Expedientes de contratación de suministros

Nº entrada
Estudio de Identificación y Valoración de Series
Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes
Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
Identificación y valoración de la serie
1. Identificación
1.1. Denominación de la
serie
Expedientes de contratación de suministros
1.2. Organismo(s) /
Unidad(es) productora(s)
1.3. Función
Unidades de Contratación de los diferentes
organismos
Gestión de la contratación de suministros por parte de la
Administración. Se entiende por contratos de suministros
aquéllos que tienen por objeto la adquisición y, en su caso,
el arrendamiento financiero, o el arrendamiento, de
productos o bienes muebles, de acuerdo con la calificación
establecida en la legislación vigente en cada momento en
materia de contratación pública. Dicha gestión engloba
todo el ciclo de vida del contrato, desde las actuaciones
preparatorias del mismo hasta su extinción por
cumplimiento o resolución.
1.4. Historia del contexto
de producción de la serie
1.5. Fechas extremas
1965
a
-
1.6. Legislación
Norma
Ley 198/1963, de 28 de diciembre
Decreto 923/1965, de 8 de abril
Decreto 3354/1967, de 28 de
diciembre
Decreto 3410/1975, de 25 de
noviembre
Regula
Bases de contratos del Estado
Aprueba el texto articulado de la Ley de
Contratos del Estado
Aprueba el Reglamento General de
Contratación para la aplicación de la Ley de
Contratos del Estado, texto articulado,
aprobado por Decreto 923/1965, de 8 de
abril
Aprueba el Reglamento General de
Contratación del Estado
1
SGAE/1252
GTSC/4/2014-4
Real Decreto 2528/1986, de 28 de Reforma el Reglamento General de
noviembre
Contratación del Estado
La Ley 7/1988, de 5 de abril
Funcionamiento del Tribunal de Cuentas
Ley 13/1995, de 18 de mayo
Contratos de las Administraciones Públicas
Ley 53/1999, de 28 de diciembre
Modifica la Ley 13/1995, de 18 de mayo,
de Contratos de las Administraciones
Públicas
Orden de 7 de enero de 2000
Desarrolla el RD 161/1997 sobre
Reglamento de la Caja General de
Depósitos
Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 Aprueba el texto refundido de la Ley de
de junio
Contratos de las Administraciones Públicas
Real Decreto 1098/2001, de 12 de Reglamento General de la Ley de Contratos
octubre
de las Administraciones Públicas
Orden ECO/2120/2002, de 2 de Modifica la de 7 de enero de 2000 sobre
agosto
regulación de la Caja General de Depósitos
Ley 38/2003, de 17 de noviembre
General de Subvenciones
Reglamento (CE) nº 1083/2006, de 11 Disposiciones generales sobre Fondo
de julio
Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo
Social Europeo y Fondo de Cohesión
Ley 30/2007, de 30 octubre
Contratos del Sector Público
Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo Desarrolla parcialmente la Ley 30/2007, de
30 de octubre, de Contratos del Sector
Público
Ley 34/2010, de 5 de agosto
Modificación –entre otras- de la Ley
30/2007, de 30 de octubre, de Contratos
del Sector Público
Orden EHA/2045/2011, de 14 de julio Aprueba la instrucción de contabilidad para
la Administración Institucional del Estado
Ley 11/2013, de 26 de julio
Medidas de apoyo al emprendedor y de
estímulo del crecimiento y de la creación
de empleo
Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 Aprueba el Texto Refundido de la Ley de
de noviembre
Contratos del Sector Público
Ley 14/2013, de 27 de septiembre
Apoyo a los emprendedores
Orden HAP/2425/2013, de 23 de
Se publican los límites de los distintos tipos
diciembre
de contratos
Ley 25/2013, de 27 de diciembre
Impulso de la factura electrónica y creación
del registro contable de facturas en el
Sector Público
1.7. Trámite administrativo
La gestión de los contratos celebrados por parte de la Administración conlleva la
ejecución de los siguientes procesos:
• Preparación del contrato: conjunto de las actuaciones administrativas
2
preparatorias del negocio a celebrar. Engloba la aprobación de los
proyectos, estudios y/o cláusulas administrativas y técnicas necesarias y la
tramitación del expediente de contratación. Este proceso culmina con la
resolución por la que se aprueba el expediente de contratación (y, por
tanto, la celebración del contrato) y el gasto que conlleva aparejado, y se
dispone la apertura del procedimiento de adjudicación.
