MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO
ELABORACIÓN
Elaborado por:
Patricia Eugenia Gómez Escobar
Cargo: Profesional Universitario
REVISIÓN
Revisado por:
Rafael López Hoyos
Cargo: Secretario de Despacho
APROBACIÓN
Aprobado por:
Rafael López Hoyos
Cargo: Secretario de Despacho
PROCEDIMIENTO
Mantenimiento preventivo y/o
correctivo
Código: P-SAD-77
Versión: 02
Fecha: 30/08/2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4
6. CONTENIDO..................................................................................................... 5
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 7
9. ANEXOS ............................................................................................................ 7
PROCEDIMIENTO
Mantenimiento preventivo y/o
correctivo
Código: P-SAD-77
Versión: 02
Fecha: 30/08/2011
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto mantener los equipos de cómputo en óptimas
condiciones brindando un adecuado mantenimiento a los bienes informáticos,
mediante el uso eficaz de la garantía con la que cuenta el equipo.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las dependencias de la administración
central departamental, incluye la participación directa de la Secretaría de Servicios
Administrativos.
3. DEFINICIONES
3.1 EQUIPOS DE CÓMPUTO
Se entiende por equipos de cómputo a los siguientes dispositivos:
- Servidores: cpu, monitor, teclado, mouse.
- Computadores cpu, monitor, teclado, mouse.
- Portátiles.
- Impresoras.
- Switches.
- Routers.
- Firewall.
- Escaners.
- Cableado estructurado.
- Cpu`s.
- Software informático.
- Equipos de comunicación.
3.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Consiste en realizar una limpieza física interna como externa a los equipos de
computo con el fin de optimizar su rendimiento.
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Mantenimiento preventivo y/o
correctivo
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3.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Consiste en la reparación mediante el arreglo o sustitución de partes del elemento
afectado, así como reinstalación de Software.
4. NORMATIVIDAD
No aplica.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIÓN
PROCESO: Servicios Administrativos.
SUBPROCESO: Tecnologías de la Información.
5.2 INTERRELACIONES
PROVEEDOR: Todos los procesos.
CLIENTE: Servidores públicos de la Administración Central Departamental y
algunas entidades descentralizadas.
5.3 RIESGOS Y CONTROLES
5.3.1 Riesgos
Mantenimiento no acorde con los requerimientos técnicos apropiados.
Funcionarios no autorizados y que no pertenecen al Área de Sistemas, manipulen
o reemplacen partes de los equipos.
5.3.2 Puntos de Control
Control previo de las necesidades especificas de mantenimiento de los equipos
(Actividades 2, 4 y 5).
Cuando se realice el mantenimiento preventivo por parte del personal técnico
autorizado se debe confrontar la configuración del equipo con la hoja de vida del
mismo, con el fin de determinar que no hayan modificaciones no autorizadas.
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correctivo
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6. CONTENIDO
No.
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DESCRIPCIÓN
Realizar
cronograma
mantenimientos preventivos.
de
PRODUCTO
RESPONSABLE
TIEMPO
Plan de
mantenimientos
Profesional
Universitario
1 día
Profesional
Universitario
4 horas
Profesional
Universitario
3 horas
Profesional
Universitario
2 horas
Mantenimiento
Proveedor
mantenimiento
preventivo y
correctivo
Según
programa
Recepción
mantenimientos
Profesional
Universitario
2 días
Profesional
Universitario
3 horas
Profesional
Universitario
1 hora
Proveedor
mantenimiento
preventivo
Según
orden de
servicio
Programar con el proveedor de los
Listado de equipos
equipos cuando hay mantenimientos
con mantenimientos
preventivos dentro de los contratos de
pendientes
compraventa.
Programa el mantenimiento preventivo
especializado o correctivo con la Listado de equipos
empresa contratada y mantenimiento sin mantenimientos
preventivo con el personal contratado,
pendientes
cuando los equipos no tienen garantía.
Informar a los usuarios sobre los
Informe sobre
mantenimientos a realizar o publicar
mantenimiento
en la intranet de la entidad los listados.
Realizar mantenimiento.
6
Dar visto bueno a los mantenimientos
realizados.
7
Archivar
los
soportes
de
los
Archivo soporte de
mantenimientos
preventivos
mantenimientos
realizados.
Recibir de usuario solicitud del
servicio, a través del software mesa de
Solicitud de servicio
ayuda, en caso de fallas o
recibida
mantenimientos
preventivos
o
correctivos.
Realizar
la
revisión
técnica
correspondiente para su reparación,
en caso de que no se pueda arreglar, Estado de solicitud
se hacen las recomendaciones
revisada
necesarias.
8
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PROCEDIMIENTO
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Mantenimiento preventivo y/o
correctivo
No.
DESCRIPCIÓN
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Determinar el estado de la garantía. Si
la hay se contacta al proveedor, si no
hay garantía solicitar orden de servicio
correctivo (formato F-SAD-31) con la
empresa contratada.
Recibir de parte de la empresa la
cotización del servicio. Aprobar o no su
reparación de acuerdo al costo y valor
del mercado.
Recibir el equipo y hacer las pruebas
correspondientes, una vez solucionada
la falla.
Entregar el equipo y hacer firmar al
usuario comunicación escrita donde se
informa el estado de entrega del
equipo o elemento reparado.
Recibir copia de remisión de entrega
firmada por la empresa y oficio firmado
por el usuario que recibe el equipo
reparado
para
su
archivo
y
conservación.
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PRODUCTO
RESPONSABLE
TIEMPO
Solicitud de servicio
Profesional
Universitario
1 hora
Cotización: aprobada
o denegada
Equipo reparado
Firma del usuario
que recibe el equipo
Documentos soporte
del servicio
Profesional
Universitario
2 día
Profesional
Universitario
1 día
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
1 hora
2 horas
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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN
Código
Nombre
No aplica
Hoja de vida
equipos
F-SAD-31
Orden de
servicio
correctivo
No aplica
ACCESO
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL
Profesional
Universitario
Tiempo de
Retención
Método
Consecutivo
Personal
Autorizado
Consecutivo
Profesional
Universitario
5 años
Consecutivo
Profesional
Universitario
5 años
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN
Recolección
Indización
Clasificación
Profesional
Carpeta
Universitario - Base de datos
software mesa
de ayuda
Profesional
Carpeta
Universitario Técnico
Solicitud de
Profesional Base de datos
servicio
Universitario - software mesa
mantenimiento a
Técnico
de ayuda
través de mesa
de ayuda
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1 Contratos de compraventa.
8.2 Contratos de mantenimiento preventivo y correctivo.
8.3 Hojas de vida de los equipos
9. ANEXOS
9.1 F-SAD-31 Orden de servicio correctivo.
5 años
EliminaciónMedio
magnético
Software
Eliminación
Medio
magnético
Software