INFORMACIÒN PARA EL TRABAJO DE LA ASIGNATURA TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL UNIVERSIDAD DEL QUINDIO SEGUNDO SEMESTRE 2012 A continuación encontrarán la información para desarrollar el trabajo como requisito para evaluar el conocimiento adquirido en la asignatura TRD. Los estudiantes no tendrán que asistir a ninguna entidad, el material suministrado fue tomado y consultado http://www.quindio.gov.co/home/ Fecha: Octubre 15 de 2012 Ilustración 1 PORTA WEB GOBERNACION DEL QUINDIO Con el fines netamente académicos, la Docente hizo algunas modificaciones a la información obtenida de este portal con el fin de poder ajustarlo al cómo se elaboran las TRD. Si en el transcurso de esta asignatura por alguna razón encontramos modificaciones a esta información tomada del portal web el 15 de octubre de 2012 para el ejercicio académico continuaremos con la información que les dejo a continuación. Aclaración Para este ejercicio por ser un trabajo universitario, no se tendrán en cuenta el punto dos descritas por el Archivo General de la Nación: Entrevista con los productores de los documentos pero si se entregará el material suficiente para desarrollarlo sin necesidad de visitar ninguna entidad. En la vida real se debe aplicado la encuesta documental que nos permite conocer de la mano de los productores de los documentos la información primaria y cotejarla posteriormente con los manuales de funciones y procedimientos e incluso algunos inventarios documentales. Tema que analizaremos en las unidades. Como lo verán en el desarrollo de las unidades antes de levantar las TRD debemos tener listo una serie de actividades, e implementadas varias acciones como las que ustedes desarrollarán y enviarán a la docente en dos entregas parciales: 1. Elaborar el acto administrativo de conformación del Comité de Archivo de la Gobernación del Quindío. Debe incluir las funciones del Comité, los roles del Presidente y Secretario, (investigar este punto). 2. Elaborar el normo grama debe incluir la normatividad asociada a la Gobernación del Quindío y la normatividad archivística que aplica al proceso de TRD. Ojo, no es copiar toda la normatividad del AGN, la que tiene que ver con la elaboración y aplicación de las TRD y la conservación de los documentos. Investigar que es normo grama. Clase de Norma Origen de la Fecha de entrada norma Número de en vigencia (interna/exte la norma (dd/mm/aaaa) rna) Constitución Política Externa Colombiana NA 06/07/1991 Nombre o Asunto Derecho a la intimidad personal familiar buen nombre Título/Capítu Ente que Expide la lo norma Art. 15 Fuente Congreso de la República de http://web.presidencia.gov.co/ Colombia Formato que deberán usar para desarrollar este ítem 3. Presentar el organigrama debidamente codificado de la Gobernación del Quindío que servirá de base para levantar las TRD enviado por la Docente. Les dejo como ejemplo 4. Ordenar alfabéticamente con la respectiva codificación las series y subseries documentales obtenidas del análisis de las funciones enviada por la Docente FORMATO CLASIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES 100 DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE NOMBRE DE NOMBRE DE CÓDIGO CODIGO SERIE SUBSRIE 100.010 INFORMES 100.010.01 Informes de gestión Ejemplo PROCEDIMIENTO ASOCIADO Preparar y presentar informes relacionados con la gestión de la entidad. Formato que deberán usar para desarrollar este ítem 5. Construir el cuadro de clasificación, previo análisis de la información enviada por la docente. La tutora enviará el formato que se requiere para este punto. Fondo: SUPERINTENDENCIA DE EJEMPLO CODIG SECCIÓN O O SUBSECCIÓN CODIGO SERIES Y SUBSERIES OFICINA DE CONTROL 250 INTERNO DISCIPLINARIO 250.025 PROCESOS DISCIPLINARIOS TIPOS DOCUMENTALES Autoapertura investigación, pruebas, versión libre,resolución sancionatoria, acto administrativo proceso cerrado Formato que deberán usar para desarrollar este ítem 250.025.01 Procesos Disciplinarios contra exfuncionarios 6. Elaborar por cada unidad administrativa solicitada por la docente las Tablas de Retención Documental. El formato debe ser el autorizado por el Archivo General de la Nación. En la columna de Procedimientos deben indicar: La Normatividad, función o procedimiento asociada a cada serie o subserie documental La explicación de la valoración documental reflejada en la columna de disposición final, por ej. si se toma la decisión de conservación total indicar cuál fue el criterio; en el caso de la selección indicar qué % de la muestra se tomará……. FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Entidad ___________________________________________________________ Productora Oficina Productora____________________________________________________ CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CONVENCIONES: AG= Archivo de gestión AC= Archivo central CT= Conservación Total E= Eliminación M= Microfilmación u otros soportes S= Selección RETENCIÓN AG AC CT Hoja ____ de___ DISPOSICIÓN FINAL E M S Firma responsable: ____________________ Fecha: _____________________________ PROCEDIMIENTO 7. Explicar cuál fue la metodología aplicada para levantar las TRD. 8. Levantar el Acta de aval como evidencia que las TRD fueron presentadas al Comité de Archivo de la entidad. (Investigar). 