DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN LUGAR, FECHAS Y HORARIOS

DESCRIPCIÓN
El Fòrum Gastronòmic, que se celebra desde 1999, es el punto de encuentro de los
profesionales y amantes de la gastronomía. Cuenta con un espacio ferial que desde su
inicio ha sido un excelente escaparate de las novedades del sector y una magnífica
plataforma comercial. Una oportunidad única para establecer contacto directo con sus
clientes o captar nuevos.
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T. 93 883 30 45
ORGANIZACIÓN
Fòrum Gastronòmic T. 93 883 30 45 [email protected]
LUGAR, FECHAS Y HORARIOS
Ubicación: Recinte Palau de Fires i Palau de Congressos de Girona (Passeig de la
Devesa 34)
Celebración: del 15 al 17 de noviembre de 2015
Visitantes: de 10 a 20h
Expositor: el 15 y 16 de 9 a 21h y el día 17 de 9 a 22h
Durante estos horarios, los expositores deben mantener sus stands abiertos y como
mínimo con una persona de atención al público.
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T. 972 213 234
www.trevisani.es
[email protected]
T. 981 592 333
CONDICIONES Y PLAZOS DE PAGO
Una vez aceptado el contrato de participación, se deberá
abonar la cuota (210 ) más el 10% del importe total de la
factura mediante RECIBO BANCARIO DOMICILIADO. El
resto se abonará según los acuerdos vencidos establecidos.
Si el día de pago de la empresa fuese otro, nos
adaptaremos a la fecha propuesta siempre que se
cumplan los plazos.
Para inscripciones realizadas fuera del territorio español los
pagos deberán realizarse mediante transferencia bancaria.
El departamento de administración les facilitará el número
de SWIFT e IBAN correspondientes.
Pagos
Es condición imprescindible para participar en el FÒRUM
GASTRONÒMIC GIRONA 2015 haber cumplido con las
condiciones y plazos de pago de las facturas: stands,
complementos y servicios. En el caso de no hacerse en los
plazos establecidos, el expositor perderá todos los derechos
sobre el espacio reservado y este quedará a disposición de
la organización.
CONDICIONES GENERALES
SOLICITUD Y CONFIRMACIÓN
Las empresas que quieran exponer en el FÒRUM
GASTRONÒMIC GIRONA 2015 tendrán que enviar a la
organización el formulario de participación
debidamente rellenado, firmado y sellado.
La organización no autorizará la participación en la feria ni
la ocupación del espacio hasta que no haya recibido el
justificante íntegro de pago de las facturas.
ADJUDICACIÓN DE ESPACIOS
Fòrum Gastronòmic Girona 2015 no atenderá ninguna
solicitud de participación si no se ha efectuado el pago
de la cuota de participación correspondiente.
La organización resolverá las solicitudes presentadas según
el orden de criterios siguiente:
Fecha de la solicitud
Pago de la solicitud
Superficie solicitada
Sector de actividad
TARIFAS
Modificaciones
Cuota de inscripción: 210 (incluye seguro RC)
Alquiler de espacio hasta 20 m2: 225 /m2
De 20 a 40 m2, el espacio tendrá un coste de 200 /m2
A partir de 41m2: 120 /m2 (se contará a 120 a partir
del 41, los previos, de 1 a 40, se calcularán con los
precios especificados anteriormente)
Coste montaje stands:
Stand libre construcción: 8 /m2
Stand modular: 26 /m2
(Estos precios no incluyen IVA)
Estas tarifas incluyen los siguientes servicios:
Espacio
El alquiler del espacio contratado.
Servicios generales de iluminación, climatización y
vigilancia.
Entrega de pases de montaje y expositores
(4 pases por expositor por cada 10 m2 contratados).
Invitaciones según superficie contratada (50 por
cada 10 m2).
Presencia del nombre comercial en todos aquellos
elementos en los que se publique la relación de
expositores.
Stand modular
Cuadro eléctrico y un enchufe por stand.
50 w/m2 para iluminación.
50 w/m2 de libre disposición (monofásico)
Moqueta
Rotulación del nombre comercial.
Paredes modulares.
Iluminación básica
La organización se compromete a estudiar todas las
reclamaciones y a buscar, siempre que sea posible, una
alternativa que beneficie al expositor.
La organización se reserva el derecho, por necesidad o
fuerza mayor, de modificar la superficie y/o el espacio
adjudicado en cualquier momento, sin ningún tipo de
indemnización ni compensación para el expositor.
Excepto autorización escrita por parte de la organización,
el expositor no puede ceder, subcontratar o compartir el
espacio asignado.
CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN
SERVICIOS GENERALES
Este apartado describe los servicios generales incluidos en
la tarifa del FÒRUM GASTRONÒMIC GIRONA 2015.
La organización pondrá a disposición de los participantes
un dossier de complementos, a través del cual los
expositores podrán contratar los servicios adicionales.
