facultad de sistemas mercantiles carrera de sistemas tesis de grado
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE SISTEMAS TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA TEMA: “APLICACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN CONTABLE DE LA EMPRESA AGRORIEGO DEL CANTÓN MIRA PROVINCIA DEL CARCHI” AUTOR: EDISON MARCELO MARTÍNEZ MUÑOZ ASESOR: ING. MARCO CHECA IBARRA – ECUADOR 2014 CERFIFICACIÓN DEL ASESOR Ibarra, Marzo del 2014. Yo, Ing. Marco Checa catedrático asesor del proyecto de tesis cuyo tema es: “APLICACIÓN WEB PARA LA GESTION CONTABLE DE LA EMPRESA AGRORIEGO DEL CANTÓN MIRA PROVINCIA DEL CARCHI”. Manifiesto que la presente investigación ha sido desarrollada por el señor Edison Marcelo Martínez Muñoz y sometida a revisión, por lo tanto autorizo la presentación para su defensa. ---------------------------------Ing. Marco Checa CC: 100165610-5 II DECLARACIÓN DE AUTORIA DE TESIS Yo Edison Marcelo Martínez Muñoz, soy responsable de las ideas y resultados en esta tesis de grado y el patrimonio intelectual de la misma pertenece a la Universidad Regional Autónoma de los Andes. ---------------------------------------Edison Marcelo Martínez Muñoz CC: 040144535-8 III AGRADECIMIENTO El trabajo más difícil de la Universidad y del equipo de docentes profesionales es formar a profesionales con capacidades competitivas del mundo actual, es por tal mi agradecimiento a mi querida UNIANDES y a la carrera de sistemas y sus docentes, que día a día guiaron mis estudios, al Ing. Marco Checa expreso mi verdadero agradecimiento por sus enseñanzas y asesoría en el desarrollo de tesis. A mis padres por darme la educación, hermanas, familiares, amigos quienes me ayudaron a cumplir este reto académico, a la empresa Agroriego quienes facilitaron todos sus recursos para el desarrollo de tesis. “Gracias por su apoyo incondicional” IV DEDICATORIA El presente trabajo de Tesis quiero dedicar a Dios mi padre celestial por darme el privilegio de la vida y permitirme estudiar, a mi virgencita de la Caridad por todas sus favores recibidos, mis padres, mis hermanas, familiares, amigos, catedráticos quienes me guiaron en estudios, proyecto de tesis y en toda la carrera universitaria. V mis INDICE GENERAL Antecedentes de la investigación…………………………………………………………….…1 Planteamiento del problema…………………………………………………………………….1 Formulación del problema………………………………………………………….……….….1 Delimitación del problema…………………………………………………………………..…1 Objetivo de Investigación y campo de acción……………………………………………….…1 Identificación de la línea de Investigación………………………………………………….….1 Objetivos: objetivo general y objetivos específicos……………………………………………1 Hipótesis, Idea a defender, preguntas científicas………………………………………………1 Justificación del tema………………………………………..…………………………………1 Breve explicación de la metodología investigativa a emplear…….………………………….1 Resumen de la estructura de la tesis……………………………………….…………………..1 Elementos de novedad…………………………………………………………………………1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... ….1 CAPÍTULO I ......................................................................................................................... 4 MARCO TEÓRICO ............................................................................................................. 4 1.1 Origen y evolución del objeto de investigación. ........................................................................... 4 1.1.1 Origen de procesos contables ................................................................................................ 4 1.2 Análisis de distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ................................... 4 VI 1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación................................................................................................................................... 5 1.3.1 Definición de procesos contables ......................................................................................... 5 1.3.2 Sistemas de Información...................................................................................................... 11 1.3.3 Tipos de sistemas de información ............................................................................................ 12 1.3.4 Aplicación de los sistemas de información .............................................................................. 12 1.3.5 Aplicaciones web ..................................................................................................................... 13 1.3.6 Arquitectura ............................................................................................................................. 14 1.3.7 Servidor de aplicaciones .......................................................................................................... 15 1.3.8 Seguridades web ...................................................................................................................... 15 1.3.9 PHP . ……………......................................................................................................................16 1.3.10 PostgreSQL ............................................................................................................................ 16 1.4 Análisis crítico sobre el objeto de investigación ........................................................................ 16 1.5 Conclusiones parciales del capitulo ............................................................................................ 16 CAPÍTULO II ..................................................................................................................... 17 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA…………………………………………………………………………….17 2.1 Caracterización del sector ........................................................................................................... 17 2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de investigación ..................... 17 2.2.1 Modalidad de investigación ..................................................................................................... 17 VII 2.3 Propuesta del investigador .......................................................................................................... 17 2.3.1 Tipos de investigación.............................................................................................................. 17 2.3.2 Población.................................................................................................................................. 17 2.3.3 Técnicas e instrumentos ........................................................................................................... 18 2.3.4 Encuesta dirigida a clientes de la empresa Agroriego. ............................................................. 19 2.3.5 Encuesta dirigida a empleados de la empresa Agroriego. ........................................................ 29 2.3.6 Entrevista a Ing. Marcia Ricaurte Contadora de la empresa Agroriego ................................... 39 2.3.7 Entrevista a Ing. Flavio Ricaurte Gerente de Agroriego .......................................................... 41 2.4 Conclusiones parciales del capítulo ............................................................................................ 42 CAPÍTULO III .................................................................................................................... 43 DESARROLLO DE PROPUESTA ................................................................................... 43 3.1 Análisis de los resultados finales de investigación…………………………………………….44 3.1.1 Introducción ............................................................................................................................. 43 3.1.2 Alcance..................................................................................................................................... 43 3.1.3 Definición, acrónimos y abreviaturas....................................................................................... 43 3.1.4 Posicionamiento ....................................................................................................................... 44 3.1.4 Oportunidad de negocio ........................................................................................................... 44 3.1.4 Sentencia que define el problema ............................................................................................ 44 3.1.5 Casos de uso ............................................................................................................................. 48 3.1.6 Diagrama nivel 0 ...................................................................................................................... 52 VIII 3.1.7 Diccionario de datos................................................................................................................. 52 3.1.2 Diseño de salidas. ..................................................................................................................... 56 3.1.3 Pruebas de software.................................................................................................................. 59 3.1.10 Aplicación de las pruebas....................................................................................................... 61 3.2 Conclusión parcial del capítulo ................................................................................................... 65 CONCLUSIONES GENERALES……………………………………………………….67 RECOMENDACIONES…………………………………………………………………68 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………69 LINCOGRAFÍA…………………………………………………………………………..70 ANEXOS…………………………………………………………………………………..71 IX INDICE DE TABLAS Tabla 1 Población Elaborado por Marcelo Martínez ............................................................ 18 Tabla 2 valores y porcentajes de la pregunta 1 clientes Elaborado por Marcelo Martinez . 19 Tabla 3 valores y porcentajes de la pregunta 2 clientes Elaborado por Marcelo Martinez .. 20 Tabla 4 valores y porcentajes de la pregunta 3 clientes Elaborado por Marcelo Martinez …..21 Tabla 6 valores y porcentajes de la pregunta 5 clientes Elaborado por Marcelo Martínez .. 22 Tabla 7 valores y porcentajes de la pregunta 6 clientes Elaborado por Marcelo Martínez…..23 Tabla 9 valores y porcentajes de la pregunta 8 clientes Elaborado por Marcelo Martínez…24 Tabla 10 valores y porcentajes de la pregunta 9 clientes Elaborado por Marcelo Martínez……..24 Tabla 12 valores y porcentajes de la pregunta 1 empleados Elaborado por Marcelo Martínez…..25 Tabla 13 valores y porcentajes de la pregunta 2 empleados Elaborado por Marcelo Martínez.26 Tabla 14 valores y porcentajes de la pregunta 3 empleados Elaborado por Marcelo Martínez....27 Tabla 15 valores y porcentajes de la pregunta 4 empleados Elaborado por Marcelo Martínez28 Tabla 16 valores y porcentajes de la pregunta 5 empleados Elaborado porMarcelo …….31 Tabla 19 valores y porcentajes de la pregunta 8 empleados Elaborado por Marcelo Martínez32 Tabla 21 valores y porcentajes de la pregunta 10 empleados Elaborado por Marcelo M …...40 Tabla 22 Sentencia que define el problema Elaborado por Marcelo Martinez…………….44 Tabla 23 Resumen de Stakholders Elaborado por Marcelo Martínez .................................. 45 Tabla 24 Resumen de usuarios Elaborador por Marcelo Martínez ...................................... 45 Tabla 25 Perfil de Stakholders Elaborado por Marcelo Martínez…………………………………..46 Tabla 26 Beneficios gerencia Elaborado por Marcelo Martínez………………………………………46 Tabla 27 Beneficios contadora Elaborado por Marcelo Martínez ........................................ 47 Tabla 28 Beneficios vendedor Elaborado por Marcelo Martinez………………………………..…61 X Tabla 29 Beneficios cliente Elaborado por Marcelo Martínez……………………………………....61 Tabla 30 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez ......................................... 62 Tabla 31 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez……………………………………63 Tabla 32 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez……………………………………..64 Tabla 34 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez……………………………………65 Tabla 35 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez…………………………………….66 Tabla 36 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez…………………………………….67 Tabla 37 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez……………………………………..68 Tabla 38 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez……………………………………..69 Tabla 39 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez……………………………………..70 Tabla 40 Resultado de prueba Elaborado por Marcelo Martínez………………………………………71 Tabla 41 Tabulación de pruebas Elaborado Marcelo Martínez…………………………………………..71 XI ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1 Representación estadística de la pregunta 1 ............................................................. 19 Gráfico 2 Representación estadística pregunta 2 clientes ......................................................... 20 Gráfico 3 Representación estadística pregunta 3 clientes ......................................................... 21 Gráfico 4 Representación estadística pregunta 4 clientes ......................................................... 22 Gráfico 5 Representación estadística pregunta 5 clientes ......................................................... 23 Gráfico 6 Representación estadística pregunta 6 clientes ......................................................... 24 Gráfico 7 Representación estadística pregunta 7 clientes ......................................................... 25 Gráfico 8 Representación estadística pregunta 8 clientes ......................................................... 26 Gráfico 9 Representación estadística pregunta 9 clientes ......................................................... 27 Gráfico 10 Representación estadística pregunta 10 clientes ..................................................... 28 Gráfico 11 Representación estadística pregunta 1 empleados .................................................. 29 Gráfico 12 Representación estadística pregunta 2 empleados .................................................. 30 Gráfico 13 Representación estadística pregunta 3 empleados .................................................. 31 Gráfico 14 Representación estadística pregunta 4 empleados .................................................. 32 Gráfico 15 Representación estadística pregunta 5 empleados .................................................. 33 Gráfico 16 Representación estadística pregunta 6 empleados .................................................. 34 Gráfico 17 Representación estadística pregunta 7 empleados .................................................. 35 Gráfico 18 Representación estadística pregunta 8 empleados .................................................. 36 XII Gráfico 19 Representación estadística pregunta 9 empleados .................................................. 37 Gráfico 20 Representación estadística pregunta 10 empleados ................................................ 38 Gráfico 21 Especificación caso de gerencia ............................................................................. 