Vol. 2, núm. 4 Noviembre 2003 Órgano Oficial de expresión de la Fundación OMIE Revista Internacional On-line / An International On-line Journal FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DE UNA UNIDAD DE SALUD MENTAL INFANTO JUVENIL Jiménez Pascual, A. Mª. Quesada Bonal, F. Fuertes Beneitez, P. Abellán Maeso, C. Crespo Guijarro, F. Bustamante Castillejos, Mª L. Ruiz Aranda, J. Rodríguez González, A. (Unidad de Salud Mental Infanto Juvenil del área Mancha Centro) Correspondencia: Dirección: C/ Irlanda nº 7. 13600 Alcázar de San Juan. Telf. y fax: 926541750 E-mail: [email protected] RESUMEN Después de una breve presentación de la Unidad, de la misión y los valores en los que basa su trabajo, se describen las actividades que realiza, así como la actividad asistencial global clínica ambulatoria de los últimos cinco años y la del Hospital de Día a tiempo parcial. Se plantea el organigrama de funcionamiento actual, así como las funciones de los diferentes miembros del equipo, pasando por último a describir las normas y procedimientos, basados en el mapa de procesos. PALABRAS CLAVE: Equipo de salud mental de niños y adolescentes, organigrama de funcionamiento, actividad asistencial, mapa de procesos. SUMMARY After this brief presentation of our Center and the misión and its values, we describe the ambulatory assistential and clynic activities, those we realize five years ago in Hospital Dayly. Whe stablish the structure of actual working, as so as the functions of the different members. Finally we re going to describe the model and procediment, based on the map of processes. KEY WORDS: Children and teenager's mental health equipment, structure of working, assistential activities, map of processes. INTRODUCCIÓN Breve historia de la Unidad: La Unidad de Salud Mental infanto Juvenil (en adelante USMIJ) de Alcázar de San Juan se creó en 1986, tras la publicación del Decreto de 1985 de la JCCM que crea las Unidades de Salud Mental Infanto-Juvenil, reconvirtiendo así los Centros de Orientación y Diagnostico trasferidos en ese periodo. En principio había un personal básico: un Psiquiatra, un Psicólogo y dos Auxiliares Sanitarios. El ámbito de actuación era el área sanitaria de Alcázar de San Juan, con un total de 120.000 habitantes. Posteriormente, se incorporó otro Psicólogo, un enfermero y un Auxiliar Administrativo, y desde Julio de 2001, se cuenta con otro Psiquiatra, al haberse ampliado la zona de influencia al Área Mancha-Centro, contando en la actualidad con 226.172 habitantes. Datos de identificación del Centro: Esta ubicado en el barrio de la Pradera, muy próximo al Hospital, en los bajos de un bloque de viviendas. Físicamente consta de dos zonas claramente diferenciadas y separadas; la primera de ellas, dedicado a las actividades ambulatorias, consta de sala de espera, despacho de administración, zona de archivos de historias clínicas, siendo todos ellos comunes también para el hospital de día; así mismo aquí están ubicados: sala de reuniones y biblioteca, , 6 despachos y los dispositivos de limpieza y aseos correspondientes. En el segundo bloque, separado del primero por el pasillo de entrada a las viviendas, esta el hospital de día, que consta de una pequeña entrada, una sala grande polivalente, una sala para actividades llamada de trabajo cognitivo, una sala taller, un despacho de la logopeda- maestra, una pequeña cocina- comedor, así como zona de aseos, vestuario de personal y zonas para guardar material. Ambas estancias tienen entradas independientes, dando las mismas a la calle. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA SANITARIA MANCHA CENTRO Situada geográficamente en el centro de la Región de Castilla -La Mancha, este área sanitaria está constituida por 32 municipios pertenecientes a tres provincias diferentes. El numero total de habitantes es de 226.172. Según queda reflejado en el Plan de Salud Mental de Castilla- La Mancha la distribución de habitantes en el área por grupos de edad es de (datos de1996): - De 0 - 17 años: 52.245, correspondiendo al 23'1% del total, siendo la proporción más elevada en toda Castilla- La Mancha. - De 18- 64 años: 133.668, que corresponde al 59`1% del total. - De 65 o más años: 40.258, siendo el 17'8% del total. La distribución por provincias es: - De la provincia de Ciudad Real hay 17 municipios, con un total de 148.618 habitantes, de los cuales 34.330 corresponden al grupo de edad de 0 a 17 años (calculado en base al 23'1% de esta edad que hay en la Mancha Centro) y 114.288 adultos mayores de 17 años. - De la provincia de Toledo hay 11 municipios, con un total de 57.160 habitantes, de los cuales 13.203 son menores de 18 años y 43.957 mayores de esa edad. - De la provincia de Cuenca, 7 municipios, con 20.196 habitantes, 4.665 del grupo de edad de 0 a 17 años y 15.531 adultos. Es un área de características rurales y semirurales, siendo