La organización formal en los emprendimientos - FCEA

LA ORGANIZACIÓN FORMAL EN LOS
EMPRENDIMIENTOS:
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN
María Soraya González Desanti; Adriana Rivas Sellanes; María del Carmena Messina
Scolaro.1
RESUMEN
Los primeros años de vida de una empresa son críticos para su supervivencia, siendo relevantes las
competencias que el emprendedor o emprendedores tienen para gestionar la empresa.
El diseño de la organización formal es parte importante de la tarea que debe hacer el emprendedor en
los primeros años de vida de su emprendimiento. La organización formal comprende aquellos aspectos
orientados a estructurar el funcionamiento de la organización.
Este trabajo refiere a una investigación relativa a los emprendedores del Programa CCEEmprende de
la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de la Universidad de la República, de Uruguay.
El objetivo general es conocer si los emprendimientos constituidos a partir del apoyo recibido por el
Centro de Emprendedurismo de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración de la Universidad de
la República (Uruguay), han diseñado e implementado formalmente estructuras organizativas, procesos,
procedimientos, sistemas y portadores de información, y si son capaces de generar trabajo de calidad.
El marco teórico referencial se integró con el estado actual del conocimiento sobre el
emprendedurismo, fundamentalmente sobre investigaciones de los factores de éxito de un emprendimiento,
y el aporte de la Teoría de la Organización Formal, en lo relativo a diseño organizacional, elementos que lo
componen y sus interrelaciones.
En la metodología utilizada, la unidad de análisis estuvo constituida por el universo de los
emprendimientos que elaboraron el plan de negocios en el curso CCEEmprende desde el 2007 (primer año
que se dictó) hasta el 2011.
1
Administración y Gestión de las Organizaciones, Centro de Emprendedurismo CCEEmprende.
La información se recogió en una primera instancia a través de un cuestionario web, y en segunda
instancia para aquellos que no respondieron el cuestionario, el mismo se relevó en forma telefónica. La
encuesta fue censal de carácter voluntario.
Para el diseño del cuestionario de recolección de datos, en lo que respecta al objetivo de la
investigación, se consideraron aspectos sobre el nivel de formación de los emprendedores, las fuentes de
financiamiento, los recursos humanos contratados, las normas de actuación y comunicaciones internas y la
estandarización de procedimientos, formularios y métodos de trabajo.
La cobertura obtenida fue del 77 % del universo de la encuesta (del total de 127 cursantes,
respondieron 98). De acuerdo a las respuestas, se constituyeron y continúan (al momento de la encuesta) 26
emprendimientos.
Se analizaron y se clasificaron todas las respuestas recibidas teniendo en cuenta la variable principal
(cantidad de integrantes del emprendimiento) y las secundarias (año de constitución, giro de actividad, nivel
académico del emprendedor, cantidad de socios del emprendimiento) de modo tal de poder alinearlas y
contrastar con la hipótesis de la investigación.
El resultado de la investigación indicó que: en los aspectos vinculados con los recursos humanos se
generaron nuevos puestos de trabajo, la formalización aumenta directamente con la cantidad de integrantes;
en lo relativo a comunicación, definición y difusión de normas, si bien la tendencia es similar al aspecto
anterior, el grado de formalización es menor; en cambio, por último, en lo que respecta a estandarización de
procedimientos es mayor en las empresas que cuentan con menor número de integrantes.
Palabras clave: emprendimiento, diseño organizacional, formalización.
Abstract
The early years of a company are critical for its survival, being relevant the competencies that the
entrepreneur or entrepreneurs have to manage it.
The design of the formal organization is an important part of the task that the entrepreneur must do
during the early life of their entrepreneurship. The formal organization comprises those aspects oriented to
structure the work of the organization.
This word refers to some research related to the entrepreneurs of the Programme CCEEmprende of
the school of Economics and Administration of the University of the República Otiental del Uruguay.
The general objective is to know if the entreprenuerships constituted with the support received by
the “Centro de Emprendedurismo of the School of Economics and Administration of the University of the
Republic of Uruguay”, they have designed and implemented formally organizational structures, processes,
procedures, systems and information suppliers, and whether they are capable of generating some work of
quality.
The theoretical framework of reference was integrated with the current state of knowledge about
entrepreneurships, mainly about some research of the factors of success in an entrepreneurship and the
contribution of the Theory of Formal Organization, on issues concerning organizational design, the items
which integrate it and its interrelations.
In the methodology used, the unit of analysis was constituted by the universe of the
entrepreneurships which elaborated a business plan in the course CCEEmprende since 2007 (first year of
implementation) until 2011.
The information gathered in the first instance through a web guest and secondly for those who did
not respond to the questionnaire, they were asked via telephone. The survey was voluntary.
To design the questionnaire for data gathering, in what concerns the objective of the research,
aspects such as the level of instruction of the entrepreneurs, level of the research, aspects such as the level of
instruction of the entrepreneurs sources at financing, human resources hired, rules of acting and internal
communication and the standardization of procedures, forms and working methods.
The coverage obtained was to the coursing he 77 % of the universe of the survey (of the total 127
coursing, 98 % responden). According to the responses, 26 entrepreneurships were constituted and continue
(at the time of the survey).
All the responses received were analysed and classified, taking into account the main variable
(number of members of an entrepreneurships) and the secondary ones (year of implementation, type of
activity, academic level of the entrepreneur, number of partners in the entrepreneurships) so as to be able to
align and contrast them with the research hypothesis.
