evaluación de los requerimientos de sistemas de información que

“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
EVALUACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN QUE APOYAN LA ADMINISTRACIÓN EMPRESAS DE
PORTEO DEL NORTE Y CENTRO DE MÉXICO
M.S.I. Patricia Araceli Araiza Zapata, Dra. Ma. Carmen Gutiérrez Diez
Dra. Alma Lilia Sapien Aguilar
Universidad Autónoma de Chihuahua. Facultad de Contaduría y Administración
Av. Escorza No. 900, Zona Centro. CP. 31000
Chihuahua, Chih., México. Tel. (+52) (614) 439-1500
(614) 414-26-66 [email protected] , (614) 425-1083. [email protected] , (614) 169-16-23. [email protected]
RESUMEN
El objetivo de la investigación fue evaluar los sistemas de información actuales para la
administración de porteo y presentar propuesta de sistemas de información para las empresas de
porteo del norte y centro de México. La investigación fue de carácter no experimental. La
población de interés fueron los almacenes de porteo de las ciudades de Chihuahua, Hermosillo,
Monterrey, Guadalajara, La Piedad, Distrito Federal, y Veracruz. La unidad de análisis fue
cada uno de los almacenes de porteo de las ciudades mencionadas. La variable evaluada fue:
sistemas de información para la administración de almacenes. Los indicadores fueron:
recepción, ubicación, empaque, inventario, salida, integraciones. Los principales resultados
indican que existen sistemas de información para la administración de almacenes que aplican a
las empresas de porteo. Se encontró que los sistemas WMS de Tecsys LatinAmerica y el sistema
de SAP Business one, son los más compatibles y generalizados con los procesos de servicio de
porteo, además de que son flexibles y facilitan la transferencia de información que se requiere
para la buena administración del almacén. Se concluye que los almacenes de porteo necesitan la
implementación de un sistema de información comercial el cual cubre totalmente sus
requerimientos, por lo que la hipótesis de esta investigación se cumplió.
Palabras clave:
(Administración de almacenes de porteo, sistemas de información, requerimientos)
INTRODUCCIÓN
Las pequeñas y medianas empresas enfrentan desafíos todos los días, que determinan su
estrategia a mediano y largo plazo. Su limitación de recursos en comparación con las grandes
empresas, la intensa competencia local y también la de mercados globales, hace que las pequeñas
y medianas empresas necesiten soluciones para administrar sus negocios para que sean rentables,
y que les permitan impulsar sus estrategias.
Los empresas con operaciones de almacenamiento, distribución y en general con cualquier
actividad relacionada con la cadena de suministro, están enfrentando el reto y la presión de
cumplir con las exigencias del cliente de hoy, tales como órdenes de compras más pequeñas,
tiempos de cumplimiento más cortos, y mayor exactitud en los procesos de envíos (García, 1988).
Así mismo, la economía y competencia actual ha llevado a todas las empresas a buscar la
reducción en los costos operativos y aumentar la eficiencia. Cada día, más organizaciones están
260
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
recurriendo a sistemas de información que los apoyen en la planeación y administración de la
cadena de suministro para cumplir y orientar estos nuevos requerimientos.
ANTECEDENTES
El aumento hoy en día los negocios, en sus técnicas de ventas, producción y administración ha
dado lugar una creciente demanda masiva de artículos para un consumidor cada vez más exigente
en la calidad y en el precio de lo que compra.
En gran medida, la falta de coordinación entre las ventas y la producción, fue lo que dieron lugar
a la aparición de los almacenes de porteo y logística en las empresas, como medio de resolver el
conflicto entre dichas actividades, sirviendo la misma de nexo necesario entre la demanda del
mercado y las actividades de producción de la empresa.
Dentro de estas actividades, dos de las que más costos absorben son las de inventario y
transporte, mismas que pueden ser manejadas por los almacenes externos de porteo brindando
servicios de outsorcing a las empresas. (González, 2009).
La experiencia y los estudios desarrollados por los expertos indican claramente que cada una de
ellas representa, aproximadamente, de la mitad a las dos terceras partes del costo logístico total.
En tanto que el almacenamiento añade “valor tiempo” al producto, y el transporte añade “valor
situación”.
Gutiérrez (2003) dice que en el estudio de la administración, el almacén es un medio para lograr
economías potenciales y para aumentar utilidades de la empresa. Se le da al almacén la altura que
debe tener dentro de las organizaciones en la selección de su personal, desde el jefe hasta el
último puesto del almacén, aunque en nuestro entorno el personal que labora en almacenes es mal
visto y considerado de muy bajo nivel de instrucción.
Debido a la creciente evolución de los almacenes en los últimos años y a la importancia como
centros de distribución y transformación para las actividades empresariales es indispensable
proporcionar herramientas y estrategias necesarias para administrar un almacén o centro de
distribución (Lefcovich,2006).
