1. OBJETIVO Verificar la correcta aplicación del procedimiento de

GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
AP-CTR-PR-05
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
Página
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1. OBJETIVO
Verificar la correcta aplicación del procedimiento de selección del contratista mediante la modalidad licitación para la adquisición obras, bienes y/o
servicios, conforme los requisitos exigidos en el Art. 16 del Estatuto de Contratación vigente. (Acuerdo No. 029 de 2011).
2. ALCANCE
Este procedimiento de selección aplica cuando la cuantía del contrato sea igual o superior a setecientos cincuenta salarios mínimos mensuales legales
vigentes (750 SMMLV)
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
Ordenadores del Gasto (Rector, Vicerrectores(as), (Administrativa y de Investigación y Proyección Social ) y decanos.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver normograma
5. DEFINICIONES
PUBLICACIÓN: Hacer que un documento (texto, audio, video) sea visible desde el link del sistema de contratación del sitio web y/o medios de
comunicación.
VEEDURÍAS CIUDADANAS: Organizaciones que realizan acompañamiento en el desarrollo y ejecución de los diferentes procesos contractuales de la
Universidad, por parte de la población beneficiaria o la comunidad Universitaria.
COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN: Es el grupo de naturaleza consultiva y asesora, creado por el Estatuto de Contratación, responsable de realizar las
recomendaciones y emitir los conceptos necesarios para la toma de decisiones en materia de contratación de acuerdo con la solicitud expresa del ordenador
del gasto.
LICITACIÓN: Proceso de selección de contratista establecido en el artículo 16 del Estatuto de Contratación, que requiere publicación en la página web
Institucional, aplicable para cuantía igual o superior a 750 SMMLV.
DELEGACIÓN DEL GASTO: Delegación de la competencia contractual (Selección de contratistas, adjudicar y celebrar contratos y convenios): Vicerrectores
(hasta cuatrocientos (400) SMLMV, Decanos(as): hasta cuatrocientos (400) SMLMV.
ESTUDIOS PREVIOS: Son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato; que contiene los siguientes elementos: i)
descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación; ii) Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones
técnicas esenciales, requeridos para su ejecución; y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del
proyecto; iii) La obligaciones y especificaciones técnicas del objeto a contratar; iv) El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, con base en un
estudio de preciso del mercado; v) análisis técnico y económico que justifique el valor estimado del contrato incorporando al estudio previo el presupuesto
oficia y cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la
estimación de aquellos; vi) Los fundamentos jurídicos que soporten la modalidad de selección; vii) El análisis de riesgo (estimación, tipificación y asignación) y
la forma de mitigarlo; viii) Las garantías que contempla exigir en el Proceso de Contratación; ix) Los criterios para seleccionar la oferta más favorable
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diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
AP-CTR-PR-05
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
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ETAPA PRECONTRACTUAL: Corresponde inicia con la elaboración de estudios previos y finaliza con la designación del contratista a través del proceso de
selección establecido dentro del estatuto de contratación para tal fin.
ETAPA CONTRACTUAL: Corresponde al desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la contraprestación por parte del Contratante; en
las condiciones forma y plazos pactados, la cual, inicia con la suscripción del contrato y termina con el acta de entrega y recibo final. (Esta etapa
comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes
al cumplimento de sus obligaciones contractuales y para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado. La etapa contractual se desarrollará a través de la
celebración de contratos, los cuales estarán identificados con un número secuencial, el cual será asignado una vez se produzca su perfeccionamiento, y
debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato).
ETAPA POSTCONTRACTUAL: Corresponde a las actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por
terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma. Se da una vez terminado el contrato, bien sea por
vencimiento del término inicialmente pactado o por terminación unilateral y deberá liquidarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación.
PERFECCIONAMIENTO: Corresponde al cumplimiento de las formalidades del contrato, esto es, la suscripción de las partes.