The result of the research indicates that in the aspects linked to human resources new working
positions were generated, formalization increases directly according to the number of people involved.
Key words: entrepreneurship, organizational design, formalization.
Introducción
La organización formal en los emprendimientos: diseño e implementación
La organización formal de una institución comprende, entre otros aspectos, la
estructura de la empresa, los procesos, procedimientos y sistemas administrativos.
En relación a la estructura se hace referencia a las funciones y actividades
desarrolladas por la organización, las unidades que la integran (órganos, cargos y puestos
de trabajo), cómo se relacionan entre sí esas unidades, cómo se divide y se asigna el
trabajo, cuántas personas y con qué habilidades se necesitan para realizarlo.
Respecto a procesos, procedimientos y sistemas, se involucran normas, métodos,
tecnología, formas de ejecutar las tareas, portadores y canales de información y
comunicación.
Estos aspectos, que se desarrollan naturalmente desde el comienzo de cualquier
emprendimiento, pueden ser diseñados, formalizados y normalizados de tal modo que sean
implementados sistemática y regularmente.
Objetivos y justificación
Objetivo general: conocer si los emprendimientos constituidos a partir del apoyo
recibido por el Centro de Emprendedurismo de la Facultad de Ciencias Económicas y
Administración de la Universidad de la República (Uruguay),
han diseñado e
implementado formalmente estructuras organizativas, procesos, procedimientos, sistemas y
portadores de información, y si capaces de generar trabajo de calidad.
Objetivos específicos:
1) Establecer características de los emprendimientos vinculados con la
formalización de sus estructuras, los procesos, procedimientos, sistemas y portadores de
información.
2) Contribuir a establecer pautas a tener en cuenta en la formación de los
emprendedores, considerando en los programas de capacitación la inclusión de aspectos
teóricos importantes de diseño organizacional y que a la vez sean de aplicación práctica.
3) Determinar si los emprendimientos apoyados por la facultad generan o pueden
generar trabajo de calidad.
Justificación:
A partir de una idea de negocio, es importante analizar la viabilidad comercial y
financiera del emprendimiento. Para buscar y evaluar la viabilidad de un emprendimiento
se debería transitar por la elaboración de un modelo de negocios y de un plan de negocios.
En ese proceso es preciso tener en cuenta ciertos elementos tales como: los potenciales
clientes, la creación de valor para ellos, la competencia, los proveedores, los canales de
distribución, la inversión inicial, los costos, la proyección de las ventas, los gastos, las
obligaciones legales, entre otros aspectos.
Si bien los aspectos comerciales, financieros y legales son muy importantes, ya que
definen la existencia de la organización en el mercado, la organización formal del
emprendimiento y en particular los recursos humanos que lo gestionan cumplen un rol
fundamental desde el comienzo del mismo y durante toda la vida de la empresa. Hasta el
momento no se ha hecho una investigación en este campo en relación a los
emprendimientos gestados en la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de
la Universidad de la República. Conocer las características actuales de la evolución de los
emprendimientos en los aspectos que hacen a la organización formal, implica acercarse a
una realidad y en la medida que se detecten carencias en cuanto a su conocimiento o
aplicación, pueden incorporarse o profundizarse estos temas en los programas de
formación y capacitación de emprendedores.
Por otra parte, los emprendimientos son fuentes de trabajo genuinas, tanto para el
emprendedor, como para sus socios y todo el personal que puedan emplear, contribuyendo
con esto al desarrollo de la economía de sus respectivos países.
¿En qué medida el trabajo que ofrecen y realizan los emprendimientos es de
calidad?. El contar con la organización formal y dentro de este tema lo relativo a los
recursos humanos, contribuye a que el trabajo que aporten los emprendimientos sea en
alguna medida, trabajo de calidad. La variable seleccionada relativa a los recursos
humanos, que se puede medir es la capacitación y formación académica de quienes lideran
las empresas, para el caso: los socios de los emprendimientos.
Los resultados de la investigación permiten conocer la realidad y teniéndola en
cuenta puede ser un insumo importante a la hora de planificar las actividades que
desarrolla el Centro de Emprendedurismo de la Facultad.
Marco referencial
Emprendedor
La palabra emprendedor tiene su origen en el término francés entrepreneur. En la
lengua inglesa entrepreneur tiene diferentes acepciones según el contexto, utilizándose
tanto para emprendedor como para empresario. Mientras que en la lengua española el
término entrepreneur se ha traducido al castellano como emprendedor. El término
emprendedor deriva de prenderé que significa acometer, intentar, meterse en.
Según la Real Academia Española (Real Academia Española, 2001, pág. 889) el
término emprendedor es un adjetivo que se aplica a aquella persona o entidad “que
emprende (comete) con resolución acciones dificultosas o azarosas”.
Se ha estudiado a lo largo del tiempo cuales son los rasgos diferentes y
características personales que identifican a los emprendedores, como ser: necesidad de
independencia, tolerancia de la ambigüedad, creatividad y orientación al trabajo duro, entre
otros; base del enfoque de los atributos personales desarrollado por McClelland (1971).
Kantis (2004) plantea el estudio del tema emprendedor, sobre la base del enfoque
sistémico, centrado en el análisis del proceso emprendedor, esquematizándolo en tres
etapas:
-la gestación del proyecto empresario,
-el lanzamiento del negocio y
- su desarrollo inicial.