9. Elaborar oficio remisorio dirigido al ente respectivo teniendo en cuenta lo descrito en el Decreto 4124 de 2004 que todavía está vigente, solicitando la aprobación de las TRD. Debe incluir la relación de los documentos indispensables para dar inicio al estudio, análisis, aprobación o devolución de las TRD. (Investigar a quien le corresponde recibir estas TRD, para que lo coloquen en el oficio como destinatario. 10. Elaborar el acto administrativo interno donde se instruye sobre la aplicación de las TRD en la Gobernación del Quindío. Asumimos que las TRD fueron aprobadas por el competente mediante la Resolución 852 de noviembre de 2012. 11. Entregar instructivo que servirá de guía y consulta para la implementación y actualización de las TRD al interior de la organización. Se pretende con este punto que desarrollen habilidades para diseñar estrategias de comunicación y diseño de presentaciones. El instructivo que se solicita debe ser acorde al nivel académico en que se encuentran, a puertas de graduarse en Pre-grado; utilizando técnicas de comunicación y uso de herramientas ofimáticas. No es enviar texto sobre texto o mucho menos copiar y pegar los que se consiguen por montones en internet, plasmar su valor agregado. El instructivo debe contener los siguientes puntos: Elaboración de separadores de las series. Debe contener imágenes ilustrativas de las series y subseries de las TRD aprobadas para este ejercicio académico. No es copiar y pegar imágenes que se conocen y se bajan de internet o de cursos dictados por el AGN como por ej. Alcaldías, Contralorías, Empresas de Energía...Diseñen . Marcación y ordenación de las celuguías. Con imágenes ilustrativas teniendo en cuenta los nombres de las series y subseries de las TRD aprobadas para este ejercicio académico. Ordenación de los expedientes dentro de cada gaveta. Con imágenes ilustrativas teniendo en cuenta los nombres de las series y subseries de las TRD aprobadas. Ejemplo Marcación e identificación de los archivadores en la parte frontal. Diseñar formato de portada o caratula estándar para identificar las series y/o expedientes de la entidad objeto de este ejercicio académico teniendo en cuenta los campos o datos obligatorios. Describir la Metodología para realizar la selección, clasificación y ordenación de los documentos de Archivo Directrices para el uso y disposición de los documentos de Apoyo Directrices sobre ordenación y foliación de los tipos documentales, con imágenes ilustrativas teniendo en cuenta los nombres de las series y subseries de las TRD aprobadas. Políticas para el seguimiento, ajustes y actualización como una mejora continua al proceso implantado. de las TRD, Requisitos para realizar Transferencias documentales primarias. Incluir: El cronograma de transferencias documentales para el año 2013 Como deben ser entregados los archivos de gestión objeto de transferencia al archivo central. El formato establecido por el AGN para transferencias documentales. 12. Ciclo PHVA. En las conclusiones incluir como se aplicó el ciclo PHVA FECHA DE ENTREGA DE TRABAJO FINAL FASE UNO: 30 - Primera entrega: Solo lo siguientes Ítem: 1, 2, 3, 8,9 30 de octubre de 2012 FASE DOS: 40 - Segunda entrega: 26 de noviembre de 2012 Ítem a entregar: 4, 5. 6, 7, 10. 11 y 12 Incluyendo las mejoras que pudieren resultar de la revisión de la fase uno MANUAL DE FUNCIONES Se escogieron las siguientes unidades administrativas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Despacho del Gobernador Oficina Privada Secretaria de Planeación y Planificación Secretaría de Infraestructura Secretaría de Desarrollo Social y Político Secretaría de Hacienda y Finanzas Públicas Secretaría de Servicios Administrativos Manual de funciones y competencias DESPACHO DEL GOBERNADOR II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejercer las funciones que le competen en su calidad de jefe de la administración seccional y representante legal del Departamento, primera autoridad de policía en la jurisdicción departamental y agente del Presidente de la República para el mantenimiento del orden público y para la ejecución de la política económica general, así como para aquellos asuntos que mediante convenios la Nación acuerde con el Departamento. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dirigir y coordinar los servicios nacionales en las condiciones de delegación que le confiere el Presidente de la República, para dar cumplimiento al Plan Nacional y Departamental de Desarrollo. 