E CLUB XCELL E PR Perito en el Proceso Club Excelente: Guía del Facilitador OCE SS E NC PRO Guía del Facilitador de PCE Pro Índice Visión general del programa e instrucciones para el facilitador Paso 1: ¿Por qué estamos aquí? PowerPoint diapositivas y notas correspondientes Paso 2: ¿Qué hace al club excelente? PowerPoint diapositivas y notas correspondientes Paso 3: ¿Cómo podemos determinar nuestras necesidades? PowerPoint diapositivas y notas correspondientes Paso 4: ¿Qué podemos hacer luego? PowerPoint diapositivas y notas correspondientes Recursos del participante Los participantes deben completar estos recursos antes o durante el taller del PCE. Actividades en grupo (pasos 1 a 4) Evaluación de las necesidades de la comunidad (paso 1) Encuesta ¿Cómo califica su club? (paso 2) Guía administrativa (paso 2) Lista de recursos (paso 3) Plan de acción (paso 4) Formularios Evaluación por los participantes Evaluación por el facilitador Proceso Club Excelente Pro La Asociación Internacional de Clubes de Leones le agradece haya aceptado nuestra invitación para servir como facilitador del Taller de Proceso Club Excelente. El PCE es una de las iniciativas de la asociación que más rápidamente está creciendo y más impacto está teniendo, y su éxito puede atribuirse directamente a líderes Leones como usted. Usted ha sido seleccionado para esta tarea porque ha demostrado su capacidad para motivar y orientar a los Leones cuando ha participado previamente impartiendo capacitación, instrucción en grupo y/o mejora del proceso. Como facilitador del PCE, tendrán tres responsabilidades distintas: Preparación Implementación Seguimiento Esta guía ha sido creada para ayudarle con cada una de sus tareas. Le proporciona una visión general del PCE, ofrece recursos y orientación en la preparación, le sirve como manual del facilitador durante los cuatro pasos del Taller de PCE, proporciona las herramientas que usted necesitará para ayudarnos a evaluar el programa e inicia la fase posterior al taller del programa. Esperamos que lo revise detenidamente antes del taller y le invitamos a que nos envíe sus preguntas y comentarios en cualquier momento. Atentamente, Departamento de Afiliación y Nuevos Clubes [email protected] Proceso Club Excelente Pro EL PROCESO CLUB EXCELENTE Visión general del programa El Proceso Club Excelente es un programa de talleres con el fin de mejorar la experiencia de los socios y servir mejor a la comunidad. El PCE puede llevarse a cabo en uno de dos formatos: PCE Lite o PCE Pro CEP Pro es un taller que es facilitado por un facilitador calificado y el CEP Lite es un taller que conduce un socio coordinador para todos los socios de su club. Cualquiera de los formatos ayudará al club a examinar las necesidades de su comunidad, analizar la experiencia de los socios, identificar los recursos que LCI dispone para el club, y elaborar un plan de acción para el desarrollo. La información que damos en la visión general del programa, aplica tanto al PCE Pro como al PCE Lite. El Proceso Club Excelente consiste de cuatro pasos que pueden estudiarse en una o cuatro sesiones. Cada sesión del taller puede llevarse a cabo en una reunión del club, periodo de reflexión u otra reunión. Los participantes del PCE completarán varias actividades a través del Manual de Trabajo que pueden ordenar a LCI o bajar del sitio web de LCI. Como parte del CEP, los clubes deben hacer la Evaluación de las Necesidades de la Comunidad, y completar la encuesta ¿Cómo Califica su Club? El facilitador del CEP, podría requerir que los participantes completen esas tareas antes de comenzar el taller. Este es un breve resumen de lo que el León participante logrará durante un taller de PCE. Paso Uno: ¿Por qué estamos aquí? (45-60 minutos) Reconocer lo que los Leones han logrado Hablar de lo que su club puede conseguir en el futuro Identificar las necesidades de la comunidad no cubiertas Programar una Evaluación de las necesidades de la comunidad Paso 2: ¿Qué hace al club excelente? (75-90 minutos) Completar la encuesta ¿Cómo Califica su Club? Determinar las características de un club excelente Identificar los obstáculos para alcanzar la excelencia del club Analizar las maneras de mejorar la eficacia del club Paso 3: ¿Cómo podemos determinar nuestras necesidades? (45-60 minutos) Paso 4: ¿Qué podemos hacer luego? (45-60 minutos) Estudiar la Evaluación de las Necesidades de la Comunidad Estudiar la encuesta ¿Cómo Califica su Club? y las respuestas. Identificar los recursos de LCI que ayudan a los clubes a alcanzar la excelencia Fijar metas para el futuro Crear planes de acción para alcanzar las metas Proceso Club Excelente Pro Responsabilidades del facilitador de PCE Pro Como facilitador del PCE Pro, usted debe familiarizarse con los materiales y con las técnicas y habilidades de instrucción, a fin de llevar a cabo un taller interactivo y eficaz; proporcionar información de seguimiento que pueda usarse como base para mejorar el programa; y asesorar y supervisar la participación del club después del taller Preparación Hay diferentes maneras de prepararse como facilitador del PCE Pro. Confiamos en que haya completado o vaya a completar la capacitación para facilitadores en su distrito o distrito múltiple. Esta capacitación puede realizarse en persona en un evento programado o a través de un seminario web. En la mayoría de los casos, la capacitación la lleva a cabo un coordinador GLT y puede incluir: Generalidades de las tres responsabilidades: o Preparación o Puesta en práctica o Seguimiento Un examen de cada uno de los recursos que se usa en el taller y que incluyen: o Evaluación de las Necesidades de la Comunidad (Paso 1) y resultados o "¿Cómo califica su club?" (Paso 2): o Recursos para servicio, comunicación, aumento de socios, desarrollo de clubes y liderato. El estudio del concepto de plan de acción y discusión acerca del plan como guía hacia el éxito del club. Un vistazo al proceso de evaluación y tareas de seguimiento que el facilitador debe realizar Revisión de las características del aprendizaje del adulto para satisfacer a su audiencia Además de la capacitación formal, todos los facilitadores del programa, principiantes o experimentados, pueden utilizar los varios recursos y herramientas para prepararse mejor. Los recursos siguientes pueden ayudar a asegurar que el taller tenga resultados satisfactorios: 1. Guía del Facilitador del PCE Pro– Pasos 1 a 4. Estas secciones de la guía proporcionan el libreto que se sugiere para cada una de las sesiones, para acompañar la presentación de PowerPoint del taller. Esta guía contiene todas las presentaciones y actividades que los participantes deben completar. Estudie el libro de trabajo del participante antes de llegar al taller. Si está familiarizado con el libro de trabajo podrá apoyar a los Leones participantes durante las sesiones. 2. Manual de Trabajo del Participante del PCE. El libro de trabajo es un componente clave del PCE. Permite que cada individuo León participe de pleno en el PCE. Estudie el libro de trabajo del participante antes de llegar al taller. Si está familiarizado con el libro de trabajo podrá apoyar a los Leones participantes durante las sesiones. 3. Centro de Recursos de Liderato en línea. El Centro de Recursos de Liderato del sitio Web de la asociación contiene cursos en línea, presentaciones y consejos, y en algunos casos seminarios web sobre diferentes temas que pueden mejorar las habilidades del facilitador. Incluyen conceptos como: motivación, entrenamiento, gestión de reuniones, hablar en público, fijación de metas y planificación de la acción, resolución de conflictos, programa de mentores y cómo crear y usar PowerPoint en una presentación. 4. Institutos y Seminarios. Los Leones que deseen capacitar a otros Leones a largo plazo, pueden beneficiarse de asistir al Instituto de Capacitación Docente. Las fechas y lugares de estos institutos están disponibles en el sitio web de LCI. Proceso Club Excelente Pro Implementación Como facilitador usted impartirá información. También debe alentar al club a examinar y discutir sus necesidades; servirle de entrenador para determinar las soluciones y las metas. Al final del taller, deben haber elaborado planes de acción para atender las necesidades del club y las de la comunidad. Con su apoyo ayudará al club a alcanzar la excelencia. A continuación se ofrece un resumen breve de algunos de los temas y tareas que encontrará en cada uno de los cuatro pasos del taller: Pasos Paso 1: (45-60 minutos) Tema principal a cubrirse Evaluación de las necesidades de la comunidad Tareas En el paso 1, usted guiará a los participantes a través de la Evaluación de las necesidades de la comunidad e identificarán dichas necesidades. Como facilitador, usted debe recibir todas las evaluaciones y estudiar los resultados, para presentarlos al club en el Paso 3. Al final del Paso 1 en la Guía del Facilitador, se da más información sobre este proceso. En el paso 2, guiará a los participantes para que completen la encuesta ¿Cómo califica su club? Paso 2: (75-90 minutos) Como facilitador, usted debe recibir todas las encuestas para presentarlas al