MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE
reglamentos y apremios
H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE
AMECA, JALISCO
2010-2012
VISION:
 Ser una unidad ágil y eficiente para el Municipio de Ameca, Jalisco.
 Generar un rendimiento efectivo en cuanto a la gestión de cobranzas.
 Destacarnos como un Ayuntamiento innovador en relación a la calidad de
servicio.
 Lograr alcanzar los mayores niveles de excelencia en todas y cada una de
las actividades realizadas por el departamento de cobranzas.
MISIÓN:
Proporcionar el mejor servicio al contribuyente basado en un buen trato y
comunicación con ellos, de forma eficaz y eficiente, realizando todos nuestros
trabajos con conocimiento, ética, capacidad y calidad garantizando un alto nivel de
recaudación mediante procedimientos seguros, simples, técnicos y confiables, con
estándares de calidad de servicio orientado a este.
OBJETIVOS:
•
Mejorar de manera continua los procesos de recaudación.
•
Optimizar la labor de recuperación de deuda a través del personal.
•
Generar mecanismos que otorguen confianza a los contribuyentes, dentro
de la política de recaudación, cuyo fin es garantizar su incremento.
•
Mantener y garantizar una adecuada implantación de la política de
recaudación del departamento de cobranza.
MARCO JURÍDICO
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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Constitución política del estado de Jalisco
Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco
Ley de Deuda Pública del Estado de Jalisco y sus Municipios
Ley del Gobierno y la Administración Pública del Estado de Jalisco
Ley del procedimiento Administrativo del Estado de Jalisco
Ley de Ingresos del Municipio de Ameca, Jalisco, para el ejercicio fiscal
2011.
 Reglamento sobre Venta y consumo de Bebidas Alcohólicas en el
Municipio de Ameca, Jalisco.
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ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO
DIRECTOR
LIC. ROBERTO COSIO DE LA MORA
PADRON Y LICENCIAS
PADRON Y LICENCIAS
INSPECTORES Y EJECUTORES
FISCALES
ASISTENTE
OBRAS PÚBLICAS
LIC. ANAGELY
ORTIZ CORTES
JESUS TRINIDAD ALATORRE MORALES
PROGRAMAS DE
VIVIENDAS
LIC. ANAGELY
ORTIZ CORTES
JESUS TRINIDAD
ALATORRE
MORALES
JOSE SANCHEZ PEREZ
JOSE SANCHEZ
PEREZ
PREDIAL
JESUS TRINIDAD
ALATORRE
MORALES
JOSE SANCHEZ
PEREZ
LIC. ANAGELY
ORTIZ CORTES
ALBERTO RUBIO GARCIA
MARTIN PEREZ FIGUERA
AREAS DE RECAUDACIÓN:
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Obras públicas.
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Predial y Catastro.
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Programas de mejoras en viviendas.
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Deudores morosos de giros restringidos.
DEL FUNCIONAMIENTO INTERNO DEL DEPARTAMENTO
DE reglamentos y apremios
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Cobro de obras concluidas.
Reuniones para cobros de obras con comités.
Convenios con deudores de obras concluidas.
Cobro de construcción de banquetas.
Cobro del Programa Mejora Tu Casa de $ 12,000.00.
Cobro de mano de obra en viviendas de El Fraccionamiento Porvenir por
$2,000.00
Convenios de deudores de Programa Mejora Tu casa y mano de obra de el
Fraccionamiento El Porvenir.
Visitas por las tardes a deudores de comunidades.
Asesoramiento y apoyo a diferentes direcciones de este H. Ayuntamiento.
Cobranza a deudores morosos de Agua Potable en Puerta de la Vega.
Cobranza a Comité Comunitario Buenos Aires por adeudo al Programa de
Acción Comunitaria Estatal (PACE).
Cobranza de la electrificación del fraccionamiento “Los Mezquites”
Apoyo a la dirección de Predial y Catastro en la entrega de requerimientos
de Predial.
Cobranza de la obra de reposición de red de agua y drenaje en el
“Fraccionamiento el Nogal”.
Cobranza de la obra de construcción de drenaje en “Av. Patria Oriente”.