• Adjudicación y formalización del contrato: conjunto de acciones realizadas
para seleccionar al contratista y proceder a la adjudicación del contrato
(licitación) -incluidas las actuaciones necesarias para dar cumplimiento a las
exigencias legales de publicidad-, que se materializa con la formalización del
mismo en documento administrativo o, en su caso, escritura pública.
• Gestión de la ejecución del contrato: conjunto de acciones llevadas a cabo
para el control de la ejecución del contrato y las posibles incidencias que
pudieran producirse en la misma. Se incluyen las acciones de control que
pudieran resultar necesarias de cara a los abonos que se hubieran de
realizar al contratista.
• Extinción del contrato y gestión de las garantías: conjunto de acciones
relativas a la extinción del contrato, bien por su resolución o por su
cumplimiento, y la liquidación pertinente del mismo; y las relativas a la
gestión de las garantías constituidas y su devolución, cuando así estuviera
estipulado.
Además, en determinadas ocasiones puede suceder que el desarrollo de esta
actividad conlleve otros procesos, como los relativos a la modificación del contrato
o al acuerdo de prórrogas sobre la duración del mismo.
1.8. Documentos básicos que componen el expediente
Actuaciones preparatorias
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Memoria de necesidad (que a veces puede adjuntar propuesta de Pliego de
Prescripciones Técnicas y propuesta parcial del de Administrativas)
Informe-propuesta sobre necesidad de contratación
Acuerdo de iniciación
Informe sobre exención de garantía
Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares
Pliego de Prescripciones Técnicas
Informe de legalidad sobre el Pliego de Cláusulas Administrativas
Particulares
Documento contable RC
Pliegos visados por el Servicio Jurídico
Comunicación enviando expediente para fiscalización
Informe de la Intervención
3
•
•
•
•
•
Propuesta de autorización de gasto (minuta)
Copia de resumen del gasto (original en el Exp. de gasto)
Comunicación conteniendo acuerdo del órgano de contratación
autorizando el gasto
Propuesta de aprobación de expediente
Acuerdo de aprobación de expediente
Licitación
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Petición de bienes (en el caso de Contratación Centralizada)
Oficio comunicando empresa con la que se formaliza el contrato (en el caso
de Contratación Centralizada) (en soporte electrónico y colgado en la web
de la Dirección General de Racionalización…)
Anuncio de licitación
Ofertas de los licitadores
Certificación de Registro General relativa a las ofertas presentadas
Acta de la Mesa de Contratación recogiendo apertura y examen de la
documentación acreditativa del cumplimiento de requisitos previos (copia)
Certificado de Acuerdo incluido en el acta anterior sobre admisión o no al
procedimiento
Acta de la Mesa de Contratación recogiendo apertura en acto público de
documentación relativa a criterios de valoración de las proposiciones
(copia)
Informe técnico del órgano solicitante de la contratación
Acta de la Mesa de Contratación valorando el anterior informe y tomando
acuerdo sobre puntuaciones asignadas a las empresas (copia)
Acta de la Mesa de Contratación recogiendo apertura en acto público de la
documentación relativa a criterios de valoración de las proposiciones
evaluables mediante fórmula matemática (copia)
Notificación adjuntando informe de adjudicación
Acuerdo sobre propuesta de adjudicación
Formalización del contrato
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Notificación reclamando documentación acreditativa (minuta)
Documentación acreditativa
Nota interior solicitando fiscalización de la adjudicación del contrato
Informe de fiscalización sobre la adjudicación del contrato
Propuesta de acuerdo de adjudicación
Acuerdo de adjudicación (después de Ley 34/2010)
Anuncio de adjudicación en Plataforma (después de Ley 34/2010)
Acuerdo de adjudicación provisional (antes de Ley 34/2010)