Alcázar de San Juan el centro neurálgico, tanto por su ubicación física, en el centro del área, como por ser la población que más dispositivos sanitarios aglutina. Sanitariamente a nivel especializada, consta de un complejo hospitalario, con dos hospitales generales y una sola gerencia, uno ubicado desde hace muchos años en Manzanares y otro más grande (de 250 camas, estando prevista su ampliación en estos próximos cinco años en unas 100 camas más) situado en Alcázar de San Juan. En ninguno de los dos hay camas psiquiátricas, debiendo ingresar los pacientes en los hospitales de sus respectivas capitales de provincia; esta situación anómala viene dada porque el área es de nueva creación, llevando 7 años funcionando como área interprovincial A nivel de Atención Primaría existen diferentes gerencias, en parte relacionadas con las tres provincias. En el Área existen los siguientes dispositivos de Salud Mental: - Unidad de salud Mental Infanto Juvenil (USMIJ) que incluye un Hospital de día a tiempo parcial (HD-IJ). 4 Unidades de Salud Metal de Adultos (USM) Un centro de atención integral a drogodependientes. 2 Centros de Rehabilitación Psicosocial y Laboral (CRPSL) MISIÓN La USMIJ del Área Mancha Centro, es una institución dependiente de la Consejería de Sanidad de la JCCM, que atiende las necesidades de Salud Mental desde el nacimiento hasta los 18 años, de la población del Área Mancha Centro, mediante la realización de actividades de promoción, prevención, asistencia ambulatoria y en algunos casos asistencia hospitalaria en coordinación con los diferentes Servicios del Hospital Mancha Centro. Estos servicios se llevan a cabo con la colaboración y en coordinación con la familia, las instituciones educativas, sociales, sanitarias y judiciales; dentro de un marco comunitario que permita la integración social del niño y adolescente en su entorno. Los valores que orientan sus actividades son: El trabajo en equipo. La confidencialidad en las actuaciones. La equidad en el acceso a los servicios. La mejora continua de la calidad como objetivo. El respeto y defensa de los derechos del niño/ adolescente. La alianza terapéutica con el l niño y adolescente, así como con la familia. La visión integral bio-psico-social del paciente. Fuentes Este Manual se ha elaborado siguiendo las directrices de los documentos siguientes: - Plan Nacional de Salud del año 85 - Plan de Salud Mental de la Comunidad de Castilla La Mancha 2000- 2004. - Orden de 15-X-85 por la que se crea la guía de unidades infanto - juvenil de atención a la salud mental. (DOCM de 22 de Octubre de 1985). - Programa del Hospital de Día Psiquiátrico Infanto-Juvenil (Alcázar de San Juan). - Decreto sobre la normativa de las Unidades SMIJ de Castilla La Mancha, publicado en 1986. - La Ley Orgánica de Protección Jurídica del Menor (1/1996 del 15 de Enero). - La Ley del Menor de Castilla-La Mancha del año (3/1999 del 31 de Marzo). - La Ley del Medicamento. - Informe sobre salud mental de la OMS 2002. - Información y datos sobre la población y la asistencia en Salud Mental del servicio de epidemiología y de atención especializada de la Consejería de Sanidad de Castilla La Mancha. - Datos sociodemográficos del Instituto Nacional de Estadística. - Informe UNE 66924 IN "Sistemas de gestión de la calidad- directrices para la mejora de los procesos en las organizaciones sanitarias" (incluye Norma ISO 9004:200). Edita AENOR 2002. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE REALIZA LA UNIDAD 1) Promoción de la Salud Mental, mediante charlas educativas dirigidos a padres, profesionales sanitarios y educativos y a adolescentes. Es una actividad poco desarrollada a pesar de la importancia que tiene, realizándose solamente a petición de los profesionales o personas interesadas. Podemos considerarlo a nivel de toda la región autonómica, uno de los puntos críticos del sistema. 2) Prevención de los trastornos mentales, mediante el desarrollo del programa de detección precoz en la primera infancia para su aplicación en las instituciones educativas, de atención primaria de salud y de Centros Base de Bienestar Social, fundamentalmente. En la actualidad se está dando prioridad a este programa y intentandole poner en marcha en algunos puntos del área pertenecientes a la provincia de Ciudad Real. 3) Asistencia a los niños y adolescentes con problemas de salud mental derivados por los Equipos de Atención Primaría (EAP), otros servicios sanitario y equipos que trabajan con la infancia y adolescencia como educación, bienestar social, justicia (con el conocimiento de su medico de AP). Las actividades de asistencia son de: evaluación, diagnóstico, tratamiento y seguimiento de problemas de salud mental. 3) Interconsultas con pediatría hospitalaria del Hospital Mancha Centro, Equipos de Atención Primaria y las Unidades de Salud Mental del Área Mancha Centro. 