaría así:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de
agrupación.
Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los
registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupación.
Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a
formar un único grupo.
Incluir expresiones
La opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de un
nombre de columna. Esta expresión tiene ciertas limitaciones. Sólo puede contener
operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver
(suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mín( ), Max( )...) valores fijos o nombres de
columna que aparezcan con la opción AgruparPor.
En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se
pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresión puedo poner
Max(nºhoras)-Mín(nºhoras)
pero
no
Max(suma(nºhoras)).
Incluir criterios de búsqueda
La opción Dónde permite poner un
criterio de búsqueda que se aplicará a
las filas del origen de la consulta antes
de realizar los cálculos.
Por ejemplo queremos saber cuántos
alumnos tenemos de Valencia, para ello
tenemos que contar los registros de la
tabla alumnado pero seleccionando
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 435
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previamente los de Valencia, esto se definiría de la siguiente forma:
También podemos incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la
opción Dónde, en este caso la condición se aplicará a las filas resultantes de la
consulta. Para la condición de selección se pueden utilizar los mismos operadores
de condición que en una consulta normal, también se pueden escribir condiciones
compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitación, en la
fila Criterios: no se podrá poner un nombre de columna si esta columna no es una
columna de agrupación.
Las consultas de referencias cruzadas
Introducción
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando
queremos representar una consulta resumen con dos
columnas de agrupación como una tabla de doble entrada
en la que cada una de las columnas de agrupación es una
entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de
nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos.
Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la
suma de los importes de los pedidos agrupando por
empleado y mes de la venta.
La consulta quedaría mucho más elegante y clara
presentando los datos en un formato más compacto como el
siguiente:
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Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias
cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue
definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la
otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada
valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un
valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la
función de agregado (la suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero
es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.
El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que estar
en la ventana Base de datos en el objeto Consultas
Hacer clic sobre el botón
de la
ventana Base de datos.
Elegir la opción Asist. consultas de tabla
ref.cruzadas del cuadro de diálogo que
aparecerá:
Aparece la primera ventana del asistente:
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En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de
donde cogerá los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la
lista de todas las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros
de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos
que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarán en el origen o
para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de
varias tablas y esa consulta será el origen de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botón Siguiente>
para pasar a la ventana siguiente:
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como
hemos dicho una de las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la
otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener
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muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de
filas y la segunda para encabezado de columnas.
Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el
botón
. Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la
zona inferior un ejemplo de cómo quedará la consulta; hemos seleccionado el
campo nºhoras y vemos que en la consulta aparecerá una fila por cada valor distinto
del campo nºhoras.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón
y el campo se quita de
la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habrá en
el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de
esos tres campos hayan en el origen de la consulta.
A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la siguiente ventana.
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En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aquí
sólo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen,
generará una columna con el valor como encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cómo quedará el resultado, vemos
que al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecerá en el resultado de la consulta
una columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la
tabla Cursos.
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo
Fecha, el asistente nos permite refinar un poco más el encabezado de columna
con la siguiente ventana:
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los
totales no por cada fecha sino por mes, año o trimestre por eso el asistente nos
pregunta en esta ventana qué tipo de agrupación queremos. Por ejemplo hemos
seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecerá una columna por
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cada mes del año en vez de por cada fecha distinta. Aquí también podemos apreciar
el efecto en la zona inferior de la ventana.
Después de pulsar el botón Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:
En esta ventana nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de
columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la función de agregado que permite calcular
ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuará la función
de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Codigo Curso y la función Cuenta,
por lo tanto en cada intersección tendremos el número de cursos iniciados en ese
mes con ese nº de horas.
Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de
resumen.
El asistente nos permite también añadir a la consulta una columna resumen de cada
fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En
nuestro ejemplo me daría el número total de cursos con el nº de horas de la fila.
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Para que el asistente añada esta columna tenemos que activar la casilla Sí, incluir
suma de filas.
Después de pulsar el botón <Siguiente> llegamos a la última ventana del asistente
que puedes ver en la parte inferior.
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre
también será su título.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:
O bien
Modificar el diseño, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de
consulta donde podremos modificar la definición de la consulta.
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La vista Diseño
La vista diseño de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de
una consulta resumen con una fila añadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente.
Normalmente nosotros no tendremos que cambiar el diseño, si acaso el título de las
columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no
sean encabezado de columna.
Las consultas de acción
Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los
datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva
tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar
nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de
diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.
A continuación te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de acción.
Consultas de creación de tabla.
Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva
tabla el resultado de una consulta de selección.
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Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o más tablas.
Las consultas de creación de tabla son útiles para:

Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Microsoft Access.
Por ejemplo, es posible que desee crear una tabla que contenga varios
campos de la tabla Empleados y, a continuación, exportar esa tabla a una
base de datos utilizada por el departamento de personal.

Crear páginas de acceso a datos que muestren datos de un determinado
momento en el tiempo. Por ejemplo, supongamos que el 15-May-96 desea
mostrar una página de acceso a datos que muestre los totales de ventas del
primer trimestre según los datos contenidos en las tablas base a las 9:00 AM.
del día 1-Abr-96. Una página de acceso a datos basada en una consulta o
una instrucción SQL extrae los datos más actualizados de las tablas (los
datos correspondientes al 15-May-96), en lugar de los registros de una fecha
y hora específicas. Para conservar los datos tal como estaban exactamente a
las 9:00 A.M. del 1-Abr-96, cree una consulta de creación de tabla en ese
momento del tiempo para recuperar los registros necesarios y almacenarlos
en una tabla nueva. A continuación, utilice esta tabla, en lugar de una
consulta, como base de las páginas de acceso a datos.

Realizar una copia de seguridad de una tabla.

Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede
crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos
de la tabla Pedidos actual.

Mejorar el rendimiento de las páginas de acceso a datos, formularios e
informes basados en consultas de tablas múltiples o en instrucciones SQL.
Por ejemplo, supongamos que desea imprimir varios informes basados en
una consulta de cinco tablas que incluya totales. Puede acelerar el proceso
creando primero una consulta de creación de tabla que recupere los registros
que necesite y los almacene en una tabla. A continuación puede basar los
informes en esta tabla o especificar la tabla en una instrucción SQL como el
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origen de los registros para un formulario, informe o página de acceso a
datos, de modo que no tenga que volver a ejecutar la consulta para cada
informe. No obstante, los datos de la tabla quedan congelados en el momento
en que se ejecuta la consulta de creación de tabla.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para
una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta
compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y
cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para
sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de
nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creación de tabla:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la
nueva tabla.
Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en
el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos
guardar en la nueva tabla.
Desplegamos el menú Consulta y elegimos la
opción Consulta de creación de tabla...
o bien desplegamos el botón
de la barra
de
herramientas y elegimos la opción Consulta de
creación de tabla...
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:
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Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos
activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos
que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del
archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la tabla. Debe ser el
nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos
con el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo
para buscar en el árbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la
nueva tabla.
Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de
consulta:
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La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección en ella definimos
la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única
diferencia es que en la barra de título después del nombre de la consulta pone
Consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta
haciendo clic sobre el icono
de la
barra de herramientas veremos en la
propiedad Tabla de destino el nombre de
la tabla que se tiene que crear y en Base
de datos de destino la base de datos
donde se creará:
Para ver los datos que se grabarán en la
nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista
Hoja de datos de la barra de herramientas
o bien desplegar el menú Ver y
elegir la opción Vista hoja de Datos. Esta opción nos permite visualizar los datos
sin que se cree la nueva tabla.
La opción Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos
obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono
o
bien desplegar el menú Consulta y elegir la opción Ejecutar.
Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación,
también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la
consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no heredan
propiedades como clave principal, índices, etc.
Consultas de actualización.
Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos
almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se
pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una
determinado condición.
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Para crear una consulta de actualización:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla que queremos actualizar.
Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción
Consulta de actualización
O bien desplegamos el botón
de la barra de
herramientas y elegimos la opción Consulta de
actualización
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas
Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila
Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuación:
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El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación
de tablas.
