Versión original - Dirección General de Migración y Extranjería

GESTION DE RECURSOS HUMANOS
INFORME FINAL DE GESTIÓN
PERIODO 01-02-2000 AL 12-01-2007
El presente informe se realiza en cumplimiento de la Resolución de la
Contraloría General de la República “R-CO-61”, publicada en La Gaceta
del jueves 7 de julio de 2005 mediante la cual se emiten las “Directrices
que deben observar los funcionarios obligados a presentar el Informe Final
de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley
General de Control Interno”.
PRESENTACIÓN
Las competencias de la Gestión de Recursos Humanos se encuentran
definidas en la resolución D.G-015-98 de la Dirección General de Servicio
Civil, estableciéndose como labor sustancial: Planear, organizar, dirigir y
controlar los procesos de recursos humanos de la Institución, aplicar las
políticas y normativa que en materia de administración de recursos
humanos emita la Dirección General de Servicio Civil y otras entidades que
por ley tengan competencia a fin, llevar a cabo el proceso de provisión de
los recursos humanos de acuerdo con los planes estratégicos institucionales
y la situación de plazas vacantes, realizar en coordinación con la Oficina de
Servicio Civil los procesos de reclutamiento y selección, mantener
actualizados los manuales que se utilizan en el desempeño de las
actividades, asesorar y orientar a superiores, jefaturas de la institución y
demás personal en materia de recursos humanos entre otras.
A raíz de lo anterior, en el año 1999, se comenzó a gestar una propuesta
para generar un modelo de desarrollo del Departamento de Recursos
Humanos, la cual rigió a partir del 01 de febrero de 2000, conformándose
tres subprocesos a saber: Dotación, Gestión (posteriormente cambió a
Trámite, Registro y Control) y Desarrollo, este último asignado a mi
persona.
En el transcurso de cinco años y 11 meses me correspondió ejercer el cargo
de Coordinadora del Subproceso de Desarrollo, período en el cual me
correspondió dirigir, coordinar, supervisar y ejecutar todo lo relacionado
con capacitación, Análisis ocupacional (reasignaciones), Investigaciones en
el área de Recursos Humanos, organizar y controlar los contratos de
estudios superiores y licencias para estudio de los funcionarios becados,
tiempo en el cual estuve a cargo inicialmente de dos colaboradores,
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posteriormente y como resultado de algunos movimientos de personal, este
Subproceso contó únicamente con los servicios profesionales de un
servidor, además de la encargada.
La conformación del Subproceso de Desarrollo permitió consolidar cada
una de las actividades a este asignado, variando el rol que se venía
ejerciendo, ampliándose y profesionalizando tanto el personal como los
servicios brindados.
Se han alcanzado logros importantes; no obstante, la administración de
recursos humanos es muy dinámica por ello requiere de todo el apoyo
institucional. En virtud de ello, y posterior a una reestructuración
institucional se realizó el estudio de puestos, conllevando a elevar las
clasificaciones de los puestos que durante 16 años no habían sufrido
cambios salariales sustanciales.
Asimismo, se profesionalizaron muchos funcionarios de diferentes áreas
que coadyuvaron en el desarrollo de diferentes departamentos, elevándose
de esta manera el nivel académico tan pobre que para los años 90 tenía esta
Institución.
Es importante mencionar que para el año 1994, la Sección de Capacitación
estaba conformada por dos funcionarias, no obstante, a partir del 01 de
febrero de 2000, se integró el Subproceso de Desarrollo por lo cual tuve el
gran reto de asumirlo con tan solo 3 funcionarios (incluyéndome) y un
sistema informático de Capacitación que nunca pudo utilizarse, por lo cual
se aplicaron los controles manuales correspondientes que contribuyera a
facilitar el trabajo.
La dinámica de la Administración de los Recursos Humanos obligará a
efectuar ajustes en los sistemas y procedimientos de trabajo, finalizando
mi labor satisfecha y orgullosa, segura de haber brindado mi mayor
esfuerzo y dedicación a esta Institución, ejerciendo mis funciones con la
ética y profesionalismo que siempre me han caracterizado y sobre todo con
mística en los momentos en que existió carencia de recursos materiales en
la Gestión; además y no menos importante, el sentido de responsabilidad,
honestidad, cumplimiento, puntualidad, disciplina, entre otros valores que
me han sido inculcados y que en la ejecución de las labores asignadas
siempre han estado presentes.