LEGALIZACIÓN: Aprobación de garantías y registro presupuestal.
ADICIÓN: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor o tiempo al contrato celebrados, el cual, no podrá ser superior al 50% del
valor inicial.
SUPERVISOR: Servidor público vinculado a la entidad, al que se le designa la vigilancia, control y coordinación de un contrato, así como el seguimiento
técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del mismo; en los contratos que no requieran conocimientos especializados.
INTERVENTOR: Persona jurídica o natural no vinculada laboralmente con la entidad, contratada por la Universidad para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico al contrato, así como la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del mismo, dentro de los parámetros establecidos y requeridos por la Universidad; cuando el contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión del mismo lo justifique.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Tiempo durante el cual las partes ejecutan el objeto contractual.
PLAZO DE VIGENCIA: inicia con la suscripción del contrato y termina hasta la liquidación del mismo.
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en
garantías bancarias única que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación y
se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado
ACTAS DEL CONTRATO: Son los documentos suscritos durante la ejecución del contrato por las partes, con diversos propósitos, entre las principales: Inicio,
Suspensión, Reinicio, Entrega y recibo final, recibo Parcial, Acta de Liquidación y Actas de Justificación de prórrogas o plazo.
OTROSÍ: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo
de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.
LIQUIDACIÓN: Es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, por cumplimiento del plazo anticipadamente, con el propósito
de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarias de las partes y su cuantía. La liquidación del contrato entonces, constituye su
balance final o ajuste de cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por toda la relación jurídica
obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su objeto y alcance,
ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la forma como se utilizó el
anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y reinicios y las sumas
que quedan pendientes de cancelar. También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de manera detallada y concreta.
APU: análisis de precios unitarios.
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GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
6.
Nº
1.
2.
3.
4.
5.
6.
AP-CTR-PR-05
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Identificación de las El funcionario encargado por el ordenador del gasto (quien aprueba la solicitud),
Necesidades.
identifica la necesidad y hace la solicitud del bien o servicio debidamente
justificado e identificado en el plan de compras.
Verificación
Se verifican las existencias de partidas o disponibilidades presupuestales
existencias
de correspondientes y el agotamiento del proceso de planeación, conveniencia del
partidas
o objeto a contratar, autorizaciones, aprobaciones, estudios de prefactibilidad y/o
disponibilidades
factibilidad, diseños y proyectos necesarios para garantizar el cumplimiento del
presupuestales.
contrato.
Estudio de previos
El funcionario designado por el ordenador del gasto realiza el estudio previo
respectivo para determinar la necesidad, la justificación el valor y el perfil del
oferente; plasmando esta actividad en el formato aprobado por el sistema de
gestión de calidad. Tiempo 2 días para realizar esta actividad
Solicitud certificado El funcionario que este adelantado el proceso de contratación solicita al
de
disponibilidad ordenador del gasto la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Presupuestal CDP
Tiempo 1 días
Hoja de Ruta
Una vez expedido el certificado de disponibilidad presupuestal se adiciona el
formato hoja de ruta donde se verificaran los documentos que harán parte del
proceso contractual.
Envió y recepción El ordenador del gasto envía la siguiente documentación a contratación y/o
de documentación funcionario encargado:
para iniciar proceso Estudios Previos.
contractual
Constancia presupuesto oficial.
CDP
Cotizaciones
Estudio de mercado.
Certificados planes institucionales
Conceptos técnicos y financieros.
APU, Planes, Diseños, licencias, evaluaciones y demás requeridos si es
contratación de obra
Si el contrato es de un convenio se debe anexar el convenio correspondiente.
La oficina de contratación recibe la documentación si está bien continua con el
proceso de lo contrario devuelve al ordenador del gasto
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RESPONSABLE
Ordenador del gasto.
Funcionario
de
la
Universidad.
Funcionario que realiza
la solicitud.
REGISTRO
Solicitud
de
contratación
Funcionario
Universidad.
