DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Asunto

MEMORANDO
AI-032
PARA:
MIEMBROS COMITÉ DE AUDITORIA
DE:
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
Asunto:
Informe de Actividades Julio – Octubre de 2015
Fecha:
Bogotá D.C., 9 de Diciembre de 2015
Cordial Saludo,
De conformidad con lo establecido en el cronograma de actividades que debe desarrollar
la Dirección de Auditoría Interna para la vigencia 2015, el cual fue aprobado por el Comité
de Auditoría en su sesión del 12 de diciembre del 2014 y a las reglamentaciones vigentes
dictadas por el Gobierno Nacional, la Superfinanciera, los organismos de control y las
directrices internas, nos permitimos presentar el informe relacionado con las actividades
desarrolladas en el periodo comprendido entre los meses de Julio a Octubre del 2015, de
acuerdo con los diferentes roles fijados para esta Dirección.
El objetivo principal es el de supervisar la estructura y funcionamiento del Sistema de
Control Interno de la Entidad, sobre lo cual les informamos que para realizar las
evaluaciones correspondientes, esta Dirección tuvo acceso a la totalidad de la información
que soporta nuestras verificaciones, sin que se hubiese presentado evento alguno que
afectara el resultado de las observaciones y conclusiones establecidas en cada uno de los
diferentes roles, evaluando los procesos misionales y de apoyo de la Entidad, así:
1. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
En este rol, la Dirección de Auditoría Interna realiza una evaluación a las actividades
desarrolladas por las diferentes áreas de la organización con el fin de detectar posibles
deficiencias en el cumplimiento de las normas y realiza los seguimientos a cada una de
las desviaciones o hallazgos determinados en las evaluaciones.
Como mecanismo de verificación y evaluación del Sistema de Control Interno se utilizan
las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de
desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que
implique el uso de mayor tecnología, eficiencia y seguridad.
Las actividades desarrolladas en este rol se describen a continuación:
1.1. Tesorería, Back y Front Office
La FDN está cumpliendo con cada una de las actividades descritas en los procesos de
Front Office y Back Office.
Las inversiones o redenciones de títulos realizadas a través del Front Office quedaron
definidas claramente en los documentos expedidos para tal fin y los registros de las
grabaciones en el sistema AUROLOG.
Todas las inversiones cumplieron con los lineamientos trazados por la Junta Directiva o la
Superfinanciera.
Adicionalmente, los recaudos o giros de las operaciones se verificaron a través de los
extractos diarios de las cuentas del Banco de la República o de las cuentas determinadas
por la Entidad para sus recursos propios o de los negocios para terceros y se verificaron
los saldos reales de las mismas.
Se verificaron las actualizaciones en el aplicativo PORFIN al igual que el informe de
valoración de los portafolios y su informe a contabilidad para los registros contables.
Adicionalmente se hicieron las conciliaciones de los portafolios registrados en el Front
Office contra los registros de PORFIN sin encontrarse alguna diferencia.
Sobre el particular y con el fin de ejercer un estricto control sobre estas operaciones, la
Administración ha tomado las siguientes medidas:
Adicionalmente, se hicieron las conciliaciones de los portafolios registrados en el Front
Office contra los registros de PORFIN sin encontrarse diferencia alguna.
1.2. Conciliación Portafolios de Inversión
Durante el periodo Julio - Octubre de 2015 se conciliaron diariamente las inversiones en
moneda nacional de los portafolios vinculados a los recursos propios de la Financiera y
los administrados a nombre de terceros, comparando los valores y características de cada
una de las inversiones registradas en los portafolios generados por el Front Office frente a
los extractos emitidos por el Depósito Central de Valores (DCV) y el Depósito
Centralizado de Valores (DECEVAL) y los datos registrados por el Departamento de
Administración de Riesgos.
1.3. Tecnología
En desarrollo de las actividades de Auditoría Interna, se ha observado que los aplicativos
funcionan adecuadamente y para aquellos que lo han requerido se desarrollaron las
actualizaciones con el fin de evitar la pérdida de información y lograr una mayor eficiencia
en el manejo de todos los recursos tecnológicos.
