control de documentos - Procuraduría General de la Nación

P-02-V.4
CONTROL DE DOCUMENTOS
PAG 1 de 2
Vigencia: 21/01/2014
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
FECHA
1
11/11/2010
NTC-ISO 9001:2008 NTCGP 1000: 2009
4.2.3
06/12/2011
4.2.3
4.2.3
3
07/03/2013
4.2.3
4.2.3
21/01/2014
Elaboro
Coordinador de calidad
4.2.3
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
Se elabora y se aprueba el documento
2
4
MECI 2005
4.2
Revisó
Representante de la dirección - Comité
de Calidad
Subsistema control
de la gestión /
Actividades de
control
Subsistema control
de la gestión /
Actividades de
control
Se incluyen puntos de control y se aprueba el
documento.
Se incluye la información de identificación del
Proceso de Certificación de Personas
Se incluye revisa todo el procedimiento se
unen actividades, se incluye directriz sobre
Subsistema control
actualización de pagina web y se actualiza el
de la gestión /
procedimiento, eliminando en documentos y
Actividades de
registros asociados de la actividad 17 y en el
control
control de documentos de origen externo el
AI-05 que ya fue eliminado del proceso.
Aprobó
Director
P-02-V.4
CONTROL DE DOCUMENTOS
PAG 2 de 2
Vigencia: 21/01/2014
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para controlar los documentos internos y externos asociados al Sistema de Gestión
de Calidad, en cuanto a la creación, revisión, distribución, divulgación y actualización, así como su
almacenamiento y protección.
ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todos los documentos (Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formatos y
Guías del Sistema Intgrado de Gestión del Instituto de Estudios del Ministerio Publico.
NORMATIVIDAD RELACIONADA
NTC ISO 9001:2008 numeral 4.2.3 Control de documentos; NTC GP 1000:2009 numeral 4.2.3 Control de
documentos, MECI Subsistema Control de Gestión Componenete Información y las disposiciones legales
vigentes sobre la materia, específicamente la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y se dictan otras disposiciones.
Convenciones:
Inicio - Fin
No
1
Actividad
Decisión
Descripción
Flujograma
Necesidad de documento: La Procuraduría General de la Nación, así como los
servidores públicos del IEMP son responsables de identificar la necesidad de
creación de un nuevo documento, la modificación de un documento existente o
declarar la inaplicabilidad de algún documento
Conector
Procedimientos
Conector
Actividades
Conector
Páginas
Responsable
Documentos y Registros
relacionados
Servidores públicos del
IEMP, Áreas de la PGN
N/A
Dueño de proceso o
Colaborador Interno
Comunicado de
requerimiento de
documentos
Puntos de Control
QUÉ?
CUÁNDO?
CÓMO?
QUIÉN?
EVIDENCIA
Solicitud de elaboración de documentos: La solicitud debe ser presentada ante el
dueño de proceso y éste es quien solicita por oficio o correo electronico al
Representante por la Dirección y/o Coordinador del Sistema, la elaboración del
documento, justificando esta solicitud y deberá anexar la propuesta del
documento nuevo.
2
3
Solicitud de modificación o anulación de documento: Con base en la revisión
permanente por parte de las personas que utilizan el documento, se deben
identificar oportunidades de mejora; si es el caso, se informa, por oficio o correo
electrónico institucional, al responsable del documento para registrar dicha
solicitud. Anexar documento propuesto; el responsable del documento presentará
al dueño de proceso la propuesta de modificación y una vez por él revisada y
aprobada, la presentará al Representante de la Dirección y/o Coordinador del
Sistema para su legalización.
¿Existe el documento?: Se verifica que el documento propuesto, no entre en
conflicto con otro ya existente, así como con la estructura documental del sistema
de gestión.
Si
Coordinador del Sistema de
Gestión
F-10 Listado maestro de
documentos
No
4
5
Creación de documentos
Revisar y aprobar el nuevo documento propuesto: Con el responsable del
documento y el Representante por la Dirección o Coordinador del Sistema, se
determina la petinencia para la generación del nuevo documento. La aprobación se
dará a través de oficio o correo electrónico del Coordinador Sistema de Gestión.