club en el Paso 3. Al final del Paso 2 en la Guía del facilitador, se da más información sobre este proceso. ¿Cómo califica su club? Como facilitador, tendrá que pedir a los participantes que completen la Evaluación de las necesidades de la comunidad y la encuesta ¿Cómo califica su club? antes de que comience el taller de PCE. Esto es especialmente importante si se van a completar en un solo día los cuatro pasos del proceso. Paso 3: (45-60 minutos) Paso 4: (45-60 minutos) Selección de recursos Identificación de metas y creación de planes de acción En el paso 3, revisará la Evaluación de las necesidades de la comunidad y la encuesta ¿Cómo califica su club? Los participantes, al revisar la Evaluación de las necesidades de la comunidad y la encuesta ¿Cómo califica su club? ya completadas, pueden encontrar áreas que pueden mejorar. Terminará el paso 3 considerando recursos que pueden usarse para lograr la excelencia. En el paso 4, enseñará a los participantes cómo formular las metas y planes de acción. Pedirá a los participantes que se pongan de acuerdo sobre los planes de acción y luego lleven a cabo dichos planes como club una vez haya concluido el taller. Proceso Club Excelente Pro Seguimiento Su papel como facilitador no termina cuando concluye el Paso 4. Se le pedirá que complete una evaluación del programa y también que proporcione el formulario de evaluación a cada uno de los participantes y los recoja una vez completados. Cada evaluación hecha por el participante es para uso de usted. Si hay algunos pasos en particular que fueron valiosos o difíciles para los participantes, informe a LCI [email protected]. La evaluación que usted haga del programa nos ayudará a examinar el contenido del taller, la eficacia de los materiales y en general, el enfoque del programa. Confiamos que proporcionará a LCI una evaluación sincera del taller tal y como lo ve. Envíe su formulario de evaluación a LCI, por correo electrónico o fax. Prepare un informe de las metas, planes de acción y las evaluaciones de los participantes y envíe a los miembros del GLM y GLT correspondientes. La evaluación que completa cada participante valora tanto el contenido del taller como su desempeño como facilitador. También contiene una sección donde se pide a los socios del club que comenten sobre las herramientas y recursos que se les proporcionaron y el nivel de confianza que tienen de que su club completará el programa y alcanzará las metas. Usaremos los comentarios que usted haga a LCI, para determinar si el taller organizado y presentado ha facilitado las herramientas y directrices que necesita el club para alcanzar excelencia. Además, estas evaluaciones servirán para orientar al representante del GMT que servirá de mentor y apoyará al club en el logro de sus planes de acción después del taller. Se espera que usted estudie las metas, planes de acción y evaluaciones de todos los participantes. Recuerde que el PCE es un proceso. Los clubes se animan con los nuevos programas y materiales, pero a menudo les cuesta completar el material, llevar adelante los planes con resultados satisfactorios o crear planes nuevos cada año. Un club que haya completado el taller del PCE debe poder completar los planes de acción año tras año—mucho después de finalizado el taller del PCE. Proceso Club Excelente Pro PASO 1: ¿POR QUÉ ESTAMOS AQUÍ? Diapositiva 1: Bienvenida al taller Dé la bienvenida y explique por qué se ha prestado como voluntario para apoyar la formación y el mantenimiento de los clubes excelentes. Si algunos de los participantes no se conocen entre ellos, pídales que se identifiquen y expliquen por qué han decidido participar. Anote las razones en una hoja del rotafolios si lo desea. Diapositiva 2: Visión general del programa Explique lo que es el Proceso Club Excelente. Revise los temas que se cubrirán durante cada uno de los cuatro pasos y explique que habrá dos tareas. Indique cuándo espera que terminen las tareas y explique que los resultados se revisarán en el paso 3. Diapositiva 3: ¿Por qué estamos aquí? Estamos aquí el día de hoy para empezar el Proceso Club Excelente. La meta es trabajar juntos para buscar maneras de fortalecer nuestros clubes de Leones. En cada paso del programa, se presentarán algunos temas sobre los cuales se puede reflexionar y recursos que pueden utilizar. Les proporcionaré herramientas e instrucciones, pero se espera que sean ustedes los que trabajen y participen. Pueden optar por usar o no usar lo que discutimos. Se les apoyará durante todo el proceso, pero ¡al final todo dependerá de ustedes! Hay mucho que hacer en este paso y en los que le siguen, pero tengo la seguridad de que obtendrán resultados excelentes. Proceso Club Excelente Pro – Paso 1 Diapositiva 4: Objetivos del paso 1 En el paso 1, examinaremos la razón por la cual necesitamos esta presentación, por qué somos necesarios como Leones y cómo podemos servir mejor a la comunidad. Consejo para el facilitador: HACER CLIC para revelar cada viñeta y HACER CLIC para proseguir a la siguiente diapositiva. Diapositiva 5: ¿Por qué estamos aquí? Les voy a mostrar unas diapositivas con fotos de Leones sirviendo a sus comunidades. Disfruten de las fotos, pero piensen en cómo estos Leones tienen que ver con la razón por la cual hoy estamos aquí. Diapositivas 6 a 11: Serie de fotos Haga clic, para pasar de la diapositiva 5 a la 6. Después de la diapositiva 5, las diapositivas 6-11 avanzarán por sí solas. El programa de diapositivas terminará en la número 11. Presionar "IR" para continuar con la diapositiva 12. Diapositiva 12: ¿Por qué estamos aquí? Estamos aquí como Leones para servir a nuestra comunidad. Estamos aquí como líderes para hablar de su club actual, observar su comunidad y compartir lo que hayan notado sobre su club con otros socios. Estamos haciendo todo esto para servir de manera más eficaz. Han notado ustedes: • ¿Su club brinda menos servicios? • ¿Su club está teniendo pérdida de socios? • ¿Necesidades desatendidas en su comunidad? Proceso Club Excelente Pro – Paso 1 Consejo para el facilitador: CLIC para revelar el recuadro de texto azul y CLIC para pasar a la siguiente diapositiva. Diapositiva 13: Necesidades de la comunidad La Evaluación de las necesidades de la comunidad es una de las mejores maneras de revitalizar a un club. La evaluación les permitirá ver si están cubriendo las necesidades de la comunidad, y el celebrar y continuar añadiendo servicios exitosos. Cada comunidad tiene necesidades individuales y no hay dos comunidades que tengan las mismas necesidades. Como miembros de la comunidad, los Leones están especialmente calificados para cumplir con esas necesidades. Diapositiva 14: Actividad en grupo 5-10 minutos Pídale a los participantes que piensen en las necesidades de su comunidad y que anoten tres de ellas en su libro de trabajo. Pida a algunos de los participantes que compartan alguna necesidad de su comunidad con el grupo y vaya anotando tales necesidades en una hoja del rotafolios. Diapositiva 15: Ejemplo de necesidades de la comunidad Consejo para el facilitador: CLIC para revelar el recuadro de texto azul y CLIC para pasar a la siguiente diapositiva. Pídale a los participantes que compartan con el grupo las necesidades que piensan que no se están atendiendo actualmente en su comunidad. Pregunte acerca de las herramientas que pueden utilizar los participantes para identificar las necesidades de la comunidad. Explique cómo la Evaluación de las necesidades de la comunidad puede ayudarles a determinar cuáles son estas necesidades. Proceso Club Excelente Pro – Paso 1 Muestre la diapositiva 16 para más información. Diapositiva 16: Evaluación de las necesidades de la comunidad Consejo para el facilitador: CLIC para revelar cada viñeta y CLIC para proseguir a la siguiente diapositiva. Usted puede determinar si sus proyectos de servicio están cubriendo las necesidades con la Evaluación de las necesidades de la comunidad. La evaluación realizada será muy valiosa para su club porque: Le pregunta a los líderes de la comunidad cuáles son sus necesidades. Le pregunta a los encuestados cómo piensan que se debiera cumplir con esas necesidades. Pregunta si hay carencias o si se duplican los servicios que se necesitan. Pregunta si la comunidad está consciente de los servicios que se ofrecen. Requiere que su club “acepte” la planificación, el análisis. El programa evalúa sus servicios & las necesidades de la comunidad. Si los participantes no han completado una Evaluación de las necesidades de la comunidad, pudieran tener que hacerlo ahora. (Si se presentan en un solo día los cuatro pasos del PCE, la Evaluación de las necesidades de la comunidad debe completarse antes del comienzo del Taller de PCE y los resultados se discutirán en el Paso 3). Si los participantes no han completado la la Evaluación de las necesidades de la comunidad, pídales que lo hagan para estudiar los resultados en el Paso 3. Usted pudiera desear revisar una copia de la Evaluación de las necesidades de la comunidad con los participantes si ellos la tienen que llenar. Indique a los participantes que el folleto contiene todo lo que el club necesita para