1 - Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo

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DIRECTIVA PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES
PATRIMONIALES MUEBLES E INMUEBLES-20~4. DE P,ROPIEDAD DEL
PROYECTO ESPECIAL HUALLGA CENTRAL Y BAJO MAYO.
1.-
ASPECTOS GENERALES
1.1
FINALIDAD
. .
.
Desarrollar los procedimientos para que el Proyecto Esp:ecial Huallaga Central Y Bajo
Mayo, pueda realizar una adecuada y oportuna Toma de lnve~_tario Físico de los Bienes
Patrimoniales Muebles e inmuebles que posee, para
ei
logro de sus objetivos Y metas
presupuest'Jri as, mediante el conteo, medición, constatación física, etc.
1.2
.
BASE LEGAL
•!• . Cuarta disposición Transitoria Final del Decreto Ley Nll 2S256, modificada por el
Decreto Ley N2 25738 que creó la Superintendencia de B,ienes Nacionales.
•!• Resolución N2 072-98-CG (NTCI 300-03 y 400~08)
•!• Decreto Ley 22056 que Instituye el Sistema de Abastedír:iiento.
•!• Res. Jef. N2 118-80-INAP/DNA Normas Generales del Sistetna de Abastecimiento.
•!• SA-07 Verificación del Estado y Utilización de Bienes y.Servicios.
.
•!• Res. Jef. N2 126-89-INAP/DNA Manual de Codificación del Patrimonio Mobiliario del
Sector Público.
•!• Resolución N2 039-98/SBN, de fecha 24 de Marzo de 1998, que aprobó el Reglamento
para el Inventario Nacional de Bienes Muebles· del Estado.
•!• Resolución N2 158-97/SBN de fecha 09-06-1997, que aprueba el Catálogo Nacional de
Bienes Muebles del Estado y Directiv.a que norma su ilPllcación .
. •:• Resolución N2 040-98/SBN de fecha 24-03-98, que aprueba el Primer Fascículo del
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
·
•!• Resolución N2 090-99/SBN de fecha 29-03-99, que aprueba· el Segundo Fascículo del
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
•:• Resolución N!I 130-2000/SBN, de fecha 29-03-99, que aprueba el Tercer Fascículo del
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
.
•!• Resolución N2 089-2001/SBN, de fecha 30-03-01, que aprueba el Cuarto Fascículo del ·
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
•!• Resolución N2 004-2002/SBN, de fecha 26-03-02, que aprueba el Quinto Fascículo del
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
•!• Resolución N!il 013-2003/SBN/GO, de fecha 23-04-03, que aprueba el Sexto Fascículo
del Catálogo Nacional de Biene·s Muebles del Estado.
•:• Resolución N2 015: 2004/SBN/GO, .de feclia 08-04-04, · que aprueba el Séptimo
Fascículo del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
•!• Resolución N2 003-2005/SBN/GO, de fecha 08-04-05, que aprueba el Octavo
Fascículo del Catálogo Naci,onal de Bienes Muebles.del Estado.
•!• Resolución N.2 006-2006/SBN/GO, de fecha 10-05-06, que aprueba él Noveno
Fascículo del Catálogo Nacional d.e 'Bienes Muebles de• Estado.
•!• Resolución N2 016-2007/SBN/GO, de fecha 28-04-07, qve ~prueba el Décimo
Fascículo del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
•!• Resolución N2 009-2008/SBN/GO, de ·fecha 15-05-08, que aprueba el . Undécimo
Fascículo del Catálogo Nacional áe Bienes Muebles del Es¡~do.
Dirección : Av. Circunvalación s/n Sector Tarapotillo -Tara poto
[email protected]
Telf.: (051) (042) 526884
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•!• Resolución Nl! 025-2009/SBN/GO, de fe:ha lS-OS-09, que aprueba el Duodécimo
Fasclculo del Catálogo Nacional de Bie,es Muebles del Estado.
Resolución N2 004-2010/SBN/GO, de fecha 21-04-10, que aprueba el Decimotercer
Fascículo del Cat~logo Nacional de Biert?s Muebles del Estado.
•:• Resolución N2 022-2011/SBN/DGPE, oe fecha 16-11-12, que aprueba el Decimocuarto
Fascículo del Catálogo Naciona: de Bienes Muebles del Estado.