48 Gráfico 22 Especificación caso de contador ............................................................................. 49 Gráfico 23 Especificación caso de vendedor. ........................................................................... 50 Gráfico 24 Especificación caso de empleado. .......................................................................... 50 Gráfico 25 Especificación caso de administrador..................................................................... 51 Gráfico 26 Base de datos ......................................................................................................... 51 Gráfico 27 Representación parámetros contables ..................................................................... 54 Gráfico 28 Representación plan de cuentas .............................................................................. 55 Gráfico 29 Representación plan de cuentas .............................................................................. 56 Gráfico 30 Reporte de libro diario ............................................................................................ 57 Gráfico 31 Reporte Mayorización ............................................................................................ 58 XIII RESUMEN EJECUTIVO Los avances continuos en el área de tecnología de información cambian la vida de las empresas que hacen uso de éstos, mejorando sus procesos y gestionando eficientemente la información. A partir del uso de equipos electrónicos como la computadora, teléfonos inteligentes e internet la forma de vida de los seres humanos ha cambiado radicalmente, la información se transmite con el uso de estas herramientas. En la actualidad el uso de la tecnología está presente en todos los campos y tanto las empresas públicas como privadas hacen uso de ella. Al mismo tiempo surge la necesidad de implantar la aplicación web de gestión contable para la empresa Agroriego debido a la deficiencia en los procesos contables que se lleva a cabo, la importancia que el sistema brinda es gestionar de una manera eficiente todos los procesos en diferentes módulos como configuraciones, contabilidad, inventario, facturación, seguridad, roles de pago. En el desarrollo de la aplicación web se utiliza el investigación inductiva porque fue necesario conocer como se lleva a cabo los procesos contables en la empresa, posteriormente se recolectó la información para poderla analizar y conceptualizar además de programar el proceso con un lenguaje de programación. El uso del método deductivo se empleó para el desarrollo de la aplicación web por ejemplo al usar libros, en especial el uso de Internet medios externos a la empresa para entender los procesos informáticos de forma generalizada permitiendo y programarlos siguiendo las leyes y normas contables; siguiendo una línea de investigación de desarrollo de software y programación de sistemas, dando como resultado la efectividad en la gestión de procesos contables. XIV EXECUTIVE SUMMARY Continued advances in the area of technology information change the enterprise’s life that use them, improving their processes and efficiently managing information. From the use of equipment such as computer, smartphones and internet humans’ lifestyle has changed radically; the information is transmitted with the use of these tools. At present the use of technology is present in all fields and both public and private enterprises make use of them. The web book-keeping application for the company Agroriego allows managing in an efficient way all the processes in different modules like configurations, accounting, inventory, invoicing, safety, rolls of payment. Security module allows managing user´s roles and configuring modules that you can enter. Configuration module allows you to parameterise the application with values set by the enterprise and the entities that regulate to carry out the processes of inventory and billing, for example enterprise information, accounting parameters, inventory, billing, payroll, of the branches and the accounts that Agroriego enterprise uses. Accounting module allows registering all transactions and accounting entries that occur in the company, from the plan of accounts, journal, income proof, proof of graduation, accounts payable, accounts receivable, voided documents, banks, bank reconciliation, financial statements and their report on each of these. Inventory module allows you to register to each of the entities as suppliers, products, kardex, invoices in purchases, transfers of goods. Invoicing module to the entities that participate like clients, sales invoices, proformas, cash audits. In the payroll modules you can register employees and emit a payment roll with its respective process, rules and values according to the law. The information that is managed in the application is stable and allows you to maintain structured information in a database that offers many advantages of robustness and reliability using Postgresql database manager. XV The application is viable in a one hundred percent due to the use of free software development tools and this did not generate any cost in terms of licenses. Application that allows improving the company’s accounting processes and having a technological advancement with respect to other enterprises in the North of the country. XVI INTRODUCCIÓN Las empresas comerciales a nivel mundial utilizan sistemas de gestión contable por ejemplo SAP un sistema financiero, contable y de registro que ayuda a llevar un control de transacciones y a reportar la información operativa al final de un periodo. Mientras que a nivel del Ecuador las empresas utilizan software contable como Latinium, SIAC un sistema integrado de administración contable, Colin un software contable on line, Sistema contable 1C. Las empresas localizadas en la provincia utilizan el software Mónica un sistema de escritorio para la administración contable. Actualmente en Agroriego el mayor volumen de información de procesos contables, inventario, facturación, kardex, roles de pago, cuentas por cobrar, cuentas por pagar es generada a partir del uso de herramientas de ofimática en particular las hojas de cálculos Microsoft Excel y otros en forma manual en hojas de papel, provocando errores en cálculos, perdida de documentos físicos en archivo, documentos electrónicos de las hojas de cálculo en diferentes formatos, demasiado tiempo en la elaboración de reportes, la sincronización de la información entre las diferentes sucursales no existe lo que genera un mayor tiempo para actualización de información de kardex, facturación e inventario, provocando inconvenientes al momento de atender a los clientes. Por esta razón se define el siguiente problema que existe una deficiencia en el proceso contable en la empresa Agroriego del Cantón Mira Provincia del Carchi. Por consiguiente se establece que el objeto de investigación son los procesos informáticos contables, destacando que el campo de acción son los sistemas de información, que se lleva a cabo en la institución, en un tiempo estimado de seis meses, de la misma manera se ha determinado como línea de investigación el desarrollo de software y programación de sistemas. A continuación se expone el objetivo principal del proyecto que es implantar la aplicación web para gestión contable en la empresa, en complemento a este los siguientes objetivos secundarios: fundamentar teóricamente los procesos para la administración contable y los sistemas de información, diagnosticar los procesos actuales, desarrollar la aplicación web y finalmente validar la propuesta. 1 Es necesario destacar que la idea a defender es ¿Cómo mejorar los procesos contables en la empresa Agroriego del Cantón Mira Provincia del Carchi?, mediante la implementación de la aplicación web que mostrará los beneficios prácticos al utilizar un sistema contable, mejorando cada proceso en tiempo y ejecución en los departamento involucrados. El desarrollo del proyecto contribuirá eficientemente al departamento de gerencia de la empresa puesto que le permitirá visualizar información que le ayude a tomar decisiones para mejorar y mantener un alto nivel dentro del mercado. La aplicación web permitirá identificar a los mejores clientes y darles un trato diferencial, permitiendo y asegurando su lealtad a hacia la empresa. Es necesario tener un sistema contable debido al problema anterior descrito y a los últimos cambios tecnológicos que mejoran la competitividad y la calidad de vida de los empleados y de la empresa en sí, proporcionando información confiable, concisa, objetiva, útil y veraz que facilita la toma de decisiones, minimiza errores de cálculos es decir existe exactitud en ellos, rapidez en ejecución de procesos, permite manejar grandes volúmenes de información. En el desarrollo de la aplicación web se utiliza el método inductivo porque fue necesario conocer como se lleva a cabo los procesos contables en la empresa, posteriormente se recolectó la información para poderla analizar y conceptualizar además de programar el proceso con un lenguaje de programación. El uso del método deductivo se empleó para el desarrollo de la aplicación web por ejemplo al usar libros, en especial el uso de Internet medios externos a la empresa para entender los procesos informáticos de forma generalizada permitiendo y programarlos siguiendo las leyes y normas contables. Se emplea la metodología de investigación aplicada puesto que en base a los conocimientos adquiridos en el campo de sistemas es posible aplicarlos en el desarrollo de software para la administración contable. La metodología de desarrollo de software que se utiliza es RUP Proceso Unificado de. Escoger esta metodología es importante ya que proporciona las fases para obtener un software de calidad, las fases de RUP son Concepción, Elaboración, Construcción, Transición. La tesis está estructurada primeramente por la introducción esta formulada por los siguientes ítems como antecedentes de la investigación, planteamiento, formulación y delimitación del problema, objeto de investigación, campo de acción, siguiendo una línea de investigación 2 para llegar a los objetivos que permiten responder a la idea a defender mediante una justificación, metodología y elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica. En el capítulo primero está compuesto de marco teórico en el que se expone el origen y evolución del objeto, análisis de las posiciones teóricas, valoración y un análisis crítico. En el capítulo segundo se expone el marco metodológico y planteamiento de la propuesta es decir los resultados alcanzados y aportados por la metodológica de la investigación. Finalmente en el capítulo tercero se expone el desarrollo de la propuesta como herramienta para la solución del problema la inexistencia de un sistema web contable. Por otro lado el auge del software libre en nuestro país es lo que se está apreciando actualmente, y se presenta como novedoso a la vez ya que la gran parte de empresas gubernamentales y privadas hacen uso de este tipo de software en sus aplicaciones, la aplicación web de gestión contable está desarrollada totalmente en un conjunto de herramientas de software libre desde el gestor de base de datos, lenguaje de programación, IDE de desarrollo, servidor web y su utilización en un navegador web libre. 3 CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1 Origen y evolución del objeto de investigación. 1.1.1 Origen de procesos contables La Contabilidad desde sus inicios aportó a la economía y organización de los pueblos, en sus principios fue un proceso evolutivo muy simple de la forma de vida de la humanidad. Cada persona buscaba la forma de llevar organizados las cuentas de sus propiedades y actividades que solían realizar, estos datos los grababan en piedras por medio de símbolos representativos para cada una de sus cuentas. Con la aparición de la partida doble en el siglo XV se facilitó la forma de llevar los procesos contables, con esta nueva técnica de registro y control de las actividades económicas. Agroriego es una empresa que distribuye insumos agropecuarios en la región norte del país, la matriz está ubicada en el Cantón Mira Provincia del Carchi, y cuenta con sucursales en las ciudades de Ibarra, Pimampiro, El Ángel y Tulcán; desde sus fundación generaba procesos contables establecidos por políticas internas, posteriormente la empresa creció no solo en infraestructura sino en forma general sus funciones, procesos y aspectos físicos, y tuvo que reestructurar cada uno de estos aspectos ya que las leyes del estado así lo establecen. Los procesos contables de la empresa se realizan en hojas de cálculo de Excel del paquete de ofimática Office. El principal inconveniente se da debido a la gran cantidad de información (datos necesarios para sus procesos como son roles de pagos, facturación, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, bancos) que provoca largos tiempos en calcular cada uno de estos procesos, errores e inconvenientes en la sincronización de información entre las sucursales y reportes tardíos para entregar a gerencia. 1.2 Análisis de distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación (LASSAGUE, 2002), “Contabilidad es la captación, tratamiento e interpretación de las informaciones que interesan a la gestión de la empresa, o de una manera más general, de una organización cualquiera”. (ANGULO, 2003), en la misma línea que los anteriores, considera la Contabilidad como una “ciencia empírica, de naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolución económica de una unidad específica, 4 realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración, representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a los usuarios una información objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones”. (CALAFELL, 1969), señala que es la “ciencia de naturaleza económica, cuyo objeto de estudio (objeto material), lo constituye la variada realidad económica no como realidad en sí, sino en su aspecto de conocimiento, tanto cualitativo como cuantitativo (objeto formal), mediante métodos apropiados, con el fin general de poner de relieve dicha realidad de la manera más exacta posible y de forma que nos muestre cuantos aspectos de la misma interesen”. 1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación. La parte teórica es muy importante porque permite avanzar el desarrollo del proyecto en una forma estructurada siguiendo los conceptos establecidos por los autores y lo más importante permite que una práctica eficiente de los procesos contables de la empresa. La teoría de los procesos contables es fundamental conocerla en forma general de cada autor, más aun transmitirla en la práctica del desarrollo de la aplicación web. Es esencial poder recopilar toda la teoría que pueda encontrarse dentro y fuera de la empresa, por ejemplo las teorías básicas y los principios contables, parámetros y ecuaciones contables. 1.3.1 Definición de procesos contables Los procesos contables son un conjunto o secuencia lógica de pasos relacionados entre sí permitiendo recopilar, interpretar, mostrar información de los recursos económicos de una empresa. Se inicia con el libro diario, libro mayor, Balance de comprobación, ajustes y estados financieros. 