Primer trimestre

ALCALDIA DE IBAGUE
NIT.800.113.389-7
CONTROL INTERNO
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA PUBLICACION DE LA CONTRATACION
ALCALDIA DE IBAGUÉ EN EL SISTEMA ELECTRONICO PARA LA
CONTRATACION PÚBLICA “SECOP”
Dependencia a evaluar: SECRETARIA DE APOYO A LA GESTION
DIRECCION GRUPO DE CONTRATACION
Fecha de Evaluación:
Abril de 2015
Periodo Evaluado:
Enero, Febrero y Marzo de 2015
Fecha del informe:
de 2015
Mayo 18
1. INTRODUCCION
En cumplimiento de la Ley 87 de 1993, la cual establece que el ejercicio del Control
Interno es de obligatorio cumplimiento en toda la estructura administrativa y teniendo en
cuenta que es deber para cada uno de los organismos y entidades del Estado velar por
la aplicabilidad del Manual de Procesos y Procedimientos de la Contratación Estatal y la
normatividad vigente en materia contractual, la Oficina de Control Interno ha incluido
dentro de los planes de acción para la vigencia del 2015, realizar seguimiento a la
publicación de la contratación en el sistema electrónico para la contratación pública
SECOP.
2.
OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL:
Determinar el cumplimiento por parte de la Administración Central Municipal, en la
publicación de los actos contractuales celebrados durante el primer trimestre de la
presente vigencia, de conformidad con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1150
de 2007, Decreto Ley 019 de 2012, Artículo 223 y Decreto Reglamentario No. 0734 de
2012, numeral 18, Articulo 2.2.5
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3.
NORMATIVIDAD APLICADA EN LA EVALUACION
La Oficina de Control Interno, mediante observaciones, comprobaciones, verificación de
la documentación y consultas en la página del SECOP, lleva a cabo las funciones
asignadas por la Constitución y la Ley, con el propósito de verificar el complimiento por
parte del Municipio en la publicación en la página del SECOP, de todos los actos
contractuales celebrados durante el cuarto trimestre vigencia 2014, de conformidad con
lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, Decreto Ley 019 de 2012,
Artículo 223 y Decreto Reglamentario No. 0734 de 2012, numeral 18, Articulo 2.2.5
4. ALCANCE
Se verificará el cumplimiento de la publicación de los actos contractuales celebrados
durante el primer trimestre de la vigencia 2015, sacando una muestra significativa de
los contratos celebrados en el primer trimestre del presente año por la Administración
Central Municipal, en cumplimiento de la normatividad vigente.
5. METODOLOGIA
Se consultó la página WWW.secop.gob.co, se procedió a examinar en el vínculo
PROCESOS DE CONTRATACIÓN y se toma como entidad compradora a TOLIMA
ALCALDIA MUNICIPÍO DE IBAGUÉ, verificando la publicación frente a la relación de
contratos del primer trimestre de la vigencia 2015, presentado por el Grupo de
Contratación de la Secretaría de Apoyo a la gestión.
Debido a que la contratación del primer trimestre del 2015 es de más de 1470 contratos,
aplicamos la fórmula para sacar la muestra y determinar la cantidad de contratos que
se revisaran en el Secop así:
Tenemos entonces los siguientes valores:
e
0.05
N
o
Confianza
Area a la inzauieda de -Z
-Z
Z
TAMAÑO DE LA
MUESTRA
1470
0,5
95%
0.025
-1.96
1.96
2
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n
300
Aplicando la formula anterior tenemos que con un nivel de confianza del 95%, la
muestra equivale a 300 contratos, que seleccionaremos para revisar en el presente
informe.