1.3.
Cumplimiento Regulatorio
1.3.1. SARLAFT
La Dirección de Auditoría Interna realizó una evaluación y seguimiento permanente al
cumplimiento regulatorio de las normas fijadas por la Superfinanciera y la Junta Directiva.
Las inversiones de la Financiera, son realizadas con intermediarios financieros vigilados
por la Superfinanciera, quienes en virtud de normas de Prevención de Lavado de Activos
y de Financiación del Terrorismo pueden ser exceptuados del cumplimiento de normas
sobre conocimiento del cliente.
Teniendo en cuenta lo anterior, las disponibilidades de tesorería de la entidad se han
canalizado en inversiones en títulos de deuda pública (TES) y en títulos de deuda privada
emitidos por instituciones financieras vigiladas por la Superfinanciera.
Es importante destacar que en el desarrollo de sus operaciones de carácter financiero o
administrativo, la Financiera no realiza transacciones en efectivo, situación que se pudo
constatar a través de la revisión diaria de los comprobantes de ingreso y egreso que
soportan los registros de la entidad.
Los Estados Financieros con corte al 31 de Octubre de 2015, reflejan que la entidad no
mantiene saldo alguno en el rubro de Títulos de Inversión en Circulación ni Obligaciones
en moneda nacional ni extranjera.
En relación con los clientes, proveedores y contratistas, correspondientes a actividades
propias de la Financiera o en desarrollo de los negocios para terceros, se verifica que los
mismos no estén incluidos en las listas publicadas por la OFAC (Dirección para el Control
de Bienes Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos) y por el
Comité del Consejo de Seguridad de la ONU y que no sean objeto de sanciones
disciplinarias por parte de la Procuraduría General de la Nación o hubiesen sido
declarados responsables fiscales por la Contraloría General de la República.
El desarrollo de dichas actividades ha permitido que la Financiera no se encuentre
expuesta al Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.
Así mismo, la entidad no registra clientes a quienes se les hubiese exonerado del
cumplimiento de este requisito normativo a excepción de las entidades vigiladas por la
Superfinanciera.
Por lo anterior, la Financiera viene dando cumplimiento con los mecanismos de
Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo y no ha
presentado ni derivado ningún efecto económico en sus Estados Financieros por este
concepto.
Con respecto a la información mensual con destino a la UIAF, los reportes de la entidad
se han realizado dentro de los términos establecidos por la Superfinanciera, situación que
se evidenció con la confrontación de las conformidades recibidas de la misma Unidad de
Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda.
1.3.2. S.A.RO.
Sobre el Sistema de Administración del Riesgo Operativo (SARO) la Financiera ha
identificado y medido sus riesgos operativos y también ha diseñado los controles
correspondientes. Durante el periodo comprendido entre los meses de Julio - Octubre de
2015 los estados financieros de la entidad no fueron afectados por la ocurrencia de
riesgos operativos.
Como resultado de las revisiones aleatorias que hace la Auditoría Interna, a las
operaciones registradas contablemente, informamos que no se detectó ninguna clase de
anomalía que ponga en peligro los recursos de la Entidad ni los administrados para
terceros, lo cual indica que todas las áreas tienen un alto compromiso en la aplicación de
los controles establecidos para dichas operaciones.
1.3.3. S.A.R.L.
Con referencia al riesgo de liquidez (SARL), los análisis mostraron que la Financiera no
estuvo expuesta al riesgo de liquidez debido a que el saldo entre sus posiciones activas y
pasivas al final de las brechas de referencia arrojó siempre resultados positivos. Así
mismo el análisis del Indicador del Riesgo de Liquidez (IRL) determinado para las bandas
de tiempo entre 1 y 7 días, 8 y 15 días y 16 a 30 días, en forma mensual arrojaron
resultados positivos.