1.3.1.1 Contabilidad Definición (ARIAS, 2013), “La contabilidad es la ciencia que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas y de los individuos con el fin de servir en la toma de decisiones y 5 control, presentando la información, previa registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas” 1.3.1.2 Contabilidad comercial Definición (RODRIGUEZ, 2012), “La contabilidad comercial hace relación a la actividad del comercio, o sea a la compra y venta de mercaderías, y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles”. La contabilidad que se lleva en la empresa Agroriego es la contabilidad comercial ya que la actividad de la empresa es la comercialización es decir compa y venta de insumos agropecuarios. 1.3.1.3 Partida doble Definición (ZAPATA, 2013), Las cuentas constituyen el elemento básico en la contabilidad por lo tanto deben cumplir ciertos principios como el de partida doble, que significa que todo hecho contable afecta como mínimo dos cuentas, aparecerá una parte en el Debe en una cuenta y otra cuenta para el Haber. Debe Los valores que se registran en el Debe se denomina débitos o cargos, por lo tanto debitar una cuenta es registrar una partida en el Debe. Haber Los valores que se registran en el haber se denominan créditos, por lo tanto acreditar una cuenta es colocar una partida en el Haber. Saldo Es la diferencia entre el movimiento débito y el movimiento del crédito de una cuenta lo que se denomina como saldo, el cual podrá ser débito o crédito según la naturaleza de la misma, si el mayor movimiento es el debe el saldo es débito, caso contrario el saldo será de naturaleza crédito. 6 1.3.1.4 Plan de cuentas Definición (BENITEZ, 2012), El plan de cuentas es un registro básico y necesario para la contabilidad, permite registrar las cuentas que se emplean para el desarrollo del proceso contable en este proceso se organiza cada cuenta y se establece si es deudora o si es acreedora. El pan de cuentas por defecto está organizado por grupos como es capital, pérdidas y ganancias, clientes, proveedores, ingresos, gastos, bancos. El diseño del plan de cuentas es una decisión fundamental para cada empresa, la estructura y el nivel de detalle del mismo se determinan el tipo de información que la gerencia puede tener acceso y poder analizarla, éste debe cubrir las cuentas necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. Debe reflejar las operaciones, estructura y necesidades de información. 1.3.1.5 Ecuación fundamental Definición La ecuación de partida doble se describe de la siguiente forma: Activos Está integrado por un conjunto de bienes y derechos cuantificables, derivados de transacciones o de hechos propios de la empresa, capaces de producir ingresos económicos Los activos representan el dinero en efectivo y todos los bienes de propiedad de la empresa. Por ejemplo: efectivo, cheques, mercancías, vehículos, muebles, edificios, terrenos, maquinarias, cuentas por cobrar. Pasivos Están conformados por las obligaciones o deudas que la empresa tiene con terceras personas y que por lo tanto tendrá que cancelar. Ejemplo: cuentas por pagar, documentos por pagar, provenientes de transacciones relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, vinculadas con la actividad de la empresa. Patrimonio (ZAPATA, 2012), Representa el capital que tiene la empresa, es decir el activo menos el pasivo. ACTIVOS – PASIVOS = PATRIMONIO. 7 1.3.1.6 Cuentas de activo Caja (ZAPATA, 2012), Representa el dinero en efectivo que la empresa posee, monedas, billetes, cheques. El manejo de esta cuenta es el siguiente aumenta cuando se carga o debita los dineros recibidos por la empresa, disminuye cuando se abona o acredita por los pagos hechos en efectivo. Bancos Representa los fondos que la empresa tiene en las entidades bancarias, se debita con las consignaciones realzadas y con las notas de crédito del banco por concepto de préstamo, se acredita por el valor de los cheques girados contra el banco, notas débito por valor de chequeras, comisiones. Cuentas por cobrar Está representada por el valor de las deudas que otras personas naturales o jurídicas tienen contraídas con la empresa, incluye los documentos por cobrar a los clientes o deudores de la empresa. Es decir los derechos de cobro a terceros, provenientes de la potestad del estado. 1.3.1.7 Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar Se efectúa por la compra de mercancías a crédito, aumenta o se acredita por el valor de las facturas de mercancías adquiridas a crédito. Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios. Retención en la fuente (SRI, 2013), Es el anticipo al impuesto a la Renta que se les hace a las personas que reciban pagos por concepto de ingresos laborales, honorarios, servicios, arrendamientos. Se acredita por el valor retenido y se debita por el pago que se le haga al SRI. IVA por pagar: (SRI, 2013), Es el impuesto al valor agregado, que se debe pagar al estado, cuando se compra y vende algunos artículos o se presenta algún servicio. Para el caso de la empresa Agroriego se declara de forma semestral ya que compra y vende insumos agropecuarios gravados con tarifa cero o no gravados. Según el Anexo N°.2 del decreto Ejecutivo N°. 1232 que estable tarifa 8 cero de Impuesto al Valor Agregado a las transferencias e importaciones de materia prima e insumos utilizados para producir insumos agropecuarios y productos veterinarios. 1.3.1.8 Cuentas de ingreso Ventas Lo normal en una empresa es que sus ingresos provengan de sus ventas, pero también puede suceder que tenga otro tipo de ingresos que no procedan directamente de las ventas de los productos. Representa el valor de las cuentas de mercancías, aumenta en el Haber por el valor de las facturas a los clientes. Devoluciones y descuentos en compras Es el valor de las mercancías que la empresa devuelve a los proveedores, se aumenta por el precio de las devoluciones. Utilidad en venta de activos: Representa la ganancia obtenida en la venta de algunos activos, distintos de las mercancías, por ejemplo un vehículo, muebles. 1.3.1.9 Cuentas de Gastos Definición Estas cuentas causan disminución del patrimonio, aumentan en el debe, provenientes de la gestión corriente en concepto de pago de remuneraciones a personal y prestaciones a la seguridad social, adquisición de bienes y servicios destinados al consumo, pago de intereses y otras rentas de la propiedad de la empresa. Compra de mercancías Representa el precio de las facturas que por concepto de mercancías envían los proveedores a la empresa es decir el valor de los productos que se adquiere (con excepción de los productos o bienes de activo, como son edificio, terrenos, maquinarias que no sean para la venta sino para el uso de la actividad de la empresa) para su posterior venta, transformación o consumo. Devoluciones y descuentos en ventas Representa el valor de las mercancías que devuelven los clientes, los descuentos en ventas al contado a los clientes. 9 Gastos de ventas y administración Son los gastos causados por sueldos, honorarios, aportes patronales, impuestos, servicios propaganda, consumo de artículos de oficina. 1.3.1.10 Ciclo contable Definición La contabilidad está constituida por una serie de procesos que se efectúan respectivamente con el fin de transformar información acerca de las transacciones u operaciones de una empresa en estados financieros para distintos usuarios. Estado de Situación Inicial Proceso en el cual la empresa registra los valores de cada cuenta del periodo anterior. Libro Diario En este proceso se registran todas las transacciones contables que han tenido lugar durante un determinado periodo de tiempo. Este proceso se realiza mediante los asientos contables, llevando cada asiento un número correlativo, fecha en orden cronológico, cuentas, descripción, los valores del Debe y Haber, los valores del Debe representan lo que la empresa recibe mientras que los del Haber representan lo que sale de la empresa, la suma de estos deben coincidir caso contrario existiría un error en la transacción. Libro Mayor En este proceso se registra todas las cantidades de los asientos a sus respectivas cuentas. Es obligatorio registrar el nombre de la cuenta, el número de cuenta, número de asiento, fecha, el concepto de la transacción, los valores del Debe y del Haber. Balance de Comprobación El balance refleja la situación patrimonial de la empresa en una fecha determinada, una vez que se registran los datos al Libro Mayor todos los asientos del Libro Diario, se puede calcular el balance, para esto se contabiliza los totales de cada cuenta del libro mayor. El balance se observa los saldos de cada cuenta, además se puede calcular en cualquier momento y se registra todas las transacciones de ingresos y egresos. Ajustes Toda empresa comercial debe determinar su periodo o ciclo contable que puede ser mensual, trimestral, anual. Sea cual sea este periodo al culminarlo se realizaran los asientos de ajustes, 10 por lo tanto al final de cada periodo es necesario elaborar estos asientos con el objetivo de que cada una de las cuentas demuestre su saldo real. Cierre de Libros El cierre de libros en contabilidad es una operación que ofrece una visión del patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus resultados. Inventarios y métodos contables El inventario detalla todos los elementos patrimoniales de la empresa. Existen diferentes métodos contables de valoración de existencias. - PROMEDIO PONDERADO se aplica a todo el producto existente en bodega, este el método que la empresa Agroriego utiliza para administrar su inventario de existencias, el cual tiene en cuenta las cantidades y los precios de entrada para calcular el de salida. El método que se emplea en los inventarios de la empresa Agroriego es el método promedio ponderado. 1.3.2 Sistemas de Información 1.3.2.1Introducción La evolución del ser humano y de la sociedad han originado la necesidad de transmitir y de tratar la información, ahí el avance tecnológico en los últimos tiempos han permitido la creación de herramientas y equipos capaces de resolver dichas necesidades. 1.3.2.2 Definición “Un sistema de información SI es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permita un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones”. (PEÑA, 2010) Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: 1.3.2.3 Entrada de información Proceso en el cual se toma los datos requeridos para el funcionamiento del sistema, es decir para procesar la información, las entradas por lo general son de manera manual sin embargo se puede programar para que sea de manera automática. En la primera el usuario aporta la información directamente y en la segunda los datos provienen de otros sistemas. 11 1.3.2.4 Almacenamiento de información Es un proceso en el cual se guarda la información en la base de datos y esta puede ser recuperada en cualquier momento. 1.3.2.5 Procesamiento de la información Permite la transformación de los datos de entrada en información procesada por el sistema en base a parámetros previamente establecidos. 1.3.2.6 Salida de información Es la capacidad de un sistema de información para obtener la información procesada hacia otro sistema o usuario. 1.3.2.7 Características Los sistemas de información brindan información a las empresas y estas deben aceptar la influencia de éstos para beneficiarse de esta tecnología. Permite la disponibilidad en tiempo real de la información 1.3.3 Tipos de sistemas de información Sistemas de Procesamiento de Transacciones sirven a nivel operativo en el trabajo diario. Se pueden identificar cinco categorías: ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos. Sistemas de Trabajo de Conocimientos y de Automatización de Oficinas Los sistemas de trabajo de conocimientos ayudan a quienes crean nueva información, como contadores, ingenieros, etc. 1.3.4 Aplicación de los sistemas de información Los sistemas informáticos están presentes en los siguientes campos: Contabilidad y control de sus módulos integrados como control de caja, proveedores, clientes, almacén. Los sistemas de información contable son un conjunto de técnicas, procedimientos y recursos de los que se ayudan las empresas para llevar su contabilidad para mejorar su trabajo diario y ofrecer un mejor servicio. 12 1.3.5 Aplicaciones web 1.3.5.1 Definición “Una aplicación web (web-based application) es un tipo especial de aplicación cliente/servidor, donde tanto el cliente (el navegador, explorador o visualizador) como el servidor (el servidor web) y el protocolo mediante el que se comunican (Hipertext Transfer Protocol (HTTP)) están estandarizados no han de ser creados por el programador de aplicaciones”. (RODRIGUEZ, 2012) 1.3.5.2 Características Comunicación mediante el protocolo http sobre TCP/IP. El procesamiento esta en el servidor. Acceso a la base de datos. 1.3.5.3 Ventajas Compatibilidad multiplataforma Las aplicaciones web tiene la ventaja de ser compatibles en las diferentes plataformas ya que están desarrolladas en las tecnologías o leguajes de programación como php, java, ajax, que pueden ser visualizadas en cualquier navegador web. Actualización Las aplicaciones basadas en la web están siempre actualizadas de manera fácil y sin necesidad de bajar del servicio a todo el sistema. Rápido acceso Las aplicaciones web no necesitan ser descargadas, instaladas, están listas para trabajar desde cualquier computador con acceso a internet si el sistema está alojado en un servidor externo a la empresa, caso contrario solo necesita estar en la misma red sin necesidad de configuración del hardware del usuario. Errores Las aplicaciones basadas en web son menos propensas a colgarse y crear problemas técnicos debido a software o conflictos de hardware con otras aplicaciones existentes, protocolos o software personal interno. 13 Los datos online. Con el desplazamiento de las aplicaciones locales a aquellas basadas en web también los datos que se crea y accede van a necesitar experimentar profundos cambios. Están activas 24 horas al día, 365 días desde cualquier computador con acceso a internet en cualquier pare del planeta. Múltiples usuarios concurrentes. Las aplicaciones basadas en web pueden realmente ser utilizada por múltiples usuarios al mismo tiempo. No hay más necesidad de compartir pantallas o enviar instantáneas cuando múltiples usuarios pueden ver e incluso editar el mismo documento de manera conjunta. Los datos son más seguros. Si bien la ruptura de discos no va a desaparecer, es probable que los usuarios escuchen mucho menos del tema frecuentemente. A medida que las compañías se hagan cargo del almacenamiento de los datos del usuario, espacios de almacenamiento de datos redundantes, altamente fiables, será la norma más que la excepción, y los usuarios van a tener mucho menos riesgo de perder sus datos debido a una ruptura de disco impredecible o a un virus de la computadora. 1.3.5.4 Desventajas Interfaz de usuario no satisfactoria. El desarrollo demanda más tiempo del planificado debido a la complejidad de cada aplicación. Riesgos de seguridad. Muchas no son de código abierto, perdiendo flexibilidad. 