Los expertos dicen que, independientemente de los requisitos operativos o de la industria, las
medianas empresas deberían considerar agregar soluciones informáticas de administración de
almacén ya que tiene un efecto casi inmediato en los resultados. Por lo que es necesario conocer
que opciones de sistemas de información para la administración de porteo ya elaboradas y
probadas existen en el mercado; y cumplen con los requerimientos de las principales empresas
de este giro del norte y centro de México. Pues el rendimiento del un almacén afecta
directamente al servicio al cliente, sus costos aumentan y optimizarlos es la única forma de evitar
que afecten demasiado a los beneficios.
MARCO TEÓRICO
El sistema de almacenaje tiene como objetivo garantizar el suministro continuo y oportuno de los
materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma
ininterrumpida y rítmica. Las normas de inventario constituyen un instrumento de dirección
fundamental para definir el volumen de recursos materiales que deben existir en un lugar
determinado, para garantizar su buen desempeño. (Lenders y Fearon, 1985)
261
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
La administración de almacenes.
Entre los elementos que forman la estructura orgánica desde las Pequeñas y medianas empresas
(Pymes) hasta las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que
actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física,
constituyendo una de las actividades más importantes para el funcionamiento de al empresa; sin
embargo, muchas veces ha sido olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se
guardan los materiales que producción o ventas requiere.
Almacén.
Para Molina (2002), el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de
una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.
La manera de organizar o administrar el departamento de almacén depende de varios factores
tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización
deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades
de manufactura y de al programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un
servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
•
Recepción de materiales.
•
Registro de entradas y salidas del almacén.
•
Almacenamiento de materiales.
•
Mantenimiento de materiales y de almacén.
•
Despacho de materiales.
•
Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.
Principios básicos del almacén.
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y
controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la
administración, la producción o la venta de artículos o mercancías. Los siguientes principios son
básicos para todo tipo de almacén:
262
•
El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción,
almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
•
Debe existir un sola puerta de entrada y otra de salida.
•
Llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
•
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del
almacén.
•
Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y
conocido de compras.
•
La identificación debe estar codificada.
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
•
Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en
pasillos, estantes, espacios marcados.
•
Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.
•
Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada
según sistemas existentes.
•
La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él.
•
La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mínima inversión.
•
Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
•
La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
•
El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación. (García,
op.cita).
Los almacenes se pueden diferenciar de acuerdo a:
Organización. Según Calimeri (1995), en cuanto a su ubicación los almacenes pueden estar
centralizados o descentralizados.
Movimiento de material. Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos
distinguir almacenes con transporte mecanizado.
El techo. Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de protección y
para los cuales no hay alguna duda sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.
Operaciones. Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las
siguientes exigencias: Recepción de materiales, espera de las mercancías, desembalaje de los
productos, y el almacenamiento propiamente dicho.
Tipo de material. La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede
ser la siguiente: de materia prima y partes componentes, almacén, almacén de materiales
auxiliares, almacén de productos en proceso.
Las áreas del almacén.
García (op.cita) dice que normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora
deben tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación: recepción, almacenamiento y
entrega.
Principios básicos en el área de almacenamiento.
1. Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo
en almacén sin ser entregados.
2. Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance.
3. Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal.
4. Reducir movimientos y maniobras.
263
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
5. Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el.
6. Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento.
7. Eliminar el papeleo superfluo.
8. Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo
que se almacena.
9. El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento.
10. El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén.
11. El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de
distribución en el opuesto.
Los sistemas de información en el área de almacén.
En la sociedad de la información, debido a los grandes avances tecnológicos donde la velocidad y
la conectividad juegan un papel vital en las organizaciones, la necesidad de tomar decisiones es
de gran importancia en todas y cada una de las áreas de funcionamiento de la empresa. Para ello
se requiere de una base de datos en la cual recae la objetividad y acertividad de la toma de
decisiones. La función básica, pero no la más importante, de un sistema de información en un
almacén, es que controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, debiendo
establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso
innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios incorrectos y a robos. Los
registros se deben mantener actualizados constantemente en el sistema, lo cual facilitan la
localización inmediata de los artículos.
En la opinión de González (op.cita) en cuanto a las ventajas de contar con un sistema de
información se puede mencionar los siguientes puntos: Evita el retraso en el abastecimiento de
materiales, controla el abastecimiento parcial, compara o produce en totales económicos, muestra
la rapidez y eficacia en atención a las necesidades propias.
Guerrero (2004) dice que los beneficios de contar con un sistema de información adecuado en el
área de almacén es que otorga innumerables beneficios al arrojar una gran cantidad de
información después de procesar los datos que se le insertan previamente a tal sistema, dice que
existen sistemas llamados inteligentes que pueden avisar cronológicamente cuando se deben
realizar o gestionar algunas acciones necesarias.
Según Díaz (1999), el resultado de implantar un sistema de información dentro de un almacén
produce un incremento de las utilidades al tener un mejor control de los productos. Así mismo
considera que puede haber un impacto social al reducir la necesidad de empleados
administrativos en el control de almacén.
Con esto se concluye que en la actualidad existen en el mercado infinidad de paquetes o sistemas
de información por tal motivo debemos de elegir aquel que más se adapte a nuestras necesidades.