Anuncio de adjudicación provisional (antes de Ley 34/2010)
Escrito anunciando intención de interponer recurso (en su caso)
Comunicación del Tribunal Administrativo Central de Recursos
Contractuales (TACRC) sobre adopción de medidas provisionales (en su
4
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
caso)
Alegaciones sobre adopción de medidas provisionales (minuta) (en su caso)
Recurso especial en materia de contratación contra la adjudicación (en su
caso)
Nota interior solicitando certificación sobre interposición de recurso
especial (minuta)
Certificación sobre entrada de recursos especiales en materia de
contratación
Comunicación solicitando expediente administrativo por el TACRC (en su
caso)
Comunicación dejando constancia de la remisión del expediente
administrativo al TACRC, adjuntando índice (minuta) (en su caso)
Comunicación del TACRC sobre resolución del recurso (en su caso)
Informe de fiscalización previa a la formalización del contrato
Requerimiento para la firma del contrato
Contrato firmado y fiscalizado
Anuncio de adjudicación definitiva y formalización de contrato en
Plataforma (y BOE o DOUE, en su caso)
Solicitud de devolución de la documentación presentada por licitadores no
adjudicatarios (en su caso)
Diligencia haciendo constar la entrega de la documentación (en su caso)
Ejecución y extinción
•
•
•
•
•
•
Solicitud de resolución del contrato (en su caso)
Acuerdo de resolución del contrato (en su caso)
Solicitud de designación de representante de la Intervención
Comunicación de la Intervención designando representante
Acta de recepción
Orden de cancelación dejando disponible la garantía para su devolución
tras finalización del plazo establecido en el pliego
Recursos en el ámbito jurisdiccional contencioso-administrativo
•
•
•
•
•
•
•
Oficio solicitando expediente administrativo (en virtud de art. 48 de la Ley
29/98) (en su caso)
Oficio remitiendo expediente administrativo foliado (minuta) (en su caso)
Índice del expediente administrativo foliado (en su caso)
Notificación sobre emplazamiento (según art. 48 y 49 de la Ley 29/98) (en
su caso)
Resolución del órgano de gobierno en materia de suspensión de la
ejecución (en su caso)
Comunicación sobre resolución en materia de suspensión (en su caso)
Comunicación adjuntando resolución de recurso contenciosoadministrativo (en su caso)
5
Véase Anexo 2. Cuadro de documentos
1.9. Organización / Ordenación
de la serie
Cronológica. Suele haber un código de expediente
correlativo por años que a veces es común a todo
tipo de contratos.
Por razones instrumentales es posible que el
productor separe físicamente del expediente de
contratación la documentación aportada por los
licitadores.
1.10. Continuación de la serie
Se produce actualmente
X
Cerrada
1.11. Documentación relacionada
Series relacionadas
Denominación
Documentos contables de
gasto
Cesiones de crédito
Expedientes de gasto
Sesiones de los órganos
de gobierno (según el
caso)
Contratos de suministros
tramitados conforme a las
leyes de Administración y
Contabilidad de la
Hacienda Pública de 1 de
julio de 1911 y anteriores
Productor
Unidades de Contabilidad de
de los diferentes organismos
Ídem
Ídem
Secretarías Generales de los
diferentes organismos (según
el caso)
Tipo de relación
Complementaria
Complementaria
Complementaria
Complementaria
Antecedente
Otra documentación relacionada
Denominación
Registros de expedientes de
contratación (ficheros, bases
de datos)
Registro de Contratos del
Sector Público (Art.333 RD 3/2011)
Imágenes de parte de los
documentos que componen
el expediente organizadas en
un directorio electrónico
Productor
Unidad de Contratación de
los diferentes organismos
Tipo de información
Recapitulativa
Ministerio de Economía y
Hacienda
Unidad de Contratación de
los diferentes organismos
Recapitulativa
6
Duplicado
2. Valoración
2.1. Utilización
Uso frecuente
Plazo
1 año
Uso esporádico
2-6 años
2.2.Valores primarios
Valor administrativo
6 años
Valor fiscal
5 años
Valor jurídico
Indeterm.
