MS-SPM-SC-01 Capacitación y entrega de alarmas comunitarias

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS
CÓDIGO:
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FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-SPM-SC-01
1
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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y ENTREGA DE ALARMAS
COMUNITARIAS
1. OBJETIVO
Organizar y capacitar permanentemente a los beneficiarios del Sistema de Alarmas
Comunitarias en temas de seguridad y formación ciudadana, mediante la realización de
charlas y simulacros en coordinación con la Policía Nacional, para apoyar a mitigar los
índices de inseguridad en el barrio y que éste sepa cómo reaccionar en un caso de
emergencia.
2. ALCANCE
Aplica a la capacitación en Alarmas Comunitarias de aquellos barrios integrados con
presupuesto propio, por donación de equipos y aquellos instalados con presupuesto
participativo del GAD-I del Cantón Ibarra.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Responsabilidad
 Socializar el uso y funcionamiento de Alarmas
Coordinador de Seguridad
Comunitarias.
Ciudadana
 Realizar simulacros de Alarmas Comunitarias.

Promotor B




Coordinar y preparar información para reuniones
barriales.
Prepara logística para las reuniones barriales.
Receptar datos del barrio e ingresarlos al sistema.
Socializar el uso y funcionamiento de Alarmas
Comunitarias.
Realizar simulacros de Alarmas Comunitarias.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 GAD-I
2
3
CIACI
SMS
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San
Miguel de Ibarra
Central Integrada de Atención Ciudadana Ibarra
Short Message Service - Servicio de Mensajes Cortos
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 ALARMAS
COMUNITARIAS
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-SPM-SC-01
1
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DEFINICIÓN
Es un sistema solidario de participación comunitaria que
sirve para prevenir delitos y otros eventos de emergencia
que sólo funcionan con la participación activa de los
vecinos(as).
Moderar, aplacar o suavizar la dureza de algo.
2
MITIGAR
3
SIMULACRO
Actos que se basan en la simulación de una situación real
ya sea para recrearla y revivir lo sucedido o ya sea para
prevenirlas y saber cómo actuar ante ellas.
4
SOLVENTAR
Dar solución a algo.
5
COORDINADOR
ZONAL
Ciudadanos/as elegidos/as en reunión barrial que lideran el
proceso zonal.
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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Capacitación y entrega de alarmas comunitarias
CLIENTE
EXTERNO
Presidente del Barrio
A
6. Recopilar requisitos para el
Sistema de Alarmas
Comunitarias
D5
B
DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA COORDINACIÓN DE SEGURIDAD CIUDADANA
Inicio
Coordinador de Seguridad
Ciudadana / Promotor B
1. Realizar una reunión de
acercamiento con presidentes
barriales para informar y
solventar dudas
D1
Promotor B
Promotor B
2. Ingresar el Acta de
Reunión al Sistema de
Participación Ciudadana
S2.7
3. Convocar a reunión A
todos los vecinos del barrio
y preparar la logística para
la misma
D3, D8
S1
Coordinador de Seguridad
Ciudadana / Promotor B
4. Ejecutar la reunión barrial
para explicar el
funcionamiento del Sistema de
Alarmas y solicitar requisitos
D1,D4
Promotor B
5. Ingresar Acta de
Reunión en el Sistema de
Participación Ciudadana
A
S2.7
Promotor B
B
NO
9. Solicitar la entrega de
requisitos faltantes
A
Promotor B
7. Receptar y verificar que
todos los requisitos se
cumplan
D5
8. ¿Se cumplen
los requisitos
solicitados?
SI
Promotor B
Promotor B
10. Depurar registro de
ciudadanos e ingresarlos al
Sistema de Alarmas
Comunitarias
D5.1
S2.6
11. Elaborar cronograma de
entrega y capacitación de
Alarmas Comunitarias
Promotor B
12. Convocar a reunión para
capacitación de Alarmas
Comunitarias y preparar la
logística para la misma
D3, D7
Coordinador de Seguridad
Ciudadana / Promotor B
13. Ejecutar la reunión de
Entrega y Capacitación de
Alarmas Comunitarias en el
barrio D1, D2, D7.1,
D7.3, D7.4
Promotor B
14. Ingresar Acta de Reunión
en el Sistema de Participación
Ciudadana
S2.7
Fin
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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS
Documentos:
D1: Acta de Reunión
D2: Mapa zonificado del barrio
D3: Convocatorias
D4: Documentación de la reunión:
Presentación, Registro de Ciudadanos y
Mapas para cada coordinador.
D5: Requisitos Alarmas Comunitarias: D5.1:
Registro de Ciudadanos.
D5.2: Certificación de la instalación
(integrados).
D5.3: Ficha de Equipos instalados en el barrio
(integrados).
D5.4: Mapa con delimitación del barrio y
ubicación gráfica de equipos (integrados).
D5.5: Memoria Técnica de instalación de
equipos.
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D6: Cronograma de Entregas
D7: Documentación para la reunión:
D7.1: Número de Alarma
D7.2: Oficios externos
D7.3: Registro de Autorización de envío
de SMS
D7.4: Acuerdo de Integración
(integrados)
D8: Memorando
Sistemas:
S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
S2.7: Sistema de Participación Ciudadana
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
3
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
REALIZAR UNA
REUNIÓN DE
ACERCAMIENTO
CON PRESIDENTES
BARRIALES PARA
INFORMAR Y
SOLVENTAR DUDAS
Convocar al presidente barrial a una
reunión de acercamiento en la que se
explica
de
forma
general
el
funcionamiento y requisitos del Sistema
de Alarmas Comunitarias y solventan
dudas.
Se registra el ACTA DE REUNIÓN con
todos los asistentes.
INGRESAR EL ACTA
DE REUNIÓN AL
SISTEMA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
CONVOCAR A
REUNIÓN A TODOS
LOS VECINOS DEL
BARRIO Y
PREPARAR LA
Ingresar el ACTA DE REUNIÓN al
Sistema de Participación Ciudadana.
Coordinar con el presidente barrial la
fecha y hora de una reunión con todos
los vecinos del barrio, apoyar con la
impresión de CONVOCATORIAS y
RESPONSABLE
Promotor B
Promotor B
Promotor B
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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS
LOGÍSTICA PARA LA
MISMA
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preparar:

