Facturación en el contrato de mandato

Retención en la fuente en el contrato de
mandato
Nos consultan algunos lectores de Gerencie.com respecto al manejo que se ha de dar a
la retención en la fuente en los contratos de mandato.
El contrato de mandato es un contrato considerado por el artículo 2142 del código civil,
en el que una persona le confiera a otra persona la gestión de sus negocios, a cuenta
riesgo de la primera, esto es, del mandante.
Respecto a la retención en la fuente, hay que tener en cuenta que al mandatario, es sólo
un representante del mandante, y cualquier obligación estará en cabeza del mandante,
no obstante, si el mandante tiene alguna obligación relacionada con el objeto del
mandato, será el mandatario quien tendrá que cumplirla.
Es así como el decreto 3050 de 1997 en su artículo 29 expuso:
Retención en la fuente en mandato. En los contratos de mandato, incluida la
administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en
cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas
en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante.
Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará sin perjuicio de lo consagrado en el Decreto
700 de 1997 y demás normas concordantes que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones,
impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le
suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos
recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de éste.
El mandante practicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en
cuenta efectuados a favor del mandatario por concepto de honorarios.
Se ha resaltado el texto “teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante”,
puesto que es de suma importancia, ya que dicho texto considera que la retención en la
fuente se practicará sólo si el mandante es agente de retención, de modo que, si el
mandatario es agente de retención por el mantente no lo es, no se debe practicar la
retención, y, si el mandante es agente de retención pero el mandatario no lo es, en todo
caso el mandatario deberá practicar la retención, pues debe cumplir las obligaciones de
su mandante relacionadas con el objeto del contrato.
Tratamiento tributario del contrato de
mandato
El contrato de mandato tiene un tratamiento tributario que puede crear ciertas
inquietudes y en razón a ello, a continuación transcribimos lo que la doctrina de la Dian
(oficio número 012420 de febrero 10 de 2006) considera debe ser el tratamiento de
aspectos como la facturación, la retención en la fuente, el Iva, ingresos, costos y
deducciones:
“Ahora bien, cuando se configure un contrato de mandato, debe darse aplicación al
artículo 29 del Decreto 3050 de 1997, norma respecto de la cual este despacho,
mediante Concepto No 049345 del 16 de diciembre de 1999, señaló:
“(…
El articulo 29′ del Decreto 3050 de 1997, prescribe…
“En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario
practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesta
sobre las renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta
para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones
inherentes al agente retenedor.
(…) .
El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones,
impuestos descontables y retenciones en la Fuente, según la información que le
suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos
recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de éste.
El mandante practicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en
cuenta efectuados a favor del mandatario por concepto de honorarios.
Cuando el mandato sea representativo e implique la percepción de ingresos, la
facturación deberá ser emitida por el mandante. Cuando el mandato no sea
representativo la facturación deberá ser emitida por el mandatario”.
Conforme a la disposición transcrita es claro que corresponde al mandatario practicar
las retenciones en la fuente, proceder que se realizará atendiendo a la calidad del
mandante, vale decir que si el mandante es agente de retención el mandatario actuará de
conformidad debiendo para el efecto cumplir todas las obligaciones fiscales de los
agentes de retención.
De otra parte y aun cuando no es motivo de la consulta se considera de interés para la
misma hacer referencia al articulo 3° del Decreto 1514 de 1998, relativo a la obligación
de facturar cuando media un contrato de mandato, disposición que por demás conlleva
una derogatoria tácita del inciso final del artículo 29 del decreto 3050 de 1997.
ARTICULO 3. Facturación en mandato.
‘En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por
el mandatario.
Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura
deberá ser expedida a nombre del mandatario.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o
devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al
mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual
debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales
vigentes sobre la materia.
En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.
El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las
facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por
orden del ‘mandante.
Como se observa, cuando el inciso 1″ del artículo 3° del Decreto 1514 de 1998,
prescribe que: “En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos
los casos por el mandatario.”, está con ello formulando una derogatoria tácita en la
medida que dicha disposición no puede conciliarse con el inciso final del articulo 29 del
decreto 3050 de 1997, que establecía una limitante a la expedición de la factura, según
el mandato sea o no representativo, limitante que perdió vigencia al ser modificada por
el Decreto 1514/98″.
4. Impuesto sobre las ventas
En lo referente al impuesto sobre las ventas, la celebración de un contrato de
colaboración no implica la causación de este impuesto. En este tipo de contratos el ,
objeto es la colaboración de las partes mediante el aporte de recursos en dinero o en
especie con el fin de alcanzar los cometidos propuestos, objeto que no corresponde al
hecho generador del IVA a que se refieren los artículos 420 y siguientes del Estatuto
Tributario. No obstante lo anterior, si en la ejecución del convenio uno de los participes
está realizando actividades gravadas con el IVA, bien sea respecto de uno de los
asociados o respecto de terceros, como es la venta de bienes o la prestación de servicios,
se causa-el impuesto sobre las ventas. Al respecto, el Concepto No, 00001 de 2003
señala:
“Con la expedición de la Ley 488 de Diciembre 24 de 1998, según lo dispone el artículo
66, se modifica el tratamiento tributario para tales entes en cuanto se consagra que tos
consorcios y las uniones temporales son responsables del impuesto sobre las ventas
cuando en forma directa sean ellos quienes realicen actividades gravadas. Contrario
sensu, ha de entenderse que cuando no realicen directamente dichas actividades sino
que sean desarrolladas por los miembros el consorcio o unión temporal no serán
responsables.
