Informe gestión COMUNICACIONES final junio

“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
INFORME DE GESTIÓN
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES (OAC)
Junio 2013
1.1 ANÁLISIS PLAN DE ACTIVIDADES
En cumplimiento del Plan Estratégico 2012-2015 “Por un control fiscal efectivo y
transparente”, Objetivo corporativo 3. “Posicionar la imagen de la Contraloría de Bogotá”,
como un organismo de vigilancia y control respetable, confiable, técnico y oportuno en su
actuar, Estrategia 3.1. “Fortalecer la comunicación interna y externa de la entidad”, y
teniendo en cuenta que mediante la Resolución 021 del 5 de junio 2013, se adoptó el
nuevo Plan de Acción, la Oficina Asesora de Comunicaciones, reformuló las actividades
contempladas para este año, en las siguientes dos:
1
Adelantar una estrategia de comunicación, con el fin que los funcionarios de la
entidad conozcan los canales de comunicación, los mensajes y resultados
institucionales y afiancen el sentido de partencia hacia la Entidad.
Indicador: No .funcionarios encuestados que tienen percepción positiva (mayor a 3
sobre 5) sobre los canales de comunicación, mensajes y contenidos emitidos por la
Entidad*100/Total de funcionarios encuestados.
Se aplicó una encuesta interna de percepción a 308 funcionarios, cuyos resultados se
conocerán en el segundo semestre del año. De los resultados de la encuesta se
generarán las estrategias comunicacionales para lograr que los funcionarios de la entidad
conozcan los canales de comunicación, mensajes y resultados institucionales y sentido de
pertenencia.
2
Posicionar la imagen corporativa, con el fin de que el 60 por ciento de los
periodistas encuestados tengan percepción positiva sobre la gestión de la
entidad.
Indicador: No periodistas encuestados que tienen percepción positiva (mayor a 3
sobre 5) sobre la gestión de la Entidad*100/Total de periodistas encuestados.
El reporte de esta actividad sólo se conocerá a finales del segundo semestre del año. Sin
embargo, la Oficina Asesora de Comunicaciones ha venido desarrollando varias acciones
que permitan realizar esta actividad, dentro de las que se destacan:
2.1 Campaña Free Pres:
o
La Oficina Asesora de Comunicaciones ha venido desarrollando la
campaña de promoción institucional por los medios de comunicación
1
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
(prensa, radio, televisión e internet) a través del free press (boletines de
prensa), dando a conocer los diferentes productos resultados del control
fiscal, advertencias, pronunciamientos y es así como a 30 de junio, la
gestión de la entidad presenta un registro de 836 apariciones, de las
cuales, 144 correspondieron a televisión, 166 a radio, 131 a prensa y 395 a
Internet.
2.2 Redes sociales:
•
A través de las redes sociales de twitter, facebook, youtube, y blaving, la Oficina
Asesora de Comunicaciones, informa permanentemente sobre los resultados del
ejercicio del control fiscal de la Contraloría de Bogotá.
2.3 Mensajes institucionales:
•
Enmarcado dentro de la estrategia de posicionar la imagen corporativa de la
Contraloría de Bogotá, la OAC realizó la producción de dos referencias de
mensajes institucionales para ser transmitidos en el segundo semestre, por las
diferentes emisoras de Bogotá. Es así como desde el mes de junio se comenzó a
emitir, el siguiente mensaje institucional:
“Hay alguien que cuida lo suyo, lo de su familia, lo de su barrio.
Es la Contraloría de Bogotá que vigila los recursos de la ciudad
Contraloría de Bogotá, Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente’
PRESUPUESTO DE RADIO
PRIMERA OLA
ALTERNATIVA:
CLIENTE :
PRODUCTO :
CAMPAÑA :
01/06/2013 - PRIMERA OLA
L
M
MI
J
CONTRALORIA DE BOGOTA DC.