En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en
los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar.
En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a
asignar al campo.
La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier
expresión basada en campos del origen, también podría ser un parámetro.
Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna
indicada.
La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está
actualizando.
Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se
modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificación, lo mismo para la
condición de búsqueda.
Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos
que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de búsqueda. Si
la consulta no incluye criterio de búsqueda se actualizarán todos los registros de
la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de búsqueda [Código curso]
= 0, y en la fila Actualizar a: del campo [código curso] hemos puesto nulo, lo que
significa que actualizará el campo código curso al valor nulo en los registros donde
código curso sea igual a cero.
Si actualizamos una columna definida como parte de una relación, esta
columna se podrá actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial.
Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos
hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la barra de herramientas
bien desplegar el menú Ver y elegir la opción Vista hoja de datos.
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o
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Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono
o bien desplegar el menú
Consulta y elegir la opción Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizará la
actualización de la tabla.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos
en la fila Actualizar a: sin más, Access se encargará de añadir las comillas si el
campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un
campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para
que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. Por
ejemplo, supongamos que hemos añadido a la tabla alumnado un nuevo campo
Provincia para almacenar en él la provincia del alumno y como la mayoría de
nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para
rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y
luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la
provincia.
En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Provincia y en la
fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que
tiene que coger el valor del campo Población.
También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el
campo que estamos actualizando u otro campo que también actualizamos en esa
consulta. En estos casos se utilizará, para calcular la expresión, los valores antes
de la actualización. por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros
artículos, la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sería
[precio] * 1,1 (esta expresión es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)).
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen
de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y
el campo que contiene el valor a utilizar para la actualización. Por ejemplo
supongamos que hemos añadido un campo horas restantes a la tabla alumnado
para guardar el número de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso.
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Podríamos crear una consulta para actualizar ese campo con el nºhoras del curso
ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedará la totalidad de
horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo
horas restantes y el campo nºhoras del curso en el que está matriculado el
alumno, por eso habría que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta
quedaría así:
Cambiar registros como un grupo mediante una consulta de actualización
1. Cree una consulta, para lo cual debe seleccionar las tablas o consultas que
incluyen los registros que desea actualizar y los campos que desea utilizar para
establecer criterios.
2. En la vista Diseño de la consulta, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de
consulta
en la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en
Consulta de actualización.
3. Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta los
campos que desea actualizar o para los que desea especificar criterios.
4. En la celda Criterios, especifique los criterios si es necesario.
5. En la celda Actualizar a de los campos que desea actualizar, escriba la
expresión o el valor que desea utilizar para cambiar los campos, como muestra la
siguiente ilustración.
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Para ver una lista de los registros que se actualizarán, haga clic en Vista
en
la barra de herramientas. Esta lista no mostrará los nuevos valores. Para regresar a
la vista Diseño de la consulta, haga clic de nuevo en Vista
en la barra de
herramientas. Realice los cambios que desee en la vista Diseño.
Haga clic en Ejecutar
en la barra de herramientas para actualizar los
registros.
Consulta de datos anexados.
Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por
ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que
contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que
escribir toda esta información, desea anexarla a la tabla Clientes. Las consultas de
datos anexados también son útiles para:

Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee
anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un
tamaño considerable.

Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la
otra tabla. Por ejemplo, en la base de datos de ejemplo Neptuno, la tabla
Clientes tiene 11 campos. Supongamos que desea anexar registros de otra
tabla que tienen campos que coinciden con 9 de los 11 campos de la tabla
Clientes. Una consulta de datos anexados anexará los datos de los campos
coincidentes e ignorará el resto.
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Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una
tabla.
Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
La inserción se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente
cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendrá un
origen (la tabla o tablas de donde cogerá los datos) y un destino (la tabla donde
insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creación de
tabla ya que definimos una consulta de selección que permite obtener los datos a
grabar y lo que varía es que ahora indicaremos en qué columna del destino
queremos almacenar cada valor.
Para crear una consulta de datos anexados:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el
destino.
Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en
el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar.
Desplegamos
el
menú
Consulta
y
elegimos la opción Consulta de datos
anexados...
O bien desplegamos el botón
de la
barra
de
herra
mientas y elegimos la opción Consulta de
datos anexados...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
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Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos
insertar los nuevos registros.
Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base de datos
activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos
que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de
archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el
nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos
con el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo
para buscar en el árbol de carpetas la base de datos que queremos.
Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de
consulta.
La ventana de diseño será parecida a la de una consulta
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selección, en ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar
en la nueva tabla, la única diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:
Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el icono
de la
barra de herramientas veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la
tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra
la tabla destino.
En la fila Anexar a: indicamos el
campo destino, en qué campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido
en esa columna.
En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino,
este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresión válida.
Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los registros
que se insertarán en el destino.
Cuando no rellenamos algún campo del destino, el campo se rellenará con el valor
que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa
nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarán a nulo (su
valor predeterminado).
Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar
valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque según el
contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo
indicamos en la fila Campo:
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar
valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no añade la
fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo
asignamos al campo Código Curso el valor de la expresión [Código Curso] + 1000
para que no se generen códigos duplicados que ocasionarían errores (suponiendo
que los códigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000).
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Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un valor
que ya existe en la tabla también devuelve el mismo error.
Si la tabla destino está relacionada con otra, se seguirán las reglas de integridad
referencial.
Consulta De Eliminación
Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros
que cumplen el criterio de búsqueda especificado.
Para crear una consulta de actualización:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla de la que queremos
borrar los registros.
Desplegamos
elegimos
la
el
menú
opción
Consulta
Consulta
y
de
eliminación
O bien desplegamos el botón
de la
barra de herramientas y elegimos la opción
Consulta de eliminación
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de
aspecto, han desaparecido las filas Orden: y
Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su
lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en
el ejemplo que te ofrecemos a continuación:
El Origen de la consulta puede ser una tabla,
una consulta o una combinación de tablas. Se
utiliza
una
combinación
de
tablas
cuando
necesitamos borrar registros de una tabla pero
necesitamos la otra tabla para el criterio de
búsqueda.
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En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en
los criterios de búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una
columna para indicar de qué tabla queremos eliminar los registros.
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos
opciones, la opción Dónde indica un criterio de
búsqueda, y la opción Desde indica que
queremos borrar los registros de la tabla
especificada en esa columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos
(Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos
de Valencia (Dónde Población = "Valencia").
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.
Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la
tabla.
Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer
clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la barra de herramientas
o bien
desplegar el menú Ver y elegir la opción Vista hoja de datos.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono
o bien desplegar el menú
Consulta y elegir la opción Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizará la
eliminación de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a
eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación.
Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.
Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o
no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas
relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tenía que borrar nos manda un
mensaje avisándonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.
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Eliminar registros mediante una consulta que incluya sólo la tabla "uno" de una
relación uno a varios
1. Cree una consulta nueva que contenga la tabla "uno" de la cual desea eliminar
los registros.
2. En la vista Diseño de la consulta, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de
consulta
en la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en
Consulta de eliminación.
3. Arrastre el asterisco (*) desde la lista de campos de la tabla hasta la cuadrícula
de diseño de la consulta.
Aparecerá Desde en la celda Eliminar situada bajo este campo, como muestra la
ilustración siguiente.
4. Para especificar criterios para eliminar registros, arrastre a la cuadrícula de
diseño los campos en los que desea establecer criterios.
5. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula, escriba los
criterios.
6. Para ver una vista previa de los registros que se van a eliminar, haga clic en
Vista
en la barra de herramientas. Para regresar a la vista Diseño de la
consulta, haga clic de nuevo en Vista
en la barra de herramientas. Realice
los cambios que desee en la vista Diseño.
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7. Haga clic en Ejecutar
en la barra de herramientas para eliminar los
registros.
Eliminar mensajes de confirmación
Como ya hemos visto, cuando se ejecuta una consulta de acción Access nos avisa
de los cambios por si queremos cancelar la operación. En ocasiones estos
mensajes pueden no ser necesarios y podemos preferir que se ejecute la consulta
sin pedirnos confirmación.