Estudio previo
de
la
Funcionario designado
por el Ordenador del
Gasto.
Funcionario designado
AP-FIN-08
SOLICITUD
CDP
Hoja de Ruta
Ordenador del gasto.
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GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
Nº
AP-CTR-PR-05
ACTIVIDAD
Presentación
ante
comité contratación
7.
Elaborar Proyecto de
Pliego de Condiciones
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
DESCRIPCION
Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se solicita al
secretario del comité de contratación agendar los procesos
contractuales adelantados por las decanaturas cuando la cuantía
supera los 100 SMMLV y aquellos adelantados por la rectoría y las
vicerrectorías cuando la cuantía supera los 380 SMMLV para su
revisión y recomendación de inicio de proceso (art. 7 literal a del
acuerdo 029 de 2011).
En caso de que se presenten observaciones por parte del comité de
contratación, se comunica a la dependencia solicitante para que realice
los correspondientes ajustes.
Se elabora el Proyecto de Pliego de Condiciones y se envía a la
Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría para su revisión.
8.
9.
Revisión componente
jurídico,
técnico
y
financiero del Proyecto
de
Pliego
de
Condiciones.
El proyecto de pliego de condiciones se envía para revisión de la
Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría de la Universidad, para
la revisión jurídica; a la Jefe de División Financiera, para el
componente económico; y dependencia donde surge la necesidad,
para el componente técnico; si hay sugerencia se devuelve a la unidad
de contratación continuando con la actividad 8; si los términos están
bien se procede a enviar el documento para la firma del Ordenador del
Gasto correspondiente.
10.
Publicación Pliego de
Condiciones.
Se publica en la página web institucional el Proyecto de Pliego de
Condiciones firmados, por un término mínimo de seis (6) días hábiles.
Recibir y radicar
observaciones
proyecto de Pliego
Condiciones
Remisión
observaciones
las
al
de
Se recibe, radican y consolidan las observaciones al proyecto de Pliego
de Condiciones dentro del plazo fijado para ello.
de
Se remiten por la Unidad de Contratación, las observaciones recibidas
a las dependencias competentes para que proyecten las respuestas
11.
12.
2015
Página
4 de 10
RESPONSABLE
Profesional
de
apoyo y asesoría
REGISTRO
Comunicación oficial y/o
correo electrónico
Profesional
contratista
de
Apoyo y Asesoría
y/o
Coordinador
Unidad
de
Contratación
Oficina
Asesora
Jurídica y/o Asesor
Jurídico Rectoría
Oficina
División
Financiera
Funcionario
designado
dependencia donde
surge la necesidad
Coordinador
Unidad
de
Contratación
Auxiliar de Apoyo
Proyecto de Pliego de
Condiciones
Profesional
contratista
de
Apoyo y Asesoría
Oficio
Correo electrónico
Concepto jurídico
aprobación.
y/o
Reporte de publicación
de la página web
Institucional
Oficios
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GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
Nº
13.
14.
15.
16.
AP-CTR-PR-05
ACTIVIDAD
Consolidación
observaciones
respuesta
de
y
Publicación respuesta
observaciones
Elaboración Pliego de
Condiciones Definitivos
Revisión componente
jurídico,
técnico
y
económicos de los
Pliegos de Condiciones
Definitivos
Ajustes a los Pliegos de
Condiciones
17.
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
DESCRIPCION
Se consolida las observaciones y las respuestas allegadas por las
personas competentes, en un documento que se envía a la oficina
jurídica y/o asesor jurídico de rectoría para su revisión y aprobación,
para posterior firma del ordenador del gasto.
Se recibe documento firmado por el ordenador del gasto y publica en la
página web institucional.
Se elabora Pliego de Condiciones Definitivos, teniendo en cuenta las
respuestas a las observaciones y se envían a la Oficina Jurídica y/o
Asesor Jurídico de Rectoría para su revisión.