Apoyo a las comunidades de Villahermosa y Puerta de La Vega en la
cobranza de Agua Potable y en La Hacienda El Cabezón en el degüello de
ganado.
Asesoría jurídica, de forma gratuita, a todas las personas que necesitan de
este servicio en nuestro municipio de Ameca y todas sus comunidades.
Entrega de trabajo
La entrega de trabajo deberá ser equitativa para los ejecutores e inspectores
fiscales, se tomaran como puntos de referencia el número de requerimientos
entregados y el número de requerimientos o cuentas concluidas, así mismo se
manejara la entrega de citatorios para trata personalmente con el Director de
Apremios el adeudo.
OBLIGACIONES Y PLAN DE TRABAJO DE LOS EJECUTORES E
INSPECTORES FISCALES:
EJECUTOR FISCAL
1. Es obligación de los ejecutores fiscales el cumplir con el trabajo que le sea
asignado por el encargado del departamento, cualquiera que sea la cuenta
o concepto de adeudo fiscal.
2. Al ser recibida una cantidad de trabajo por parte de los ejecutores fiscales,
estos deberán cumplir con los plazos establecidos por el encargado del
departamento de cobranza, para cumplir con la aplicación del
procedimiento administrativo de ejecución fiscal, cualquiera que sea su
etapa. El plazo o fecha se le notificara al ejecutor al momento de la entrega
del trabajo.
3. Una vez concluido el plazo concedido, conforme al párrafo anterior, el
ejecutor deberá regresar el trabajo asignado, bajo su responsabilidad, al
departamento, en caso contrario se le aplicara la sanción que el Oficial
Mayor Administrativo del departamento determine.
INSPECTOR FISCAL
1. Es obligación del Inspector fiscales el cumplir con el trabajo que le sea
asignado por el encargado del departamento, cualquiera que sea la
inspección.
2. El inspector fiscal, deberá cumplir con los plazos establecidos por el
encargado del departamento de cobranza, para cumplir con la inspección.
El plazo o fecha se le notificara al ejecutor al momento de la entrega del
trabajo.
3. Una vez concluido el plazo concedido, conforme al párrafo anterior, el
inspector deberá regresar el trabajo asignado, bajo su responsabilidad, al
departamento, en caso contrario se le aplicara la sanción que el Oficial
Mayor Administrativo del departamento determine.
Todo ejecutor fiscal tendrá las siguientes obligaciones en su desempeño:
I.- Cumplir con la máxima diligencia y esmero en el servicio que presta.
II.- Abstenerse de todo acto u omisión que cause o pueda causar la suspensión o
deficiencia del servicio administrativo de cobranza que presta.
III.- Abstenerse de todo acto u omisión que implique abuso o ejercicio indebido en
la prestación de su servicio administrativo de cobranza.
V.- Utilizar la información a que tenga acceso por sus actividades, exclusivamente
para los fines requeridos.
VI.- Observar buena conducta tratando con respeto, diligencia y rectitud a las
personas con las que tengan relación en cuanto a la prestación de sus servicios
administrativos de cobranza.
VIII.- Entregar el informe de resultados que del encargado, con la finalidad de
conocer sus avances y se puedan tomar las medidas pertinentes para la
reasignación de trabajo, aclaraciones, cambios y demás.
IX.- En caso de encontrar datos incorrectos en los requerimientos tiene la
obligación de investigar y reportar los datos correctos al encargado para actualizar
la información.
X.- Llevar a cabo las notificaciones de adeudo, requerimientos y demás
actuaciones, conforme a las reglas y procedimientos establecidos por el
departamento de cobranza.
El incumplimiento de alguna de las obligaciones señaladas anteriormente podrá
ser sancionado desde amonestación hasta la rescisión o terminación de las
relaciones laborales con el Ayuntamiento.
Las sanciones se impondrán tomando en cuenta los siguientes elementos:
a) La gravedad de la responsabilidad.
b) La antigüedad del trabajador.
c) La reincidencia en el incumplimiento de las obligaciones.
d) El monto del beneficio.
e) El daño o perjuicio económico derivado del incumplimiento de obligaciones.