4) Coordinación con los equipos psicopedagógicos del área y con los profesores de los centros de enseñanza primaria y secundaria en relación con algunos casos tratados en la Unidad. Coordinación con los equipos de Bienestar social de cada municipio, para los casos que así lo requieran. 5) Hospital de Día para los trastornos mentales de niños y adolescentes con patología mental grave. Dentro de este dispositivo existen tres unidades de terapia, dependiendo de la edad de los niños, ubicadas en Alcázar de San Juan y una cuarta en Tomelloso. 6) Formación continuada interna e investigación. 7) Docencia a estudiantes de Psicología, teniendo un convenio de colaboración con la Universidad a Distancia de Valdepeñas, asistiendo los alumnos de 4 y 5 año que así lo soliciten a esta Unidad a realizar las practicas. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO En la Comunidad Autónoma de Castilla La Mancha, las Unidades de Salud Mental Infanto Juvenil tienen un funcionamiento autónomo e independiente (aunque coordinado) del resto de dispositivos de Salud Mental. En la actualidad se están realizando las trasferencias de las mismas al servicio de Salud de Castilla La Mancha (SESCAM), con su inclusión al servicio de Psiquiatría y Salud Mental correspondiente de cada área sanitaria, respetando su especificidad. La organización, el tipo de trabajo y la responsabilidad de cada miembro del equipo, viene básicamente marcada por la "Decreto de la normativa de las Unidades de Salud Mental Infanto Juvenil de Castilla La Mancha. 1986". Pero al tener esta Unidad el Hospital de Día, las características del personal y el funcionamiento varían, pudiéndose apreciar el organigrama jerárquico y el tipo de trabajo de los diferentes miembros del equipo, en los siguientes cuadros. Además de los profesionales de plantilla pertenecientes a la Unidad, suscribimos dos convenios de colaboración firmados con dos asociaciones de la zona, una la asociación de familiares de enfermos mentales Sin Barreras a través de la cual disponemos de una Logopeda- Maestra para el trabajo con niños del Hospital de día y con el grupo de niños con trastornos de simbolización. La segunda asociación de familiares de discapacitados es AFAS con cuya colaboración se ha podido desarrollar el dispositivo de Unidad de Terapia de Tomelloso, utilizando los locales del centro Reina Sofía y contando con la colaboración de una psicóloga y dos monitoras pertenecientes a dicho centro. Funciones actuales de los miembros del equipo Psiquiatra- Jefe de Unidad. Coordina las actuaciones del equipo, tomando las decisiones urgentes que sean necesarias, mediando entre los otros miembros y tomando decisiones finales cuando no se pueda llegar a un consenso entre todos, asumiendo en estos casos la opinión de la mayoría. Supervisa la coordinación de la Unidad con los distintos dispositivos y agentes de salud existentes en su área de actuación . Realiza la coordinación con los responsables de las USMIJ a nivel regional, a través de la Consejería de Sanidad. Participa en las actividades específicas de promoción de la Salud Mental y prevención de la enfermedad. Realiza actividades asistenciales: evaluación y diagnostico, tratamientos psicoterapéuticos y farmacológico. Realiza la coordinación e interconsulta con los equipos de A. Primaria y otros equipos socio- sanitarios y de Educación. Psicoterapeuta psicodinámica del Hospital de Día Responsable de los dispositivos Unidad de Terapia I y Unidad de Terapia de Tomelloso del Hospital de Día. Realiza la supervisión del resto de Unidades del Hospital de Día Psiquiatra Realiza actividades específicas de promoción de la Salud Mental y prevención de la enfermedad. Realiza actividades asistenciales: evaluación y diagnostico, tratamientos psicoterapéuticos y farmacológico. Realiza la coordinación e interconsulta con los equipos de atención primaria y otros equipos socio- sanitarios y de Educación Psicoterapeuta psicodinamico y responsable de la U.T. II y la U.T. III. del Hospital de Día. Psicólogos Clínicos Realizan actividades específicas de promoción de la Salud Mental y prevención de la enfermedad Realizan las evaluaciones psicológicas que el equipo considere oportuno. Efectúan directamente las pruebas que por su complejidad así lo exijan y supervisar los que no sean realizados por ellas directamente. Realizan actividades asistenciales: evaluación , diagnostico y tratamientos psicoterapéuticos Realizan la coordinación e Interconsulta con E.A.P. y otros agentes de Salud y de educación. Responsable de Programa de Enuresis y Trastornos de Alimentación. Psicoterapeutas cognitivo-conductuales del Hospital de Día. ENFERMERO Administración de tratamientos psicofarmacológicos, en caso necesario. Realiza la apertura de Historias Clínicas. Da la primera información a nivel profesional a los familiares sobre la situación del paciente y