Esto lo podemos conseguir cambiando las opciones de Access.
Para ello desplegar el menú Herramientas y seleccionar Opciones...
Aparecerá la ventana Opciones, hacer clic sobre la ficha Modificar/Buscar
En la sección Confirmar podemos:
Activar o desactivar los mensajes de Cambios en los registros, son los
mensajes que aparecen cuando va a
Eliminar registros
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Modificar registros
Insertar registros
Insertar en tabla Nueva
Activar o desactivar los mensajes de Eliminaciones de documento, mensajes
que aparecen cuando se eliminan objetos de la base de datos (tablas, consultas,
formularios,...) por ejemplo
Activar o desactivar los mensajes de Consultas de acción, mensajes que
aparecen cuando abrimos una consulta de acción desde la ventana Base de datos,
por ejemplo
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LOS FORMULARIOS
La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. No
sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de
herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. Si se pierde
la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese
registro.
Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más
sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los
datos se introducen en la tabla a través de los formularios.
Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden
ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o también se puede diseñar
un formulario con un formato totalmente personalizado.
En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma
tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede
tomar campos de diferentes tablas.
Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para
que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al
cerrar o guardar los Formularios, las tablas se actualizan.
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de
registros y cambiar su diseño.
Crear Formularios
Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de
datos con el objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botón
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se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un
formulario:
Vista Diseño abre un formulario
en blanco en la vista diseño y
tenemos que ir incorporando los
distintos
objetos
que
queremos
aparezcan en él. Este método no se
suele utilizar ya que en la mayoría
de los casos es más cómodo y
rápido crear un autoformulario o
utilizar el asistente y después sobre
el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un
formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creación del formulario.
Autoformulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.
Según el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario
presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las
opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los
datos con esa opción. Por ejemplo Autoformulario: en columnas presenta cada
registro en una pantalla mientras que Autoformulario: en tabla presenta varios
registros en una misma pantalla y cada registro en una fila.
Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la
tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del
origen del formulario. Este será el único dato a introducir, una vez introducido,
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seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botón Aceptar, Access se
encarga del resto.
Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creación del gráfico.
Asistente para tablas dinámicos utiliza un asistente que nos va guiando paso
por paso en la creación de la tabla
Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la Tabla
pacientes. Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes. Para
seleccionar la tabla
se pulsa.
Sobre la flecha de
la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. Para
seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas
se tendría que seleccionar Vista Diseño ó Asistente para formularios, o bien crear
una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella.
Autoformulario: Columnas
Al seleccionar la opción Autoformulario: columnas Access automáticamente
generará un formulario en columnas y lo abrirá en Vista Formulario:
Vistas de Formulario
En Formulario hay tres vistas distintas, además de la presentación preliminar.
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Vista Diseño.- Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se varía el
diseño del formulario. La ventana se compone de un menú y tres barras de
herramientas:
La primera barra de herramientas se refiere al diseño de formularios. Puede
aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal como aparece en
el gráfico de debajo:
El botón caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de herramientas. Y
el botón Autoformulario para crear un Autoformulario cuando se desee. El resto de
los elementos que componen la barra ya se han visto.
La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy
parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.
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Objeto: dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado.
Si se pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los
objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de
ellos el objeto se seleccionará y se le podrán aplicar todas
las características de formato que se quiera. Seleccionando
a través de este menú los objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno.
Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los
diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden
aplicar a todos los objetos de un formulario.
Tamaño: sirve para dar mayor número de
puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamaño.
Color del borde o de la línea: pulsando sobre este botón se
despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir
cualquiera de ellos este color se aplicará al objeto que esté
seleccionado.
Ancho del borde de la línea: hay seis grosores
diferentes además del que viene por defecto.
Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin
relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.
En el cuadro de herramientas se encuentran todos los elementos que
componen el formulario,
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Vista Formulario.- Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La
barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de datos, ya que en
ambas vistas se pueden introducir registros:
Vista Hoja De Datos.-En esta vista se introducen datos como si se tratara
de una hoja de cálculo. Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de
las tablas, la única diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede
haber campos de diferentes tablas.
El formulario creado automáticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos
campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en
distintas posiciones.
Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y
se cambia a Vista Diseño, el aspecto del formulario será este:
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Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento
primero es necesario saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican o
añaden nuevos elementos.
Los elementos que componen un formulario se llaman controles.
LOS CONTROLES
Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles
son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el
formulario. Los controles también son elementos del informe. Los controles pueden
ser dependientes, independientes o calculados.
Control dependiente:
Está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se
utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de
datos.
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Control independiente:
No tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles independientes se pueden
utilizar
para
mostrar
información,
líneas,
rectángulos
e
imágenes,
independientemente de que estos existan en la tabla.
Control calculado:
El origen de los datos es una expresión, no un campo. Una expresión es una
combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de
campos,
funciones
que
devuelven
un
solo
valor
y
valores
constantes.
La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o
datos de otro control del formulario.
A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la Vista
diseño. Estos son los diferentes tipos de controles:
Cuadro de texto
Sirven para mostrar o introducir
datos
Etiqueta
Crea una etiqueta
Grupo de opciones
Formado por un grupo de casillas
de verificación o botones de
opción. Sólo permite que se
active una opción.
Botón de opción
Para valores Si/No. Se puede
utilizar dentro de un grupo de
opciones.
Casilla de verificación
Para valores Si/No. Se puede utilizar
dentro de un grupo de opciones.
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Botón de alternar
Para valores Si/No. No puede
utilizarse dentro de un grupo de
opciones.
Cuadro combinado
Permite seleccionar un elemento
de una lista o escribir el dato
directamente.
Cuadro de lista
Permite seleccionar un elemento
de una lista.
Botón de comando
Inserta un botón que al ser
pulsado ejecuta instrucciones.
Imagen
Inserta un marco para incluir una
imagen. No es un objeto OLE. No
se edita.
Marco de objeto dependiente
Inserta un marco para incluir un
objeto OLE que depende del
valor de un campo.
Marco de objeto independiente
Inserta un marco para incluir un
objeto OLE que no depende del
contenido de un campo.
Subformulario/subinforme
Permite introducir un formulario
dentro de otro.
Salto de página
Cuando el formulario tiene mas
de una página, así se indica
dónde empieza cada una.
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Línea
Inserta una línea en el formulario.
Control Ficha
Permite crear Páginas para los
formularios.
Rectángulo
Inserta un rectángulo.
En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:
Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos.
Para utilizar el asistente de controles.
Para ver más controles.
Manejo de los controles
Hay controles que muestran información que sólo está en el formulario (controles
independientes) estos son las etiquetas, las líneas y los rectángulos. Los cuadros de
texto, los marcos de objeto muestran información contenida en la tabla o consulta
adyacente.
Para realizar cualquier modificación en un control se hace clic sobre él.
Para modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la
etiqueta:
Seleccionar: para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Mayúsculas o
Control y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar.
Si por equivocación se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla
Mayúsculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. También se puede
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seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratón. Para realizar
esta operación se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el
cuadrado, se arrastra el ratón en diagonal sin soltar el botón, cuando ese cuadrado
abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botón del Mouse.
Modificar el tamaño: haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las esquinas
se modifica el tamaño del objeto seleccionado. El ratón se convertirá en una flecha
que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas variará el tamaño.
Modificar la posición: si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratón se
convertirá en una mano con el dedo
índice apuntando hacia arriba.
Haciendo clic se podrá mover la etiqueta
o el campo de forma independiente. Sin
embargo si pasa el ratón sobre cualquiera
de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor será una mano abierta. Si se hace
clic y se mueve se moverá tanto el campo como la etiqueta.
Alinear: para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luego abrir
el menú Formato/ Alinear y se desplegará un menú para seleccionar respecto a qué
lado se deben alinear esos campos.
