Manual de Gestión INDER Medellín: Sistema Integrado de Gestión

MANUAL:
MANUAL DE GESTIÓN
INDER MEDELLÍN
RESPONSABLE:
CÓDIGO:
MC-001
FECHA VIGENCIA:
26/ABR/2016
VERSIÓN:
11
1. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Gestión (entiéndase también como manual de operaciones, manual de calidad) tiene como
propósito fundamental servir de soporte para el desarrollo de las actividades, que en forma coordinada realiza la
entidad, a fin de cumplir con cada competencia particular asignada por mandato constitucional y legal, con la misión
fijada y lograr la visión trazada.
El Sistema Integrado de Gestión y Control se basa en un modelo de operación por procesos, lo que permite administrar
la entidad como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en equipo y disponer de los recursos
necesarios para su realización.
Un modelo de operación por procesos favorece el cumplimiento de los principios de responsabilidad, al definir los
procesos de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la misión y la visión de la entidad; de economía, al
identificar con precisión los insumos para cada proceso; de eficacia, al definir la cadena de valor o mapa de procesos
de manera coherente y armónica con los planes y programas de la institución.
Para el INDER Medellín, este manual constituye un avance fundamental en el camino hacia la consolidación de un
sistema integrado de gestión con fundamento en el MECI (Modelo Estándar de Control Interno), la NTCGP 1000, la
NTC-ISO 9001 (gestión de la calidad) y la ISO14001 (gestión ambiental). Esperamos sea de gran utilidad para entender
mejor nuestro papel en la Institución y una oportunidad de mejoramiento continuo en nuestras actividades, lo que
redundará en una mejor prestación de los servicios y, por consiguiente, en una mayor satisfacción de nuestros
ciudadanos: “Los habitantes del municipio de Medellín”.
Todas las disposiciones de las que habla el presente manual y que están asociadas a nuestro Sistema Integrado de
Gestión y Control pueden encontrarse documentadas en el software dispuesto para tal fin (Isolución).
2. ASPECTOS GENERALES DEL INDER MEDELLÍN
El INDER MEDELLÍN es un ente público, creado mediante el Decreto municipal 270 de 1993 y se constituye como
persona jurídica de derecho público del orden municipal, dotado de autonomía administrativa, personería jurídica y
patrimonio independiente.
El nacimiento del INDER MEDELLÍN se adelantó a la ley que creó los institutos de deportes y recreación en los
municipios del país, la Ley 181 de 1995, conocida como Ley del Deporte. Cuando ésta se aprobó, el INDER MEDELLÍN
ya había sido creado.
El INDER MEDELLÍN desde su nacimiento fue una obra de creación colectiva, de la cual la comunidad se apropió
rápidamente y empezó a acompañar muy de cerca. Eso sin duda explica la gran acogida que tuvo y el vigor con que
arrancó. De todos los institutos del orden municipal surgidos en esa época, fue el de mayor impacto social, ya con peso
específico propio dentro de la estructura del Gobierno Municipal.
Otro aspecto digno de destacar, y que ha tenido que ver mucho con el papel cumplido por el INDER MEDELLÍN, es la
continuidad que en el tiempo han tenido sus políticas y programas, lo cual hay que entender como una fortaleza
institucional y un manejo responsable y metódico por parte de los alcaldes, quienes continuaron trabajando bajo las
mismas políticas; también hay que entenderlo como un logro de la comunidad, que se apropió de los programas y los
incorporó a la vida urbana.
El INDER MEDELLÍN, tiene su domicilio principal en la ciudad de Medellín, en la calle 47D #75-276, departamento de
Antioquia, República de Colombia; su radio de acción para la prestación de los servicios comprende toda la jurisdicción
del municipio de Medellín.
MISIÓN
Fomentar el deporte, la actividad física, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, mediante la oferta de
programas en espacios que contribuyen al mejoramiento de la cultura ciudadana y la calidad de vida de los habitantes
del municipio de Medellín.
VISIÓN
El Instituto de Deportes y Recreación de Medellín será un agente de formación de cultura ciudadana y transformación
social, líder en el desarrollo del deporte, la actividad física y la recreación, dinámico, altamente eficiente y el principal
referente en la proyección, construcción y administración de infraestructura deportiva, recreativa y de actividad física
para una ciudad equitativa, incluyente y respetuosa de la vida.
3. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Dirección declara su compromiso para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y Control
y lo evidencia mediante las siguientes acciones:
 Comunicando a los funcionarios del INDER MEDELLÍN los requisitos del cliente, legales y reglamentarios, a
través del Listado Maestro Documentos Externos y el Listado Maestro de Documentos.
 Estableciendo la política integral de gestión y otras políticas en este manual.
 Asegurando que se establecen los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y Control en este mismo
documento.
 Realizando las revisiones por la dirección del sistema.
 Asegurando la disponibilidad de los recursos para la implantación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema
Integrado de Gestión.
4. POLITICA INTEGRAL DE GESTIÓN
El INDER contribuye a la formación de la cultura ciudadana, ambiental y la convivencia en el municipio de Medellín,
garantizando el aprovechamiento del tiempo libre mediante ofertas de actividades físicas saludables, prácticas y
experiencias deportivas y recreativas, en espacios sostenibles, seguros y adecuados.
El Instituto enmarca su empeño de gestión Integral, en el cumplimiento de la normatividad vigente y requisitos
aplicables, comprometidos en brindar servicios orientados a lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas
de la comunidad, con personal competente y calificado, garantizando un mejoramiento continuo de los procesos y
una adecuada administración de los recursos financieros, físicos, tecnológicos y ambientales”.
5. ACUERDOS Y COMPROMISOS ÉTICOS
El INDER Medellín ha adoptado un código de ética que se mantiene disponible para consulta en diferentes medios
institucionales. Para garantizar el cumplimiento de las disposiciones allí determinadas, el código de ética es adoptado
por resolución y socializado en su versión vigente.
6. ESTRUCTURA ORGÁNICA
La estructura orgánica de la institución ha sido formalizada en la Resolución 828 de 2013. En este documento también
se describen las funciones definidas para cada dependencia.
La estructura es la siguiente:
7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
El organigrama del INDER MEDELLÍN describe las interrelaciones jerárquicas de su personal.