Las sanciones antes mencionadas serán impuestas por el Oficial Mayor
Administrativo, previa audiencia que se conceda al Ejecutor Fiscal.
Todo inspector fiscal tendrá las siguientes obligaciones en su desempeño:
I.- Cumplir con la máxima diligencia y esmero en el servicio que presta, durante
este proceso el contribuyente ha de ser informado del alcance de la actuación de
la inspección y de sus derechos y obligaciones.
II.- Abstenerse de todo acto u omisión que cause o pueda causar la suspensión o
deficiencia del servicio administrativo que presta.
III.- Abstenerse de todo acto u omisión que implique abuso o ejercicio indebido en
la prestación de su servicio administrativo de inspección, durante el cual deberá
estar presente el obligado o su representante.
V.- Utilizar la información a que tenga acceso por sus actividades, exclusivamente
para los fines requeridos.
VI.- Observar buena conducta tratando con respeto, diligencia y rectitud a las
personas con las que tengan relación en cuanto a la prestación de sus servicios
administrativos de inspección.
VII.- El inspector deberá requerir al interesado y si no comparece por causa justa
se le hará un segundo requerimiento y si tampoco responde a este se efectúa un
tercero advirtiendo que de no atenderlo será considerado como resistencia a la
actuación inspectora y se realizara un expediente sancionador.
VIII.- Entregar el informe de resultados, con la finalidad de conocer sus avances y
se puedan tomar las medidas pertinentes para la reasignación de trabajo,
aclaraciones, cambios y demás.
IX.- En caso de encontrar datos incorrectos en los informes de inspección tiene la
obligación de investigar y reportar los datos correctos al encargado para actualizar
la información.
El incumplimiento de alguna de las obligaciones señaladas anteriormente podrá
ser sancionado desde amonestación hasta la rescisión o terminación de las
relaciones laborales con el Ayuntamiento.
Las sanciones se impondrán tomando en cuenta los siguientes elementos:
a) La gravedad de la responsabilidad.
b) La antigüedad del trabajador.
c) La reincidencia en el incumplimiento de las obligaciones.
d) El monto del beneficio.
e) El daño o perjuicio económico derivado del incumplimiento de obligaciones.
Las sanciones antes mencionadas serán impuestas por el Oficial Mayor
Administrativo, previa audiencia que se conceda al Ejecutor Fiscal.
Estrategias de recaudación:
Las formas de negociación para el pago de los adeudos son las siguientes:
1. Pago inmediato
2. Mediante convenio de pago en parcialidades, Consistente en la suscripción
de un documento mediante el cual se establece un número de parcialidades
y fechas de pago, así como la cantidad de cada uno de ellos.
Al momento de firmar el convenio, se hace del conocimiento del
contribuyente, que en caso de incumplimiento queda sin efecto la prórroga
concedida dentro del convenio y se hace exigible el pago total e inmediato
del adeudo.
3. Para el cumplimiento del convenio se requiere de la revisión diaria del
padrón de convenios suscritos, como punto siguiente y en caso de existir
contribuyentes omisos en el pago convenido, se implementará la gestión de
los inspectores, por lo que se realizará una visita para notificarle al
contribuyente y así mismo conocer las causas de tal incumplimiento.
4. Otra estrategia de recaudación es la notificación al contribuyente con
retraso en los pagos es por medio de una llamada telefónica con la finalidad
anteriormente mencionada.
5. Como etapa final del proceso estratégico para la efectiva recaudación en
caso de omitir el pago del adeudo consiste en la citación a una audiencia al
juzgado municipal.
PROCESO DE COBRANZA EN CADA UNA DE LAS ÁREAS:
Obras públicas
1. La firma del convenio de concertación con los comités de obra en cada una
de las comunidades beneficiadas es el primer paso en el proceso de
cobranza en el área de obras públicas, para lo cual ya se actualizaron los
convenios respectivos.
2. La elaboración del padrón de beneficiados la realiza el comité de obra en
cada comunidad por lo que el ayuntamiento hace las propuestas para que
la distribución entre los mismos sea de una manera equitativa.
