1 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 INSTITUTO AUTONOMO DE POLICIA DEL ESTADO TACHIRA INFORME DEFINITIVO Nº 2-12-15 Características Generales del Ente Auditado El Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira, fue creado el 26-12-2005 según Gaceta Oficial del Estado Táchira, Número Extraordinario 1.656. Tiene personalidad jurídica propia y patrimonio distinto e independiente del Estado, adscrito a la Dirección de Política del Ejecutivo del Estado, es el encargado de la prestación del servicio de seguridad y orden público en la jurisdicción del Estado Táchira, encaminado a garantizar el libre ejercicio de los derechos fundamentales, las libertades públicas y seguridad ciudadana. Alcance y Objetivos de la Actuación La actuación fiscal, estuvo orientada a evaluar los procesos relacionados con el sistema de administración de personal de los funcionarios policiales; adquisición, registro y control de bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros), gastos efectuados por dichos conceptos durante el año 2014; así como la percepción que tienen las comunidades acerca del servicio prestado por el Cuerpo Policial Estadal. En tal sentido, se consideraron como unidades objeto de análisis, las Divisiones Técnicas de Administración y Finanzas, y Recursos Humanos, por ser éstas, las encargadas de planificar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar los recursos materiales, económicos, financieros y talento humano del Instituto. En relación con la administración del personal, fue seleccionada una muestra de ochenta y cuatro (84) expedientes de nuevo ingreso (funcionarios y funcionarias policiales); de ciento setenta y ocho (178) aspirantes, pertenecientes a las delegaciones de los municipios San Cristóbal, Cárdenas y Torbes, lo cual representa un 47,19% del total de funcionarios de nuevo ingreso. En cuanto a los beneficios socio económicos otorgados a los funcionarios policiales, se seleccionó una muestra de trescientos veinte (320) funcionarios de un total de mil sesenta y cinco (1.065), adscritos a los municipios San Cristóbal, Cárdenas, Torbes; “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 2 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 verificándose el pago del bono vacacional, disfrute de vacaciones, seguro de hospitalización, cirugía y maternidad, seguro de vida y bono de alimentación; y por último, se constató la existencia de un registro de funcionarios destituidos y/o sancionados. En cuanto a la adquisición, registro, uso, control y estado de conservación de bienes muebles, se procedió a la verificación de cinco (5) procedimientos de selección y contratación de proveedores, realizados bajo la modalidad de consultas de precios y uno (1) mediante modalidad excluida del proceso de selección. De los bienes muebles adquiridos, fueron inspeccionados treinta y cuatro (34) bienes (10 cámaras de video, 3 cámaras fotográficas, 3 teléfonos alambricos, 5 antenas de comunicación y 13 escudos antimotines), los cuales representan el 100 % de los bienes adquiridos. Es de acotar que durante el periodo evaluado el Instituto, no adquirió vehículos, motos, esposas, armas, ni chalecos, por tal motivo la revisión se realizó en base a los bienes mencionados anteriormente. Del inventario general del armamento, correspondiente a cinco mil doscientos cincuenta y dos (5.252) armas, se excluyó de la selección, aquellas armas que se encuentran a órdenes de tribunales y en la Dirección General de Armamento y Explosivos-DAEX, perteneciente al Ministerio del Poder Popular para la Defensa, las cuales ascienden a dos mil seiscientos diecinueve (2.619) armas; cuarenta y seis (46) que se encuentran en comodato en la policía del Municipio Cárdenas, quinientas treinta y cinco (535) (robadas, hurtadas, extraviadas y en fiscalía); seleccionándose a través de la técnica de muestreo no estadística de tipo incidental, mil trescientos cuarenta y uno (1.341), lo cual representa el 65,35 % de las armas. Con respecto a las municiones, de sesenta y siete mil novecientos ochenta y siete (67.987), se seleccionó a través de la técnica de muestreo no estadística de tipo incidental, una muestra de veintiséis mil trescientos sesenta (26.360) que representa el 38,77 % del total. Por último, con el fin de constatar la percepción de las comunidades acerca del servicio prestado por el Instituto, fueron aplicadas encuestas en el Municipio San Cristóbal, Torbes y Cárdenas, que según proyecciones