VIGILANCIA
La organización se hará cargo de la seguridad general del
recinto las 24 horas del día, pero no se hace responsable,
en ningún caso, del material y los objetos depositados por
los expositores en sus stands. El servicio de vigilancia se
iniciará el 13 de noviembre a las 20h y finalizará el 18 de
noviembre a las 20h. Los expositores tendrán que ocuparse
de la vigilancia de su stand y del material expuesto,
durante las horas de apertura de la Feria y durante el
montaje y desmontaje.
El personal de vigilancia de la Feria no puede aceptar
ningún trabajo o encargo de los expositores. La
organización no se hace responsable de las órdenes dadas
y aceptadas contrariamente a esta disposición.
LIMPIEZA
La organización se encargará de la limpieza general del
recinto y las instalaciones durante la Feria (pasillos, zonas
comunes, recogida de contenedores, recogida selectiva del
cristal,...). La limpieza específica de cada stand durante el
montaje, los días de la Feria y el desmontaje irá a cargo del
expositor.
MONTAJE Y DESMONTAJE
MONTAJE
El horario de montaje de los stands será:
Stands libre construcción: 10 ,11, 12 y 13 de noviembre, de
8 a 20h
Stands modulares: 12 y 13 de noviembre, de 8 a 22h
A partir del 14 de noviembre a las 14h se limpiará el
recinto.
El montaje fuera del horario establecido tendrá un coste de
25€/h.
DESMONTAJE
El horario de desmontaje de los stands será:
El día 17 de noviembre de 20 a 22h (únicamente material
expuesto)
El día 18 de noviembre de 8 a 20h
Queda terminantemente prohibido iniciar el desmontaje de
los stands antes de las 20h del día 17.
Todos los stands deberán quedar totalmente desmontados y
con los elementos y mercancías retiradas a las 20 horas del
18 de noviembre de 2015.
La organización no permitirá actividades de montaje o
desmontaje fuera de los horarios establecidos.
En el desmontaje, el expositor está obligado a retirar todos
los materiales de construcción, objetos y accesorios de los
stands sin excepción a fin de dejar el espacio de exposición
en su estado original.
La organización podrá hacer lo que considere oportuno con
los objetos que queden abandonados. En el caso de que se
dejen residuos o basura una vez finalizado el período de
desmontaje, el expositor responsable tendrá que abonar a
la organización un canon de 50€/ m2 + IVA en concepto de
limpieza final, que tendrá que liquidar cuando reciba la
factura correspondiente.
PERSONAL Y PASES
Los pases a FÒRUM GASTRONÒMIC GIRONA 2015 son
personales e intransferibles.
PASES DE EXPOSITOR
Los expositores recibirán gratuitamente 4 pases por cada
10m2 contratados.
Estos pases permiten acceder al recinto durante el
transcurso de la feria y durante las jornadas de montaje y
desmontaje. La recogida se realizará en el mismo recinto a
partir del día 12 de noviembre en el punto de atención al
expositor.
DISEÑO DE LOS STANDS
El expositor tendrá que remitir a la organización un plano
del diseño de su stand para su aprobación antes del 2 de
octubre.
La altura máxima permitida del stand es de 3 metros.
Cualquier stand o elemento que supere esta altura deberá
ser consultado previamente a la organización para su
aprobación No se podrán utilizar para uso propio las
paredes de los stands adyacentes.
La exhibición de ornamentos decorativos no podrá
sobrepasar, en ningún caso los límites del stand. En caso de
no cumplir la normativa de la feria, la organización se
reserva el derecho de rechazar aquellos montajes o
materiales que considere impropios, o aquellos productos
que puedan significar un peligro para los visitantes o el
personal.
ACTIVIDADES DE ANIMACIÓN
Los expositores tendrán que informar a la organización de
las actividades programadas, descripciones y horarios,
animaciones, efectos visuales, sonoros, ruidos y música, que
quieran difundir a través de la megafonía o en su propio
stand. Todas estas acciones tendrán que autorizarse desde
la organización, la cual se reserva el derecho a limitar,
prohibir, restringir o suspender cualquier actividad, si cree
que puede interferir en el buen funcionamiento de la feria
sin que el expositor tenga derecho a reclamar ninguna
indemnización.
ACCIONES PROMOCIONALES
Queda totalmente prohibida, toda acción promocional y
publicitaria, fuera de los límites del propio stand, sin el
consentimiento de la organización.
IMAGEN DE MARCA
La organización tiene derecho a utilizar el nombre del
expositor y la imagen de la marca o logo en todos aquellos
actos de promoción y comunicación de la feria, antes,
durante y después del Fòrum.
La organización tendrá derecho a fotografiar y/o filmar las
instalaciones, los stands y todos los productos expuestos, y a
utilizarlos en cualquiera de sus soportes comunicativos
(Web, elementos gráficos, publicaciones del Fòrum, videos
promocionales, etc.)
