manual de usuario módulo humano en línea propiedad de

MANUAL DE USUARIO
MÓDULO HUMANO EN LÍNEA
PROPIEDAD DE
Germán O. Ramos Calderón
Gerente General
Lucas O. Arteaga
Gerente Técnico
SOPORTE LÓGICO Ltda., líder en soluciones integrales de Tecnología
Informática (TI). Somos una Empresa desarrolladora, integradora e
implantadora de Tecnología Informática (TI), además prestamos
servicios de soporte, asesoría y consultoría gerencial para su
implantación y ayuda a compañías de todo nivel optimizando así su
desempeño en los negocios.
Nuestro negocio es hacer que su
organización incorpore la TI de una manera ágil, útil y sencilla a
cualquier nivel organizacional. Adicionalmente a ello Soporte Lógico
Ltda., ha desarrollado el Sistema más versátil, potente, eficaz y flexible
para la gestión de Recursos Humanos y liquidación de nómina:
HUMANO puede adaptarse en poco tiempo a las necesidades de
cualquier empresa.
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
5
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
5
GUÍA DE OPERACIÓN
6
DESCRIPCIÓN DE BOTONES DE ACCIÓN
INSTRUCCIONES GENERALES
6
8
PRESENTACIÓN HUMANO EN LÍNEA
9
INGRESAR A HUMANO EN LÍNEA
9
CONSULTAR LIQUIDACIÓN
10
FILTRO CONSULTA LIQUIDACIÓN
BUSCAR CONSULTA LIQUIDACIÓN
IR CONSULTA LIQUIDACIÓN
10
11
11
REPORTES - CERTIFICADOS
14
FILTRO REPORTES Y CERTIFICACIONES DISPONIBLES
14
CAMBIO DE CLAVE
15
REPORTES
15
INFORME DE VACACIONES
18
VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN
19
PASO 1: VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN BÁSICA
EMPLEADO
PASO 2: DESCARGAR REPORTE HISTORIA LABORAL
PASO 3: VALIDACIÓN HISTORIA LABORAL
REGISTRAR INCONSISTENCIA
EDITAR INCONSISTENCIAS
CONTINUAR PROCESO
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20
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27
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INTRODUCCIÓN
El Sistema de información HUMANO es la base tecnológica que soporta el
replanteamiento o reingeniería de los procesos de Recursos Humanos. Su diseño
potencializa la gestión en este ámbito a nivel operativo (aspectos relacionados con
manejo o cumplimiento contractual) y gerencial (desarrollo del potencial humano).
Integra las más modernas herramientas informáticas a la gestión de Recursos Humanos Bases de datos relacionales, arquitectura cliente/servidor y lenguajes de cuarta
generación - sobre éstas establece un diseño básico que se operacionaliza de acuerdo
con las necesidades y características particulares de cada organización. El diseño del
aplicativo y la operatividad de sus elementos está verificada, pero el sistema que se
constituye a partir de este diseño básico y sus partes predesarrollados lo determina
cada organización. Para su implementación se conforma un equipo de trabajo con
personal de la empresa cliente, quienes, tomando los elementos aportados por el
consultor, construyen el sistema de información que soporta la gestión de Recursos
Humanos en la organización.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La información que se presenta en este manual es confidencial y de propiedad
exclusiva de Soporte Lógico Ltda. Se prohíbe la reproducción total o parcial de la
misma sin previa autorización. El contenido del presente manual hace referencia a las
herramientas que están integradas al software HUMANO, MÓDULO HUMANO EN LÍNEA,
producto que tiene su marca registrada ante la Superintendencia de Industria y
Comercio, así como los derechos de autor ante la Dirección Nacional de Derechos de
Autor del Ministerio del Interior.
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GUÍA DE OPERACIÓN
En esta guía de operación encuentra las ventanas y botones más comunes dentro del
Sistema, con ellos puede manejar el Módulo en un ambiente (WEB), diseñado
especialmente para facilitar la ejecución e interpretación de éste.