3. Una vez que se cuenta con los padrones de beneficiados en cada obra y/o
comunidad, se elabora un formato en el que firmará el beneficiado el monto
que se compromete a cubrir.
4. Se elaborará la carpeta de cada una de las obras en las comunidades en la
que se concentrarán los siguientes documentos:
a) Convenio de concertación
b) Firma de los integrantes del comité con nombres, domicilios y
teléfonos.
c) Formatos de compromiso de cada uno de los beneficiarios.
d) Recibos de pago de todas las aportaciones.
e) Reporte de pagos de cada beneficiario y detalles de las visitas.
f) Reporte de recaudación.
5. Los comités de obra a través del tesorero realizarán la labor de
recuperación de los montos a que se comprometieron a pagar.
6. En caso de que exista renuencia al pago de las aportaciones por parte de
aluno de los beneficiados, el ejecutor gestionará el pago personalmente.
7. La responsable administrativa realizará un calendario de visita en el que
considerará los siguientes aspectos
a) Se programará la visita mediante un calendario por rutas.
b) Previo a realizar la visita se verificará la asistencia vía telefónica.
c) Se confirmará quienes son las personas a quien se visitará.
8. En caso de ser necesario se envía la petición para la gestión de cobro al
Juzgado Municipal
9. Los ejecutores entregarán los requerimientos en el horario de labores que
es de 9:00 a 15:00 horas.
10. Al término de sus labores, el ejecutor entregará el reporte de labores al
encargado en el que mencionará el número de requerimientos realizados,
cuales no fueron entregados y las causas.
11. El responsable de la evaluación del desempeño hará una relación del
número de requerimientos entregados y pagados cada semana.
Actividades
Responsable
Responsable de la elaboración de los
Convenios
Roberto Cosió de la Mora/Anagely Ortiz Cortés
Responsable de elaborar el padrón de beneficiarios Roberto Cosió de la Mora/
Anagely Ortiz Cortés
Responsable de la elaboración de la carpeta de cada una de las obras con los
cada una de las obras con los siguientes expedientes:
Convenios de Concertación Roberto Cosió de la Mora/ Anagely Ortiz Cortés
Encargado de la entrega de los requerimientos
A los ejecutores.
Anagely Ortiz Cortés
Encargado de la recepción de los requerimientos
para corroborar el número de folios entregados,
y los pormenores o reportes.
Anagely Ortiz Cortés
Reporte de folios pagados y evaluación.
Anagely Ortiz Cortés
Predial y catastro
1. El primer pasó en el proceso de cobranza en el área de predial y catastro
es la emisión de los requerimientos de pago de los adeudos, sellado y
firma.
(En esta primera actividad se busca que los requerimientos se encuentren
listos con 24 horas de anticipación, con la finalidad de que a primera hora
del día siguiente hábil se entreguen los mismos.)
2. Se entregan aproximadamente 20-30 requerimientos a cada uno de los
ejecutores, buscando en todo momento la distribución equitativa.
3. Los ejecutores entregarán los requerimientos en el horario de labores que
es de 9:00 a 15:00 horas.
4. Nota: Derivado de los reportes de los ejecutores, una gran parte de las
personas por visitar se encuentran en el horario vespertino.
5. Al término de sus labores, el ejecutor entregará el reporte de labores al
encargado en el que mencionará el número de requerimientos entregados,
cuales no fueron entregados y las causas.
6. El responsable de la evaluación del desempeño hará una relación del
número de requerimientos entregados y pagados cada semana.
Actividades
Responsable
Responsable de la impresión
Responsable del sellado de los requerimientos
Responsable de la firma de los requerimientos
Flores /Ernesto Vizcaíno Romero
José
Miguel
Calleja
Encargado de la entrega de los requerimientos
A los ejecutores.
Lic. Roberto Cosío de la Mora/Lic.
Anagely Ortiz Cortés
Encargado de la recepción de los requerimientos
para corroborar el número de folios entregados,
y los pormenores o reportes.
Lic. Anagely Ortiz Cortés.
Reporte de folios pagados y evaluación.
Lic. Anagely Ortiz Cortés.
