adobe - Imaginar

Lori DeFurio
SUS 8 PRINCIPALES RAZONES
PARA CAMBIAR A ADOBE®
ACROBAT ® 8 PROFESSIONAL
Adobe® Acrobat ® 8 Professional:
Por una comunicación y una
colaboración más fiables,
fáciles y difertidas.
¿Otra versión del software Acrobat Professional? ¿Cuáles
pueden ser las mejoras de esta nueva versión? ¿Hay alguna
razón de peso para actualizarse a Acrobat 8 Professional?
Para ayudarle a contestar a éstas y otras preguntas, hemos
creado esta guía, en la que indicamos lo que más nos
gusta del nuevo Acrobat Professional. Una vez que la
haya leído, entenderá cómo esta nueva versión le puede
ayudar a crear, combinar o recopilar datos, así como
controlar documentos PDF de Adobe, y descubrirá por
qué opino que es la mejor aplicación de escritorio para
lograr una comunicación y colaboración óptimas.
Antes de nada, deseo que sepa por qué el equipo de
Adobe ha decidido lanzar ahora Acrobat 8. La respuesta
es: por usted. Enviamos equipos a todos los rincones del
mundo para hablar con clientes de Acrobat como usted.
Estos equipos dedican muchas horas a escuchar a cada
cliente y anotar lo que más le gusta de Acrobat y lo que
le gustaría que mejorara. El resultado de este trabajo es
Acrobat 8 Professional. En mi opinión, es el mejor producto.
Déjeme exponerle mis principales razones para creerlo…
1
Reúna distintos archivos
y formatos de archivo en
un único paquete PDF de
Adobe fácil de distribuir
y archivar, y en el que se
puedan realizar búsquedas.
Acrobat 8 facilita aún más
la combinación de archivos
y formatos
En un mundo digital como el nuestro que gira a una velocidad de vértigo, casi
todas las profesiones cuentan con sus propias aplicaciones y sus propios formatos
de archivo, con los que se hace de todo, desde redactar cartas de empresa a
diseñar lujosas torres de oficinas. Es fácil compartir estos archivos cuando se
trata de documentos simples elaborados con procesadores de texto u hojas
de cálculo, siempre que la otra persona disponga del software adecuado. Sin
embargo, ¿qué ocurre si lo que necesita es crear una presentación que contenga
varios archivos creados con distintas aplicaciones especializadas, como Adobe
Photoshop® o Microsoft Visio? ¿Y si quiere crear un manual de formación que
incorpore documentos, archivos de imagen y sofisticados elementos multimedia
incrustados? Aquí es donde entra en juego Acrobat 8 Professional.
Con Acrobat 8 Professional es más fácil que nunca combinar distintos archivos,
ya se trate de documentos, hojas de cálculo, mensajes de correo electrónico,
páginas web, formularios, diagramas, o incluso elementos multimedia, en un
único paquete PDF de Adobe que permite realizar búsquedas, se puede clasificar
y, además, conserva la configuración de seguridad individual y las firmas digitales
de los archivos originales. Además, si fusiona varios documentos PDF en un
único archivo, puede sustituir automáticamente todos los encabezados y pies de
página originales por una versión propia que unifique todas. Además, al tratarse
de archivos PDF de Adobe, prácticamente cualquiera, en cualquier plataforma,
puede utilizar el software gratuito de Adobe Reader® 7.0 u 8 para visualizar,
imprimir o buscar en el archivo PDF sin necesidad de software adicional.
2
Creación de formularios
interactivos Más rápido
y fácil que nunca
Formularios, formularios, formularios. Quizá se haya dado cuenta de que sea cual
sea el tamaño de su empresa, lo más probable es que dependa de formularios.
Existen formularios para contratar empleados. Formularios para captar nuevos
clientes o realizar pedidos. E innumerables formularios para solicitar información
adicional sobre casi cualquier cosa que pueda imaginar. Es necesario crear cada
uno de estos formularios, distribuirlo, rellenarlo y devolvérselo al solicitante original,
quien se encarga de recopilar los datos en hojas de cálculo y almacenarlos en
sistemas administrativos.