DESCRIPCIÓN DE BOTONES DE ACCIÓN
En las ventanas que conforman cada uno de los Módulos de HUMANO, puede
encontrar
botones comunes para concretar una acción o para seleccionar
determinada información. A continuación encuentra la descripción de los botones mas
usados:
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INSTRUCCIONES GENERALES
Antes de iniciar una sesión en HUMANO, verifique que se encuentre debidamente
conectado a su servidor de Internet. Posteriormente asegúrese que el usuario y la
contraseña corresponden a las asignadas previamente.
Los campos que aparecen en las ventanas, nombrados en color ROJO, deben ser
diligenciados obligatoriamente, por ser información vital para la correcta ejecución del
sistema HUMANO.
Los campos que aparecen en las ventanas, nombrados en color AZUL, son opcionales,
sin embargo hay que tener en cuenta que esta información puede ser de apoyo para
otros procesos que desarrollen.
Según el proceso, los módulos se encuentran integrados, esto quiere decir que
cualquier modificación que se realice en uno de ellos puede afectar la ejecución de
otro, se recomienda que en el momento de hacer cambios en la información
contenida en el Sistema verifique qué procesos se pueden ver afectados.
Cualquier acción que genere error y de la cual no se tenga los conocimientos
suficientes para subsanarla, comuníquese directamente con el Administrador del
Sistema.
Los datos referentes a fechas deben ser ingresados de acuerdo a las especificaciones
establecidas en la infraestructura del Data Center, esta información la encuentra en la
ventana Estado, ubicada en la parte inferior izquierda de su pantalla.
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PRESENTACIÓN HUMANO EN LÍNEA
HUMANO En Línea es la herramienta de acceso a consultas vía Web, que permite a los
funcionarios de las entidades obtener sus comprobantes de pago, certificaciones y
otros documentos, desde cualquier lugar, con sólo conectarse a Internet y acceder a la
página de HUMANO En Línea.
Desde este menú puede acceder a todas las opciones que presenta el sistema, este
menú es visible desde cualquier página de Humano EL y puede ingresar para Consultar
comprobantes de pago desde Consultar Liquidación, visualizar e imprimir los
Certificados como el certificado de Ingresos y retención y cambiar nuestra clave de
acceso al sistema.
INGRESAR A HUMANO EN LÍNEA
Cada entidad cuenta con una página institucional, que en efecto es visitada por los
funcionarios para consultar información, noticias y novedades. Desde la página Web
debe acceder al enlace de Humano En Línea.
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Para acceder a la información disponible en HUMANO En Línea debe contar con una
Clave de ingreso, esta clave es proporcionada por su entidad, es importante que
cambie esta clave por motivos de seguridad.
La página inicial de HUMANO En Línea muestra un formulario de autenticación que le
permite digitar sus datos para acceder de forma segura a los comprobantes, reportes y
certificados que genera el Sistema.
Es necesario que digite en este formulario su número de documento y su clave y luego
dar clic el botón Aceptar
CONSULTAR LIQUIDACIÓN
Esta opción permite generar e imprimir el comprobante de pago de un proceso de
nomina liquidado en un periodo determinado por funcionario. Visualizando datos de
vinculación y conceptos liquidados.
FILTRO CONSULTA LIQUIDACIÓN
Al dar clic en la opción Consulta Liquidación, el Sistema despliega el Filtro que permite
Buscar un registro y acceder de una manera rápida y ágil a las opciones que le brinda
este vínculo.
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PERIODO: Registrar el año para generar el comprobante de pago.
MES: Seleccionar de la lista el mes del cual desea generar el comprobante de pago.
BUSCAR CONSULTA LIQUIDACIÓN
Para consultar el comprobante de pago de un mes particular debe elegir, en el Filtro
Consultar Liquidación, el año y mes de la nómina que requiera.
