Diapositiva 1 - Ministerio de Administración Pública

La Mejora Administrativa
La experiencia del gobierno federal
República
Dominicana
México
Agosto, 2011
Contenido
1
Normatividad
2
Procesos
3
Costos
4
Modelos de Eficiencia
5
Automatización
La Mejora Administrativa
Contexto General
 La mejora administrativa requiere de:




la participación de los servidores públicos,
la consulta con los actores relevantes,
la revisión continúa de los procesos,
la participación de funcionarios de alto nivel.
 Para dar sustentabilidad a la mejora administrativa y asegurar su permanencia
sin retrocesos, es necesario impulsar una cultura de mejora continua, de
seguimiento y evaluación de resultados.
Normatividad
 La mejora administrativa debe considerar:
Procesos
Mejora
Administrativa
Costos
1 Normatividad
La Mejora Administrativa
Normatividad
Problemas asociados a la regulación:
 Falta de certeza jurídica: normas que
sólo algunos conocen pero que todos
deben aplicar; discrecionalidad .
 Normas con baja calidad: vacíos,
duplicidad y contradicción de normas,
falta de motivación y fundamentación.
Herramientas
aplicadas.
y
estrategias

Inventario de normas

Difusión electrónica

Regulación base
Tala y contención
 Cargas administrativas innecesarias:
excesiva regulación con requisitos
injustificados.
 Baja efectividad de las normas:
problemas de diseño y aplicación.
cero:
2 Procesos
La Mejora Administrativa
Procesos
Regulación base cero: Estandarización de procesos
Manuales
Contenidos
Procesos
Subprocesos
Transparencia
4
4
Recursos Materiales y
Servicios Generales
4
17
Adquisiciones y
Arrendamientos
1
15
Obra Pública
7
30
Recursos Humanos
3
12
Recursos Financieros
2
24
11
30
3
NA
NA
NA
35
132
Tecnologías de la
Información
Control
Auditoria
Totales
La Mejora Administrativa
Procesos
Ejemplo 1:
Procesos de recursos materiales
1.Planeación de recursos materiales y servicios generales
2. Servicios generales
Mesa de servicios
Proveeduría de servicios
Administración de correspondencia
3. Administración de activos
Parque vehicular
Inmuebles
Uso, aprovechamiento y mantenimiento de mobiliario y equipo
Almacenes
Disposición final y baja de bienes muebles
La Mejora Administrativa
Procesos
Ejemplo 2:
Procesos de transparencia
1.Clasificación y desclasificación de información.
Clasificación de información.
Ampliación del periodo de reserva
Desclasificación de información
Actualización de los índices de expedientes reservados
2. Atención a solicitudes de acceso a la información
3. Recurso de revisión y atención de resoluciones del IFAI
4. Información socialmente útil o focalizada
3 Costos
La Mejora Administrativa
Costos
•
Diagnóstico de los Órganos Internos de Control para conocer el costo
que representan las Oficialías Mayores en las áreas de RRHH, RRMM1 y
RRFF.
Áreas
Costo 2010
%
Recursos Materiales
27,716
43.39%
Recursos Humanos
25,933
40.6%
Recursos Financieros
10,222
16.0%
63,871
100%
Total
El presupuesto ejercido en 2010, representó el 72% del gasto del
Presupuesto de Egresos de la Federación, que fue un total de 2
billones 640 mil 625.2 millones de pesos.
1
El rubro de RRMM incluye también a Adquisiciones y Obras Públicas.
Fuente: SFP/Institución/SAPMG. Diagnóstico "Minimizar Costos de Operación y Administración", cifras validadas en
Diagnóstico de Eficiencia de la Operación Administrativa.
La Mejora Administrativa
Costos
•
Costo que representan las Oficialías Mayores en sus áreas de
de las oficialías
mayores
equivakentes en las dependencias y
RRHH, RRMMCosto
y RRFF
(Miles
deo pesos).
entidades de la Administración Pública Federal, 2010 (Miles de Pesos)
Costo por área
Costo de la OM
administrativa de OM o Equivalente
Seguridad Nacional
Presupuesto
Anual Ejercido
%
6,455,346
83,776,090
7.7%
21,468,852
284,297,617
7.6%
4,119,735
67,802,048
6.1%
19,756,780
612,408,464
3.2%
Desarrollo Social y
Recursos Renovables
6,164,812
222,323,534
2.8%
Educación y Cultura
2,075,225
200,999,693
1.0%
Salud, Trabajo y
Previsión Social
3,830,329
447,829,897
0.9%
63,871,079
1,919,437,342
3.3%
Desarrollo Económico
Hacienda
Energía
TOTAL 2010
Porcentaje del costo de las Oficialías Mayores respecto del presupuesto ejercido en 2010 por las
instituciones, por sector.
