Informe Sistema de Control enero abril 2014

Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: enero – abril de 2014
En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se
presenta informe del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.
Módulo de Planeación y Gestión
Con el cambio de Gerente General y como respuesta a la nueva coyuntura de la
Empresa se ha evidenciado la necesidad de actualizar el Plan Institucional, de
manera tal que se
validen y complementen el diagnostico estratégico, los
objetivos institucionales, los proyectos y las metas, se ha construido un
cronograma de actividades para llevar a cabo esta labor con la participación de
todos los Responsables de Procesos.
La matriz de riesgos se evaluó y actualizo tal como está establecido en el
procedimiento de gestionar riesgos, dando como resultado la identificación de
nuevos riesgos y la modificación de la valoración de los que ya estaban
identificados producto de las acciones emprendidas para su intervención.
Igualmente se han revisado las caracterizaciones de los procesos, acción
emprendida frente a las recomendaciones de la auditoria interna de 2013, que
indicaba dejar explicitas las interrelaciones de los procesos sin tener en cuenta
actividades administrativas que no implicaban entradas y salidas entre los mismos.
La Empresa efectuó la de rendición de cuentas teniendo en cuenta, a los grupos
de interés (parroquias y Jac) para la presentación del Informe de Gestión, así
El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente.
La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito.
Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: enero – abril de 2014
mismo se envió carta e Informe gráfico al Municipio y a los Entes
Descentralizados. Se realizó encuestas a los asistentes para medir el grado de
aceptación del informe, donde el 76% de los encuestados consideran la
presentación como Muy buena y 24% como Buena, se tomaron dos muestras
aleatoriamente para el archivo, adicionalmente se publicó en la página web de la
Empresa.
La empresa viene dando cumplimiento al
programa de Inducción, a los
funcionarios que ingresaron en esta año, dando a conocer la empresa en cuanto a
su
estructura y funcionamiento, así como el Código ética, donde se definen
compromisos y valores que orientan las actuaciones de los servidores y
colaboradores de Metroparques, los principios de la gestión pública y pautas
generales de comportamiento.
El plan de capacitaciones se está desarrollando acorde a lo planeado, el cual fue
formulado de acuerdo a los requerimientos realizados por los responsables de
manera tal que se pueda fortalecer las competencias requeridas para garantizar la
prestación de los servicios y el mejoramiento en el desempeño de sus funciones.
La Empresa continua con la implementación del sistema ICG la primera etapa del
módulo POS se encuentra en un 95%, faltando solo modificar algunos informes en
cuanto a forma, dependiendo solo del desarrollador. En dicha etapa se puede
recalcar el mejoramiento de la calidad de la información, en términos de
confiabilidad y oportunidad. Se tiene la información de manera integrada en los
El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente.
La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito.
Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: enero – abril de 2014
dos parques y se han reemplazado los informes manuales que hacían las cajas
generales de cada parque.
En la segunda etapa de inventarios, se tiene controlado los inventarios de
brazaletes, y puntos de Souvenir de ambos Parques, y se está haciendo pruebas
con el Almacén del Parque Norte. Faltando para culminar esta etapa los puntos de
venta de alimentos y producción.
En términos generales se tiene un cumplimiento del sistema en un 75% y se
espera para el mes de junio y julio tener la información controlada de los
inventarios de puntos de venta y la planta de producción.
Para el modulo del ICG Logística se tiene un avance del 15%, se tiene definido el
modelo de actividades de las áreas de Logística, Costos, Compras y Facturación.
Dicho modelo se está ingresando al sistema para la realización de pruebas y
posterior implementación.
Modulo Evaluación y Seguimiento
En cumplimiento a lo establecido en el Sistema Integral de Gestión, la Gerencia
Administrativa y Financiera como área designada por la Gerencia General para
liderar dicho Sistema; programó y realizó el ciclo de auditorías internas de calidad,
actividades que recibieron el acompañamiento del Área de Control Interno; es
importante resaltar que se tiene formulada una acción de mejora que unificará los
planes de mejoramiento con los hallazgos tanto de las auditoria de control interno
El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente.
La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito.
Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: enero – abril de 2014
como las de calidad y de esta manera tener una visión global y hacer un
seguimiento más efectivo.
La oficina de Control Interno en su rol de evaluador independiente ha realizado las
respectivas rendiciones de cuentas, efectúo y presentó la evaluación del Sistema
de Control Interno; siempre con un carácter de independencia frente a la
operación de la empresa.
Se efectuó la planeación de la Oficina de Control Interno para el 2014, como guía
de trabajo, la cual consta específicamente de los planes de auditoria, autocontrol y
acción.
1. Plan de Auditoría: comprenden las actividades de Planeación, ejecución,
informe y seguimiento, su alcance está enmarcado en tres aspectos:
Cumplimiento, Estratégico y de Gestión y Resultados.
 Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas
constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son
aplicables.
 Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y
monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad.
Evalúa el logro de los objetivos misionales.
 Gestión y resultado: verifica las actividades relativas al proceso de gestión
de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y
eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de
medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes
y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas.
El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente.
La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito.
Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: enero – abril de 2014
2. Plan de Autocontrol: Promover el mejoramiento continuo de la gestión
institucional, a través del fortalecimiento de prácticas de autocontrol en la
forma de realizar nuestras labores cotidianas, en este sentido el plan consta
de ocho actividades
 Tips de Autocontrol: Campaña visual enfocada a la promoción del control
y del autocontrol.
 Notas de Control Interno: A través del boletín interno de la Empresa con
temas de prácticas de control, actualizaciones del sistema, normatividad,
entre otros.
 Correos: Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional: en aras de
que estén revisando la implementación y ejecución de las acciones
formuladas
y
logren
los
objetivos
propuestos,
contribuyendo
al
mejoramiento continuo de los procesos.
 Seguimiento a los contratos y convenios: Labor que se hará en compañía
de los supervisores con el fin fortalecer el autocontrol y la función de
asesoría y acompañamiento.
 Pasatiempos Institucionales: Busca fortalecer los Valores Institucionales y
los procesos de la Empresa de una manera didáctica.
 Charlas: Orientadas a fortalecer la labor de los supervisores, al
conocimiento del sistema de control interno y la labor de la oficina de
control interno.
 Campaña de sensibilización: Elección de temas puntuales que se
socializan
a
través
de
diferentes
medios
como
recreacionistas,
publicaciones en carteleras, notas anexas a colillas de pago, entre otros
El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente.
La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito.
Informe Pormenorizado Del Estado De Control
Interno
Período: enero – abril de 2014
 Encuesta: Se busca medir el grado de autocontrol de los funcionarios de
la Empresa a través de una encuesta que se aplica antes de implementar
el plan, durante la implementación y al finalizar.
3. Plan de Acción de Control Interno. Prioriza las actividades más importantes
del área el cual incluye el plan de auditoria y autocontrol, se definen
actividades y metas y se reporta la evaluación trimestral a la Gerencia
Administrativa y Financiera.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente.
La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito.