Teoría de Decisiones Guía 1 La Dirección Administrativa La Alta Dirección hoy tiene las siguientes características: • Tiene la autonomía y autogestión como formas de pensar. • Iniciativas individuales y de grupo, entornos de red y niveles de comunicación. • La labor gerencial está orientada a la ayuda, la capacitación y la auto capacitación. • Elevados requisitos de desempeño. • Información al alcance de todos • Es estratégica Por lo tanto el encargado de la Alta Dirección: • Es responsable de personas, no tiene personas que le reportan. Sus decisiones buenas o malas afectan personas. • Ser responsable implica entender que las personas precisan de ese trabajo para vivir o asumir los errores de una mala contratación. • Más que un administrador de recursos, es un líder y eso conlleva a asumir responsabilidades personales y sacrificar algunas cosas. (Nadie sigue a un flojo, un desordenado o un déspota). • Lidera procesos, por tanto debe entender que estos a veces son dolorosos. • Por lo tanto el gerente de hoy no es Dios, es el líder de un proceso: Es un estratega. Renato Montenegro Página 1 Teoría de Decisiones Guía 1 El Sistema de Información como apoyo fundamental para la toma de decisiones Un Sistema de Información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que reúne, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos complejos y crear productos nuevos. La Toma de Decisiones La toma de decisiones sigue siendo una de las funciones más difíciles de los administradores. Los sistemas de información han ayudado a los administradores a comunicar y distribuir información, pero sólo los han apoyado de forma limitada en la toma de decisiones. Puesto que ésta es un área en la que a los diseñadores de sistemas les ha interesado intervenir con algunos éxitos y también con algunos fracasos, más que en ninguna otra. Las diferencias en la toma de decisiones se pueden clasificar según su nivel en la organización, que corresponde a los niveles estratégico, de administración, de conocimientos y operativo de la organización. Toma de Decisiones Estratégicas: Determina los objetivos, los recursos y las políticas de la organización. Un problema importante en este nivel de toma de decisiones es predecir el futuro de la organización y su entorno. Toma de Decisiones para el control Gerencial: Se ocupa principalmente de la eficiencia y eficacia con que se utilizan los recursos, y del desempeño de las unidades operativas. El control gerencial requiere de la interacción estrecha con quienes están llevando a cabo las tareas de la organización. Renato Montenegro Página 2 Teoría de Decisiones Guía 1 Niveles de la Toma de Decisiones La Toma de Decisiones en el Nivel de Conocimiento: Se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar conocimientos nuevos y de distribuir información por toda la organización. La Toma de Decisiones para el Control Operativo: determina la forma de llevar a cabo las tareas específicas propuestas por quienes toman decisiones estratégicas y por los administradores de nivel medio. Se requieren decisiones acerca del control operativo para determinar qué unidades de la organización se encargarán de la tarea, para establecer criterios de desempeño y utilización de recursos, y para evaluar los resultados. Tipos de Toma de Decisiones Según Estructura • Decisiones Estructuradas: Son repetitivas y rutinarias, e implican un procedimiento definido para manejarlas, así que no se tienen que tratar en cada ocasión como si fueran nuevas. • Decisiones no Estructuradas: Son aquellas en que el encargado de tomarlas deber aportar juicio, evaluación y entendimiento de la definición del problema. Estas decisiones son novedosas, importantes y no rutinarias, y no existe un procedimiento definido para tomarlas. • Decisiones Semiestructuradas: En tales casos, sólo una parte del problema tienen unas respuestas bien definidas provistas por un procedimiento aceptado. Etapas de la Toma de Decisiones • La Obtención de información estratégica: Consiste en identificar los problemas que se presentan en la organización. Esta información indica por qué, dónde y con qué efectos ocurre una situación. Este conjunto amplio de actividades de obtención de información es necesario para que los administradores sepan que tan bien se está desempeñando la organización y sepan en qué áreas hay problemas. • Diseño: La segunda etapa de la toma de decisiones, el individuo diseña posibles soluciones a los problemas. Esta actividad tal vez requiera más Renato Montenegro Página 3 Teoría de Decisiones Guía 1 información estratégica para que el administrador pueda decidir si una solución dada es apropiada o no. • La Selección, consiste en elegir entre las alternativas. Aquí un administrador puede usar herramientas de información capaces de calcular las consecuencias, los costos y las oportunidades que ofrece cada alternativa diseñada en la segunda etapa. • La Implementación, Aquí los administradores pueden usar un sistema que genere informes de rutina sobre el avance de una solución específica, dificultades que se presenten, indicará restricciones de recursos y acciones a seguir. Etapas: Renato Montenegro Página 4 Teoría de Decisiones Guía 1 Las Decisiones y los Factores Cualitativos Técnica: La Tabla Comparativa. Ejercicio Práctico: • Una empresa contratista se ha ganado un contrato en la empresa mandante cuyo comienzo de las labores respectivas es el próximo mes (le quedan 30 días) y como empresa nueva se encuentra en la necesidad de entregar un servicio de calidad como una buena imagen. El gerente tomó como estrategia mantener al personal con buenos elementos de protección personal buscando diferenciarlo. • La primera táctica del gerente es personalizar el buzo de trabajo y para ello se traza tres alternativas posibles tomando en cuenta que todos por ley deben estar certificados en calidad (seguridad): 1) Comprar el buzo de trabajo en el mercado local e identificándolo con un logo estampado. 