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En vista diseño también se pueden añadir más elementos a la presentación de
formularios que se verán más adelante.
Modificando el formulario con respecto a
la creación automática del programa, el
aspecto del formulario será más claro:
Una vez creado este formulario, se
puede introducir todos los datos que se
quiera. Para moverse entre los diferentes
registros se utilizan los botones que hay
debajo del formulario:
Para crear un nuevo registro se puede pulsar el botón crear un nuevo registro. Para
pasar de un campo a otro dentro del formulario se puede utilizar el ratón, la tecla
tabulador o la tecla Intro. Una vez se han introducido todos los datos de un registro
si se vuelve a pulsar Intro se crea un nuevo registro en blanco.
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Asistente para formularios
Otra forma de generar un formulario es utilizando el asistente para formularios. Tras
pulsar Nuevo aparecerá esta ventana:
En este caso se selecciona Asistente para formularios. Después se selecciona la
tabla de la que se van a extraer los campos y se pulsa Aceptar. Aparecerá esta
ventana:
En esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan en el formulario.
Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual se quieren
extraer los campos para el formulario, aún se puede cambiar de tabla pulsando
sobre la flecha que se encuentra bajo Tablas/ Consultas. Una vez seleccionada la
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tabla se escogen los campos que se quiere que aparezcan en el formulario. Se
pueden seleccionar todos los campos o sólo algunos. Incluso se pueden seleccionar
campos de diferentes tablas para un mismo formulario.
Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay entre
Campos disponibles y Campos seleccionados:
Pasar un campo
Pasar todos los campos
Eliminar un campo
Eliminar todos los campos ya seleccionados
Para añadir un campo a la lista de Campos seleccionados: primero se selecciona el
campo con el ratón y después se pulsa el botón
. El campo aparecerá en la
zona de la derecha: Campos seleccionados. A su vez el campo desaparecerá de la
lista de Campos disponibles.
Tras seleccionar todos los campos que se quiere que aparezcan en el formulario se
pulsa el botón Siguiente para continuar con la creación del formulario.
Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el botón Atrás para volver y
modificar alguna de las elecciones hechas. Si se pulsa el botón Cancelar se cancela
la creación de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. Si se pulsa el botón
Terminar el formulario quedará guardado hasta el paso en el que se esté en ese
momento.
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Tras pulsar Siguiente aparece esta pantalla, en la que se debe seleccionar el tipo de
distribución de los campos.
Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada distribución en la ventana
izquierda:
En columnas: cada
columna tiene un campo
y una etiqueta.
Tabular: cada fila un
registro. En la primera fila
las etiquetas.
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Hoja de datos: es el
mismo formato que el de
las tablas
Justificado: los campos
están juntos respetando
la longitud de cada uno.
Tras elegir el tipo de distribución se pulsa Siguiente.
En esta ventana se selecciona el aspecto gráfico del formulario. El color o la imagen
de fondo. El color de las etiquetas y los botones... Se selecciona uno de los modelos
de la lista y se pulsa Siguiente.
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En esta ventana se le da nombre al formulario. Este es el último paso de creación
del formulario, a partir de este momento se pueden introducir datos a través del
formulario. También cabe la opción de seguir modificando el diseño del formulario
desde la Vista diseño.
El formulario ya está creado, dependiendo de las modificaciones personales tendrá
un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma: introducir datos de una forma más
cómoda. Este podría ser el aspecto de un
formulario retocado desde la Vista diseño:
Formulario con subformulario
La utilidad de un formulario con un
subformulario es poder observar los datos
de dos tablas que tienen algo en común.
Para crear un subformulario se va a
utilizar el ejemplo2. En este ejemplo cada
paciente tiene asignado un médico de
cabecera. De esta forma cada médico tiene una lista de los pacientes que le
corresponden. Con el subformulario será posible ver dentro del formulario de los
médicos la lista de los pacientes que le corresponde a cada médico.
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De forma que tras crear el formulario médicos, con todos los datos del médico, se va
a crear dentro del formulario, el subformulario.
Para generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero
se debe abrir el formulario principal en Vista diseño. Dentro del cuadro de
herramientas se encuentra el botón Subformulario/ Subinforme
Siguiendo con el ejemplo2, se abre el formulario de Médicos con el que se va a
trabajar, en modo diseño. Y se hace clic sobre el botón Subformulario:
Se crea un rectángulo con el ratón en la zona donde se quiera situar el
subformulario. Para crear el rectángulo se hace clic en lo que va a ser la esquina
superior izquierda y se desplaza el Mouse en diagonal hacia la esquina inferior
derecha. Cuando el rectángulo tenga la forma deseada se suelta el Mouse. Dentro
del rectángulo creado estará el subformulario.
Tras crear el rectángulo aparece la siguiente ventana de diálogo, donde se elige si el
formulario se hace a partir de una tabla o de un formulario ya existente.
El diseño será mejor si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de
pacientes tiene que estar ya creado. En este caso se selecciona Tabla o consulta.
En la ventana siguiente se selecciona la tabla de Pacientes y los campos que se
quiere que formen parte del subformulario.
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Se pulsa Siguiente. En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que
existe entre el formulario principal y el subformulario. El programa sugiere vínculos,
si ninguno de ellos coincide con la relación real que hay entre las dos tablas se
selecciona Definir la mía propia, si alguno de los vínculos coincide con la relación
real. Se selecciona y se pulsa Siguiente.
En este caso, la relación que sugiere el programa no coincide con la realidad.
Los campos de las dos tablas que coinciden en su contenido son "Código del
médico" de la tabla médicos con el campo "médico de cabecera" de la tabla
pacientes.
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Para poder definir bien la relación se selecciona Definir la mía propia. El aspecto de
la ventana variará:
En Campos del formulario/ informe se debe seleccionar el campo del formulario
Médicos que permite la relación con la otra tabla; Visitas. Y en Campos del
subformulario/ subinforme se debe seleccionar el campo que permite la relación de
la tabla Visitas con el formulario Médicos. Los campos que permiten la relación
deben contener el mismo dato, no importa su nombre si no los datos que contengan.
Para seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se pulsa la
flecha que hay en el primer recuadro bajo Campos del...
En la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se almacenará
junto con los demás formularios.
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Tras realizar estos pasos el formulario de médicos quedará así en el Vista Diseño:
En Vista Formulario se ve la utilidad del subformulario:
Propiedades de un formulario
Visualizar las propiedades
Para visualizar las propiedades de cualquier objeto debemos situarnos en ese objeto
y abrir la ventana Propiedades, en concreto para acceder a las propiedades del
formulario hacer clic sobre la esquina superior izquierda del formulario (la que tiene
un cuadrito negro) y hacer clic en el botón
de la barra de herramientas, se
abrirá la ventana Propiedades que iremos viendo a continuación. Las propiedades
están organizadas en esta ventana en varias fichas, la ficha Todas recopila todas
las propiedades, la ficha Eventos permite asociar macros, procedimientos o código
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VBA a ejecutar cuando se produzca algún evento asociado al formulario, esto no
entra en el marco de este curso.
De las demás fichas destacaremos las propiedades que más se utilizan.
La ficha Formato
El título es el que aparece en la
barra de título.
Vista
predeterminada
permite
especificar la presentación inicial del
formulario, es la vista con la que se
visualizan
los
formulario.
datos al
En
esta
abrir
el
propiedad
podemos elegir entre los siguientes
valores:
Un único formulario: muestra un
sólo registro por pantalla.
Formularios
continuos:
muestra
varios registros (tantos como quepan
en la ventana actual), se genera una
copia de la sección detalle del
formulario por cada registro que
quepa en la ventana.
Hoja de datos: muestra los campos
del formulario organizados en filas y
columnas como la vista hoja de datos que ya conocemos.
Las propiedades Permitir... indican a qué tipo de vista se puede pasar una vez
abierto el formulario, las que tengan la propiedad a Sí serán las vistas mostradas en
la lista del botón
y en el menú Ver.