Norma / motivo
Desde la cancelación de la garantía
para su devolución o, en su caso,
resolución que proceda acerca de la
citada garantía
Por necesidad de documentar la
responsabilidad contable o por la
eventual reclamación de expediente
administrativo en virtud de
interposición de recurso contenciosoadministrativo
Desde la cancelación de la garantía
para su devolución o, en su defecto,
desde la fecha del acta de recepción.
Podría reclamarse con motivos
fiscales un contrato aunque lo más
habitual es fiscalizar los documentos
contables relacionados
Reclamación de expediente
administrativo en virtud de Ley 29/98,
de 13 de julio, reguladora de la
Jurisdicción ContenciosoAdministrativa
Otros
2.3.Valores secundarios
Testimonial
Por lo general estos expedientes no
reflejan el desarrollo de funciones
primarias y sólo de forma genérica
recogen el funcionamiento de la
Administración
Histórico
3. Observaciones
4. Relación de anexos
A.1.- ANEXO 1. Cuadro de documentos
7
ANEXO 1: Cuadro de documentos
Nomenclatura:
S: Es común; N: No es común (también se hace constar entre paréntesis); P: El documento es común pero no los órganos que lo producen; ANT: Documento que ya no se
recoge en la legislación vigente; ESP: Documento específico de algunos procedimientos; E: generado físicamente fuera del órgano productor
Tramitación
Es
común
Documentos esenciales
Órgano productor
Unidades
administr.
ACTUACIONES
PREPARATORIAS
P
Memoria de necesidad (que a veces puede adjuntar
propuesta de Pliego de Prescripciones Técnicas y
propuesta parcial del de Administrativas)
N
Informe-propuesta sobre necesidad de contratación
S
Acuerdo de iniciación
P
Informe sobre exención de garantía
S
Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares
S
Pliego de Prescripciones Técnicas
S
Informe de legalidad sobre el Pliego de Cláusulas
Administrativas Particulares
X
Registro
General
Órgano de
Unidades
Mesa de
Contr./Órgano
de Contrat. Contratación
de Gobierno
Oficinas
Presupuest.
Serv.
Jurídico/Órga
no fiscaliz.
(X)
(art. 22.1 y 109.1 RDL 3/2011)
S
N
S
S
(X)
(Art. 22.1 y 109.1 RDL 3/2011)
X
(Art. 109.1 y art. 317.2 RDL 3/2011)
X
(Art. 95.1 RDL 3/2011)
(Art. 115.4 RDL 3/2011, aprobación)
(Art. 115.4 RDL 3/2011, aprobación)
X
X
X
X
(X)
X
(Según art.115.5 y 115.6 RDL 3/2011 le corresponde a la Junta
Consultiva de Contratación Administrativa)
Documento contable RC
X
(Art. 109.3 RDL 3/2011 y Regla 77 de la Orden MEH operatoria
contable)
Pliegos visados por el Servicio Jurídico
Comunicación enviando expediente para
fiscalización
Informe de fiscalización previa de la Intervención
(X)
X
X
8
Tramitación
Es
común
Documentos esenciales
Órgano productor
Unidades
administr.
S
S
S
Registro
General
Propuesta de autorización de gasto (minuta)
Copia de resumen del gasto (original en el exp. de
gasto)
Comunicación conteniendo acuerdo del órgano de
contratación autorizando el gasto
Órgano de
Unidades
Mesa de
Contr./Órgano
de Contrat. Contratación
de Gobierno
X
Oficinas
Presupuest.
X
X
(Art. 110.1 RDL 3/2011)
S
S
Propuesta de aprobación de expediente
Acuerdo de aprobación de expediente y, en su caso,
del gasto
X
X
(Art. 110.1 RDL 3/2011)
LICITACIÓN
ESP
ESP
Petición de bienes
(X)
(Específico de la Contratación Centralizada)
Comunicación comunicando empresa con la que se
formaliza el contrato.
(E)
(Específico de la Contratación Centralizada) (Soporte electrónico)
S
S
S
S
N
S
Anuncio de licitación
(Art. 142.1.2.3.4 RDL 3/2011)
Ofertas de los licitadores
Certificación de Registro General relativa a las
ofertas presentadas
Acta de la Mesa de Contratación recogiendo
apertura y examen de la documentación acreditadita
del cumplimiento de requisitos previos (copia)
Certificado de Acuerdo incluido en el acta anterior
sobre admisión o no al procedimiento
Acta de la Mesa de Contratación recogiendo
apertura en acto público de documentación relativa
a criterios de valoración de las proposiciones (copia)
X
E
X
X
(X)
X
(Art. 151.2 y 320.1 RDL 3/2011)
S
Informe técnico del órgano solicitante de la
contratación
X
9
X
Serv.