CONTRATO NO340 2013
POR UN CONTROL EFECTIVO…
V
PAG
BON
TOT
10
RCN
BOGOTA
RCN LA
RADIO
RADIO
RCN RADIO
BOGOTA
LA FM
RCN
RADIO
RCN RADIO
BOGOTA
RCN
RADIO
BOGOTA
CARACOL
CARACOL
LA W
CARACOL
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
TODELAR
BOGOTA
TODELAR
BOGOTA
TODELAR
BOGOTA
S
D
L
M
1
1
PRESUPUESTO :
PAUTA PARA :
TARIFA DE :
MI
J
11
12
13
14
RADIOSUC
BREAK
6:00 - 7:00
15
ESOS
LOCAL
NOTICIERO
BREAK
6:00 - 7:00
LA FM
LOCAL
LA
ALERTA
BREAK
6:30 - 8:30
15
CARIÑOSA
BOGOTÁ
LOCAL
LA RED
PROG.
BREAK
6:30 - 8:30
15
ORDINARIA
LOCAL
LA RED
PROG.
BREAK
12:00 15
ORDINARI
LOCAL
13:00
A
CARACOL
HOY X HOY
BREAK
6:00 - 7:30
BASICA
LOCAL
CARACOL
LA
BREAK
17:30 15
BASICA
LUCIERNA
LOCAL
18:30
GA
LA W
PROG.
BREAK
6:00 - 7:00
15
ORDINARIA
LOCAL
TROPICANA
PROG.
BREAK
6:30 - 8:30
BOGOTA
ORDINARIA
LOCAL
TODELAR
LA VOZ
BREAK
6:00 - 7:30
15
BOGOTA
DE
LOCAL
BOGOTA
CORDILLE
PROG.
BREAK
6:00 - 7:30
15
RA
ORDINARI
LOCAL
A
TODELAR
EN
BREAK
17:30 15
V
S
D
15
L
16
M
17
10
0
0
0
10
7
9
8
0
15
0
$230.431
$326.584
23
1
$3.184.376
$230.431
1
1
$2.286.085
$2.939.253
$15.417.931
8
$2.286.085
1
$15.417.931
$73.947
0
11
$31.161
$342.766
$342.766
1
1
10
0
10
$22.258
$222.575
$222.575
1
1
0
10
$39.278
$392.780
2
1
$591.579
11
10
C
E
1
$230.431
$2.939.253
$1.927.241
CUÑ
AS
$3.184.376
$797.780
$230.431
$326.584
VAL
OR
NET
O
22
$2.988.621
$454.911
$797.780
$28.804
8
8
21
7
9
D
$2.988.621
$23.043
0
0
S
20
$79.778
8
0
15
V
7
10
8
10
J
19
$298.862
10
7
10
MI
18
0
15
RATING
TARGET
NIVEL SO
RADIO
CONTRATO 340-2013
$392.780
1
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
TODELAR
TODELAR
BOGOTA
BOGOTA
TODELAR
BOGOTA
COLMUN
DO
BOGOTA
SANTAFE
BOGOTA
BLU RADIO
BOGOTA
SINTONIZA
R
RADIOPOLI
S
COMUNITA
RIAS
COMUNITA
RIAS
COMUNITA
RIAS
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
TODELAR
BOGOTA
DIRECTO
LOCAL
18:30
CITA CON
BREAK
12M 15
COLOMBI
LOCAL
13:00
A
TODELAR
VIVA
BREAK
13:00 -14:00
BOGOTA
BOGOTA
LOCAL
RADIO
NOTICIAS
BREAK
6:00 - 7:30
15
CAPITAL
CAPITAL
LOCAL
COLMUN
NOTICIER
BREAK
6:00 - 7:00
15
DO RADIO
O
LOCAL
COLMUN
DO
RADIO
PROG.
BREAK
6:00 - 7:30
SANTAFE
ORDINARIA
LOCAL
BLU RADIO
PROG.
BREAK
6:00 - 7:30
BASICA
ORDINARIA
LOCAL
MINUTO
URGENTE
BREAK
12M - 13:00
15
DE DIOS
BOGOTA
LOCAL
VIBRA
PROG.