6. ANALISIS DE LA INFORMACION
Para determinar el cumplimiento de los objetivos propuestos en la presente auditoria, el
funcionario de la Oficina de Control Interno, analizo la información contenida en la base
de datos suministrada por los funcionarios del Grupo de Contratación y la información
contenida en la página del SECOP, frente a la publicación de los actos contractuales del
primer trimestre de la vigencia 2015, encontrando lo siguiente:
Según la información presentada por la dirección de contratación de la Secretaria de
Apoyo a la Gestión, durante el primer trimestre de la vigencia 2015, se celebraron 1.482
procesos de contratación distribuidos de la siguiente manera:
PROCESOS REMITIDOS POR LA DIRECCION DE CONTRATACION SEGUNDO
TRIMESTRE DE 2014
MODALIDAD
DIRECTA MENOR CUANTIA
MINIMA CUANTIA
ABREVIADA DE MENOR ACUANTIA
LICITACION PUBLICA
CONCURSO DE MERITOS
SUBASTA INVERSA
TOTAL
ESTADO
CELEBRADO
TOTAL
1454
0
23
4
1
0
1454
0
23
4
1
0
1482
En la base de datos del SECOP, se encontraron 1520 procesos de contratación
publicados en sus diferentes modalidades y el estado presentado a continuación:
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PROCESOS PUBLICADOS EN EL SECOP DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE 2015
MODALIDAD
DIRECTA MENOR
CUANTIA
MINIMA CUANTIA
ABREVIADA DE
MENOR
ACUANTIA
LICITACION
PUBLICA
CONCURSO
DE
MERITOS
SUBASTA/OTROS
PROCESOS
TOTAL
ESTADO
CELEBRADO
ADJUDICADO
CONVOCADO
TERMINADO
ANORMALMENTE
1467
0
2
0
18
2
0
1
2
1
3
2
0
TERMINADO
SIN LIQUIDAR
DESCARTADO
TOTAL
0
0
1469
3
1
0
0
0
4
23
9
1
0
0
1
7
0
0
1
0
0
1
11
0
0
0
0
0
11
1501
3
6
5
0
5
1520
Hallazgo No. 1. Se constato que para este trimestre no coincide el número de procesos
remitidos a la Oficina de Control Interno con la cantidad de procesos publicados en el
SECOP, pues mientras que la oficina de contratación reporto 1482 procesos de
contratación celebrados en sus diferentes modalidades, en el SECOP se pudo verificar
que se encuentran publicados 1.501 proceso contractuales celebrados en sus
diferentes modalidades, lo que quiere decir que en el SECOP se reflejan 19 proceso
más de los que presenta la Oficina de Contratación esto se debe a que no se está
reportando la información correcta a esta oficina.
Hallazgo No. 2 Se observa que en los procesos de contratación directa por prestación
de servicios solo se publico la minuta del contrato y el acta de compromiso del código
de ética del Municipio, no se ha publicado los anexos tales como informes de ejecución,
actas de inicio, actas de suspensión y reinicio, y actas de liquidación final.
Hallazgo No. 3 En el SECOP, se encuentran publicados celebrados 3 procesos de
licitación pública, sin embargo en el reporte que envía contratación a la oficina de
control interno se muestran 4 procesos de licitación pública celebrados, encontramos
que en estos proceso no están publicado los documentos que surgen en la etapa de
ejecución del contrato tales como acta de inicio, suspensión, reiniciación, informes de
ejecución parcial entre otros.
Hallazgo No. 4 Proceso de licitación publica No. 04 de 2015, para la construcciones de
adecuaciones, arreglos locativos de las distintas instituciones educativas del municipio
de Ibagué Tolima, a favor de AITOR MIRENA DE LARAUND, se publico los
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documentos de la etapa precontractual y la minuta de contrato, sin embargo después 3
meses de ejecución no se ha publicado acta de inicio, informes de supervisor ni actas
de ejecución parcial.
Hallazgo No. 5 Proceso de licitación pública No. 024 de 2015, cuyo objeto es
CONSTRUCCIONES Y ADECUACIONES ARREGLOS LOCATIVOS DE LAS
DISTINTAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MPIO DE IBAGUE TOLIMA
(INSTITUCIÓN EDUCATIVA CIUDAD ARKALA), el contrato fue suscrito el 18 de Marzo
de 2015 y solo hasta el 30 de Abril fue publicado en la página del SECOP el 42 días
después de suscrito el contrato, cuando el plazo establecido por el Artículo 8, parágrafo
3 del Decreto 2474 de 2008, es de 3 días hábiles siguientes a la suscripción del
contrato, no se está publicando los documentos que surgen en la etapa contractual
(ejecución), tales como acta de entrega de anticipó, informes de ejecución, etc.
Hallazgo No. 6 Proceso de licitación pública N. 023 DE 2014 CONSTRUCCIONES DE
ADECUACIONES ARREGLOS LOCATIVOS DE LAS DISTINTAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE IBAGUE TOLIMA (INSTITUCION EDUCATIVA
MAXIMILIANO NEIRA LAMUS E INSTITUCION EDUCATIVA MUSICAL AMINA
MELENDRO PULECIO), fue adjudicado mediante contrato No. 1324 del 18 de Marzo de
2015, a favor de
CONSORCIO J Y E CONSTRUCCIONES por valor de
$2.214.723.374.00 no se encuentra publicado en la página del SECOP.