Coordinador del Sistema de
Comunicado de
Gestión
aprobación de documento
Preparar documento y actualizar la documentación: La preparación del
documento se hace con el dueño del proceso, el asignado por éste o por el comité
asignado. Se actualizan el listado de cambios de la caracterización del proceso
detallando el mismo por parte del Coordinador del Sistema de Gestión y el listado
maestro de documentos.
Dueño de proceso y/o
Colaborador asignado,
Coordinador del Sistema de
Gestión
F-10 Listado maestro de
documentos
XX- C - XXX
(caracterización del
proceso)
6
Elaborar modificación: Con el responsable del documento y el Representante por
la Dirección y/o Coordinador del Sistema, se revisa la actualización o modificación y
se determina su pertinencia; la aprobación se dará a través de oficio o correo
electrónico del Coordinador Sistema de Gestión.
La modificación de un documento existente requiere que este último pase a ser
obsoleto. Por tanto se identifica agregando la palabra "Obsoleto", archivándose en
la respectiva carpeta (digital o física).
7
Determinar tipo de control (1): Se determina los criterios relacionados con la
distribución, divulgación (si se requiere como copia controlada) vigencia,
preservación, almacenamiento, uso, tiempo de retención.
Nota:
Dueño de proceso y
Coordinador del Sistema de
Gestión
F-10 Listado maestro de
documentos
8
Actualizar la documentación del Sistema Integrado de Gestión: Se actualiza el
listado de cambios, detallando el mismo. Se verifica la conservación de los
formatos preestablecidos.
Coordinador del Sistema de
Gestión
F-10 Listado Maestro de
Documentos
9
Necesidad de Entrenamiento: Se evaluará la necesidad de realizar un
entrenamiento con los involucrados directamente en la implementación del
documento.
Dueño de proceso
N/A
10
Realizar entrenamiento: El entrenamiento tendrá como propósito adicional
conocer sugerencias en la estructura e implementación del documento. En los
casos en que se requieran desarrollar nuevas competencias en los servidores
públicos, el dueño de proceso debe fortalecer los mecanismos de difusión, para el
logro de las nuevas competencias
11
Entrega del documento, recoger y archivar documento obsoleto (2): La entrega
del documento a nivel interno y externo (cuando aplique) se harán con base en los
criterios de control. Igualmente se identificará, de requerirse, como "Documento
Controlado". Su entrega será en copia magnética. Los documentos obsoletos
deben ser eliminados y/o acopiados en su versión digital, por parte del Coordinador
del Sistema y debe comunicar a los servidores públicos del IEMP de la eliminación
de los documentos obsoletos tanto en su versión física como digital.
La distribución podrá realizarse a través de correo corporativo o exposición en
plataforma informática con acceso remoto.
Dueño de proceso o
Colaborador Interno
Coordinador del Sistema
F-10 Listado maestro de
documentos
Verificar el adecuado
almacenamiento, de
Semestralmente
acuerdo al tipo de archivo
Visitas de verificación
Dueño de proceso
Almacén, Archivo y
Sistemas o su delegado
Acta de reunión
Verificar la cobertura de
la
divulgación,
socialización
o
Trimestralmente
entrenamiento según la
documentación generada
Verificación de registros
Coordinador del Sistema
Acta de reunión
Verificar el adecuado
almacenamiento, de
Semestralmente
acuerdo al tipo de archivo
Visitas de verificación
Dueño de proceso
Almacén, Archivo y
Sistemas o su delegado
Acta de reunión
No
Si
Dueño de proceso
F-07 Acta de reunión
Coordinador del Sistema de
Gestión
F-10 Listado maestro de
documentos
Registro de entrega ó
correo electrónico
Colaborador Interno
Documento externo
Colaborador Interno
Documento externo
F-10 Listado Maestro de
Documentos
A-P-09 Control de
Correspondencia Recibida
Colaborador Interno,
Coordinador Sistema de
Gestión Integral
F-10 Listado Maestro de
Documentos
Dueño de proceso
Coordinador Sistema de
Gestión Integral
F-10 Listado Maestro de
Documentos
Coordinador Sistema de
Gestión Integral
F-10 Listado Maestro de
Documentos
CONTROL DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
12
Recibir documento de origen externo: Los servidores públicos del IEMP en el
desarrollo de las actividades de su proceso, requieren apoyarse en documentos de
origen externo, los cuales deben ser identificados y controlados.