BREAK
7:00 - 9:00
15
BOGOTA
ORDINARIA
LOCAL
LA NORTE
PROG
0
40
40
VIENTOS
STEREO
EN TU
PRESENCI
A
LA KALLE
ST
347
COMUNITA
BOGOTA
RIAS
TOTAL
187
160
PRES
UPUE
STO
+ IVA SOBRE PAUTA
COMISION AGENCIA
+ IVA COMISION AGENCIA 16.00 %
+ GRAN TOTAL GENERAL
NOTAS:
DEPARTAMENTO DE MEDIOS
PROG.
ORDINARIA
PROG.
ORDINARIA
10
0
15
10
10
$26.513
0
$265.127
10
$265.127
$20.948
2.4.2
$209.483
10
$16.693
$166.932
$166.932
1
1
10
0
10
$13.093
$130.927
$130.927
1
1
15
10
0
10
$26.185
$261.853
15
10
0
10
$265.345
$2.653.448
10
0
10
$73.513
$735.127
$735.127
$261.853
$2.653.448
1
9
0
9
$117.310
$1.055.793
$1.055.793
1
$25.000
$0
$0
5
5
5
5
0
40
40
$25.000
$0
$0
5
5
5
5
0
40
40
$25.000
$0
$0
5
5
5
5
PROG.
0
ORDINARIA
35.103.
35.103.
299
299
40
0
0
40
0
25.000$
0
0
$0
0
$0
0
5
7
34
5
38
5
41
41
5
0
$5.616.528
0,0%
$0
$40.719.827
SALDO CONTRATO:
DIRECTOR DE CUENTA
$42.811.79
APROBAC
Para esta actividad la Oficina Asesora de Comunicaciones adelantó las siguientes
acciones:
-
$209.483
0
2.4.1 Rendición de Cuentas. La OAC participó en la organización de la rendición de
cuentas que se realizó en el Concejo de Bogotá en el mes de febrero de 2013, así
como a los medios de comunicación, entidades distritales, universidades, entre otras.
-
1
10
2.4 Eventos institucionales:
-
1
Diagramación y diseño de la cartilla y el plegable del informe de gestión
vigencia 2012
Envío del Informe de Gestión a los medios de comunicación masivos
(radio, prensa y televisión).
Elaboración y envío de comunicado de prensa.
Atención de periodistas y coordinación de entrevistas.
Cubrimiento fílmico, fotográfico y periodístico del evento.
Foro “Lupa a la movilidad en Bogotá”, en el mes de mayo, en coordinación
con la Dirección de Movilidad y la Universidad Jorge Tadeo Lozano, la OAC
organizó el foro “Lupa a la movilidad en Bogotá” con el objetivo de presentar
un diagnóstico sobre la situación actual de este sector de gran impacto para
Bogotá y la Región y establecer las acciones que se adelantarán frente a la
problemática que se presenta.
3
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
-
Para la realización de esta actividad se diseñaron: tarjetas de invitación,
escarapelas para los invitados, los habladores, formatos, esferos, volantes.
Coordinación de invitación de ponentes e invitados
Coordinación logística
Coordinación del moderador
Convocatoria a los medios de comunicación.
Realización comunicado de prensa.
Atención de periodistas y coordinación de entrevistas.
Cubrimiento fílmico, fotográfico y periodístico del evento.
2.5 Atención a periodistas:
Dentro de su estrategia de posicionamiento, la OAC, atendió los requerimientos vía
telefónica por parte de periodistas de los diferentes medios de comunicación, sobre
temas como: salud, movilidad, ambiente y servicios públicos, gobierno, educación,
hacienda, entre otros.
Se actualizó periódicamente la base de datos de los periodistas que cubren la fuente
de la Contraloría de Bogotá, así como atención por parte de los comunicadores de la
OAC a las inquietudes de los periodistas.
