aprendiendo excel

APRENDIENDO EXCEL
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Índice
Empezando ............................................................................ 4
La barra de Titulo ................................................................ 7
Tabuladores ........................................................................... 8
Tabulador de Archivo ........................................................... 8
Hojas de Balance / Calculo ................................................... 10
La Barra de Formula ........................................................... 10
Selección y configuración de Celdas...................................... 11
Seleccionando Celdas ........................................................ 11
Editando Texto .................................................................. 13
Formatear fechas. .............................................................. 16
Alineamiento de Celda ....................................................... 18
Cambiando el estilo y tamaño de la letra. ............................. 20
Borrar la entrada en una celda............................................ 21
Cambiando la anchura de una columna .............................. 21
Llenando celdas automáticamente. .................................... 22
Números y calculaciones matemáticas. ................................. 24
Entrando números en las celdas ......................................... 24
Hacer Calculaciones matemáticas. ...................................... 24
Suma .............................................................................. 24
Resta............................................................................... 25
2
Multiplicación.................................................................. 26
División ........................................................................... 26
El icono de Autosuma ........................................................ 27
Usando los comandos de Copiar y Pegar. ........................... 30
Creando un borde................................................................. 31
Aplicando Temas ............................................................... 31
Imprimir ............................................................................... 33
3
Microsoft Excel es un programa que hace hojas de cálculo o balance más fáciles
para crear y mantener todo tipo de información. Las funciones de cálculo de Excel
son ideales para crear productos de inventarios, registros o facturas de venta.
Empezando
Terminología
Antes de que aprendas sobre Excel aquí tienes algunas palabras claves que
escucharas con frecuencia durante esta sesión.
Mouse (ratón): Un dispositivo que deja seleccionar artículos en la pantalla con el cursor
del mouse. El mouse está conectado al computador con un alambre…dándole a parecer
un ratón.
Hoja de Cálculo: También llamada una hoja de balance y es una rejilla compuesta de
filas y columnas que se cruzan para formar celdas. Entra tu información (texto, números
y formulas) dentro de estas celdas y la hoja hará tus calculaciones.
Celda Activa: La celda en la cual el cursor se encuentra. Una celda debe de estar activa
para ser posible entrar información.
Apuntador de Celda: Un borde oscuro alrededor de una celda indicando que la celda
esta activa.
Menú: Una lista de opciones. El menú está localizado en la parte alta de la ventana,
debajo de la barra de título.
Barra de Herramienta: Una barra de botones (pequeños dibujos) que representan
diferentes opciones.
Abriendo Excel:
Para poder abrir Microsoft Excel deberás…
Darle clic al botón de inicio
localizado en la parte baja izquierda de la
pantalla
Darle clic en la opción de “Programs”
Baja con el mouse y dale clic a “Microsoft Office” como se muestra.
4
Dele clic en esta opción.
Una vez que esté en Microsoft Office, simplemente dele clic en Microsoft Office Excel
2009.
Al abrirse, la pantalla de Excel se deberá de ver como en la próxima imagen.
5
Cerrar
Barra de Formula
Maximizar/ Restaurar
Título de Columna
Titulo de Fila
Minimizar
Barra de Estatus
Barra de posición.
Celda
La ventada de Excel está compuesta de varias partes:
Barras de Posición: Usadas para mostrar las partes de la hoja que no se pueden ver en
ese instante.
Barra de Formula: Usada para entrar formulas y cambiar información de las celdas
Título de Fila: Contiene números por cada fila en la hoja. Las filas están numeradas del
1 a 1’048,576.
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Título de columna: Contiene letras por cada columna en la hoja de balance. Están
clasificadas de A - Z después AA hasta AZ y así sucesivamente. Excel contiene 16,384
columnas.
Celda: La intersección de cada fila y columna. Una celda activa está marcada con un
borde oscuro. La dirección de una celda está compuesta de la letra de la columna seguida
por el número de la fila, como en B3.
Barra de estatus: Muestra el estatus de la hoja de cálculo, al igual que otros datos de
información como las formulas.
La barra de Titulo
Esta lección te ayudara a conocer la pantalla de Excel. Empezaremos con la barra de
título, la cual está localizada en la parte alta de la pantalla. En la barra de título te dura en
que librera está trabajando. En la parte alta de tu pantalla debes de ver"Book1 –
Microsoft Excel" o algo similar.
