Manual BSA - Software legal, valor seguro

MANUAL DE
BUENAS PRÁCTICAS
PARA LA GESTIÓN DE SOFTWARE
LA GESTIÓN DE LAS TI
UN RETO PARA
TODA LA EMPRESA
Las tecnologías de la información están cada vez más
presentes en todos los aspectos de nuestra vida
cotidiana y más aún en el ámbito empresarial. Debido a
este papel central de la tecnología en los negocios, la
adquisición y la implementación de esta, incluido el
software, se produce cada vez más fuera del ámbito del
departamento de TI que tradicionalmente centralizaba
todo lo relacionado con la compra y la ejecución de
equipos, sistemas y software. En la actualidad, el 35 %
del gasto de las organizaciones de TI se realiza fuera de
los departamentos de TI1 TechInsights Report: The Changing Role
of IT and What To Do About It, CA Technologies, 2013:
https://www.ca.com/us/register/forms/collateral/techinsights-report-thechanging-role-of-it-and-what-to-do-about-it.aspx.
Esto conlleva nuevos retos, no solo para los responsables
de informática sino para toda la dirección de la empresa,
que es responsable de asegurar el funcionamiento
eficiente y legal de sus sistemas.
UN ACTIVO DE
NEGOCIO CLAVE
NUEVOS DESAFÍOS
Y RIESGOS
El rol del software dentro del desarrollo de las tecnologías
de la información ha crecido de forma exponencial hasta
formar parte de todos los procesos empresariales de un
negocio, sea del tamaño que sea y del sector que sea. Sus
ventajas resultan incuestionables en términos de
productividad si se usa de forma correcta, en la gestión de
clientes, recursos y empleados, en el punto de venta, en la
la recopilación y gestión de datos, en la contabilidad y las
finanzas, en el marketing, etc.
A medida que el software ha ido ganando presencia e
importancia los desafíos y los riesgos relacionados con su
implementación se han intensificado también. Riesgos
relacionados con una gestión ineficiente del software, el
uso de software ilegal, o con fallos operativos, ataques
cibernéticos y malware.
De esta forma, el software se ha convertido en uno de los
activos más valiosos y críticos para el funcionamiento de
cualquier negocio. Pero, por otro lado, si no se gestiona y
protege de forma adecuada, las empresas se pueden ver
expuestas a numerosos riesgos operativos y comerciales
que pueden tener implicaciones económicas y legales muy
importantes.
En este sentido, la propia norma global para la mejora de
control interno dentro de las organizaciones recomienda
que las empresas adopten controles internos relacionados
con el uso legal de la tecnología, incluida la conformidad de
las licencias de software. La Organización Internacional de
Normalización (ISO) ha desarrollado una norma específica
para la gestión de activos de software (conocido por sus
siglas en inglés SAM) con el fin de ayudar a las empresas a
garantizar el cumplimiento de sus acuerdos de licencia,
reducir al mínimo la exposición a los riesgos y obtener el
máximo beneficio de este activo.
LA PYMES Y
LA GESTIÓN DE
ACTIVOS DE SOFTWARE
A menudo, son las pymes las que menos atención prestan a las actividades de gestión de riesgos, como las auditorías de
software. Sin embargo, son por lo general mucho más vulnerables que las grandes corporaciones.
Aunque la gestión de los activos de software y de los riesgos informáticos puede parecer compleja, hay un paso fundamental
que cualquier empresa, del tamaño que sea, puede llevar a cabo. Se trata de conocer qué tiene instalado y se está ejecutando
en sus equipos y comprobar si se trata de software original para el que cuenta con las licencias necesarias.
La omisión de este paso básico puede conllevar graves consecuencias operativas, de seguridad y legales. En cambio, saber qué
activos de software se usan en su organización, dónde están instalados, cómo están siendo utilizados y por quién, es una
garantía para mejorar la eficiencia y la productividad de su negocio.
CUATRO PASOS PARA
IMPLEMENTAR UN PROGRAMA
DE GESTIÓN DE SOFTWARE SEGÚN
LA NORMA ISO
1
INVENTARIO
Recopile y mantenga información fiable que permita evaluar
si se dispone de las licencias adecuadas.