Igualmente, durante el segundo semestre, la Oficina Asesora de Comunicaciones
realizará una encuesta a los periodistas que cubren la fuente Contraloría de Bogotá,
con el fin de obtener una percepción sobre el trabajo que hace la Oficina Asesora de
Comunicaciones así de cómo es percibida actualmente la Contraloría de Bogotá.
1.2 OTROS RESULTADOS
RESULTADOS DE LA GESTIÓN
Registro en medios
Producto de la gestión que desarrolla el organismo de Control Fiscal, y que fue
presentada a la Opinión Pública, la Oficina Asesora de Comunicaciones emitió desde el
primero de enero al 30 de junio de 2013, 17 boletines de prensa dirigidos a 43 medios
de comunicación (radio, prensa y televisión).
1. Contraloría de Bogotá: nuestra gestión en 2012. Marzo 5
2. Propuestas para ejecución de los recursos de malla vial local preocupan a la
Contraloría de Bogotá. Marzo 7
3. Elección de contralores estudiantiles en instituciones distritales. Marzo 14.
4. Más de 360 colegios distritales eligieron Contralores Estudiantiles. Marzo 15.
4
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
5. IDU no está listo para iniciar ejecución de obras de la Fase II de Valorización.
Marzo 20.
6. Riesgo de pérdida por $7.769 millones en el FVS por obras de MEBOG y Casa de
Justicia. Abril 2.
7. En riesgo viabilidad financiera de la EPS Capital Salud. Abril 3
8. Contraloría de Bogotá requirió al Secretario de Salud del Distrito dentro de proceso
sancionatorio. Abril 11.
9. Contraloría de Bogotá advierte sobre titularidad de equipos de aseo. Mayo 9.
10. Proyecto presentado por la administración es un nuevo POT. Mayo 22
11. Contraloría advierte riesgo de pérdida por $7.993 millones por no construcción de
Alcaldía de Teusaquillo. Mayo 22.
12. Pacto por mejoramiento para la salud de los bogotanos. Mayo 26.
13. Contralor de Bogotá se pronuncia sobre nuevo cupo de endeudamiento. Mayo 28.
14. Foro “LUPA A LA MOVILIDAD EN BOGOTA”. Mayo 29.
15. Ratificada competencia de la Contraloría de Bogotá para continuar con
investigación del nuevo modelo de basuras. Junio 12.
16. Contraloría Distrital requiere a 18 Alcaldes Locales, Secretario de Gobierno y
Subdirectora de Planeación de Gobierno. Junio 24
17. Bogotá sin comparendos. Junio 26
Como resultado de esta labor, y con corte a 30 de junio, la Contraloría de Bogotá fue
registrada 836 veces en los medios de comunicación, de las cuales 144 correspondieron
Televisión, 166 a Radio, 131 a Prensa y 395 a Internét:
Medio
Televisión
Radio
Prensa
Internét
Total
•
•
•
•
Enero–Jun
144
166
131
395
836
De las 144 apariciones en televisión, 129 son positivas, 5 negativas y 10 neutras.
De las 166 apariciones en radio 151 son positivas, 6 negativas y 9 neutras.
De las 131 apariciones en prensa, 113 son positivas, 7negativas y 11 neutras
De las 395 apariciones en Internet, 259 positivas, 127neutras y 9 negativas.
Así mismo, la entidad ha atendido solicitud de información por parte de los medios de
comunicación sobre temas coyunturales de la ciudad y que han sido registrados en los
diferentes medios.
Eventos institucionales
5
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
•
La OAC participó en la organización de rendición de cuentas que se realizó en el
Concejo de Bogotá en el mes de febrero de 2013, Foro de la Movilidad, eventos
internos como la Décimo Octava Jornada de la Salud Ocupacional, Día de la
Mujer, el Día del Niño, Reinauguración Sala de Oralidad, Talleres de Capacitación,
y Jornadas de Vacunación, entre otros.
