estructuración inicial de la Carpeta ciudadana

CARPETA PERSONAL
Sus documentos en un solo lugar
Descripción de la Carpeta Personal
Contenido
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LA SITUACIÓN EN 2014
¿POR QUÉ SUCEDE ESTO?
¿QUÉ ENCONTRAMOS EN EL MUNDO?
¿CUÁL OPORTUNIDADES HAY?
¿CÓMO APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES?
FUNCIONES BÁSICAS DE LA CARPETA PERSONAL
¿POR QUÉ LA CARPETA PERSONAL?
¿QUÉ DICE LA INDUSTRIA?
¿QUÉ SE REQUIERE PARA HACERLO REALIDAD?
ALGUNOS TEMAS POR ANALIZAR
REQUERIMIENTO DE ANÁLISIS DETALLADO DEL MODELO DE
NEGOCIO
RESUMEN: LA CARPETA PERSONAL EN UNA IMAGEN.
Mayo de 2014
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Edificio Murillo Toro, Carrera 8a, entre calles 12 y 13
Código Postal: 111711 . Bogotá, Colombia
T: +57 (1) 3443460 Fax: 57 (1) 344 2248
www.mintic.gov.co - www.vivedigital.gov.co
GDO-TIC-FM-009
V2.0
LA SITUACIÓN EN 2014
Para hacer cualquier trámite ante una entidad pública, a los ciudadanos y a las
empresas se les solicita de forma continua y repetitiva documentos que ya tiene
en su poder alguna entidad de la Administración Pública. Esta situación está
generando:






Ineficiencia: representada en mayores tiempos para resolver las
solicitudes, dada la dificultad que implica para las entidades acceder a
información básica de las personas.
Costos económicos: tanto los que deben asumir las personas como las
entidades al duplicar información y desplazarse para entregarla.
Costos de oportunidad: en la medida que unos como otros podrían estar
utilizando los recursos destinados a esta actividad en otras más
productivas.
Costos emocionales: representados en el malestar que puede implicar
para un ciudadano, una empresa e incluso un funcionario público perder
su tiempo, dinero y oportunidades.
Costos ambientales: pues el desperdicio de cualquier recurso (energía,
agua, tinta, etc.) genera una carga ecológica para el planeta.
Deterioro de la calidad en la prestación de servicios: debido a los
elementos anteriores se afectan aspectos como la satisfacción y la
credibilidad.
¿POR QUÉ SUCEDE ESTO?
Hay algunas razones que surgen desde las entidades públicas y otras desde las
personas (tanto naturales como jurídicas), las cuales están relacionadas tanto
con:


