Manual de Gestión de Normatividad
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RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 1 de 17 Índice 1 2 OBJETIVO y aplicación .................................................................................................................... 2 1.1 Objetivo ................................................................................................................................... 2 1.2 APLICACIÓN ........................................................................................................................... 2 GLOSARIO....................................................................................................................................... 3 2.1 3 GLOSARIO DE JERARQUÍA DE NORMATIVIDAD ............................................................... 3 2.1.1 Documentos institucionales ............................................................................................... 3 2.1.2 Documentos estructurales ................................................................................................. 3 2.1.3 Documentos procesales .................................................................................................... 4 2.2 CONCEPTOS ASOCIADOS AL TRÁMITE ............................................................................. 5 2.3 CONCEPTOS ASOCIADOS A LOS CAPITULOS. ................................................................. 6 2.4 CONCEPTOS ASOCIADOS AL CONTROL DE DOCUMENTOS .......................................... 7 2.5 simbología asociada a los flujogramas ................................................................................... 7 Descripción....................................................................................................................................... 9 3.1 Estructura Documental ............................................................................................................ 9 3.2 Orientaciones Generales de Normatividad ............................................................................. 9 3.3 ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN ..................................................................................... 10 3.3.1 Nomenclatura .................................................................................................................. 10 3.3.2 Estructura de codificación de documentos: ..................................................................... 10 3.4 ACTUALIZACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DEROGATORIAs .............................................. 11 3.5 cONTROL DE DOCUMENTOS............................................................................................. 11 3.5.1 Control de documentos originales ................................................................................... 11 3.5.2 Copias controladas: Las copias controladas se realizarán bajo las siguientes definiciones: ................................................................................................................................... 12 3.5.3 Copias no controladas: Las copias no controladas se realizarán bajo las siguientes definiciones: ................................................................................................................................... 12 4 Elaboró Cargo Fecha 3.6 Control de cambios y VERSIONAMIENTO ........................................................................... 12 3.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................ 12 3.8 CRITERIOS PARA archivar REGISTROS ............................................................................ 12 3.9 ORIENTACIÓN GENERAL PARA LA gestión DE UN DOCUMENTO ................................. 12 Anexos ........................................................................................................................................... 14 Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 1 1.1 Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 2 de 17 OBJETIVO Y APLICACIÓN OBJETIVO Contribuir con la institucionalización, orientando la forma de normar, regular o actualizar documentos internos, desde una perspectiva sencilla y adaptable; proporcionando lineamientos homogéneos para unificar criterios en cuanto a la creación, revisión, legitimidad, disponibilidad, difusión y aplicabilidad en todos los ámbitos universitarios. 