1.3.6 Arquitectura La arquitectura de una aplicación web define como se organizan los distintos módulos que la componen. En una aplicación web se suele distinguir tres niveles: interfaz de usuario, lógica de negocio y datos. INTERFAZ DE USUARIO: está compuesta por las paginas HTML que el usuario solicita a un servidor web y que visualiza en un navegador web. 14 LOGICA DE NEGOCIO: está compuesta por los módulos que implementan la lógica de la aplicación y que se ejecutan en un servidor de aplicaciones. NIVEL DE DATOS: está compuesto por los datos, gestionados por un sistema gestor de base de datos que maneja la aplicación. 1.3.7 Servidor de aplicaciones Un servidor de aplicaciones es una herramienta web con capacidad de procesamiento, por lo que suele ser a la vez un servidor web y servidor de lógica de negocio. Cliente servidor Cuando se utiliza un servicio en Internet, como consultar una base de datos se establece un proceso en el que entran en juego dos partes. Por un lado, el usuario, quien ejecuta una aplicación en el ordenador local: el denominado programa cliente. Navegador web Un navegador web (web browser) es un programa que permite visualizar la información que contiene una página web, interpreta el código de la página (HTML, php, jsp) y se muestra en la pantalla. Es una herramienta que permite al usuario interactuar con el sistema 1.3.8 Seguridades web 1.3.8.1 Definición Las aplicaciones web deben cumplir con un sinnúmero de requisitos para establecer el nivel de seguridad que tengan esto se da desde su desarrollo, es decir desde la programación. Entre los principales aspectos están: Autorización Asegurar que todas las peticiones pasan por un formulario de autenticación, y que éste no se puede saltar. Asegurar que todas las páginas cumplen el requisito de autenticación. 1.3.9 PHP 1.3.9.1 Definición El un lenguaje de programación de código abierto adecuado para el desarrollo de aplicaciones web dinámicas embebidas en código HTML. Fue uno de los primeros lenguajes que se incrustó en código HTML. Creado por Rasmus Lerdorf en 1995. 15 1.3.9.2 Características El lenguaje es multiplataforma y se ejecuta sistema operativo. Tiene la capacidad de conexión con los diferentes gestores de bases de datos. Es una herramienta de software libre. 1.3.10 PostgreSQL 1.3.10.1 Definición Es un gestor de base de datos relacional de código abierto, perteneciente a las herramientas de software libre. 1.3.10.2 Características Utiliza un modelo cliente servidor. Integridad referencial. Ofrece base de datos potente, robustez, estables. 1.4 Análisis crítico sobre el objeto de investigación En referencia a todos los aspectos antes mencionados de la forma que la empresa Agroriego lleva a cabo sus procesos contables en hojas de cálculo, otras en forma manual, en general deficiencia y errores en algunos procesos dentro de contabilidad, perdida de información, documentos en formato físico ilegibles, redundancia de datos; provocan conflictos entre el departamento de contabilidad con las respectivas sucursales. 1.5 Conclusiones parciales del capitulo La base fundamental de toda investigación es la teoría la cual enmarca los verdaderos conceptos teóricos de diferentes autores que ayudan a fundamentar los procesos contables, sistemas de información y desarrollo de la aplicación web es decir en base a la teoría se puede conceptualizar cada proceso contable y sistematizarlo dependiendo de la políticas de la empresa, a través de las herramientas tecnológicas utilizadas. 16 CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1 Caracterización del sector Realizar un estudio general de los procesos contables de la empresa Agroriego de la ciudad de Mira Provincia del Carchi. 2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de investigación 2.2.1 Modalidad de investigación Para desarrollar el proyecto de tesis se empleó la investigación cuantitativa y cualitativa, para obtener datos reales sobre los clientes y a los trabajadores Ing. Cristian Reina ventas de la sucursal Pimampiro se realizo encuestas, por lo que se aplica la metodología cuantitativa, para la entrevista a Ing. Flavio Ricaurte gerente y Ing. Marcia Ricaurte contadora de Agroriego se aplicó la modalidad cualitativa, una vez obtenido estos datos se procede obtener un aplicación web de gestión contable acorde a las necesidades de la empresa. 2.3 Propuesta del investigador 2.3.1 Tipos de investigación Para desarrollar esta Aplicación Web se emplea la metodología deductiva adquiriendo conocimientos generales de fuentes bibliográficas que ayudan a resolver los posibles problemas en los procesos de procesos contables que se llevan en la empresa, de esta forma que mejora los proceso y los tiempos de ejecución de estos, también se utilizar la metodología documental ya que ayuda a utilizar las herramientas necesarias y óptimas para desarrollar la aplicación web. 2.3.2 Población El nombre de la población y sus respectivos valores totales se muestran en la siguiente tabla: 17 Tabla 1 Representación de la población Población Total Clientes 230 Vendedores 5 Gerente 1 Contadora 1 Elaborado por: Marcelo Martínez La población Clientes se establece de acuerdo al número de facturas en ventas registradas en la matriz y sucursales durante el mes de diciembre de 2011. Respecto al tamaño de la población es un valor pequeño por lo que se puede realizar las encuestas a todos los clientes. La población empleados es 7 quienes realizan las ventas en las sucursales, registran los movimientos contables de la empresa y un gerente que administra la empresa. 2.3.3 Técnicas e instrumentos La encuesta se estructuró con la finalidad de obtener información que ayude al desarrollo de la aplicación web, la misma que se realizó el 16 de diciembre del año 2011 en la empresa Agroriego, de acuerdo como llegaban los clientes primero se explicó el objetivo de la encuesta y lo que se desea obtener a base de dicha encuesta, luego se facilitó a cada cliente una encuesta para que la procedieran a contestarla, de la misma manera se procedió en la encuesta a los empleados de la empresa. La entrevista se realizó al Ing. Flavio Ricaurte gerente de la empresa Agroriego, mediante el diálogo se explicó el objetivo de la entrevista para luego pasar en orden a cada una de las preguntas ya establecidas, además se explicó la estructura de la aplicación web, los módulos y el funcionamiento de éstos, durante la entrevista surgieron algunos aspectos adicionales como algunos parámetros e información adicional que se tenía que establecer para ayudar al desarrollo del sistema, los mismo que fueron acordados y explicados en dicho momento. Finalmente la entrevista se desenvolvió de una forma exitosa se consiguió recolectar la información requerida. 18 2.3.4 Encuesta dirigida a clientes de la empresa Agroriego. 1. ¿Es útil para usted que la empresa tenga un sitio web informativo? Tabla 2 Representación de los valores y porcentajes de la pregunta 1 OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 170 74% NO 60 26% Elaborado por: Marcelo Martínez Gráfico 1 Representación estadística de la pregunta 1 Pregunta 1 NO 26% SI 74% Elaborador por: Marcelo Martínez Análisis: El 74% de la población encuestada manifiesta que si es útil para ellos que la empresa disponga de un sitio web informativo, por consiguiente implementar dicho sitio web es factible. Además, este sitio web informativo permitiría a la empresa consolidar su relación con el cliente, acceder a nuevos mercados y crear nuevos productos y servicios. (CYBERSUDOE, 2010) 19 2. ¿Cree conveniente que la empresa publique los productos nuevos en el sitio web? Tabla 3 Valores y porcentajes de la pregunta2 clientes OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 200 87% NO 30 13% Elaborado por: Marcelo Martínez Gráfico 2 representación estadística pregunta 2 clientes Pregunta 2 NO 13% SI 87% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: Mediante la visualización al gráfico se puede apreciar claramente que el mayor porcentaje de clientes está de acuerdo que los productos nuevos que ingresen a la empresa sean publicados en el sitio web para ser más eficiente su compra y se optimice su tiempo de mejor manera. 20 3. ¿Le gustaría que el sitio web tenga enlaces a las redes sociales con facebook, twiter y youtube de la empresa? Tabla 4 Valores y porcentajes de la pregunta 3 OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 147 64% NO 83 36% Elaborado por: Marcelo Martínez Gráfico 3 representación estadística pregunta 3 clientes Pregunta 3 NO 36% SI 64% Elaborador por Marcelo Martínez Análisis: De un total de 230 clientes encuestados el 64 % manifiesta que el sitio web tenga enlaces a las redes sociales como facebook, twiter, youtube, mientras 36 % de personas encuestadas manifiesta que no le gustaría que el sitio tenga dichos enlaces. Por tal motivo es conveniente según los resultados que el sitio web si tenga los enlaces a las redes sociales como facebook, twiter y youtube. 21 4. ¿Es necesario tener en el sitio web un espacio para que usted escriba sus comentarios? Tabla 5 valores y porcentajes de la pregunta 4 clientes OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 128 56% NO 102 44% Elaborado por Marcelo Martínez Gráfico 4 representación estadística pregunta 4 clientes Pregunta 4 NO 44% SI 56% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: El 56% que es la mayoría de la población encuestada cree que es necesario que el sitio web de la empresa tenga un espacio en el que puedan escribir sus comentario. Motivo por el cual es conveniente que la empresa implemente un espacio de comentarios en el sitio web. Así la empresa Agroriego puede conocer las observaciones, sugerencias y recomendaciones de parte de sus clientes. 22 5. ¿Le gustaría que el sitio web tenga un catálogo con búsquedas personalizadas de los productos que la empresa tiene en stock? Tabla 6 Representación de valores y porcentajes de la pregunta 5 clientes OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 142 62% NO 88 38% Elaborado por Marcelo Martínez Gráfico 5 representación estadística pregunta 5 clientes Pregunta 5 NO 38% SI 62% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: De un total de 230 clientes encuestados el 62% manifiesta que le gustaría que el sitio web tenga un catalogo de consultas personalizadas de los productos que la empresa tiene en stock, mientras el 38% manifiesta que no le gustaría dicho catalogo con consultas personalizadas; de acuerdo a la mayoría el resultado es que si le gustaría que el sitio tenga un catalogo con consultas personalizadas de los productos que la empresa tiene en stock. 23 6. ¿Sería útil para usted que la empresa publique en la aplicación sitio web los productos en oferta? Tabla 7 Representación valores y porcentajes de la pregunta 6 clientes OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 183 80% NO 45 20% Elaborado por Marcelo Martínez Gráfico 6 representación estadística pregunta 6 clientes Pregunta 6 NO 20% SI 80% Elaborador por Marcelo Martínez Análisis: La mayoría de la población encuestada que es el 80% argumenta que la empresa Agroriego debe publicar los productos en oferta en el sitio web, mientras 20% de las personas contesto que no es útil que la empresa publique los productos en oferta; por consiguiente el resultado es que si es útil que la empresa publique los productos en oferta en su sitio web. Permitiéndole a la empresa tener mayor presencia en el mercado en internet y atraer nuevos clientes. 24 7. ¿Sería útil para usted que el sitio web muestre información técnica sobre el manejo correcto de cultivos y animales? Tabla 8 valores y porcentajes de la pregunta 7 clientes OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 89 39% NO 141 61% Elaborado por Marcelo Martínez Gráfico 7 representación estadística pregunta 7 clientes Pregunta 7 SI 39% NO 61% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: De un total de 230 personas encuestados el 39% contestó que es útil que la empresa Agroriego muestre información técnica sobre el manejo correcto de cultivos y animales en un sitio web, mientras que el 61% manifiesta que no es útil que la publicación de esta información; de acuerdo a la mayoría el resultado es que no es útil que la empresa publique la información técnica sobre el manejo correcto de cultivos y animales. 25 8. ¿Es útil para usted que el sitio web tenga videos técnicos en el uso de los productos que la empresa vende? Tabla 9 y porcentajes de la pregunta 8 clientes OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 179 78% NO 51 22% Elaborado por Marcelo Martínez Gráfico 8 representación estadística pregunta 8 clientes Pregunta 8 NO 22% SI 78% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: Con la visualización de este gráfico se puede apreciar, que la mayoría de la población está de acuerdo que la empresa publique videos de los productos que comercializan en el sitio web, videos en los que se expongan su origen, beneficios y el correcto uso de estos productos para no correr riesgos al momento de aplicarlo. 26 9. ¿Le gustaría que la aplicación web tenga un espacio para que usted pueda registrarse como cliente de la empresa? Tabla 10 representación de valores y porcentajes de la pregunta 9 clientes OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 76 33% NO 154 67% Elaborado por Marcelo Martínez Gráfico 9 representación estadística pregunta 9 clientes Pregunta 9 SI 33% NO 67% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: De la población encuestada, 33% manifiesta que si le gustaría que el sitio web de la empresa tenga un espacio para que los clientes puedan registrarse y el 67% de las personas confirmo que no es necesario para ellos registrarse en el sitio web como cliente de la empresa. 27 10. ¿Le gustaría acceder a la cuenta y visualizar todas las facturas que la empresa le ha generado? Tabla 11 Representación de valores y porcentajes de la pregunta 10 clientes OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 90 39% NO 140 61% Elaborado por Marcelo Martínez Gráfico 10 representación estadística pregunta 10 clientes Pregunta 10 SI 39% NO 61% Elaborador por Marcelo Martínez Análisis: De los 230 clientes encuestados; el 61% determina que no le gustaría tener una cuenta para acceder y poder visualizar todas las facturas realizadas en la empresa, por consiguiente el resultado es que los clientes no tienen interés por contar con esta información. 28 2.3.5 Encuesta dirigida a empleados de la empresa Agroriego. 