Barras de desplazamiento: permite definir qué barras de desplazamiento queremos
que se vean en el formulario para cuando el formulario es más grande que la
pantalla de nuestro ordenador, puede ser la vertical, horizontal, ambas o ninguna.
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Selectores de registros: para especificar si deben aparecer o no los selectores de
registros (el selector de registros es el pequeño cuadrado o barra colocado a la
izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para seleccionar todo el
registro en las vistas Hoja de datos y Formulario y que aparece con un lápiz
cuando estamos modificando el registro).
Botones de desplazamiento: si la propiedad está establecida a Sí aparece en la
vista formulario la barra de desplazamiento por los registros del origen del formulario
Separadores de registros: si la propiedad está establecida a Sí aparece en la vista
formulario una línea de separación entre cada registro. Esta propiedad se suele
utilizar cuando la vista predeterminada es la de Formularios continuos.
Ajuste de tamaño automático, indica si una ventana Formulario se abre
automáticamente con el tamaño adecuado para mostrar registros completos. La
ventana Formulario sólo cambia de tamaño si se abre en vista Formulario. Si
abres el formulario primero en la vista Diseño o la vista Hoja de datos y a
continuación, pasas a la vista Formulario, la ventana Formulario no cambiará de
tamaño.
Centrado automático: indica si el formulario será centrado automáticamente en la
ventana de la aplicación cuando se abra.
Dependiendo del tamaño y la colocación de la ventana de la aplicación, los
formularios pueden aparecer por fuera de uno de los lados de la ventana de la
aplicación, ocultando parte del mismo. Al centrar el formulario automáticamente
cuando se abre hace que sea más fácil de ver y de usar.
Si en la vista Diseño introduces algún cambio en un formulario cuya propiedad
AjusteDeTamañoAutomático
está
establecida
en
No
y
cuya
propiedad
CentradoAutomático está establecida en Sí, cambia a la vista Formulario antes de
guardar el formulario. Si no lo haces, Microsoft Access recorta el formulario por los
bordes derecho e inferior la siguiente vez que abre el formulario.
Si la propiedad CentradoAutomático está establecida en No, se abre una ventana
Formulario con su esquina superior izquierda en la misma posición que cuando se
cerró.
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Las propiedades referentes a botones sirven para que estos botones aparezcan o
no en la ventana Formulario.
Las propiedades referentes a imagen se refieren a una imagen de fondo del
formulario, en ocasiones definir una imagen de fondo puede requerir una gran
cantidad de memoria.
La ficha Datos
Origen del registro: permite indicar de
qué tabla o consulta se sacarán los
datos a visualizar en el formulario. Al
posicionar el cursor sobre esta propiedad
en la parte derecha aparece una flecha
para desplegar la lista de todas las tablas
y consultas definidas en la base de datos
y poder elegir una de ellas, también
aparece el botón
que permite entrar en una ventana Diseño de consulta y
definir una nueva consulta que no se almacenará como tal sino que la propiedad se
rellenará con el código SQL correspondiente a la consulta que hayamos definido.
También las personas que sepan SQL pueden escribir la sentencia SQL
directamente en la propiedad.
Filtro: permite poner una condición para filtrar los registros del origen que
queremos aparezcan en el formulario. El filtro entrará en funcionamiento cuando
pulsemos el botón aplicar filtro de la barra de herramientas o la opción Aplicar filtro
u ordenar del menú Registros.
Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los
registros ordenados. Si queremos poner varios campos de ordenación tenemos
que separarlos por punto y coma.
Permitir filtros: si esta propiedad está establecida a No quedarán desactivados los
botones de la barra de herramientas y las opciones del menú Registros referentes a
filtros.
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Permitir ediciones: si esta propiedad está establecida a No no se podrán realizar
cambios en los datos que aparezcan en el formulario, únicamente se podrán
visualizar.
Permitir eliminación: si esta propiedad está establecida a No no se podrán borrar
registros.
Permitir agregar: si esta propiedad está establecida a No no se podrán añadir
nuevos registros.
Entrada de datos: si esta propiedad está establecida a Sí cuando se abre el
formulario no se visualizan los registros que ya existen en el origen sino que se nos
abre un registro en blanco para empezar a añadir nuevos registros. Se puede utilizar
por ejemplo cuando queremos que alguien introduzca nuevos datos en una tabla
pero sin que tenga acceso a los datos que estaban ya grabados.
La ficha Otras
Emergente:
un
formulario
emergente es un formulario que
permanece
ventanas.
encima
Un
de
otras
formulario
emergente puede ser modal o no
modal.
Modal: cuando un formulario se
abre como un formulario modal, el
usuario debe cerrar el formulario
para poder hacer clic fuera del formulario. Los cuadros de diálogo y los mensajes
suelen ser modales.
Ciclo: permite especificar qué sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque
se encuentra en el último campo de un formulario dependiente.
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Si elegimos el valor Todos los registros, pasaremos al siguiente registro.
Si elegimos el valor Registro activo, nos quedaremos en el registro y volveremos al
primer campo del registro.
Si elegimos el valor Página activa, regresamos al primer campo de la página.
Los informes
Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado
que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar
la información en la manera que desee verla.
Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos
contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está
orientada a la impresión de los datos. El diseño puede ser en columnas o en
etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.
Diferentes formas de crear un informe
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos
con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón
abre
una
ventana
con
las
distintas formas que tenemos
para crear un informe:
Vista Diseño abre un informe
en blanco en la vista diseño y
tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que
queremos aparezcan en él.
Este método no se suele utilizar
ya que en la mayoría de los
casos es más cómodo y rápido
crear un autoinforme o utilizar
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se
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el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el
informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo
modificar el diseño de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en la creación del informe.
Autoinforme
consiste
en
crear
automáticamente un nuevo informe que
contiene todos los datos de la tabla o
consulta origen.
Según el tipo de autoinforme que elijamos,
el informe presentará los datos de manera
diferente, cuando hacemos clic en una de
las opciones, en la parte izquierda aparece
un esquema de cómo se presentarán los
datos con esa opción. Por ejemplo
Autoinforme: en columnas presenta
cada registro en una página mientras que
Autoinforme: en tablas presenta varios
registros en una misma página y cada
registro en una fila.
Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la
tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del
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origen del informe. Este será el único dato a introducir, una vez introducido
seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botón Aceptar, Access se
encarga del resto.
Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creación del gráfico.
Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en la creación etiquetas.
Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando el asistente.
Asistente para informes
Con este asistente se pueden crear informes genéricos con diseños variados.
Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se
debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe:
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Se pulsa Aceptar.
En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el
informe. Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar
campos de diferentes tablas. Para seleccionar los campos se utilizan estos botones:
Seleccionar un campo
Seleccionar todos los campos
Deseleccionar un campo
Deseleccionar todos los campos seleccionados
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Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecerán en el informe se pulsa
Siguiente:
En esta ventana se especifican los niveles de agrupamiento. Por ejemplo agrupar los
registros por la especialidad. Para añadir o quitar un agrupamiento se utilizan las
flechas que hay entre los dos recuadros.
Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe.
Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados según se haya
seleccionado.
Si no se toca nada los campos aparecerán sin agrupación, tal y como están en la
imagen superior.
Botones de agrupamiento:
Sitúa en el nivel superior el campo seleccionado, creando dos grupos
en el recuadro derecho.
Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese campo con los demás.
Aumenta la prioridad del grupo seleccionado.
Disminuye la prioridad del grupo seleccionado.
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Para agrupar los campos del informe por especialidad se selecciona el campo
especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa
. La ventana quedará así:
Una vez determinado el agrupamiento de los campos se hace clic sobre Siguiente:
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En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecerán
los registros. Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente
o descendente. En los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y
pulsando la tecla
variará a
, varía el orden a aplicar, ascendente o
descendente.
Tras haber determinado el orden de los registros se hace clic sobre Siguiente para
continuar.
En esta ventana se selecciona el tipo de distribución del informe. Seleccionando
cada tipo de distribución la pantalla izquierda mostrará gráficamente de qué se trata.
Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de distribución. También se puede
modificar la orientación de la página.
Con la opción "Ajustar el ancho del campo..." cabrán todos los campos en una sola
línea del ancho de la página, pero es posible que no se vea el contenido completo.
Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamaño de la
letra, o bien seleccionando menos campos.
Tras pulsar Siguiente aparecerá esta ventana para seleccionar un diseño
predeterminado de los que presenta el programa.
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Según se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto del
recuadro izquierdo variará. Este diseño no tiene por qué ser definitivo, se podrá
modificar posteriormente. Se selecciona un diseño y se pulsa Siguiente.
En esta última ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se
decide si se quiere ver el aspecto del informe; "Vista previa" o si se quiere modificar
el diseño del informe.
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Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar. La
creación del informe ha finalizado.
Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se verá será esto. Para
modificarlo se pulsa en el botón de cambio de vista
.
Si se ha seleccionado modificar el diseño del informe la ventana que se abrirá será
ésta.
Para ver cómo va quedando se pulsa el botón cambio de vista
.
Si una vez confeccionado y cerrado el informe se desea hacer algún cambio, se
selecciona la pestaña Informes y se pulsa el botón Diseño.
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Desde Vista Diseño se hacen todos los cambios referentes al aspecto del informe.
Se pueden modificar las fuentes de los campo, añadir logotipos, texto.
Para cambiar un campo se selecciona el campo haciendo clic sobre él. A
continuación, se busca en la hoja de propiedades la que se quiera modificar.
Para ver cómo quedará el informe impreso se utiliza la Vista preliminar.
Asistente para etiquetas
Las etiquetas es un tipo de informe de Access que permite imprimir información de
una tabla o consulta en forma de etiquetas.
La creación de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. Al igual que con
el asistente para informes sólo hay que ir completando las pantallas que aparezcan.
Para comenzar a crear las etiquetas hay que situarse en el objeto informes
, aparecerá la ventana donde se elige el tipo de informe que se va a
crear y el modo de crearlo:
Para crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para etiquetas. La tabla
que se va a utilizar es la de Pacientes. Tras seleccionar el asistente y la tabla se
pulsa Aceptar.
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En esta ventana se debe elegir el tamaño de las etiquetas. Todo depende del papel
de impresión de etiquetas que se tenga. Dependiendo del modelo habrá una, dos o
tres etiquetas por fila. En la caja de las etiquetas suele venir el nombre del modelo,
que está en la primera columna.
En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para
seleccionar por medida. Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas,
inglesa o métrica. Dependiendo de la que esté seleccionada en Unidad de medida.
Además del tamaño de las etiquetas se puede seleccionar si el papel en el que se
imprimirán las etiquetas es continuo o si son hojas sueltas.
Tras seleccionar todo se pulsa Siguiente.
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En esta ventana se selecciona el formato del texto de las etiquetas. El nombre de la
fuente, el tamaño, si es normal, fina, negrita..., y el color de la letra.
A continuación se seleccionarán los campos que aparecerán en la etiqueta.
Se pueden seleccionar todos los campos o sólo aquellos que interesen.
Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza el
botón que hay entre los dos recuadros.
Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se pulsa la tecla intro después
de insertar un campo.
En este ejemplo se han seleccionado estos campos, con este orden:
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En la primera línea se han insertado dos campos. En las siguientes se ha pulsado
intro después de añadir cada campo.
El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se
introdujeron los datos u otro distinto.
En esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se ordenarán las
etiquetas para la impresión. En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los
pacientes por el apellido.
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En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dará a
continuación, bien ver la vista previa de las etiquetas, o bien modificar el diseño de
las etiquetas en Vista Diseño. Tras seleccionar todo se pulsa Aceptar.
La vista diseño de informe
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a
Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos
servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que
definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de
datos con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón
.
Nos aparece la ventana diseño:
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El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
La sección Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que
aparezca al principio del informe.
La sección Encabezado de página, en
ella ponemos lo que queremos que
aparezca al principio de cada página.
La sección Detalle, en ella aparecerán los
registros del origen del informe, o varios
registros o uno sólo por página según el
tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos
indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.
La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de
cada página.
La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del
informe.
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Podemos eliminar los encabezados y pies con el menú Ver las opciones
encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe.
La marca a la izquierda de la opción nos indica si las secciones están abiertas o
cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en
ellas.
Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a
colocar los controles dentro del área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en el menú Ver las opciones
Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas
opciones.
La barra Diseño de informe
Si has entrado en diseño de informe y no aparece esta barra la puedes hacer
aparecer desde el menú Ver, Barras de Herramientas, opción Diseño de informe.
A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primero
permite pasar de una vista a otra, si
lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño
la
que
estamos
describiendo
ahora,
la
Vista
preliminar que nos presenta los datos del origen del
informe tal como se imprimirán y la Vista previa del
diseño que permite examinar rápidamente el diseño, ya que incluye únicamente
una muestra de los datos del informe. Si el informe está basado en una consulta que
pide parámetros, no es necesario escribir ningún valor, tan sólo hacer clic en
Aceptar.
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El botón Guardar
nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el
diseño sin salir del informe.
El botón Buscar
permite buscar archivos.
Después tenemos los botones Imprimir
Vista preliminar
para enviar el informe a la impresora
para ver cómo quedará la impresión antes de mandar el
informe a impresora.
Luego tenemos los botones Cortar
formato
, Copiar
, Pegar
, y Copiar
para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro
informe. Para que Cortar, Copiar y Copiar formato estén activados deberemos
previamente seleccionar el/los control/es sobre los que queremos aplicar la acción.
Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el botón Copiar, posicionar
el cursor en la sección donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre el botón
Pegar.
Los botones Deshacer
y Rehacer
para deshacer las últimas acciones
realizadas por si nos hemos equivocado o rehacerlas después de deshacer.
Para insertar un hipervínculo tenemos el botón
El siguiente botón
.
hace aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en
el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo
añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
El botón
hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que
aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el
área de diseño como veremos más adelante.
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El botón
permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más
adelante.
Con el botón Autoformato
podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro
informe asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos, son los estilos
que aparecen también en el generador de informes.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se
accede a esa página de código haciendo clic sobre el botón
Con el botón
.
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del
control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un
formulario.
El botón
arranca el generador de expresiones, de macros o de código.
Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botón
.
Para crear una nueva tabla, consulta, informe, informe, macro, etc. sin salir de
nuestro informe podemos utilizar el botón
, al desplegarlo indicaremos qué
tipo de objeto queremos crear en la base de datos.
Por último podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botón
El cuadro Herramientas
Para definir qué información debe aparecer en el
informe y con qué formato, se pueden utilizar los
mismos controles que en los formularios aunque
algunos son más apropiados para formularios
como por ejemplo los botones de comando.
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.
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En el cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se
pueden añadir al informe.
Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botón
de la barra de
herramientas.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura),
a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este
tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para
quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón
.
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:
Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos
directamente dentro del control o en su propiedad Título.
Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato
almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se
llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo.
Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por ejemplo para
presentar los resultados de un cálculo. En la propiedad Origen del control tenemos
el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o
una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese
cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de
alternativas. Se suele utilizar más en formularios, para más detalle repasar la unidad
de formularios.
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Botón de alternar
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No,
si el campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.
Botón de opción
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el
campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto
Casilla de verificación
, sino, este otro
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo
Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto
otro
.
, sino, este
.
Cuadro combinado
Cuadro de lista
Grupo de opciones
Botón de comando
Control ficha
. Se suelen utilizar más en formularios, para más detalle repasar
la unidad de formularios.
Control imagen
para insertar imágenes en el informe, esta imagen no variará
al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente
para insertar controles como un documento
Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente
para insertar una imagen u otro objeto que
cambia de un registro a otro.
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Salto de página
, el salto de página produce un cambio de página aunque no
se haya llegado al final de la página.
También podemos agregar un subinforme
. Un subinforme es un informe que
se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe
dentro del informe se denomina subinforme. Una combinación informe/subinforme
se llama a menudo informe jerárquico, informe principal/detalle o informe
principal/secundario.
