PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES TERRITORIALES

Código: AN-GT-P-01
Versión: 03
PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR ASESORÍA
Y ASISTENCIA TÉCNICA A LAS ENTIDADES Fecha Elaboración:
25/06/2013
TERRITORIALES
Vigente Desde:
05/08/2013
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades para brindar asesoría y asistencia técnica a las
entidades territoriales, con el objetivo de promover el desarrollo territorial y la coordinación
territorial en materia de:



Apoyo a la Gestión Territorial y Buen Gobierno Local
Apoyo a la Coordinación territorial en materia de política de víctimas del conflicto armado
Lucha contra la trata de personas:
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la solicitud del servicio de asesoría y asistencia técnica para el
fortalecimiento de la capacidad institucional de las autoridades locales y las entidades
territoriales o con la programación que por mandato legal le corresponde a la Dirección y
termina con el seguimiento de los resultados de la asesoría y asistencia técnica.
3. DEFINICIONES
Asesoría: Acompañamiento y orientación mediante la cual se emiten conceptos relacionados
con la implementación y desarrollo de políticas, planes, programas, proyectos o normatividad
para facilitar la toma de decisiones, hacen parte de la asesoría las visitas en terreno, el
acompañamiento de procesos con las entidades territoriales y la participación en procesos de
concertación y seguimiento con las comunidades.1
Asistencia Técnica: Conjunto de actividades mediante las cuales se realiza transferencia de
conocimiento, tecnología, métodos o procedimientos en la implementación o desarrollo de un
tema específico, corresponden a este ítem las jornadas de capacitación, los talleres, los
encuentros, los seminarios y todos los procesos que impliquen transferencia de conocimiento,
buscando contribuir al desarrollo de las capacidades y habilidades de las entidades territoriales
en los temas de la Dirección de Gobernabilidad Territorial.2
Indicador: Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un
proceso o de una actividad.
1
Ejemplo:
Coordinar con las entidades y dependencias las diferentes acciones encaminadas a mantener y preservar el orden público y la convivencia
2
Ejemplo:

Efectuar acompañamiento al desarrollo de acciones encaminadas a ajustar y articular los mecanismos y procesos de Asociatividad, planificación regional
y de integración y desarrollo fronterizo

Efectuar el seguimiento de los compromisos del Ministerio del Interior en los Acuerdos para la prosperidad APP