VENTA DIRECTA Y DEGUSTACIÓN
La organización permite la venta directa y las
degustaciones, las cuales se podrán regalar o hacer pagar
según el criterio de cada expositor. Aun así, queda
totalmente prohibida la venta y el servicio de alcohol a
menores de 18 años.
SEÑALIZACIÓN Y ACCESOS
En todo momento se respetará la ubicación de los
elementos de señalización, aparatos contra incendios,
alarmas, salidas de emergencia, cajas de luces y pasillos.
Queda totalmente prohibido utilizar las salidas de
emergencia como entradas y salidas del recinto. Una vez
iniciada la feria, las puertas de emergencia sólo podrán ser
utilizadas en casos justificados.
RECEPCIÓN DE MERCANCIAS
Las empresas participantes se harán cargo de las
mercancías destinadas a ellos y a su posterior almacenaje.
En los envíos que se hagan al recinto es obligatorio hacer
constar el nombre de la empresa, la persona de contacto y
el número de stand. La organización facilitará un espacio
de almacén al expositor que lo necesite (ver catálogo de
complementos) pero no se hace responsable de pérdidas o
hurtos.
CANCELACIONES
La organización se reserva el derecho de modificar las
fechas y emplazamiento del FÒRUM GASTRONÒMIC
GIRONA 2015 por causas justificadas o de fuerza mayor.
En este caso la solicitud de reserva mantendría su validez.
Si el Fòrum no pudiese celebrarse por causas de fuerza
mayor no imputables a la organización, ésta no es
responsabilizará de los daños y prejuicios que se puedan
ocasionar.
PROTECCIÓN DE DATOS
En cumplimiento la Ley Orgánica de protección de datos
de carácter personal, el expositor tiene conocimiento de
que sus datos se incorporarán a los ficheros
automatizados de FÒRUM GASTRONÒMIC, SL e INCATIS,
SL. En todo momento podrá ejercer su derecho de
acceso, rectificación, oposición y cancelación,
poniéndose en contacto por escrito con la organización
ACUERDOS VERBALES Y RECLAMACIONES
RENUNCIAS E INCOMPARECENCIA
El expositor tiene que comunicar a la organización la
renuncia de participación en el FÒRUM GASTRONÒMIC
GIRONA 2015 con suficiente antelación. La baja o
cancelación del stand una vez contratado no da derecho
a la devolución del pago efectuado.
Cuando la renuncia se produzca dentro de un plazo
inferior o igual a 30 días de la celebración del evento, la
organización podrá reclamar el pago total del espacio,
aunque este espacio pueda ser ocupado por otro
expositor.
La incomparecencia del expositor al evento que no haya
sido comunicada a la organización con antelación podrá
ser motivo suficiente para interponer una demanda por
daños y perjuicios contra el expositor, sin que pueda
reclamar el pago ya efectuado.
FUERZA MAYOR
La organización podrá desalojar las diferentes zonas del
recinto de manera temporal o permanente, o posponer
y/o reducir la duración del evento por causas de fuerza
mayor que lo justifiquen, sin que el expositor pueda
reclamar daños y perjuicios.
Cualquier reclamación dirigida a la organización tendrá
que hacerse por escrito, incluidos los días de montaje y
del evento.
OTRAS MEDIDAS
La organización se reserva el derecho de adoptar
cualquier medida que mejore el funcionamiento y/o
mejore la protección de los derechos de los expositores y
los visitantes.
PLIEGO CONTRACTUAL
Todos los expositores, tienen que firmar el formulario de
solicitud de participación, confirman que entienden y
aceptan estas normas de participación.
Cualquier aspecto no previsto en estas normas será
regulado por la aplicación de las Normas Generales de
Participación del Fòrum Gastronòmic Girona.
Los servicios no incluidos podrán ser contratados
directamente a través del Departamento Comercial (Tel.
93 883 30 45 y 972 213 234) según tarifas que se
incluyen en el catálogo de servicios.
EXCLUSIÓN DEL EVENTO
La organización podrá expulsar a aquellos expositores
que incumplan gravemente o de forma repetitiva las
condiciones generales de participación, sin que estos
tengan derecho a ninguna reclamación.
SEGUROS
La organización ha contratado un seguro obligatorio de
responsabilidad civil y daños materiales. Los expositores
interesados en contratar una póliza de seguro por robo,
pérdida o daños tendrán que contratarla individualmente
con la compañía que deseen.
PROPIEDAD INTELECTUAL
El expositor se hará cargo de los derechos de propiedad
intelectual de cualquier tipo que puedan derivarse de la
utilización de música, sonido y/o imágenes, tanto de su
stand como del material que haya cedido a la
organización.
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DEPARTAMENTO COMERCIAL:
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