La Mejora Administrativa
Costos
Costos Promedio Porcentual de Oficialías Mayores / equivalente
(áreas: RRMM, RRFF y RRHH)
Grupo 2 “Grandes”
(menor de 30 mil millones y mayor de 10 mil millones)
Grupo 1 “Muy Grandes”
(mayor de 30 mil millones)
RRMM
RRFF
RRHH
RRMM
RRFF
RRHH
1.10%
0.67%
0.42%
2.85%
1.60%
4.28%
CFE, CNA, FR . . .
ASERCA, AFSEDF, CONACYT, PEMEX . ..
Grupo 3 “Medianas”
(menor de 10 mil millones y mayor de 1000 millones)
RRMM
RRFF
RRHH
3.61%
1.36%
3.69%
ASA, AICM, BANJERCITO . . .
Grupo 4 “Pequeñas”
(menor de 1000 millones y mayor de 100 millones)
Grupo 5 “Muy Pequeñas”
(menor de 100 millones)
RRMM
RRFF
RRHH
RRMM
RRFF
RRHH
3.91%
2.29%
3.85%
2.08%
2.42%
2.34%
BANCOMEXT, CAPUFE, CONDUSEF .. .
CNH, CONUEE, CSAEGRO . . .
4 Modelos de
Eficiencia
La Mejora Administrativa
Modelos de Eficiencia
¿Qué son los Modelos de Eficiencia?
Son prácticas que las instituciones realizan de manera exitosa para disminuir el gasto
en los capítulos 1000, 2000, 3000 y 5000.
Cada modelo de eficiencia administrativa cumple con los siguientes atributos:
•
Agrupa acciones específicas y cuantificables para generar ahorro de recursos
públicos;
•
Es replicable de una institución a otra;
•
Para realizarlo, se requiere sólo del compromiso institucional, al no ameritar
modificaciones normativas;
•
Se relaciona con los capítulos de gasto 1000, 2000, 3000 o 5000; y
•
Deriva del cumplimiento de los objetivos del PMG, en particular al de
minimizar el gasto administrativo o de operación en las instituciones.
La Mejora Administrativa
Modelos de Eficiencia
Modelos de Eficiencia Administrativa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Administración de Almacenes
Administración de Seguros
Administración de viáticos y comisiones
Administración vehicular, combustibles y
lubricantes
Adquisiciones modalidades
Adquisiciones, compras consolidadas
Adquisiciones, conocimiento del mercado
Adquisiciones, contratos abiertos
Adquisiciones, contratos plurianuales
Adquisiciones, negociación en contratos de
viáticos y comisiones
Adquisiciones, planeación de compras
Adquisiciones, servicios informáticos
Adquisiciones, uso de herramientas
informáticas
14
15
16
Ahorro de agua
Automatización
Bancarización de procesos
17
Bitácora Electrónica
18
19
20
21
22
Eficiencia Energética
Oficina virtual
Optimización de recursos
Optimizar Telefonía y comunicaciones
Racionalización de bienes inmuebles
23
Racionalizar uso de papel
24
25
Rediseño Organizacional
Tercerizar servicios
26
Uso de factura y pago electrónico
Las instituciones reportaron 1,931 acciones de ahorro, agrupadas en 26 modelos de eficiencia
administrativa, como mejores prácticas en la generación de ahorros por un monto de $11 mil 393
millones 026 mil 015 pesos
La Mejora Administrativa
Modelos de Eficiencia
Sector
Ejemplo 1:
Modelo de Eficiencia Energética.
El modelo agrupa acciones orientadas a
reducir el consumo de energía eléctrica, para
generar ahorros en el capítulo 3000 (partida
Servicio de Energía Eléctrica).
• Individualización de
oficinas y pasillos.
apagadores
TELECOMM (4)
SCT (2)
6
DESARROLLO SOCIAL
Y RECURSOS
RENOVABLES
CD1 (2)
CONAFOR (2)
PA (1)
RAN (2)
SEDESOL (2)
9
EDUCACIÓN Y
CULTURA
CONACYT (2)
CONADE (13)
INBAL (1)
INEA (1)
IPN (1)
18
ENERGÍA
CFE (1)
IMP (3)
PEMEX (2)
PEP (2)
PPQ (1)
9
HACIENDA
FR (1)
1
SALUD, TRABAJO Y
PREVISIÓN SOCIAL
DIF (1)
FOVISSSTE (5)
INFONACOT (1)
7
SEGURIDAD
NACIONAL
INM (5)
ISSFAM (1)
PRE (3)
SESNSP (2)
SPF (2)
de
• Colocación de ventilas para aumentar la
ventilación natural e instalación de
película de control solar.