Las responsabilidades de los funcionarios están definidas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales.
Ambos documentos serán adoptados por resolución en todos los casos.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Se designa como representante de la dirección para el Sistema Integrado de Gestión y Control al Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación.
La designación tiene como alcance lo dispuesto por la NTCGP 1000, la ISO 14001 y MECI.
8. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
El presente manual de gestión describe el Sistema Integrado de Gestión y Control que el INDER Medellín ha
establecido bajo los requisitos de las normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001 e ISO 14001 y MECI 2014, con el
propósito fundamental de que la Institución funcione de manera eficaz, eficiente y efectiva; es el manifiesto del
compromiso del Instituto con la calidad, el cumplimiento de la función y los objetivos institucionales, la participación
ciudadana y el cuidado del medio ambiente.
El Sistema Integrado de Gestión y Control se define y desarrolla en el presente manual, así como en la documentación
emanada de él, siendo de obligatorio cumplimiento por todos los servidores del Instituto en el ejercicio de sus
actividades.
ALCANCE
Para la NTCGP 1000: “Promoción y Estímulo al Deporte, la Recreación y la Actividad Física en el Municipio de
Medellín. Gestión del diseño, construcción, mantenimiento, adecuación y administración de los escenarios deportivos y
recreativos en el Municipio de Medellín.”
Para la NTC-ISO 14001: "Administración, gestión del mantenimiento y adecuación de la sede administrativa del INDER
Medellín y la Unidad Deportiva Estadio Atanasio Girardot."
EXCLUSIONES
Para efectos de auditorías de otorgamiento y certificación bajo el estándar NTC-GP 1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008,
no se consideran aplicables los siguientes requisitos:
7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición.
El Instituto de Deportes y Recreación INDER Medellín no posee equipos que requieran calibración y medición. El
INDER Medellín no tiene dentro de los requisitos para sus productos y servicios, especificaciones que requieran
medición, por lo tanto el control de los dispositivos de seguimiento y medición no se hace necesario. En el caso de las
mediciones tomadas a las adecuaciones y mantenimientos de escenarios, los contratistas deben aportar la evidencia
del control de sus equipos de seguimiento y medición para cuando sea el caso. Para el caso de los equipos que sirven
para medir los productos que hacen parte de la operación de la entidad, estos deben sujetarse a mantenimiento de
acuerdo con las políticas y actividades establecidas dentro del Proceso de Administración de Bienes y Servicios.
REFERENCIAS NORMATIVAS
El manual de gestión contiene disposiciones que hacen referencia a las siguientes normas:




NTC-GP 1000: Sistema de Gestión de la Calidad en la Gestión Pública.
NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad.
NTC-ISO 14001 Sistema de Gestión Ambiental.
MECI: Sistema de Control Interno.
Además todas las normas legales contenidas en el Listado Maestro Documentos Externos.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para el propósito de este MANUAL DE GESTIÓN, son aplicables los términos y definiciones dados por las normas
NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001 y MECI 2014 y las consignadas en los procedimientos que ha
establecido el INDER Medellín para la operación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Control.
MAPA DE PROCESOS
INDER Medellín ha establecido, documentado, implementado, mantenido y mejorado un Sistema Integrado de Gestión
y Control para cumplir con múltiples requisitos que propenden por su eficacia, eficiencia y efectividad.
Con este fin han identificado los procesos que constituyen el Sistema Integrado de Gestión y Control y que aparecen
identificados en el Mapa de Procesos.
Estos procesos han sido identificados teniendo en cuenta cuatro categorías de clasificación. Estas categorías son:
Procesos estratégicos: Son los procesos líderes encargados de generar las directrices generales del Instituto, están
directamente relacionados con la planeación institucional, la provisión de recursos económicos, con la revisión,
mantenimiento y actualización del sistema para su buen funcionamiento y mejora continua.
Procesos misionales: Estos procesos ejecutan lo referenciado en los alcances del Sistema, lo que constituye la razón
de ser del Instituto.
Procesos de apoyo: Estos procesos son los que le dan al Instituto el soporte requerido para que los procesos
misionales funcionen adecuadamente.
Procesos de evaluación: Corresponden a los procesos en los que se consolidan y evalúan los resultados
institucionales con el objetivo de proponer mejoramiento.
El mapa de procesos se encuentra publicado en el software del Sistema Integrado de Gestión y Control.
Sumado a esto, el INDER ha identificado en las caracterizaciones de procesos los insumos y productos que le dan
continuidad a la interacción de los mismos.
CARACTERIZACIÓN, SECUENCIA E INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS
Teniendo en cuenta que el conocimiento de la secuencia y de las interrelaciones entre los procesos facilita la gestión, el
INDER Medellín, ha identificado las actividades básicas que constituyen cada uno de los procesos. Para esto cuenta
con un esquema gráfico denominado Caracterización. Este esquema es derivado de los contenidos del presente
manual y de las funciones y normas definidas por el Estado para la institución.
Las caracterizaciones de los procesos explican de manera general el funcionamiento de cada uno de ellos y
proporcionan el marco para la elaboración de los demás documentos con controles e instrucciones.
Las caracterizaciones pueden ser consultadas en el mapa de procesos del software del Sistema Integrado de Gestión y
Control o en el listado maestro de documentos.
POLÍTICAS, CRITERIOS Y MÉTODOS DE CONTROL
El presente manual contiene las políticas de operación necesarias para enmarcar todos los criterios y métodos de
control del INDER Medellín.
Para facilitar la operación y control eficaz de los procesos, el INDER Medellín, ha documentado, implementado y
verificado diferentes actividades, las cuales se describen en la documentación asociada a cada proceso. Esta
documentación puede ser integrada por manuales, procedimientos, instructivos, protocolos, guías, ya sean de origen
institucional o externo. (Ver políticas de documentación)
Además de esto se han definido indicadores que permiten efectuar el seguimiento y control a la gestión de cada
proceso.
Los controles adoptados pueden derivarse de las necesidades identificadas, la experiencia de los funcionarios o la
gestión de los riesgos.
9. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
a) Objetivo de la administración de riesgos
Contribuir al aseguramiento del cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos institucionales y la erradicación de la
posibilidad de lesionar los intereses de la entidad a causa de la obtención de beneficios particulares.
b) Alcance de la política
Todos los procesos de la entidad
c) Tipos de riesgos: Los tipos de riesgos que pueden ser identificados y administrados por el INDER, sin ser una
clasificación vinculante, son:
 Estratégicos
 Operativos
 Ambientales
 Seguridad y salud ocupacional
 Tecnológicos
 De corrupción
 Cumplimiento
 Financieros
d) Niveles de aceptación del riesgo
El INDER Medellín decide aceptar los riesgos cuando controlarlos implica mayores costos que asumir las
consecuencias o impactos de la ocurrencia.
La priorización para la gestión de los riesgos se definirá durante la fase de análisis; sí el análisis ubica los riesgos en
nivel alto o extremo, el tratamiento deberá iniciarse obligatoriamente por parte del directo responsable. En los demás
niveles la priorización es opcional.
Durante la gestión de riesgos también puede ser posible priorizar el trabajo en los procesos de la institución que se
evidencien como más vulnerables de acuerdo a los criterios técnicos que para el caso se definan desde la Oficina
Asesora de Planeación.
e) Acciones y responsabilidades generales asociados a la administración de riesgos
RESPONSABLE

Director General






Jefe Oficina
Asesora de
Planeación




Líderes de proceso

ACCIONES
Establecer políticas y lineamientos para la administración de los riesgos a nivel
institucional de manera que se garantice el cumplimiento de lo estipulado en la
plataforma estratégica del INDER Medellín.
Tomar decisiones frente a la administración del riesgo a nivel institucional.
Asignar los recursos necesarios disponibles para la gestión de los riesgos.
Analizar anualmente el estado institucional de la gestión de riesgos, la
metodología y el nivel de la implementación de la política de administración de
riesgos para tomar acciones que garanticen el mejoramiento de la efectividad
de la organización.
Liderar la formulación de lineamientos de la Entidad para la administración de
riesgos y gestionar su aprobación ante la Dirección.
Definir la planificación anual para la administración de los riesgos.
Acompañar a los líderes de proceso y sus equipos de trabajo en todas las
fases de gestión de los riesgos.
Capacitar y orientar a los líderes de proceso en el manejo metodológico de
riesgos.
Parametrizar y administrar el software del sistema de gestión en materia de
administración de riesgos de acuerdo con las políticas y lineamientos vigentes.
Elaborar anualmente informes generales de la gestión de riesgos, la
metodología y el nivel de implementación de la política de administración de
riesgos a nivel institucional para la dirección general.
Elaborar y registrar los contextos estratégicos identificados para los procesos y
sus actividades.
Registrar en el software Isolución la información sobre la gestión de los riesgos
y registrar la evidencia adicional respectiva que contenga información de las
actividades realizadas. Ésta evidencia adicional deberá entregarse a la Oficina





Jefe Oficina de
Control Interno


Asesora de Planeación.
Convocar a los equipos de trabajo que participan en la gestión de los riesgos
en todas sus fases.
Identificar los riesgos aplicables a su respectivo proceso.
Liderar las actividades necesarias para la gestión de los riesgos de su
respectivo proceso y en todas sus fases.
Diseñar, implementar y evaluar los controles y acciones en cada caso, y
además registrar la información de la manera estipulada por la organización.
Hacer seguimiento de la efectividad de los controles determinados para los
riesgos de cada proceso, de acuerdo a los criterios establecidos.
Asesorar a la alta dirección en la metodología para la gestión de los riesgos.
Verificar que los controles existentes sean efectivos para minimizar la
probabilidad e impacto de los riesgos.
f)
Estrategias para el desarrollo de la política: socialización, involucramiento por niveles,
documentación, integración en los procesos naturales de planeación institucional.

La Dirección se compromete a suministrar los recursos físicos, financieros, tecnológicos y de talento humano,
necesarios y disponibles para la gestión de los riesgos.
La gestión de riesgos hará parte integral del proceso de direccionamiento estratégico.
Los riesgos siempre deberán estar documentados por procesos y asociados a los mismos según sea
pertinente.
Con el fin de gestionar apropiadamente los riesgos de la entidad, excepto para el caso de los riesgos
ambientales y de seguridad y salud en el trabajo, el INDER adopta los criterios técnicos y metodológicos de
administración del riesgo documentados por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).
Adicionalmente se podrán documentar procedimientos o instructivos en los casos que se considere necesario.
Lo anterior incluye la adopción de orientaciones para: determinación del contexto, identificación de riesgos,
valoración, tratamiento, determinación de riesgo residual, definición de controles y seguimiento a los riesgos.
El involucramiento en la gestión de los riesgos debe darse en todos los niveles de la organización, de acuerdo
con las fases y las actividades determinadas en la metodología.
Los controles y acciones para el tratamiento del riesgo deberán ser socializados con los respectivos equipos de
trabajo y colaboradores de cada proceso con el fin de que sean entendidos por todos y su puesta en marcha
sea exitosa.
La gestión de los riesgos deberá documentarse y tales registros deben estar disponibles para consulta en el
software del sistema de gestión y otros medios, según se estime conveniente. La institución debe garantizar el
acceso de la ciudadanía y los servidores a la información registrada.
La alta dirección se compromete a generar espacios de capacitación y/o entrenamiento para el desarrollo de la
metodología.
Para el caso de los riesgos asociados a la gestión ambiental el INDER cuenta con un plan de emergencias
para identificar situaciones potenciales de emergencia internas. Igualmente nuestra institución se integra con el
DAGRD, que es un conjunto de entidades públicas, privadas y comunitarias integradas, con el objeto de dar
solución a los problemas de seguridad de la población que se presenten en su entorno físico, por la eventual
ocurrencia de fenómenos naturales o antrópicos. El INDER se articula en los planes, programas, proyectos y
acciones para la prevención y atención de emergencias y desastres que se desarrollan desde el DAGRD. Se
realizan pruebas periódicas, simulacros, para medir la efectividad.”