1.2 APLICACIÓN Será aplicado para la construcción de las normativas universitarias, basándose en plantillas, requisitos de formato y contenidos, definidos para los distintos tipos de documentos: institucionales, estructurales y procesales. Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 2 Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 3 de 17 GLOSARIO 2.1 GLOSARIO DE JERARQUÍA DE NORMATIVIDAD La normatividad se presenta en documentos institucionales, estructurales y procesales. Su estructura está de acuerdo con la Matriz de Normatividad (Anexo 1). a) Normas externas: Es toda normativa, ley, reglamento, resolución o definición de origen externo y que de alguna manera, influye en la gestión de la vida universitaria. b) Política: Es un documento orientativo expedido por el Consejo Superior, Consejo Tutelar, Rectorado, Vicerrectorados y/o Directores generales que establece la visión de la Universidad en un determinado tópico. Está constituida por el ¿qué hacer? y orienta el ¿cómo hacer?. Las políticas son delineadas por la estrategia institucional y en ellas se fundamentan todas las directrices de trabajo. c) Directriz: Es una estructura en forma de acciones que pueden ser un programa, un proyecto, un procedimiento o un hecho aislado. Define el ¿cómo hacer? para lograr lo especificado en las políticas. d) Proceso: Es un conjunto de actividades interdependientes que se realizan o suceden bajo ciertas circunstancias con un fin determinado, agregando valor a la gestión universitaria. 2.1.1 Documentos institucionales Son documentos que contienen normativas de carácter general institucional. Están constituidos por: estatutos, reglamentos, resoluciones e instrucciones: a) Estatuto UTPL: Norma legal con la que se define la finalidad, características y normatividad de la Universidad. El estatuto es propuesto por el Rector y aprobado por el Consejo Superior y Consejo Tutelar y externamente por el Consejo de Educación Superior. b) Reglamento: Establece políticas y directrices para los 3 campos principales de la vida universitaria: docencia, investigación y extensión. Los reglamentos deben ser propuestos por el Rector y aprobados por el Consejo Superior. c) Resolución: Establece políticas sobre la administración universitaria, considerando determinaciones operativas, planes, presupuestos, programas y estrategias de gestión, rendición de cuentas, aceptación de herencias, legados y donaciones. De la siguiente manera: - Las resoluciones son propuestas por el Rector y aprobadas por el Consejo Superior o Consejo Tutelar según corresponda mediante sesión. - Toda resolución debe estar avalada por el secretario general. - En el ámbito operacional, las resoluciones son propuestas por los vicerrectores y directores generales y aprobados por el Rector. d) Instructivo: Establece políticas de orden más concreto y puntual que los reglamentos, delineando los ámbitos: académico, de investigación, de extensión, de administración y de operación. Los instructivos son propuestos por los vicerrectores, directores de área, directores generales; y, aprobados por su inmediato superior. 2.1.2 Documentos estructurales Son documentos que describen las responsabilidades, autoridades, estructura y relaciones departamentales. Están constituidos por documentos de designación, manual de funciones y descripción de cargos. Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 19/09/2012 Válido desde Página 4 de 17 a) Designación: Oficializa la designación de autoridades tanto titulares como encargadas y que les permite asumir sus funciones, como: - La designación es propuesta por el Rector y aprobada por el Consejo Tutelar en caso de designar o remover de sus cargos vicerrectores, directores generales e integrantes del Consejo Superior. - Es propuesta por el Rector y aprobado por el Consejo Superior en caso de designar o remover directores y subdirectores de unidades académicas. - La designación es propuesta por los vicerrectores y aprobada por el Rector en caso de designación de directores operativos de los vicerrectorados. b) Manual de funciones: Describe la estructura y responsabilidad de una determinada dependencia. - Es propuesto por los vicerrectores, directores de área, directores generales y aprobados por su inmediato superior. c) Descripción de cargos: Describe las atribuciones, competencias y responsabilidades para cada cargo (habilidades, conocimiento y actitudes). - La descripción de cargos es propuesta por Recursos Humanos y aprobada por el vicerrector administrativo. 