llevar a cabo la evaluación. Resuma los ocho pasos de la Evaluación de las Necesidades de la Comunidad. Muestre la diapositiva 17: ¿Qué pasaría...? Hablemos sobre cómo es su club en la actualidad. Pregúntese, “¿Qué pasaría si mi club tiene Leones satisfechos y más socios nuevos?” Proceso Club Excelente Pro – Paso 1 Diapositiva 18: ¿Qué pasaría si…? (a nivel del club) Consejo para el facilitador: CLIC para revelar cada punto y CLIC para pasar a la siguiente diapositiva. ¿Sería diferente su club si tuviera más socios? ¿Podría atender más necesidades? ¿Podría recaudar más fondos para ayudar a los necesitados? ¿Podría su club ayudar a más personas? Dedicar 10-15 minutos para discutir y pedirle a los participantes que respondan a las preguntas que aparecen en la diapositiva. Diapositiva 19: ¿Qué pasaría si...? Consejo para el facilitador: CLIC para revelar cada punto y CLIC para pasar a la siguiente diapositiva. Es cierto que los Leones están aquí para servir a su comunidad. Siempre debemos preguntarnos, “¿Cómo podemos servir mejor?” Pregúntese, ¿“Cómo puedo servir mejor? ¿Estoy satisfecho con mi club?” ¿Qué pasaría si usted si usted se sintiera más satisfecho con su club? ¿Se sentiría más animado a invitar a otras personas? ¿Se sentiría más motivado para participar en más proyectos de servicio y en las reuniones? Diapositiva 20: Esto concluye el Paso 1 Como Leones, ustedes marcan la diferencia. Atienden las necesidades de la comunidad, se divierten con su servicio y lo pasan bien con sus compañeros Leones. Todos sabemos que las necesidades de la comunidad son muchas. Su club de Leones debería estar listo para atender todas las necesidades y para tener éxito por el bien de la comunidad. Puede continuar y pasar al Paso 2; no obstante, si lo va a dejar para la próxima ocasión, informe a los participantes los pormenores de la próxima sesión del taller. Indique claramente el día, la hora y el lugar de la reunión. Explique cuándo desea que completen la Evaluación de las necesidades de la comunidad. Si lo desea puede dar una breve explicación del Paso 2. En el paso 2, discutirán las cinco características de los clubes excelentes. Proceso Club Excelente Pro – Paso 1 PASO 2: ¿QUÉ HACE EXCELENTE AL CLUB? Diapositiva 1: Bienvenida al Paso 2 Bienvenidos al segundo paso del taller de PCE: ¿Qué hace al club excelente? Diapositiva 2: Objetivos del paso 2 Consejo para el facilitador: CLIC para mostrar punto por punto. En el paso 2, discutiremos cómo puede ser excelente un club. Evaluaremos las situación actual de su club, por medio de las respuestas a la encuesta ¿Cómo califica su club?, y hablaremos de las características que distinguen a un club excelente. Hablaremos también, de los factores que nos impiden alcanzar la excelencia, y comenzaremos a considerar las maneras de mejorar la eficiencia del club. Diapositiva 3: Resultados de la encuesta ¿Que es lo que hace que un club sea excelente y como alcanzamos la excelencia? El escuchar las opiniones de los socios del club, es el primer paso hacia la excelencia, determinar si están satisfechos y las áreas que hay que mejorar. Si escuchan a sus socios, esto les guiará para tomar el siguiente paso. Alguien les dirá que quieren mejorar los proyectos de servicio, la comunicación, las prácticas de aumento de socios, la capacitación de liderato, el desarrollo del club o las operaciones del club. Si los escucha, sabrán que desafíos deben superar. Miren estos ejemplos de opiniones de Leones reales. Consejo para el facilitador: CLIC para mostrar punto por punto el contenido de la diapositiva. Pida voluntarios para leer los comentarios. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Diapositiva 4: La encuesta, ¿Cómo califica su club? Usen la encuesta ¿Cómo califica su club? para determinar si los socios están satisfechos y que mejoras hay que hacer al club. ¿Cuántos de ustedes conocen la encuesta ¿Cómo califica su club? Pregunte si alguien desea explicar cómo ha usado esta herramienta. Si alguno de los participantes ha tenido una experiencia negativa, explique que a menudo esto se debe a que reunimos datos pero luego no planeamos las medidas pertinentes. Diapositiva 5: Encuesta ¿Cómo califica su club? Consejo para el facilitador: CLIC para revelar el recuadro de texto azul. La encuesta ¿Cómo califica su club? puede ayudarles a descubrir el estado del club ya que revela los puntos fuertes y débiles. Al escuchar las opiniones de los socios, el club obtendrá nuevas ideas e identificará las áreas que deben mejorarse. Si los participantes no han completado todavía la encuesta ¿Cómo califica su club?, explique que deben hacerlo para revisar los resultados en el paso 3. Las encuestas pueden completarse durante una reunión del club. Explique que hay una copia de la encuesta ¿Cómo califica su club? en cada Libro de trabajo de los participantes en el PCE. Dé a los participantes unos minutos para hojear la encuesta y hacerse una idea de cómo está organizada. Si está trabajando con un club completo, en lugar de representantes del club, puede aconsejar al club que nombre a una persona o un comité para distribuir la encuesta y reunir e interpretar los resultados. La persona que reúna los resultados debe usar la Guía administrativa de ¿Cómo califica su club? que se ofrece en el libro de trabajo de los participantes. También pueden usar el Formulario de resumen de ¿Cómo califica su club? que se ofrece en el libro de trabajo de los participantes. Es buena idea revisar la guía administrativa y el formulario de resumen con la persona o comité designado. Informe a los participantes que la encuesta también puede pedirse a LCI y descargarse del sitio Web de la asociación y puede copiarse. Si lo desea, puede explicar la encuesta ¿Cómo califica su club? más a fondo, informe a los participantes que cada una de las cinco secciones de la encuesta tiene preguntas específicas. A los socios que participan en la evaluación se les pide que califiquen el club con una puntuación numérica para cada pregunta. Además de las preguntas específicas, al final de la encuesta se incluye espacio para que los comentarios de los participantes. Esto toma un poco más de tiempo, pero sus comentarios son a menudo la parte más valiosa de la encuesta. Sus comentarios personales son los mejores indicativos de los problemas que hay en su club. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Diapositiva 6: ¿Por qué estamos aquí? Como personas, profesionales y Leones nos afanamos para alcanzar la excelencia. En mi experiencia, todos los Leones quieren que su club sea lo más fuerte y pujante posible. Todos queremos marcar la diferencia con nuestro servicio. Queremos que nos conozcan en la comunidad por la buena labor que realizamos y queremos marcar la diferencia a través del servicio. ¿Qué características creen que tiene un club excelente? Pida a los participantes que den ejemplos de las características que tiene un club excelente y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Diapositiva 7: Características excelentes Para alcanzar la excelencia, primeros debemos saber su definición. Consejo para el facilitador; CLIC para mostrar cada característica. Aquí les muestro cinco características que LCI ha identificado en los clubes excelentes. LCI observó que los clubes exitosos en estas áreas son los pueden servir más eficazmente. Vamos a examinar cada característica para dar una definición y discutir como cada una aplica a su club. Diapositiva 8: Dispuesto al servicio ¿Qué significa dispuesto al servicio? Pida a los participantes que respondan y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Consejo para el facilitador: Las respuestas de los participantes podrían ser, servicio relevante a la comunidad, o estar conscientes de las necesidades del mundo. Esta es la definición que LCI da para dispuesto a servir. Cuando se den cerca de 3 respuestas, CLIC y pregunte a los participantes por qué es importante estar dispuesto a servir. Las respuestas en las diapositivas 8 a 12 serán diferentes. Es lo correcto. La experiencia de los socios es a veces lo más valioso para descubrir su conexión y experiencia personal con el servicio y otras características de los Leones. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Diapositiva 9: Buena comunicación ¿Qué significa la buena comunicación? Pida a los participantes que respondan y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Consejo para el facilitador: Las respuestas de los participantes podrían ser: La buena comunicación resulta en que la comunidad conozca al club de Leones La buena comunicación es que todos los socios estén informados de los proyectos y reuniones. La buena comunicación es que los clubes se mantenga en contacto con el distrito y LCI. La buena comunicación es que los líderes escuchen las preocupaciones de la comunidad y del club. Estas respuestas corresponden a la definición que da LCI de la buena comunicación. Cuando se den cerca de 3 respuestas, CLIC y pregunte a los participantes por qué es importante la buena comunicación. Las respuestas variarán. Diapositiva 10: Programa Permanente de Aumento de Socios ¿Qué significa tener un programa fuerte de aumento de socios? Pida a los participantes que respondan y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Consejo para el facilitador: Las respuestas de los participantes podrían ser: Concentrar el esfuerzo en atraer personas activas y enérgicas con interés en unirse en el servicio Atraer a socios que entiendan la necesidad de tener nuevos Leones para ayudar a atender las necesidades de la comunidad Estas respuestas corresponden a la definición que da LCI de un programa fuerte de aumento de socios. Cuando se den cerca de 3 respuestas, CLIC y pregunte a los participantes por qué es importante la buena comunicación. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Diapositiva 11: Retención de socios ¿Qué significa retención de socios? Pida a los participantes que respondan y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Consejo para el facilitador: Las respuestas de los participantes podrían ser: La retención significa asegurar que cada socio disfrute de su afiliación Los clubes promueven la participación, dan la bienvenida a las reuniones y ofrecen oportunidades para el desarrollo de los socios. Estas respuestas corresponden a la definición que da LCI a retención de socios. Cuando se den cerca de 3 respuestas, CLIC y pregunte a los participantes, ¿por qué la retención de socios es importante? Diapositiva 12: El liderato eficaz y las operaciones del club ¿Qué significa liderato eficaz? Pida a los participantes que respondan y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Consejo para el facilitador: Las respuestas de los participantes podrían ser: • • El liderato eficaz significa que cualquier León puede aspirar y ocupar puestos de liderato. Significa que el club facilita oportunidades para que los Leones se capaciten y se desarrollen como líderes. Estas respuestas corresponden a la definición que da LCI de un programa eficaz de desarrollo de liderato. Cuando se den cerca de 3 respuestas, CLIC y pregunte a los participantes por qué es importante el desarrollo de liderato eficaz. Cuando se den cerca de 3 respuestas, pregunte a los participantes por qué el liderato eficaz es importante para las operaciones del club. Pida a los participantes que respondan y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Las operaciones eficaces del club significan que los clubes están remitiendo oportunamente los informes requeridos. El remitir los informes a tiempo es importante para determinar los aspectos fuertes y los débiles de los clubes. Estas respuestas corresponden a la definición que da LCI de operaciones eficaces de club. Cuando se den cerca de 3 respuestas, CLIC y pregunte a los participantes por qué es importante que el club opere eficazmente. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Diapositiva 13: Actividades en grupo 10-15 minutos Un club podría confrontar muchos obstáculos en su camino hacia la excelencia. En sus libros de trabajo, anoten algunos obstáculos que confrontan para alcanzar la excelencia. Una vez que los participantes hayan anotado sus respuestas, pida voluntarios para que las compartan con el grupo. Anote las respuestas en el rotafolios para referencia futura. Todos los clubes confrontan desafíos porque sus socios son diversos. Dos socios pueden tener ideas diferentes de lo que significa el servicio. Algunos socios pueden pensar que se necesita más comunicación, mientras que otros piensan que hay demasiada comunicación. Estos desafíos pueden impedir la excelencia. Una manera de superar estos desafíos en su club, es escuchar a sus socios. Diapositiva 14: ¿Se dan los mismos comentarios en su club? (positivo) Pregúntese, “¿Son estos los comentarios que escucho en el club? ¿Digo estas cosas sobre mi club?” Pida voluntarios para leer los comentarios. Diapositiva 15: O, ¿son estos los comentarios que se escuchan en su club? Pregúntese, “¿Oigo comentarios de este tipo en el club? ¿Digo estas cosas sobre mi club?” Pida voluntarios para leer los comentarios. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Diapositiva 16: Cómo mejorar la eficiencia de su club Lo que aprendemos de los obstáculos hacia la excelencia y de las respuestas a la encuesta es que los clubes confrontan varios desafíos. Si ponemos atención especial a cada uno de los elementos de la eficacia del club, podemos superar los obstáculos. Diapositiva 17: Cómo mejorar la eficiencia de su club Examinemos cada uno de estos cinco elementos para ver cómo podemos adaptarlos a nuestra propia situación. En este momento, puede explicar la diferencia entre los 5 elementos para mejorar la eficacia del club y las 5 características de excelente usando los términos de desarrollo de club y retención como ejemplo. Las diapositivas anteriores hicieron referencia alas características excelentes, o a las cualidades de un club. Esta diapositiva hace referencia a los elementos que mejoran la eficiencia de un club y lo que puede hacer para ser excelente. Específicamente, un club excelente se caracteriza por la retención de socios. Los socios se retienen a través de la acción de desarrollo de club. Diapositiva 18: Proyectos de servicio En el Paso 1, les pedí que completaran una Evaluación de las necesidades de la comunidad. El propósito es usar sus evaluaciones para identificar las necesidades y poner en marcha proyectos relevantes para la comunidad. Si llevan a cabo una Evaluación de las necesidades de la comunidad por lo menos cada tres años, revisan sus programas todos los años, organizan nuevos proyectos de servicio y mantienen el equilibrio entre el servicio y la recaudación de fondos, el club tendrá un largo camino por delante. Discuta el punto descrito y pregunte a los participantes si tienen comentarios o saben de otros puntos que apliquen. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Diapositiva 19: Comunicación Es importante que el club se comunique regularmente con sus socios, distrito y con la Asociación Internacional. Puede informar a la comunidad acerca de los Leones por medio de la comunicación externa, y puede informar a los socios del club sobre los próximos proyectos de servicio y reuniones por medio de la comunicación interna. El libro de trabajo es un componente clave del PCE. Discuta el punto descrito y pregunte a los participantes si tienen comentarios o saben de otros puntos que apliquen. Diapositiva 20: Aumento de socios La razón por la que somos Leones es para servir a la comunidad. Han establecido que la comunidad tiene unas necesidades únicas, y a veces tiene más necesidades de las que el club puede atender. Es muy probable que en la comunidad haya otras personas ahora mismo que quieran servir como Leones. Puede que necesite más gente para atender todas las necesidades de la comunidad. Al lograr aumento de socios, su club podrá atender mejor esas necesidades y alcanzar la excelencia. Es importante tener un programa de aumento de socios, fijar metas y elegir un comité activo de aumento de socios. Discuta el punto descrito y pregunte a los participantes si tienen comentarios o saben de otros puntos que apliquen. Diapositiva 21: Desarrollo del club y la retención de socios Hemos establecido que el desarrollo del club es importante. Todos queremos que los socios se sientan satisfechos. La toma de juramento, la orientación, atención y evaluación son parte importante de la satisfacción y retención de los socios. Todos queremos participar en proyectos de servicio, usar bien el tiempo en las reuniones y sentirnos bien informados. El club puede hacer varias cosas para asegurar un desarrollo eficaz del club. Recuerde que la manera más fácil de retener socios es con el desarrollo. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Discuta el punto descrito y pregunte a los participantes si tienen comentarios o saben de otros puntos que apliquen. Muestre la diapositiva 22: Capacitación de líderes y operaciones de club El tener líderes fuertes y bien capacitados juega un papel importante en la excelencia del club. Su club debe encontrar maneras de desarrollar a nuevos líderes, para contar con sus habilidades para mejorar. Discuta el punto descrito y pregunte a los participantes si tienen comentarios o saben de otros puntos que apliquen. Diapositiva 23: Actividad en grupo 10-15 minutos Ahora hablaremos de cómo su club puede utilizar los recursos locales y de LCI para adquirir las características excelentes. Nos dividiremos en grupos y cada grupo tomará uno de los elementos. Preparen una lista de recursos (publicaciones, suministros para el club, etc.) que pueden usar para apoyar su elemento en la hoja de actividades de grupo que contiene el Libro de trabajo del participante en el PCE. Pida a cada grupo que comparta los resultados con los otros participantes. Pida a los participantes que vayan al sección Recursos para el participante, en sus libros de trabajo del PCE, para esta actividad. Si los grupos tienen sus ordenadores y servicio de Internet, también podrían acceder el sitio web de LCI, www.lionsclubs.org. Diapositiva 24: Esto completa el Paso 2 Esto completa el Paso 2 ¿Tienen preguntas? Usted puede pasar al Paso 3. Si va continuar con el Paso 3 en una próxima sesión, informe los pormenores a los participantes. Indique claramente el día, la hora y el lugar de la reunión. Recalque que necesitan completar la encuesta ¿Cómo califica su club? antes de llegar a la próxima sesión del taller. Seleccione una fecha que le permita hacer un resumen de los resultados para el Paso 3 del PCE. Si lo desea puede dar una breve presentación del Paso 3. En el Paso 3, discutiremos los resultados de la Evaluación de las Necesidades de la Comunidad y las respuestas a la encuesta ¿Cómo califica su club? y examinaremos los recursos que podrían ser de interés particular para su club. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 PASO 3: ¿CÓMO PODEMOS DETERMINAR NUESTRAS NECESIDADES? Diapositiva 1: ¿Cómo podemos determinar nuestras necesidades? Bienvenidos al tercer paso del taller del PCE. Diapositiva 2: Objetivos del paso 3 Consejo para el facilitador: CLIC para mostrar punto por punto. En el Paso 3, veremos cómo Evaluación de las necesidades de la comunidad y la encuesta ¿Cómo califica su club? nos indicarán en cuál o cuáles de las características de excelencia debemos concentrarnos. Luego, identificaremos los recursos que pueden ayudar a su club a ser más eficaz. Diapositiva 3: Revisión de las características de excelente En el Paso 2, discutimos las características de un club excelente. También hablamos sobre los elementos de la eficacia del club o lo que hace un club para ser excelente. Aprendimos que los clubes excelentes: tienen proyectos de servicio relevante para la comunidad; se comunican bien con los socios y la comunidad; tienen un plan para invitar a posibles socios nuevos: tienen socios satisfechos y buena retención; y tienen socios bien capacitados. Proceso Club Excelente Pro – Paso 2 Diapositiva 4: Revisar los resultados de la encuesta Ahora revisaremos los resultados de su Evaluación de las necesidades de la comunidad y sus respuestas a la encuesta ¿Cómo califica su club? Diapositiva 5: Revisión de la Evaluación de las necesidades de la comunidad Ya tienen que haber completado la Evaluación de las necesidades de la comunidad. Consejo para el facilitador: Al revisar las Evaluaciones de las Necesidades de la Comunidad, usted debe pedir a los participantes que concluyan la actividad al seleccionar necesidades que puedan ser atendidas inmediatamente. Al atender necesidades inmediatamente, los socios del club se sentirán que han tenido éxito rápidamente y la comunidad agradecerá que hayan resuelto una necesidad apremiante. Usted puede usar las preguntas a continuación para dirigir la discusión sobre cómo atender eficazmente las necesidades. Nuestra meta principal es determinar qué necesidades pueden atender eficazmente e inmediatamente, y darles prioridad antes de atender las necesidades más complicadas. Empecemos ahora el proceso, al hacer preguntas sobre las evaluaciones de las necesidades de la comunidad. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ¿Cuántas encuestas se recibieron? ¿Se mencionaron algunos proyectos exitosos de los Leones? ¿Por qué se identificaron los proyectos como exitosos? ¿Qué necesidad desatendida se identificó en la comunidad? ¿Qué es lo mejor que se puede hacer para atender tal necesidad? ¿Se mencionaron servicios duplicados? ¿Se mencionaron proyectos de servicios duplicados? Pida a los participantes que respondan las preguntas anteriores y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Consejo para el facilitador: CLIC para revelar el recuadro de texto azul. Pregunte a los participantes si hay algunas necesidades que ellos pueden atender inmediatamente. Proceso Club Excelente Pro – Paso 3 Diapositiva 6: ¿Cómo califica su club? Discusión Ustedes completaron la encuesta ¿Cómo califica su club? Revisemos rápidamente lo que encontraron. Consejo para el facilitador: La meta es que al final de la discusión los participantes consideren qué opinión tienen la mayoría de los socios, de su club, y usted debe darles tiempo de discutir entre sí las respuestas. Al hablar sobre las repuestas a la encuesta en general, usted debe recalcar lo que el club hace bien, qué áreas necesita mejorar y las acciones que los socios recomiendan para hacer las mejoras. Por ejemplo, diga: "Muchos de los socios opinan que..." Pregunte a los participantes las siguientes preguntas luego de haberse hecho un resumen de las respuestas: 1. ¿Qué áreas reveló la encuesta que necesitan mejorarse? 2. ¿Qué áreas reveló la encuesta se han mejorado? 3. ¿Qué acciones deben tomar para mejorar a su club? Pida a los participantes que respondan las preguntas anteriores y anote las respuestas en una hoja del rotafolios. Diapositiva 7: Recursos Mmencione que hay una lista de recursos en el libro de trabajo. Los recursos que se dan en las diapositivas 8 a 12, están cubiertos en más detalle en la Lista de Recursos. Esta lista contiene información sobre cómo buscar cada recurso en línea. Puede ser que han notado muchas necesidades o áreas que mejorar. A continuación examinaremos a fondo los recursos disponibles para atender las necesidades. Para las diapositivas 8 a la 12: Pregunte a los participantes si han usado alguno de los recursos, y si lo han hecho, ¿cuál fue el resultado? Pregunte también si hubieran podido usar alguno de los recursos de la lista para resolver las necesidades que identificaron. Consulte las notas que escribió en la hoja de rotafolios para aparear cada necesidad con un recurso. Proceso Club Excelente Pro – Paso 3 Diapositiva 8: Recursos de servicio Basándose en las respuestas que recibió de la Evaluación de las necesidades de la comunidad y los comentarios de los socios del club, puede que su club quiera examinar más de cerca proyectos de servicio adicionales para ser más eficaz. Un Programa de Servicio Aceptado es un programa que ha tenido éxito con anterioridad en algún lugar del mundo. Los programas han sido estudiados y aceptados por la Junta Directiva Internacional. Cada programa está organizado en una de las categorías principales de servicio. Servicios a la comunidad Relaciones internacionales Conciencia sobre la diabetes Oportunidades Leonísticas para la juventud Servicios del medio ambiente Conservación de la vista y colaboración con el ciego Audición, logopedia y colaboración con el sordo Su club podría determinar que hay una variedad de ventajas al conducir uno de estos proyectos de servicio. LCI provee a los clubes, materiales, directrices y plazos para el trabajo y posibles maneras de llevar a cabo el programa, y a quién contactar si tuvieran preguntas. Su club decide cómo implementar y evaluar el éxito del proyecto. Yo les sugiero que tomen el curso en el Centro Leonístico de Aprendizaje, Cómo servir a la comunidad, o lean la publicación Hágalo Realidad: Guía para el Desarrollo de Proyectos de Clubes, para obtener más información sobre cómo llevar a cabo proyectos de servicio. Diapositiva 9: Recursos de comunicación Basándose en los resultados de la encuesta ¿Cómo califica su club?, es probable que su club quiera ser más eficaz en sus técnicas de comunicación. Comunicaciones externas En la Lista de Recursos, se sugieren recursos, tales como las plantillas de comunicados de prensa, los PSA y anuncios impresos. También pueden completar el curso en línea que cubre todo el proceso de promoción del club y relaciones públicas. Comunicaciones Internas El club puede aumentar la eficacia de sus comunicaciones creando un sitio web a través de la e-Clubhouse. La e-Clubhouse es la sede cibernética del sitio web de LCI, que facilita a los clubes crear sus sitios web. La construcción de un sitio web es fácil, con plantillas que rellena con la información del club, consiste de una página inicial, una página para los eventos del club, proyectos, fotos y la información de contacto. Más y más gente en el día de hoy, buscan información en la Internet, y es un gran medio para facilitar la información de club a la comunidad. Usen los medios más eficaces disponibles en su área. Proceso Club Excelente Pro – Paso 3 Diapositiva 10: Recursos para el aumento de socios Su club puede haber decidido que necesita más socios para poder servir con más eficacia a la comunidad. Su club debe nombrar a un presidente del comité de afiliación para alcanzar las metas de aumento de socios durante el año Leonístico. Lleven a cabo una sesión de Lluvia de Ideas con todos los socios del club, y usen la publicación ¡Basta con preguntar! para tener ideas de cómo invitar a posibles nuevos socios. Guía de Ideas de Invitación. Pueden invitar a más estudiantes o miembros de la familia al club con el Programa para Socios Estudiantes o el Programa de Afiliación Familiar. O, lean la Guía de Reclutamiento de Socios Jóvenes, para que tengan éxito al invitar a adultos jóvenes a ingresar a su club. Diapositiva 11: Recursos de desarrollo de club Es probable que su club necesite aumentar sus socios. La encuesta ¿Cómo califica su club?, es el primer paso hacia el crecimiento de su club. Los programas que les doy en la lista en pantalla, tienen mucho en común - la idea central de que cada León debe tener la oportunidad de aprender, ser más eficiente y gozar de camaradería. Los