del Instituto Nacional de Estadística – I.N.E. para el año 2014, contaron con un total de 464.912 habitantes, que representan el 37,82% del total de la población del estado (1.229.430 habitantes). Al respecto, se utilizó la técnica del muestreo para poblaciones infinitas es decir, mayor a 100.000 individuos, siento encuestados un total de 384 habitantes con edades comprendidas entre 18 y 80 años de edad. “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 3 República Bolivariana de Venezuela Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 RIF: G-20000523-8 Los objetivos específicos se enfocaron en: verificar el sistema de administración de personal de los funcionarios policiales, relacionado con los procesos de reclutamiento, selección, ingreso, escalas de remuneraciones, beneficios socio económicos y régimen disciplinario; determinar y verificar los procesos de adquisición, registro, uso, control y estado de conservación de los bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros); constatar los gastos efectuados para la adquisición de bienes muebles (vehículos, motos, bicicletas, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros) durante el año 2014; y determinar la percepción que tienen las comunidades acerca del servicio prestado por el Cuerpo de Policía Estadal en sus respectivas jurisdicciones. Observaciones Relevantes - La División Técnica de Recursos Humanos ingresó ochenta y cuatro (84) funcionarios durante el año 2014, sin evidenciarse documentación, que sustente si los mismos fueron destituidos de algún órgano militar o de cualquier organismo de seguridad del Estado. Contrario a lo establecido en la Ley Orgánica del Servicio de Policía y del Cuerpo de Policía Nacional Bolivariana, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Número Extraordinario 5.940 de fecha 07 de diciembre de 2009, en el Título III “De La Organización, Formación y Profesionalización del Servicio de Policía”, articulo 57, así como en lo dispuesto en la Resolución Nº 01-00-00-015 Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de la República de fecha 30-04-1997, publicada en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 36.229 de fecha 17-06-1997, artículos 3 y 23. Situación motivada a que no han sido implantados los mecanismos de control interno, que regulen la verificación de los requisitos mínimos exigidos para el ingreso de oficiales al cuerpo policial, específicamente, el requisito relacionado con la verificación de que no hayan sido destituidos de otros órganos de seguridad, al momento de su reclutamiento y selección; circunstancia que representa altas probabilidades de haber aceptado funcionarios con potencial para delinquir, así como que actúen al margen de las leyes y demás normativas; en perjuicio del servicio que debe prestarse a la comunidad. “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 4 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 - La División Técnica de Recursos Humanos, no efectúo el correspondiente concurso de admisión para el ingreso de los funcionarios policiales al Instituto. Contraviniendo lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función Policial, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.940 Extraordinario de fecha 07 de diciembre de 2009, artículos 23, 26, y 27. Situación originada a que no han sido establecidos los procedimientos que regulen lo relativo a los concursos de admisión, que contemplen pruebas necesarias para el ingreso de funcionarios policiales conforme a la normativa legal vigente. Trayendo como consecuencia, que al no haberse efectuado el respectivo concurso no se garantice que el recurso humano ingresado se ajuste a las condiciones y requisitos de exigibilidad referidos, en cuanto a habilidades y aptitudes de control personal, equilibrio emocional; así como, el grado de compromiso ético que debe reunir un funcionario policial, en aras del buen desempeño de sus competencias, del ejercicio efectivo y de calidad en materia de seguridad. - Los funcionarios policiales, presentaron vacaciones pendientes por disfrutar, toda vez que el bono vacacional fue pagado al funcionario una vez cumplido el año de servicio y no al momento de su disfrute efectivo; contraviniendo lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función Policial, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.940 extraordinario de fecha 07/12/2009, artículos 51 y 52. Tal situación se debe a que no han sido creados los