PDF Tutorial - Campus de la Escuela Diocesana del Discipulado

ESCUELA DIOCESANA DEL DISCIPULADO SAMARITANO — TIC’s Modulo Introductorio
TIC’s — Módulo introductorio
PDF
Portable Document Format o Formato de documento portable
El PDF de las siglas en inglés Portable Document Format, en español
Formato de documento portable, es un formato de almacenamiento de
información creado específicamente para documentos digitales y que
tiene como característica principal que es independiente de plataformas
de software o hardware. Esto último, significa que es un formato de
archivo que funciona sin importar el sistema operativo o la máquina en la
cual se está ejecutando. Un PDF se puede leer en cualquier dispositivo,
sea este un computador de escritorio, un portátil, una Tablet o un
SmartPhone, ahí radica su importancia y trascendencia.
Un poquito de historia
Desarrollado inicialmente por la empresa Adobe Systems ©, en 1993 fue
oficialmente lanzado como un estándar abierto el 1 de julio de 2008 y
publicado por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) como
ISO 32000-1.
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¿Por qué la necesidad de PDF?
Hace algo más de veinte años, la única forma de compartir documentos
era garantizando que quien recibía el documento, disponía del software
que permitía su visualización, lectura y edición.
Si se deseaba compartir un documento, la única forma de visualizarlo para
quien lo recibía, era mediante la misma aplicación en la que el documento
fue creado.
Esto generaba muchos problemas; si quien recibía el documento no tenía
Word, por ejemplo, o tenía una versión anterior, no podía visualizar el
contenido. Si a esto le sumamos la cantidad de aplicaciones que tiene un
computador, resultaba complicado visualizar documentos en general.
En otra instancia del problema, la situación de tener que enviar archivos
“abiertos”, es decir que quien los recibía los podía manipular, generó un
problema adicional de seguridad y confidencialidad.
Se necesitaba lograr las mismas características de un documento impreso
en papel. La impresión en papel tiene dos características envidiables, por
un lado, un documento impreso cualquiera que lo tenga a su alcance lo
puede leer y manipular pero no puede modificar el original sin recurrir a
la falsificación o adulteración, adicionalmente no es tan fácil copiar
fragmentos del mismo.
Las características de la impresión en papel se necesitaban para lograr
compartir documentos. De ahí surgieron muchas iniciativas, de las cuales
la que resultó exitosa fue la propuesta por la ya mencionada Adobe©.
Lograron un formato de archivo de documento que tenía las mismas
envidiables características de la impresión, pero sin utilizar papel.
En cuanto existió el PDF, el mundo cambió y de paso se salvaron millones
de árboles. Desde entonces, cuando se necesita compartir un documento,
no importa si este se hizo en Word, Excel, PowerPoint, en algún programa
de diseño o en cualquier avanzada aplicación de software, al imprimirlo
como PDF, se genera un documento que con una sencilla y gratuita
aplicación, cualquiera puede visualizar, comentar y compartir.
¿Cómo imprimo a PDF?
Tal vez estés muy familiarizado con la expresión “convertir a PDF”, o
“crear un PDF”, la mejor expresión sería “imprimir a PDF”, un generador
de PDF’s no es otra cosa que una impresora que a diferencia de las que
imprime en papel, imprime a un archivo.
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Si hablamos de imprimir a un archivo, suponemos entonces que instalar
una aplicación que imprima a PDF debe ser igual o similar a instalar una
impresora; pues bien, así es.
“Instalar, configurar y usar un generador de PDF’s
es, lo mismo que usar una impresora física que
imprime en papel, con la diferencia que imprime
a un archivo”.
Hay muchas opciones de generadores de PDF’s. En este instructivo, el cual
está diseñado para personas con un nivel básico de TIC’s, vamos a hacerlo
de la manera más sencilla con el software gratuito más fácil de usar que
está disponible.