1. ¿Tiene conocimientos acerca de cómo navegar en Internet? Tabla 12 Representación de valores y porcentajes de la encuesta 1 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 7 100% NO 0 0% Elaborado por Marcelo Martínez Gráfico 11 representación estadística pregunta 1 empleados Pregunta 1 NO 0% SI 100% Elaborador por Marcelo Martínez Análisis: La totalidad de los empleados contestaron que tiene conocimientos generales de cómo navegar en internet. Por lo tanto cuando sea implantado el sitio web informativo dentro de la empresa los empleados no presentarán dificultad al momento navegar en el sitio web. 29 2. ¿Cuál navegador web utiliza cuando navega en Internet? Tabla 13 representación de valores y porcentajes de la pregunta 2 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE FIREFOX 6 86% GOOGLE CHROME 1 14% OTROS 0 0% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 12 representación estadística pregunta 2 empleados GOOGLE CHROME 14% Pregunta 2 OTROS 0% FIREFOX 86% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: De un total de 7 empleados encuestados el 86% contestó que utiliza el navegador Firefox, un 14% el navegador google Chrome, un 0% el navegador Opera y un 0% otros navegadores. Por lo tanto según el gráfico se muestra que el mayor porcentaje de los encuestados respondieron que usan el navegador Firefox y los demás en menores porcentajes. 30 3. ¿Tiene una cuenta activa de correo electrónico? Tabla 14 representación de valores y porcentajes de la pregunta 3 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 6 84% NO 1 14% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 13 representación estadística pregunta 3 empleados Pregunta 3 NO 14% SI 86% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: El correo en la empresa es importante, ya que es la forma más sencilla de compartir información con los demás miembros de una organización, De esta manera tanto las empresas y profesionales como sus clientes reducen los gastos en correo, faxes y llamadas telefónicas a sólo lo imprescindible (blog, 2009). Por lo que la empresa cuenta con una gran ventaja al contar con correo electrónico al igual que sus empleados ya que casi el total de los empleados cuentan con correo electrónico. 31 4. ¿Es útil para usted que se envié a su correo el rol de pagos? Tabla 15 representación de valores y porcentajes de la pregunta 4 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 5 71% NO 2 29% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 14 representación estadística pregunta 4 empleados Pregunta 4 NO 29% SI 71% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: De un total de 7 empleados encuestados el 71% contestó que sí es útil que se envíe al correo electrónico el rol de pagos, mientras un 29% de los empleados respondió que no es útil este proceso. Pudiendo utilizar el correo electrónico no solo para recibir roles de pago, sino oficios, memorandos, solicitudes, etc. haciendo un mejor uso de esta herramienta y optimizando tiempo dentro de la empresa. 32 5. ¿En qué fecha le gustaría recibir el rol de pagos en su correo? Tabla 16 representación de valores y porcentajes de la pregunta 5 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE UN DÍA ANTES 4 57% ÚLTIMO DÍA 2 29% PRIMER DIA SIGUIENTE MES 1 14% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 15 representación estadística pregunta 5 empleados Pregunta 5 14% UN DÍA ANTES ÚLTIMO DÍA 29% 57% PRIMER DIA SIGUIENTE MES Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: Se puede apreciar, que la mayoría de la población le gustaría recibir un día antes del fin de mes el rol de pagos en el correo electrónico, mientras un 29% de los empleados respondió que el último día de cada mes y un 14% contesto que le gustaría recibir el rol de pagos en el correo el primer día del siguiente mes. Por lo tanto según el gráfico se muestra que el mayor porcentaje de los encuestados respondieron le gustaría recibir el rol de pagos un día antes del fin de mes. 33 6. ¿Cómo le gustaría acceder a la cuenta? Tabla 17 representación de valores y porcentajes de la pregunta 6 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE CC 2 29% USUARIO Y CONTRASEÑA 5 71% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 16 representación estadística pregunta 6 empleados Pregunta 6 29% CC USUARIO Y CONTRASEÑA 71% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: La mayoría de la población opina que la mejor manera para acceder a su cuenta es con un usuario y contraseña. Esto le permitiría al empleado proteger y conservar la información almacenada en su computadora, correo electrónico o cuentas bancarias de terceras personas o de posibles ladrones informáticos. 34 7. ¿Cómo empleado considera que es importante el uso de un sistema de cálculo de roles de pago? Tabla 18 representación de valores y porcentajes de la pregunta 7 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 6 86% NO 1 14% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 17 representación estadística pregunta 7 empleados Pregunta 7 NO 14% SI 86% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: Como se puede observar en el gráfico, el 86% de la población encuestada manifestó que sí es importante usar un sistema que calcule los roles de pagos, mientras un 14% de los empleados respondió que no es importante. Sistema que permitiría a la empresa aligerar el proceso administrativo lo que mejora también su eficiencia y eficacia. 35 8. ¿Es importante para usted que la aplicación muestre los ingresos y egresos de su rol de pagos? Tabla 19 representación de valores y porcentajes de la pregunta 8 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 7 100% NO 0 0% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 18 representación estadística pregunta 8 empleados Pregunta 8 NO 0% SI 100% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: El 100% de la población encuestada contestó que sí es importante que la aplicación muestre los ingresos y egresos en el rol de pagos, mientras un 0% respondió que no es importante mostrar los ingresos y egresos. Por lo tanto los empleados de la empresa podrían visualizar de mejor manera detallada sus gastos e ingresos. 36 9. ¿Es importante que la aplicación genere un reporte de las horas laboradas? Tabla 20 representación de valores y porcentajes de la pregunta 9 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 4 57% NO 3 43% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 19 representación estadística pregunta 9 empleados Pregunta 9 NO 43% SI 57% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: Del total de los 7 empleados encuestados, pertenecientes a la empresa; más de la mitad de la población opina que sí es importante que la aplicación genere un reporte de horas laboradas. Así la empresa puede respetar su jornada laboral al igual que los empleados cumplirla. 37 10. ¿Le gustaría que la aplicación le muestre un historial acerca de los roles de pago? Tabla 21 representación de valores y porcentajes de la pregunta 10 empleados OPCIÓN TOTAL PORCENTAJE SI 7 100% NO 0 0% Elaborador por Marcelo Martínez Gráfico 20 representación estadística pregunta 10 empleados Pregunta 10 NO 0% SI 100% Elaborado por Marcelo Martínez Análisis: De un total de 7 empleados encuestados el 100% contestó que sí le gustaría que la aplicación muestre un historial del rol de pagos, mientras un 0% respondió que no le gustaría que la aplicación muestre el historial. Por lo tanto según el gráfico se muestra que el mayor porcentaje de los encuestados respondieron si a la pregunta. 38 2.3.6 Entrevista a Ing. Marcia Ricaurte Contadora de la empresa Agroriego 1. ¿Cómo lleva cada ciclo contable de la empresa? El ciclo contable que se lleva a cabo es el siguiente: Primero el estado de situación financiera que es con lo que la empresa inicia sus actividades de tipo comercial como activos corrientes, caja, bancos, inventarios de mercaderías, activos fijos como edificios, los pasivos corrientes es decir las deudas que tiene la empresa con terceras personas como proveedores (cuentas por pagar, documentos por pagar). En segundo lugar el libro diario es un documento donde se registra todas las transacciones que la empresa realiza. Tercero el libro mayor donde se clasifica y organiza cada cuenta por separado. Cuarto el balance de comprobación un documento contable donde se comprueba las sumas y saldos de cada de las asiento contable. Quinto se realizan los ajustes al final del periodo contable el mismo que permite conocer el estado real de las cuentas y finalmente los estados financieros. 2. ¿Cómo registra las transacciones que se realizan en la empresa? Todas las transacciones que se realizan en la empresa se registran en el libro diario después se aplica todo el proceso explicado en la anterior pregunta. 3. ¿El proceso de cierre de caja se realiza al final del dia o en que horario? El proceso de cierre de caja se realiza al final de cada día, por el motivo de que los trabajadores encargados de las ventas suman todas las ventas que se efectúan y depositan al siguiente día en el banco para mantener una seguridad y mejor control de este proceso. 4. ¿Cómo determina la forma de pago de los clientes si no es en efectivo? Primeramente los señores clientes que necesitan un crédito tienen que dirigirse personalmente a la gerencia de la empresa y ella es quien establece si se puede o no 39 realizar el crédito, pero bien la mayoría es así el crédito es para un tiempo de 1 a 6 meses para los clientes conocidos. 5. ¿Cómo organiza la información de los procesos contables? La información es organizada a través del ciclo contable en base a las fechas cronológicamente según como se presenta las transacciones. 6. ¿Cómo se determina el precio de venta de los productos? El precio de venta se establece o determina según el mercado y en base a la competencia, no se puede establecer precios altos principalmente porque las leyes no lo permiten; en base a la competencia es decir no podemos poner precios altos porque no se vendería, pero en base a los precios de venta al público que viene etiquetado en cada producto se puede ganar un 10% de utilidad. 7. ¿Cómo registra las transacciones en el libro diario? Todas y cada una de las transacciones se registran cronológicamente en base a las fechas que se presentan. 8. ¿Cómo se registra la información cuando llegan los productos de los proveedores? La persona encargada de ventas y bodega en cada sucursal es responsable de este proceso es quien lleva un registro de las ventas y del inventario de mercadería, debe comparar el pedido con la fecha de factura. 9. ¿Cuál es el método contable para registra los productos en inventarios de mercadería? El método contable para el registro de los productos en inventarios de mercadería es el método promedio ponderado. 10. ¿Cómo categoriza los productos que comercializa la empresa? Los productos que se comercializa se clasifican como abonos, fungicidas, fertilizantes, matamalezas, cada uno tiene muchos productos que pertenecen a cada categoría. 40 2.3.7 Entrevista a Ing. Flavio Ricaurte Gerente de Agroriego 1. ¿La empresa y las sucursales cuentan con el servicio de Internet? La empresa cuenta con el servicio de internet únicamente en la matriz ubicada en la ciudad de Mira, las sucursales no cuentan con este servicio pero en base a las utilidades que presta este servicio la empresa tiene a contratar este servicio en el futuro. 2. ¿Los empleados de la empresa tiene conocimientos basicos de internet? Por supuesto que si, los empleados son profesionales y tienen los conocimientos básicos aunque algunos si avanzados en cuando a navegar en internet. 3. ¿Ha tenido falencias en los cálculos contables que se llevan manualmente? Lamentablemente si existe errores en cálculos contables y no son bien acogidos por quienes los realizan, además los errores generan perdidas de tiempo en otros procesos dentro de la empresa. 4. ¿En los reportes que tipo de información necesita usted para administrar la empresa? Para mi forma de administrar la empresa es necesario visualizar información específica es decir los resultados de las ventas al día, a la semana, al mes, de la misma manera las compras a los proveedores, los clientes y sus cifras de compras, los productos más comercializados. 5. ¿En la presentación información por parte del contador en qué fecha es necesario que se presente? La presentación mensual de los reportes de contabilidad para visualizar como está la empresa y si hay que mejorar o invertir tomar las debidas decisiones. 6. ¿Los reportes que usted necesita son muy importantes, cual es la fecha que le gustaría que se entregue? A mi gustaría que este allí en toda fecha si es posible o cuando yo necesite lo haré saber para que me muestre. 41 7. ¿Le gustaría que los reportes se muestre en gráficos estadísticos? Mejor así es más fácil de comprender los gráficos estadísticos y me ahorraría mucho estar leyendo cada una de las cifras. 8. ¿En qué se basa para dar de baja un producto y no comprarlo a los distribuidores? Bueno ahí me toca preguntar a los señores de las ventas y porque causas no se vende algún productos y tomar alguna decisión como por ejemplo ponerlo en promociones para evitar pérdidas económicas. 9. ¿Cuáles son los problemas en la informacion de los reportes que ha tenido? Principalmente es el tiempo que si pido de un día para otro no es posible si es un procesos largo me dice la contadora, pero en ocasiones si es posible, algunos errores en las cifras, entre otros que suelen pasar. 10. ¿Cuál es el proceso que se realiza cuando se devuelve los productos a los proveedores? Principalmente si el producto no está de acuerdo a la factura que envió a los proveedores para que hagan llegar, así como también si existe algún producto en mal estado por causas de transporte o de fábrica. 11. ¿Qué requisitos debe tener un cliente para que usted le permita tener un crédito? En cuanto a los pagos tiene que estar al día con nosotros, no ser un cliente con una cuenta por cobra para la empresa y que se cliente durante un periodo de 3 años y sus compras sean frecuentes. 2.4 Conclusiones parciales del capítulo Para finalizar con el capítulo se concluye que la metodología es fundamental debido a que con sus pasos establecidos se consigue una investigación estructurada y ordenada, dando como resultado resolver el problema. De esta forma se mejora el desarrollo del proyecto y se consigue llegar a los objetivos planteados. 42 CAPÍTULO III DESARROLLO DE PROPUESTA 3.1 Análisis de los resultados 3.1.1 Introducción El propósito de este documento es recolectar, analizar y definir las las características de una aplicación web que gestione la información de los procesos contables de la empresa Agroriego. 3.1.2 Alcance La aplicación web de gestión contable permitirá administrar todos los procesos contables de la empresa como: los procesos de inventario, facturación en compras y ventas, roles de pago, administración de parámetros, banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, proveedores y clientes. 3.1.3 Definición, acrónimos y abreviaturas. RUC El Proceso Unificado de Rational (Rational Unified Process en inglés, habitualmente resumido como RUP) es un proceso de desarrollo de software desarrollado por la empresa Rational Software, actualmente propiedad de IBM. Junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la metodología estándar más utilizada para el análisis, diseño, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos. UML Es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y utilizado en la actualidad; está respaldado por el OMG (Object Management Group). Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema Postgresql Es un SGBD relacional orientado a objetos y libre, publicado bajo la licencia BSD. Como muchos otros proyectos de código abierto, el desarrollo de PostgreSQL no es manejado por una empresa y/o persona, sino que es dirigido por una comunidad de desarrolladores que trabajan de forma desinteresada, libre y/o apoyada por organizaciones comerciales. 43 Ajax es un lenguaje de programación interpretado, dialecto del estándar ECMAScript. Se define como orientado a objetos, 3 basado en prototipos, imperativo, débilmente tipado y dinámico. 3.1.4 Posicionamiento 3.1.4 Oportunidad de negocio La aplicación web permitirá a la empresa generar información en tiempo real entre las sucursales. Además permite la operatividad del usuario con la aplicación ya que cuenta con menús y formularios amigables con el usuario. 3.1.4 Sentencia que define el problema Tabla 22 representación de Sentencia que define el problema Deficiencia en el proceso contable en la empresa Agroriego del Cantón Mira El problema de Provincia del Carchi. Afecta a La empresa Una solución adecuada seria Implantar una aplicación web para gestión contable de la empresa Agroriego del Cantón Mira Provincia del Carchi. Elaborador por Marcelo Martínez Descripción Para proveer de una forma eficiente la metodología que se ajusta a las necesidades es los usuarios del sistema es necesario involucrar a cada uno de ellos en forma general con todos sus funciones y procesos que realiza. 44 Descripción de stakholders (participantes en el proyecto) y usuarios. Para mejorar el desarrollo y funcionamiento de la aplicación web es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos. También es necesario identificar a los usuarios del sistema para establecer los procesos que cada uno de ellos realiza. Esta sección muestra los participantes y los usuarios involucrados en la aplicación web, así como los problemas más importantes que estos perciben para enfocar la solución propuesta hacia ellos. Resumen de stakholders Tabla 23 representación de Resumen de Stakholders Nombre Descripción Responsabilidades Edison Marcelo Martínez Desarrollador de la Funcionalidades de la Muñoz. aplicación web. aplicación. Ing. Flavio Ricaurte Gerente Seguimiento del desarrollo de la aplicación. Elaborador por Marcelo Martínez Resumen de usuarios Tabla 24 representación de Resumen de usuarios Nombre Descripción Stakholders Gerente Intermediario y usuario de la Gerencia aplicación. Contadora Usuario de la aplicación. Contadora Trabajador ventas Usuario de la aplicación. Vendedor Administrador Administrador de la aplicación web. Administrador Elaborador por Marcelo Martínez 45 Perfil de stakholders Desarrollo de la aplicación web Tabla 25 representación de Perfil de Stakholders Representante: Edison Marcelo Martínez Muñoz. Descripción: Desarrollador de la aplicación web. Tipo: Estudiante de sistemas Responsabilidades: Encargado del análisis de requerimientos, diseño de la interfaz, realizar el seguimiento del desarrollo de la aplicación. Programación de la aplicación web para la gestión contable. Elaborador por Marcelo Martínez Perfil de stakholders Descripción global del producto Perspectiva del proyecto El proyecto a desarrollar es una aplicación web para la gestión contable de la empresa Agroriego, con el objetivo de mejorar cada proceso contable dentro de la misma. . Tabla 26 representación de beneficios de gerencia Beneficio de gerencia Características que lo apoyan Método fácil y rápido para el proceso de Interfaz de usuario amigable. toma de decisiones. Utilización de recursos como es el internet. Aplicación web. Mayor facilidad para el acceso a datos. Base de datos. Elaborador por Marcelo Martínez 46 Tabla 27 representación beneficios de contadora Beneficio de contadora Características que lo apoyan Método fácil y rápido para el proceso Interfaz de usuario amigable. contable. Utilización de recursos como es el internet. Aplicación web. Mayor facilidad para el acceso a datos. Base de datos. Elaborador por Marcelo Martínez Tabla 28 representación beneficios de vendedor Beneficio del vendedor Características que lo apoyan Método fácil y rápido para el proceso de Interfaz de usuario amigable. ventas. Utilización de recursos como es el internet. Aplicación web. Mayor facilidad para el acceso a datos. Base de datos. Elaborador por Marcelo Martínez Tabla 29 representación beneficios de cliente Beneficio del cliente Características que lo apoyan Método fácil y rápido para el acceso a Interfaz de usuario amigable. información de la empresa. Utilización de recursos como es el internet. Aplicación web. Elaborador por Marcelo Martínez 47 3.1.5 Casos de uso 3.1.5.1 Modelos de Casos de uso Caso de uso de gerencia El actor gerente está relacionado con los siguientes casos de usos Consulta de producto más vendido, Consulta de productos menos vendido, Consulta de productos en stock, Consulta de cuentas por Pagar, Consulta de cuentas por Cobrar, Consulta de roles de Pagos, Consulta de Clientes con mayor saldo de compra, Consulta de Estado de resultados. Gráfico 211 Especificación caso de gerencia Consulta de producto más vendido Consulta de productos menos vendido Consulta de productos en stock Gerencia Elaborador por Marcelo Martínez Casos de uso Contadora El actor gerente está relacionado con los siguientes casos de usos, Registro plan de cuentas, Registro de Parámetros contables, Registro de transacciones de ingreso, Registro de transacciones de salida, Registro de Roles de Pagos, Reportes libro diario, Reportes mayorización, Reportes estado resultado, Reportes estado financiero, Reportes facturas compras y ventas, Reportes cuentas por Cobrar y por Pagar. 48 Gráfico 22 Especificación caso de contador Registro plan de cuentas Registro de Parámetros contables Registro de transacciones de ingreso Contadora Registro de transacciones de salida Registro de Roles de Pagos Reportes libro diario Reportes mayorización Reportes estado resultado Reportes estado financiero Reportes facturas compras y ventas Reportes cuentas por Cobrar y por Pagar Elaborador por Marcelo Martínez Casos de uso Vendedor El actor gerente está relacionado con los siguientes casos de usos como registro de clientes, Registro facturas ventas, Consulta de kardex, Consulta de ventas diario, Devoluciones de productos, Reportes kardex. 49 Gráfico 23 Especificación caso de vendedor. Registro de clientes Registro facturas ventas Consulta de kardex Vendedor Consulta de ventas diario Devoluciones de productos Reportes kardex Elaborado por Marcelo Martínez Casos de uso Empleado El empleado o trabajador está relacionado con el siguiente caso de uso como es reporte del rol de pagos, registro de datos personales. Gráfico 24 Especificación caso de empleado. Reportes de roles de pago Trabajador Registro datos personales Elaborado por Marcelo Martínez 50 Casos de uso administrador de sistema El actor administrador del sistema está relacionado con el siguiente caso de uso registro de de usuarios, Administración de usuarios, reportes de transacciones de usuarios, Backup de la base de datos. Gráfico 25 Especificación caso de administrador Registro de usuarios Administración de usuarios Reportes de transacciones de usuarios Backup de la BDD Administrador Elaborado por Marcelo Martínez Base de datos Gráfico 26 base de datos Elaborado por Marcelo Martínez 51 La base de datos está gestionada en PostgreSQL organizada por categorías en primer lugar los que se refiere a la seguridad tiene los roles y asignación de usuarios, en la segunda están las tablas del modulo contable en las que se describen las principales tablas las que permiten el funcionamiento eficiente, los nombres de la tablas representan los registros que almacenan, cada tabla tiene en común un id que ayuda a relacionarlas entre si, a continuación las siguientes tablas, factura compra, detalle compra, factura venta, detalle venta, proveedor, cliente, producto, medidas (productos), categoría, kardex, plan de cuentas, asientos (contables),auditoria, tipos de usuarios o roles, accesos al sistema que se usa para la auditoria. Y en tercer lugar el modulo de recursos humanos en el que están los roles de pagos cada tabla tiene internamente programado triggers que ayudan a ser que los procesos se ejecuten automáticamente en las otras tablas que están relacionadas. 3.1.6 Diagrama nivel 0 ADMINISTRADOR CONTADORA Reportes y consultas reportes consultas configuraciones configuracionesde ingresa asientos contables GESTION CONTABLE información de facturas Reportes y consultas GERENCIA VENDEDOR Reportes y consultas 3.1.7 Diccionario de datos Tabla kardex Tabla 30 representación de tabla kardex Nombre de campo id_kardex id_producto id_factura Fecha Detalle tipo bigserial int8 bigint date varchar(200) referencia bl_producto(id_producto), 52 cantidad costo_unitario costo_total es_entrada numeric(13,2) numeric(13,2) numeric(13,2) boolean Elaborado por Marcelo Martínez Tabla producto Tabla 31 representación de tabla producto Nombre de campo id_producto codigo descripcion marca unidad_medida id_categoria tipo bigserial varchar(30), varchar(80), varchar(30), varchar(20) int references referencia tbl_categoria(id_categoria), Elaborador por Marcelo Martínez Tabla usuario Tabla 32 representacion de tabla usuario Nombre de campo alias clave id_rol estado bool tipo varchar(15) varchar(100) int4 boolean referencia tbl_rol(id_rol) Elaborador por Marcelo Martínez 53 3.1. Diseño de Entradas 3.1.1 Parámetros contables Gráfico 27 representación parámetros contables Elaborado por Marcelo Martínez El formulario (Gráfico 27) permite configurar los parámetros del módulo de contabilidad, el IVA, número de comprobante diario inicial, número de comprobante de ingreso, número de comprobante de egreso inicial, cuanta de bancos. Finalmente se debe registrar con el botón guardar. 54 3.1.1 3 Registrar plan de cuentas Gráfico 28 Representación plan de cuentas Elaborado por Marcelo Martínez El formulario de usuarios permite registrar el plan de cuentas, asignar un nombre y el tipo de cuenta al que pertenecen, tiene el botón guardar que ejecuta el evento para guardar los registros en la base de datos y un botón regresar que permite regresar al formulario anterior. 55 3.1.2 Diseño de salidas. 3.1.2.1 Reporte de plan de cuentas Gráfico 29 representación plan de cuentas Elaborado por Marcelo Martínez El reporte de plan de cuentas permite visualizar las cuentas registradas mediante un código, nombre y grupo, representas las cuentas que la empresa va a utilizar en el periodo contable para sus respectivas transacciones. 56 3.1.9.2 Reporte de libro diario Gráfico 30 reporte de libro diario Elaborado por Marcelo Martínez El reporte de libro diario permite a los usuarios visualizar los asientos que se han registrado en el sistema en orden cronológico como se han realizado, organizados según la clasificación del plan de cuentas como son fecha, código, detalle, Debe y Haber. Y los respectivos valores que tienen cada uno de estos. 57 3.1.2.3 Reporte de Mayorización Gráfico 31reporte Mayorización Elaborado por Marcelo Martínez El reporte de Mayorización permite a los usuarios visualizar los asientos que se han registrado en el sistema en orden cronológico, organizados según la clasificación del plan de cuentas con los saldos respectivos. Y los respectivos valores que tienen cada uno de estos. Permite mostrar el reporte según los parámetros de búsqueda que tiene establecido. 58 3.1.3 Pruebas de software Debido a la existencia de errores en el código fuente, de programación, interface se debe incorporar una actividad que garantice la calidad del software. Objetivo de las pruebas La prueba es el proceso de ejecución de un programa con la intención de detectar un error. Un buen caso de prueba es aquel que tiene una alta probabilidad de mostrar un error no descubierto hasta entonces. Una prueba tiene éxito si detecta errores no encontrados hasta entonces. Facilidad de prueba La facilidad de prueba del software es la de probar un programa de computadora. Como la prueba es tan profundamente difícil, merece saber qué se puede hacer para hacerlo más sencillo. Existen métricas que pueden usarse para medir la facilidad de prueba en la mayoría de sus aspectos. La siguiente lista de comprobaciones proporciona un conjunto de características que llevan a un software fácil de probar. Operatividad El sistema tiene pocos errores(los errores añaden sobrecarga de análisis y de generación de informes al proceso de prueba). Ningún error bloquea la ejecución de las pruebas. El producto evoluciona en fases funcionales (permite simultanear el producto y las pruebas). Observabilidad Se genera una salida distinta para cada entrada. Los estados y variables del sistema están visibles o se pueden consultar durante la ejecución. 59 Los estados y variables anteriores del sistema están visibles o se pueden consultar, por ejemplo el registro de una transacción. Controlabilidad Todos los resultados posibles se pueden generar a través de alguna combinación de entrada. Todo el código es ejecutable a través de alguna combinación de entrada. El ingeniero de pruebas puede ejecutar directamente los estados y las variables del hardware y software. Capacidad de descomposición El sistema software está construido con módulos independientes. Los módulos del software se pueden probar independientemente. Simplicidad Simplicidad funcional (por ejemplo el conjunto de características mínimo necesario para cumplir los requisitos). Simplicidad estructural (por ejemplo, la arquitectura es modular para limitar la propagación de fallos). Simplicidad de código (por ejemplo, se adopta un estándar de código para facilitar la inspección y el mantenimiento). Estabilidad Los cambios del software son infrecuentes. Los cambios del software están controlados. Los cambios del software no invalidad las pruebas existentes. Facilidad de comprensión El diseño se han entendido perfectamente. Las dependencias entre los componentes internos, externos y compartidos se han entendido perfectamente. 60 Prueba de entornos especializados A medida que el software se ha hecho más complejo, ha crecido también la necesidad de enfoques de pruebas especializadas. Los métodos de pruebas de caja blanca y de caja negra son aplicables a todos los entornos, arquitecturas y aplicaciones pero a veces se necesitan unas directrices y enfoques únicos para las pruebas. 3.1.10 Aplicación de las pruebas Las pruebas se ejecutaron en tres computadores: Computador 1 asignado a gerente con las siguientes características computador de escritorio, procesador Intel core i3, 4Gb en RAM, Sistema Operativo Windows 7, navegador web mozilla Firefox ver 25.0 Computador 2 asignado a vendedor con las siguientes características computador de escritorio, procesador Pentium 4, 2Gb en RAM, Sistema Operativo Windows XP, navegador web mozilla Firefox ver 20.0 Computador 3 asignado a administrador con las siguientes características computador de escritorio, procesador Intel core i7, 4Gb en RAM, Sistema Operativo Ubuntu 13.04, navegador web mozilla Firefox ver 24.0 Las pruebas tienen los siguientes rangos de calificación: Alta 100% Media Alta 75% Media 50% Media Baja 25% Baja 0% 3.1.11 Primera prueba: ingreso al sistema o autentificación El usuario del sistema de cualquier tipo administrador, contador, vendedor, gerente, tiene restricciones a los módulos que pueden acceder. De esta manera se realizó la primera prueba en tres computadores diferentes 61 Cuadro de calificación: Tabla 33 Representación de calificaciones COMPUTADOR Computador 1 Computador 2 Computador 3 RESULTADO Media Media Alta Media Alta Total: 66,66% PORCENTAJE 50% 75% 75% Elaborado por Marcelo Martínez Resultado Tabla 34 Representación de resultado DESCRIPCION Los usuarios acceden al sistema haciendo click en el menú principal Sistema o en el link Ingreso al sistema. ENTRADA 1. Menú Principal. 