pasos a seguir hasta ser atendido por el terapeuta correspondiente. Coordinación e interconsulta con Enfermería de Equipos de Atención Primaria y profesionales implicados en los programas del niño y adolescente que el Equipo considere necesario. Realiza actividades específicas de promoción de la Salud Mental y prevención de la enfermedad. Realiza la toma de datos epidemiológicos y vigilancia y seguimiento de los niveles de rendimiento y eficacia de la Unidad. Realiza las actuaciones psicoterapéuticas que le encomiende el equipo, con supervisión del psiquiatra o psicólogo (técnicas relajación, tratamiento casos de enuresis y participación en actividades terapéuticas del Hospital de Día). Participa en el programa de Inserción social de niños con características mentales graves mediante coordinación con Servicios Sociales. ADMINISTRATIVO Posibilita la cobertura administrativa del proceso de funcionamiento y coordinación de la Unidad. Realiza trámites oportunos para adquisición de material necesario para la Unidad. Mantiene el fichero de seguimiento de pacientes que acuden a la Unidad. Mantiene en orden el fichero de historias clínicas. Realiza el tratamiento informático de datos derivados de la actividad asistencial de la Unidad. Colabora con el enfermero en la ordenación de los datos epidemiológicos y sociológicos del área. Pasa a máquina trabajos o anotaciones que el equipo le encomiende. Realiza el tratamiento estadístico de datos recogidos de los proyectos de investigación de la Unidad. AUXILIAR SANITARIO Colaboran en las tareas encomendadas al ATS en caso necesario. Realizan tareas encomendadas por el equipo (recibir o dar información a un colegio, reunirse con un profesor...). Ayudan en caso necesario con algunas tareas administrativas (fotocopias, compra de material...). Realizan actividades propuestas por el psiquiatra o psicólogo en el Hospital de Día. Realizan funciones de tutorización y evaluación inicial a través de la encuesta epidemiológica de todos los pacientes del Hospital de Día. Realizan la función básica de vinculación individual en los casos encomendados del Hospital de Día. Hacen la primera evaluación trimestral de cada paciente en los casos encomendados del Hospital de Día. ACTIVIDAD ASISTENCIAL Consultas Ambulatorias El tiempo de dedicación de los terapeutas a esta actividad asistencial no es completo, ya que el 28% del tiempo lo dedican cada uno al Hospital de Día a tiempo parcial. Semanalmente cada terapeuta asume por termino medio tres casos nuevos (excepto la psiquiatra- jefe que asume dos). El numero de revisiones de cada facultativo no es estable, dependiendo del numero de grupos y el numero de niños en cada grupo de tratamiento. El tiempo establecido para consulta es de tres cuartos de hora por cada caso, tanto para nuevos como para revisiones (excepto la apertura de historia que dura aproximadamente una hora y media). En términos generales se realizan tres entrevistas antes de formalizar algún tratamiento: la primera para el conocimiento de la situación y evaluación inicial de la dinámica familiar, la segunda entrevista individual con el niño o adolescente y la tercera de devolución de resultados, recogida de más información y propuesta de tratamiento. En los cuadros siguientes se puede apreciar una visión comparativa de los últimos 5 años de funcionamiento asistencial de la Unidad. Para comprender ciertas discrepancias, recordamos que a partir del Junio de 2001, como ya se ha dicho, se incorpora un nuevo psiquiatra, ampliándose el área sanitaria en 100.000 habitantes. Así mismo en 1999, hay un cambio de personal, trasladándose dos psicólogas e incorporándose dos nuevas, proceso que ralentiza la asistencia. En el año 1998 se puso en marcha un Programa de Enuresis tanto en la Unidad, como con algunos equipos de Atención Primaria de Salud, lo que explica el aumento de casos nuevos ese año. De todas formas es evidente que tanto la incidencia de casos nuevos, como la prevalencia en la Unidad va aumentando paulatinamente, al igual que ocurre en otros dispositivos tanto de infanto- juvenil, como de adultos. En relación a las altas (cuadro V) cabe destacar el alto porcentaje de altas por mejoría del año pasado, lo que seguramente se debe a acortar los tiempos de tratamientos de psicoterapia (garantizando siempre la mejoría), debido a la presión asistencial. El grupo de edad (cuadro VI) más mayoritario de consulta es el de los 7- 12 años, como suele ocurrir en el resto de unidades, sin embargo cabe destacar el incremento importante en este último año, del grupo de la primera infancia, edad prioritaria para nuestro equipo. Como se puede apreciar claramente en el cuadro siguiente, la lista de espera al final de año se ha mantenido en términos similares, hasta el año pasado donde el incremento es mucho más importante, lo que indica el gran aumento de la demanda al ampliar