La primera etapa incluye la identificación de la idea de negocio y la elaboración del
proyecto. En el lanzamiento del negocio, incluye las actividades centradas en el acceso a
los recursos y su organización.
El desarrollo inicial, es una etapa de gran importancia ya que los primeros años de
vida son críticos para la supervivencia de una empresa, pues en esa etapa de ingreso al
mercado el emprendedor debe confrontar el proyecto con la realidad.
Kantis (2011) considera que para poder llevar adelante con éxito este proceso, el
emprendedor tiene que contar y/o desarrollar un grupo de capacidades, que son diferentes
según la etapa del proceso en la que se encuentre: capacidad de identificar una idea de
negocio, creatividad, análisis, habilidades sociales, entre otras.
Veciana (2005) se refiere al proceso duro e incierto de creación de empresas,
indicando que el 50 % de los emprendimientos fracasan, por término medio, en los
primeros cinco años de su existencia.
Organización formal. Diseño. Elementos. Conceptos e interrelaciones.
Siguiendo a Pini (1991) el diseño de una organización formal se basa en la llamada
teoría de la organización formal. Esta teoría proporciona fundamentos, principios y
técnicas adecuadas para lograr los objetivos organizacionales con la mayor eficiencia
posible a través de la cooperación y coordinación de los esfuerzos de sus integrantes
La teoría de la organización formal comprende una gran variedad de temas, entre
ellos: estructura, procesos, procedimientos, funciones, actividades, tareas, órganos, cargos,
puestos, métodos, sistemas, relaciones formales, división del trabajo, coordinación,
delegación, portadores de información, etc.
La organización formal incluye todos aquellos aspectos que van orientados a
estructurar, de manera consciente y deliberada, el funcionamiento de la organización. Se
incluyen las estructuras y procesos organizativos y directivos que se definen de manera
explícita para conseguir que las personas realicen las tareas de forma adecuada (De la
Fuente Sabaté, 1997).
La organización formal es la sumatoria de la estructura organizativa y de los
sistemas administrativos empleados para que la estructura pueda operar.
La estructura está conformada por unidades administrativas y las relaciones entre
ellas. Las unidades administrativas son órganos, cargos y puestos, que surgen como
consecuencia de la división del trabajo. Estas unidades se vinculan entre sí en base a
diferentes tipos de relaciones formales: de subordinación, de asesoría, de mando
especializado, de coordinación, de servicio, de revisión o control.
Los órganos son parte de la organización que se especializan en realizar una función
(por ejemplo producción, finanzas, personal), que como tal es un conjunto de actividades
homogéneas. A su vez, las actividades se realizan a través de tareas que desempeñan las
personas quienes ocupan cargos y puestos. Un cargo es una unidad de trabajo constituida
por: un conjunto de tareas suficientemente similares que debe realizar la persona que lo
ocupa, aptitudes que la persona debe poseer, y responsabilidades que debe asumir.
Las actividades se llevan a cabo mediante procedimientos que son operaciones
secuencialmente y su método o forma de ejecución. Un conjunto ordenado de
procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una
actividad, acompañado de políticas, constituye un sistema.
Según De la Fuente Sabaté (1997) el diseño organizativo puede definirse como el
proceso por el cual los directivos construyen, evalúan y modifican la organización formal
con el propósito de facilitar la realización de las tareas o actividades necesarias para la
consecución de los objetivos establecidos de una manera eficaz y eficiente.
Aplicación a los emprendimientos
Si un emprendimiento tiene un integrante y es solamente él quien realiza todas las
tareas necesarias para cumplir con sus cometidos, no hay división de trabajo, ni delegación
de autoridad, ni coordinación. Tampoco en necesario definir cargos ni normas de trabajo
que deban aplicarse y por lo tanto controlar su cumplimiento.
Cuando el emprendimiento va creciendo, aumenta el trabajo, tanto en la cantidad
como en la diversidad de las tareas y actividades que es necesario desarrollar. Es probable
que el emprendedor requiera la colaboración de una o más personas a quien o quienes
asignará trabajo. Por lo general el trabajo se divide agrupando las tareas homogéneas o
afines, y se asigna a la o las personas que mejores capacidades, habilidades y experiencias
tienen para realizarlo. De este modo es posible esperar mejores resultados en menores
tiempos, es decir, al aprovechar los recursos se logra un trabajo más eficiente.
A la división y asignación de trabajo debe seguir luego la integración. Lo que fue
dividido debe luego ser unido para que las partes formen un todo de accionar armónico y
coherente. Ello se logra estableciendo relaciones formales entre dichas partes. Asimismo
será necesario establecer pautas para realizar los trabajos, normas de actuación, y
mecanismos de control, que garanticen que las cosas se realizan de acuerdo a lo previsto.
Siempre que haya dos o más personas trabajando para conseguir un objetivo común,
será necesario dividir, asignar
y coordinar el trabajo de ellas. También implicará
determinar pautas, normas de actuación, e instrumentar mecanismos de control.