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

10. POLÍTICAS DE DOCUMENTACIÓN
El INDER Medellín cuenta con una estructura documental que permite darle continuidad a las políticas y objetivos
institucionales. Los documentos de niveles inferiores deben desagregarse de los documentos de nivel superior. La
estructura es la siguiente:
Los procedimientos requeridos por las normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001 e ISO 14001 han sido documentados e
implementados y se describen a continuación:
PDDE05 Control de documentos del Sistema Integrado de Gestión
PDDE06 Control de registros del Sistema Integrado de Gestión
PDMC04 Control del producto o servicio no conforme
PDMC02 Gestión Mejora (Acciones preventivas, correctivas y de mejora)
PDMC05 Auditorias de calidad
PDEI02 Auditorias de control interno
Adicionalmente se han implementado otros documentos de referencia y con instrucciones de trabajo que se compilan
en los listados maestros de documentos del software designado para el sistema de gestión. Igualmente todos estos
documentos de referencia y con instrucciones de trabajo están vinculados a cada caracterización de proceso con el fin
de facilitar su búsqueda.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Las acciones y responsabilidades para la elaboración, revisión, aprobación y cambios de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión y Control se encuentran descritos en los procedimientos PDDE04 Elaboración de documentos del
Sistema Integrado de Gestión y Control y PDDE05 Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión y Control.
Su implementación asegura la homogeneidad de la forma y presentación de todos los documentos del Sistema
Integrado de Gestión y Control del INDER Medellín.
CONTROL DE LOS REGISTROS
En la documentación del proceso de Administración Documental, en el procedimiento PDDE06 Control de Registros del
Sistema Integrado de Gestión y Control y en las Tablas de Retención Documental, se evidencian las condiciones para
garantizar la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de
los registros asociados a los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Control.
Los documentos relacionados anteriormente constituyen el Manual de Gestión Documental de la institución.
11. POLÍTICA DE ENFOQUE AL CLIENTE
Se han identificado como clientes del INDER Medellín la comunidad en general del municipio de Medellín, los
deportistas y las entidades públicas o privadas que requieren nuestros servicios; sus requisitos se han definido a partir
del conocimiento que tienen los funcionarios del Instituto, y se han validado mediante la medición y el seguimiento de la
satisfacción de los clientes a través de las encuestas de satisfacción realizadas periódicamente.
Los requisitos de los ciudadanos se enuncian en la misión y visión y la política de calidad dado que son parte de la
esencia del INDER como institución al servicio de la ciudadanía.
La percepción presente y futura de los clientes acerca de sus necesidades reales y potenciales se evalúa
periódicamente y se toman acciones para el mejoramiento de la prestación de los servicios. El INDER Medellín
garantiza su enfoque al cliente al incluir instrucciones claras en la documentación de los procesos.
DEFINICIÓN DE PÚBLICOS DEL INDER

Público externo
Nivel 1: Todos aquellos que hacen parte de nuestro territorio de operación en el municipio de Medellín.
a. Usuarios y ciudadanos de Medellín
b. Medios de comunicación (locales y comunitarios)
c. Gabinete Municipal, concejales, JAL, JAC, entes de control, clubes deportivos.
Nivel 2: Del nivel departamental.
Indeportes, Ligas y demás institutos de deportes de los municipios de Antioquia.
Nivel 3: Del nivel Nacional e Internacional: Federaciones y Confederaciones deportivas, Comité Olímpico Nacional,
Coldeportes Nacional y demás ministerios, otros organismos deportivos del orden nacional, contactos internacionales,
FIFA, Comité Olímpico Internacional, medios de comunicación nacionales e internacionales.

Público interno
Consejo directivo y comité de dirección
Personal administrativo
Personal operativo y en campo
12. POLÍTICAS DE PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL
La estructura de objetivos institucionales se ha definido de la siguiente manera:
NIVEL
Nivel 1: Objetivos estratégicos, de calidad y de programas de
gobierno aplicables a la institución.
Nivel 2: Objetivos de los proyectos.
Nivel 3: Objetivos de los procesos
APLICACIÓN
Definidos en Plan Estratégico (objetivo general y objetivos de
líneas), Manual de Gestión (objetivos de calidad) y programas de
gobierno (objetivos de programas en el plan de desarrollo).
Definidos en cada uno de los proyectos matriculados en el banco
de proyectos.
Definidos en cada caracterización.
Los objetivos de segundo y tercer nivel deben ser coherentes con los objetivos de nivel superior y la misión y visión
institucionales.
OBJETIVOS DE CALIDAD
Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y Control y sus indicadores, son los siguientes:
OBJETIVO
Ejecutar actividades deportivas, recreativas y físicas saludables que permitan la
satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad.
Optimizar la capacidad instalada de los equipamientos públicos y recreativos existentes
en el Municipio para una prestación de servicios que contribuya al desarrollo integral y al
aprovechamiento del tiempo libre de la comunidad medellinense.
Diseñar e implementar programas de mejoramiento continuo que promuevan y estimulen
las competencias de los funcionarios de la Entidad, de acuerdo con el perfil que se
requiere en cada puesto de trabajo.
Mejorar continuamente los procesos institucionales con el fin de atender las necesidades
del entorno y la integración de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y Control
y del Modelo Estándar de Control Interno.
Planear y ejecutar acciones que contribuyan al manejo adecuado de los recursos
financieros, físicos, tecnológicos y ambientales, para facilitar la gestión por procesos.
OBJETIVO
Cumplimiento de metas físicas
del plan de desarrollo
Cobertura poblacional con
servicios deportivos y
recreativos
Escenarios deportivos y
recreativos públicos del
municipio de Medellín
sostenidos y administrados por
el INDER Medellín
Evaluaciones del desempeño
satisfactorias
Eficacia en acciones
correctivas, preventivas y de
mejora
Ejecución presupuestal vs
metas físicas ejecutadas
META
90%-100%
23%
100%
90% - 100%
80%
90%-100%
PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL
El INDER Medellín ha establecido tres niveles para la planificación, así:
Nivel 1: Plan estratégico decenal municipal del deporte y plan de
desarrollo municipal.
Nivel 2: Plan de acción anual y planes asociados a las políticas de
desarrollo administrativo del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión.
Nivel 3: Planes operativos de los procesos.