Organización y almacenamiento de la información
Formas para compartir la información
Entidades públicas
Organización y
almacenamiento
*Existe una gran cantidad
de información en físico.
Formas para compartir
la información
*Focalizada
en
información crítica de
procedimientos internos.
*Los
sistemas
para
archivar
documentos *No hay muchas opciones
para
intercambiar
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Personas
electrónicos no han sido
masificados.
*Frecuentemente pierden
sus
documentos
personales
(diplomas,
certificaciones laborales,
carnets, pólizas, entre
otros).
*No cuentan con un
mecanismo
para
archivarlos de manera
segura.
información del ciudadano
con otras entidades.
*La principal opción es
aportar los documentos
físicos.
*Pocas
veces
puede
enviar los documentos de
forma electrónica.
¿QUÉ ENCONTRAMOS EN EL MUNDO?
Esta problemática se presenta en todo el mundo y ha sido abordada desde diferentes
perspectivas:
GOBIERNO VASCO: Metaposta
www.metaposta.com
MetaPosta es un proyecto incluido en el “Plan Euskadi
en la Sociedad de la Información-2010” del Gobierno
Vasco que busca desarrollar una “caja fuerte
electrónica postal en Internet” en la que se guarden documentos de interés personal
recibidos a través de un servicio de buzón electrónico en Internet.
 Esquema de operación: Asociación público-privada: SPRI y el Gobierno Vasco
 Esquema de sostenibilidad: La industria lo usa y paga por los servicios.
 Usuarios en el año 2010: 105.000.
 Usuarios en el año 2011: 190.000.
 Usuarios en el año 2012: 300.000.
 Usuarios en el año 2013: 440.000.
 175 mil personas jurídicas usuarias.
DINAMARCA: eBoks www.eboks.dk
Buzón de correo electrónico seguro donde puede
recibir y almacenar documentos que normalmente se
reciben en el correo. También puede guardar
documentos generados por el Gobierno.
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Esquema de operación: Iniciativa privada de los operadores postales.
Número de remitentes que envían emails via E-Boks: 20.000
Personas que reciben emails via E-Boks: 3.800.000
Número de documentos enviados via A E-BOKS durante el 2012: 205.000.000
Toneladas de papel ahorrados durante el 2012: 3.383
ALEMANIA: De-Mail www.de-mail.de
De-Mail es un servicio de comunicaciones del gobierno electrónico
alemán que hace posible el intercambio de documentos electrónicos
legales entre los ciudadanos, organismos y empresas a través de
Internet. El proyecto llamado Bürgerportal es desarrollado por el
gobierno alemán en cooperación con socios de negocios privados
en un esfuerzo por reducir los costos de comunicación de la
administración y las empresas.
 Esquema de operación: los servicios de mensajería son prestados por empresas
privadas. El soporte a la plataforma se realiza a través de un Centro de
Competencia conformado por el Gobierno.
 El Gobierno emite la regulación del servicio y certifica (sello) a los proveedores
que operan la plataforma.
SINGAPUR: OneInBox www.ecitizen.gov.sg
Es la puerta de entrada web para todos los servicios públicos.
Está organizado de acuerdo a las necesidades de los
ciudadanos y permite a los usuarios buscar y acceder a una
diversidad de información de las agencias gubernamentales, y
llevar a cabo una amplia gama de transacciones en línea con
los organismos gubernamentales, entre otros servicios de valor agregado.
 Esquema de operación: La Administración Pública opera la plataforma de
envío de información al ciudadano. La herramienta fue desarrollada por una
empresa mixta.
 La plataforma tiene cerca de un año de operación y aún no disponen de cifras
al público.
FRANCIA: Mon Services Public
https://connexion.mon.service-public.fr
Portal de información, noticias y punto único de acceso
personalizado a los procedimientos
en línea de la
administración.
• Esquema de operación: Operado por el Estado.
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500 mil cuentas abiertas a la fecha.
Promedio de 20 mil visitas diarias.
GOBIERNO VASCO: Dossier del Ciudadano
Repositorio documental centralizado del Gobierno Vasco,
administrado por el EJIE (entidad creada especialmente para
el manejo del archivo digital del País Vasco), al cual se
conectan aplicaciones comunes en las entidades públicas para
realizar el registro, tramitación y archivo de documentos y a la
vez se intercambian aquellos aportados por los ciudadanos en
los trámites.
• Esquema de operación: administración centralizada de los servicios a través
de EJIE.
• Operación privada de algunos servicios bajo la regulación del Gobierno
¿QUÉ OPORTUNIDADES HAY?
Tendencias
Gobierno unificado: los países están implementando estrategias para dar una
cara unificada a sus clientes. Expresiones de esta situación son los portales
estatales, las ventanillas únicas, la unificación de mecanismos de autenticación,
entre otros.
Gobierno inteligente: un gobierno transparente o proactivo es un gobierno que
se adelanta a las necesidades de los clientes para prestar servicios sin la
necesidad de exigir información o documentos, pues ya cuenta con la
información.
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Hyperconectividad: Los nuevos consumidores buscan información digital,
servicios digitales, soluciones 7x24 que puedan ser accedidas desde cualquier
lugar. Esta tendencia además impacta a los sistemas de información, los cuales
cada vez más pueden interoperar, incluso a través de estrategias de internet de
las cosas.
Normatividad
Existe la obligación legal en el Decreto-Ley 019 de 2012, que exige desarrollar
mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la
administración pública y los documentos requeridos los tenga otra entidad
pública, no le exigan los documentos al ciudadano.
Igualmente la ley 1437 (código del Procedimiento administrativo) habilita la
posibilidad de realizar notificaciones y comunicaciones a una dirección
electrónica única y confiable.
¿CÓMO APROVECHAR LAS
OPORTUNIDADES?
Para dar respuesta a las necesidades se propone crear, el derecho digital de los
ciudadanos y las empresas a la Carpeta Personal, un espacio seguro en la nube,
que sirva para:



Almacenar y organizar documentos de importancia en trámites públicos
y privados.
Recibir y compartir documentos relacionados con trámites públicos y
privados.
Desarrollar servicios de valor agregado por parte de terceros como
bancos o empresas de servicios públicos.
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FUNCIONES BÁSICAS DE LA CARPETA
PERSONAL
Sustentados en las oportunidades, la Carpeta personal debería contar con las
siguientes funciones básicas a través de una plataforma usable e intuitiva:
 Almacenamiento limitado (sin costo) de documentos para las personas.
 Custodia de los documentos almacenados, garantizando la seguridad de
la información.
 Servir como plataforma para recibir de notificaciones oficiales.
 Compartir documentos con entidades y empresas para adelantar
oficialmente trámites públicos y privados.
 Recepción de Documentos resultado de los trámites públicos y privados.
 Posibilidad de organización personalizada de la información personal.
 Descarga de documentos por parte de la entidades públicas que
requieran soporte en sus archivos.
¿POR QUÉ LA CARPETA PERSONAL?
A. Porque permite dejar concebir que el ciudadano es el mensajero del Estado,
facilitando el intercambio de documentos entre entidades públicas
B. Porque ofrece garantía de seguridad y confidencialidad de la información
contenida en la nube.
C. Porque es un punto de contingencia electrónica a posibles amenazas de pérdida
de documentos.
D. Porque ofrece beneficios tecnológicos y modernización en los procesos de la
administración pública y en el servicio al ciudadano.
¿QUÉ DICE LA INDUSTRIA?
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Certicámara: Ofrece la posibilidad de contar con servicios de los cuales ya
dispone, tales como: certificados, firmas, archivo seguro, estampado
cronológico, validación biométrica, correo certificado.
Google: Concibe un desarrollo de fácil uso a través de combinar Google
drive y Gmail.
Everis: Manifiesta el interés en desarrollar la solución tecnológica
buscando ofrecerla a algún operador de la Carpeta.
Mareigua: Tiene el interés de desarrollar y operar la solución de la
Carpeta con el objeto de contar con herramientas para prestar servicios
especializados para el sector bancario. Ven un modelo de negocio sin
cobro para ninguna de las partes.
472: Se encuentra adelantando una consultoría para analizar un modelo
de negocio integral de servicios de valor agregado que incluye la carpeta.
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¿QUÉ SE REQUIERE PARA HACERLO
REALIDAD?
Aproximación al Modelo de Negocio
*MinTIC
*Superintendencia de
servicios
*Presidencia
*Programa Nacional de
Servicio al Ciudadano
*Departamento
Administrativo de la
Función Pública
*Para enrolamiento:
notarías, bibliotecas, puntos
vive digital
*Enrolamiento.
*Mantenimiento de la
solución.
*Soporte técnico.
*Aseguramiento de la
seguridad y disponibilidad.
*Desarrollo de servicios de
valor agregado.
*Plataformas e infraestructura
tecnológica.
*Equipo de enrolamiento
(comercial).
*Mecanismo de autenticación
e interoperabilidad.
*Colección segura de
documentos importantes.
*Poder compartir documentos
en trámites públicos y
privados.
*Mayor eficiencia al prestar
servicios.
*Reducción de costos de
transacción y de oportunidad.
*Poder compartir documentos
en trámites públicos y
privados.
Posibilidad de contactar a un
público focalizado a través de
publicidad o servicios de
valor agregado..
Automatizada y de
autoservicio, con asistencia
por medios electrónicos. Se
requiere autenticación
electrónica
Cliente - proveedor
Sitio web, app móvil, call
center, oficinas
especializadas, redes de
distribución concertadas (p.e
notarías, Baloto, etc.)
Presencial enfocado
Pago por servicios premium (ver la siguie
*Personal especializado *Diseño y Mantenimiento de las soluciones
*Infraestructura *Despliegue de enrolamiento nacional. *Herramientas de
certificados, estampado, etc. *Campañas para el uso óptimo de la carpeta. *Call
center.
Pago por servicios premium (ver la siguiente secció
Pago por servicios (publicidad, consulta de informa
Consideraciones sobre el modelo de negocio:
Clientes: dentro de los segmentos de clientes vale la pena aclarar que el sector privado se
divide en dos dependiendo del rol que esté desempeñando. En ocasiones, las empresas
se beneficiarán de la Carpeta como personas jurídicas que necesitan recibir y compartir
documentos en el desarrollo de un trámite cualquiera; en otros momentos, las empresas
verán a la Carpeta como una plataforma de comunicación con sus clientes (actuales y
potenciales) y como un espacio para la prestación de sus servicios (actuales o nuevos que
sean desarrollados).
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Servicios: La Carpeta Personal se crea como un derecho digital, en el cual se deben
cumplir con unas funcionalidades básicas de almacenamiento y posibilidad de compartir
documentos. A este servicio es el que se le considerará básico. Cualquier funcionalidad
adicional que se implemente en la Carpeta será considerada como un servicio premium.


Servicio básico:
o Almacenamiento con una capacidad según edad.
o Compartir documentos de forma ilimitada en trámites públicos y privados.
o Recibir documentos resultantes de trámites públicos y privados.
o Disponer de un buzón apto para notificaciones oficiales.
Servicio Premium:
o Capacidad de almacenamiento adicional.
o Suscripción a servicios de valor agregado.
o Desarrollo de campañas, análisis de datos, etc. (para el caso de las
entidades públicas)
Lineamientos, regulación, vigilancia y control: para el funcionamiento de la Carpeta
Personal el MinTIC deberá definir los lineamientos para la prestación del servicio así como
generar la normatividad que regule el funcionamiento del mercado relacionado.
Adicionalmente se requiere generar un esquema de vigilancia y control sobre el
cumplimiento de los lineamientos y la regulación. Esta función deberá ser analizada en
profundidad para determinar competencias al respecto.
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