13
Identificar el documentos externo (3): Dar manejo de acuerdo a la naturaleza del
documento.
14
Actualización del documento: Los cargos relacionados con la aplicación de las
No
actividades descritas en el documento deben estar atentos a si los documentos de
origen externos han sido modificados por la entidad que los generó y debe asegurar
la obtención de las nuevas versiones. Se debe asegurar el conocimiento por parte
de los actores de la nueva versión.
SI
15
Conservar el documento: Con base en las exigencias del cliente o las necesidades
del dueño de proceso o sus colaboradores, se decide sobre la conservación de la
versión anterior del documento. De lo contrario se recoge la versión vigente,
procediéndose a su eliminación.
Si
No
Recopilar o eliminar
el documento
16
Recopilar, Identificar y archivar documento obsoleto: Cuando se requiere la
conservación de la versión anterior del documento, se debe identificar como
obsoleto, detallando fecha y razón para su conservación y periodo del mismo.
17
Entregar nuevo documento: La entrega se hará a los miembros de (los) proceso
(s), de acuerdo a los criterios de control establecidos para el mismo. (3)
Coordinador Sistema de
Gestión Integral
Registro de entrega
EXPLICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
No
Nota: (1) Criterios para el control de documentos:
•Validez: los documentos son validos al ser los originales, los cuales corresponden a los existentes en el sistema. Los documentos que se vayan actualizando o modificando, llevaran en la parte superior derecha el número de versión de la revisión o de la actualización.
•Verificación de actividades: cada una de los dueños de proceso, deberá verificar el cumplimiento de los procedimientos descritos en cada documento y debe hacer la solicitud de actualización cuando sea necesario.
•Revisión: los documentos deben revisarse periódicamente, para verificar su adecuación.
•Actualización: es una obligación de todo el personal del Instituto, la solicitud de actualización de un documento, cuando se considere necesario, la versión que permanezca en la red interna (Archivos digitales del Representante por la Dirección) siempre será la última y adecuada.
•Anulación: los documentos del sistema de gestión integral que sean obsoletos, deben ser anulados, y comunicada su anulación con la distribución simultánea de la actualización correspondiente, la anulación significa también el retiro de este documento de la red interna e incorporación del nuevo.
•Divulgación: todos los documentos del sistema deben ser debidamente divulgados a cada una de los procesos en que se necesite sin excepción, y permanecerán en la red del sistema interno
Archivo digital); adicional, es responsabilidad del Coordinador del SIG la revisión periódica de la pagina web del IEMP para garantizar que la información que sobre el SIG se publique, corresponda
a las versiones vigentes; y en el momento que se necesite informará al proceso de comunicaciones las actualizaciones necesarias.
•Mantenimiento: todos los documentos y en especial el listado maestro de documentos, debe ser revisado, actualizado, con la periodicidad que el sistema lo requiera por parte del coordinador
de calidad.
(2) Los documentos del Sistema de Gestión estarán disponibles en copias magnéticas (controladas según los requerimientos específicos), con control en el acceso y modificación. La actualización y/o modificación de losdocumentos generales del SIG es responsabilidad del Coordinador del SIG, serán
revisados por el Comité de Calidad y aprobados por la dirección del IEMP.
Los documentos del sistema deben estar debidamente identificados, de acuerdo al mecanismos de codificación a continuación propuesto:
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
X-X
XX
V.X
PROCESO Y TIPO DE DOCUMENTO
CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO
VERSIÓN DEL DOCUMENTO (Inicia
en 1)
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
PROCESO
IDENTIFICACIÓN
DIRECCION
D
COMUNICACIONES
U
INVESTIGACIONES
I
CAPACITACION
C
CERTIFICACION DE PERSONAS
O
PUBLICACIONES
B
GESTION CONTABLE
G
PLANEACIÓN, PRESUPUESTO Y CONTROL
P
ALMACEN, ARCHIVO Y SISTEMAS
A
CONTRACION Y JURIDICA
J
CONTROL INTERNO
E
TIPO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO
IDENTIFICACIÓN
MANUAL
M
CARACTERIZACIÓN
DE PROCESO
C
PROCEDIMIENTO
P
INSTRUCTIVO
I
GUIA
G
FORMATO
F
(3) Lista de Documentos externos a controlar
Tipo de documento
Identificación
Control
Correspondencia recibida en la oficina o en el proyecto
Firma de recibido detallando hora y fecha.