Línea
para añadir una línea en el informe.
Rectángulo
para añadir un rectángulo al informe.
Por último podemos añadir más controles, más complejos con el botón
Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los controles de
un formulario, si tienes alguna duda sobre cómo añadir un control, cómo moverlo de
sitio, copiarlo, cambiar su tamaño, cómo ajustar el tamaño o la alineación de varios
controles
Imprimir un informe.
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos
puntos dentro de Access.
Imprimir directamente
Si nos encontramos en la ventana Base de datos:
Seleccionar la ficha del objeto Informes.
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
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Hacemos clic sobre el botón
de la barra de herramientas, el informe será
enviado directamente a la impresora. En este caso se imprimen todas las páginas
del documento, con las opciones definidas en ese momento.
Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar
las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de
diálogo Imprimir.
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
Si nos encontramos en la ventana Base de datos:
Seleccionar la ficha del objeto Informes.
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Si desplegamos el menú Archivo y elegimos la opción Imprimir... se abrirá el
cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de
impresión como te explicaremos a continuación:
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están
instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la
impresora a la que queremos enviar la impresión.
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En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir
Todo el informe o bien sólo algunas páginas.
Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página
inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo, podremos
activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente esos
registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la
opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia,
mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página
juntas.
La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un
archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botón Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la
impresora, esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos
permite definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o
en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc...
Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes,
impresión a varias columnas, etc...
Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la
ventana sin aceptar no se imprime nada.
Abrir el informe en vista previa
Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista
previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresión
definitiva. Para abrir la vista previa desde la ventana Base de datos tenemos que
seguir los siguientes pasos:
Con el objeto Informes seleccionado, hacer clic sobre el nombre del informe que
queremos imprimir, para seleccionarlo.
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A continuación hacemos clic sobre el botón
previa del informe.
se abrirá la vista
La ventana Vista previa
LISTADO DE CURSO
En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora.
Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra
de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a
la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente
o a la última página.
En la parte superior tenemos una barra de herramientas (la barra Vista preliminar)
con iconos que ya nos son familiares:
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para pasar a la vista diseño,
para enviar el informe a la impresora,
para pasar a la ventana Base de datos,
para crear un nuevo objeto y
para acceder a la ayuda.
Además tenemos nuevos botones:
La lupa permite acercarnos o alejarnos del informe,
Permite visualizar una página entera en pantalla,
Reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sóla
pantalla,
Permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla,
ajustar ajusta el tamaño para que se vea una página entera en
pantalla, si desplegamos el cuadro podremos elegir un porcentaje de zoom para
ver la página de más o menos cerca, hace la misma función que la lupa pero
permite más tamaños.
Abre la ventana Configurar página donde podemos cambiar los
márgenes, la orientación del papel, etc...
Envía el informe a un documento Word, desplegando el cuadro
podemos elegir también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.
Cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
Agrupar y ordenar
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Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de
agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada
grupo una cabecera especial o una línea de totales, también podemos definir una
determinada ordenación para los registros que aparecerán en el informe.
Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o
modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos
definido, lo abrimos en vista Diseño y hacemos clic sobre el botón
de la barra
de herramientas. Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar que te
mostramos a continuación:
En
la
columna
Campo/Expresión
se
escriben las columnas por
las que queremos ordenar o
agrupar, las columnas que
sirven
para
definir
grupos
aparecen con el símbolo
a su izquierda. Normalmente
se
pone
un
nombre
de
columna pero en ocasiones podemos escribir una expresión por ejemplo si
queremos agrupar los registros por el mes de un campo fecha que se encuentra en
el origen del informe, pondremos la expresión =mes(fecha). La expresión debe ir
siempre precedida del signo =.
El orden en que ponemos los diferentes campos es importante. En el ejemplo
anterior, primero hemos escrito Nombre Curso, después nºhoras y al final Código
Curso, esto hará que primero se agrupen los registros por Nombre Curso, dentro
de un mismo nombre de curso se ordenarán los cursos por nºhoras, y dentro del
mismo número de horas se ordenarán por código de curso.
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Podemos
crear
agrupamiento,
hasta
estos
diez
niveles
niveles
de
estarán
anidados (uno dentro de otro) en el mismo
orden que aparecen en el cuadro Ordenar y
agrupar:
En la columna Orden definiremos el tipo de
ordenación que queremos para cada campo, puede ser Ascendente (en orden
alfabético si el campo es de tipo texto, de menor a mayor si el campo es numérico y
más antiguo a más reciente si el campo es de tipo fecha) o Descendente, en orden
inverso.
En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupación u
ordenación.
La propiedad Encabezado del grupo nos indica si queremos incluir un encabezado
del grupo, contendrá todos los datos que queremos imprimir sólo cuando empiece el
grupo. Si cambias la propiedad a Sí verás que aparece una nueva sección en la
ventana Diseño de informe para el encabezado del grupo.
La propiedad Pie del grupo nos indica si queremos incluir un pie de grupo,
contendrá todos los datos que queremos imprimir sólo cuando termine el grupo, es
el que normalmente se utiliza para imprimir los totales del grupo. Si cambias la
propiedad a Sí verás que aparece una nueva sección en la ventana diseño de
informe para el pie del grupo.
En la propiedad Agrupar en podemos elegir
entre Si elegimos Cada valor, ordenará los
registros del informe por el campo y cada vez
que el campo cambie de valor, terminará el grupo y empezará un nuevo grupo de
valores. Si elegimos Primeros caracteres, en la propiedad Intervalo del grupo
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pondremos un número n de caracteres, y agrupará por los n primeros caracteres del
campo.
La propiedad Intervalo de grupo sirve para indicar un número de caracteres si
tenemos la propiedad Agrupar en con el valor Primeros caracteres. También sirve
para formar grupos de un número fijo de registros, por ejemplo queremos agrupar
los registros de cinco en cinco, queremos formar grupos de cinco registros,
pondremos Cada valor en la propiedad Agrupar en y pondremos 5 en Intervalo de
grupo.
Por último en la propiedad Mantener juntos podemos
elegir entre.
Si elegimos Grupo completo intentará escribir el
encabezado de grupo, la sección de detalle y el pie
de grupo en la misma página, es decir, si después de imprimir los registros del
primer grupo le queda media página vacía pero el siguiente grupo no cabe entero en
ese espacio, pues saltará de página y empezará el nuevo grupo en una página
nueva.
Si elegimos Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en una página sólo
si puede imprimir también el primer registro de detalle.
Si elegimos No imprime el grupo sin mantener en la misma página el encabezado
de grupo, la sección de detalle y el pie de página del grupo.
LAS MACROS
Una macro es un objeto más de la base de datos. Este objeto ejecuta unas
instrucciones concretas de forma automática, en el orden determinado por el
usuario.
Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automática, abrir
automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar
automáticamente una consulta.
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Las macros se ejecutan a través de botones de comando, estos botones se pueden
incluir en un informe o un formulario.
¿Cómo se crea una macro?
Las macros se crean exactamente igual que los demás objetos de Access. Se
selecciona la pestaña Macros y se pulsa Nuevo. Se abrirá la ventana para definir las
macros.
Para comenzar la macro se debe
hacer clic sobre la flecha que aparece
en la celda de Acción:
En la columna Acción se indican en
cada fila las diferentes acciones a
ejecutar en secuencia.
En la columna Comentario se puede escribir una explicación de lo que realiza esa
acción.
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En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una acción,
aparecen los Argumentos de Acción. Dependiendo de la acción seleccionada tendrá
más o menos argumentos.
Cada acción tiene un número de argumentos con valores distintos. Un argumento
con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre
el que actúe.
Argumentos de acción
Nombre del informe/ Formulario/ Tabla: objeto de la base de datos sobre el que
recae la acción. Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona derecha,
si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la base de datos
(si la Acción es Abrir Informe).
Vista: indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. Variará según el
objeto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro
vistas.