2. Presentar oportunamente a la Asamblea Departamental los proyectos de Ordenanza sobre planes y programas de desarrollo económico y social, obras públicas y presupuesto anual de rentas y gastos para el normal funcionamiento del Departamento. 3. Nombrar y remover libremente a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y empresas industriales o comerciales del Departamento, los representantes del Departamento en juntas directivas de tales organismos, para garantizar el normal funcionamiento de estas entidades. 4. Crear, suprimir y fusionar los empleos de las dependencias, señalar sus funciones especiales y fijar los emolumentos con sujeción a la ley y a las ordenanzas respectivas, para garantizar una eficiente y eficaz prestación de los servicios a cargo del departamento. 5. Suprimir o fusionar las entidades departamentales de conformidad con las ordenanzas, para ajustarlas a las necesidades reales del departamento.. 6. Convocar a sesiones extraordinarias a la Asamblea Departamental para que estudie los temas y materias objeto de la convocatoria del ejecutivo departamental. 7. Escoger de las ternas enviadas por el jefe nacional respectivo, los gerentes o jefes seccionales de los establecimientos públicos del orden nacional, que operen en el Departamento, para el normal funcionamiento dar cumplimiento a la ley. OFICINA PRIVADA II. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar el apoyo técnico, administrativo, protocolario, logístico y de seguridad al Gobernador con el propósito de contribuir a la efectiva conducción de los asuntos departamentales a él atribuidos por la Constitución y las Leyes. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dirigir, coordinar y controlar todas las actividades para garantizar la oportuna asistencia a las audiencias, visitas oficiales y compromisos sociales del Gobernador. 2. Coordinar oportunamente con las demás Secretarías de despacho la consolidación de toda información para la elaboración de informes, respuestas y demás actos o documentos que deban ser presentados al Gobernador. 3. Establecer, de acuerdo con el Gobernador, los contactos interinstitucionales o intersectoriales que se hayan de efectuar dentro de las normas protocolarias y sociales de relaciones públicas. 4. Llevar la relación de los asuntos pendientes de solución que sean de decisión del Gobernador para mantenerle informado o recordarle de los términos en que deba hacerlo. 5. Levantar las actas o relatarías de las reuniones en que participe el Gobernador, para dejar constancia de los asuntos que se trataron. 6. Organizar, dirigir y controlar la radicación y sistematización de la correspondencia, peticiones, actos administrativos y demás documentos que ingresen y salgan del despacho del Gobernador, para garantizar respuestas dentro de los términos legales. 7. Las demás funciones asignadas por autoridad competente, acorde con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. SECRETARIA DE PLANEACIÒN Y PLANIFICACIÒN II. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir y formular políticas y estrategias institucionales, planes programas y proyectos para la consolidación de un sistema departamental de Planeación que permita la Identificación, propuesta y gestión del desarrollo institucional, económico, social del Departamento del Quindío. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Coordinar la formulación de planes y programas con participación activa de todos los sectores y estamentos sociales para generar procesos y estrategias concertadas de desarrollo regional. 2. Coordinar la formulación, evaluación y viabilización de proyectos de inversión de cobertura departamental para inducir el desarrollo integral del departamento. 3. Asesorar al Gobernador en la preparación y elaboración de los proyectos para ejecutar acorde con el Plan de Desarrollo del Departamento. 4. Coordinar el seguimiento al proceso de planeación y de ejecución del Plan de Desarrollo Departamental para producir indicadores, cumplimiento de metas, resultados y productos generados. 5. Coordinar todas las acciones para elaborar y hacer seguimiento al Plan Operativo Anual de Inversiones del Departamento. 6. Prestar asistencia técnica a los municipios para elaborar el planeamiento físico, planes de desarrollo, planes y/o esquemas de ordenamiento territorial, en todos los aspectos socioeconómicos 7. Organizar, consolidar y divulgar las estadísticas del Departamento del Quindío, y el sistema de cuentas económicas y sociales como instrumento para evaluar el impacto de las políticas gubernamentales y del sector privado en la economía. 8. Emitir conceptos técnicos acorde con la naturaleza funcional y en cumplimiento de las facultades atribuidas por la Ley para confrontarlos con los contenidos de las ordenanzas, decretos y actos administrativos municipales. 