•!• Resolución N2 002-2012/SBN/DRN, de fecha 16-11-i2, que aprueba el Decimoquinto
Fasdculo del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
•!• Resolución Ejecutiva Regional N!! 355-2003-GRSM/PGR, que aprobó "La Directiva para
la Toma de Inventario Físico de los Bienes del Activo Fijo y los No Depreciables del
Gobierno Regional de San Martín"
•!• Decreto Supremo N!!.007-2008-VIVIEl\C·A, que aprueba el Reglamento de la Ley N!!.
29151 "Le"1 General del Siste.ma Nacional de Bienes· Estatales".
•:•
1.3.
ALCANCE:
La presente Directiva es de aplicacié-n y cumplimiento obligatorio para todos los
servidores del Proyecto Especial Huallaga.Central y Bajo Mayo.
11.-
DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES MUEBLES E INMUEBLES
2.1
DISPOSICIONES GENERALES.
2.1.1
El Inventario Físico de Bienes Patrimoniaies es la relación detallada y valorizada de
los bienes muebles e inmuebles existente a una .determinada fecha en la entidad, de
. acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes Patrimoniales.
2.1.2
El Proyecto Especial Huallaga Central ·; Bajo Mayo realizará el Inventario Físico de sus
bienes patrimoniales muebles e inrr.uebles que posee, sea cual fuere su origen o
mqdalidad de adquisición.
2.1.3
Para efectos de la presente Direc:iva , se entiende que son bienes rnuebles de
propiedad estatal, los descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado , así como todos aQuellos bienes que sin estarlo , son susceptibles de se'r
incorporados al patrimonio del Pro\·e:to Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.
2.1.4
La Oficina de Administración, del Pro·,recto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo es el
órgano responsable de desarrollar las acciones correspondientes, precisando las
instrucciones, plazos, mecanismos. instrumentos y responsabilidades, para el
levantamiento del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales, por lo menos una
··vez al año, de acuerdo a l:i Resolución N!! 039-98/SBN y al Reglamento de la Ley N2.
29151- "Ley General del Sistema Nac;onal de Bienes Estatales", aprobado con Decreto
Supremo N!!. 007-2008-VIVIENDA.
2.2
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.
Dirección:
Av. Circunvalación s/n SectorTarapotillo -Tarapoto
[email protected]
Telf.: (051) (042) 52Gas4
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La Oficina de Admlnislraclón, propondrá a la Gerencia General, la conformación de
la Comisión de Inventarlo, la misma que estará encargada de realizar el Inventario .
2.2.2
Físico.
La Comisión de lnvent<irio estará conformada de la siguiente manera:
•:• Un representante de la Unidad de Patrimonio - Presidente.
·:· Un representante de la Unidad de Logística - Ml~mbro.
·:· Un representante de la Unidad de Contabilidad - Miembro.
2.2.3
La
Oficina de Administración , es el órgano responsable de remitir a la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, el Inventario de Bieries Patrimoniales,
entre los m~ses de Enero, Febrero o Marzo de cada año , teniendo como fecha de
cierre de su Inventario patrimonial el 31 de Diciembre del año inmediato anterior
. .......
a su respectiva presentación .
2.2.4
La remisión de los inventarios patrimoniales debe hacerse en los formatos oficiales y
medios magnéticos de acuerdo.al Software Inventario Mobiliario o Sistema de Cont~ol ·
Patrimonial.
2.2.5
Los bienes adquiridos a través de donaciones, transferencias u otros actos similar·es,
así como los que hayan sido objeto ·de retuperación o reposición serán
incorporados al patrimonio de la entidad en mérito a la Resolución que aprobó· el
mandato o a través de la Resolución de Alta que será expedida de conformidad con
el procedimiento descrito para dicho fin en el correspondiente Reglamento de Altas,
Bajas y Enajenaciones del Proyecto Huallaga Central y Bajo Mayo.
· · 2.2.6
Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario del Proyecto Especial Huafl.aga
· Cent ral y Bajo Mayo, tendrán una codificación permanente que l.os diferenciará de
cua lquier otro bien.
2.2.7
I
No son objeto de Codificación, los bienes
adquiridos
por
la entidad con la
finalidad de ser donados de forma inmediata o aquellos adquiridos por norma
expresa
con
el fin
de ser entregados a terceros en cumplimiento de los fines
instit ucionales; ni los repuestos, herramientas y accesorios, a excepción de los
descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Mueble.s del Estado.
2.2.8
La codificación se realiza asignando y apli~ndo al .bien un grupo de números· a t ravés
del cual se le clasificará e identificará.