En el caso de nuestra Escuela Diocesana del Discipulado Samaritano y este
Campus, trabajamos usualmente con documentos de texto, hojas de
cálculo y presentaciones. Muy seguramente, la aplicación para cada una
de estas es Microsoft Word© como procesador de texto, Microsoft Excel©
como herramienta de hojas de cálculo y Microsoft PowerPoint© como
constructor de presentaciones. Todos estos son parte de la suite de
aplicaciones Microsoft Office©.
Hacemos esta precisión por una razón. En las últimas versiones de Office©,
hay una herramienta que permite automáticamente “guardar como PDF”
cualquier documento que estemos trabajando. En este caso, no
necesitaríamos un generador adicional.
Pero qué pasa con aquellas versiones de Office© que no tengan esta opción.
En este caso, tenemos que instalar una impresora lógica o generador de
PDF’s. Más adelante te contaremos cómo se hace.
Si habitualmente navegas desde un computador que está en un café
internet o en un centro de cómputo como los de una universidad o por qué
no, un laboratorio de sistemas; lo más probable es que el computador que
estás usando ya tiene instalado un generador de PDF’s. En este caso
pregúntale al asistente de sala cómo utilizar esta herramienta.
Instalación de un generador de PDF’s
Para seguir estas instrucciones, necesitarás:
1. Un computador con Microsoft Windows 7/8/8.1
2. Un navegador web como: Mozilla Firefox, Google Chrome, etc.
3. El software de conversión que puedes descargar gratuitamente y
libre de virus desde la página del fabricante, en el siguiente vínculo:
GPLGhostScrip.
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Al hacer clic, verás un cuadro como este, en el cual debes hacer
clic en “Guardar archivo”. Esto descargará el converter.
4. La impresora lógica que puedes descargar en el siguiente vínculo:
CutePDF.
Al hacer clic, verás un cuadro como este, en el cual debes hacer
clic en “Guardar archivo”. Esto descargará el CuteWriter.
Dependiendo qué navegador tengas, inmediatamente se hayan
descargado los archivos, verás un cuadro de diálogo similar a este:
Ello lo único que te estará mostrando es la “lista de descargas” en
la cual debes ver las dos últimas que corresponden a los archivos
que acabamos de descargar.
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No te preocupes si no es exactamente igual; aquí lo importante es
que te asegures que el converter.exe y el CuteWriter.exe se hayan
descargado.
Adicionalmente:
1. Debes tener privilegios de administración en el computador sobre
el cual estás trabajando. De no ser así, en algún momento de la
instalación de pedirá una clave de administrador.
2. Debes tener clara la ubicación de las descargas en tu navegador.
3. Cuando descargues los archivos de los links descritos en los
numerales 3 y 4 de la sección anterior, ubícalos en una carpeta a la
cual tengas acceso. Ello hará más sencillo seguir el tutorial.
4. Cierra cualquier aplicación que tengas abierta y guarda el trabajo
que tengas en curso. Como ya descargaste los archivos de
instalación, cierra también el navegador.
5. Sigue atentamente las instrucciones y no supongas nada. Lee muy
bien y mantente alerta por si algo no sale como esperamos.
Proceso de instalación del software de conversión:
1. Ubica en la carpeta que elegiste o en la de descargas el archivo
converter.exe y haz doble clic en él. Si lo prefieres puedes hacer
un solo clic y luego seleccionar la tecla Enter del teclado.
2. Al hacer doble clic iniciará la instalación. De estar activado el
control de cuentas de usuario, verás esta caja de diálogo:
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A la pregunta: ¿Desea permitir que este programa de un editor
desconocido realice cambios en el equipo? debes responder “Sí”
haciendo clic en el botón correspondiente.
3. A continuación, verás el cuadro de diálogo de la instalación. En este
caso debes hacer clic en el botón Setup.
Dependiendo de la velocidad del computador, verás dos cuadros
que se abren y cierran rápidamente.
Listo. El converter ya está instalado.
Proceso de instalación de la impresora PDF:
1. Al igual que en el paso anterior, ubica en la carpeta que elegiste o
en “descargas” el archivo CuteWriter.exe y haz doble clic en él.
