P_GH_01 Seleccion vinculacion y desvinculacion

PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, VINCULACIÓN
Y DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
P-GH-01
Elaboró:
Revisó:
Aprobó
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Código: P-GH-01
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, VINCULACIÓN Y
DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
Versión: 01
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1. OBJETIVO
Realizar la selección, vinculación y desvinculación de colaboradores que participan en la
ejecución de las diferentes actividades de la Fundación.
2. ALCANCE
Incluye las etapas de requerimiento de personal, convocatoria, selección, vinculación y
desvinculación de los diferentes colaboradores que ocupan cargos de la Fundación Las
Golondrinas.
3. RESPONSABLE
Es responsabilidad del Coordinador de Gestión del Talento Humano la socialización y
verificación del cumplimiento de este procedimiento.
4.



DEFINICIONES
Contrato a término fijo: El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre
por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable
indefinidamente. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado,
ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el
contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá
renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente. No
obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse
sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de
los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así
sucesivamente. (Código Sustantivo del Trabajo).
Contrato de duración indefinida: El contrato de trabajo no estipulado a término fijo,
o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor
contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a
término indefinido. El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras
subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el
trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no
inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. (Código Sustantivo del Trabajo).
Contrato por prestación de servicios: Es un contrato mediante el cual una persona,
normalmente un profesional en algún área, se obliga con respecto a otra a realizar
una serie de servicios a cambio de un precio. Es importante señalar que el pago del
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DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
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
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contrato es dirigido al cumplimiento de metas, horas, objetivos, proyectos, etc. el
incumplimiento de dichas metas no obliga al pago proporcional. (Wikipedia).
Contrato de aprendizaje: Es aquel por el cual un empleado se obliga a prestar
servicios a un empleador, a cambio de que este le proporcione sus medios para
adquirir la formación profesional metódica y completa del arte y oficio para cuyo
desempeño ha sido contratado, por un tiempo determinado, y le pague el salario
convenido. (Ley 188/1959).
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes (NTC-ISO
9000).





Educación: Se refiere al proceso de formación formal que abarca desde la educación
básica primaria hasta la educación superior universitaria, que se concretiza en un
currículo oficial y que conlleva al otorgamiento de títulos de reconocimiento estatal.
Formación: Para efectos del presente procedimiento, la formación es el conjunto de
estudios y aprendizajes encaminados a la inserción, reinserción y actualización
laboral de los empleados, cuyo objetivo principal es aumentar y adecuar el
conocimiento y habilidades de los mismos a las necesidades del trabajo y de otras
actividades complementarias.
Habilidades: Actitudes y aptitudes necesarias para llevar a cabo una actividad.
Algunas de ellas se pueden desarrollar internamente durante el entrenamiento, y
otras son condiciones propias de las personas.
Experiencia: Son el conjunto de conocimientos y destrezas adquiridos de la
observación, la participación y vivencia de situaciones previas y que se espera sea
incremental en relación con el tiempo de exposición de esas realidades. Normalmente
la experiencia laboral se especifica en tiempo y puede ser adquirida dentro o fuera de
la organización.
Entrenamiento: Es el proceso mediante el cual los empleados de una organización
adquieren conocimientos y desarrollan destrezas a través de actividades planeadas
de transferencia de instrucciones y de formación específica en el puesto de trabajo y
en sus procesos.
Código: P-GH-01
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, VINCULACIÓN Y
DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
5.
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CONTENIDO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
1. Identificar y reportar necesidades de contratación y/o
vinculación de colaboradores: Las necesidades de contratación
y/o vinculación de nuevos colaboradores se presentan por las
siguientes circunstancias:
 Cuando las directivas, por la adjudicación de un nuevo
proyecto, la ampliación de otro ya existente, o el despido de
un colaborador, identifican la necesidad de una nueva
vinculación o contratación.
 Cuando los jefes inmediatos reportan la necesidad de
de
la
vinculación o contratación debido a reemplazos, o por Directivas
Fundación
Requerimiento de
vencimiento de términos de los contratos.
colaboradores (F Cuando se hace necesario la creación de un nuevo cargo
Jefes inmediatos
GH-01)
dentro de la estructura organizacional.