Los pliegos de condiciones definitivos se envían para revisión de la
Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría de la Universidad, para
la revisión jurídica; a la Jefe de División Financiera, para el componente
económico; y dependencia donde surge la necesidad, para el
componente técnico; si hay sugerencia se devuelve a la unidad de
contratación continuando con la actividad 11; si los términos están bien
se procede a enviar el documento para la firma del Ordenador del Gasto
correspondiente.
Se realiza los ajustes a los Pliegos de Condiciones, según indicaciones
de la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría, y demás
encargados de suscribir el mismo; enviando para las firmas
correspondientes y al Ordenador del Gasto.
Acto
de
18.
Proyectar
administrativo
Apertura
Se proyecta el acto administrativo de resolución de apertura del proceso
de licitación y envía a la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría
para su revisión y firma.
19.
Recibo y envió de acto
Administrativo
de
Resolución de Apertura
Se recibe acto administrativo de resolución de apertura de la oficina
jurídica y/o asesor jurídico de rectoría, con su aprobación; enviándola a
la Secretaría General y a Rectoría para la firma.
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RESPONSABLE
Profesional
contratista de Apoyo
y
Asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Coordinador Unidad
de Contratación
Coordinador Unidad
de Contratación
REGISTRO
Documento
consolidado
respuesta
a
observaciones
Asesor Jurídico
Concepto jurídico y/o
aprobación.
Profesional
contratista de Apoyo
y
Asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Profesional
contratista de Apoyo
y
Asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Profesional
contratista de Apoyo
y
Asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Pliego de condiciones
definitivo
de
las
Reporte de publicación
Borrador de Pliego de
Condiciones Definitivo
Proyecto de resolución
Resolución firmada
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GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
Nº
AP-CTR-PR-05
ACTIVIDAD
Solicitud
de
publicación
20.
Publicación
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Proyectar oficios de
solicitud
y
convocatoria
Recibir solicitudes
de aclaración a los
Pliegos
de
Condiciones
y
Consolidación
Realización
de
audiencia
Realizar acta
Publicación acta de
audiencia
de
aclaración
de
pliegos
y
distribución
de
riesgos
Proyectar adenda
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
DESCRIPCION
Se envía oficio al Vicerrector Administrativo solicitando la publicación en un
diario de amplia circulación local o nacional, del texto que indica el objeto del
contrato, el cronograma de la licitación, sinopsis de las reglas y condiciones de
la adjudicación del contrato, la fecha de apertura, cuantía, presupuesto oficial,
plazo de ejecución del contrato, fecha de audiencia de aclaración de pliegos, la
fecha de cierre y convocatoria a las veedurías ciudadanas y control social.
Se publica en la página web institucional y en la cartelera de la Universidad, el
acto administrativo de resolución de apertura de la licitación; simultáneamente
se realiza la publicación en el diario nacional o local, conforme al punto 20.
Se proyecta y envía los siguientes oficios para firma del rector:
Oficio dirigido a la oficina jurídica, Vicerrectoría respectiva, dependencia
solicitante del proceso, oficina de Planeación y Secretaria General, convocando
a la audiencia Pública de aclaración y fijación de pliegos a celebrarse al tercer
día hábil siguiente contado a partir del primer día de la publicación.
Se recibe las solicitudes de aclaración a los Pliegos de Condiciones dentro de
los primeros tres (03) días hábiles, y se trasladan mediante oficio a las
dependencias según su pertinencia, para su conocimiento y resolución en la
audiencia de aclaración y fijación de pliegos.
Se realiza la audiencia de aclaración y fijación de pliegos y distribución de
riesgos, llevando el expediente del proceso, el orden del día y cuadro de registro
de asistencia. Se realiza la grabación de la audiencia.