(…)
Los responsables del impuesto pueden efectuar las operaciones sujetas al impuesto por
si mismos o a través de terceros, por lo cual cuando el artículo 66 de la Ley 488 de 1998
señala a los consorcios y uniones temporales como responsables, debe entenderse que
solo lo serán respecto de actividades gravadas, es decir por operaciones y actividades
sujetas al impuesto o que den lugar al impuesto y que sean realizadas por ellos mismos
y no por los consorciados individualmente considerados, ya que en este evento la
calidad de responsable de sus miembros, se sujetará a las disposiciones que señalan en
forma general quienes son , responsables del Impuesto sobre las Ventas”.
En atención a lo anterior, conforme con el numeral 4° del artículo 437-2 del Estatuto
Tributario, son agentes de retención en el impuesto sobre las ventas los responsables del
régimen común, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados de
personas que pertenezcan al régimen simplificado”.
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Generalidades del contrato de mandato
Facturación en el contrato de mandato
El contrato de mandato es un contrato civil, que consiste en que una empresa
(Mandante) entrega a otra empresa (Mandatario) la gestión de uno o más negocios a
cuenta y riesgo del mandante.
Respecto a quien tiene la obligación de facturar, si el mandante o el mandatario, se debe
tener en cuenta que la enajenación (venta) final de los productos resultantes de la
administración del negocio del mandante, es realizada por el mandatario, por lo que es
éste quien debe emitir la respectiva factura por los bienes del mandante que enajene.
Respecto a la facturación en los contratos de mandato, el decreto 1514 de agosto 04 de
1998, en su artículo 3, ha señalado:
“Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas deberán ser
expedidas en todos los casos por el mandatario.
Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimento del mandato, la factura
deberá ser expedida a nombre del mandatario.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables,
o devoluciones a que tengan derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al
mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual
debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales
vigentes sobre la materia.
En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.
El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las
facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por
orden del mandante”.
Sobre la facturación en le contrato de mandato, y sobre los soportes validos de los
costos y deducciones, y de los impuestos descontables para el mandante quien no
factura, y a quien no le facturan las costos y gastos adicionales propios del ejercicio del
mandato (esto lo hacen al mandatario), la Dirección de impuestos y aduanas nacionales,
en concepto 009670 de febrero 12 de 2001, ha expuesto:
” (…) Frente al contrato de mandato, reiteradamente se ha pronunciado este despacho
indicando que al tenor de lo dispuesto en el artículo 3º. del Decreto 1514 de 1998 en
desarrollo de estos contratos las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por
el mandatario
De igual manera si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del
mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables,
o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al
mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de éstos, la cual
debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales
vigentes sobre la materia.
En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del mandato.
El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las
facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por
orden del mandante.
Ahora bien, la factura es uno de los documentos que sirven a quien realizó la
erogación, para soportar los costos, deducciones e impuestos descontables; el artículo
771-2 del Estatuto Tributario así lo consagra al disponer que para tal procedencia se
requiere de facturas con el lleno de los requisitos allí señalados.
En el caso del contrato de mandato cuando el mandatario, en desarrollo del contrato
adquiere bienes o servicios la factura le es expedida a su nombre. En aplicación del
artículo 771-2 antes citado sería éste quien tendría derecho a solicitar los costos,
deducciones e impuestos descontables que figuren en tales documentos; pero como
tales erogaciones realmente pertenecen al mandante la Ley y más exactamente el
artículo 3º. del Decreto 1514 de 1998 consagran que para que el mandante pueda
solicitar las partidas mencionadas no obstante no poseer las facturas expedidas a su
nombre , presente como prueba la certificación de le debe expedir el mandatario donde
se consigne la cuantía y concepto de los mismos , la cual debe ser avalada por contador
público o revisor fiscal.
Es decir que, para estos casos, se plantea una excepción a la norma que exige la
factura para la procedencia de los costos y demás factores mencionados.
Por lo tanto , no puede pretenderse que la certificación a que se ha hecho referencia
pueda ser sustituida con las facturas que debió expedir el mandatario en desarrollo de
su gestión ya que estas últimas dan cuenta de los ingresos del mandante así como del
impuesto sobre las ventas generado y con la certificación lo que se pretende es soportar
los costos, deducciones , impuestos descontables y/o devoluciones a que tiene derecho
el mandante , los cuales no figuran en las facturas que el mandatario expida en
desarrollo de su gestión.
Ahora bien, consideramos que cuando se trate de operaciones entre las mimas partes y
respecto del mismo contrato de mandato, la certificación podría ser periódica y
abarcar más de una operación, pero se reitera , siempre que haya identidad de
contratantes y de contrato”.
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