programas como, la toma de juramento, orientación, mentores y otros, brindan a los Leones diferentes maneras para su desarrollo. Diapositiva 12: Recursos de liderato y operaciones de club A través de la encuesta ¿Cómo califica su club?, han encontrado que muchos Leones desean desempeñarse como líderes. La información para la capacitación de líderes, la puede encontrar en el Centro de Recursos de Liderato del sitio web de LCI, donde se ofrecen curso sobre gestión de reuniones, resolución de conflictos y muchos otros temas. Los dirigentes de club pueden informarse sobre cómo asistir a capacitación de dirigentes de club y cómo ingresar, dar de baja y trasladar a socios a través del sistema en línea, MyLCI. Si usted aspira a posiciones más altas a nivel de club o de distrito, puede solicitar participación en el Instituto de Liderato Avanzado, el Instituto de Capacitación Docente o en el Instituto Regional. Proceso Club Excelente Pro – Paso 3 Diapositiva 13: Esto completa el Paso 3 Esto completa el Paso 3 ¿Tienen preguntas? Usted puede pasar al Paso 4. Si va continuar con el Paso 4 en una próxima sesión, informe los pormenores a los participantes. Indique claramente el día, la hora y el lugar de la reunión. Si lo desea puede dar una breve explicación del Paso 4. En el paso 4, fijarán metas y elaboraran los planes de acción para alcanzarlas. Proceso Club Excelente Pro – Paso 3 PASO 4: ¿QUÉ PODEMOS HACER LUEGO? Diapositiva 1: Bienvenida al taller Bienvenidos al paso cuarto del Proceso Club Excelente. Diapositiva 2: Objetivos del paso 4 Consejo para el facilitador: CLIC para revelar cada punto y CLIC para pasar a la siguiente diapositiva. En el paso 4, fijaremos metas y crearemos planes de acción basándonos en las necesidades que identificamos cuando completamos la Evaluación de las necesidades de la comunidad y la encuesta ¿Cómo califica su club? Cada meta y plan de acción debe abordar uno de los cinco elementos del club eficaz. Diapositiva 3: Revise las características de excelencia Consejo para el facilitador: CLIC para mostrar punto por punto. Revisemos las cinco características de un club excelente. Levanten sus manos aquellos que pueden mencionar una de las características. Seleccione participantes, hasta que las cinco características se hayan mencionado. Cuando ya se hubieran mencionado, haga CLIC en cada punto para mostrar una por una dichas características. Proceso Club Excelente Pro – Paso 4 Un club debe estar dispuesto a servir. Debe tener buena comunicación, un programa de aumento de socios fuerte, retención de socios y liderato y operaciones de club eficaces. ¿Tienen preguntas o quieren hacer algún comentario sobre estas características? Diapositiva 4: Fijación de metas La fijación de metas del club es el primer paso para la planificación. Para alcanzar las metas, es necesario, crear los enunciados de metas que guiarán el plan de acción. Diapositiva 5: Enunciados de meta eficaces Las metas eficaces son mejor cuando cuenta con un apoyo INTELIGENTE (SMART), que se define como: Cada meta debe ser específica. Tiene un enunciado que explica lo que quieren lograr. Cada meta debe ser mensurable. Cada meta debe tener un factor de porcentaje o valor numérico. Cada meta debe ser algo sobre lo cual se pueda actuar. Cada meta debe ser realizable, pero debe requerir un resultado más alto que el logrado el año previo. Cada meta debe tener una duración determinada con un plazo concreto. Diapositiva 6: Ejemplo de enunciados de metas Consejo para el facilitador: CLIC para revelar cada punto y CLIC para pasar a la siguiente diapositiva. Es aconsejable crear una meta por cada uno de los elementos de un club eficaz. Aquí les doy un ejemplo para cada una de las cinco características. Cada meta es específica y da un plazo para las acciones que deben tomarse. Proceso Club Excelente Pro – Paso 4 Diapositiva 7: Actividad en grupo 10-15 minutos Con un compañero o en un pequeño grupo, creen los enunciados para 2 o 3 de las necesidades que haya descubierto la encuesta ¿Cómo califica su club? Escriban los enunciados de meta en el libro de trabajo. Puede pedir a un voluntario de cada grupo que lean sus enunciados de metas. Escriba todas las metas en una hoja de rotafolios. Recuerde a los participantes que deben continuar trabajando en las metas y planes de acción, mucho después de haber completado este taller. Como facilitador, usted debe concluir esta actividad en grupo, al elaborar una lista de todas las metas que el club ha acordado alcanzar. Diapositiva 8: Planes de acción A continuación, prepararemos un plan de acción para cada una de nuestras metas. Diapositiva 9: Planes de acción eficaces Consejo para el facilitador: CLIC para revelar cada punto y CLIC para pasar a la siguiente diapositiva. Un plan de acción indica cómo lograr la meta. Enumera quién hará qué, cuándo lo harán y cómo. Sus planes de acción deben dar plazos para completar cada paso. Estos plazos ayudarán a su club ha completar el plan y a reforzar el concepto de que las acciones deben completarlas todos juntos y en un orden que permita que el club maximice los resultados. Las acciones deben ser subsecuentes. A través del plan de acción, el club podrá ver lo que ha logrado y celebrar sus logros importantes oportunamente. Proceso Club Excelente Pro – Paso 4 Diapositiva 10: Contenido del plan de acción La manera más fácil de lograr una meta es preparando un plan de acción. Cada plan de acción debe pormenorizar la acción a llevar a cabo. ¿Quién participará en la realización de la acción? ¿Qué recursos se necesitarán? ¿Cuándo se completará la acción? ¿Cuándo veremos resultados? ¿Qué tipo de resultados veremos? Diapositiva 11: Modelo de plan de acción El plan de acción debe prepararse por escrito. El formato de columnas para los planes hará más fácil su trabajo. Cada columna debe contener una pregunta que es necesaria para completar el plan de acción. Diga a los participantes que encontrarán una “plantilla de plan de acción” en sus libros de trabajo. Diapositiva 12: Actividad en grupo 5-10 minutos Ahora, volveremos a nuestros grupos. En cada grupo, elijan un enunciado de meta y elaboren un plan de acción. Escriban el enunciado de la meta en el libro de trabajo. Asigne pares de compañeros para la actividad, si fuera necesario. Después de unos 5 minutos, pida que un voluntario de cada grupo lea su plan de acción y la meta correspondiente. Pida a los demás que opinen si los planes de acción son adecuados para la meta. Escriba todos los planes de acción en una hoja del rotafolios. Como facilitador, usted debe concluir esta actividad en grupo, al elaborar una lista de todos los planes de acción que el club haya aprobado. ¿Piensan que todos podrían escribir planes de acción si así se les pidiera? Proceso Club Excelente Pro – Paso 4 Diapositiva 13: Aplicar lo que aprendieron Actividad en grupo 5 a 15 minutos Consejo para el facilitador: CLIC para mostrar el texto "Haga a su club excelente". Si está presentando el taller a Leones de un solo club, puede pedir a los participantes que se pongan de acuerdo en el taller sobre las metas y planes de acción que todos los socios del club pueden lograr. Junte los grupos. Consulte las metas y planes de acción listados en las hojas del rotafolios. Pida a cada grupo que se ponga de acuerdo en los planes de acción que pueden completar en un año. Pida a uno de los participantes que escriba los planes de acción sobre los que se han puesto de acuerdo en una Hoja de trabajo de planes de acción. Si está presentando este taller a Leones de varios clubes, puede pedirles que presenten sus metas y planes de acción en la próxima reunión de sus respectivos clubes para llegar a un acuerdo. ¿Qué planes de acción puede lograr su club este año? ¿Qué planes de acción tienen que completar de inmediato? Una vez que terminemos aquí, la tarea de su club será ponerse de acuerdo sobre los planes de acción. Pueden ponerse de acuerdo sobre los planes de acción en este taller o si lo desean pueden hacerlo en la próxima reunión de su club. Es importante decidir juntos las metas y planes de acción correspondientes que pueden completar. Si la responsabilidad del plan de acción recae en más de un socio, resulta muy útil revisar los planes de acción como grupo. Diapositiva 14: Revisión del Programa Espero que hayan aprendido mucho en estas cuatro sesiones del PCE. Hemos aprendido muchísima información y hemos cubierto las estrategias y recursos que ayudan a su club a alcanzar la excelencia. Proceso Club Excelente Pro – Paso 4 Diapositiva 15: Revisión del programa y conclusión Comenzamos al descubrir las necesidades de su comunidad y al reconocer que los Leones pueden marcar la diferencia. Quienes necesitan que seamos excelentes, cuentan con nosotros. Hablamos sobre lo que significa ser un club excelente, los desafíos que confrontamos hacia la excelencia y como ser más eficaces para superarlos. Examinamos las necesidades de la comunidad y cómo atenderlas mejor. Conducimos la encuesta entre los miembros de su club, y hemos descubierto que su club también tiene necesidades y que los socios desean que mejore. Luego trabajamos para encontrar