En la medida que el emprendedor y sus socios tengan formación académica y
capacitación en general, y en administración de empresas en particular, podrán contar con
conocimientos y habilidades que les faciliten la toma de decisiones respecto de: cómo
distribuir el trabajo, cómo y cuándo coordinar las diferentes tareas, qué pautas y reglas
fijar, y cómo, cuándo y qué controlar. La atención y el cuidado de que todos estos aspectos
se realicen de la mejor manera posible es un pilar fundamental (no el único) en la
generación de trabajo de calidad.
Hipótesis a plantear
El tamaño organizacional es una variable contextual que influye en el diseño y
funcionamiento de la organización, tal como lo hacen la tecnología, el ambiente y los
objetivos. A medida que las organizaciones crecen, se vuelven más complejas, y ello
deriva en la necesidad de implementar sistemas y procedimientos para guiar y controlar la
labor de sus integrantes.
Existe una relación directa entre la cantidad de personas que componen la
organización (sean socios, empleados, colaboradores, etc.) y su formalización. Ello nos
lleva a formular la siguiente hipótesis de investigación:
Cuánto más personas formen parte de las distintas actividades desarrolladas
en el emprendimiento, mayor será
la tendencia a formalizar, sistematizar,
normalizar, repartir y coordinar los trabajos que se realizan.
Por otra parte, la capacitación proporciona a
las personas que la reciben
instrumentos y herramientas para desarrollar más eficientemente su trabajo. Esta
afirmación nos lleva a formular la siguiente
Pregunta de investigación: Los emprendimientos ¿son o pueden ser fuente de
trabajo de calidad?.
Enfoque metodológico
Diseño utilizado
Las unidades de observación tomadas fueron los emprendimientos gestados en el
Curso de Emprendedurismo de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración,
Programa CCEEmprende entre los años 2007 y 2011.
La principal variable considerada fue la cantidad de integrantes de cada uno de los
emprendimientos (ya sea en carácter de socios y/o empleados). A efectos de evaluar la
posibilidad de generación de trabajo de calidad tomamos como variable el nivel académico
de los emprendedores. También fueron consideradas otras variables, tales como el año de
constitución de cada uno de ellos, el giro de actividad, el año en que el emprendedor hizo
el curso en facultad, la cantidad de socios del emprendimiento.
La población comprendida en esta investigación está constituida por todos los
emprendimientos que surgieron a iniciativa de los emprendedores que hicieron el curso de
emprendedores en la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de la
Universidad de la República, en los años 2007 a 2011 inclusive. El 2007 fue el primer año
que se dictó el citado curso, y esta investigación comenzó en diciembre de 2012, cuando
todavía no se tenían los datos finales del curso 2012.
Para realizar la investigación no se seleccionó una muestra sino que se aplicó a la
totalidad de la población.
Técnicas para recolección de información
Para obtener los datos se utilizó como instrumento principal la encuesta, para lo
cual fueron diseñados cuatro formularios específicos, uno para cada grupo de cursantes
según la situación, con preguntas tendientes a recolectar datos sobre la forma en que
realizan el trabajo. También se utilizó como instrumento complementario, la entrevista
telefónica, la que fue aplicada en casos de no respuesta de la encuesta o de respuesta
incompleta o insuficiente.
Procedimientos
Para lograr el objetivo fue necesario:
A) Reunir y ordenar la información existente pertinente.
B) Diseñar los instrumentos para recolectar los datos.
C) Procesar los datos relevados.
D) Analizar los datos relevados.
E) Formular conclusiones.
A) Reunir y ordenar la información existente pertinente
Previo al inicio de la investigación fue necesario tomar conocimiento de la
población comprendida, es decir la totalidad de los emprendimientos que fueron creados
por los emprendedores que hicieron el curso CCEEmprende en la Facultad de Ciencias
Económicas y de Administración de la Universidad de la República. Para ello se consultó
la base de datos de los participantes del programa CCEEmprende de dicha facultad y se
accedió al registro de los emprendedores que participaron con detalles de sus datos
personales, teléfonos y mail de contacto, formación académica, emprendimiento con el que
postularon, entre otros.
El total de emprendedores alumnos que completaron el mencionado curso con la
elaboración del plan de negocios ascendió a 127, en la Tabla 1 se detallan la cantidad de
emprendedores por año.
Tabla 1: Población de emprendedores
Año
Cantidad de cursantes
2007
16
2008
24
2009
31
2010
24
2011
32
Total
127
Fuente: Centro de Emprendedurismo de Facultad de Ciencias Económicas y de Administración
La cantidad de cursantes indicó el número potencial de emprendimientos, pero no
todos los cursantes constituyeron emprendimientos, y algunos de ellos se asociaron entre
si para emprender un proyecto común.
Luego se consultaron las investigaciones anteriores realizadas en la Facultad de
Ciencias Económicas y de Administración relativas a emprendimientos. Estas
investigaciones permitieron acercarse más a la población a estudiar, tanto en lo relativo a
los emprendimientos ya constituidos como a las diversas situaciones en las que cada uno
de los participantes del programa podía encontrarse en relación a su proyecto de
emprender.
Una de las investigaciones consultadas 2 proporcionó información respecto de
aquellos emprendedores del programa CCEEmprende (generaciones anteriores a 2010) que
no habían constituido su emprendimiento, aquellos que constituyeron y no continuaron, y
los que constituyeron y al momento de dicha investigación continuaban con su
2
“Situación actual de los emprendedores participantes del programa CCEEmprende entre los años 2007 y 2010”. III
Jornadas Académicas de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración. Universidad de la República. 23 de
agosto de 2012. Drinfeld, M. y Rubinstein, M.. Tutor: María Messina.
emprendimiento. También se obtuvo el dato de la cantidad de cursantes que no
respondieron la encuesta. La información generada en la citada investigación fue ordenada
y resumida en la Tabla 2.