7
Tabuladores
Tabulador de Archivo
El tabulador de Archivo localizado en la parte alta izquierda de la pantalla. Una vez se le
da clic, un menú aparecerá con los comandos New (Nuevo), Open (Abrir), Save
(Guardar), Save As (Guardar Como), Print (Imprimir), Prepare (Preparar), Send
(Mandar), Publish (Publicar) y Close (Cerrar). Nosotros discutiremos cada comando a
través de nuestras lecciones. El tabulador de archivo se usa para dar instrucción al
software, para ser aplicado al proyecto actual. Mueva su ratón hacia una opción del menú
y dele clic izquierdo para seleccionar una opción o comando.
Do the following exercise, which demonstrates using the Microsoft Excel menu.
1. Mueva el mouse hacia el botón de oficina.
2. Dele clic con el botón izquierdo del ratón.
3. Presione la tecla de abajo hasta que la opción “Close” este seleccionada
4. Presione la tecla de arriba hasta que la opción “Print” este seleccionada.
5. Presione la tecla de la derecha una vez.
6. Ahora simplemente dele clic en el botón de oficina una vez más.
Tabulado de Casa
Tabulador de Insertar
Tabulador de Vista de Pagina
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Tabulador de Formula
Tabulador de data
Tabulador de Revisión
Tabulador de vista
Los tabuladores proveen atajos para los comandos del menú. Ellos están localizados
debajo de la barra de título.
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Hojas de Balance / Calculo
Microsoft Excel consiste de hojas de trabajo. Cada hoja de trabajo consiste de columnas y
filas. Las columnas son indicadas con letras del A-XFD y las filas están enumeradas de 1
a 1’048,576. La combinación de coordinadas entre columnas y filas hace una dirección
exacta para cada celda. Por ejemplo, la celda localizada en el rincón de arriba en la mano
izquierda es A1, columna A, fila 1. Celda E10 está localizada debajo de la columna E en
la fila 10. La información se pondrá dentro de las celdas.
La Barra de Formula
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Si la formula está encendida, la dirección de la celda será vista al lado izquierdo de la
barra de formula. Antes de seguir, debemos de estar seguros de que la barra está
encendida.
1. Ponga su ratón en el tabulador de vista.
2. Dele clic con el botón izquierdo del ratón.
3. En la opción de Show/Hide, debemos de estar seguro que la Formula Bar este
marcado. Si este no es el caso, hay que marcarlo.
4. Dese cuenta que la dirección de la celda en que se está trabajando aparece en la
parte izquierda de la barra.
Selección y configuración de Celdas
Seleccionando Celdas
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Si deseas hacer una función a un grupo de celdas, primero debes de seleccionarlas
resaltándolas. Para resaltarlas celdas del A1 a E1:
1. Ponga el cursor en la celda A1
2. Presione la tecla F8. Esto sirve como un ancla.
3. Haga clic en la celda E1. Las celdas A1 a E1 deben de estar resaltadas.
4. Hunda la tecla Esc para quitar el ancla y haga clic en cualquier parte de la hoja de
trabajo para desocupar las celdas que están resaltadas.
Método alternativo –Seleccionando celdas al arrastrar:
También se puede resaltar un área al arrastrar. Para arrastrar, presione el botón de la
izquierda del Mouse y arrastre el Mouse hasta el punto que desees resaltar. También se
puede resaltar áreas que no están juntas.
1. Ponga el cursor en la celda A1
2. Presione la tecla Ctrl. No la suelte. Presionando esta tecla termitita seleccionar
áreas diferentes sin que este tocándoles
3. Al presionar el botón izquierdo del mouse, mueva el mouse de la celda A1 a E7.
4. Mantenga Ctrl Hundida, pero suelte el mouse.
5. Usando el mouse, ponga el cursor en la celda G8.
6. Hunda el botón izquierdo del mouse y arrastre el cursor hasta I17.
7. Suelte la tecla Ctrl.
8. Hunda la tecla Esc y haga clic en cualquier sitio de la hoja de trabajo.
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Editando Texto
En esta lección, aprenderemos como entrar información. Para empezar abra Microsoft
Excel, si no lo tiene abierto. Para esta lección tu texto debe de estar formateado a Arial.
Para estar seguros., sigue estas instrucciones.
1. Haz clic en el tabulador de casa y encuentra el Grupo de formato.
2. Este deberá de decir “Arial”. Si este no es el caso, usa la flecha contigua para
localizarlo y seleccionarlo.
Esta lección te enseñará como entrar información a tu hoja de trabajo. Primero debes de
poner el cursor en la celda en la cual quieres entrar información. Escriba la información
en la celda y presione la tecla Enter o mueva el cursor a otra celda en donde quieres
entrar más información.
1. Ponga el cursor en la celda A1.
2. Escriba John Jordan.
3. La tecla de Backspace borra un espacio al tiempo. Borra "Jordan" al hundir la
tecla Backspace hasta que este borrado completamente.