Por fortuna, Adobe ha simplificado mucho todo el proceso. No importa si crea
los formularios de forma electrónica o si necesita escanear una copia impresa.
Con Acrobat 8 Professional, puede abrir un formulario PDF de Adobe “plano”
o estático. Acrobat Professional reconocerá automáticamente los campos
del formulario y los convertirá en campos interactivos que puede rellenar
electrónicamente cualquiera que utilice Adobe Reader 7.0 u 8. Resulta mucho más
rápido que hacerlo de forma manual. Además de se más sencillo. Puede incluso
automatizar el flujo de trabajo completo, desde el escaneado y el reconocimiento
de caracteres hasta la distribución y la recopilación de datos. De este modo podrá
dedicar más tiempo a otras tareas más importantes, como irse de la oficina a su hora.
Transforme de forma
sencilla formularios
electrónicos estáticos en
formularios dinámicos
en formato PDF de
Adobe con Acrobat
8 Professional para
reconocer y convertir
automáticamente
los campos de los
formularios en campos
interactivos y listos
para cumplimentarlos.
3
Con sólo hacer unas pocas
veces clic con el ratón puede
gestionar fácilmente los ciclos de
revisión de los documentos para
lograr una mayor participación,
obtener información más precisa
y completar el proyecto antes.
Herramientas fáciles de
utilizar que aceleran las
revisiones electrónicas
Imagine que tiene un proyecto. La fecha de entrega está próxima. Ha hecho
algunos progresos y quiere terminar. Sin embargo, antes de seguir adelante,
necesita la opinión de sus principales colaboradores y de los expertos. Por lo
tanto, envía por correo electrónico copias del trabajo que está realizado y espera
tener suerte. No obstante, cuando se reciben los comentarios de los revisores,
realizar un seguimiento de la información recopilada a través de mensajes de voz,
correos electrónicos y notas garabateadas a toda prisa, puede convertirse en un
verdaderoquebradero de cabeza. Por no mencionar lo LENTO que resulta.
Bueno, podemos decir que definitivamente hemos escuchado sus plegarias. Y
hemos sentido su frustración. Por este motivo Acrobat 8 Professional le facilita
la gestión de revisiones compartidas sin la ayuda del personal de TI. Con sólo hacer
clic con el ratón dos o tres veces puede configurar un ciclo de revisión en una
carpeta de red. Cualquiera con acceso a esa carpeta puede añadir comentarios sin
problemas, ya sea con Adobe Reader o con Acrobat, por medio de herramientas
de revisión habituales, como el subrayado, las notas adhesivas o los editores
de texto. Las herramientas avanzadas le ayudan a realizar un seguimiento
de quién ha respondido y se encargan de recordárselo de forma educada a
aquellos que aún no lo han hecho. Los participantes en la revisión pueden ver
los comentarios de los demás y, en consecuencia, dar una opinión más completa.
De este modo, puede tener toda la información que precisa a tiempo y en una
misma ubicación sin perderse en mensajes de correo y notas manuscritas.
4
Puede potenciar Adobe Reader
Si utiliza Acrobat 7.0 Professional, es probable que ya sepa que puede autorizar a
cualquiera que utilice Adobe Reader * a que participe en grupos de revisión que
incluyan todas las herramientas de comentarios y de marcación, incluidas las notas
adhesivas, el subrayado y los sellos. Ahora, con Acrobat 8 Professional, puede
potenciar Adobe Reader. Cuando lo adquiera, podrá ayudar a sus clientes, colegas
y socios a hacer más cosas y de una manera más sencilla con un software que ya
conocen y aprecian.
¿Recuerda los nuevos formularios mejorados que puede crear más rápido y de
manera más eficaz (consulte la razón para cambiar n.º 2)? Con Acrobat 8 Professional
puede autorizar a los usuarios de Adobe Reader a guardarlos en línea, rellenarlos en
su tiempo libre y, a continuación, enviarlos de vuelta cuando estén listos.** Puede
incluso autorizarles a que inserten firmas digitales para aprobar archivos, firmar
contratos o verificar la autenticidad de documentos.