El Sistema muestra, en el campo Liquidaciones Disponibles, la lista de meses de los
comprobantes de pago de las nóminas, según los datos filtrados en la consulta. Para
visualizar el comprobante de pago de un mes debe dar clic en el enlace del mes
IR CONSULTA LIQUIDACIÓN
En el filtro Consultar Liquidación al dar clic en buscar, el Sistema despliega en la
parte inferior una ventana con el detalle del registro solicitado, además visualiza la
opción Ir, seleccione y el Sistema lo lleva al comprobante de pago.
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Inmediatamente, el Sistema genera el comprobante de pago con los datos
correspondientes al mes que seleccionó.
Para imprimir el comprobante de pago debe ir al Menú principal de su explorador y dar
clic en Archivos, seleccionar la opción Imprimir del menú que se despliega.
“Recuerde que puede repetir este procedimiento las veces que quiera y desde
cualquier lugar. Con HUMANO en Línea sólo necesita conectarse a Internet para
obtener la información que necesite”
En el comprobante de pago puede validar:
1. En el comprobante de pago puede visualizar los campos Centro de Costo y
Dependencia.
2. Además de los campos mencionados anteriormente, es posible visualizar en el
desprendible, la sección de Fondos, en esta sección se muestran los fondos a los
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cuales se encuentra afiliado el empleado para el proceso de Nómina del cual se
está generando el desprendible. Si el funcionario no tiene afiliación a ningún
fondo, la información del campo fondo no es visualizada en el desprendible.
3. Adicional a los campos de Centro de Costo, Dependencia y Fondos, se
encuentra la sección de Novedades; en esta se visualizan las novedades
periódicas y ocasionales Liquidadas al funcionario en la nómina del desprendible
de pago que se consulta.
Para esto, Se creó la colección NOVHEL (NOVEDADES HUMANOEL) en la tabla
COLECCION_TCL. Los conceptos que se desea sean visualizados en el desprendible
de pago deben estar parametrizados en esta Colección en la Tabla maestra
COLECCIONCONCEPTO_TCL:
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REPORTES - CERTIFICADOS
FILTRO REPORTES Y CERTIFICACIONES DISPONIBLES
La funcionalidad de HUMANO EN LÍNEA, permite consultar los Certificados de Ingreso y
Retención de un periodo especifico. Este certificado esta disponible para su consulta
por todos los empleados. Para acceder debe dar clic en Reportes – Certificados:
Al dar clic aparece un listado de todos los certificados de Ingreso y retención
disponibles para visualizar, descargar e imprimir.
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CAMBIO DE CLAVE
Humano En Línea permite cambiar claves, por seguridad se recomienda cambiar la
clave una vez la reciba y luego actualizar periódicamente.
Para cambiar la clave solo debe dar clic en la opción cambio de clave del menú
principal, aparece el formulario de cambio de clave.
Digite la clave actual, luego digite y confirme la clave nueva en los campos del
formulario. Dar clic en aceptar y el sistema informa ‘la clave ha sido cambiada con
éxito’ cuando el cambio de clave ha sido exitoso, en caso contrario el sistema informa
que no se pudo cambiar la clave.
REPORTES
La funcionalidad de Humano en Línea presenta la opción de Reportes, en el cual
puede genera reportes de Certificaciones Salariales, como: Certificado Actual,
Certificado Promedio Salarial, Certificado Retirado, Certificado Sin Salario.
Estos reportes certifican que un funcionario esta vinculado o no a la entidad desde
determinada fecha y en un determinado cargo, sin embargo muestra o no información
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de la asignación salarial. Para la generación de reportes de Humano en Línea debe dar
clic en la opción Reportes en el menú principal.
Simplemente, debe seleccionar el reporte que requiere, dar clic en aceptar, en la parte
inferior puede visualizar si la petición a terminado, de lo contrario, debe dar clic en el
botón actualizar para que el sistema actualice y finalice la generación del reporte.
Al dar clic en la opción ver, se genera el certificado para que pueda ser descargue o se
imprima.