4. Presione Enter y el nombre John debe de aparecer en la celda A1
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Corrigiendo Celdas
Si deseas entrar información en una celda, puedes corregirlo al presionar la tecla F2
mientras que el cursor está en la celda que deseas corregir.
1. Mueva el cursor a la celda A1
2. Presione la tecla F2.
3. Cambia a John por Jones."
4. Usa la tecla de Backspace para borrar la n y la h."
5. Escriba nes
6. Presione Enter.
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Método Alternativo – Corregir una celda al hacer un doble clic – clic en la celda
Puedes cambiar Jones a Johnson de este modo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mueve el cursor a la celda A1
Haga un doble clic en la celda A1
Hunda la tecla End. Esto pondrá el cursor al final de tu texto.
Usa la tecla Backspace para borrar e y s.
Escribe Johnson.
Presiona Enter.
Formatea las celdas te deja cambiar la forma en la cual la celda muestra la información
que tu entras. Las celdas pueden ser formateadas para que muestren números en varias
formas. Para empezar, sigue estos simples pasos:
1. Escribe el número 98467 en la celda C1 y presiona Enter.
2. Encuentra el grupo de Números en el tabulador de Casa.
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3. Dale clic en el símbolo de la coma
para usar el separador de miles.
4. El numero en la celda C1 ahora deberá de ser 98,467.00
5. Ahora la formatearemos de nuevo para que interprete el número como un valor
monetario.
6. Dele clic en la barra encima de la coma.
7. Presione la tecla de abajo, para ver el menú con las opciones posibles.
8. Seleccione Currency como su opción.
9. Deja el símbolo como “$” y dale clic a OK.
10. La celda C1 deberá de leer $98,467.00
Formatear fechas.
1. Apunta el cursor en la celda C2.
2. Dale clic en la barra de número una vez más.
3. Presiona la tecla de abajo
4. Dale clic en Mas formatos de números “More Number Formats”
16
5. Selecciona *Wednesday, March 14, 2001 y dale clic en OK.
6.
Ahora escribe 7/4/99en la celda C2 y presiona la tecla de Enter
7. La celda C2 ahora deberá de decir Sunday, July 04, 1999. Date cuenta de que el
formato del número cambia automáticamente, ya que lo escribistes aún se puede
ver en la barra de formula como 7/4/1999.
8. Procesos similares se usan para formatear números para ser usados como tiempos
o porcientos.
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Ajustando el ancho estándar de las columnas.
Al entrar a Microsoft Excel, el ancho de cada celda esta predeterminada por un numero
llamado el ancho de columna predeterminado. Para cambiar este número, tendrás que
seguir estos pasos.
1. Dale clic en formato (format), localizado en el grupo de Celdas (celdas) en el
tabulador de Casa.
2. Presiona la tecla de abajo hasta que Ancho predeterminado (Default Width) este
seleccionado.
3. Presiona Enter.
4. Escribe 25 en el campo de anchura estándar (Standard Column Width.)
5. Dale clic en OK. Ahora el ancho de cada celda en la hoja de cálculo cambiara a
ser 25.
Alineamiento de Celda
Mira a la celda A1. El nombre "Cathy" esta alinead al lado izquierdo de la celda.
Nosotros podemos cambiar esto con estos pasos.
Centralizar Texto
Para centralizar el nombre “Cathy," sigue estos pasos:
1. Mueve el cursor hacia la celda A1.
2. Haz clic en el icono del centro, localizado en el grupo de alineamiento
(Alignment.)
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El círculo rojo indica cual comando debes de usar.
Alineando hacia la derecha
Para alinear a la derecha el nombre “Cathy," sigue estos pasos:
1. Mueve el cursor hacia la celda A1.
2. Haz clic en el botón de alineamiento hacia la derecha.
El círculo rojo indica cual comando debes de usar.
Alineando hacia la izquierda
Para alinear hacia la izquierda el nombre "Cathy," sigue estos pasos:
1. Mueve el cursor hacia la celda A1.
2. Haz clic en el botón de alineamiento hacia la izquierda.
The red circle designates the Align Left icon.