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RESULTADOS DE LA GESTIÓN
En el transcurrir de cinco años y 11 meses, se impulsaron diferentes
iniciativas con el propósito de avanzar en el desarrollo Institucional:
a) Con el apoyo de la Universidad Nacional y este departamento, se creó
para Migración la Carrera Diplomado en Servicio Público Migratorio,
en el cual se graduaron aproximadamente 20 funcionarios de esta
Institución, dicha carrera tenía una salida a Bachillerato en
Administración, no obstante, solo alrededor de 7 funcionarios
continuaron sus estudios a otro nivel.
b) Posteriormente la Comisión de Becas aprobó planes de estudio para
alrededor de 15 funcionarios en diferentes especialidades, en virtud del
nivel académico tan bajo que tenían los servidores.
c) La resolución DG-015-98, faculta a las Oficinas de Recursos Humanos
a efectuar una serie de actividades relacionadas con la Administración
de éstos, permitiendo la desconcentración y asumiendo nuevas
responsabilidades y tareas que eran ejecutadas por las Oficinas de
Servicio Civil (reconocimientos títulos capacitación, análisis
ocupacional, mantenimiento manuales puestos, licencias y contratos
para estudios).
d) Con el fin de fortalecer las habilidades gerenciales de la Jefatura del
Departamento de Migraciones, se trabajó en un plan piloto de
mejoramiento de los procesos sustantivos en dicho Departamento, lo
cual implicó una revisión de los procesos e implementación de nuevos
procedimientos con el fin de obtener resultados más exitosos, dicha
labor fue efectuada en coordinación con la Empresa Leñero y
Asociados. Como resultado de dicho plan se consolidaron los
subprocesos de trabajo, los valores departamentales, misión, visión y
objetivos.
e) A solicitud de la Dirección General se elaboró un estudio de funciones
ejecutadas por el Departamento de Residencias, mediante el cual se
recomendó:
mejorar
las
condiciones
ambientales,
definir
responsabilidades y roles de trabajo, adoptar un sistema de control de
resultados, modernizar los procesos de trabajo, implementar un sistema
de manipulación de expedientes, implementar un programa permanente
de motivación, mejorar el clima organizacional entre otras.
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f) De conformidad con el informe de la Contraloría General de la
República FOE-GU-8/2001 se realizaron los estudios de competencia
del Recurso Humano del Área de Informática con el propósito de
determinar las funciones y puestos faltantes, así como actualizar los
perfiles y descripción de funciones para dicho personal, de igual manera
se definieron los procesos de trabajo, y se empezó a trabajar en un plan
continúo y permanente de capacitación en informática.
g) Se elaboró la Propuesta de Modificación de Estructura Interna de la
Gestión de Tecnología de Información, la cual fue aprobada por el
entonces Director General, Licenciado Johnny Marín Artavia, quedando
conformada por los siguientes Subprocesos: Desarrollo, Soporte
Técnico, Certificaciones, Bases de Datos y Seguridad Física y Lógica.
h) La Dirección General de Servicio Civil en coordinación con este
Departamento procedieron a realizar el estudio técnico de asignación de
puestos excluidos al Régimen del Servicio Civil, situación que
normalizó alrededor de 40 puestos que no pertenecían a ningún régimen.
i) En virtud de la existencia de puestos de Guardia Rural que efectuaban
labores de Inspección, este Departamento procedió a realizar un estudio
técnico que permitió clasificar dichos puestos a Inspector de Migración,
y equipararlos salarialmente, dado que la categoría salarial del Guardia
Rural era inferior a la de Inspector.
j) Se efectuó el cálculo de las diferencias salariales de los puestos
policiales cubierto por el Estatuto Policial versus otros cuerpos
policiales, con el fin de mejorar el nivel salarial de los mismos, el cual
se incorporó en el Presupuesto de la República para el ejercicio
económico del 2007; siendo necesario para la aplicación de este
incremento que se efectúen los ajustes una vez aprobado por la
Autoridad Presupuestaria.
k) Como parte de mi cargo formé parte de la Comisión de
Reestructuración, conllevando que una vez aprobada la Propuesta, en
coordinación con la Dirección General de Servicio Civil se elaborara el
Manual Institucional de Puestos. Posteriormente se efectuó un estudio
integral de puestos que permitió la ubicación por reestructuración y la
mejora salarial.
l) De conformidad con el decreto No 31999, se elaboró Manual de
Evaluación del Desempeño y los respectivos formularios (nivel policial
ejecutivo, policial operativo y policial especializado).