Las directivas o el jefe inmediato comunican la necesidad
mediante el Formato Requerimiento de colaboradores al
Coordinador de Gestión del Talento Humano, quien revisa el
contenido y valida la información con el Coordinador
Administrativo mediante visto bueno en el formato. En caso de
solicitud de colaboradores para proyectos de educación, se debe
verificar el cumplimiento de la cobertura educativa.
Estos requerimientos deben realizarse en el menor tiempo posible
a partir de conocerse el cargo vacante o el nuevo cargo requerido.
2. Realizar el reclutamiento de colaboradores: El Coordinador
de Gestión del Talento Humano evalúa el cargo, programa o
proyecto para el que se requiere el colaborador y revisa los
requisitos del cliente en cuanto al perfil y condiciones salariales,
en el caso de otros cargos que no son requeridos por el cliente, se
revisan los requerimientos en el Manual de funciones y perfiles de
la Fundación (cuando el perfil no exista, se elabora por el
Coordinador de Gestión del Talento Humano y se ingresa al
Manual).
Luego de identificar los requerimientos se inicia la convocatoria Coordinador
de
Hoja de vida y
mediante publicación en páginas de empleo, páginas de Gestión del Talento
soportes
universidades, mediante contacto con personas recomendadas Humano
(preferiblemente ubicadas en la zona de ejecución del proyecto),
alcaldías municipales, escuelas normales, publicaciones en prensa,
referenciados por coordinadores de los proyectos, y mediante la
conformación continua de un banco de candidatos.
El Coordinador de Gestión del Talento Humano recibe y revisa las
hojas de vida y sus soportes, y realiza la citación a las personas que
cumplan los requerimientos del cargo para la entrevista y
aplicación de pruebas.
Código: P-GH-01
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DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
ACTIVIDAD
El tiempo estimado para el proceso de selección y vinculación de
un colaborador está en función de los requerimientos del cliente,
en todo caso no podrá ser superior a quince (15) días hábiles.
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RESPONSABLE
REGISTRO
Director, Coordinador
Administrativo,
Coordinador
de
Gestión del Talento
Humano, Gerente de
Primera Infancia,
Coordinador
de
Gestión del Talento
Humano,
Coordinador, General
de Primera Infancia,
Coordinadores
Generales de áreas
Consentimiento
informado (F-GH03),
Entrevista
de
ingreso (F-GH-02),
Pruebas
psicotécnicas
estandarizadas,
Pruebas técnicas
(para ingreso de
Psicólogos F-GH04, para ingreso de
Auxiliar de nómina
F-GH-05,
para
ingreso
de
docentes
F-GH06),
Informe
de
devolución (F-GH07),
Comunicado
interno
sobre
seleccionado (email), Requisitos
de ingreso (G-GH01)
Nota: Se establecerán planes de apoyo y contingencia en caso de
ingresos masivos de colaboradores.
3. Realizar entrevista y seleccionar colaboradores: El
Coordinador de Gestión del Talento Humano, en compañía del
Coordinador general del programa, proyecto o área para el cual se
está requiriendo el colaborador, coordinan las actividades de
acuerdo al Instructivo entrevista y pruebas de ingreso y se
aseguran que se diligencien los siguientes formatos:
a) Consentimiento informado.
b) Entrevista de ingreso.
c) Pruebas psicotécnicas estandarizadas.
d) Pruebas técnicas (psicólogo, auxiliar de nómina, docente).
e) Informe de devolución.
Posteriormente, revisan los resultados de la entrevista y las
pruebas y realizan la selección de la persona que haya superado el
proceso. El Coordinador General del programa o responsable del
área deja constancia en el Formato Informe de devolución, de la
aprobación y autorización de ingreso del colaborador.
El Coordinador de Gestión del Talento Humano informa a la
persona seleccionada sobre la decisión y la cita para entregarle la
orden de exámenes médicos de ingreso y para darle a conocer los
requisitos que debe aportar para la vinculación o contratación,
según Formato Requisitos de ingreso. Cuando se requiera
informar las razones por las cuales la persona no puede ser
aceptada, es responsabilidad del Coordinador del Talento Humano
comunicarlo.
Posteriormente informa al Jefe de Personal, de forma escrita,
como mínimo los siguientes datos del seleccionado para iniciar el
proceso de vinculación: nombre, cédula, cargo, salario, fecha de
vinculación, fecha de vencimiento del contrato, EPS, fondo de
pensiones, municipio donde desarrollará la labor.
