EMC Documentum D2 Guía del usuario
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EMC® Documentum® D2 Versión 4.5 Guía del usuario EMC Corporation Sede central de la empresa: Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.EMC.com Aviso legal Copyright © 2005–2015 EMC Corporation. Todos los derechos reservados. EMC considera que la información contenida en esta publicación es exacta en la fecha de su emisión. La información está sujeta a cambios sin previo aviso. LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECE REPRESENTACIÓN O GARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTA PUBLICACIÓN Y, EN CONCRETO, NO RECONOCE GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO. El uso, copia y distribución del software de EMC descrito en esta publicación requiere una licencia de software válida. Para obtener la lista de nombres de producto de EMC más actualizada, consulte las marcas comerciales de EMC Corporation en EMC.com. Adobe y la Biblioteca de Adobe PDF son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Adobe Systems Inc. en los EE. UU. y otros países. Todas las demás marcas comerciales mencionadas son propiedad de sus respectivos propietarios. Comentarios sobre la documentación Su opinión importa. Nos gustaría saber qué opina sobre la documentación de nuestros productos. Si tiene comentarios sobre cómo podemos mejorar nuestra documentación o hacer que sea más fácil de usar, envíe sus comentarios directamente a [email protected]. Tabla de Contenidos Capítulo 1 Introducción .....................................................................................................7 Descripción de D2 ..............................................................................................7 Capítulo 2 Registro............................................................................................................9 Inicio de sesión ..................................................................................................9 Uso de D2 Client en un iPad de Apple .................................................................9 Configuración de la primera área de trabajo .......................................................10 Descripción de los menús .................................................................................10 Capítulo 3 Creación de áreas de trabajo..........................................................................13 Descripción de las áreas de trabajo y las vistas de área de trabajo......................13 Descripción de los widgets................................................................................14 Identificación de los widgets internos que se deben utilizar .................................17 Capítulo 4 Uso de los nodos de administración D2.........................................................21 Descripción de los widgets de administración.....................................................21 Configuración de perfiles de usuario..................................................................27 Configuración de grupos de usuarios.................................................................29 Capítulo 5 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación ...............................................31 Agregar un nuevo usuario o área de trabajo del repositorio.................................31 Configuración de las preferencias de usuario .....................................................31 Identificación de la búsqueda que se debe utilizar ..............................................33 Descripción de las búsquedas simples y de texto completo.................................36 Configuración de búsquedas avanzadas............................................................38 Optimización de la velocidad de procesamiento de búsqueda avanzada..............40 Uso del widget Búsquedas................................................................................41 Uso del widget Facetas.....................................................................................42 Descripción de los resultados y la clasificación de las búsquedas........................42 Capítulo 6 Uso de contenido ...........................................................................................45 Descripción del contenido .................................................................................46 Creación de contenido......................................................................................52 Importación de contenido..................................................................................53 Importación de una estructura de carpetas.........................................................56 Copiar y pegar contenido entre repositorios .......................................................56 Descripción de la acción Pegar como enlace en varios repositorios.....................57 Copiar y enlazar contenido entre repositorios .....................................................58 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 3 Tabla de Contenidos Copiar contenido de D2 al escritorio mediante arrastrar y copiar .........................59 Importación de contenido como una nueva versión.............................................59 Importación de un correo electrónico y de los anexos .........................................60 Creación de un archivo XML para rellenar las propiedades durante la importación ......................................................................................................62 Exportación de contenido..................................................................................63 Registro de contenido.......................................................................................64 Descripción de las propiedades.........................................................................64 Descripción de los permisos .............................................................................65 Explicación de por qué se ha cambiado el nombre del contenido o se ha movido ............................................................................................................66 Descripción de las relaciones............................................................................66 Creación de una relación ..................................................................................68 Descripción de las copias .................................................................................68 Descripción de los documentos virtuales............................................................69 Conversión de una estructura de carpetas en un documento virtual.....................72 Descripción de las anotaciones de Microsoft Word .............................................73 Descripción de las anotaciones en PDF.............................................................74 Anotación del contenido en PDF .......................................................................74 Descripción de los comentarios .........................................................................74 Uso compartido de carpetas mediante Syncplicity ..............................................75 Uso de direcciones URL inteligentes para interactuar con el contenido ................77 Capítulo 7 Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo...................................................... 101 Descripción de ciclos de vida .......................................................................... 101 Descripción de los flujos de trabajo ................................................................. 103 Descripción de las diferencias entre los flujos de trabajo y los ciclos de vida ............................................................................................................... 105 Ejemplo de un flujo de trabajo y un ciclo de vida............................................... 106 Envío de contenido a un flujo de trabajo .......................................................... 107 Uso del widget Delegaciones .......................................................................... 108 Descripción de las distribuciones..................................................................... 109 Envío de contenido por correo electrónico desde D2 ........................................ 110 Capítulo 8 Solución de problemas ................................................................................ 113 Contraseña de usuario incorrecta al abrir PDF protegido por contraseña con configuración de vista de C2 ........................................................................... 113 El nombre de paquete de flujo de trabajo es nulo o está vacío .......................... 114 Error de JavaScript al intentar acceder ............................................................ 114 Problemas conocidos para acceder a D2 Client en iOS de Mac y Apple Safari ............................................................................................................ 115 4 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Prefacio Documentum® D2 de EMC® consta de dos componentes: • D2 Configuration: aplicación basada en web (de aquí en adelante denominada D2 Config) que los administradores pueden utilizar para configurar ajustes como procesos automáticos de gestión de contenido y ajustes de segundo plano para D2 Client. • D2 Client: la aplicación basada en web (de aquí en adelante denominada D2 Client) para los usuarios que proporciona la capacidad para interactuar con contenido en uno o varios repositorios. Cuando esta guía hace referencia a D2, se refiere al producto completo, no a los componentes individuales. Público previsto La información de esta guía es para los usuarios finales que usan y acceden a D2 Client. Historial de revisión En la siguiente tabla se indican los cambios de esta guía. Fecha de revisión Descripción Abril 2015 Publicación inicial. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 5 Capítulo 1 Introducción Este capítulo contiene los siguientes temas: • Descripción de D2 Descripción de D2 Documentum D2 de EMC consta de dos componentes: • D2 Configuration: aplicación basada en web (de aquí en adelante denominada D2 Config) que los administradores pueden utilizar para configurar ajustes como procesos automáticos de gestión de contenido y ajustes de segundo plano para D2 Client. Por ejemplo, los administradores utilizan D2 Config para configurar el cambio de nombre automático y la ubicación para contenido creado o importado. Otros ajustes son los aplicables, por ejemplo, al ciclo de vida y el flujo de trabajo de contenido, los diseños de área de trabajo y los widgets disponibles. D2 Config también gestiona los complementos y las comunicaciones con otras aplicaciones, como Documentum Retention Policy Services (RPS) y Documentum PDF Annotation Services (PAS). • D2 Client: la aplicación basada en web para los usuarios que proporciona la capacidad para interactuar con contenido en uno o varios repositorios. Utilice D2 Client para configurar una interfaz de usuario que simplifique los procesos de administración de contenido precisos. Por ejemplo, una interfaz muestra los widgets de las actividades de control de calidad. Normalmente, esto significa que alguien que diseña contenido puede encontrar dificultades al intentar utilizar una interfaz de usuario no apropiada. D2 Client permite al diseñador de contenido crear un área de trabajo específicamente indicada para el diseño que contiene solo la información y los widgets necesarios para las tareas específicas del diseñador. Los administradores configuran el entorno de instalación de D2 según las necesidades empresariales. Por consiguiente, puede haber diferencias entre las actividades que realice en comparación con las actividades que se describen en esta guía. D2 Client le permite: • Personalizar la interfaz de usuario mediante los widgets y las áreas de trabajo. • Realizar búsquedas en uno o varios repositorios. • Crear, importar, editar, modificar, exportar y eliminar contenido. • Organizar el contenido de forma manual y automática utilizando las relaciones, metadatos, etc. • Utilizar el ciclo de vida del contenido y los procesos de flujo de trabajo tal y como se han generado por los administradores. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 7 Capítulo 2 Registro Este capítulo contiene los siguientes temas: • Inicio de sesión • Uso de D2 Client en un iPad de Apple • Configuración de la primera área de trabajo • Descripción de los menús Inicio de sesión 1. Abra un explorador. 2. Desplácese a la interfaz de usuario en la siguiente URL: http://server_name:port/D2, donde server_name y port corresponden a la ubicación en la que se ha instalado D2. 3. Seleccione el Repositorio. 4. En el campo Inicio de sesión, escriba su nombre de usuario. 5. En el campo Contraseña, escriba su contraseña. No puede iniciar sesión sin una contraseña. 6. En el campo Ubicación, seleccione la ubicación de red. Es posible que se haya configurado el sistema para que oculte este campo. 7. En el campo Dominio, escriba el dominio del repositorio. Es posible que se haya configurado el sistema para que oculte este campo. 9. Haga clic en Aceptar. Uso de D2 Client en un iPad de Apple D2 permite acceder a D2 Client mediante un iPad de Apple y las siguientes interacciones de la pantalla táctil: • Para abrir un menú contextual de contenido, seleccione el contenido en un widget Lista y haga clic en el triángulo que aparece junto al contenido. • Para abrir el cuadro de diálogo Búsqueda, haga clic en el icono de búsqueda. Puede hacer clic fuera del cuadro de diálogo Búsqueda para ocultarlo. No se pueden realizar las acciones siguientes: • Abrir instancias independientes de D2 en diferentes pestañas del explorador cuando accede a D2 mediante una zona activa de Wi-Fi. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 9 Registro • Seleccionar varios elementos de una lista. • Arrastrar y soltar archivos. • Ocultar la barra de menú. • Cambiar el tamaño de los widgets. D2 no: • Es compatible con el widget Visor de PDF en iOS. • Cambia automáticamente la primera letra a mayúscula al escribir en la página de inicio de sesión. D2 oculta los siguientes elementos de menú en el iPad de Apple: • Contenido > Editar • Contenido > Registrar • Contenido > Retirar • Contenido > Cancelar retirada • Contenido > Ver contenido nativo • Contenido > Ver con anotaciones nativas • Contenido > Editar con anotaciones nativas • Contenido > Anotaciones nativas • Contenido > Registrar anotaciones nativas Configuración de la primera área de trabajo 1. Inicie sesión en el repositorio. 2. En el cuadro de diálogo Galería de áreas de trabajo, seleccione una plantilla. El sistema crea un área de trabajo con una plantilla de página preconfigurada y un conjunto de widgets. Puede: • Configurar el área de trabajo. • Configurar otra área de trabajo. • Empezar a utilizar las tareas de flujo de trabajo o la administración de contenido. Descripción de los menús Utilice los menús como se describe en la tabla siguiente: Menú Modo de acceso Área de trabajo Haga clic en el botón de menú situado junto al nombre del espacio de trabajo activo. Descripción de las áreas de trabajo, página 13 proporciona información adicional. 10 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Registro Menú Modo de acceso Widget Haga clic en el botón de menú situado junto al título del widget. Descripción de los widgets, página 14 proporciona información adicional. Columna Haga clic en el botón de menú situado junto a un nombre de columna. Descripción de los widgets, página 14 proporciona información adicional. Barra de menús Si el menú está oculto, sitúe el ratón sobre el borde superior del entorno de trabajo. Utilice el PIN para ocultar o bloquear la barra de menús. Contexto EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Haga clic con el botón derecho dentro de los límites del widget. Los widgets presentan menús contextuales que contienen opciones específicas del widget seleccionado. 11 Capítulo 3 Creación de áreas de trabajo Este capítulo contiene los siguientes temas: • Descripción de las áreas de trabajo y las vistas de área de trabajo • Descripción de los widgets • Identificación de los widgets internos que se deben utilizar Descripción de las áreas de trabajo y las vistas de área de trabajo Un área de trabajo es un contenedor de widgets que le permite personalizar las funciones de disponibilidad y comodidad. El proceso de creación de un área de trabajo se resume del siguiente modo: 1. Cree una instancia de una plantilla de área de trabajo. 2. Agregue widgets a las áreas de trabajo según sus necesidades. D2 incluye plantillas de áreas de trabajo preconfiguradas. Estas plantillas contienen el diseño y el posicionamiento de las áreas de widgets. Las plantillas incluyen también un conjunto predeterminado de widgets. Los administradores pueden configurar áreas de trabajo para que contengan vistas de área de trabajo. Las vistas funcionan de la misma manera que las áreas de trabajo pero proporcionan un método para organizar los widgets sin perder la interacción widget con widget, tal y como se describe en la siguiente tabla: Si tiene un área de trabajo para los widgets de búsqueda y otra aparte para los widgets de ciclo de vida Si tiene una vista para los widgets de búsqueda y otra para los widgets de ciclo de vida en la misma área de trabajo Si realiza una operación de búsqueda en el área de trabajo de búsqueda, los widgets del área de trabajo de ciclo de vida no responderán a la consulta dado que pertenecen a un área de trabajo diferente. Deberá agregar widgets de ciclo de vida al área de trabajo de búsqueda para realizar la operación de búsqueda. Si realiza una operación de búsqueda en la vista Buscar, los widgets de la vista Ciclo de vida recuperan los resultados de la consulta dado que pertenecen a la misma área de trabajo. Puede acceder, agregar, cambiar y cerrar áreas de trabajo tal y como se describe en la siguiente tabla: Acción Para realizar esta acción Acceder al menú de área de trabajo Haga clic en el botón de menú de la pestaña del área de trabajo. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 13 Creación de áreas de trabajo Acción Para realizar esta acción Agregar un área de trabajo Haga clic en el botón Agregar área de trabajo situado junto a las pestañas de áreas de trabajo. Seleccione un área de trabajo en Galería de áreas de trabajo. Restaurar un área de trabajo a su configuración predeterminada En el menú del área de trabajo, seleccione Restaurar área de trabajo. Cambiar la vista del área de trabajo Seleccione una vista del área de trabajo con los botones al lado de las pestañas del área de trabajo. Cerrar el área de trabajo actual En el menú del área de trabajo, seleccione Cerrar área de trabajo. Cerrar todas las demás áreas de trabajo En el menú del área de trabajo, seleccione Cerrar todas las demás áreas de trabajo. Cambiar el diseño del área de trabajo En el menú del área de trabajo, seleccione Cambiar el área de trabajo. Seleccione un área de trabajo en Galería de áreas de trabajo. Cambiar el tema En el menú del área de trabajo, seleccione Cambiar el tema. Seleccione un tema en Galería de temas. Cambiar de tamaño una región del área de trabajo Seleccione el marcador (cualquier punto del espacio entre las regiones) y arrástrelo hasta conseguir el tamaño deseado. Contraer una región del área de trabajo Haga doble clic en el desencadenador gráfico entre las regiones abiertas. Un desencadenador gráfico tiene un triángulo. NotaLa región central no se puede contraer. Mostrar una región contraída Haga clic en la barra de una región contraída. La región se muestra como un panel flotante por encima de las demás regiones. Si hace clic de nuevo en la barra de la región, el panel flotante se oculta. Expandir una región del área de trabajo Haga doble clic en el desencadenador gráfico junto a la barra de la región cerrada. Descripción de los widgets Un widget es un elemento de la interfaz gráfica de usuario (GUI) que se utiliza para crear un espacio de trabajo. Puede seleccionar y modificar los widgets para personalizar las plantillas de espacio de trabajo en función de sus necesidades. Los widgets permiten buscar información y acceder a ella, así como administrar los flujos de trabajo y los ciclos de vida del contenido. Los administradores pueden configurar widgets para interactuar con el área de trabajo actual, por ejemplo configurando un widget para el estado activo o cambiando a otra vista del área de trabajo. 14 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Creación de áreas de trabajo Por ejemplo, ha seleccionado un área de trabajo de exploración del repositorio predeterminado como plantilla, pero desea volver a organizar el contenido, ya que el repositorio está desordenado. Puede colocar el widget Relaciones en un área visible y destacada. Cuando el widget Relaciones muestre la información de conexiones del contenido, podrá ver cómo se ordenan los documentos y optimizar la reorganización. Hay widgets internos y externos. Un widget interno presenta una funcionalidad principal en relación con la administración de contenido y el flujo de trabajo. Un widget externo utiliza las aplicaciones web de otros fabricantes; los administradores pueden configurarlos para que se comuniquen con las propiedades del contenido. Puede controlar los widgets tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Para realizar esta acción Agregar un widget Haga clic en el botón +. Quitar u ocultar un widget de un diseño de widget con pestañas En el menú del widget, seleccione Quitar widget. Si el widget: • Lo ha proporcionado el XML de diseño del área de trabajo, D2 coloca el widget en un estado oculto y puede responder a comportamiento dependiente del contexto. Por ejemplo, puede ocultar el widget Lista de documentos y, a continuación, realizar una búsqueda. Si el administrador ha configurado el comportamiento dependiente del contexto para mostrar el widget Lista de documentos después de realizar una búsqueda, el widget Lista de documentos vuelve a aparecer en el área de trabajo y muestra los resultados de la búsqueda. • Se ha agregado de forma manual al área de trabajo desde la Galería de widgets y no formaba parte del diseño original del área de trabajo, D2 elimina el widget y no responde al comportamiento dependiente del contexto. Por ejemplo, si quita el widget Lista de documentos y, a continuación, realiza una búsqueda, D2 busca otro widget diferente que pueda mostrar los resultados de la búsqueda. Si D2 no encuentra dicho widget, el área de trabajo no muestra los resultados de la búsqueda. Para comenzar a utilizar el widget Lista de documentos de nuevo, debe volver a agregar manualmente el widget Lista de documentos al área de trabajo. Cambiar widgets en un diseño independiente de widgets EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario En el menú del widget, seleccione Cambiar widget y, a continuación, seleccione un widget de la Galería de widgets. 15 Creación de áreas de trabajo Acción Para realizar esta acción Mover widgets Arrastre y suelte un widget. Si tiene un contenedor de widgets sin pestañas, al arrastrar y soltar un widget diferente en ese contenedor, el nuevo widget toma el lugar del widget original y el widget original se mueve al contenedor que antes contenía el nuevo widget. Por ejemplo, el área de trabajo podría tener lo siguiente: un contenedor de widgets con pestañas que tenga tres widgets (como un widget Ubicaciones, un widget Copias y un widget Versiones) y un contenedor de widgets sin pestañas que tenga un widget (un widget Lista de documentos). Al arrastrar y soltar el widget Ubicaciones en el contenedor sin pestañas, el widget Lista de documentos se mueve al contenedor de widgets con pestañas. Expandir al modo de pantalla completa 1. Haga doble clic en el nombre del widget. 2. Contraiga para regresar al modo de área de trabajo. 3. Haga doble clic en el nombre del widget. No puede agregar, quitar ocultar o mover widgets si el administrador ha bloqueado el área de trabajo. Puede exportar y reorganizar los widgets de la lista, así como acceder a ellos, como se describe en la tabla siguiente: Acción Para realizar esta acción Exportar la lista a Excel En el menú del widget, seleccione Exportar a Excel, escriba el nombre del archivo y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Cambiar las columnas de la lista En el menú del widget, seleccione Personalizar. Para agregar una propiedad como una columna, debe saber en qué tipo de objeto reside la propiedad. El control de lista solo busca dentro del tipo seleccionado. NotaSi el administrador ha configurado el tamaño máximo de resultados para los widgets Usuario, Grupo, Doclist, Miniaturas y Asistencia para listas, D2 Client muestra un filtro en la parte superior del widget. Agrupar elementos por valor de propiedad En el menú de la columna, seleccione o desactive Agrupar por este campo para alternar la agrupación de elementos por el valor de la columna. Por ejemplo, si selecciona esta opción en la columna Estado, D2 organiza el contenido por los estados del ciclo de vida como Borrador y Aprobado. 16 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Creación de áreas de trabajo Acción Para realizar esta acción Uso de filtros de columnas En el menú de la columna, seleccione Filtros, elija el campo y seleccione o escriba el filtro según la propiedad de la columna. Deberá borrar manualmente el filtro para quitar los filtros. Ordenar por columnas En el menú de la columna, seleccione Orden ascendente u Orden descendente. Identificación de los widgets internos que se deben utilizar Utilice los widgets internos de exploración del repositorio, tal y como se describe en la tabla siguiente: Widget Descripción Navegador Muestra los archivadores y las carpetas. Permite la exploración ordenada de un árbol del repositorio. Lista de documentos Muestra contenido y documentos virtuales. Proporciona funciones de exploración completa y búsqueda de contenido. Utilice este widget para acceder al menú contextual del contenido. Muestra los resultados de los widgets Búsqueda rápida y Búsqueda predefinida. Proporciona una barra de herramientas de búsqueda rápida (acoplada a la parte superior del widget) para habilitar las capacidades de búsqueda rápida desde el widget.Nota: El administrador puede controlar la disponibilidad de la búsqueda rápida para los widgets Lista de documentos. Miniatura Permite las vistas previas en miniatura para examinar el contenido. Debe configurar un servidor de miniaturas para mostrar y personalizar las miniaturas. Proporciona una barra de herramientas de búsqueda rápida (acoplada a la parte superior del widget) para habilitar las capacidades de búsqueda rápida desde el widget.Nota: El administrador puede controlar la disponibilidad de la búsqueda rápida para los widgets Miniatura. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 17 Creación de áreas de trabajo Widget Descripción Visor de PDF Muestra la copia en PDF del contenido seleccionado. El widget muestra un mensaje si no ha encontrado una copia en PDF del contenido seleccionado. Favoritos Muestra una lista de contenido marcado como favorito. Retirar Muestra una lista de contenido retirado con el nombre de usuario y la hora de la retirada. Explorador de CenterStage Permite la exploración de los espacios de CenterStage. Solo se muestra la carpeta Colaboración. Comentarios Permite ver, crear, eliminar y responder a comentarios sobre el contenido. Papelera de reciclaje Permite gestionar y restaurar el contenido eliminado. Si dispone de privilegios de administrador, puede acceder a las papeleras de reciclaje de otros usuarios. Utilice los widgets de búsqueda tal como se describe en la tabla siguiente: Widget Descripción Búsqueda rápida Permite realizar búsquedas de texto completo. Formulario de consulta de búsqueda Permite utilizar búsquedas de formularios de consulta preconfigurados. Los administradores configuran una instancia del widget de formulario de consulta de búsqueda para cada opción de formulario de consulta. Seleccione la instancia de widget que coincida con la búsqueda de formularios de consulta que desee utilizar. Búsquedas Permite ver, editar y ejecutar búsquedas anteriores y guardadas. Facetas Muestra categorías de facetas basadas en los resultados de búsqueda junto con los valores de faceta de cada categoría. La selección de facetas también se mostrará en la breadbox Doclist. La breadbox muestra la selección de facetas en el orden en que se agregaron o modificaron. Utilice los widgets internos de propiedades del contenido, tal y como se describe en la tabla siguiente: Widget Descripción Propiedades Muestra las propiedades del contenido seleccionado. Ubicaciones Muestra una lista de ubicaciones del directorio en las que se encuentra el contenido seleccionado. Versiones Muestra una lista de las versiones del contenido seleccionado. 18 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Creación de áreas de trabajo Widget Descripción Copias Muestra una lista de las copias del contenido seleccionado. Relaciones Muestra una lista de los elementos enlazados al contenido seleccionado. Este widget administra la distribución del contenido permitiéndole iniciar distribuciones, editar la lista de destinatarios y generar informes. Distribución Muestra una lista de distribuciones enviadas al usuario. Este widget permite aceptar, rechazar y detener tareas de distribución. Auditoría Muestra una lista de las acciones auditadas para el contenido seleccionado. Vista previa Muestra el contenido seleccionado como una presentación. Debe configurar un servidor de copias de ADTS para procesar vistas previas y guiones gráficos. Documento virtual Muestra la estructura del documento virtual. Instantáneas Muestra una lista de instantáneas de documentos virtuales de un documento virtual seleccionado en un widget Doclist o Documento virtual. Retenciones Muestra las políticas de retención aplicadas al contenido seleccionado. Marcas Muestra las directivas de revisión del contenido seleccionado. Utilice los widgets internos de flujo de trabajo, tal y como se describe en la tabla siguiente: Widget Descripción Navegador de tareas Muestra una lista de las tareas que se le han asignado, ordenadas por categoría. Utilice este widget para actualizar el widget . Historial del flujo de trabajo Muestra una lista de eventos pasados y actuales para mostrar el progreso del flujo de trabajo. Debe tener al menos permiso de gestor de colas para acceder a este widget. Lista de tareas del flujo de trabajo Muestra una lista de las tareas que se le han asignado. Utilice este widget para acceder al menú contextual del flujo de trabajo. Detalles de tarea Muestra el asunto y el mensaje de la tarea seleccionada. Notas de tareas Muestra una lista de las notas agregadas al flujo de trabajo seleccionado. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 19 Creación de áreas de trabajo Widget Descripción Anexo de tarea Muestra una lista del contenido anexo a la tarea seleccionada. Ejecutantes del flujo de trabajo Muestra una lista de usuarios asignados al flujo de trabajo, organizados por grupos. Vista previa del flujo de trabajo Muestra el esquema de la plantilla de flujo de trabajo para la tarea seleccionada. Delegaciones Permite ver, crear, editar y eliminar delegaciones y administrar el estado de las delegaciones. Utilice los widgets de administración tal como se describe en la tabla siguiente: Widget Descripción Usuario Muestra una lista de usuarios para el repositorio. Utilice este widget para agregar, editar y quitar cuentas de usuario y para cambiar pertenencias de grupo. Grupo Muestra una lista de grupos de usuarios para el repositorio. Utilice este widget para agregar, editar y eliminar grupos de usuarios. Diccionarios Muestra una lista de diccionarios del repositorio. Utilice este widget para ver, exportar y configurar diccionarios y valores. Taxonomías Muestra una lista de taxonomías del repositorio. Utilice este widget para ver, exportar y configurar taxonomías y valores. 20 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Capítulo 4 Uso de los nodos de administración D2 Este capítulo contiene los siguientes temas: • Descripción de los widgets de administración • Configuración de perfiles de usuario • Configuración de grupos de usuarios Descripción de los widgets de administración Puede utilizar widgets de administración en D2 Client para acceder a los componentes de usuario, grupo, diccionario y taxonomía del repositorio y controlarlos. Para poder realizar cambios en estos widgets, deberá formar parte de un grupo designado con privilegios de administrador para widgets. Los widgets tienen dos usos posibles: • Los administradores pueden configurar estos valores sin tener que abrir una instancia de D2 Config. • Los administradores pueden delegar el control a un grupo de usuarios sin proporcionar acceso a D2 Config. Cree y configure las cuentas de usuario para acceder a D2 Client con el widget Usuarios tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Para realizar esta acción Agregar un nuevo usuario Agregar un nuevo perfil de usuario para acceder al repositorio. Desplácese a Nuevo > Usuario desde la barra de menús. Configuración de perfiles de usuario, página 27 contiene instrucciones adicionales. Editar las propiedades de usuario Editar un perfil de usuario existente. En el widget Usuarios, haga clic con el botón derecho en un usuario y seleccione Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades del usuario. Configuración de perfiles de usuario, página 27 contiene instrucciones adicionales. Cree y configure los grupos de usuarios con el widget Grupos tal como se describe en la tabla siguiente: EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 21 Uso de los nodos de administración D2 Acción Descripción Para realizar esta acción Agregar un nuevo grupo Agregar un nuevo grupo para la administración de usuarios. Desplácese a Nuevo > Grupo desde la barra de menús. Crear grupos y subgrupos para reducir la sobrecarga del rendimiento. Por ejemplo, realizar una acción en un grupo con 100 subgrupos requiere menos recursos que realizar la acción en los 100 subgrupos. Ver miembros de un grupo Ver los usuarios que pertenecen al grupo. En el widget Grupos, haga clic con el botón derecho en un grupo y seleccione Mostrar los miembros del grupo. El widget muestra una lista de los usuarios en el grupo. Editar propiedades del grupo Editar las propiedades de un grupo existente. En el widget Grupos, haga clic con el botón derecho en un grupo y seleccione Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades del grupo. D2 utiliza diccionarios para generar automáticamente las selecciones en formularios. Por ejemplo, un administrador puede configurar un cuadro de lista en una página de propiedades para utilizar un diccionario. Las opciones que aparecen en el cuadro de lista son como se describen en el diccionario. Si tiene acceso a los nodos de administrador en D2 Client, puede configurar y exportar los diccionarios. Pero no se pueden crear diccionarios nuevos. Realice acciones de administrador en los diccionarios utilizando el widget Diccionarios tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Para realizar esta acción Importar datos en un diccionario Importar un archivo CSV, Excel o XML con los datos a un diccionario. 1. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en un diccionario y seleccione Importar datos del diccionario. 2. Haga clic en Examinar y seleccione el archivo de datos. 3. Si ha seleccionado un archivo .csv, escriba el carácter separador utilizado para la tabla. Si introduce un separador incorrecto, D2 muestra un mensaje de error durante la importación de la tabla. 4. Seleccione Sobrescribir datos del diccionario o Anexar datos del diccionario. 5. Haga clic en Aceptar. 22 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de los nodos de administración D2 Acción Descripción Para realizar esta acción Editar un valor de clave Editar los valores de un diccionario. 1. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en un diccionario y seleccione Propiedades. 2. Haga clic en las pestañas Idiomas o Alias según la clave que desee editar. 3. Realice los cambios en las celdas de la tabla. 4. Seleccione para activar la clave. 5. Haga clic en Aceptar. Agregar un nuevo valor de clave Agregar un valor de diccionario. 1. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en un diccionario y seleccione Propiedades. 2. Haga clic en las pestañas Idiomas o Alias según la clave que desee editar. 3. Realice los cambios en la fila de tabla vacía en la parte inferior de la tabla. Si no hay ninguna fila vacía, haga clic con el botón derecho en la última fila del diccionario y seleccione Insertar fila. 4. Seleccione para activar la clave. 5. Haga clic en Aceptar. Eliminar un valor de clave Eliminar un valor de diccionario. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en una fila y seleccione Eliminar fila. Exportar datos de un diccionario Exportar un diccionario como archivo CSV, Excel o XML. D2 descarga el archivo exportado al directorio seleccionado y abre el archivo. 1. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en un diccionario y seleccione Exportar datos del diccionario. 2. Seleccione un Formato de archivo. 3. Escriba el carácter separador para la tabla exportada si va a exportar en formato CSV. 4. Haga clic en Modificar. 5. Seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo y haga clic en Aceptar. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 23 Uso de los nodos de administración D2 Acción Descripción Para realizar esta acción Ver datos de un diccionario en un formato de archivo diferente Ver un diccionario como archivo CSV, Excel o XML. D2 descarga el archivo exportado a su directorio temporal y abre el archivo en modo de solo lectura. 1. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en un diccionario y seleccione Exportar datos del diccionario. 2. Seleccione un Formato de archivo. 3. Escriba el carácter separador para la tabla exportada si va a verla en formato CSV. 4. Haga clic en Ver. El archivo se guarda en la ruta de retirada. Restaurar una versión Restaurar una versión anterior del diccionario. Con este comando, la versión anterior se establece como versión actual. Debe restaurar la última versión para volver a usarla. 1. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en un diccionario y seleccione Restaurar diccionario. 2. Seleccione una versión en el cuadro de lista Versión del diccionario para restaurar. 3. Haga clic en Aceptar. Guardar con control de versiones Guardar cambios en un diccionario como una versión diferente. 1. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en un diccionario y seleccione Guardar diccionario. 2. Elija entre guardar como la misma versión, como una actualización de versión menor o como una actualización de versión mayor. 3. Escriba una descripción de los cambios. 4. Haga clic en Aceptar. Actualizar el repositorio Actualizar el repositorio para hacer que los cambios del diccionario surtan efecto. Si no actualiza el repositorio, los cambios en el diccionario no tendrán lugar en todo el repositorio. En el widget Diccionarios, haga clic con el botón derecho en el widget y seleccione Solicitar actualización del repositorio. D2 utiliza taxonomías para filtrar y organizar valores de uno o varios diccionarios. Por ejemplo, un administrador puede configurar un cuadro de lista en una página de propiedades para utilizar una taxonomía. Las opciones que aparecen en el cuadro de lista son un rango específico de valores en la taxonomía que se obtienen de diccionarios. Si tiene acceso a los nodos de administrador en D2 Client, podrá configurar y exportar taxonomías. Pero no se pueden crear taxonomías nuevas. Realice acciones de administrador en las taxonomías utilizando el widget Taxonomías tal como se describe en la tabla siguiente: 24 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de los nodos de administración D2 Acción Descripción Para realizar esta acción Importar datos en una taxonomía Importar un archivo CSV, Excel o XML con datos en una taxonomía. 1. En el widget Taxonomías, haga clic con el botón derecho en una taxonomía y seleccione Importar datos de la taxonomía. Antes de importar el archivo, asegúrese de que la tabla tenga el formato adecuado: • Los títulos de encabezado de columna coinciden con los nombres de los diccionarios en el repositorio de D2. • El contenido de las celdas coincide con un término del diccionario. 2. Haga clic en Examinar y seleccione el archivo de datos. 3. Si ha seleccionado un archivo .csv, escriba el carácter separador utilizado para la tabla. Si introduce un separador incorrecto, D2 muestra un mensaje de error durante la importación de la tabla. 4. Seleccione Sobrescribir datos de la taxonomía o Anexar datos de la taxonomía. 5. Haga clic en Aceptar. Configurar valores de clave Agregar o quitar los valores de un diccionario de la taxonomía. No puede agregar ni quitar diccionarios de una taxonomía con el widget. 1. En el widget Taxonomías, haga clic con el botón derecho en una taxonomía y seleccione Propiedades. 2. En la sección Valores y estructuras disponibles utilice controles de lista para agregar o quitar claves del diccionario en la taxonomía. 3. Haga clic en Aceptar. Exportar datos de una taxonomía Exportar una taxonomía como archivo CSV, Excel o XML. 1. En el widget Taxonomías, haga clic con el botón derecho en una taxonomía y seleccione Exportar datos de la taxonomía. 2. Seleccione un Formato de archivo. 3. Escriba el carácter separador para la tabla exportada si va a exportar en formato CSV. 4. Haga clic en Modificar. 5. Seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo y haga clic en Aceptar. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 25 Uso de los nodos de administración D2 Acción Descripción Para realizar esta acción Ver datos de una taxonomía en un formato de archivo diferente Ver una taxonomía como archivo CSV, Excel o XML. 1. En el widget Taxonomías, haga clic con el botón derecho en una taxonomía y seleccione Exportar datos de la taxonomía. 2. Seleccione un Formato de archivo. 3. Escriba el carácter separador para la tabla exportada si va a verla en formato CSV. 4. Haga clic en Ver. El archivo se guarda en la ruta de retirada. Restaurar una versión Restaurar una versión anterior de la taxonomía. Con este comando, la versión anterior se establece como versión actual. Debe restaurar la última versión para volver a usarla. 1. En el widget Taxonomías, haga clic con el botón derecho en una taxonomía y seleccione Restaurar taxonomía. 2. Seleccione una versión en el cuadro de lista Versión de taxonomía para restaurar. 3. Haga clic en Aceptar. Guardar con control de versiones Guardar cambios en una taxonomía como una versión diferente. 1. En el widget Taxonomías, haga clic con el botón derecho en una taxonomía y seleccione Guardar taxonomía. 2. Elija entre guardar como la misma versión, como una actualización de versión menor o como una actualización de versión mayor. 3. Escriba una descripción de los cambios. 4. Haga clic en Aceptar. Actualizar el repositorio Actualizar el repositorio para hacer que los cambios de la taxonomía surtan efecto. Si no actualiza el repositorio, los cambios en la taxonomía no tendrán lugar en todo el repositorio. En el widget Taxonomías, haga clic con el botón derecho en el widget y seleccione Solicitar actualización del repositorio. Si tiene D2-Bin instalado, puede gestionar las papeleras de reciclaje de otros usuarios de los que disponga de derechos de administración, como se describe en la tabla siguiente: 26 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de los nodos de administración D2 Acción Descripción Ver una papelera de reciclaje que pertenece a otro usuario 1. Seleccione Todas las papeleras de reciclaje desde el cuadro de lista. 2. Haga doble clic en el usuario a cuya papelera de reciclaje desea acceder. Restaurar el contenido de la papelera de reciclaje a la ubicación original del repositorio Haga clic con el botón derecho en la Papelera de reciclaje y seleccione Restaurar. Quitar contenido de forma permanente del repositorio Haga clic con el botón derecho en la Papelera de reciclaje y seleccione Eliminar. Vaciar la papelera de reciclaje Haga clic en Vaciar la papelera de reciclaje. Configuración de perfiles de usuario 1. Para configurar la información de cuenta de usuario, haga clic en la pestaña Información y rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Nombre de usuario Escriba un nombre de usuario. El nombre de usuario es único y no se puede modificar, pero se puede volver a asignar a otro usuario. Descripción Escriba una descripción. Puede utilizar cualquier carácter alfanumérico y símbolo de teclado estándar. D2 muestra las etiquetas HTML como una cadena. Dirección de correo electrónico Escriba una dirección de correo electrónico. Nombre del grupo de usuarios Seleccione el grupo de usuarios predeterminado. Carpeta predeterminada El campo muestra la carpeta predeterminada vista por el usuario. Deje el campo en blanco al crear un nuevo usuario. Condición Seleccione el estado de la cuenta. EMC Documentum Content Server Administration Guide (Guía de administración de EMC Documentum Content Server) contiene más información. 2. Para configurar el sistema de inicio de sesión del usuario, haga clic en la pestaña Sistema y rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Origen de usuario Seleccione el sistema para autenticar el nombre de inicio de sesión del usuario y la contraseña. EMC Documentum Content Server Administration Guide (Guía de administración de EMC Documentum Content Server) contiene más información. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 27 Uso de los nodos de administración D2 Campo Descripción Inicio de sesión del usuario Escriba un nombre de inicio de sesión. Dominio del usuario Escriba la información del dominio que se muestra en la pantalla de inicio de sesión. 3. Para configurar los privilegios de la cuenta, haga clic en la pestaña Perfil: a. Seleccione los Privilegios del usuario predeterminados desde el cuadro de lista tal como se describe en la tabla siguiente: Privilegio Descripción Ninguno No se pueden recibir privilegios de creación. Puede recibir privilegios de auditoría, pero no tiene ninguno de forma predeterminada. Crear Puede recibir privilegios de creación pero no tiene ninguno de forma predeterminada. Puede recibir privilegios de auditoría, pero no tiene ninguno de forma predeterminada. Administrador del sistema Siempre tiene privilegios de creación. Puede recibir privilegios de auditoría, pero no tiene ninguno de forma predeterminada. Superusuario Siempre tiene privilegios de creación. Puede recibir privilegios de auditoría, pero no tiene ninguno de forma predeterminada. b. Configure los privilegios de usuario específicos tal como se describe en la tabla siguiente: Privilegio Descripción Tipo Puede crear un tipo de objeto. Archivador Puede crear un archivador. Grupo Puede crear un grupo de usuarios. Configurar Puede configurar seguimientos de auditoría. Depurar Puede eliminar seguimientos de auditoría. Ver Puede visualizar seguimientos de auditoría. c. Puede seleccionar una capacidad de cliente en el cuadro de lista Capacidad de cliente. Los productos de cliente de Documentum utilizan la configuración de capacidad de cliente para determinar la funcionalidad enviada al usuario. Content Server no reconoce ni utiliza la configuración de capacidad de cliente. EMC Documentum Records Client Administration and User Guide (Guía del usuario y administración de EMC Documentum Records Client) contiene más información sobre las capacidades de cliente. 4. Para configurar la pertenencia a un grupo, haga clic en la pestaña Pertenencia a grupo: a. Haga clic en Seleccionar grupos para abrir el cuadro de diálogo Grupos. b. Utilice los controles de la lista para agregar y quitar grupos. c. Haga clic en Aceptar. 28 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de los nodos de administración D2 d. Seleccione un grupo y haga clic en Eliminar grupo para quitar el usuario del grupo. 5. Haga clic en Aceptar. Configuración de grupos de usuarios 1. Para configurar los detalles de grupo, haga clic en la pestaña Información y rellene los campos tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Nombre de grupo Escriba un nombre. No se puede editar este campo si va a editar un grupo existente. Grupo de administración Seleccione un grupo que pueda modificar a este grupo. Esta opción no impide que los superusuarios y el propietario del grupo mantengan los derechos de administración. Descripción Escriba una descripción. Puede utilizar cualquier carácter alfanumérico y símbolo de teclado estándar. D2 muestra las etiquetas HTML como una cadena. 2. Para configurar los miembros del grupo, haga clic en la pestaña Usuarios: a. Haga clic en Seleccionar usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios. b. Utilice los controles de la lista para agregar y quitar usuarios. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione un usuario y haga clic en Eliminar usuario para quitar el usuario del grupo. 3. Para configurar subgrupos, haga clic en la pestaña Grupos: a. Haga clic en Seleccionar grupos para abrir el cuadro de diálogo Grupos. b. Utilice los controles de la lista para agregar y quitar grupos. c. Haga clic en Aceptar. d. Seleccione un grupo y haga clic en Eliminar grupo para quitar el grupo. 4. Haga clic en Aceptar. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 29 Capítulo 5 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Este capítulo contiene los siguientes temas: • Agregar un nuevo usuario o área de trabajo del repositorio • Configuración de las preferencias de usuario • Identificación de la búsqueda que se debe utilizar • Descripción de las búsquedas simples y de texto completo • Configuración de búsquedas avanzadas • Optimización de la velocidad de procesamiento de búsqueda avanzada • Uso del widget Búsquedas • Uso del widget Facetas • Descripción de los resultados y la clasificación de las búsquedas Agregar un nuevo usuario o área de trabajo del repositorio 1. Haga clic con el botón derecho en Agregar área de trabajo. 2. En el cuadro de diálogo Autenticación, en Repositorio, seleccione un repositorio. 3. En el campo Inicio de sesión, escriba su nombre de usuario. 4. En el campo Contraseña, escriba su contraseña. 5. Si tiene un campo Dominio, escriba el dominio del repositorio. 7. Haga clic en Aceptar. Configuración de las preferencias de usuario 1. Haga clic en Configuración de usuario en la barra de menús para abrir el cuadro de diálogo Configuración de usuario. 2. Especifique las propiedades en la pestaña General tal como se describe en la tabla siguiente: EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 31 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Campo Descripción Ruta temporal Seleccione el directorio en el que desea guardar los archivos visualizados. Los archivos visualizados no se retiran. El sistema eliminará los archivos la próxima vez que inicie sesión en el sistema. Ruta de retirada Seleccione el directorio en el que desea guardar los archivos registrados. Formato de fecha Seleccione el formato de fecha utilizado para las propiedades de contenido. Formato de fecha y hora Seleccione el formato de fecha y hora utilizado para las columnas del widget. Puede seleccionar el formato dd/MM/aaaa HH:mm:ss o MM/dd/aaaa HH:mm:ss. Formato de fecha de entrada Especifica el formato de fecha para el selector de fechas o los controles de entrada de fecha. El formato de entrada de fecha predeterminado lo determina la configuración regional. Por ejemplo, si la configuración regional es EN, el formato de entrada de fecha predeterminado es dd/MM/yyyy; de lo contrario, el formato predeterminado es MM/dd/yyyy. Idioma predeterminado Seleccione el idioma predeterminado para la interfaz de usuario de D2 Client. Esto anula la configuración de idioma del explorador web. Es posible que se haya configurado el sistema para que oculte este campo. Restaurar sesión Seleccione la casilla de verificación para restaurar las áreas de trabajo y las opciones de widget anteriores para este repositorio. De forma predeterminada, está seleccionada. Es posible que se haya configurado el sistema para que oculte este campo. 3. Rellene la pestaña Interfaz de usuario tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Contenido por página Seleccione el número de elementos que desea mostrar en cada página de una lista. Altura de fila de cuadrícula Seleccione la altura de una fila en una lista. Posición del menú Seleccione para colocar el menú a la izquierda o en la parte superior de la posición. Cierre sesión y, a continuación, inicie sesión de nuevo para ver el cambio. 4. Rellene la pestaña Notificaciones tal como se describe en la tabla siguiente: 32 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Campo Descripción Eventos de la suscripción Utilice los controles de la lista para agregar o eliminar los eventos de suscripciones para los que D2 crea notificaciones. Enviar correo electrónico para todos los eventos de suscripciones y otras notificaciones de correo electrónico Seleccione para enviar notificaciones de correo electrónico. Desactivar correo electrónico. Usar el widget Notificaciones para revisar el mensaje. Seleccione para deshabilitar las notificaciones de correo electrónico. Mostrar alertas de notificación Seleccione esta casilla de verificación para mostrar alertas de notificación. Comprobar si hay nuevas notificaciones cada Especifique la frecuencia de comprobación de nuevas notificaciones. 5. Haga clic en Aceptar. Identificación de la búsqueda que se debe utilizar Utilice la tabla siguiente para determinar la búsqueda que proporciona los resultados deseados: Nombre Descripción Procedimiento Ubicación de salida Búsqueda rápida Realiza una búsqueda en el repositorio del área de trabajo actual usando los términos de búsqueda. En el widget Búsqueda rápida, escriba los términos de búsqueda en el campo. Widget Lista de documentos o Miniatura Como alternativa, puede realizar una búsqueda mediante la barra de herramientas de búsqueda rápida disponible en los widgets Lista de documentos y Miniatura. No puede arrastrar contenido fuera del widget Lista de documentos para los resultados de búsqueda. Si los administradores han configurado la funcionalidad de búsqueda para utilizar el motor de búsqueda de Documentum, haga clic en Resaltar en la barra de herramientas de búsqueda para resaltar los términos de búsqueda mostrados en los resultados de búsqueda. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 33 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Nombre Descripción Procedimiento Ubicación de salida Búsqueda avanzada Realiza una búsqueda en el repositorio del área de trabajo actual usando criterios de búsqueda complejos. Cree, ejecute, guarde y cargue las búsquedas avanzadas. Widget Lista de documentos o Miniatura Configuración de búsquedas avanzadas, página 38 contiene información adicional sobre cómo configurar y realizar búsquedas avanzadas. No puede arrastrar contenido fuera del widget Lista de documentos para los resultados de búsqueda. Nota • Los usuarios con rol de consumidor pueden acceder a la búsqueda avanzada mediante los widgets (Lista de documentos, Miniatura, Búsqueda rápida y Búsqueda guardada) agregados al área de trabajo del usuario. • Un administrador del sistema puede configurar grupos y asignar privilegios mediante D2 Config. Formulario de búsqueda 34 Realiza una búsqueda en el repositorio del área de trabajo actual mediante un formulario de búsqueda preconfigurado. Ejecute una instancia del widget Formulario de búsqueda, que está configurado para un formulario de consulta específico. Widget Lista de documentos o Miniatura No puede arrastrar contenido fuera del widget Lista de documentos para los resultados de búsqueda. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Nombre Descripción Procedimiento Ubicación de salida Búsqueda predefinida Realiza una búsqueda en el repositorio del área de trabajo actual mediante una búsqueda guardada o una búsqueda definida previamente. Uso del widget Búsquedas, página 41 contiene información adicional sobre cómo realizar búsquedas en el widget. Widget Lista de documentos o Miniatura Realiza una búsqueda en todos los repositorios conectados. Para buscar en varios Búsqueda en varios repositorios No puede arrastrar contenido fuera del widget Lista de documentos para los resultados de búsqueda. Área de varias búsquedas repositorios, haga lo siguiente: 1. Inicie sesión en D2 Client y abra un área de trabajo. 2. Haga clic con el botón derecho en el icono + para mostrar el cuadro de diálogo Nuevo inicio de sesión. 3. Seleccione otro repositorio y escriba el nombre de usuario y la contraseña. Se mostrará la nueva área de trabajo para el repositorio. 4. Haga clic en la lupa disponible en el área de navegación del área de trabajo para abrir el área de varias búsquedas y escriba los términos de búsqueda en el campo. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 35 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Descripción de las búsquedas simples y de texto completo En función del modo en que el administrador haya configurado la función de búsqueda, utilice el widget Búsqueda rápida o el área de varias búsquedas para realizar una búsqueda simple o de texto completo. Si la búsqueda no está configurada, nada de lo que escriba devolverá resultados. En la siguiente tabla se describen las diferencias entre los dos tipos de búsquedas: Tipo Descripción Búsqueda de texto completo Acepta varios términos de búsqueda. Busca los metadatos y el contenido de objetos del repositorio. Los administradores pueden configurar el servidor de indexación para que incluya metadatos personalizados en el ámbito de búsqueda. Búsqueda simple Solo acepta búsquedas de una sola palabra. Busca la palabra en el nombre de contenido, el título, las palabras clave y el asunto. Puede usar modificadores de términos al utilizar una búsqueda de texto completo con cualquier widget de búsqueda para especificar los criterios de búsqueda. Utilice la tabla siguiente, organizada en orden de prioridad, para determinar los modificadores de término que pueden ayudar en la búsqueda: Modificador Nombre del modificador Descripción Ejemplo " " Términos exactos Busca una coincidencia exacta de los términos que se encuentran entre comillas. EMC OR Japan busca coincidencias de los términos EMC, Japan o ambos. "EMC OR Japan" busca una coincidencia compuesta por la frase exacta “EMC or Japan”. - 36 NOT Excluye el contenido que contenga el término que aparece tras el símbolo. Coloque el signo menos (-) delante del segundo término. Busca contenido que incluya EMC, pero no Japan: EMC —Japan EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Modificador Nombre del modificador Descripción Ejemplo + AND Devuelve el contenido en el que se encuentren ambos términos. Coloque el signo más (+) delante del segundo término. Busca contenido que incluya EMC y Japan: Sin símbolo OR Devuelve contenido en el que se haya encontrado uno de los dos términos. Los términos separados por espacios usan automáticamente el modificador OR. EMC +Japan Busca contenido que incluya EMC o Japan: EMC Japan Puede modificar el alcance de las coincidencias de términos mediante caracteres comodín. Para habilitar la búsqueda con comodines, utilice iapi con el siguiente comando: API>retrieve,c,dm_ftengine_config ... 08xxxxxx API>append,c,l,param_name fast_wildcard_compatible ... OK API>append,c,l,param_value true ... OK API>save,c,l ... OK DQL utiliza los siguientes comodines: Modificador Nombre del modificador Descripción Ejemplo % Comodín que sustituye a varios caracteres El signo de porcentaje equivale a 0 o más caracteres. "f%" equivale a f, fo, foo. _ Comodín que sustituye a un solo carácter El signo de subrayado equivale exactamente a un solo carácter. "m_" equivale a me. xPlore utiliza los siguientes comodines: EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 37 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Modificador Nombre del modificador Descripción Ejemplo * Comodín que sustituye a varios caracteres El signo de asterisco equivale a 0 o más caracteres. "f*" equivale a f, fo, foo. ? Comodín que sustituye a un solo carácter El signo de interrogación equivale a 0 o 1 carácter. "appl?" equivale a apple, "apple?" también equivale a apple, pero "app?" no equivale a apple. Configuración de búsquedas avanzadas 1. Abra el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada: • Cree una nueva búsqueda avanzada desplazándose a Nuevo > Búsqueda avanzada desde la barra de menús. • Edite una búsqueda avanzada existente haciendo clic con el botón derecho en una búsqueda avanzada guardada en un widget de búsqueda predefinida y seleccionando Editar. 2. Para configurar los criterios de búsqueda avanzada, en la pestaña Criterios: a. Seleccione los tipos de contenido para la búsqueda. La búsqueda avanzada le permite restringir la búsqueda mediante la selección de propiedades de los tipos seleccionados. Haga clic en Asistencia para abrir el cuadro de diálogo Asistencia para listas, utilice los controles de la lista para agregar y quitar tipos de contenido y haga clic Aceptar. b. Para quitar un tipo de contenido, seleccione un tipo y haga clic en Eliminar. Si quita un tipo, D2 borra todos los campos de la propiedad. c. Para agregar una fila para los criterios basados en propiedades, haga clic en +. d. Para cada fila, seleccione una propiedad, una condición y un valor. Los tipos de contenido seleccionados ofrecen asistencia de valor para el cuadro de lista de propiedades, y la propiedad seleccionada proporciona asistencia de valor para los campos de condición y de valor. Por ejemplo, si selecciona una propiedad de fecha, las condiciones se convierten en las operaciones numéricas y el valor se convierte en un selector de fechas. Si selecciona una propiedad de cadena, las condiciones se convierten en las operaciones de cadena y el valor se convierte en un cuadro de lista. e. Para quitar una fila, haga clic en X. f. Cree ecuaciones de búsqueda con los botones ( y ). Después de hacer clic en ) para cerrar un paréntesis, podrá seleccionar AND o OR. 3. Para configurar las opciones de búsqueda, en la pestaña Criterios active o desactive las casillas de verificación de Opciones tal como se describe en la tabla siguiente: 38 Tipo de búsqueda Descripción Todas las versiones Seleccione si desea buscar todas las versiones del contenido. Si no selecciona esta opción, solo se busca la versión actual de contenido. Mayús/minús Selecciónelo para realizar una búsqueda que distingue entre mayúsculas y minúsculas. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación 4. Para agregar una búsqueda de contenido completo, en la pestaña Criterios y en la opción de texto completo: a. Seleccione una opción de búsqueda en el cuadro de lista. b. Escriba los términos de búsqueda que desea usar para la parte de texto completo de la búsqueda. Si selecciona la opción “Que contenga cualquier palabra“, utilice el modificador adecuado; por ejemplo, el modificador “+” para representar la operación “AND“. Si no especifica un modificador, la operación predeterminada será “OR“. Las palabras “AND“ y “OR“ se tratan de forma literal y no tienen un significado especial en este caso. Es la misma sintaxis que en la búsqueda rápida. Por ejemplo, si desea buscar un documento que contenga tanto la palabra “manzana“ como la palabra “naranja“, deberá utilizar el símbolo más (+) para indicar la operación “AND“. No hay espacio entre el “+“ y la siguiente palabra; es decir, manzana +naranja. Si desea buscar un documento que contenga las palabras “manzana“ o “naranja“, debe utilizar la sintaxis; es decir, manzana naranja. Nota: Se desaconseja el uso de “AND“, “OR“, “NOT“ como términos de búsqueda de texto completo a menos que se usen con la opción de búsqueda “Que contenga la frase exacta“, ya que tienen un significado especial en xQuery/DQL. 5. Para especificar las carpetas de búsqueda, haga clic en la pestaña Ubicación(es): a. Haga clic en Seleccionar ubicaciones, desplácese por el árbol de carpetas, seleccione las carpetas donde desee buscar y haga clic Aceptar. Puede mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una carpeta a la vez. b. Seleccione Incluir subcarpetas para incluir las subcarpetas de las carpetas seleccionadas. Cuando esta opción no está seleccionada, la búsqueda solo comprueba las carpetas seleccionadas. c. Seleccione una carpeta y haga clic en Eliminar ubicación para quitar la carpeta de la lista. 6. Para configurar las opciones de visualización de los resultados, haga clic en la pestaña Columnas: a. Haga clic en Seleccionar columnas y utilice los controles de lista para agregar y quitar columnas de la propiedad. Puede utilizar el campo de búsqueda para filtrar la lista. b. Utilice Subir y Bajar para ordenar las columnas seleccionadas. c. En los cuadros de lista Ordenar por, seleccione la propiedad e indique si desea que los resultados se muestren en orden ascendente o descendente. 7. Para configurar los valores de faceta, haga clic en la pestaña Facetas: a. Haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Facetas. b. Filtre la lista de facetas configurada por los administradores y utilice los controles de la lista para agregar, quitar y cambiar el orden de la lista Selección. c. Haga clic en Aceptar. Las facetas representan una o más características importantes de un objeto en el modelo de objetos de Documentum. Configure las facetas para buscar grandes conjuntos de datos sin realizar consultas explícitas y para evitar consultas que no devuelvan los resultados deseados. 8. Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar como: EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 39 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Haga clic en Guardar para guardar los cambios en las búsquedas existentes. D2 desactiva el botón si falta alguna información necesaria o si no ha realizado ningún cambio. a. Escriba un nombre para la búsqueda en Nombre de la búsqueda. b. Seleccione Búsqueda pública para hacer que la búsqueda esté disponible para otros usuarios. c. Seleccione Mostrar criterios de búsqueda antes de ejecutarla para iniciar el cuadro de diálogo de búsqueda avanzada cuando la búsqueda se ejecute utilizando el widget de búsqueda predefinida. d. Seleccione la ubicación en el árbol de búsqueda para guardar la búsqueda utilizando la lista Seleccionar dónde se guardará la búsqueda. 9. Para ejecutar la búsqueda, haga clic en Ejecutar. Optimización de la velocidad de procesamiento de búsqueda avanzada Utilice las siguientes instrucciones para evitar que las velocidades de procesamiento de búsqueda se ralenticen. Distinguir entre mayúsculas y minúsculas para búsqueda de texto incompleto Si D2 no está configurado para usar un motor de búsqueda de texto completo, puede que se vea afectado por la distinción entre mayúsculas y minúsculas cuando se intenta realizar una búsqueda. Cada vez que cree una consulta, seleccione la opción Mayús/minús para habilitar la distinción entre mayúsculas y minúsculas. Si no se selecciona la opción, de forma predeterminada, la búsqueda no distingue entre mayúsculas y minúsculas y puede impedir el uso de índices no basados en funciones. Como resultado, la búsqueda realiza una exploración de toda la tabla y puede ralentizar la consulta de búsqueda. Operadores de condición Los siguientes operadores ralentizan la consulta de búsqueda, ordenados desde los que tienen más efecto a menos efecto: • No contiene • Contiene • Termina con • Empieza con Varios tipos de objetos Puede buscar varios tipos de objetos con una sola consulta DQL, pero esto introduce más sobrecarga dado que la consulta utiliza las operaciones JOIN y UNION. 40 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Uso del widget Búsquedas Utilice el widget Búsquedas para ver, editar y ejecutar búsquedas predefinidas y guardadas. Puede organizar las búsquedas al guardar una búsqueda avanzada o cuando un administrador configure una búsqueda. El widget Búsquedas muestra cada búsqueda en las categorías respectivas. Modifique y desplácese por las búsquedas tal como se describe en la tabla siguiente: Nombre Descripción Nueva búsqueda avanzada Crear y configurar una búsqueda avanzada. Editar búsqueda Cargar y configurar la búsqueda avanzada actual o la última búsqueda avanzada que se ha ejecutado. Mi última búsqueda Cargar la última ejecución de búsqueda de la sesión del usuario y mostrar las facetas de la última búsqueda no guardada que se ha ejecutado. Mis búsquedas Muestra los nodos secundarios de todas las búsquedas que haya guardado. Si las búsquedas se configuran con Facetas, al hacer clic en un nombre de búsqueda se ejecuta la búsqueda y se muestran los resultados de la búsqueda en el widget de exploración de facetas; de lo contrario, los resultados de la búsqueda se muestran en el widget DocList. Búsquedas públicas Muestra los nodos secundarios de todas las búsquedas guardadas o configuradas como públicas. Si las búsquedas se configuran con Facetas, al hacer clic en un nombre de búsqueda se ejecuta la búsqueda y se muestran los resultados de la búsqueda en el widget de exploración de facetas; de lo contrario, los resultados de la búsqueda se muestran en el widget DocList. Resaltar los términos de búsqueda en los resultados de la búsqueda Haga clic en el botón Resaltar situado en la barra de herramientas de búsqueda para activar o desactivar el ajuste de resaltar. Puede distinguir entre tres tipos de búsquedas mediante los iconos que aparecen en el widget tal como se describe en la tabla siguiente: Icono Nombre Descripción Opciones avanzadas Realiza una búsqueda muy específica que restringe los resultados en función del tipo de objeto, los atributos, las ubicaciones y las opciones avanzadas como, por ejemplo, la distinción entre mayúsculas y minúsculas, y los elementos asincrónicos. Los administradores pueden configurar las opciones EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 41 Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Icono Nombre Descripción de visualización de la lista de resultados y ordenar los documentos por facetas para las búsquedas avanzadas. DQL Realiza una búsqueda técnica mediante DQL (Documentum Query Language). Formulario de consulta Realiza una búsqueda configurada por los administradores con un conjunto especificado de propiedades de entrada. En las búsquedas con formulario de consulta se muestra una página de propiedades del contenido para que el usuario especifique la búsqueda. Uso del widget Facetas La exploración con facetas incluye dos componentes: un widget Facetas y una breadbox en el widget Doclist. El widget Facetas permite refinar la búsqueda en una lista de facetas dinámica. Las facetas se agrupan por categoría y se ordenan según la configuración o las opciones de búsqueda avanzada. El widget Doclist contiene la breadbox para mostrar las selecciones de facetas en el mismo orden utilizado para refinar la búsqueda. La breadbox se encuentra oculta si no se seleccionan valores de faceta o si todos los valores se borran. Las facetas se clasifican en facetas estándar y estructuradas. Las facetas estándar son facetas de una sola selección. Las facetas estructuradas son jerárquicas y para definir su estructura se configuran en D2 Config. Cuando un usuario selecciona un valor de faceta en el widget Facetas, todas las facetas se actualizan, la categoría seleccionada refleja el valor de faceta seleccionado y elimina los demás valores de faceta. Se muestra un nuevo conjunto de facetas disponibles para los nuevos resultados. Descripción de los resultados y la clasificación de las búsquedas El sistema utiliza un sistema de puntuación para clasificar las búsquedas con 1 a 5 estrellas. El sistema puntúa los resultados de la consulta mediante los principios de clasificación, como se describe en la siguiente tabla: Principio de clasificación Ejemplo Un resultado obtiene una puntuación superior si el término de búsqueda aparece con mayor frecuencia en el contenido. La clasificación se pondera además en función de la longitud del contenido. Un término que aparece 5 veces en un documento de 2 páginas presenta un nivel de coincidencia superior que un término que aparece 8 veces en un documento de 30 páginas. 42 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Desplazamiento por D2 y uso de la aplicación Principio de clasificación Ejemplo Un resultado obtiene mayor puntuación si el término de búsqueda aparece en los metadatos en lugar de en el contenido. El contenido con la etiqueta de metadatos guideline se considera que presenta un nivel de coincidencia superior que el contenido que incluye esta palabra guideline en el texto. Si el término de búsqueda utiliza una instrucción OR, el resultado obtiene mayor puntuación si se encuentran los dos términos en lugar de solo uno. En una determinada consulta de búsqueda de dog OR cat, un artículo sobre animales que incluya dog y cat presenta mayor nivel de coincidencia que un artículo sobre perros, independientemente de las veces que aparezca la palabra dog. El contenido más reciente recibe mayor puntación. Una guía escrita hace un año presenta un nivel de coincidencia mayor que una escrita hace tres años. Según las configuraciones, puede ver varias instancias del mismo archivo en los resultados. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 43 Capítulo 6 Uso de contenido Este capítulo contiene los siguientes temas: • Descripción del contenido • Creación de contenido • Importación de contenido • Importación de una estructura de carpetas • Copiar y pegar contenido entre repositorios • Descripción de la acción Pegar como enlace en varios repositorios • Copiar y enlazar contenido entre repositorios • Copiar contenido de D2 al escritorio mediante arrastrar y copiar • Importación de contenido como una nueva versión • Importación de un correo electrónico y de los anexos • Creación de un archivo XML para rellenar las propiedades durante la importación • Exportación de contenido • Registro de contenido • Descripción de las propiedades • Descripción de los permisos • Explicación de por qué se ha cambiado el nombre del contenido o se ha movido • Descripción de las relaciones • Creación de una relación • Descripción de las copias • Descripción de los documentos virtuales • Conversión de una estructura de carpetas en un documento virtual • Descripción de las anotaciones de Microsoft Word • Descripción de las anotaciones en PDF • Anotación del contenido en PDF • Descripción de los comentarios • Uso compartido de carpetas mediante Syncplicity • Uso de direcciones URL inteligentes para interactuar con el contenido EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 45 Uso de contenido Descripción del contenido En la lista siguiente se describen los tres tipos de contenido que gestiona Documentum: • Los archivadores son carpetas que se encuentran en el nivel más alto del repositorio. • Las carpetas son contenedores de contenido y organizan el repositorio. • Los archivos pueden ser de cualquier tipo de formato e incluir aplicaciones, scripts, archivos de vídeo, archivos de audio y documentos. Puede crear, importar, eliminar y manipular los permisos y propiedades del contenido, tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Para realizar esta acción Ver el contenido Haga doble clic en el contenido. Si el complemento de C2 está instalado y configurado, D2 siempre utiliza la configuración predeterminada de C2 durante la visualización de archivos PDF (Portable Document Format). Creación de contenido Desplácese a Nuevo > Contenido desde la barra de menús. Creación de contenido, página 52 contiene instrucciones adicionales. Edición de contenido Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Editar. Importación de contenido Puede importar el contenido del sistema de archivos al repositorio. Importación de contenido, página 53 contiene instrucciones adicionales. Importación de contenido como una nueva versión Puede importar el contenido como una nueva versión de contenido existente. Haga clic con el botón derecho en el contenido de origen y seleccione Importar como versión. Importación de contenido como una nueva versión, página 59 contiene instrucciones adicionales. Exportación de contenido Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Exportar. Exportación de contenido, página 63 contiene instrucciones adicionales. Registrar y retirar contenido Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Registrar o Retirar. Registrar contenido, página 64 contiene instrucciones adicionales sobre las opciones de registro. Eliminar contenido Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Eliminar. Si D2-Bin está instalado, D2 mueve el contenido a la papelera de reciclaje No puede eliminar contenido si el contenido es parte de un documento virtual. Cambiar el nombre de contenido Si va a eliminar una versión de rama, D2 no moverá el contenido a la papelera de reciclaje porque D2-Bin no es compatible con versiones de rama. Haga clic con el botón derecho en el contenido, seleccione Propiedades, modifique el nombre del contenido en el campo Nombre y haga clic en Aceptar. Si cambia el nombre del contenido, no se muestra el nombre actualizado en el widget Favoritos hasta que salga y vuelva a iniciar sesión. Ver permisos de contenido 46 Haga clic en el contenido y seleccione Permisos. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Acción Para realizar esta acción Ver propiedades de contenido Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Propiedades. Si tiene instalado D2-Bin y ve las propiedades del contenido en la papelera de reciclaje, D2 podría mostrar algunas propiedades con valores incorrectos. Copiar y pegar contenido Puede copiar y pegar el contenido dentro de un mismo repositorio o entre varios repositorios. 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Copiar. 2. Desplácese hasta la carpeta en la que desea pegar el contenido. 3. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Pegar. No se puede utilizar copiar y pegar cuando está configurada una regla de vinculación automática porque D2 utiliza la regla de vinculación automática para mover el contenido a una ubicación determinada. D2 no copia y pega las anotaciones anexadas al contenido original. Cortar y pegar contenido 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Cortar. 2. Desplácese hasta la carpeta en la que desea pegar el contenido. 3. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Pegar. No se puede utilizar cortar y pegar cuando está configurada una regla de vinculación automática porque D2 utiliza la regla de vinculación automática para mover el contenido a una ubicación determinada. Copiar y enlazar contenido 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Copiar. 2. Desplácese hasta la carpeta en la que desea pegar el contenido. 3. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Pegar como enlace. Puede crear, eliminar y ver los permisos y las propiedades de las carpetas, así como cambiar su nombre, tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Para realizar esta acción Crear una carpeta Desplácese a Nuevo > Carpeta desde la barra de menús. Importación de una carpeta Arrastre y suelte una carpeta del directorio de archivos local a un widget Lista y, a continuación, rellene el cuadro de diálogo Importar archivo. Los administradores pueden deshabilitar la importación de una carpeta en la implementación de D2. Exportación de una carpeta y de su contenido Haga clic con el botón derecho en la carpeta, seleccione Exportar carpeta y seleccione la ubicación en el directorio de archivos local al que desea exportar. Eliminar una carpeta Haga clic con el botón derecho en la carpeta, seleccione Eliminar y seleccione una de las opciones. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 47 Uso de contenido Acción Para realizar esta acción Cambiar el nombre de una carpeta Haga clic con el botón derecho en la carpeta, seleccione Propiedades, modifique el nombre de la carpeta en el campo Nombre y haga clic en Aceptar. Si cambia el nombre de una carpeta, no se muestra el nombre actualizado en el widget Favoritos hasta que salga y vuelva a iniciar sesión. Ver los permisos de carpeta Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Permisos. Ver propiedades de carpeta Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Propiedades. Copiar una carpeta mediante arrastrar y soltar Arrastre y suelte una carpeta en una carpeta seleccionada. D2 copia todo el contenido dentro de la carpeta, así como las subcarpetas. Puede arrastrar y soltar una carpeta dentro de un mismo repositorio o entre varios repositorios. Si desea crear archivadores, desplácese a la raíz del repositorio, como se describe en la tabla siguiente: Acción Para realizar esta acción Crear un archivador Desplácese a la raíz del repositorio y haga clic en Nuevo > Archivador. Además de usar widgets para examinar el contenido, también puede utilizar las acciones, como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Convertir en documento virtual Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Convertir en documento virtual. Esta acción convierte el contenido seleccionado en un documento virtual primario. Descripción de los documentos virtuales, página 69 contiene más información sobre cómo utilizar los documentos virtuales. Buscar Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Buscar. La acción desplaza automáticamente el widget Lista de documentos a la carpeta que contiene el contenido seleccionado. Comentario Seleccione el contenido y abra una instancia del widget Comentarios. Favoritos Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Agregar a favoritos. La acción activa y desactiva la visibilidad del contenido en el widget Favoritos. 48 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Acción Descripción Suscribir 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Suscribir. Si ha seleccionado varios contenidos, D2 podría deshabilitar Suscribir dependiendo de las configuraciones para impedir conflictos del evento de suscripción entre uno o más contenidos. 2. Utilice la lista de controles para agregar o quitar eventos de la suscripción para recibir notificaciones. Puede configurar la forma en la que desea recibir notificaciones en las preferencias de usuario. Si ha seleccionado varios contenidos, el cuadro de diálogo muestra una lista de eventos vacía, incluso si había agregado eventos anteriormente. D2 aplica la lista de eventos a todo el contenido seleccionado y reemplaza las configuraciones anteriores. 3. Haga clic en Aceptar. Enviar correo electrónico Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Enviar correo electrónico, a continuación, rellene el formulario y haga clic en Enviar. Envío de contenido por correo electrónico desde D2, página 110 contiene instrucciones adicionales para enviar contenido por correo electrónico desde la interfaz de D2. Copiar enlace al Portapapeles Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Copiar enlace al portapapeles. Copiar un enlace o un archivo mediante arrastrar y soltar Para copiar un enlace, mantenga pulsada la tecla CTRL o ALT y arrastre, siempre y cuando browser.plugin.activex esté establecido en false (predeterminado). Si establece browser.plugin.activex en true; • para copiar un archivo, mantenga pulsada la tecla CTRL y arrastre. • para copiar un enlace, mantenga pulsada la tecla ALT y arrastre. NotaPara establecer el valor de browser.plugin.activex, desplácese hasta settings.properties en D2\WEB-INF\Classes donde el archivo WAR de D2 está implementado en Tomcat/Weblogic/,.... EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 49 Uso de contenido Acción Descripción Crear un archivo vinculado de acceso directo en el directorio de archivos local Mantenga pulsada la tecla CTRL y arrastre y suelte el contenido de los siguientes widgets al directorio de archivos local: • Doclist • Galería de documentos • Versiones • Retirar • Favoritos • Tareas • Anexo de tarea Solo puede arrastrar y soltar de uno en uno al realizar esta acción. NotaArrastrar y soltar no se admite con los siguientes archivos del sistema: • Documentos XML • Documentos virtuales • Documentos compuestos OLE Ciclo de vida Haga clic con el botón derecho en el contenido, seleccione Ciclo de vida y, a continuación, seleccione la acción del ciclo de vida que desee realizar. Descripción de los ciclos de vida, página 101 contiene más información sobre cómo utilizar los ciclos de vida. Enviar a flujo de trabajo Haga clic con el botón derecho en el contenido, seleccione Flujo de trabajo y, a continuación, seleccione el flujo de trabajo a través del que desea transferir el contenido. Descripción de los flujos de trabajo, página 103 contiene más información sobre cómo utilizar los flujos de trabajo. Distribución Haga clic con el botón derecho en el contenido, seleccione Distribuciones y, a continuación, seleccione la distribución a través de la que desea enviar el contenido. Descripción de las distribuciones, página 109 contiene más información sobre cómo utilizar las distribuciones. 50 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Acción Descripción Actualización en masa 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido, seleccione Actualización en masa, a continuación, seleccione el proceso de actualización en masa que desee configurar y ejecútela. 2. Rellene el formulario de propiedades del proceso de actualización en masa. 3. Haga clic en Aceptar. Filtrar Filtre el contenido del widget Lista de documentos mediante el cuadro de lista de filtro que hay al lado del menú. Los filtros no afectan a los resultados de la búsqueda. Si tiene C2 instalado, puede usar la funcionalidad específica para el contenido de PDF, como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Ver mediante C2 Haga clic con el botón derecho en el contenido, seleccione Ver mediante C2 y seleccione una configuración de vista. Exportar mediante C2 Haga clic con el botón derecho en el contenido, seleccione Exportar mediante C2, seleccione una ubicación y haga clic en Aceptar. Imprimir mediante C2 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido, desplácese a Imprimir mediante C2 y seleccione una configuración de impresión e impresora de C2. 2. Rellene el formulario y haga clic en Aceptar. Recuperar una impresión controlada 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido y desplácese a Imprimir mediante C2 > Recuperar impresión desde la barra de menús. 2. Seleccione el Destinatario, escriba el Motivo de recuperación y haga clic en Aceptar. La lista de destinatarios refleja la lista de usuarios que se han introducido en el cuadro de diálogo de impresión controlada. Si tiene D2-Bin instalado, el contenido se mueve a la papelera de reciclaje tras la eliminación y puede utilizar funcionalidades específicas del widget Papelera de reciclaje, como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Restaurar el contenido de la papelera de reciclaje a la ubicación original del repositorio Haga clic con el botón derecho en la Papelera de reciclaje y seleccione Restaurar. Quitar contenido de forma permanente del repositorio Haga clic con el botón derecho en la Papelera de reciclaje y seleccione Eliminar. Vaciar la papelera de reciclaje Haga clic en Vaciar la papelera de reciclaje. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 51 Uso de contenido Si tiene instalado Documentum Connector for Syncplicity y es miembro del grupo dmc_sync_users, puede compartir las carpetas. Uso compartido de carpetas mediante Syncplicity, página 75 contiene instrucciones adicionales. Creación de contenido Si solo hay una opción disponible para un paso, el asistente de creación de contenido selecciona automáticamente la opción y pasa al siguiente paso. 1. Desplácese a Nuevo > Contenido desde la barra de menús. Nota: La opción de menú Nuevo está deshabilitada para los usuarios cuya capacidad de cliente es Consumidor. 2. En la página Rellenar perfil de creación: a. Seleccione un Perfil de creación desde el cuadro de lista. b. Seleccione un Tipo de documento desde el cuadro de lista. c. Si desea heredar propiedades, rellene el formulario Herencia tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Fuente Si utiliza D2 Client 3.1, haga clic en Examinar, seleccione el contenido desde el que desea heredar y haga clic en Aceptar. Propiedades Seleccione para heredar las propiedades. Contenido Seleccione para heredar todo el contenido excepto las propiedades. d. Haga clic en Siguiente. 3. En la página Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades y haga clic en Siguiente . 4. En la página Elegir plantilla, seleccione una plantilla para el contenido. 5. Determine si necesita crear un documento enlazado. La página de la plantilla contiene botones que cambian según la combinación del perfil de creación y las propiedades de contenido seleccionadas. Puede: • Hacer clic en Crear documento enlazado o en Siguiente. Vaya al paso 6. • Hacer clic en Editar el contenido principal o en Editar el contenido para realizar cambios en el contenido que se está creando antes de registrarlo en el repositorio. Vaya al paso 7. • Hacer clic en Registrar y finalizar para registrar el contenido sin realizar cambios. Vaya al paso 8. 6. Crear un documento enlazado: a. En la página Rellenar perfil de creación, seleccione un Perfil de creación y un Tipo de documento. b. En la página Editar propiedades, rellene las propiedades del documento enlazado. c. En la página Elegir plantilla, seleccione una plantilla para el documento enlazado. d. Haga clic en Siguiente. 7. Guarde el contenido después de realizar los cambios, a continuación, haga clic en Registrar y finalizar. 52 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido 8. Terminar de registrar contenido: a. Seleccione la versión del contenido en la ficha General. b. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Establecer como versión actual Selecciónelo para establecer el contenido como la versión actual. Mantener bloqueo en el repositorio Deje este campo en blanco. Registrar desde archivo Deje este campo en blanco. Formato Seleccione el formato de archivo del contenido. D2 realiza retiradas y registros automáticamente según las configuraciones. c. Haga clic en Registrar y finalizar para confirmar el registro. Según la configuración, D2 crea el archivo en una carpeta tal como se describe en la tabla siguiente: Si tiene El contenido se coloca Una regla de vinculación automática establecida para el contenido creado. En una carpeta, tal como indique la regla de vinculación automática. Razones para mover contenido o cambiarle el nombre, página 66 contiene información adicional. No tiene ninguna regla de vinculación automática establecida y ha seleccionado o abierto una carpeta en el widget activo. En la carpeta seleccionada. No tiene ninguna regla de vinculación automática establecida y no ha seleccionado ni abierto una carpeta en el widget activo. En el archivador inicial. Póngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error No se permite registrar desde archivo. Importación de contenido Si solo hay una opción disponible para un paso, el asistente de creación de contenido selecciona automáticamente la opción y pasa al siguiente paso. 1. Desplácese a Importar > Archivo desde la barra de menús. Nota: La opción de menú Importar está deshabilitada para los usuarios cuya capacidad de cliente es Consumidor. También puede arrastrar y soltar contenido desde el sistema de archivos a un widget activo. 2. En la página Seleccionar archivos: a. Haga clic en Examinar y agregue uno o más contenidos para importar. Si ha creado un archivo XML para importar las propiedades, no necesita seleccionar el XML para importar porque D2 localiza y relaciona automáticamente los archivos XML con el mismo nombre de archivo. Creación de un archivo XML para rellenar las propiedades durante la importación, página 62 contiene información adicional sobre cómo crear y configurar los archivos XML. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 53 Uso de contenido b. Seleccione un formato de archivo para el contenido que se va a importar. c. Seleccione Mismo perfil de creación y propiedades para todos los archivos para utilizar el mismo perfil de creación y las propiedades para todos los archivos que se van a importar. Cuando se selecciona esta opción, solo el primer archivo que se está importando se registra como un archivo XML aplicable para importar las propiedades. Nota: Los documentos seleccionados no heredan las relaciones cuando la opción Mismo perfil de creación y propiedades para todos los archivos está seleccionada. 3. En la página Rellenar perfil de creación: a. Seleccione un Perfil de creación desde el cuadro de lista. b. Seleccione un Tipo de documento desde el cuadro de lista. c. Si desea heredar propiedades, rellene el formulario Herencia tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Fuente Si utiliza D2 Client 3.1, haga clic en Examinar, seleccione el contenido desde el que desea heredar y haga clic en Aceptar. Propiedades Seleccione para heredar las propiedades. Nota: Los documentos seleccionados no heredan las relaciones cuando la opción Mismo perfil de creación y propiedades para todos los archivos está seleccionada. Si tiene el complemento O2 instalado y el contenido importado tiene una configuración de O2 asociada, el contenido hereda automáticamente las propiedades tal como las han configurado los administradores. Las propiedades heredadas del contenido seleccionado en el Origen tienen mayor prioridad de herencia que las propiedades heredadas a través de O2. Contenido Seleccione para heredar todo el contenido excepto las propiedades. D2 asigna valores a las propiedades según el siguiente orden de prioridades: 1. Entrada manual 2. Propiedades de un archivo XML 3. Valores de herencia 4. Valores predeterminados d. Haga clic en Siguiente. 4. En la página Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades. 5. Determine si necesita crear un documento enlazado. La página de la plantilla contiene botones que cambian según la combinación del perfil de creación y las propiedades de contenido seleccionadas. Puede: • Hacer clic en Crear documento enlazado o en Siguiente. Vaya al paso 6. 54 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido • Hacer clic en Editar el contenido principal o en Editar el contenido para realizar cambios en el contenido que se está creando antes de registrarlo en el repositorio. Vaya al paso 7. Si selecciona Editar contenido al importar contenido múltiple, D2 pasa automáticamente a registrar el contenido. • Hacer clic en Registrar y finalizar para registrar el contenido sin realizar cambios. Vaya al paso 8. 6. Crear un documento enlazado: a. En la página Rellenar perfil de creación, seleccione un Perfil de creación y un Tipo de documento. b. En la página Editar propiedades, rellene las propiedades del documento enlazado. c. En la página Elegir plantilla, seleccione una plantilla para el documento enlazado. d. Haga clic en Siguiente. 7. Guarde el contenido después de realizar los cambios, a continuación, haga clic en Registrar y finalizar. 8. Terminar de registrar contenido: a. Seleccione la versión del contenido en la ficha General. b. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Establecer como versión actual Selecciónelo para establecer el contenido como la versión actual. Mantener bloqueo en el repositorio Deje este campo en blanco. Registrar desde archivo Deje este campo en blanco. Formato Seleccione el formato de archivo del contenido. D2 realiza retiradas y registros automáticamente según las configuraciones. c. Haga clic en Registrar y finalizar para confirmar el registro. Según la configuración, D2 crea el archivo en una carpeta tal como se describe en la tabla siguiente: Si tiene El contenido se coloca Una regla de vinculación automática establecida para el contenido creado. En una carpeta, tal como indique la regla de vinculación automática. Razones para mover contenido o cambiarle el nombre, página 66 contiene información adicional. No tiene ninguna regla de vinculación automática establecida y ha seleccionado o abierto una carpeta en el widget activo. En la carpeta seleccionada. No tiene ninguna regla de vinculación automática establecida y no ha seleccionado ni abierto una carpeta en el widget activo. En el archivador inicial. Póngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error No se permite registrar desde archivo. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 55 Uso de contenido Importación de una estructura de carpetas Puede importar una estructura de carpetas, incluido su contenido y sus subcarpetas, desde su unidad de disco duro local hasta un Docbase. Además, la estructura de carpetas recién importada puede convertirse automáticamente en un documento virtual. Para ello, la importación de la estructura de carpetas debe configurarse en D2-Config para los usuarios conectados.Nota: • Esta opción no está disponible en el modo de cliente ligero. • Al importar una estructura de carpetas, los archivos siempre se cargan a través del servidor de aplicaciones D2, incluso si D2-BOCS está configurado para su uso. 1. Desplácese a Importar > Estructura de carpetas desde la barra de menús. 2. En la página Seleccionar carpeta: a. Haga clic en Examinar y agregue uno o más contenidos para importar. b. Seleccione Importar estructura para el contenido que se va a importar. Si la estructura de importación seleccionada está configurada para incluir la opción de convertir la estructura de carpetas en un documento virtual automáticamente tras la importación, se mostrará un texto para informar al usuario de que también se creará un documento virtual tras importar la estructura de carpetas. El documento virtual se creará automáticamente usando como raíz el primer objeto de la carpeta principal. c. Haga clic en Siguiente. 3. En la página Rellenar perfil de creación: Nota: El Perfil de creación se rellenará según las opciones de configuración del usuario. a. Seleccione un Tipo de documento desde el cuadro de lista. b. Si desea heredar propiedades, rellene el formulario Herencia tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Contenido de origen Si utiliza D2 Client 3.1, haga clic en Examinar, seleccione el contenido desde el que desea heredar y haga clic en Aceptar. Propiedades Seleccione para heredar las propiedades. D2 asigna valores a las propiedades según el siguiente orden de prioridades: 1. Entrada manual 2. Valores de herencia 3. Valores predeterminados c. Haga clic en Siguiente. 4. En la página Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades. 5. Haga clic en Registrar y finalizar para confirmar el registro. Copiar y pegar contenido entre repositorios Puede copiar y pegar uno o varios archivos o carpetas dentro de un mismo repositorio o entre varios repositorios. Al copiar y pegar una carpeta, D2 copia todo el contenido de la carpeta, así como su 56 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido estructura de carpetas y subcarpetas, en el repositorio de destino. Si arrastra el contenido y lo suelta en la pestaña de un repositorio de destino, la ubicación donde se copia el contenido viene determinada por la configuración de vinculación automática. Si la vinculación automática no está configurada, el contenido se copia en el archivador inicial del usuario. 1. En el widget Explorador del repositorio, desplácese a la carpeta que contiene el contenido. 2. Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Copiar. 3. En el widget Explorador del repositorio, seleccione el repositorio de destino y desplácese hasta la carpeta donde desee pegar el contenido. 4. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Pegar. Si el perfil de creación no existe para un contenido durante la operación de copiar y pegar en uno o varios repositorios y el tipo de documento del objeto copiado existe en el repositorio de destino, el objeto se copia tal cual sin ningún cambio. Si el tipo de documento del objeto copiado no existe, aparecerá el asistente para la importación de contenido y deberá seguir los mismos pasos que para importar nuevo contenido. Descripción de la acción Pegar como enlace en varios repositorios Puede copiar el contenido de un repositorio y enlazarlo a otro repositorio mediante la opción Pegar como enlace. El objeto enlazado hace referencia al objeto maestro en el repositorio de origen y cualquier actualización realizada en el objeto maestro se reflejará en el objeto enlazado. Del mismo modo, cualquier actualización realizada en el objeto enlazado se reflejará en el objeto maestro. El objeto enlazado tiene las siguientes características: • El objeto enlazado solo contiene los metadatos del objeto maestro, no el propio contenido. • El objeto enlazado utiliza la configuración del repositorio de origen. • Si retira un objeto enlazado, también se retira el objeto maestro. • El objeto enlazado admite el control de versiones; el directorio enlazado abre la última versión del contenido. • Las propiedades del objeto enlazado las controla el repositorio de origen al que está enlazado el objeto. • Si las propiedades del objeto maestro se actualizan, las propiedades del objeto enlazado reflejarán los cambios. Puede editar las propiedades de un objeto enlazado usando el widget Propiedades en el repositorio de destino (donde reside el objeto enlazado) y las propiedades se actualizarán en consecuencia en el objeto maestro. • Si el objeto maestro estaba adjunto a un ciclo de vida en el momento de la copia, el objeto enlazado también aparecerá como parte del ciclo de vida y podrá avanzar por el ciclo de vida del repositorio de origen. • Puede adjuntar un objeto enlazado a un ciclo de vida dentro del repositorio enlazado. • Puede enviar el objeto enlazado a un flujo de trabajo que se encuentre dentro del repositorio enlazado. • Todos los objetos enlazados tienen un icono que indica al usuario que son objetos enlazados. • Puede agregar un objeto enlazado al flujo de trabajo que se origina desde el repositorio enlazado y no desde el repositorio de origen. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 57 Uso de contenido • Puede hacer clic con el botón secundario en el objeto enlazado y seleccionar la opción Ir al origen para desplazarse hasta el objeto maestro en el repositorio de origen. • Puede hacer clic con el botón secundario en el objeto enlazado y seleccionar la opción Actualizar enlace para actualizar el enlace con cualquier cambio realizado en el objeto maestro. • Es posible suscribirse a un objeto enlazado o marcarlo como favorito. • Si elimina el objeto enlazado del repositorio enlazado, D2–Bin no conserva ninguna información del objeto eliminado, y la auditoría también se elimina. Al eliminar objetos enlazados en el repositorio enlazado, puede elegir entre eliminar solo el último enlace o todos los enlaces. • Si selecciona una carpeta enlazada en el repositorio enlazado, se le redirigirá al repositorio maestro para ver el contenido de la carpeta. Existen algunas limitaciones respecto al contenido enlazado: • Los documentos virtuales enlazados son de solo lectura en el repositorio enlazado. No puede agregar ni quitar elementos secundarios de los documentos virtuales enlazados en el repositorio enlazado. • La actualización en masa no está permitida para los objetos enlazados. • Los enlaces automáticos no se aplican al objeto enlazado. • No puede utilizar menús contextuales con varios objetos enlazados seleccionados ni con una combinación de objetos enlazados y maestros. • Puede agregar comentarios al objeto enlazado, pero no eliminarlos. • No puede arrastrar y soltar enlaces desde el widget Favoritos ni desde los resultados de búsqueda. Copiar y enlazar contenido entre repositorios Asegúrese de que Content Server tenga más de un repositorio y de que todos los repositorios tengan los mismos usuarios creados con las mismas credenciales. Para copiar y enlazar contenido de un repositorio a otro: 1. En el widget Explorador del repositorio, seleccione el repositorio de origen y desplácese hasta la carpeta que contiene el contenido. 2. Haga clic con el botón secundario en el repositorio de origen y seleccione Copiar. 3. Haga clic con el botón secundario en el signo + en el nivel de la pestaña Área de trabajo. 4. Seleccione el repositorio de destino e inicie sesión usando las credenciales adecuadas. Si el área de trabajo aún no se ha establecido, seleccione el área de trabajo para el repositorio y el inicio de sesión. 5. Desplácese hasta la carpeta a la que desee enlazar el contenido, haga clic con el botón secundario en la carpeta y seleccione Pegar como enlace para crear el objeto enlazado. También puede utilizar la funcionalidad de arrastrar y soltar para copiar y enlazar el contenido entre repositorios. Para ello, seleccione el objeto en el repositorio de origen, arrástrelo hasta el repositorio de destino, pulse la tecla ALT y suelte el objeto en el repositorio de destino. Nota: No es posible arrastrar y soltar enlaces desde el widget Favoritos ni desde los resultados de búsqueda. Sin embargo, puede utilizar acciones del teclado para copiar y pegar contenido como un enlace. 58 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Copiar contenido de D2 al escritorio mediante arrastrar y copiar D2 permite copiar contenido desde D2 hasta su escritorio mediante la funcionalidad de arrastrar y soltar. Puede arrastrar uno o varios documentos desde D2 hasta su escritorio local, siempre que el parámetro browser.plugin.activex esté establecido en TRUE en el archivo settings.properties. El único explorador compatible es Microsoft Internet Explorer y requiere un complemento ActiveX. Utilice la tecla CTRL y arrastre para empezar a arrastrar y copiar el contenido en el escritorio. Utilice la tecla ALT y arrastre para crear un enlace del contenido en el escritorio. Para instalar el complemento ActiveX en su equipo: 1. En la pantalla de inicio de sesión de D2 Client, haga clic en Instalar para empezar a instalar el complemento WdkPluginCab.CAB. Nota: El usuario debe tener privilegios de administrador en el equipo para instalar el complemento ActiveX. 2. Seleccione Sí en cualquier otro aviso. El complemento se instalará en su equipo. 