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m) Se elaboró el Manual de Evaluación del Desempeño de los Niveles
Gerenciales de la Dirección General de Migración y Extranjería
(Director General y Subdirector General).
n) En los últimos 4 años se capacitaron a 4.335 funcionarios en diferentes
temas afines a la Dirección General de Migración, así como servidores
de otras instituciones involucradas en el quehacer institucional.
o) En el año 2006 se adiestró a 338 funcionarios tanto de esta Dirección
como de otras instituciones que tendrán una participación fundamental
en la aplicación de la nueva Ley.
Estado de la autoevaluación del sistema de control interno
institucional.
Análisis de las guías para la autoevaluación general sobre el cumplimiento
de algunas medidas mínimas de la Ley y normas generales de control
interno:
Este Subproceso ha cumplido con la autoevaluación del sistema de control
interno, recientemente fue elaborado y remitido a la Comisión de Control
Interno, dentro de las deficiencias detectadas se encuentran la falta de
comunicación de los jerarcas institucionales, la inexistencia de un plan
estratégico que oriente el accionar de la Institución y por ende
departamental, no existen políticas ni lineamientos institucionales claros y
falta su divulgación, no se involucra al personal en el proceso de
planificación institucional, se debe redefinir prioritariamente la misión,
visión, objetivos institucionales, valores, con el propósito de diseñar un
sistema de evaluación integrado, no se conocen los indicadores para medir
la gestión Institucional, falta de firma digital, entre otros.
Como se desprende de los anterior las acciones para corregir este tipo
debilidades de control interno, corresponden a los máximos jerarcas
institucionales.
Es necesario destacar que el Subproceso de Desarrollo elaboró un registro
de control de la coletillas 180, correspondiente al pago de reasignaciones,
con el fin de no exceder lo autorizado en el Presupuesto de la República,
control en el cual se indica el número de informe funcionario, puesto, de
clase actual, clase propuesta, Número resolución, fecha de resolución. De
igual forma, se establecieron controles para las licencias de Estudios,
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Contratos de Estudios, Asignaciones de Puestos del Régimen de Servicio
Civil así como de la Autoridad Presupuestaria y Cambios de Especialidad.
Con respecto a la capacitación en la normativa de control interno, esta
Gestión implementó la capacitación virtual para lo cual se dispuso una
dirección electrónica que permitiera el acceso a nivel institucional, además
se realizaron esfuerzos en conjunto con la Auditoría Interna para adiestrar
a los funcionarios de la institución, lográndose capacitar alrededor de 40
servidores.
Estado de los proyectos más relevantes de la Gestión de Recursos
Humanos
1- El Presupuesto de la República para el ejercicio económico del 2007,
contempla en la subpartida 180 la posibilidad de incrementar
salarialmente los puestos de Inspector cubiertos por el Estatuto
Policial, para ello es indispensable de previo a ejecutar cualquier
pago elaborar el correspondiente informe técnico a la Autoridad
Presupuestaria con el fin de contar con el respectivo refrendo.
2- Certificación de contenido económico de la Subpartida 180
reasignaciones, emitida por el Departamento de Presupuesto del
Ministerio de Gobernación en la cual se contempla el presupuesto
para el pago de reasignaciones de los siguientes funcionarios
(solicitada mediante oficio GRH-SD-045-01-2007): Flor de Lys
Espinoza Quesada, Gabriela Diaz Díaz, vacante 4055 (Sandra
Chaves), Yamileth Mora Campos, vacante 4012, vacante 095261,
vacante 097437, Ingrid Camacho Núñez, Mario Brenes Solano,
Allan Araya Alvarado, José Pablo Beita Granados y vacante 094022.
Posteriormente, una vez que se cuente con dicho documento se debe
remitir a la señora Marlen Rodríguez Núñez, a la Dirección de
Presupuesto del Ministerio de Hacienda y revisar en el sistema
Integra los cambios que efectúa la señora Rodríguez para su
aprobación
3- Aprobación del Plan Institucional de Capacitación por parte del
Centro de Capacitación y Desarrollo de la Dirección General de
Servicio Civil, remitido mediante oficio GRH-SD-059-01-2007.