soluciones y los recursos que ayudarán a su club. Y finalmente, hemos fijado metas y hemos elaborado, por escrito, los planes de acción para alcanzarlas. Al aprobar estos planes de acción y ponerlos en marcha es la clave para la excelencia continua de su club. Diapositiva 16: Esto completa el Paso 4 Con esto hemos completado el taller, Proceso Club Excelente. Gracias por haber participado activamente. ¿Tienen preguntas? Nota al facilitador: En este preciso momento debe pedir a cada participante que complete su evaluación sobre el taller, a través del formulario que se da al final del Libro de Trabajo del Participante del Taller PCE. Estas evaluaciones son para el uso de usted. Usted debe informar a LCI, los pasos más valiosos o más difíciles para los participantes, al correo electrónico [email protected]. Como facilitador, usted debe completar la evaluación de este taller, a través del formulario que se da al final de su Guía para el Facilitador de PCE Pro. Envíe una copia del documento de metas y planes de acción del club, a los coordinadores GMT y GLT distritales para que puedan ayudar al club a poner en marcha sus planes de acción para alcanzar sus metas. Ofrezca su ayuda y la de los coordinadores GMT/GLT a los participantes, para poner en marcha sus planes de acción para alcanzar sus metas. Deles la información de contacto d quiénes pueden ayudar a socios del club. Es importante que establezcan un programa de comunicaciones con los dirigentes del club. Usted debe tener la información de contacto de todos los dirigentes de club. Le alentamos a que se comunique con los dirigentes de club cada dos meses para dar seguimiento al progreso de sus planes de acción. También es buena idea fijar un programa de comunicaciones regulares con uno o más de los participantes para obtener una perspectiva, que no sea la de los dirigentes, sobre el progreso del club. Proceso Club Excelente Pro – Paso 4 EL PROCESO CLUB EXCELENTE ACTIVIDADES EN GRUPO Paso 1 (diapositiva 14) Anote tres necesidades que tiene su comunidad. 1. ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ 3. ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Paso 2 (diapositiva 13) Haga una lista de los obstáculos que le impiden alcanzar cada una de las características siguientes: Prestar buen servicio: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Tener buena comunicación: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Tener un programa fuerte de aumento de socios: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Retención de socios: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Tener liderato y operaciones de club eficaces: ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos EL PROCESO CLUB EXCELENTE ACTIVIDADES EN GRUPO Paso 2 (diapositiva 23) Haga una lista de los recursos que cree le serían útiles para apoyar el elemento asignado para aumentar la eficacia: Consulte la Lista de Recursos del Paso 3 del Libro de Trabajo del Participante de PCE, para esta actividad. _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ Paso 3 (diapositiva 5) ¿Qué necesidades apremiantes de la comunidad encontró al completar la Evaluación de las Necesidades de la Comunidad? ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Paso 3 (diapositiva 6) Basándose en los resultados de la encuesta ¿Cómo califica su club?, ¿cuáles son las áreas en las que el club puede mejorar? ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos EL PROCESO CLUB EXCELENTE ACTIVIDADES EN GRUPO Paso 4 (diapositiva 7) Prepare enunciados de metas de cada área que necesite mejorar, según los resultados de la encuesta ¿Cómo califica su club? _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Paso 4 (diapositiva 12) Elija uno de los enunciados que crearon en la última actividad y elabore un plan de acción tentativo. ¿Qué? (pasos a seguir) ¿Quién? (persona responsable) ¿Recursos? (lo que se necesita) ¿Cuándo? (plazos fijados) ¿Resultados? (cómo sabemos que se ha completado) Proceso Club Excelente Pro – Actividades en grupo Lista de Recursos del Proceso Club Excelente La siguiente lista de recursos será útil a los clubes participantes del Proceso Club Excelente. Cada sección contiene varios recursos, explicaciones y consejos prácticos para acceder los recursos en el sitio web de LCI en, www.lionsclubs.org. Estos recursos, tal como la encuesta ¿Cómo califican su club?, pueden ayudarles a identificar las áreas que necesitan mejorarse. También le darán valiosas herramientas para ayudarles a trabajar en las metas e implementar los planes de acción para alcanzarlas que elaboraran durante el taller Proceso Club Excelente. Tengan en mente, que estos recursos valiosos podrán ayudarles mucho tiempo después de haber completado el taller Proceso Club Excelente. Consulten la lista de recursos siempre que necesiten nuevas ideas o ayuda. Consejos útiles Aquí les damos las mejores prácticas para el buen funcionamiento de su club: 1. Trabajen con los presidentes de los comités de su club. Cada club debe nombrar los respectivos presidentes de los comités de, Actividades de Servicio; Afiliación y Retención de Socios; y uno o dos presidentes para el comité de Relaciones Públicas y Comunicaciones (encargado de las relaciones del club con no Leones, y editor de las comunicaciones con los socios a través del boletín del club); también nombrar a los secretarios que se encarguen de preparar los informes de los comités. 2. Revisar y aprobar otras ideas para el aumento de socios. Accedan la publicación 30 Ideas de Mercadotecnia, al escribir el código "MK-97" en el motor de Búsqueda, que se encuentra en el extremo superior derecho de la página inicial del sitio web de LCI en, (www.lionsclubs.org). Infórmese acerca de cómo atraer posibles socios por medio de mercadotecnia directa, contacto personal e investigación de las áreas de posible extensión. ¡Basta con preguntar! Esta guía repasa el proceso de reclutamiento y los consejos prácticos para invitar a posibles socios (Escriba el código "ME-300" en el motor de Búsqueda que se encuentra en el extremo superior derecho de la página inicial del sitio web de LCI.) La Guía para la Satisfacción de los Socios, es una nueva publicación - que puede ayudar que su club tenga socios satisfechos con su experiencia en el club. (Escriba el código "ME-301" en el motor de Búsqueda que se encuentra en el extremo superior derecho de la página inicial del sitio web de LCI.) Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos 3. Crear una carpeta de recursos para su club. Una carpeta puede resultar muy útil para el club. Los socios que necesiten materiales pueden buscarlos o copiarlos de la carpeta en vez de tener que ir al Internet. Para crear una carpeta del club: a. Reúna todo el material específico del club (boletines, actas de reuniones, información de contacto de los dirigentes, etc.). b. Incluyan materiales específicos que necesita su club, junto con los recursos de LCI. Por ejemplo, la información sobre los premios, premios, tales como Premios Llave (ME-36), y los requisitos para la Certificación de Socios Familiares. c. Coloque todos los materiales en fundas transparentes de plástico que puedan encuadernarse y cree una carpeta. Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos MATERIALES PARA PROYECTOS DE SERVICIO Selección ( ) Explicaciones Recurso Evaluación de las necesidades de la comunidad (MK-9) Curso Servicio a la Comunidad, en el Centro Leonístico de Aprendizaje Formulario de evaluación de las necesidades su comunidad, soluciones y proyectos actuales de servicio del club. Evaluar cada 1 a 3 años Enseña como ayudar a dar prioridad a los proyectos de servicio. Da una guía para la planificación de los proyectos y las estrategias de promoción. Acceder recurso en línea (Escribir palabras clave en el motor de Búsqueda del sitio web de LCI) Código = MK9 Código = Centro Leonístico de Aprendizaje Seleccione el curso “Servicio a la Comunidad”. Cubre 7 categorías de programas adoptados por LCI: Programas de Servicio Adoptados por Lions Clubs International (IAD 223) Hagámoslo realidad: Guía para el desarrollo de proyectos de clubes (TK-10) Servicio comunitario Conciencia sobre la diabetes Servicios del medio ambiente Audición, Logopedia y Colaboración con el Sordo Relaciones internacionales Oportunidades para la juventud Conservación de la vista y Colaboración con el Ciego Siga las instrucciones paso a paso para llevar a cabo y promover el servicio. Código = IAD-223 Código = TK-10 Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos MATERIALES PARA EL AUMENTO DE SOCIOS Selección ( ) Recurso Guía del Presidente del Comité de Afiliación de Club ¡Basta con preguntar! es un nuevo recurso: Guía para el Reclutamiento de Socios Nuevos (ME-300) Programa de Afiliación Familiar Programa Socio Estudiante Programa Leo a León Programas para los Jóvenes Adultos Explicaciones Fijar las metas para la invitación de posibles socios. Revisar las funciones y responsabilidades del presidente del comité de afiliación. Determinar cómo el presidente del comité de afiliación puede ayudar a lograr aumento neto de socios y a tener socios satisfechos. Acceder