el área de actuación. Según la lista de espera en media anual, el resultado es igual de expresivo (cuadro VII). En relación al tipo de intervención realizada, mayoritariamente son de tipo psicoterapéutico, como se aprecia en el cuadro IX. Entendemos por intervenciones psicoterapéuticas además de las psicoterapias (individual, de grupo, dinámica, cognitivo conductual...), las intervenciones psicoterapéuticas breves y las consultas terapéuticas. El numero de ingresos es muy escaso, habiendo aumentado en los dos últimos años, tendencia que en el año actual no ha continuado. Este incremento tal vez haya que buscarlo en la ampliación del área justo en ese periodo y la emergencia de casos graves que antes estaban contenidos de alguna manera. En el año 2001 se registraron seis casos de ingreso y cinco casos hubo en el 2002. Hospital de Día Es un dispositivo a tiempo parcial, estando todos los chicos que acuden integrados en sus centros escolares correspondientes. Consta de tres grupos diferentes a los que llamamos Unidad de Terapia (UT), dependiendo de la edad de los niños: UT-1 dirigida a niños de 2 a 7 años; UT-2 dirigida a niños de 7 a 12; UT-3 dirigida a adolescentes. Así mismo se cuenta con la UT de Tomelloso creada mediante Convenio de Colaboración con AFAS y dirigida a niños de 2 a 7 años. La capacidad toral del dispositivo es de 30/ 35 plazas. Esquemáticamente el plan terapéutico general es el siguiente: Con los niños/ adolescentes Actividades libres (expresión de la vida emocional y sus conflictos). Actividades encaminadas a establecer un vinculo relacional. Actividades de psicoterapia: reunión grupal (priorizar la utilización del lenguaje), psicodrama, psicoterapia dinámica de grupo. Psicomotricidad. Logopedia; trabajo psicopedagógico. Funciones de sociabilidad. Actividades de taller (trabajo con barro, madera, pintura...). Tratamiento psicofarmacológico. Con las familias Grupo de orientación y atención de padres. Intervenciones familiares individuales. Con el nivel escolar (para niños y adolescentes integrados en centros educativos) Coordinación y articulación en cada caso con los profesionales de educación. Intervención concreta escolar: reuniones periódicas con el profesorado correspondiente para comprensión emocional del niño/ adolescente, contención de la ansiedad generada, búsqueda de soluciones más idóneas para favorecer la integración. Coordinación con dispositivos de Bienestar Social: búsqueda alternativas periodo vacacional; integración en actividades de tiempo libre, búsqueda subvenciones... Coordinador con Justicia y Trabajo y organizaciones tutelares, favoreciendo la continuidad de cuidados en estas ultimas. Actividad asistencial En los cuadros siguientes se puede apreciar el volumen asistencial de los últimos tres años: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DENTRO DE LA UNIDAD. Mapa De Procesos El mapa actual de procesos es fruto de la reflexión y debate de todo el equipo durante el año 2002, a raíz de un trabajo realizado sobre gestión de calidad de la Unidad. Como en toda organización sanitaria, todos los procesos tienen como punto de referencia los pacientes y clientes, estando organizados para conseguir la prestación de los servicios que oferta la Unidad. Para mayor claridad dividiremos los procesos en tres categorías: de estrategia, operativos y de apoyo, destacando solo los más relevantes para nuestro funcionamiento: Funcionamiento basado en los procesos básicos Planificación estratégica El sistema de gestión de la Unidad se establece y mantiene de acuerdo con la legislación, reglamentación y directivas establecidas por los estamentos superiores. La Unidad dispone de un proceso documentado de planificación, para la creación de nuevos servicios o programas y la revisión de los existentes, que incluye: Objetivos anuales, los cuales se establecen de la siguiente manera: - Reunión en enero, en la que participa todo el Equipo. Se utilizan como información de entrada para el establecimiento de objetivos: - El nivel de cumplimiento de los objetivos del año anterior. - Las necesidades detectadas por los miembros del Equipo. - Los objetivos propuestos por la Consejería de Sanidad, si los hubiera. Además la Unidad se asegura de que los objetivos son establecidos para todas las funciones y niveles dentro de la organización. Asimismo se plantean los objetivos de trabajo para establecer acciones de mejora en el funcionamiento de la Unidad una vez analizados los indicadores anualmente. Cada trimestre se realiza una reunión de revisión y seguimiento del nivel de cumplimiento de los objetivos anuales, o la modificación de los mismos. Además de las reuniones de Equipo, se mantienen reuniones periódicas con las otras USMIJ de la Junta de Comunidades, convocadas a través de la Consejería de sanidad para la revisión de los resultados de las acciones de mejora y del