Una vez se ha generado el reporte se visualiza de la siguiente forma:
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Como se observa en la parte inferior del reporte hay un número telefónico y una
extensión. Para parametrizar estos datos en el sistema, en la opción Tablas Maestras del
módulo de Administración y Seguridad, se creó la configuración 1076 teléfono y
extensión.
REPORTE CERTIFICADO ACTUAL: Con el fin de tener una opción alterna para los
funcionarios que generen reportes y sean ellos mismos quienes los firman, se encuentra
la funcionalidad reporte alterno, que permite generar un reporte adicional para la
persona que firma pero el reporte no sale con su misma firma, sino que se genera con la
firma de su jefe inmediato. A continuación se detalla el paso a paso, para parametrizar
y generar el reporte en Humano En Línea - HEL.
1. Crear y parametrizar la firma en las tablas maestras: FIRMA_TH y FIRMAGRUPO_TH
2. Asociar el CODFIRMA y CODFIRMAGRUPO en la tabla maestra FIRMAGRUPODET_TH.
3. Crear en la tabla maestra REPORTE_TH un CODREPORTE con la misma información
(duplicar) del reporte que se quiere para este caso el Certificado Actual, los únicos
cambios son para las siguientes campos:
 CODREPORTE: Nuevo código
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


CODMODULO = EL (Humano En Línea)
Activo = 'S'
CODFIRMAGRUPO = CODFIRMAGRUPO parametrizado en el punto 2.
4. Crear un nuevo registro en la tabla maestra PARAMETROREPORTE_TH, el
CODPARAMETROREPORTE, donde los campos sean igual a los datos del reporte a
copiar, para este caso los parámetros del reporte de Certificado Actual.
5. Crear la tabla maestra REPORTEALTERNO_TH e ingresar los campos:



CODREPORTE = Código del reporte que se quiere copiar.
CODEMPLEADO = Código del empleado que solicita la certificación y firma.
CODREPORTEALTERNO = Código del reporte nuevo creado que copia el
CODREPORTE.
6. Ingresar a la funcionalidad Humano En Línea y generar el Certificado Actual. Se
valida que para la persona quien firma el reporte no genere su firma sino la
parametrizada inicialmente para el reporte alterno.
INFORME DE VACACIONES
La funcionalidad de Humano en Línea, se encuentra la opción de estado de
vacaciones en el cual el funcionario puede consultar el estado de sus respectivos
periodos de vacaciones.
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VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN
El Proceso de Validación de Información de HUMANO®, es un proceso a través del cual
la entidad busca validar la veracidad de la información de datos básicos y de historia
laboral del funcionario.
Este proceso es realizado a través de HUMANO® En Línea, que es la aplicación en la
cual los funcionarios pueden consultar su desprendible de pago, reportes y certificado
de ingresos y retenciones. De esta forma, la entidad pone a disposición del funcionario,
toda la información básica y de historia laboral, para que sea consultada y revisada a
través de Internet, una vez el funcionario quiera consultar su comprobante pago.
En este orden de ideas el Proceso de Validación de datos evita el desplazamiento del
funcionario para verificar la validez de la información y permite que la entidad tenga
información real, consistente y actualizada sobre los funcionarios, para llevar a cabo los
diferentes procesos de nómina y recursos humanos que la entidad requiera
PASO 1: VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN BÁSICA
Una vez el funcionario ha ingresado a HUMANO En Línea con su respectivo usuario y
clave, visualiza una ventana donde se informa sobre el proceso de validación de datos
en línea según los datos que se han ingresado en los campos Mensaje Inicial y Mensaje
de Restricción al crear el proceso; Además visualiza los pasos para llevar a cabo el
proceso de Validación de datos, éstos se ir activando en orden conforme se van
llevando a cabo.
El proceso de Validar información básica consiste en la verificación y validación de los
datos de información básica que la entidad tiene sobre el funcionario.