Se realiza el acta de la audiencia y envía para firmas de los asistentes por parte
de la Universidad Surcolombiana
Se publica en la página web institucional el acta de audiencia de aclaración de
pliegos y distribución de riesgos
Se proyecta adenda numerada en caso de ser aceptadas las observaciones y
se envía para revisión y firma a la oficina jurídica y/o asesor jurídico de rectoría,
y posteriormente al ordenador del gasto.
Página
6 de 10
RESPONSABLE
Profesional
contratista de Apoyo
y
Asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
REGISTRO
Oficio
Profesional
contratista de Apoyo
y
Asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Profesional
contratista de Apoyo
y Asesoría
Reporte
publicación
Profesional
contratista de Apoyo
y
Asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Coordinador Unidad
de Contratación
Solicitud
aclaraciones
Coordinador Unidad
de Contratación
Profesional
contratista de Apoyo
y
Asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Profesional
contratista de Apoyo
y Asesoría
de
Oficios
de
Grabación
y
Registro
de
Asistencia firmado
Acta
Registro
de
publicación página
web Institucional
Adenda
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GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
Nº
AP-CTR-PR-05
30.
31.
32.
VIGENCIA:
2015
Página
7 de 10
DESCRIPCION
Se recibe la adenda y el acta firmadas y se publica en la página web
institucional como mínimo un día antes de la fecha de cierre del
proceso licitatorio.
RESPONSABLE
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Registrar la entrega y
depósito en las urnas de
las ofertas
Elaborar acta del cierre,
apertura de la urnas y
sobres originales
Se registra la entrega y depósito en las urnas de las ofertas, durante el
término establecido para ello en el cronograma.
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Se elabora el Acta del cierre, apertura de las urnas y sobres originales,
de acuerdo al cronograma del proceso fijado en los Pliegos de
Condiciones Definitivos y se publica en la página web institucional.
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Enviar el expediente del
proceso para custodia
Conformación del comité
evaluador
Se envía el expediente del proceso (foliado) y las propuestas para
custodia en el periodo de evaluación a la Vicerrectoría Administrativa
El ordenador del gasto designa mediante oficio el comité evaluador
para evaluar las propuestas presentadas dentro del proceso, dentro
del término establecido en el cronograma del proceso.
Se recibe el Acta No. 01 del Comité Evaluador con sus respectivos
anexos debidamente firmados en medio físico y magnético, y se
publica en la página web institucional.
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Ordenador del gasto
Durante los tres días hábiles siguientes a la fecha de publicación del
informe de evaluación, se reciben por escrito y consolidan las
observaciones y/o objeciones presentadas.
Las observaciones recibidas serán enviadas al Comité Evaluador para
que sus miembros las resuelvan dentro término establecido en el oficio
remisorio
Se recibe el Acta 2 del Comité Evaluador con sus respectivos anexos
debidamente firmados en medio físico y magnético, donde resuelven
las observaciones al acta 1; y se recibe Acta del Comité Evaluador
donde recomienda adjudicar o declarar desierto el proceso.
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Acta
Comité
Evaluador y anexos
firmados
Registro
de
Publicación
en
página web
Consolidado
observaciones
Comité Evaluador
Oficio
Contratista de Apoyo
Acta
Recibir acta No. 01 del
Comité Evaluador
33.
34.
Radicación observaciones
al informe de evaluación
35.
Traslado
observaciones
informe de evaluación
36.
1
ACTIVIDAD
Recibir adenda y publicar
28.
29.
VERSIÓN:
Recibir Acta 2 del Comité
Evaluador:
Respuesta
observaciones
y
recomendación
de
adjudicación o declaratoria
desierta del proceso
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
y/o
Coordinador
Unidad
de
Contratación
REGISTRO
Acta firmada
Adenda firmada
Registro
de
Publicación
en
página web
Registro de entrega
Acta
Registro
Publicación
página web
Expediente
Propuestas
Oficio
de
en
y
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GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
Nº
37.
38.
39.
40.
41.
42.