1.3.4. S.A.R.M.
El Departamento de Riesgos de la FDN, ha determinado que la entidad no estuvo
expuesta a riesgos importantes por efecto de los cambios en el precio de los instrumentos
del mercado financiero, originados por las fluctuaciones de las tasas de interés, tasas de
cambio y precio de las acciones. En aquellos casos en los cuales la entidad ha
requerido proteger el valor de sus activos ha tomado las medidas y coberturas que
este tipo de operaciones demanda, especialmente para la operación registrada a
cargo de AI Candelaria. Los valores en riesgo (VeR) relacionados con la exposición de
las posiciones de tesorería, el relacionado con el patrimonio técnico de la entidad y con su
nivel de solvencia, estuvieron mes a mes dentro de los límites establecidos por la Junta
Directiva.
1.4.
Seguimiento a negocios para terceros
Con base en las carpetas de los movimientos diarios de Tesorería se verificaron los
comprobantes de ingreso, de egreso, notas contables y los soportes correspondientes a
los movimientos contables, realizados por cuenta de los negocios vigentes celebrados
para terceros, constatándose que en la ejecución de este proceso, los recaudos y el pago
de los compromisos adquiridos en los contratos se ajustan a las condiciones establecidas
en cada uno de ellos; estas verificaciones se realizaron con las mismas formalidades
aplicadas a los negocios propios de la Financiera.
1.5.
Cartera de Créditos
1.5.1. Cartera Comercial
La Financiera remitió oportunamente las cuentas de cobro a cada uno de los deudores de
la entidad o de los negocios administrados para terceros, con una anticipación no menor a
quince (15) días a la fecha de vencimiento y se verificó su recaudo conforme a las
obligaciones anunciadas.
El área de cartera actualizó los saldos de cada deudor y reportó a Contabilidad los saldos
de capital y el valor de las causaciones de intereses a registrar, de acuerdo con el estado
actual de cada una de las obligaciones a favor de la Financiera o de terceros.
Con base en el Informe de Cierre de Cartera al 31 de Octubre, preparado por el BackOffice, se procedió a validar, sin excepción, los saldos reflejados en dicho informe frente a
los saldos registrados en los Estados Financieros, sin que se hubiese evidenciado
diferencia alguna con respecto a los deudores y al valor del saldo de sus obligaciones.
1.5.2. Cartera de la Nación
Con respecto a la cartera de la Nación, durante los meses reportados la FDN realizó los
recaudos programados y sus saldos son los que se encuentran registrados en los estados
financieros.
1.5.3. Calificación de Cartera
La Auditoría Interna ha evidenciado que la clasificación y calificación de la cartera de la
Financiera, se ha realizado atendiendo los parámetros mínimos establecidos por la
Superintendencia Financiera en la Circular 100 de 1995, Capítulo II.
De acuerdo con las calificaciones otorgadas a los deudores, mes a mes se verificó que las
provisiones constituidas con cargo al estado de pérdidas y ganancias corresponden con
los porcentajes mínimos establecidos por la Superintendencia Financiera.
De otra parte, en relación con el Sistema de Administración de Riesgo Crediticio (SARC),
la Financiera, desde la expedición de la Circular Externa 031 de 2002, que impartió
instrucciones para la implementación de este Sistema, ha venido cumpliendo con las
disposiciones impartidas por la Superintendencia Financiera en el Capítulo II de la Circular
Externa 100 de 1995.
1.6.
Auditorías Internas y Planes de Mejoramiento
Durante el periodo del presente informe, se realizó una auditoría especial al proceso
Contable, con la participación de todos los funcionarios que intervienen en dicho proceso.
Como resultado de la evaluación realizada se destaca el alto grado de conocimiento y
gestión por parte del dueño del proceso y de los funcionarios del área, ya que como
resultado de la Auditoría no se evidenció ningún hecho material que ponga en riesgo los
recursos administrados para terceros o hechos administrativos relevantes por faltas de
control o de ejecución sobre las funciones asignadas a cada uno de los mencionados
funcionarios.
Se determinaron tres (3) observaciones de carácter administrativo sobre las cuales el área
elaboró un plan de mejoramiento que comprende tres (3) actividades con plazo de
cumplimiento hasta el 30 de junio del 2016.