2) Importar el buzo de trabajo con diseño diferenciador e identificándolo con un logo estampado. 3) Confeccionar el buzo de trabajo personalizado de acuerdo a los requisitos y diseño identificador de la empresa. De acuerdo a esta decisión se tomó como atributos prioritarios para evaluar este tipo de decisión los siguientes: • Imagen: Este atributo es muy importante y prácticamente es la base de la estrategia en este tipo de compra, se toma en cuenta como táctica que a mayor personalización del diseño del buzo mayor imagen. • Tiempo de entrega: Este atributo se basa en su importancia de acuerdo al límite de tiempo que posee la empresa (30 días para comenzar sus labores) con un margen adecuado para asegurar el equipo de trabajo con el buzo de seguridad. • Costo: Este atributo es genérico en todas las tácticas y busca el menor costos en productos de igual calidad. Renato Montenegro Página 5 Teoría de Decisiones Guía 1 Confección de la Tabla Comparativa En este tipo de decisiones cuyos parámetros son más bien cualitativos en vez de cuantitativos se hace necesario un paso intermedio que es buscar valores para comparar, en la tabla comparativa se busca el peso de los atributos y una escala de evaluación. Peso de los atributos: • En este caso buscaremos por orden de importancia y en este caso sería lo siguiente: • Primera importancia La Imagen, que es la base de esta estrategia y la fuente del problema. • Segunda importancia Tiempo de Entrega, que mezcla la imagen o calidad del servicio por la presentación oportuna del equipo de trabajo y la operatividad para comenzar las labores. • Tercera importancia Costo, que en este caso no está considerado en la estrategia, pero es importante evaluarlo por el aspecto económico financiero. Medir el Peso de los atributos Esta es una medida basada en porcentaje distribuida de acuerdo al número de atributos a evaluar, en este ejercicio y de acuerdo a la importancia anteriormente designada queda de la siguiente manera: • Calidad 50% • Tiempo de Entrega 30% • Costo 20% Renato Montenegro Página 6 Teoría de Decisiones Guía 1 Escala de Evaluación: Es importante en este tipo de toma de decisiones tener una escala de evaluación que en definitiva nos dará una guía para elegir la alternativa más adecuada a la estrategia. • Escala de evaluación: para este caso sería una buena medida una escala de 1 a 10 (siendo 1 la evaluación más baja o mínima y 10 el máximo en puntaje). Tabla de Evaluación: • Alternativa 1, comprar el buzo de trabajo en el mercado local: • Imagen, comprar en el mercado local no estaría personalizando más bien sería generalizando como todas las demás empresas, la estrategia no estaría consolidándose al no diferenciarse. • Tiempo de entrega, sería prácticamente de inmediato dependiendo del stock local. • Costo: $5105, $7000 y el Bordado: $3500 Buzo Estándar: • Alternativa 2: Importar • Imagen: Al importar existen más alternativas de buzos para elegir y diferenciarse de los demás de acuerdo a colores y diseños. • Tiempo de Entrega: Entre 15 a 20 días con la probabilidad que sean más días. • Costo: • US$14,58 • Bordado: $3500 Renato Montenegro Página 7 Teoría de Decisiones Guía 1 • Alternativa 3: Diseñar • Imagen: Muy adecuada, ya que la empresa va a elegir cual es el modelo del buzo personalizado de acuerdo a los colores y logo de la empresa. • Tiempo de entrega: Entre 7 a 12 días con probabilidad de llegar a un tiempo máximo de 15 días. • Costo: $15000.- Tabla Comparativa De acuerdo a la tabla comparativa la alternativa más adecuada es diseñar el buzo de trabajo, porque posee una mayor evaluación con respecto a las demás alternativas, esto es por el peso de la importancia de la imagen. Se debe tener en cuenta la importancia de la decisión basada en la estrategia gerencial. De acuerdo a la tabla comparativa la alternativa más adecuada es diseñar el buzo de trabajo, porque posee una mayor evaluación con respecto a las demás alternativas, esto es por el peso de la importancia de la imagen. Se debe tener en cuenta la importancia de la decisión basada en la estrategia gerencial. Renato Montenegro Página 8 Teoría de Decisiones Guía 1 Planificación Técnica Diagrama de Gantt Actividades: • • • • • • • • Diseñar el Buzo Actividades de planificación: Buscar empresa de diseño de logo y buzo de trabajo. Entrega y aceptación del diseño adecuado. Buscar empresa para confección del buzo de acuerdo al diseño Preparar un informe de tallas de los trabajadores y cantidad necesaria. Confección del Buzo Entrega de Buzo y planificación a cada trabajador De acuerdo a las actividades anteriores el tiempo de planificación es el siguiente (tiempo en días): Renato Montenegro Página 9 Teoría de Decisiones Guía 1 Optimizando los tiempos: • La búsqueda de empresa de diseño se puede buscar en paralelo con la búsqueda de la empresa de confección. • La preparación del informe de tallas y personal se puede realizar en conjunto con la búsqueda de la empresa de confección. Diagrama de Gantt Técnica PERT y CPM Tiempo Total 23,75 Días. Renato Montenegro Página 10