Jurídico/Órga
no fiscaliz.
Tramitación
Es
común
Documentos esenciales
Órgano productor
Unidades
administr.
S
Registro
General
Órgano de
Unidades
Mesa de
Contr./Órgano
de Contrat. Contratación
de Gobierno
Acta de la Mesa de Contratación valorando el
anterior informe y tomando acuerdo sobre
puntuaciones asignadas a las empresas (copia)
Oficinas
Presupuest.
Serv.
Jurídico/Órga
no fiscaliz.
X
(Art. 151.2 y 320.1 RDL 3/2011)
S
N
S
FORMALIZACIÓN DEL
CONTRATO
S
S
S
S
S
ANT
ANT
S
S
S
Acta de la Mesa de Contratación recogiendo
apertura en acto público de la documentación
relativa a criterios de valoración de las proposiciones
evaluables mediante fórmula matemática (copia)
Comunicación a los servicios jurídicos adjuntando
informe de adjudicación (no preceptivo)
Acuerdo sobre propuesta de adjudicación
Notificación reclamando documentación acreditativa
(minuta) (Art. 151.2 RDL 3/2011)
Documentación acreditativa
Nota interior solicitando fiscalización de la
adjudicación del contrato
Informe de fiscalización sobre la adjudicación del
contrato
Propuesta de acuerdo de adjudicación
Acuerdo de adjudicación provisional
(Art. 135.3 Ley 30/2007)
Anuncio de adjudicación provisional en Plataforma (y
BOE o DOUE, en su caso)
(Art. 135.3 Ley 30/2007)
Acuerdo de adjudicación
Anuncio de adjudicación en Plataforma
X
(X)
X
X
X
E
X
X
X
(X)
(X)
(X)
X
X
(Art. 151.4 RDL 3/2011)
Escrito anunciando intención de interponer recurso
(en su caso)
E
10
X
Tramitación
Es
común
Documentos esenciales
Órgano productor
Unidades
administr.
S
S
Registro
General
Comunicación del Tribunal Administrativo Central de
Recursos Contractuales (TACRC) sobre adopción de
medidas provisionales (en su caso) (Art. 43.2 RDL 3/2011)
Alegaciones sobre adopción de medidas
provisionales (minuta) (en su caso) (Art. 43.2 RDL
Órgano de
Unidades
Mesa de
Contr./Órgano
de Contrat. Contratación
de Gobierno
Oficinas
Presupuest.
Serv.
Jurídico/Órga
no fiscaliz.
E
X
3/2011)
S
S
S
S
S
S
ANT
ANT
S
Recurso especial en materia de contratación contra
la adjudicación (en su caso)
Nota interior solicitando certificación sobre
interposición de recurso especial (minuta)
Certificación sobre entrada de recursos especiales en
materia de contratación
Comunicación solicitando expediente administrativo
por el TACRC) (en su caso)
Comunicación dejando constancia de la remisión del
expediente administrativo al TACRC, adjuntando
índice (minuta) (en su caso)
Comunicación del TACRC sobre resolución del
recurso (en su caso)
Propuesta de acuerdo de adjudicación definitiva
(Art. 135.4 Ley 30/2007)
Acuerdo de adjudicación definitiva
(Art. 135.4 Ley 30/2007)
Informe de fiscalización previa a la formalización del
contrato
E
X
X
X
X
E
X
E
(X)
(X)
X
(Art. 156 RDL 3/2011)
N
S
ANT
Requerimiento para la firma del contrato
Contrato firmado y fiscalizado
Anuncio de adjudicación definitiva y formalización
de contrato en Plataforma (y BOE o DOUE, en su
caso)
(X)
X
(X)
11
(X)
Tramitación
Es
común
Documentos esenciales
Órgano productor
Unidades
administr.