9. Coordinar la elaboración, implementación y ejecución de planes informáticos para garantizarle a la administración departamental la conectividad, actualización y adquisición de nuevas tecnologías informáticas, hardware y software. SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA II. PROPÓSITO PRINCIPAL Identificar, programar, diseñar y contratar la ejecución de las obras públicas a cargo del Departamento, con el fin de aportar al desarrollo de la infraestructura física. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, dirigir y controlar el cumplimiento de los objetivos y metas para el cumplimiento de la misión de la Secretaría de Infraestructura, en concordancia con el plan de desarrollo y las políticas trazadas. 2. Realizar la coordinación interinstitucional e intersectorial en el ámbito público y privado, para gestionar proyectos especiales de infraestructura para mejorar la calidad de vida de la comunidad Quindiana y de la región cafetera. 3. Planear la infraestructura vial, urbanística, arquitectónica y de servicios, determinar las propiedades para su conservación y construcción en concordancia con las políticas nacionales y el plan de desarrollo del departamento y apoyar a los municipios en procesos similares. 4. Coordinar todos los procedimientos que se deben surtir en materia de contratación estatal en las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual para ejecutar todos los proyectos en materia mantenimiento y construcción de infraestructura física educativa, recreativa, deportiva, saneamiento básico, sanitaria y de servicios públicos e inversión social, acorde con el plan de desarrollo departamental. 5. Coordinar y concertar con los municipios y la comunidad la identificación, programación y ejecución de proyectos de obra pública para incluir en los programas y proyectos de la entidad. 6. Controlar la ejecución de los proyectos requeridos para la conservación y mantenimiento de la infraestructura vial del Departamento. 7. Definir los planes para el sector de vías y transporte, en concordancia con las políticas nacionales y el plan de desarrollo del Departamento. SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL Y POLÍTICO II. PROPÓSITO PRINCIPAL Promover la convivencia pacífica de los ciudadanos mediante el fomento del respeto y protección de sus derechos constitucionales; la conservación de la seguridad y el orden público a través de la coordinación interinstitucional; contribuir con la modernización y democratización de las instituciones políticas; la descentralización y promoción de la participación ciudadana, lo mismo que las acciones preventivas y de atención de emergencias y desastres III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Formular y ejecutar la política, los planes, programas y proyectos para dar cumplimiento al Plan de Desarrollo Departamental en lo concerniente a desarrollo social, seguridad y orden público, modernización y democratización de lo público, participación ciudadana, prevención y atención de desastres. 2. Realizar todas las gestiones necesarias con las autoridades militares para el mantenimiento del orden público en el Departamento del Quindío. 3. Identificar y formular los planes de capacitación, asesoría, y acciones que requieran los municipios del Departamento del Quindío para su fortalecimiento administrativo, autonomía y desarrollo institucional. 4. Promover estrategias y desarrollar programas de cultura participación y comunitaria para fomentar y afianzar una convivencia y resolución pacífica de los conflictos. 5. Proponer planes, programas y proyectos para la mitigación, atención y ejecución del Plan Departamental para la prevención de desastres en el Departamento del Quindío. 6. Impulsar la conformación, activación y operación de los comités locales de atención y prevención de desastres para desarrollar todas las tareas, obligaciones y responsabilidades establecidas en el Decreto 919 de 1989. 7. Trazar y desarrollar programas, proyectos y acciones para la protección y recuperación de comunidades afectadas por violación de derechos humanos, libertades y garantías fundamentales. 8. Diseñar, coordinar, dirigir planes y programas para mitigar y mejorar las condiciones de vida de la población más vulnerable del departamento del Quindío, en especial los niños, mujer, adulto mayor, discapacitados. 9. Implementar los mecanismos para ejercer la vigilancia y control de las entidades a las que la Gobernación del Quindío le ha concedido personería Jurídica. 