Nota 1: La autorización de ingreso que se registra en el Formato
Informe de devolución podrá ser firmada únicamente por los
siguientes cargos: Director(a), Coordinador Administrativo,
Gerente de Primera Infancia, Coordinador General de Primera
Infancia o Coordinador de Gestión del Talento Humano.
Nota 2: Cuando el candidato no cumple alguno de los criterios de
aceptación, pero se decide su contratación por solicitud expresa
de las directivas de la Fundación, se deberá tener el Visto Bueno
Código: P-GH-01
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, VINCULACIÓN Y
DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
ACTIVIDAD
en el Formato Informe de Devolución de la persona que autoriza.
RESPONSABLE
4. Realizar la vinculación del colaborador: El Jefe de Personal
inicia el proceso de vinculación mediante la recepción de los
resultados del examen médico de ingreso, en caso de que el
aspirante no sea apto para el cargo, se le comunica, pero de ser
posible acatar recomendaciones médicas que permitan a la
persona ocupar el cargo en el corto plazo, y si la Fundación así lo
determina, se podrá esperar a que se tomen las acciones
necesarias.
El Jefe de Personal realiza las afiliaciones a la seguridad social
integral que apliquen (ARL, EPS, pensiones), ingresa los datos de la
persona al sistema de nómina, realiza la afiliación a la Caja de
Compensación Familiar y posteriormente elabora el contrato de
trabajo para ser firmado por las partes. NINGUNA PERSONA
PODRÁ INICIAR LABORES SIN LA FIRMA DEL CONTRATO.
En el caso de contratación por prestación de servicios, será el
empleado el responsable de realizar las correspondientes
afiliaciones (salud, pensión y ARL) y presentar los pagos
mensualmente al Coordinador Financiero, con la respectiva cuenta
de cobro.
Jefe de Personal
Si el empleado devenga menos de dos salarios mínimos legales Aspirante al cargo
mensuales vigentes, el Auxiliar Administrativo encargado de
compras realiza la entrega de dotación (esta actividad se realiza
cada cuatro meses, en febrero, junio, octubre) según el Formato
Acta de entrega de dotación. Posteriormente realiza la entrega de
equipos, materiales y elementos de trabajo necesarios para el
desempeño de la labor, dejando constancia en el Formato Acta de
entrega de equipos y materiales de trabajo.
Desde el Área de Gestión Humana se asigna a la persona vinculada
el correo electrónico institucional (si lo requiere) y se hace la
entrega del carné en el menor tiempo posible luego de su
vinculación, dejando constancia de su entrega en el Formato
Registro entrega de carné.
Nota: En caso de sedes externas, la Jefe de personal envía la
relación de los carné en el formato indicado, el responsable en la
sede entrega los carné y hace llegar nuevamente el registro al área
de Gestión Humana.
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REGISTRO
Acta de entrega de
dotación
(F-GH08),
Acta de entrega de
equipos
y
materiales
de
trabajo (F-GH-09),
Registro entrega
de carné (F-GH-21)
Código: P-GH-01
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DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
ACTIVIDAD
5. Coordinar y ejecutar actividades direccionadas a los
colaboradores: El Coordinador de Gestión del Talento Humano
coordina y/o dirige actividades relacionadas con la aplicación de
los siguientes procedimientos y actividades:
 Procedimiento inducción, entrenamiento y reinducción de
colaboradores.
 Procedimiento de bienestar laboral y convivencia.
 Evaluación del desempeño de colaboradores.
 Evaluación clima organizacional (software libre).
El Jefe de Personal periódicamente realiza los pagos según el
Procedimiento de Nómina P-GH-02.
6. Identificar necesidades de desvinculación: La necesidad de
desvinculación de colaboradores se pueden presentar en las
siguientes circunstancias:
 Por resultados desfavorables de evaluación del desempeño.
 Por incumplimiento de los términos del contrato.
 Por renuncia del empleado.
 Por abandono del cargo.
 Por despido.
 Por voluntad de alguna de las partes.
 Por fallecimiento del empleado.
De acuerdo al origen de la necesidad de desvinculación, se
comunica al Jefe de Personal para que se realice el proceso
correspondiente. En el anexo 1 se indican las actividades que se
llevan a cabo en cada caso.