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4. SIGLAS
ACNUR: Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados
AIPD: Atención integral a la población desplazada
APP: Acuerdos para la prosperidad
CJT: Comité de Justicia Transicional
CONPES: Consejo Nacional de Política Económica y Social
ET: Entidades territoriales
GACT: Grupo de Apoyo a la Coordinación Territorial en Materia de Política de Victimas del
Conflicto
GED: Goce Efectivo de Derechos
IGED: Indicadores de Goce Efectivo de Derechos
JICA: Agencia de Cooperación Japonesa
MI: Ministerio del Interior
MISN Macro proyectos de Interés Social Nacional
OIM: Organización Internacional para las Migraciones
ONIC Organización Nacional Indígena de Colombia
OPD: Organizaciones de Población Desplazada
PD Población en Situación de Desplazamiento
PD: Población desplazada
PGI Política de Generación de Ingresos
PIU: Plan Integral Único
PAT: Plan de acción territorial
POT Plan de Ordenamiento Territorial
PPED Población Pobre extrema y Desplazada
PPSAM Programa de Protección Social al Adulto Mayor
PRD Población en Riesgo de Desplazamiento
RUSICST: Reporte unificado del sistema de información, coordinación y seguimiento territorial
RUV: Registro Único de Victimas
RUPTA: Registro Único de Predios y Territorios Abandonados
SISCT: Sistema de Información para la Coordinación y Seguimiento Territorial
SNARIV : Sistema nacional de atención y reparación integral a victimas
UARIV: Unidad de atenciòn y reparación integral a victimas
UAO: Unidad de Atención y Orientación
VJRR: Verdad, Justicia, Reparación y no Repetición
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5. NORMATIVIDAD
EN MATERIA DE DESARROLLO TERRITORIAL
5.1. CONSTITUCIÓN.
Constitución política de 1991
5.2. LEYES.
Ley 136 de 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el
funcionamiento de los municipios. Nuevo Régimen Municipal. Ley 152 de 1994 Plan de
Nacional de Desarrollo.
Ley 488 de 1998 Normas Fiscales de las Entidades Territoriales
Ley 489 de 1998 Estatuto del Régimen Estatal.
Ley 753 de 2002 Por la cual se modifica el artículo 143 de la Ley 136 de 1994 (Juntas de
Acción Comunal) Decreto 2255 de 2002 Por el cual se adoptan medidas relacionadas con los
Concejos Municipales para su normal funcionamiento'
Ley 962 de 2005 Art. 31 Ley Anti trámites
Ley 1031 de 2006 Por la cual se modifica el período de los personeros municipales, distritales y
el Distrito Capital'
Ley 1148 de 2007 por medio de la cual se modifican las Leyes 136 de 1994 y 617 de 2000 y se
dictan otras disposiciones
Ley 1368 de 2009 Por medio de la cual se reforman los artículos 66 y 67 de la Ley 136 de 1994
y se dictan otras disposiciones. (Honorarios concejales)
Ley 1454 de 2011 Ley Orgánica de Ordenamiento Territorial (LOOT)
Ley 1551 de 2012 Régimen Municipal
Ley 1617 de 2013 Régimen para los Distritos Especiales
5.3 . DECRETOS.
Decreto 1222 de 1986 Régimen Departamental
Decreto 1333 de1986 Régimen Municipal
Decreto 2615 de 1991 Reorganiza los concejos departamentales de seguridad
Decreto 1421 de 1993 Estatuto de Bogotá
Decreto 617 de 2000 Racionalización del gasto público en las entidades territoriales
Decreto 2111 de 2003 No. de diputados por departamento
Decreto 3680 de 2011Por el cual se reglamenta la Ley 1454 de 2011
Decreto 2893 de 2011 Estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior
5.4. RESOLUCIONES.
Resolución 2434 de 2011 Creación de Grupos de Trabajo del Ministerio del Interior
EN MATERIA DE ATENCIÓN A VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO
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5.1. CONSTITUCIÓN.
5.2. LEYES.
Ley 387 de 1997 Por la cual se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento
forzado, la atención, prevención, consolidación y estabilización socioeconómica de los
desplazados internos en Colombia.
Ley 975 de 2005 por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de
grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la
consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios.
Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a
las víctimas del conflicto armado interno.
5.3. DECRETOS.
Decreto 617 de 2000 Racionalización del gasto público en las entidades territoriales
Decreto 4800 de 2011 Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se dictan otras
disposiciones.
Decreto Ley 4633 de 2011 por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación
integral y de restitución de derechos territoriales a las victimas pertenecientes a los pueblos y
comunidades indígenas.
Decreto Ley 4634 de 2011 por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación
integral y de restitución de tierras a las victimas pertenecientes al pueblo rom o gitano.
Decreto ley 4635 de 2011 por medio de la cual se dictan medidas de atención, asistencia y
reparación integral y de restitución de tierras a las victimas pertenecientes am comunidades
negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras.
Decreto 2893 de 2011 Estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior
Decreto 790 de 2012 Por el cual se trasladan las funciones del sistema nacional de atención
integral a la población desplazada por la violencia SNAIPD, al sistema nacional de reparación
integral a las víctimas; y del consejo nacional de atención integral a la población desplazada
CNAIPD, al comité ejecutivo para la atención y reparación integral a las victimas.
Decreto 1196 de 2012 Por el cual se fija un nuevo plazo para la inscripción de las
organizaciones de victimas y defensoras de los derechos de las victimas interesadas en
integrar las mesas de participación.
5.4. RESOLUCIONES.
Resolución 2434 de 2011 Creación de Grupos de Trabajo del Ministerio del Interior
Sentencia T-025 de 2004 y Autos de seguimiento Por medio de la cual se declara el estado de
cosas inconstitucional de la población desplazada y sus diferentes autos de seguimiento al
cumplimiento.
5.5. OTRAS
