El Papel de los Miembros de una Junta

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Video #2: Role of Board Members
El papel de los Miembros de una Junta
“¿Cuáles son los requisitos para formar parte de una Junta?”
Mucha gente no está consciente de lo que se espera de ella cuando se une a
una Junta Directiva.
Entender el papel y las responsabilidades como Miembro de una Junta toma
tiempo y requiere apoyo.
Es muy útil hablar con un miembro de junta actual acerca de las
responsabilidades.
Al inicio de sus funciones, revise las reglas escritas que la organización
proporciona a todos sus miembros.
Éstas generalmente incluyen la declaración de la misión de la organización,
cláusulas de incorporación, estatutos o reglas operativas, requisitos de las
reuniones, expectativas del miembro de una Junta y cómo participar en los
comités.
Como miembro nuevo de una Junta, es posible que desee reunirse con otro
miembro y revisar el folleto de miembro de Junta que entrega la
organización.
“¿Cómo me preparo para la Reunión de una Junta?”
Para prepararse para la reunión de una Junta, el Miembro de Junta debe
revisar los materiales que se le envían con anticipación.
Los materiales incluyen minutas de la última reunión, la agenda para la
próxima reunión y los materiales relacionados para revisión. Los materiales
relacionados pueden incluir un informe del Director Ejecutivo, informes de
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presupuesto y comité, recomendaciones de políticas y actualizaciones
legislativas.
Si un miembro de Junta no entiende algo o no entiende nada de la
información que se le envía, es importante que pida ayuda para encontrar las
respuestas antes de la próxima reunión.
Estar preparado también significa estar bien organizado, tanto en la reunión
como en casa, teniendo una carpeta de la Junta Directiva con toda la
información de la Junta.
Esto permitirá tener acceso a información previa que podría necesitarse para
tratar asuntos actuales o para hacer recomendaciones nuevas.
Es importante saber la hora y el sitio de todas las reuniones de la Junta y del
Comité.
Los miembros deberán llegar a tiempo, estar totalmente preparados,
vestidos profesionalmente y listos para contribuir.
“¿Qué se esperará de mi en la reunión de la Junta?”
Durante la reunión, se espera que todos los miembros participen y se
involucren en las discusiones.
Cada miembro de Junta tiene la oportunidad de decir lo que piensa sobre los
puntos de la agenda.
Cada miembro tiene el deber de entender lo que se le dice o lo que se le
entrega en su paquete, o lo que se le entrega personalmente en la reunión.
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Video #2: Role of Board Members
Los miembros de Junta también tienen el derecho de solicitar que la
información se les presente en un formato diferente, que sea comprensible
para ellos. Por ejemplo, si alguien en la reunión comparte información o
presenta un informe que le es difícil de entender o con el cual no se siente
familiarizado, solicite que se le presente de otra manera.
La clave es hacer preguntas.
Hacer preguntas le ayudará a tomar decisiones informadas y votar
reflexivamente.
La votación es el papel más importante de un miembro de una Junta
Directiva. Por eso, es importante que entienda el tema antes de votar. Esto
se denomina Toma de Decisión Informada y es un deber que se espera de
todos los miembros.
Algunas Juntas convienen en que los miembros pueden ejercer el voto por
teléfono o videoconferencia, siempre que todos los Miembros de la Junta
escuchen lo que se está diciendo.
Para llamar a votación debe haber un quórum presente. Un quórum es el
número mínimo de miembros que se necesita para conducir una actividad
oficial de la Junta.
Los estatutos de la organización incluyen una sección que describe cuantos
miembros conforman un quórum que permita a la Junta conducir sus
actividades.
“¿Es la votación un proceso complicado?”
A continuación se encuentra una demostración del proceso de votación.
Puede parecer complicado al principio porque es como un lenguaje nuevo.
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“Yo presento una moción, o propongo, que la Junta invite a un experto a venir
a nuestra próxima reunión de Junta para que nos enseñe a leer estados
financieros.”
“Se ha propuesto que la Junta invite a un experto a que asista a nuestra
próxima reunión para que nos enseñe a leer estados financieros.”
“¿Alguien secunda la moción?”
“Yo secundo.”
“Se ha propuesto y secundado que la Junta invite a un experto a que asista a
nuestra próxima Junta para que nos enseñe a leer estados financieros.”
“¿Algún comentario?”
Un miembro pregunta: ¿Utilizará el experto los gráficos que facilitan la
comprensión y uso? Los miembros de la Junta tratan y convienen en que el
experto debería traer gráficos fáciles de entender y mostrar cómo utilizarlos.
“Los que están a favor levanten la mano.”
“Los que están en contra levanten la mano.”
“¿Alguien se abstiene?” Esto significa los que deciden no votar.
“Se suma a los que están a favor” Esto significa los que dijeron sí. “Se acepta
la moción.”
Este ejemplo de votación demuestra una participación activa, oportunidad
para la discusión y un acuerdo que requiere acción.
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Relación de la Junta con el Personal Clave
Una Junta contrata a personal de nivel superior para que dirija la
organización. Generalmente, la mayoría de las personas reporta al personal
de nivel superior.
Esta persona se denomina Director Ejecutivo. El Director Ejecutivo es
contratado y evaluado por la Junta de Directores.
Un Comité de la Junta prepara un borrador de la descripción de trabajo del
Director Ejecutivo y del proceso de evaluación a presentarse al pleno de la
Junta para discusión, revisión y aprobación.
Una vez que se contrata al Director Ejecutivo, esa es la persona con quien la
Junta tiene una relación directa, no con el personal. El Director Ejecutivo es
responsable ante la Junta y presenta un informe en cada reunión sobre lo
que está sucediendo al interior de la organización.
Papeles Clave del Director Ejecutivo y de la Junta
Establecen políticas
Reclutan Miembros de Junta nuevos
Recaudan fondos
Desarrollan programas
Mediante trabajo en equipo, el Director Ejecutivo y la Junta desempeñan
papeles clave en todos los aspectos de la organización. Esto incluye
desarrollo de políticas, reclutamiento de miembros de junta nuevos,
relaciones públicas y dirección de la organización.
Incluso con un Director Ejecutivo, la Junta tiene la obligación legal y
financiera de mantenerse informada sobre la organización, sus finanzas, y
promover la estabilidad y crecimiento a través de la programación a futuro.
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Video #2: Role of Board Members
“Como Miembro de una Junta, ¿cómo voy a interactuar con la comunidad?”
Los miembros de una Junta proporcionan un enlace positivo con la
comunidad. Comparten información sobre la organización y recopilan
información de las personas a quienes la organización apoya.
Demuestran liderazgo y alcance comunitario a través de sus propias redes y
contactos personales.
Estar preparado y votar reflexivamente asegura, tanto a la organización
como al público, que las decisiones se toman utilizando destrezas para toma
de decisiones informadas.
Al final de este video, usted regresará automáticamente a la pantalla
principal.
Busque la hoja de trabajo número dos: “El Papel de los Miembros de una
Junta”. Haga clic en el ícono. Se abrirá un documento en formato PDF y
conteste las preguntas.
Cuando termine, guarde el documento en su computadora y/o imprima una
copia.
Para ver el próximo video, Propósito de los Comités, haga clic en el video
número tres.
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