AP-CTR-PR-05
ACTIVIDAD
Proyectar oficios de
solicitud y convocatoria
Desarrollo
de
la
audiencia
y
levantamiento de acta
Proyectar Resolución
de
adjudicación
o
declaratoria desierta
Firma de Resolución
Publicación del acta de
la
audiencia
de
adjudicación y de la
Resolución
de
adjudicación
En
caso
de
declaratoria de desierta
se iniciará un proceso
de invitación abreviada
Proyectar, recibir y
radicar oficios
43.
44.
45.
Consulta
antecedentes
de
Elaboración de minuta
de contrato
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
DESCRIPCION
Se proyecta y envía para firma del rector, el oficio dirigido a la oficina
jurídica, Vicerrectoría respectiva, dependencia solicitante del proceso,
oficina de Planeación y Secretaria General, convocando a la audiencia
Pública de adjudicación
Desarrollar la audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta
llevando el orden del día y cuadro de registro de asistencia. Se realiza la
grabación de la audiencia, se levanta acta de la audiencia y envía para
firmas de los asistentes por parte de la Universidad Surcolombiana
Se proyecta la Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta,
según el caso, y se envía a la oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de
Rectoría para su revisión y firma.
Se recibe la Resolución con la aprobación y/o visto bueno de la Oficina
Jurídica y/o Asesor Jurídica de Rectoría, y Secretaría General.
Se publica en la página web Institucional el acta de la audiencia de
adjudicación y de la Resolución de adjudicación o declaratoria desierta.
Si el proceso de Licitación se declare desierta se iniciará un proceso de
invitación abreviada dentro de los cuatro (04) meses siguientes a la
publicación de la resolución.
Si el proceso es adjudicado se proyecta los siguientes oficios para firma
del ordenador del gasto:
 Oficio ordenando elaborar el contrato
 Oficio informativo al futuro interventor y/o supervisor del contrato
Se recibe y radican los oficios firmados, se organizan los expedientes del
proceso, se envía el oficio del interventor y/o supervisor al destinatario y
se pasa el proceso para la elaboración del contrato.
Previo a la realización del contrato se consulta los antecedentes
disciplinarios, fiscales y judiciales de la persona natural o jurídica, así
como el del representante legal.
Se realiza el contrato con todas las formalidades legales y clausulas
pertinentes
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RESPONSABLE
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
REGISTRO
Oficios
Coordinador
Unidad
de Contratación
Grabación,
Registro
de
Asistencia firmado
y Acta
Proyecto
de
Resolución
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
y/o
Coordinador
Unidad
de
Contratación
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Resolución
Profesional contratista
de Apoyo y Asesoría
Oficios
Contratista de Apoyo
Formato consulta
antecedentes
Profesional de apoyo y
asesoría
Contrato
Registro
de
publicación página
web Institucional
Resolución
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GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
Nº
46.
AP-CTR-PR-05
ACTIVIDAD
Designación
supervisor
de
47.
Suscripción
del
contrato por las partes
48.
Solicitud de Registro
Presupuestal (RP)
49.
50.
51.
Recepción
Registro
Presupuestal (RP) y
documentación
Aprobación
de
garantías
Publicación
del
contrato en la página
web institucional
53.
Recepción acta
inicio
Recepción acta
recibo de parcial
54.
Recibir
acta
de
suspensión y/o reinicio
55.
Recepción acta de
entrega y recibo final.
56.
Actualización
garantías
52.
de
de
de
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
Página
9 de 10
DESCRIPCION
Se designa supervisor o interventor del contrato; previo análisis de
conveniencia y oportunidad y se comunica dicha designación
mediante comunicación oficial a la persona designada, en el caso
del supervisor; o suscripción del contrato, en el caso de interventor.
Se firma el contrato por el ordenador del gasto y el contratista
seleccionado, previo visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica y/o
Asesor Jurídico de Rectoría.
Mediante oficio se remite a la división financiera – oficina de
presupuesto la documentación de la respectiva contratación para la
elaboración del (RP).