De otra parte, se realizó el seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos por la
Dirección de Talento Humano, la Vicepresidencia Jurídica y la Vicepresidencia de
Estructuración y Gerencia de Proyectos con los siguientes resultados:
-
-
-
Dirección de Talento Humano: Actividades programadas 20, actividades cumplidas
15 y actividades en proceso 5. El nivel de cumplimiento de los compromisos para
el periodo corresponde al 75%
Vicepresidencia Jurídica: Actividades programadas 13, actividades cumplidas 11 y
actividades en proceso 2. Es de anotar que las actividades en proceso se
ajustaron al cumplimiento de la consultoría suscrita con Cumbria la cual tiene
fecha de vencimiento Abril del 2016.
Vicepresidencia de Estructuración y Gerencia de Proyectos: Actividades
programadas 22, actividades cumplidas 2 y actividades en proceso 20.
Todos los planes de mejoramiento tienen previsto su cumplimiento al 30 de Junio de
2016.
1.7.
Arqueos aleatorios
En el periodo de evaluación y seguimiento no se realizaron arqueos aleatorios.
2.
ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO
Para este rol, se establece que a la Dirección de Auditoría Interna le corresponde
asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los
planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el
cumplimiento de las metas u objetivos previstos
Con base en lo anterior, las actividades desarrolladas se describen a continuación:
2.1.
Sistema de Control Interno
La Dirección de Auditoría Interna ha verificado que la Financiera de Desarrollo Nacional
cuenta con un adecuado Sistema de Control Interno en el cual se establecen todas las
directrices que se deben seguir para que se cumplan los objetivos trazados por las
directivas de la entidad. Es de anotar que debido al proceso de reestructuración las áreas
de la entidad están haciendo una revisión a todos los procesos y se están haciendo las
modificaciones que se requieren, conforme a las normas establecidas.
De otra parte, la Auditoría Interna realizó una evaluación a todos los requerimientos
planteados por la Superfinanciera a través de su Circular Externa No. 029 del 2014 y los
plasmó en una matriz para verificar el grado de cumplimiento de la misma, encontrándose
que se está cumpliendo con un 91.06.%, lo cual se refleja en el siguiente cuadro:
Para el cumplimiento total de los anteriores requerimientos se requiere, especialmente,
que se documenten todas las actividades, políticas, estrategias y metodologías. En este
sentido, se elaboró un plan de trabajo con todos los dueños de proceso el cual se ha
cumplido a cabalidad, quedando un porcentaje mínimo al cumplimiento de las actividades
que están sujetas al desarrollo de la consultoría que se está adelantando con la firma
Cumbria, especialista en procesos el cual culmina en la vigencia 2016.
2.2.
Informes a la Presidencia
En cumplimiento de esta actividad, la Dirección de Auditoría Interna para el periodo Julio Octubre del 2015 elaboró dos (2) informes para la Presidencia de la Entidad en los cuales
se detallan las actividades realizadas por la Auditoría, relacionadas con el cumplimiento
de envío de informes a los entes reguladores y las evaluaciones realizadas al Sistema de
Control interno.
Adicionalmente, se informó sobre la auditoría realizada al proceso Contable y en el
informe se presentaron las observaciones encontradas y se hicieron las recomendaciones
que puede adoptar la Administración para lograr un mayor control y así mitigar los riesgos
en los cuales puede estar incursa la Entidad.
Como resultado de la Auditoría no se evidenció ningún hecho material que ponga en
riesgo los recursos propios o los administrados para terceros. Se recomendó
especialmente hacer un seguimiento a las cuentas por pagar que superen los sesenta
(60) días y que se suscriban acuerdos de gestión con las diferentes áreas de la
organización, proveedoras de información contable y del suministro de soportes para que
la suministren más oportunamente y así puedan revisar la información incluida en los
Estados Financieros antes de ser remitidas a la Superfinanciera.
2.4.
Informe gestión contractual
En el periodo, Julio – Septiembre, la FDN suscribió veinticuatro (24) contratos nuevos por
valor de $3.900,9 millones, adicionó cuatro (4) contratos, tres (3) de los cuales solo se
hizo en tiempo y uno en valor por $78.8 millones y requirió de treinta y nueve (39) órdenes
de compra por valor de $679.8 millones. Dicha información se reporta de forma trimestral
a la Contraloría General de la República.