S
Anuncio de adjudicación definitiva y formalización
de contrato en Plataforma (y BOE o DOUE, en su
caso)
Solicitud de devolución de la documentación
presentada por licitadores no adjudicatarios (en su
caso)
Diligencia haciendo constar la entrega de la
documentación (en su caso)
Solicitud de resolución del contrato (en su caso)
S
Acuerdo de resolución del contrato (en su caso)
N
Solicitud de designación de representante de la
Intervención
ANT
S
S
EJECUCIÓN Y
EXTINCIÓN
Registro
General
Órgano de
Unidades
Mesa de
Contr./Órgano
de Contrat. Contratación
de Gobierno
(X)
Oficinas
Presupuest.
Serv.
Jurídico/Órga
no fiscaliz.
(X)
E
X
E
(Art. 224.1 RDL 3/2011)
X
(Art. 224.1 RDL 3/2011)
(X)
(Art. 222.2 RDL 3/2011)
N
Comunicación de la Intervención designando
representante
(E)
(Art. 222.2 RDL 3/2011)
RECURSO
CONTENCIOSO
ADMINISTRATIVO
S
Acta de recepción
S
Orden de cancelación dejando disponible la garantía
para su devolución tras finalización del plazo
establecido en el pliego
X
S
Comunicación solicitando expediente administrativo
(en virtud de Art. 48 de la Ley 29/98) (en su caso)
E
S
S
X
(Art. 222.2 RDL 3/2011)
Comunicación remitiendo expediente administrativo
foliado (minuta) (en su caso)
Índice del expediente administrativo foliado (copia)
(en su caso)
X
X
12
X
Tramitación
Es
común
Documentos esenciales
Órgano productor
Unidades
administr.
S
S
S
Notificación sobre emplazamiento a los interesados
(según art. 48 y 49 de la Ley 29/98) (minuta) (en su
caso)
Comunicación adjuntando resolución en materia de
suspensión de la ejecución (en su caso)
Comunicación adjuntando resolución del recurso
contencioso-administrativo (en su caso)
Registro
General
Órgano de
Unidades
Mesa de
Contr./Órgano
de Contrat. Contratación
de Gobierno
X
X
E
13
Oficinas
Presupuest.
Serv.
Jurídico/Órga
no fiscaliz.
Nº entrada
Nº propuesta
Petición de Dictamen
Título
SGAE/1252
MECD/4/2014-4
Expedientes de contratación de suministros
Organismo(s) / Unidad(es)
productora(s)
Unidades de Contratación de los diferentes
organismos
Plazos de Transferencia
A) Servicios Centrales
- al Archivo Central
- al Archivo Intermedio
- al Archivo Histórico
15 años (muestra)
20 años (muestra)
25 años (muestra)
A) Servicios Periféricos
- al Archivo Central
- al Archivo Histórico Provincial o
equivalente
Selección
- Conservación Permanente
Justificación
- Eliminación Parcial
Forma de selección
Plazo
- Eliminación Total
Justificación
X
Plazo
15 años desde la
adjudicación
Justificación
Engloba los posibles plazos
internos/administrativos y
reclamaciones judiciales puramente
contractuales. Se establece como
muestra un expediente por año.
14
4
Acceso
Libre
Restringido
X
- Duración de la restricción
Años
Otros
La restricción se aplicará únicamente a
aquellos expedientes que contengan:
a) información facilitada por los empresarios
que haya sido designada como confidencial por
estos (en particular, la que pudiera estar
amparada por el secreto técnico o comercial);
b) datos de carácter personal susceptibles de
protección.
c) información sobre suministros relativos a
compra de armamento, munición y material
bélico, según lo que se refiere el Apdo.
Segundo e) del Acuerdo de Consejo de
Ministros de 28/11/1986, por el que se
clasifican determinados asuntos y materias
Efectos inmediatos de la valoración
Eliminación de la serie documental y consiguiente transferencia de la muestra
testimonial, según los plazos previstos.
Responsable del estudio
Fecha
Cargo Subgrupo de Contrataciones
Administrativas
Grupo de Trabajo de Series y
Funciones Comunes
Firma
Nombre
15