Nota: Si al crear el proceso de validación de datos, se definió que se bloquea el
comprobante de pago, los funcionarios de la entidad no pueden consultar su
comprobante de pago hasta que no han reportado la validación de la información a
través de HUMANO En Línea.
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Para iniciar el proceso debe dar clic en el vinculo Validar información básica.
EMPLEADO
Una vez seleccione el vínculo de Validar información básica se despliega el formulario
empleado. En esta ventana se visualiza la información básica que dispone la Entidad
sobre el funcionario, y en cada campo existe la opción de corregir, modificar la
información, o simplementa dejar la información tal cual está si es correcta.
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
Los campos de Nombres, Apellidos, Numero de documento y fechas se visualiza de
la siguiete forma:
En la parte superior de cada campo se muestra la información que tiene la entidad
sobre el funcionario y la parte inferior el campo “Corregido” es donde es posible
modificar lainformación

Los campos de Estado Civil, Nivel Educativo, Tipo de vinculación, situación
administrativa, Nivel de enseñanza, Área Educativa y Área Educativa Técnica se
visualizan con una lista desplegable como se indica en la siguiente Imagen
Para desplegar las opciones de modificación/corrección es necesario dar clic en la lista
desplegable indicada en la Imagen anterior:
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
Los campos de Dirección , Título Profesiona y Cargo Entidad se visualizan con un
botón buscador como se indica en la siguiente Imagen:
Al dar clic en el botón buscador se abre un ventana en la que puede elegir una opción
de acuerdo a las opciones contenidas:
En ésta ventana puede elegir la opción al dar clic en el código (número), o en el
campo filtro digitando la opción que desea encontrar y luego dar clic en Buscar:
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
En el campo de Dirección, al dar clic en el botón buscador, el sistema abre la
siguiente ventana de inserción de datos.
En el campo Abrevieturas, se encuentran los diversos items por los cuales puede estar
constituida una dirección; si se desea elegir alguna, es necesario hacer doble clic en la
opción elegida. Una vez se da doble clic sobre cualquiera de las opciones, ésta se
visualiza de forma abreviada, en el campo de Dirección y en caso de ser necesario en
este campo se puede ingresar información adicional.
En caso de que se desee borrar la información ingresada en el campo dirección la
opción “Limpiar” permite el borrado total de toda la información ingresada en el
campo.
Una vez se ha ingresado la dirección correctamente, es necesario dar clic en el casilla
de Confirmar dirección y posteriormente en el botón Aceptar para guardar la
información de dirección.
para finalizar Toda la validación de información básica se debe dar clic en el botón
Aceptar . Ubicado al final del formulario
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Nota: En el campo de Observaciones Funcionario es posible realizar cualquier
anotación adicional si así lo desea.
Todos los campos que esten en rojo son obligatorios. El campo de titulo profesional se
activa unica y exclusivamente si en el campo Nivel Educativo se selecciona una opción
que requiere titulo profesional. El campo Área educativa técnica solo se activa para
validación si en el campo area educativo se elige la opción No Aplica.
PASO 2: DESCARGAR REPORTE HISTORIA LABORAL
Una vez se ha validado la información básica, y al dar clic en el botón Aceptar, el
funcionario es redirigido a la primera ventana donde el vínculo del paso 2 de Descargar
reporte historia laboral, ya esta disponible.
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Es necesario descargar el reporte de Historia Laboral, pues en éste se pueden visualizar
todas las novedades correspondeintes a la historia laboral del funcionario. De esta
forma se puede verificar la validéz de la información.
Cuando se da clic en el vinculo se visualiza la siguiente ventana, donde
automaticamente se genera el reporte de Revisión Historia laboral.
Una vez el reporte está en estado Terminado que indica que puede descargar el
reporte de Historia Laboral es necesario dar clic sobre la opción Ver.
Es necesario dar clic en el Botón Actualizar hasta que el campo de Detalle Estado
indique Terminado pues solo de esta forma es posible visualizar el reporte.