264
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
Sistemas para administración de almacenes en la actualidad:
Gestión de almacenes de Microsoft DynamicsTM AX.
De acuerdo a Atx business solutions (2007), Gestión de almacenes de Microsoft DynamicsTM
AX ofrece la flexibilidad y control para ayudar a optimizar sus procesos de almacén en función
de sus requisitos individuales.
Al mejorar el conocimiento del inventario y de las herramientas de gestión de almacén, se está
mejor equipado para incrementar la satisfacción de los clientes y reducir costos.
•
Optimiza la presentación del almacén.
•
Permite establecer áreas de almacenamiento de mayor y menor prioridad.
•
Divide el almacén en zonas para acomodar distintas necesidades de almacenamiento.
•
Controla cómo se almacenan los artículos basándose en reglas de localización
predefinidas.
•
Asigna espacios del almacén de forma eficaz identificando automáticamente las mejores
ubicaciones.
•
Las actividades del almacén quedan registradas en los libros diarios, de modo que
permiten recrear el histórico completo de las acciones.
•
Se pueden utilizar códigos de barras o RFID para mejorar la velocidad y exactitud de la
recolección y el almacenamiento de los artículos.
•
Ayuda a determinar la secuencia más lógica de las ubicaciones para optimizar las rutas de
recolección y mejorar la entrega de los pedidos de sus clientes.
•
Pueden añadirse varios pedidos en una misma ruta para conseguir un mejor uso de las
cargas de los pallets e incrementar la eficacia.
•
Permite obtener una mayor rapidez en los procesos de empaquetado con una buena
visibilidad de las posibles ubicaciones de recolección.
•
Obtiene una perspectiva general completa del inventario.
•
Determina la ubicación exacta de un artículo específico en el almacén utilizando las
dimensiones de inventario.
eSipo almacenamiento y Logística.
Según Lansa Inc.,( 2006) eSipo es una solución integral que contempla todas las
situaciones posibles de la logística, almacenaje y distribución. Desde su creación ha
ido madurando con la experiencia de haber sido operado con la información de más de
120
compañías con requerimientos distintos pero con una misma necesidad:
eficiencia en la entrega de sus productos.
eSipo facilita la planeación de las rutas y la consolidación de los embarques de los pedidos,
desde que nacen hasta que se realiza la entrega de la mercancía al cliente y se liquida el pago del
transporte. Registra a detalle lo que sucede permitiendo identificar las incidencias y los tiempos.
Controla los costos de fletes, rechazos de mercancía y el pago a los transportistas. Mantiene
265
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
informado a los usuarios en todo el ciclo de vida de la entrega. Genera indicadores que ayudan a
identificar y reducir las desviaciones e incrementa ahorros en tiempo y dinero con análisis de Fill
Rate, Lead Time, Back Order, etc. Sus características son las siguientes:
•
Multicompañías: permite administrar los embarques por compañía o unidad de Negocio.
•
Utilocalidades: facilita la definición de zonas geográficas y centros de distribución
ligados a una compañía o unidad de negocio.
•
Ruteo: las rutas pueden ser locales o foráneas desde la perspectiva del almacén donde se
define.
•
Embarques: planifica las entregas a nivel de tienda lo cual facilita la consolidación.
•
Control de Rechazos: en cada proceso se define si se emite un correo electrónico en
automático a las personas que se indique, avisando en el momento en que ocurre cada
situación permitiendo dar seguimiento.
•
Rastreo: controla desde el nacimiento del documento a embarcar en cada uno de los
procesos que componen la entrega de la mercancía
Warehouse managment system de CIM de México.
El warehouse managment system (WMS) de CIM de México opera de forma modular y permite
potenciar al máximo la correcta operación entre plantas, almacenes, centros de distribución y
operadores logísticos. Los puntos de control sobre los cuales trabaja son:
266
•
Manejo de citas con clientes y proveedores: establece tiempos de llegada ya sea en el
centro de operaciones de la empresa dos formas: Call center interno y portal web
cliente/proveedor.
•
Recepción de citas: agiliza el movimiento de unidades en el centro de operaciones
mediante información previamente capturada y ligada.
•
Administración de andenes y/o patios: identifica las actividades de las unidades y les
asigna un espacio para cumplir cada actividad.
•
Personal y equipos: el sistema identifica a los usuarios del centro de operaciones,
evaluando su desempeño mediante reportes de productividad.
•
Movimiento de producto y recibo. Identificación de producto: para monitorear cualquier
movimiento, el producto se marca con un código de barras.
•
Contabilización de producto: el código de barras permite computar productos y registrar
la diferencia entre el número físico y plasmado en documentos.
•
Optimización de almacenaje: al identificar las características de cada producto su
almacenaje mejora y es posible clasificarlos en función de requerimientos como rotación
ABC, condiciones de productos fríos, congelados, inflamables, estados de calidad y
condiciones de estibado entre otros.
•
Surtido. Asignación de existencias: implica apartar a priori pedidos para los clientes
importantes.
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
•
Carga: se aseguran las cantidades enviadas a los destinos, sobre todo cuando el proceso de
surtido se hace mucho antes que la carga del camión.