Tabla 2: Constitución de los emprendimientos
No constituyeron
27
Constituyeron pero no siguieron
7
Constituyeron y siguieron
24
No respondieron la encuesta
37
TOTAL
95
Fuente: elaboración propia
Asimismo se contó con los datos de los 32 emprendedores que realizaron el curso
en el año 2011.
Con la información relevada de los 127 cursantes (95 anteriores al año 2011 y 32
del 2011) se conformaron cuatro grupos o categorías:
Grupo 1: Emprendedores que no respondieron la encuesta del relevamiento de la
investigación anterior (32 de generación 2011 y 37 de generaciones anteriores que no
habían respondido la encuesta formulada en la investigación mencionada).
Grupo 2: Emprendedores que en la investigación anterior respondieron que habían
constituido el emprendimiento y que a la fecha lo continuaban (24 personas).
Grupo 3: Emprendedores que en la investigación anterior respondieron que habían
constituido el emprendimiento y que a la fecha no lo continuaban (7personas).
Grupo 4: Emprendedores que en la investigación anterior respondieron que no
habían constituido el emprendimiento (27 personas).
B) Diseñar los instrumentos para recolectar de los datos
En base al marco teórico, al objetivo de la investigación y a la información existente
a la que se tuvo acceso, se procedió a:
*redactar las preguntas pertinentes a realizar;
* diseñar el formulario de encuesta para relevar la información;
* enviar los formularios;
* recepcionar las respuestas;
Se redactaron las preguntas, las primeras, orientadas a identificar al emprendedor
(datos personales, estudios, situación laboral). Las preguntas siguientes fueron diferentes
según la situación de cada emprendedor (si habían contestado la encuesta anterior, si
habían o no constituido el emprendimiento, si lo habían constituido y lo mantenían o no).
La situación particular de cada emprendedor ubicó al mismo en uno de los cuatro grupos
definidos, y para cada grupo se redactaron preguntas específicas.
Las preguntas fueron redactadas de modo tal que en primer lugar fuera posible
identificar los emprendimientos que se habían constituido y a la fecha se mantenían, pues
los mismos constituían la población objeto de la presente investigación.
Identificados los emprendimientos, las siguientes preguntas fueron dirigidas al
objeto de la investigación, para procurar indagar qué aspectos de los considerados
“organización formal” estaban presentes en los emprendimientos encuestados y si los
emprendimientos pueden ser fuente de empleo de calidad.
Una vez redactadas las preguntas se procedió al diseño de los formularios de la
encuesta. Teniendo en cuenta las cuatro situaciones definidas que resultaron de la
investigación anterior se elaboraron 4 tipos de formularios para realizar la encuesta:
Formulario I para emprendedores de generación 2011 y anteriores que no habían
respondido la encuesta anterior (Grupo 1).
Formulario II para emprendedores que constituyeron el emprendimiento y lo continuaron
(Grupo 2)
Formulario III para emprendedores que constituyeron y no lo continuaron (Grupo 3)
Formulario IV para emprendedores que no habían constituido el emprendimiento (Grupo4)
Respecto al objeto de la investigación, las preguntas se dirigieron a los
emprendimientos constituidos y que efectivamente estuvieran funcionando a la fecha de la
encuesta. Las preguntas referidas a la organización formal, fueron agrupadas en 4
categorías (una de ellas sobre planificación y control no se presenta en este trabajo):
Categoría 1 sobre recursos humanos (cargos, puestos, formas de selección de
personal, división y coordinación de trabajo);
Categoría 2 sobre definición de normas de actuación y su comunicación y difusión
entre los integrantes de la organización;
Categoría 3 sobre estandarización de procedimientos, formularios y métodos de
trabajo.
Luego de diseñados, probados y validados los formularios de la encuesta, tanto en
su formato como su contenido, se enviaron a sus destinatarios. A cada uno de los 127
participantes del curso se le hizo llegar, vía mail, el formulario correspondiente, según el
grupo al que pertenecía de acuerdo a la investigación anterior de referencia.
Durante el período octubre - diciembre 2013 se fueron recepcionando las
respuestas. Para obtener respuestas se requirió el reenvío del cuestionario en y en varios
casos se debió realizar la encuesta vía telefónica, para finalmente en los casos en los cuales
no se recibió respuesta tras numerosos intentos de obtenerla, considerar esos casos como
no respondidos. Las respuestas fueron ordenadas y sistematizadas, de lo cual resultó el
siguiente detalle presentado en la Tabla 3.
Tabla 3: Población clasificada en grupos
FORMULARIO
I
GRUPO
TOTALES
Generación 2011 y 2007-2010 que
RESPUESTAS
%
69
46
66,7
24
20
83,3
7
7
100
27
25
92,6
127
98
77,2
no respondieron encuesta anterior
II
Generaciones 2007-2010
Constituyeron y siguieron
III
Generaciones 2007-2010
Constituyeron pero no siguieron
IV
Generaciones 2007-2010
No
constituyeron
TOTAL
Fuente: elaboración propia.
Del total de 127 estudiantes, 98 respondieron la encuesta.