Hallazgo No. 7 Proceso de licitación pública No. LICITACION PUBLICA N. 02 DE 2015
CONTRATAR LA PRESTACION DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD
PRIVADA CON LA UTILIZACION DE MEDIOS TECNOLOGICOS (MONITOREO DE
ALARMAS CCTV ARCO DETECTORES DE METALES)DE LAS DEPENDENCIAS DE
PROPIEDAD DE LA ALCALDIA DE IBAGUE Y ALGUNAS SEDES DONDE
FUNCIONAN LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL
MUNICIPAL, fue adjudicado mediante contrato No. 1370 del 25-03-2015, a la fecha de
corte del presente informe 31/03/2015 no había sido publicado en el SECOP.
Hallazgo No. 8 Proceso de SUBASTA INVERSA PRESENCIAL. 057 DE 2014 PARA
CONTRATAR
EL
SUMINISTRO
DE
MOBILIARIO
ESCOLAR
(SILLAS
UNIVERSITARIAS) PARA LAS DIFERENTES INSTITUCIONES Y CENTROS
EDUCATIVOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE IBAGUE, adjudicado mediante
contrato No. 342 del 04-02-2015 a favor de Julio Cesar Beltrán Garzón, por valor de
$102.000.300.00, a la fecha de corte del presente informe no se encontraba publicado
en la página del SECOP.
Hallazgo No. 9 CONCURSO DE MERITOS ABIERTO 014 DE 2014 CONTRATAR LA
INTERVENTORIA TECNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AL CONTRATO DE
CONSTRUCCIONES DE ADECUACIONES, ARREGLOS LOCATIVOS DE LAS
DISTINTAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO.LICITACION PUBLICA
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004/2014, por valor de $130.059.874.00, a favor de CONSORCIO INTERLOCATIVAS,
a la fecha de corte del presente informe no se encontraba publicado en la página del
SECOP.
Hallazgo No. 10 El proceso de selección abreviada de menor cuantía No. 01 de 2015m,
cuyo objeto es CONSTRUCCIÓN E INSTALACIÓN DE UN SISTEMA DE CABLEADO
ESTRUCTURADO EN ALGUNAS OFICINAS DEL TERCER PISO DEL PALACIO
MUNICIPAL DE IBAGUÉ, por valor de $120.990.00, el cual fue adjudicado a JULIO
CESAR BELTRAN, mediante resolución No. 1040-196 del 26 de Febrero de 2015, solo
aparece publicado el acto de adjudicación, no se ha publicado contrato, se desconoce
el estado de este proceso contractual.
Hallazgo No. 11 El proceso de SELECCION DE MINIMA CUANTIA N. 01 DE 2015
CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO
CON SUMINISTRO DE RESPUESTOS DEL PARQUE AUTOMOTOR (VEHICULOS
LIVIANOS) DE LA ADMINISTRACION CENTRAL MUNICIPAL DE IBAGUE., el cual fue
adjudicado a JOSE HERNAN CASTILLA LOZADA, por valor de $40.000.000.00,
mediante contrato No. 385 del 06-02-2015, no aparece publicado en el SECOP.
Hallazgo No. 12 Proceso de selección abreviada de menor cuantía 002 de 2015
CONTRATAR EL SERVICIO GENERAL DE ASEO Y MANTENIMIENTO (INCLUIDO
INSUMOS) DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE IBAGUE, el cual fue adjudicado
a IMS SAS, mediante contrato No. 1381 del 26 de Marzo de 2015, fue publicado el 27
de Abril de 2015, 31 días después de suscrito el contrato, cuando el plazo establecido
por el Artículo 8, parágrafo 3 del Decreto 2474 de 2008 par a la publicación es de 3
días hábiles siguientes a la suscripción del contrato.
Hallazgo No. 13 Proceso de selección abreviada de menor cuantía n. 047 de 2015
contratar el suministro de 4075 uniformes escolares en las tallas 6,8,10 y 12 para
estudiantes de las diferentes instituciones educativas oficiales del municipio de ibague,
adjudicado a miguel Fernando castillo Zabala, mediante el contrato No. 465 del 11 de
Febrero de 2015, no aparece publicado en el SECOP.
Hallazgo No. 14 Proceso de selección de mínima cuantía n. 05 de 2015 contratar la
prestación de servicios para el mantenimiento preventivo correctivo de los equipos
telefónicos de la administración municipal de Ibagué, se suscribió contrato No. 508 del
12-02-2015, sin embargo a la fecha no aparece publicado el proceso en el SECOP.