Requiere Adobe Reader 7.0 u 8.
Acrobat 8 Professional permite distribuir de forma automática formularios o recopilar datos de hasta
500 personas. Para conocer las importantes restricciones que afectan al uso de esta funcionalidad, lea
el Acuerdo de licencia de usuario final. Para usarlo con más de 500 personas, pruebe Adobe LiveCycle®
Reader Extensions Server.
*
**
Permita a los usuarios
de Adobe Reader
para que rellenen y
guarden formularios
en formato PDF de
Adobe localmente para
su uso fuera de línea
y que incluso añadan
firmas digitales para
aprobar archivos o
verificar la autenticidad
de documentos.
5
Elimine con carácter permanente
el texto confidencial, las
ilustraciones o cualquier
otro contenido cuestionable
con la nueva y potente barra
de herramientas Censura
de Adobe Acrobat 8.
Protección de información
confidencial con FUNCIONES
mejoradas de seguridad
para documentos
¿Ha necesitado alguna vez compartir información de forma más fiable y segura, pero
se ha mostrado reacio a enviar el archivo original? ¿Le ha preocupado alguna vez que
la gente pudiera ver información que no debería cuando accede a sus documentos?
Pos desgracia, la mayor parte del software para oficina guarda automáticamente
todo el historial de un documento y sus datos en los “metadatos” de los archivos;
esta información puede revelar datos que pensaba que estaban perfectamente
eliminados. ¿Sorprendido?
Para evitar que ocurra esto, Acrobat 8 Professional incluye dos nuevas y potentes
herramientas que pueden evitarle una potencial situación de ridículo, descubierto
e incluso pérdida económica. Para encontrar información oculta, incluidos metadatos,
anotaciones, archivos adjuntos, campos de formulario, capas y marcadores, sólo tiene
que utilizar la opción Examinar documento. A continuación, elimine con carácter
permanente el texto confidencial, las ilustraciones o cualquier otro contenido
censurable con la nueva y potente barra de herramientas Censura.
6
Archivo de correo electrónico
con un sólo clic
En un mundo como el actual, la cantidad de información que hay que rastrear es
mayor que nunca, incluido el correo electrónico. A pesar de que el tamaño de los
buzones de correo ha crecido, aún existen limitaciones a lo que puede, o quiere,
conservar en el buzón de correo. ¿No sería fantástico reunir todos los mensajes de
correo relacionados con un proyecto en un archivo compacto al que pudiera acceder
más adelante junto con todo su equipo de colaboradores utilizando el software
gratuito de Adobe Reader? Pues ahora ya puede, más fácil y eficaz de nunca.
Adobe introdujo la conversión de archivos PDF desde Microsoft Outlook en Acrobat 7.0.
Pero hemos realizado algunas mejoras excelentes en Acrobat 8 Professional (sólo
Windows®) basándonos en las recomendaciones y los comentarios de los usuarios.
En primer lugar, agregamos una función que archiva de forma automática las carpetas
seleccionadas o todo el buzón de correo como un paquete PDF optimizado. Lo único
que tiene que hacer es definir sus preferencias. Debido a que el archivo mejorado
imita al paquete PDF de Adobe descrito en la razón para cambiar n.º 1, cada mensaje
se guarda como un archivo PDF compacto e independiente dentro del paquete más
grande para que sea fácil buscarlos y recuperarlos íntegramente, incluido cualquier
elemento adjunto que tuviera en su formato original. Gracias a que se trata del formato
PDF de Adobe, puede combinarlo con otra información. Protéjalo con las funciones de
seguridad para documentos más avanzadas. Incluso... enviarlo por correo electrónico.
Por si no fuera suficiente, ahora además puede convertir los mensajes de Lotus Notes
en documentos PDF de Adobe (sólo Windows).
Archive automá­
tica­mente el correo
electrónico de
Microsoft Outlook
en documentos
PDF de Adobe para
facilitar su búsqueda
y recuperación.
* Captura de pantalla de productos de Microsoft reimpresa con permiso de Microsoft Corporation.