2.1.3 Documentos procesales Son documentos que describen los procesos como actividades (flujogramas) (procedimientos y registros). Éstos pueden ser: procedimientos y manuales de gestión. o tareas a) Procedimiento: Es la descripción de los procesos, flujos y matrices de trabajo (administrativos y académicos) en todos los niveles. Pueden ser sugeridos por toda la comunidad universitaria ante el proponente. El procedimiento es propuesto por los vicerrectores, directores de área, directores generales, gerentes de área, gerentes de departamento, coordinadores de titulación y jefes de sección departamental y deben ser aprobados por su inmediato superior. b) Manual de gestión: Se aplica a un sistema de gestión, conjunto de procesos con los que la universidad asegura la eficacia de su gestión. El manual de gestión es propuesto por los coordinadores de sistema de gestión y aprobado por el director de área. Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 2.2 Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 5 de 17 CONCEPTOS ASOCIADOS AL TRÁMITE Proponente-Reformador: "elabora el documento" Revisor: Capacitador: "revisa el documento según el manual de normatividad" "instruye o capacita sobre el documento" Difusor: Aprobador: "extiende, difunde o propaga el documento" "autoridad que aprueba y dá validez al documento" Custodio: "guarda, cuida y vigila los documentos" Figura 1 – Flujo de creación de la normativa UTPL. a) Proponente: Es quien o quienes proponen y/o elaboran el documento institucional, estructural o procesal basado en la sistemática general de normatividad universitaria, cuidando los estándares establecidos: plantilla, contenido, ortografía, contexto, etc. Un procedimiento puede ser sugerido al proponente por un miembro de la comunidad universitaria que identifique la necesidad de creación del mismo. b) Revisor: Es quien conoce, analiza y revisa el documento institucional, estructural o procesal, considerando: - Formato establecido para el documento. - La plantilla, contenido, estructura y contexto del documento adecuado al tipo de normatividad que le corresponda. - Que el documento cumpla con normas de ortografía. - Comprobar si el contenido es pertinente al área de su competencia. - Implicaciones legales. - Fundamentación ético / jurídica. c) Aprobador: Es la autoridad asignada para dar validez y vigencia al documento, además de: - Validar si la persona que creó y verificó el documento institucional, estructural o procesal tiene autoridad para ello. - Comprobar si el contenido es pertinente al área de su competencia. - Verificar y analizar que el documento esté de acuerdo a las líneas estratégicas y valores institucionales. - Aceptar y firmar el documento. d) Difusor: Es el encargado de extender o propagar el documento. Existen dos tipos de difusión: - Digital: Dar a conocer los documentos por medios digitales (postmaster, banners electrónicos, blogs, etc.). - Impresa: Dar a conocer los documentos por medios (manuales, afiches, trípticos, dípticos, etc.). Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 6 de 17 e) Capacitador: Es la persona o personas que instruyen o capacitan sobre el documento institucional, estructural o procesal a los interesados; puede estar representado por el proponente o algunos de sus delegados que dominen el contenido y razón del documento. El capacitor define: - Los cargos o funciones que según la estructura institucional están asociados al documento y son los interesados del mismo. - Las personas que necesitan ser comunicadas para la difusión del documento. - Lugar y metodología de capacitación. - Metodología de evaluación de la capacitación, si lo cree pertinente. f) Reformador: El proponente es quien puede reformar un documento y se encarga de proponer los cambios, modificaciones o correcciones sobre el contenido del documento para rehacerlo, restablecerlo, quitarle defectos o volver a ponerlo en actividad o funcionamiento. Para comprender de una manera más ágil toda la tramitología de la normatividad institucional refiérase al flujograma general para creación de procedimientos (Anexo 2) 2.3 CONCEPTOS ASOCIADOS A LOS CAPITULOS. a) Anexo: Documentos relevantes para la comprensión del o de los documentos o citados en el mismo: plantillas, flujogramas, normas, etc. b) Capítulo: División que se hace en los libros, documentos o cualquier otro escrito para mejorar el orden y la fácil comprensión del contenido de la materia. c) Competencias: Son características