recurso en línea (Escriba el código respectivo en el motor de Búsqueda del sitio web en, www.lionsclubs.org) Código = Guía del Presidente del Comité de Afiliación del Club Comparta su satisfacción de ser León. Guíe a su club a través del proceso de reclutamiento de socios y crecimiento de su club. Aprendan cómo los familiares pueden trabajar juntos como Leones. Esta página web es el portal para acceder las guías de planificación, el folleto de afiliación familiar y otros recursos. Desarrollen a líderes jóvenes al invitar a estudiantes universitarios a ingresar a su club. Asegúrense de que los socios Leo se conviertan en Leones. ¿Ha pensado qué su club necesita desarrollar a la nueva generación de Leones? Acceda esta página web para usar los folletos personalizados y los vídeos de promoción para atraer a posibles socios jóvenes. Código = ¡Basta con preguntar! o ME-300 Código = Socios familiares Código = Programa Socio Estudiante Programa Leo a León Código = Programa Leo a León Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos MATERIALES PARA LA COMUNICACIÓN Selección ( ) Recurso Curso del Centro Leonístico de Aprendizaje: Relaciones Públicas Explicaciones Prepare un ‘discurso de elevador para hablar sobre su club a las personas que no sean Leones. Acceder recurso en línea (Escriba el código respectivo en el motor de Búsqueda del sitio web en, www.lionsclubs.org) Código = Centro Leonístico de Aprendizaje Aprenda cómo atraer a los medios de comunicación para cubrir un evento de su club o de los socios. Seleccione el curso “Relaciones Públicas”. Modelos de comunicados de prensa de Relaciones Públicas Cree un comunicado de prensa para anunciar un evento del club a través de los medios noticiosos. Código = Comunicado de prensa Anuncios de Servicio Público de televisión y radio (PSA en inglés solamente) Vea los vídeos (PSA) y envíe los enlaces a los medios noticiosos locales. Código = PSA Anuncios impresos Descargue los formatos para los anuncios de prensa y los medios noticiosos locales. Es un sistema en línea para construir sitios web de clubes. E-Clubhouse Código = Anuncios Código = sede cibernética Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos MATERIAL PARA EL DESARROLLO DEL CLUB Selección ( ) Explicaciones Recurso Encuesta ¿Cómo califica su club? Ceremonia de Juramento de Socios Nuevos (ME-22) Programa de Orientación de Leones Programa Leonístico de Mentores Programa de toma de posesión de dirigentes MyLCI Manual de Dirigentes de Club (LA-15) Centro Leonístico de Aprendizaje Guía para la Satisfacción de los Socios El cuestionario de encuesta (ME-15b), permite que los socios opinen sobre las reuniones del club, su afiliación y servicio. La Guía Administrativa (ME-15) ayuda a los dirigentes del club a evaluar las opiniones de los socios. Contiene los materiales para tomar juramento a los socios nuevos. Esta guía ayuda a dar la bienvenida, orientación y participación a los socios nuevos de su club. Esta guía ayuda a parear un socio nuevo con un León mentor. Ceremonia para tomar juramento a los nuevos dirigentes de su club. Orientación de dirigentes: Cómo añadir, trasladar, reincorporar o dar de baja a socios Revisar las facturas, actualizar los expedientes de los socios, añadir a socios elegibles bajo el Programa de Afiliación Familiar. Descargar e imprimir varios informes útiles para su club. Examine las responsabilidades de los dirigentes, de la junta directiva y comités del club. Contiene presentaciones y cursos para ayudar a los nuevos dirigentes a adquirir experiencia y habilidades; cómo Valorar la Diversidad de los Socios, hasta la Fijación de Metas de Liderato. Da las directrices para lograr que los socios estén satisfechos con la experiencia del club. Acceder recurso en línea (Escriba el código en el motor de Búsqueda del sitio web en, www.lionsclubs.org) Códigos = ME-15 y ME-15b Código = ME-22 Código = orientación de socios Código = Programa de Mentores Código = LE-1 1) Clic en “Remitir informes“ ( en el extremo superior derecho de la página inicial del sitio web de LCI) 2) Teclee su nombre de usuario y contraseña y clic en Enviar 3) O regístrese como usuario nuevo del MyLCI y cree su nombre de usuario y contraseña. Código = LA-15 Código = Centro Leonístico de aprendizaje Código = ME-301 Otros recursos disponibles Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos MATERIALES PARA EL DESARROLLO Y OPERACIONES EFICACES DEL CLUB Selección ( ) Recurso Foros de áreas estatutarias Centro Leonístico de Aprendizaje Presentaciones Institutos Leonísticos de Liderato Ceremonia de juramento de los dirigentes del club MyLCI Manual de Dirigentes de Club (LA15) Centro Leonístico de Aprendizaje Explicaciones Asistir a presentaciones y seminarios de liderato. Desde como Valorar la Diversidad de los Socios, hasta cómo Fijar Metas de Liderato, el Centro Leonístico de Liderato ofrece varias presentaciones para ayudar a los dirigentes, nuevos y experimentados, a desarrollar las habilidades para dirigir con éxito su club. Presentaciones PowerPoint, que enseñan cómo fijar las metas, cuidar a los clubes nuevos, programas de servicio, comité eficaces de club y mucho más. Aprenda sobre las varias oportunidades estructuradas que brindan los institutos de liderato. Acceder recurso en línea (Escriba el código respectivo en el motor de Búsqueda del sitio web en, www.lionsclubs.org) Código = Foros Código = Centro Leonístico de aprendizaje Código = presentaciones 1) Clic en el botón “Centro para socios” de la página inicial del sitio web de LCI 2) Clic en el botón "Desarrollo de habilidades de Liderato" 3) Seleccione "Programas de desarrollo" Código = LE-1 Juramente a los nuevos dirigentes luego de haberlos elegido. (Vea la explicación de los materiales para el desarrollo del club a través del uso de MyLCI, que se da en la Lista de Recursos) Examine las responsabilidades de los dirigentes, de la junta directiva y comités del club. (Vea la explicación del sistema MyLCI, que se da en la Lista de Recursos) Contiene presentaciones y cursos para ayudar a los nuevos dirigentes a adquirir experiencia y habilidades; desde cómo Valorar la Diversidad de los Socios, hasta la Fijación de Metas de Liderato. 1) Clic en el botón “Centro para socios” de la página inicial del sitio web de LCI 2) Seleccione, “Desarrollo de Liderato" 3) Clic en el botón “Centro Leonístico de Aprendizaje” Código = LA-15 Otros recursos disponibles: Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos El Proceso Club Excelente Muestra de un plan de acción ¿Qué? ¿Quién? ¿Recursos? (pasos a seguir) (persona responsable) (lo que se necesita) ¿Cuándo? (plazos fijados) ¿Resultados? (cómo sabemos que se ha completado) Proceso Club Excelente Pro – Lista de recursos Proceso Club Excelente Pro Evaluación del taller por el facilitador Evalúe la experiencia que tuvo al participar en el taller PCE Pro. Una evaluación sincera del proceso nos ayudará a asegurar que en el futuro se proporcione a los clubes la información que necesitan para hacer del taller una experiencia valiosa y gratificante. Nombre del facilitador: ________________________ Distrito: _____________________________ Club(es) participante: ______________________________________________________________ Fecha(s) del taller: ________________________________________________________________ Preparación del taller/papel del facilitador Muy Muy Enunciado en desacuerdo de acuerdo Recibí información con mucho tiempo de antelación a las fechas del taller. 1 2 3 4 5 6 Entendí bien el propósito de este taller. 1 2 3 4 5 6 Entendí bien mis responsabilidades como facilitador. 1 2 3 4 5 6 La Guía del CEP Pro estuvo muy clara y fácil de usar. 1 2 3 4 5 6 Yo estuve bien preparado para conducir el taller. 1 2 3 4 5 6 Pasos 1 - 4 Muy Muy Enunciado en desacuerdo de acuerdo Los pasos fueron muy útiles para los participantes. 1 2 3 4 5 6 Los pasos se entendieron bien y los materiales eran fáciles de usar. 1 2 3 4 5 6 Proceso Club Excelente Pro – Evaluación por el facilitador Posterior al taller Muy Muy Enunciado en desacuerdo de acuerdo El club entiende claramente lo que hay que hacer para lograr la excelencia. 1 2 3 4 5 6 El club ha creado (o podrá crear) metas que puede alcanzar para mejorar. 1 2 3 4 5 6 El club tiene (o podrá crear) planes de acción que nos guiarán hacia el logro de las metas. 1 2 3 4 5 6 El club reconoce ahora los recursos que puede usar para alcanzar sus metas. 1 2 3 4 5 6 Creo que este club seguirá los planes creados y utilizará los recursos disponibles para alcanzar sus metas. 1 2 3 4 5 6 Sus comentarios: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ¿Puede LCI utilizar sus comentarios para promover el PCE? Sí No Remita su evaluación a: Lions Clubs International Departamento de Desarrollo de Afiliación y Nuevos Clubes 300 W 22nd Street Oak Brook, IL 60523 [email protected] Proceso Club Excelente Pro – Evaluación por el facilitador Lions Clubs International Departamento de Afiliación y Nuevos Clubes 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842, EE.UU. www.lionsclubs.org Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 630-203-3845 CEP-1.SP 5-13