7
“Guardar como Microsoft
Word” Ahora, mejor que
nunca
Como ya disponía de Acrobat, es probable que sepa que puede guardar archivos PDF
de Adobe como documentos de Microsoft Word. Esta pequeña, pero sumamente
útil, función, lleva disponible algún tiempo. Sin embargo, en Acrobat 8 Professional,
lo hemos elevado a otro nivel. Nunca antes fue tan sencillo reutilizar el contenido.
Con Acrobat 8 Professional, puede conservar con más precisión el diseño, las fuentes,
el formato y las tablas que aparecen en el archivo PDF original. ¿Le suena familiar?
El proceso entero es algo similar al de crear un archivo PDF, pero a la inversa.
Guarde archivos PDF de
Adobe como documentos de
Microsoft Word, conservando
el diseño, las fuentes, el
formato y las tablas que
aparecían en el archivo
PDF original de Adobe.
Para animarle a que se beneficie de estas capacidades mejoradas, hemos incluido
información sobre ellas en la ventana Puesta en marcha (consulte la razón para
cambiar n.º 8) y hemos agregado un comando de exportación a la barra de
herramientas de tareas. Además, en línea con nuestro objetivo de mejorar
la comunicación y la colaboración, también puede seleccionar y exportar
comentarios del archivo PDF de Adobe al archivo original de Word y hacer
que aparezcan marcados como cambios.
8
COMIENCE A TRABAJAR
RÁPIDAMENTE gracias a la
nueva interfaz intuitiva
Por último, pero no por ello menos importante, Acrobat 8 ha optimizado una nueva
interfaz de usuario. Siempre he creído que Acrobat era fácil de utilizar, pero ahora
lo hemos hecho aún más sencillo para que empiece a trabajar con él cuanto antes.
Para ayudarle a encontrar las tareas más comunes, hemos incluido una ventana
denominada Puesta en marcha que proporciona claves visuales fáciles de seguir.
Después de aprender las nociones básicas, puede diseñar la experiencia del
usuario para lograr una mayor
productividad con barras de
herramientas personalizables
y menús intuitivos por los que
resulta fácil navegar.
Póngase rápido en
marcha con una interfaz
optimizada y la útil
pantalla Procedimientos
iniciales.
La actualización de un vistazo
Algunos utilizan versiones anteriores de Acrobat y puede que no estén seguros de cuántas de las razones que hemos
argumentado son aplicables en su caso. Por supuesto, la respuesta es todas. Sin embargo, para ayudarle a decidir,
permítame mencionar sólo algunas de las razones más convincentes para cambiar su versión de Acrobat. Siga leyendo.
Acrobat 5.0 a Acrobat 8
Desde el arranque a la creación del archivo PDF, prácticamente todo es más rápido con Acrobat 8 Professional. Por si fuera
poco, si utiliza Acrobat 5.0, se está perdiendo muchas de las funciones que hacen de Acrobat una manera tan potente de
crear, combinar y controlar documentos PDF de Adobe. Si decide actualizarse, podrá llevar a cabo lo siguiente:
• Iniciar y gestionar revisiones compartidas
• Optimizar archivos PDF de Adobe para su publicación en la web
•Crear archivos PDF de Adobe con tan sólo un clic directamente desde AutoCAD®, Microsoft Visio y
Microsoft Project
• Utilizar una gama más amplia de herramientas de comentarios para revisar y marcar documentos
• Crear fondos, marcas de agua, encabezados y pies de página
• Generar archivos PDF de Adobe compatibles con PDF/A y PDF/X, además de con la norma ISO
Acrobat 6.0 a Acrobat 8
Las tres principales razones para llevar a cabo esta actualización son el rendimiento, el rendimiento y el rendimiento.
¿Normalmente le da tiempo a tomarse un café mientras se inicia Acrobat 6.0? Ya no será necesario... si se actualiza.