• Luz automatizada en zonas de poco
acceso, a fin de ahorrar energía
eléctrica.
No de Acciones
DESARROLLO
ECONÓMICO
Acciones más frecuentes:
• Cambio de luminarias por ahorradoras.
Institución
Total
13
63
La Mejora Administrativa
Modelos de Eficiencia
Ejemplo 2:
Modelo de racionalización de uso de papel
Agrupa las acciones orientadas al consumo de papel en las actividades administrativas
y de apoyo, y con ello generar ahorro de recursos en los capítulos de gasto 2000 y
3000 (partidas de Materiales y útiles de impresión y reproducción; Impresión y
elaboración de material informativo; etc.).
Acciones Implementadas del Modelo de Eficiencia Administrativa para
Acciones
del Modelo de Eficiencia Administrativ
Racionalizar el uso
del papeImplementadas
en 2010, por Sector
Desarro
llo Eco nó
mico
Racionalizar el uso del pape
en 2010,
por
Sector
48
Desarro llo So cial y
Recurso s Reno vables
48
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
37
27
Desar r ollo
Económico
Desar r ollo
Educación y
Social y
Cult ur a
Recur sos
Renovables
5029
45
40
35
30
25
20
15
10
5
Ener gí a
0
37
27
29
27
19
Educació n y Cultura
29
29
27
Energía
19
Hacienda
Hacienda
Desar r ollo
Económico
Salud,
Tr abajo y
Nacional
Desar r ollo Educación y
Pr evención
Social y
Cult ur a
Social
Recur sos
Renovables
Salud, Trabajo y
P revenció n So cial
Segur idad
Ener gí a
Hacienda
Salud,
Segur idad
Tr abajo y
Nacional
Seguridad Nacio nal
Pr evención
Social
La Mejora Administrativa
Modelos de Eficiencia
Principales Acciones Reportadas por las Instituciones en el Modelo de
Eficiencia Administrativa para Racionalizar el Uso de Papel
100
100
99
90
80
70
60
47
46
50
40
Menciones
30
20
10
Instituciones
5
5
5
5
2
2
5
4
0
Reciclado de papel Privilegiar correo
electrónico
Sustituir
impresoras por
multifuncionales
Sensibilizaciòn y Remplazar archivos
capacitación
físicos por
digitales
Programa de
reducción
fotocopiado
La Mejora Administrativa
Modelos de Eficiencia
Ejemplo 3:
Modelo de Optimización de Telefonía y Comunicaciones.
El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para
generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica).
Principales acciones vinculadas con
este modelo:
1) utilización de telefonía IP, que
permite realizar y recibir llamadas
interurbanas e internacionales al
costo de una llamada local; y
2) establecer cuotas homogéneas
para el uso de telefonía celular con
base anual, quedando a cargo de
los usuarios el pago por los
excedentes
a
las
cuotas
establecidas.
Sector
Instituciones
No. de
Accione
s
Desarrollo Social y
Recursos Renovables
SEDESOL, CONAFOR,
SAGARPA (2)
4
Desarrollo Económico
CAPUFE,
PROFECO (2)
3
Educación Y Cultura
INBAL, IPN, CONALEP,
INAH, CONACYT
5
Energía
CNH (2),
ININ (3)
5
Hacienda
BANSEFI,
FINANCIERA
2
INFONACOT
1
Salud,
Trabajo
Previsión Social
Y
Total
20
La Mejora Administrativa
Ahorros
 Identificación de ahorros globales 2009-2010, generados en
cumplimiento de las medidas de austeridad y por acciones de eficiencia
administrativa.
Monto de Ahorros Reportados por las Instituciones Participantes, 2009-2010
(Miles de Pesos)
 Las
medidas
de
austeridad y disciplina
presupuestal, así como las
acciones realizadas en
torno a los modelos de
eficiencia administrativa,
han generado ahorros de
más de 67 mil millones de
pesos,
que
las
instituciones
federales
alcanzaron en el periodo
2009 y 2010
$66,421,794
$34,173,860
$32,247,934
2009
2010
2009-2010
La Mejora Administrativa
Ahorros
 En 2009 y 2010 se ahorraron 66.X miles de millones de pesos.