Presentación del Sistema de Alarma
Comunitarias para proyectar
 ACTA DE REUNIÓN
 MAPA DE ZONAS DEL BARRIO
Y FICHA DE CIUDADANOS (para
cada coordinador que se elija)
 Equipos informáticos
 Solicitud de vehículo dirigida al
Director Administrativo a través de
Memorando QUIPUX
Durante la reunión se realiza:
4
EJECUTAR LA
REUNIÓN BARRIAL
PARA EXPLICAR EL
FUNCIONAMIENTO
DEL SISTEMA DE
ALARMAS Y
SOLICITAR
REQUISITOS






Saludo a los ciudadanos asistentes.
Presentación del funcionamiento del
Sistema de Alarmas Comunitarias.
Nombrar coordinadores zonales
para el barrio.
Solventar dudas.
Entregar Mapas y Ficha de
Ciudadanos a los coordinadores
zonales. (físico y digital)
Registrar a los asistentes en el
ACTA DE REUNIÓN.
Promotor B
5
INGRESAR ACTA DE
REUNIÓN EN EL
SISTEMA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Ingresar el ACTA DE REUNIÓN al
Sistema de Participación Ciudadana.
Promotor B
6
RECOPILAR
REQUISITOS PARA
EL SISTEMA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
El presidente barrial con la ayuda de los
coordinadores zonales, deberá recopilar
los requisitos solicitados durante la
reunión barrial.
Presidente
barrial
7
RECEPTAR Y
VERIFICAR QUE
TODOS LOS
REQUISITOS SE
CUMPLAN
Receptar y verificar que todos los
requisitos se cumplan:
Barrios Integrados

CERTIFICACIÓN
Promotor B
DE
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SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS




CÓDIGO:
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PAGINA:
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INSTALACIÓN DE EQUIPOS.
MAPA
DE
DELIMITACIÓN
BARRIAL Y UBICACIÓN DE
EQUIPOS.
ARCHIVO CON INFORMACIÓN
DE UBICACIONES DE EQUIPOS
MEMORIA
TÉCNICA
DE
INSTALACIÓN DE EQUIPOS.
FICHA DE CIUDADANOS
Barrios Instalados por el GAD-I:
 FICHA DE CIUDADANOS
8
¿SE CUMPLEN LOS
REQUISITOS
SOLICITADOS?
9
SOLICITAR LA
ENTREGA DE
REQUISITOS
FALTANTES
10
DEPURAR REGISTRO
DE CIUDADANOS E
INGRESARLOS AL
SISTEMA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
Depurar registro de ciudadanos
mediante llamadas telefónicas e
ingresarlos al Sistema de Alarmas
Comunitarias.
Promotor B
11
ELABORAR
CRONOGRAMA DE
ENTREGA Y
CAPACITACIÓN DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
Una vez que los requisitos están
completos se puede agregar al barrio al
cronograma de Entrega y Capacitación
de
Alarmas
Comunitarias
en
coordinación con el Presidente Barrial.
Promotor B
12
CONVOCAR A
REUNIÓN PARA
CAPACITACIÓN DE
ALARMAS
COMUNITARIAS Y
PREPARAR LA
LOGÍSTICA PARA LA
Convocar a reunión para capacitación
de alarmas comunitarias apoyando con
la entrega de CONVOCATORIAS al
Presidente Barrial y preparar la logística
para la misma:
Promotor B
Si se cumplen los requisitos solicitados
ir a la actividad N° 10.
Si no se cumplen los requisitos ir a la
actividad N° 9.
Solicitar la entrega de requisitos
faltantes y explicar al Presidente Barrial
que de no entregarlos no se puede
realizar la capacitación en el barrio.
Promotor B
Promotor B
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
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PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS
MISMA




13
14
EJECUTAR LA
REUNIÓN DE
ENTREGA Y
CAPACITACIÓN DE
ALARMAS
COMUNITARIAS EN
EL BARRIO
INGRESAR ACTA DE
REUNIÓN EN EL
SISTEMA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
15 FIN
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
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Enviar por correo electrónico a la
CIACI
cronograma
de
capacitaciones.
Elaborar en hoja de Word un
OFICIO y enviarlo a la Policía
Nacional para que acompañen
durante la capacitación.
Coordinar la revisión técnica de
equipos con la Dirección de TIC.
Preparar: ACTA DE REUNIÓN,
AUTORIZACIÓN DE ENVÍO DE
SMS
CON
FICHA
DE
CIUDADANOS a ser firmados por
el Presidente Barrial, ACUERDO
DE INTEGRACIÓN para barrio
integrados, papeles con el número
de alarma.
Durante la reunión de capacitación en el
barrio se realiza lo siguiente:
 Saludo a los asistentes.
 Presentación del Sistema de
Alarmas Comunitarias.
 Simulacro de uso.
 Solventar dudas.
 Registro de asistentes en el ACTA
DE REUNIÓN.
 Receptar firma de Presidente Barrial
en AUTORIZACIÓN DE ENVÍO
DE SMS y ACUERDO DE
INTEGRACIÓN (en caso de barrio
integrado).
Ingresar el ACTA DE REUNIÓN al
Sistema de Participación Ciudadana.
Promotor B
Promotor B
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CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
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ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Ordenanza que crea y coordina el Consejo de Seguridad Ciudadana del cantón Ibarra
2
Reglamento para la Aplicación del Sistema de Alarmas Comunitarias
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1
Constitución de la República del Ecuador
2
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
3
Ley de Seguridad Pública y del Estado
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
D1: Acta de reunión
D2: Mapa zonificado del barrio
D3: Convocatoria
D5.1: Registro de ciudadanos
D5.2: Certificación de la instalación
D5.3: Ficha de equipos instalados en el barrio
D6: Cronograma de entregas
D7.3: Registro de autorización de envío de SMS
D7.4: Acuerdo de integración
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea
Fecha: 14-12-2012
Revisó: Martha Cangás
Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
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