procedimientos en relación al pago del bono y disfrute efectivo de las vacaciones, del personal policial, en la misma oportunidad, conforme a la normativa legal que regula la materia. Lo que trae como consecuencia, el riesgo potencial de un doble pago al mismo funcionario, el cual se generaría al momento del disfrute efectivo de sus vacaciones; además el hecho de que el disfrute de las vacaciones no se realice de manera oportuna, incidiendo en el desgaste físico y mental de los mismos, y por consiguiente, afectar el rendimiento en el desempeño laboral. - En los procedimientos de selección de contratistas, bajo la modalidad de consulta de precios, para la adquisición de bienes, la Unidad Usuaria, no elaboró el presupuesto base; así mismo, en los procedimientos excluidos de la aplicación de las modalidades de selección, no efectuó las actividades previas. Contrario a lo establecido en el “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 5 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.181 del 19-05-2009, artículos 2 y 7, así como lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.165 de fecha 24-04-2009 y reformada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.503 de fecha 06-092010, artículo 39. Situación originada a que los mecanismos de control interno implantados no han sido aplicados, en lo relativo a la estimación de los costos (presupuesto base) que se generan en base a las especificaciones técnicas requeridas, así como no se han creado los lineamientos respecto a las actividades previas en los procedimientos excluidos de la aplicación de la modalidad de selección, de conformidad con la normativa legal aplicable. Lo cual origina que no se pueda determinar la razonabilidad y precios justos de las ofertas presentadas, además que no se garantice la contratación de bienes con empresas cuya oferta sea la más conveniente a los intereses del Instituto. - Las invitaciones (solicitud de cotización) emanadas del Departamento de Compras, para el llamado a participar en los procedimientos de selección de contratistas bajo la modalidad de Consulta de Precios, en la adquisición de bienes, no contienen el lapso y lugar para solicitar las aclaratorias y criterios de evaluación de las ofertas. Contraviniendo lo establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.181 de fecha 19-05-2009, artículo 109. Situación originada a que no han sido establecidos los procedimientos, relacionados con los requisitos que deben contener las invitaciones (solicitudes de cotización) de acuerdo al marco legal aplicable. Trayendo como consecuencia, que las operaciones administrativas realizadas no tengan la debida formalidad, pues no se ajustaron a los criterios que deben estar presentes en los procedimientos de selección; lo cual vulnera los principios de legalidad y transparencia que rige la administración pública. - En la revisión del Formulario BM-1 “Inventario de Bienes Muebles”, se observó el registro de tres (3) bienes, sin la descripción del serial. Por otra parte de acuerdo a la inspección realizada a los bienes muebles adquiridos por el Instituto durante el ejercicio “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 6 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 fiscal 2014, se constató que el serial de ocho (8) bienes presenta diferencia con los seriales registrados en el Formulario BM-1 “Inventario de Bienes Muebles”. Contrario a lo establecido en la Publicación Nº 20 dictada por la Contraloría General de la República, publicada en Gaceta Oficial de la República de Venezuela Número Extraordinario 2.624 de fecha 30-06-1980, sobre las “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados de la República”. Anexo Nº 4 “Instructivo para la Formación de Inventarios y Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y Municipios de la República”, Capítulo VII. FORMACIÓN DE INVENTARIOS, REGISTRO DEL MOVIMIENTO Y RENDICIÓN DE CUENTAS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES, punto 3. INVENTARIO Y CUENTA DE LOS BIENES MUEBLES. Motivado a que no se han establecido los mecanismos de control, que garanticen el registro de los bienes muebles, en relación a la descripción de acuerdo a su uso, marcas y seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para identificación de los bienes en el Formato BM-1 “Inventario de Bienes Muebles”. Lo que trae como consecuencia, que la información de los bienes registrados en dicho formulario no permita corroborar las