•
Movimientos internos. Toma de inventarios cíclicos y físicos:
automáticamente, diferencias entre la existencia real y la cantidad teórica.
•
Traspasos: agiliza el proceso de surtido en el almacén mediante resurtidos automáticos.
•
Ajustes: notifica cualquier cambio físico en el lugar para mantener un inventario
actualizado. (CIM de México, s/f).
se
detectan
Warehouse Managment Smart (WMSmart).
WMSmart se encarga de registrar en tiempo real todas las transacciones que ocurren en un
almacén desde el recibo del producto hasta la entrega del mismo; permite la automatización,
exactitud, visibilidad y trazabilidad en el inventario con optimización de recursos.
De acuerdo a Multiaplicaciones Portátiles (2008) las características de la solución contienen:
•
Registro de la información en tiempo real de los procesos de almacén.
•
Localizaciones de almacén y ubicación de producto.
•
Identificación por Lotes.
•
Confiabilidad del Inventario.
•
Surtido FIFO y por Caducidad.
•
Trazabilidad del producto.
•
Integración a ERP´s y otros sistemas.
•
Manejo opcional de RFID y surtido por voz.
Warehouse Managment System Advanceware.
AdvanceWare Technologies Inc., (2003) ofrece el desarrollo de un sistema moderno para
aprovechar las ventajas que proporciona el uso de la tecnología de computo móvil enlazado vía
Radio frecuencia. El sistema ha sido concebido y desarrollado como una herramienta sencilla
para los usuarios y potente para los administradores de los almacenes, facilitando con ello la
labor de captura de datos en su operación diaria. Los objetivos a alcanzar con la puesta e
implantación de este sistema son:
•
Disminuir el tiempo y aumentar la eficiencia entre los procesos de entrada y salida de
productos.
•
Validar y controlar el proceso de devoluciones.
•
Realizar el proceso de Picking de manera ordenada y guiada a través de terminales de
Radio frecuencia para actualizar en línea los inventarios.
•
Mantener el inventario actualizado en tiempo real para la correcta planeación de ventas.
•
Controlar el proceso de embarques mediante procesos de validación "ciego" vs la factura
correspondiente al mismo.
267
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
•
Envío de información mediante archivos de texto "ASCII" a Sistema Administrativo de
cliente para validación de procesos.
La información que se ofrece permite conocer los costos de operación del almacén, la
productividad de las personas y los recursos, los comportamientos erróneos de los operarios, el
grado de utilización de los recursos, el manejo eficiente de devoluciones, la recepción y salida
eficiente de producto etc.
Módulos que componen el sistema WMS.
Los siguientes módulos componen el sistema WMS Advanceware.
•
Recepción: Recepción validando orden de compra, Recepción con automatización.
•
Devoluciones: Registro, clasificación y traspaso.
•
Planeación de ubicaciones:
Estudio de rotación de inventarios, definición de
nomenclatura, definición de volumen por ubicación, ubicaciones libres, ubicaciones
condicionadas.
•
Acomodo de producto: Fijo, mixto, caótico.
•
Planeación de Empaque: Estudio de rotación de inventarios, análisis de dimensiones del
almacén, características de almacenes.
•
Administración de pedidos o solicitudes de empaque: Validación de existencias,
Asignación, pre asignación, reasignación, fila libre.
•
Auditoría o revisión de surtido vs pedido: lista de empaque vs pedidos vs surtido, lista de
empaque.
WMS de Tecsys Latinamerica.
La solución WMS de Tecsys Latinoamérica es una completa plataforma que permite a las
empresas gestionar bodegas, optimizando el flujo y el nivel de inventarios. Permite planear los
recursos de la bodega y de esta manera hacer adecuado uso de la mano de obra y los demás
recursos. La gestión de bodegas es un tema de primera importancia en toda empresa de
distribución.
Un proyecto para la automatización de bodegas puede ser un factor determinante para llevar a la
compañía hacia la rentabilidad y proveerle una ventaja competitiva sostenible en el tiempo. De
otro lado el no hacer nada puede llevar a la empresa a salir del negocio en el mediano plazo.
Según Tecsys Latin América (2008) la solución es una herramienta altamente flexible y robusta
que permite manejar todas las operaciones logísticas del centro de distribución, combinando la
mejor tecnología para configurar productos, inventarios y ubicaciones y adoptar requerimientos
futuros, administrando los recursos de personal, equipos y capacidad o espacio del centro de
distribución en tipo real de la manera más eficiente posible. Soporta operación multicliente y
multidepósito, para los procesos de: Recepción, almacenamiento, recogida, reposición, empaque,
despachos, conteos cíclicos, inventarios y servicios de valor agregado. Adicionalmente, ejecuta
actividades bastante sofisticadas como el cruce de productos en muelle “crossdocking”, entre
otras. Contempla el manejo de tecnologías como RFID, el manejo de Voice Picking y la
integración con automatismos como bandas transportadoras, carruseles de selección y tecnología
268
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
pick-to-ligth. Adicionalmente presenta funcionalidades como administración de tareas, un
mecanismo completo de asignación de tareas y optimizador de estas en tiempo real.