Los
requisitos
para
planificación
se
dan
en
el
APLICACIÓN
Plan Estratégico aprobado por Resolución 1105 de 2013 y Plan de
Desarrollo Municipal 2012 -2015, Línea 1
Plan de acción anual, Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, PAC, Proyectos de Inversión, Plan Anual de
Adquisiciones.
Planes de trabajo, cronogramas de actividades, macro, meso o
micro ciclos, planes de formación, entre otros planes propios de la
ejecución de cada proceso.
procedimiento
PD-PI-001
Planeación
Institucional.
Cuando se generan cambios en la estructura del Sistema Integrado de Gestión y Control, por diferentes razones, la
Dirección plantea actividades que garanticen la preparación y ajuste inmediato del manual de gestión y todos los
documentos relacionados para asegurarse que el Sistema Integrado de Gestión y Control mantenga su integridad
durante y después de estos cambios. Esta planificación incluye asuntos relativos a la planificación estratégica y la
planificación operativa.
PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La planificación de la prestación de los servicios se ubica en los niveles 2 y 3 de planificación del Sistema Integrado
de Gestión y Control.
DETERMINACIÓN Y REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO
La identificación de los requisitos de los clientes es responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad, los cuales
se hacen visibles en los medios de comunicación establecidos por el INDER Medellín en la misión y visión
institucionales, en la política integral de gestión y en la documentación de los procesos misionales.
Los requisitos de los diferentes servicios de la institución son consignados en Gobierno en Línea, la página web de la
institución u otros medios, según se considere adecuado.
El INDER Medellín, por ser una entidad de carácter público se asegura del cumplimiento de los requisitos legales que
le aplican y con base en ellos traza las directrices para la satisfacción de sus usuarios. Estos requisitos están
identificados en el listado maestro documentos externos.
Las expectativas de los clientes y las novedades en sus requisitos son detectadas mediante las actividades de
evaluación de los servicios realizadas por los funcionarios del INDER Medellín, de manera periódica y sistemática.
Ante novedades en los requisitos de los clientes, los líderes de los procesos misionales, revisan las necesidades y
expectativas de los clientes y dejan registro de ello.
13. POLÍTICA DE COMUNICACIÓN
La comunicación se constituye en un eje estratégico y transversal a la estructura organizacional del Instituto, a los
planes institucionales, a sus prácticas comunicativas y a la manera cómo se da cumplimiento al principio de rendición
de cuentas a la sociedad.
Las políticas aquí expresadas responden a un marco conceptual y explican cómo la entidad entiende sus procesos
comunicativos, cómo debe relacionarse en campos específicos de su gestión y fija directrices claras para regular el
cumplimiento de los planes de comunicación del Instituto y su actividad comunicacional.
Comunicación corporativa
La comunicación institucional siempre estará enfocada en mantener informada a la comunidad y demás públicos de
interés, interactuando permanentemente con información del quehacer misional del INDER Medellín, de forma veraz,
transparente y oportuna. El mensaje estará alineado a la identidad, a los valores y a los principios de la institución.
El Instituto realizará una efectiva labor de rendición de cuentas a la comunidad y grupos focales de manera clara,
concreta y oportuna acorde con sus públicos y audiencias.
La comunicación con los grupos de interés, propenderá por establecer un contacto directo, permanente y de
retroalimentación con los grupos y actores sociales, en condiciones de respeto, cordialidad y servicio.
Manejo de imagen INDER Alcaldía
El buen manejo de la imagen institucional y cuidado de sus piezas publicitarias, es compromiso de todas las áreas y
personal del INDER.
Todas las piezas promocionales comunicativas (publicitarias, informativas, impresas, de audio o video) que lleven la
imagen Institucional del INDER, o de sus proyectos y acciones deberán ser diseñadas, coordinadas y/o aprobadas por
la Oficina Asesora de Comunicaciones. No se producirán medios adicionales a los establecidos por la Oficina de
Comunicaciones. La producción de piezas publicitarias por parte de terceros deberá ajustarse al Manual de Identidad
Gráfica y directrices del Instituto.
Comunicaciones definirá el manejo, distribución y ubicación de la publicidad en todo tipo de eventos, escenarios y
actividades, tanto en piezas fijas como móviles. Igualmente participará en los procesos de diseño contractual y de
planeación de los eventos, propios o externos desde su concepción.
Todo tipo de obras de construcción, intervención, entrega y mejoramiento por parte de la Subdirección de Escenarios,
deberá contemplar la debida señalización y marcación de ley, antes y después del proceso.
La marca INDER Alcaldía de Medellín es una marca registrada, la Oficina de Comunicaciones, al igual que las demás
áreas del Instituto, deben velar por la correcta aplicación de la misma. Esta marca goza de protección legal amparada
en las Resoluciones 46411, 46412, 46413, 46414, 46415 y 46416 de 2013 y, en consecuencia, se prohíbe a terceras
personas hacer uso no autorizado de la misma, so pena de incurrir en delitos sancionables por el Código Legal.
Vocería y manejo de la información
La Oficina de Comunicaciones del Instituto es la única encargada de la relación e información con los medios de
comunicación y será la responsable de designar los voceros institucionales de los temas estratégicos, sobre los cuales
deba expresarse el Instituto.
Los criterios de manejo de la información, las estrategias informativas, su alcance, medios y canales de información
que se implementen en el Instituto, serán definidos y ejecutados por la Oficina Asesora de Comunicaciones.
La relación con los medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en principios de veracidad,
libertad y autonomía.
Comunicación Institucional:
La Oficina Asesora de Comunicaciones difundirá la misión, la visión, las políticas de calidad, el Plan Estratégico 2013 2023 y otros temas representativos y de actualidad de la institución a través de las herramientas comunicacionales que
defina la Oficina.
Las Comunicaciones al interior del Instituto deberán fluir dinámicamente en forma descendente, ascendente, horizontal
y cruzada y estarán basadas en el diálogo, el respeto y la participación. Deberán fomentar el sentido de pertenencia, el
mejoramiento de la cultura organizacional y el compromiso con la transparencia entre los servidores públicos y hacia la
comunidad.