Respecto a la pregunta si habían constituido el emprendimiento y continuaban con
él, las respuestas se presentan en la Tabla 4.
Tabla 4: Emprendedores clasificados según constitución
Grupo
Respuestas
Constit.
No
constit.
O
%
totales
Emprendi.
Y
continuan
Generación 2011 y
2007-2010
que no respondieron encuesta
constit.
Y
no
continuan
9 (se formaron
46
anterior
6
37
emprendimien
tos)
Generaciones 2007-2010
Constituyeron y siguieron
20
20
0
7
0
7
constituyeron
25
0
25
EMPRENDIMIENTOS
98
26
69
Generaciones 2007-2010
Constituyeron pero no siguieron
Generaciones 2007-2010
No
26,5
De los 98 cursantes que respondieron, 29 constituyeron su emprendimiento y a
diciembre de 2013 continuaron con él; esto equivale al 29,6 %. De los 29 emprendedores
que constituyeron y continuaron a diciembre 2013, se han generado 26 emprendimientos,
ya que 3 de los emprendedores que respondieron la encuesta son socios en otro de los
emprendimientos registrados.
En suma, de los 127 estudiantes que hicieron el curso CCEEmprende entre 2007 y
2011, respondieron la encuesta 98 estudiantes, y de ellos 69 no constituyeron
emprendimiento o constituyeron pero no lo continuaron, o constituyeron otro
emprendimiento distinto al que se presentaron al programa. Considerando el total de
estudiantes y el total de emprendimientos que según las respuestas se han formado, se
concluye que por lo menos 1 de cada 5 estudiantes ha creado y mantenido su
emprendimiento.
La investigación se centralizó en aquellos emprendimientos
(de los que se obtuvo
respuesta a la encuesta), que se constituyeron como tales y continuaron en el mismo al
momento de responder la encuesta (octubre-diciembre 2013). Esto es, de acuerdo a lo
detallado, 26 emprendimientos.
Los datos de los 26 emprendimientos (giro de actividad, año de constitución y
número de años desde su constitución, cantidad de socios, de empleados e integrantes en
total, y año en que el fundador realizó el curso de Emprendedurismo), se detallan en la
Tabla 5:
Tabla 5: Tamaño de los emprendimientos
Giro
Año consti Socios Empleados Total Año curso Cant de años
Alimentación
1998
2
2
4
2009
16
Vestimenta y calzado
2002
1
0
1
2011
12
Textiles
2002
1
4
5
2009
12
Importación
2003
1
6
7
2008
11
Salud y bienestar
2003
2
10
12
2008
11
Servicios Informáticos
2006
2
11
13
2010
8
Servicios Informáticos
2007
2
11
13
2010
7
Prod y serv informát
2008
3
11
14
2007
6
Entretenimiento
2008
4
0
4
2007
6
Publicidad
2008
2
2
4
2008
6
Limpieza y medio ambiente
2008
1
0
1
2008
6
Serv. Juríd, Contab. Log
2009
1
4
5
2009
5
Salud y bienestar
2009
5
0
5
2009
5
Serv. Inmobiliarios
2010
2
0
2
2010
4
Diseño
2010
2
3
5
2011
4
Consultoría en RRHH
2011
1
0
1
2011
3
Servicios Informáticos
2011
3
3
6
2010
3
Educación
2011
1
11
12
2009
3
Salud y bienestar
2011
2
2
4
2010
3
Alimentación
2011
2
0
2
2010
3
Servicio automotriz
2012
1
0
1
2010
2
Servicios Informáticos
2012
3
2
5
2011
2
Prod y serv para el agro
2012
2
0
2
2011
2
Consultoría en RRHH
2013
2
0
2
2011
1
Salud y bienestar
2013
1
2
3
2009
1
Servicios inmobiliarios
2010
3
3
6
2010
Fuente: elaboración propia.
En los 26 emprendimientos hay 52 socios y 90 empleados (total 142 personas).
C) Procesar los datos relevados
Para procesar las respuestas brindadas, en primer lugar se clasificaron los
emprendimientos teniendo en cuenta la principal variable de la investigación: la cantidad
total de personas integrantes del emprendimiento, ya sea en carácter de socios y/o
empleados. Para ello se consideró la definición formal de PYME. En Uruguay el criterio
tomado, además de las ventas netas anuales y el valor de los activos, se vincula con la
cantidad de personal empleado. En este sentido los Decretos No /92 del 7 de febrero de
1992 y el No 266/95 del 19 de julio de 1995, establecen:
De 1 a 4 personas: micro empresa
De 5 a 19 personas: pequeña empresa
De 20 a 99 personas: mediana empresa
Además del criterio antes mencionado, para procesar las respuestas se tuvo presente
que buena parte del diseño de la organización formal se fundamenta en dividir, asignar
trabajo, coordinar tareas, lo cual puede existir cuando hay por lo menos dos personas en
procura de un objetivo común. Es decir que, tratándose de una sola persona que integra un
emprendimiento, muchos aspectos de la organización formal no tienen cabida.
En base a estos criterios se clasificaron los 26 emprendimientos en 3 categorías: una
sola persona, micro empresas con por lo menos dos integrantes y pequeña empresa.
Ninguno de los emprendimientos relevados superó las 19 personas ocupadas, por lo cual
ninguno calificó como mediana empresa. Tabla 6.