La nueva versión se inicia mucho más rápido, al igual que los creadores de PDF para Word y AutoCAD. Después de
actualizarse, podrá llevar a cabo lo siguiente:
•Habilitar a los usuarios de Adobe Reader 7.0 u 8 para que utilicen herramientas de comentarios habituales,
rellenar formularios y guardarlos, e incluso agregar firmas digitales
• Crear archivos PDF de Adobe con un simple clic directamente desde Microsoft Outlook
• Beneficiarse de una nueva interfaz intuitiva
•Convertir formularios PDF estáticos en formularios PDF de Adobe dinámicos, listos para su cumplimentación,
sin que importe qué aplicación se utilizó para crear el archivo PDF original
• Agregar encabezados, pies de página, fondos y marcas de agua para los archivos combinados
Acrobat 7.0 a Acrobat 8
Si necesita un recordatorio, o se ha saltado el resto, le presentamos un resumen de lo que podrá hacer si
se actualiza a Acrobat 8:
•Combinar varios archivos y formatos de archivo en un único paquete PDF de Adobe que conserve
la configuración de seguridad individual y las firmas digitales de los archivos originales
•Reconocer automáticamente campos en formularios estáticos en archivos PDF de Adobe y convertir los
en campos interactivos y preparados para rellenarlos
• Gestionar revisiones compartidas sin ayuda del personal de TI
•Habilitar a los usuarios de Adobe Reader 7.0 u 8 para que guarden, rellenen y firmen digitalmente
formularios PDF de Adobe
• Buscar y eliminar con carácter permanente información confidencial de archivos PDF de Adobe
•Archivar de forma automática el correo electrónico de Microsoft Outlook o convertir el correo de Lotus Notes
en formato PDF de Adobe (sólo Windows)
•Guardar archivos PDF de Adobe en Microsoft Word conservando el diseño, las fuentes, el formato y las tablas
• Completar el trabajo más rápido con una interfaz nueva e intuitiva
¡Hola de nuevo! Gracias por leer esta pequeña guía. Espero que le
haya resultado útil. Y, por supuesto, espero que le haya ayudado
a darse cuenta de que Acrobat es mucho más que simplemente
crear archivos PDF. Se ha convertido realmente en una aplicación
de escritorio esencial, tanto como un procesador de texto o una
hoja de cálculo. Pero no se deje convencer únicamente por lo
que decimos. Visite www.adobe.com/tryacrobat hoy y descargue
una versión de prueba de 30 días de Acrobat 8.
Experimente con él. Juege con él. Y, si le gusta,
cómprelo. Estoy segura de que una vez que aprenda
a manejarlo, se preguntará cómo ha podido trabajar
sin él. Sea cual sea su decisión, manténgame
informada. Porque cuanto más sepa de usted,
más podremos mejorar Acrobat.
Para obtener información adicional o para encontrar
un grupo de usuarios en su zona, visite mi yo “virtual”
en www.acrobatusers.com/go/lori.
Adobe® Acrobat ® 8
professional
Pruébelo hoy mismo.
Adobe, el logotipo de Adobe, Acrobat, el logotipo de Adobe PDF, LiveCycle, Photoshop, Reader y “Better by Adobe” son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Adobe
Systems Incorporated en EE.UU. y/o en otros países. AutoCAD es una marca comercial registrada o una marca comercial de Autodesk, Inc., en EE.UU. y/o en otros países. Windows es
una marca comercial o una marca comercial registrada de Microsoft Corporation en EE.UU. y/o en otros países. Captura de pantalla de productos de Microsoft reimpresa con permiso
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Acerca del autor
Con más de diez años en Adobe, Lori DeFurio ha pasado por muchos puestos. A lo largo de
todo este tiempo, ha trabajado muy de cerca con el software de Adobe Acrobat, primero como
ingenerio de sistemas involucrada con el equipo de ventas y luego como promotora técnica
de Acrobat/PDF. En la actualidad ocupa un nuevo y excitante puesto en estrecha colaboración
con la comunidad de usuarios de Acrobat. Además de escribir un divertido e informativo blog
en blogs.adobe.com y una columna periódica en www.acrobatusers.com, Lori viaja alrededor
del mundo, dando charlas en conferencias, talleres, y grupos de usuarios de Acrobat, donde
ayuda a cualquiera que quiera saber cómo sacar el mayor partido de Adobe Acrobat.