PROGRAMAS DE MEJORA EN VIVIENDAS
1. Revisión minuciosa de los padrones de deudores.
2. Una vez que se cuenta con los padrones de beneficiados en cada programa
y/o comunidad, se elabora un formato en el que firmará el deudor el monto
que se compromete a cubrir.
3. Se elaborará la carpeta de cada uno de los Programas que se concentrarán
los siguientes documentos:
a.
b.
c.
d.
Formatos de compromiso de pago cada uno de los beneficiarios.
Recibos de pago de todas las aportaciones.
Reporte de pagos de cada beneficiario y detalles de las visitas.
Reporte de recaudación.
4. En caso de que exista renuencia al pago de las aportaciones por parte de
alguno de los beneficiados de los Programas, el ejecutor gestionará el pago
personalmente.
5. La responsable administrativa realizará un calendario de visita en el que
considerará los siguientes aspectos:
a. Se programará la visita mediante un calendario por rutas.
b. Previo a realizar la visita se verificará la asistencia vía telefónica.
c. Se confirmará quienes son las personas a quien se visitará.
6. Al término de sus labores, el ejecutor entregará el reporte de labores al
encargado en el que mencionará el número de requerimientos realizados,
cuales no fueron entregados y las causas.
7. El responsable de la evaluación del desempeño hará una relación avance
en la recaudación mensual.
Responsable de elaboración y análisis del padrón.
Roberto Cosío de la Mora/
Lic. Anagely Ortiz Cortés.
Responsable de la elaboración de convenio
Encargado de visita para requerimiento
de pago.
Encargado de Recepción de reportes
de las visitas
Reporte y evaluación de Avance
Mensual.
Roberto Cosío de la Mora/
Lic. Anagely Ortiz Cortés.
Jesús Trinidad Alatorre Morales/José
Sánchez Pérez
Lic. Anagely Ortiz Cortés.
Lic. Anagely Ortiz Cortés.
DEUDORES MOROSOS DE GIROS RESTRIGIDOS
1. Revisión de Padrón para detectar morosos de giros restringidos.
2. Visita a deudores morosos para requerir de pago y así mismo supervisar el
adecuado funcionamiento por parte los de los inspectores para determinar
que el Giro explotado se esté ejerciendo correctamente.
3. Se les envía un citatorio con fecha y hora para presentarse
Encargado de Hacienda Municipal a resolver su situación.
ante el
4. De hacer caso omiso al citatorio se les apercibe para que realicen su pago
de lo contrario se procederá a imponer las sanciones correspondientes
conforme el Reglamento de Venta y Consumo de Bebidas Alcohólicas en el
Municipio de Ameca Jalisco.
Encargado de Revisión de Padrón
Roberto Cosío de la Mora
Encargado de visitar morosos e
Martin Pérez Figueroa/
Inspeccionar los giros
Alberto Rubio García
Encargado de entregar citatorios
Martin Pérez Figueroa
y apercibimientos
Encargado de captura evaluación
Alberto Rubio García
Roberto Cosío de la Mora/ Anagely
Y avances mensuales
Ortiz Cortés.
SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROCESO
Evaluación del desempeño
Como se tomaran en cuenta el porcentaje de adeudos por cobrar y el porcentaje
de reducción de la cartera vencida.
METODO IMPLEMENTADO:
Control de notificaciones realizadas:
 Número de Usuarios Notificados
 Número de Usuarios No Notificados
 Número de Usuarios Notificados que pagaron
 Número de Usuarios Notificados que No pagaron
 Número de Notificadores
 Promedio de Notificaciones por Notificador
ANÁLISIS DEL PROCESO
• Número de notificaciones generadas en el mes.
• Número de notificaciones que tuvieron respuesta de pago.
Medidas a implementarse:
• Avisar al usuario que se reducirá o suspenderá el servicio y no cumplirlo
• Normalizar el servicio al usuario sin haber pagado este.
• No reducir o cortar el servicio de agua correctamente, provocando daños.
• No entregar los avisos de reducción o corte en el domicilio correcto
• No elaborar los reportes oportunamente.
PROGRAMAS
DE VIVIENDAS
Responsable:
Lic. Anagely
Ortiz