Apoyo Operativos
•
La Oficina Asesora de Comunicaciones ha realizado acompañamiento y apoyo
fílmico y fotográfico a los operativos y visitas realizadas por las diferentes
sectoriales. En Salud como: visita al Hospital de Kennedy Occidente, Clínica Fray
Bartolomé; Gobierno, Casa de la Justicia localidad de San Cristóbal, Edificio
Policía Metropolitana; visita a colegios, elección de contralores estudiantiles, entre
otros.
Comunicación On Line
Página Web
•
La actualización en tiempo real en la página Web de la publicación de los boletines
de prensa en los link Últimas noticias y Sabía usted que no se ha podido realizar
desde febrero de este año, debido a los inconvenientes técnicos y de licencia de la
plataforma IBM que se presenta actualmente.
•
El banner de la página Web se ha modificado, de acuerdo con el tema de interés
del momento (ruedas de prensa, pronunciamientos), cada una con tres
composiciones de imágenes distintas.
Redes Sociales
•
Twitter. Como resultado del trabajo permanente que la OAC ha realizado durante
este primer semestre de 2013 por la red social Twitter, se tiene el siguiente
consolidado:
Items
Enero
Feb
Marzo
Abril
Mayo
Junio
6
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
Trinos
Siguiendo
Seguidores
RT (replicados)
Menciones
Recomendacion
es
5.961
492
1530
4(1.39
5)
164
5.998
503
1593
11(3.1
63)
107
6.083
518
1642
31(13.7
63)
147
6.334
582
1701
14(126.9
49)
208
6.589
685
1767
14(126.9
49)
6.694
730
1.809
33(26.8
46)
157
•
De enero a junio se contabiliza un total de 6.694 trinos, presentando un aumento
de enero a junio 733 twiteros. De los cuales 730 siguiendo y 1.809 seguidores
•
Menciones de la Contraloría de Bogotá y/o el Contralor: a 30 de junio se
contabilizaron un total de 783.
•
Noticias de la Contraloría replicadas por Twitter: a 30 de junio se registra un total
de 33 mensajes replicados con un promedio de conocimiento o lectura de 26.846
usuarios en la red social Twitter
•
Blaving: en esta red social para voz se
socializaron 285 posts (audios de ruedas de prensa o pronunciamientos del
Contralor de Bogotá) que han sido utilizados por varios medios de comunicación.
En enero de este año, se inició con 9 seguidores y 230 post publicados, cifra que
aumentó a 55 en el transcurso del semestre, mientras que el número de
seguidores se mantuvo.
•
Facebook: esta red utilizada especialmente para publicar y
socializar información institucional, en enero de 2013 inició con 604 seguidores,
cifra que fue aumentando, en el transcurso del semestre, hasta llegar a un registro
720 en el mes de junio, lo que significa un aumento de 116 seguidores.
7
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
•
Youtobe: Durante el primer semestre se han colgado 289
videos de los cuales se han reproducido 9.931 veces. Cuenta con 11 suscriptores.
Entre los videos más reproducidos se encuentran:
- Contraloría de Bogotá entrega motos eléctricas….
111
- Contraloría de Bogotá dice que dineros del Fondo..
85
- Contraloría de Bogotá, proyecto Usme ciudad..
58
- Contraloría de Bogotá, advierte presunto detrimento..
48
- Contraloría de Bogotá, abrió proceso de resp. Fiscal..
38
- Contraloría de Bogotá, requiere a 18 alcaldes…
32
- Contraloría de Bogotá. abrió proceso sancionatorio..
25
- Contraloría de Bogotá, habia realizado cuestionamiento..
17
- Contraloría de Bogotá investiga pago de mil millones..
17
- Contraloría de Bogotá advierte que reducción…
16
Todos los videos que se han subido en esta red son compartidos en tiempo real en
Facebook y en Twitter.
Según Youtube analytics, de los 10 videos más vistos en el sitio oficial de la
Contraloría de Bogotá, dos son ruedas de prensa y ocho noticias emitidas en
medios de comunicación.
Comunicación interna
•
Diseño, diagramación, edición de 100 números del Boletín Interno Noticontrol, de
los cuales 99 se editaron de manera normal y uno correspondió a un especial
sobre modernización de la entidad.