Documento Conpes 3712 de 2011 Plan de financiación para la sostenibilidad de la Ley 1448 de
2011.
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Documento Conpes 3726 de 2012 Lineamientos, plan de ejecución de metas, presupuesto y
mecanismos de seguimiento para el plan nacional de atención y reparación integral a las
víctimas.
Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para todos 2010 – 2014
EN MATERIA DE LUCHA CONTRA LA TRATA DE PERSONAS
5.1. CONSTITUCIÓN.
5.2 LEYES.
Ley 800 de 2003 Adopta la convención de Naciones Unidas contra la delincuencia organizada
transnacional y protocolo para prevenir, reprimir y sancionar la trata de personas en mujeres y
niños.
Ley 985 de 2005 Ley anti trata
5.3 DECRETOS.
Decreto 4786 de 2008 Decreto Reglamentario lucha contra la trata de personas
Decreto 2893 de 2011 Estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior
5.4 RESOLUCIONES.
Resolución 2434 de 2011 Creación de Grupos de Trabajo del Ministerio del Interior
6. DESARROLLO
No.
1
2
3
Actividad
Tarea
Punto de control Responsable
Recibir
y Recibir la solicitud y soportes de
Transferir
asesoría y asistencia técnica o el
documentación mandato legal y aplicar procedimiento
recepción
y
distribución
de
correspondencia externa
Recibir la solicitud y soportes, asignar y
Verificar recibido
Asignar
autorizar transferencia por SIGOB al
registro de control
responsable
Coordinador
y/o
funcionario
de radicación
correspondiente.
Verificación
de
Recibir
la solicitud, analizar
el
recursos
mecanismo de asesoría o asistencia a
Analizar
asignados.
Si
implementar para prestar el servicio de
Mecanismo de
cumple asigna al
acuerdo a los recursos físicos, humanos
Asesoría
funcionario Si no
y logísticos disponibles y asignar al
cumple aplicar
responsable
Tarea 5.1.
Funcionario
o
contratista
Área
de
correspondencia
Director
(a)
Gobierno
y
Gestión Territorial
Coordinador Funcionario
contratista
o
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No.
4
Actividad
Planificar
asesoría
asistencia
técnica
Tarea
Punto de control Responsable
Programar la asesoría y asistencia
la
técnica, en cronograma de actividades
y
de ser necesario; de acuerdo con lo
establecido en el plan de acción de la
vigencia y según los análisis de las
solicitudes recibidas.
Funcionario
asignadoCoordinador
5.1. Elaborar, revisar y aprobar estudios
previos, sí es necesario contratar
servicios
externos,
aplicando
el
Procedimiento para el desarrollo de
procesos de selección, elaboración,
perfeccionamiento y legalización de
contratos o convenios del ministerio y los
fondos a su cargo establecido en el
Proceso de Gestión Contractual.
5
Elaborar,
Revisar
Aprobar
recursos
asistencia
técnica
5.2. Elaborar, revisar y aprobar el
formato de Solicitud de autorización de
Comisión, aplicando el procedimiento
para
Comisión de Servicios al Interior y
Exterior establecido en el Proceso de
Gestión del Talento Humano, cuando la
asesoría o asistencia técnica se ejecute
fuera de la ciudad de Bogotá.
y
Consolidar
y
socializar
las
actividades
y
programación a
ser ejecutadas.
Profesional
Contratista
asignado
Coordinador,
o
y
5.3. Preparar los materiales de trabajo
cartillas,
documentos,
guías,
instructivos, CD, publicaciones, y demás
formatos que
apliquen
y sean
necesarios para la ejecución de las
actividades a desarrollar
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No.
Actividad
Tarea
Punto de control Responsable
6.1. Presentar los conceptos o el
conocimiento sobre la temática definida
para la asesoría y asistencia técnica (Sí
aplica).
6.2. Entregar para firma de los
asistentes la Lista de Asistentes SI-G01-F-02, (Sí aplica).
6
Realizar
asesoría
Asistencia
Técnica
6.3. Definir los compromisos adquiridos
y redactar las conclusiones en el
la Formato para Acta SI-G-01-F-01 Verificar
el
y (Sí aplica).
diligenciamiento
del listado de
6.4 Hacer firmar a los asistentes el asistencia.
Formato Entrega de material AN-GT
P01-F02 cuando se distribuye material
(si aplica)
Coordinador,
Profesional
Contratista
asignado
o
6.5. Solicitar y recibir la documentación
surgida de la ejecución, para el
seguimiento de los compromisos y
archivar de conformidad con el
Procedimiento Organización del Archivo
de Gestión
7
7.1. Solicitar a los usuarios de la
asesoría y asistencia técnica el
diligenciamiento del formato Anexo 3
Formato Evaluación de la satisfacción
del cliente (Si aplica)
Verificar
el
Evaluar
la
diligenciamiento
satisfacción del 7.2. Recibir formatos diligenciados y del Formato de
cliente
entregar al funcionario encargado de evaluación
del
consolidar los resultados e informar cliente
periódicamente a la Dirección o a quien
corresponda,
para
la
toma
de
decisiones
Coordinador,
Profesional
Contratista
asignado
o
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No.
Actividad
Tarea
Actualizar los datos de ejecución de las
asesorías y/o asistencias en el Plan
de Acción
de
acuerdo a los
cronogramas ejecutados, usando el
Actualizar datos
SIGOB de Programación de Metas, y
de ejecución
matriz consolidado de asistencia
técnica, en los casos que corresponda y
el Informe de comisión de visita y
asistencia técnica AN-GT-P01-F-04
Revisar los datos de ejecución y
reportar a la Oficina Asesora de
Planeación
los resultados de la
Efectuar
asesoría y asistencia técnica impartida a
Seguimiento
las Entidades Territoriales, en la matriz
Consolidado
del Plan de Acción,
en el Plan
estratégico, SISMEG y
Tablero de
Control, según corresponda.
8
9
Archivar la documentación surgida de la
prestación de servicios de asesoría y
Archivar
asistencia
técnica,
aplicando
el
10 informe
de
procedimiento Organización del Archivo
Seguimiento
de Gestión
Punto de control Responsable
Profesional
Verificar
datos Contratista
suministrados
asignado
Coordinador
o
y
Director
(a)
Revisión Informe Gobierno
y
de resultados
Gestión Territorial
y Coordinadores
Profesional
Contratista
asignado
Coordinador
o
y
6. REGISTROS














