Cartera
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Código: TR_ASEC_005 Versión: 09/05/2012 CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: CARTERA CODIGO 4340.01 4340.01.17 SERIES - SUBSERIES ACTAS ACTAS REUNION GRUPO PRIMARIO CODIGO 4340 RETENCION DISPOSICION TIPO DE SOPORTE ARCHIVO DE ARCHIVO FINAL GESTION CENTRAL FISICO ELECTRONICO CT E D S 1 4 X X X 1 10 X X X 1 4 X X X 1 19 X X PROCEDIMIENTOS Actas Comunicaciones Correos electrónicos 4340.08 AUTOEVALUACION DEL CONTROL X Actas Cuestionario de autoevaluación Informes Plan de mejoramiento Registro asistencia Resultados Soporte de Acciones 4340.16 COMUNICACIONES OFICIALES Comunicaciones 4340.22 4340.22.01 CONTRATACION ACEPTACION DE OFERTA Aceptación de oferta Actas Adendos Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Comunicaciones Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas Formato verificación Pólizas X X Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico. Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) Informes Ofertas Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Presupuesto Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido 4340.22.02 CONTRATO 1 19 X X X X Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico. 1 19 X X X X Conservar el 20% de los expedientes físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico. Actas Adendos Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Comunicaciones Contrato Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas Formato verificación Pólizas Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) Informes Presupuesto Ofertas Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido 43.402.208 ORDEN DE COMPRA BIENES Actas Adendos Comunicaciones Correos electrónicos Entrada almacén por compra Evaluación de ofertas Facturas Formato verificación Pólizas Informes Presupuesto Ofertas Orden de Compra Otrosí Pólizas contractuales, condiciones generales y recibo de pago de la prima Solicitud de oferta Solicitud y justificación de pedido 4340.22.09 PROCESOS DE CONTRATACION TERMINADOS O FALLIDOS 1 4 X X X 1 5 X X X X 1 14 X X X X Actas Conservar el 20% de los expedientes X físicos aplicando muestreo por polo de interés. Conservar en expediente electrónico. Adendos Certificado de disponibilidad presupuestal Comunicaciones Evaluación de ofertas Informes Ofertas Solicitud de oferta Solicitud y Justificación de Pedido 4340.26 4340.26.03 CONVENIOS CONVENIO DE PAGO Acreditación propiedad del predio Autorización Financiación Convenio de pago Documento identidad 4340.44 FACTURACION 4340.44.02 FACTURACION OTROS SERVICIOS Comunicación Correo electrónico Conservar el 20% aplicando muestreo por polo de interés Factura CAR Solicitud de pedido 4340.46 GESTION DE COBRANZA 1 5 X X X X 2 8 X X X X 2 8 X X 1 5 1 10 Cobro jurídico Cobro persuasivo Cobro prejurídico Informes de cobranza 4340.57 INFORMES 4340.57.01 INFORMES A ENTIDADES ESTATALES, DE CONTROL Y VIGILANCIA Conservar el 10% aplicando muestro por polo de interés Actas Comunicaciones Correos electrónicos Informes 4340.57.02 INFORMES DE GESTION X Comunicaciones Correos electrónicos Informes 4340.68 OPERACION DE CARTERA X X X Castigo de cuentas Comunicaciones internas y externas Cuentas en reclamación Retiro de cuentas 4340.74 4340.74.03 PLANES Y PROGRAMAS PLAN DE MEJORAMIENTO Acciones de mejora, correctivas o preventivas Actas Comunicaciones Correos electrónicos Informes Plan Seguimientos Soporte de Acciones X X X X X Conservar el 10% aplicando muestro por polo de interés 4340.92 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS 1 10 X X Actas Análisis estadísticos de datos Comunicaciones Correo Electrónico Encuestas Indicadores Informes CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación D= Digitalización S= Selección Fecha de elaboración Marzo de 2012 Elaboró: Gladys Albarracín Villamizar Cargo: Profesional 1- Gestión de Documentos Aprobó: Cargo: Bertha Villamizar Ramírez Profesional P2- Cartera ( E) X X