personales del individuo (conocimientos, habilidades y actitudes) que le permiten desempeñar las funciones de su puesto de trabajo. d) Control de registros: Es un documento de carácter de prueba y de control descentralizado. Su propósito es generar evidencia objetiva del cumplimiento de los documentos normativos y de gestión (por ejemplo: hojas de cálculo, informes, lista de verificación, formularios, matrices, etc.). e) Control de cambios: Se registran los cambios, actualizaciones y eliminaciones, que originó el cambio de versión. f) Descripción: Describe las definiciones de la normatividad que se está elaborando (etapas de proceso, actividades, tareas, estatutos, etc.) relacionados a las responsabilidades/autoridades y frecuencias de acontecimiento. g) Disposiciones generales: artículos de seguimiento general a fin de asegurar la correcta aplicación de las normas. h) Disposiciones transitorias: Son enunciados que con fuerza de ley son de carácter provisional o temporales, cuya finalidad en términos generales es la de resolver situaciones de trámite, de vigencia o de correlación con otros preceptos normativos. i) Flujogramas: Los diagramas de flujo son la representación gráfica del procedimiento. Estos utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos y el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin del proceso. j) Función: Conjunto de tareas desempeñadas por una persona con base en su cargo. k) Listas maestras: Listas que contienen los datos necesarios para el control de los documentos normativos tales como: código, título y versión así como cantidad de copias disponibles para un determinado fin. l) Misión: Es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia del área o departamento. m) Objetivo: Definir el objetivo y la finalidad de la necesidad de generación del documento normativo. Describir el objetivo a alcanzar (cualitativa o cuantitativamente) mostrando el producto resultante del procedimiento. n) Referencias: Referenciar a otras normas o documentos internos y/o externos, relevantes o relacionados al modelo de gestión adoptado, para que se complemente la comprensión de la amplitud del proceso. Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 7 de 17 o) Responsabilidades: Obligaciones para responder a las actividades definidas por su cargo y/o función. p) Roles: Papel a ser desempeñado por una persona dentro de un contexto (procedimiento). q) Terminología, definición y símbolo: Este campo es aplicable caso sea necesario hacer evidentes los términos específicos y uniformes del proceso (siglas, nombres, términos técnicos, etc.) para aquellos que van a implementarlo. r) Título: Es una palabra o frase con que se enuncia un documento o una parte de este en relación con su contenido. s) Visión: Describe a donde se quiere llegar en un determinado espacio de tiempo. Es una imagen mental de los líderes que representa un escenario futuro altamente deseado por la organización o por la unidad responsable. 2.4 CONCEPTOS ASOCIADOS AL CONTROL DE DOCUMENTOS a) Documento controlado: Documento normativo que pertenece a la gestión universitaria donde su distribución es controlada y no puede ser reproducido por los usuarios. La ausencia del control de estos documentos puede afectar de manera desfavorable la administración universitaria en cualquiera de sus ámbitos. b) Documento no controlado: Documento normativo que pertenece a la gestión universitaria y pueden ser fotocopiados o impresos, pero su distribución no es controlada y el responsable por el control no tiene compromiso de mantener un registro de los poseedores de este documento normativo. 2.5 SIMBOLOGÍA ASOCIADA A LOS FLUJOGRAMAS Símbolo Significado Este símbolo es introducido en el comienzo y final de un proceso. En su interior, se puede poner “INICIO” o “FIN” como identificación, o el nombre del proceso. También puede representar la interacción entre procesos/actividades. Este símbolo es utilizado para demonstrar quién es el responsable del proceso. Este símbolo explica la operación/acción que el profesional realiza en ese momento dentro del flujo. Es el símbolo de “decisión” que se utiliza para demonstrar un punto del flujo de trabajo en que surge la necesidad de seguir por caminos diferentes. Las salidas son las alternativas sí o no, las mismas que tienen que ser etiquetadas en la “línea o conector” de la decisión. Este símbolo sirve para identificar cualquier tipo de documento, como facturas, recibos, relatorías, correos electrónicos, OP, etc. Se coloca el nombre y/o código del documento dentro del símbolo. Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 8 de 17 Este símbolo sirve para identificar sistemas electrónicos. Por ejemplo bases de datos, repositorios, ERP, CRM, etc. El conector de flujo permite simplificar la vinculación de actividades/tareas sin que haya la intersección interlineal. Así, dentro del símbolo se debe poner un número que permita la identificación de donde se encuentra la rutina en continuación. Caso necesario, se debe usar el conector de páginas para continuar un flujo en la página siguiente, añadiendo dentro del conector el número de la secuencia del flujo. Éste símbolo identifica el sentido de circulación de la actividad, indicando la dirección en que éstas caminan. Generalmente, las actividades se desarrollan de la izquierda para la derecha y de arriba para bajo. Cuadro 1. Simbología de flujogramas Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 3 3.1 Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 9 de 17 DESCRIPCIÓN ESTRUCTURA DOCUMENTAL Figura 2 - Estructura documental. 3.2 ORIENTACIONES GENERALES DE NORMATIVIDAD La descripción del texto de normatividad debe seguir las siguientes orientaciones: Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 19/09/2012 Válido desde Página 10 de 17 a) Se debe escribir con claridad, objetividad, sencillez y precisión con el fin de facilitar la comprensión; evitando usar lenguaje técnico específico limitado a ciertos segmentos, tales como el uso exclusivo de términos jurídicos, contables, económicos, etc. b) El nombre de los documentos normativos debe dar idea clara de su contenido. c) La naturaleza de la forma verbal para normar políticas debe ir en infinitivo, por ejemplo: coordinar, dirigir, supervisar, liderar, etc. d) La normatividad de categoría institucional genera un compromiso con el qué hacer y las normativas estructurales y procesales definen el cómo hacer. e) Los anexos se sitúan en la parte final del documento y deben ir con numeración ordinal seguido por el título del anexo. f) Las orientaciones generales para el formato y diseño de página están especificadas en la Plantilla de configuración de la hoja (Anexo 3). g) Las orientaciones específicas para la elaboración de los documentos institucionales están detalladas en las plantillas ubicadas en el Anexo 4. h) Las orientaciones específicas para la elaboración de los documentos estructurales están detalladas en las plantillas ubicadas en el Anexo 5. i) Las orientaciones específicas para la elaboración de los documentos procesales están detalladas en las plantillas ubicadas en el Anexo 6. 3.3 ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN Todo documento normativo debe estar identificado bajo la siguiente estructura de codificación. 3.3.1 Nomenclatura Categoría de documento Documentos institucionales (DI) Tipo de documento Estatuto Reglamento Resolución Instructivo Designación Descripción de cargos Manual de funciones Procedimientos Manual de gestión Documentos estructurales (DE) Documentos procesales (DP) Nomenclatura DI_EU DI_RG DI_RS DI_IN DE_DS DE_DC DE_MF DP_PR DP_MG Cuadro 2 - Nomenclatura 3.3.2 Estructura de codificación de documentos: XX_000_00_v01_año – NOMBRE DEL DOCUMENTO Tipo Tipo de de documento documento Código Código numérico numérico departamental departamental Versión Versión del del documento documento (si (si aplica) aplica) Año Año del del documento documento (si (si aplica) aplica) Orden Orden cronológico cronológico del del documento. documento. Figura 3 - Secuencia de codificación. Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 11 de 17 La estructura de codificación del documento corresponde a los siguientes criterios: a) Tipo de documento: La clasificación del documento de acuerdo con la nomenclatura. b) Código numérico departamental: Código específico del rectorado, vicerrectorado, dirección general departamento, titulación, etc. provisto por el custodio. c) Orden cronológico del documento: Es un número ascendente que regula la creación ordenada del documento y que es provisto por el custodio. d) Versión del documento: Es la versión en que se encuentra el documento. e) Año del documento: Año de elaboración del documento. 