7. Realizar la desvinculación del colaborador: El Coordinador
del Programa o Jefe inmediato (sedes externas) y el Coordinador
de Gestión del Talento Humano (sede administrativa) solicitan y
reciben del empleado el carné y los implementos y/o materiales
de propiedad de la Fundación, dejando registro en el Formato
Certificado de paz y salvo para docentes o Formato Acta de
entrega del cargo, para cargos administrativos, psicosociales y del
área de salud; se genera así el paz y salvo del empleado, el cual es
informando al Jefe de Personal.
Se debe dejar registro en los formatos mencionados que el
empleado quede a paz y salvo con asuntos pendientes con la
Fundación, como: préstamos, cuenta de correo institucional,
inventarios a su cargo.
El Jefe de Personal procede a realizar, previa verificación del paz y
salvo, la desvinculación de lo pertinente a la seguridad social
integral y Caja de Compensación Familiar del empleado, y la
entrega de la liquidación de prestaciones sociales.
Nota: En caso de que la modalidad de contratación sea por
prestación de servicios, el profesional entregará a la Fundación la
RESPONSABLE
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REGISTRO
Coordinador
de
Gestión del Talento Ver
registros
Humano
propios de cada
procedimiento
Jefe de Personal
Personas
identifican
necesidad
desvinculación
Coordinador
Programa
Jefe inmediato
Jefe de Personal
que
la
No aplica
de
del
Certificado de Paz
y
salvo
para
docentes (F-GH10),
Acta de entrega
del cargo (F-GH11)
Código: P-GH-01
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DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
ACTIVIDAD
carta exponiendo las razones de su retiro.
Versión: 01
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RESPONSABLE
REGISTRO
8. Realizar entrevista de retiro: El Coordinador de Gestión del
Talento Humano solicita (de manera telefónica, personal o por
correo electrónico) al empleado desvinculado que de manera
voluntaria realice el diligenciamiento del Formato Entrevista de
retiro.
Coordinador
de
Entrevista
de
Gestión del Talento
retiro (F-GH-22)
Los resultados de la entrevista de retiro son socializados a la Humano
Dirección y ésta definirá si es adecuado y pertinente tomar
medidas que mejoren la permanencia de sus colaboradores en la
Fundación.
6.










DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Estructura organizacional
Manual de funciones y perfiles (M-GH-01)
Instructivo entrevista y pruebas de ingreso (I-GH-01)
Instructivo evaluación clima organizacional (I-GH-02)
Procedimiento de nómina (P-GH-02)
Procedimiento inducción, formación y reinducción de colaboradores (P-GH-03)
Procedimiento de bienestar laboral y convivencia (P-GH-04)
Evaluación del desempeño de colaboradores (F-GH-15)
Evaluación clima organizacional (software libre)
Guía requisitos de ingreso (G-GH-01)
7. CONTROL DE REGISTROS
Código
Nombre
Responsable
Lugar
almacenamiento
F-GH-01
Requerimiento de
colaboradores
Coordinador de
Gestión del
Talento Humano
Archivador
oficina
Coordinador
No aplica
Hoja de vida y
soportes personal
activo
Jefe de Personal
Archivador
Oficina Jefe de
Personal
No aplica
Hoja de vida y
soportes personal
inactivo
Jefe de personal
Archivador
Oficina Jefe de
Personal
Recuperación
Protección
Carpeta física de
requerimiento,
por mes y año de
la requisición
Carpeta física de
cada empleado,
archivado por
apellido
Carpeta física de
cada empleado,
archivado por
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Carpetas de
acceso
exclusivo del
Tiempo de
retención
Un año
después de la
gestión
Disposición
final
Destruir
Indefinidos
No aplica
Indefinidos
No aplica
Código: P-GH-01
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DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
apellido
F-GH-02
Entrevista de
ingreso
Coordinador de
Gestión del
Talento Humano.
F-GH-03
Consentimiento
informado
Coordinador de
Gestión del
Talento Humano.
Archivador
oficina
Coordinador
No aplica
Pruebas
psicotécnicas
Coordinador de
Gestión del
Talento Humano.
Archivador
oficina
Coordinador
F-GH-04
F-GH-05
F-GH-06
Prueba técnica
Para ingreso de
psicólogos,
Prueba técnica para
ingreso Auxiliar de
Nómina,
Prueba técnica para
ingreso de docentes
Coordinador de
Gestión del
Talento Humano.