Sobre el particular, es preciso mencionar que en el proceso de revisión se observaron la
elaboración y perfeccionamiento de los contratos y las órdenes de compra, al igual que en
el proceso de pago, la Auditoría también evidenció los importantes cambios que los
dueños de proceso introdujeron en sus actividades para corregir las observaciones que se
plantearon durante la vigencia 2014 y que prácticamente están todas subsanadas.
2.6.
Seguimiento plan anticorrupción y atención al ciudadano
La Entidad mantiene en funcionamiento su página web y en la misma se están incluyendo
los requerimientos planteados en las Leyes 1474 de 2011 y decretos reglamentarios,
2693 del 2012 del Ministerio de las TIC, relacionados con la inclusión de un link exclusivo
de ATENCIÓN AL CIUDADANO a través del cual la ciudadanía pueda presentar
Derechos de Petición, Quejas y Reclamos, Sugerencias, Preguntas frecuentes, Servicios,
Horario de Atención, Línea Anticorrupción, Estadísticas de Quejas y Reclamos.
En la misma página, se indicó que “Las peticiones/quejas/reclamos/ serán atendidas por
el Jefe de la Dirección de Auditoría Interna de la FDN”.
Durante el periodo Julio - Octubre de 2015, la entidad no recibió ninguna queja o reclamo
por parte de la ciudadanía, relacionada con la prestación de su servicio. Adicionalmente, a
través de la página web, por correspondencia o de forma verbal se recibieron veinticuatro
(24) requerimientos de los cuales ocho (8) fueron derechos de petición y dieciséis (16)
solicitudes, todos los cuales se respondieron dentro de los plazos otorgados por las leyes
que regulan dicha materia.
2.7.
Seguimiento mapa de riesgos de corrupción
Por parte de la Dirección de Auditoría Interna se verificó la actualización del Mapa de
Riesgos de Anticorrupción y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se
hicieron los respectivos ajustes y los mismos se encuentran publicados en la página web
de la entidad.
2.8.
Seguimiento Ley 1712 de 2014 (Transparencia de la información)
A partir del mes de marzo del 2014 entró en vigencia la Ley 1712 denominada “LEY DE
TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
NACIONAL” a través de la cual se instruye a las instituciones públicas sobre el mínimo de
información que se debe publicar en la página web de la Entidad.
Una vez realizado el seguimiento por parte de la Dirección de Auditoría Interna, se
estableció que al cierre del 31 de Octubre del 2015, la Entidad está cumpliendo en un
83,67%. Su total cumplimiento está supeditado, especialmente, a la finalización del
documento relacionado con el Programa de Gestión Documental y los activos de
información.
2.9.
Avance plan de mejoramiento CGR vigencia 2013
Para el periodo informado, no existía ningún compromiso de reporte a la Contraloría
General de la República.
3.
VALORACIÓN DE RIESGOS
La FDN ha realizado un permanente seguimiento a la valoración de riesgos y sus
resultados han sido comunicados en el Comité de Riesgos y a la Junta Directiva en sus
diferentes sesiones.
4.
FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL Y AUTOCONTROL
Para el cumplimiento de esta actividad, la Auditoría Interna ha remitido mensajes a todos
los funcionarios de la Entidad, relacionadas con el Autocontrol.
Adicionalmente, se emitieron tres (3) Boletines relacionados con los siguientes temas:
Boletín No. 11:
Boletín No. 12:
Boletín No. 13:
5.
La importancia del Sistema de Control Interno y el Autocontrol en la
Entidad.
El modelo de las tres líneas de defensa y las Evaluaciones de
Calidad (QA).
Buenas prácticas de auditoría y control interno en las
organizaciones
ATENCIÓN DE ÓRGANOS DE CONTROL EXTERNO
Durante el periodo Julio a Octubre, la Entidad no recibió ninguna visita de los organismos
de control.
Cordialmente,
HUGO ALBERTO VEGA RONCANCIO
Director de Auditoría Interna
Preparo: MPMayorV
Reviso: HAVegaR.