informe de avances de la organización de archivos del instituto

INFORME DE AVANCES DE LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUIATRÍA
RAMÓN DE LA FUENTE MUÑÍZ. 2013.
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INFORME DE AVANCES EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUATRÍA RAMÓN DE LA FUENTE
MUÑÍZ. 2013.
1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ARCHIVISTICA DEL INSTITUTO.
Desde el año 2004 se ha trabajado en la organización de los archivos de trámite, archivo
de concentración y actualmente en los archivos resguardados con Tecnología de la
Información. La capacitación al personal encargado de esta área y hacia el personal en
general, se ha realizado de forma constante y actualmente nos encontramos en la etapa
de la consolidación de las acciones que permitan llevar un mejor registro, control y
resguardo documental.
2. ACCIONES.
Considerando las actividades de cada Dirección, Subdirección y Jefaturas de
Departamento, se ha trabajado en la conformación de un catálogo de disposición
documental funcional, con la integración de expedientes organizados de acuerdo a las
actividades representativas de cada área, sustentado en Manuales de Procedimientos
para los Archivos de Trámite y Conservación.
Con lo anterior, se ha logrado un control e identificación documental eficiente y la
optimización en la organización y administración de los archivos de la Institución.
3. TIEMPO DE REGULACIÓN Y AVANCE.
En el proceso de Implementación y determinación de necesidades, se ha actuado de
acuerdo a:




Lineamientos y Procesos
Disposición de Recursos
Necesidades de Cada Área
Tiempos de Respuesta e Implementación
4. OPERACIÓN DE ARCHIVO DE TRÁMITE Y ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
4.1 DESIGNACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE.
Anualmente se ratifica la designación de responsables de Archivo de Trámite mediante
oficio turnado a los titulares de cada área administrativa, quienes deberán confirmar la
designación por el mismo medio, ratificando los siguientes datos:




Unidad Administrativa
Nombre
Correo Electrónico
Teléfono y extensión
2
La designación de estos responsables se efectúa cada año. El avance de esta acción es del
100%.
4.2 ACCIONES SECUENCIALES.
a) Ordenación Física de los archivos y expedientes conforme a los lineamientos
emitidos.
b) Elaboración de Inventarios de expedientes de archivo.
c) Elaboración de carátula de los expedientes.
d) Integración de secciones y series no declaradas en el catálogo de disposición
documental.
e) Ubicación y designación del espacio físico, adecuación de mobiliario y medidas de
seguridad para los archivos de trámite.
f) Valoración y selección de la documentación interna.
g) Solicitud de transferencias primarias al archivo de concentración.
5. REPORTE DE ACCIONES REALIZADAS POR EL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS Y
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ACCION
% CUMPLIMIENTO
Creación del archivo de concentración, compra
y colocación de Mobiliario y Equipo.
100%
Nombramiento del responsable del archivo de
concentración.
Conocimiento y Diagnóstico de la situación de
los archivos de trámite.
100%
Elaboración de Manuales de Procedimiento
para la organización y funcionamiento de los
archivos de trámite y concentración.
Establecimiento de Programa de Capacitación
del personal de archivo de trámite y
concentración.
Implementación de instrumentos de consulta y
control archivístico.
Recepción de Transferencias primarias.
78%
100%
100%
90%
82%
Transferencia secundaria.
17%
Elaboración de bajas documentales.
88%
Proceso de donación con la Comisión Nacional
de Libros de Texto Gratuito.
100%
3
NO CUMPLIMIENTO
Implementación de Tecnologías de la
Información para el manejo y control de
Archivos.
Creación del archivo histórico.
35%
Comunicación y seguimiento con el Comité de
Información.
100%
5%
5.1 ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN O SISTEMAS COMPUTACIONALES
ACCION
% CUMPLIMIENTO
Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la
información.
Implementación del sistema de control de
gestión.
Establecimiento de sistemas para el servicio
administración de consulta, conservación y
difusión del acervo documental.
Establecimiento
de
mecanismos
que
garanticen la integridad, autenticidad y
disponibilidad de archivos en formato
electrónico.
Establecimiento de programas de respaldo y
migración de documentos.
Establecimiento de sistemas de reprografía.
(Digitalización)
4
NO CUMPLIMIENTO
0%
40%
15%
100%
100%
5%