10. Tramitar, acorde con las normas vigentes las quejas relacionadas con el funcionamiento, operación y/o actividades de las entidades sometidas a vigilancia y control de la Gobernación del Quindío, 11. Proyectar y elaborar los actos administrativos para suplir las vacancias temporales y definitivas de los alcaldes municipales. SECRETARIA DE HACIENDA Y FINANZAS PÚBLICAS II. PROPÓSITO PRINCIPAL Desarrollar la política fiscal del gobierno departamental para asegurar la financiación de los programas y proyectos de inversión pública contenidos en el plan de desarrollo como también la de los gastos autorizados para el normal funcionamiento de la administración y el cumplimiento de la deuda pública del Departamento del Quindío. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, dirigir y controlar el cumplimiento de los objetivos y estrategias para el cumplimiento de la misión de la Secretaría de Hacienda, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas. 2. Dirigir la formulación y fijación de las políticas financieras en materia de ingresos y gastos, para garantizar los recursos presupuestales necesarios para el normal funcionamiento de la administración departamental. 3. Elaborar y consolidar el proyecto de presupuesto con sujeción al Estatuto Orgánico del Presupuesto, para presentar a consideración de la Asamblea Departamental. 4. Coordinar todas las acciones necesarias para hacer las adiciones, y modificaciones presupuestales. 5. Realizar todas las gestiones necesarias ante el sector financiero y bancario para garantizar el estudio, aprobación y desembolso de los empréstitos previamente autorizados. 6. Controlar y coordinar la fiscalización permanente de las rentas propias del Departamento, en especial los impuestos de estampillas y ventas de licores para fortalecer el recaudo. 7. Planear y desarrollar políticas para la prevención y represión del fraude, evasión y elusión de las rentas departamentales acorde con la normatividad vigente. 8. Planear y coordinar todas las actividades necesarias para atender el proceso de solicitud de expedición de pasaportes, dentro de los lineamientos legales y regulaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. 9. Organizar y controlar las políticas diseñadas en materia de mercadeo y venta de los productos que son monopolio rentístico del Departamento, para desarrollar planes y estrategias de comercialización de licores en el Departamento. 10. Gestionar ante el Gobierno Nacional la transferencia o asignación de recursos para ejecutar la inversión social. SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, conservar, racionalizar y brindar oportunamente los recursos físicos, materiales y tecnológicos, requeridos por el sector central de la Gobernación del Quindío como también administrar el talento humano, buscando a través de cada una de sus dependencias la administración ética, la transparencia, el mejoramiento continuo y la correcta prestación de los servicios III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Coordinar e implementar los planes, programas y proyectos para el suministro y entrega de los bienes e insumos requeridos por la administración departamental. 2. Coordinar la formulación de políticas para el desarrollo y mejoramiento continuo del talento humano al servicio de la administración departamental 3. Coordinar las acciones y actividades para suministrar la información que requiera el sistema general de información administrativa del sector público, SUIP, de manera veraz, oportuna y confiable. 4. Adoptar y dirigir políticas para garantizar la administración, conservación, elaboración y actualización de inventarios de bienes muebles e inmuebles y los amparos y custodias necesarias. 5. Adoptar los planes, programas y proyectos para garantizar que la administración departamental tenga un sistema técnico y automatizado de archivos que salvaguarde la memoria institucional y garantice la seguridad de los archivos y documentos. 6. Desarrollar sistemas y procedimientos de clasificación, conservación, recepción y envío de correspondencia interna y externa para garantizar el normal funcionamiento de la entidad. 7. Coordinar la elaboración, modificación del plan anual de compras de las diferentes dependencias de la administración departamental para garantizar una adecuada planeación contractual y el reporte oportuno al sistema SICE, y demás entidades de control. RECOMENDACIONES El trabajo final debe ser presentado con la altura, calidad, profundidad y diseño que deben tener los estudiantes en esta etapa de su vida académica. Recuerden que en la medida que desarrollaremos las unidades podrán ir adelantando el trabajo. No dejen para último hora este trabajo, no lograrán hacerlo si no hay planeación y recuerden no recibo trabajos inconclusos o que no cumpla con todos los item. No duden en informarme si requieren aclaraciones, asesorías y lo que necesiten. Como se darán cuenta este ejercicio contiene todo (menos la encuesta) los elementos requeridos para levantar, presentar y aplicar una TRD. Para finalizar, les deseo éxitos en esa materia, espero recibir lo mejor de ustedes MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ Docente Octubre 15 de 2012