3.4 ACTUALIZACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DEROGATORIAS f) La actualización de los documentos de normatividad institucional se deberá realizar en virtud de dos requerimientos: - Cuando el proponente vea la necesidad de que se actualice en miras de mejores prácticas. - Cuando por actualización o reforma de alguna normativa externa, demande la actualización obligatoria de la interna, la misma que se hará conocer por intermedio de GNI o Secretaria General al proponente, para que proceda a la actualización. g) Las actualizaciones de los documentos hacen que el documento en su versión anterior quede derogado o no vigente. 3.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Los documentos originales se tienen que controlar según las siguientes definiciones: 3.5.1 o o o Control de documentos originales Documentos digitales: todos los documentos normativos digitales se alojarán en un único repositorio documental provisto por la universidad en formato pdf. Documentos físicos: los documentos normativos físicos se alojarán bajo las siguientes directivas: Carpeta plástica archivadora blanca. Los documentos originales serán sellados. Etiquetamiento y formato de carpeta: Portada: logo UTPL (superior centrado), código de documento (medio centrado) y departamento proponente (inferior centrado). Base externa: sello UTPL (superior) y código del documento. Contraportada del documento: logo, dirección de página web, dirección física y teléfonos de UTPL y ciudad-país de UTPL (inferior centrado). Categorías Institucionales Custodio alojamiento Secretaría General Color identificativo del documento - Estructurales Recursos Humanos Procesales Dirección de Desarrollo Institucional - Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Portada y base externa de la carpeta: el código del documento debe ir enmarcado en un rectángulo de color amarillo. Impreso en hojas color amarillo Portada y base externa de la carpeta: el código documento debe ir enmarcado en un rectángulo color verde. Impreso en hojas color verde. Portada y base externa de la carpeta: el código documento debe ir enmarcado en un rectángulo color azul. Impreso en hojas color azul. del de del de Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 12 de 17 Cuadro 3: Control de documentos físicos 3.5.2 - 3.5.3 - 3.6 Copias controladas: Las copias controladas se realizarán bajo las siguientes definiciones: El custodio del documento es el responsable de llevar el registro del control de distribución de las copias controladas en la Lista Maestra (Anexo 7). Las copias controladas tienen que estar identificadas con un sello de las siguientes características: o El sello contendrá: El nombre de la Universidad, logo de la Universidad y la palabra “COPIA CONTROLADA”. o El color del sello corresponderá al definido en el Cuadro 2: Control de documentos físicos, según la categoría de documento normativo. Copias no controladas: Las copias no controladas se realizarán bajo las siguientes definiciones: El custodio es la única persona que puede proveer las copias no controladas. El sello contendrá: El nombre de la Universidad, logo de la Universidad y la palabra “COPIA NO CONTROLADA”. El color del sello para las copias no controladas será rojo. CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONAMIENTO Cuando se realice la actualización de la normatividad, el control de los cambios en los documentos se lo realizará bajo las siguientes disposiciones: - 3.7 Inclusión o modificación de textos se resaltan mediante subrayado para facilitar la identificación de su alteración, por ejemplo: “normatividad institucional vigente”, “normatividad universitaria vigente”. Cuando se trata de supresión de palabras o frases se procederá a colocar la siguiente simbología […], por ejemplo: “normatividad institucional vigente”, “normatividad […]” CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS La conservación de los documentos normativos se realizará según la definición establecida en el siguiente cuadro: Materia Tiempo de conservación Procesos De acuerdo con la característica de cada proceso, según lo establecido en internos tabla específica en los procedimientos. Tributaria http://www.camaradecomercioamericana.org/tiempodeconservaciondocs.pdf Societaria http://www.camaradecomercioamericana.org/tiempodeconservaciondocs.pdf Laboral http://www.camaradecomercioamericana.org/tiempodeconservaciondocs.pdf IESS http://www.camaradecomercioamericana.org/tiempodeconservaciondocs.pdf Civil http://www.camaradecomercioamericana.org/tiempodeconservaciondocs.pdf Cuadro 4 – Conservación de documentos 3.8 CRITERIOS PARA ARCHIVAR REGISTROS Los registros centralizados y descentralizados serán archivados según consta en cada procedimiento en el campo 6. 