Con esta solución obtendrá beneficios como, reducción de los costos de almacén, incremento de
eficiencia en los procesos de almacén e integración certificada con otros sistemas.
Tecsys LatinAmérica, es el proveedor líder de soluciones de software para la logística y gestión
de centros de distribución para América Latina.
SAP Business One.
El mercado de PyMES forma parte de la estrategia y visión de SAP. Un gran porcentaje de todos
los clientes SAP son pequeñas y medianas empresas; mundialmente SAP tiene más de 400 socios
de negocios que ofrecen soluciones para PyMES soportadas por la plataforma SAP Business
Suite. La estrategia implementada por SAP para el mercado de las pequeñas y medianas empresas
es global, y el objetivo es entregar al mercado soluciones especialmente diseñadas para las
necesidades de estas empresas. Concretamente, esta estrategia implica el posicionamiento en el
mercado de todas las soluciones desarrolladas por los asociados para diferentes sectores de las
actividades, ofreciendo así soluciones verticales, orientadas a los principales procesos de negocio
del sector y haciendo foco en los problemas reales del cliente, respondiendo directamente a las
cuestiones, requisitos y necesidades.
De acuerdo a SAP (2006) dentro de la gestión de almacenes con SAP business one, se pueden
realizar las siguientes tareas:
•
Control de stock en ubicaciones.
•
Control y realización de los movimientos de material, tales como: entrada / salida,
empaque, traspasos, ajustes y aplicación de estrategias.
•
Trazabilidad de materiales y movimientos mediante códigos de barras.
•
Definición física del almacén.
•
Gestión de los movimientos de almacén y gestión de ubicación de materiales:
•
Correcta definición de estrategias de entrada/salida de materiales.
•
Óptima rotación de artículos.
•
Reducción costos de almacenamiento.
•
Enlace con las aplicaciones de compras, producción, ventas y distribución.
•
Gestión de las estrategias de entrada y extracción
•
Parametrización de estrategias de entrada y salida de stock
•
Integración de Radio Frecuencia.
WMS de Epicor.
La solución de administración de la cadena de suministro de Epicor va más allá de los ERP
tradicionales al incorporar capacidades completas de WMS, con funcionalidades típicamente
encontradas, hasta ahora, sólo dentro de WMS hechos para propósitos específicos. Diseñado
para las necesidades específicas de proveedores del servicio de surtido, adicionalmente a la
269
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
administración tradicional de almacenes, las soluciones WMS de Epicor proveen un control
completo, manejo y visualización de toda la logística y operaciones. Según Epicor Software
Corporation(s/f), el software de WMS de Epicor contiene capacidades extensivas de
administración de almacenes, incluyendo:
•
Administración total de almacenes, control de inventarios, definiciones de depósito finito
y empacado, administración de carga y tareas, y administración de actividades y
consumos, interactivas en tiempo real.
•
Procesamiento de órdenes de multicanal con EDI automatizado, realización de paquetes y
configuración de artículos.
•
Rastreo de entradas y salidas, planeación de recolecciones, consolidación de
recolecciones, empaquetado de envíos, cambio de transporte cross-docking, embalaje,
identificación por radiofrecuencia (RFID), e interfaces de manifiestos.
El software de WMS de Epicor ofrece aplicaciones integradas con soluciones para almacenes,
administración de cadenas de suministro y ejecución de cadenas de suministro.
Sin cajas negras entre ellas, sin paquetes intermediarios con que lidiar y sin interfaces que
mantener, el software WMS de Epicor provee una solución poderosa para manejar todos los
aspectos del surtido de pedidos, almacenamiento y distribución.
Datex EX WMS.
Datex EX WMS es un sistema de administración de almacenes de primer nivel, con
funcionalidad completa de operaciones de almacenamiento, ofrece soporte para terminales de
radio frecuencia, amplias herramientas gerenciales, y un enfoque exclusivo tanto para la
administración laboral como para la proyección de requerimientos.
De acuerdo a Datex, Inc., (2008), Datex EX WMS se crea para controlar el movimiento y
almacenamiento de todos los materiales dentro del almacén al igual que toda la operación y
transacciones asociadas. El sistema automatiza las operaciones del almacén o centro de
distribución eliminando el papeleo extra, el tiempo de búsqueda y el manejo de materiales
excesivo. Datex EX WMS está compuesto de varios módulos que cuando son combinados,
producen una poderosa herramienta capaz de manejar todas las operaciones necesarias. Estos
módulos incluyen:
270
•
Recepción.
•
Recepción ciega.
•
Crossdocking.
•
Control de calidad.
•
Servicios de valor agregado.
•
Administración de ubicaciones.
•
Selección como sencillo, lote, zona.
•
Empaque.
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
•
Envío.
•
ASN (Notificación Avanzada de Envío).
•
Consolidación de órdenes.
•
Reabastecimiento.
•
Administración y creación de olas.