Recuerda que si lo prefieres, también puedes hacer un solo clic y
luego seleccionar la tecla Enter del teclado. Cualquiera de las dos
opciones hace lo mismo.
2. Al hacer doble clic, iniciará el proceso de instalación. En esta
ocasión como en la anterior, si tienes activado el control de cuentas
de usuario de Windows, verás una caja de diálogo en la que debes
aceptar la opción haciendo clic en “Sí”.
3. Una vez hayas aceptado que el programa realice cambios en el
equipo, verás la caja de diálogo inicial del programa de instalación.
No obstante, hay que tener MUCHO CUIDADO en este paso. La razón
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de este cuidado, es que como el software que estamos instalando
es gratuito, el fabricante incluye publicidad a otros programas y
ello podría resultar en la instalación indeseada de otro tipo de
software. Por ello hay que leer atentamente los siguientes pasos.
4. La primera caja de diálogo corresponde a la instalación del CutePDF
Writer, aquí debes hacer clic en el botón Next.
5. A continuación debes aceptar el contrato de licencia. Selecciona la
opción “I accept the agreement” y luego clic en el botón “Next>”.
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6. En este paso ten mucho cuidado. Lo que muestra la caja de diálogo,
corresponde a una “oferta recomendada”, la cual rechazaremos
haciendo clic en cada uno de los “checkbox” que ves en la siguiente
imagen:
Como no queremos esto, quitamos el chulo del “checkbox”. De igual
forma con la siguiente opción que de aceptarla, cambiaría varias
cosas de tu navegador. Antes de hacer clic en “Next”, esta caja de
diálogo debería verse así:
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Ahora si hacemos clic en Next.
7. Para el siguiente paso, quitamos el chulo de la casilla de
verificación y luego damos clic en Decline.
8. En el siguiente paso, continuamos con otra oferta de software, la
cual vamos a rechazar haciendo clic en “Decline”.
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9. Es este último paso, luego de haber rechazado todas las ofertas
promocionales, nos aparece por fin la verdadera instalación del
CutePDF Writer. Hacemos clic en Install.
10. Durante la instalación, el programa muestra una barra de progreso
al final de la cual la misma habrá terminado. Si todo ha ido bien,
verás algo como esto:
Por favor espera mientras la configuración instala CutePDF Writer
en tu computador.
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11. Una vez finalizada la instalación, se abrirá automáticamente el
navegador y mostrará las páginas de soporte del fabricante. Verás
algo como esto en tu navegador:
Listo, hemos finalizado la instalación. Felicitaciones. Ya tienes una
impresora de PDF en tu computador.
¿Cómo imprimir a PDF?
Para imprimir a la CutePDF Writer el proceso es muy sencillo. Si alguna
vez has impreso en papel el procedimiento es idéntico. Vamos a ver un
ejemplo:
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En este caso estamos viendo el menú contextual de impresión de Microsoft
Word. Para el caso como estamos trabajando con la última versión, tengo
dos posibilidades de generar el PDF.
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Opción Uno: Utilizar la opción “Guardar como Adobe PDF”.
Opción Dos: Imprimir a PDF utilizando la impresora CutePDF Writer.
Cualquiera de las dos opciones me pediría una ubicación y un nombre de
archivo, con lo cual quedaría listo nuestro PDF. Aunque esta imagen
corresponde a la opción Guardar como Adobe PDF de Microsoft Word, para
el caso de la CutePDF Writer sería igual.
Con esto finalizamos este algo extenso pero muy necesario tutorial, acerca
de una herramienta que facilitará nuestro trabajo en la plataforma.
Como siempre, recuerda que si tienes cualquier duda, aporte o corrección
a este material, no dudes en escribir a la dirección:
[email protected]
Este documento fue elaborado por Milthon Gómez @milthongomez, para
la Escuela Diocesana del Discipulado Samaritano. Queda prohibida la
reproducción total o parcial sin consentimiento expreso del autor.
Bogotá 26 de Marzo de 2015.
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