Archivador
oficina
Coordinador
F-GH-07
Coordinador de
Informe devolución
Gestión del
Talento Humano.
Archivador
oficina
Coordinador
No aplica
Comunicado
interno sobre
seleccionado
(e-mail)
Jefe de Personal
F-GH-08
Acta de entrega de
dotación
Jefe de personal
F-GH-09
Acta de entrega de
equipos y
materiales de
trabajo
Auxiliar
Administrativa
responsable de
compras
F-GH-21
Registro entrega
de carné
F-GH-10
Certificado de paz y
salvo para
docentes
Coordinador
académico y/o
pedagógico
Archivador
oficina
Coordinador
F-GH-11
Acta de entrega del
cargo
Jefe de personal
Archivador
Oficina Jefe de
Personal
F-GH-22
Entrevista de retiro
Coordinador de
Gestión del
Talento Humano
Archivador
oficina
Coordinador
Jefe de personal
Archivador
oficina
Coordinador
Equipo de
cómputo Jefe
de Personal y
archivador
oficina Jefe
Personal
Archivador
oficina Jefe
Personal
Carpetas físicas
personal
descartado o
seleccionado,
por municipio
Carpetas físicas
personal
descartado o
seleccionado,
por municipio
Carpetas físicas
personal
descartado o
seleccionado,
por municipio
Carpetas físicas
personal
descartado o
seleccionado,
por municipio
Carpetas físicas
personal
descartado o
seleccionado,
por municipio
Carpeta
“ingresos” en
correo
electrónico y
carpeta de cada
empleado
Carpeta física de
cada empleado
por apellido del
empleado
Archivador
Auxiliar
Administrativa
Carpeta física
por programa
Archivador
oficina Jefe
Personal
Carpeta
comunicaciones
Carpeta física de
cada empleado
por apellido del
empleado.
Carpeta física de
cada empleado
por apellido del
empleado
Carpeta física
empleado
desvinculado
Versión: 01
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responsable
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Indefinidos
No aplica
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Indefinidos
No aplica
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Indefinidos
No aplica
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Indefinidos
No aplica
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Indefinidos
No aplica
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Indefinidos
No aplica
Indefinidos
No aplica
2 años
después de
retirado el
empleado
Destruir
5 años
Destruir
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Carpetas de
acceso
exclusivo del
responsable
Indefinido
No aplica
Indefinidos
No aplica
Indefinidos
No aplica
Código: P-GH-01
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, VINCULACIÓN Y
DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
Versión: 01
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8. CONTROL DE CAMBIOS
No.
Versión inicial
01
00
Descripción del cambio
Versión final fecha aprobación
No aplica para la primera versión.
9. ANEXOS
ANEXO 1 Actividades ejecutadas según el tipo de desvinculación laboral.
Código: P-GH-01
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DESVINCULACIÓN DE COLABORADORES
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ANEXO 1: Actividades ejecutadas según el tipo de desvinculación laboral
FACTORES DE
DESVINCULACIÓN
Terminación
contrato por
causa
de
Justa
RAZÓN
REQUISITOS o REGISTROS
Por resultados desfavorables en la evaluación
del desempeño.
Por incumplimiento de los términos del
contrato.
Por abandono del cargo.
Carta de terminación de contrato
de la Fundación para el
empleado.
Carta de terminación de contrato
de la Fundación para el
empleado.
Por despido (con justa causa).
Carta de terminación de contrato
de la Fundación para el
empleado.
Por fallecimiento del empleado.
Tramites de Edictos y posterior
entrega de liquidación.
Decisión unilateral
Por renuncia del empleado.
Carta de renuncia por parte del
empleado para la fundación.
Por voluntad de empleador, con pago de Carta de terminación de contrato
indemnización.
de la Fundación para el empleado
En el caso de desvinculación de aprendices, la terminación del contrato se puede dar por las causales
establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo y por las que se relacionan de manera específica en el contrato
laboral:






“Haberse cancelado por la institución educativa la condición de alumno aprendiz”.
“Bajo rendimiento durante la etapa lectiva de aprendizaje”.
“Faltas disciplinarias durante la institución”.
“Bajo rendimiento durante la etapa productiva”.
“Faltas graves en la empresa, contempladas como tales en el reglamento interno de trabajo”.
“Incumplimiento de las obligaciones contractuales”.