Una vez aprobado por Servicio Civil, se podrá iniciar la ejecución
del mismo, para lo cual se cuenta con un presupuesto de ¢
12.000.000.00 (doce millones de colones), según oficio DAF-98010-2006, del 03 de octubre de 2006, emitido por la Licenciada
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Roxana Chaves Orozco, Directora Administrativa, distribuidos ¢
5.000.000.00
para
cursos
Informática
(¢
2.800.000.00
comprometidos del 2006, saldo ¢1.200.000.00 para 2007) y para el
resto de capacitación ¢ 7.000.000.00.
4- La Contraloría General de la República mediante informe FOE-GU8/2001, recomendó un plan continuo y permanente para el área de
informática, razón por la cual se debe de continuar con lo solicitado
por dicho ente fiscalizador.
5- Elaborar las Ordenes de inicio cursos de Informática que fueron
declarados infructuosos en el 2006 y los incluidos en el PIC, por
cuanto al momento de recibir el oficio indicado en el punto 2, no se
había elaborado la Detección de Necesidades de Capacitación
(Expediente de Contratación).
6- El Licenciado Willliam Fuentes Zumbado, ha sido el enlace entre la
Escuela Nacional de Policía y esta Gestión en lo relacionado con la
elaboración del Programa del Curso Básico Policial, razón por la
cual se debe dar el respectivo seguimiento (GRH-SD-4430-08-2006
del 16 de agosto de 2006).
7- Mediante Oficio DRH-SD-2811-06-2004 del 15 de junio 2004 se
remitió al Departamento Legal borrador de convenio de cooperación
entre la Universidad de Costa Rica y esta Dirección, con el fin de
agilizar el proceso de contratación de cursos de capacitación, con
entes de derecho público. Asimismo se remitió oficio GRH-SD4746-09-2006 dirigido a la Licenciada Xinia Sossa Siles,
Subdirectora General, por medio del cual se remitió copia del oficio
dirigido a la Asesoría Jurídica.
8- El 21 de noviembre de 2006 se remitió oficio GRH-SD-5874-112006, mediante el cual se adjuntó cuadro con los nombres de los
cursos, participante y el programa presentado, quedando pendientes
otros que han sido materialmente imposible obtenerlos.
9- Efectuar el estudio de Clasificación del puesto 006181 ocupado en
propiedad por el señor René Ramírez Víquez, pendiente por cuanto
el funcionario presentó RECURSO DE APELACION POR EL
TRASLADO contra Resolución D.JUR-398-2006-GDA y mediante
resolución 1256-2006-DMG se resuelve sin lugar y confirma en
todos sus extremos la Resolución DJUR 398-2006-GDA y se ordena
suspender el pago del Riesgo Policial. Asimismo está pendiente de
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resolver por parte del Tribunal de Servicio Civil el caso de Rodrigo
Rojas Sánchez, para la suspensión del riesgo policial y estudio del
puesto.
10El señor Allen Calderon Esquivel, tiene pendiente de entregar
certificación o título del grado de Máster en Políticas de migraciones
Internacionales (Expediente convocatoria Maestría Políticas
Migraciones Internacionales).
11Se remitió al Licenciado Johnny Marín Artavia oficio GRHSD-5310-10-2006 del 24 de octubre de 2006 solicitando información
sobre el procedimiento o acciones que ejecutó la Asesoría en
relación con el caso de William Guadamuz Centeno quien renunció y
tenía deuda pendiente con la Institución, sin embargo, a la fecha no
se ha recibido respuesta sobre el tema
12Informe GRH-27-2006, Rogelio Arias Fonseca, modificar de
conformidad con el oficio OSCSP-474-2006, suscrito por el Máster
Javier Abarca Meléndez, coordinador Oficina Servicio Civil
Seguridad Pública.
13Aprobación por parte de la Dirección General de Servicio
Civil de la propuesta de Vías de Carrera Administrativa.
14Coordinar Capacitación relacionada con Control Interno con la
Comisión asignada para tal efecto, de conformidad con oficio
suscrito por el Licenciado Mario Zamora, Director General y
recibido el 21 de diciembre de 2006.
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