2. Ingreso al sistema. RESULTADO La seguridad del sistema es eficiente y no permite el ingreso a los módulos si el usuario no ha sido previamente registrado con una aceptación de 66,66 %. Elaborado por Marcelo Martínez 3.1.12 Segunda prueba: Ingreso de datos de usuarios Los datos de los usuarios son registrados por el administrador del sistema y estable además a que de acuerdo al tipo de usuario los módulos a los puede acceder dicho usuario. Cuadro de calificación: Tabla 35 Representación de cuadro de calificación COMPUTADOR Computador 1 Computador 2 Computador 3 Total: 75% RESULTADO Media Alta Media Alta Media Alta Elaborado por Marcelo Martínez 62 PORCENTAJE 75% 75% 75% Resultado Tabla 36 Representación de resultados DESCRIPCION Para registrar los datos de los usuarios el Administrador del sistema accede al menú principal, usuarios. ENTRADA 1. Menú Principal. 2. Usuarios. RESULTADO Los datos son registrados correctamente en a base de datos con una aceptación de 75%. Elaborado por Marcelo Martínez 3.1.13 Tercera prueba: Ingreso de Parámetros Contables El usuario contador puede ingresa y modificar los parámetros contables de la aplicación web como el IVA en compras, IVA en ventas. De esta manera se realizó las distintas pruebas. Cuadro de calificación: Tabla 37 Representación de calificaciónes COMPUTADOR Computador 1 Computador 2 Computador 3 Total: 58,33 RESULTADO Media Media Alta Media PORCENTAJE 50% 75% 50% Elaborado por Marcelo Martínez Resultado Tabla 38 representación de resultado DESCRIPCION El usuario contador accede al sistema haciendo click en el menú principal Parámetros Contables. ENTRADA 1. Menú Principal. 2. Parámetros contables. RESULTADO Los datos son registrados correctamente en a base de datos con una aceptación de 58,33%. Elaborado por Marcelo Martínez 3.1.14 Cuarta prueba: Registrar de documentos contables El usuario contador puede registrar y modificar los documentos de la aplicación web como facturas, comprobante de retención, nota de crédito, nota de debito. 63 Cuadro de calificación: Tabla 39 representación de cuadro de calificaciones COMPUTADOR Computador 1 Computador 2 Computador 3 RESULTADO Media Alta Media Alta Media Total: 66,66 PORCENTAJE 75% 75% 50% Elaborado por Marcelo Martínez Resultado Tabla 40 Representación de resultados DESCRIPCION El usuario contador accede al sistema haciendo click en el menú principal Parámetros Contables. ENTRADA 1. Menú Principal. 2. Parámetros contables. RESULTADO Los datos son registrados correctamente en a base de datos con una aceptación de 66,66%. Elaborado por Marcelo Martínez 3.1.15 Quinta prueba: Registrar plan de cuentas El usuario contador puede registrar y modificar las cuentas del plan de cuentas de la aplicación web. De esta manera se realizó las distintas pruebas. Cuadro de calificación: Tabla 41 Representación de cuadro de calificaciones COMPUTADOR Computador 1 Computador 2 Computador 3 Total: 66,66 RESULTADO Media Media Alta Media Elaborado por Marcelo Martínez 64 PORCENTAJE 75% 75% 50% Resultado Tabla 42 Representación de resultados DESCRIPCION El usuario contador accede al sistema haciendo click en el menú principal Contabilidad, Plan de cuentas. ENTRADA 1. Menú Principal. 2. Contabilidad. 3. Plan de cuentas. RESULTADO Los datos son registrados correctamente en a base de datos con una aceptación de 66,66%. Elaborado por Marcelo Martínez 3.1.16 Sexta prueba: Ingreso de asientos Contables El usuario contador puede ingresa los asientos contables como nota contable, transacciones de ingreso y egreso de la aplicación web. De esta manera se realizó las distintas pruebas. Cuadro de calificación: Tabla 43 representación de calificaciones COMPUTADOR Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3 Total: 75% RESULTADO Media Alta Media Alta Media Alta PORCENTAJE 75% 75% 75% Elaborado por Marcelo Martínez 3.2 Conclusiones parciales del capítulo Mediante la propuesta antes expuesta se llega a desarrollar la aplicación web de gestión contable, ésta muestra todos los módulos programados que se puede visualizar en el diseño de entradas y salidas, el gestor de base de datos utilizado. Los casos de uso son necesarios y permiten conocer las correctas funciones de cada entidad. Finalmente antes de la implantación se realiza las respectivas pruebas que fortalecen a la aplicación web y eliminar errores que impiden el correcto funcionamiento. 65 CONCLUSIONES GENERALES Al finalizar el proyecto de tesis se llego a cumplir el objetivo principal el de implementar la aplicación web de gestión contable en la empresa Agroriego. La comunicación continua que se obtuvo con la empresa permitió obtener la información necesaria para fundamentar teóricamente cada proceso de forma eficiente. Mediante la recolección de información se logró determinar y automatizar los procesos contables de Agroriego. El uso de herramientas de software libre facilitó el desarrollo de la aplicación web de gestión contable puesto que no fue necesario invertir recursos económicos para adquirir las herramientas de desarrollo. 66 RECOMENDACIONES Los usuarios deberán informarse de cada proceso mediante la lectura del manual de usuarios, que complementa a la transferencia tecnológica para el correcto uso de la aplicación web. La parametrización de la aplicación web es fundamental y se debe realizar antes de ingresar otra información para que los cálculos que se realizar sin problemas. Tener en cuenta los requerimientos descritos en el manual de usuario. Ingresar información real de clientes y generar los respectivos archivos cuando se realizar los procesos de ventas. Si se presenta una novedad dentro de la empresa referente al sistema contable se debe comunicar inmediatamente al administrador. 67 BIBLIOGRAFÍA 1. V. LERMA-BLASCO, Paúl, (2010), “APLICACIONES WEB”, Editorial MaGrawHill 2010. 2. PEDREÑO, Eladio Pascual, (2010), “CONTABILIDAD”, Editorial Lex Nova cuarta edición. 3. OLIVERAS, Ester, SOLDEVILA, Pilar, (2011), “CONTABILIDAD GENERAL”, Editorial Profit segunda edición. 4. SOURCE, wikipedia, (2011), “FRAMEWORKS PARA APLICACIONES WEB”, Editorial general books 2011. 5. MARIN DE LA IGLESIA, José Luis, (2010), “WEB 2.0”, Editorial Gesbiblo. 6. RUEDA RODRIGUEZ, Francisco Ignacio, PÉREZ SANCHEZ, Lourdes,(2010), “INTERACTIVIDAD EN ENTORNOS DE FORMACIÓN ONLINE”, Editorial UOC. 68 LINKOGRAFÍA 1. SRI, Servicio de Rentas Internas, (2011), “DECLARACIÓN DE IMPUESTOS”. http://www.sri.gov.ec/web/10138/94 2. PROFESIONALES DE CIENCIAS CONTABLES, (2010), “PAGOS DECIMO CUARTO SUELDO”,http://ecuadorcontable.com/pagina/index.php?option=com_content &view=article&id=118:tabla-de-retenciones-en-la-fuente-del-impuesto-a-la-renta&catid=17 :sociedades&Itemid=24#comments 3. MEHDI, Achour. et al, (2011), “MANUAL DE PHP”. http://php.net/manual/es/index.php 4. MARTINEZ, Rafael, (2011), “TRADUCCIÓN AL ESPAÑOL DEL TUTORIAL OFICIAL DE POSTGRESQL”. http://www.postgresql.org.es/node/391 5. VASQUEZ ROMERO, Antonio José, (2010-2011), “APLICACIONES WEB”. http://iessansebastian.com/informatica/programaciones/2010_11/web/smr2/SMR%202%20AP LIWEB%202010-2011.pdf 6. CONDOR, Wilmer, (2011), “SALARIO BÁSICO UNIFICADO PARA TRABAJADORES EN GENERAL”.http://www.boletincontable.com/component/ content/article/6-noticias/26-salario-basico-unificado-para-trabajadores-en-general-2011.html 69 ANEXOS 70 APLICACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN CONTABLE DE LA EMPRESA AGRORIEGO DE LA CIUDAD DE MIRA PROVINCIA DEL CARCHI. MANUAL DE USUARIO Ingreso al sistema Ingrese el nombre de usuario Ingrese la clave Muestra una ayuda de este formulario Ilustración 1: Ingreso al sistema. Fuente: autor El ingreso al sistema esta restringido a dos parámetros como es el USUARIO y CLAVE. (Ilustración 1) El USUARIO o nombre de usuario están registrados por el administrador del sistema y sólo de admite caracteres alfabéticos; mientras la CLAVE es un conjunto de caracteres alfanuméricos entre 8 y 15 caracteres entre mayúsculas y minúsculas, se recomienda que en la clave no se use fechas, nombres propios, números telefónicos. Una vez ingresado la información anterior dar click en el botón Ingresar, el mismo que verifica la información y si es correcta ingresa al sistema (Ilustración 2), caso contrario no ingresará (Ilustración 3). Ayuda al hacer click en este enlace se muestra el manual de ayuda de la aplicación (Ilustración 4). Cerra Sesión Muestra el menu principal Configuración de usuario Mensaje de bienvenida Ilustración 2: Login Correcto. Fuente: autor Usuario Ilustración 3: Login Incorrecto. Fuente: autor. Ilustración 4: Ayuda de ingreso al sistema. Fuente: Autor. MODULO DE SEGURIDAD Rol de Usuario La administración de roles de usuario es importante en cuanto a la seguridad de la aplicación, el administrador del sistema en este formulario administra los permisos que tiene cada rol para acceder a los diferentes módulos del sistema. En la parte izquierda se muestra un filtro que permite agilizar la búsqueda de un rol, a continuación en botón NUEVO ROL que permite registrar un nuevo rol con su nombre y módulos activos o seleccionados, una lista con todos los nombres de roles registrados, en la parte derecha se muestra un cuadro de texto para registra el nombre del rol y a continuación una lista de los módulos a los cuales se le permite ingresar si se activa el check box, final mente un botón guardar que permite registrar el nombre de rol y los permisos seleccionados a dicho rol a la base de datos como se muestra en la Ilustración 5. Filtro para búsquedas Filtro de búsqueda Nombre del rol Nombre del rol Registrar un nuevo rol Lista de roles registrados Lista de roles registrados Lista de módulos Lista de módulos Botón guardar guardar Botón Ilustración 5: Formulario para registrar un rol de usuario. Fuente: autor. Usuarios Para completar la administración de usuarios se debe registrar cada usuario que pertenece a la empresa en el siguiente formulario, como muestra la Ilustración 6. En la sección izquierda se muestra un filtro para realizar búsquedas de los usuarios registrados, a continuación un botón NUEVO USUARIO que permite registrar un nuevo usuario, seguidamente se muestra una lista de todos los usuarios registrados. En la sección derecha un formulario que presenta la información de cada usuario el ALIAS representa en nombre, una CLAVE combinación de números y letras, se debe seleccionar un PERFIL DE USUARIO o asignarlo a un rol, determinar un ESTADO a dicho usuario ya sea activo o inactivo. Finalmente se debe registrar con el botón guardar. Filtro para busquedas Ingrese el nombre de usuario Ingrese la clave del usuario Ingresar un nuevo usuario Seleccione el rol de usuario Selelcione el estado del usuario Muestra los usuarios registrados Ilustración 6: Formulario para registro de usuarios. Fuente: autor. MODULO DE CONFIGURACIONES Información de la Empresa El menú principal muestra en la parte superior y están los accesos de a las configuraciones de la empresa, sucursales, puntos de emisión, depreciaciones e impuestos. A la izquierda se listan los formularios a configurar. El primer formulario (Ilustración 7) permite registrar la información de la empresa como es ruc, razón social, dirección matriz, teléfono, fax, e-mail, sucursal matriz. Se debe registrar haciendo click en el botón guardar. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar. Menú principal Lista de formularios Registro de la informacón de la empresa Ilustración 7: Formulario para registro de información de la empresa. Fuente: autor. Módulo de Contabilidad El segundo formulario (Ilustración 8) permite configurar los parámetros del módulo de contabilidad, el Iva, número de comprobante diario inicial, número de comprobante de ingreso, número de comprobante de egreso inicial, cuanta de bancos. Finalmente se debe registrar con el botón guardar. Menú principal Menú principal Lista de formularios Lista de formularios Configuración Configuración dede parámetros contabilidad módulo dede contabilidad Ilustración 8: Formulario para configurar módulo de contabilidad. Fuente: autor. Módulos de inventarios y gastos El formulario (Ilustración 9) muestra un menú en la parate superior, en la parte izquierda la lista de formularios a configurar, el la parte derecha cada parámetro del inventario y gastos que se va a configurar, sólo se debe seleccionar cada uno de los parámetros y finalmente guardar la información mediante un click en el botón Guardar. Menú principal Lista de formularios Ilustración 9: Configuración de módulo de inventario y gastos. Configuración de módulo de inventario y gastos. Fuente: autor. Módulo de Facturación La Ilustración 10 muestra los parámetros que se deben configurar para realizar los procesos de facturación, como se muestra a continuación. Se debe ingresar los valores o seleccionar un valor y finalmente guarda la información con un click en el botón guardar. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar. Menúprincipal principal Menú Configuración de Parámetro para el módulo de facturación Lista Lista dede formularios formularios Ilustración 10: Configuración de módulo de facturación. Fuente: autor. Módulo de Nómina La Ilustración 11 muestra los parámetros que se deben configurar para realizar los procesos de nómina, como se muestra a continuación. Se debe seleccionar o ingresar los valores y finalmente guarda la información con un click en el botón guardar. Menú principal Configuración de Parámetro para el módulo de nómina Lista de formularios Ilustración 11: Configuración del módulo nómina Fuente: autor Reportes La Ilustración 12 muestra los parámetros que se deben configurar para pie de pagina de los reportes. Se debe ingresar un valor y finalmente guarda la información con un click en el botón guardar. Menú principal Configuración de Parámetro para el módulo de reportes Lista de formularios Guardar la información Ilustración 12: Configuración de módulo de reportes Fuente: autor CONFIGURACIONES DE SUCURSALES Sucursales La Ilustración 13 muestra los parámetros que se deben configurar para realizar los procesos de sucursales, como se muestra a continuación. Se debe seleccionar o ingresar los valores y finalmente guarda la información con un click en el botón guardar. Menú principal Registrar una nueva sucursal Configuración de Parámetro para el módulo De sucursales Lista de sucursales Ilustración 13: Configuración de módulo de sucursales Fuente: autor Punto de emisión La Ilustración 14 muestra los parámetros que se deben configurar para realizar los procesos de puntos de emisión o cajas, como se muestra a continuación. Se debe seleccionar o ingresar los valores y finalmente guarda la información con un click en el botón guardar. Menú principal Registrar una nueva punto de emisión Lista de puntos de emisión Configuración de Parámetro para el módulo de puntos de emisión Ilustración 14: Configuración de módulos de puntos de emisión o cajas Fuente: autor Grupo de Depreciaciones La Ilustración 15 muestra los parámetros que se deben configurar para realizar los procesos de grupo de depreciaciones, como se muestra a continuación. Se debe seleccionar o ingresar los valores y finalmente guarda la información con un click en el botón guardar. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar. Menú principal Menú principal Registrar una nuevo grupo de depreciaciones Configuración de Parámetro para el módulo de depreciaciones Lista de formularios Lista de parámetros Ilustración 15: Configuración de parámetros de depreciaciones Fuente: autor Impuestos La Ilustración 16 muestra los parámetros que se deben configurar para realizar los procesos de impuestos, como se muestra a continuación. Se debe seleccionar o ingresar los valores y finalmente guarda la información con un click en el botón guardar. Menú principal Configuración de Parámetro para el módulo de impuestos Registrar un nuevo impuesto Lista de impuestos registrados Ilustración 16: Configuración de impuestos Fuente: autor CONTABILIDAD Plan de cuentas La Ilustración 17 muestra el plan de cuentas dentro del módulo de contabilidad se deben registrar las cuentas que se va a utilizar para realizar las transacciones, como se muestra a continuación. Se debe seleccionar o ingresar los valores y finalmente guarda la información con un click en el botón guardar. Menú principal Filtro para búsquedas Registrar nueva cuenta Imprimir plan de cuentas Parámetros obligatorios para registrar una nueva cuenta Cuentas registradas Ilustración 17: Registrar plan de cuentas Fuente: autor Diario La Ilustración 18 muestra el Diario o Libro Diario dentro del módulo de contabilidad, permite visualizar cada una de las transacciones realizadas en orden secuencial dentro de un periodo el mismo que se puede establece dentro del filtro de búsquedas, además permite imprimir haciendo click en el botón Imprimir. Menú principal Imprimir diario Filtro para búsquedas Transacciones registradas en el libro diario Ilustración 18: Diario Fuente: autor Mayor La Ilustración 19 muestra la Mayorización dentro del módulo de contabilidad, permite visualizar los saldos de cada cuenta dentro de un periodo el mismo que se puede establecer dentro del FILTRO de búsquedas, además permite imprimir haciendo click en el botón Imprimir. Menú principal Filtro para búsquedas Imprimir mayorización Saldos de la cuenta seleccionada Lista de cuentas registradas Ilustración 19: Mayorización Fuente: autor Comprobantes diario La Ilustración 20 muestra los comprobantes diarios dentro del módulo de contabilidad, permite registrar los transacciones diarios que se realizan dentro de la empresa, además el FILTRO permite realizar búsquedas dependiendo de las fechas, se puede imprimir haciendo click en el botón Imprimir. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar. Menú principal Filtro para búsquedas Datos del comprobante Ingresar una cuenta al comprobante Cuentas utilizadas para registrar el comprobante Lista de cuentas registradas Imprimir el comprobante Ilustración 20: Comprobante diario Fuente: autor Comprobante de ingreso La Ilustración 21 muestra los comprobantes de ingreso dentro del módulo de contabilidad, permite registrar los valores que ingresan a la empresa por ejemplo dinero en efectivo, cheques, además el FILTRO permite realizar búsquedas dependiendo de las fechas, se puede imprimir y guarda r la información haciendo click en el botón Guardar e Imprimir. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar. Menú principal Filtro para búsquedas Datos del comprobante Ingresar una cuenta al comprobante Cuentas utilizadas para registrar el comprobante Lista de comprobantes registrados Guardar e Imprimir Imprimir el comprobante Ilustración 21: Registrar un comprobante de ingreso. Fuente: autor Comprobante de egreso La Ilustración 22 muestra los comprobantes dentro del módulo de contabilidad, permite registrar contablemente los gastos que se realizan dentro de la empresa es decir las salidas de dinero, además el FILTRO permite realizar búsquedas dependiendo de las fechas, se puede imprimir haciendo click en el botón Imprimir. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar. Menú principal Filtro para búsquedas Datos del comprobante Ingresar una cuenta al comprobante Lista de comprobantes registrados Guardar e Imprimir Imprimir el comprobante Ilustración 22: Comprobantes de egreso. Fuente: autor Cuentas utilizadas para registrar el comprobante Cuentas por Pagar La Ilustración 23 muestra las cuentas por pagar de la empresa dentro del módulo de contabilidad, permite visualizar las cuentas que tiene la empresa, pendiente y realizadas contablemente, permite generar un comprobante de pago, además el FILTRO permite realizar búsquedas de los proveedores. Menú principal Cuentas realizadas y pendientes, filtro Generar un comprobante de pago Lista de cuentas Ilustración 23: Cuentas por Pagar. Fuente: autor Detalles de la cuenta Cuentas por Cobrar La Ilustración 24 muestra las cuentas por cobrar de la empresa dentro del módulo de contabilidad, permite visualizar las cuentas que tiene la empresa, pendiente y realizadas contablemente, permite generar un comprobante de pago, además el FILTRO permite realizar búsquedas de los proveedores. Menú principal Cuentas realizadas y pendientes, filtro Generar un comprobante de pago Lista de cuentas Ilustración 24: Cuentas por cobrar. Fuente: autor Detalles de la cuenta Bancos La Ilustración 25 muestra las transacciones realizadas contablemente con la cuenta bancos de la empresa, permite visualizar los saldos que esta tiene, a partir de las fechas que se ingresan en el FILTRO de búsquedas. Menú principal Filtro para búsquedas Imprimir las transacciones Información de la cuenta Transacciones realizadas Ilustración 25: Información de Cuenta Bancos. Fuente: autor Conciliación Bancaria La Ilustración 26 muestra el proceso de conciliación bancaria, que permite conciliar o confirmar los valores que la empresa tiene registrados en las cuentas bancarias de las entidades financieras que tenga un cuenta corriente o de ahorro, además cuenta con un Filtro de búsquedas para compras y ventas. El proceso termina confirmando los valores emitidos en el botón de Confirmación. Menú principal Filtro para búsquedas Botón de confirmación Ilustración 26: Conciliación bancaria. Fuente: autor Información de cada transacción Documentos anulados La Ilustración 27 muestra el proceso que se realiza para anular un documento por ejemplo una factura, nota de crédito, retención; para este proceso se debe registrar cada valor que estable el formulario y guardarlo con el botón Guardar. Menú principal Filtro para búsquedas Detalle del documento Lista de documentos Ilustración 27: Documentos anulados. Botón Guardar Fuente: autor ESTADOS FINANCIEROS Balance de comprobación La Ilustración 28 muestra el reporte que se realiza para visualizar el Balance de Comprobación, es decir para visualizar cada una de las cuentas utilizadas con sus respectivos valores sumas y saldos, que garantiza que todas las transacciones están correctas contablemente. Primero se debe seleccionar el periodo y luego click en el botón Mostrar y se generará un reporte del balance de comprobación (Ilustración 29). Menú principal Periodo contable Lista de reportes Ilustración 28: Balance de comprobación. Botón genera reporte Fuente: autor Ejemplo de reporte Balance de comprobación Ilustración 29: Reporte de balance de comprobación. Fuente: autor Balance general La Ilustración 30 muestra el reporte que se realiza para visualizar el Balance General, es decir un resumen de la situación financiera de la empresa en un tiempo determinado. Primero se debe seleccionar el periodo y luego click en el botón Mostrar y se generará un reporte del balance general (Ilustración 31). Menú principal Seleccionar el periodo Genera el reporte Lista de reportes Ilustración 30: Balance general. Fuente: autor Reporte de balance general Ilustración 31: Reporte de balance general. Fuente: autor Estado de resultados La Ilustración 32 muestra el reporte que se realiza para visualizar el Estado de Resultados, es decir un resumen de perdidas o ganancias que la empresa tiene en un tiempo determinado. Primero se debe seleccionar el periodo y luego click en el botón Mostrar y se generará un reporte (Ilustración 33). Menú principal Seleccionar el periodo Genera un reporte Lista de reportes Ilustración 32: Estado de resultados. Fuente: autor Reporte de resultados Reporte de Estado de Resultados Ilustración 33: Reporte estado de resultados. Fuente: autor INVENTARIO Proveedores La Ilustración 34 muestra el formulario para registrar o modificar la información de los proveedores, cada dato es importante y se debe llenar o seleccionar dependiendo de la opción. Para completar el registro hacer click en el botón Guardar. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar. Menú principal Filtro para búsquedas Registrar un nuevo proveedor Información de cada proveedor Lista de proveedores registrados Botón Guardar Ilustración 34: Registrar proveedores. Fuente: autor Categorías La Ilustración 35 muestra el formulario para registrar o modificar la información de las categorías de los productos, cada dato es importante y se debe llenar o seleccionar dependiendo de la opción. Para completar el registro hacer click en el botón Guardar. Menú principal Filtro para búsquedas Nombre de la categoria Registrar una Nueva categoria Botón guardar Lista de categorías registradas Ilustración 35: Registro de categorías. Fuente: autor Subcategorías La Ilustración 36 muestra el formulario para registrar o modificar la información de las subcategorías de los productos, cada dato es importante y se debe llenar o seleccionar dependiendo de la opción. Para completar el registro hacer click en el botón Guardar. Menú principal Filtro para búsquedas Registrar una Nueva categoria Nombre de la subcategoría Botón guardar Lista de categorías registradas Ilustración 36: Registro de subcategorías. Fuente: autor Productos La Ilustración 37 muestra el formulario para registrar o modificar la información de productos, cada dato es importante y se debe llenar o seleccionar dependiendo de la opción. Para completar el registro hacer click en el botón Guardar. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar. Menú principal Filtro para búsquedas Información del producto Registrar una Nueva categoria Lista de productos registrados Botón guardar Ilustración 37: Registro de productos. Fuente: autor Kardex La Ilustración 38 muestra el formulario para visualizar la información de kardex de productos las entradas y salidas de cada producto con las respectivas cantidades y valores registradas en el inventario inicial, compras y ventas, se puede mostrar la información dentro de un periodo a partir de la selección de éste. Tiene un filtro para realizar las búsquedas y un botón Imprimir (Ilustración 39), que genera un reporte del kardex seleccionado. Menú principal Filtro para búsquedas Periodo del kardex Detalle del kardex Lista de productos Ilustración 38: Kardex de productos. registrados Fuente: autor Reporte del kardex Ilustración 39: Reporte de Kardex. Fuente: autor Compras La Ilustración 40 muestra el formulario para registrar la factura de compras, muestra la información del proveedor, el tipo de pago y los productos con las respectivas cantidades y valores. Se puede mostrar la información dentro de un periodo a partir de la selección de éste en el filtro, un botón para registrar la información. Menú principal Filtro para búsquedas Datos proveedor Tipo de pago Detalle de la factura Lista de facturas registradas Ilustración 40: Factura de compras. Fuente: autor Traspasos La Ilustración 41 muestra el formulario para registrar el proceso de traspasos de mercadería entre la matriz y las sucursales o viceversa. Visualizar los traspasos realizados dentro de un periodo e imprimir un reporte a través del botón Histórico movimiento almacenes. Menú principal Filtro para búsquedas Datos del traspaso Producto a enviar Lista de traspasos registradas Ilustración 41: Registrar traspaso de mercadería. Fuente: autor FACTURACION Clientes La Ilustración 42 muestra el formulario para registrar la información de los clientes. Los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar para finalizar guardar la información con el botón guardar. El formulario tiene un filtro para realizar búsquedas de los clientes registrados y visualizarlos en un reporte. Menú principal Filtro para búsquedas Información del cliente Lista de clientes registrados Registrar la información Ilustración 42: Registro de clientes. Fuentes: autor Proformas La Ilustración 43 muestra el formulario para registrar la información de proformas que desean tener los clientes. Este módulo es solo para los vendedores, los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar para finalizar guardar la información con el botón guardar. El formulario tiene un filtro para realizar búsquedas de los clientes registrados y visualizarlos en un reporte. Filtro para búsquedas Menú principal Datos del cliente Información de la proforma Lista de proformas registradas Imprimir la proforma Ilustración 43: Registrar proformas. Fuente: autor Ventas La Ilustración 44 muestra el formulario para registrar la información de factura de ventas. Este módulo es solo para los vendedores, los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar para finalizar guardar la información con el botón guardar. El formulario tiene un filtro para realizar búsquedas de los facturas emitidas y visualizarlos en un reporte ventas. Filtro para búsquedas Menú principal Información del cliente Lista de facturas emitidas Detalle de la factura Registrar la factura Ilustración 44: Emitir factura de venta. Fuente: autor Arqueo La Ilustración 45 muestra el formulario para registrar la información del arqueo de caja. Este módulo es solo para los vendedores, los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar para finalizar guardar la información con el botón guardar. El formulario tiene un filtro para realizar búsquedas de los arqueos registrados y visualizarlos en un reporte. Filtro para búsquedas Menú principal Lista de arqueos registrados Ilustración 45: Arqueo de caja. Fuente: autor NÓMINA Empleados La Ilustración 46 muestra el formulario para registrar la información del empleado de la empresa. Este formulario pertenece al módulo de roles de pago, los campos marcados con * son obligatorios de seleccionar o ingresar para finalizar guardar la información con el botón guardar. El formulario tiene un filtro para realizar búsquedas de los empleados registrados y visualizarlos en un reporte. Filtro para búsquedas Menú principal Información del empleado Lista de empleados registrados Ilustración 46: Registrar empleado. Fuente: autor