JUSTIFICACION
El almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la industria, donde existe una
gran oportunidad para mejorar la productividad de los almacenes y la calidad correspondiente por
medio de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los
trabajadores de estas dependencias. (Galloway, 1988).
La construcción de un almacén nuevo es costosa por lo cual cada almacén debe de observar los
métodos de almacenar y manipular que están empleando para mejorar la utilización del espacio y
darles más eficiencia.
Los expertos dicen que, independientemente de los requisitos operativos o de la industria, las
medianas empresas deberían considerar agregar soluciones informáticas de administración de
almacén ya que tiene un efecto casi inmediato en los resultados.
El rendimiento del almacén afecta directamente al servicio al cliente, sus costos aumentan y
optimizarlos es la única forma de evitar que afecten demasiado a los beneficios.
Es necesario contar con personal con buen nivel de preparación académica y experiencia laboral,
profesionales en Administración de almacenes de tal forma que puedan tomar decisiones sobre
los problemas inherentes al área del almacén.
Definitivamente es importante contar con una herramienta informática para las empresas pequeña
y mediana ya que posibilita la planeación y ejecución adecuada proporcionando mejoras
importantes dentro del negocio.
Asimismo, se puede liberar al personal de gran cantidad de trabajo manual, permitiéndole
convertirse en auditor de su propia información y eliminar la duplicidad de funciones.
OBJETIVO
Evaluar los requerimientos de sistemas de información que apoyan la administración empresas de
porteo del norte y centro de México.
HIPOTESIS
El noventa porciento de los requerimientos proporcionados por las empresas administración de
porteo del norte y centro de México, son cubiertos por sistemas de información ya elaborados y
disponibles en el mercado para su venta.
METODOLOGIA
La investigación se llevó a cabo en los almacenes de porteo de Chihuahua, Chih., y en cada uno
de los almacenes de las ciudades del norte y centro de México vía internet por medio de correo
electrónico, chat y teléfono, durante finales del 2009 hasta el 2010..
271
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
La presente investigación fué de carácter no experimental debido a que no se manipularon
variables y se tomaron como base las características de los sistemas de información actuales para
la administración de almacenes. Es una investigación de tipo descriptivo, ya que se evaluaron las
características de los principales sistemas de información usados por las compañías de porteo en
las principales ciudades del norte y centro de México tales como: Chihuahua, Chih., Monterrey,
N.L., Guadalajara, Jal., La Piedad, Mich., México, D.F., y Veracruz, Ver.
La unidad de análisis será cada uno de los almacenes de porteo de las ciudades mencionadas en la
población de interés.
En esta investigación se estudiaron las siguientes variables: Uso de terminales Radio frecuencia,
uso lectores Código de barras, procesamiento de órdenes de multicanal con EDI, uso de Pda´s
portátiles, recepción de devoluciones con clasificación y traspaso, uso de zonas multiproducto,
uso de zonas multicliente, uso de zonas multidepósito, uso de la Rotación en las estrategias de
ubicación, administración de espacio, administración de andenes o patios, etiquetado en
expediciones, planeación de rutas de recolección, notificaciones de envío y recolección, gestión
trazabilidad, lotes y FIFO, aplicación de Crossdoking, clasificación de inventario según su
rotación, control de rechazos y acciones, inventarios cíclicos y físicos, estudio de rotación de
inventario, identificación de inventario según criterios: disponible, apartado, dañada, en tránsito,
programación de embarques en base a rutas, control de citas y alertas, surtido por voz Voice
Picking, salida de stock: FIFO, FIFO estricto, LIFO, FEFO.
Los indicadores fueron: Recepción, ubicación, empaque, inventario.
El tipo de muestreo fue total ya que la investigación se aplicara a la empresa de almacenes de
porteo del norte y centro de México, mencionadas en la población de interés.
El tamaño de la muestra fueron de seis empresas:
•
Almacen de Chihuahua: 19 empleados, 8 vehículos pesados.
•
Guadalajara: 21 empleados, 9 vehículos pesados.
•
Monterrey: 15 empleados y 5 vehículos pesados.
•
La Piedad Michoacán: 11 empleados y 3 vehículos pesados.
•
México, D.F.: 20 empleados, 9 vehículos pesados.
•
Veracruz: 10 empleados, 4 vehículos pesados.
RESULTADOS Y DISCUSION.
Tablas comparativas de los sistemas de información para la administración de almacenes de
porteo.
272
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
Sistemas de
Información en el
mercado.
1. Gestión de
2. eSipo
3. Warehouse
almacenes de
almacenamiento y
managment system
Microsoft
Logística.
de CIM de México.
DynamicsTM AX.
Características.
Recepción
Recepción de
materiales desde
terminales RF.
Uso lectores Código
de barras.
Procesamiento de
órdenes de multicanal
con EDI.
Uso de Pda´s portátiles.
x
X
X
x
X
X
x
X
No cumple
x
X
No cumple
Recepción de
devoluciones con
clasificación y
traspaso.
Ubicación
Multiproducto.
x
X
X
No cumple
X
No cumple
Multicliente.