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Agregando negrilla (bold), subrayar (underline), y letra cursiva (italic)
Agregando Negrilla (bold)
1. Escribe Negrilla en la celda A3.
2. Dale clic en el símbolo de chequeo, en la barra de formula.
3. Dale clic en el icono de negrilla, localizado en el tabulador de formato.
4. Para desactivar esto, dale clic de nuevo al mismo icono.
Agregando Letra Cursiva (Italic)
1. Escribe Letra Cursiva en la celda B3.
2. Dale clic en el símbolo de chequeo, en la barra de formula.
3. Dale clic en el icono de letra cursiva, localizado en el tabulador de formato.
4. Para desactivar esto, dale clic de nuevo al mismo icono.
Subrayar palabras
1. Escribe Subrayar en la celda C3.
2. Dale clic en el símbolo de chequeo, en la barra de formula.
3. Dale clic en el icono de subrayar, localizado en el tabulador de formato.
4. Para desactivar esto, dale clic de nuevo al mismo icono.
Cambiando el estilo y tamaño de la letra.
Es posible cambiar el estilo y el tamaño de la letra que se procesa. Para hacerlo, siga
estos pasos.
1. Escriba Times New Roman en la celda A5.
2. Dale clic en el símbolo de chequeo, en la barra de formula.
3. Dale clic en la barra de estilo (Font.)
4. Dale clic en
y selecciona Times New Roman. Esto cambiara tu estilo actual a
Times New Roman.
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Cambiando el tamaño de la letra procesada.
1. Mueve el cursor a la celda A5.
2. Localiza la barra con un número contiguo a la barra de estilo.
3. Dale clic en
y selecciona el número 15.
Borrar la entrada en una celda.
Para borrar la entrada en una celda o de un grupo de celdas, tendrás que seleccionar tales
celdas y presionar la tecla de borrar (Delete) en el teclado.
1. Selecciona la celda A5.
2. Presiona la tecla de borrar (Delete.)
Cambiando la anchura de una columna
1. Mueve el cursor en la línea entre las columnas B y C. El cursor ahora se verá así
con dos flechas, una a cada lado.
2. Mueve el mouse hacia la derecha mientras se sostiene un clic izquierdo con el
mouse.
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3. Suelta el botón del mouse cuando el indicador muestre el numero 40
aproximadamente.
Moviendo a una hoja de cálculo nueva.
En Microsoft Excel, cada libro de cálculo está compuesto de varias hojas de cálculo. Para
moverte a una hoja de cálculo.
1. Dale clic a la hoja 2 (Sheet2), localizado en la esquina baja izquierda.
Llenando celdas automáticamente.
Es posible usar Microsoft Excel para llenar celdas con información automáticamente, con
tal que ocurran en series. Por ejemplo, se puede tener una palabra que se repite varias
veces, también se pueden llenar los meses del año, años, y otros tipos de series.
1. Escribe la siguiente información, tal y como se muestra.
2. Mueve el cursor en la celda A1.
3. Presiona F8. Esto anclara el cursor, y facilitara la selección.
4. Presiona la tecla de la derecha seis veces para seleccionar las celdas de A1 a G1.
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5. Encuentra el pequeño cuadrado negro en la esquina baja derecha del área
seleccionada.
6. Presiona y sostiene el botón izquierdo del mouse, y mueve el mouse hacia abajo
para seleccionar las celdas de A1 a G 24.
7. Date cuenta como la información se llena automáticamente.
2. Presiona la tecla de escape Esc y después clic en cualquier lugar para remover la
selección.
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Números y calculaciones matemáticas.
En esta lección usted aprenderá como trabajar con los números y como usarlos para hacer
calculaciones.
Entrando números en las celdas
En Microsoft Excel, es posible entrar números y fórmulas matemáticas en las celdas. Una
vez que hay un número en la celda, ya está lista para sumar, restar, multiplicar y dividirse
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
Hacer Calculaciones matemáticas.
El próximo ejercicio demuestra cómo hacer cálculos matemáticos.
Suma
1. Mueve el cursor a la celda A1.
2. Escribe 1.
3. Presiona Enter.
4. Escribe 1 en la celda A2.
5. Presiona Enter.
6. Escribe=A1+A2 in celda A3.
7. Presiona Enter.
Nota que la celda A1 ha sido agregada con la celda A2 y el resultado es mostrado en la
celda A3
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Place the cursor in cell A3 and look at the Formula bar.
Resta
1. Presiona F5.
2. Escribe B1.
3. Presiona Enter.
4. El cursor se deberá mover a la celda B1.
5. Escribe 5 in celda B1.
6. Presiona Enter.
7. Escribe 3 en la celda B2.
8. Presiona Enter.
9. Escribe =B1-B2 en la celda B3.
10. Presiona Enter.
11. Note que la celda B2 ha sido restada desde B1 y el resultado es mostrado en la
celda B3.
Place the cursor in cell B3 and look at the Formula bar.