funcionamiento de cada Unidad. Metodología para la evaluación de la mejora: - Para mejorar y evaluar las actividades de la Unidad, se realiza: A principio de año valoración por parte del Equipo de los indicadores recogidos en la Unidad. Envío periódico a la Delegación de Sanidad y a la Consejería de Sanidad de estos indicadores, para su tratamiento estadístico conjuntamente con el resto de las USMIJ de la Comunidad. Los indicadores establecidos por la Unidad para medir el funcionamiento de sus procesos y los resultados se pueden ver en la siguiente tabla: Sobre los usuarios y clientes En este punto los procesos tienen como objetivo tener en cuenta la voz de clientes y pacientes, de tal forma que nos permita una mejor calidad de la asistencia, así como cumplir los requisitos legales correspondientes. Se consideran pacientes potenciales a la población del Área Mancha Centro desde el nacimiento hasta los 17 años inclusive, con necesidades en Salud Mental. Así mismo son clientes de la Unidad todos aquellos equipos que demandan nuestros servicios como son los Equipos de Atención Primaria de Salud (EAPS), Servicios especializados del Hospital Mancha Centro, Unidad de Salud Mental (USM) de Adultos y de forma indirecta, Equipos Educativos, de Bienestar Social, Justicia y otros dispositivos. Voz de usuarios y clientes A nivel clínico se conocen las necesidades y expectativas de los clientes y pacientes, a través de la demanda asistencial concreta. Sin embargo no se conocen las necesidades y expectativas en relación a su grado de satisfacción y las de la familia (teniendo en cuenta la edad de los pacientes) en el ámbito de su propio proceso patológico, ni en el del trato personal, ni en relación con las instalaciones. Este último punto nos plantea la necesidad de instaurar un sistema de información del grado de satisfacción de los pacientes y clientes, debiendo ser la propia Consejería de Sanidad quien generalizara a todas las Unidades este sistema, pero en su defecto esta Unidad elaborara este sistema para aplicarlo de forma provisional, debiendo ser uno de los objetivos estratégicos importantes para el año 2004. Requisitos legales y reglamentarios. En este punto se sigue la normativa correspondiente. Proceso de comunicación La comunicación interna es imprescindible para el funcionamiento en equipo. Así mismo y dado que nuestro trabajo se basa en una concepción comunitaria son esenciales los procesos de comunicación con otros dispositivos que trabajan también con niños y adolescentes. Dentro de la propia Unidad proceso adecuado de comunicación entre los distintos niveles de la Unidad se realiza a través de: - Reuniones semanales de Hospital de Día. Reuniones de Equipo semanales Sesiones Clínicas semanales Reunión anual de establecimiento de objetivos. Con los dispositivos de educación - Se mantienen reuniones trimestrales con los equipos psicopedagógicos de las distintas subáreas, para intercambio de información de casos, planificación y coordinación de actividades. - Se acude a los centros educativos para la coordinación e información pertinente, con los profesores responsables del niño/ adolescente que asistiendo a la consulta así lo requiera. La periodicidad de esta actividad depende de las necesidades en cada caso. Proceso de comunicación La comunicación interna es imprescindible para el funcionamiento en equipo. Así mismo y dado que nuestro trabajo se basa en una concepción comunitaria son esenciales los procesos de comunicación con otros dispositivos que trabajan también con niños y adolescentes. Dentro de la propia Unidad El proceso adecuado de comunicación entre los distintos niveles de la Unidad se realiza a través de: - Reuniones semanales de Hospital de Día. - Reuniones de Equipo semanales - Sesiones Clínicas semanales - Reunión anual de establecimiento de objetivos. Con los dispositivos de educación - Se mantienen reuniones trimestrales con los equipos psicopedagógicos de las distintas subáreas, para intercambio de información de casos, planificación y coordinación de actividades. - Se acude a los centros educativos para la coordinación e información pertinente, con los profesores responsables del niño/ adolescente que asistiendo a la consulta así lo requiera. La periodicidad de esta actividad depende de las necesidades en cada caso. Con los dispositivos sanitarios - Con las otras U.S.M.I.J. de la comunidad autónoma, para evaluación conjunta de actividades, programación de objetivos anuales; para formación. - Con el servicio de pediatría del Hospital Mancha Centro, fundamentalmente en caso de ingreso de algún chico con problemas psíquicos (sobre todo en el caso de anorexias en púberes). Y para la derivación y coordinación concreta de casos. - Con Atención Primaría de Salud (puntual), para interconsulta esporádica de casos. Con otros dispositivos Con los centros de Bienestar Social: - Para