Formulario
Informe
Tabla
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Nombre del filtro: con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma sólo se
obtendrán determinados datos por sus características. Se puede utilizar un filtro o
una consulta existente, con la condición de que coincida en número de campos con
el objeto que se desee abrir.
Condición WHERE: es una cláusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar
determinados registros de una tabla o consulta.
Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se ejecutará
sobre el resultado de aplicar el filtro.
Un ejemplo de la condición WHERE:
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Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrirá el
generador de expresiones:
Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que
corresponda. Luego se selecciona el campo y después la condición que debe
cumplir para que sea seleccionado.
Modo de datos: en esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar sobre
los datos que se muestren:
Agregar: permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté basado el
formulario, el informe o la consulta.
Modificar: permite agregar nuevos registros y modificar los existentes.
Sólo lectura: no permite realizar ningún cambio en los registros ni añadir ninguno,
sólo consultar los registros existentes.
Modo de la ventana: esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto
seleccionado. Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. El modo
normal muestra el objeto según las propiedades normales.
Guardar una macro
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Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de
acción de cada acción, se guarda la macro pulsando el botón guardar
.
Aparecerá la siguiente ventana en la que se debe adjudicar un nombre a la macro
creada:
Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la ventana de la macro Access
preguntará si se desea almacenar la macro o no:
Ejecutar una macro
Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la pestaña macros,
aparecerán todas las macros creadas.
Se selecciona la macro que se desee ejecutar.
Se pulsa el botón Ejecutar. Automáticamente se ejecutará la macro correspondiente.
Si aún se está en la ventana de la macro se puede ejecutar seleccionando el botón
ejecutar
o el menú Macro/ Ejecutar.
Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarán de una sola vez. Si se desea
observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona el botón paso a
paso
y después se pulsa el botón ejecutar
.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 518
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Aparecerá cada acción en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver
en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso de que
tenga algún error.
Paso a paso: pulsando este botón se ejecuta la acción que se muestre en ese
momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente acción.
Detener: para detener la macro. Se cerrará la ventana de Paso a paso y se
cancelará la macro.
Continuar: continúa ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a
paso antes de realizar cada acción.
Para modificar una macro, se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base
de datos. Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botón Diseño.
Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente.
LOS MÓDULOS
Qué es un módulo
Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para
aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 519
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Los módulos permiten ampliar las posibilidades de Access. Con ellos se pueden
hacer procedimientos y funciones que no estén ya creados en Access para efectuar
distintas operaciones en la base de datos.
Los procedimientos y funciones se programan en lenguaje Visual Basic, que escapa
al alcance de este manual, por lo que se puede consultar la Ayuda o bien los
manuales completos en el caso de querer crear módulos.
Hay dos tipos básicos de módulos: los módulos de clases y los módulos estándar.
Cada procedimiento en un módulo puede ser un procedimiento Function o un
procedimiento Sub.
Módulos de clases
Los módulos de formularios y los módulos de informes son módulos de clases que
están asociados con un formulario o informe determinado. Los módulos de
formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de evento que se
ejecutan en respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los
procedimientos de evento para controlar el comportamiento de los formularios e
informes, y sus respuestas a acciones de los usuarios como por ejemplo hacer clic
con el mouse en un botón de comando.
Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe,
Microsoft Access crea automáticamente un módulo de formulario o un módulo de
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 520
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informe. Para ver el módulo para un formulario o informe, haga clic en Código
en la barra de herramientas en la vista Diseño de informe o de formulario.
Los procedimientos en los módulos de formularios y de informes pueden llamar a
procedimientos que haya agregado a los módulos estándar.
En Access 95, los módulos de clase existen únicamente en asociación con un
formulario o informe. En Access 97 o versiones posteriores, los módulos de clase
pueden existir también con independencia de un formulario o informe, y este tipo de
módulo de clase se enumera en la opción Módulos, situada bajo la sección Objetos
de la ventana Base de datos. Puede usar un módulo de clase de la opción Módulos
para crear una definición para un objeto personalizado.
Módulos estándar
Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados
con ningún otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser
ejecutados desde cualquier parte de la base de datos.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 521
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La lista de módulos estándar de la base de datos se puede ver haciendo clic en la
opción Módulos, situada bajo la sección Objetos de la ventana Base de datos. Los
formularios, informes y módulos estándar se enumeran también en el Examinador de
objetos.
¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento es una unidad de código de Visual Basic. Un procedimiento
contiene una serie de instrucciones y métodos que realizan una operación o calculan
un valor. Por ejemplo, el siguiente procedimiento de evento usa el método
OpenForm para abrir el formulario Pedidos:
Private Sub AbrirPedidos_Click()
DoCmd.OpenForm "Pedidos"
End Sub
Hay dos tipos de procedimientos:

Los procedimientos Sub realizan una operación o una serie de operaciones
pero no devuelven un valor. Puede crear sus propios procedimientos Sub o
usar las plantillas de procedimientos de evento que Microsoft Access crea por
usted.
Formando Profesionales De Calidad Para Un Mundo Empresarial 522
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Cada formulario o informe de la base de datos tiene un módulo de formulario
o un módulo de informe incorporado que contiene plantillas de procedimientos
de evento. Puede agregar código que se ejecute en respuesta a los eventos
que se produzcan en el formulario, en el informe o en los controles del
formulario o informe. Cuando Microsoft Access reconoce que se ha producido
un evento en un formulario, informe o control, ejecuta de forma automática el
procedimiento de evento nombrado para el objeto o evento. Por ejemplo,
puede escribir un procedimiento de evento que establece el enfoque a un
cuadro de texto Nombre esposo cuando el usuario selecciona la casilla de
verificación Casado.
Sugerencia
Muchos de los asistentes (por ejemplo, el Asistente para
botones de comando) que crean objetos crean también procedimientos de
evento para el objeto. Puede mirar estos procedimientos de evento para ver
ejemplos de cómo funcionan estos procedimientos.

Los procedimientos Function (llamados a menudo simplemente funciones)
devuelven un valor, tal como el resultado de un cálculo. Microsoft Visual Basic
incluye muchas funciones incorporadas; por ejemplo, la función Now
devuelve la fecha y hora actual. Además de estas funciones incorporadas,
puede crear sus propias funciones personalizadas.
Puesto que las funciones devuelven valores, puede usarlas en expresiones.
Puede usar funciones en expresiones en muchos lugares de Microsoft
Access, incluyendo en una instrucción o método de Visual Basic, en muchos
valores de propiedades o en una expresión de criterios en un filtro o consulta.
Éste es un ejemplo de un procedimiento Function, PrimerDíaDelMesSiguiente, que
devuelve la fecha del primer día del mes siguiente a la fecha actual:
Function PrimerDíaDelMesSiguiente()
PrimerDíaDelMesSiguiente = _
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“San Ignacio de Monterrico”
DateSerial(Year(Now), Month(Now) + 1, 1)
End Function
Esta función personalizada consiste en una única instrucción de asignación que
asigna el resultado de una expresión (en el lado derecho del signo igual [=]) al
nombre de la función, PrimerDíaDelMesSiguiente (en el lado izquierdo del signo
igual). La función calcula el resultado usando las funciones incorporadas de Visual
Basic DateSerial, Year, Now y Month.
Después de que haya creado esta función, puede usarla en una expresión
prácticamente en cualquier parte de Microsoft Access. Por ejemplo, podría
especificar que un cuadro de texto muestre el primer día del mes que sigue a la
fecha
actual
como
el
valor
predeterminado
estableciendo
la
propiedad
ValorPredeterminado (DefaultValue) del control del cuadro de texto a la siguiente
expresión en la hoja de propiedades:
=PrimerDíaDelMesSiguiente()
Nota Para usar una función como valor de una propiedad, la función debe estar en
el módulo del formulario o del informe, o en un módulo estándar. No se puede usar
una función en un módulo de clase que no esté asociada con un formulario o informe
como valor de propiedad de formulario o informe.
Los procedimientos Function y Sub pueden aceptar argumentos.
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