8
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
•
Se realizó cubrimiento fotográfico y fílmico a eventos especiales, mesas de trabajo
ruedas de prensa, capacitaciones y operativos fiscales, entre otros, de los cuales
existe un registro fotográfico de aproximadamente 8.051 fotos que reposan en un
archivo de 4 DVD, y 2 CD que equivale a 48 Gigas.
•
Se entregó vía Outlook 257 resúmenes noticiosos, tres por día (mañana, medio
día y tarde), con un promedio diario de 50 noticias, como insumo de información
para los directivos de las diferentes dependencias de la entidad.
•
Se instaló la cartelera en el primer piso con su respectivo diseño que contiene el
plan estratégico, últimas noticias y la campaña del momento que actualmente está
relacionada con la socialización del Decreto 519 de 2013.
Publicaciones
•
Se diseñaron y editaron dos números del Boletín Concejo y Control, dirigido a
los concejales de la ciudad, que incluyó la coordinación del contenido (en conjunto
con la Dirección de Apoyo al Despacho).
•
Diseño y edición de un número del Boletín del Plan Institucional de Gestión
Ambiental PIGA, dirigido a los funcionarios sobre el cuidado del medio ambiente
(en conjunto con la dirección Administrativa).
•
Diseño y edición de un número del Boletín Observatorio, de la Dirección de
Economía y Finanzas.
•
Diseño, diagramación y edición de la cartilla y plegable del informe de Gestión
correspondiente a la vigencia 2012, para el mes de febrero.
•
Se diseñaron cuatro leables para la Dirección de Servicios Públicos.
•
Se diseñaron tres portadas para informes de la sectorial de Economía y Finanzas.
•
Se diseñaron las tarjetas de invitación, escarapelas y pendón del Comité de
Moralización.
•
Diseño, diagramación y corrección de las tarjetas de invitación, escarapelas,
habladores, formatos, esfero, volante y preguntas del Foro de Movilidad.
•
Volante Semana de la Salud Ocupacional y tarjetas agradecimiento.
9
“Por un Control Fiscal Efectivo y Transparente”
•
Se escanearon 88 noticias de la Contraloría de los siguientes periódicos:
Medio escrito
El Espectador
El Tiempo
Nuevo Siglo
La República
El Espacio
ADN
Pregones de Colombia
El Periódico
Portafolio
Publimetro
Total
Enero
marzo
18
35
13
6
2
8
1
1
2
2
88
a
2. SEGUIMIENTO ACCIONES DE MEJORA
Luego de verificar los correctivos implementados por la Oficina Asesora de
Comunicaciones en su plan de mejoramiento a una de las observaciones formuladas por
la Auditoría Fiscal, la Oficina de Control Interno, cerró el hallazgo Administrativo,
relacionado con irregularidades presentadas en el ejercicio de la función de supervisión
en la ejecución contractual ejercida por la Contraloría de Bogotá, en el 2010 y por
excepción en el 2009, por no anexar los informes originales de supervisión de los
contratos, al constatar que esta actividad se adelantó conforme a lo plasmado en el plan
de mejoramiento.
Así mismo, fue subsanada la debilidad formulada por la Oficina de Control Interno,
relacionada con los indicadores del Plan de Acción, así como en su seguimiento, a través
del un Plan de Trabajo formulado para la implementación y seguimiento de cada actividad
prevista a ejecutar en el plan de acción, motivo por el cual el hallazgo fue cerrado.
En cuanto a la falta de actualización de los procedimientos del Proceso de Comunicación
Estratégica-PCE-que aplican a la Oficina Asesora de Comunicaciones, esta dependencia
se encuentra en proceso de actualizar los procedimientos relacionados con la
Divulgación de Información Institucional, no obstante los ajustes se realizarán en el
transcurso del segundo semestre, teniendo en cuenta el nuevo modelo de operación por
procesos.
3. RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA.
Las acciones de mejora fueron incorporadas en el plan de acción versión 2.0
10