coordinación de actuaciones sobre un niño/ adolescente y su familia que así lo requieran. - Para búsqueda de subvenciones en familias que lo necesitan, para desplazamiento a tratamiento. - Búsqueda de alternativas al tiempo libre y actividades que favorezcan la integración social, para niños con trastorno mental grave. Con Justicia, para interconsulta de algunos casos con procesos judiciales. Acogida y atención de la demanda. La recepción de la demanda se hace por lo general vía telefónica y en ocasiones personalmente, siendo realizada por el Administrativo, que cumplimenta una hoja de petición de consulta elaborada por la Unidad. Para atender la petición, es necesario el volante del medico de familia, pediatra o algún otro servicio sanitario. Ocasionalmente si son admitidas las demandas derivadas desde los equipos de educación o de Bien Estar Social. Estas peticiones de consulta se guardan en una carpeta por orden riguroso de llamada, salvo los casos preferentes que son atendidos en un plazo máximo de 7 días; los demás se citan por orden de llamada y de relevancia clínica, por el enfermero, para la apertura de historia clínica. Semanalmente se realiza una reunión de equipo de valoración para reparto de casos entre los distintos profesionales, en función a los datos recogidos en la apertura de historia realizada por el enfermero. Procesos de asistencia Admisión pacientes En el momento de acudir a consulta el paciente avisa al administrativo de su llegada y espera a ser atendido en la sala de espera. El despacho de administración está bien ubicado, visible y enfrente de la sala de espera, a la entrada de la Unidad, relacionado con las demás dependencias, siendo el administrativo el responsable del proceso de Admisión y el enfermero el de la gestión de la lista de espera, revisada así mismo por el equipo semanalmente. El enfermero es quién orienta al paciente y familia en la primera visita sobre el funcionamiento de la Unidad y el proceso de asistencia. Además del libro de citas de casos nuevos, cada profesional lleva un libro con las citas de los casos que él atiende. En el momento de consulta cada profesional va en busca del paciente a la sala de espera. Como ya se ha señalado no existe ningún procedimiento para conocer la satisfacción del usuario en el proceso de admisión. Evaluación y diagnóstico La apertura de Historia Clínica se hace siempre por el Enfermero, que cumplimenta todos los apartados de la misma. Cada profesional, psiquiatra, psicólogo, realiza el proceso de evaluación y diagnostico con los casos que atiende, existiendo una coordinación entre los miembros de la Unidad en caso de trabajar conjuntamente con un mismo caso. Para este proceso se utiliza el material necesario como: Hª Clínica, batería de Test, juegos para valoración del funcionamiento psíquico. En esta proceso, además de la valoración del paciente, se realiza una valoración de la dinámica familiar y en caso necesario se valora la situación escolar y social, pidiendo información bien por escrito o bien vía telefónica. Se utiliza la CIE-10 (OMS 1992) como sistema de codificación diagnóstica. Los miembros de la Unidad utilizan algunos protocolos y guías de buena práctica para la evaluación y diagnóstico (protocolo Hosp. de Día, protocolo de enuresis, protocolo de trastornos de alimentación), para favorecer la unificación de criterios. Tratamiento y seguimiento Los objetivos y expectativas del plan de asistencia se hablan con el paciente y la familia. Cada terapeuta informa verbalmente al paciente (dependiendo de la edad) y a la familia sobre alternativas de tratamiento, haciendo una propuesta concreta del mismo. No existe consentimiento informado por escrito para el tratamiento farmacológico en ningún caso, pero queda constancia escrita en la Historia Clínica. En algunos casos los procesos de tratamiento también siguen algunos protocolos (enuresis, alimentación). Cada terapeuta después de cada consulta registra en la Historia Clínica el plan de tratamiento y las actividades de seguimiento, además da la cita directamente para la próxima revisión . En los casos necesarios se solicitan pruebas complementarias y se hace el seguimiento y valoración. Como ya se ha señalado existen reuniones periódicas con equipos del Área sanitaria, colegios, Servicios Sociales y llamadas telefónicas para una buena coordinación con otros dispositivos. En relación a los casos del Hospital de Día Psiquiátrico: - En relación a los casos del Hospital de Día Psiquiátrico: - Contacto con el colegio correspondiente y con el Equipo psicopedagógico responsable, con reuniones periódicas si es necesario. - Contacto con Servicios sociales en caso necesario. - Reuniones semanales para la comprensión de las dinámicas grupales y/o individuales, así como del funcionamiento del propio equipo. - Evaluación trimestral, con marcaje de objetivos por parte