No cumple
X
No cumple
Multideposito.
x
X
No cumple
Zonas de almacén.
x
X
X
Ubicaciones caóticas.
x
No cumple
No cumple
Ubicaciones de
dimensión variable.
Estrategias de
ubicación
parametrizables.
Uso de la Rotación en
las estrategias de
ubicación.
Administración de
espacio.
x
X
X
x
X
X
x
x
No cumple
x
X
X
x
X
No cumple
Administración de
273
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
andenes o patios.
Empaque
Etiquetado en
expediciones.
x
X
X
x
X
No cumple
x
X
X
x
X
No cumple
X
No cumple
x
X
X
x
X
X
x
X
No cumple
x
X
X
x
X
X
Inventarios cíclicos y
físicos.
x
X
X
Estudio de rotación
de inventario.
x
X
X
x
X
X
x
X
X
x
X
x
Procesamiento de
órdenes de multicanal
con EDI.
Planeación de rutas
de recolección.
Notificaciones de
envío y recolección
Surtido por voz Voice
Picking.
Inventario
Uso Código de barras
Gestión trazabilidad,
lotes y FIFO.
Crossdoking.
Clasificación de
inventario según su
rotación.
Control de rechazos y
acciones.
Identificación de
inventario según
criterios: disponible,
apartado, dañada, en
tránsito.
Salida
Salida de materiales
desde terminales RF
Uso Código de barras
274
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
Programación de
embarques en base a
x
X
X
Alertas.
No cumple
X
No cumple
Surtido por voz Voice
Picking.
No cumple
X
No cumple
Salida de stock: FIFO,
FIFO estricto, LIFO,
FEFO.
x
X
X
Integraciones
Integración a ERP´s y
otros sistemas.
x
X
No cumple
x
X
No cumple
Soporte WEB en
línea.
Soporte técnico
presencial.
Calidad
x
X
X
x
X
X
Certificado por ISO
9000.
x
X
X
rutas
Control de Citas y
Integración con
automatismos como
bandas
transportadoras,
carruseles de
selección y tecnología
pick-to-ligth.
Soporte Técnico.
Tabla 1. Tabla comparativa de los Sistemas: Gestión de almacenes de Microsoft DynamicsTM AX, eSipo
almacenamiento y Logística y Warehouse managment system de CIM de México.
Fuente: (Elaboración propia, 2009).
275
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
Sistemas de
Información en el
mercado.
Características.
Recepción
Recepción de
materiales desde
terminales RF.
Uso lectores Código
de barras.
Procesamiento de
órdenes de multicanal
con EDI.
Uso de Pda´s portátiles.
Recepción de
devoluciones con
clasificación y
traspaso.
Ubicación
Multiproducto.
4. Warehouse
5. Warehouse
6. WMS de Tecsys
Managment Smart
Managment System
Latinamerica.
(WMSmart).
Advanceware.
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
Multicliente.
X
x
X
Multideposito.
x
x
X
Zonas de almacén.
x
x
X
Ubicaciones caóticas.
x
x
X
Ubicaciones de
dimensión variable.
Estrategias de
ubicación
parametrizables.
Uso de la Rotación en
las estrategias de
ubicación.
Administración de
espacio.
Administración de
andenes o patios.
Empaque
Etiquetado en
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
x
276
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
expediciones.
Procesamiento de
órdenes de multicanal
con EDI.
Planeación de rutas
de recolección.
Notificaciones de
envío y recolección
x
x
X
x
x
x
x
x
X
Surtido por voz Voice
Picking.
No cumple
No cumple
X
Inventario
Uso Código de barras
x
x
x
x
x
x
x
No cumple
x
x
x
x
x
x
x
Inventarios cíclicos y
físicos.
x
x
x
Estudio de rotación de
inventario.
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Gestión trazabilidad,
lotes y FIFO.
Crossdoking.
Clasificación de
inventario según su
rotación.
Control de rechazos y
acciones.
Identificación de
inventario según
criterios: disponible,
apartado, dañada, en
tránsito.
Salida
Salida de materiales
desde terminales RF
Uso Código de barras
Programación de
embarques en base a
277
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
rutas.
Control de Citas y
Alertas.
Surtido por voz Voice
Picking.
Salida de stock: FIFO,
FIFO estricto, LIFO,
FEFO.
Integraciones
Integración a ERP´s y
otros sistemas.
Integración con
automatismos como
bandas
transportadoras,
carruseles de
selección y tecnología
pick-to-ligth.
Soporte Técnico.
Soporte WEB en
línea.
Soporte técnico
presencial.
Calidad
Certificado por ISO
9000.
x
x
x
No cumple
No cumple
x
X
x
x
X
No cumple
x
No cumple
No cumple
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
Tabla 2. Tabla comparativa de los sistemas: Warehouse Managment Smart (WMSmart), Warehouse
Managment System Advanceware y WMS de Tecsys Latinamerica.
Fuente: (Elaboración propia, 2009).
278
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
Sistemas de
Información en el
mercado.
7. WMS de SAP
Business One.
8. WMS de Epicor.
9. Datex EX WMS.
Características.