Tabla 6: Tamaño de los emprendimientos
Integrantes del emprend.
Uno
2a4
Micro
Cantidad de emprend.
Porcentaje de emprend.
empresa
5 a 19
Total
Pequeña empresa
4
9
13
26
15 %
35%
50%
100%
Fuente: elaboración propia.
Luego de clasificadas los emprendimientos se consideraron las categorías de
preguntas (ver punto B de este apartado).
Para la Categoría 1 sobre Recursos humanos, en primer lugar se hace referencia a
que 34 personas contestaron sobre el nivel académico alcanzado, cuya información se
presenta en la Tabla 7:
Tabla 7: Nivel académico de los socios
Secundaria incompleta
Secundaria completa
Universidad incompleta
1
5
6
3%
15 %
16 %
Universidad completa
Posgrado
15
7
44 %
21 %
Fuente: elaboración propia.
En segundo lugar se hace referencia a la forma de seleccionar a los empleados. Esta
información se presenta en la Tabla 8:
Tabla 8: Selección de personal
Personas conocidas, sin experiencia
Personas conocidas, con experiencia
Publicó aviso y seleccionó el emprendedor
Contrató una empresa para seleccionar
No responde
3
10
4
0
5
13,64 %
45,45 %
18,18 %
0%
22,73 %
Fuente: elaboración propia.
D) Analizar los datos reunidos
Categoría 1 sobre recursos humanos:
- La relación cantidad de personas – emprendimientos es de: 5,46 y la relación
socios – empleados es de: 1,73.
- La gran mayoría de los emprendedores ( el 82 %) tiene estudios universitarios, al
menos parciales. Además, 7 de los 34 emprendedores han realizado o están realizando
estudios de posgrado.
-El personal que trabaja o ha trabajado en los emprendimientos fue seleccionado
mayoritariamente (45,45 %) entre las personas conocidas con experiencia en las tareas que
debían realizar. Así lo manifestaron 10 de los 22 emprendimientos. En ningún caso se
contrató una empresa para seleccionar personal.
-En el 64% de los emprendimientos cada uno de los integrantes tiene claramente
establecido cuál es el trabajo que debe realizar. La situación extrema, en que “todos hacen
todo” solamente se da en el 18 % de los casos, y el otro 18 % entre los socios se dividen
indistintamente las tareas pero a los empleados se las asignan claramente. En 9 de los 13
emprendimientos pequeña empresa (70 %), cada uno tiene claramente establecido su
trabajo, en tanto esto sucede en 5 de las micro empresas ( 44 %).
-Las personas que trabajan en la organización ocupan cargos definidos, al menos la
mayoría de ellas en un 82 % de los emprendimientos. En 12 de los 13 emprendimientos
con más de 5 personas (92 %), están definidos los cargos de la mayoría de sus integrantes.
Esta situación, en el caso de micro empresas es de 6 en 9 (66 %). En el otro extremo, 3 de
los 9 emprendimientos micro empresas no tiene definido ningún cargo.
-No obstante lo anterior, en muchos casos se declara que los empleados realizan
tareas diferentes de aquellas por las cuales se los contrató. Sólo en 6 de los 22
emprendimientos en ningún caso realizan tareas distintas a las acordadas.
-El 100 % de los emprendimientos encuestados responde que coordina el trabajo
mediante reuniones realizadas por lo menos una vez por mes. En el 68 % de los casos las
reuniones son semanales. En 7 de los 9 emprendimientos (78 %), las reuniones son
semanales, y en 1 caso (11 %) son cada 15 días. En 8 de los 13 (62 %) son semanales, y en
3 (23 %) son cada 15 días.
Categoría 2 sobre definición de normas de actuación y su comunicación y difusión
entre los integrantes de la organización;
-El 63,6 % de los emprendimientos encuestados dan a conocer las órdenes o
instrucciones de trabajo la mayoría de las veces en forma verbal y algunas por mail. En
ningún caso dichas instrucciones se comunican por escrito debiendo firmar el informado
como constancia de notificación. 6 de las 9 micro empresas las comunican siempre
verbalmente, en tanto solo 1 de las 13 pequeñas empresas está en esta situación, 11 de ellas
lo hacen mayormente en forma verbal y algunas por mail.
-Otras informaciones que comprenden a todo el personal, tales como reparaciones o
mantenimiento de ascensores, equipos informáticos, acontecimientos sociales como
nacimiento de hijos de funcionarios, por ejemplo, también en mayor porcentaje se dan a
conocer en forma verbal, ya sea personal o por teléfono, algunas por mail.
-Sólo 5 de los 22 emprendimientos han definido normas de actuación y han previsto
sanciones para su eventual incumplimiento. De ellos 4 corresponden a pequeñas empresas
y 1 a micro empresa. Estas cifras traducidas a porcentajes, representan el 30% y el 11%
respectivamente. 6 de las 9 micro empresas no han definido normas de actuación.
-En los casos en que se han definido normas de actuación, la mayoría las han
comunicado verbalmente. Sólo en un caso la comunicación fue por escrito, recogiéndose la
firma como constancia de notificación. Esta situación se verifica en una pequeña empresa.
Categoría 3 sobre estandarización de procedimientos, formularios y métodos de
trabajo;
-El 54 % de los emprendimientos definieron y aplican procedimientos
estandarizados, de ellos el 19% tienen todos sus procedimientos en esta condición y el 35%
tiene estandarizado la mayoría de sus procedimientos.