La ident ificación es el símbolo material mediante el cual se consign¡i en un bien el
nombre del' Proyecto Especial Huallaga Central Y. Bajo Mayo y/o sus sigl.as y el.código
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correspondiente, el cual debe estar ubicado en un lugar visible del bien, pudiendo
realizarse de la siguiente manera :
a.- Escribiendo con t inta indeleble.
Dirección: Av. Circunvalación s/n Sector Tarapotillo -Tarapoto
[email protected]
Telf.: (051) (042) 526884
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b.- Grabando directamente en el bien.
c.- Adhiriendo placas, laminas o etiquetas.
•, .
d.- Cu;:ilquier otra forma que observé :as características exigidas en las normas
Vigentes sobre la materia.
2.2.10 Previamente a la realización del
lnvent~rfo Físico de Bienes Patrimoniales e lnmu~bles
Ce~ft~Í y Bajo Mayo, se
en el Proyecto Especial Huallaga
deben dar
l~s siguiente~
condiciones:
..~\ .·..:.";
El principio de Orden e'ri todas lá~ tS!i.cinas, debe· mantenerse perman-i! ritemente,
para ello se comunicará a ~.~~~~;'.ros Jefes de Oflcin¡¡ para que presten las
facilida-.des del caso a la Comi§l~H-,. de Inventarios, qµedando prohibido mover
los bienes sin autorización exp~~~~
de la citada Comisión .
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a.
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d~~~
. b.
La Comisión de lnven:ario
.. t!fectuar la preparación de la documentación
necesaria para la toma de lnventa~ré1 t~les como :
•·.•
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1.- Las Tarjetas de Existencias va'lQ.t~éias
de Control de Almacén deben estar al~(~¡
(Kardex) y
cualquier
otro
medio
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2.- Disponer el bloqueo del internamiento ~e bienes recepcionados dur.ante ·el
periodo que se realiza el Inventario , los cuales quedarán depositados
temporalmente en la zona de recepción, para su posterior internamiento una
vez concluido el Inventario , lo que deberá efectuarse con fecha del siguiente
periodo.
.:.
3.- Los bienes muebles sujetos a Inventario que se encuentren pendientes de
reclamo durante el proceso de Inventario y que cuenten · con PECOSAS,
permanecen en
la zona de despacho y, serán inv!!ntariados en las Óficinas·
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destinadas en dicho comprobante de salida.
4.- Suspender la recepción de pedidos de bienes por un período prudencial·
antes del inicio del inventario.
c.
Dotar al equipo que realiza el Inventario de medios o instrumentos tales como:
Catálogo de Bienes Muebles del Estado, winchas, linternas, capotines, casacas,
tableros, papeles de trabajo, lapiceros, pl~mones indelebles, etc.
2.2.11 La verificación física de l9s bienes a inventariarse Incidirá principalmente en los
siguientes aspectos:
a.- Comprobación de la Existencia Física del bien y su ubicación .
b.- Estado de Conservación.
c.- Condiciones de Utilización.
Dirección:
Av. Circunvalación s/n SectorTarapotillo -Tarapoto
[email protected]
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d.- Condiciones de Seguridad .
f. - Funcionarios responsables.
2.2.12 Con respecto ¡:¡J estado de conservación tener presente lp siguiente:
Muy Bueno (MB): Condición del bien recientemehte adquirido y que· está operando ·
en perfe ctas condiciones técnicas y físicas.
Bueno (B): Condición del bien que está operando en buenas condi~iones técnicas
físicas. No ha sufrido ninguna reparación.
'"J •
Regular (R): Condición de bien que está operando· en forma normal° y tiene
mantenimiento permanente y sólo tiene ligeros deterioros externos debido al uso
normal, lo cual no influye en el desarrollo de su trabajo.
. Malo (M.l : Aquellos bienes que no reciben mantenimiento periódico, cuya parte
externa tiene deterioros .físicos visibles y sus usos operacionales tienen desperfectos o
fallas (es posible que esté lnoperativo pero puede recuperarse);
2.2.13 Para la ejecución del Inventario, la Comisión debe·á considerar lo siguiente:
a.- Coordinar con el jefe de cada oficina, la hora adecuada para el inicio de toma de
Inventario, así como con relación a los problemas que pudieran tene~ en su ambiente,
rela.cionados con el mismo, para · evaluar la posibilidad 'de recomendar las medidas
pertinentes.
b.• Sol.icitar .el apoyo de los Jefes de oficln·a para describir en forma aqecuada ros
bienes, cuyo nombre no aparezca en el Catálogo de la SBN y aonslderarlo en el rubro
"Observaciones".
