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Código:
PRO-MC-007
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MACROPROCESO:
Versión: 01
MEJORAMIENTO CONTINUO
PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION
Pág. 1 de 3
Vigente desde:
30/03/2010
1. OBJETO
Establecer la metodología para llevar a cabo las revisiones al Sistema Integrado de Gestión, por
parte de la dirección, para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continuas, de acuerdo
con los requisitos de la Normatividad vigente, la política y los objetivos de calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del
Tolima. Comprende desde la definición de las condiciones generales hasta la evaluación y
seguimiento de las decisiones y acciones surgidas de la revisión, incluyendo los registros
correspondientes.
Nota: Este procedimiento también aplicará en el caso de que alguna Secretaría, Departamento
Administrativo, Dirección, o Dependencia de la Gobernación del Tolima, implemente un Sistema de
Gestión de Calidad bajos los estándares de la Norma ISO 9001, ISO 14000 ó ISO 17025. Para tal efecto,
cuando se mencione Sistema Integrado de Gestión, será equivalente al Sistema de Gestión de Calidad.
3. DEFINICIONES
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
Revisión: Actividad comprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema
objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Nota: La revisión puede incluir
también la determinación de la eficiencia.
Conveniencia: Grado en el que se ajusta el Sistema Integrado de Gestión a los propósitos de la
entidad.
Adecuación: Grado en el que las disposiciones planificadas son suficientes para cumplir los
requisitos.
4. CONDICIONES GENERALES
El Sistema Integrado de Gestión de la Gobernación del Tolima, es revisado con una frecuencia
mínima de una vez al año, por el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno.
Para la revisión del sistema de calidad se tiene en cuenta la siguiente información:
- Política y objetivos de calidad
- Resultados de auditorías.
- Retroalimentación del cliente. Nivel de Satisfacción del Cliente o Usuario
- Desempeño de procesos y conformidad de los servicios.
- Informe de estado de las acciones correctivas y preventivas implementadas.
- Cambios que afectan al Sistema de Gestión de la Calidad.
- Recomendaciones para la mejora.
ELABORÓ
REVISÓ
Equipo MECI-CALIDAD
Equipo MECI-CALIDAD
Fecha: Septiembre de 2009
Fecha: Noviembre 05 de 2009
APROBÓ
Comité Coordinador del Sistema
de Control Interno
Fecha: Marzo 30 de 2010
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MACROPROCESO:
MEJORAMIENTO CONTINUO
PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION
-
Código:
PRO-MC-007
Versión: 01
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Vigente desde:
30/03/2010
Planes de mejoramiento.
Mapas de riesgos.
Los resultados de la revisión por la Dirección incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas
con:
- La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad
- La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente, y
- Las necesidades de recursos.
La revisión por la Dirección se hace con la presencia de la mitad más uno de los miembros
permanentes del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y sus decisiones serán
tomadas por la mayoría.
La responsabilidad del representante de la Dirección y de los líderes de proceso, es tener todos los
informes requeridos para la realización de la revisión del Sistema Integrado de Gestión.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
PUNTO DE
CONTROL
CONVOCAR REUNION DE REVISION POR LA
DIRECCIÓN
1
Representante
de la Dirección
Convoca a reunión del Comité Coordinador del
Sistema de Control Interno para revisión del Sistema
Integrado de Gestión.
Convocatoria
PREPARAR INFORMACION
2
3
Representante
de la Dirección
Recopila y revisa la información de los responsables
de los procesos y demás aspectos de análisis en la
reunión con respecto al SIG
Información veraz
sobre el
funcionamiento de
los procesos
Esta información deberá estar cuidadosamente
analizada y procesada, de preferencia en gráficas, o
en cualquier medio que facilite su análisis.
DESARROLLAR LA REUNION PARA REVISIÓN
DE LA DIRECCION
Comité
Coordinador del Desarrolla la reunión en el siguiente orden:
- Verifican la asistencia de los invitados a la Informe de revisión
Sistema de
por la dirección
reunión.
Control Interno o
- Leen el acta de la reunión anterior con sus
respectivas observaciones.
Comité de
Analizan la información recopilada por el
Calidad de la
Representante de la Dirección, definiendo lo
dependencia
siguiente:
o Planes y acciones de mejora en torno a:
Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales
sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo
previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
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MEJORAMIENTO CONTINUO
PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
o
o
o
o
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Versión: 01
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30/03/2010
PUNTO DE
CONTROL
Mejora de la eficacia del S.G.C. y sus
procesos.
Mejora de los servicios con relación a
los requisitos del usuario.
Las necesidades de los recursos.
Asignan las tareas, con responsables y
fechas para la realización de acciones.
Ejecución de las
acciones definidas
Como evidencia de la reunión, se elabora el FORen el Formato
MC-010 Informe de revisión por la dirección. En
Reporte de
señal de aprobación, este informe se firma por parte
Acciones de
del Representante de la Dirección y quien ejerza la
Mejora.
función de Secretario Técnico del Comité
Coordinador del Sistema de Control Interno.
Las decisiones y acciones tomadas para la mejora
del Sistema Integrado de Gestión, se registran en el
formato FOR-MC-007 Reporte de Acciones de
mejora.
Se envía copia a los responsables del proceso del
FOR-MC-007 Reporte de Acciones de mejora, para
que se aseguren de realizar las acciones allí
definidas, de acuerdo con lo descrito en el
procedimiento PRO-MC-005 Acciones correctivas y
preventivas.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS
TÍTULO
PRO-MC-005 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
FOR-MC-007 REPORTE DE ACCIONES DE MEJORA
FOR-MC-010 INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION
7. IDENTIFICACION DE CAMBIOS
FECHA
30/03/2010
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Edición del documento
VERSIÓN
01
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previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.