La Oficina Asesora de Comunicaciones es la encargada de asesorar y definir la difusión de todo tipo de comunicación
institucional, dependiendo del público y el objetivo que se pretenda (campañas, convocatorias, invitaciones, diseños,
manejo de prensa y producción de piezas comunicativas), y que se requieran en las áreas misionales y administrativas.
Será obligación de todas las dependencias suministrar información amplia y confiable, para la gestión de la
comunicación del Instituto. Su difusión dependerá de las estrategias definidas por Comunicaciones acorde con las
necesidades informativas del INDER.
El Instituto apropiará a la Oficina Asesora de Comunicaciones recursos propios que garanticen el debido cumplimiento
del plan de comunicación institucional; como también, los recursos adicionales destinados por cada una de las áreas,
para la ejecución de las necesidades específicas en comunicaciones de cada una de ellas.
Comunicación en internet y redes sociales
La comunicación a través de internet y redes sociales del INDER promoverá la participación ciudadana y fortalecerá la
imagen corporativa de la entidad. Cada mensaje que emita por medios virtuales deberá cumplir con los criterios de
exactitud, utilidad, oportunidad, calidad y respeto en cuanto a sus contenidos.
La Oficina asesora de Comunicaciones del INDER es la dependencia encargada de definir y reglamentar cuáles y
cuántas son las alternativas de comunicación virtual que utilizará y sobre las cuales se expresará el Instituto.
MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA
TIPO DE COMUNICACIÓN
O INFORMACIÓN
RESPONSABLE DE
MEDIO O RECURSO
GENERAR INFORMACIÓN
1)
Desde el INDER a partes interesadas externas
Planeación
Página web
Planeación
Gobierno en línea
Planeación
Medios impresos
Planeación
Radio
a)
Información de
Planeación
Correo electrónico
servicios
Planeación
Redes sociales
Planeación
Televisión
Planeación
Personal
Reuniones y eventos con la
Planeación
comunidad y grupos focales
Líderes de proceso
Página web
b)
Información sobre
Líderes de proceso
Isolución
procedimientos internos
Directivos
Circulares informativas
Planeación
Encuentros presenciales
Planeación
Página web
Medios impresos
c)
Rendición de cuentas Planeación
(comunicación de gestión y Planeación
Correo electrónico
resultados)
Planeación
Redes sociales
Planeación
Radio
Planeación
Televisión
d)
Requerimientos a
prestadores de servicios y
Directivos
Oficios
proveedores
RESPONSABLE DE ADMINISTRAR
MEDIO O RECURSO
Comunicaciones Y TI
Planeación
Comunicaciones
Comunicaciones
TI
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones Y TI
Planeación
Archivo
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones
TI
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones
Archivo
Todos los servidores
Todos los servidores
e) Respuesta a peticiones,
Todos los servidores
quejas,
reclamos,
Todos los servidores
sugerencias y comentarios
Todos los servidores
Todos los servidores
2)
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
a) Quejas,
reclamos,
Partes interesadas
sugerencias y comentarios
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Solicitud de servicio
Partes interesadas
Partes interesadas
Solicitud de información
Requerimientos de otras
organizaciones
b) Percepción
sobre
el
INDER y su gestión,
necesidades y expectativas
c) Información de referencia
y
bases
de
datos
sociológicos
y
socio
económicos
d)
Información sobre
utilización
de
servicios
misionales
Redes sociales
Correo electrónico
Oficios
Telefónico
Personal
Página web
Fuentes externas hacia el INDER
Buzones
Redes sociales
Oficios
Correo electrónico
Telefónico
Personal
Página web
SIM
Correo electrónico
Oficios
Redes sociales
Telefónico
Página web
Comunicaciones
TI
Archivo
TI
N/A
Planeación
Partes interesadas
Planillas de inscripción
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Partes interesadas
Entidades
públicas
del
territorio nacional
Planeación,
entidades
públicas y privadas del
territorio nacional.
Participantes de los servicios
misionales
y
personal
operativo
Oficios
Página web
Correo electrónico
Redes sociales
Telefónico
Personal
Oficios
Correo electrónico
Investigaciones y estudios
Reuniones con la comunidad
Encuestas de satisfacción
Planeación
Comunicaciones
Archivo
TI
TI
N/A
Planeación
Planeación
TI
Archivo
Comunicaciones
TI
TI
Administración de escenarios y Fomento del
deporte, recreación y la actividad física
Archivo
Planeación
TI
Comunicaciones
TI
N/A
Archivo
TI
Planeación
Planeación y Comunicaciones
Planeación
Sistemas de información nacionales
Entidades públicas del territorio nacional
Investigaciones y estudios
Planeación, entidades públicas y privadas
del territorio nacional.
Planeación
SIM
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
Resoluciones
Circulares normativas
RESPONSABLE DE
ADMINISTRAR
MEDIO O RECURSO
Director general
Director general
Isolución
Planeación
Archivo físico
Archivos electrónicos
MASI
Telefonía
Mensajería instantánea
Correo electrónico
Boletines - carteleras -wallpaper - SMS - piezas publicitarias
Reuniones de equipos de trabajo
Intranet
Carteleras
Correo electrónico
Circulares informativas
Archivo
TI
TI
TI
TI
TI
Comunicaciones
Director general
TI
Comunicaciones
Comunicaciones
Archivo
Sicof
Financiera
TIPO DE COMUNICACIÓN O
RESPONSABLE DE
INFORMACIÓN
GENERAR INFORMACIÓN
1)
Directrices y políticas
Director General
Director General
2) Estructura de procesos e
instrucciones para realización
de actividades institucionales
Líderes de proceso
(Procedimientos, instructivos
y manuales), normas legales
aplicables
Todos los funcionarios
3)
Registros
Todos los funcionarios
Todos los funcionarios
4) Comunicación interna:
Todos los funcionarios
solicitudes, consultas y
emisiones de información
Todos los funcionarios
entre funcionarios
Todos los funcionarios
Comunicaciones
Directivos
Directivos
5) Información de interés
interno
Comunicaciones
Comunicaciones
Directivos
Subdirección Administrativa
6) Información financiera
y Financiera
7)
Información
sobre
Oficina Asesora Jurídica
contratación
8) Retroalimentación interna
Líderes de proceso
MEDIO O RECURSO
Sicof
Intranet
Oficina
Jurídica
TI
Asesora
9) Requerimientos a
subalternos
Funcionarios con personal a
Correo electrónico
cargo
Gestión humana
14. POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS
Los recursos que el INDER Medellín ha identificado como básicos para la implementación y mantenimiento del Sistema
Integrado de Gestión y Control y que se compromete a garantizar para cumplir los requisitos establecidos se
encuentran relacionados en la caracterización de cada uno de los procesos, se refieren básicamente a:



Talento humano: conformado por los funcionarios públicos o particulares que ejercen funciones públicas.