características del bien, a objeto de verificar su existencia; imposibilitando la conciliación entre los formularios auxiliares prescritos para tal fin. - En las encuestas aplicadas a 384 habitantes de los municipios San Cristóbal, Torbes y Cárdenas, de un total de 464.912 habitantes, dirigidas a obtener la percepción de las comunidades sobre el servicio prestado por el centro policial, se obtuvo como resultado que un 88,54 % de los ciudadanos no considera suficiente la cantidad de funcionarios policiales en las calles. El 63,02 % estima que existen funcionarios que actúan al margen de la ley, el 82,55 % no se siente protegido por la policía, el 48,18 % de los encuestados considera regular el desempeño policial y un 88,54 % no confía en la policía estadal. Contraviniendo lo establecido en la Ley del Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira, publicado el 26-12-2005 en Gaceta Oficial del Estado Táchira, número extraordinario 1.656, articulo 1, además de lo dispuesto en la Ley Orgánica del Servicio de Policía y del Cuerpo de Policía Nacional, publicada en Gaceta Oficial Nº 5.940 Extraordinario del 7-12-2009, artículos 3 y 65. Debido a que los funcionarios policiales disponibles no son suficientes con respecto a la cantidad de habitantes de los municipios encuestados, toda vez que existe un déficit de 83 policías por cada 100.000 habitantes, de “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 7 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 acuerdo a la Baquía Nº 1 Baquiana de Luz “Practiguía de Recomendaciones Iniciales a Cuerpos de Policías Estadales y Municipales”; lo que trae como consecuencia, que los habitantes encuestados tengan una sensación de inseguridad y desconfianza hacia el servicio prestado por el cuerpo policial, incidiendo negativamente en la gestión desarrollada por el Instituto. CONCLUSIONES: Sobre la base de los resultados obtenidos a través de la Auditoría Operativa al Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira, se concluye: En cuanto a verificar el sistema de administración de personal de los funcionarios policiales, relacionado con los procesos de reclutamiento, selección, ingreso, escalas de remuneraciones, beneficios socio económicos y régimen disciplinario, se constató que fueron ingresados funcionarios policiales sin evidenciarse documentación, que sustente si los mismos fueron destituidos de algún órgano militar o de cualquier organismo de seguridad del Estado; y sin efectuar el correspondiente concurso de admisión. Además, fueron efectuados pagos del bono vacacional sin que el personal policial haya disfrutado de sus vacaciones. Con respecto a determinar y verificar los procesos de adquisición, registro, uso, control y estado de conservación de los bienes muebles (vehículos, motos, esposas, armas, chalecos, equipos antimotín, entre otros), se obtuvo; se obtuvo en los procedimientos de selección de contratistas, bajo la modalidad de consulta de precios, que la Unidad Usuaria no elaboró el presupuesto base; las invitaciones (solicitud de cotización) emanadas del Departamento de Compras, para el llamado a participar, no contienen el lapso y lugar para solicitar las aclaratorias y criterios de evaluación de las ofertas. Por otra parte, en la revisión del Formulario BM-1 “Inventario de Bienes Muebles”, se observó el registro de tres (3) bienes, sin la descripción del serial, y que el serial de ocho (8) bienes presenta diferencia con los seriales registrados en el Formulario BM-1 “Inventario de Bienes Muebles”. Por último, en relación a determinar la percepción que tienen las comunidades acerca del servicio prestado por el Cuerpo de Policía Estadal en sus respectivas jurisdicciones; se “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 8 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 determinó en las encuestas aplicadas, que los habitantes de los municipios encuestados presentan una sensación de inseguridad y desconfianza, hacia el servicio prestado por el cuerpo policial, así como, que la cantidad de funcionarios policiales en las calles es insuficiente, incidiendo negativamente en la gestión desarrollada por el Instituto. RECOMENDACIONES. De acuerdo con los resultados señalados en el presente Informe de Auditoría sobre el sistema de administración de personal, Bienes Muebles y la percepción de las comunidades sobre el servicio prestado por el Instituto Autónomo de policía del Estado Táchira se formulan las siguientes recomendaciones a las máximas autoridades del Instituto: 1. Implantar los mecanismos de control interno, que regulen la verificación de los requisitos mínimos exigidos para el ingreso de oficiales al cuerpo policial, específicamente que no hayan sido destituidos de otros órganos de seguridad, al momento de su reclutamiento y selección, de acuerdo a la normativa legal vigente; con el fin de garantizar el ingreso de funcionarios policiales que ejerzan sus funciones apegados a las leyes y demás normativas; en beneficio de la calidad del servicio que debe prestarse a la comunidad. 