Hallazgo No. 15 El proceso de selección de mínima cuantía n.04 de 2015 contratar el
servicio de transporte cargue y descargue de muebles equipos y elementos de oficina
almacenados en la bodega del jardín para el traslado a la nueva bodega del almacén
municipal ubicada en la calle 26 n. 3 27/51 en la ciudad de Ibagué, el cual fue
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adjudicado a SURENVIOS S.A.S, mediante contrato No.509 del 10 de Febrero de 2015,
a la fecha de la presentación del presente informe, no se había publicado en el SECOP.
Hallazgo No. 16 El proceso de invitación publica de mínima cuantía n. 0186 de 2014
construcción de dos badenes en concreto reforzado uno sobre la quebrada la castellana
y otro sobre la quebrada el refugio en la via que conduce a la vereda dantas las pavas
del municipio de Ibagué, adjudicado a CONSORCIO BADEN 2014, mediante contrato
No. 537 del 13 de Febrero de 2015, a la fecha de elaboración del preente informe no se
había publicado en la página del SECOP.
Hallazgo No. 18. El proceso de seleccion abreviada de menor cuantia n.032 de 2014
prestación de servicios con el fin de llevar a cabo jornada recreo deportiva dentro del
programa el adulto mayor es un ciudadano de primera del municipio de Ibagué, que fue
adjudicado a ELIAS ACOSTA Y CIA S EN C, a la fecha de elaboración del presente
informe no se había publicado en el SECOP.
7.
OBSERVACIONES:
7.1 Se observa que en la Oficina de contratación, incumple con la normatividad y
procedimientos aplicables a los principios de transparencia y publicidad, ya que una vez
revisada la muestra determinada en la presente auditoria, se establece que algunos
contratos no se publicaron , de la misma manera existen contratos con publicación en la
página web y en el sistema electrónico para la contratación pública ( SECOP), que se
realizaron meses después legalizados como se evidencio en los contratos revisados.
7.2 Se observa que el proceso de publicación en la página del SECOP de los actos
contractuales celebrados por la Administración Central ha sido lento y en el momento
se encuentra muchos procesos a los que no se les ha publicado la totalidad de los
actos adelantados en cada una de las etapas del proceso contractual, contraviniendo lo
establecido en el Artículo 8, parágrafo 3 del Decreto 2474 de 2008 par a la publicación
es de 3 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato
7.3 No se ha dado cumplimiento a las recomendaciones efectuadas en los informes de
seguimiento realizado en el primer trimestre, segundo, tercer y cuarto trimestre de la
vigencia 2014,
7.3 Existe una diferencia de 19 procesos entre la información reportada por la Dirección
del contratación que reporta 1.482 proceso para el trimestre Enero a Marzo de 2015 y la
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CONTROL INTERNO
información presentada en el SECOP con 1.501 procesos contractuales en sus
diferentes modalidades.
7.4 No se está publicando en la página del SECOP, los documentos que surgen de la
estapa contractual y pos contractual, de los procesos tal y como lo establece la norma.
7.5
En los procesos de contratación directa para prestación de servicios, no se
publica acta de inicio, suspensión, informe de ejecución, informes finales, ni
certificaciones del supervisor.
7.6
Se observa que en algunos de los contratos tomados en la muestra, fue
recurrente el incumplimiento de lo dispuesto en las normas y leyes para la Publicidad
de los mismos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, y como
requisito exigido según lo dispuesto en el Manual de Contratación, observándose la
incorrecta publicación de documentos ya que en algunos no corresponden a los
contratos celebrados y en otros casos son publicados extemporáneamente
7.7
Se observa errores en la digitación del número del proceso en el SECOP, ya
que los números de los procesos citados corresponden a otros contratos y en algunos
casos los documentos publicados no corresponden a los que responsan en el
expediente contractual.
8. RECOMENDACIONES:
8.1 Se recomienda analizar la publicación de cada uno de los procesos relacionados en
el cuerpo del presente informe y efectuar las publicaciones o correcciones que allí se
identifican.
8.2 Se recomienda dar estricto cumplimiento en los plazos establecido por el Artículo 3
de la Ley 1150 de 2007, Artículo 223 del Decreto 019 de 2012, Artículo 2.2.5 numeral
18 del Decreto Reglamentario 0734 de 2012, sobre la obligatoriedad de publicar en el
SECOP, los actos contractuales de la Administración Municipal.
8.3 Se recomienda prestar especial atención a lo establecido en la Directiva
presidencial 007 del 13 de Junio de 2013 de la Procuraduría General de la Nación,
respecto a la publicación de procesos contractuales en el portal único de contratación
estatal.
Atentamente,
MAURICIO PULIDO CORRAL
Jefe Oficina de Control Interno
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