Infraestructura: son las instalaciones locativas (placas, sedes, ludotekas), recursos tecnológicos (software y
hardware), transporte, comunicaciones, etc., necesarios para la prestación de los servicios.
Ambiente de trabajo: se determinaron las condiciones adecuadas para una prestación del servicio de manera
eficiente, eficaz y efectiva.
Los recursos institucionales son gestionados a través del proceso Planeación Institucional y los procesos de apoyo. Lo
anterior aplica para los recursos financieros.
TALENTO HUMANO
Las competencias básicas, que en términos de educación, formación, experiencia y habilidades deben tener todos y
cada uno de los funcionarios que prestan sus servicios en el INDER Medellín, se encuentran definidas en el Manual de
Funciones y Competencias Laborales. Basados en estas competencias, el INDER Medellín garantiza que el personal
que presta servicios está calificado para tales efectos. De ello queda constancia objetiva en las hojas de vida de cada
funcionario.
Adicionalmente el INDER Medellín establece a través de la documentación del proceso Gestión Humana, las
actividades que permitan mejorar las competencias y el desarrollo de los funcionarios de la entidad.
En los casos que el talento humano que apoya la gestión sea externo, las competencias, habilidades y
responsabilidades se establecen, según sea necesario, en los expedientes de contratación pertinentes.
INFRAESTRUCTURA
La infraestructura deportiva y recreativa a cargo del Instituto, se administra y mantiene como se encuentra detallado en
la documentación de los procesos Administración de Escenarios Deportivos y Recreativos y Construcción y
Mantenimiento de Escenarios Deportivos y Recreativos.
La preservación de los bienes utilizados para la operación de la institución está normalizada en la documentación del
proceso de administración de bienes y servicios y soporte tecnológico.
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Para una adecuada prestación de los servicios, el INDER MEDELLÍN requiere adquirir productos y servicios a
proveedores idóneos, lo cual constituye un asunto esencial para la el cumplimiento de su función, el logro de los
objetivos y la satisfacción de los ciudadanos.
Por tal motivo el INDER Medellín tiene definidos los documentos asociados a los procesos contratación y
administración de bienes y servicios.
15. POLÍTICAS PARA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CONTROL DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Para lograr una eficaz y eficiente prestación de los servicios el INDER Medellín ha estandarizado con su respectiva
documentación, los procesos misionales. En los documentos de tales procesos se establecen los controles necesarios
para una operación eficaz, eficiente y efectiva.
VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
En el INDER Medellín se realiza la validación de los procesos de prestación del servicio a través de los controles
establecidos en los procedimientos y en la matriz de los riesgos asociados a cada uno de los procesos, garantizando el
cumplimiento de las competencias establecidas para los funcionarios que prestan el servicio y realizando revisiones y
seguimientos periódicos desde cada una de las dependencias y procesos.
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD:
El INDER garantiza la identificación y trazabilidad de los servicios prestados a sus usuarios a través del Sistema de
Información Misional (SIM), donde se guarda registro de todos los usuarios activos de la institución y de los servicios a
los que acceden.
También se dispone de un conjunto de formatos para registro adicional, que presenta información de los usuarios, sus
actividades y avances y que se identifica en el listado maestro de documentos.
PROPIEDAD DEL CLIENTE
Con fin de garantizar una prestación eficaz de los servicios, en el Instituto se recoge información de los usuarios y de la
comunidad que se atiende, de tal manera que esta información es custodiada de manera adecuada, garantizando
permanentemente el debido cuidado de la información que es propiedad del cliente.
En relación con la propiedad del cliente, está custodiada de manera particular: la información de los usuarios que se
ven beneficiados de las acciones que desarrolla el Instituto, a través de sistemas de información; la seguridad y la
integridad de las personas mediante pólizas de accidentes personales y de responsabilidad civil extracontractual, y
finalmente, los bienes que en determinado momento un usuario deja bajo el cuidado de un profesional de la entidad,
para su almacenamiento temporal.
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
El INDER MEDELLÍN garantiza el almacenamiento y preservación adecuada de los elementos, insumos o productos
que se presentan separadamente de las actividades de prestación de los servicios. Para ellos identifica el proceso de
administración de bienes y servicios e incluye documentos asociados con instrucciones y registros.
16. POLÍTICAS DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO
El INDER MEDELLÍN, consciente de la importancia de monitorear el desempeño de la organización a partir de la
recolección, verificación y análisis de la información derivada de múltiples mediciones propias de la Gestión
(Satisfacción del Cliente, Monitoreo de indicadores, auditorías internas, entre otros), ha establecido formalmente
procesos de evaluación y mejoramiento.
Estos procesos de evaluación y mejoramiento especifican la planificación e implementación de las actividades de
medición, análisis y mejora necesarios. Tales procesos con las actividades subsiguientes, tienen documentación
asociada que puede encontrarse en el software del sistema de gestión.
La información derivada de los diferentes métodos de evaluación se consolida en el informe semestral consolidado de
evaluación del Sistema Integrado de Gestión y Control.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
El INDER MEDELLÍN tiene diseñados mecanismos para hacerle seguimiento a la información relativa a la percepción
del cliente con respecto a la satisfacción de sus requisitos, y se pueden evidenciar en la gestión de las quejas y
reclamos, la rendición de cuentas y la realización de encuestas, estudios e investigaciones.
AUDITORIA INTERNA
Con el propósito de determinar si el Sistema Integrado de Gestión y Control del INDER Medellín está conforme con las
actividades planificadas y con los requisitos de las normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001 y MECI, se
llevan a cabo auditorías internas (evaluación independiente) según se describe en los procedimientosPDMC05
Auditorias de Calidad y PDEI02 Auditorias de Control Interno.