3.9 Elaboró Cargo Fecha ORIENTACIÓN GENERAL PARA LA GESTIÓN DE UN DOCUMENTO Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 13 de 17 Cuando gestione un documento se han de seguir los siguientes pasos: a) Identificar el tipo y categoría del documento. b) Colocarlo y guardarlo según el tipo y la categoría que sea (forma digital e impresa). c) Proceder a clasificarlo tomando en cuenta la secuencia del identificador único de documento. Esta operación va a facilitar la clasificación. d) En general, y siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos más generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes. e) Aplicar subdivisiones si fuera necesario definir más el contenido. f) Clasificar el expediente aplicándole el código. g) El proceso de clasificación, cuando una oficina recibe o crea un documento se han de seguir los siguientes pasos: Identificar a qué expediente pertenece dicho documento. Puede ser que el expediente ya exista y si es necesario hay que crearlo. Identificar a qué tipo y categoría documental pertenece el expediente. Esta operación va a facilitará la clasificación. Buscar el tipo, categoría y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento. Se debe proceder desde los niveles más generales a los más concretos del cuadro de clasificación. Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 4 Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 14 de 17 ANEXOS Anexo1: Matriz de normatividad http://utpl.edu.ec/sites/default/files/documentos/Anexo1_Matriz_de_normatividad.pdf Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL 19/09/2012 Válido desde Página 15 de 17 Anexo 2: Flujograma general para creación de procedimientos Universidad Técnica Particular de Loja Proyecto de Gestión de Normatividad Institucional Flujograma general para creación de procedimientos Proponente o Creación (Jefe) Revisión (CGP) Aprobación (Superior Inmediato) Formación (Jefe) Difusión (CGP) Aplicación y Adaptación Todos los sectores de la UTPL puede sugerir nuevos procedimientos Identificar la necesidad de estandarización. Analizar la adecuación según los criterios: importancia y relevancia estratégica. Analizar la adecuación según criterios: formato, contenido y aplicabilidad. ¿Procede? Comunicar (publicar) a los destinatarios (web). Aplicar el procedimiento. Sí Sugerir la Estandarización al departamento a que se aplica el CGP. B Evaluar la necesidad de personal. Monitorear y evaluar el procedimientoo. B No ¿Necesario? No ¿Adecuado? ¿Capacitación? ¿Relevante? No ¿Copias impresas? No B Sí Sí Sí Sí Cerrar A Sí P R O D U C T O S Enviar la idea de resumen. Cargo Fecha Control de distribucíon Describir el documento creado. Firmar el documento. Elaboró A Sí Formulario de entrenamiento Manual GNI No Invitar a los destinatarios involucrados. Formar el equipo. Formulario ¿Reformar el procedimiento? Firmar el documento Revisado. Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Firmar el documento Aprobado. Capacitar los destinatarios. Providenciar copias controladas para las áreas involucradas. Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 Mantener actualizados y pertinentes. RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 16 de 17 Anexo 3: Plantilla de configuración de la hoja Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012 RECTORADO GNI MANUAL DE GESTIÓN NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Código: DP_MG_001_01_v03_2012_ MANUAL DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL Válido desde 19/09/2012 Página 17 de 17 Anexo 4: Plantillas documentos institucionales http://utpl.edu.ec/utpl/informacion-general/documentos-institucionales Estatuto UTPL Instructivo Resolución Reglamento Anexo 5: Plantillas documentos estructurales http://utpl.edu.ec/utpl/informacion-general/documentos-institucionales Descripción de cargos Designación Manual de funciones Anexo 6: Plantillas documentos procesales http://utpl.edu.ec/utpl/informacion-general/documentos-institucionales Manual de gestión Procedimiento Anexo 7: Lista Maestra http://utpl.edu.ec/sites/default/files/documentos/Anexo_7_Lista_maestra.docx Anexo 8: Acta de posesión http://utpl.edu.ec/sites/default/files/documentos/Anexo_8_Acta_de_posesion.docx Elaboró Cargo Fecha Equipo GNI Gestión de normatividad institucional 6/08/2012 Revisó Autoridades Aprobó Autoridades Cargo CVPE - CVTO Cargo CVPE Fecha 19/09/2012 Fecha 19/09/2012