3. Para comprobar la instalación del complemento, seleccione Herramientas > Administrar complementos. El complemento aparece como DmDragDrop Class. Importación de contenido como una nueva versión Puede importar el contenido como una nueva versión de contenido que ya existe en el repositorio. Puede utilizar el contenido con otro nombre de archivo o un formato de archivo diferente. 1. En el widget Navegador de repositorio, desplácese a la carpeta que contiene el contenido para el que desea importar una nueva versión. 2. Seleccione el contenido y desplácese a Importar > Nueva versión desde la barra de menús. 3. Desplácese a la nueva versión del contenido, selecciónela y haga clic en Aceptar. 4. En la pestaña General, seleccione la versión del contenido y agregue una descripción. 5. D2 realiza retiradas y registros automáticamente según las configuraciones. a. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Establecer como versión actual Selecciónelo para establecer el contenido como la versión actual. Mantener bloqueo en el repositorio Selecciónelo para mantener el contenido retirado después del registro inicial. Registrar desde archivo Seleccione un archivo para registrar. De manera predeterminada, este campo se rellena con el contenido seleccionado en el paso 3. Formato Seleccione el formato de archivo del contenido. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 59 Uso de contenido b. Haga clic en Aceptar. Póngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error No se permite registrar desde archivo. Importación de un correo electrónico y de los anexos 1. Exporte un archivo .eml usando su cliente de correo electrónico. 2. Arrastre y suelte el archivo .eml en un explorador o en una lista de widgets para abrir el cuadro de diálogo Importar archivo. D2 muestra una notificación de error si intenta: • Arrastrar y soltar un correo electrónico y un archivo que no sea de correo electrónico a la vez. • Importar un correo electrónico con otro correo electrónico adjunto. 3. En la página Seleccionar archivos, confirme los archivos que desee importar y los formatos de los archivos seleccionados. 4. En la página Rellenar perfil de creación: a. Seleccione un Perfil de creación desde el cuadro de lista. b. Seleccione un Tipo de documento desde el cuadro de lista. c. Si desea heredar propiedades, rellene el formulario Herencia tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Contenido de origen Si utiliza D2 Client 3.1, haga clic en Examinar, seleccione el contenido desde el que desea heredar y haga clic en Aceptar. Propiedades Seleccione para heredar las propiedades. Si tiene el complemento O2 instalado y el contenido importado tiene una configuración de O2 asociada, el contenido hereda automáticamente las propiedades tal como las han configurado los administradores. Las propiedades heredadas del contenido seleccionado en el Origen tienen mayor prioridad de herencia que las propiedades heredadas a través de O2. D2 asigna valores a las propiedades según el siguiente orden de prioridades: 1. Entrada manual 2. Propiedades de un archivo XML 3. Valores de herencia 4. Valores predeterminados d. Haga clic en Siguiente. 5. En la página Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades. 60 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido 6. Determine si necesita crear un documento enlazado. La página de la plantilla contiene botones que cambian según la combinación del perfil de creación y las propiedades de contenido seleccionadas. Puede: • Hacer clic en Crear documento enlazado o en Siguiente. Vaya al paso 7. • Hacer clic en Editar el contenido principal o en Editar el contenido para realizar cambios en el contenido que se está creando antes de registrarlo en el repositorio. Vaya al paso 9. • Hacer clic en Registrar y finalizar para registrar el contenido sin realizar cambios. Vaya al paso 10. 7. Crear un documento enlazado: a. En la página Rellenar perfil de creación, seleccione un Perfil de creación y un Tipo de documento. b. En la página Editar propiedades, rellene las propiedades del documento enlazado. c. En la página Elegir plantilla, seleccione una plantilla para el documento enlazado. d. Haga clic en Siguiente. 8. Configure la importación de anexos. En función de las configuraciones del administrador, D2 importa los anexos como un documento relacionado con el correo electrónico, como componentes del correo electrónico como un documento virtual, o como ambos. No puede importar correo electrónico con anexos. a. En la página Anexos, seleccione la casilla de verificación junto a los anexos que desea importar y seleccione el tipo de archivo para cada anexo. Seleccione Las mismas propiedades para todos los archivos si desea utilizar las mismas propiedades para cada anexo. b. En la página Rellenar perfil de creación, seleccione un Perfil de creación y un Tipo de documento. c. En la página Editar propiedades, rellene las propiedades del documento enlazado. d. Haga clic en Registrar y finalizar para importar y registrar el correo electrónico y los anexos sin realizar cambios. Vaya al paso 11. e. Haga clic en Siguiente. 9. Guarde el correo electrónico después de realizar los cambios, a continuación, haga clic en Registrar y finalizar. 10. Registre el correo electrónico: a. Seleccione la versión del correo electrónico en la pestaña General. b. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Establecer como versión actual Selecciónelo para establecer el contenido como la versión actual. Mantener bloqueo en el repositorio Deje este campo en blanco. Registrar desde archivo Deje este campo en blanco. Formato Seleccione el formato de archivo del contenido. D2 realiza retiradas y registros automáticamente según las configuraciones. c. Haga clic en Registrar y finalizar para confirmar el registro. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 61 Uso de contenido Según la configuración, D2 crea el correo electrónico en una carpeta tal como se describe en la tabla siguiente: Si tiene El contenido se coloca Una regla de vinculación automática establecida para el contenido creado. En una carpeta, tal como indique la regla de vinculación automática. Razones para mover contenido o cambiarle el nombre, página 66 contiene información adicional. No tiene ninguna regla de vinculación automática establecida y ha seleccionado o abierto una carpeta en el widget activo. En la carpeta seleccionada. No tiene ninguna regla de vinculación automática establecida y no ha seleccionado ni abierto una carpeta en el widget activo. En el archivador inicial. Póngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error No se permite registrar desde archivo. Creación de un archivo XML para rellenar las propiedades durante la importación Puede crear un archivo XML y colocarlo en la misma carpeta que el contenido importado para rellenar las propiedades del contenido durante la importación. El archivo XML debe seguir estas reglas: • Nombre de archivo: el nombre de archivo del XML debe ser idéntico al del contenido importado, excepto la extensión del archivo. D2 busca automáticamente un archivo XML con el mismo nombre de archivo durante la importación de contenido. Por ejemplo, al importar content.ppt se crearía content.xml. Si va a importar un archivo XML, utilice la extensión de archivo -meta.xml. Por ejemplo, al importar presentation.xml se crearía presentation-meta.xml. • <d2_import_xml>: coloque todas las etiquetas de propiedad dentro de la etiqueta <d2_import_xml>. • <property name>: cree etiquetas que tengan un nombre según el nombre de la propiedad y el valor de la propiedad que contienen. Por ejemplo, <title>Content Title</title>. • No se pueden transferir las propiedades de solo lectura, con la excepción de r_object_type, desde un archivo XML. A continuación se muestra un ejemplo de archivo XML: <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <d2_import_xml> <!-- This is the Root node --> <object_name> MyDocument </object_name> <title> Testing </title> <subject> To demo automatic transfer 62 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido </subject> <keywords> <!-- use the value tag within a repeating property to set repeating property values --> <value> Testing1 </value> <value> Testing2 </value> </keywords> <r_modified_date format="DD/MM/YYYY HH:mm:ss"> 21/05/2013 07:34:45 </r_modified_date> <!- use the format tag for date properties --> </d2_import_xml> Exportación de contenido 1. En el widget Explorador del repositorio, desplácese a la carpeta que contiene el contenido. 2. Seleccione el contenido para exportar: Acción Para realizar esta acción Exportar contenido desde el repositorio Seleccione el widget Lista y haga clic en el contenido. Exportar contenido que está retirado Seleccione el widget Retirar y haga clic en el contenido. Exportar contenido de sus favoritos Seleccione el widget Favoritos y haga clic en el contenido. Exportar una versión de contenido Seleccione el contenido en el widget Lista y, a continuación, elija la versión de contenido en el widget Versiones. Exportar una copia de contenido Seleccione el contenido en el widget Lista y, a continuación, elija la copia del contenido en el widget Copias. Exportar una relación de contenido Seleccione el contenido en el widget Lista y, a continuación, elija la relación del contenido en el widget Relaciones. Exportar un documento virtual Seleccione el contenido en el widget Lista y, a continuación, elija el contenido en el widget Documento virtual. 3. Haga clic en Contenido > Exportar. 4. Desplácese hasta la carpeta a la que desea exportar el archivo, escriba el nombre de archivo del contenido exportado y haga clic en Abrir. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 63 Uso de contenido Registro de contenido 1. En el widget Explorador del repositorio, desplácese a la carpeta en la que desea registrar el contenido. 2. Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Registrar. 3. En la pestaña General, seleccione la versión del contenido y agregue una descripción. 4. D2 realiza retiradas y registros automáticamente según las configuraciones. a. Rellene la ficha Opciones del modo que la configuran las administraciones tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Establecer como versión actual Selecciónelo para establecer el contenido como la versión actual. Mantener bloqueo en el repositorio Selecciónelo para mantener el contenido retirado después del registro inicial. Registrar desde archivo Seleccione un archivo para registrar. De manera predeterminada, este campo se rellena con el contenido seleccionado en el paso 3. Formato Seleccione el formato de archivo del contenido. b. Haga clic en Aceptar. Póngase en contacto con un administrador si recibe el mensaje de error No se permite registrar desde archivo. Descripción de las propiedades Puede ver y cambiar las propiedades del contenido para controlar las relaciones de contenido, el comportamiento automatizado, la capacidad para encontrar contenido en una búsqueda, etc. Por ejemplo, los administradores pueden configurar D2 de manera que el contenido con la palabra clave documentación se procesaría automáticamente como documentación. Puede crear o importar el contenido como un borrador y después convertir el contenido para procesarlo como documentación. Para ello, puede editar las propiedades del contenido. Los administradores configuran y crean plantillas de propiedades predeterminadas y páginas de propiedades. Para asignar propiedades predeterminadas y campos de propiedades al contenido, seleccione un perfil de creación durante la importación o la creación de contenido. Hay dos formas en las que se pueden ver las propiedades. Puede seleccionar el contenido en el widget Lista de documentos con el widget Propiedades visible. Puede hacer clic con el botón derecho y seleccionar Propiedades en el menú contextual para mostrar el cuadro de diálogo Propiedades. Puede editar una página de propiedades desde el cuadro de diálogo Propiedades o desde el widget Propiedades. Dependiendo de cómo se ha configurado la propiedad, es posible que también deba completar una firma electrónica para guardar una propiedad. Si filtra la lista de valores en un campo combinado editable y D2 no encuentra ningún valor coincidente, el comportamiento del filtro depende del tipo de consulta DQL que hayan configurado los administradores: 64 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido • Si el campo combinado utiliza una consulta DQL sencilla, dicho campo mostrará todos los valores de dicha consulta. • Si el campo combinado utiliza una consulta DQL dependiente, dicho campo solo mostrará el texto que haya escrito. Descripción de los permisos Los administradores configuran permisos para especificar el nivel de control que tienen los usuarios a la hora de modificar contenido. Los administradores configuran D2 para establecer permisos automáticamente según los parámetros de contenido, como el tipo, el estado, la fecha, la propiedad, la solicitud de cambio, el estado de ciclo de vida, etc. Puede ver los permisos del contenido seleccionándolo y haciendo clic en Contenido > Permisos en el menú. El cuadro de diálogo Permisos muestra cinco columnas: • La columna Usuario/Grupo muestra los usuarios y grupos que tienen permisos para este contenido. • La columna Permisos identifica los permisos básicos para cada usuario o grupo. • La columna Permisos extendidos identifica los permisos extendidos para cada usuario o grupo. • La columna Permisos de aplicaciones identifica el nivel de permiso definido por el usuario que reconocen las aplicaciones escritas por usuario. Si IRM está instalado, puede usarlo para proteger el contenido. D2 mostrará el contenido con un candado en el icono del formato de archivo. La tabla siguiente describe los siete niveles de acceso que se proporcionan por permisos básicos: Permiso básico Descripción Ninguno No se puede ver porque no aparece mediante la exploración ni en los resultados de búsqueda. Examinar Puede ver los atributos del contenido pero no puede abrirlo. Leer Puede ver los atributos y abrir el contenido pero no puede anotarlo, versionarlo ni editarlo. Relacionar Puede ver los atributos del contenido, abrirlo y anotar el mismo. Versión Puede ver los atributos del contenido, abrirlo, anotarlo y crear nuevas versiones del contenido. Escribir Puede ver los atributos del contenido, abrirlo, anotarlo, versionarlo y sobrescribir el contenido, pero no puede eliminarlo. Eliminar Puede realizar todo lo anterior y eliminar el contenido. Este es el nivel más alto de acceso. Los permisos extendidos proporcionan controles administrativos a usuarios y grupos específicos para el contenido. La tabla siguiente describe los siete permisos extendidos: Permiso extendido Descripción Cambiar estado Puede cambiar el estado del ciclo de vida del contenido. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 65 Uso de contenido Permiso extendido Descripción Cambiar propietario Puede cambiar el propietario del contenido incluso si no es el propietario del contenido. Cambiar permiso Puede cambiar los permisos básicos del contenido incluso si no es el propietario del contenido. Eliminar objeto Puede eliminar el contenido, independientemente de su nivel de permisos básicos. Cambiar enlaces de carpeta Puede cambiar enlaces de carpeta para el contenido. Cambiar ubicaciones Puede cambiar la ubicación del contenido. De manera predeterminada, los usuarios con el permiso Examinar o mayor heredan este privilegio. Ejecutar procedimiento Puede ejecutar procesos externos en el contenido, como crear una copia. De manera predeterminada, los usuarios con el permiso Examinar o mayor heredan este privilegio. Explicación de por qué se ha cambiado el nombre del contenido o se ha movido Cuando un usuario agrega contenido al repositorio o modifica propiedades de contenido, D2 ejecuta dos procesos, la vinculación automática y la asignación automática de nombres. Estos procesos minimizan la necesidad de organizar el contenido dentro del repositorio. Son el motivo de que el contenido se mueva o cambie de nombre sin necesidad de ninguna acción directa por su parte. La vinculación automática modifica la ubicación del contenido en base a sus propiedades, como el asunto, las palabras clave y el nombre. Por ejemplo, el administrador crea la regla de vinculación automática para colocar todo el contenido cuyo nombre contenga el texto Control de calidad en la carpeta Equipo de control de calidad. Si importa contenido denominado Informe semanal de control de calidad 3.8.2012, la regla de vinculación automática se activa. El contenido se coloca automáticamente en la carpeta Equipo de control de calidad. La asignación automática de nombres modifica el nombre del contenido en base a las propiedades del contenido. Por ejemplo, el administrador crea la regla de asignación automática de nombres para modificar todos los documentos de Microsoft PowerPoint para que su nombre empiece con Presentación. Si importa un documento de PowerPoint con el nombre Plan de negocio, la regla de asignación automática de nombres se activa. El nombre del documento cambia automáticamente a Presentación de plan de negocio. Descripción de las relaciones Las relaciones ayudan a organizar y procesar el contenido del repositorio. Por ejemplo, la característica de anotaciones utiliza las relaciones para enlazar anotaciones de forma automática al contenido de origen. Después podrá acceder a todas las anotaciones mediante la visualización de las relaciones del contenido original. 66 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Los administradores configuran tipos de relaciones, como las relaciones de copias y relaciones entre elementos principales y secundarios. Cada tipo de relación se compone de: • • • • El tipo (de uno a uno o de uno a varios) de relación. La capacidad de configuración desde el cuadro de diálogo Propiedades. El control de nuevas versiones del contenido secundario. El estado que indica si la relación está controlada o no. Modifique las relaciones controladas en la página de propiedades de contenido. D2 ofrece dos formas de modificación de las relaciones de contenido. Puede crear, editar y quitar relaciones tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Para realizar esta acción Crear una relación Crear una relación de un contenido seleccionado a otro contenido en el repositorio mediante un tipo de relación existente. Seleccione el contenido y desplácese a Contenido > Crear relación desde la barra de menús. Creación de una relación, página 68 contiene instrucciones adicionales. Eliminar una relación Eliminar relaciones. • Abra una instancia del widget Relaciones y seleccione el contenido en un widget Lista. No puede eliminar relaciones controladas mediante el widget Relaciones. Elimine las relaciones controladas quitando contenido de la lista de relaciones en la página de propiedades. • Haga clic con el botón derecho en una relación y seleccione Eliminar relación. • Haga clic en Aceptar. No puede eliminar varias relaciones a la vez. También puede agregar y quitar contenido a través de una lista de contenido en un tipo predeterminado de relación. Los administradores configuran las páginas de propiedades para que incluyan tipos específicos de relación. A continuación podrá controlar la lista de contenido mediante estas relaciones tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Para realizar esta acción Agregar contenido a la relación Agregar contenido para la relación con este contenido. • Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Propiedades. • Desplácese al conjunto de relaciones que desee modificar. • Haga clic en Agregar relación, desplácese al contenido y selecciónelo. • Haga clic en Aceptar. Quitar contenido de la relación Quitar contenido para que no use este tipo de relación. • Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Propiedades. • Desplácese al conjunto de relaciones que desee modificar. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 67 Uso de contenido Acción Descripción Para realizar esta acción • Haga clic con el botón derecho en una relación y seleccione Eliminar esta relación. • Haga clic en Aceptar. Los procesos automatizados como la herencia de propiedades y las características como las anotaciones también crean relaciones. Vea y modifique estas relaciones mediante el widget Relaciones. Creación de una relación 1. Seleccione el contenido en un widget Lista de documentos, desplácese a Contenido > Crear relación para abrir el cuadro de diálogo Creación de relación nueva. 2. Rellene el formulario tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Destino de relación Haga clic en Examinar y seleccione el contenido para el que desea crear una relación. Tipo de relación Seleccione un tipo de relación. Relación inversa Seleccione invertir la relación si va a seleccionar una relación unidireccional. Por ejemplo, puede crear una relación Presentation template en Presentation 2011 y seleccionar el tipo de relación Es una copia de. Esto establece Presentation template como una copia de Presentation 2011, pero la relación se debería invertir. Seleccione Relación inversa para establecer Presentation 2011 como copia de Presentation template. Descripción Escriba una descripción. 3. Haga clic en Aceptar. Descripción de las copias Una copia es un duplicado alternativo del contenido o un contenido alternativo asociado a un contenido original. Por ejemplo, si exporta un documento de Microsoft Word a formato PDF, el resultado es una copia en PDF de un documento de Microsoft Word. También puede tener una presentación de un plan de negocio asociado a un documento de plan de negocio. En función de la configuración del sistema, puede crear una copia durante el registro del contenido y a través de un ciclo de vida. Las copias son específicas de la versión y no se muestran en el widget Copias a menos que coincida la versión. Realice las acciones relacionadas con las copias tal como se describe en la tabla siguiente: 68 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Acción Descripción Cómo realizar esta acción Ver copias Ver todas las copias de contenido. Abra una instancia del widget Copias y seleccione el contenido en un widget Lista. Solicitar copia Crear una copia de contenido. Seleccione el contenido, desplácese a Contenido > Solicitar copia desde la barra de menús y haga clic en Aceptar . Este comando envía una solicitud de copia al servidor de copias configurado. La solicitud de copia puede tardar un tiempo en procesarse. Si los administradores han configurado D2 para que se ejecute en modo de cliente ligero, no verá el cuadro de diálogo que explica que D2 está procesando la solicitud de copia. Importar una copia Importar el contenido como una copia. • Seleccione el contenido y desplácese a Importar > Copia desde la barra de menús. • Desplácese a la nueva copia del contenido y selecciónelo. • Haga clic en Aceptar. Exportar una copia Exportar contenido en un determinado formato de archivo. Utilice el widget Copias para buscar y seleccionar copias diferentes. • Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Exportar copia. • Seleccione el formato de archivo que desea exportar. • Haga clic en Aceptar. Descripción de los documentos virtuales Un documento virtual es una colección de archivos que se pueden utilizar para generar un documento grande. Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y después rellenar el documento virtual con los archivos que conforman los capítulos. El documento virtual del libro se denomina padre y los archivos componentes se denominan hijos. Puede crear un documento virtual con diferentes tipos de archivo, y puede utilizar los archivos en más de un documento virtual al mismo tiempo. Realice acciones con documentos virtuales tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Para realizar esta acción Ver un documento virtual en el widget Documento virtual. En el widget Lista de documentos, haga clic con el botón derecho en el documento virtual y seleccione Mostrar documento virtual. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 69 Uso de contenido Acción Para realizar esta acción Convertir contenido en documento virtual En el widget Lista de documentos, seleccione todo el contenido que desea que se convierta en un documento virtual principal. Haga clic con el botón derecho en un contenido resaltado y seleccione Convertir en documento virtual. Volver a convertir un documento virtual en contenido En el widget Documento virtual, Haga clic con el botón derecho en el padre que desea convertir en contenido simple y seleccione Convertir DV en documento simple. Solo puede convertir un documento virtual principal en contenido simple si éste no contiene elementos secundarios. Agregar contenido como componente de un documento virtual Arrastre y suelte contenido desde el widget Lista de documentos a un documento virtual abierto en el widget Documento virtual. Insertar un documento virtual con las propiedades heredadas de una plantilla 1. En el widget Documento virtual, Haga clic con el botón derecho en el contenido en el que desea agregar los componentes de un documento virtual y seleccione Insertar un componente heredado. 2. Desplácese al documento virtual y selecciónelo. 3. Seleccione la plantilla de documento virtual para aplicar sus propiedades y sus componentes. 4. Haga clic en Aceptar. Quitar un componente de un documento virtual En el widget Documento virtual, haga clic con el botón derecho en el componente y seleccione Eliminar componente. Convertir un componente en documento virtual hijo Arrastre y suelte contenido desde el widget Lista de contenido o desde el widget Documento virtual hasta un componente del widget Documento virtual. D2 convierte el componente en documento virtual. Editar un componente dentro de un documento virtual En el widget Documento virtual, haga clic con el botón derecho en el componente y seleccione Editar. Eliminar un documento virtual En el widget Lista de documentos, haga clic con el botón derecho en el documento virtual y seleccione Eliminar. Si tiene instalado D2 Bin, puede restaurar la raíz de un documento virtual de la papelera de reciclaje. D2 no restaura los componentes que se agregaron al documento virtual. 70 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Acción Para realizar esta acción Establecer la versión de un componente para utilizar con el documento virtual 1. En el widget Documento virtual, haga clic con el botón derecho en el componente y seleccione Establecer versión de enlace. 2. Seleccione la versión del contenido que se va a utilizar para el documento virtual. 