Cada año el INDER Medellín emite un programa de auditorías integrado que se enmarca en los criterios definidos por
las normas NTC-GP 1000, NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001 y MECI.
La Oficina de Control Interno anualmente realiza un informe ejecutivo del estado del sistema de control interno de la
entidad de acuerdo a lo documentado en el PD-EI-001 Evaluación independiente al sistema de control interno.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS Y LOS PRODUCTOS
El INDER Medellín cuenta con una estructura de indicadores que permite la medición de la gestión en los siguientes
niveles:
Nivel 1: Indicadores estratégicos, de calidad y plan indicativo
(programa de gobierno).
Nivel 2: Indicadores de proyectos (plan de acción) y planes
asociados a las políticas de desarrollo administrativo.
Nivel 3: Indicadores de procesos.
APLICACIÓN
Nivel 1: Indicadores estratégicos aprobados por resolución 1105
de 2013, Plan indicativo aprobado por Acuerdo municipal 007 de
2012.
Nivel 2: Indicadores asociados a proyectos, Plan anticorrupción y
de atención al ciudadano, PAC, Proyectos de Inversión, Plan
anual de Adquisiciones.
Nivel 3: Indicadores identificados en las caracterizaciones de los
procesos.
Los indicadores de nivel 2 se refieren a la medición de productos y servicios dado que incluyen la inversión social del
Instituto enmarcada en el deber misional.
Los indicadores deben contar con hojas de vida o registros equivalentes que consoliden, como mínimo, metas,
responsables de medición, fórmulas o métodos de cálculo y periodicidades de medición.
Cuando no se alcanzan las disposiciones planificadas en los indicadores, cada responsable de indicador deberá
implementar las acciones necesarias para garantizar su futuro cumplimiento.
Con excepción de los indicadores del plan de desarrollo y los proyectos, se podrá revisar y ajustar la formulación de
ellos de manera anual.
Por otro lado, cada proceso tiene identificadas actividades de seguimiento, monitoreo o inspección pertinentes. Son
actividades de seguimiento de los procesos las reuniones de equipos de trabajo. En tales actividades se debe revisar,
según sea pertinente, el estado de la operación, las dificultades y avances, la evolución de los controles establecidos y
las demás que se crean convenientes. Se establece el documento G-MC-001 Guía Para el Seguimiento y la Medición
con el fin de brindar orientaciones al respecto.
La Oficina Asesora de Planeación, con el apoyo de las UMA y en compañía de los funcionarios responsables de las
actividades de los procesos misionales, consolida de forma mensual informes de evaluación y seguimiento de la
ejecución de los proyectos institucionales. En la documentación asociada al proceso de evaluación de la gestión
institucional se determinan disposiciones al respecto.
17. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Cada semestre la Dirección realiza una revisión del Sistema Integrado de Gestión y Control para asegurarse de su
conveniencia, adecuación y eficacia de acuerdo con el procedimiento PDDE03 Revisión por la Dirección y Análisis de
Datos.
La información de entrada utilizada para la revisión por la Dirección es la requerida por las normas NTC-GP
1000:2009, NTC-ISO 9001, ISO 14001 y MECI.
Esta información se incluye en el Informe semestral consolidado de evaluación del Sistema Integrado de Gestión y
Control.
La revisión por la Dirección arroja resultados orientados fundamentalmente a mejoras en el Sistema Integrado de
Gestión y Control, mejoras de los servicios, actualización de políticas e identificación de necesidades de recursos.
Los resultados de dicha reunión se registran en el RGDE01 ACTA DE REUNIONES.
18. ANÁLISIS DE DATOS
Posterior a las actividades de evaluación reseñadas anteriormente, se realiza el análisis de datos respectivo orientado
a la mejora continua. Las particularidades respecto al análisis de datos se encuentran documentadas en los
procedimientos PDDE03 Revisión por la Dirección y análisis de datos, PDMC02 Gestión de Mejora (acciones
preventivas, correctivas y de mejora) y PDPI01 Planeación Institucional.
19. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
El INDER Medellín ha establecido el PDMC04 Control del Producto o Servicio no Conforme, en el que están definidos
los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el control del servicio no conforme, aplicable a los
procesos Misionales y al proceso de Administración de Bienes y Servicios.
20. MEJORA CONTINUA
El INDER Medellín mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión y Control
por medio de la utilización de la política integral de gestión, los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y Control, las
reuniones de los grupos de trabajo, las acciones preventivas, correctivas, planes de mejoramiento y la revisión por la
dirección del Sistema Integrado de Gestión y Control.
En esta mejora continua es primordial la participación de todos los empleados del INDER Medellín, cuyas
observaciones, inquietudes y sugerencias son atendidas y analizadas. La mejora continua es resultado de las acciones
correctivas, preventivas y los planes de mejoramiento. La gestión de mejora se realiza de acuerdo a lo documentado
en el PDMC02 Gestión Mejora (Acciones preventivas, correctivas, y de mejora) y el PD-EI-001 Seguimiento a planes de
mejoramiento.
ACCIÓN CORRECTIVA
Siempre que se identifiquen no conformidades y luego del análisis correspondiente, el INDER MEDELLÍN toma las
acciones pertinentes para que estas no vuelvan a ocurrir. El PDMC02 Gestión Mejora (Acciones preventivas,
correctivas, y de mejora) define las responsabilidades y metodologías para formular acciones y hacerles el seguimiento
hasta lograr la eficacia.
ACCIÓN PREVENTIVA
Siempre que se identifiquen no conformidades potenciales el INDER MEDELLÍN toma las acciones pertinentes para
que estas no se transformen en no conformidades reales. Adicionalmente se definen acciones preventivas con el fin de
mitigar el impacto de los riesgos identificados en cada uno de los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Control.
El PDMC02 Gestión Mejora (Acciones preventivas, correctivas, y de mejora) define las responsabilidades y
metodologías para formular acciones y hacerles el seguimiento hasta lograr la eficacia.
PLANES DE MEJORAMIENTO
De acuerdo con los hallazgos determinados en las auditorías de control interno, se deben formular planes de
mejoramiento bajo los lineamientos vigentes del procedimiento PD-EI-001 Seguimiento a planes de mejoramiento.