(Miles de Pesos)
$22,033,265
$16,573,915
$6,938,423
$6,621,591
$5,468,645
$5,509,708
$2,133,079
Cap. 1000
2009
Cap. 1000
2010
$1,143,167
Cap. 2000
2009
Cap. 2000
2010
Cap. 3000
2009
Cap. 3000
2010
Cap. 5000
2009
Cap. 5000
2010
Servicios personales Materiales y suministros Servicios Generales B. Muebles e Inmuebles
Resultados Alcanzados
Modelos de Eficiencia (Ahorros)
•
Identificar acciones y propuestas de mejora para reducir costos e
incrementar la eficiencia de los procesos de RRMM, RRFF y RRHH.
Modelo de eficiencia
Número de
acciones
Ahorro estimado
Concepto de gasto en el que impacta
Rediseño Organizacional
15
$128,956,962.83
1000, 1100
Adquisiciones, uso de herramientas
informáticas
4
$100,614,391.00
3600
Automatización
22
$65,255,495.83
2100, 3300, 3600,5900,1000,5000
Adquisiciones, contratos plurianuales
4
$29,388,550.00
3100, 1000,2000,3000 y 5000
Oficina virtual
9
$27,901,108.60
3700, 5100
Eficiencia Energética
47
$13,999,450.12
2400, 3100, 2100
Administración vehicular,
combustibles y lubricantes
57
$11,967,926.91
2100, 2600, 3500 y 5400
Administración de viáticos y
comisiones
25
$11,587,152.31
3700
Optimización de recursos
19
$10,044,023.27
1000,1300, 2200, 3300
Adquisiciones modalidades
3
$8,673,192.58
1000, 2000,3000 y 5000
Adquisiciones, compras consolidadas
9
$8,351,626.94
3100,3400,1000,2000,30005000,2100,33
00,2600 y 3200
5 Automatización
La Mejora Administrativa
Automatización
En el cuarto trimestre de 2010 , se realizó un diagnóstico a través de los Órganos Internos
de Control (OIC) de 138 dependencias y entidades de la Administración Pública Federal,
para identificar la línea base de los niveles de automatización en cada una de las materias
administrativas, de Recursos Humanos (RRHH), Recursos Financieros (RRFF), Recursos
Materiales (RRMM), Obra Pública (OP) y Adquisiciones, de acuerdo a los siguientes
parámetros:
Tabla 1: Niveles de Automatización en los procesos administrativos
1
2
Proceso con sistemas integrados
Se requiere procesamiento manual para los insumos y productos
del proceso interactúen con otros sistema (sistema aislado)
3
Como resultado del proceso se obtiene un documento en hoja de
cálculo o texto, a través de herramientas de uso genérico
4
Proceso que se realiza en forma manual, los insumos y productos
del proceso se encuentran en papel
La Mejora Administrativa
Automatización
138 instituciones evaluadas
60.00%
49.19%
50.00%
46.22%
42.90%
40.00%
41.37%
37.29%
37.16%
34.55%
32.65%
31.24%
30.00%
20.00%
26.69%
20.25%
19.74%
16.41%
15.03%
15.04%
11.77%
10.24%
10.00%
0.00%
26.98%
26.23%
26.24%
7.51%
RRHH
RRFF
RRMM
N1
N2
N3
N4
7.50%
11.40%
4.94%
ADQ
OBRA
Totales
Nivel de automatización
Los procesos considerados
son los que figuran en los
Manuales Administrativos de
Aplicación General.
1
Proceso con sistemas integrados.
2
Se requiere procesamiento manual para que los insumos y productos del proceso
interactúen con otros sistemas (sistema aislado).
3
Como resultado del proceso se obtiene un documento en hoja de cálculo o texto,
a través de herramientas de uso genérico
4
Proceso que se realiza en forma manual, los insumos y productos del proceso se
encuentran en papel.
La Mejora Administrativa
Automatización
De acuerdo los datos obtenidos, las materias cuyos procesos se encuentran en promedio
por arriba del nivel 3 de automatización son los Recursos Humanos, Recursos Materiales y
Adquisiciones.
Tabla 2: Promedios de Automatización
Materia
No. Procesos
Promedio de
Automatización *
Obra Pública
24
2.52
RRFF
23
2.72
RRMM
46
3.18
RRHH
15
3.36
Adquisicione
s
17
3.75
Automatización
¡Muchas Gracias!