Se recibe de la división financiera el Registro Presupuestal (RP) y
documentación la respectiva contratación
RESPONSABLE
Profesional de Apoyo
y Asesoría
REGISTRO
Oficio designa supervisor
Contrato de Interventoría
Ordenador del gasto
Contrato
Ordenador del gasto
Oficio
Jefe de presupuesto
Se verifica que la póliza única de cumplimiento aportada por el
contratista, cumpla los amparos exigidos dentro del contrato y que
su cuantía y vigencia se encuentren acordes a lo requerido para
cada uno de ellos.
Se publica en la página web institucional
Ordenador del gasto
Oficio,
RP
y
documentación
la
respectiva contratación
Formato de aprobación
de garantías
Se recibe acta de inicio firmada y suscrita por el supervisor y/o
interventor, contratista y ordenador del gasto.
Se recibe acta de recibo parcial elaborada y firmada por el
supervisor y/o interventor del contrato y contratista incorporándose a
la carpeta-archivo del respectivo contrato.
Se recibe la acta de suspensión y/o reinicio cuando la entidad y/o
contratista lo considere pertinente, incorporándose a la carpetaarchivo del respectivo contrato.
Se recibe el acta de entrega y recibo final firmada por el supervisor
y/o interventor y contratista, incorporándose a la carpeta-archivo del
respectivo contrato.
Si se requiere, se recibe del contratista la actualización de las
pólizas en relación con la fecha del acta de entrega y recibo final, y
se da aprobación a dicha actualización
Profesional de apoyo
y
asesoría
y/o
Coordinador Unidad
de Contratación
Auxiliar de Apoyo
Auxiliar de Apoyo
Auxiliar de Apoyo
Auxiliar de Apoyo
Profesional de apoyo
y asesoría
Publicación del contrato
AP-CTR-FO-01 Acta de
Inicio
AP-CTR-FO-02 Acta de
Recibo Parcial
AP-CTR-FO-03 Acta de
Suspensión y/o AP-CTRFO-04 Acta de Reinicio
AP-CTR-FO-05 Acta de
Entrega y Recibo Final
Formato de aprobación
de garantías
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GESTIÓN DE CONTRATACION
LICITACIÓN
CÓDIGO
Nº
AP-CTR-PR-05
ACTIVIDAD
Recepción acta de liquidación
57.
58.
59.
Recepción de factura o cuenta
de cobro
Envió de documentos para
pago de factura o cuenta de
cobro
Archivo documentación
60.
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
DESCRIPCION
Se recibe el acta de liquidación elaborada y firmada por el
supervisor del contrato, contratista y el ordenador del gasto, y
se incorpora a la carpeta-archivo del respectivo contrato,
previo visto financiero y jurídico del apoyo jurídico de la
Dependencia.
Se recibe del contratista factura o cuenta de cobro por el
servicio prestado o el bien suministrado
Se remite la documentación para que sea contabilizado en la
oficina de contabilidad o la división de recursos según el objeto
contractual.
Se organiza y adjunta en la carpeta-archivo expediente del
respectivo contrato la documentación surtida en el proceso
contractual.
Página
10 de 10
RESPONSABLE
Profesional de apoyo y
asesoría
REGISTRO
AP-CTR-FO-06 Acta
de Liquidación
Profesional de apoyo y
asesoría
Profesional de apoyo y
asesoría
Factura o cuenta de
cobro
Nota de envío
Profesional de apoyo y
asesoría
Carpeta-archivo
expediente
del
respectivo contrato
7. OBSERVACIONES:
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
01
CAL-FO 17 – Septiembre de 2015
Creación de Documento- 1 de Septiembre de 2015
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
BREIDY FERNANDO CASTRO CAMPOS
Vicerrector Administrativo
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGI
FREDY WILLIAM ANDRADE PEREZ
Representante de la Dirección
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