LEY 1535/99: ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA Artículo 54 – Objetivo La contabilidad pública deberá recopilar, evaluar, procesar, registrar, controlar e informar sobre todos los ingresos, gastos, costos, patrimonios y otros hechos económicos que afecten a los organismos y entidades del Estado. DECRETO 8127/00 REGLAMENTARIA DE LA LEY 1535/99 DEL INVENTARIO DE BIENES Artículo 95 – Inventario de Bienes del Estado Los bienes afectados al uso de los Organismos y Entidades del Estado formarán parte del Inventario General de Bienes del Estado que deberán mantenerse en forma analítica y actualizada en cada Institución. A la Dirección General de Contabilidad Pública de la Subsecretaria del Estado de Administración Financiera del Ministerio de Hacienda corresponderá la consolidación de la información patrimonial de todas las Entidades. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PATRIMONIALES APROBADO POR DECRETO N° 20.132/03 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN 1.1. Objeto: La de lograr las acciones de eficacia, eficiencia, transparencia y de control en todas y cada una de las etapas del proceso de administración de los bienes. 1.2. Cada organismo y entidad del Estado que tienen a su cargo la administración de los bienes estarán sujetos a las normas que establezca el Ministerio de Hacienda. 1.3. Responsabilidad. Los funcionarios encargados de administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Estado deberán adoptar las medidas que correspondan para facilitar su correcto registro y control, estando obligadas a cumplir con las normas y procedimientos vigentes. Además deberán velar por su buen uso y conservación y son responsables de la pérdida, daño o depreciación que sufran los mismos cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otras causas justificadas. Los funcionarios superiores al tomar posesión de su cargo o al dejar, deben observar lo dispuesto sobre el inventario y la responsabilidad al cual están sujetos. 1.4. Los organismos y entidades del Estado mencionados mas arriba tienen la obligación de llevar sus inventarios y de realizar los movimientos de bienes, tantos almacenados como de uso e intangible, se clasificarán por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación de acuerdo a las normas vigentes de tal forma que garantice la información al día de las características, su valor, el estado de conservación, la ubicación y sus años de vida útil, etc. 1.5. Los movimientos de bienes de uso e intangibles se remitirán mensualmente dentro de los quince primeros días del mes siguiente, al Departamento de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda, que actuará como consolidadota de los datos de los bienes activados y originada en los distintos organismos y entidades del Estado. 1.6. Los bienes inmuebles, equipos de transporte en general, maquinarias registrables, adquiridos en carácter oneroso o gratuito por el Estado deberán contar con el título de propiedad a nombre del Estado y a cargo del organismo o entidad, copias de dichos antecedentes deberán ser remitidos a los organismos correspondientes para su inscripción y la guarda correspondiente. 1.7. Los funcionarios designados como jefes de organismos o entidades del Estado, o de sus dependencias, al tomar posesión de su cargo exigirán a su antecesor, y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo. CONCEPTOS · ALTA: Es la operación física y contable que registra el valor de los bienes encontrados por fuera de inventario, los bienes repuestos por funcionarios o compañías de seguros, los que ingresan a la Institución por conceptos distintos a la compra, recibido por traspaso, donación, cuyo valor no se encuentra registrado en el Inventario y el origen o procedencia no corresponda a operaciones realizadas corrientemente. · BAJA: Es la operación física y contable demostrativa del valor de los bienes muebles o inmuebles dados de baja por conceptos distintos al consumo, o a la entrega para el uso o el traspaso de bienes. Ocurre la baja de bienes cuando se presenta alguno de los siguiente casos: remate, donación, permuta, desmantelamiento, destrucción o agotamiento, inservibilidad, merma, rotura, desuso, vencimiento de elementos, desaparición, pérdida, muerte de semovientes y otros que extingan el valor del bien de que se trate. · TRASPASO: Es la operación física y contable, demostrativa del valor de los bienes muebles e inmuebles pertenecientes a un organismo o entidad que será objeto de exclusión del inventario de la misma para que sea entregado a otro organismo o entidad del Estado. Ocurre el traspaso cuando una entidad administrativa remite a otra determinada cantidad de bienes, indicando por medio de documentos el nombre, costo, unidad de medida, revalúo y depreciación acumulada si la tuviere y otros datos inherentes. · DONACION: Es la operación física y contable, que registra el valor de los bienes recibidos, de personas, organismos, entidades, etc. pertenecientes a su dominio a favor del Estado o establecimiento público, en forma gratuita. O cuando el Estado hace entrega a instituciones u organismos sin fines de lucro y que estos no estén comprendidos dentro del ámbito de aplicación que se menciona en este Manual. · AUTORIZACION ADMINISTRATIVA: Disposición emitida por la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda a los organismos y entidades del Estado que reciben fondos del Tesoro Nacional, la que a través de Asesores Patrimoniales, constatará el cumplimiento de las formalidades y requisitos en esta normativa, las demás disposiciones legales y los procedimientos previstos en este Manual para las operaciones de venta en remate, permuta, desmantelamiento, destrucción de inservibles, merma, rotura, desuso, vencimiento, donaciones y otras bajas, traspaso de bienes, etc. Las entidades autárquicas se regirán por sus cartas orgánicas al efecto deberán cumplir con los procedimientos establecidos en este manual, la disposición será emitida por la máxima autoridad institucional. · ACTA: Será base de comprobación un acta que debe levantarse inmediatamente se suceda o se descubra el hecho que motiva una solicitud para dar de baja bienes del Estado. La misma deberá ser firmada por el encargado o responsable del Departamento de Patrimonio o la sustitutiva de los organismos o entidades y por todos los funcionarios intervinientes. DISPOSICIONES ADICIONALES LA Dirección General de Contabilidad Pública de la Subsecretaría de Estado de Administración Financiera del Ministerio de Hacienda, tendrá a su cargo impartir las instrucciones complementarias que faciliten a los organismos y entidades del Estado, implementar el sistema de administración, uso, control, custodia, clasificación de los bienes del Estado. Al efecto, será responsable de organizar, promocionar y realizar cursos para capacitar a los funcionarios encargados de la administración de bienes. Así mismo, la Dirección General de Contabilidad Pública, podrá sugerir la actualización del presente Manual y formularios respectivos, conforme a las necesidades prácticas que se presenten.