25
Multiplicación
1. Presiona y no sueltes la tecla de Ctrl mientras se presiona la tecla g.
2. Escribe C1.
3. Presiona Enter. Ahora deberás estar en la celda C1.
4. Escribe 2 en la celda C1.
5. Presiona Enter.
6. Escribe 3 in la celda C2.
7. Presiona Enter.
8. Escribe =C1*C2 en la celda C3.
9. Presiona Enter.
10. Nota que C1 es multiplicado por C2 y el producto se muestra en la celda C3.
Place the cursor in cell C3 and look at the Formula bar.
División
1. Presiona F5.
2. Escribe D1.
3. Presiona Enter. Ahora deberás estar en la celda D1.
4. Escribe 6 en la celda D1.
5. Presiona Enter.
6. Escribe 3 en la celda D2.
7. Presiona Enter.
8. Escribe =D1/D2 en la celda D3.
9. Presiona Enter.
10. Nota que D1 es dividido por D2 y el cociente se muestra en la celda D3.
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Place the cursor in cell D3 and look at the Formula bar.
El icono de Autosuma
El icono de Autosuma en el tabulador de casa, en el grupo editar crea una función de
suma automáticamente. El próximo ejemplo ilustrara este concepto.
1. Presiona F5.
2. Escribe B16.
3. Presiona Enter.
4. Dale clic en el botón de Autosuma.
B4 a B15 ahora será seleccionado
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5. Presiona Enter.
Insertando Filas
Es posible insertar filas en Microsoft Excel o borrarlas si es necesario.
1. Selecciona las celdas de A1 a A3. Mueve el cursor a la celda A1. Presiona F8.
Presiona la tecla de abajo dos veces.
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2. Dale clic en insertar.
2. Presiona la tecla de abajo hasta que Filas (Rows) este seleccionado.
3. Presiona Enter. Tres filas nuevas serán agregadas.
Tu hoja de cálculo ahora se verá similar como la que se muestra aquí.
Insertando Columnas
Es posible insertar columnas en Microsoft Excel o borrarlas si es necesario.
1. Mueve el cursor a la celda A4.
2. Dale clic en Insertar (Insert.)
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3. Presiona la tecla de abajo hasta que las columnas esté seleccionada.
4. Presiona Enter.
5. Una nueva columna será agregada.
Usando los comandos de Copiar y Pegar.
En esta lección se enseñará cómo usar estos comandos. Para copiar la formula en la celda
B16 y pegarla en la celda C16 a D16, sigue estos pasos:
1. Mueve el cursor a la celda B16.
2. Dale clic en el icono de copiar (copiar).
3. Selecciona las celdas C16 a D16.
4. Dale clic en el icono de pegar (paste.)
5. La fórmula en la celda B16 es copiada a las celdas C16 y D16.
6. Presiona Esc.
30
Creando un borde
Es posible usar el icono de bordes para colocar bordes alrededor de una celda. Hay varias
opciones en que borde escoger. Los bordes pueden ser colocados arriba, abajo o en los
lados de una celda. Este ejemplo ilustrara este concepto.
1. Mueve el cursor a la celda C16.
2. Selecciona las celdas C16 a F16.
3. Dale clic en la flecha baja contigua al icono de bordes.
4. Dale clic en Double Bottom Border
Aplicando Temas
Para poder crear libros de cálculos ilustrativos sin tener que perder demasiado tiempo en
pequeños detalles, es posible seleccionar un tema predeterminado y aplicarlo bien sea a
todo el documento, o a ciertas partes de este; como tablas y/o gráficas.
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Para aplicar un tema al documento entero, sigue estas instrucciones.
1. Dale clic en el tabulador de Vista de Pagina. \
2. Ahora, en el grupo de temas, dale clic en Temas (Themes.)
3. Al mover el mouse sobre cualquier tema, podrás ver como se ve en el documento
actual.
4. Selecciona un tema de tu agrado para aplicarlo a tu libro de cálculo.
Si quieres usar un tema un poco más personalizado, puedes cambiar ciertas cosas de uno
que sea de tu agrado.
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Es posible cambiar los colores usados, y también los efectos puestos en los temas en sí.
Imprimir
Si desea imprimir lo que se está en su libro de cálculo, sigue estos pasos.
1. Selecciona lo que se quiere imprimir. (Si se quiere imprimir el documento
completo, puedes evadir este paso.
2. Dale clic al tabulador de archivo.
3. Dale clic en imprimir (Print.)
4. Presiona OK
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Sal de Excel
Puedes hacer esto al seleccionar cerrar en el menú de oficina. (Close.) De esta forma
también podrás guardan cualquier cambio hecho en tu libro de trabajo.
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