Nota: al dar clic en el Botón Aceptar se genera un nuevo reporte de Historia laboral
Una vez se da clic en el vínculo ver, se visualiza el reporte de Historia Laboral del
funcionario que dispone la Entidad, donde es posible revisar y verificar la validez de la
información.
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Una vez se visualice el reporte de Historia Laboral, se determina la validez de la
información y se desee continuar el proceso de validación es necesario dar clic en el
vínculo de Continuar Proceso.
PASO 3: VALIDACIÓN HISTORIA LABORAL
En este paso es posible registrar las inconsistencias encontradas en el reporte de Historia
Laboral.
Una vez se da clic en el vínculo de Continuar proceso el funcionario es redirigido la
ventana inicial donde el paso 3 de Validar Historia Laboral, esta habilitado para que
reporte las inconsistencias presentadas (si es que existen.
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Al dar clic en Validar historia laboral se visualiza la ventana donde se encuentran
algunos datos de la vinculación actual del funcionario y las opciones Registrar
Inconsistencia y Continuar Proceso.
REGISTRAR INCONSISTENCIA
Sí en la revisión de las novedades del reporte de Historia Laboral se encuentran
inconsistencias es necesario seleccionar la opción Registrar inconsistencia.
Cuando se ha seleccionado la opción, se visualiza la ventana de inserción de datos. En
ésta se puede reportar específicamente que tipo de inconsistencia se encontró en el
reporte de Historia laboral que fue generado.
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INCONSISTENCIA: Se refiere al tipo de inconsistencia que se encontró en el reporte.
FECHA INICIAL: Fecha inicial en la cual inició la novedad de Planta.
FECHA FINAL: Fecha inicial en la cual finalizo la novedad de Planta.
ACTO ADMINISTRATIVO: Corresponde al tipo de Acto administrativo con el cual fue
generada la novedad de planta: Resolución, Acta, Decreto etc.
FECHA ACTO ADMVO: fecha del acto administrativo con el cual fue generada la
novedad de planta.
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NÚMERO ACTO ADMVO: número del Acto administrativo con el cual fue generada la
novedad de planta.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Institución educativa asociada a la novedad de planta.
CIUDAD DE UBICACIÓN LABORAL: este campo corresponde a la ciudad de ubicación
laboral del funcionario para la novedad de planta.
OBSERVACIONES EMPLEADO: El funcionario debe diligenciar este campo en caso de
que tenga que realizar alguna observación a la entidad con respecto a la
inconsistencia que está reportando.
OBSERVACIONES SECRETARÍA: El diligenciamiento de este campo esta única y
exclusivamente a cargo de la entidad una vez el funcionario ha reportado la validación
y sea necesario realizar observaciones con respecto a la inconsistencia registrada.
EDITAR INCONSISTENCIAS
En caso de que se ha reportado una inconsistencia y necesite modificaciones o
correcciones, se puede editar en la ventana de validación de historia laboral con el
vínculo Editar. Este vínculo muestra la ventana de inserción de inconsistencias con la
información que ya ha sido ingresada.
CONTINUAR PROCESO
Una vez se han registrado todas las inconsistencias encontradas se debe dar clic en el
botón Continuar Proceso.
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Al dar clic en este botón el funcionario es redirigido a la ventana inicial, donde se
visualiza una casilla de certificación de la información.
Al dar clic en el casilla de certificación de la información se activa el vínculo de
Reportar toda la revisión.
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Al dar clic sobre este vínculo el sistema genera un mensaje de confirmación del reporte
del proceso de validación de datos.
Una vez se reporte la revisión a la entidad, la información registrada es enviada, y
puede ser consultada a través del menú de Humano En Línea, pero no esta sujeta a
modificaciones.
Cuando se da clic en el botón aceptar el Sistema habilita el acceso a las
funcionalidades para consulta del desprendible de pago y el certificado de Ingresos y
Retención en Humano En Línea.
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