de todo el equipo. - Evaluación-valoración anual (capacidad intelectual y del funcionamiento psíquico). Alta Actualmente queda constancia del alta en la Historia Clínica. Sólo en casos necesarios, como alta por derivación o petición familiar previa, se hace informe escrito de alta. Cuando el paciente se deriva a otro dispositivo de Salud Mental, se remite informe clínico de derivación. Por otra parte cuando el paciente es dado de alta y requiere cuidados en otros niveles asistenciales, existe coordinación previa con servicios sociales y otros equipos asistenciales, para facilitar la continuidad del tratamiento. Educación sanitaria al paciente y familia Cada terapeuta, en cada caso, y después de la valoración, informa al paciente y familia sobre su proceso de asistencia, así como de la comprensión psicopatológica de la situación. En algunos casos, como enuresis o trastornos de alimentación en niños existen manuales de información que se dan a paciente y familia, aunque también serían necesarios estos manuales para otras patologías. Para realizar una adecuada educación sanitaria en la actualidad son insuficientes los recursos materiales. Respecto a los recursos humanos, también son insuficientes, estando en gran medida absorbidos por la demanda asistencial. Prevención de acontecimientos adversos La Unidad establece las metodologías apropiadas para prevenir los acontecimientos adversos en la planificación de la asistencia individual, durante los procesos de asistencia y en las instalaciones de la Unidad, a través de la evaluar y modificar si es posible los acontecimientos adversos recogidos en el registro correspondiente. Formación La Unidad tiene establecido un plan de formación continuada del personal, diseñado de acuerdo con las necesidades detectadas en la realización y mejora de los procesos. La formación continuada se lleva a cavo a través de: - Sesiones Clínicas semanales y las reuniones de grupo de trabajo de Hospital de Día. - Cursos programados anualmente por la JCCM. - Formación individual con recursos propios. Para el personal eventual y de nuevo ingreso no existe un programa de formación que le habilite para el desempeño correcto de las actividades de su puesto de trabajo Tampoco la Unidad garantiza la formación necesaria para la introducción de nuevos procesos, servicios y tecnologías. - Gestión de la documentación La Unidad elabora y mantiene actualizado el listado de documentos necesarios para el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad. Los documentos y el listado de los mismos están archivados en las carpetas correspondientes y a disposición de quien los requiera, diferenciando los de propia elaboración de los que provienen de fuera. Las revisiones de nuestros documentos se hacen anualmente, guardando los nuevos y sustituyendo los antiguos. Los documentos internos de la Unidad, una vez elaborados por el personal asignado, son expuestos y conocidos por todo el equipo, siendo la jefatura de la unidad la que finalmente da su aprobación al mismo, poniéndolo posteriormente en marcha. La Unidad garantiza que: La difusión, control y actualización de los documentos a través de su revisión anual y la retirada de los que ya no se utilizan. - Los documentos están fácilmente localizables, siendo accesibles al personal que lo necesite. Cualquier miembro del equipo sabe de su ubicación, aunque los responsables de cada tema son los que dan cuenta de ellos, asegurando también su integridad y seguridad. - Los documentos confidenciales, como historias clínicas e informes clínicos, están debidamente guardados en los archivos seguros; por el contrario la confidencialidad no se asegura con los datos del registro informático. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS - Plan de Salud Mental de la Comunidad de Castilla La Mancha 2000- 2004. - Orden de 15-X-85 por la que se crea la guía de unidades infanto - juvenil de atención a la salud mental. (DOCM de 22 de Octubre de 1985). - Informe UNE 66924 IN "Sistemas de gestión de la calidad- directrices para la mejora de los procesos en las organizaciones sanitarias" (incluye Norma ISO 9004:200). Edita AENOR 2002. - Beltrán Sanz, J., Carmona Calvo M.A., Carrasco Perez, R., Rivas zapata, M.A., Tejedor Panchon, F. "Guía para una gestión basada en procesos". EUSKALIT, Fundación Vasca para la Calidad. - Memoria para la evaluación externa según modelo de EFQM de excelencia. Hospital psiquiátrico y Salud Mental extrahospitalaria de Álava. Septiembre 2001. Memoria Q Plata 2001. Osakidetza (Servicio vasco de Salud).Edición 1ª Junio 2002. - Guimón, J., Dela Sota y Norman Sartorius, E. "La gestión de las intervenciones psiquiátricas" . Universidad de Deusto. 2003. ASMR Revista Internacional On-line - Dep. Leg. BI-2824-01 - ISSN (en trámite) CORE Academic, Instituto de Psicoterapia, Manuel Allende 19, 48010 Bilbao (España) Copyright © 2003