TAREA 4 Cédula 80.761.475 ALEXY SANCHEZ GOMEZ [email protected] 312 4786877 1.Punto: resolver el siguiente caso ¿Qué problemas ves aquí? ¿Suele ocurrir algunas cosas de éstas en tu entidad? Teniendo en cuenta lo visto en el tema de reuniones efectivas, ¿Cómo tendría que desarrollarse la reunión para que fuera realmente efectiva? Rta. Se evidencias varios problemas, para el caso de la fábrica Sacos Rosita, y con el fin que se tenga mayor efectividad y eficacia se debe desarrollar lo siguiente: 1. Elaborar una agenda con antelación con lo puntos concreto a tocar en la reunión. La misma debe ser socializada con antelación a la reunión a los participantes de la misma, informando hora, lugar, fecha e información solicitada a la misma. 2. Selección de los participantes. La fábrica ha estado convidando a todo el personal, haciéndola poco eficiente, se debe seleccionar el personal clave a participar y tomar las decisiones en la misma, asegurando la asistencia de los responsables, y que conozcan los temas a trabajar con antelación. 3. Presentación de la información, debe llevar a la reunión la información o los documentos que soporten la misma, para lo cual quien presida la misma, puede apoyarse en ayudas audiovisuales, físicas o con la colaboración de expertos en el tema con el fin de hacer aclaraciones y poder brindar una dotación de elementos para analizar. 4. Realización de la reunión, acordar unas reglas de juego para llevar a cabo la reunión con efectividad, una hora de inicio, un moderador que permita llevar las intervenciones de forma adecuada y no permitir que se desvíen de los temas de la reunión, evaluar y analizar el desarrollo de la reunión y que quede claro la toma de decisiones que se tenga de la misma. 5. El acta de la reunión, debe ser redactada con claridad, señalando los puntos claros, las observaciones y dejar puntual las decisiones tomadas, extrayendo el desarrollo de la misma, con el fin que pueda ser socializada por lo interesados o las personas comprometidas en las reuniones, contribuir a definir las tareas y compromisos que quedaron de la reunión y de ser el caso la citación a una nueva reunión. Con relación a mi trabajo, suelen pasar cosas similares, de pronto con otras características y en otros contextos, pero analizándolo se hacen reuniones poco efectivas, toda vez que se hacen reuniones con mucha gente, donde no todos son los responsables de los procesos, la cultura de suspender las reuniones a pocas horas de la hora citada, o las demoras para dar inicio a las reuniones, dejar que se toquen otros temas ajenos a los citados en la agenda, o no tomar decisiones o definir las conclusiones al finalizar la reunión, por ser muy prolongada. Lo que puede brindar este curso unas herramientas para proponer al momento de hacer reuniones con el fin de buscar que sean eficientes, aunque eso implique un cambio lento en la cultura. Punto 2: crucigrama Encuentre las palabras que corresponden a conceptos vistos en el tema: “Reuniones efectivas”, que se dan a continuación. (Vale 9 puntos) S I S T E M I C O S C C O M U N I C A R A C G H E V A L U A R R E S P N D MO D E R AD O R A M P E R S U A C I A T I C A O B J E T O T I V ON Punto 3: A. Explique con sus palabras: ¿qué se entiende por cultura de trabajo en equipo? Rta. Una vez realizado las lecciones la percepción cambia sobre lo que entiendo por trabajo en equipo, aunque también me genera confusiones a la hora de llevar labores con mis compañeros, lo anterior porque lo entiendo como el trabajo articulado de la unión de dos o más personas con un objetivo común para tener un óptimo resultado. Pero lo anterior requiere de una organización, planeación, de una efectividad y eficacia, toda vez que involucra unos recursos y un tiempo, definición de propósitos y asignación de unas tareas, y también debe haber un liderazgo que organice y motive el grupo, acompañado de unas competencias y actitudes para entender los diferentes puntos de vista, aportes de cada uno de los integrantes y tomar las decisiones más apropiadas, lo anterior dejando evidencias de lo sucedido con la elaboración de actas de las reuniones, que debe contener la información de todo el proceso. B. ¿Cuáles son los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo? Rta. Una vez revisada y estudiado el capítulo se comprende que la búsqueda de las reuniones de trabajo debe buscar optimizar los resultados en cierto tema dado, para lo cual la reunión debe hacerse de forma efectiva con el fin de cumplir el objetivo, llevar un adecuado proceso de escucha, interacción y propuesta de los integrantes para tener un resultado. De igual manera comprender que las reuniones debe ser una herramienta para fortalecer el trabajo en equipo, que permita de una forma organizada analizar los aportes de los integrantes involucrados y finalmente llevar a una adecuada toma de decisiones.