Plantilla de oficios y memorandos.
Plantilla de Listas de asistencia
Plantilla de Actas de reunión
Plan de Asesoría y asistencia técnica o cronograma de actividades
Proyectos de inversión registrados
Programas misionales de funcionamiento
Formato de Matriz de Plan de Acción del Proceso Planeación y Direccionamiento
Bases de datos
Cds
Certificados de asistencia
Oficios de Convocatorias
DVD
Estadísticas
Formato de Evaluación de satisfacción
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



Fotos
Grabaciones
Informes de ley
Sistemas de Información RUSICST
7. INFORMACIÓN SECUNDARIA
INFORMACIÓN A PUBLICAR RESPONSABLE
FRECUENCIA
UBICACIÓN
Reporte mensual en la matriz de Funcionario
seguimiento del plan de Acción
designado
mensual
Página
web
Ministerio
del
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
SISTEMA
DE DESCRIPCIÓN
INFORMACIÓN
SIGOB
RESPONSABLE
Herramienta para el registro y Funcionario
control de la correspondencia designado
que se recibe y genera en la
Entidad
UBICACIÓN
Oficina
Pública
Información
Bases de datos de la Registro de
asesorías
Bitácora
asistencia técnica
RUSICST
y Profesionales
que
brindan asistencia a
las
entidades
territoriales ET.
Herramienta de evaluación y Profesionales
del Servidor del Ministerio
seguimiento
donde
las Grupo de apoyo a la del Interior
entidades territoriales reportan coordinación
los
avances
en
la territorial en materia
implementación de la política de
política
de
pública de victimas en los victimas
territorios
9. ANEXOS
Anexo 1 Formato AN GT P01 F01 Formato de Programación y Seguimiento de Actividades
Anexo 2 Formato AN GT P01 F02 Entrega de material
Anexo 3 Formato AN GT P01 F03 Evaluación de la satisfacción del cliente
Anexo 4 Formato AN GT P01 F04 Informe de comisión de visita y asistencia técnica
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10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
11/11/2010
Creación del Procedimiento
VERSIÓN
01
01/02/2012
Se actualiza de acuerdo con el Decreto 2893 de 2011,
Resolución 2434 de Diciembre 5 de 2011 y la Guía
de llineamientos para la elaboración y/o modificación
de documentos V03 19/10/2011
02
25/06/2013
Actualización del procedimiento en: nueva imagen
institucional, siglas, la normatividad, en el desarrollo
de las actividades se mejora la redacción y se
actualiza el nombre de los procesos externos
aplicables dentro de las actividades, formatos y
matrices de seguimiento que se manejan dentro de
las mismas.
03
Se elimina el Formato Lista de chequeo asesoría y
asistencia técnica, teniendo en cuenta que no es
indispensable para el óptimo desarrollo de las
actividades. Se crea el formato
Se actualizan los registros, los sistemas de
información incluyendo RUSICST, y los anexos
incluyendo el formato AN-GT-P01-F-01 Programación
y Seguimiento de Actividades AN-GT-P01-F-04
Informe de comisión de visita y asistencia técnica
Elaboró
Firma
Aprobó
_____________________
_______________________
Jacqueline Suárez Mejía
Técnico Administrativo
Sandra Patricia Devia
Directora de Gobierno y Gestión Territorial
Firma
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25/06/2013
TERRITORIALES
Vigente Desde:
05/08/2013
Revisó
Firma
________________________
Viviana Ferro Buitrago
Coordinadora del Grupo de Apoyo a la
coordinación territorial en materia de política
de víctimas del conflicto armado
____________________
Martha Liliana Díaz
Coordinadora Grupo de Lucha
contra la trata de personas
____________________
Nohora Consuelo Pinilla
Coordinadora Grupo de Apoyo a la
Gestión Territorial y Buen Gobierno Local
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