Recepción
Recepción de
materiales desde
terminales RF.
Uso lectores Código
de barras.
Procesamiento de
órdenes de multicanal
con EDI.
Uso de Pda´s portátiles.
X
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
X
x
x
X
X
X
X
X
x
x
x
x
x
x
x
No cumple
No cumple
X
No cumple
x
X
x
x
X
No cumple
x
X
x
x
X
x
x
Etiquetado en
expediciones.
X
x
x
Procesamiento de
órdenes de multicanal
con EDI.
X
x
x
Recepción de
devoluciones con
clasificación y
traspaso.
Ubicación
Multiproducto.
Multicliente.
Multideposito.
Zonas de almacén.
Ubicaciones caóticas.
Ubicaciones de
dimensión variable.
Estrategias de
ubicación
parametrizables.
Uso de la Rotación en
las estrategias de
ubicación.
Administración de
espacio.
Administración de
andenes o patios.
Empaque
279
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
Planeación de rutas de
recolección.
Notificaciones de envío
y recolección.
Surtido por voz Voice
Picking.
Inventario
Uso Código de barras
Gestión trazabilidad,
lotes y FIFO.
Crossdoking.
Clasificación de
inventario según su
rotación.
Control de rechazos y
acciones.
Inventarios cíclicos y
físicos.
Estudio de rotación de
inventario.
Identificación de
inventario según
criterios: disponible,
apartado, dañada, en
tránsito.
Salida
Salida de materiales
desde terminales RF
Uso Código de barras
Programación de
embarques en base a
rutas
Control de Citas y
alertas.
Surtido por voz Voice
Picking.
Salida de stock: FIFO,
FIFO estricto, LIFO,
FEFO.
Integraciones
Integración a ERP´s y
otros sistemas.
Integración con
automatismos como
bandas
transportadoras,
280
X
x
x
X
x
x
No cumple
No cumple
No cumple
X
x
x
X
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x
X
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No cumple
No cumple
x
x
X
No cumple
x
X
x
x
X
x
x
Capítulo 10 – Innovación y tecnología
carruseles de
selección y tecnología
pick-to-ligth.
Soporte Técnico.
Soporte WEB en línea.
X
x
x
Soporte técnico
presencial.
Calidad
X
x
x
Certificado por ISO
9000.
X
x
x
Tabla 3. Tabla comparativa de los sistemas: WMS de SAP Business One, WMS de Epicor y Datex EX
WMS.
Fuente: (Elaboración propia, 2009).
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La eficiencia del proceso de un sistema de inventario es el resultado de la buena coordinación
entre las diferentes áreas de la empresa.
El Almacenaje es un área crítica para el servicio al cliente. El inventario es el mayor de los
activos circulantes aun siendo inventario en custodia, como lo es en el caso del servicio de
porteo.
Actualmente existen en el mercado infinidad de sistemas de información para la administración
de almacenes que aplican al servicio de porteo, por tal motivo al elegir uno se debe tener en
cuenta su versatilidad o compatibilidad con otros sistemas que probablemente se requieran en un
futuro en la empresa.
Como resultado de esta investigación se concluye que las dos hipótesis planteadas son verdaderas
ya que en el mercado existen sistemas de información comerciales para la administración de
almacenes de porteo y más del 95% de los requerimientos de las empresas de Porteo del norte y
centro de México son cubiertas por los sistemas de información actuales.
Se encontró que el sistema WMS de Tecsys LatinAmerica cumple con los requerimientos totales
de los diferentes administradores de almacenes de porteo de las ciudades analizadas.
Otro de los sistemas que cumple con los requerimientos totales es SAP Business One, ya que
igualmente que en el caso anterior cumple con la totalidad de los requerimientos identificados en
esta investigación.
Se plantea la recomendación de ambos debido a que son los más compatibles y generalizados
con los procesos de servicio de porteo, que plantean los almacenes de poreo analizaods, los
cuales planterona los requrimientos de iformación. Estos sistemas de información mencionados
además de que son flexibles, facilitan la transferencia de información que se requiere para la
buena administración del almacén.
Los dos sistemas de información comentados ofrecen opciones tecnológicas para configurar
productos, inventarios por ubicaciones y adoptan requerimientos futuros, administrando los
recursos de personal, equipos y capacidad del almacén en tiempo real de la manera más eficiente
posible.
281
“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”
Por otro lado se recomienda que en los almacenes de porteo analizados se cuente con personal de
buen nivel académico y experiencia laboral, profesionales en Administración de almacenes de tal
forma que puedan tomar decisiones sobre los problemas inherentes al área del almacén.
Definitivamente es importante contar con una herramienta informática para las empresas pequeña
y mediana ya que posibilita la planeación y ejecución adecuada proporcionando mejoras
importantes dentro del negocio.
Es importante mencionar que la hipótesis de que existen en el mercado sistemas de
administración de porteo que cumplen con lo requerimientos establecidos por las empresas
analizadas, cumple satisfactoriamente, por lo que la hipótesis si se cumplió.
LITERATURA CITADA
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