· c.- Ejecutar los Inventarios Físicos según el Cronograma, considerando los siguientes
Aspectos:
2.2.13.1 Constituirse en cada oficina y proceder a inventariar los bienes que se encuentren en
cada ambiente. La Comisión de Inventario realizará su labor verificando de extr emo
a extremo, todos y cada uno de los bienes muebles que existan en los ambientes
visitados.
2.2.13.2 En caso de que
exista Bienes
Particulares,
estos deberán ser Inventariados
e
indicados en el rubro de Observaciones, debiendo solicitar al Jefe de la oficina un
Informe dirigido al Jefe Oficina de Administración, con copia a la Comisión,
indisando los detalles sobre sus bienes particulares.
·Dirección:
Av. Circunvalación s/n SectorTarapotillo -Tarapoto
[email protected]
Telf.: (051) (042) 526884
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De no estar en condiciones de sustentar s•J propiedad con documentos probatorios,
deberán presentar una Declaración Jurada.
2.2.13.3 En caso que existan bienes prestados de otras Áreas, verificar la ant igüedad de
su permanencia a fin de determinar si se inventaría en el ambiente de destino o en
el orígen. Considerar éste proceso en el rubro Observación.
2.2.13.4 En caso de constatar la existencia de bienes· en proceso de reparación o
mantenimiento la Comisión de Inventario, solicitará la documentación que sustente
su salida y serán considerados dentro del ambiente donde se encuentren ubicados.
¡.
2.2.14 las Hojas de Trab.ajo (H/T) para la toma de inventarios, se formularán en original .y
dos copias, con la siguiente distribución :
•:•
•:•
•!•
2.2.15 Una vez
Original : Digitador
12 copia : Jefe de Oficina
211 copia : lnventariador
concluido
la
Toma
de Inventarios, las H/T serán firmados por los
lnventariad:ores y cada Jefe de Oficira, considerando la rúbrica, nombres y apellidos
correspohdientes y efectuar la distribución de
fa
manera señalada en el numeral
anterior.
2.2.16
En caso que el Jefe de Oficina, al momento de
Inventario tomado, · señale que había
otros
revisar
bienes
y
firmar las H/T
del
que a la fecha no están
físicamente por desco·nocer su paradero, .se deberá anotar estos hechos en una nota
al. pie de la H/T o en el rubro de· Observaciones, a fin de que la Comisión lo considere
en su Informe Final.
2.2.17 Luego se deberá digitar las H/T de los Inventarios tomados por cada Oficina en el
Software Inventario Mobil"ario Institucional de la
SBN, el cual se efectuará en
forma cronológica, anotándose :
•!• La identificación.
•:• Características.
•!• Valores.
•!• Referencias relac!onadas con el ingreso de los bienes.
2.2.18 Luego de digitación, se deberá
emitir los reportes borradores con el objeto de
consistenciarlos y obtener los .repor:es oficiales que procesa el citado software, tales
como:
•!• Inventario General.
•:• Inventario General Detallado.
•!• Por tipo de bien.
•:• Por Grupo Genérico-Clases.
•:• Por Fecha .de Ingreso.
Dirección; Av. Circunvalación s/n Sector Tarapotillo -Tara poto
[email protected]
Telf .: (051) (042) 526884
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Por Funcionario.
Por Cuenta Contable.
2.2.19 Concluid;i l¡i verificélclón física, la Comisión de Inventario deberá remitir el Inventario
Físico
ll
la Oficina de Administración
con el Informe final del Inventario, .el q1;1e
deberá detallar:
•!• Los bienes en uso del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo.
•!• Los bienes Afectados en Uso a otras Instituciones.
•!• Los bienes en proceso de Transferencia.
•!• La relación de los bienes perdidos por negligencia y/o robo además de la
rel~ción de los servidores que tenían a su cargo dichos bienes.
•!• Relación de bienes de procedencia desconocida.
•!• Relación de Funcionarios responsables del Informe realizado.
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA.-
Los casos no previstos en la· presente Directiva serán resueltos por ia Oficina
de Administración conforme los dispositivos legales vigentes sobre el
particular.
SEGUNDA.-
La Oficina de Administración y la Unidad de Patrimonio son responsables de
velar por cumplimiento de lo dispuesto en la presente.