3. Haga clic en Aceptar. Ver un componente dentro de un documento virtual En el widget Documento virtual, haga clic con el botón derecho en el componente y seleccione Ver. NotaDesde el widget Documento virtual, la única forma de mostrar una instantánea es hacer clic con el botón secundario en la instantánea en un widget Doclist y, a continuación, seleccionar Mostrar instantánea. Retirar y registrar un documento virtual Seleccione el documento virtual, desplácese a Contenido > Registrar o Contenido > Retirar desde la barra de menú. Al cancelar la retirada de un documento virtual sin componentes secundarios mediante el desplazamiento a Contenido > Cancelar retirada desde la barra de menús, el documento virtual se revierte a un documento simple. Crear una instantánea del documento virtual 1. En el widget Documento virtual, haga clic en Crear instantánea. 2. Escriba un Título. 3. Haga clic en Aceptar. Ver una instantánea del documento virtual En el widget Doclist, haga clic con el botón derecho en la instantánea del documento virtual y seleccione Mostrar instantánea. Al ver la instantánea de un documento virtual en el widget Documento virtual, aparece deshabilitada porque no puede editarla. NotaDesde el widget Documento virtual no se puede mostrar una instantánea. Si tiene instalado D2 Bin, puede eliminar instantáneas de documento virtual, pero no podrá verlas en la papelera de reciclaje. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 71 Uso de contenido Acción Para realizar esta acción Eliminar una instantánea del documento virtual En el widget Lista de documentos, haga clic con el botón derecho en una instantánea de documento virtual y seleccione Eliminar. Publicación rápida Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Publicación rápida. Esta opción está disponible si tiene un entorno de instalación doble con D2 Client 3.1 SP1 P01 y D2 Client 4.x y tiene instalados los servicios de publicación avanzada. Puede controlar el contenido del documento virtual y cambiar la presentación de información en el widget mediante la barra de comandos: Icono Nombre de botón Descripción Expandir todo Expandir todos los árboles del documento virtual seleccionado. Contraer todo Contraer todos los árboles en el documento virtual seleccionado. Subir Subir el componente seleccionado. También puede arrastrar y soltar el componente para cambiar el orden. Bajar Bajar el componente seleccionado. También puede arrastrar y soltar el componente para cambiar el orden. Mostrar el número de documento virtual Cambiar entre una lista desordenada y una lista ordenada. Mostrar número de versión de documento virtual Mostrar u ocultar el número de versión de cada componente. Crear instantánea Crear una instantánea del documento virtual. Conversión de una estructura de carpetas en un documento virtual Puede crear un documento virtual a partir de una carpeta existente junto con su contenido y su estructura de subcarpetas. El documento virtual selecciona automáticamente la carpeta principal como la carpeta raíz del documento virtual. El tipo de carpeta raíz y sus propiedades se crean según la configuración de conversión de la estructura de carpetas. Si la carpeta raíz del documento virtual se incluye en la conversión, su ubicación se omite durante la conversión de carpeta actual.Nota: Esta característica solo está disponible si la conversión de la estructura de carpetas está configurada para el usuario. 1. Desplácese a Contenido > Convertir en documento virtual desde la barra de menús. De forma alternativa, puede seleccionar Convertir en documento virtual desde el menú contextual de la carpeta o del archivador. 72 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido 2. En la página Rellenar perfil de creación: Nota: El Perfil de creación se rellenará según las opciones de configuración del usuario. a. Seleccione un Tipo de objeto del cuadro de lista. b. Haga clic en Siguiente. 3. En la página Editar propiedades, rellene el formulario de propiedades. 4. Haga clic en Convertir en documento virtual para convertir la carpeta seleccionada y su contenido en el documento virtual. Descripción de las anotaciones de Microsoft Word Utilice la característica de anotaciones de D2 para agregar anotaciones al contenido mediante Microsoft Word. Las anotaciones son específicas de la versión. El contenido heredará las anotaciones, pero no podrá modificar las anotaciones. Seleccione la versión del contenido con la anotación y, a continuación, edite o elimine la anotación con el widget Relaciones. Puede controlar anotaciones específicas tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Para realizar esta acción Agregar una anotación D2 le permite agregar anotaciones al contenido mediante Microsoft Word. En un widget Lista, seleccione el contenido y desplácese a Contenido > Anotaciones nativas desde la barra de menús. Registrar una anotación D2 trata cada anotación como un tipo de contenido. Si crea una anotación, registre la anotación en el repositorio. En el widget Relaciones, seleccione la nueva anotación, haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual y haga clic en Registrar. Editar una anotación D2 permite editar anotaciones específicas. En el widget Relaciones, seleccione la anotación que desea editar, haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual y haga clic en Editar. Ver una anotación D2 le permite ver el contenido con una anotación específica. En el widget Relaciones, seleccione la anotación que desea ver, haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual y haga clic en Ver. Eliminar una anotación D2 le permite eliminar anotaciones específicas. Solo puede eliminar anotaciones mediante este método. En el widget Relaciones, seleccione la anotación que desea eliminar, haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual y haga clic en Eliminar. Puede controlar todas las anotaciones anexadas a la versión seleccionada de contenido tal como se describe en la tabla siguiente: EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 73 Uso de contenido Acción Descripción Para realizar esta acción Ver anotaciones D2 le permite ver contenido de origen y todas las anotaciones anexas. En un widget Lista, seleccione el contenido, desplácese a Contenido > Ver con anotaciones nativas desde la barra de menús. Editar contenido que contenga anotaciones D2 permite editar el contenido de origen con todas las anotaciones anexas. Al guardar el contenido editado mediante esta acción, se aplica el control de versiones. En un widget Lista, seleccione el contenido y desplácese a Contenido > Editar con anotaciones nativas desde la barra de menús. Registrar anotación nativa D2 le permite registrar contenido y todas las anotaciones anexas. En un widget Lista, seleccione el contenido, desplácese a Contenido > Registrar anotaciones nativas desde la barra de menús. Descripción de las anotaciones en PDF Si el administrador ha instalado y configurado PDF Annotation Services de Documentum, puede ver los archivos PDF y agregarles comentarios. Por ejemplo, cuando se usa la característica de comentarios de Adobe Acrobat, los comentarios se adjuntan a la única instancia local del archivo. Las anotaciones realizadas mediante PDF Annotation Services se guardan en el repositorio independientemente del archivo PDF. Cualquier usuario con capacidad para leer el archivo PDF y ver las anotaciones tiene acceso a los comentarios. Las anotaciones realizadas en el repositorio están asociadas con la versión específica. Por ejemplo, las anotaciones en la versión 1.0 de un archivo PDF no migran a la versión 1.1. Anotación del contenido en PDF 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido y seleccione Anotaciones. 2. Para agregar gráficos, haga clic en Marcas de gráficos. 3. Complete la revisión como se describe en la tabla siguiente: Acción Para realizar esta acción Guarde el contenido para realizar la revisión más adelante Haga clic en Guardar y trabajar sin conexión. Guardar sus comentarios en D2 Client Haga clic en Enviar y recibir comentarios. Cuando esté listo para continuar con la revisión, haga clic en Enviar y recibir comentarios. Descripción de los comentarios Utilice el widget Comentarios para escribir los comentarios del contenido, para responder a comentarios y para ver todos los comentarios sobre el contenido. El widget contrae los comentarios de todas las versiones en un único conjunto de comentarios para cada objeto. 74 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Puede realizar acciones de comentarios tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Para realizar esta acción Agregar un comentario Crear un comentario independiente. Los comentarios nuevos tienen una sangría de cero. 1. Haga clic en Agregar comentario. 2. Escriba el comentario mediante el editor de texto. 3. Haga clic en Enviar. Responder a un comentario Responder a comentarios existentes. Los comentarios creados de esta manera tienen un nivel adicional de sangría para indicar la relación con otro comentario. 1. Mueva el ratón sobre el comentario al que desea responder y haga clic en Respuesta. 2. Escriba el comentario mediante el editor de texto. 3. Haga clic en Enviar. Eliminar un comentario Eliminar un comentario escrito por usted y todas las respuestas. 1. Mueva el ratón sobre el comentario que desea eliminar y haga clic en Eliminar. 2. Haga clic en Eliminar para confirmar la eliminación. En el caso de los comentarios para varios repositorios, puede agregar o eliminar comentarios en el repositorio de origen. En el repositorio de destino, puede agregar comentarios, pero no eliminarlos. Uso compartido de carpetas mediante Syncplicity 1. Haga clic con el botón derecho en una carpeta y seleccione Syncplicity. 2. Rellene los detalles en el cuadro de diálogo Syncplicity tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Carpeta de repositorio Campo de solo lectura, rellenado previamente con la ruta de acceso a la carpeta del repositorio en base a la carpeta seleccionada. Nombre de carpeta de Syncplicity Escriba el nombre de la carpeta de Syncplicity. De forma predeterminada, se muestra el nombre de la carpeta seleccionada. Propietario de carpeta de Syncplicity Campo de solo lectura, rellenado previamente con el nombre y el nombre de inicio de sesión del usuario conectado. Frecuencia de sincronización Seleccione la frecuencia de sincronización. El valor predeterminado es 1 minuto. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 75 Uso de contenido Campo Descripción Perfil Seleccione un perfil de la lista. Haga clic en el enlace detalles para ver los detalles del perfil. El enlace está deshabilitado si no hay ningún perfil seleccionado. El cuadro de diálogo Detalles de perfil muestra información sobre un perfil, como su nombre, descripción, tipo, opciones de publicación, opciones de revisión, etc. Todos los detalles son de solo lectura; editarlos no está permitido. Compartir con Seleccione los usuarios o los grupos con los que desee compartir la carpeta. La columna Usuarios y grupos muestra la dirección de correo electrónico de un usuario individual o un nombre de grupo. La columna Permiso muestra los permisos solo si el perfil seleccionado admite la revisión. Nota: Solo el administrador puede agregar usuarios o grupos. El administrador debe seleccionar un perfil para agregar usuarios o grupos para compartir. Haga clic en el botón de usuarios para agregar un usuario. Escriba una lista separada por comas de las direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que desee compartir la carpeta. Seleccione un permiso (Editor o Lector) y haga clic en Aceptar. El permiso predeterminado es Editor. Haga clic en el botón de grupos para agregar grupos. Seleccione un grupo en la lista de grupos disponibles. Puede seleccionar varios grupos. Seleccione un permiso (Editor o Lector) y haga clic en Aceptar. Haga clic en el botón de eliminar para quitar los usuarios o los grupos seleccionados. NotaLa columna o menú desplegable Permiso solo estará disponible en el cuadro de diálogo Syncplicity y en los cuadros de diálogo Agregar usuarios o Agregar grupos, si el perfil seleccionado es un perfil Publicar y revisar. Nota personal Escriba el mensaje que va a incluir en el correo electrónico de invitación. 3. Haga clic en Compartir carpeta. 76 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Uso de direcciones URL inteligentes para interactuar con el contenido Puede abrir el contenido y realizar búsquedas y otras acciones en el mismo mediante el uso de las direcciones URL de contenido de D2. Agregue los parámetros descritos en la tabla siguiente a las direcciones URL de D2. Por ejemplo: http://<server>:<port>/D2?docbase=Repository1 &login=Admin&password=administrator Un locateID requiere la presencia de un widget Árbol del navegador en el área de trabajo. Si el área de trabajo no contiene el widget necesario para la operación, especificado mediante locateTarget o mediante el widget predeterminado para la operación, D2 abre la Galería de áreas de trabajo para que seleccione un área de trabajo que contenga el widget. Parámetro Descripción Repositorio Anexe ?docbase=<repository name> Este parámetro es obligatorio en todas las direcciones URL inteligentes y sigue a /D2 Inicio de sesión y contraseña Anexe &login=<username> &password=<password> Si no incluye la información de inicio de sesión en la URL, D2 muestra el cuadro de diálogo de inicio de sesión. Buscar contenido mediante r_object_id Anexe &locateId=<r_object_id> Buscar contenido mediante chronicle_id Anexe &chronicleId=<r_object_id> Buscar contenido por nombre Anexe &locateName=<content name> Buscar contenido mediante calificación Anexe &locateDql=<DQL query> Por ejemplo, http://<server>D2?docbase=<docbase> &login=<userName>&password<password> &locateDql=dm_document where object_name=’<object_name>’ Para la versión actual del documento, i_chronicle_id es obligatorio. Por ejemplo, http://<server>D2?docbase=<docbase>&login= <userName>&password<password> &locateDql=dm_sysobject(all) where any r_version_label=’CURRENT’ and i_chronicle_id =(select i_chronicle_id from dm_sysobject(all) where r_object_id = ’<r_object_id>’ Buscar contenido mediante selectDql Anexe &selectDql=<DQL query> para mostrar varios resultados si la consulta devuelve más de un resultado. El parámetro commandEvent no se puede anexar a una dirección URL que contenga el parámetro selectDql. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 77 Uso de contenido Parámetro Descripción Buscar por ruta de acceso Para buscar una carpeta, anexe &locatePath=<folder path> Por ejemplo, http://<server>D2?docbase=<docbase> &login=<userName>&password<password> &locatePath=/abrun/Documents de tests/Folder4/3.1 Para buscar un documento por su ID de objeto, anexe &locatePath=<folder path>&locateId=<r_object_id> Por ejemplo, http://<server>D2?docbase=<docbase>&login= <userName>&password<password> &locatePath=/abrun/ Documents de tests/Folder4/3.1 &locateId=0901ffc380038248 Para buscar un documento por su nombre de objeto, anexe &locatePath=<folder path> &locateName=<content name> Por ejemplo, http://<server>D2?docbase=<docbase>&login= <userName>&password<password> &locatePath=/abrun/ Documents de tests/Folder4/3.1 &locateName=QA_2012_num_059 Forzar un widget de destino específico en una operación de búsqueda Anexe &locateTarget=<widget type> para forzar a D2 para que realice la operación de búsqueda en un widget específico. El parámetro también envía un evento de inicialización de widget. Puede utilizar los siguientes tipos de widgets: • SearchWidget • TaskFoldersWidget • DoclistWidget (solo en modo de ruta de navegación) • DocgalleryWidget (solo en modo breadcrumb) • BrowserWidget Buscar contenido por versión Anexe &version=<content version> Para buscar la última versión, utilice el valor CURRENT. Solo puede anexar este parámetro a una dirección URL que contenga un parámetro de búsqueda de contenido como locateId. Puede anexar el parámetro de versión o un parámetro de calificación mediante una calificación DQL al descargar un documento mediante una dirección URL. Ejemplo de uso de versión: http://myhost:8082/D2/ servlet/Download? format=pdf&auth =basic&event_name=d2_view&_docbase=dev_d2 &id=0901ffc380061697&version=0.4 78 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Parámetro Descripción Ejemplo de uso de calificación DQL: http://myhost:8082/D2/ servlet/Download? format=pdf&auth=basic&event_name=d2_view &_docbase=dev_d2&qualification=dm_document where r_object_id=’0901ffc380061697’ Para buscar la última versión mediante el r_object_id del documento, anexe &locateId=<r_object_id> &version=<document_version> Para buscar la última versión mediante el chronicle_id del documento, anexe &chronicleId=<r_object_id> &version=<document_version> Realizar un evento o acción en el contenido Anexe &commandEvent=<action you want performed>. Anexe &commandParam=<value> para establecer el valor de los parámetros como se describe en la lista de acciones. Solo puede anexar este parámetro a una dirección URL que contenga un parámetro de búsqueda de contenido como locateId. El parámetro commandEvent no se puede anexar a una dirección URL que contenga el parámetro selectDql. Los eventos y las acciones que puede utilizar se describen en las secciones siguientes. Si D2 muestra el mensaje de error Este comando no está permitido, los administradores deben habilitar la acción. Por ejemplo: • Para editar el contenido, anexe &commandEvent= D2_ACTION_CONTENT_EDIT • Para cancelar la retirada, anexe &commandEvent= D2_ACTION_CONTENT_CANCEL_CHECKOUT • Para destruir el contenido, anexe &commandEvent= D2_ACTION_OBJECT_DESTROY • Para iniciar el asistente de creación, anexe &commandEvent= D2_ACTION_CONTENT_CREATE &commandParam=parentId==<objectId de la carpeta de destino> Lista de eventos y acciones Puede anexar un evento a la dirección URL para forzar a D2 a que realice acciones según el evento. Por ejemplo, si llama a D2_EVENT_SELECT_OBJECT, D2 realiza acciones automatizadas en el contenido como si el usuario final hubiese seleccionado contenido en un widget. La lista de eventos se describe en la tabla siguiente: EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 79 Uso de contenido Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_EVENT_CUSTOM Utiliza un widget externo. Los parámetros dependen del evento personalizado. D2_EVENT_DM_TICKET_GENERATED Envía un mensaje utilizando D2_ACTION_DM_TICKET_GENERATE ticket: ticket de Documentum. ticket_timeout: tiempo de espera del ticket de Documentum en milisegundos. ticket_time_generated: tiempo de generación del ticket en tiempo posix. ticket_time_expiration: tiempo de caducidad del ticket en tiempo posix. D2_EVENT_SELECT_OBJECT Selecciona contenido. parentId: ID del objeto principal. parentType: tipo del objeto principal. D2_EVENT_SELECT_OBJECTS Selecciona varios contenidos. oam_id: lista de ID de objeto separadas por SEPARATOR_VALUE. D2_EVENT_LOCATED_OBJECT Busca contenido. oam_id: ID del objeto. locationType: tipo de ubicación, por ejemplo el tipo de widget en el que se muestra el contenido. locateId: ID del objeto a buscar. locateName: nombre del objeto a buscar. version: versión del objeto a buscar. chronicleId: ChronicleID del objeto a buscar. collapseId: lista de ID de las carpetas a recargar. D2_EVENT_LOCATED_SEARCH Buscar una búsqueda. oam_id: ID del objeto. D2_EVENT_LOCATED_TASK Buscar una tarea. oam_id: ID del objeto. D2_EVENT_OBJECT_DESTROYED Destruye contenido. oam_id: lista de ID de objeto separadas por SEPARATOR_VALUE. 80 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_EVENT_OBJECT_CREATED Crea contenido. El canal solo se aplica al widget Doclist. oam_id: ID de la carpeta. pathId: ID de ruta de acceso del objeto. Por ejemplo, /reponame/0c0d04e580000105/ 0b0d04e580055dd8 D2_EVENT_COMMENT_ADDED Crea un comentario. El canal solo se aplica al widget Comentarios. comment: ID del comentario. D2_EVENT_FILTER_CHANGED Cambia el filtro global del área de trabajo. D2_EVENT_CHECKOUT_STATE_CHANGED Cambia el estado de retirada del contenido. D2_EVENT_PREFERENCES_CHANGED Cambia sus preferencias de usuario. D2_EVENT_PREFERENCES_LOADED Carga sus preferencias de usuario. D2_EVENT_WIDGET_GET_FOCUS Hace clic en un widget. D2_EVENT_WIDGET_FOCUS D2 establece un widget como activo. config: nombre de configuración del widget. widgetType: establezca el valor en el tipo de widget. Si desea establecer una instancia específica de un widget, utilice config y establezca el valor en el nombre del widget. D2_EVENT_SEARCH_RUN Ejecuta una búsqueda. El canal solo se aplica al widget Búsquedas y al widget Doclist. oam_id: ID de la búsqueda. searched_type: tipo de búsqueda. D2_EVENT_SEARCH_SAVED Guarda una búsqueda. El canal solo se aplica al widget Búsquedas. oam_id: ID de la búsqueda. is_public: establezca en true si la búsqueda es pública o compartida. D2_EVENT_SEARCH_CATEGORY_CREATED Crea una categoría de búsqueda. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario El canal solo se aplica al widget Búsquedas. 81 Uso de contenido Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_EVENT_WORKFLOW_ABORTED El canal solo se aplica al widget Búsquedas. Anula un flujo de trabajo. oam_id: lista de ID de objeto separadas por SEPARATOR_VALUE. widgetType: establezca el valor en el tipo de widget asociado con el evento. D2_EVENT_SELECT_TASK Selecciona una tarea. oam_id: ID de la tarea. D2_EVENT_SELECT_TASK_FOLDER Selecciona una carpeta en el widget Administrador de tareas. El canal activa detalles de tareas, anexos de tareas y notas de tareas. oam_id: ID de la carpeta de tareas. D2_EVENT_SELECT_TASK_NOTE Selecciona una nota en el widget Notas de tareas. El canal solo se aplica durante la comunicación entre el widget Explorador de tareas y el widget Lista de tareas. oam_id: ID de la nota de tarea. D2_EVENT_SELECT_TASK_PERFORMER Selecciona un ejecutor en el widget Ejecutores de tareas. oam_id: ID de la tarea realizada. La siguiente información se copia del elemento seleccionado: icon id locked style thumbnail version immutable: D2 establece este valor en true si el elemento es invariable. D2_EVENT_TASK_READ_ STATE_CHANGED Cambia el estado de lectura de una tarea. oam_id: ID de la tarea. locateId: ID de la tarea a buscar. parentId: ID de la tarea principal. D2_EVENT_TASK_PRIORITY_CHANGED 82 Cambia la prioridad de una tarea. oam_id: ID de la tarea. parentId: ID de la tarea principal. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_EVENT_TASK_PROCESSED Reenvía o rechaza una tarea. D2_EVENT_WIDGET_INITIALIZED Abre un widget. D2_EVENT_WORKSPACE_ CLOSED Cierra un área de trabajo. D2_EVENT_THEME_CHANGED Cambia el tema de un área de trabajo. oam_id: ID de la tarea. oam_cuid: UID de la pestaña del área de trabajo que se ha cerrado. oam_cuid: UID del contenedor. La siguiente información se copia del tema: background_color background_color_type background_color_gradient_end background_color_gradient_start background_color_texture_name header_color label: etiqueta del tema. name: nombre del tema. selection_blur_color selection_color border_color title_color tab_active_color tab_border_color tab_inactive_color dialog_background_white: D2 establece este valor en true si el fondo del cuadro de diálogo es blanco. tab_colored_text: valor booleano para indicar si las pestañas utilizan texto en color. D2_EVENT_RENDITION_ADDED Crea una copia de contenido diferente. El canal solo se aplica al widget Copias. oam_id: ID del contenido. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 83 Uso de contenido Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_EVENT_IFRAME_ACTIVE Activa un iframe. oam_value: booleano para indicar si el iframe está activado o desactivado. D2_EVENT_IFRAME_INIT Abre un iframe. channels: lista de eventos. D2_EVENT_THEME_CHANGED contiene información acerca del tema del iframe. D2_EVENT_SELECT_TAXONOMY Selecciona una taxonomía. El canal solo se aplica al widget Propiedades. oam_id: ID de la taxonomía. El evento copia los atributos de elementos de taxonomía. D2_EVENT_SELECT_DICTIONARY Selecciona un diccionario. El canal solo se aplica al widget Propiedades. oam_id: ID del diccionario. El evento copia los atributos de elementos de diccionario. D2_EVENT_SELECT_USER Selecciona un usuario. El canal solo se aplica al widget Propiedades. oam_id: ID del usuario. El evento copia los atributos de elementos de usuario. D2_EVENT_USER_CREATED Crea un usuario. El canal solo se aplica al widget Usuarios. oam_id: ID del usuario. D2_EVENT_SELECT_GROUP Selecciona un grupo. El canal solo se aplica al widget Propiedades. oam_id: ID del grupo. El evento copia los atributos de elementos de grupo. D2_EVENT_GROUP_CREATED Crea un grupo. El canal solo se aplica al widget Grupos. oam_id: ID del grupo. D2_EVENT_SELECT_RELATION Selecciona una relación. El canal solo se aplica al widget Relaciones. oam_id: ID de la relación. El evento copia los atributos de elementos de relación. 84 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_EVENT_SELECT_RENDITION Selecciona una copia en el widget Copias. El canal solo se aplica al widget Copias. oam_id: ID de la copia. El evento copia los atributos de elementos de copia. D2_EVENT_SELECT_RETENTION Selecciona una directiva de retención. El canal solo se aplica al widget Copias. oam_id: ID de la directiva de copia. El evento copia los atributos de elementos de directiva de copia. D2_EVENT_SELECT_MARKUP Selecciona una directiva de marcas. oam_id: ID de la directiva de marcas. El evento copia los atributos de elementos de directiva de marcas. D2_EVENT_SELECT_SEARCH Selecciona una búsqueda guardada. El canal solo se aplica al widget Doclist. oam_id: ID de la búsqueda. El evento copia los atributos de elementos de búsqueda. D2_EVENT_SELECT_FACET Selecciona una faceta. El canal solo se aplica al widget Doclist. oam_id: ID de la faceta. El evento copia los atributos de elementos de faceta. D2_EVENT_SELECT_QUERYFORM Selecciona una búsqueda del formulario de consulta. El canal solo se aplica al widget Doclist. oam_id: ID de la búsqueda de formularios de consulta. El evento copia los atributos de elementos de búsqueda de formularios de consulta. D2_EVENT_SELECT_DISTRIBUTION Selecciona una distribución. D2_EVENT_SELECT_WORKFLOWTRACKER Selecciona la información general de un flujo de trabajo. oam_id: ID de la distribución. El evento copia los atributos de elementos de distribución. oam_id: ID de la información general del flujo de trabajo. El evento copia los atributos de elementos de información general del flujo de trabajo. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 85 Uso de contenido Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_EVENT_SELECT_WORKFLOW_ACTIVITY Selecciona una actividad de flujo de trabajo. oam_id: ID de la actividad de flujo de trabajo. El evento copia los atributos de elementos de actividad de flujo de trabajo. D2_EVENT_SELECT_AUDIT Selecciona un evento de auditoría. oam_id: ID de la auditoría. El evento copia los atributos de elementos de auditoría. D2_EVENT_SELECT_SNAPSHOT Selecciona una instantánea de documento virtual. El canal solo se aplica al widget Instantáneas. oam_id: ID de la instantánea de documento virtual. El evento copia los atributos de elementos de instantánea de documento virtual. D2_EVENT_VD_TEMPLATE_SELECTED Selecciona un formulario de plantilla de documento virtual. El canal solo se aplica al widget Instantáneas. oam_id: ID de la plantilla de documento virtual. El evento copia los atributos de elementos de plantilla de documento virtual. D2_EVENT_DRAG_DROP_ STARTED Comienza a arrastrar y soltar. oam_id: lista de ID de contenido. D2_EVENT_DRAG_DROP_ ENDED Deja de arrastrar y soltar. oam_id: lista de ID de contenido. D2_EVENT_VIEW_SWITCHED_ Cambia manualmente la vista del MANUAL área de trabajo. oam_id: posición de vista (0 si no hay ninguna). oam_value: nueva etiqueta de vista. oam_cuid: UID de la pestaña del área de trabajo. D2_EVENT_VIEW_SWITCHED_ Cambia automáticamente la vista AUTO del área de trabajo. oam_id: posición de vista (0 si no hay ninguna). oam_value: nueva etiqueta de vista. oam_cuid: UID de la pestaña del área de trabajo. 86 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Cuando un usuario final o D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_EVENT_IMPORTED_FROM_URL Importa contenido de una URL. oam_id: posición de vista (0 si no hay ninguna). cancelReason: razón de la cancelación si la operación se cancela. result: contiene el resultado si la operación se completa. error: contiene el error si la operación falla. D2_EVENT_EXPORTED_FROM_URL Exporta contenido de una URL. oam_id: posición de vista (0 si no hay ninguna). cancelReason: razón de la cancelación si la operación se cancela. result: contiene el resultado si la operación se completa. error: contiene el error si la operación falla. D2_EVENT_DOWNLOAD_URLS_RECEIVED Publica una acción D2_ACTION_DOWNLOAD_URLS_REQUEST. urls: contiene una cadena concatenada de direcciones URL. Puede realizar una acción en el contenido como se describe en la siguiente tabla: Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_OPEN_FOLDER Abra una carpeta en el repositorio. El canal solo se aplica al widget Doclist. oam_id: ID de la carpeta. collapseId: lista de ID de las carpetas a recargar. pathId: ID de ruta de acceso del objeto. Por ejemplo, /reponame/0c0d04e580000105/ 0b0d04e580055dd8 D2_ACTION_OPEN_URL Abra una URL en una nueva ventana de explorador. url: la URL a abrir. D2_ACTION_OPEN_VD Abra un documento virtual en el repositorio. El canal solo se aplica al widget Documentos virtuales. oam_id: ID del documento virtual. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 87 Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_OPEN_SNAPSHOT Abra una instantánea de documento virtual. El canal solo se aplica al widget Instantáneas. D2_ACTION_LOCATE_OBJECT Buscar contenido en el repositorio. El canal solo se aplica al widget Ubicaciones. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_LOCATE_TASK Buscar una tarea. El canal solo se aplica al widget Ubicaciones. oam_id: ID de la tarea. D2_ACTION_LOCATE_SEARCH Buscar una búsqueda guardada. El canal solo se aplica al widget Ubicaciones. oam_id: ID de la tarea. D2_ACTION_REFRESH_DOCUMENT Actualice el contenido. D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD Copie el enlace inteligente en el contenido. oam_id: ID del objeto que se va a buscar. D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_LOCATE Copie el enlace inteligente en el portapapeles. oam_id: ID del objeto que se va a buscar. D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_VIEW Vea el documento. oam_id: ID del objeto que se va a buscar. D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_VIEW_NATIVE Vea el documento sin copias ni metadatos. oam_id: ID del objeto que se va a buscar. D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_VIEW_WITH_NATIVE_ANNOTATION Vea el documento con anotaciones nativas. oam_id: ID del objeto que se va a buscar. D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_SERVLET_VIEW Vea el documento en la vista servlet. oam_id: ID del objeto que se va a buscar. oam_id: ID del contenido. import: existe si la actualización está relacionada con la importación. NotaLa vista servlet abre el archivo y realiza la acción sin iniciar sesión en D2 ni pasar por la interfaz de usuario de D2. D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_SERVLET_VIEW_NATIVE 88 Vea el documento en la vista servlet sin copias ni metadatos. oam_id: ID del objeto que se va a buscar. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACVea la versión actual del documento TION_COPY_LINK_IN_CLIPen la vista servlet. BOARD_SERVLET_VIEW_CURRENT oam_id: ID del objeto que se va a buscar. D2_ACTION_COPY_LINK_IN_CLIPBOARD_SERVLET_VIEW_NATIVE_CURRENT Vea la versión actual del documento con contenido nativo en la vista servlet. oam_id: ID del objeto que se va a buscar. D2_ACTION_DUMP Muestre un volcado de memoria del contenido. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_CHECKIN Registre el contenido. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_IMPORT_AS_VERSION Importe una nueva versión del contenido. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_CHECKIN_NATIVE_ANNOTATION Registre el contenido como una anotación nativa. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_PRINT Imprima el contenido. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_COMPARE Compare dos contenidos. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_EXPORT Exporte el contenido. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_EXPORT_NATIVE Exporte contenido sin incluir copias ni metadatos. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_EXPORT_FOLDER Exporte contenido de carpetas. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_EXPORT_FOLDER_NATIVE Exporte contenido de carpetas sin incluir copias ni metadatos. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_VIEW Vea el contenido. oam_id: ID del contenido. DOWNLOAD_LOCATION: ubicación de descarga. DOWNLOAD_LOCATION: ubicación de descarga. DOWNLOAD_LOCATION: ubicación de descarga. DOWNLOAD_LOCATION: ubicación de descarga. DOWNLOAD_LOCATION: ubicación de descarga. D2_ACTION_CONTENT_VIEW_NATIVE Vea contenido sin copias ni metadatos. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario oam_id: ID del contenido. DOWNLOAD_LOCATION: ubicación de descarga. 89 Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_CONTENT_EDIT Edite el contenido. oam_id: ID del contenido. DOWNLOAD_LOCATION: ubicación de descarga. D2_ACTION_CONTENT_CHECKOUT Retire el contenido. El canal solo se aplica al widget Retirada. oam_id: ID del contenido. DOWNLOAD_LOCATION: ubicación de descarga. D2_ACTION_CONTENT_CANCEL_CHECKOUT Cancele la retirada de contenido. oam_id: ID del contenido. locateAndRefresh: valor booleano para determinar si la búsqueda y la actualización han tenido lugar. refreshCheckoutState: booleano para determinar si el estado de retirada se ha actualizado. D2_ACTION_CONTENT_EDIT_WITH_NATIVE_ANNOTATION Edite el contenido con anotaciones nativas. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_VIEW_WITH_NATIVE_ANNOTATION Vea el contenido con anotaciones nativas. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONTENT_EDIT_NATIVE_ANNOTATION Edite una anotación nativa. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_COMMENT Muestre el cuadro de diálogo de creación de comentarios. El canal solo se aplica al widget Comentarios. Establezca parentCommentId como el comentario primario. oam_id: ID del contenido. parentCommendId: ID del comentario principal. id: ID del comentario. editor: cuerpo de texto enriquecido del comentario. D2_ACTION_CONTENT_CREATE 90 Muestre el cuadro de diálogo de creación de contenido. oam_id: ID del contenido usado en la herencia de propiedades. Establezca parentId como la carpeta primaria de la ubicación del contenido si no se ha definido la vinculación automática. parentId: ID de la carpeta principal. D2 crea contenido dentro de la carpeta especificada si no se ha definido un enlace automático. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_CONTENT_IMPORT Muestre el cuadro de diálogo de importación de contenido. oam_id: ID del contenido usado en la herencia de propiedades. Establezca parentId como la carpeta primaria de la ubicación del contenido si no se ha definido la vinculación automática. parentId: ID de la carpeta principal. D2 crea contenido dentro de la carpeta especificada si no se ha definido un enlace automático. files: lista de archivos en el equipo cliente. D2_ACTION_FOLDER_CREATE D2_ACTION_OBJECT_DESTROY Muestre el cuadro de diálogo de creación de carpetas. oam_id: ID de la carpeta en la que se crea la nueva carpeta. Establezca root_object_type como dm_folder o dm_cabinet. root_object: establezca en dm_folder o dm_cabinet para especificar el tipo de carpeta. Muestre el cuadro de diálogo Destrucción del contenido. oam_id: ID del contenido. Establezca parentCommentId como el contenido primario. D2_ACTION_PERMISSIONS_SHOW Muestre el cuadro de diálogo Permisos. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_RENDITION_ADD Muestre el cuadro de diálogo Agregar copia. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_RENDITION_REQUEST Solicite una copia. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_RELATION_CREATE Muestre el cuadro de diálogo Creación de relaciones. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_RELATION_DESTROY Muestre el cuadro de diálogo Destrucción de relaciones. oam_id: ID del contenido. Establezca associate_id como el id. de la relación para destruir. D2_ACTION_MASS_UPDATE Ejecute una configuración de actualización en masa. Establezca config_name como el nombre de la configuración de actualización en masa. associate_id: ID de la relación. oam_id: ID del contenido. config_name: nombre de la configuración de actualización en masa. D2_ACTION_SYNCPLICITY Muestre el cuadro de diálogo Syncplicity. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CUT Realice una operación de corte. oam_id: ID del contenido. parentId: ID del contenido principal. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 91 Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_COPY Realice una operación de copia. oam_id: ID del contenido. parentId: ID del contenido principal. D2_ACTION_PASTE Realice una operación de pegado. parentId: ID del contenido principal. D2_ACTION_PASTE_LINK Pegue un enlace del contenido del portapapeles. parentId: ID del contenido principal. D2_ACTION_CLIPBOARD_GET Recupere el contenido del portapapeles. Esta acción activa D2_ACTION_CLIPBOARD_CONTENT. D2_ACTION_CLIPBOARD_CONTENT Realice una operación en el contenido del portapapeles. clipboard-operation: operación realizada desde el portapapeles. clipboard-contentId: ID del contenido del portapapeles. clipboard-value: valor del contenido del portapapeles. D2_ACTION_DOWNLOAD_URLS_REQUEST Solicite una lista de direcciones URL de documento para el contenido. oam_id: ID del contenido. format: formato del documento. pageModifier: modificador de página. pagenumber: número de página. D2_ACTION_IMPORT_FROM_URL Importa contenido de una URL. oam_id: ID del contenido. url: URL del contenido. isModel: establezca en true para crear el modelo de contenido. D2_ACTION_EXPORT_FROM_URL Exporta contenido de una URL. oam_id: ID del contenido. url: URL de la ubicación de exportación. useViewLocation: establezca en true para utilizar la ubicación de la vista; de lo contrario, la exportación abre el cuadro de diálogo de selección de la aplicación. hasDataPost: booleano para indicar si la operación de exportación tiene información en el parámetro dataPost. dataPost: los valores a publicar. 92 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_SENDMAIL Envíe correo. oam_id: ID para enviar. Si ha utilizado id, no es necesario utilizar oeam_id. id: ID para enviar. type: tipo de objeto. parentType: tipo de contenido principal. Opcional. D2_ACTION_FAVORITE_ADD Agregue contenido a la lista de favoritos. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_FAVORITE_REMOVE Elimine contenido de la lista de favoritos. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_ACROBAT_ANNOTATION_OPEN Abra una anotación de Adobe Acrobat. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_TICKET_GENERATE Genere un ticket de Documentum. Puede realizar acciones de la interfaz, tal y como se describe en la siguiente tabla: Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_DISPLAY_DIALOG Muestre un cuadro de diálogo. oam_id: ID del cuadro de diálogo. raw: un booleano que recupera el contenido sin formato de oam_id cuando se establece en true. Opcional. DIALOG_NAME: nombre del cuadro de diálogo. MANAGER: nombre de clase de administrador. Opcional. parentType: tipo de objeto principal. Opcional. mode: modo de creación, edición o importación del cuadro de diálogo. Opcional. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 93 Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_EXECUTE_MANAGER Ejecute una clase de administrador para un cuadro de diálogo. oam_id: ID del cuadro de diálogo. raw: un booleano que recupera el contenido sin formato de oam_id cuando se establece en true. Opcional. DIALOG_NAME: nombre del cuadro de diálogo. MANAGER: nombre de clase de administrador. D2_ACTION_EXECUTE Ejecute una acción. rId: ID devuelto. De forma predeterminada, este valor se establece en el ID de mensaje. rType: tipo devuelto (JS, NATIVE o EVENT). De forma predeterminada, este valor no hace nada. rAction: acción devuelta (Javascript alineado, nombre de función nativa o nombre de evento). De forma predeterminada, este valor no hace nada. eMode: modo de entrada (establezca en SINGLE para llamar a la acción para un ID, MONO para llamar a la acción una vez por cada ID, o MULTI para llamar a la acción una vez con una lista de todos los ID proporcionados). De forma predeterminada, este valor se establece en MULTI. eCall: llamada de entrada cuando eMode está establecido en MONO (establezca en SEQUENTIAL para llamar a las acciones de una en una esperando el regreso de cada llamada de servicio o en PARALLEL para llamar a las acciones al mismo tiempo). De forma predeterminada, este valor se establece en SEQUENTIAL. eMethod: nombre del método de entrada. Este valor solo es necesario para servicios D2FS en 94 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco combinación con el parámetro eService. eService: nombre del servicio de interfaz de complemento sin el prefijo I y el sufijo Service. D2_ACTION_REFRESH_WIDGET Actualice el widget. D2_ACTION_RELOAD_WORKSPACE Actualice el área de trabajo activa. D2_ACTION_WIDGET_FULLSCREEN Establezca el widget con vista de pantalla completa. oam_id: ID del widget. target_type: tipo de widget. oam_id: ID del área de trabajo. option_same_repository: determina si el área de trabajo se encuentra en el mismo repositorio. original_widget: ID de widget original. original_event: ID de evento original. original_cuid: CUID original. original_global: ID global original. url: URL del widget. Puede realizar una acción de distribución tal como se describe en la tabla siguiente: Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_DISTIBUTION_ACCEPT Acepte la distribución. oam_id: ID del contenido. Establezca config_name como el nombre de configuración de la distribución. config_name: nombre de la distribución. D2_ACTION_DISTRIBUTION_REJECT Rechace la distribución. oam_id: ID del contenido. Establezca config_name como el nombre de configuración de la distribución. config_name: nombre de la distribución. Prepare la distribución. oam_id: ID del contenido. Establezca config_name como el nombre de configuración de la distribución. config_name: nombre de la distribución. D2_ACTION_DISTRIBUTION_PREPARE EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 95 Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_DISTRIBUTION_LAUNCH Inicie la distribución. oam_id: ID del contenido. Establezca config_name como el nombre de configuración de la distribución. config_name: nombre de la distribución. D2_ACTION_DISTRIBUTION_STOP Impida la distribución. oam_id: ID del contenido. Establezca config_name como el nombre de configuración de la distribución. config_name: nombre de la distribución. D2_ACTION_DISTRIBUTION_REPORT Informe de la distribución. oam_id: ID del contenido. Establezca config_name como el nombre de configuración de la distribución. config_name: nombre de la distribución. D2_ACTION_SUBSCRIBE Suscriba una distribución. oam_id: ID de la distribución. Puede realizar una acción de búsqueda tal como se describe en la tabla siguiente: Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_SEARCH_DOCUMENT Busque contenido en el repositorio. oam_id: ID de la búsqueda. locateId: ID del objeto a buscar. searched_type: nombre del tipo de búsqueda. facet_attr_name: nombre del atributo de faceta. facet_attr_value: valor del atributo de faceta. reset_facet_attr_name: restablece el nombre del atributo de faceta. D2_ACTION_SEARCH_HIGHLIGHT_TERMS Resalta los términos de búsqueda. oam_value: valor binario que indica si resaltar los términos de búsqueda (0 o 1). D2_ACTION_ADVANCED_SEARCH Muestre el cuadro de diálogo de búsqueda avanzada. oam_id: ID de la búsqueda. Si establece este valor en null, la acción pide al usuario que cree una nueva búsqueda avanzada. D2_ACTION_SEARCH_CATEGORY_DIALOG Muestre el cuadro de diálogo de categoría de búsqueda avanzada. D2_ACTION_PREFERENCES_SHOW Muestre el cuadro de diálogo Preferencias de usuario. 96 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_QUERYFORM_SHOW Muestre el cuadro de diálogo Búsqueda del formulario de consulta D2_ACTION_QUERY_CATEGORY_DIALOG Muestre el cuadro de diálogo de categoría de búsqueda de formulario de consulta. oam_id: ID del contenido. Puede realizar una acción de documento virtual tal como se describe en la tabla siguiente: Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_CONVERT_VD Convierta un documento en un documento virtual. oam_id: ID del contenido. D2_ACTION_CONVERT_DOC Convierta un documento virtual en un documento simple. Cree una instantánea de documento virtual. oam_id: ID del documento virtual. El canal solo se aplica al widget Instantáneas. D2_ACTION_SNAPSHOT_CREATE oam_id: ID del documento virtual. D2_ACTION_VD_ADD_CHILD_SELECTED Muestre el cuadro de diálogo Agregar elemento secundario. D2_ACTION_VD_REMOVED_CHILD_SELECTED Muestre el cuadro de diálogo Quitar elemento secundario. D2_ACTION_VD_SET_CHILD_BINDING_VERSION Muestre el cuadro de diálogo Versión de enlace. D2_ACTION_VD_INSERT_INHERITED_COMPONENT Muestre el cuadro de diálogo Insertar componente heredado. D2_ACTION_VD_CLEAR_VD Borre elementos de un documento virtual. Puede realizar una acción de ciclo de vida o de flujo de trabajo tal como se describe en la tabla siguiente: Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_LIFECYCLE_DCTM Ejecute una operación de ciclo de vida en un ciclo de vida de Documentum. oam_id: ID del contenido. operation: la operación a realizar. policyId: la directiva a utilizar. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 97 Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_LIFECYCLE_D2 Ejecute una operación de ciclo de vida en un ciclo de vida de D2. oam_id: ID del contenido. operation: la operación a realizar. policyId: la directiva a utilizar. D2_ACTION_WORKFLOW_LAUNCH Inicie un flujo de trabajo. D2_ACTION_WORKFLOW_LAUNCH_SCHEDULED Inicie un flujo de trabajo cuando esté programado. oam_id: ID de queue_item. D2_ACTION_WORKFLOW_UPDATE_PERFORMERS Muestre el cuadro de diálogo de ejecutores de actualizaciones. oam_id: ID de queue_item. D2_ACTION_WORKFLOW_ABORT Muestre el cuadro de diálogo Anular flujo de trabajo. oam_id: ID del rastreador de flujos de trabajo. D2_ACTION_TASK_ACQUIRE Establezca la tarea como adquirida. oam_id: ID de la tarea. oam_id: ID del contenido. config: nombre de la configuración del flujo de trabajo. workflowTrackerId: ID del rastreador de flujos de trabajo utilizado si oam_id no es un ID2cWorkfowTracker o un IDfQueueItemworkflow. Opcional. parentId: ID de la tarea principal. forceAcquire: establezca en true para forzar la adquisición. forceRead: establezca en true para forzar la lectura. D2_ACTION_TASK_READ Active o desactive el estado de lectura de la tarea. oam_id: ID de la tarea. parentId: ID de la tarea principal. read: establezca en true o false. D2_ACTION_TASK_PRIORITY Establezca la prioridad de tarea. oam_id: ID de la tarea. parentId: ID de la tarea principal. priority: establezca en el entero de la prioridad. D2_ACTION_TASK_FORWARD Muestre el cuadro de diálogo Progresión de tarea. oam_id: ID de la tarea. D2_ACTION_TASK_REJECT Muestre el cuadro de diálogo Rechazo de tarea. oam_id: ID de la tarea. 98 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_TASK_DELEGATE Muestre el cuadro de diálogo Delegación de tarea. oam_id: ID de la tarea. D2_ACTION_TASK_NOTE Muestre el cuadro de diálogo Nota de tarea. El canal solo se aplica al widget Notas de tareas. source: establezca en tracker o task. oam_id: ID de la tarea. D2_ACTION_TASK_PROCESS Muestre el cuadro de diálogo Procesamiento de tarea. Establezca operation como la operación que desee realizar. oam_id: ID de la tarea. operation: la operación a realizar. Puede realizar una taxonomía o una acción de un widget tal como se describe en la tabla siguiente: Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_TAXONOMY_EXPORT Muestre el cuadro de diálogo Exportación de taxonomía. oam_id: ID de la taxonomía. D2_ACTION_TAXONOMY_IMPORT Muestre el cuadro de diálogo Importación de taxonomía. oam_id: ID de la taxonomía. D2_ACTION_TAXONOMY_CHECKIN Muestre el cuadro de diálogo Registro de taxonomía. oam_id: ID de la taxonomía. D2_ACTION_TAXONOMY_SAVE Muestre el cuadro de diálogo Guardar taxonomía. oam_id: ID de la taxonomía. D2_ACTION_TAXONOMY_PROPERTIES Muestre el cuadro de diálogo Propiedades de taxonomía. oam_id: ID de la taxonomía. D2_ACTION_TAXONOMY_LOCATE Busque la taxonomía. El canal solo se aplica al widget Buscar. oam_id: ID de la taxonomía. D2_ACTION_TAXONOMY_RESTORE Muestre el cuadro de diálogo Restauración de la taxonomía. oam_id: ID de la taxonomía. D2_ACTION_DICTIONARY_EXPORT Muestre el cuadro de diálogo Exportar diccionario. oam_id: ID del diccionario. D2_ACTION_DICTIONARY_IMPORT Muestre el cuadro de diálogo Importar diccionario. oam_id: ID del diccionario. D2_ACTION_DICTIONARY_SAVE Muestre el cuadro de diálogo Guardar diccionario. oam_id: ID del diccionario. D2_ACTION_DICTIONARY_RESTORE Muestre el cuadro de diálogo Restaurar diccionario. oam_id: ID del diccionario. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 99 Uso de contenido Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_DICTIONARY_UPDATE Muestre el cuadro de diálogo Actualizar diccionario. oam_id: ID del diccionario. D2_ACTION_DICTIONARY_PROPERTIES Muestre el cuadro de diálogo de propiedades de diccionario. oam_id: ID del diccionario. Puede realizar acciones de administración de usuarios y grupos, tal y como se describe en la siguiente tabla: Nombre del canal Solicita que D2 Parámetros y notas para eventos de foco D2_ACTION_OPEN_GROUP Abra un grupo. oam_id: ID del grupo. D2_ACTION_GROUP_CREATE Crea un grupo. El canal solo se aplica al widget Grupos. D2_ACTION_GROUP_PROPERTIES Establezca las propiedades de un grupo. El canal solo se aplica al widget Propiedades. oam_id: ID del grupo. D2_ACTION_USER_CREATE Crea un usuario. El canal solo se aplica al widget Usuarios. oam_id: ID del usuario. D2_ACTION_USER_PROPERTIES Establezca las propiedades de un usuario. El canal solo se aplica al widget Propiedades. oam_id: ID del usuario. 