PROCEDIMIENTOS GENERALES

CONSTRUCTORA DE
CANALIZACIONES
PROCEDIMIENTOS
GENERALES
Código del
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PRG-04
Compras
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1. Objeto
El presente procedimiento tiene por objeto establecer el sistema para
asegurar que todos los productos comprados y los servicios subcontratados
por la empresa cumplan con los requisitos especificados.
2. Alcance
Están sometidos a la gestión de compras todos los productos
comprados por C.C.S.L. (materias primas, mobiliario, maquinaria, material
de oficina), y todos los servicios subcontratados por dicha empresa.
3. Descripción
3.1. Confección de pedidos al proveedor
La confección del pedido se elabora por el departamento de Compras.
En este caso también debemos distinguir entre la confección de pedidos de
materias primas y subcontratación de servicios.
El proceso de confección de pedidos será distinto según se trate de:
¾ Combustibles no almacenables (hormigón, asfalto...) : El jefe de
obras realiza la “Propuesta de pedido” al departamento de compras
en el momento de una necesidad, y éste debe encargarse de
realizar el pedido para que le llegue el suministro en el menor
plazo posible. Para conseguirlo, el responsable de compras debe
llevar a cabo una compra continuada de este tipo de materiales
siguiendo una previsión de la consumición diaria.
¾ Consumibles almacenables (solería, losas, fibra óptica..) : El jefe
de obras realiza “Propuesta de pedido” a compras cuando requiere
el material. En este caso no hay tanto problema como en el
anterior, ya que normalmente ya se sabe cuándo se van a necesitar
y en qué cantidad y, por lo tanto, se realiza el pedido con
suficiente tiempo de antelación.
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¾ Almacenables genéricos (Tubos, separadores...)
El responsable de compras realiza pedidos según las
necesidades de las obra.
Los Jefes de Obra y Encargados son los responsables de solicitar un
Número de Pedido al Dpto. de Compras antes de realizar un pedido.
Especificando la Obra que lo solicita, nombre del proveedor, tipo de
material, forma de pago e importe.
Los Proveedores deberán ser informados de dicho Número de Pedido,
advirtiéndoles de incluir esa referencia en su factura para no retrasar su
pago por falta de aprobación.
En la Central de Sevilla se controlará la facturación, imputándose cada
factura a su obra mediante el Número de Pedido. Una vez comprobada se
pasará a firma para su pago.
El pedido lo elabora el responsable de compras en base a la
información que le transmite el departamento de producción sobre los
materiales necesarios para la obra o suministro.
El responsable de compras, tras comprobar el stock existente en el
almacén para los materiales solicitados, procederá a realizar el pedido en el
registro “Pedido de material” rellenando los campos de daos del proveedor,
número de pedido, dirección de envío, fecha de entrega, etc..
En el caso de que sea necesario, antes de realizar el pedido, el
responsable de compras pedirá oferta al proveedor del material que
necesite.
Una vez relleno el registro el responsable de compras deberá revisarlo
y aprobarlo dejando constancia con su firma, para comprobar que todas las
especificaciones quedan bien definidas, y enviará dicha hoja por fax al
proveedor. En este momento, el responsable de compras anota en la hoja
“Seguimiento de Pedidos” , las características del pedido realizado.
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3.2. Elaboración de pedidos de servicio
Todos los servicios subcontratados por C.C.S.L. (laboratorios, otros
constructores, instaladores de fibra óptica,..) deberán pasar una evaluación
y selección, cuya metodología se detalla en el procedimiento operativo
PRG-05 “Evaluación de proveedores”.
La empresa procederá a la subcontratación de algún tipo de servicio
cuando el Director General, el Director de Calidad o el Director técnico lo
consideren oportuno, basándose en causas como por ejemplo:
¾ No disponibilidad de recursos humanos o materiales suficientes
para hacer frente a un servicio contratado por un cliente.
¾ Cuando el hecho de subcontratar un servicio en particular pueda
aportar mayor calidad al cliente final de C.C.S.L. .
El pedido lo elabora el responsable de compras en base a la
información que le transmite el departamento de producción. Una vez
rellena la hoja de “Petición de Servicios”, el responsable de compras debe
revisar y aprobar el documento, dejando constancia con su firma, para
comprobar que todas las especificaciones quedan bien definidas, y enviará
dicha hoja por fax al proveedor.
3.3. Recepción de pedidos a proveedores
Uno de los objetivos de los controles en la recepción y durante la
ejecución es la detección de tendencias o fallos en el suministro, el análisis
de los mismos, y su comunicación a lo proveedores con el fin de eliminar o
reducir en un futuro las condiciones adversas en sus suministros.
A la hora de recepcionar los productos comprados, el responsable de
compras procederá a la inspección de éstos, comprobará su estado y
comprobará que la mercancía coincide con lo especificado en la hoja de
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“Pedido de material”, en el caso de que todo este correcto firmará el
albarán emitido por el proveedor y lo archivará.
En el caso de detectar alguna anomalía, el responsable de compras
identificará la no-conformidad y la registrará en el apartado de incidencias
de la ficha del proveedor.
Una vez recepcionado el pedido, responsable de compras registrará en
la hoja de “Seguimiento de Pedidos” el pedido recibido, de forma que dicha
hoja siempre refleje los pedidos pendientes de recibir.
4. Responsabilidades
El responsable de compras debe definir claramente los requisitos del
suministro transmitiéndoselos al proveedor y documentándolos
debidamente.
También será responsabilidad del Responsable de Compras,
encargarse de realizar la inspección del material suministrado por el
proveedor.
5. Anexos
Los Registros de Calidad que se han originado en este procedimiento
son los que a continuación se relacionan:
¾ REG 04.01 Pedido de Material. El responsable de su custodia
será el Responsable de Compras.
¾ REG 04.02 Seguimiento de Pedidos. El responsable de su
custodia será el Responsable de Compras.
¾ REG 04.03 Pedido de Servicios. El responsable de su custodia
será el Responsable de Compras.