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Dirección : Av. Circunva !ación s/n Sector Tarapotillo -Tara poto
[email protected]
Telf.: (051) (042) 526884
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PREVIAS PARA EL INVENTARIO FISICO DE LOS"lllENES MUEBLES-1014, CONFORJ\'l.E A LO ESTABLECIDO . .. LA
RESOLUCIÓN Nº 039-1998/SBN "REGLAMENTO PARA EL INVENTARIO NACIONAL DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO"
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ln--io f'osioo Coa-io lnocriM1ihoCional " Municipalidad • SN.lao".
l"ven1ario F..tco Con~io lM.rinsti&w:ional • M..icipatUlad • Pi~ ~..
lnvcntw1o Yaaica Con\'C&\io 11\W.fiftttirwcion.I • Munk:;paUdad TabUmot"
lnwnaario F'aalico Conftnio lnterinsfitucK.tal • Municipal'-dad. dit Alo&uo •AJ,..,.., a.oqu.•
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E.iecuta' PEHCBM
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EJ-oPEHCBM
Ejecuta PEHCJ!M
f;iecuta PEHCBM
Eje.culo PEHCBM
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL INVltN'TARIO FISICO DE LOS BIENES MUE'BLJ:S 1 SEMESTRE - 2015
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ORDllN
ACTIVIDAD.ES
LUGAR
CONDICION
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TABA POTO
Pr~&o de WOC"h\aCaón Recopilad•
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IPrcscnlación do loo 1t~rcafü.acloo
NOTA: El traslado a los diferentes puneos para la toma de ¡nvent•r~o se debe realizar · en un· vehiculO con las condic~one3 adecuadas .
por lo
que se suqiere 1a contratación de1 mismo a, todo pesto, mediante la unidad de 1ogisica,
di~s Sabados,
Domingos ni
Leriados
los
teniendo
o~
cuenta que no estan
conside~ados
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PROYECTO ESPECIAL
HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO _ __
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INFORMEN!! 002-2014-GRSM-PEHCBM-CI
PARA
: ECO. CARLOS G. GARCIA SALAZAR
Jefe Oficina Administración
Asunto
: Prnyecto Directiva Toma de Inventario
-Fecha
: Tarapoto, 16 de Setiembre del 2014.
Mediante el presente me dirijo a Usted; para hacerle llegar, el Proyecto -de
Directiva de Toma de Inventario de los Activos Fijo$ del Proyecto Especial Huallaga Central
y
Bajo Mayo, para que sea aprobado por la Gerenci'a General, mediante Acto Resolutivo.
Atentamente
Fti\MAI
e.e. Archl".'º ·
Dirección:
,
Av. Circunvalación s/n Sector Ta ·apotillo -Tarapoto
[email protected]
..
-Nlt:--At~:-·---·
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Resolución Gerencial
Nº 523 - 2014-GRSM-PEHCBMIGG
Tarapoto, 2 9 de Setiembre del' 2014
VISTO:
El Informe N º 002-2014-GRSM·PEHCBMI CI., de fecha 16 de Setiembre del 2014, de la
Presidente de Comisión de Inventario del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo, que hace
llegar fa directiva sobre Toma de Inventario delos Activos Fijos del Proyecto Especial Huallaga Central
y Bajo Mayo, para su aprobación, y¡
CONSIDERANDO:
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_,~ eglamento
§$ 7/SBN de fecha
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~;...t.. A eso~:~
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Que, con Resolución Nº 039-98/SBN, de fecha 24.03. 1998, se aprueba el
para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado y con Resolución N ° t 5 8·
Al.l.~(,1'
09.06. 1997, se aprueba el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y
irectiva que norma su aplicación
. Que, es necesario desarrollar los procedimientos para que el Proyecto Especial
Hua//aga Central y Bajo Mayo, pueda realizar una adecuada y oportuna toma de inventarlo ffSico de
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.
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los bienes patrimoniales muebles e inmuebles que posee~ para el logro de sus objetivos y metas
presupuestarias, mediante el conreo, medición, constatación física, etc., por fo que debe aprobarse la
Directiva correspondiente;
Estando
a las consideraciones expuestas y en uso de las facultades conferidas
ª = n la Resolución Ejecutiva Regional Nº 926-2011 ·GRSMIPGR, y Resolución Ejecutiva Regional Nº
1555-2011 ·GRSM/ PGR, ratificado con Resolución Ejecutiva Regional Nil 1199-2013·
GRSM/ PGR, y con las visaciones de fa Oficina de Asesoría Legal y Oficina de Administración.
SE RESUELVE:
Articulo único._. Aprobar la Directiva para fa Toma de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales
Muebles e lnmuebles-2014 de propiedad del Proyecto Especial Huallaga Central y Bajo Mayo", que
entrará en vigencia a parcir del día siguiente de su aprobación.