Registrar la correspondencia según el A-P-09 Control de Correspondencia Recibida, se entrega al
destinatario o responsable interno, quien es el responsable de su lectura, archivo, comunicación a los
interesados y respectiva respuesta.
Correspondencia enviada a partes interesadas internas y externas de la oficina o del proyecto
Consecutivo del oficio o memorando, año y código según proceso
Registrar en el control de consecutivos tanto para correspondencia enviada interna o externa, de
acuerdo A-P-10 Control de Correspondencia Enviada. Se entrega al destinatario, registrando su recibo
en la copia del mismo. La correspondencia a partes interesadas en los proyectos, solo será firmada por
el Director del proyecto, salvo comunicados con el cliente, las cuales serán firmadas por el Director o
Dueño de Proceso correspondiente.
Documentos de carácter legal, especificaciones y estudios técnicos definitivos, normas técnicas.
El mecanismo de identificación es a través del nombre y/o numero del documento, Se controlan a través del F-10 Listado maestro de documentos. Para el caso de documentos por
el cual es único.
suscripción, se registran en el formato mencionado, aunque éstos se actualizan con su propio
mecanismo. Los cambios serán comunicados por el responsable del documento a los colaboradores
internos que requieren del mismo para el desarrollo de sus funciones.
Documentos relacionados con oportunidades de negocio
El mecanismo de identificación es a través del nombre y numero del documento, Estos documentos se controlan a través de carpeta establecida para el proceso según el P-03 Control de
detallando el número de oportunidad definido por el Dueño de Proceso respectivo. registro
TERMINOLOGÍA
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte
ESPECIFICACIONES: Documento que establece requisitos
FORMATO: Herramienta diseñada para recolectar una información especifica, registrar resultados y evidencias de una actividad.
INFORMACION: Datos que poseen significado
INSTRUCTIVO: Descripción detallada de la forma de ejecutar una actividad
MANUAL: Documento que contiene la forma de ejecutar una acción.
MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD: Compendio documental que especifica, describe y direcciona la documentación del sistema de gestión de una organización, en KIT DE HERRAMIENTAS PARA PROCESOS EDUCATIVOS DEL IEMP: Conjunto de herramientas que pretende alinear la gestión con los
cuanto a la gestión de calidad.
objetivos del modelo "Aprendizaje organizacional para la gestión del conocimiento" en el IEMP
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevara acabo una actividad o un proceso.
PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas y que interactúan, las cuales transforman un elemento de entrada en resultados.
TERMINOS DE REFERENCIA: Documento que relaciona los requisitos del cliente para el desarrollo de un proyecto especifico.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
en el transcurso de su gestión, conservados de manera ordenada para servir como evidencia e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
o como fuentes de la historia.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: son el documento de navegación para el Sistema de Información Documental, estas
permiten a las dependencias enviar correspondencia a través de las series, subseries y tipos documentales identificados,
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor mediante la cual se identifica y establece las series que componen cada agrupación documental (serie, subserie y tipo de
determinan el tiempo de retención, la disposición final de los documentos, el procedimiento a realizarse una vez cumplido el
documento - Tablas de Retención Documental) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional
tiempo de disposición final y la recuperación que incluye la forma de identificación y la ubicación de los registros generados de la
ejecución de las actividades de la dependencia, estas disposiciones están documentadas en la Tabla de retención documental
Criterios para determinar un Punto de Control
Cumplimiento del objetivo
Costo de la operación
Seguridad a la salud
Impacto ambiental
Afectación a la parte interesada
Cumplimiento de requisitos
Afectación a la imagen institucional
Afectación a la infraestructuración