• Identifique qué software se está ejecutando en su red.
• Evalúe si ese software debe estar instalado o no.
• Compruebe si todo es software original y cuenta con las
licencias adecuadas.
3 Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS
ESTABLECER POLÍTICAS
El proceso para la gestión del software
implantado en una empresa se puede dividir en
cuatro simples pasos.
2 DE LA EMPRESA
ALINEAR CON LAS NECESIDADES
Ajuste sus necesidades presentes y futuras con el software y
con el modelo de licencias adecuado.
• Analice nuevas alternativas de asignación de licencias que
puedan resultar rentables, como las suscripciones en la nube;
• Identifique posibles ahorros de costes. Ejemplo: reutilizar
licencias (si el proveedor lo permite);
• Mejore el uso de las cláusulas de mantenimiento incluidas
en sus contratos de licencia de software
4 EN LA ORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN DE SAM
Implante procedimientos claros para la adquisición,
instalación y uso de software legal.
Asegurase de que SAM esté integrado es toda su
organización y que da soporte a toda su actividad
• Adquiriera software de manera controlada con registros
que lo respalden.;
• Implemente el software de una manera controlada para
facilitar también el mantenimiento continuo del mismo;
• Desinstale el software que no utilice
• Implante una rutina de actualizaciones del software
cuando sea necesario.
• Integre SAM en todas las actividades relevantes en su
empresa, no simplemente en las que están directamente
relacionadas con las TI;
• Mejore los procesos de gestión de datos integrados en el
paso anterior.
• Garantice que los empleados comprenden el uso
adecuado del software y el impacto legal, financiero y
reputacional que sus acciones pueden ocasionar en la
organización.
SOFTWARE
SIN LICENCIA
El termino software sin licencia, de modo general, hace
referencia a cualquier producto de software que se haya
instalado en un equipo sin disponer del adecuado contrato de
licencia/uso con el propietario de los derechos de autor.
Pueden darse tres casos en los que una empresa cometa una
infracción contra los derechos de autor del propietario del
software:
¿CÓMO PUEDE LLEGAR SOFTWARE
SIN LICENCIA A LOS ORDENADORES
DE SU EMPRESA?
El software sin licencia puede tener diversas procedencias. Desde las instalaciones por parte de los empleados sin el
conocimiento de la dirección o el departamento de TI, las descargas directas por Internet, o las descargas ocultas a
partir de cuadros emergentes que aparecen al visitar ciertos sitios web, la compra o descarga de programas
informáticos piratas, o simplemente una mala gestión de las licencias de software.
La proliferación de dispositivos móviles y del trabajo fuera de la oficina han incrementado las posibilidades de que
los empleados introduzcan, consciente o inconscientemente, software ilegan en los sistemas de las empresas.
Muchas empresas subcontratan la gestión informática a proveedores externos a los que también adquieren software.
Es importante comprobar las credenciales de dichos proveedores.
1.
Por utilizar software en más ordenadores de los que
permite el contrato de licencia. Por ejemplo si una licencia
permite el uso del software en 10 equipos, su uso en 20
equipos supone que las diez instalaciones adicionales se
consideran software sin licencia.
· Comparex
· Comsoft Direct
· Crayon Software Experts
2. Por no tener la licencia apropiada para el uso que se le
da al software. En ese caso hablamos de software que está
siendo utilizado para fines no permitidos en el contrato de
licencia. Por ejemplo, el software con licencia para uso
académico que se utiliza con fines comerciales.
· EO Soluciones
RELACIÓN DE EMPRESAS QUE
PRESTAN EN ESPAÑA SERVICIOS
DE SOFTWARE ASSET MANAGEMENT
· Global Licensing Consulting
· Insight Technology Solutions
· KPMG
· Nextel
· PwC España
3.
Por utilizar software ilegal. Se trata de software que ha
sido copiado sin autorización o licencia del fabricante y
distribuido por medio de CDs o a través de sitios de
descarga en Internet.
· Seidor
· Softcare Asset Management
· SoftwareOne