INFORME DE AVANCES DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUIATRÍA RAMÓN DE LA FUENTE MUÑÍZ. 2013. 1 INFORME DE AVANCES EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUATRÍA RAMÓN DE LA FUENTE MUÑÍZ. 2013. 1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ARCHIVISTICA DEL INSTITUTO. Desde el año 2004 se ha trabajado en la organización de los archivos de trámite, archivo de concentración y actualmente en los archivos resguardados con Tecnología de la Información. La capacitación al personal encargado de esta área y hacia el personal en general, se ha realizado de forma constante y actualmente nos encontramos en la etapa de la consolidación de las acciones que permitan llevar un mejor registro, control y resguardo documental. 2. ACCIONES. Considerando las actividades de cada Dirección, Subdirección y Jefaturas de Departamento, se ha trabajado en la conformación de un catálogo de disposición documental funcional, con la integración de expedientes organizados de acuerdo a las actividades representativas de cada área, sustentado en Manuales de Procedimientos para los Archivos de Trámite y Conservación. Con lo anterior, se ha logrado un control e identificación documental eficiente y la optimización en la organización y administración de los archivos de la Institución. 3. TIEMPO DE REGULACIÓN Y AVANCE. En el proceso de Implementación y determinación de necesidades, se ha actuado de acuerdo a: Lineamientos y Procesos Disposición de Recursos Necesidades de Cada Área Tiempos de Respuesta e Implementación 4. OPERACIÓN DE ARCHIVO DE TRÁMITE Y ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 4.1 DESIGNACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE. Anualmente se ratifica la designación de responsables de Archivo de Trámite mediante oficio turnado a los titulares de cada área administrativa, quienes deberán confirmar la designación por el mismo medio, ratificando los siguientes datos: Unidad Administrativa Nombre Correo Electrónico Teléfono y extensión 2 La designación de estos responsables se efectúa cada año. El avance de esta acción es del 100%. 4.2 ACCIONES SECUENCIALES. a) Ordenación Física de los archivos y expedientes conforme a los lineamientos emitidos. b) Elaboración de Inventarios de expedientes de archivo. c) Elaboración de carátula de los expedientes. d) Integración de secciones y series no declaradas en el catálogo de disposición documental. e) Ubicación y designación del espacio físico, adecuación de mobiliario y medidas de seguridad para los archivos de trámite. f) Valoración y selección de la documentación interna. g) Solicitud de transferencias primarias al archivo de concentración. 5. REPORTE DE ACCIONES REALIZADAS POR EL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS Y ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ACCION % CUMPLIMIENTO Creación del archivo de concentración, compra y colocación de Mobiliario y Equipo. 100% Nombramiento del responsable del archivo de concentración. Conocimiento y Diagnóstico de la situación de los archivos de trámite. 100% Elaboración de Manuales de Procedimiento para la organización y funcionamiento de los archivos de trámite y concentración. Establecimiento de Programa de Capacitación del personal de archivo de trámite y concentración. Implementación de instrumentos de consulta y control archivístico. Recepción de Transferencias primarias. 78% 100% 100% 90% 82% Transferencia secundaria. 17% Elaboración de bajas documentales. 88% Proceso de donación con la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito. 100% 3 NO CUMPLIMIENTO Implementación de Tecnologías de la Información para el manejo y control de Archivos. Creación del archivo histórico. 35% Comunicación y seguimiento con el Comité de Información. 100% 5% 5.1 ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN O SISTEMAS COMPUTACIONALES ACCION % CUMPLIMIENTO Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información. Implementación del sistema de control de gestión. Establecimiento de sistemas para el servicio administración de consulta, conservación y difusión del acervo documental. Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Establecimiento de programas de respaldo y migración de documentos. Establecimiento de sistemas de reprografía. (Digitalización) 4 NO CUMPLIMIENTO 0% 40% 15% 100% 100% 5%