2. Establecer procedimientos que regulen lo relativo a los concursos de admisión, que contemplen las pruebas necesarias para el ingreso de funcionarios policiales conforme a la normativa legal vigente; con el fin de garantizar que el recurso humano ingresado se ajuste a las condiciones y requisitos de exigibilidad, en cuanto a habilidades y aptitudes de control personal, equilibrio emocional, así como, el grado de compromiso ético que debe reunir el funcionario policial, en aras del buen desempeño de sus competencias, del ejercicio efectivo y de calidad en materia de seguridad ciudadana. 3. Crear e implementar los procedimientos que regulen el pago del bono vacacional al momento del disfrute efectivo de las vacaciones del personal policial, conforme a la normativa legal que regula la materia, con el objeto de no incurrir en un doble pago al mismo funcionario, que pudiera generarse al momento del disfrute efectivo de sus vacaciones; así como, asegurarse de que el referido disfrute se realice en los lapsos previstos, “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 9 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 a los fines de evitar el desgaste físico y mental de los mismos, en pro de un mejor rendimiento en el desempeño laboral. 4. Aplicar mecanismos de control interno, relativos a la estimación de los costos (presupuesto base) que se generan en base a las especificaciones técnicas requeridas; así como, crear los lineamientos respecto a las actividades previas en los procedimientos excluidos de la aplicación de la modalidad de selección, de conformidad con la normativa legal aplicable; con el fin de determinar la razonabilidad y precios justos de las ofertas presentadas, y además, se garantice la contratación de bienes con empresas cuya oferta sea la más conveniente a los intereses del Instituto. 5. Generar e implantar los procedimientos relacionados con los requisitos que deben contener las invitaciones (solicitudes de cotización) de acuerdo al marco legal aplicable; a fin de que las operaciones administrativas realizadas tengan la debida formalidad y se ajusten a los criterios que deben estar presentes en los procesos de selección de contratistas; en pro de los principios de legalidad y transparencia, que deben regir en la administración pública. 6. Crear e implementar mecanismos de control, que garanticen el registro de los bienes muebles, en relación a la descripción de su uso, marcas, seriales, medidas y demás especificaciones necesarias para identificación de los bienes en el Formato BM-1 “Inventario de Bienes Muebles”; con el objeto de que la información de los bienes registrados en dicho formulario, permita corroborar las características del bien, así como su existencia, permitiendo la conciliación entre los formularios auxiliares prescritos para tal fin. 7. Gestionar ante los organismos competentes, los recursos presupuestarios necesarios, que le permitan contar con la cantidad suficiente de funcionarios policiales, en aras de coadyuvar con la seguridad, tránsito y orden público; y por ende, garantizar a la población del Estado Táchira, el pleno disfrute de sus derechos y garantías constitucionales, generando una sensación de seguridad y confianza hacia el servicio prestado por el cuerpo policial, en pro de la gestión desarrollada por el Instituto. “Hacia la transparencia de la Gestión Pública” 10 República Bolivariana de Venezuela RIF: G-20000523-8 Dirección de Control de la Administración Descentralizada Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-12-15 Auditoría Operativa sobre el sistema de Administración de Personal Bienes Muebles, y la percepción de las comunidades por el Servicios prestado Por el Instituto Autónomo de Policía del Estado Táchira Ejercicio Fiscal 2014 Lcda. Mabel Bautista Jiménez Directora de Control de la Administración Descentralizada “Hacia la transparencia de la Gestión Pública”