100 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Capítulo 7 Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Este capítulo contiene los siguientes temas: • Descripción de ciclos de vida • Descripción de los flujos de trabajo • Descripción de las diferencias entre los flujos de trabajo y los ciclos de vida • Ejemplo de un flujo de trabajo y un ciclo de vida • Envío de contenido a un flujo de trabajo • Uso del widget Delegaciones • Descripción de las distribuciones • Envío de contenido por correo electrónico desde D2 Descripción de ciclos de vida Un ciclo de vida es una secuencia de estados y se utiliza para: • Indicar el estado del contenido cuando pasa de un protocolo empresarial a otro. • Aplicar y cambiar las directivas de retención y revisión del contenido. Puede enviar contenido a un ciclo de vida en función de una copia específica. Los usuarios con privilegios de modificación de contenido pueden realizar cambios en cualquier progresión del ciclo de vida. No se pueden designar usuarios específicos para que realicen una progresión del ciclo de vida y los administradores solo pueden conceder o denegar privilegios de ciclo de vida a grupos de usuarios. Por lo tanto, las modificaciones del ciclo de vida presentan menos controles de administración que un flujo de trabajo. Utilice un ciclo de vida para procedimientos básicos. El progreso de los estados del ciclo de vida se realiza en orden secuencial mediante un conjunto de condiciones y los siguientes estados. Tanto la promoción como la degradación se consideran secuenciales. Los administradores pueden configurar la progresión para que muestre un aviso que solicite firmas electrónicas, la confirmación, etc. El progreso del ciclo de vida no se realizará a menos que se responda a estas solicitudes. En la tabla siguiente se describe un ejemplo de ciclo de vida: Condición Condición Siguiente estado Borrador Ninguno Revisado EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 101 Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Condición Condición Siguiente estado Revisado El contenido presenta el estado Borrador. Borrador El contenido presenta el estado Revisado. Ninguno Aprobado Aprobado: solicita la firma electrónica. El contenido es un documento PDF. En este ejemplo: • El contenido puede pasar del estado Borrador a Revisado y, a continuación, a Aprobado. El contenido puede pasar de un estado a otro, cambiando repetidamente a Borrador tras Revisado. • Si se pasa del estado PDF revisado a Aprobado, el sistema confirma que se han cumplido las condiciones. Si esta progresión solicita una firma electrónica, aparecerá un aviso. Al firmar electrónicamente la aprobación, el sistema pasa al estado Aprobado. • Si intenta cambiar el estado de una hoja de cálculo en lugar de un archivo PDF, el sistema rechaza la solicitud de progresión porque no se ha cumplido una de las condiciones. Los administradores pueden configurar lotes de ciclo de vida, que cambian automáticamente las propiedades del contenido en función de la frecuencia configurada y el estado de activación. El sistema admite modelos de ciclo de vida configurados por D2 y Documentum. Aunque el sistema admite el uso tanto de modelos de ciclo de vida de D2 como de Documentum, debe seleccionar solo uno para la aplicación a un solo contenido. El uso de varios modelos conlleva complicaciones debido a la sobrescritura de la propiedad de estado y la aplicación de varias directivas de retención y revisión. Los estados inesperados pueden interrumpir un proceso de flujo de trabajo. Dependiendo de cómo se ha configurado el ciclo de vida, es posible que también deba completar una firma electrónica cuando progrese de un estado a otro. En la siguiente tabla se describe cómo enviar y pasar contenido a través de un ciclo de vida: Nombre Descripción Para realizar esta acción Enviar contenido a un ciclo de vida de D2 Inicialice el proceso de ciclo de vida del contenido. Para ello, establezca un estado basado en el ciclo de vida de D2 que desee. En el widget Lista de documentos, haga clic con el botón derecho para abrir un menú contextual del contenido, seleccione Ciclo de vida, Inicializar y, a continuación, seleccione un estado del ciclo de vida. 102 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Nombre Descripción Para realizar esta acción Enviar contenido a un ciclo de vida de Documentum Inicialice el proceso de ciclo de vida del contenido. Para ello, establezca un estado basado en el ciclo de vida de Documentum que desee. En el widget Lista de documentos, haga clic con el botón derecho para abrir un menú contextual del contenido, seleccione Ciclo de vida, Aplicar y, a continuación, seleccione un estado del ciclo de vida. Desplazar contenido a otro paso del ciclo de vida (promoción y degradación) Establece el estado del contenido en el estado del ciclo de vida seleccionado. En el widget Lista de documentos, haga clic con el botón derecho para abrir un menú contextual del contenido, seleccione Ciclo de vida y, a continuación, seleccione un estado del ciclo de vida. Según la configuración del ciclo de vida, D2 podría solicitar una firma electrónica cuando cambie el estado del ciclo de vida. Descripción de los flujos de trabajo Un flujo de trabajo: • Es una versión formal de un proceso de negocio dividido en tareas individuales. • Aplica procesos de negocios al ciclo de vida de un contenido. • Admite comentarios, el seguimiento del progreso del flujo de trabajo, la administración de diversos participantes y la anexión de contenido complementario. Los administradores configuran un flujo de trabajo mediante una plantilla. La configuración incluye las condiciones de entrada, la automatización de tareas y los grupos de participantes. La automatización garantiza que los usuarios controlen solo los pasos que requieran entradas de usuario, lo que reduce la necesidad de que una persona supervise de forma constante el progreso. La reducción al mínimo de la intervención humana permite que el flujo de trabajo progrese rápidamente mediante tareas de procedimiento. Una vez que un administrador ha configurado un flujo de trabajo, los usuarios con privilegios de administración del contenido pueden enviar contenido a un flujo de trabajo. En cuanto se inicia un flujo de trabajo, las tareas se envían a los usuarios designados. El contenido atraviesa el flujo de trabajo a medida que los usuarios adquieren, aceptan, rechazan y delegan las tareas. Los usuarios y los administradores pueden designar a usuarios específicos para que realicen determinadas tareas. La restricción de modificación del proceso proporciona más seguridad y control sobre el flujo de trabajo que un ciclo de vida. Por lo tanto, los usuarios pueden administrar el ciclo de vida del contenido, incluso aunque varios usuarios se encarguen de la administración del contenido. A diferencia de un ciclo de vida, que debe pasar por los estados del contenido en orden secuencial, las tareas del flujo de trabajo se configuran con estados de salida específicos. Un flujo de trabajo puede incorporar un orden más complejo de estados que un ciclo de vida. Utilice un flujo de trabajo en lugar de un ciclo de vida para la mayoría de procesos de negocio. Para un usuario, el uso de un flujo de trabajo implica lo siguiente: EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 103 Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo • Si es miembro de un grupo específico de un flujo de trabajo, recibirá una notificación cuando se necesite que el grupo realice una tarea. • Si se le ha asignado una tarea, esta aparece tanto en el widget Navegador de tareas como en el widget Lista de tareas del flujo de trabajo. Puede realizar acciones de progresión en estas tareas. Dependiendo de cómo se ha configurado el flujo de trabajo, es posible que también deba completar una firma electrónica cuando progrese de un estado a otro. Puede cambiar la prioridad y el estado de las tareas, así como realizar comentarios sobre estas, como se describe en la siguiente tabla: Acción Descripción Para realizar esta acción Adquirir una tarea Confirma que se ha leído y recibido la tarea. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, abra el menú contextual de una tarea y seleccione Adquirir tarea. Aceptar una tarea Confirma que la tarea se ha completado y se ha aceptado su calidad. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, abra el menú contextual de una tarea y seleccione Aceptar tarea, o seleccione la etiqueta de acción de tarea personalizada configurada por el administrador. Rechazar una tarea Confirma que la tarea se ha En el widget lista de tareas del flujo completado o que su calidad no era de trabajo, abra el menú contextual aceptable. de una tarea y seleccione Rechazar tarea, o seleccione la etiqueta de acción de tarea personalizada configurada por el administrador. Delegar una tarea Envía la tarea al usuario especificado para que la adquiera, acepte o rechace. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, abra el menú contextual de una tarea y seleccione Delegar tarea. Agregar una nota al flujo de trabajo o tarea Agrega una nota que aparece en el widget Notas de tareas cuando se selecciona la tarea relacionada con el flujo de trabajo. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, abra el menú contextual de una tarea y seleccione Agregar una nota al flujo de trabajo. Cambiar la prioridad de una tarea Cambia el nivel de prioridad de la tarea. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, abra el menú contextual de una tarea y seleccione Cambiar prioridad y seleccione un nivel de prioridad. Las prioridades se utilizan principalmente para el filtrado o la clasificación. Cambiar el estado "leída" o "no leída" de una tarea 104 Cambia el estado de lectura de la tarea. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, abra el menú contextual de una tarea y seleccione Establecer tarea como no leída (o leída). EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Acción Descripción Para realizar esta acción Actualizar ejecutores Según las configuraciones del flujo de trabajo, se utiliza para cambiar la lista de participantes de la tarea. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, abra el menú contextual de una tarea y seleccione Actualizar ejecutores. Como alternativa, en el widget Información general del flujo de trabajo, seleccione un flujo de trabajo en curso y seleccione Actualizar (sus) ejecutores. Administrar anexos del flujo de trabajo Permite al usuario agregar o quitar anexos. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, abra el menú contextual de una tarea y seleccione Administrar anexos del flujo de trabajo. Si se envían varios documentos a un flujo de trabajo, el concepto de documento maestro no se aplica. Por esa razón, las funcionalidades que necesitan documentos maestros, como las etiquetas de tarea, la descripción de tarea, la categoría de tarea, etc., no tendrán marcadores de posición específicos del documento. Sin embargo, si solo se selecciona un documento en un flujo de trabajo, el concepto de documento maestro funciona como antes. Puede anular un flujo de trabajo y actualizar la lista de tareas del flujo de trabajo asignadas, como se describe en la siguiente tabla: Acción Descripción Para realizar esta acción Actualizar el widget Lista de tareas del flujo de trabajo Las notificaciones recientes no se mostrarán hasta que se actualice la lista de tareas. En el widget Navegador de tareas, haga clic en una carpeta. Anular un flujo de trabajo Cierra el flujo de trabajo. Los administradores y el supervisor de un flujo de trabajo pueden realizar esta tarea. En el widget Lista de tareas del flujo de trabajo, haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual de una tarea y seleccione Anular flujo de trabajo. Descripción de las diferencias entre los flujos de trabajo y los ciclos de vida En la tabla siguiente se describen las diferencias clave entre un flujo de trabajo y un ciclo de vida: EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 105 Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Flujo de trabajo Ciclo de vida Compuesto de tareas de flujo de trabajo. Compuesto de estados del contenido. El orden de progresión a través de un ciclo de vida se controla mediante el flujo de trabajo. Cada tarea puede definir un estado resultante, independientemente de la secuencia de ciclo de vida prevista. Evoluciona en orden secuencial, tal y como indica cada estado. Pasa el contenido de un estado a otro mediante un proceso de aprobación para cada tarea; las tareas se pueden adquirir, aceptar, rechazar o delegar. Pasa el contenido de un estado a otro mediante un conjunto de criterios que deben cumplirse antes de que el contenido se acepte para cambiar al nuevo estado. Cada estado del ciclo de vida puede presentar de forma opcional avisos. Los controles de administrador pueden simplificar el proceso de flujo de trabajo a través de diversos métodos como, por ejemplo, la automatización de tareas y la delegación. Cada nivel de la progresión de estado del ciclo de vida requiere una entrada manual. Los administradores pueden configurar los lotes del ciclo de vida para automatizar la progresión del contenido. Admite comentarios, un grado limitado de seguimiento, varios participantes y el enlace a otro contenido. Una tarea de flujo de trabajo se configura normalmente para que sea específica del usuario. No realiza un seguimiento de los comentarios, los estados del ciclo de vida ni los anexos. Un ciclo de vida se aísla en una única instancia de contenido y, por lo tanto, omite la asignación a un usuario específico. No controla las directivas de retención o revisión del contenido. No puede crear copias. Controla las directivas de retención o revisión del contenido. Se puede configurar para crear copias. Ejemplo de un flujo de trabajo y un ciclo de vida A continuación se muestran ejemplos de un ciclo de vida de un proceso de revisión básico y un flujo de trabajo de un proceso de revisión complejo. En el ejemplo del flujo de trabajo, se utiliza el ciclo de vida de revisión básico y se agregan procesos de negocio para crear un proceso de revisión complejo. Ejemplo de ciclo de vida: proceso de revisión básico En la siguiente figura se muestran tres estados de un ciclo de vida de revisión básico y su orden secuencial: El proceso de revisión básico presenta tres estados que indican el progreso del contenido: borrador, en revisión y revisión completada. El ciclo de vida permite iterar entre los estados Borrador y Revisión hasta que el revisor apruebe el borrador. 1. El contenido se ha inicializado como Borrador. 2. El contenido se promueve al estado Revisión. 3. El contenido puede: • Volver al estado Borrador anterior. Vaya al paso 1. • Promocionarse a Aprobado. El usuario debe rellenar el cuadro de diálogo de aprobación. 106 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Ejemplo de flujo de trabajo: proceso de revisión complejo En la siguiente figura se muestra cómo un flujo de trabajo puede usar el proceso de revisión básico y agregar procesos de negocio complejos para ampliar el proceso de revisión: Por ejemplo, en caso de que tenga más de un nivel de revisores, deberá configurar un proceso de negocio que conlleve al menos dos recorridos por el ciclo de vida de revisión. El flujo de trabajo resultante utiliza los tres estados del ciclo de vida de ejemplo (Borrador, Revisado, Aprobado) para llevar a cabo el proceso de negocio. 1. Al terminar el borrador, el flujo de trabajo establece el estado del contenido en Borrador y envía este a los tres revisores designados. 2. Si los revisores: a. No aprueban de forma unánime el borrador, el flujo de trabajo establece el estado en Borrador y lo devuelve al principio. b. Aprueban el borrador, el flujo de trabajo establece el estado del contenido en Aprobado y envía el contenido al jefe del equipo. 3. Si el jefe del equipo ha aprobado el borrador, el flujo de trabajo establece el estado en Borrador. El proceso de aprobación se repite para que lo revisen el jefe del equipo y los directores del proyecto. Como resultado, el contenido pasa dos veces por las mismas fases del ciclo de vida, aunque solo se lleva a cabo un único flujo de trabajo. En este caso, el contenido retrocede dos pasos al menos una vez, del estado Aprobado a Borrador. En este modo, el flujo de trabajo aporta mayor complejidad y control del ciclo de vida para llevar a cabo procesos de negocio complejos. En cada paso se ofrece al ejecutante de la tarea la opción de agregar comentarios. Estos comentarios proporcionan a las personas que siguen el flujo de trabajo información sobre los eventos que se producen durante el transcurso del mismo. Envío de contenido a un flujo de trabajo 1. Haga clic con el botón derecho en el contenido para abrir el menú contextual, seleccione Enviar a flujo de trabajo y elija una plantilla de flujo de trabajo. Puede seleccionar varios documentos e iniciar un flujo de trabajo. Si uno o varios documentos seleccionados no cumplen las reglas del flujo de trabajo seleccionado, el flujo de trabajo no se iniciará y se mostrará un mensaje de error. Puede hacer clic en Continuar para enviar los EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 107 Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo documentos calificados al flujo de trabajo, eliminando los documentos no calificados de la lista. También puede Cancelar la acción para cambiar las selecciones. 2. En la pestaña Destinatarios, escriba los nombres de usuario los campos del grupo de participantes. 3. En la pestaña Notificaciones, escriba una nota de flujo de trabajo en Notificación para todos los destinatarios. Este campo agrega una nota al widget Notas de tareas. Si el campo está en blanco, el flujo de trabajo no envía una nota. 4. En la pestaña Anexos, agregue los Documentos del flujo de trabajo y los Anexos adicionales necesarios para procesar las tareas del flujo de trabajo. Busque mediante el Explorador del repositorio los documentos y seleccione uno o varios documentos o anexos para agregarlos al flujo de trabajo. 5. En la pestaña Planificación y seguimiento, especifique las propiedades de programación, como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Lanzamiento automático el Si no desea que el flujo de trabajo se inicie inmediatamente, seleccione una fecha de inicio para este. Enviar notificación cuando se inicie el flujo de trabajo Seleccione si desea recibir por correo electrónico una notificación cuando se inicie el flujo de trabajo. Enviar notificación si el flujo de trabajo no se ha finalizado el Seleccione una fecha para recibir por correo electrónico una notificación en la que se indica que el flujo de trabajo no ha finalizado en la fecha seleccionada. 6. Haga clic en Aceptar. Uso del widget Delegaciones Utilice el widget Delegaciones para ver, crear, editar y eliminar delegaciones. Puede crear nuevas delegaciones, ver y editar propiedades de las delegaciones seleccionadas y administrar el estado de las delegaciones. Cada delegación se muestra como una fila en el widget. Un icono al principio de cada fila representa el estado de la delegación. El icono cambia cuando el estado de la delegación se vuelve activo. En la siguiente tabla se describen los campos que se muestran en el widget: Nombre Descripción Usuario Nombre del usuario que va a delegar el flujo de trabajo. Delegado Nombre del usuario que llevará a cabo el flujo de trabajo. Comienzo Fecha de inicio de la delegación. Fin Fecha de finalización de la delegación. Estado Estado actual de la delegación. El estado puede ser Pendiente, Activo o Inactivo. Flujo de trabajo Etiquetas de flujo de trabajo de cada flujo de trabajo seleccionado en las propiedades de delegación. Descripción Detalles de la delegación. 108 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Para que se muestren las columnas predeterminadas en el widget Delegaciones, las preferencias del usuario (d2c_preferences) deben eliminarse. Por ejemplo, si la columna de estado no aparece en la pantalla de un usuario, el administrador puede eliminar las d2c_preferences del usuario para que la columna se muestre en el widget Delegaciones. Puede crear nuevas delegaciones y ver o editar propiedades de delegaciones existentes mediante el cuadro de diálogo Propiedades de delegación. Puede usar los botones Nueva delegación o Propiedades para iniciar el cuadro de diálogo Propiedades de delegación. No puede editar las propiedades de una delegación si la delegación se encuentra en estado activo. El menú contextual de clic derecho permite realizar las acciones Deshacer o Eliminar para una delegación. Puede hacer clic en Deshacer para que la persona asignada originalmente recupere todas las tareas que el delegado aún no haya aceptado o completado. La acción Deshacer solo se puede realizar en delegaciones activas. La delegación se vuelve inactiva tras invocar la acción Deshacer. Puede hacer clic en Eliminar para quitar la delegación seleccionada de la lista. Descripción de las distribuciones Puede utilizar la función de distribución para enviar contenido a varios usuarios. Por ejemplo, cuando el contenido alcanza la fase de revisión en un ciclo de vida o un flujo de trabajo, puede enviar el contenido mediante una distribución a un público más amplio. D2 no requiere la revisión y la aprobación por parte de los ejecutores no designados, pero puede utilizar la distribución para recibir revisiones adicionales. Los administradores configuran distribuciones para definir una lista de destinatarios, un asunto y cuerpo del correo electrónico, y un formulario de propiedad. Dependiendo de cómo se ha configurado, también es posible que deba completar una firma electrónica al enviar una distribución. Puede controlar las distribuciones tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Para realizar esta acción Enviar una distribución Distribuir contenido a una lista predefinida de destinatarios. En un widget Lista, haga clic con el botón derecho en el contexto para abrir un menú contextual, seleccione Distribución y seleccione una distribución. Rellene la lista de participantes y haga clic en Preparar. Generar un informe de distribución Generar un informe de distribución que crea una tabla de destinatarios y su respuesta a la distribución como Aceptar o Rechazar. En el widget Relaciones, haga clic con el botón derecho en una distribución y seleccione Generar informe de distribución. D2 genera la respuesta Sin permiso de acceso si el usuario respectivo no tiene privilegios de acceso al contenido. Editar la lista de participantes Editar la lista de destinatarios para distribuciones. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario En el widget Relaciones, haga clic con el botón derecho en una distribución y seleccione Propiedades de esta distribución. 109 Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Puede realizar las tareas de distribución tal como se describe en la tabla siguiente: Acción Descripción Para realizar esta acción Solicitar una distribución Si aparece en la lista de participantes de la distribución, deberá solicitar una distribución para aceptar las tareas de distribución. Cuando solicite una distribución, la distribución aparece en el widget Distribución y podrá realizar acciones de aceptación de la distribución. En el widget Relaciones, haga clic con el botón derecho en una distribución y seleccione Solicitar esta distribución. Actualizar la lista de distribuciones Actualizar el widget Distribuciones para ver el contenido enviado para la revisión. En el widget Distribución, haga clic en el botón del menú situado en la pestaña del widget y seleccione Actualizar. Aceptar o rechazar una distribución Aceptar o rechazar distribuciones. En el widget Distribución, haga clic con el botón derecho en una distribución y seleccione Aceptar o Rechazar. Detener una distribución La persona que ha solicitado una distribución puede detener una distribución actualmente en curso. En el widget Relaciones, haga clic con el botón derecho en una distribución con la descripción En preparación y seleccione Detener esta distribución. Envío de contenido por correo electrónico desde D2 1. Haga clic con el botón derecho en uno o más contenidos y seleccione Enviar correo. D2 Client no muestra la opción de menú si el contenido seleccionado no tiene un enlace inteligente o si no hay ningún servidor de correo configurado. 2. Rellene el formulario de correo electrónico tal como se describe en la tabla siguiente: Campo Descripción Para Utilice los controles de la lista para agregar o quitar usuarios y grupos de la lista de destinatarios. Si se lo permiten las configuraciones del administrador, puede agregar manualmente direcciones de correo electrónico haciendo clic en Agregar direcciones de correo electrónico. 110 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Uso de ciclos de vida y flujos de trabajo Campo Descripción Asunto Escriba o edite el asunto del correo electrónico. Es posible que los administradores hayan configurado un asunto de plantilla. Mensaje Escriba o edite el cuerpo del correo electrónico. Es posible que los administradores hayan configurado un cuerpo de plantilla. D2 enumera automáticamente las direcciones URL inteligentes del contenido seleccionado en el campo Mensaje. Si ha seleccionado varios contenidos, la lista incluye el atributo object_name como una etiqueta para cada enlace. Si D2 se implementa en una dirección IP como http//10.20.30.40:8080/D2 en lugar de un dominio o nombre de host, Microsoft Outlook puede indicar el mensaje de correo electrónico resultante como intento de suplantación de identidad (phishing). 3. Seleccione Adjuntar archivo al correo electrónico para incluir el contenido seleccionado como un archivo anexo. Al seleccionar esta opción no se quita la lista de direcciones URL inteligentes del cuerpo del correo electrónico. D2 oculta esta opción si ha seleccionado una carpeta, si ha seleccionado más de un contenido o si los administradores han deshabilitado los anexos. Si ha seleccionado Adjuntar archivo al correo electrónico, seleccione el Formato de copia del contenido anexo. 4. Haga clic en Enviar. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 111 Capítulo 8 Solución de problemas Este capítulo contiene los siguientes temas: • Contraseña de usuario incorrecta al abrir PDF protegido por contraseña con configuración de vista de C2 • El nombre de paquete de flujo de trabajo es nulo o está vacío • Error de JavaScript al intentar acceder • Problemas conocidos para acceder a D2 Client en iOS de Mac y Apple Safari Contraseña de usuario incorrecta al abrir PDF protegido por contraseña con configuración de vista de C2 Problema Configure una configuración de vista con C2. Importe un archivo PDF protegido mediante contraseña. Haga clic con el botón derecho en el archivo importado y seleccione Ver. D2–Downloader muestra el error Contraseña de usuario incorrecta. Causa C2 no es compatible con archivos PDF protegidos mediante contraseña. Resolución Utilice Ver contenido original para los archivos PDF protegidos mediante contraseña. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 113 Solución de problemas El nombre de paquete de flujo de trabajo es nulo o está vacío Problema El error El nombre del paquete es nulo o está vacío aparece al intentar enviar un contenido a un flujo de trabajo sin anexar un paquete cuando se solicita. Cuando se intenta enviar el contenido al flujo de trabajo de nuevo con un paquete anexado sigue apareciendo el mensaje de error. Causa Se ha utilizado una plantilla de flujo de trabajo incorrecta para crear el flujo de trabajo. Resolución Notifíquelo a su administrador. Error de JavaScript al intentar acceder Problema Un error de JavaScript le impide tener acceso a D2. Causa En Internet Explorer, la opción Dejar que Internet Explorer decida aplicable a los elementos emergentes no está seleccionada. Resolución Vaya a Herramientas > Opciones de Internet y seleccione Dejar que Internet Explorer decida. Si no tiene el privilegio para cambiar esta configuración, agregue ?newWindow=false al final de la URL de D2. Por ejemplo, http://<dirección del servidor>/D2?newWindow=false 114 EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario Solución de problemas Problemas conocidos para acceder a D2 Client en iOS de Mac y Apple Safari Debido a los problemas sobre el modo en el que Apple Safari gestiona los problemas de latencia de red, se pueden producir los siguientes problemas al acceder a D2 Client en el iOS de Mac y Apple Safari: • Las galerías de áreas de trabajo y de widget no aparecen y tocar en la ventana correspondiente solo hace que la barra de título parpadee rápidamente. • La expansión de una carpeta en el widget Explorador del repositorio puede tardar más tiempo de lo esperado y ocasionalmente puede dar como resultado un cuadro de diálogo de Error 0 de D2. En ocasiones, esto impide la recuperación de datos y le fuerza a borrar las memorias caché y las cookies de Safari antes de volver a iniciar sesión en D2 Client. • Los elementos del menú para agregar o quitar un widget de una pestaña o grupo de acordeón pueden desaparecer. Debe actualizar la página para restaurar los elementos del menú. EMC Documentum D2 Versión 4.5 Guía del usuario 115