En cuanto a la relación empresas micro y pequeñas, se da que del total del 54%, que
representa a 14 emprendimientos, 6 son micro empresas, 5 son pequeñas empresas y 3 son
emprendimientos de un integrante.
-6 de los 26 emprendimientos (1 micro y 5 pequeña empresa) no tienen ningún
procedimiento estandarizado.
-De las 13 pequeñas empresas, 6 tienen al menos la mayoría de los procedimientos
estandarizados y los mismos están escritos, en tanto que 5 de ellas no tienen ningún
procedimiento estandarizado, y en 2 la mayoría no lo está.
-5 de las 9 micro empresas declara tener la mayoría de los procedimientos
estandarizados y 4 de ellas los tiene por escrito.
-En 3 de los 4 emprendimientos integrados por una sola persona la mayoría de los
procedimientos están estandarizados, pero no están escritos.
- El 73% de los emprendedores han diseñado y utilizan formularios creados por
ellos, en una cantidad importante. De la totalidad de emprendedores que respondieron
afirmativamente, 12 son pequeñas empresas (el 92 %), 5 son micro empresas con más de 2
integrantes (55 %) y 2 son micro empresas con un integrante (50 %).
-Solamente 2 de los 26 emprendimientos no han diseñado ningún formulario. Uno
de ellos es de un solo integrante y el otro es pequeña empresa.
E) Formular conclusiones
Las conclusiones de la investigación, se explicitan a continuación.
Resultados
1) Aspectos de la organización formal vinculados con los recursos humanos.
a) La clara división de trabajo, situación en la que cada integrante tiene definido
específicamente qué debe hacer, es mayor en la medida que aumenta la cantidad de
integrantes de los emprendimientos.
b) Los cargos están definidos en la amplia mayoría de los emprendimientos. Esta
definición es creciente con el número de personas que trabajan en la empresa.
c) En todos los emprendimientos se coordina el trabajo por medio de reuniones. En
la mayoría de los casos las reuniones son semanales, en menor medida se realizan cada 15
días y en menos casos aún, una vez por mes. A medida que la organización crece, la
frecuencia de las reuniones de coordinación disminuye.
d) La formación universitaria adquirida por quienes lideran los emprendimientos les
proporciona herramientas útiles para gestionar los aspectos vinculados a la organización
del trabajo: división de tareas y asignación a las personas más adecuadas, coordinación,
trabajo en equipo, selección del personal.
e) Los emprendimientos contribuyen a la generación de empleo.
2) Aspectos de la organización formal vinculados con la comunicación, la definición
de normas y su difusión.
a) La gran mayoría de las órdenes o instrucciones de trabajo, así como otro tipo de
noticias o acontecimientos que deban ser informados al personal, se comunican
verbalmente. En las micro empresas predomina la comunicación personal o telefónica, en
tanto que en los emprendimientos con mayor número de integrantes la comunicación vía
mail es más frecuente.
b) En ningún caso las comunicaciones se formalizan a través de escritos en los que
se recoge la firma del notificado como constancia.
c) En muy pocos casos (1 de cada 5) se han definido normas de actuación y las
posibles sanciones por su eventual incumplimiento. En los emprendimientos con mayor
número de integrantes se verifica una mayor definición.
d) En los casos que efectivamente se han definido dichas normas, se han dado a
conocer en la mayoría de los casos en reuniones de trabajo.
3) Aspectos de la organización formal vinculados con la estandarización de
procedimientos y el diseño de formularios.
a) Más de la mitad de los emprendimientos encuestados ha estandarizado sus
procedimientos, y la mayoría de ellos (70 %) los han redactado por escrito.
b) La estandarización de los procedimientos es mayor en las micro empresas (61 %
de ellas) que en las pequeñas empresas (46 %).
c) La amplia mayoría de los emprendimientos encuestados (92 %) ha diseñado y
utiliza al menos un formulario propio.
Conclusiones
1) Los aspectos de la organización formal vinculados con los recursos humanos,
tales como división de trabajo, definición de cargos y tareas asignadas, coordinación del
trabajo de todos los integrantes, tienen una importante presencia en los emprendimientos
encuestados. Dicha presencia aumenta en la medida que aumenta el número de integrantes.
Los emprendimientos generan puestos de trabajo.
2) La definición de normas de actuación y la difusión de las mismas, está poco
formalizada. En los emprendimientos con más integrantes hay una mayor definición y las
comunicaciones son verbales y via mail, en tanto que en las micro empresas la mayoría de
las comunicaciones son verbales, (personales o por teléfono).
3) Los aspectos operativos están parcialmente formalizados. La estandarización de
procedimientos se aplica en poco más del 50 % de los emprendimientos siendo mayor en
los emprendimientos con menos número de integrantes. El diseño y utilización de
formularios propios es ampliamente aplicado, creciendo su aplicación con el aumento del
número de integrantes del emprendimiento.
4) La formación académica en general y la capacitación en administración de
empresas en particular, proporcionan conocimientos y desarrollo de habilidades que
constituyen herramientas fundamentales para gestionar con éxito los emprendimientos. Su
aplicación adecuada, junto con la inducción y trasmisión de valores a todos los integrantes
de la organización genera calidad en el trabajo y trabajo de calidad.
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